Guía del usuario de Digital Asset Manager · Reproducir un vídeo del guión gráﬁco..... 114...

Guía del usuario de Digital AssetManager

Versión 5.3 SP1Agosto de 2005

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Tabla de contenido

Prefacio ......................................................................................................................... 13

Capítulo 1 Introducción a las aplicaciones basadas en WDK ................................. 15¿Qué es una aplicación basada en WDK?...................................................... 15¿Qué es un repositorio?............................................................................... 16¿Qué es el directorio de retirada?................................................................. 17¿Qué es un flujo de trabajo?......................................................................... 17¿Qué es la bandeja de entrada? .................................................................... 18¿Qué es un ciclo de vida de documento? ...................................................... 18¿Qué es un conjunto de permisos? ............................................................... 19

Capítulo 2 Usar la interfaz ...................................................................................... 21Iniciar y cerrar sesión.................................................................................. 21

Iniciar sesión .......................................................................................... 22Iniciar sesión en repositorios adicionales .................................................. 23Cerrar sesión .......................................................................................... 24Cambiar la contraseña............................................................................. 24Usar opciones de accesibilidad adicionales ............................................... 24

Vistas optimizada y estándar....................................................................... 25Nodos........................................................................................................ 27Realizar acciones ........................................................................................ 29Explorar repositorios .................................................................................. 30La ruta de exploración ................................................................................ 31Elegir los campos que aparecen en una página ............................................. 32Elegir la información que aparece en una lista .............................................. 33

Establecer el número de elementos por página ......................................... 33Pasar a elementos de una lista ................................................................. 33Filtrar listas ............................................................................................ 34Ordenar listas......................................................................................... 35Seleccionar las columnas que aparecen en una lista................................... 35Uso de miniaturas como información visual ............................................. 36

Activación de la caja de luz ................................................................. 37Elegir elementos en páginas de selección...................................................... 38Arrastrar y colocar...................................................................................... 39Abrir ventanas nuevas ................................................................................ 39Ver mensajes .............................................................................................. 40Ver el estado de trabajo ............................................................................... 40Configurar el explorador para reproductores de medios ............................... 40Ver la información del producto de la aplicación de WDK............................. 42

Guía del usuario de Digital Asset Manager 3

Tabla de contenido

Capítulo 3 Buscar ................................................................................................... 43Ejecutar búsquedas simples......................................................................... 43Ejecutar búsquedas avanzadas .................................................................... 44Guardar búsquedas .................................................................................... 46Ejecutar búsquedas guardadas .................................................................... 46Gestionar búsquedas guardadas .................................................................. 47

Capítulo 4 Definir preferencias ............................................................................... 49Definir preferencias generales ..................................................................... 49Definir preferencias de columnas................................................................. 50Definir preferencias de documentos virtuales ............................................... 51Definir preferencias de inicio de sesión ........................................................ 52Definir repositorios favoritos....................................................................... 53Definir orígenes de búsqueda ...................................................................... 53Definir formatos ......................................................................................... 54Definir las preferencias de File Share Services............................................... 55

Capítulo 5 Trabajar con archivadores, carpetas y archivos .................................... 57Crear archivadores, carpetas y archivos........................................................ 57

Crear archivadores ................................................................................. 58Crear carpetas ........................................................................................ 58Crear archivos ........................................................................................ 59

Retirar y editar archivos.............................................................................. 60Información general................................................................................ 60Directorio de retirada.............................................................................. 61Retirar o editar archivos .......................................................................... 62Registrar archivos................................................................................... 63Cancelar retiradas................................................................................... 64Localizar archivos utilizados recientemente.............................................. 65Acceder a los archivos retirados............................................................... 65

Ver archivos en modo de sólo lectura ........................................................... 66Ver elementos relacionados ......................................................................... 66Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento ....................... 67Importar .................................................................................................... 67Exportar..................................................................................................... 69Eliminar..................................................................................................... 70Usar el portapapeles ................................................................................... 71Mover elementos ........................................................................................ 71Copiar elementos........................................................................................ 72Crear y usar enlaces.................................................................................... 73

Crear enlaces en repositorios ................................................................... 73Crear enlaces fuera del repositorio........................................................... 74Enviar enlaces por correo electrónico ....................................................... 74Abrir enlaces de correos electrónicos........................................................ 75

Suscribirse a elementos ............................................................................... 75

Capítulo 6 Trabajar con propiedades ...................................................................... 79Definir propiedades.................................................................................... 79

4 Guía del usuario de Digital Asset Manager

Tabla de contenido

Ver historiales ............................................................................................ 80Establecer fechas de retención ..................................................................... 81

Capítulo 7 Trabajar con taxonomías ....................................................................... 83Información general sobre taxonomías ......................................................... 83Enviar elementos para clasificación.............................................................. 84Crear categorías.......................................................................................... 84Explorar categorías ..................................................................................... 85

Capítulo 8 Trabajar con versiones .......................................................................... 87Información general sobre las versiones ....................................................... 87Ver versiones.............................................................................................. 88

Capítulo 9 Copias y transformaciones ................................................................... 91Trabajar con copias ..................................................................................... 91

Información general sobre copias............................................................. 91Ver copias .............................................................................................. 93Importar copias ...................................................................................... 93Definir copias de vista previa .................................................................. 94Ver copias de vista previa........................................................................ 94Restablecer copias................................................................................... 95

Trabajar con transformaciones ..................................................................... 95Información general de las transformaciones ............................................ 96Transformar documentos al formato PDF o HTML ................................... 96Crear copias mediante las transformaciones ............................................. 97Crear objetos relacionados mediante transformaciones.............................. 99Ver las propiedades de las transformaciones........................................... 101Quitar transformaciones guardadas ....................................................... 101

Capítulo 10 Trabajar con relaciones, réplicas y accesos directos(referencias) ........................................................................................ 103Relaciones................................................................................................ 103

Información general sobre las relaciones ................................................ 103Ver relaciones....................................................................................... 104

Réplicas ................................................................................................... 104Accesos directos (referencias) .................................................................... 106

Capítulo 11 Trabajar con guiones gráficos ............................................................. 107Información general sobre los guiones gráficos ........................................... 107Ver guiones gráficos de documentos .......................................................... 108Usar el Visor del guión gráfico................................................................... 109Ver diapositivas de PowerPoint desde el guión gráfico ................................ 110Ver páginas PDF desde el guión gráfico ..................................................... 111Anular miniaturas de documento desde el guión gráfico............................. 111Ver un guión gráfico de vídeo.................................................................... 112Reproducir un vídeo del guión gráfico ....................................................... 114

Capítulo 12 Trabajar con Detalles de vídeo ............................................................ 117Información general sobre Detalles de vídeo .............................................. 118Ver Detalles de vídeo ................................................................................ 119


Tabla de contenido

Ver propiedades de vídeo.......................................................................... 119Reproducir un vídeo desde Detalles de vídeo ............................................. 120Ver un guión gráfico de vídeo.................................................................... 120Reproducir un vídeo del guión gráfico ....................................................... 122Ver pistas de texto de vídeo....................................................................... 123Agregar pistas de texto ............................................................................. 124Editar pistas de texto ................................................................................ 125Eliminar pistas de texto............................................................................. 125Ver subclips de vídeo................................................................................ 126Crear subclips de vídeo............................................................................. 127Editar subclips de vídeo............................................................................ 128Eliminar subclips de vídeo ........................................................................ 129Configurar tiempos de marcas iniciales y finales......................................... 130Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráficode vídeo................................................................................................... 131Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo...................................... 131

Capítulo 13 Trabajar con el agregado de PowerPoint ............................................. 133Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint.......................................... 134Ver el agregado de PowerPoint .................................................................. 135Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint......................................... 136Buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint ................................... 136Crear una presentación de PowerPoint....................................................... 139Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint ........................... 140Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint ................ 140

Capítulo 14 Trabajar con documentos virtuales ..................................................... 143¿Qué es un documento virtual? ................................................................. 143Ver la estructura de un documento virtual.................................................. 144Ver el contenido de un documento virtual .................................................. 147Crear documentos virtuales....................................................................... 148Trabajar con descendientes........................................................................ 148

Agregar descendientes.......................................................................... 148Quitar descendientes ............................................................................ 150Reordenar descendientes ...................................................................... 151Fijar descendientes en versiones ............................................................ 152

Convertir documentos virtuales en documentos simples ............................. 153Modificar etiquetas de versión................................................................... 154Trabajar con instantáneas .......................................................................... 154

Crear instantáneas ................................................................................ 155Inmovilizar instantáneas ....................................................................... 155Liberar instantáneas.............................................................................. 156Ver instantáneas de documentos virtuales .............................................. 156

Capítulo 15 Anotar documentos PDF ..................................................................... 159

Capítulo 16 Trabajar con colecciones .................................................................... 161


Tabla de contenido

Información general sobre colecciones ....................................................... 161Agregar contenido a colecciones ................................................................ 162Crear colecciones nuevas........................................................................... 163Ver el contenido de una colección .............................................................. 164Copiar copias a otras colecciones ............................................................... 165Buscar colecciones .................................................................................... 166Ver las colecciones favoritas ...................................................................... 166Agregar colecciones a sus colecciones favoritas........................................... 167Quitar colecciones de sus colecciones favoritas ........................................... 167Seleccionar copias alternativas en una colección.......................................... 168Seleccionar copias alternativas para varios elementos de unacolección .................................................................................................. 170Descargar colecciones ............................................................................... 172Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como) .................... 173Ver las descargas activas ........................................................................... 175Ver colecciones en otros productos de Documentum................................... 175

Capítulo 17 Trabajar con formularios ..................................................................... 177Crear formularios ..................................................................................... 177Abrir formularios ..................................................................................... 178Introducir datos en formularios ................................................................. 178Dar formato al contenido de un formulario ................................................ 181

Capítulo 18 Trabajar con Collaborative Services .................................................... 185Información general sobre los servicios de colaboración .............................. 185

salas .................................................................................................... 185Discusiones .......................................................................................... 186Notas................................................................................................... 186Carpetas y archivadores contextuales..................................................... 186Editor de texto enriquecido ................................................................... 187

Trabajar con salas ..................................................................................... 187Visitar una sala..................................................................................... 187Enlazar a una sala................................................................................. 188Objetos controlados por salas ................................................................ 188Crear una sala ...................................................................................... 189Editar las propiedades de una sala......................................................... 190Acerca de la pertenencia a una sala ........................................................ 190Gestionar la pertenencia a una sala ........................................................ 191Copiar salas ......................................................................................... 194Mover salas.......................................................................................... 194Eliminar salas....................................................................................... 194

Trabajar con discusiones ........................................................................... 195Ver discusiones..................................................................................... 196Agregar y editar comentarios ................................................................ 196Eliminar comentarios............................................................................ 197Discusiones en los resultados de búsqueda............................................. 198

Usar notas................................................................................................ 198Notas en los resultados de búsqueda ..................................................... 199

Usar carpetas contextuales y archivadores.................................................. 199Crear carpetas contextuales ................................................................... 200


Tabla de contenido

Carpetas contextuales y archivadores en los resultados debúsqueda ............................................................................................. 201

Usar el editor de texto enriquecido ............................................................ 201Agregar contenido al editor de texto enriquecido.................................... 201La tabla de herramientas del editor de texto enriquecido......................... 201

Capítulo 19 Realizar tareas ..................................................................................... 203Información general sobre las tareas .......................................................... 203

Flujos de trabajo ................................................................................... 203Bandeja de entrada ............................................................................... 206Archivos anexos ................................................................................... 207

Abrir tareas o notificaciones desde la bandeja de entrada ............................ 207Aceptar tareas .......................................................................................... 208Completar tareas ...................................................................................... 210Obtener la tarea siguiente de la cola de trabajos .......................................... 211Rechazar tareas ........................................................................................ 211Delegar tareas .......................................................................................... 212Repetir tareas ........................................................................................... 212Cambiar la disponibilidad......................................................................... 213Iniciar un flujo de trabajo .......................................................................... 213Enviar flujos rápidos................................................................................. 215

Capítulo 20 Gestionar flujos de trabajo .................................................................. 217Ver flujos de trabajo .................................................................................. 217Ver detalles de flujos de trabajo ................................................................. 218Ver eventos de auditoría ........................................................................... 218Ver flujos de trabajo a través de Workflow Manager.................................... 219Guardar información de flujos de trabajo ................................................... 219Pausar un flujo de trabajo.......................................................................... 220Reanudar un flujo de trabajo pausado........................................................ 220Terminar un flujo de trabajo ...................................................................... 221Procesar tareas fallidas.............................................................................. 221

Reintentar una tarea automática fallida .................................................. 222Completar una tarea automática fallida.................................................. 222

Crear plantillas de flujo de trabajo ............................................................. 222Editar conjuntos de alias en flujos de trabajo............................................... 223Cambiar el supervisor del flujo de trabajo .................................................. 223Mostrar informes de flujo de trabajo .......................................................... 223

Capítulo 21 Trabajar con colas de trabajo .............................................................. 225Información general sobre las colas de trabajos........................................... 225Crear y gestionar colas .............................................................................. 226

Configurar la gestión de colas................................................................ 226Crear categorías de colas ....................................................................... 228Crear o modificar políticas de colas........................................................ 228Crear colas de trabajos .......................................................................... 229Gestionar colas de trabajos .................................................................... 230

Controlar colas activas .............................................................................. 231


Tabla de contenido

Suspender tareas de colas de trabajos..................................................... 231Quitar la suspensión de tareas ............................................................... 232Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos ........................................ 232Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos ......................................... 232Actualizar perfiles de usuarios en colas de trabajos ................................. 233

Capítulo 22 Gestionar ciclos de vida ...................................................................... 235Información general sobre los ciclos de vida ............................................... 235Promover elementos ................................................................................. 236Devolver elementos al estado anterior........................................................ 237Asignar ciclos de vida ............................................................................... 237Quitar ciclos de vida ................................................................................. 238Suspender elementos ................................................................................ 238Reanudar elementos suspendidos.............................................................. 239

Capítulo 23 Crear plantillas de documento ............................................................ 241

Capítulo 24 Acceder a las herramientas administrativas ....................................... 243

Capítulo 25 Gestionar conjuntos de permisos ....................................................... 245Información general de permisos............................................................... 245

Permisos .............................................................................................. 245Seguridad de carpeta ............................................................................ 248Permisos extendidos ............................................................................. 249Entradas adicionales de control de acceso .............................................. 250Conjuntos de alias predeterminados ...................................................... 251

Localizar conjuntos de permisos ................................................................ 251Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisos ......................................... 252Ver o modificar conjuntos de permisos....................................................... 252Crear conjuntos de permisos ..................................................................... 255Establecer permisos para un objeto ............................................................ 258Agregar o eliminar usuarios de conjuntos de permisos................................ 260

Agregar usuarios a conjuntos de permisos ............................................. 260Eliminar usuarios de conjuntos de permisos ........................................... 261Cambiar los permisos asignados a un usuario ........................................ 261Definir los permisos básicos y de objeto extendido de usuarios................ 262

Eliminar conjuntos de permisos................................................................. 264

Capítulo 26 Gestionar usuarios, grupos y roles ..................................................... 265Usuarios .................................................................................................. 265

Localizar usuarios ................................................................................ 267Establecer los permisos predeterminados del archivador de unnuevo usuario ...................................................................................... 267Crear o modificar usuarios .................................................................... 268Crear usuarios...................................................................................... 268Crear usuarios globales......................................................................... 273Propiedades de usuario......................................................................... 274Importar usuarios................................................................................. 280Importar propiedades de usuario .......................................................... 282Eliminar usuarios ................................................................................. 286Reasignar objetos a otro usuario ............................................................ 287Cambiar el repositorio inicial de un usuario ........................................... 287


Tabla de contenido

Activar o desactivar usuarios................................................................. 288Modificar usuarios................................................................................ 288Ver grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias, conjuntos depermisos y documentos de usuarios ...................................................... 289Ver o eliminar registros de cambio de repositorio inicial.......................... 289Ver registros de reasignación de usuarios ............................................... 290Cambiar el nombre de los informes........................................................ 290

Grupos .................................................................................................... 290Acerca de los grupos dinámicos............................................................. 292Localizar grupos................................................................................... 293Ver dónde se usa un grupo.................................................................... 293Crear o modificar grupos ...................................................................... 294Crear grupos ........................................................................................ 294Modificar o ver grupos.......................................................................... 295Agregar usuarios, grupos o roles a grupos ............................................. 295Quitar usuarios de un grupo ................................................................. 296Eliminar grupos ................................................................................... 296Reasignar objetos propiedad de un grupo .............................................. 296Ver registros de reasignación de grupos ................................................. 297Propiedades de grupo........................................................................... 297

Roles ....................................................................................................... 300Crear o modificar roles.......................................................................... 300Crear roles ........................................................................................... 300Agregar usuarios, grupos o roles a roles................................................. 301Modificar roles ..................................................................................... 301Reasignar roles ..................................................................................... 302Eliminar roles....................................................................................... 303Propiedades de rol................................................................................ 303

Apéndice A Iconos ................................................................................................. 305Iconos comunes en aplicaciones WDK........................................................ 305Iconos específicos de Digital Asset Manager ............................................... 307


Tabla de contenido

Lista de figuras

Figura 2–1. Vista optimizada ............................................................................................ 26Figura 2–2. Vista estándar ................................................................................................ 27Figura 2–3. Caja de luz en vista de archivador estándar ...................................................... 37Figura 18–1. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos

y roles de una sala .................................................................................... 191Figura 19–1. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida ............................................. 206


Tabla de contenido

Lista de tablas

Tabla 2–1. Tipos MIME según la extensión ....................................................................... 41Tabla 17–1. Botones de formato de un formulario............................................................. 181Tabla 25–1. Niveles de acceso.......................................................................................... 247Tabla 25–2. Permisos exigidos cuando Seguridad de carpeta está activa............................. 249Tabla 25–3. Permisos extendidos ..................................................................................... 249Tabla 25–4. Entradas adicionales de control de acceso ...................................................... 250Tabla 25–5. Permisos básicos de usuario .......................................................................... 262Tabla 25–6. Permiso extendido del usuario ...................................................................... 263Tabla 26–1. Propiedades de un usuario............................................................................ 274Tabla 26–2. Importar propiedades de usuario .................................................................. 283Tabla 26–3. Privilegios para crear o modificar grupos ....................................................... 291Tabla 26–4. Propiedades de un grupo .............................................................................. 297Tabla 26–5. Propiedades de un rol................................................................................... 303


Prefacio

En esta guía se explica cómo utilizar Digital Asset Manager de EMC Documentum. Se describe elcomportamiento de la interfaz predeterminada de Digital Asset Manager. Su instalación podría estarpersonalizada. Si es así, es posible que los elementos de la interfaz que vea no se correspondan conlos que se describen en este manual.

Historial de revisión

Fecha de revisión Descripción

Agosto de 2005 Versión inicial de esta guía

Para descargar documentación relacionada, consulte el área de asistencia técnica dehttp://www.documentum.com/.


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Prefacio


Capítulo 1Introducción a las aplicacionesbasadas en WDK

En esta sección se ofrece información general acerca de los siguientes temas:• ¿Qué es una aplicación basada en WDK?, página 15• ¿Qué es un repositorio?, página 16• ¿Qué es el directorio de retirada?, página 17• ¿Qué es un flujo de trabajo?, página 17• ¿Qué es la bandeja de entrada?, página 18• ¿Qué es un ciclo de vida de documento?, página 18• ¿Qué es un conjunto de permisos?, página 19

¿Qué es una aplicación basada en WDK?Las aplicaciones basadas en WDK están incorporadas en la funcionalidad WDK (WebDevelopment Kit). Las aplicaciones basadas en WDK permiten el acceso a un repositoriode EMC | Documentum mediante un explorador Web.

Digital Asset Manager es una aplicación basada en WDK.

La funcionalidad WDK permite obtener acceso, editar y gestionar el contenido devarios repositorios. Mediante la función WDK, puede distribuir el contenido utilizandoprocesos empresariales automatizados; restringir el acceso a contenido según losconjuntos de permisos; y asignar números de versión al contenido que le ayudarán arealizar un seguimiento de las revisiones.


Introducción a las aplicaciones basadas en WDK

¿Qué es un repositorio?Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el quetrabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad,herramientas y servicios para compartir contenido entre muchos usuarios. Los procesoscontrolan la distribución automatizada del contenido y le asignan ciclos de vida dedocumentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar y reenviar contenido, sinimportar los conocimientos técnicos del usuario.

Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido:

• El contenido que forma el archivo; es decir, el texto, gráficos, sonido, vídeo, contenidobinario u otro contenido.

• Las propiedades: las características descriptivas del archivo, como su fecha decreación, autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedadsólo los puede editar el creador del archivo o un usuario con una configuración deseguridad lo suficientemente alta.

El nivel superior de organización de un repositorio son los nodos. Los nodosproporcionan acceso a distintas funciones del repositorio y a distintas formas deorganizar su contenido. Puede acceder a todo el contenido de un repositorio a travésde su nodo Archivadores, el cual organiza el contenido en archivadores y carpetasde archivadores. Otros nodos proporcionan distintos esquemas de organización parafacilitar el acceso al contenido, por ejemplo, en función de los archivos que utilice conmás frecuencia, de los archivos utilizados recientemente o mediante otros esquemasconfigurados por su organización.

En todos los repositorios hay un archivador inicial con su nombre. Ningún otro usuariopodrá ver este archivador inicial ni acceder a él. El archivador inicial es el lugar donde sealmacenan los documentos personales.

En cada repositorio dispondrá de una Bandeja de entrada. En la bandeja de entrada semuestran las tareas que le han sido asignadas y las notificaciones que ha solicitadopara acciones concretas. Las tareas y notificaciones pueden contener archivos anexos.En una federación de repositorios, dispondrá de una única bandeja de entrada paratoda la federación.

Cuando desee modificar un archivo, podrá retirarlo del repositorio. Esto bloqueará elarchivo, de forma que ningún otro usuario pueda modificarlo. Los demás usuariospodrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Cuando termine de modificar el archivo,podrá volver a registrarlo en el repositorio para reemplazar la versión anterior por laactualizada. Al registrarlo, el archivo se desbloqueará para que otros usuarios puedanmodificarlo.

Cuando se crea un archivo en el repositorio, Digital Asset Manager le asigna un númerode versión. A los archivos nuevos se les asigna el número de versión 1.0. Digital AssetManager incrementa automáticamente los números de versión en un decimal cada vez



que un archivo se retira y se vuelve a registrar. Puede seleccionar que el incremento nose aplique, de modo que se mantenga el mismo número de versión y se sobrescribala versión existente.

Además de contenido, los repositorios también almacenan otros elementos, como flujosde trabajo (secuencias automatizadas para distribuir archivos), conjuntos de permisosy perfiles de usuario. Todos los elementos de un repositorio, sean o no de contenido,se almacenan como objetos de repositorio con un tipo de objeto definido. Los archivos decontenido, por ejemplo, tienen normalmente el tipo de objeto dm_document. El tipo deobjeto determina los tipos de propiedades asociadas al objeto.

¿Qué es el directorio de retirada?Al retirar archivos de un repositorio, Digital Asset Manager descarga los archivos en unaubicación del equipo. Esta ubicación es el directorio de retirada.

Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté ono conectado al repositorio. Cuando esté listo para guardar el archivo en el repositorio,deberá registrarlo de nuevo.

De forma predeterminada, el directorio de retirada se encuentra en una de lasubicaciones siguientes:

• En sistemas operativos Windows:

//Documentum/Retirada• En sistemas operativos Macintosh:

Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:RetiradaLa ubicación del directorio de retirada se puede cambiar en las preferencias de DigitalAsset Manager.

En algunos casos, cuando se retira un archivo, es posible que Digital Asset Manager nolo copie en el equipo, sino que lo transmita al equipo. Que esto ocurra depende dela aplicación de edición del archivo. Si Digital Asset Manager transmite el archivo alequipo, el archivo no se guarda en el equipo local. Si precisa más información sobre laretirada de archivos, consulte la sección Retirar y editar archivos de esta guía.

¿Qué es un flujo de trabajo?Un flujo de trabajo es un proceso que permite distribuir electrónicamente documentos einstrucciones entre usuarios. Por ejemplo, un empleado crea un informe de gastos deviaje; otro empleado lo revisa y, a continuación, lo devuelve para que sea corregido;



por último, un tercer empleado lo aprueba. Un flujo de trabajo automatiza el proceso,garantizando que el archivo adecuado vaya a la persona adecuada en el orden adecuado.

Para iniciar un flujo de trabajo, elija la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuenciade tareas que desee realizar. Según cómo se haya configurado la plantilla, ésta puedeespecificar qué usuario realiza cada tarea o solicitarle que seleccione a los usuarios.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas (tareas ejecutadas por el sistema),como promover o publicar un archivo.

Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos de repositorios. Un flujo de trabajopuede incluir varios archivos anexos.

¿Qué es la bandeja de entrada?La bandeja de entrada contiene las tareas y notificaciones recibidas. Las tareas sonasignaciones electrónicas que se envían como parte de un flujo de trabajo. Cuando recibeuna tarea, puede elegir si desea aceptarla o rechazarla. Cuando termine una tarea, lareenviará. El flujo de trabajo avisará al siguiente usuario en la secuencia. Las tareaspueden incluir archivos anexos.

Las notificaciones son mensajes que permiten saber cuándo se ha producido una acciónespecífica en un documento. Si desea recibir notificaciones sobre determinados eventos,seleccione la opción de notificación correspondiente en las propiedades del documento.

¿Qué es un ciclo de vida de documento?Los ciclos de vida de documentos son las secuencias de estados por las que pasa unarchivo desde que se crea hasta que caduca. Cuando se crea un archivo, el sistema leasigna un ciclo de vida de documento y, a continuación, le asigna el primer estado dedicho ciclo de vida.

Entre los estados de los ciclos de vida se incluyen Trabajo en curso, el cual indica que undocumento está en fase de borrador, y En prueba, que indica que un documento estáterminado y listo para ser aprobado. De forma predeterminada, Digital Asset Managerno permite realizar cambios en los elementos que se encuentran en el estado En pruebadel ciclo de vida.

Los archivos avanzan por los estados del ciclo de vida mediante la promoción manual oautomática. Normalmente, el ciclo de vida de documento estará incorporado a un flujode trabajo. Sabrá cuál es su papel en el ciclo de vida de un archivo cuando aparezca unatarea de flujo de trabajo en la bandeja de entrada.



¿Qué es un conjunto de permisos?Los conjuntos de permisos determinan los usuarios que tienen acceso a un elementoconcreto del repositorio. Todos los elementos del repositorio tienen asociado unconjunto de permisos, el cual determina quién tiene acceso al elemento y qué accionespuede realizar cada usuario con acceso. El acceso a un elemento del repositorio vienedeterminado por el conjunto de permisos asignado a dicho elemento.

Los conjuntos de permisos enumeran los usuarios y grupos a los que se ha otorgadoacceso. El conjunto de permisos asigna uno de estos siete niveles de acceso a todoslos usuarios y grupos incluidos. Cada nivel de acceso incluye todos los permisos delos niveles precedentes:

• Ninguno: no se permite acceso al elemento.• Examinar: los usuarios pueden ver las propiedades del elemento, pero no su

contenido.• Leer: los usuarios pueden ver el contenido del elemento.• Relacionar: los usuarios pueden escribir notas en el elemento.• Versión: los usuarios pueden modificar y registrar nuevas versiones del elemento.• Escribir: los usuarios pueden modificar y registrar el elemento manteniendo la

misma versión.• Eliminar: los usuarios pueden eliminar elementos.




Capítulo 2Usar la interfaz

En esta sección se describen los siguientes temas:• Iniciar y cerrar sesión, página 21• Vistas optimizada y estándar, página 25• Nodos, página 27• Realizar acciones, página 29• Explorar repositorios, página 30• La ruta de exploración, página 31• Elegir los campos que aparecen en una página, página 32• Elegir la información que aparece en una lista, página 33• Elegir elementos en páginas de selección, página 38• Arrastrar y colocar, página 39• Abrir ventanas nuevas, página 39• Ver mensajes, página 40• Ver el estado de trabajo, página 40• Ver la información del producto de la aplicación de WDK, página 42

Iniciar y cerrar sesiónEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Iniciar sesión, página 22• Iniciar sesión en repositorios adicionales, página 23• Cerrar sesión, página 24• Cambiar la contraseña, página 24• Usar opciones de accesibilidad adicionales, página 24


Usar la interfaz

Iniciar sesión

Para iniciar sesión, debe disponer de la siguiente información:

• URL de Digital Asset Manager.• El nombre del repositorio en el que va a iniciar sesión.• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.• Si procede: la ubicación de red desde la que se accede a Digital Asset Manager• Si procede: el nombre de dominio de Windows NT para el repositorio.• Si procede: el idioma de la aplicación que ejecuta.Si no es así, consulte a su administrador.

Para iniciar una sesión:

1. En el explorador, escriba la URL de Digital Asset Manager en el campo de direccióncorrespondiente y presione Intro o haga clic en Ir.Se producirá una de las siguientes situaciones:• Si guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, Digital

Asset Manager iniciará la sesión de forma automática. Omita el resto delprocedimiento. Puede eliminar las credenciales guardadas en las Preferenciasde Digital Asset Manager.

• Si no guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, aparecerá lapágina Inicio de sesión. Continúe con el resto del procedimiento.

2. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba su nombre de usuario para elrepositorio en el que está iniciando sesión. Los nombres de usuario distinguen entremayúsculas y minúsculas.

3. En el campo Contraseña, escriba su contraseña para el repositorio en el que estáiniciando sesión. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

4. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio.

5. Si la lista Ubicación está disponible, seleccione la ubicación de la red de suorganización desde la que accede a Digital Asset Manager. Esta lista está disponiblesi la red de su organización utiliza almacenamientos de contenido distribuido. Estopermite a Digital Asset Manager a acceder al contenido del área de almacenamientomás cercana de la red. En función de la configuración de su organización, estaubicación puede ser un valor fijo, en cuyo caso no podrá seleccionar una ubicacióndiferente.

6. Para que el equipo local inicie la sesión de forma automática la próxima vez queacceda a Digital Asset Manager, marque la casilla ¿Recordar credenciales la próximavez?. De este modo, la página Inicio de sesión no aparecerá la próxima vez queacceda a Digital Asset Manager. La sesión se iniciará de forma automática.


Usar la interfaz

Puede eliminar las credenciales guardadas en Preferencias. (Esto puede resultar útil,por ejemplo, para volver a tener acceso al enlaceMás opciones al iniciar la sesión.)Las credenciales se almacenan en una cookie en el equipo con el que se accede aDigital Asset Manager. Si elimina la cookie o inicia sesión desde otro equipo, tendráque volver a escribir las credenciales la próxima vez que inicie una sesión.

7. Para introducir otra información de inicio de sesión, haga clic enMás opciones eintroduzca o seleccione alguna de las siguientes opciones:• Dominio: un nombre de dominio de Windows NT.• Idioma: el idioma que utiliza en las páginas de Digital Asset Manager.• Opciones de accesibilidad adicionales: seleccione esta opción para usar las

funciones de accesibilidad. Si precisa más información sobre funciones deaccesibilidad, consulte Usar opciones de accesibilidad adicionales, página 24.

• Cambiar contraseña: haga clic en esta opción para cambiar la contraseña. Siprecisa más información, consulte Cambiar la contraseña, página 24. Si utilizala autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar las contraseñas desdeesta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en elservidor LDAP.

8. Haga clic en Inicio de sesión.

Iniciar sesión en repositorios adicionales

Si la organización tiene varios repositorios, puede iniciar sesión en más de un repositoriodurante la sesión de Digital Asset Manager.

Para iniciar sesión en otro repositorio:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la lista Repositorio que aparece en el lado superior derecho de la página,

seleccione el repositorio o la opción Agregar repositorio.• En el panel izquierda (si está disponible), seleccione el repositorio o haga clic en

Agregar repositorio.2. Si seleccionó Agregar repositorio, elija un repositorio y haga clic en Aceptar.

3. Escriba el nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.

4. Haga clic en Inicio de sesión.


Usar la interfaz

Cerrar sesión

Para cerrar la sesión:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En la parte superior de la página, haga clic en Cerrar sesión.• Seleccione Archivo>Iniciar sesión.

Cambiar la contraseña

Tenga en cuenta que si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no podrá cambiarlas contraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar lacontraseña en el servidor LDAP.

Para cambiar la contraseña:

1. En la página de inicio de sesión, haga clic enMás opciones.

2. Haga clic en Cambiar contraseña.

3. En el campo Contraseña actual, escriba la contraseña actual.

4. En los campos Nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña, escriba la nuevacontraseña. Es recomendable utilizar una contraseña que esté formada por letras ynúmeros.

5. Haga clic en Cambiar contraseña.

Usar opciones de accesibilidad adicionales

Si está disponible, el modo de accesibilidad constituye un método alternativo de usar lainterfaz. El modo de accesibilidad proporciona listas en lugar de menús, y ofrece tambiéntexto descriptivo adicional. También proporciona exploración lineal, exploración porfichas y etiquetas ALT con descripciones de los elementos.

Nota: Documentum Administrator no admite las opciones de accesibilidad.

Para utilizar el modo de accesibilidad:

1. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba el nombre de usuario, el cualdistingue entre mayúsculas y minúsculas.

2. En el campo Contraseña, escriba la contraseña, la cual distingue entre mayúsculasy minúsculas.


Usar la interfaz

3. En el campo Repositorios, seleccione el repositorio.

4. Haga clic enMás opciones.IMPORTANTE: si guardó sus credenciales de inicio de sesión (con la opción¿Recordar credenciales la próxima vez?), no aparecerá la página Inicio de sesión.Si desea ver la página Inicio de sesión, debe borrar las credenciales guardadas enPreferencias, o bien eliminar la cookie que contiene las credenciales guardadas.

5. Seleccione Opciones de accesibilidad adicionales.

6. Haga clic en Inicio de sesión.Problemas conocidos en el modo de accesibilidad:

• Para la exploración lineal, debe utilizar la vista estándar.• Existe un gran número de marcos. Los lectores de pantalla con funciones de

exploración de marcos ayudan a solucionar este problema.• El control de formulario de lista desplegable provoca una exploración inmediata.

