1

Experienta unui OC Fin

In all areas of life it takes courage to stretch your limits, express your power, and fulfill your potential.. it's no different in the financial area.

- Suze Orman

2

Responsabilitatile unui OC Fin:

Financiar: Realizarea unei strategii financiare pentru proiect;

Realizarea bugetului previzionat pentru proiect (venituri si cheltuieli); Cautarea de surse alternative de venituri;

Tinerea evidentei fluxului de numerar; Tinerea evidentei oricarei resurse materiale sau financiare utilizate in

cadrul proiectului; Updatarea bugetului in mod regulat;

Pregatirea bugetului realizat la cel mult o saptamana de la terminarea proiectului;

Legislativ:

Tinerea evidentei tuturor documentelor folosite pe proiect si asigurarea legalitatii acestora (contracte, facturi, chitante, bonuri);

Verificarea corectitudinii si legalitatii documentelor utilizate pentru

proiect (contracte, cereri); Realizarea de cereri si asigurarea obtinerii aprobarilor necesare pentru

proiect. Educarea din punct de vedere financiar a intregului OC.

Raportare:

Realizarea de rapoarte periodice catre OCP si VP Finance. Realizarea evaluarii finale din punct de vedere financiar a proiectului.

Experienta unui OC Finance in 7 pasi simpli:

1. Action Plan;

2. Intalnire OC (in special OC ER)pentru realizare draft buget previzionat (dupa realizarea action planului);

3. Realizare buget previzionat;

4. Intalnire VP Finance; 5. Tracking cashflow & Updatare buget;

6. Pregatire buget realizat + cashflow final; 7. Intanire VP Fin pentru evaluare buget, cashflow, documente justificative.

3

Cu cine colaboreaza OC Finance?

OC Projects/ Strategic Action Plan

Intregul OC Draft buget previzionat

Reguli financiare

OCP Buget previzionat;

Raportare; Decizii financiare;

Evaluare.

OC External Relations Realizare si updatare buget;

VP Finance Consultanta si suport;

Decizii financiare; Evaluare.

Tips & Tricks:

Realizeaza bugetul previzionat impreuna cu toata echipa. Astfel veti avea toti o viziune mai clara asupra proiectului insusi si asupra bugetului;

Realizeaza bugetul previzionat doar dupa ce aveti facut action planul

proiectului; Inainte de a finaliza bugetul previzionat, stabileste o intalnire cu OC ER si

gasiti impreuna solutii pentru a atrage resurse pe proiect. Daca se face o cheltuiala, trece-o imediat in buget. Nu astepta pana la finalul

proiectului! Asigura-te ca fiecare cheltuiala este justificata printr-un document (factura,

chitanta, bon). Dupa ce treci cheltuiala in buget si documentul in cashflow, scaneaza

documentul cu pricina. Te va ajuta la final de proiect cand centralizezi toate materialele de pe proiect.

Incearca sa iti educi Ocul din punct de vedere financiar. De exemplu: banii sunt decontati doar cand iti aduc documentul justificativ (nu se dau bani in

avans pentru nicio cheltuiala). In acest fel, vei fi mai linistit ca lucrurile se intampla cum trebuie si te vei asigura ca nu vei avea batai de cap din cauza

altcuiva.

Daca ai de luat o decizie cu privire la o cheltuiala, fie ca ai sustinerea OC-ului/OCPului, cere un sfat si de la Vpul Finance.

4

REGULILE FINANCIARE

1. Toate bonurile trebuie sa fie stampilate. Iar banii vor fi decontati numai dupa prezentarea

documentului justificativ (nu se dau bani in avans).

2. Daca suma cumparaturilor depaseste 100 RON atunci se intocmeste o factura fiscala, si anume:

Daca aveti bonuri mai mari de 100 de lei, trebuie sa faceti factura pe numele AIESEC Iasi. Mergeti la biroul de informatii (in supermarketuri) si va trebui sa le dati datele AIESEC Iasi, si anume:

Denumire: AIESEC Iasi CIF/CUI: 53 17 884 Nume/serie buletin: il dati pe al vostru, ca reprezentant AIESEC Iasi.

