Ground Floor Activation Program   

I. Downtown Dallas 360 Plan ‐ Main Street District Retail Activation Strategy  In 2011, City Council adopted the Downtown Dallas 360 Area Plan funded by the Downtown Connection TIF District.   The plan  set  forth a  shared vision  for Downtown’s  future  that provided  implementation actions for achieving the vision. The plan is a long‐term, strategic guide to ensure Downtown Dallas is a vibrant  urban  center,  by  providing  clear,  targeted  recommendations.    The  recommendations  and concepts  presented  in  the  plan  are  intended  to  be  considered  when  reviewing  development, considering public investments and making development decisions.  In conjunction with the Downtown Dallas 360 Plan, a Main Street District Retail Activation Strategy was completed.  The  strategy  aims  to  create  a  contiguous  downtown  core  that  eliminates  gaps  in  the pedestrian experience  created by vacant buildings and ground  level  space and disjointed  streetscape improvements. The Main Street District Retail Activation Strategy’s Tool Box provides  techniques and methods  for achieving a vibrant and active ground  level experience  for downtown  residents, workers and visitors and will be used to guide the district’s Ground Floor Activation Program.  II. Priority Areas (Geographic Focus) 

                           

 

III. Pop‐Up Retail  

In an effort to activate vacant space and “clean up” derelict properties, the Main Street District Retail Activation Strategy  calls  for pop‐up art and  retail uses.    “Pop up” uses are defined as  those  that are temporary  in nature and require only basic  infrastructure to operate.   The ultimate goal  is to generate retail  leasing activity by activating these storefronts with temporary uses.   The pop up program will be applicable to properties within Zones A and B of the Main Street District Retail Activation Strategy. 

 The City of Dallas will create a coordinated pop up program that will market participating spaces to both temporary  and  permanent  tenants.    The  program  will  be  created  under  one  umbrella  brand  with coordinated window signage that identifies the space as a part of the program, and contains information on who to contact for permanent leasing interest.   

 Participating building owners will be required to:  • Provide space at no cost, including utilities, to tenants 

• Provide space  in “CO” condition  (if space  is not up  to code,  the  landlord may be eligible  for a White Box Grant) 

• Provide  a minimum  three‐month  agreement with  an  option  to  renew  for  one  additional  six‐month term if tenant is deemed successful and space is not permanently leased 

• Provide repair and maintenance of the premise as it stands at the point of occupancy 

Tenants will be required to: • Creatively merchandise and “light up” window frontage 

• Activate the space with approved events 

• Meet a minimum requirement of operating hours as set by the Retail Committee 

• Vacate the premises within 15 days if a permanent lease is secured 

• Finish  out  the  space  at  their  own  cost, with  no  permanent  changes  to  the  location without landlord approval (this includes interior and exterior finish out) 

• Maintain  the  interior  and  exterior  of  the  property,  providing  basic  janitorial  maintenance including clean up and removal of all waste, to include garbage, refuse, rubbish and litter from the premises and the area within ten feet of the Property 

• Seek approval from the landlord for exterior signage 

• Provide insurance to the landlord 

• Report sales and patronage on a quarterly basis to the City  

IV. Ground Floor Activation Incentive Tool Box  

One of  the  greatest  leasing  challenges  facing  the downtown core  is  the  lack  of  contiguous  lease  ready  space.   Outdated and  derelict  facades  create  “holes”  in  the  pedestrian experience moving  from  one  retail  or  restaurant  venue  to another.    Approximately  100,000  square  feet  of “vacant/available” space exists  in zones A and B  in the Main Street District  today.   This  includes  space  that  is  in need of 

improvement  before  a  tenant  can move  in,  but  can  be  activated  relatively  quickly  with  white  box improvements.  The Retail Activation Strategy recommended  incentive tools that could be used to activate the vacant ground floor space of the downtown core. The City will use a mixture of the incentives described below to activate vacant street  level space with retail that attracts and serves downtown residents, workers, and visitors.   The  intent of the program  is to provide financial assistance to owners of buildings with vacant ground floor space to:  