Los usuarios de JAWS pueden utilizar ALT+flecha arriba/flecha abajo para evitardicha exploración.

• Cuando se actualiza se vuelve al nivel superior del nodo principal.• Es posible que no se pueda acceder a los componentes desarrollados o modificados

por otros fabricantes.

Vistas optimizada y estándarExisten dos vistas diferentes: la vista optimizada y la vista estándar.

La vista optimizada proporciona acceso a las funciones usadas con mayor frecuencia. Enla vista optimizada, los elementos se procesan de uno en uno.


Usar la interfaz

Figura 2-1. Vista optimizada

La vista estándar incluye la barra de menús y proporciona acceso a todas las funcionesde Digital Asset Manager, según los permisos de que disponga (el acceso a determinadasfunciones puede estar limitado por sus niveles de permiso). La vista estándar permiteprocesar varios elementos a la vez. Las funciones administrativas están disponibles através de la vista estándar.


Usar la interfaz

Figura 2-2. Vista estándar

Puede cambiar de vista en cualquier momento. Digital Asset Manager mantiene suubicación en el repositorio. Si una ubicación no está disponible en la nueva vista, DigitalAsset Manager muestra la página predeterminada (la página predeterminada se defineen Preferencias).

Para alternar entre las vistas:

1. En la parte inferior de la página, haga clic en Optimizada o Estándar.

NodosEl nivel superior de un repositorio consta de los distintos nodos, que proporcionanacceso a las diversas funciones y tipos de objetos de Digital Asset Manager. Para abrirun nodo, haga clic en él.

En la vista optimizada, los nodos aparecen como fichas, como se muestra a continuación:


Usar la interfaz

Si el tamaño de la ventana es demasiado pequeño para mostrar todas las fichas,aparecerán flechas como las siguientes:

En la vista estándar, los nodos aparecen como un árbol de navegación en el panelizquierdo. A continuación se muestra un conjunto básico de nodos. Es posible que suaplicación muestre más nodos:

Una instalación básica de WDK incluye los siguientes nodos predeterminados. Laaplicación podría incluir nodos adicionales:

• Bandeja de entrada: las tareas y notificaciones recibidas.• Mis archivos: archivos creados, editados o retirados recientemente.• Suscripciones: archivos y carpetas a los que se desea tener acceso rápido.• Categorías: formas de agrupar archivos alternativas al modo en el que están

organizados en los archivadores. Por ejemplo, un archivador permite organizararchivos según su estructura en un sitio Web, pero puede que ésta no sea la formamás lógica de organizar los archivos cuando los autores Web desean acceder aellos internamente. Las categorías permiten a las organizaciones agrupar archivosen función del modo en que los autores accederán a ellos; por ejemplo, según eldepartamento responsable de determinado contenido.

• Archivadores: el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadorescontienen carpetas y archivos.

• Archivador inicial: almacena los documentos y carpetas personales. Todos losusuarios disponen de un archivador inicial de forma predeterminada. Ningún otrousuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él.

• Administración (sólo en la vista estándar): proporciona acceso a la configuración delsistema y a funciones administrativas.


Usar la interfaz

Realizar accionesEn la vista optimizada, las acciones se realizan en un elemento cada vez. Las accionesque se aplican a la ubicación actual aparecen como hipervínculos sobre la lista deelementos. Las acciones disponibles aparecen subrayadas:

Las acciones que se aplican a un elemento de lista aparecen como hipervínculos junto adicho elemento. Las acciones disponibles aparecen subrayadas. El enlaceMás abre unmenú con más acciones. (Si utiliza el modo de accesibilidad, el enlaceMás es sustituidopor el enlace Acciones.)

En la vista estándar, se pueden realizar acciones en varios elementos a la vez. Para queuna acción afecte a uno o varios elementos, hay que marcar las casillas de verificaciónde los elementos y, a continuación, seleccionar la acción. Las acciones que se realizan


Usar la interfaz

con mayor frecuencia aparecen en la barra de herramientas que se encuentra en la partesuperior de la página:

En la vista estándar, todas las acciones disponibles aparecen en la barra de menús, justodebajo de la barra de herramientas. Están incluidas tanto las acciones que se aplican a laubicación como las que se aplican a los elementos de la lista. Las acciones disponiblesaparecen resaltadas en los menús. (Si utiliza el modo de accesibilidad, los menús sonsustituidos por los enlaces Acciones globales y Acciones, los cuales muestran listas deacciones disponibles. Por tanto, en esta guía, cuando un procedimiento indique queseleccione un menú, deberá seleccionar el enlace adecuado del modo de accesibilidad.)

Explorar repositoriosEn este tema se incluyen dos procedimientos: uno para explorar con la vista optimizaday otro para explorar con la vista estándar. Puede utilizar estos procedimientos paraexplorar archivadores, taxonomías u otras estructuras de directorio.

Para explorar el repositorio mediante la vista optimizada:

1. Haga clic en la ficha correspondiente al nodo que desee explorar.Por ejemplo, para explorar el nodo Categorías, haga clic en la ficha Categorías.

2. Se abrirá el siguiente nivel de directorios. Para abrir una ubicación de los directorios(por ejemplo, una carpeta), haga clic en la ubicación. Puede seguir “profundizando”en la estructura de directorios haciendo clic en las sucesivas ubicaciones hasta queencuentre el elemento que está buscando.

3. Para volver a un nivel superior de la estructura de directorios, siga uno de estosprocedimientos:• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clic

en la ubicación de directorio a la que desee ir.


Usar la interfaz

• Para ir al nivel superior de un nodo, haga clic en el nodo.Para explorar un repositorio mediante la vista estándar:En la vista Estándar, en el panel izquierdo, aparece un árbol de directorios que muestrala estructura de directorios del repositorio. En el panel derecho se muestra el contenidodel elemento seleccionado en el panel izquierdo.

1. Para expandir un elemento del panel izquierdo, haga clic en su signo más (+).El elemento se expandirá en el panel izquierdo para mostrar el siguiente nivel decarpetas y nodos que contiene.Cuando haga clic en el signo más, la visualización del panel derecho no cambiará.Para cambiar lo que se ve en el panel derecho, hay que hacer clic en el propioelemento.Si una carpeta contiene más de 50 subcarpetas, no se expandirá inmediatamente.En lugar de eso, Digital Asset Manager muestra un número que indica cuántassubcarpetas contiene. Por ejemplo: si hay 460 subcarpetas, Digital Asset Managermostrará 460 carpetas. Para mostrar las subcarpetas en el panel izquierdo, haga clicen ese número. O bien haga clic en el nombre de la carpeta principal en el panelizquierdo para ver la lista de subcarpetas en el panel derecho. Si se desplaza a unasubcarpeta del panel derecho, el nombre de la subcarpeta se agregará al árbol delpanel izquierdo, pero el árbol no se expandirá. La designación numérica cambiarápara indicar cuántas carpetas siguen sin mostrarse.

2. Para contraer un elemento en el panel izquierdo, haga clic en su signo menos (-).

3. Para volver a un nivel superior del directorio, siga uno de estos procedimientos:• En el panel izquierdo, haga clic en la ubicación a la que desee ir.• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga

clic en la ubicación a la que desee ir.

La ruta de exploraciónAl abrir directorios o realizar acciones, en la parte superior de la página aparece una rutaque muestra la ubicación a la que se ha desplazado o la acción que está viendo. Puedehacer clic en cualquier carpeta de la ruta para volver a esa ubicación.


Usar la interfaz

Elegir los campos que aparecen en una páginaCuando se muestran las propiedades de un objeto, es posible que los usuarios conprivilegios administrativos puedan visualizar campos adicionales en una página. Si enuna página aparece el enlace [+] Mostrar opciones o [+] Mostrar más , podrá seleccionarestos enlaces para ver más propiedades u opciones. Para ver la lista completa depropiedades asociadas al tipo de objeto, puede marcar la casilla de verificaciónMostrartodas las propiedades.

Las propiedades que se muestran varían, dependiendo del tipo de objeto del documentooriginal. Es posible editar los campos si fuera necesario. Si desea ver explicacionesdetalladas de las propiedades, consulte la descripción del tipo de objeto en Content ServerObject Reference Manual (Manual de referencia de objetos de Content Server).

Para ocultar campos u opciones adicionales, seleccione el enlace [-] Ocultar opciones o elenlace [-] Ocultar más.


Usar la interfaz

Elegir la información que aparece en una listaPuede determinar la forma en que se mostrará la lista de elementos. En esta sección sedescriben los siguientes temas:

• Establecer el número de elementos por página, página 33• Pasar a elementos de una lista, página 33• Filtrar listas, página 34• Ordenar listas, página 35• Seleccionar las columnas que aparecen en una lista, página 35• Uso de miniaturas como información visual, página 36

Establecer el número de elementos por página

Puede seleccionar el número máximo de elementos que se mostrarán por página. Loselementos adicionales se presentarán en la página siguiente. Para seleccionar un númeromáximo, use la lista Elementos por página, que se muestra a continuación:

El campo situado sobre la lista indica el número de páginas que contiene la lista. Porejemplo, si aparece:

es que se está viendo la primera página de una lista de cinco páginas.

Para avanzar o retroceder una página cada vez, haga clic en las flechas sencillas: o

Para ir a la primera o a la última página de la lista, haga clic en las flechas dobles: o

Para ir a un determinado número de página, escriba el número en el campo de texto ypresione Intro.

Pasar a elementos de una lista

Si aparece el campo Empieza por en la parte superior de una lista o directorio, puedepasar a un elemento de la lista sin tener que desplazarse por toda la lista:


Usar la interfaz

Si escribe los primeros caracteres de un nombre de archivo y, a continuación, haceclic en Ir, Digital Asset Manager pasará a los elementos de la lista que empiecen poresos caracteres. También puede escribir una ubicación. En este tema se incluyen dosprocedimientos: uno para pasar a elementos y el otro para pasar a ubicaciones.

Para localizar un elemento mediante el campo Empieza por:

1. En el campo Empieza por, escriba las primeras letras del nombre del elemento.

2. Haga clic en Ir.

Para encontrar una ubicación mediante el campo Empieza por:

1. En el campo Empieza por, escriba la ruta completa o el principio de la ruta. Utiliceesta sintaxis:/nombre_archivador/ruta_carpeta/ruta_carpeta/

Por ejemplo, para acceder directamente a una carpeta llamada “carpeta_xyz” delnivel superior de un archivador denominado “archivador_abc”, deberá escribirlo siguiente:

2. Haga clic en Ir.

Filtrar listas

Se pueden utilizar filtros para restringir los tipos de elementos que se mostrarán en unalista. Si hay filtros disponibles, podrá utilizarlos mediante una lista de selección:

,

o mediante un botón:

.

El botón Filtro permite aplicar varios filtros a la vez. Por ejemplo, podría filtrar porestado y escenario para ver los archivos que tienen tanto el ciclo de vida En prueba comoun escenario francés. Si desea aplicar varios filtros a la vez, haga clic en el botón Filtropara ver los filtros disponibles. Por cada filtro disponible, seleccione el valor que deseaemplear para filtrar.

Nota: si la aplicación basada en WDK permite filtrar por archivos en un sitio WebTrabajo en curso, se mostrarán todos los archivos de la ubicación en la que está viendoel sitio, incluidos los archivos que no son de Trabajo en curso. Este comportamiento esintencionado.


Usar la interfaz

Ordenar listas

Al ordenar elementos en una lista, aparecerán en orden descendente.

Para ordenar elementos en la vista optimizada:

1. Para ordenar, haga clic en una de las propiedades de la línea Ordenar por:

2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar la propiedad.

Para ordenar elementos en la vista estándar:

1. Haga clic en un encabezado de columna:

Para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en el icono de llave:

2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar el encabezado de columna.

Seleccionar las columnas que aparecen en una lista

Se pueden seleccionar las propiedades que aparecen en las listas y cambiar el ordenen que aparecen. Por ejemplo, una lista puede mostrar los valores correspondientes aNombre, Tamaño,Modificado y Formato, como se muestra a continuación:

Puede elegir quitar Tamaño y agregar Creador, como se muestra a continuación:

Para seleccionar las columnas que aparecerán en una vista determinada:

1. Desplácese hasta la vista.


Usar la interfaz

2. Si aparece la casilla de verificación Igual que archivadores, puede marcarla paracopiar la configuración del archivador y omitir el resto de este procedimiento.

3. Haga clic en .

4. Para agregar un tipo de propiedad que se mostrará como una columna, siga esteprocedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que contiene eltipo de propiedad que desea mostrar. Los tipos de propiedades disponibles endicho tipo de objeto aparecerán en la lista Seleccionar atributos para mostrar. Siselecciona Elementos predeterminados, aparecerán las propiedades de todos lostipos de objetos.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione el tipo de propiedadque desea mostrar en una columna.

c. Haga clic en Agregar.

d. Repita estos pasos con tantos tipos de propiedades como desee agregar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione un tipo depropiedad en Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic enArriba o en Abajo, según corresponda.

6. Para quitar un tipo de propiedad que se muestra como columna, seleccione el tipo enSeleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en Quitar.

7. Cuando haya terminado de agregar y quitar tipos de propiedades, haga clic enAceptar.Las opciones de columnas se mantienen por perfil de usuario y por equipo. Si utilizaun equipo distinto, tendrá que volver a especificar las opciones de columnas parael nuevo equipo.

Uso de miniaturas como información visual

Las miniaturas sirven de información visual para conocer el tipo o contenido de unarchivo. Por ejemplo, la miniatura de un archivo de imagen suele ser una copia de laimagen más pequeña y con menor resolución. Si no se puede generar una miniaturade baja resolución, la miniatura aparece como una representación del tipo de archivo,utilizando el icono estándar del formato.

Si se configura para ello, Digital Asset Manager crea miniaturas de nuevos archivoscuando se importan o crean por primera vez en el repositorio. Tenga en cuenta que esposible que la nueva miniatura no aparezca en seguida. La creación de miniaturas selleva a cabo de forma asíncrona, lo que significa que es posible que la miniatura noesté disponible inmediatamente.


Usar la interfaz

Si por algún motivo no se puede enviar al explorador la miniatura o cargarla, DigitalAsset Manager mostrará un icono para representar a la miniatura “rota”. Es posibleconfigurar el icono que se emplea para indicar una miniatura rota, pero de manerapredeterminada se muestra como un icono de documento genérico ( ).

En Digital Asset Manager, se muestran las miniaturas de forma predeterminada. Laúnica forma de desactivar las miniaturas es a través de las preferencias.

Activación de la caja de luz

La Caja de luz permite revisar con rapidez una lista de objetos mediante la visualizaciónde sus miniaturas y de una cantidad limitada de metadatos. La cantidad y los tipos demetadatos que se muestran en la Caja de luz se determinan mediante las preferencias deColumna. Los únicos metadatos requeridos en la vista Caja de luz es la miniatura.

Figura 2-3. Caja de luz en vista de archivador estándar


Usar la interfaz

Para activar la caja de luz:

1. Mientras ve una lista de archivos, marque la casilla de verificación Caja de luz. Lacasilla de verificación permite activar y desactivar la visualización de la caja de luz.

Elegir elementos en páginas de selecciónDurante un procedimiento, a veces aparece una página de selección en la que se le pideque elija un elemento:

Para elegir un elemento en una página de selección:

1. En el lado izquierdo de la pantalla de selección, haga clic en el nodo que deseeexplorar.

2. Desplácese hasta el elemento deseado a través de la exploración estándar de DigitalAsset Manager.

3. Cuando localice el elemento, marque su casilla de verificación. Si es posible, puedeseleccionar varios elementos.

4. Haga clic en Aceptar.


Usar la interfaz

Arrastrar y colocarLa función de arrastrar y colocar está disponible únicamente en la vista estándar. Lafunción de arrastrar y colocar permite agarrar archivos u otros objetos con el ratón ymoverlos a una nueva ubicación.

Para habilitar la función de arrastrar y colocar, instale el complementoWdkPluginCab, através de Preferencias. Se instala en la siguiente ubicación del equipo local:C:\WINDOWS\Downloaded Program Files

Puede utilizar la función de arrastrar y colocar para mover elementos desde lasubicaciones siguientes hasta estas otras ubicaciones:

• desde el portapapeles hacia una ubicación del repositorio• desde una vista de lista (por ejemplo una lista de carpetas, una lista de categorías o

resultados de búsqueda) hacia otra ubicación en el repositorio• desde una ubicación dentro de un documento virtual hacia otra ubicación dentro

del documento virtual• desde un repositorio hacia un sistema local de archivos o viceversaPara arrastrar y colocar un elemento desde una ubicación hacia otra:

1. En el panel izquierdo o en el derecho, sitúe el puntero del ratón sobre el elementoque desee arrastrar.

2. Mantenga pulsado el botón derecho del ratón.

3. Mientras mantiene pulsado el botón derecho del ratón, arrastre el elemento haciauna ubicación del panel opuesto.

4. Suelte el botón derecho del ratón.

5. Si aparece un menú, seleccione la acción deseada.

Abrir ventanas nuevasSi esta opción está disponible en la aplicación basada en WDK, cuando esté en unrepositorio podrá abrir una ventana nueva independiente para dicho repositorio. Puedeutilizar esta función para ver varias áreas de un repositorio al mismo tiempo o paraver varios repositorios a la vez.

Para abrir una ventana nueva para el repositorio actual:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva ventana.• Seleccione Herramientas>Nueva ventana.


Usar la interfaz

Ver mensajesLos mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en laparte inferior de la página:

Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado,se podrá ver el mensaje completo haciendo clic en el botón Ver mensajes de la barra deestado. De esta forma se abrirá el Visor de mensajes, en el que se muestran los mensajesrecientes.

Ver el estado de trabajoPuede hacer clic en el botón de estado de la barra de estado para ver el estado de lostrabajos en segundo plano.

Por ejemplo, un archivo se podría devolver a su estado anterior de forma asíncrona ensegundo plano. Para ver si se ha completado el trabajo, haga clic en el botón de estado.

El botón aparecerá “marcado” si tiene mensajes de estado no leídos remitidos por unatarea asíncrona.

Si hay alguna tarea asíncrona en curso, aparecerá una imagen animada junto al botón.

Para actualizar el estado, haga clic en Actualizar.

Configurar el explorador para reproductoresde medios

Digital Asset Manager admite una variedad de objetos. Entre éstos se encuentrantransmisiones de medios en forma de archivos de vídeo y audio. Es posible que seanecesario configurar el explorador para que abra los reproductores de medios adecuadoscuando desee reproducir un archivo de transmisión desde Digital Asset Manager. Lanecesidad de configurar el explorador depende del sistema operativo y del exploradorque se utilice. Por ejemplo, los usuarios de Macintosh que tengan el explorador Netscapetendrán que configurar el explorador. Los usuarios de Microsoft Internet Explorerprobablemente no tendrán que configurar el explorador.


Usar la interfaz

Digital Asset Manager admite actualmente los siguientes reproductores de medios:RealPlayer de RealNetworks, Reproductor de WindowsMedia de Microsoft y QuickTimede Apple.

Al elegir reproducir un archivo de transmisión, Digital Asset Manager detectará si hayalgún reproductor de medios instalado en el equipo. Si tiene instalado el reproductor demedios adecuado para el tipo de archivo seleccionado y el explorador está configuradopara reconocerlo, Digital Asset Manager abrirá el reproductor e iniciará la reproducciónde dicho archivo.

En la siguiente tabla se detallan los tipos de archivo de transmisión y los tipos MIMEcorrespondientes, lo que le ayudará a configurar el explorador.

Tabla 2-1. Tipos MIME según la extensión

Extensión de archivo Tipo MIME

.asf video/x-ms-asf

.asx video/x-ms-asf

.wma audio/x-ms-wma

.wax audio/x-ms-wax

.wmv video/x-ms-wmv

.wvx video/x-ms-wvx

.wm video/x-ms-wm

.wmx video/x-ms-wmx

.wmz aplicación/x-ms-wmz

.wmd aplicación/x-ms-wmd

Para obtener ayuda sobre los tipos de reproductores y los formatos de archivo queadmiten, consulte la Ayuda del reproductor.

Es posible que para abrir el reproductor más apropiado de un tipo de archivo seanecesario configurar algunos exploradores. Por ejemplo, es posible que sea necesarioconfigurar Netscape en los host de Macintosh. Siga este procedimiento para configurarNetscape en un host de Macintosh.

Para configurar Netscape (en Macintosh) con el fin de que reproduzca los archivos detransmisión en el reproductor adecuado:

1. En el menú Editar de Netscape, seleccione Preferencias.Se abrirá el cuadro de diálogo Preferencias.

2. Expanda la categoría Navigator.

3. Seleccione Helper Applications.


Usar la interfaz

Aparecerá la ventana Helper Applications.

4. En cada tipo MIME, haga clic enNuevo tipo y siga las indicaciones oportunas conel fin de configurar el tipo MIME para la extensión de archivo y el reproductorcorrespondientes.

Ver la información del producto de la aplicaciónde WDK

Para ver el número de versión y otra información del producto:

1. Seleccione Archivo>Acerca de Digital Asset Manager.

2. Para acceder al sito Web de EMC o EMC|Documentum, haga clic en el logotipoadecuado.


Capítulo 3Buscar

Para ejecutar búsquedas, vaya a los campos de búsqueda en la parte superior de la página de DigitalAsset Manager:

• permite realizar una búsqueda simple basada en laspalabras clave que introduzca. Escriba las palabras clave y, a continuación, haga clic en .

• permite realizar una búsqueda por determinadas propiedades y valores depropiedad. Si precisa más información, consulte el tema de esta guía sobre búsquedas avanzadas.

En esta sección se describen los siguientes temas:

• Ejecutar búsquedas simples, página 43• Ejecutar búsquedas avanzadas, página 44• Guardar búsquedas, página 46• Ejecutar búsquedas guardadas, página 46• Gestionar búsquedas guardadas, página 47

Ejecutar búsquedas simplesLa búsqueda simple compara las palabras buscadas con el texto indizado y laspropiedades que se enumeran a continuación. El sistema puede estar configurado parabuscar, además, en otras propiedades:

• Nombre de archivo• Nombre descriptivo• Categoría• AutorUna búsqueda simple busca en las ubicaciones designadas en la pantalla de búsquedaavanzada.


Buscar

Para realizar una búsqueda simple:

1. En el campo Buscar situado en la parte superior de la página, escriba el texto quedesee buscar. Para separar el texto, puede introducir espacios o comas. Digital AssetManager busca el texto separado mediante consultas Verity.

2. Haga clic en Ir.

3. Mientras se ejecuta la búsqueda, Digital Asset Manager muestra la primera páginade resultados. Mientras se está ejecutando la búsqueda puede realizar las siguientesacciones:• Para cancelar la búsqueda, haga clic en Cancelar.• Para detener la búsqueda y ver los resultados encontrados hasta el momento,

haga clic en Detener.• Para ver el estado de la búsqueda, haga clic en Procesando en la esquina superior

derecha de la página.4. Para revisar la búsqueda y ejecutarla de nuevo, haga clic en Revisar esta búsqueda y,

a continuación, siga las instrucciones de Ejecutar búsquedas avanzadas, página 44.

5. Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda (si precisa másinformación consulte Guardar búsquedas, página 46).

Ejecutar búsquedas avanzadasUna búsqueda avanzada permite seleccionar las ubicaciones en las que desea buscar yseleccionar las propiedades de búsqueda.

En función de la configuración de su organización, puede buscar en orígenes externos asícomo en los repositorios de la organización.

Para realizar una búsqueda avanzada:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de la aplicación basada en WDKdisponible:• En el encabezado situado en la parte superior de la página de Digital Asset

Manager, haga clic en Avanzada.• En el panel de la izquierda, haga clic en Búsqueda avanzada.La página Búsqueda avanzada se abre mostrando la ficha General.

2. En el campoQue contengan las palabras, escriba las palabras que desea buscar. Másadelante deberá elegir las propiedades que desea buscar.

3. En la lista Buscar en estas ubicaciones, seleccione las ubicaciones en las que deseebuscar.Para agregar ubicaciones a la lista, haga clic en Editar y haga lo siguiente:


Buscar

a. En la lista de la parte izquierda, explore hasta la ubicación que desee agregar,selecciónela y haga clic en .

b. Repita este último paso con tantas ubicaciones como desee agregar.

c. Haga clic en Aceptar.

4. Seleccione las propiedades por las que desea buscar. Para ello, realice elprocedimiento siguiente:

a. En el campo Fecha, puede buscar los elementos para los que una accióndeterminada tuvo lugar durante un período específico. Para ello, seleccione laacción en el primer campo y, a continuación, seleccione el período de tiempo enel resto de los campos.

b. En el campo Tipo de objeto, seleccione el tipo de elemento que desea buscar.

c. En el campo Tamaño, seleccione el rango de tamaños de archivo que deseabuscar.

d. Para buscar por otro valor de propiedad, haga clic en Seleccione una propiedad.Aparecerá un línea nueva con campos nuevos. En el primer campo de la línea,seleccione la propiedad por la que desea buscar. En el segundo campo, seleccioneun operador, que determina la relación del valor de búsqueda con el valor depropiedad. En los campos restantes, introduzca los valores de búsqueda.

e. Para buscar por otro valor de propiedad, haga clic en Seleccione otra propiedad.Aparecerá un línea nueva con campos nuevos. En el primer campo, seleccioneuna de las siguientes opciones:• Y: esta opción devuelve los resultados que coinciden con este valor de

propiedad, y el valor de propiedad de la línea anterior.• O: esta opción devuelve los resultados que coinciden con este valor de

propiedad, o el valor de propiedad de la línea anterior.En el resto de los campos, seleccione la propiedad por la que desea buscar;seleccione el operador que determina la relación del valor de búsqueda y el valorde propiedad; e introduzca los valores de búsqueda.Repita este paso con tantos valores de propiedad como desee agregar.Nota: cuando hay tres o más valores, el orden de las operaciones da preferenciaal operador Y con respecto a O.

f. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar,situado junto a la propiedad que desee quitar.

5. Para incluir objetos ocultos en la búsqueda, seleccione Buscar objetos ocultos. Losobjetos ocultos sólo están visibles para los usuarios con permiso Leer o Escribir paraesos objetos. La búsqueda mostrará sólo los objetos para los que tenga permisode visualización.


Buscar

6. Para buscar las versiones anteriores y actual de un archivo, seleccione Buscar todaslas versiones.

7. Haga clic en Buscar.

Guardar búsquedasUna vez realizada una búsqueda, puede guardarla para volver a ejecutarla más adelante.

Para guardar una búsqueda:

1. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda.

2. En el campo Nombre, escriba un nombre para la búsqueda.

3. El campo Descripción aparece ya rellenado con la descripción de la consulta, peropuede editarlo si lo desea. Este campo no debe dejarse en blanco.

4. En el campo Ubicación, seleccione el repositorio en el que desea guardar labúsqueda. No obstante, la ruta concreta del repositorio en la que se guardará labúsqueda está predeterminada.

5. Haga clic en Aceptar para guardar la búsqueda. Si el nombre de la búsquedaguardada ya existe, el sistema le preguntará si desea sobrescribir la búsqueda.Si hace clic en Sí se sobrescribirá la búsqueda. Si hace clic en No la búsqueda seguardará como un nuevo objeto. Puede acceder a todas las búsquedas guardadasmediante las fichasMis búsquedas guardadas y Todas las búsquedas guardadas.

Ejecutar búsquedas guardadasEste procedimiento describe cómo volver a ejecutar una búsqueda que se ha guardadopreviamente. Al ejecutar de nuevo la búsqueda, ésta utiliza los mismos parámetrospero devuelve resultados actualizados.

Para ejecutar una búsqueda guardada:


Manager, haga clic en Avanzada.• En el panel de la izquierda, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. Seleccione una de las siguientes fichas:


Buscar

• Mis búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para ejecutar una búsquedaguardada en el repositorio que está viendo en ese momento.

• Todas las búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para ejecutar todas lasbúsquedas guardadas por usuarios finales. Es posible que estas búsquedas sehayan guardado en otro repositorio que no esté visualizando.

3. Si ha seleccionado Todas las búsquedas guardadas, utilice la lista situada en laesquina superior izquierda de la página para seleccionar el repositorio en el quedesea localizar las búsquedas guardadas. El repositorio en el que ha iniciado sesiónactualmente está seleccionado de forma predeterminada.

4. Para modificar los parámetros de búsqueda antes de ejecutarla, haga clic en Revisaren la línea de la búsqueda.Al revisar una búsqueda guardada se abre la ficha General de la pantalla debúsqueda avanzada, donde todos los parámetros de la búsqueda guardada aparecenya rellenados. Realice los cambios y haga clic en Buscar.Los cambios se utilizarán para esta ejecución de la búsqueda guardada, a menos queespecifique que se guarden de forma permanente. Haga clic en Guardar búsquedapara guardar la nueva búsqueda.

5. En la línea de la búsqueda, haga clic en Ejecutar búsqueda para ver los resultados dela búsqueda.

6. Si Digital Asset Manager requiere que se introduzcan las credenciales de un origende búsqueda, hágalo.

7. Cuando aparezcan los resultados de la búsqueda, puede realizar lo siguiente:• Para volver a ejecutar la búsqueda con otros parámetros, haga clic en Revisar

esta búsqueda. Al revisar esta búsqueda, se abre la ficha General de la pantallade búsqueda avanzada, donde todos los parámetros de la búsqueda guardadaaparecen ya rellenados.

• Tanto para Mis búsquedas guardadas como para Todas las búsquedasguardadas, puede cambiar el repositorio.

• Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda. Consulte Guardarbúsquedas, página 46.

Gestionar búsquedas guardadasEn este procedimiento se describe la forma de abrir, revisar y eliminar búsquedasguardadas.


Buscar

Para gestionar búsquedas guardadas:


Manager, haga clic en Avanzada.• En el panel de la izquierda, haga clic en Búsqueda avanzada.La página Búsqueda avanzada se abre mostrando la ficha General.

2. Seleccione una de las siguientes fichas:• Mis búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para gestionar búsquedas

guardadas en el repositorio actual.• Todas las búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para gestionar búsquedas

guardadas en repositorios distintos al actual.• Los cambios se utilizarán para esta ejecución de la búsqueda guardada, a menos

que especifique que se guarden de forma permanente. Haga clic en Guardarbúsqueda para guardar la nueva búsqueda.

3. Para revisar una búsqueda, haga clic en Revisar esta búsqueda en la línea de labúsqueda y modifique los parámetros.

4. Tanto paraMis búsquedas guardadas como para Todas las búsquedas guardadas,puede cambiar el repositorio.

5. Para quitar una búsqueda guardada, haga clic en Quitar en la línea de la búsqueda.


Capítulo 4Definir preferencias

Las preferencias determinan su configuración personal y se almacenan en su equipo. Las preferenciasson específicas de ese equipo. Si usa otro equipo, éste podría no tener la misma configuración depreferencias. Si usa Microsoft Internet Explorer, las preferencias se almacenarán en una cookie. Sielimina la cookie, perderá la configuración de preferencias.

Para tener acceso a las preferencias:

1. Haga clic en Preferencias en el encabezado. A continuación, realice el procedimientocorrespondiente a las preferencias que desee definir:• Definir preferencias generales, página 49• Definir preferencias de columnas, página 50• Definir preferencias de documentos virtuales, página 51• Definir preferencias de inicio de sesión, página 52• Definir repositorios favoritos, página 53• Definir orígenes de búsqueda, página 53• Definir formatos, página 54Es posible que algunas de las preferencias que aquí se muestran no estén disponiblesen su instalación de Digital Asset Manager. Lo que aparecerá depende de laconfiguración de su organización.

Definir preferencias generalesPara definir las preferencias generales:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha General.

2. En el campo Tipo de aplicación, seleccione si desea que aparezca la vista estándar uoptimizada cuando inicie sesión.


Definir preferencias

3. En La sección empezará en, seleccione la página que desea que aparezca al iniciarla sesión. Por ejemplo, si elige Suscripciones, Digital Asset Manager mostrará elnodo Suscripciones cuando inicie sesión.

4. En Diseño, seleccione el conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizarán enpantalla.

5. En Opciones de accesibilidad, elija si se mostrarán accesos directos de exploración ytexto emergente. Las descripciones de texto emergentes aparecen cuando pasa elcursor del ratón sobre un elemento de la interfaz.

6. En Ubicación de retirada puede cambiar la ubicación del directorio de retirada. Eldirectorio de retirada es la ubicación del equipo donde Digital Asset Manager copialos archivos cuando se accede a ellos para editarlos, es decir, cuando se retiran delrepositorio.

7. En Arrastrar y colocar, marque la casilla de verificación si desea utilizar elcomplemento para arrastrar y colocar. Esta opción requiere que reinicie el exploradorpara que los cambios surtan efecto.

8. En Objetos ocultos, seleccioneMostrar objetos ocultos si desea que Digital AssetManager muestre los objetos ocultos. Los objetos ocultos sólo están visibles para losusuarios con permiso Leer o Escribir para esos objetos.

9. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Definir preferencias de columnasPuede definir las columnas que aparecen para cada nodo y las que aparecen paradocumentos virtuales.

Para definir las preferencias de columnas:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Columnas.

2. Desplácese hasta la combinación de vista y nodo (o vista y documento virtual) parala que desea definir columnas. Haga clic en Editar en la vista correspondiente.

3. Para mostrar una propiedad, siga este procedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que contienela propiedad que desea mostrar. Las propiedades disponibles de dicho tipo deobjeto aparecerán en la lista Seleccionar atributos para mostrar. Si seleccionaElementos predeterminados, aparecerán las propiedades de todos los tipos deobjetos del repositorio.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione el tipo de propiedadque desea mostrar como columna.



c. Haga clic en la flecha derecha.

d. Repita estos pasos con tantas propiedades como desee agregar.

4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedaden la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flechaarriba o abajo.

5. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionaratributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha izquierda.


Definir preferencias de documentos virtualesSi su aplicación basada en WDK utiliza documentos virtuales, siga este procedimientopara definir las preferencias de los documentos virtuales.

Para definir preferencias de documentos virtuales:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Documentos virtuales.

2. En Opciones de apertura, seleccione lo que pasará cuando abra un documentovirtual haciendo clic en su nombre. Esta preferencia no se aplica si el documentovirtual ya se encuentra abierto en Virtual Document Manager (VDM):• Ver estructura:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá el primer nivelde archivos anidados.