Model de completare a facturii fiscale:

5

3. In cazul in care e nevoie de o suma considerabila de bani (justificata) si fondurile interne ale proiectului nu pot acoperi aceste cheltuieli, se va depune o cerere pentru a extrage temporar fonduri din contul AIESEC IASI, bani care vor fi returnati.

4. Atunci cand se achita fee-ul de participare de catre participanti nu se intocmeste o chitanta aparte ci se va inscrie aceasta operatie intr-un tabel comun care ulterior va fi legalizat prin semnatura si stampila (valabil pentru Grow, Money Sense, IK, Recrutare - AF-uri. Pentru taxele de Exchange - Change IT, ETIO, Recrutare - se va intocmi chitanta semnata si stampilata de VPul Finance).

5. Pentru a obtine diverse aprobari din exterior, se va intocmi o cerere – tip.

6. La realizarea unor intelegeri pe partea de vanzari, acestea vor fi facute in baza unui contract semnat de ambele parti.

7. OCVP-ul Finance va verifica corectitudinea si legalitatea documentelor utilizate pentru proiect (cereri/contracte) - acestea vor trece pe la Legislation Manager - Laura.

8. Fiecare cheltuiala trebuie aprobata de OCVP Finance. Fiecare cheltuiala va fi anuntata cu cel putin 1-2 zile in avans (stabiliti voi un termen - toata echipa - asta ca sa nu va treziti ca vin oamenii la voi si va cer bani pe loc, sau au tot felul de pretentii)...

Sa aveti grija ca atunci cand le spuneti oamenilor din OC-ul vostru de regulile astea, sa le explicati care este relevanta acestor reguli si de ce aveti nevoie de ele, ca ei sa va inteleaga

corect si sa le respecte pana la urma.

6

Cateva lucruri de care sa aveti grija voi, ca si financiari:

1. Voi trebuie sa fiti la curent cu toate resursele care se utilizeaza pe proiect (financiare sau

materiale).

2. Cand pe proiectul vostru se utilizeaza orice resursa din sediu, trebuie sa anuntati din timp VPul Finance si Sustainability Manager. Pentru a utiliza inkind-uri se va face o cerere catre TL si se va primi aprobare tot de la el, dupa modelul:

7

BUGETUL. Cum sa lucram cu el? Make a copy

Introduceti numele proiectului

Introduceti numele proiectului

8

Nu bifati aici!

Utilizant optiunea SHARE da-ti acces TL Financial Manager si VP FINANCE

9

GUIDELINES FOR OCVP FINANCE

Anca Guzganu octombrie 2009 – aprilie 2010

Dupa cum sigur veti observa pe propria piele, este greu la inceput sa realizezi un buget pe proiect sau pe un department si de aceea am dorit sa va vin in ajutor cu acest mini-ghid care sper sa va raspunda la intrebarile esentiale atunci cand veti fi OCVP intr-un proiect .

1. Familiariza-ti-va cu template-ul de buget, vedeti cum este structurat si care sunt categoriile de completat. Desigur ca template-urile de buget vor suferi modificari pe parcursul timpului insa categoriile la care voi face referire sunt obligatorii indifferent de format:

Unitate de masura- cum se masoara produsul pe care il treceti, poate fi bucata, kg, g, cutie, bax, sticla, plic, set;

Pret unitar – reprezinta pretul unei singure unitati de masura din produsul inscris in buget;

Cash/Inkind- se va allege care din aceste doua variante se potriveste produsului ales.Daca acesta se va obtine prin achizitionarea lui cu numerar va fi CASH, iar daca se va obtine ca o sponsorizare, donatie, parteneriat sau orice alta forma de acest fel (fara a da propriu-zis bani pe el ) va fi INKIND.

INKIND sunt si resursele pe care le veti folosi din sediu si nu se consuma la o singura utilizare (laptop, prelungitor, linie, capsator, perforator etc) precum si produsele care se consuma la o singura utilizare pentru care completati cererea tip de imprumut din @ adresata Team Leader-ului .

