Gestão Documentalna Administração Pública
6 de dezembro de 2012
Auditório da Torre do Tombo
Patrocínio Prata
Patrocinadores Globais APDSIPatrocínio Gold
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Estado-Maior do Exército Exérc
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TCOR INF
Mário Jorge Batista Duarte Pereira
Divisão de Comunicações e Sistemas de Informação
Estado-Maior do Exército
Sistema de Gestão Documental
Exército
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Sistema de Gestão Documental - Exército
AGENDA
I. Revolução dos Assuntos Militares (RAM)
II. Superioridade de Informação
III. Análise da Situação Geral relativa à Gestão Documental do Exército
IV. Sistema de Gestão Documental – Exército (SGD-E)
V. Lições Aprendidas
VI. Considerações Finais
Vetor de Mudança
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Vetor de Mudança
Sistema de Gestão Documental - Exército
I. Revolução dos Assuntos Militares (RAM)
• Rápido e profundo desenvolvimento tecnológico aplicado aos armamentos;
• Tem como objetivo apoiar a Projeção de Poder em vez da Defesa Direta da Pátria;
Origens:
• Conceito foi criado pelo MoD dos EUA;
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Estado-Maior do Exército
I. Revolução dos Assuntos Militares
• Eficiência dos Processos
• Capacidade de Resposta
• Logística “Just in Time”
• Menor dimensão
• Menor Assinatura
Network-Centric
Enterprise (NCE) Network-Centric
Warfare (NCW)
• Maior Sincronização
• Maior Letalidade
• Maior Sobrevivência
• Vitória mais Rápida
Organização Centrada em Rede
Revolução dos
Assuntos Militares
Revolução dos
Assuntos Empresarias
Mais
Dentes Menos
Cauda
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Vetor de Mudança
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Estado-Maior do Exército 5
DOMÍNIO DA INFORMAÇÃO (Gestão/Coordenação de Topo)
Sistema de Gestão Documental - Exército
II. Superioridade de Informação
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Sistema de Gestão Documental - Exército
II. Superioridade de Informação
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• Aumento da eficácia operacional
Sistema de Gestão Documental - Exército
III. Análise da Situação Geral relativa à Gestão Documental do Exército
Vetor de Mudança
Problema Identificados
Resultado
•Múltiplos classificadores Documentação duplicada
•Múltiplos locais de arquivo Dificuldades de pesquisa
Dificuldades na organização e
recuperação de documentos e processos
•Diferentes circuitos e formas de
despacho (Encaminhamento) de
documentos
Morosidade no processamento
documental e duplicação
•Insuficiente formação nas áreas
relacionadas com a gestão documental
Aplicação incorreta da Tabela de Seleção
•Escassez de recursos humanos na área
CSI
Serviços de “Help Desk” dos SIC aquém
do necessário
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Aumento Fluxos de Informação Aumento Eficácia
• Aumento da eficácia operacional
“Existe um incrível volume de informação disponível, pode é não estar onde se pensa, ou
então estar tão enterrada no meio das inúmeras aplicações de software existentes, que se
torna extremamente difícil de encontrar.” Fonte: Relatório da NRF 10
“…Recentemente, a OTAN revelou que no seu Quartel-General em Bruxelas existia um
excesso de 4 Terabytes de informação armazenada. Desses, apenas 450 Gigabytes estão
armazenados no Electronic Document Management System (EDMS), i.e 89% da
informação não estará armazenada no EDMS e estima-se que 50% dessa informação não
armazenada no EDMS seja duplicada.” Fonte: Plano Estratégico para a Gestão da Informação da OTAN
Vetor de Mudança
Sistema de Gestão Documental - Exército
III. Análise da Situação Geral relativa à Gestão Documental do Exército
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IV. SGD -
Exército
Moderna plataforma tecnológica.
Gestão eficaz dos fluxos de Informação do Exército.
Desmaterialização dos circuitos de Informação.
Redução dos custos operacionais.
Melhoria no desempenho organizacional.
Contribuir para a mudança de paradigma: “guarda da
Informação” dá lugar à “responsabilidade de partilhar”.
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Vetor de Mudança Objetivos do SGD-E
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Requisitos do SGD-E
Registo e classificação de entradas e saídas de documentos por vários
utilizadores
Gestão de encaminhamentos de documentos para outras unidades orgânicas
Assinatura electrónica de despachos e documentos com recurso a Certificados
Digitais
Acompanhamento de um documento no seu circuito através de workflows e
encaminhamentos ad hoc;
Organização da informação em processos, agrupando registos de entradas,
saídas e documentos internos em conjuntos coerentes de informação;
Digitalização de documentos;
Geração de documentos no sistema, nomeadamente através da utilização de
templates;
Pesquisa de documentos por critérios múltiplos, como: palavras-chave,
remetente/destinatário, data, tipo de documento, origem, entre outros;
Produção de listagens de histórico ou estatísticas;
Gestão de ausências dos utilizadores;
Gestão da informação em rede, definindo quem pode aceder a determinado tipo
de informação;
Acesso à informação em simultâneo por várias U/E/O, de acordo com níveis de
acesso e sem necessidade de aquisição de licenças, caso se concretize a
comunicação entre diferentes Bases de Dados localizadas em servidores de
dados diferentes.