• Ver contenido:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá una copiade sólo lectura del contenido.

• Preguntar siempre:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, se le solicitará queseleccione si desea mostrar la estructura o el contenido de sólo lectura.

Si el documento virtual no tiene contenido, VDM muestra automáticamente laestructura del documento virtual, con independencia de cómo se haya definidoesta preferencia.

3. Si desea que VDM muestre enlaces rotos, seleccioneMostrar enlaces rotos. Unenlace estará roto si VDM no puede encontrar la versión del componente especificadapor la regla de enlace de ese componente.

4. En Copiar, seleccione qué acción se debe realizar cuando se copie un documentovirtual en el portapapeles. Puede seleccionar una de estas opciones:



• Sólo raíz:

Con esta opción se copian el contenido y las propiedades únicamente del archivopadre.

• Raíz y descendientes:

Con esta opción se copian el archivo padre y todos los descendientes anidadosen él, incluidos los descendientes de los descendientes, y así sucesivamente.

• Raíz y enlace a descendientes existentes:

Con esta opción se copia el archivo padre y se crean referencias a losdescendientes.

• Preguntar siempre:

Pide al usuario que seleccione qué copiar.5. En Retirar, seleccione lo que pasará cuando intente retirar un elemento que haya

bloqueado otro usuario:• Descargar como sólo lectura:

Descarga una copia del elemento como sólo lectura.• Preguntar siempre:

Pide al usuario que seleccione si desea descargar como sólo lectura.6. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Definir preferencias de inicio de sesiónSi marcó la casilla ¿Recordar credenciales la próxima vez? al iniciar la sesión, podrá versus credenciales guardadas en las preferencias de Inicio de sesión. Puede eliminar lascredenciales guardadas desde la página.

Para definir las preferencias de inicio de sesión:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Inicio de sesión.Se mostrarán sus credenciales guardadas.

2. Para eliminar las credenciales guardadas, haga clic en Quitar credencialesguardadas.




Definir repositorios favoritosLa ficha Repositorios determina qué repositorios aparecen al iniciar la sesión.

Si utiliza un enlace o marcador para acceder a un archivo de un repositorio que no estáen su lista Repositorios, el repositorio se agregará a la lista.

Las preferencias se mantienen por perfil de usuario en un equipo concreto. Si utilizaun equipo distinto, tendrá que volver a especificar los repositorios favoritos para elnuevo equipo.

Para definir repositorios favoritos:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Repositorios.

2. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregar y, acontinuación, haga clic en la flecha derecha. Repita este paso con tantos repositorioscomo desee agregar.

3. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios, selecciónelo y haga clic en laflecha izquierda. Repita este paso con tantos repositorios como desee quitar.

4. Cuando inicie una sesión o cambie de repositorio, los repositorios aparecerán en elmismo orden por el que se encuentren en la listaRepositorios. Para cambiar el orden,seleccione el repositorio que desee subir o bajar en la lista y haga clic en las flechasarriba o abajo. Repita este paso con tantos repositorios como desee mover en la lista.


Definir orígenes de búsquedaPuede definir ubicaciones predeterminadas para las búsquedas.

Para definir orígenes de búsqueda:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Buscar.

2. Seleccione la ubicación predeterminada para las búsquedas:• Mis repositorios favoritos:

Las ubicaciones de búsqueda predeterminadas se definirán como todos losrepositorios de la lista de repositorios predeterminada. Puede ver o modificar lalista predeterminada en la ficha Repositorios de las Preferencias.

• Sólo repositorio actual:

La ubicación de búsqueda predeterminada se definirá como el repositorio queestá viendo en el momento de realizar la búsqueda.



• Otros:

Las ubicaciones de búsqueda predeterminadas se definirán como las ubicacionesconcretas que seleccione.

3. Si ha seleccionado Otros, desplácese por la lista Repositorios disponibles hasta laubicación que desee agregar y selecciónela. Introduzca su nombre de usuario ycontraseña si el sistema se lo solicita. Haga clic en la flecha derecha. Repita este pasocon tantas ubicaciones como desee agregar.

4. Para quitar una ubicación de la lista Incluidos en la búsqueda, selecciónela y hagaclic en la flecha izquierda.


Definir formatosPuede utilizar la preferencia Formatos para determinar las aplicaciones utilizadas paraver y modificar los archivos de un tipo concreto de objeto de Documentum.

Para definir las preferencias de formato:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Formatos.

2. En la lista desplegable Elegir tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto cuyoformato desea definir.

3. En la lista Formato primario del objeto, seleccione el formato de archivo que deseaasociar con este tipo de objeto.

4. Para configurar las opciones de visualización de sólo lectura de un archivo de estetipo de objeto, defina las opciones siguientes:• Formato de visualización: el formato designado por la extensión de archivo.• ¿Desea que este contenido aparezca en el explorador Web?: si la aplicación que

va a utilizar se puede abrir con un explorador, puede hacer que el contenido semuestre en el explorador de forma predeterminada. Si selecciona Sí, el archivose abrirá en el explorador y no se iniciará ninguna otra aplicación.

• Aplicación de visualización: la aplicación utilizada para visualizar.5. En la lista Aplicación para editar, seleccione la aplicación utilizada para editar

archivos de este tipo de objeto.




Definir las preferencias de File Share ServicesDigital Asset Manager se integra con File Share Services (FSS) de Documentum paraofrecer acceso a la capacidad de FSS de gestionar enlaces, documentos virtuales,funciones de arrastrar y colocar así como para aprovechar su velocidad y facilidadde uso. Para aprovechar esta ventaja, Digital Asset Manager permite invocar lavisualización y edición de documentos directamente a través de FSS en lugar de usar elproceso normal de transferencia de contenido.

A través de la opción Preferencias, tiene la opción de introducir o cambiar el métodopredeterminado que se utilizará para los comandos de visualización y edición.

Si elige usar File Share Services para realizar modificaciones, el documento se bloquearáen el repositorio. FFS desbloquea el documento cuando lo vuelve a guardar en elrepositorio o si se quita el bloqueo manualmente.

Además, puede elegir la forma en la que FSS abre un documento seleccionado paraverlo o editarlo. Descargar el documento en la aplicación predeterminada abre eldocumento seleccionado directamente en su aplicación predeterminada para verlo oeditarlo. Descargar la carpeta que contiene el documento descarga la carpeta donde seubica el documento. Con esta opción, la carpeta se abre en el Finder de Macintosh o en elExplorador de Windows con el documento elegido resaltado o seleccionado.

Si elige usar FSS para ver y editar, Digital Asset Manager siempre comprobará si elcliente de FSS está instalado y ejecutándose en el cliente. Si se producen errores durantela ejecución de la visualización o edición a través de FSS (por ejemplo que FFS nose esté ejecutando), Digital Asset Manager mostrará un mensaje de error y cambiaráautomáticamente al proceso normal de transferencia de contenido.

Para definir las preferencias de File Share Services:

1. En el encabezado, haga clic en Preferencias.

2. Seleccione la ficha General.

3. En <uilabel moreinfo="none">Editar, seleccione Usar File Share Services (FSS).

4. En Editar, seleccione Usar File Share Services (FSS).

5. En FSS, seleccione Descargar el documento en la aplicación predeterminada o bienDescargar la carpeta que contiene el documento.





Capítulo 5Trabajar con archivadores, carpetas yarchivos


• Crear archivadores, carpetas y archivos, página 57• Retirar y editar archivos, página 60• Ver archivos en modo de sólo lectura, página 66• Ver elementos relacionados, página 66• Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 67• Importar, página 67• Exportar, página 69• Eliminar, página 70• Usar el portapapeles, página 71• Mover elementos, página 71• Copiar elementos, página 72• Crear y usar enlaces, página 73• Suscribirse a elementos, página 75

Crear archivadores, carpetas y archivosEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Crear archivadores, página 58• Crear carpetas, página 58• Crear archivos, página 59


Trabajar con archivadores, carpetas y archivos

Crear archivadores

Los archivadores aparecen indicados por este icono:

Nota: si la aplicación basada en WDK incluye archivadores Web, para crear archivadoresWeb, utilice un procedimiento independiente. Consulte el índice o la tabla de contenidopara ver el procedimiento.

Para crear un archivador:

1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador.

2. Seleccione el nodo Archivadores.

3. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nuevo archivador.• Seleccione Archivo>Nuevo>Archivador.

4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y tipo de archivador.Introduzca la información adicional que desee.

5. En la ficha Información, defina las propiedades como desee. La organizacióndetermina qué propiedades están disponibles.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta,haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca.Si la aplicación basada en WDK admite CIS, puede que Ver valores CIS aparezca.En ese caso, seleccione los valores de propiedad sugeridos que desee aceptar y, acontinuación, haga clic en Aceptar.Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~) o barra vertical (|).

6. En la ficha Permisos, especifique los accesos que tendrán los usuarios y gruposespecíficos con respecto al archivador.

7. Dependiendo de la aplicación basada en WDK, podrían aparecer otras fichas. Definala información en estas fichas como desee. Si precisa más información sobre lasfunciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía que trata esasfunciones.

8. Haga clic en Terminar.

Crear carpetas

Para crear una carpeta:

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee crear la nueva carpeta.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:



• Haga clic en Nueva carpeta.• Seleccione Archivo>Nuevo>Carpeta.

3. En la ficha Crear, especifique el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca lainformación adicional que desee.

4. En la ficha Información, defina las propiedades como desee. La organizacióndetermina qué propiedades están disponibles.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta,haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca.Si la aplicación basada en WDK admite CIS, puede que Ver valores CIS aparezca.En ese caso, seleccione los valores de propiedad sugeridos que desee aceptar y, acontinuación, haga clic en Aceptar.Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~) o barra vertical (|).

5. En la ficha Permisos, especifique los accesos que tendrán los usuarios y gruposespecíficos con respecto a la carpeta.



Crear archivos

Nota: si la aplicación basada en WDK incluye edición en contexto, consulte el capítulocorrespondiente para crear un archivo utilizando esta característica.

Para crear un archivo:

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee crear el nuevo archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nuevo documento o en Nuevo contenido.• Seleccione Archivo>Nuevo>Documento o Archivo>Nuevo>Contenido.

3. Si aparece una página de selección, deberá seleccionar una plantilla para el nuevoarchivo. Seleccione la plantilla y haga clic en Aceptar. Si precisa instrucciones parausar la página de selección, consulte el tema correspondiente en el capítulo sobre eluso de la interfaz.Nota: si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para untipo personalizado, no se puede crear un archivo de ese tipo. En su lugar, puedecrear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación,asignarle el tipo personalizado.



4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivo. Introduzca la informaciónadicional que desee.

5. En la ficha Información, si está disponible, defina la información como desee. Si elenlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta, hagaclic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca.



Retirar y editar archivosEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Información general, página 60• Directorio de retirada, página 61• Retirar o editar archivos, página 62• Registrar archivos, página 63• Cancelar retiradas, página 64• Localizar archivos utilizados recientemente, página 65• Acceder a los archivos retirados, página 65

Información general

Para editar archivos, debe retirarlos en el equipo local. Cuando retire un archivo,Digital Asset Manager lo bloqueará en el repositorio para que nadie más lo puedaeditar. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Si retira unarchivo enlazado a varias ubicaciones del repositorio, el archivo se bloqueará en todaslas ubicaciones.

Al retirar un archivo, Digital Asset Manager lo copia o transmite al equipo. La acciónque se realice dependerá de la aplicación de edición del archivo. Si el archivo utilizauna aplicación de edición externa, Digital Asset Manager descargará el archivo en eldirectorio de retirada. En el directorio de retirada puede abrir y cerrar el archivo siempreque lo desee, así como realizar y guardar cambios. Las modificaciones realizadas no seguardarán en el repositorio hasta que el archivo se registre.



Si el archivo utiliza una aplicación de edición interna, el registro transmitirá el archivodirectamente a la aplicación. El archivo no se copiará en el equipo. Cuando guarde elarchivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio.No obstante, el archivo seguirá retirado. Para desbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo.

Para retirar un archivo, utilice el comando editar o retirar. El comando editar abreinmediatamente el archivo en la retirada.

Digital Asset Manager muestra junto a los archivos que haya bloqueado y junto alos archivos bloqueados por otros usuarios.

Puede ordenar la listaMis archivos para agrupar juntos los archivos que ha bloqueado.Para ello, haga clic en Retirado por o en el encabezado de columna .

Directorio de retirada

De forma predeterminada, el directorio de retirada se encuentra en una de lasubicaciones siguientes:

• En sistemas operativos Windows:

//Documentum/Retirada• En sistemas operativos Macintosh:

Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:RetiradaPuede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté ono conectado al repositorio. En algunos casos, cuando se retira un archivo, es posible queDigital Asset Manager no lo copie en el equipo, sino que lo transmita al equipo. Queesto ocurra depende de la aplicación de edición del archivo. Si Digital Asset Managertransmite el archivo al equipo, el archivo no se guarda en el equipo local.

Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivotiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflictode denominación. Un conflicto surge si ya existe un archivo con el mismo nombre en eldirectorio de retirada. Si surge un conflicto de denominación, Digital Asset Manageradjuntará un número al nombre del archivo local para dar exclusividad al archivo enel directorio de retirada. Esto no cambia el nombre del archivo en el repositorio. Cuando sevuelva a registrar el archivo, mantendrá su nombre original.

Por ejemplo, si retira un archivo denominado suministros.xml, el archivo se copia en eldirectorio de retirada y su nombre también será suministros.xml. Si más tarde retira otroarchivo con el mismo nombre, el segundo archivo también se copia en el directorio deretirada, pero con el nombre suministros(2).xml.

Al retirar un archivo, si el archivo contiene enlaces y selecciona retirar los archivosenlazados, dichos archivos también se copiarán en el directorio de retirada. Por ejemplo,si retira un archivo XML llamado autos.xml, que contiene enlaces a los archivos imagen.gif



e información.txt, los tres archivos se copiarán en el directorio de retirada. Si surgenconflictos de denominación con alguno de los archivos enlazados, Digital Asset Manageragregará números a los nombres de los archivos implicados en el conflicto.

Los nombres de archivos admiten una longitud máxima de 64 caracteres. Los nombresde archivo con más de 64 caracteres se truncarán y sólo mostrarán 64 caracteres en eldirectorio de retirada.

La ubicación del directorio de retirada se puede modificar en la preferencias de DigitalAsset Manager.

Retirar o editar archivos

Al retirar un archivo, el archivo se bloquea y se copia en el directorio de retirada.Para acceder al archivo en el equipo, desplácese hasta el directorio de retirada y abrael archivo.

Cuando edita un archivo, el archivo se retira y Digital Asset Manager abre el archivo enuna aplicación de edición.

Si se le solicita que acepte subprogramas de Documentum o Java, hágalo. Lea todaslas indicaciones detenidamente.

Nota: Si la aplicación basada en WDK admite aprobaciones, al retirar el archivo lasaprobaciones pendientes se definirán con estado de cancelación. Si cancela la retirada, elestado de cancelación se vuelve a definir como estado pendiente.

Para retirar un archivo sin abrirlo:

1. Desplácese hasta el archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En el elemento de línea del archivo, haga clic en Retirar o Editar.• Marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A continuación,

seleccione Archivo>Retirar o Archivo>Editar.Nota: La opción de retirada está habilitada independientemente de que tenga losniveles de permiso adecuados para retirar un archivo determinado. Si no tiene lospermisos adecuados, Digital Asset Manager mostrará un mensaje indicándoselo y nole permitirá retirar el archivo.

3. Cuando se le solicite que confirme qué archivos va a retirar, haga lo siguiente:• Si va a retirar varios archivos, confirme las opciones de retirada de cada archivo

por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clicen Terminar. Para aplicar las opciones de retirada seleccionadas a todos losarchivos restantes, haga clic en Terminar antes de llegar al último archivo.



• Si va a retirar un documento virtual, seleccione si va a retirar el archivo raízy todos sus descendientes, si va a retirar sólo el archivo raíz al tiempo quedescarga los descendientes como sólo lectura, o bien si va a retirar sólo el archivoraíz sin descargar los descendientes.

4. Si va a retirar un documento virtual y recibe un aviso que indique que algunosarchivos están bloqueados y que se van a retirar en el modo de sólo lectura, haga clicen Continuar para seguir con la retirada.

5. Si se le solicita un directorio de retirada, especifique la ruta de acceso y el directorio.

6. Si se le solicita que seleccione qué ubicación de repositorio va a usar para los enlacesde ruta de acceso relativos dentro de un documento virtual, seleccione la ubicación.

7. Si se le solicita que instale el software utilizado para editar el archivo, hágalo.

8. Si el archivo no se abre durante la retirada, podrá abrirlo si lo busca en el directoriode retirada.

Registrar archivos

Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas lascopias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copiaspermanecen con la versión anterior. No obstante, según la configuración definida, seenviará una solicitud de copia en PDF si ha registrado el archivo como la misma versióny ya existe una copia en PDF.

Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación conun documento padre, a menos que el documento padre también se haya registradocomo una nueva versión.

Si se le solicita que acepte subprogramas de Documentum o Java, hágalo. Lea lasindicaciones detenidamente.

Para registrar archivos:

1. Desplácese hasta el archivo bloqueado.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la línea del archivo, haga clic en Registrar.• Marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A continuación,

seleccione Archivo>Registrar.3. Si Digital Asset Manager no puede encontrar el archivo en el equipo, se le solicitará

que busque el archivo. Diríjase a la ubicación donde se encuentra el archivo.

4. Si se le solicita información de registro, introduzca la información requerida.



Esta información variará en función de la instalación de su organización. Lainformación de registro puede incluir los siguientes elementos:• Guardar como: establece el número de versión. Si selecciona el mismo número

de versión, el archivo original se sobrescribirá con la nueva versión.• Etiqueta de versión: nombre de la versión actualizada.• Mantener bloqueo: guarda el archivo actualizado en el repositorio al tiempo

que conserva el archivo retirado en su nombre.• Convertir ésta en la versión actual: hace que el archivo actualizado sea la

versión actual.• Mantener una copia local tras el registro: mantiene una copia del archivo en el

equipo local.• Registrar desde archivo: sustituye el archivo del repositorio con el archivo que

elija.5. Si va a retirar sólo un archivo, haga clic en Aceptar.

6. Si va a retirar varios archivos, utilice el botón Siguiente para introducir lainformación de registro de cada archivo, o bien, si lo desea, haga clic en Terminarpara aplicar la información de registro de la página actual a todos los demás archivosdel grupo.

Cancelar retiradas

Si cancela la retirada, el archivo se desbloqueará y se anularán todos los cambiosrealizados en la copia del archivo de su equipo. El repositorio mantendrá la últimaversión del archivo como la versión actual.

Para cancelar retiradas:

1. Desplácese hasta el archivo bloqueado.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Junto al archivo, haga clic en Cancelar retirada.• Marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A continuación,

seleccione Archivo>Cancelar retirada.3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos:

• Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar. (Tenga encuenta que si hace clic en Cancelar, no se llevará a cabo la acción de cancelaciónde la retirada. El archivo seguirá estando retirado.)

• Si va a cancelar la retirada de varios archivos, siga este procedimiento, a menosque vaya a cancelar la retirada de un documento virtual basado en XML, como sedescribe a continuación: haga clic en Siguiente con cada archivo. Con el último



archivo, haga clic en Terminar. (Tenga en cuenta que también puede hacer clicen Terminar antes de llegar al último archivo. En el mensaje de confirmación,haga clic en Continuar.)

• Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a cancelar la retirada de undocumento virtual basado en XML y se le solicita que seleccione entre cancelarsólo la raíz o la raíz con descendientes, seleccione una de las siguientes opcionesy haga clic en Aceptar:

— Documento virtual y todos los descendientes para cancelar la retirada delarchivo raíz y todos los archivos anidados.

— Sólo el documento virtual para cancelar sólo la retirada del archivo XMLraíz pero no de los archivos anidados.

Localizar archivos utilizados recientemente

Mis archivos permite ver los archivos que se han creado o retirado recientemente. Puederealizar todas las operaciones estándar de archivo desdeMis archivos. Para realizar unaoperación en concreto, siga el procedimiento estándar de Digital Asset Manager. Porejemplo, para retirar un archivo, siga el procedimiento estándar para retirar un archivo.

Si la configuración de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios,Misarchivos también permitirá ver los archivos a los que se ha tenido acceso recientementeen otros repositorios, así como los del repositorio que está viendo en esos momentos.Puede realizar operaciones estándar en archivos de otros repositorios siempre que tengalas contraseñas y los nombres de usuario requeridos para dichos repositorios o queya haya iniciado sesión en ellos.

Nota: Puede enlazar elementos entre distintos repositorios si el administrador haconfigurado el servidor para ejecutar el trabajo dm_DistOperations y el repositorioinicial está definido.

Para acceder a los archivos utilizados recientemente:

1. Haga clic enMis archivos.Nota: Si los elementos esperados no aparecen, consulte la información sobre cómodesplazarse por una lista en el capítulo Usar la interfaz.

Acceder a los archivos retirados

Mis archivos permite ver tanto los archivos que están retirados como los que se hanretirado recientemente y vuelto a registrar. Los archivos retirados en su nombre estánmarcados mediante el icono de llave:



Para aislar los archivos que se encuentren retirados:

1. Ordene la listaMis archivos por propietario de bloqueo. Para ello, siga uno de estosprocedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Retirado por en el área Ordenar por.

• Haga clic en en la fila de encabezados de columna.Nota: Si los elementos esperados no aparecen, consulte la información sobre cómodesplazarse por una lista en el capítulo Usar la interfaz.

Ver archivos en modo de sólo lecturaAl ver un archivo, se abre en el modo de sólo lectura y no se retira. No se puede editar elarchivo. La visualización permite ver el contenido de un archivo bloqueado por otrousuario o de un archivo en el que no se tienen los niveles de permiso necesarios pararetirarlo.

Si la aplicación basada en WDK admite documentos virtuales y desea ver el contenidode un documento virtual en modo de sólo lectura, utilice el procedimiento específicopara ver documentos virtuales.

Para ver enlaces dentro de un archivo HTML, deberá tener instalado el enlace virtual. Siel enlace virtual no se encuentra instalado, es posible que el archivo HTML contengaenlaces rotos. Si precisa más información sobre la instalación de enlaces virtuales,consulte la documentación de WDK.

Para ver archivos en modo de sólo lectura:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en la miniatura o en el nombre de archivo.• Marque la casilla de verificación del archivo y seleccione Archivo>Mostrar.

Ver elementos relacionadosPuede ver los elementos relacionados de un archivo, tales como copias, versiones otraducciones, con el menúMostrar. Por ejemplo, para ver las copias de un archivo,seleccione el archivo y, a continuación, seleccioneMostrar>Ubicaciones.



Ver todas las ubicaciones a las que estáenlazado un elemento

Es posible ver una lista de ubicaciones a las que está enlazado un elemento delrepositorio. Por ejemplo, si una plantilla está enlazada a varias carpetas para quedistintos grupos de usuarios puedan acceder fácilmente a la plantilla, podrá ver una listade las carpetas que contienen la plantilla enlazada.

Nota: si utiliza Web Publisher de Documentum, no utilice esta funcionalidad paraelementos específicos de Web Publisher. En su lugar, utilice la opción Vista de página.

Para ver ubicaciones:

1. Desplácese hasta el elemento.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Mostrar>Ubicaciones.• Seleccione el elemento y, a continuación, elijaMostrar>Ubicaciones.

ImportarPuede importar archivos individuales o directorios enteros al repositorio. Para importarestructuras de directorio, importe la carpeta de nivel superior de la estructura dedirectorio. Cuando importe una carpeta, también se importará la estructura de directorioque ésta tenga, incluidos los archivos y subcarpetas.

Cuando importe un archivo individual, no se importará la estructura de directorios.

Como ejemplo, digamos que un usuario importa tanto un archivo individual (FILE9) yuna directorio de carpeta (FOLDER0) desde un equipo local en un repositorio. Digamosque FILE9 y FOLDER0 se encuentran en dos niveles distintos del equipo local. Tras laimportación, FILE9 y FOLDER0 estarán en el mismo nivel de la ubicación de importacióndel repositorio.



Tenga en cuenta lo siguiente a la hora de importar:

• Si el producto admite la creación de copias al importar, habrá un intervalo de tiempoentre la hora de la importación y la creación de las copias.

• Cuando importe una plantilla, debe hacerlo a la ubicación del repositorio que utilicela aplicación basada en WDK para las plantillas.

Para importar un elemento al repositorio:Nota: Si se le solicita que acepte subprogramas de Documentum o Java, hágalo. Leatodas las indicaciones detenidamente.

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee importar el archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Importar.• Seleccione Archivo>Importar.

3. Seleccione los archivos que desee importar. Puede seleccionar varios archivos ycarpetas. Si selecciona una carpeta, se importarán todos los archivos y subcarpetasde la carpeta. Para seleccionar archivos, siga uno de estos procedimientos:• Para buscar un archivo individual que importar, haga clic en Agregar archivos,

desplácese hasta el archivo y selecciónelo y, a continuación, haga clic en Aceptar.Para agregar más archivos, repita la secuencia.

• Para buscar una carpeta entera que importar, haga clic en Agregar carpetas.Desplácese hasta la carpeta, selecciónela y haga clic en Aceptar. Los archivosde la carpeta, incluyendo los de las subcarpetas, se agregarán a la lista deimportación. Para agregar más carpetas, repita la secuencia.

• Para agregar un archivo o carpeta mediante el método de arrastrar y colocar,búsquelo en el equipo. Haga clic en el archivo o carpeta, mantenga presionado elbotón del ratón y arrástrelo hasta el área Archivos seleccionados de la páginaImportar. El archivo o archivos se agregarán a la lista de importación. Paraagregar más archivos o carpetas, repita la secuencia.

Nota: Para quitar un archivo o carpeta de la lista de importación, seleccione elelemento y haga clic en Quitar.



4. Cuando haya seleccionado todos los archivos que desee importar, haga clic enSiguiente.

5. Si se le solicita que defina las propiedades, siga uno de estos procedimientos:• Si va a importar un archivo, defina las propiedades y haga clic en Aceptar.• Si va a importar varios archivos, use el botón Siguiente para definir las

propiedades de cada archivo. Con el último archivo, haga clic en Terminar.Si hace clic en Terminar antes de llegar al último archivo, se aplicará laconfiguración que haya especificado al resto de archivos del grupo.

ExportarPuede exportar archivos a equipos locales o en red. Cuando exporte, se guardará unacopia del archivo en la ubicación que seleccione.

Para exportar archivos:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Archivo>Exportar.• Marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A continuación,

seleccione Archivo>Exportar.3. Si se le solicita que confirme qué archivos va a exportar, siga este procedimiento:

• Si va a exportar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a exportar varios archivos, haga clic en Siguiente con cada archivo. (Si

alguno de los archivos es un documento virtual, deberá seguir las instruccionesque se muestran a continuación.) Con el último archivo, haga clic en Terminar.Si hace clic en Terminar antes de llegar al último archivo, se aplicará laconfiguración que haya especificado al resto de archivos del grupo.

• Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a exportar un documento virtualbasado en XML, seleccione una de las siguientes opciones y, a continuación, hagaclic en Aceptar, Siguiente o Terminar:

— Sólo el documento virtual para exportar el archivo raíz sin descargararchivos anidados.

— Documento virtual y todos los descendientes para exportar el archivo raízy todos los archivos anidados.

4. Cuando se le solicite que seleccione una ubicación en el equipo local a la que exportarel archivo o archivos, seleccione la ubicación y haga clic en Guardar.



EliminarEste procedimiento describe la forma de eliminar la mayoría de tipos de elementosdel repositorio.

Para eliminar elementos:

1. Desplácese hasta el elemento.Si desea eliminar un enlace sin eliminar el elemento original, asegúrese dedesplazarse hasta la ubicación del enlace, no hasta la del elemento original.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Eliminar.• Haga clic enMás>Archivo>Eliminar.• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A continuación,

seleccione Archivo>Eliminar.3. Si se le solicita que especifique qué elementos desea eliminar, haga las selecciones

apropiadas. Puede que se le solicite que seleccione entre lo siguiente:• Si el elemento es un elemento enlazado: si desea eliminar sólo el enlace actual

al elemento en la ubicación que ha elegido o si desea eliminar el elemento entodas las ubicaciones.

• Si el elemento es una carpeta: si desea eliminar sólo la carpeta o todas lassubcarpetas y objetos.

• Sólo eliminar la versión seleccionada del elemento o todas las versiones.• Eliminar las traducciones del elemento.• Si el elemento es un documento virtual: si desea eliminar los descendientes.• Si el elemento tiene relaciones con otros elementos del repositorio: si desea

continuar con la eliminación.4. Siga uno de estos procedimientos:

• Si va a eliminar un elemento, haga clic en Aceptar o Terminar.• Si va a eliminar varios elementos, puede hacer que se muestren las opciones

de eliminación de cada elemento utilizando los botones Siguiente y Anterior.Con el último elemento, haga clic en Terminar. Si lo desea, puede hacer clic enTerminar antes de llegar al último elemento. Al hacerlo, aplicará los parámetrosque haya especificado a todos los elementos restantes y se le solicitará que hagaclic en Continuar para confirmar la acción.



Usar el portapapelesLos archivos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositoriose guardan en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos a lavez. Tenga en cuenta que, al copiar o enlazar elementos desde el portapapeles, dichoselementos permanecerán en éste hasta que le agregue elementos nuevos.

Si la aplicación basada en WDK utiliza documentos controlados, el portapapeles sedesactivará. Sólo puede utilizar el portapapeles para documentos no controlados.

Para agregar elementos al Portapapeles:Tenga en cuenta que, cuando agregue elementos al portapapeles, éstos reemplazarán alos que acabe de copiar o enlazar.

1. Desplácese hasta el elemento que desee agregar.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Agregar al Portapapeles.• Marque las casillas de verificación de uno o más elementos y seleccione

Editar>Agregar al Portapapeles.Para ver el Portapapeles:Esta función no está disponible si el portapapeles está vacío.

1. Siga uno de estos procedimientos:• seleccione Ver Portapapeles.• Seleccione Editar>Ver Portapapeles.

2. Para cerrar el Portapapeles, haga clic en Cancelar.

Para quitar elementos del Portapapeles:

1. Siga uno de estos procedimientos:• seleccione Ver Portapapeles.• Seleccione Editar>Ver Portapapeles.

2. Marque las casillas de verificación de los elementos que desee quitar delPortapapeles.

3. Haga clic en Quitar.

4. Haga clic en Cerrar.

Mover elementosDe forma predeterminada, al mover un elemento, Digital Asset Manager sólo muevela versión seleccionada del elemento. Los administradores pueden configurar Digital



Asset Manager para que al mover un elemento se muevan todas las versiones del mismo.Pregunte a su administrador el comportamiento que debe adoptar.

Para mover elementos:

1. Desplácese hasta los elementos.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Agregar al Portapapeles en la línea en la que se encuentra el

elemento.• Marque las casillas de verificación de uno o más elementos y, a continuación,

seleccione Editar>Agregar al Portapapeles.3. Repita los pasos anteriores con todos los elementos que desee agregar al portapapeles

para moverlos.

4. Para ver el portapapeles, seleccione Ver Portapapeles o Editar>Ver Portapapeles.Es recomendable que vea el portapapeles antes de mover elementos, con el fin deasegurarse de que éste contenga sólo los elementos que desea mover.Nota: Si un elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

5. Desplácese hasta la ubicación a la que vaya a mover los elementos.

6. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMover aquí.• Seleccione Editar>Mover aquí.

Copiar elementosPuede copiar archivos de una ubicación a otra. Tenga en cuenta que cuando copie unarchivo a una ubicación que ya tenga un archivo con el mismo nombre, Digital AssetManager agregará Copia de al nombre del archivo.

Para copiar elementos, agréguelos primero al portapapeles. En el portapapeles se puedenguardar varios elementos a la vez. Si la aplicación basada en WDK utiliza documentoscontrolados, el portapapeles se desactivará.

Para copiar elementos:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Hacer clic en Agregar al Portapapeles junto a un elemento.• Marque las casillas de verificación de uno o más elementos y, a continuación,

seleccione Editar>Agregar al Portapapeles.



3. Repita los pasos anteriores con todos los elementos que desee agregar al portapapelespara copiarlos.

4. Para ver el portapapeles, seleccione Ver Portapapeles o Editar>Ver Portapapeles.Es recomendable que vea el portapapeles antes de copiar elementos, con el fin deasegurarse de que éste contenga sólo los elementos que desea copiar.Nota: Si un elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

5. Desplácese hasta la ubicación en la que vaya a copiarlos.

6. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Copiar aquí.• Seleccione Editar>Copiar aquí.

7. Si se muestra la página Portapapeles, seleccione el elemento que desee copiar y, acontinuación, haga clic en Copiar.Nota: Si el elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

Crear y usar enlacesEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Crear enlaces en repositorios, página 73• Crear enlaces fuera del repositorio, página 74• Enviar enlaces por correo electrónico, página 74• Abrir enlaces de correos electrónicos, página 75

Crear enlaces en repositorios

Puede enlazar una carpeta o archivo a varias ubicaciones de un repositorio. De ese modo,podrá acceder a la carpeta o al archivo desde varias ubicaciones. Realizar una accióncon el elemento enlazado es igual que realizarla con el elemento desde su ubicaciónoriginal. Por ejemplo, si retira un elemento enlazado, el elemento original también seretira. Asimismo, si copia un elemento enlazado, el original también se copia.

Para enlazar elementos a otras ubicaciones:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Agregar al Portapapeles para el elemento.



• Marque las casillas de verificación de uno o más elementos y, a continuación,seleccione Editar>Agregar al Portapapeles.

3. Repita los pasos anteriores con todos los elementos que desee agregar al portapapelespara enlazarlos.

4. Para ver el portapapeles, seleccione Ver Portapapeles o Editar>Ver Portapapeles.Es recomendable que vea el portapapeles antes de enlazar elementos, con el fin deasegurarse de que éste contenga sólo los elementos que desea enlazar.Nota: Si un elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

5. Desplácese hasta la ubicación con la que desee enlazar el elemento.

6. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Enlazar aquí.• Seleccione Editar>Enlazar aquí.