Decrease the amount of vacant street level space within the downtown core  Attract retail uses or services that increases diversity of downtown shopping options  Encourage high‐quality interior build out of vacant ground floor space  Stimulate private retail investment and property improvement  Improve  the  appearance  of  downtown’s  streetscape  by  activating  vacant  street‐level storefronts 

Create new jobs  Activate vacant spaces temporarily with “Pop‐Up” business 

 This program aims to generate permanent leasing activity by providing building owners with a “grant” to bring vacant ground  floor space  to “white box”,  lease  ready condition,  improve  the  facade of existing buildings in disrepair, activate “blank walls” with shallow‐depth retail public art, and/or construction of outdoor  dining  or  patios.    Such  improvements will  also  improve  the  pedestrian  experience,  filling  in empty and dark “gaps” at the ground level, linking continuous active blocks with other vibrant spaces. 

 Incentive Tool Box 

 White Box Grant.   Grant  is available  to building owners with vacant ground  floor  space  to  reimburse costs  to bring  the space  to a “white box”,  leasable condition. Generally acceptable  improvements are those that can remain in the space after vacation by a tenant and be used by a future tenant in the same leased premises.  Grant funds cannot be used for non‐fixed equipment of inventory.     Improvements may include: 

Electrical Repair/Upgrade  HVAC/Mechanical Repair or Upgrades  Fire Suppression  Plumbing  Dry Walls  Feature Walls 

Flooring  Windows/Doors  Lighting  Attached Fixtures  ADA Accessibility Improvements 

 The White Box Grant will  reimburse eligible project costs over a  two year period. The amount of  the grant will be based on the size of the building and total cost of  improvement project. Reimbursement will  be  up  to  $30.00  per  square  foot  of  vacant  space  or  no more  than  30%  of  total  project  costs, whichever is less.  The program will not invest more in a project than the owner. 

Façade/Storefront Renovation Grant. Grant is available for building owners to enhance the exterior of their buildings, particularly at the street level.  Generally acceptable improvements are those that create 

an  active  storefront,  entrances  and/or  display windows.  Façade  lighting  installation  that  adds  visual interest  to a  façade/storefront  is encouraged. For historic buildings,  façade and storefronts should be restored to their original conditions but improved, where possible, to enliven the street.  Improvements may include: 

Exterior  treatments  including  painting, murals, bricking 

Repairs, replacement and installation of exterior doors, windows and trim 

Structural improvements to the façade   Lighting Improvements 

Removal  of  elements  that  cover architectural details 

Restoration  of  details  on  historically significant buildings 

Awnings  and  signage,  including installation costs 

Blank wall activation  The Façade/Storefront Renovation Grant reimburses 50% of total eligible project costs over a two year period, with a maximum grant amount of $30,000. Applicant must match grant amount on at least a one to one basis. The program will not invest more in a project than the owner.  Outdoor Dining/Patio Grant.   Grant  is  available  for  building  owners  to  construct  additional  outdoor cafes and patios to further liven and animate the ground floor.  Outdoor dining may occur on sidewalks, private property or public open spaces. Patios should serve as an  extension  of  a  restaurant  space  onto  private  or  public spaces.  This  grant  intends  to  encourage  businesses  and building owners to provide such experiences and/or  improve existing conditions.   The  Façade/Storefront Renovation Grant  reimburses  50%  of total project  costs over a  two year period, with a maximum grant amount of $30,000. Applicant must match grant amount on  at  least  a  one  to  one basis.  The  program will  not  invest more in a project than the owner.  Pegasus Plaza Café Grant. Grant provides funding to activate Pegasus Plaza, a key element of the main Street Retail Activation Strategy.  As the geographic center of Downtown, this “Main and Main” corner should be a meeting point, gathering place and prime retail location.  The addition of a café on the Plaza will transform its use. The Pegasus Plaza Café should activate the plaza with breakfast, lunch, dinner and late‐night food and beverage service.  A private restaurant developer of the Pegasus Café will be eligible for a one‐time grant to reimburse up to 40% of project construction costs, not to exceed $150,000. A minimum 5‐year operation agreement is a requirement to receive grant funds.    The Magnolia Hotel will  receive  first  right of offer  to develop  the  café.    If  they do not wish  to move forward, a developer/operator will be secured by a Request for Proposals (RFP) to be issued by the City of  Dallas  with  input  from  the  Retail  Committee.    This  RFP  will  spell  out  more  specific  operating guidelines  including  Dallas  Park  and  Recreation  Department  approval  of  park  property  use,  default terms, revenue contributions back to the Program and ownership of the structure.   