2. Previzionarea cheltuielilor si a veniturilor se realizeaza de catre OCVP Finance impreuna cu OCP proiectului, insa si cu ceilalti OCVP de pe proiect pentru a avea in vedere si de ceea ce au nevoie ei din punct de vedere financiar pentru a-si desfasura munca .Previzionarea se face la inceputul proiectului pe parcursul unei anumite perioade stabilita anterior de TL si NU se mai modifica pe parcursul desfasurarii proiectului.In cazul in care va aparea o cheltuiala sau un venit care nu a fost previzionat se va complete direct in cel realizat.

Pentru o previzionare cat mai realista folositi o lista de preturi actualizata si cat mai diversificata ca numar de magazine.

3. Tracking pe venituri si cheltuieli se face pe tot parcursul proiectului. Acest lucru presupune

completarea in buget in rubric “Venituri Realizate” pentru fiecare venit obtinut sau in “Cheltuieli Realizate” pentru fiecare cheltuiala realizata.

4. Cash-flow –presupune inregistrarea documentelor justificative atat pentru cheltuieli, vazute ca IESIRI, cat si pentru venituri, vazute ca INTRARI.Inregistrarea acestora se face chronologic si imediat ce a avut loc.

A nu se lasa completarea cash-flow-ului la finalul proiectului.

5. Bugetul final se realizeaza in maxim 7 zile de la data incheierii proiectului.Unele proiecte, mai ales cele care au finantare, vor avea alcatuit si un raport de evaluare in maxim 14 zile de la incheierea proiectului. MOSNEAGU ALIN aprilie - octombrie 2010

10

Testimoniale: “Cand am intrat in OC nu prea stiam mare lucru

cum merge un proiect, dar pe parcurs am invatat, cu

ajutorul VP-ului. Eu incercam sa fiu foarte

responsabila, fiind un proiect destul de mare care

presupunea o seriozitate majora, asa ca OC Logistics

nu prea ma iubea atunci cand ii spuneam sa cheltuie

mai putini bani pe benzina :)

Experienta de OC Finance in proiectul "Zilele Carierei"

a fost cea mai puternica. In acest proiect am invatat

sa fiu responsabila cu banii si documentele (am mai

avut cateva scapari - m-am speriat foarte mult in

timpul targului cand nu-mi gaseam agenda cu bonuri

si facturi si toate notitele :P - dar am gasit-o pana la

urma), am invatat sa fiu foarte stricta cu deadline-

urile, si am invatat ca bugetul trebuie updatat de

ficare data cand aveam o cheltuiala sau un venit.

Cand i-am dat VP-ului sa verifica bugetul m-a felicitat si asta m-a marcat pentru ca este o

persoana pe care o respectam si o respect si acum foarte mult, si acum tin minte cuvintele ei

"Bravo, ai facut un buget foarte bune!" dar tin minte si "Trebuia sa ma anunti cu o saptamana

inainte ca ai nevoie de 500 RON !!! :D" atunci mi-a fost frica un pic de ea. Dar asa am invatat

lucrurile, uneori gresind, uneori facandu-le bine.

Experienta acelui Oc a fost una foarte frumoasa pentru mine pentru ca acolo am facut primele

lucruri de finante care apoi au crescut in lucruri mai mari. “

Ina Cigodari,

Vicepresedinte Financiar AIESEC Iasi 2009-2010

OC Finance Zilele Carierei 2008

OCP Autumn Recruitment 2008

TL Grants 2008-2009 @ Iasi

“Am fost in OC-urile a 3 proiecte si pe fiecare din ele

am avut provocari. Iata cateva dintre ele:

1.Leadership Gala

-provocarea a fost sa lucrez cu CCS, mai exact cu

persoana care gestiona banii primiti ca finantare,

careia trebuia sa-i cerem proces verbal pentru ceea ce

doream sa luam, sa-i ducem facturile in aceeasi zi si sa

nu folosim banii pentru alte categorii decat cele folosite

in bugetul finantat;

-tips&tricks: cand lucrati pe o finantare pastrati mereu

o legatura buna cu persoana care este gestionara

banilor, aduceti facurile la timp pentru ca prin intermediul ei se pot rezolva multe lucruri de care

puteti avea nevoie.