Crear enlaces fuera del repositorio

Puede crear accesos directos en su equipo o en mensajes de correo electrónico queenlacen con elementos de un repositorio. Utilice para ello el icono de acceso directo:

Para marcar una página, utilice el icono de acceso directo anterior.

Para crear un acceso directo:


2. Si no aparece el icono junto al elemento, haga clic en para abrir las propiedadesdel elemento.

3. Arrastre el icono hasta la ubicación en la que desee crear el acceso directo. Porejemplo, arrastre el icono hasta una carpeta del equipo o hasta un mensaje de correoelectrónico abierto.

Enviar enlaces por correo electrónico

Un enlace Web es un acceso directo que se envía por correo electrónico. Estos enlacesaparecen como hipervínculos en los mensajes de correo electrónico. Al hacer clic en elhipervínculo, Digital Asset Manager abre el elemento enlazado.

Los enlaces Web sólo pueden enviarse a los usuarios que dispongan de acceso alrepositorio y de los permisos de nivel Leer o superior para el elemento.



Para enviar un enlace Web:

1. Localice el archivo o los archivos que desee enviar como enlace Web.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Archivo>Enviar por correo electrónico como enlace Web en

la línea del archivo que desee enviar.• Marque las casillas de verificación de uno o más archivos y, a continuación,

seleccione Archivo>Enviar por correo electrónico como enlace Web.3. La aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico. El

nuevo mensaje contiene los enlaces. Escriba la dirección de correo electrónico deldestinatario y cualquier otra información que desee agregar. Envíe el mensaje comolo suele hacer con los mensajes de correo electrónico.

Abrir enlaces de correos electrónicos

Si recibe un mensaje de correo electrónico que contiene un enlace a un archivo delrepositorio, podrá abrir el archivo si tiene acceso al repositorio y dispone, al menos, delnivel de permiso Leer sobre el archivo.

Para abrir un enlace recibido mediante un mensaje de correo electrónico:

1. Haga clic en el enlace.

2. Si no ha iniciado sesión en el repositorio, Digital Asset Manager le solicitará que lohaga. Introduzca la información de inicio de sesión y haga clic en Inicio de sesión.

3. Si se le solicita, podrá elegir entreMostrar o Editar el documento haciendo clic enel botón adecuado. Si hace clic enMostrar se abrirá el documento en el modo desólo lectura.

4. Si se le solicita, seleccione la aplicación en la que se abrirá el documento.

Suscribirse a elementosPara acceder rápidamente a archivadores, carpetas o archivos, puede suscribirse aellos. El elemento aparecerá en el nodo Suscripciones. En lugar de desplazarse porel repositorio para buscar el elemento, puede acceder a él rápidamente medianteSuscripciones.

Cuando abra o vea un elemento mediante Suscripciones, el elemento se recuperaráde su ubicación original en el repositorio.



Puede hacer que Digital Asset Manager envíe una notificación a su Bandeja de entradasiempre que se registre un elemento al que se haya suscrito. Asimismo, puede activaro desactivar la función de notificación en cada uno de los elementos. Es posible que eladministrador del sistema haya configurado Digital Asset Manager para que envíenotificaciones de otros eventos además del registro. Consulte con su administrador.

Para acceder a las suscripciones:

1. Seleccione Suscripciones.

Para suscribirse a un elemento:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Suscribir.• Haga clic enMás>Herramientas>Suscribir.• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A continuación,

seleccione Herramientas>Suscribir.Si la opción Suscribir no está disponible, es porque ya se ha suscrito a ese elemento.

Para activar o desactivar las notificaciones de un elemento suscrito:Tenga en cuenta que no están admitidas las réplicas y referencias (accesos directos).

1. Seleccione Suscripciones.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Seleccione Más>Herramientas>Activar notificación o

Más>Herramientas>Desactivar notificación.• Seleccione Herramientas>Activar notificación o Herramientas>Desactivar

notificación.Para cancelar la suscripción:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Cancelar suscripción.• Haga clic enMás>Herramientas>Cancelar suscripción.



• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A continuación,seleccione Herramientas>Cancelar suscripción.




Capítulo 6Trabajar con propiedades


• Definir propiedades, página 79• Ver historiales, página 80• Establecer fechas de retención, página 81

Definir propiedadesLas propiedades son características descriptivas de un elemento. Todos los elementos delrepositorio tienen propiedades. Puede abrir las propiedades de un elemento mediante elicono . La página Propiedades suele estar formada por varias fichas, cada una de lascuales comprende los parámetros de configuración que determinan una funcionalidaden concreto. Si precisa más información sobre una función específica, consulte el tema deesta guía que trata esa función.

La ficha principal es Información, que muestra las propiedades generales, como elnombre, creador y número de versión.

Si un valor de propiedad es editable, podrá editarlo directamente en la páginaPropiedades o haciendo clic en un enlace o botón junto a la propiedad.

Nota: si va a definir las propiedades de un archivo que se publicará en varios sitios,puede que se le permita definir distintas fechas efectivas y de caducidad para cada sitio.Si es así, el enlace Establecer para cada sitio aparecerá en las propiedades. Haga clic eneste enlace para introducir las distintas fechas que desee definir para los distintos sitios.

Para ver o definir las propiedades:

1. Desplácese hasta el elemento en el que vaya a definir las propiedades.

2. Siga uno de estos procedimientos, dependiendo de la vista que esté usando:

• Haga clic en .


Trabajar con propiedades

• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar>Propiedades>Información.

3. En las fichas disponibles, defina las propiedades como desee. La aplicación basada enWDK y las configuraciones personalizadas de la organización determinan qué propiedadesestán disponibles.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta,haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca. Para introducirlos valores, puede escribirlos, o bien seleccionarlos de una lista y hacer clic en laflecha derecha. Cuando haya terminado de agregar valores, haga clic en Aceptar.Si aparece el enlace Ver valores CIS, puede hacer clic en él para ver los valores depropiedad sugeridos. A continuación, seleccione los valores que desee aceptar yhaga clic en Aceptar. Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~)ni la raya vertical ( | ).


Ver historialesEl historial de un elemento es una lista de eventos que le han sucedido a ese elemento,por ejemplo retiradas, registros y promociones. Puede ver el usuario responsable delevento, la fecha y la hora en las que se produjo y otra información.

Para que Digital Asset Manager muestre el historial, un administrador con privilegiosConfigurar auditoría debe registrar los eventos sobre los que se realizará un seguimiento ydebe asignarle privilegios para configurar auditorías. A fin de otorgar privilegios paraconfigurar auditorías, el superusuario debe conectarse a Documentum Administrator,desplazarse hasta Administración de usuarios, buscar el administrador y cambiar losprivilegios extendidos en la lista. Si precisa información detallada, consulte DocumentumAdministrator User Guide (Guía del usuario de Documentum Administrator).

Para ver el historial:

1. Desplácese hasta el elemento cuyo historial desee ver.


• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar>Propiedades>Historial.

3. Seleccione la ficha Historial.



Establecer fechas de retenciónSi esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, puede definir un períodode retención para el contenido.

El período de retención es el tiempo durante el que se debe retener el contenido. Si haydefinido un período de retención para el contenido del sistema de almacenamiento,no se podrá quitar el archivo del sistema hasta que haya expirado dicho período. Porejemplo, si establece la fecha de retención de un objeto como el día 15 de febrero de 2006,el contenido no se podrá mover ni eliminar hasta el día 15 de febrero de 2011.

Puede establecer la fecha de retención para todas las copias asociadas con un objetodel repositorio. En la fecha especificada, Content Storage Services moverá el objetoseleccionado y todas las copias asociadas a un área de almacenamiento con retenciónactivada. Si hay varias áreas de almacenamiento con retención activada en el sistema,debe seleccionar el área de almacenamiento de destino.

Si tiene una política de asignación de almacenamiento definida para el tipo de objeto, lapolítica no se ejecutará si establece una fecha de retención para el contenido. Estableceruna fecha de retención y ejecutar una política de asignación de almacenamiento sonacciones mutuamente excluyentes, ya que al establecer una fecha de retención seselecciona indirectamente el almacenamiento.

Para establecer o actualizar una fecha de retención de un documento u otro objeto delrepositorio:Si esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, puede definir un períodode retención para el contenido.

1. Desplácese hasta el archivador o la carpeta que contiene el objeto para el que deseaestablecer la fecha de retención.

2. Seleccione el objeto y, a continuación, elija Herramientas>Establecer fecha deretención.Se mostrará la página Establecer fecha de retención.

3. Haga clic en el botón de calendario asociado al campo Fecha de retención paraseleccionar la fecha de retención del contenido principal y de las copias asociadas ala página 0 del objeto.

4. Si el repositorio tiene más de un almacenamiento con retención activada, seleccioneel nombre de un área de almacenamiento en el menú desplegable del campoAlmacenamiento con retención activada.





Capítulo 7Trabajar con taxonomías

La función de taxonomía estará disponible si la instalación de Digital Asset Manager se integracon Documentum CI Server.

Los archivos del nodo Categorías se procesan del mismo modo que en otros nodos. Utilice losprocedimientos estándar de Digital Asset Manager para trabajar con archivos.


• Información general sobre taxonomías, página 83• Enviar elementos para clasificación, página 84• Crear categorías, página 84• Explorar categorías, página 85

Información general sobre taxonomíasLa función de taxonomía estará disponible si la aplicación basada en WDK se integracon CIS. Una taxonomía es una jerarquía específica de categorías y subcategorías con laque se puede organizar el contenido. Si la instalación incluye la función de taxonomía,podrá agrupar los mismos archivos de contenido de varias formas mediante la creaciónde distintas taxonomías. Las taxonomías ofrecen esquemas de organización alternativosal esquema de las carpetas del repositorio.

Por ejemplo, una taxonomía podría crear categorías basándose en los departamentosde la organización. El contenido creado por el departamento I+D se asignaría a lacategoría I+D; el contenido creado por el departamento Relaciones públicas se asignaríaa la categoría RP; etc. Esta taxonomía podría ser útil para los usuarios que sólo utilizandocumentos de sus departamentos. No obstante, otra taxonomía podría crear categoríasbasadas en el producto, combinando las especificaciones de I+D de un producto en lamisma categoría que los boletines de RP del producto. Esa taxonomía podría ser útilpara los usuarios que sólo trabajen con productos específicos.


Trabajar con taxonomías

Puede mover, copiar y buscar categorías del mismo modo que si fueran carpetas. Pararealizar cualquiera de las acciones anteriores, utilice el mismo procedimiento que seaplica a cualquier elemento del repositorio.

Con una plantilla se puede especificar que el nuevo contenido creado con la plantillase enlace a una o varias categorías. Si el usuario crea contenido nuevo a partir de laplantilla, el contenido se enlaza únicamente a las categorías para las que el usuariotenga al menos permiso Examinar.

Cuando haga clic en Categorías, aparecerán las taxonomías disponibles. Cuando hagaclic en una taxonomía, aparecerá el primer nivel de categorías.

Las taxonomías utilizan los iconos siguientes:

• : una taxonomía.• : una categoría.

Enviar elementos para clasificaciónSi la función CIS está disponible en su aplicación basada en WDK, puede enviarelementos para clasificación. Al enviar un elemento, se envía una solicitud a una colade clasificación. Cuando CIS realiza la asignación, el elemento enviado aparecerá enlas categorías adecuadas.

Para enviar un archivo para clasificación:

1. Desplácese hasta el archivo que desee enviar.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Enviar para clasificación.• Marque la casilla de verificación del elemento. A continuación, seleccione

Herramientas>Enviar para clasificación.Se le solicitará que confirme que desea enviar este archivo para clasificación.

3. Haga clic en Aceptar.Si ha seleccionado varios archivos, haga clic en Aceptar o Terminar para enviarlostodos. Para enviar cada elemento por separado, haga clic en los botones Anterior ySiguiente, de modo que se muestre la página de confirmación con cada uno.

Crear categoríasSi esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, puede crear categorías dentrode taxonomías.



Para crear una categoría:

1. Seleccione Archivo>Nuevo>Categoría.

2. En la ficha Crear, escriba el nombre de la nueva categoría.

3. En la ficha Información, defina las propiedades como desee.



Explorar categoríasSi esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, puede desplazarse por categorías.

Cuando abra el nodo Categorías, aparecerán las taxonomías activas. Cada taxonomía esuna agrupación de categorías y subcategorías que se utiliza para organizar contenido deuna forma en particular. Cuando abra una taxonomía, aparecerán las categorías del nivelsuperior. Cuando abra una categoría, aparecerá el primer nivel de subcategorías, etc.

Para explorar categorías:Si esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, puede desplazarse por categorías.

1. Haga clic en Categorías.

2. Haga clic en una taxonomía.

3. Haga clic en una categoría. Siga haciendo clic en categorías hasta que encuentre elelemento que esté buscando.




Capítulo 8Trabajar con versiones


• Información general sobre las versiones, página 87• Ver versiones, página 88

Información general sobre las versionesA fin de mantener un seguimiento de las revisiones, puede crear nuevas versiones de losarchivos cuando los registre. Puede indicar qué archivos se han cambiado, qué cambiosse han hecho y quién los hizo.

Un archivo siempre recibe el número de versión 1.0 cuando se registra por primera vez.Si dispone de los niveles de permiso adecuados para ello, al volver a registrar un archivo,puede decidir si desea registrar el archivo como una nueva versión o como la misma. Silo registra como una nueva versión, el archivo tendrá un número de versión mayor delque tenía cuando lo retiró. El repositorio conservará una copia de la versión anterior.

Si decide registrarlo sin cambiar el número de versión, conservará el mismo número deversión que el archivo original y lo sobrescribirá.

Según la aplicación basada en WDK que utilice, es posible que pueda seleccionar entreaumentar el número de versión un número entero o sólo un decimal; es decir, unadécima parte. Si se aumenta el número de versión un número entero, se considera unarevisión mayor; si se aumenta un decimal, es una revisión menor. Por ejemplo, si retira laversión 1.0 de un archivo y la registra como una revisión menor, el archivo se almacenacomo la versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como laversión 1.2. Si decide volver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, elnúmero de versión del archivo pasará de 1.2 a 2.0.

El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Siempre semostrará el archivo actual, a menos que seleccione ver todas las versiones.


Trabajar con versiones

Si edita una versión de un archivo que no sea la versión actual, cuando registre el archivose le darán las siguientes opciones:

• Puede registrar la versión más antigua del archivo como la nueva versión actual.Si selecciona esta opción, Digital Asset Manager asigna al archivo un número deversión superior a la anterior versión actual del archivo.

• Puede registrar la versión anterior como una versión ramificada. Esto aumentaráel archivo anterior en un número decimal. La versión aumentada pasará a ser laversión actual en una nueva ramificación de números de versión.

Por ejemplo, en el siguiente diagrama, María retira la versión 5.0 de un documento,la edita y, a continuación, la vuelve a registrar como la versión 6.0. La versión 6,0pasará a ser la versión actual del documento. A continuación, el usuario Juan edita laversión 5.0, que ya no es la versión actual. Cuando vuelva a registrarlo, Digital AssetManager creará una nueva rama del documento, que empezará por la versión 5.0.1.0.

Ver versionesPuede llevar a cabo las siguientes acciones:

• Al ver una lista, puede hacer que se muestren todas las versiones de todos loselementos incluidos en ella.

• Puede desplazarse hasta un elemento y ver todas sus versiones.• Puede desplazarse a la versión anterior de un elemento y verlo en modo de sólo

lectura o, si lo desea, retirarlo o editarlo.



Para que la lista muestre todas las versiones de los elementos:

1. Abra la lista.

2. En la lista de la esquina superior derecha de la página, seleccioneMostrar todos losobjetos y versiones, como se muestra en la ilustración siguiente.

Para ver todas las versiones de un elemento:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Mostrar>Versiones.• Marque la casilla de verificación del archivo. A continuación, seleccione

Mostrar>Versiones.Para ver, retirar o editar versiones anteriores:

1. Desplácese hasta la versión anterior del elemento mediante uno de los dosprocedimientos anteriores.

2. Para ver o retirar la versión anterior, siga los procedimientos estándar de DigitalAsset Manager para trabajar con archivos.




Capítulo 9Copias y transformaciones


• Trabajar con copias, página 91• Trabajar con transformaciones, página 95

Trabajar con copiasEn esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre copias, página 91• Ver copias, página 93• Importar copias, página 93• Definir copias de vista previa, página 94• Ver copias de vista previa, página 94• Restablecer copias, página 95

Información general sobre copias

Una copia es una versión alternativa de un archivo o un archivo adicional que puedeincluirse con un objeto. Por ejemplo, puede ser una copia de una imagen con un formatodiferente o con una resolución distinta.

Si un objeto tiene varias copias, Digital Asset Manager designará una de ellas comola principal, que aparecerá en las listas de archivos. Puede ver todas las copias deun archivo si hace clic en el icono de copias (si en la aplicación WDK se muestra elicono) o utilizando el menúMás→Mostrar→Copias de la vista optimizada y el menúMostrar→Copias de la vista estándar.


Copias y transformaciones

La disponibilidad de algunas copias y de sus funciones depende de la aplicaciónWDK que utilice y de otros productos instalados en Documentum System, comoMedia Transformation Services y Document Transformation Services. Sin la presenciade estos productos, las funciones de copia no estarán disponibles, aunque aparezcanen Digital Asset Manager. Por ejemplo, Media Transformation Services genera copiasen miniatura y de baja resolución de objetos de imagen al importar el objeto original.Pueden generarse otros tipos de copia para otros objetos dependiendo del formato. Sino ha instalado o configurado Media Transformation Services en el repositorio, no segenerarán estas copias extra. Las copias sólo pueden generarse en un elemento al mismotiempo y se procesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias noestén disponibles inmediatamente tras la importación. También se pueden crear nuevascopias mediante las funciones de transformación de Media Transformation Services.Consulte Trabajar con transformaciones, página 95 si precisa información más detalladasobre las transformaciones.

Otro producto de Documentum de los que depende la funcionalidad de copia esDocument Transformation Services. Por ejemplo, un autor podría importar un archivode Microsoft Word llamado Ventas.doc y, a continuación, generar una copia HTML delarchivo (mediante Document Transformation Services) con el nombre de Ventas.htm.Los dos archivos tendrían el mismo contenido pero en distintos formatos.

Puede crear copias fuera del repositorio e importarlas o generar copias dentro de DigitalAsset Manager.

Puede generar nuevas copias del mismo formato de archivo. Para diferenciar lasdistintas copias de un archivo con el mismo formato, a cada copia se le debe dar durantela creación una descripción única en el campo Descripción de la copia.

Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura, noformarán parte de la nueva versión del archivo de forma automática. Si crea una versióndel objeto, las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, Digital AssetManager puede generar nuevas copias automáticamente al registrar y crear versionesde un archivo si así lo selecciona al crear la copia. Consulte Información general de lastransformaciones, página 96 si precisa más información sobre la actualización automáticade copias al crear versiones.

Puede configurar ciclos de vida de forma que generen una copia en PDFautomáticamente en cada estado de ciclo de vida. Para más información, consulte suguía de administración basada en WDK.

Precaución: Algunas funciones de copia no están disponibles en todos los productos. El iconoCopias sólo está disponible en Digital Asset Manager y WebPublisher. Asimismo,mantener varias copias de un mismo formato de archivo sólo es posible en Digital AssetManager y Web Publisher. Webtop no permite incluir descripciones para las copias, loque daría un identificador único a cada copia. Por tanto, en todas las nuevas copiascreadas, Webtop reemplaza las copias existentes del mismo formato. Por ejemplo, undocumento de Microsoft Word sólo puede tener una copia de Acrobat PDF a la vez.



Ver copias

Este procedimiento explica cómo mostrar una lista de las distintas copias de un archivo.

Para ver las copias de un archivo:



• En la línea del archivo, haga clic en (si está disponible).• Haga clic enMás→Mostrar→Copias en el elemento de línea del archivo.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación del

archivo. A continuación, seleccioneMostrar→Copias.

Importar copias

Este procedimiento describe cómo importar un archivo desde fuera del repositorio parausarlo como una copia nueva en un objeto de repositorio existente.

Para importar una copia de un archivo:

1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás→Archivo→Importar copia en el elemento de línea del archivo.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación del

archivo. A continuación, seleccione Archivo→Importar copia.3. En el campo Archivo para importar, introduzca el archivo que desee importar.

Puede escribir la ruta del archivo o puede examinar y localizar el archivo.

4. En el campo Formato, seleccione el formato de archivo de la copia.

5. En el campo Descripción, escriba una descripción para la copia. Puede usar estecampo para distinguir entre varias copias con el mismo formato. Puede tener variascopias con el mismo formato mientras tengan descripciones únicas.

Precaución: Algunas funciones de copia no están disponibles en todos los productos. Elicono Copias sólo está disponible en Digital Asset Manager y WebPublisher.Asimismo, mantener varias copias de un mismo formato de archivo sólo es posibleen Digital Asset Manager y Web Publisher. Webtop no permite incluir descripcionespara las copias, lo que daría un identificador único a cada copia. Por tanto, entodas las nuevas copias creadas, Webtop reemplaza las copias existentes del mismoformato. Por ejemplo, un documento de Microsoft Word sólo puede tener una copiade Acrobat PDF a la vez.



6. Haga clic en Importar.

Definir copias de vista previa

Puede seleccionar una copia alternativa de un archivo como la copia de vista previa.De forma predeterminada, la copia principal de un archivo se utiliza como su copiade vista previa, pero no tiene por qué ser así. Como la copia de vista previa se utilizaprecisamente para la vista previa, se puede usar una copia distinta a la principalal obtener una vista previa del archivo. Por ejemplo, puede definir una imagen deresolución baja como la imagen de vista previa, para que de esa forma pueda ver conmayor rapidez la imagen. Con los objetos de vídeo, se puede tomar una pequeña partedel vídeo y definirla como la vista previa, permitiendo obtener una vista previa de unasección breve del vídeo en lugar del archivo principal completo.

Un archivo sólo puede tener una copia de vista previa. El siguiente icono aparece junto ala copia de vista previa:

Sólo los usuarios con permiso Leer podrán seleccionar una copia de vista previa.

Para definir la copia de vista previa:



• En el elemento de línea del archivo, haga clic en .• Haga clic enMás→Mostrar→Copias en el elemento de línea del archivo.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación del

archivo. A continuación, seleccioneMostrar→Copias.3. Siga uno de estos procedimientos:

• En la vista optimizada, haga clic en el enlace Definir como vista previa situadojunto a la copia que desee definir como copia de vista previa.

• En la vista estándar, marque la casilla de verificación de la copia que deseedefinir como copia de vista previa. Haga clic en Definir como vista previa en labarra de herramientas.

Ver copias de vista previa

La copia de vista previa (si se ha definido alguna) se indica mediante este icono:



Para ver la copia de vista previa, haga clic en este icono. Se abrirá la aplicacióncorrespondiente y se mostrará o reproducirá la copia de vista previa.

Si se produce algún problema durante la reproducción de la copia de vista previa deun elemento (audio o vídeo), consulte Configurar el explorador para reproductores demedios, página 40.

Restablecer copias

El restablecimiento de copias permite volver a pasar un objeto por todo el proceso deregistro. Esto significa que si Media Transformation Services no puede generar copiasdurante el registro, o si se ha creado una versión de un objeto, tiene la opción deregenerar copias predeterminadas del archivo. Se incluyen miniaturas, copias de bajaresolución y cualquier tipo de guión gráfico, si procede.

Nota: El archivo original y cualquier copia que se haya generado manualmente durantela vida de un archivo permanecerán intactos a menos que la copia se haya definido paratransformarse cada vez que se cree una versión del objeto. Si éste es el caso, se volveráa realizar la transformación y se agregará como una copia al objeto, sustituyendo a lacopia anterior.

Para restablecer copias:

1. Desplácese hasta el archivo en el que desee restablecer las copias.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás→Herramientas→Restablecer copias en el elemento de línea

del archivo.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación del archivo.

A continuación, seleccione Herramientas→Transformar→Restablecer copias.

Trabajar con transformacionesEn esta sección se describen los siguientes temas:• Información general de las transformaciones, página 96• Transformar documentos al formato PDF o HTML, página 96• Crear copias mediante las transformaciones, página 97• Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 99• Ver las propiedades de las transformaciones, página 101• Quitar transformaciones guardadas, página 101



Información general de las transformaciones

Una transformación consiste en la conversión automática de un archivo de un aspecto oformato a otro. Las transformaciones permiten transformar automáticamente el aspectoy formato de un archivo existente para crear una copia nueva del objeto o un nuevoobjeto que esté relacionado con el original. Las transformaciones permiten almacenarun archivo en diferentes formatos, tamaños, orientaciones, etc. Entre los ejemplos detransformaciones se incluyen el cambio de tamaño, el giro, el recorte y la corrección decolores. Es posible que también pueda transformar un archivo a un formato distinto.

Al transformar un archivo se elige una tarea de transformación predefinida o un perfilde transformación y, a continuación, se introducen los parámetros de transformacióncorrespondientes. Los perfiles de transformación disponibles para un archivo concretodependen del formato del archivo y de los productos de Documentum instalados yconfigurados para el repositorio.

Cuando esté creando una copia mediante transformación, puede usar el campoDescripción de la copia para crear varias copias del mismo formato. Cada copia seidentifica por la descripción única que introduzca en el campo Descripción de la copia.

Las transformaciones sólo pueden producirse en un elemento al mismo tiempo y seprocesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias y los elementostransformados no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificación.

Precaución: La funcionalidad de las transformaciones sólo está disponible enrepositorios que están configurados con Media Transformation Services, DocumentTransformation Services o ambos. Sin estos productos, es posible que las funciones detransformación descritas en esta guía no estén disponibles.

Precaución: Algunas funciones de transformación no están disponibles en todos los productos.Por ejemplo, el botón Transformar de la barra de herramientas y la capacidad detransformar varios objetos a la vez sólo están disponibles en Digital Asset Manager.Asimismo, mantener varias copias de un mismo formato de archivo sólo es posible enDigital Asset Manager y Web Publisher. Webtop no permite incluir descripciones paralas copias, lo que daría un identificador único a cada copia. Por tanto, en todas las nuevascopias creadas, Webtop reemplaza las copias existentes del mismo formato. Por ejemplo,un documento de Microsoft Word sólo puede tener una copia de Acrobat PDF a la vez.

Transformar documentos al formato PDF o HTML

Digital Asset Manager utiliza Document Transformation Services de Documentum paraofrecer la funcionalidad de transformar los documentos en formatos PDF y HTML.Cuando se selecciona un documento para transformarlo al formato PDF o HTML, la



solicitud se envía a una cola en la que espera a que lo procese Document TransformationServices. Se utilizarán los parámetros predeterminados de transformación para ese tipode documento. Cuando se completa el procesamiento, se incluye un nuevo archivo, yasea en formato PDF o HTML, en la lista de copias del objeto padre.

Esta función puede no estar disponible en algunas aplicaciones.

Puede que también sea posible, dependiendo de los productos de Documentum quetenga instalados en el sistema, transformar un documento al formato PDF o HTMLcon opciones. Consulte Crear copias mediante las transformaciones, página 97 y Crearobjetos relacionados mediante transformaciones, página 99 si precisa más información.

Para transformar un documento al formato PDF o HTML:

1. Desplácese hasta el documento que desea transformar en PDF o HTML.

Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copiasse describe en Ver copias, página 93).

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, en el elemento de línea del archivo,

haga clic en Más→Herramientas→Transformar en PDF oMás→Herramientas→Transformar en HTML.

• En la vista estándar, marque la casilla de verificación correspondiente al archivoy, a continuación, seleccione Herramientas→Transformar→Copia PDF oHerramientas→Transformar→Copia HTML.

3. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada parasu procesamiento.

Crear copias mediante las transformaciones

Digital Asset Manager utiliza Advanced Document Transformation Services y MediaTransformation Services de Documentum para ofrecer la funcionalidad necesaria paratransformar archivos y crear nuevas copias. Con estos productos puede crear copiasnuevas de casi todos los tipos de archivos.

Las transformaciones para crear nuevas copias se producen en un elemento cadavez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significa que las nuevascopias pueden no estar disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificaciónen la bandeja de entrada.

Precaución: No todas las funciones que se mencionan a continuación están disponiblespara todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicartransformaciones. Consulte Información general sobre copias, página 91 y Información



general de las transformaciones, página 96 si precisa información más detallada acercade las copias o transformaciones.

Este procedimiento describe cómo crear una copia de un archivo mediantetransformación.

Para crear una copia nueva mediante transformación:

1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una copia nueva.

Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copiasse describe en Ver copias, página 93).

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Herramientas→Transformar (más

opciones) en la línea del archivo.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del archivo y, a

continuación, seleccione Herramientas→Transformar→Más formatos.• Marque las casillas de verificación de los archivos deseados y haga clic en

Transformar en la barra de herramientas.3. Aparecerá el asistente de transformación. Siga este procedimiento:

a. En la sección Seleccionar tipo de transformación, seleccione Crear una copianueva y haga clic en Siguiente.La pantalla Seleccionar transformación aparece y muestra los archivosseleccionados y las transformaciones disponibles para los mismos.

b. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación yhaga clic en Siguiente.

c. Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, introduzca la informaciónnecesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic enSiguiente.

d. Si existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar lanueva copia que está creando escribiendo una descripción única en el campoDescripción de la copia.También puede seleccionar si desea realizar esta transformación cada vez quese haga una versión del objeto padre o si desea establecer esta copia como lacopia de vista previa predeterminada.

Precaución: Esta página no se muestra en aplicaciones de Webtop. Webtop sólopermite una copia de cada formato de archivo.

e. Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic enSiguiente. De forma alternativa, si desea aplicar los parámetros seleccionados



a todos los archivos seleccionados para la transformación, o si ha seleccionadosólo un archivo para transformar, haga clic en Terminar.

f. Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato y descripción,puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Para mantener tantoel nuevo archivo como el existente, haga clic en No. Si hace clic en No, tambiéntendrá que introducir una descripción. Esto dependerá de que haya introducidouna Descripción de la copia en el paso anterior o si la descripción crea conflictoscon una descripción existente para una copia con el mismo nombre y formato.

Precaución: Este aviso no se muestra en aplicaciones de Webtop. Webtop sólopermite una copia de cada formato de archivo.

Haga clic en Terminar.

4. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada parasu procesamiento.

Crear objetos relacionados mediante transformaciones

Si esta opción está disponible en la aplicación WDK, la aplicación utilizará AdvancedDocument Transformation Services y Media Transformation Services de Documentumpara proporcionar la funcionalidad necesaria para transformar un archivo a fin de crearun nuevo objeto relacionado. Con estos productos, puede crear objetos nuevos a partirde casi todos los tipos de archivos.

Las transformaciones para crear nuevos objetos relacionados se producen en un elementocada vez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significa que los nuevosobjetos pueden no estar disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificaciónen la bandeja de entrada.

Precaución: No todas las funciones que se mencionan a continuación están disponiblespara todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicartransformaciones. Consulte Información general sobre copias, página 91 y Informacióngeneral de las transformaciones, página 96 si precisa más información sobre copias ytransformaciones.

Este procedimiento describe cómo usar un perfil de transformación para crear un objetorelacionado.

Para crear un nuevo objeto relacionado mediante transformación:

1. Desplácese hasta los archivos que desea transformar para crear un nuevo objetorelacionado.



Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Herramientas→Transformar (más

opciones) en la línea del archivo.• En la vista estándar, marque las casillas de verificación de los archivos y, a

continuación, seleccione Herramientas→Transformar→Más formatos.• Marque las casillas de verificación de los archivos deseados y haga clic en

Transformar en la barra de herramientas.3. Aparecerá el asistente de transformación. Siga este procedimiento:

a. En la sección Seleccionar tipo de transformación, seleccione Crear un objetonuevo y haga clic en Siguiente.La pantalla Seleccionar transformación aparece y muestra los archivosseleccionados y las transformaciones disponibles para los mismos.

b. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación yhaga clic en Siguiente.

c. Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, introduzca la informaciónnecesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic enSiguiente.

4. En la pantalla Nueva definición de objeto puede introducir o aplicar los atributosde los nuevos objetos, como el nombre, el título, el tipo de objeto, el conjuntode permisos, el ciclo de vida y la ubicación. El único atributo obligatorio es elnombre de los objetos. En esta pantalla también puede elegir si desea realizar estatransformación cada vez que se creen versiones de los nuevos objetos. Siga esteprocedimiento:

a. Introduzca un nombre para el nuevo objeto. El nombre de archivo se introducede forma predeterminada.

b. Si lo prefiere, introduzca un título para el objeto.

c. Si lo prefiere, seleccione un tipo de objeto alternativo para el objeto.

d. Haga clic en Editar para introducir un conjunto de permisos alternativo parael objeto.

e. Si desea aplicar un ciclo de vida a los objetos, haga clic en Editar.

f. Seleccione una ubicación para el nuevo objeto. Tiene dos opciones:• Igual que el archivo padre. La opción se selecciona de manera

predeterminada. El nuevo objeto se colocará en la misma ubicación dearchivador o carpeta que el objeto original.

• Nueva ubicación. Para ello es necesario seleccionar una nueva ubicaciónen una ventana de edición.



g. Si desea realizar esta transformación cada vez que se creen versiones de losnuevos objetos, marque la casilla de verificación.

5. Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic en Siguiente.De forma alternativa, si desea aplicar los parámetros seleccionados a todos losarchivos seleccionados para la transformación, o si ha seleccionado sólo un archivopara transformar, haga clic en Terminar.La solicitud de transformación se envía al servidor. Cuando termina latransformación, se envía una notificación a la bandeja de entrada.

Ver las propiedades de las transformaciones

Las propiedades de las transformaciones de un objeto aparecen siempre que se hayaconfigurado la realización de una transformación cada vez que se cree una versión delobjeto. Esta opción se puede definir al crear una copia nueva o un objeto relacionadonuevo mediante transformación. La solicitud de transformación se almacena y relacionacon el documento de origen. Al crear una versión del documento de origen, latransformación se aplica automáticamente a la nueva versión con los mismos parámetrosque la transformación original, y la solicitud de transformación se envía al servidorapropiado para su procesamiento.