      

   

 

Glass Boxes Grant. The Activation Strategy recommends “street retail” to complement existing ground level uses. This street retail may be housed in Glass Boxes as outlined in the Strategy. Two classifications of Glass Box  retail are  recommended,  those  in  the public and private  realms.   Locations  in  the public realm  are primarily  identified  in or near parks  and plazas,  such  as Browder  Street, Belo Garden  and Pegasus Plaza, but may also be in the pedestrian right‐of‐way of sidewalks and other open areas where space  allows.    Privately  developed  kiosks may  also  be  appropriate  on  private  property  such  as  the Comerica  Plaza  Tower  and  Third  Rail  Lofts.  Glass  Box  users may  sell:    soft  goods  (i.e.  art,  apparel, accessories and gifts), as well as unique food service and/or “service” retail such as newsstands.    Glass Box use, design and  location are  critically  important.  Glass Boxes  in  the  public  realm will  be developed  through  an  RFP process,  while  glass  boxes  on private property may be proposed directly by developers who  intend to  lease  the  space  to  tenants,  or operators  who  show  the  ability and wherewithal  to construct and operate  the  spaces.    Preferred locations  of  glass  boxes  in  the public  realm  include  public  open spaces,  parks  and  plazas,  areas adjacent  to  blank  walls,  parking garages, and DART stations.  Glass Box Grants for private development will reimburse up to 40% of the boxes construction costs over a 2 year period with a maximum grant amount of $300,000, contingent upon continued operation of the structure. Each space may remain vacant for no more than 45 days either after construction or between tenant rotations.  Any violation of the occupancy agreement will result in a monthly claw back of grant funds  at  $1,000/month. Minimum  two  year  lease/occupancy  agreements  are  required.    The  named owner is required to report sales on a quarterly basis to the City of Dallas.   Glass Box Grants for construction  in a public open space, parks or plazas will reimburse 100% of boxes construction cost over a 3 year period. The City of Dallas will negotiate lease and occupancy agreement and requirements with the prospective developer.   

The first phase of Glass Box grants should be prioritized within Zone A, per the Main Street District Retail Activation  Strategy.   However,  the Retail Committee may  reserve  the  right  to  adjust  these  locations depending on developer interest.  V. Eligibility 

 Grants are available to property owners recruiting new businesses to occupy vacant ground floor space of their downtown buildings.  Expansions to an existing street level business to provide outdoor or patio dining  is  acceptable.  Relocation  of  a  business  currently  located  downtown  to  another  location downtown  is not  eligible  for  this program.   National  retailers,  local  establishments  and  independent operators are sought to achieve a well rounded tenant mix that caters to unmet consumer need and/or serve as destination establishments.  Preferred businesses include, but are not limited to: 

Book Store  Apparel/Shoes & Other Soft Goods  Flower Shop  Sporting Goods  Drug Stores  Alteration Shops  Gourmet Food, Specialty Grocery 

Jewelry Store  Specialty Boutique  Restaurant  Bakery  Candy/Ice Cream/Yogurt  Home Furnishings 

 Businesses not listed may be considered on a case‐by‐case basis.  VI. Grant Funding 

 Grant awards are not “as of  right”;  they are determined on a case‐by‐case basis. Funds are dispersed only after all project  improvements are  completed, paid  invoices  for eligible project  costs have been submitted and reviewed by the City, the is occupied and open for business and has met all requirements in the contractual agreement for the grant. The City reserves the right to recommend funding at a lesser amount than requested based on size of space, proposed  improvements, budget and diversity of retail use.  Applicants must comply with City of Dallas codes, permits, health regulations, etc.   VII. Tool Box Funding Sources 

 The  Ground  Level  Activation  Program  is  funded  by  the  City  Center  and  Downtown  Connection  TIF Districts,  with minimal  contributions  from  the  City’s  Public/Private  Partnership  fund.    The  program supports specific goals of each TIF Districts’ adopted Project Plans related to street level activation of the downtown core.  