2.Autumn recruitment

-provocarea a fost sa stabilim daca formularele vor avea un pret si care sa fie acesta precum si

strangerea banilor si evidenta lor exacta;

-tips& tricks: desi pare greu de crezut, daca puneti un anumit pret pe formularul de inscriere, cu

banii stransi puteti reusi 100% sa realizati un proiect sustenabil financiar si calitativ, fara alti bani

din exterior.

11

3. 5

O'clock TIE

-provocarea: sa gasim bani pentru tot proiectul, avand in vedere ca a fost un proiect de multumire

pentru partenerii nostri si nu aveam la inceput nici o resursa de nici un fel.”

Anca Guzganu,

Team Leader Management Financiar oct. 2009 – mar 2010 AIESEC Iasi

OC Finance Leadership Gala 2009

OC Finance Autumn Recruitment 2009

OC Finance 5 O’Clock TIE 2010

Regula nr 1: Foarte multa responsabilitate si incredere in fortele

proprii;

Regula nr 2: Nu trebuie sa iti fie frica sa zici NU! dar trebuie sa

vii neaparat cu argumente concrete;

Regula nr 3: Trebuie sa faci tot posibilul sa faci un proiect

sustenabil;

Regula nr 4: Foloseste bugetul - de asta il ai. Nu lasa totul la

sfarsit ca vor fi prea multe si sigur vor aparea greseli.

Inregistreaza orice cheltuiala sau venit in momentul in care s-a

realizat!

Regula nr 5: Bonuri stampilate, pastrate undeva unde nu se v-a

sterge scrisul, este foarte stresant cand ai bonul dar nu il poti

descifra;

Regula nr 6: Be brave, ai incredere in tine atunci cand trebuie

sa faci rost de o aprobare, pregateste-te pentru ce poate fi mai

rau dar nu uita un lucru, trebuie sa faci tot posibilul sa o obtii!”

Alin Mosneagu

Team Leader Management Financiar apr-oct 2010

OC Finance LPM 2010

OC Finance Summer GROW 2010

“Experienta de OCVP Finance inseamna poate, in primul rand,

provocarea de a imbina respectul fata de delegati, proprii

colegi de oc, si scopul tau principal, cel de a obtine profit.

Principala ta activitate ca si OCVP Finance nu este sa spui nu

la cheltuieli, ci sa te gandesti cum sa obtii profit:

Sa obtii tricouri foarte ieftine( ex. 12 lei tricoul) si

apoi sa il vinzi cu 20...de asemenea fa o lista

anticipat ca sa stii exact cate tricouri sa cumperi;

Sa cauti pe internet cursul oficial BNR pentru euro

si sa faci tot posibilul sa nu schimbi la bisnitari,

eventual este foarte important sa planifici

cheltuielile ca sa nu ajungi sa schimbi duminica;

In vreme de criza este important sa calculezi

plafonul minim de pret si sa incerci sa atragi cat mai multi delegati;

Cumpara cantitati mai mari de mancare, pahare, farfurii etc de la un hipermarket, nu

zilnic de la chiosc;

Nu-ti fie teama sa negociezi cu vanzatoarea;

Atunci cand apar stricaciuni produse de delegati si nu stii cine a savarsit, nu accepta sa

platesti stricaciunea, ci cumpara tu un obiect similar sau identic( si negociaza);

Sorteaza-ti bonurile si facturile pe categorii: printuri, logistica( coffee break, masa),

cazare delegati, transport speakeri etc.”

Cezar Cardon

OC Finance IASHINGTON 2010

Coordonator Campania 2% 2010 @Iasi

12

Sper sa ai o experienta faina ca

OCVP FINANCE!