Las listas de propiedades de la transformación muestran todas las transformacionesguardadas que se aplicarán a un documento cada vez que se cree una versión del mismo.

Para ver las propiedades de la transformación:

1. Desplácese hasta el elemento cuyas propiedades de transformación desee ver.


• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar→Propiedades→Transformación.

La página Propiedades se abre con la ficha de propiedades de transformaciónseleccionada. Se mostrarán las transformaciones guardadas del elemento,detallando el nombre y la descripción del perfil de transformación utilizado, elformato de salida y si esta es una copia o un objeto relacionado.

Quitar transformaciones guardadas

Las propiedades de las transformaciones de un objeto aparecen siempre que se hayaconfigurado la realización de una transformación cada vez que se cree una versión del



objeto. Esta opción se puede definir al crear una copia nueva o un objeto relacionadonuevo mediante transformación. La solicitud de transformación se almacena y relacionacon el documento de origen. Al crear una versión del documento de origen, latransformación se aplica automáticamente a la nueva versión con los mismos parámetrosque la transformación original, y la solicitud de transformación se envía al servidorapropiado para su procesamiento.

Para dejar de aplicar las transformaciones automáticas cada vez que se cree una versióndel objeto, quite la solicitud de transformación de las propiedades de la transformación.Al hacer clic en el enlace de la transformación en la columna Nombre, se abre un cuadrode diálogo de propiedades en el que se muestran los parámetros de la transformación.Dichos parámetros se pueden utilizar para diferenciar las distintas transformacionesguardadas para un objeto que utilizan el mismo perfil de transformación.

Para quitar transformaciones guardadas:

1. Desplácese hasta el elemento para el que desea quitar transformaciones guardadas.


• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar→Propiedades→Transformación.

3. Para encontrar la transformación guardada que desee quitar, haga clic en el enlace dela transformación en la columna Nombre.El cuadro de diálogo de parámetros de la transformación se abre y muestra losparámetros seleccionados para la transformación guardada.

4. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo de parámetros detransformación.

5. En la línea de la transformación guardada que desea quitar, seleccioneQuitar.La transformación se quitará de la lista de transformaciones guardadas del objeto yno se volverá a realizar al crear una versión del objeto.


Capítulo 10Trabajar con relaciones, réplicas yaccesos directos (referencias)


• Relaciones, página 103• Réplicas, página 104• Accesos directos (referencias), página 106Si alguna operación no se describe en esta sección, siga el procedimiento estándar de Digital AssetManager para realizar dicha operación.

RelacionesEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Información general sobre las relaciones, página 103• Ver relaciones, página 104

Información general sobre las relaciones

Una relación es una conexión definida específica entre dos elementos de un repositorio.Al acceder a un elemento, la relación también proporciona acceso al otro elemento.

Si esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, dependiendo de los permisos,podrá:• Crear relaciones entre archivos• Cree relaciones entre categorías• Crear nuevos tipos de relación


Trabajar con relaciones, réplicas y accesos directos (referencias)

Por ejemplo, si un documento ha pasado un proceso de revisión y ha sido anotadopor varios revisores, cada anotación mantendrá una relación con el documento. Puedecomprobar las relaciones de un documento para ver la lista de anotaciones. Podráver, entre otra información, el nombre de cada anotación, el tipo de relación con eldocumento y si las relaciones se mantienen en las sucesivas versiones.

En general, cuando dos elementos están conectados mediante una relación, uno seconsidera el elemento padre y el otro el hijo. El elemento hijo “se utiliza en” el elementopadre. El elemento padre “utiliza” el elemento hijo.

El tipo de relación describe el modo en que un elemento está relacionado con otro:• Los tipos ad hoc pueden agregarse, modificarse y eliminarse.• Los tipos de relación del sistema están creados por Digital Asset Manager y los

usuarios no pueden manipularlos. Por ejemplo, una relación entre un archivo y suminiatura es un tipo de relación del sistema.

Ver relaciones

Si esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, podrá ver la relación entredos elementos conectados utilizando un tipo de relación.

Para ver las relaciones de un archivo:

1. Desplácese hasta el elemento cuyas relaciones desee ver.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Mostrar>Relaciones.• Marque la casilla de verificación del elemento. SeleccioneMostrar>Relaciones.

RéplicasUna réplica da acceso en el repositorio actual a un objeto de otro repositorio a través dela copia de dicho objeto. No obstante, la réplica se enlaza al objeto de origen, por lo quesi la réplica se retira, también lo hará el objeto de origen.

Las réplicas permiten a los usuarios de repositorios diferentes compartir documentosa grandes distancias. Por ejemplo, puede utilizar réplicas si dispone de oficinas enCalifornia, Alemania y Japón que comparten los mismos documentos. Las réplicaspermiten que los documentos compartidos sean locales en casa oficina.

Una réplica puede tener propiedades globales y locales. Al cambiar un valor depropiedad global, el valor cambia en el objeto de origen y en el resto de las réplicas. Sinembargo, al cambiar un valor de propiedad local, el valor sólo cambia en la réplica actual.



Puede realizar la mayoría de las operaciones estándar de archivos y carpetas en lasréplicas. Por ejemplo, puede exportar, copiar y retirar réplicas. Utilice los procedimientosestándar de Digital Asset Manager para realizar dichas operaciones.

Las réplicas se designan mediante un icono duplicado superpuesto en el lado inferiorizquierdo del icono del archivo. La superposición parece una copia pequeña del iconodel documento o de la carpeta.

Content Server utiliza trabajos automatizados para sincronizar réplicas y objetos deorigen.

Tenga en cuenta que:

• Los trabajos de replicación sincronizan automáticamente la réplica con el archivooriginal. Puede actualizar para sincronizar manualmente la réplica sin esperar a quese produzca la sincronización automática.

• Toda operación que modifique un objeto se realiza implícitamente en el objeto deorigen y el objeto de réplica se actualiza para reflejar el cambio.

• Deberá esperar unos tiempos de respuesta más lentos para cualquier operación quecambie el archivo de origen (como por ejemplo el registro), ya que el repositorio delarchivo de origen puede encontrarse muy lejos geográficamente. Toda operación queno modifique el archivo de origen, como por ejemplo la visualización o exportación,se realiza sobre la réplica, por lo que no se quiere ninguna conexión con el repositoriodel archivo de origen.

• Cuando se copia una réplica, la copia no es una réplica sino un archivo nuevo. Por lotanto, los cambios en el documento original no se actualizarán en la copia tal comosucede en el caso de la réplica.

• Si la aplicación basada en WDK admite traducciones, al crear una traducción se creaun archivo nuevo en el repositorio. No puede crear réplicas.

• Puede realizar operaciones del ciclo de vida en las réplicas que ya tienen un ciclo devida aplicado.

• Para que las operaciones se realicen correctamente, las configuraciones delrepositorio permiten conectarse al repositorio del archivo de origen. La conexiónde realiza de forma silenciosa. No se le solicita que inicie sesión en el repositoriodel archivo de origen.

Una réplica sólo puede crearse si el repositorio en el que reside el archivo originaltiene los mismos conjuntos de usuarios y contraseñas. Las definiciones en elrepositorio de destino deben ser las mismas o superconjuntos de las del repositoriolocal. Para obtener una sincronización coherente de usuarios y permisos, serecomienda que los dos repositorios se configuren bajo la misma federación. Siprecisa más información sobre la configuración de servicios de replicación o la APIde flujo de trabajo, consulte las guías Documentum Content Server Administration(Guía de administración de Documentum Content Server) y Documentum ContentServer Fundamentals (Fundamentos de Documentum Content Server).



• Si utiliza Web Publisher de Documentum, las réplicas son de sólo lectura, lo quequiere decir que están prohibidas las operaciones que cambian el contenido delarchivo en el repositorio de origen. En concreto, una réplica no puede editarse,registrarse ni retirarse, dado que no está permitido realizar cambios en la misma.Tampoco se puede cambiar manualmente el ciclo de vida de una réplica.

Asimismo, si utiliza la opción de actualizar, sólo se actualizarán los atributos, nolas relaciones.

Accesos directos (referencias)Un acceso directo (también denominado referencia) es un enlace a un archivo de otrorepositorio. Puede enlazar el acceso directo a varias carpetas del repositorio actual.

Puede realizar muchas de las operaciones estándar de archivos y carpetas en los accesosdirectos. Los archivos que son accesos directos tienen una pequeña flecha en la esquinainferior izquierda de sus iconos de archivo.


Capítulo 11Trabajar con guiones gráficos

Un guión gráfico es una serie de miniaturas de bajo ancho de banda y baja resolución que muestran elcontenido de un archivo de vídeo o de un documento de varias páginas. En esta sección se describenlos siguientes temas:

• Información general sobre los guiones gráficos, página 107• Ver guiones gráficos de documentos, página 108• Usar el Visor del guión gráfico, página 109• Ver diapositivas de PowerPoint desde el guión gráfico, página 110• Ver páginas PDF desde el guión gráfico, página 111• Anular miniaturas de documento desde el guión gráfico, página 111Los siguientes temas están relacionados:

• Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint, página 134• Ver un guión gráfico de vídeo, página 120• Reproducir un vídeo del guión gráfico, página 122• Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo, página 131• Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo, página 131

Información general sobre los guiones gráficosUn guión gráfico consta de una serie de miniaturas de bajo ancho de banda y bajaresolución que muestran el contenido de un archivo de vídeo o de un documento devarias páginas (como las presentaciones de PowerPoint o los archivos PDF). DigitalAsset Manager puede generar guiones gráficos de manera automática al importar oregistrar un archivo.

Nota: La disponibilidad de los guiones gráficos depende de si Advanced DocumentTransformation Services, Document Transformation Services o Media TransformationServices están instalados en el sistema Documentum y configurados para el repositorio.


Trabajar con guiones gráficos

Sin la presencia de estos productos, no se generarán guiones gráficos para objetosimportados ni estará disponible la función de guión gráfico. Póngase en contacto conel administrador del sistema si precisa información sobre la disponibilidad de guionesgráficos en su instalación de Digital Asset Manager.

Puede ver el guión gráfico de un archivo en la ficha Guión gráfico de la páginaPropiedades del archivo. Los guiones gráficos de vídeo también están disponibles en laficha Guión gráfico de la página Detalles de vídeo, si está disponible.

En el caso de las presentaciones de PowerPoint, el guión gráfico muestra las diapositivasde la presentación como una secuencia de miniaturas.

En el caso de los archivos PDF, el guión gráfico muestra las páginas del PDF como unasecuencia de miniaturas.

En el caso de los vídeos, el guión gráfico se muestra como una secuencia de imágenesdel vídeo.

Ver guiones gráficos de documentosLos guiones gráficos se generan automáticamente al importar o registrar archivos PDFde Acrobat y archivos de presentación de Microsoft PowerPoint, en función de laconfiguración del sistema.

Los guiones gráficos de PDF y PPT constan de una miniatura de baja resolución querepresenta cada página del archivo. Además de ver las miniaturas en el guión gráfico,estas miniaturas se almacenan como objetos de diapositivas distintos al objeto principal.Esto significa que cada diapositiva o página es una copia independiente del archivoprincipal y se puede volver a usar y a modificar como cualquier otra copia.

Para ver un guión gráfico de documentos de varias páginas:

1. Desplácese hasta un documento de varias páginas del tipo pertinente (es decir, PDFo presentación de PowerPoint).


• Haga clic en .• En la vista optimizada: haga clic enMás→Mostrar→Propiedades→Guión

gráfico.• En la vista estándar: seleccioneMostrar→Propiedades→Guión gráfico.

3. Haga clic en Cancelar para cerrar la página Propiedades.



Usar el Visor del guión gráficoEl Visor del guión gráfico permite ver cada página del guión gráfico de un documento(PDF y presentaciones de PowerPoint) de forma más sencilla, así como mejorar la vistaprevia y el trabajo con estas páginas. El Visor del guión gráfico está disponible en elguión gráfico normal del documento en el cuadro de diálogo Propiedades.

El Visor del guión gráfico se divide en dos paneles: un panel selector de páginas y unpanel visor de páginas. El panel selector de páginas aparece en la parte izquierda delvisor y contiene las miniaturas de cada página del documento. Si se hace clic en unaminiatura en el panel selector de páginas, se mostrará una imagen de mayor resolución(JPEG) de la página en el panel visor de páginas.

Un área de paginación en la parte superior del Visor del guión gráfico

( ) permite desplazarse a diferentes áreas del documento. Losbotones de flecha permiten desplazarse hacia delante y hacia atrás por el documento yun campo de número de página permite introducir un número de página específico deldocumento para que lo muestre a continuación el visor de página.

Puede cambiar el número de miniaturas que mostrará a la vez el panel selectorde páginas mediante la lista desplegable. Use el botón para desplazarse haciaabajo ( ) en el panel selector de páginas paradesplazarse al siguiente grupo de páginas. Use el botón para desplazarse hacia arriba( ) en el panel selector de páginas para desplazarse alanterior grupo de páginas.

Cada página del documento que seleccione se almacena en un historial de selección. Siselecciona los botones y , podrá avanzar o retroceder por el historial de selecciónde forma parecida a como se hace en el historial de un explorador Web.

El panel de selección se puede ocultar si necesita que el panel visor de página sea másgrande, como, por ejemplo, para ver páginas en modo horizontal. Use los iconos ocultar( ) y mostrar ( ) para activar o desactivar el panel selector de páginas. Cuandovea una miniatura en el panel visor de páginas, utilice los iconos de amplificación paraacercar ( ) y alejar ( ) la visualización de la página activa.

Para activar el Visor del guión gráfico:







Se abrirá el Guión gráfico en la página Propiedades.

3. Haga clic en el icono Visor del guión gráfico ( ).Se abrirá el Visor del guión gráfico, mostrando el guión gráfico del documento en elpanel selector de páginas y en el panel visor de páginas.

4. Haga clic en para volver a la página normal del guión gráfico o bien haga clic enCancelar para cerrar el Visor del guión gráfico y volver a la lista de carpetas principal.

Ver diapositivas de PowerPoint desde el guióngráfico

Cuando los archivos de PowerPoint se importan al sistema de Documentum, MediaTransformation Server procesa los archivos y genera una copia en formato jpg de cadadiapositiva de la presentación. Cada diapositiva se integra en un guión gráfico que podráver a continuación para examinar más de cerca el contenido de una presentación y paraseleccionar diapositivas individuales para el agregado de PowerPoint.

Cada diapositiva se tratará como un objeto de copia independiente en el repositorio.Esto significa que también podrá trabajar con diapositivas de manera individual, aligual que con otras copias.

Para ver una diapositiva de una presentación de PowerPoint desde el guión gráfico:

1. Desplácese hasta la presentación de PowerPoint.



gráfico.• En la vista estándar: seleccioneMostrar→Propiedades→Guión gráfico.Se abrirá el guión gráfico de la presentación de PowerPoint en la página Propiedades.

3. Haga clic en el icono Visor del guión gráfico ( ).Se abrirá el Visor del guión gráfico, mostrando el guión gráfico de la presentación dePowerPoint en el panel selector de páginas y en el panel visor de páginas.

4. Seleccione una miniatura de diapositiva en el panel selector de páginas.La diapositiva se mostrará en el panel visor de páginas.

5. Seleccione diapositivas individuales y haga clic en para agregarlas al agregadode PowerPoint.




Ver páginas PDF desde el guión gráficoCuando los archivos de Acrobat PDF se importan al sistema Documentum, (Advanced)Document Transformation Services y Media Transformation Server procesan los archivosy generan una copia en formato jpg de cada página del PDF. Cada página se integra enun guión gráfico que puede ver a continuación para examinar más de cerca el contenidode un PDF.

Cada página se tratará como un objeto de copia independiente en el repositorio. Estosignifica que también podrá trabajar con páginas de manera individual, al igual quecon otras copias.

Para ver un guión gráfico de PDF:

1. Desplácese hasta el documento PDF.



gráfico.• En la vista estándar: seleccioneMostrar→Propiedades→Guión gráfico.Se abrirá el guión gráfico del PDF en la página Propiedades.

3. Haga clic en el icono Visor del guión gráfico ( ).Se abrirá el Visor del guión gráfico, mostrando el guión gráfico del PDF en el panelselector de páginas y en el panel visor de páginas.

4. Seleccione una miniatura de página en el panel selector de páginas.La página se mostrará en el panel visor de páginas.


Anular miniaturas de documento desde elguión gráfico

En los documentos con guiones gráficos que se pueden visualizar en el Visor del guióngráfico, puede seleccionar una página o diapositiva alternativa como la miniatura del



documento para que se muestre en las páginas de lista. Por ejemplo, si su presentaciónde PowerPoint tiene un logotipo genérico de empresa como primera página, puedeseleccionar la segunda página como la representación en miniatura de la presentación.De esta forma, la presentación se puede identificar con mayor facilidad en una lista dedocumentos.

Para anular una miniatura de documento desde el guión gráfico:




gráfico.• En la vista estándar: seleccioneMostrar→Propiedades→Guión gráfico.Se abrirá el Guión gráfico en la página Propiedades.

3. Haga clic en el icono Visor del guión gráfico ( ).Se abrirá el Visor del guión gráfico, mostrando el guión gráfico del documento en elpanel selector de páginas y en el panel visor de páginas.

4. En el panel selector de páginas, marque la casilla de verificación de la miniatura quedesee usar como miniatura del documento.

5. Haga clic en el icono .

6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y volver a la lista de carpetasprincipal.

Ver un guión gráfico de vídeoEn el caso de archivos de vídeo, el guión gráfico ofrece dos vistas, la vista de páginay la vista de zoom:

• Vista de página: Los guiones gráficos se ordenan en páginas y, a continuación, estaspáginas se apilan. El usuario hojea las páginas para ver todo el guión gráfico.



• Vista de zoom: Los guiones gráficos se apilan en orden y, a continuación, sepresentan en una única página. Cada marco mostrado representa un rango deguiones gráficos. Puede ver la secuencia completa al máximo nivel y aumentar lavisualización rápidamente (como en la tabla de contenido de un DVD).

Para acercar una sección de las miniaturas, haga clic en el icono de nivel siguiente( ).

Por ejemplo, si selecciona la miniatura 46, la segunda página mostrará las miniaturas46, 47, 48, 49, 50, 51, 52 y 53. Puede desplazarse por los niveles de las miniaturas delguión gráfico. Para alejarse, haga clic en . Para volver a alejarse hasta el nivelmás alto, haga clic en .

Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección que está

viendo en este momento:En ambas vistas, la información del código de tiempo SMPTE aparece como un indicadorde cada miniatura, si existe tal código de tiempo y si el sistema tiene los medios paracalcularlo.

En el caso de los archivos de vídeo aplicables, la pantalla Detalles de vídeo sustituye a lashabituales páginas de propiedades. En este caso, la pantalla Detalles de vídeo se abreautomáticamente siempre que realiza cualquier acción para ver las propiedades de unvídeo, como, por ejemplo, sus propiedades, guión gráfico, permisos o historial. Si precisamás información sobre Detalles de vídeo, consulte Capítulo 12, Trabajar con Detalles devídeo. Si precisa más información sobre la forma de ver un guión gráfico en la pantallaDetalles de vídeo, consulte Ver un guión gráfico de vídeo, página 120.



Nota: La pantalla Detalles de vídeo no está disponible para los archivos de vídeoimportados a un sistema sin la capacidad de detalle de vídeo. Entre estos sistemas seincluyen los que sean anteriores a la versión 5.3 y aquellos que no tengan instaladoAudio Video Transformation Services. Consulte con el administrador del sistema siprecisa información más detallada.

Para ver un guión gráfico de vídeo:

1. Desplácese hasta el archivo de vídeo.




3. Si se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo, asegúrese de que laficha Guión gráfico esté activa.

4. Seleccione la vista del guión gráfico: vista de página o vista de zoom.

5. Si ha elegido la vista de zoom, puede acercarse a una sección concreta del guióngráfico haciendo clic en la flecha hacia abajo:Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección queestá viendo en este momento:

6. Haga clic en Cancelar para cerrar el guión gráfico.

Reproducir un vídeo del guión gráficoEs posible reproducir un vídeo a partir del guión gráfico del vídeo si el archivo estáguardado en un almacén de archivos de transmisión. La reproducción del vídeo empiezaen el fotograma que se elija. Por ejemplo, si el guión gráfico de un vídeo que dura unminuto contiene 15 fotogramas y cada uno representa 4 segundos, al seleccionar elsegundo fotograma del guión gráfico, la reproducción del vídeo comenzará desde elcuarto segundo. Si selecciona el primer fotograma del guión gráfico, el vídeo comenzarádesde el principio.

Si encuentra algún problema en la reproducción de vídeos desde el guión gráfico,consulte Configurar el explorador para reproductores de medios, página 40.

Para reproducir un vídeo a partir del guión gráfico:










6. Seleccione uno de los fotogramas del guión gráfico.Si el guión gráfico se abre por la pantalla Detalles de vídeo, el reproductor devídeo incrustado reproducirá el vídeo empezando por el fotograma que se haseleccionado. Si el guión gráfico se abre por la pantalla habitual Propiedades, seabrirá la aplicación apropiada y reproducirá el vídeo empezando por el fotogramaque se ha seleccionado.




Capítulo 12Trabajar con Detalles de vídeo

La disponibilidad de detalles de vídeo depende de que se hayan instalado Documentum MediaTransformation Services y el componente Audio Video Transformation Services en el sistemaDocumentum y de que se hayan configurado para el repositorio. Sin la presencia de estos productos,no se extraen ni generan detalles de vídeo para los archivos de vídeo importados. Póngase en contactocon el administrador del sistema si precisa información sobre la disponibilidad de detalles de vídeoen su instalación de Digital Asset Manager.


• Información general sobre Detalles de vídeo, página 118• Ver Detalles de vídeo, página 119• Ver propiedades de vídeo, página 119• Reproducir un vídeo desde Detalles de vídeo, página 120• Ver un guión gráfico de vídeo, página 120• Reproducir un vídeo del guión gráfico, página 122• Ver pistas de texto de vídeo, página 123• Agregar pistas de texto, página 124• Editar pistas de texto, página 125• Eliminar pistas de texto, página 125• Ver subclips de vídeo, página 126• Crear subclips de vídeo, página 127• Editar subclips de vídeo, página 128• Eliminar subclips de vídeo, página 129• Configurar tiempos de marcas iniciales y finales, página 130• Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo, página 131• Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo, página 131


Trabajar con Detalles de vídeo

Información general sobre Detalles de vídeoEn la pantalla especial Detalles de vídeo aparecerá disponible toda la información sobrelos archivos de vídeo que se hayan importado al repositorio mediante Digital AssetManager.

Nota: La disponibilidad de detalles de vídeo depende de que se hayan instaladoDocumentum Media Transformation Services y el componente Audio VideoTransformation Services en el sistema Documentum y de que se hayan configurado parael repositorio. Sin la presencia de estos productos, no se extraen ni generan detalles devídeo para los archivos de vídeo importados. Póngase en contacto con el administradordel sistema si precisa información sobre la disponibilidad de detalles de vídeo en suinstalación de Digital Asset Manager.

Toda la información relacionada con un archivo de vídeo se incluye en la pantallaDetalles de vídeo. Esta pantalla permite ver todos los detalles de un archivo de vídeo yofrece acceso a todo el sistema de menús.

Detalles de vídeo muestra un reproductor de vídeo incrustado que se utiliza parareproducir la copia predeterminada del objeto, así como para definir posiciones inicialesy finales. Si el reproductor de vídeo está desactivado o si la copia predeterminada no esreproducible, el reproductor muestra una representación en miniatura del vídeo.

En la pantalla Detalles de vídeo también se muestran fichas con las que se puede accedera todos los metadatos y propiedades del vídeo. Incluye las siguientes fichas:• Información: la información que se suele incluir para todos los tipos de objetos y

cualquier otro metadato específico de vídeo.• Guión gráfico: una serie de imágenes en miniatura que representan el contenido

de un archivo de vídeo.• Pistas de texto: descripciones de texto para segmentos de un archivo de vídeo, como,

por ejemplo, transcripciones y subtítulos.• Subclips: segmentos de un archivo de vídeo seleccionados por el usuario que son

tratados como objetos relacionados.• Permisos: la información normal sobre permisos de objeto.• Historial: la información normal sobre el historial del objeto.Todos los objetos de vídeo tendrán algunos metadatos disponibles en los detallesde vídeo, como los códigos de tiempo iniciales y finales. Además, los metadatos ypropiedades de vídeo se pueden extraer, en función de los atributos personalizados y elformato de vídeo.



Ver Detalles de vídeoToda la información relacionada con un archivo de vídeo se incluye en la página Detallesde vídeo. Esta página permite ver todos los detalles de un archivo de vídeo y ofreceacceso a todo el sistema de menús.

Para ver Detalles de vídeo:



• Haga clic en .• En la vista optimizada: haga clic en el enlaceMás→Mostrar→Detalles de vídeo.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del vídeo. A continuación,

seleccioneMostrar→Detalles de vídeo.Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. Esta ventana permaneceráabierta hasta que haga clic en Cerrar.

3. Utilice las fichas de Detalles de vídeo para consultar información del vídeo.

Ver propiedades de vídeoTodos los objetos de vídeo tendrán algunos metadatos disponibles en los detallesde vídeo, como los códigos de tiempo iniciales y finales. Además, los metadatos ypropiedades de vídeo se pueden extraer, en función de los atributos personalizados y elformato de vídeo.

Para ver las propiedades de los detalles de vídeo:




seleccioneMostrar→Detalles de vídeo.Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana.

3. Haga clic en la ficha Información para ver las propiedades de los medios ymetadatos del vídeo.

4. Haga clic enmás información para abrir la página Propiedades: Información. Aquípodrá editar las propiedades del archivo, como el nombre, el título, el asunto ylos permisos.



5. Modifique las propiedades que desee y haga clic en Aceptar, o haga clic en Cancelarpara cerrar sin realizar ningún cambio.

Reproducir un vídeo desde Detalles de vídeoDetalles de vídeo muestra un reproductor de vídeo incrustado que se utilizapara reproducir la copia predeterminada del objeto. Puede reproducir la copiapredeterminada de un vídeo desde Detalles de vídeo si el archivo está guardado enun almacén de archivos de transmisión.

Los controles de la pantalla Detalles de vídeo permiten reproducir, pausar y detenerel vídeo en cualquier momento.

Si el reproductor de vídeo está desactivado o si la copia predeterminada no esreproducible, el reproductor muestra una representación en miniatura del vídeo.

Nota: Si encuentra algún problema en la reproducción de vídeos desde el guión gráfico,consulte Configurar el explorador para reproductores de medios, página 40.

Para reproducir un vídeo desde la pantalla Detalles de vídeo:




seleccioneMostrar→Detalles de vídeo.Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana.

3. Utilice los controles para reproducir el vídeo.

Ver un guión gráfico de vídeoEn el caso de archivos de vídeo, el guión gráfico ofrece dos vistas, la vista de páginay la vista de zoom:

• Vista de página: Los guiones gráficos se ordenan en páginas y, a continuación, estaspáginas se apilan. El usuario hojea las páginas para ver todo el guión gráfico.



• Vista de zoom: Los guiones gráficos se apilan en orden y, a continuación, sepresentan en una única página. Cada marco mostrado representa un rango deguiones gráficos. Puede ver la secuencia completa al máximo nivel y aumentar lavisualización rápidamente (como en la tabla de contenido de un DVD).

Para acercar una sección de las miniaturas, haga clic en el icono de nivel siguiente( ).

Por ejemplo, si selecciona la miniatura 46, la segunda página mostrará las miniaturas46, 47, 48, 49, 50, 51, 52 y 53. Puede desplazarse por los niveles de las miniaturas delguión gráfico. Para alejarse, haga clic en . Para volver a alejarse hasta el nivelmás alto, haga clic en .

Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección queestá viendo en este momento:

En ambas vistas, la información del código de tiempo SMPTE aparece como un indicadorde cada miniatura, si existe tal código de tiempo y si el sistema tiene los medios paracalcularlo.

En el caso de los archivos de vídeo aplicables, la pantalla Detalles de vídeo sustituye a lashabituales páginas de propiedades. En este caso, la pantalla Detalles de vídeo se abreautomáticamente siempre que realiza cualquier acción para ver las propiedades de unvídeo, como, por ejemplo, sus propiedades, guión gráfico, permisos o historial.

Nota: La pantalla Detalles de vídeo no está disponible para los archivos de vídeoimportados a un sistema sin la capacidad de detalle de vídeo. Entre estos sistemas se



incluyen los que sean anteriores a la versión 5.3 y aquellos que no tengan instaladoAudio Video Transformation Services. Consulte con el administrador del sistema siprecisa información más detallada.

Para ver un guión gráfico de vídeo:








6. Haga clic en Cancelar para cerrar el guión gráfico.

Reproducir un vídeo del guión gráficoEs posible reproducir un vídeo a partir del guión gráfico del vídeo si el archivo estáguardado en un almacén de archivos de transmisión. La reproducción del vídeo empiezaen el fotograma que se elija. Por ejemplo, si el guión gráfico de un vídeo que dura unminuto contiene 15 fotogramas y cada uno representa 4 segundos, al seleccionar elsegundo fotograma del guión gráfico, la reproducción del vídeo comenzará desde elcuarto segundo. Si selecciona el primer fotograma del guión gráfico, el vídeo comenzarádesde el principio.

Nota: Si encuentra algún problema en la reproducción de vídeos desde el guión gráfico,consulte Configurar el explorador para reproductores de medios, página 40.

Para ver un vídeo a partir del guión gráfico:



• Haga clic en .



• En la vista optimizada: haga clic enMás→Mostrar→Propiedades→Guióngráfico.

• En la vista estándar: seleccioneMostrar→Propiedades→Guión gráfico.3. Si se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo, asegúrese de que la

ficha Guión gráfico esté activa.



6. Seleccione uno de los fotogramas del guión gráfico.El reproductor de vídeo incrustado reproduce el vídeo empezando por el fotogramaque se ha seleccionado.

Ver pistas de texto de vídeoLas pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos de un archivo devídeo. Algunos ejemplos de pistas de texto son las siguientes:• Subtítulos• Voz a texto• Reconocimiento de voz• Transcripciones• Tipo de toma• Descripción de escenaEn su sistema puede haber otros tipos de pistas de texto disponibles.

Las pistas de texto de los archivos de vídeo se pueden ver en la ficha Pistas de texto dela pantalla Detalles de vídeo. En la ficha Pistas de texto, un filtro desplegable contienesólo los tipos de pistas de texto disponibles para el vídeo.

Para cada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, junto con losdatos de la pista de texto.

Para ver las pistas de texto de vídeo:



• Haga clic en .



• Haga clic en el enlaceMás→Mostrar→Detalles de vídeo.• SeleccioneMostrar→Detalles de vídeo.Se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo.

3. Seleccione la ficha Pistas de texto.Se muestran todas las pistas de texto del vídeo.

4. Seleccione un tipo de pista de texto disponible en la lista desplegable Pista.

Agregar pistas de textoLas pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos específicos de unarchivo de vídeo.

Todas las pistas de texto se pueden consultar en la ficha Pistas de texto de los Detallesde vídeo. Para cada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, juntocon los datos de la pista de texto.

Puede agregar de forma manual un pista de texto a cualquier vídeo con detalles devídeo mediante el siguiente procedimiento.

Para agregar una pista de texto de vídeo:



• Haga clic en .• Haga clic en el enlaceMás→Mostrar→Detalles de vídeo.• SeleccioneMostrar→Detalles de vídeo.Se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo.

3. Seleccione la ficha Pistas de texto.Se muestran todas las pistas de texto del vídeo.

4. Haga clic en Agregar pista.Aparecerá la pantalla de detalles de pista.

5. En el campo Categoría, introduzca una categoría para la pista de texto. Por ejemplo,Subtítulos.

6. En el campo Texto, escriba el texto de la pista de texto.

7. En los campos Inicio y Terminar, introduzca los códigos de tiempo de inicio y fin,respectivamente.

8. Haga clic en Guardar.



La pantalla de detalles de pista se cierra y aparece la nueva pista de texto en la fichaPistas de texto bajo la categoría elegida.

Editar pistas de textoLas pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos específicos de unarchivo de vídeo.


Puede editar manualmente una pista de texto mediante el siguiente procedimiento.

Para editar una pista de texto de vídeo:




3. Seleccione la ficha Pistas de texto.

4. Utilice el filtro para localizar la pista de texto específica que desee editar.

5. Marque la casilla de verificación de la pista de texto que desee editar y haga clic enEditar pista.Aparecerá la pantalla de detalles de pista.

6. Edite los campos Categoría, Texto, Inicio o Terminar.

7. Haga clic en Guardar.La pantalla de detalles de pista se cierra y la pista de texto aparece en la categoríaelegida, con su nueva información.

Eliminar pistas de textoLas pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos específicos de unarchivo de vídeo.




Puede eliminar una pista de texto mediante el siguiente procedimiento.

Para eliminar una pista de texto de vídeo:




3. Seleccione la ficha Pistas de texto.

4. Utilice el filtro para localizar pistas de texto específicas que desee eliminar.

5. Marque las casillas de verificación de las pistas de texto que desee eliminar y hagaclic en Eliminar pistas.

6. Haga clic en Guardar.La lista Pistas de texto se actualizará y las pistas de texto seleccionadas no volverán aaparecer.

Ver subclips de vídeoPara crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcandotiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecentodos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo, es decir, todos los subclipsdel vídeo creados por usuarios.

Una vez creados, los subclips son objetos normales del repositorio con los que se puederealizar cualquier acción habitual. Aparecen como subclips de un vídeo puesto quetienen relación, es decir, son objetos relacionados. Por lo tanto, cada subclip tendrá suspropios iconos de acciones en la ficha Subclips (tales como Propiedades, Copias, etc.),junto a su miniatura. Por ejemplo, si selecciona el icono Propiedades de un subclip,aparece una nueva pantalla Detalles de vídeo en la que se muestra toda la informaciónespecífica de dicho subclip.

Para ver subclips de vídeo:







3. Seleccione la ficha Subclips.Se muestran todos los subclips del vídeo.

4. Realice la acción que desee con cualquiera de los subclips disponibles.

Crear subclips de vídeoPara crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcandotiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecentodos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo, es decir, todos los subclipsdel vídeo creados por usuarios.