City Center TIF District Goals • Encourage development of street‐front retail. • Provide TIF incentives to fund a ground floor activation program based on the recommendations 

of the Downtown 360 Plan’s retail activation strategy. • Encourage development of new residential, retail, office, and mixed‐use developments • Activate 300,000 square feet of vacant ground floor and/or retail space in the downtown core. 

Downtown Connection TIF District Goals • Improve pedestrian connections between and within the Uptown and Downtown areas. • Improve the appearance of the buildings, surface parking lots, undeveloped sites and parks and 

open spaces within Downtown Connection area. • Support redevelopment of the existing building supply. • Improve  key  linkages  between  the  DART  light  rail  transit  mall  and  other  significant 

Downtown and Uptown venues by extending streetscape  improvements and encouraging street level pedestrian oriented development.  

• Encourage  the  redevelopment  of  surface  parking  lots  and  undeveloped  sites,  especially those located on key pedestrian linkages, to create residential and retail opportunities and achieve critical mass goals within the district.  

Listed  below  are  the  funding  amounts  contributed  to  this  initiative  by  each  TIF  District.  Downtown Connection TIF District  Funds are  in  cash and are  currently available  for project  reimbursement. City Center TIF District funds are collected annually.   The District has allocated 15% of  its annual  increment collected for 5 years (2013 through 2018) and 10% of annual  increment for the remaining term of the District (2019 through 2038) to the Ground Floor Activation Strategy Program.  Downtown Connection TIF District   $1,525,155   Retail Initiative line item in District Budget City Center TIF District      $8,300,000   Ground Floor Activation line item in District Budget Total          $8,825,155  VIII. Application 

 The applicant must meet with City staff prior to submitting an application.  Grant applications will not be scheduled  for  review  by  the  appropriate  committee  and  board  until  all  requested  information  is submitted and reviewed by City staff.  Grant submission requirements: 

Completed application (See Attachment A)  Written statement of what the project will involve and why improvements are needed. Provide as much detail as possible, including what is changing or being replaced, type of new materials to be used, color, location on building, etc. 

Color  photographs  of  existing  conditions:  (1)  ground  level  of  building;  and  (2)  surrounding ground level of adjacent buildings 

Detailed description of prospective tenant and business for vacant space including the following: o Funding sources and uses for the project o Proposed timeline for project construction o Projected opening date o Floor plan/layout of physical space, including square footage and existing fixtures o Photographs,  renderings  of  proposed  improvements  to  the  interior,  including 

design/layout/”feel” (photos of similar concepts, material samples, etc)  Architectural drawings and/or renderings of the improvements associated with the project  Detailed proposal from a licensed contractor reflecting work to be performed and costs  Copy of lease for the vacant ground floor space (may be in draft form at time of application, but a copy of the executed lease must be submitted for reimbursement) 

 

IX.  Review Process   

 Review and consideration of a grant application is a two step process.  A Retail Committee comprised of private  sector  individuals  (downtown  stakeholders), Downtown Dallas  Incorporated  (DDI)  and City of Dallas  staff. DDI’s  representative and City  staff will  serve  in a non‐voting advisory and administrative capacity. The Retail Committee will review grant applications and make a recommendation of approval or denial to the TIF Boards.  The City Center and Downtown Connection TIF District’s Board of Directors will make the final decision on grant funding for proposed projects.  Once a grant is approved the applicant has up to six (6) months to begin construction. Once construction has started, the applicant has one (1) year to complete project and open for business. If the business has not opened at the end of the one year period, the applicant will be notified in writing that the grant will lapse and  the agreement will be  terminated.  If an approved project  is nearing  the 6 month  to begin construction or one year to open requirements, the applicant may request an extension. One extension may be granted at the discretion of the TIF Boards. Any expenditure incurred for an approved, but not completed project will not be reimbursed.