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Ano
U
nid
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e
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V. Lições Aprendidas
Vetor de Mudança
2009 2010 2011 2012
EME
RT
GabCEME UnAp
SubReg
CmdLog
Fita do Tempo da Implementação do SGD-E
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• Aumento real da perceção e entendimento sobre os processos a nível local e
organizacional;
Adoção de Classificador único (portaria 272/2000);
Atribuição de múltiplos perfis que permitem acesso vertical e transversal à informação
de acordo com politica definida.
• Economia de Meios;
Organização – “Uma única secretaria” (Centro de Gestão Documental);
Pessoal;
Financeiros – Desmaterialização de circuitos documentais; redução drástica de custos
relacionados com a expedição e duplicação de documentos, manutenção etc.;
Tempo – Otimização do período que medeia entre o despacho/assinatura/expedição
de um documento/processo por parte de um remetente e a sua receção por parte do
destinatário (pode, em situações ótimas, ser inferior a um minuto).
• Normalização de procedimentos - Templates, Classificador, Guias, linguagem, etc.
• Aumento da capacidade de decisão das chefias.
• Catalisador da mudança .
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V. Lições Aprendidas Vetor de Mudança
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• Aumento real da perceção e entendimento sobre os processos a nível local e
organizacional;
Adoção de Classificador único (portaria 272/2000);
Atribuição de múltiplos perfis que permitem acesso vertical e transversal à informação
de acordo com politica definida.
• Economia de Meios;
Organização – “Uma única secretaria” (Centro de Gestão Documental);
Pessoal;
Financeiros – Desmaterialização de circuitos documentais; redução drástica de custos
relacionados com a expedição e duplicação de documentos, manutenção etc.;
Tempo – Otimização do período que medeia entre o despacho/assinatura/expedição
de um documento/processo por parte de um remetente e a sua receção por parte do
destinatário (pode, em situações ótimas, ser inferior a um minuto).
• Normalização de procedimentos - Templates, Classificador, Guias, linguagem, etc.
• Aumento da capacidade de decisão das chefias.
• Catalisador da mudança .
Sistema de Gestão Documental - Exército
V. Lições Aprendidas Vetor de Mudança
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Estado-Maior do Exército Exérc
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• Aumento real da perceção e entendimento sobre os processos a nível local e
organizacional;
Adoção de Classificador único (portaria 272/2000);
Atribuição de múltiplos perfis que permitem acesso vertical e transversal à informação
de acordo com politica definida.
• Economia de Meios;
Organização – “Uma única secretaria” (Centro de Gestão Documental);
Pessoal;
Financeiros – Desmaterialização de circuitos documentais; redução drástica de custos
relacionados com a expedição e duplicação de documentos, manutenção etc.;
Tempo – Otimização do período que medeia entre o despacho/assinatura/expedição
de um documento/processo por parte de um remetente e a sua receção por parte do
destinatário (pode, em situações ótimas, ser inferior a um minuto).
• Normalização de procedimentos - Templates, Classificador, Guias, linguagem, etc.
• Aumento da capacidade de decisão das chefias.
• Catalisador da mudança.
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V. Lições Aprendidas Vetor de Mudança
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Estado-Maior do Exército
Entrada de correspondência
Arquivo
Arquivo
Arquivo
Arquivo
Saída de correspondência
Despacho
Diretor
Rep/Sec
Rep/Sec
Rep/Sec
Rep/Sec
Adjuntos
Cmdt/Ch Gab
Secretárias
Secretaria Geral
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Workflows: Vetor de Mudança
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Estado-Maior do Exército
Entrada de correspondência
Rep/Sec
Rep/Sec
Rep/Sec
Rep/Sec
Diretor
Adjuntos
Cmdt/Ch Gab
Secretárias
Arquivo
Secretaria Geral
Saída de correspondência
Despacho
Sistema de Gestão Documental - Exército
Workflows : Vetor da Mudança
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Sistema de Gestão Documental - Exército
Workflows:
Entrada de correspondência
Saída de correspondência
Despacho
Direção
Direção
Direção
Direção
Direção
DELEG
DELEG
Cmdt
Gabinete do
Comandante
Estado Maior
Centro de
Finanças
Inspeção
Rep Ap Geral
Vetor de Mudança
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DELEG
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Direção
Direção
Secrt
Secrt
Cento de
Gestão
Documental
Direção
Direção
Direção
Cmdt
Gabinete do
Comandante
Estado Maior
Centro de
Finanças
Inspeção
Rep Ap Geral
Entrada de correspondência
Saída de correspondência
Despacho
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Workflows: Vetor de Mudança
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Sistema de Gestão Documental - Exército
VI. Considerações Finais
1. O SGD – E constitui uma importante ferramenta
de gestão e apoio á decisão e uma alavanca
para a transformação em curso no Exército.
2. Resistência à mudança: torna-se necessário um
adequado apoio inicial aquando da
implementação, pois o SGD-E rompe com
hábitos e formas de trabalho há muito enraizados
no Exército, o que causa apreensão e atrito numa
fase inicial.
3. A implementação de uma estrutura vocacionada
para a Gestão da Informação é essencial para o
bom funcionamento da ferramenta.
5. Comprometimento das Chefias constitui um
fator essencial para o sucesso!!!
4. O conceito de Gestão do Risco associado à
partilha alargada partilha de Informação deve
fazer parte integrante do processo de
implementação.
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