Esta ficha es también el lugar donde se crean nuevos subclips. Una vez creados, lossubclips son objetos normales del repositorio con los que se puede realizar cualquieracción habitual. Con los camposMarcar y Desmarcar del panel del reproductor de vídeose crean nuevos subclips, con todas sus propiedades y copias.

Para crear un subclip, debe tener al menos permiso Relacionar sobre el vídeo.

Para crear un subclip de vídeo:






4. Utilice el reproductor de vídeo para localizar o introducir manualmente los tiemposde la marca inicial (Marcar) y final (Desmarcar).Para ver el segmento seleccionado, utilice los controles del reproductor de vídeo.



5. Una vez seleccionado el segmento, haga clic en Nuevo.Se le pedirá que introduzca los detalles de un documento nuevo.

6. En la ficha Crear, introduzca el nombre del nuevo archivo. Introduzca la informaciónadicional que desee.

7. En la ficha Información, defina la información como desee. Si el enlace Editaraparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta, haga clic en Editar eintroduzca los valores en la página que aparezca. Para introducir los valores, puedeescribirlos en un cuadro Introducir nuevo valor o bien seleccionarlos en un cuadroSeleccionar de la lista y, a continuación, hacer clic en Agregar. En la lista resultante,puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir o Bajar. Puede quitar un valor si loselecciona y hace clic en Quitar.

8. En la ficha Permisos, defina los permisos como desee.

9. Haga clic en Terminar.El subclip nuevo aparecerá en la lista de subclips.

Editar subclips de vídeoPara crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcandotiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecentodos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo, es decir, todos los subclipsdel vídeo creados por usuarios.

Esta ficha es también el lugar donde se editan los subclips. Con los camposMarcar yDesmarcar del panel del reproductor de vídeo, puede cambiar el segmento del vídeooriginal para alargar o acortar el segmento utilizado para el subclip.

Para editar un subclip, debe tener al menos permiso Relacionar sobre el vídeo.

Para editar un subclip de vídeo:





3. Seleccione la ficha Subclips.



Se muestran todos los subclips del vídeo.

4. Marque la casilla de verificación del subclip que desee editar.Los tiempos deMarcar yDesmarcar del subclip aparecen en el reproductor de vídeo.

5. Utilice el reproductor de vídeo para localizar o cambiar manualmente los tiempos dela marca inicial (Marcar) y final (Desmarcar).Para ver el segmento seleccionado, utilice los controles del reproductor de vídeo.

6. Una vez seleccionado el segmento, haga clic en Editar.El subclip se guarda con los nuevos tiempos de marca inicial y final.

Eliminar subclips de vídeoPara crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcandotiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecentodos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo, es decir, todos los subclipsdel vídeo creados por usuarios.

Esta ficha es también el lugar donde se eliminan los subclips.

Para eliminar un subclip de vídeo:






4. Marque la casilla de verificación del subclip que desee eliminar.

5. Haga clic en Eliminar.Se elimina el subclip.



Configurar tiempos de marcas iniciales yfinales

La pantalla Detalles de vídeo permite establecer tiempos de marcas iniciales y finalespara un archivo de vídeo. Al establecer los tiempos de las marcas iniciales y finalesse rellenan los camposMarcar y Desmarcar situados bajo el reproductor de vídeoque aparece en la parte izquierda de la pantalla. De esta forma, puede reproducir unsegmento concreto del vídeo.

Los tiempos deMarcar y Desmarcar se pueden establecer desde dos áreas distintasde la pantalla Detalles de vídeo:• Directamente en el panel del reproductor de vídeo.• Desde la ficha Guión gráfico.Para establecer los tiempos de las marcas iniciales y finales desde la pantalla Detallesde vídeo:





3. Siga uno de estos procedimientos para rellenar los camposMarcar y Desmarcarsituados bajo el reproductor de vídeo:

a. Utilice los controles para reproducir el vídeo. Mientras el vídeo se reproduce,haga clic enMarcar y Desmarcar para establecer los tiempos de la marca inicialy final, respectivamente. También puede introducir los tiempos manualmenteen los camposMarcar y Desmarcar.

b. Seleccione la ficha Guión gráfico y una vista del guión gráfico, ya sea Vista depágina o Vista de zoom. Marque las casillas de verificación de las miniaturasque desee que inicien y finalicen el segmento. Haga clic en la opciónMarcar yDesmarcar de la miniatura correspondiente.

Los camposMarcar y Desmarcar del panel del reproductor de vídeo se rellenancon los tiempos seleccionados.Ahora puede utilizar los controles del reproductor de vídeo para ver el segmentoseleccionado del vídeo.



Configurar la miniatura predeterminada desdeun guión gráfico de vídeo

De forma predeterminada, la imagen en miniatura que representa a un vídeo segenera a partir del primer fotograma o página del vídeo. Esta miniatura no suele serrepresentativa del vídeo. En muchos casos, puede tratarse de un fotograma en negro ocontener el logotipo del estudio, distribuidor o realizador del vídeo. Con la ayuda deMedia Transformation Services, Digital Asset Manager genera guiones gráficos para losarchivos de vídeo importados a un repositorio. Con el guión gráfico puede seleccionarotra miniatura predeterminada que sea más representativa del contenido del vídeo.

Los usuarios deben tener al menos permiso Escribir sobre el vídeo para reemplazar laminiatura de un objeto.

Para anular la miniatura predeterminada de un vídeo:





3. Seleccione la ficha Guión gráfico.

4. Desplácese por el guión gráfico para buscar el fotograma que desea seleccionarcomo miniatura del vídeo.

5. Marque la casilla de verificación del fotograma.

6. Haga clic en Definir miniatura.La pantalla Detalles de vídeo se actualiza y el fotograma seleccionado aparece comola nueva miniatura predeterminada del vídeo.

Eliminar fotogramas de un guión gráfico devídeo

El guión gráfico de un vídeo suele contener fotogramas redundantes o que no aportanningún valor al guión gráfico. Puede examinar el guión gráfico del vídeo para eliminareste tipo de fotogramas. De esta forma se reduce el tamaño del guión gráfico (muy



recomendable al ver vídeos de gran tamaño) y se puede examinar mejor todo elcontenido del vídeo.

Para eliminar fotogramas del guión gráfico de un vídeo:





3. Seleccione la ficha Guión gráfico.

4. Desplácese por el guión gráfico para buscar los fotogramas que desea quitar delguión.

5. Marque la casilla de verificación de uno o más fotogramas.

6. Haga clic en Eliminar fotogramas.El guión gráfico se actualiza y los fotogramas seleccionados se quitan.


Capítulo 13Trabajar con el agregado de PowerPoint

Cuando los archivos de PowerPoint se importan al sistema de Documentum, Media TransformationServer procesa los archivos y genera una copia en formato jpg de cada diapositiva de la presentación.A continuación, cada diapositiva se tratará como un objeto de copia independiente en el repositorio.Esto permite trabajar con las diapositivas de una en una y añadirlas al agregado de PowerPoint.

El agregado de PowerPoint es una zona que permite reunir diapositivas de una o más presentacionesde PowerPoint en el repositorio y reagruparlas en nuevas presentaciones. Puede agregar, quitar yordenar diapositivas desde varias presentaciones de PowerPoint hasta que reúna las que desee enel agregado. A continuación, puede generar una nueva presentación de PowerPoint a partir delas diapositivas que haya reunido en el agregado de PowerPoint, creando así un nuevo objeto dePowerPoint en el repositorio.

Precaución: La disponibilidad del guión gráfico y del agregado de PowerPoint depende de que sehaya instalado Media Transformation Services en Documentum System y de que se haya configuradopara el repositorio. Sin la presencia de Media Transformation Services, no se generarán guionesgráficos para archivos de presentaciones de PowerPoint importados ni estará disponible la función deagregado de PowerPoint. Póngase en contacto con el administrador del sistema si precisa informaciónsobre la disponibilidad de guiones gráficos y del agregado de PowerPoint en su instalación de DigitalAsset Manager.

Para crear una nueva presentación de PowerPoint a partir de diapositivas del repositorio, es necesarioseguir este procedimiento por este orden:

• Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint, página 134• Ver el agregado de PowerPoint, página 135• Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint, página 136. Si es necesario, quite las diapositivas

que haya decidido no incluir en la nueva presentación de PowerPoint.• Buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint, página 136. Busque más diapositivas y

presentaciones de PowerPoint que agregar al agregado de PowerPoint.• Crear una presentación de PowerPoint, página 139. Cree la nueva presentación de PowerPoint a

partir de las diapositivas del agregado de PowerPoint.


Trabajar con el agregado de PowerPoint

• Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint, página 140. Borre el agregadode PowerPoint de forma que tenga un espacio vacío desde el que comenzar con la nuevapresentación que cree.

Añadir diapositivas al agregado de PowerPointEn este procedimiento se describe cómo añadir diapositivas al agregado de PowerPoint.Puede seleccionar qué diapositivas agregar viendo el guión gráfico de PowerPoint, o bienagregar a la vez todas las diapositivas de una presentación de PowerPoint seleccionandola presentación completa.

Cuando se añade una diapositiva al agregado de PowerPoint, la información que laacompaña procede de la presentación original de la que proviene la diapositiva.

Nota: Sólo es posible tener una copia de una diapositiva dada en el agregado dePowerPoint. Por ejemplo, si selecciona añadir al agregado de PowerPoint dospresentaciones que contengan la misma diapositiva, esa diapositiva sólo se agregaráuna vez.

Para añadir diapositivas al agregado de PowerPoint:

1. Para agregar todas las diapositivas de un presentación de PowerPoint al mismotiempo, haga lo siguiente:

a. Desplácese hasta una presentación de PowerPoint.

b. Siga uno de estos procedimientos:

• En la vista optimizada: haga clic en el icono de agregar ( ) en el elementode línea del archivo.

• En la vista estándar: marque las casillas de verificación de una o máspresentaciones. A continuación, seleccione Editar→Añadir al agregadode PowerPoint.

2. Para elegir qué diapositivas de una presentación de PowerPoint va a agregar alagregado de PowerPoint, haga lo siguiente:• Abra el guión gráfico de la presentación de PowerPoint. (El procedimiento para

abrir guiones gráficos se describe en Ver diapositivas de PowerPoint desde elguión gráfico, página 110.) Marque las casillas de verificación de las diapositivasque desee agregar y haga clic en el icono de agregar ( ).

• Desplácese hasta una presentación de PowerPoint principal y vea susdiapositivas. Para hacer esto, desplácese hasta la presentación de PowerPoint y,a continuación, siga uno de estos procedimientos:

— En la vista optimizada, haga clic enMás→Ver→Relaciones.



— En la vista estándar, marque la casilla de verificación de la presentación dePowerPoint y seleccioneMostrar→Relaciones.

Aparecerá la lista de diapositivas de la presentación de PowerPoint.3. Siga uno de estos procedimientos:

• Para agregar una diapositiva a la vez, haga clic en el icono Agregar en elelemento de línea de la diapositiva:

• Para agregar varias diapositivas a la vez, debe encontrarse en la vista estándaro en el guión gráfico. Para agregar varias diapositivas, marque la casilla deverificación de cada una.

A continuación, siga uno de estos procedimientos:

— En la vista estándar, seleccione Editar→Añadir al agregado de PowerPoint.

— En el guión gráfico, haga clic en el icono de adición:Las diapositivas se añaden al agregado de PowerPoint y la pantalla se actualiza.

4. Para ver el agregado de PowerPoint y las diapositivas que se han añadido, haga clicen el icono Ver agregado de PowerPoint:

Ver el agregado de PowerPointEn este procedimiento se describe cómo abrir el agregado de PowerPoint y ver lasdiapositivas que se han agregado. El agregado de PowerPoint se puede ver en cualquiermomento, incluso si está vacío. Esto permite utilizar la función de búsqueda delagregado de PowerPoint. Si precisa información detallada acerca de la búsqueda depresentaciones y diapositivas de PowerPoint desde el agregado de PowerPoint, consulteBuscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint, página 136.

Para ver el agregado de PowerPoint:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En un guión gráfico de PowerPoint, haga clic en el icono Ver agregado de

PowerPoint:• En la vista optimizada, haga clic en Ver agregado de PowerPoint.• En la vista estándar, seleccione Ver→Agregado de PowerPoint.

2. Si lo desea, puede ordenar las diapositivas según uno de los criterios que seenumeran a continuación. La ordenación se aplica a todas las diapositivas delagregado de PowerPoint, no sólo a las que se muestren en la página actual. Paraordenar las diapositivas, elija una de estas opciones:• Título de diapositiva: se ordenan por el nombre de la diapositiva.



• Presentación original: se ordenan por el nombre de la presentación originalde la diapositiva.

• Propietario: se ordenan por el nombre del propietario.• Modificado: se ordenan por la fecha de modificación, de forma ascendente.

Quitar diapositivas del agregado de PowerPointSe pueden quitar diapositivas del agregado de PowerPoint, la zona para colocardiapositivas de PowerPoint. Esta operación no quita una diapositiva del repositorio.

Para quitar diapositivas del agregado de PowerPoint:

1. Abra el agregado de PowerPoint siguiendo uno de estos procedimientos:• En un guión gráfico de PowerPoint, haga clic en el icono Ver agregado de


2. Marque las casillas de verificación de las diapositivas que desee quitar del agregado.

3. Haga clic en Quitar.

Buscar presentaciones y diapositivas dePowerPoint

Ahora puede utilizar la función Buscar más del agregado de PowerPoint para buscarpresentaciones y diapositivas de PowerPoint con el fin de añadirlas al agregado dePowerPoint. Los botones Buscar más hacen que aparezca la página Búsqueda avanzada,con la ficha de PowerPoint ya activa. De manera alternativa, puede dirigirse directamentea la página Búsqueda avanzada.

Nota: Los objetos de diapositiva que no residan en las ubicaciones elegidas puedenaparecer en los resultados de la búsqueda. Una búsqueda de PowerPoint devuelvecualquier elemento que cumpla con los criterios de la búsqueda en cualquiera delas ubicaciones especificadas, además de cualquier diapositiva relacionada con esosobjetos de PowerPoint sin importar dónde se encuentren ubicados. Por ejemplo, se creauna carpeta en la carpeta Cabinets/System/Applications/PPT_Assembly/users/ con elidentificador exclusivo del nombre del usuario. Todos los objetos de las diapositivasque cree (es decir, las diapositivas de las presentaciones que importe como usuario) sealmacenarán en esta carpeta. Estos objetos de diapositivas mantienen una relación conel objeto padre de PowerPoint.



Para buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint:

1. Abra la página Búsqueda avanzada mediante uno de estos procedimientos:• En el agregado de PowerPoint, haga clic en el botón Buscar más.• En el encabezado de la parte superior de la página Digital Asset Manager, haga

clic en Avanzada.Se abrirá la página Búsqueda avanzada.

2. Si la ficha PowerPoint aún no está activa, haga clic en ella.

3. En la sección Buscar, seleccione el botón de opción del tipo de elemento dePowerPoint que desee buscar: Presentaciones de PowerPoint, Diapositivas dePowerPoint o Ambas.

4. En el campo Que contengan las palabras, escriba todas las palabras que puedancontener las presentaciones y/o diapositivas que está buscando.

5. Seleccione la ubicación en la que se realizará la búsqueda mediante uno de lossiguientes procedimientos en la sección Buscar en estas ubicaciones:• Una lista de repositorios y ubicaciones: Permite definir varios repositorios,

varias ubicaciones externas, o una combinación de ambos, como ubicacionesde búsqueda.

• Sólo en la ubicación actual: Con esta opción se busca en el repositorio y elarchivador o carpeta que estaba viendo antes de abrir la Búsqueda avanzada oel agregado de PowerPoint.

a. Si elige especificar ubicaciones de búsqueda, haga clic en Editar y siga esteprocedimiento en la pantalla Cambiar orígenes de búsqueda:• Para seleccionar uno o más repositorios y agregarlos a las ubicaciones de

búsqueda, marque los repositorios en Repositorios disponibles. Haga clicen la flecha correspondiente para agregarlo a la lista de ubicaciones debúsqueda. Introduzca su nombre de usuario y contraseña del repositoriosi el sistema se lo solicita. Si marca la casilla de verificación ¿Recordarcredenciales la próxima vez?, en el futuro iniciará sesión automáticamentecon las credenciales elegidas.

Para quitar un repositorio de las ubicaciones de búsqueda, selecciónelo yhaga clic en la flecha izquierda.

• Para seleccionar un archivador o carpeta específicos que agregar a lasubicaciones de búsqueda, desplácese hasta el archivador o carpeta específicoen Repositorios disponibles y expanda la jerarquía de árbol hasta encontrarel archivador o carpeta deseado. Marque la casilla de verificación delarchivador o la carpeta y haga clic en la flecha correspondiente paraagregarlo a la lista de ubicaciones de búsqueda. Introduzca su nombrede usuario y contraseña si el sistema se lo solicita. Si marca la casilla deverificación ¿Recordar credenciales la próxima vez?, en el futuro iniciarásesión automáticamente con las credenciales elegidas.



Para quitar una ubicación de las ubicaciones de búsqueda, selecciónela en lalista y haga clic en la flecha izquierda correspondiente.

• Para guardar los repositorios, archivadores y carpetas elegidos en losque desee buscar, de forma que siempre estén seleccionados de formapredeterminada para las búsquedas de PowerPoint, marque la casilla deverificación Definir como orígenes predeterminados.

• Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Cambiar orígenes de búsqueda.6. La sección Fecha ayuda a restringir la búsqueda por la fecha en que se realizó una

acción específica en la presentación o diapositiva. En la primera lista desplegable,seleccione la acción por la que desee buscar, por ejemplo, Creado o Modificado.Seleccione el botón de opción para seleccionar un rango de fechas o un período detiempo específico.• Si selecciona un rango de fechas, seleccione uno de la lista desplegable.• Si selecciona un período de tiempo específico, introduzca valores De y A para el

período de tiempo mediante los botones de calendario.7. En la sección Tipo de objeto, seleccione un tipo de objeto que buscar en la lista

desplegable.

8. En la sección Tamaño, seleccione un rango del tamaño de archivo por el que buscaren la lista desplegable.

9. Si desea incluir propiedades específicas en la búsqueda, seleccione el enlaceSeleccione una propiedad en la sección Propiedades para expandir los campos.Para realizar una búsqueda basada en un valor de propiedad, seleccione unapropiedad en la primera lista desplegable. En la segunda lista desplegable, seleccioneun operador, el cual determina la relación con el valor de búsqueda. (Por ejemplo,para encontrar todos los archivos escritos por Juan Santos, puede especificar que lapropiedad Autores es“Juan Santos”, o contiene “Santos” o empieza por “Juan”. En loscampos restantes, introduzca los valores de búsqueda.SeleccioneMayúsculas/minúsculas para que el valor de búsqueda se aplique amayúsculas y minúsculas.Para realizar una búsqueda basada en propiedades adicionales, haga clic enSeleccione otra propiedad y repita estas instrucciones. Para quitar una propiedadde los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar, situado junto a la propiedad quedesee quitar.

10. La sección Adicional permite seleccionar opciones adicionales para encontrarobjetos ocultos o todas las versiones. Para buscar objetos ocultos, seleccione Buscarobjetos ocultos. Los objetos ocultos sólo están visibles para los usuarios con permisoLeer o Escribir para esos objetos. La búsqueda mostrará sólo los objetos para losque tenga permiso de visualización. Para buscar todas las versiones de un archivo,seleccione Buscar todas las versiones.

11. Cuando haya definido todos los criterios, haga clic en Buscar.



Aparecerán los resultados de la búsqueda de PowerPoint.

Crear una presentación de PowerPointEn este procedimiento se describe cómo crear una presentación de PowerPoint a partirde diapositivas del agregado de PowerPoint. Al crear una presentación, se puedeseleccionar una plantilla que defina el aspecto y estilo de la presentación. (Si precisainformación detallada sobre cómo agregar plantillas de PowerPoint al repositorio,consulte Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint, página 140.)Si no selecciona ninguna plantilla, las diapositivas de la nueva presentación apareceráncon un fondo vacío y sin un formato específico. Tenga en cuenta que algunas plantillaspueden cambiar el formato de las diapositivas para que encajen con el fondo de laplantilla, no se salgan de la página, etc. Es este caso, es necesario editar la nuevapresentación mediante Microsoft PowerPoint.

El orden de las diapositivas en la nueva presentación de PowerPoint será el orden en quese añadieron al agregado de PowerPoint. Puede cambiar el orden de las diapositivasmediante Microsoft PowerPoint después de crear el archivo de la nueva presentación.

Nota: Las nuevas presentaciones se crean mediante todas las diapositivas que contieneactualmente el agregado de PowerPoint. No es posible seleccionar únicamente unasdiapositivas específicas en el agregado de PowerPoint para, a continuación, crear unapresentación nueva a partir de esas diapositivas.

Para crear una presentación:


PowerPoint:

.• En la vista optimizada, haga clic en Ver agregado de PowerPoint.• En la vista estándar, seleccione Ver→Agregado de PowerPoint.

2. Si lo desea, seleccione una plantilla en la lista Plantilla.Al seleccionar una plantilla aparecerá una miniatura que la representa. Si deseacambiar su selección, hágalo.

3. Haga clic en Crear.

4. Si no selecciona una plantilla, Digital Asset Manager mostrará el siguiente mensaje:“No ha seleccionado ninguna plantilla PowerPoint para aplicar”. Haga clic enAceptar para continuar sin aplicar ninguna plantilla.

5. En el campo Nombre, escriba el nombre de la nueva presentación de PowerPoint.



6. Seleccione el tipo de documento para la nueva presentación en el campo Tipo. Eltipo predeterminado es Documento (dm_document).

7. Si lo desea, defina un conjunto de permisos.

8. Si lo desea, defina un ciclo de vida.

9. Elija una ubicación en el repositorio donde desee guardar la nueva presentaciónde PowerPoint. Las fichas Todo, Suscripciones y Utilizados recientementecorresponden a los nodos del repositorio. Si no selecciona ninguna ubicación, lapresentación de PowerPoint se guarda en el archivador inicial.

10. Una vez que haya seleccionado la ubicación, haga clic en Aceptar.Digital Asset Manager crea la nueva presentación de PowerPoint.

Borrar todas las diapositivas del agregado dePowerPoint

En este procedimiento se describe cómo borrar todas las diapositivas del agregado dePowerPoint. Si no borra el contenido del agregado de PowerPoint, éste permanecerá enlas sesiones posteriores.

Para borrar el contenido del agregado de PowerPoint:



2. Haga clic en Borrar agregado.

Agregar una plantilla para utilizar en elagregado de PowerPoint

Los administradores del sistema o los usuarios con acceso de administración del sistemason los encargados de agregar al sistema plantillas de PowerPoint para que las utilicenlos usuarios al crear presentaciones mediante el agregado de PowerPoint.

Si precisa información más detallada acerca del agregado de PowerPoint y el momentoen que se aplica una plantilla a una presentación nueva, consulte Crear una presentaciónde PowerPoint, página 139.



Para importar una plantilla y utilizarla en el agregado de PowerPoint:

1. Abra el archivador System en el repositorio.

2. Desplácese aSystem\Applications\PPT_Assembly\Templates.

3. Seleccione Archivo→Importar.Aparecerá la ventana Importar: selección de archivo.

4. Haga clic en Agregar archivos.Aparece la ventana Seleccionar archivos.

5. Desplácese hasta el archivo de plantilla de PowerPoint (.POT) que desee importar yselecciónelo.Se mostrarán el archivo y la ruta del archivo en la ventana Archivos seleccionados.

6. Repita el procedimiento anterior con todas las plantillas de PowerPoint que deseeimportar.

7. Haga clic en Siguiente.Aparecerá la ventana Importar: definición de objeto correspondiente al primerarchivo de la lista Archivos seleccionados. En este punto, tendrá la oportunidad decambiar el nombre, el tipo o el formato del documento.

8. Para cambiar el nombre, el tipo o el formato del documento, escriba en el campoNombre y utilice los menús desplegables Tipo y Formato respectivamente.

Precaución: En el caso de las plantillas de PowerPoint que agregue aquí, el tipode documento siempre debe ser dm_document o uno de sus subtipos. El formatosiempre debe ser el de plantilla de PowerPoint 97 / 2000.

Precaución: Si desea confirmar o cambiar las propiedades de todos los demásarchivos de la lista, debe desplazarse por las páginas de definición de objetoscorrespondientes a los otros documentos mediante los botones Siguiente y Anterior;no olvide efectuar los posibles cambios antes de continuar.

9. Haga clic en Terminar.Si no se ha desplazado por todas las ventanas de definición de objetos (de cadadocumento), aparecerá un mensaje advirtiéndole de que, si desea aplicar cambiosindividuales a los demás archivos, debe recorrer los archivos pertinentes mediantelos botones apropiados de la pantalla.



La nueva plantilla de PowerPoint que se va a utilizar en el agregado de PowerPointse importa a la carpeta de plantillas.


Capítulo 14Trabajar con documentos virtuales


• ¿Qué es un documento virtual?, página 143• Ver la estructura de un documento virtual, página 144• Ver el contenido de un documento virtual, página 147• Crear documentos virtuales, página 148• Trabajar con descendientes, página 148• Convertir documentos virtuales en documentos simples, página 153• Modificar etiquetas de versión, página 154• Trabajar con instantáneas, página 154

¿Qué es un documento virtual?Un documento virtual es un archivo que contiene uno o más archivos anidados. Eldocumento virtual se denomina documento padre y los archivos contenidos en él,descendientes. Los descendientes también se denominan hijos.

Los documentos virtuales aparecen indicados por este icono:

Como ejemplo, podría crear un documento virtual a modo de libro y rellenarlo con losarchivos que constituyen los capítulos del libro. Cada capítulo será un archivo aparteanidado en el documento padre.

Los archivos anidados en un documento virtual también pueden ser documentosvirtuales a su vez. Esto conlleva que podrá tener varios niveles de anidamiento.

Al retirar un documento virtual, puede seleccionar si desea retirar sólo el documentopadre o retirar el documento padre y sus descendientes.

Al visualizar un documento virtual, tiene la opción de visualizar la estructura deldocumento o su contenido. Al visualizar su estructura, Virtual Document Manager


Trabajar con documentos virtuales

(VDM) se abre en el interior de Digital Asset Manager para mostrar los descendientes deldocumento virtual. Puede procesar archivos a través de VDM del mismo modo que seprocesan a través de Digital Asset Manager. Puede realizar las funciones de gestión dearchivos habituales. Si precisa más información sobre VDM, consulte Ver la estructurade un documento virtual, página 144.

Los archivos de un documento virtual pueden tener distintos formatos de archivo. Porejemplo, un archivo de Microsoft Word puede ser el archivo padre, y una hoja de cálculode Excel y una imagen TIFF sus descendientes.

Puede agregar y quitar descendientes, así como reorganizar el orden. Puede volver aconvertir documentos virtuales en “documentos simples”, es decir, documentos que nose componen de otros documentos.

Ver la estructura de un documento virtualCuando está viendo la estructura de un documento virtual, Virtual Document Manager(VDM) se abre para mostrar los descendientes del documento. Si el documento virtualtiene varios niveles de descendientes y desea ver un nivel inferior de éstos, expanda undescendiente en el nivel actual. Para procesar archivos mostrados en VDM, utilice losmismos procedimientos que usa para procesar los archivos mostrados en un directoriode carpeta.

Al ver la estructura a través de la vista optimizada, VDM muestra un nivel dedescendientes a la vez, como se muestra a continuación:



Cuando vea la estructura a través de la vista estándar, el panel izquierdo de VDMpuede mostrar varios niveles de descendientes al mismo tiempo, como se muestra acontinuación.



Para ver la estructura de un documento virtual:El procedimiento para ver la estructura depende de cómo se haya establecido la opciónHaga clic en el enlace en las Preferencias. Este ajuste determina qué ocurre cuando sehace clic en el nombre de un documento virtual en una lista (en lugar de el árbol de lavista estándar). Dependiendo de su configuración, si hace clic en el nombre apareceráel contenido, la estructura, o bien, se le solicitará que seleccione uno de los dos. Si eldocumento virtual no tiene contenido, VDM mostrará la estructura automáticamente.

1. Desplácese al documento virtual.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Si las preferencias están definidas para abrir la estructura automáticamente, haga

clic en el nombre del documento virtual de la lista de archivos.



• Si las preferencias están definidas para preguntarle, haga clic en el nombre deldocumento virtual en la lista de archivos y, a continuación, seleccione Abrirla estructura. Haga clic en Aceptar.

• En la vista optimizada, haga clic enMás>Herramientas>Ver documento virtual.• En la vista estándar, haga clic en el signo (+) situado junto al nombre del

documento virtual.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del documento virtual. A

continuación, seleccione Herramientas>Documento virtual>Ver documentovirtual.

VDM muestra el primer nivel de descendientes.

3. Si un descendiente es en sí mismo un documento virtual, para ver sus descendientes,repita Paso 2.O bien, puede ver sus descendientes seleccionando el documento en el panelizquierdo y, a continuación, seleccionarMostrar>Expandir selección en dicho panel.

4. Si utiliza la vista estándar, puede elegir si desea mostrar el documento virtual en elcontexto de todo el árbol del repositorio. En el menúMostrar del panel izquierdo,seleccione una de las siguientes opciones:• Mostrar todos: muestra el documento virtual en el contexto de todo el árbol

del repositorio. El panel izquierdo muestra tanto la ruta del repositorio aldocumento virtual como la estructura de dicho documento.

• Mostrar documento virtual: muestra sólo la estructura del documento virtual.

Ver el contenido de un documento virtualAl ver el contenido de un documento virtual, se puede ver el contenido del documentopadre. El contenido se abre en la aplicación de edición del documento padre.

Si la aplicación incluye funcionalidad XML y si se visualiza un documento virtualbasado en XML, podrá visualizar el padre y los descendientes en un único archivo desólo lectura. Si el documento virtual no tiene contenido, VDM muestra automáticamentela estructura del documento virtual.

Para ver el contenido de un documento virtual en modo de sólo lectura:Si durante este procedimiento Digital Asset Manager o Java le solicita que aceptesubprogramas, hágalo. Lea todas las indicaciones detenidamente.


2. Haga clic en el nombre del documento virtual.

3. Si es necesario, siga uno de estos procedimientos:



• Si Digital Asset Manager muestra una lista de los descendientes de nivelsuperior, haga clic en el nombre del documento virtual en el área que apareceencima de la lista de descendientes o marque la casilla de verificación deldocumento virtual y seleccione Archivo>Mostrar.

• Si Digital Asset Manager le solicita que seleccione entre el contenido y laestructura, seleccione Abrir el contenido del documento. Haga clic en Aceptar.

El documento se abre en modo de sólo lectura en la aplicación de edición apropiada.

Crear documentos virtualesPara crear un documento virtual, puede convertir un documento simple en documentovirtual. Este documento pasará a ser el documento padre, al que puede agregardescendientes.

Para crear un documento virtual:

1. Desplácese hasta el archivo que desee convertir en documento virtual.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Convertir en documento virtual.• Marque la casilla de verificación del documento. A continuación, seleccione

Herramientas>Documento virtual>Convertir en documento virtual.3. Agregue descendientes, como se describe en Agregar descendientes, página 148.

Trabajar con descendientesLos archivos dentro de un documento virtual se llaman descendientes. En esta sección sedescriben los siguientes temas:

• Agregar descendientes, página 148• Quitar descendientes, página 150• Reordenar descendientes, página 151• Fijar descendientes en versiones, página 152

Agregar descendientes

Puede agregar documentos simples u otros documentos virtuales como descendientesde un documento virtual. Si agrega un descendiente, Digital Asset Manager retira el



documento padre para realizar la adición. (Si el documento padre ya estaba retirado,permanecerá de este modo.)

Para agregar un descendiente, debe tener permiso Versión o superior con respecto aldocumento padre.

Puede agregar el mismo documento a un documento virtual más de una vez.

Para agregar un descendiente a un documento virtual:


2. Examine la estructura del documento virtual. (Si precisa más detalles sobre cómoexaminar la estructura, consulte Ver la estructura de un documento virtual, página144.)

3. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Con el enlaceMás:

— Para agregar desde el Portapapeles, seleccioneMás>Herramientas>Agregarhijo (desde el Portapapeles).

— Para agregar buscando el descendiente, seleccioneMás>Herramientas>Agregar hijo (desde el selector de archivos).

— Para agregar creando un nuevo descendiente, seleccioneMás>Herramientas>Agregar hijo (mediante Nuevo documento).

• Con el menú Herramientas:

— Para agregar desde el Portapapeles, seleccione Herramientas>Documentovirtual>Agregar hijo>Desde Portapapeles.

— Para agregar buscando, seleccione Herramientas>Documentovirtual>Agregar hijo>Desde selector de archivos.

— Para agregar mediante la creación del descendiente, seleccioneHerramientas>Documento virtual>Agregar hijo>Mediante Nuevodocumento.

• Con la función de arrastrar y colocar:

En la vista estándar de Digital Asset Manager, localice el archivo que deseaagregar (en una ubicación del repositorio, el portapapeles o los resultados debúsqueda). Para ello, desplácese hasta él en el panel derecho o en una ventananueva. Haga clic en el nombre del archivo y mantenga presionada la tecla delratón. Arrastre el archivo hasta el nombre del archivo del documento padre.Suelte la tecla del ratón.

Si el padre deseado no es un documento virtual, el sistema convierte eldocumento automáticamente en un documento virtual. Si el padre deseado esun documento virtual, el sistema coloca el archivo como el último descendientedel documento, a menos que existan reglas que especifiquen un orden concreto.



Sáltese el resto del procedimiento.4. Siga uno de estos procedimientos:

• Si seleccionó agregar desde el portapapeles o examinando, seleccione eldescendiente y haga clic en Aceptar.

• Si seleccionó agregar creando el descendiente, cree el nuevo archivo utilizando elprocedimiento estándar de Digital Asset Manager para crear un nuevo archivo.

5. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Managerlo retirará. Si se le solicita una ubicación de retirada, introduzca la informaciónnecesaria.

6. Para el documento padre, siga uno de estos procedimientos, en función de lasopciones disponibles:• SeleccioneMás>Herramientas>Guardar cambios.• Seleccione el documento padre y elija Herramientas>Documento

virtual>Guardar cambios.7. Haga clic en Aceptar.

8. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.

Quitar descendientes

Cuando quita un descendiente, también quita sus descendientes del documento virtual.Al quitar un descendiente del documento virtual, su documento padre se retiraráautomáticamente si el usuario no lo ha hecho aún. Debe disponer al menos del permisoVersión sobre el documento padre cuyo descendiente desee quitar. Quitar descendientesno implica eliminar los archivos del repositorio. Tan sólo se eliminan de la estructuradel documento virtual.

Para quitar un descendiente de un documento virtual:



3. Para el descendiente que desee eliminar, siga uno de estos procedimientos, enfunción de las opciones disponibles:• SeleccioneMás>Herramientas>Quitar hijo.• Marque la casilla de verificación del descendiente y seleccione

Herramientas>Documento virtual>Quitar hijo.







Reordenar descendientes

Puede cambiar el orden de los descendientes de un documento virtual. Para reordenardescendientes, debe disponer al menos del permiso Versión sobre el documentovirtual. Si no ha retirado el documento virtual, Digital Asset Manager lo retiraráautomáticamente cuando se disponga a reordenar los descendientes.

Para reordenar descendientes de documentos virtuales:



3. Siga uno de estos procedimientos:• Para reordenar los descendientes utilizando la función de arrastrar y colocar,

consulte Paso 4.• Para reordenar los descendientes utilizando las opciones de menú, consulte

Paso 5.4. Para reordenar los descendientes utilizando la función de arrastrar y colocar, siga

este procedimiento.

a. En la vista estándar del Digital Asset Manager, localice el descendiente quedesee reordenar.

b. Haga clic en el nombre del archivo del descendiente y mantenga presionadala tecla del ratón.

c. Arrastre el descendiente hasta una ubicación nueva dentro del documento padre.

d. Suelte la tecla del ratón.



e. Sáltese el resto del procedimiento.

5. Para reordenar los descendientes utilizando las opciones de menú, siga uno de estosprocedimientos para el documento padre, en función de las opciones disponibles:• ElijaMás>Herramientas>Reordenar hijos.• Marque la casilla de verificación del documento y elijaHerramientas>Documento

virtual>Quitar hijo.6. Seleccione los descendientes que desee reordenar.

7. Haga clic en Arriba o Abajo para subir o bajar el descendiente en la lista.

8. Repita los dos últimos pasos con todos los descendientes que desee reordenar.






Fijar descendientes en versiones

Cuando cree un documento virtual, puede especificar que se utilice siempre una versióndeterminada de un descendiente anidado. Esto se denomina regla de enlace.

Normalmente, un documento virtual siempre utiliza la versión ACTUAL de todoslos documentos descendientes. No obstante, puede aplicar una regla de enlace paraindicar que se utilice siempre una determinada versión del descendiente, aunque hayadisponible una versión más reciente. La regla de enlace sólo se aplicará al componente alque esté asignada, Un componente puede tener dos reglas de enlace diferentes si formaparte de dos documentos virtuales diferentes.

Podrá definir diferentes reglas de enlace para obtener distintas vistas de un documentovirtual. Esto resultará muy útil cuando desee comparar qué ocurre con el documentovirtual al aplicarle diferentes reglas de enlace. La definición de una regla de enlace parauna vista no afecta a las reglas de enlace para los componentes del documento virtual.Si no define reglas de enlace para los componentes o las vistas, VDM utilizará la reglade enlace estándar: ACTUAL.



Un enlace estará roto si VDM no puede encontrar la versión del componente especificadapor la regla de enlace de ese componente. El enlace roto aparecerá marcado como talen VDM, siempre que haya definido las preferencias generales para que muestrenenlaces rotos.

Para fijar una versión determinada de un descendiente en un documento virtual:

1. Desplácese hasta un documento descendiente en un documento virtual.Nota: Para desplazarse, puede utilizar la vista de estructura del documento virtual,tal y como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página 144.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• SeleccioneMás>Herramientas>Fijar en versión.• Seleccione el documento y elija Herramientas>Documento virtual>Fijar en

versión.3. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager

lo retirará. Si se le solicita una ubicación de retirada, introduzca la informaciónnecesaria.

4. En el campo Usar siempre, seleccione la versión en la que fijar el documento virtual.





Convertir documentos virtuales en documentossimples

Puede convertir un documento virtual en documento simple sólo si el documento virtualno tiene descendientes.

Para convertir un documento virtual en un documento simple:

1. Desplácese hasta el archivo que desee convertir en documento simple.

2. Si aún no lo ha hecho, quite todos los descendientes del documento virtual. ConsulteQuitar descendientes, página 150.



3. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Convertir en documento simple.• Marque la casilla de verificación del documento. A continuación, seleccione

Herramientas>Documento virtual>Convertir en documento simple.

Modificar etiquetas de versiónPuede agregar una etiqueta de versión a un documento virtual. Al hacerlo, puedeseleccionar que la etiqueta aparezca únicamente en el documento padre o también entodos los descendientes del padre.

Para modificar una etiqueta de versión:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Modificar etiquetas de versión.• Marque la casilla de verificación del documento virtual. A continuación,

seleccione Herramientas>Documento virtual>Modificar etiquetas de versión.3. Introduzca una etiqueta de versión.

4. Para aplicar la etiqueta de versión a todos los descendientes del documento virtual,marque la casilla de verificación aplicar a todos los descendientes.


Trabajar con instantáneasUna instantánea es una copia de un documento virtual en un momento determinado,es decir, un registro del documento tal y como era en el momento en que se creó lainstantánea. Las instantáneas son útiles para ver una fase del proceso de construcciónde un documento virtual.

Puede llevar a cabo las siguientes acciones:

• Crear instantáneas, página 155• Inmovilizar instantáneas, página 155• Liberar instantáneas, página 156• Ver instantáneas de documentos virtuales, página 156



Crear instantáneas

En este procedimiento se describe la forma de archivar una edición de un documentovirtual en un momento determinado.

Para crear una instantánea:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Nueva instantánea.• Marque la casilla de verificación del documento virtual. Seleccione

Herramientas>Documento virtual>Nueva instantánea.3. En la ficha Crear, siga este procedimiento:

• Escriba un nombre para la instantánea.• Seleccione una ubicación para la nueva instantánea.• Seleccione el tipo de instantánea.• Para inmovilizar la instantánea, seleccione Inmovilizar instantánea. También

puede inmovilizar la instantánea más adelante si utiliza el procedimientoInmovilizar instantáneas, página 155.

4. En la ficha Información, defina la información como desee. Si el enlace Editaraparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta, haga clic en Editare introduzca los valores en la página que aparezca. Para introducir los valores,puede escribirlos en un cuadro Introducir nuevo valor o bien seleccionarlos en uncuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, hacer clic en Agregar. En la listaresultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir o Bajar. Puede quitarun valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuando haya terminado de agregarvalores, haga clic en Aceptar.

5. Defina la información en el resto de fichas como desee. Si precisa más informaciónsobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía quetrata esas funciones.


Inmovilizar instantáneas

En este procedimiento se describe la forma de inmovilizar una instantánea liberadaexistente. La inmovilización de instantáneas permite controlar las acciones que podrállevar a cabo en esa instantánea y sus componentes.

Al inmovilizar una instantánea:



• No podrá agregar ni eliminar componentes de la instantánea inmovilizada.• No podrá cambiar el contenido ni los atributos de los componentes de la instantánea

inmovilizada, a menos que registre los componentes como nuevas versiones.• No podrá cambiar el contenido ni las propiedades del objeto de documento asociado

a la instantánea, a menos que registre el objeto de documento como una nuevaversión.

Para inmovilizar una instantánea liberada existente:

1. Desplácese hasta la instantánea.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Inmovilizar instantánea.• Marque la casilla de verificación de la instantánea. A continuación, seleccione

Herramientas>Documento virtual>Inmovilizar instantánea.

Liberar instantáneas

En este procedimiento se describe la forma de liberar una instantánea inmovilizadaexistente. La liberación de instantáneas permite agregar, eliminar o reordenardescendientes, así como editarlos. Si un descendiente forma parte de más de unainstantánea inmovilizada, es necesario liberar todas las instantáneas para poder editar eldescendiente.

Para liberar una instantánea inmovilizada existente:

1. Desplácese hasta la instantánea.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Liberar instantánea.• Marque la casilla de verificación de la instantánea. A continuación, seleccione

Herramientas>Documento virtual>Liberar instantánea.

Ver instantáneas de documentos virtuales

Puede ver una lista de las instantáneas creadas para un documento virtual.

Para ver una instantánea:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Mostrar>Instantáneas.



• Marque la casilla de verificación del documento virtual y seleccioneMostrar>Instantáneas.




Capítulo 15Anotar documentos PDF

Si en su organización se ha instalado la integración con Adobe Acrobat 6 y Digital Asset Manager seejecuta en una plataforma Windows, podrá ver e introducir comentarios en copias PDF de archivosdirectamente desde Digital Asset Manager. (Tenga en cuenta que debe tener instalados AcrobatStandard Edition o Acrobat Professional Edition, no sólo Acrobat Reader.)

Para ver o editar comentarios realizados en una copia PDF de un archivo, utilice el comandoComentario. Con este comando se ejecuta la copia PDF del archivo en Acrobat en una ventanaindependiente y le dará acceso a los comentarios asociados.

Con Internet Explorer, el explorador abre una página en blanco al ejecutar un archivo PDF con laintegración Acrobat. Para evitar que esto ocurra, seleccione la ficha Herramientas>Opciones deInternet>Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directos en ventanas yaabiertas esté activada.

Para ver anotaciones en un archivo PDF de Acrobat 6:

1. Desplácese hasta el documento PDF o el archivo que tiene una copia PDF.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Comentario.• Seleccione Archivo>Comentario.La copia PDF del archivo se abre en Acrobat en una ventana independiente y ledará acceso a los comentarios asociados.Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blancoadicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas>Opciones deInternet de IE, seleccione la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opciónIniciar accesos directos en ventanas ya abiertas está seleccionada.

3. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Si precisamás información, consulte la documentación de Acrobat.


Anotar documentos PDF

4. Guarde el documento. Si precisa más información, consulte la documentación deAcrobat.


Capítulo 16Trabajar con colecciones

• Información general sobre colecciones, página 161• Agregar contenido a colecciones, página 162• Crear colecciones nuevas, página 163• Ver el contenido de una colección, página 164• Copiar copias a otras colecciones, página 165• Buscar colecciones, página 166• Ver las colecciones favoritas, página 166• Agregar colecciones a sus colecciones favoritas, página 167• Quitar colecciones de sus colecciones favoritas, página 167• Seleccionar copias alternativas en una colección, página 168• Seleccionar copias alternativas para varios elementos de una colección, página 170• Descargar colecciones, página 172• Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como), página 173• Ver las descargas activas, página 175• Ver colecciones en otros productos de Documentum, página 175

Información general sobre coleccionesLas colecciones son áreas de contención que le permiten colocar grupos grandes dedocumentos que haya encontrado mediante la exploración o mediante búsquedas.Podrá examinar una colección de documentos más adelante para decidir mejor con quédocumentos desea trabajar. Cuando revise el contenido de una colección, podrá quitardocumentos y acotar los documentos elegidos. Al final podrá disponer de una pequeñacolección de contenido útil.

Las colecciones y su contenido se pueden utilizar de diversas maneras. Por ejemplo,puede examinar más detenidamente cada documento de una colección si descarga su


Trabajar con colecciones

copia de alta resolución. No resulta práctico descargar individualmente la coleccióncompleta, tiene la opción de descargar la colección completa como un archivocomprimido. También es posible realizar transformaciones en una colección antes dedescargarla.

las colecciones se pueden agregar a sus Colecciones favoritas para que pueda teneracceso a ellas con mayor facilidad y rapidez.

Nota: La principal diferencia entre una colección y el portapapeles es que las coleccionespueden contener copias específicas que haya elegido para examinarlas más adelante,mientras que el portapapeles puede contener la referencia a un objeto completo. Lascolecciones también permiten llevar a cabo transformaciones en las copias seleccionadasdentro de la colección y descargar la colección en otra ubicación.

Agregar contenido a coleccionesEl contenido se puede seleccionar y agregar a una colección desde cualquier lugar dentrodel repositorio. Cuando elija agregar contenido a una colección, se le ofrecerá unaselección de colecciones en el repositorio en los que tiene acceso de escritura. Tambiéntendrá la opción de crear una colección nueva.

Si selecciona un objeto de una lista de objetos de repositorio, la copia primaria del objetose agregará a la colección. Si selecciona una copia específica de una lista de copias deobjeto, sólo se agregarán a la colección las copias específicas.

Para agregar contenido a una colección:

1. Desplácese hasta los elementos en una lista de objetos o de copias.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Colección→Agregar a la colección

junto a un elemento.• En la vista estándar: marque las casillas de verificación de uno o más elementos

y seleccione Colección→Agregar a la colección.• Si está disponible la barra Colecciones favoritas, podrá seleccionar una colección

de su lista de favoritos y hacer clic en Agregar.3. Si aparece la pantalla Choose Collection (Elegir colección), marque la casilla de

verificación de una colección para agregarle los elementos y, a continuación,seleccione Aceptar.

4. Repita los pasos anteriores con tantos elementos como desee agregar a una colección.



Crear colecciones nuevasLas colecciones nuevas se crean mediante un asistente en el que se introduce un nombre,descripción, ubicación, permisos y otra información para la colección.

Cuando haya terminado de crear una colección nueva, será devuelto a la pantalla desdela que ejecutó el asistente para crear colecciones nuevas.

De manera predeterminada, cualquier usuario tiene la capacidad para crear unacolección nueva siempre que tenga permiso para crear objetos nuevos con la carpeta detrabajo actual. Sin embargo, un administrador puede restringir la creación de coleccionesa determinados usuarios, grupos o roles. Por lo tanto, si no puede crear una colecciónnueva utilizando el procedimiento siguiente, póngase en contacto con el administradordel sistema para solicitar acceso a esta función.

Para crear una colección nueva:

1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear la colección o hasta loselementos en una lista de objetos o de copias.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada, seleccione el enlace Nueva colección.• En la vista estándar, seleccione Archivo→Nuevo→Colección.Aparecerá el asistente para crear colecciones nuevas con la ficha Crear activa.

3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores:• Nombre: el nombre de la colección nueva. Este campo es obligatorio.• Tipo: el tipo de la colección.• Descripción: una descripción de la colección.

4. SeleccioneMostrar opciones para ampliar la lista de opciones.

5. Marque la casilla de verificación Agregar a mis colecciones favoritas si deseaagregar la nueva colección a sus colecciones favoritas de manera automática. Laopción se selecciona de manera predeterminada.

6. Marque la casilla de verificación Suscribirse a esta colección si desea suscribirse ala nueva colección.

7. Seleccione la ficha Información e introduzca un título, asunto y palabras clave parala colección nueva. Estos atributos son opcionales.Introduzca el resto de propiedades como desee, si procede.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, haga clic en Editar e introduzcalos valores en la página que aparezca para definir los valores de dicha propiedad.Introduzca los valores escribiéndolos en un cuadro Introducir nuevo valor o bienseleccionándolos en un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, haciendoclic en Agregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en



Subir o Bajar. Puede quitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuandohaya terminado de agregar valores, haga clic en Aceptar.Los valores no pueden incluir los caracteres tilde (~) ni la raya vertical (|).

8. En la ficha Permisos, modifique los permisos de la colección como desee. Aquí esdonde puede elegir el compartir la colección con otros usuarios y grupos.Haga clic en Agregar para agregar un usuario o grupo nuevo a la lista. Haga clic enEditar para modificar los permisos de un usuario o grupo de la lista. Haga clic enQuitar para quitar un formulario de usuario o grupo de la lista.

9. Haga clic en Terminar para completar la creación y cerrar el cuadro de diálogo.La nueva colección se agregará al repositorio dentro de la carpeta de trabajo actual.

Ver el contenido de una colecciónLas colecciones funcionan como el resto de objetos de Documentum. Se pueden consultarmediante búsquedas o explorando los archivadores y carpetas que contienen lascolecciones. Una vez se encuentre la colección, tan sólo hay que seleccionarla para verla.

El contenido de la colección aparecerá en la lista de archivos. Desde aquí puede gestionarel contenido de la colección o descargar el contenido.

La vista de la colección contiene una lista de copias. El mismo objeto puede aparecer másde una vez en la lista, lo que permite especificar más de una copia de cada objeto para sudescarga. Por cada elemento de la lista, se muestra el nombre del objeto, su formato, unadescripción (si se utiliza), el tamaño y la fecha de modificación. El icono de propiedades( ) también se muestra, lo que permite ver las propiedades de la copia.

Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad.El icono contendrá uno de los siguientes indicadores, en función de su disponibilidad:• La viñeta verde ( ) indica que el contenido seleccionado existe en el repositorio

y que está disponible.• La viñeta amarilla ( ) indica que el formato seleccionado no existe aún en el

repositorio. El formato estará disponible pendiente de una transformación.• La viñeta roja ( ) indica que el formato seleccionado no existe en el repositorio y que

el sistema no es capaz de llevar a cabo una transformación.Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado deberíaaparecer en verde para todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiarúnicamente tras realizar acciones como la solicitud de transformaciones.

Para ver el contenido de una colección:

1. Desplácese hasta la colección que desee ver.



2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en la colección de la lista de archivos.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación para una colección y

seleccione Colección→Ver colección.• Si está disponible la barra de selección Colecciones favoritas, puede seleccionar

una colección favorita de la lista de favoritos y hacer clic en Ver.

Copiar copias a otras coleccionesLas copias de objetos de una colección se pueden copiar en otras colecciones utilizandoel mismo método que se emplea con otras copias de objeto. Del mismo modo, puedeagregar el mismo objeto a la colección actual más de una vez.

Para copiar una copia en otra colección:

1. Desplácese hasta una colección.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en la colección de la lista de archivos.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación para una colección y

seleccione Colección→Ver colección.• Si está disponible la barra de selección Colecciones favoritas, puede seleccionar

una colección favorita de la lista de favoritos y hacer clic en Ver.3. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:

• En la vista optimizada: haga clic enMás→Colección→Agregar a la colecciónjunto a un elemento.

• En la vista estándar: marque las casillas de verificación de uno o más elementosy seleccione Colección→Agregar a la colección.

• Si está disponible la barra Colecciones favoritas, podrá seleccionar una colecciónde su lista de favoritos y hacer clic en Agregar.

4. Si aparece la pantalla Choose Collection (Elegir colección), marque la casilla deverificación de una colección para agregarle los elementos y, a continuación,seleccione Aceptar.

5. Repita los pasos anteriores con tantas copias como desee agregar a otra colección.



Buscar coleccionesLas colecciones que coincidan con el criterio de una búsqueda rápida se mostrarán conotros resultados de la búsqueda.

Mediante la función de búsqueda avanzada, puede acotar los resultados de la búsquedaúnicamente a las colecciones al limitar el alcance a los tipos de colección.

Para buscar colecciones:

1. Utilice las instrucciones en Ejecutar búsquedas avanzadas, página 44 para ejecutaruna búsqueda avanzada.

2. En el campo Tipo, seleccione un tipo de colección.

3. Ejecute la búsqueda.La búsqueda devolverá un conjunto de colecciones que satisfacen los criterios debúsqueda.

Ver las colecciones favoritasPara ayudarle a encontrar rápidamente las colecciones que utiliza con mayor frecuencia,puede seleccionar cualquier colección en la que tenga acceso de lectura para agregarla auna colección favorita. Tendrá disponible un nodo Colecciones favoritas para que puedatener acceso rápido a cualquier colección que haya marcado como favorita.

Para ver las colecciones favoritas en la vista estándar:

1. Seleccione el nodo Colecciones favoritas para ver todas las colecciones favoritasen una lista.- o -Expanda el nodo Colecciones favoritas y seleccione una colección de la lista paraver su contenido.- o -Seleccione una colección en la lista desplegable Colecciones favoritas y haga clic enMostrar.

Para ver las colecciones favoritas en la vista optimizada:

1. Seleccione la ficha Colecciones favoritas.



Agregar colecciones a sus coleccionesfavoritas

Para ayudarle a buscar con rapidez colecciones que utiliza con frecuencia, puedeseleccionar cualquier colección a la que tiene acceso de lectura y agregarla a suscolecciones favoritas.

Hay diversos métodos para agregar una colección a sus colecciones favoritas.

De forma predeterminada, cada usuario tiene un límite de 100 colecciones favoritas porrepositorio. El administrador del sistema puede configurar este límite.

Para agregar una colección a sus colecciones favoritas cuando cree una colección nueva:

1. En el asistente para crear colecciones nuevas (consulte Crear colecciones nuevas,página 163), haga clic enMostrar opciones y marque la casilla de verificaciónAgregar a mis colecciones favoritas en la ficha Crear.La opción aparece seleccionada de manera predeterminada, lo que significaque todas las colecciones nuevas que cree se agregarán automáticamente a suscolecciones favoritas.

Para agregar una colección a sus colecciones favoritas desde una lista de archivos:

1. Desplácese hasta una colección.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Colección→Agregar a mis colecciones

favoritas junto a una de las colecciones.• En la vista estándar, marque las casillas de verificación de una o más colecciones

y seleccione Colección→Agregar a mis colecciones favoritas.

Quitar colecciones de sus coleccionesfavoritas

De forma predeterminada, cada usuario tiene un límite de 100 colecciones favoritas porrepositorio. El administrador del sistema puede configurar este límite.

Puede quitar una colección de sus colecciones favoritas si ha terminado de trabajarcon ella.

Para quitar una colección de las colecciones favoritas:

1. Seleccione el nodo Colecciones favoritas o la ficha Colecciones favoritas para versus colecciones favoritas.



2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Colecciones→Quitar colecciones de

favoritos junto a una de las colecciones.• En la vista estándar, marque las casillas de verificación de una o más colecciones

y seleccione Colección→Quitar colecciones de favoritos.

Seleccionar copias alternativas en unacolección

Una vez haya agregado una copia de objeto a una colección, puede cambiar la copia delobjeto que está realmente incluida en la colección. Por ejemplo, si ha seleccionado unacopia en formato GIF de una imagen, pero en su lugar prefiere tener las copias de lasimágenes en formato JPEG, puede seleccionar el formato JPEG mediante el asistente deSeleccionar formato o a través de la página Copias si ya existe una copia JPEG.




el sistema no es capaz de llevar a cabo una transformación.Cuando vea una colección tras agregarle contenido por primera vez, el indicador deestado debería aparecer en verde para todos los elementos. Los indicadores de estadopueden cambiar únicamente tras realizar acciones como la solicitud de transformaciones.

Nota: Cualquier transformación que se solicite desde el interior de una coleccióncreará únicamente copias de los elementos. La creación de un objeto nuevo no esposible. Para crear un objeto relacionado, consulte Crear objetos relacionados mediantetransformaciones, página 99.

Para seleccionar los formatos de varios elementos en una colección, consulte Seleccionarcopias alternativas para varios elementos de una colección, página 170.

Para seleccionar una copia alternativa de un elemento en una colección:

1. Desplácese hasta la colección y examine su contenido.


• Seleccione el icono de copias ( ) para un elemento de la colección.• En la vista optimizada: haga clic en el enlace Seleccionar formato junto a una

colección.



• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de una colección yseleccione el botón Seleccionar formato en la barra de herramientas.

Aparecerá el asistente de Seleccionar formato con dos contenidos posibles, enfunción de su selección:• Si ha seleccionado el icono de copias, se mostrará una lista con todas las copias

que actualmente pertenecen al objeto primario. Todas las copias que no esténaún en la colección aparecerán disponibles para ser seleccionadas. Esto limita laselección de formato a aquellos tipos que existan actualmente.

• Si ha seleccionado el enlace o botón Seleccionar formato, se mostrará una listacon todas las copias que admiten el formato actual.

3. Seleccione el formato de copia que desee en la colección y haga clic en SiguienteAparece la página Confirmar formato mostrando los resultados de la selección delformato seleccionado.Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento semostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente. Si ya seha puesto en cola una solicitud de transformación para el formato seleccionado, elestado para dicho elemento se muestra en amarillo ( ). Si el formato seleccionadono existe en el repositorio y el sistema no puede llevar a cabo una transformación, elestado de ese elemento se muestra en rojo ( ).

4. Haga clic en el enlace Quitar junto a un resumen de estado para quitar el formatoseleccionado

5. Siga uno de estos procedimientos:• Si el elemento tiene un estado de color verde ( ), haga clic en Aceptar y diríjase

al Paso 9.• Si los elementos tienen un estado de color amarillo ( ), haga clic en Siguiente y

diríjase al paso siguiente para realizar una transformación al formato de copiaseleccionado.

6. En la pantalla Seleccionar transformación se muestran el archivo seleccionado y lastransformaciones disponibles para ese archivo. Es posible que haya más de unatransformación disponible que permite obtener el formato seleccionado.Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente.

7. La pantalla Detalles de la transformación aparece y muestra los detalles que sepueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada.Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de latransformación y haga clic en Siguiente.

8. Aparecerá la pantalla Definición de copia.Si existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar lanueva copia que está creando asignándole a la copia un identificador exclusivoen el campo Descripción de la copia.



Introduzca una descripción en el campo Descripción de la copia y haga clic enTerminar.

Nota: Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato ydescripción, puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Paramantener tanto el nuevo archivo como el existente, haga clic en No. Si selecciona No,tendrá que retroceder e introducir una descripción única. Esto dependerá de quehaya introducido una Descripción de la copia en el paso anterior o si la descripcióncrea conflictos con una descripción existente para una copia con el mismo nombre yformato.

9. Volverá a la vista Colección en la que se actualiza el estado del elemento o se muestrael nuevo formato de copia.

Seleccionar copias alternativas para varioselementos de una colección

Si tiene varias copias en una colección, puede elegir seleccionar un formato alternativopara las copias o puede transformarlas a otro formato, si el formato que quiere no existeaún en el repositorio.

Por ejemplo si su colección consta de tres imágenes BMP, dos imágenes TIFF y cuatroGIFF, puede seleccionar todas esas imágenes y hacer que estén disponibles en elformato JPEG. Si ya existe una copia en el formato seleccionado, estará disponibleautomáticamente. Si una copia no existe aún en el formato seleccionado, puede iniciaruna solicitud de transformación que se enviará al servidor hasta que sea procesada.




el sistema no es capaz de llevar a cabo una transformación.Cuando vea una colección tras agregarle contenido por primera vez, el indicador deestado debería aparecer en verde para todos los elementos. Los indicadores de estadopueden cambiar únicamente tras realizar acciones como la solicitud de transformaciones.

Nota: Cualquier transformación que se solicite desde el interior de una coleccióncreará únicamente copias de los elementos. La creación de un objeto nuevo no esposible. Para crear un objeto relacionado, consulte Crear objetos relacionados mediantetransformaciones, página 99.



Para seleccionar una copia alternativa de varios elementos en una colección:

1. Desplácese hasta la colección y examine su contenido.

2. En la vista estándar, marque las casillas de verificación de varios elementos yseleccione el botón Seleccionar formato en la barra de herramientas.Aparecerá el asistente de Seleccionar formato con los elementos seleccionados y losformatos posibles para los formatos actuales.Seleccione el formato de copia alternativo que desee en la colección para loselementos seleccionados y haga clic en Siguiente

3. Aparece la página Confirmar formato mostrando los resultados de la selección delformato seleccionado para los elementos:Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento semostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente. Si ya seha puesto en cola una solicitud de transformación para el formato seleccionado, elestado para dicho elemento se muestra en amarillo ( ). Si el formato seleccionadono existe en el repositorio y el sistema no puede llevar a cabo una transformación, elestado de ese elemento se muestra en rojo ( ).

4. Haga clic en el enlace Quitar junto a un resumen de estado para quitar el formatoseleccionado.

5. Siga uno de estos procedimientos:• Si todos los elementos tienen un estado de color verde ( ), haga clic en Aceptar y

diríjase al Paso 9.• Si hay elementos con un estado de color amarillo ( ), haga clic en Siguiente

y diríjase al paso siguiente para realizar una transformación sobre la copiaseleccionada.

6. La pantalla Seleccionar transformación muestra los archivos seleccionados y lastransformaciones disponibles para los archivos seleccionados. Es posible que hayamás de una transformación disponible que permite obtener el formato seleccionado.Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente.


8. Aparecerá la pantalla Definición de copia.Si existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar lanueva copia que está creando asignándole a la copia un identificador exclusivoen el campo Descripción de la copia.Introduzca una descripción en el campo Descripción de la copia y haga clic enTerminar.



Nota: Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato ydescripción, puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Paramantener tanto el nuevo archivo como el existente, haga clic en No. Si selecciona No,tendrá que retroceder e introducir una descripción única. Esto dependerá de quehaya introducido una Descripción de la copia en el paso anterior o si la descripcióncrea conflictos con una descripción existente para una copia con el mismo nombre yformato.

9. Volverá a la vista Colección en la que se actualizará el estado de los elementos o semostrarán las nuevas copias.

Descargar coleccionesUna descarga permite descargar toda la colección como un archivo zip (en formato deWindows o de Macintosh) o como archivos individuales.

Precaución: Sólo puede descargar una colección si todos sus elementos tienen un estadode color verde ( ), que indica que están disponibles en el repositorio. Para seleccionarcopias alternativas de elementos en la colección, consulte Seleccionar copias alternativaspara varios elementos de una colección, página 170.

Para descargar una colección:

1. Localice una o más colecciones.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada, seleccione una colección para ver su contenido y haga

clic en el enlace Descargar del encabezado.• En la vista estándar, seleccione una colección para ver su contenido, marque la

casilla de verificación de la colección y seleccione el botón Descargar en la barrade herramientas.

• En la vista estándar, marque la casilla de verificación de una o más coleccionesy seleccione Colección→Descargar.

Aparecerá el asistente de descarga.

3. Seleccione un formato para descargar la colección y haga clic en Aceptar.Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

4. Seleccione un nombre y ubicación para el archivo o archivos en el cuadro de diálogoGuardar como.

5. Haga clic en Aceptar o en Guardar.Se guarda la colección en la ubicación seleccionada.



Descargar colecciones con transformaciones(Descargar como)

La función Descargar como le permite combinar una descarga de colección (consulteDescargar colecciones, página 172) con una solicitud de transformación (consulteSeleccionar copias alternativas para varios elementos de una colección, página 170),para que de esta forma pueda especificar el formato deseado de los archivos que deseadescargar en el equipo.

La colección de Descargar como se almacena en una colección temporal de maneraautomática cuando elige transformar los elementos. Las colecciones temporalesevitan que resulte afectada la colección original con cambios requeridos para lastransformaciones solicitadas.

Las colecciones temporales están disponibles en la carpeta Descargas activas. Puedecomprobar el estado de una colección si vuelve a mostrarla en cualquier momento. Lacolección temporal recibe automáticamente el nombre de la colección con el prefijoDescarga de: delante del nombre. Por ejemplo, si iba a descargar una coleccióndenominada Fotografías de aerolíneas, el nombre de la colección temporal sería“Descarga de: Fotografías de aerolíneas”.

Para descargar una colección con transformaciones:

1. Localice una o más colecciones.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada, seleccione una colección para ver su contenido y haga

clic en el enlace Descargar como del encabezado.• En la vista estándar, seleccione una colección para ver su contenido, marque

la casilla de verificación de la colección y seleccione el botón Descargar comoen la barra de herramientas.

• En la vista estándar, marque la casilla de verificación de una o más colecciones yseleccione Colección→Descargar como.

Aparece el asistente de Descargar como, con todos los elementos de la colección ylos formatos posibles para las selecciones actuales.

3. Seleccione el formato que desee para el contenido de la colección y haga clic en elenlace Siguiente.Aparece la página Confirmar formato mostrando los resultados de la selección delformato seleccionado:Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento semostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente. Si ya seha puesto en cola una solicitud de transformación para el formato seleccionado, elestado para dicho elemento se muestra en amarillo ( ). Si el formato seleccionado



no existe en el repositorio y el sistema no puede llevar a cabo una transformación, elestado de ese elemento se muestra en rojo ( ).

4. Haga clic en el enlace Quitar junto a un resumen de estado para quitar el formatoseleccionado.

5. Siga uno de estos procedimientos:• Si todos los elementos tienen un estado de color verde ( ), haga clic enDescargar

y diríjase al Paso 9.• Si hay elementos con un estado de color amarillo ( ), haga clic en Siguiente

y diríjase al paso siguiente para realizar una transformación sobre el formatoseleccionado.

6. La pantalla Seleccionar transformación muestra los archivos seleccionados y lastransformaciones disponibles para los archivos seleccionados. Es posible que hayamás de una transformación disponible que permite obtener el formato seleccionado.Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente.


8. Se mostrará un aviso indicando que se ha enviado la solicitud de transformación alservidor. Haga clic en Terminar.Pasará automáticamente a la página Descarga activa donde puede ver el estado de lastransformaciones. Puede volver a la página Descarga activa en cualquier momentomediante el menú Colección. Cuando se completen todas las transformaciones(Descarga activa tenga un estado de color verde ), la colección estará lista paraser descargada.

Nota: La selección Descarga activa es una colección temporal. Una coleccióntemporal permite evitar que los cambios requeridos para la descarga afecten a lacolección original.

Cuando esté listo para descargar la colección, seleccione la colección y haga clicen Descargar.Aparece el asistente Descarga de: en la pantalla.

9. Seleccione un formato para descargar la colección.

10. Marque la casilla de verificación si desea eliminar la colección de la descarga activa(temporal) que se ha descargado correctamente. La opción se selecciona de manerapredeterminada.

11. Haga clic en Aceptar.Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.



12. Seleccione un nombre y ubicación para el archivo o archivos en el cuadro de diálogoGuardar como.

13. Haga clic en Aceptar o en Guardar.Se guarda la colección en la ubicación seleccionada.

14. Volverá a la página Descarga activa.

Ver las descargas activasCada vez que ejecute Descargar como, se crearán descargas activas. Son descargas en lasque las transformaciones no están disponibles o pendientes de algunos elementos dela colección. Las descargas activas se guardan de manera automática como coleccionestemporales cuando elige transformar los elementos durante un procedimiento deDescargar como. Las colecciones temporales evitan que resulte afectada la colecciónoriginal con cambios requeridos para las transformaciones solicitadas.

Las descargas activas (colecciones temporales) están disponibles en la carpeta Descargasactivas. La colección temporal recibe automáticamente el nombre de la coleccióncon el prefijo Descarga de: delante del nombre. Por ejemplo, si iba a descargar unacolección denominada Fotografías de aerolíneas, el nombre de la colección temporalsería “Descarga de: Fotografías de aerolíneas”.

Para ver las descargas activas:

1. Seleccione el nodo Colecciones favoritas.

2. Seleccione el enlace Colecciones activas.

3. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada, seleccione la ficha Colecciones favoritas y elija el enlace

Descargas activas.• En la vista estándar, seleccione el nodo Colecciones favoritas y elija el enlace

Descargas activas.• En la vista estándar, seleccione Colección→Ver las descargas activas.

Ver colecciones en otros productos deDocumentum

Las colecciones se pueden ver en otras aplicaciones de Documentum, como Desktop yWebtop. Sin embargo, la funcionalidad de las colecciones sólo está disponible en Digital



Asset Manager. Esto quiere decir que las colecciones aparecerán igual que cualquier otroobjeto de Documentum en aplicaciones que no sean Digital Asset Manager.


Capítulo 17Trabajar con formularios

Un formulario es un archivo basado en XML que proporciona campos para introducir y recuperardatos. Para utilizar la funcionalidad de formulario, debe tener asignado el rol de usuario de“form_user” que se define mediante Forms DocApp.


• Crear formularios, página 177• Abrir formularios, página 178• Introducir datos en formularios, página 178• Dar formato al contenido de un formulario, página 181

Crear formulariosCuando cree un nuevo formulario, lo hará según una plantilla. La plantilla determinalos campos del formulario. Los desarrolladores crean plantillas de formulario medianteDocumentum Forms Builder.

Para crear un formulario:

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee crear el formulario.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nuevo formulario.• Seleccione Archivo>Nuevo>Formulario.

3. En el campo Nombre de formulario, escriba un nombre para el nuevo formulario.

4. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar paracrear el formulario.

5. Haga clic en Siguiente.

6. Aparecerá el formulario. Para editar el formulario, consulte Introducir datos enformularios, página 178.


Trabajar con formularios

Abrir formulariosPuede acceder a los formularios en las ubicaciones de sus repositorios o abriéndolosdentro de las tareas.

Cuando se anexa un formulario a una tarea, aparece de una de estas dos formas:

• Si el formulario existía en el repositorio antes de que empezara el flujo de trabajo,aparecerá como archivo anexo.

• Si el formulario se ha creado exclusivamente para el flujo de trabajo, los campos delformulario aparecerán cuando un usuario abra una tarea del flujo de trabajo.

Para editar un formulario, consulte Introducir datos en formularios, página 178.

Introducir datos en formulariosCuando se introducen datos en un formulario, los datos se guardan en el formulariodel repositorio como contenido, atributos o ambos. Si los datos se guardan sólo comoatributos, el tamaño de archivo del formulario será cero (0).

Para introducir datos en un formulario:Si en cualquier momento Digital Asset Manager le solicita que acepte o confirme lossubprogramas de Documentum, haga clic en los botones apropiados. Lea todas lasindicaciones cuidadosamente.

1. Desplácese hasta el formulario en el repositorio o tarea.

2. Si el formulario se abre automáticamente en una tarea, vaya al paso siguiente. Encaso contrario, abra el formulario siguiendo uno de estos procedimientos, en funciónde las opciones disponibles:• En el elemento de línea del archivo, haga clic en Editar.• Marque la casilla de verificación del formulario. Seleccione Archivo>Editar.

3. Introduzca la información en el formulario como sea preciso. Un formulario puedeincluir cualquiera de las siguientes opciones:• Cuadro de texto (se muestra con botones de formato):

Para introducir texto coloque el cursor en el campo de texto y escriba. Siaparecen botones de formato, puede dar formato al texto. Para dar formato altexto, consulte Dar formato al contenido de un formulario, página 181.



• Lista de selección:

Debe hacer clic en la flecha hacia abajo y seleccionar el elemento que desee:• Cuadros de lista:

— Cuadro de lista de una selección:

Debe hacer clic en la selección que desee. (Si aparece un botón de opciónjunto a la lista, debe hacer clic en el botón de opción para incluir loselementos seleccionados en el formulario.)

— Cuadro de lista de selección múltiple:

Debe seleccionar un elemento y hacer clic en la flecha de desplazamientopara mover el elemento hasta el campo de la derecha. Puede mover varioselementos. (Si aparece un botón de opción junto a la lista de selecciónmúltiple, debe hacer clic en el botón de opción para incluir los elementosseleccionados en el formulario.)

— Cuadro de lista de entrada opcional (aparece con botones de opción):

Puede introducir su propia entrada. Si aparecen botones de opción, haga clicen el botón para incluir la entrada en el formulario.

• Selectores de anexo:

— Un sólo anexo:



Para agregar un anexo, haga clic en el enlace Agregar y seleccione el anexoen la página de selección. (Si precisa información detallada sobre el uso deuna página de selección, consulte Elegir elementos en páginas de selección,página 38.)

— Anexos múltiples:

Para agregar varios anexos, haga clic en el enlace Agregar y seleccione losanexos en la página de selección. (Si precisa información detallada sobre eluso de una página de selección, consulte Elegir elementos en páginas deselección, página 38.) Para quitar un anexo, selecciónelo en la lista y hagaclic en Quitar.

• Casilla de verificación:

Marque la casilla de verificación para incluir la opción en el formulario.• Botones de opción (aparecen con cuadro de texto):

Para seleccionar la opción deseada, haga clic en ella. Si aparece un cuadro detexto, puede introducir su propia opción. A continuación, debe hacer clic en laopción para que se seleccione.

• Botón de calendario (aparece con listas de selección para los períodos de tiempo):

Haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione la fecha en elcalendario que se muestra. En el calendario, puede avanzar o retroceder mesa mes si hace clic en las flechas de desplazamiento.

Si aparece una lista de selección junto a un calendario, podrá seleccionar horas,minutos y segundos además de la fecha.

• Botón de cálculo automático. Los botones de cálculo le permiten realizar uncálculo numérico de entradas que haya hecho en los campos de texto. Si apareceun botón de cálculo, haga clic en el botón para realizar el cálculo. La etiqueta delbotón viene determinada por la plantilla de formulario.

4. Si desea borrar los cambios y empezar de nuevo, haga clic en Restablecer.



5. Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en Guardar o enEnviar.

6. Si Digital Asset Manager le solicita confirmación, haga clic en Sí.

Dar formato al contenido de un formularioSi aparecen botones de formato sobre un cuadro de texto de un formulario (como semuestra a continuación), puede dar formato al texto.

Los botones de formato se describen en la tabla siguiente.

Tabla 17-1. Botones de formato de un formulario

Opciones de formato Descripción

Muestra estilos de encabezado quepueden aplicarse a una línea de textoseleccionada.

Muestra la familia de fuentes seleccionadaactualmente y permite al usuarioseleccionar otra. Si la fuente seleccionadano está instalada en la máquina delusuario del formulario, la fuente secambia por una predeterminada máscomún dentro de la misma familia.

Muestra el tamaño de fuente seleccionadoactualmente y permite al usuarioseleccionar otro.

Copia el texto seleccionado al portapapelesy lo elimina de la ubicación actual. Esposible que no funcione con Mozilla yNetscape debido a la configuración deseguridad del explorador. Utilice en sulugar la combinación estándar de teclasCTRL+X.




Copia el texto seleccionado en elportapapeles y deja una copia en laubicación actual. Es posible que nofuncione con Mozilla y Netscape debidoa la configuración de seguridad delexplorador. Utilice en su lugar lacombinación estándar de teclas CTRL+C.

Pega texto del portapapeles en laubicación seleccionada. Es posible queno funcione con Mozilla y Netscapedebido a la configuración de seguridaddel explorador. Utilice en su lugar lacombinación estándar de teclas CTRL+V.

Pone el texto seleccionado en negrita.

Pone el texto seleccionado en cursiva.

Subraya el texto seleccionado.

Alinea todas las líneas de un bloque detexto hacia el margen izquierdo.

Centra todas las líneas de un bloque detexto.

Alinea todas las líneas de un bloque detexto hacia el margen derecho.

Comprime todas las líneas de un bloquede texto para ajustarse a los márgenesizquierdo y derecho.

Aplica una sangría a un bloque de texto.

Anula una sangría en un bloque de texto.

Convierte el texto seleccionado ensubíndice (texto pequeño situado debajode la línea).

Convierte el texto seleccionado ensuperíndice (texto pequeño situadoencima de la línea).




Crea una lista numerada.

Crea una lista con viñetas.

Controla el color del texto seleccionado.

Resalta el color de fondo del textoseleccionado.

Deshace la acción anterior. Se permitedeshacer muchas veces. Tenga en cuentalas limitaciones siguientes respecto a lafunción Deshacer/Rehacer:• La función Deshacer/Rehacer no se

aplica a acciones que se invocaroncon el menú contextual (el menú quese obtiene al hacer clic con el botónderecho del ratón sobre un objeto)

• La función Deshacer/Rehacer nose aplica a las manipulaciones detablas (creación de tablas, adición yeliminación de filas)

• Los exploradores Netscape yMozilla noadmiten la función Deshacer/Rehacerpara la adición de color de fondo.

Restaura la acción de deshacer anterior. Sepermite rehacer muchas veces. ConsulteDeshacer para obtener una lista delimitaciones.

Permite la inserción de un enlace URL enuna imagen.

Crea un hipervínculo para el textoseleccionado.

Inserta una tabla en el marco de textoenriquecido desde el portapapeles. Latabla puede estar en formato Word, RTFo HTML.




Comprueba la ortografía del texto en elmarco de texto enriquecido.

Muestra el formato HTML del texto conformato.


Capítulo 18Trabajar con Collaborative Services


• Información general sobre los servicios de colaboración, página 185• Trabajar con salas, página 187• Trabajar con discusiones, página 195• Usar notas, página 198• Usar carpetas contextuales y archivadores, página 199• Usar el editor de texto enriquecido, página 201

Información general sobre los servicios decolaboración

Los servicios de colaboración admiten y mejoran el modo en que los grupos trabajancon contenido (documentos, archivos de medios enriquecidos, etc.) y procesos (ciclosde vida, flujos de trabajo). Mientras que la plataforma Documentum permite acceder,utilizar, reutilizar y distribuir la información de forma rápida y fácil, los servicios decolaboración refuerzan y mejoran la calidad del trabajo en equipo que conllevan estosintercambios de información. Con los servicios de colaboración, el repositorio de laempresa se convierte en un lugar para realizar el trabajo, no sólo para almacenarlo.

Los servicios de colaboración constan de los siguientes objetos y funciones.

salas

Con los servicios de colaboración, el repositorio puede incluir zonas de trabajo virtuales,denominadassalas, donde los grupos interactúan. Las salas tienen miembros (unconjunto definido de usuarios de repositorios), y la pertenencia está asociada a los


Trabajar con Collaborative Services

procesos y el contenido de una sala. Los objetos que pertenecen a una sala (creados,copiados o desplazados hacia ella) disponen de listas de control de acceso (LCA)controladas por la sala, y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder a ellas.Puede estructurar las salas como funciones de organización asociadas a programas,proyectos o procesos específicos.

Discusiones

Discusiones son hilos de comentarios en línea que permiten la colaboración informal yespontánea en torno a elementos individuales del repositorio. Por ejemplo, un equipode desarrollo de un sitio Web puede organizar hilos de discusión para intercambiarinformación sobre contenidos específicos antes de su publicación. Los equipos dedesarrollo de productos pueden utilizar las discusiones para proponer ideas, debatirlos problemas y alcanzar una solución. Los usuarios pueden agregar, editar, eliminary responder a los comentarios en las discusiones. La mayor parte de los objetos deWebtop tienen discusiones asociadas.

Notas

Notas son documentos simples que ocupan poco espacio, que contienen discusionesincorporadas y que pueden tener contenido con texto enriquecido. La utilización denotas permite evitar la carga de procesamiento que supone ejecutar una aplicación parallevar a cabo colaboraciones basadas en texto.

Carpetas y archivadores contextuales

Las carpetas y archivadores contextuales se diferencian de los contenedores derepositorios estándar en que presentan descripciones en texto enriquecido opcionales ydiscusiones incorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidad de capturar y expresarel contexto orientado hacia al trabajo de la jerarquía de una carpeta’. Dicha informacióncontextual puede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos, etc.Las descripciones y discusiones, así como los elementos relacionados con ellas, sonfáciles de encontrar, ya que las búsquedas de texto completo guardan un índice de todaslas descripciones y discusiones del repositorio.



Editor de texto enriquecido

ElEditor de texto enriquecido (RTE) es una ventana incrustada que se utiliza paracrear y editar texto enriquecido. Dispone de controles de formato de texto enriquecido(para negrita, cursiva, selección de fuente, etc.), un corrector ortográfico, y permiteestablecer enlaces Web e imágenes en línea. El editor de texto enriquecido se puedeutilizar para crear, editar o responder a comentarios, así como para crear o editar notas odescripciones de carpetas.

Trabajar con salasUna sala es un área de un repositorio en la que el acceso a los distintos elementos estárestringido, excepto para los usuarios que figuran en la lista de miembros de esa sala.Los objetos de una sala estáncontrolados por esa sala (es decir, sus LCA las determina lasala) y los que no sean miembros no podrán tener acceso a ellos.

Los usuarios del repositorio que dispongan de los permisos adecuados podrán crear yadministrar una sala en Webtop, sin depender de un administrador del sistema. Loscreadores y los propietarios de una sala también gestionan la lista de miembros de ésta.

La creación y administración de salas están disponibles sólo en aplicaciones basadas en WDK.

Visitar una sala

Las salas son como carpetas en el árbol de navegación de Webtop. Para abrir la páginaprincipal de una sala de la que es miembro, haga clic en el icono de sala ( ) en la listade elementos.

La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirsea ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad). Seleccione“Sí” o “No” y, a continuación, haga clic en Continuar. Si selecciona “Sí”, la páginaprincipal se agregará a sus suscripciones.

La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con lassiguientes particularidades:

• El título está formado por las palabras “página principal” seguidas del nombre de lasala.

• Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje debienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en laspáginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala.)



• Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedadesde la sala.

• El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de unarchivo de texto enriquecido.

• La discusión incorporada se denomina “Anuncios”.

Enlazar a una sala

Puede agregar un enlace a una página de inicio de una sala en cualquier sitio delrepositorio que permita enlaces.

Objetos controlados por salas

El hecho de que una sala controle un objeto, significa que la sala controla su lista decontrol de acceso y que sólo pueden acceder a dicho objeto los miembros de la sala.Aunque un objeto puede estar vinculado con otras ubicaciones, los únicos usuarios quepueden acceder a dicho objeto son miembros de la sala que controla el objeto.

En la columna opcional Sala de una lista (identificada por el icono ), los objetos quepertenecen a las salas se indican por uno de los iconos (o indicadores de control) siguientes:

• significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que lacarpeta actual.

• significa que un objeto pertenece a una sala distinta.Al hacer clic en un indicador de control, se abre la página principal de la sala. Hagaclic en el icono de encabezado para ordenar una lista de objetos en función de sipertenecen a la misma sala, a una sala diferente o de si no pertenecen a ninguna sala (noaparecerá ningún icono en la columna Sala).

Si elige la opción de mostrar todas las versiones en una carpeta, cada una de las versionesvisibles de un objeto tendrá su propio indicador de control, ya que es posible quedistintas versiones pertenezcan a distintas salas.

Para desactivar la columna Sala, puede utilizar las preferencias Configuración de lavisualización de las columnas.



Crear una sala

Si desea utilizar el asistente de nueva sala para crear una sala debe disponer de losiguiente:

• Permiso para crear objetos en el nivel superior de un archivador (en el que puedencrearse salas)

• el privilegio CREAR GRUPO en el nivel de administración del repositorio (paraagregar grupos de usuario a la lista de miembros del repositorio)

Para crear una sala:

1. Desplácese hasta el nivel superior del archivador en el que desea crear una sala.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva sala.• Si la barra de menús está disponible, seleccioneArchivo→Nuevo→Sala.

3. En la ficha Crear del asistente de nueva sala, introduzca los siguientes valores:• Nombre (obligatorio): El nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir

con el de otros objetos del mismo archivador.• Mensaje de bienvenida (opcional): en la ventana de edición de texto

enriquecido, cree un mensaje que aparecerá bajo la ruta de exploración en lapágina principal de la sala.

• Si desea suscribirse a la sala, marque la opción “Suscribirse a esta sala” (si fueranecesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).

Puede seguir hasta otra ficha o hacer clic en Terminar para finalizar el asistente.

4. Seleccione los miembros de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o unavez creada la sala.• La ficha Seleccionar propietarios proporciona los controles Webtop normales

para seleccionar del panel de la izquierda a los usuarios, grupos o roles de losrepositorios que desea que desempeñen el rol de propietarios de la sala (listasituada en el panel de la derecha). Puede agregar o quitar miembros de esterol más adelante. Como creador de la sala, se convierte automáticamente enpropietario.

• En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles delrepositorio que desea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puedeagregar o quitar miembros de este rol más adelante.

5. Seleccione las opciones de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o unavez creada la sala.• Derechos para quitar objetos: decida quién puede quitar la relación de control

que la sala tiene sobre los objetos que pertenecen a ella, ya sea “cualquiermiembro de la sala” (colaboradores y propietarios) o “sólo los propietarios dela sala”.



• Encabezado de la sala: decida si desea que la sala tenga un gráfico identificativoque aparezca en la parte superior de las páginas de la misma. Seleccione elarchivo gráfico (en formato .gif, .jpg, .jpeg o .png, cuya altura no supere los 36píxeles) que desea que se cargue en la sala cuando haga clic en Terminar parafinalizar el asistente. Puede quitar el gráfico de la sala haciendo clic en Borrargráfico.

• Descriptores de acceso para objetos recién agregados: especifique los permisosiniciales que tendrán los dos roles locales (Colaboradores y Propietarios) paralos objetos recién agregados a la sala.

6. Haga clic en Terminar para finalizar el asistente de nueva sala y crear la sala. O bien,para salir del asistente sin crear una sala, haga clic en Cancelar.

Editar las propiedades de una sala

Al igual que otros contenedores de repositorio, las salas tienen propiedades a las que sepuede acceder de la forma habitual.

Para editar las propiedades de una sala:

1. Desplácese hasta la sala cuyas propiedades desea visualizar o definir.


• Haga clic en en la fila con el nombre de la sala.• Seleccione la sala y haga clic en Ver→Propiedades→Información.• Haga clic en el enlace Propiedades situado en la página principal de la sala.Se abre la ficha Propiedades: Información se abre y se identifica por un icono de sala( ) y el nombre de la sala en la parte superior izquierda.

3. Cambie las propiedades que desee y haga clic en Aceptar para que surtan efectoen la sala.

Acerca de la pertenencia a una sala

Los miembros de las salas son un conjunto de usuarios, grupos y roles de repositoriosa los que el creador de la sala (o un propietario de la misma) ha agregado a la lista demiembros de la ésta.

Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala.

• Colaborador viene enumerado en las listas de control de acceso de los objetos detodas las salas, y normalmente otorga permisos de lectura sobre éstos. La mayoría delos miembros de las salas son colaboradores.



• Propietario permite la gestión de la lista de miembros y viene enumerado en laslistas de control de acceso de todos los objetos de la sala, y normalmente otorgapermisos de eliminación sobre éstos.

Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, yno tienen significado alguno fuera del contexto de una sala.

Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tieneasignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), elrol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro.

Los propietarios de salas pueden crear grupos locales privados de miembros de lasala, los cuales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, “Aprobadoresde especificaciones”). El nombre de un grupo local no puede coincidir con el de otrosgrupos dentro de la misma sala.

Figura 18-1. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala

Gestionar la pertenencia a una sala

Los miembros de una sala pueden consultar la lista de miembros de la misma, pero sólolos propietarios de una sala pueden gestionar la pertenencia a ésta.

Para abrir la lista de miembros de la sala:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En la página principal de la sala, haga clic en el enlaceMiembros.• Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades:

Pertenencia).



Para agregar miembros de un repositorio a una sala:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia, haga clic en Agregar para abrir lapágina Seleccionar miembros.

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros, grupos y roles delrepositorio que desea agregar a la lista de miembros de la sala.

3. Tras seleccionar los miembros del repositorio, haga clic en para agregarlosal panel de la derecha.

4. Haga clic en Aceptar para agregar a los miembros del panel de la derecha a la listade miembros de la sala. Vuelve a la ficha Pertenencia. Inicialmente, todos los nuevosmiembros tienen un rol de colaborador.

Para quitar miembros de una sala:

1. En la ficha Propiedades de la sala: En la ficha Pertenencia, haga clic en Quitar paraabrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeransolamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales.

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de lasala que desea quitar de la lista de miembros de la sala.

3. Una vez seleccionados los miembros, haga clic en para agregarlos al panel de laderecha.

4. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros del panel derecho de la lista demiembros de la sala. Vuelve a la ficha Pertenencia.

Para cambiar los roles de los miembros locales

1. En la ficha Propiedades de la sala: En la ficha Pertenencia, haga clic en Cambiarrol para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde seenumeran solamente los miembros de la sala.

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros y grupos de la salaque desee cambiar de colaboradores a propietarios, o viceversa.

3. Una vez seleccionados los miembros de la sala, haga clic en para agregarlosal panel de la derecha.

4. Abra la ficha Seleccionar miembros: Seleccionar rol; para ello, haga clic en la ficha“Seleccionar rol” (situada junto a la fichaMiembros de la sala).

5. En la ficha Seleccionar rol, elija un rol para los miembros seleccionados y, acontinuación, haga clic en Aceptar. Vuelve a la lista de miembros de la sala.

Para crear un grupo local nuevo:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Etiqueta de pertenencia, haga clic en Nuevogrupo para abrir la ficha Crear nueva sala de grupo.



2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto a todoslos nombres de los demás grupos locales de la sala.

3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato.

4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.

Para editar las propiedades de un grupo local:

1. Abra la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia de la sala.

2. Haga clic en en la fila con el nombre del grupo para abrir la ficha Información.

3. Modifique las propiedades del grupo como desee y, a continuación, haga clic enAceptar para implementar sus cambios.

Para agregar miembros de sala a un grupo local:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia, haga clic en el nombre del grupocuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar. Se abrirá unapágina para localizar a los miembros de la sala.

3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros de sala, grupos yroles que desee agregar al grupo.


5. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros y volver a la lista de miembrosdel grupo.

Para quitar miembros de sala de un grupo local:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia, haga clic en el nombre del grupocuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de la lista de miembros de grupo, haga clic en Quitar. Se abrirá unapágina para localizar a los miembros del grupo.

3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros del grupo que deseaquitar.


5. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros y volver a la lista de miembros degrupo.

Para quitar un grupo local de una sala, proceda de la misma manera que para quitar unmiembro de la sala. Tenga en cuenta que cuando quita un grupo local de una sala, elgrupo también se elimina directamente del repositorio, al contrario que los miembros de



sala, que permanecen como miembros del repositorio incluso si han sido eliminados deuna sala.

Copiar salas

Cuando copie una sala, la nueva sala contendrá copias de todo aquello a lo que se puedatener acceso en el original. Una copia de una sala tiene las propiedades de la original.No obstante, la propiedad de “nombre del propietario” de la copia es el nombre delmiembro que crea la copia y no el del que creó la original. Los roles locales y gruposde la copia son duplicados de los originales, con la excepción de que el miembro quecreó la copia tendrá el rol de propietario.

Mover salas

El enlace principal de una sala (su página principal) debe estar directamente dentro deun archivador. Puede mover el enlace principal a cualquier sitio siempre que la salatenga otro enlace directamente dentro de un archivador. En ese caso, el otro enlace seconvertirá dinámicamente en el principal. Si mueve el enlace principal directamente aotro archivador, se mantendrá como el enlace principal. Puede mover un enlace noprincipal a cualquier sitio.

Eliminar salas

Los superusuarios y propietarios de salas pueden eliminar una sala, si bien los usuariosque no sean miembros de la sala no podrán hacerlo, ni siquiera los que tengan el permisopara ELIMINAR.

Si elimina un enlace no principal de la sala, o si elimina el enlace principal pero lasala tiene un enlace a otro archivador que puede ocupar su lugar, siga uno de estosprocedimientos:

• Eliminar sólo el enlace a [nombre de carpeta] (es la elección predeterminada).• Eliminar la sala, incluyendo la lista de miembros y los grupos locales y todos los

enlaces a ésta. En ese caso, debe elegir entre eliminar sólo la versión actual o todaslas versiones.

Si elimina el enlace principal de una sala y no pueden elegirse más enlaces para ocuparsu lugar, estará eliminando la sala y debe decidir entre:

• Eliminar la sala, su lista de miembros y grupos locales (es la elecciónpredeterminada). Esta acción se realizará correctamente sólo si la página principal



no tiene enlaces, ni siquiera enlaces ocultos a versiones anteriores, lo que tambiénimplica que la sala ya no gobernará nada.

• Eliminar la sala, su lista de miembros, sus grupos locales y todas las subcarpetas yobjetos. En ese caso, debe decidir entre:

— Eliminar las versiones actuales de los objetos enlazados (elecciónpredeterminada). Esta opción comienza por eliminar la versión actual de todoslos objetos enlazados. No obstante, la eliminación se detendrá si la páginaprincipal y las subcarpetas aún contienen enlaces a otras versiones de cualquierade esos objetos, o incluso si contienen enlaces ocultos a versiones anteriores.Para que esté totalmente eliminada, la sala no debe tener enlaces (ni siquieraocultos) a versiones no actuales de objetos.

— Eliminar todas las versiones de objetos enlazados.Si va a eliminar varios objetos, el cuadro de diálogo de eliminación tendrá varias páginascon las mismas elecciones para cualquier sala que lo necesite.

Trabajar con discusionesUna discusión en línea se compone de un árbol de comentarios, ya sea como una serieconsecutiva de comentarios o como respuestas a otros, aunque suele ser una mezclade ambas.

Cuando las discusiones están relacionadas con objetos (como documentos o archivos demedios enriquecidos) o anexos a ellos, son autónomos y disponen de su propia página.Cuando están incorporadas o incrustadas, las discusiones aparecen en la misma páginaque los elementos abiertos.

A diferencia de lo que ocurre con otros elementos de un repositorio, no es posibleseleccionar, editar, retirar, visualizar ni hacer versiones o copias de las propiedades deuna discusión. Todas las copias de un objeto tienen la misma discusión.

Cuando registra una nueva versión de un objeto, ésta comparte la misma discusión quela versión inmediatamente anterior (rama, menor o mayor). Las primeras versionestienen nuevas discusiones. Una configuración WDK puede cambiar este comportamientopredeterminado de manera que las discusiones sólo sean comunes a cada nueva versiónmenor o rama (mientras que las versiones mayores tengan nuevas discusiones), oque ninguna versión de un objeto comparta discusión (cada versión cuenta con supropia discusión). Cuando las versiones de un objeto crean una serie de discusiones,pueden facilitar una especie de línea temporal del “historial” de un objeto, junto con loscomentarios de cada una de las discusiones.

El acceso a una discusión es el mismo que su acceso al padre (el objeto con el que estárelacionado o en el que está incluido). Normalmente, sólo puede editar y borrar loscomentarios que usted crea.



Al copiar un objeto, también se copia su discusión y se incluyen copias de todos loscomentarios (y las respuestas a los comentarios) así como su fecha de creación original,autor y lista de control de acceso.

Ver discusiones

En la columna opcional Estado de la discusión de una lista (que se indica mediante elicono ), los objetos que tienen comentarios de discusión se distinguen por uno de lossiguientes iconos de discusión:

• significa que ha leído todos los comentarios de la discusión.

• significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión.Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario),haga clic en el icono de una discusión o seleccione un único objeto y elijaVer→Discusión.

Para ordenar una lista de objetos según sus comentarios de discusión (leído, no leído oninguno), haga clic en en la parte superior de la columna “Estado de la discusión”.Para desactivar la columna Estado de la discusión, puede utilizar las preferenciasConfiguración de la visualización de las columnas.

Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sinleer. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuando seagreguen nuevos comentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objeto conel que está asociado y haga clic en Archivo→Marcar discusión como leída. O bien,también puede hacer que todos los comentarios aparezcan como no leídos haciendo clicen Archivo→Marcar discusión como no leída. Al seleccionar varios objetos, se aplicanestos comandos a cada objeto de la selección.

Agregar y editar comentarios

Los usuarios que dispongan al menos del permiso para ESCRIBIR en un objeto podránactivar una discusión para ese objeto (y, de forma opcional, crear el primer comentarioa la vez). Cuando se haya activado una discusión, los usuarios que tengan al menos elpermiso para RELACIONAR con el padre principal de la discusión, podrán agregar uncomentario o réplica a la discusión.

Para agregar comentarios a una discusión:

1. Para visualizar la discusión, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Haga clic en el icono de discusión ( o ).• Seleccione un único objeto y haga clic en Ver→Discusión.



2. En la discusión, haga clic en Agregar comentario.

3. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título (obligatorio)y el cuerpo (opcional) del comentario.

4. Haga clic en Aceptar. El comentario aparece debajo y con el mismo margenizquierdo que el último comentario.

Si no hay botón para “agregar un comentario” a un objeto, el permiso sobre el objetopadre es menor que RELACIONAR, o bien no se ha activado la discusión para ese objeto.En este último caso, un mensaje explicará que “Nadie ha activado una discusión aquí”.Sólo los usuarios que dispongan del permiso para ESCRIBIR en un objeto pueden activaruna discusión.

Para responder a un comentario concreto:

1. Al lado del título del comentario al que desee responder, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo delcomentario. Su respuesta se mostrará debajo del comentario al que responda, consangría aplicada a la derecha.

Si no hay icono para responder a un comentario, el permiso sobre el objeto padrepodría no ser suficiente para agregar o responder comentarios, para lo que necesita, almenos, el permiso RELACIONAR.

Para editar un comentario:

1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y el cuerpo delcomentario.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.A menos que disponga de privilegios administrativos, podrá editar únicamente loscomentarios que usted agregue.

Eliminar comentarios

Si tiene permiso para ELIMINAR un determinado comentario y permiso paraRELACIONAR con el padre principal de la discusión, podrá eliminar el comentario ycualquier respuesta a éste. Si tiene permiso para ELIMINAR sobre todos los padres dediscusión, podrá eliminar todos los comentarios eliminando todos los padres. Aunqueno pueda eliminar explícitamente una discusión, la eliminación de todos sus padreselimina igualmente la discusión.



Discusiones en los resultados de búsqueda

El índice de búsqueda del repositorio contiene todos los contenidos en texto enriquecidode las discusiones, pero no sus metacontenidos ni sus propiedades. Esto significa quelos comentarios de la discusión pueden coincidir con una búsqueda de texto completo,pero no así una búsqueda por propiedades, como tipo de objeto o fecha de creación.Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de los autores de loscomentarios.

Si desea abrir una discusión desde la página de resultados de una búsqueda, puedehacerlo de la misma forma que desde otros lugares.

Usar notasUna nota es una página sencilla para redactar, editar y compartir información sinnecesidad de usar otra aplicación y sin que los usuarios tengan que disponer de otraaplicación para ello.

En Webtop sólo aparecen notas cuando se muestran los documentos. Disponen de supropio icono, que es el siguiente:

Aunque sea posible suscribirse a las notas, éstas no disponen de versiones ni de copias.Puede editar, mover, copiar o establecer enlaces con una nota, pero no puede registrarlaso retirarlas ni exportarlas.

Para crear una nota:

1. Desplácese hasta el contenedor en el que desea crear una nota.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva nota.• Si la barra de menús está disponible, seleccioneArchivo→Nueva→Nota.

3. En la ficha Crear del asistente de para nuevas notas, introduzca la siguienteinformación:• Nombre (obligatorio): El nombre de la nueva nota, que ha de ser distinto a todos

los nombres de los demás objetos del mismo contenedor.• Nota (opcional): en la ventana de edición de texto enriquecido, cree el cuerpo de

la nota.• Si desea suscribirse a la nota, marque la opción “Suscribirse a esta sala” (si fuera

necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para visualizar la opción).Puede seguir hasta otra ficha o hacer clic en Terminar para finalizar el asistente.



4. Haga clic en Terminar para finalizar el asistente de para nuevas notas y crear la nota.O bien, para salir del asistente sin crear una nota, haga clic en Cancelar.

Si tiene permiso para ESCRIBIR una nota, puede editar tanto su nombre como el cuerpo.

Para editar el cuerpo de una nota:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Editar.• Si la barra de menús está disponible, seleccione Archivo→Editar.

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el cuerpo de la nota.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Para editar el nombre de una nota:


• Haga clic en en la fila con el nombre de la nota.• Seleccione la nota y, a continuación, Ver→Propiedades→Información.Se abre la ficha Propiedades: Información se abre y se identifica en la parte superiorizquierda con un icono de nota ( ) y el nombre de la nota.

2. Edite el nombre de la nota y otras propiedades como desee.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Notas en los resultados de búsqueda

El texto de los cuerpos y de los hilos de comentarios de las notas está indexado pararealizar búsquedas en el repositorio. Para buscar notas, configure la opción Tipo deobjeto en “Objeto de sistema (dm_sysobject)” o “Nota (dmc_notepage)” en el cuadro dediálogo de Búsqueda avanzada.

Cuando el cuerpo de una nota coincide con los criterios de búsqueda, la nota se muestraen los resultados.

Usar carpetas contextuales y archivadoresLas carpetas contextuales y los archivadores son contenedores de repositorio condescripciones opcionales en texto enriquecido y discusiones incorporadas.

Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpetacontextual, como los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, por



ejemplo, resúmenes de documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de unproyecto o punteros hacia otras ubicaciones. Dado que pueden incluir texto con formato,imágenes e hipervínculos, las descripciones de carpetas pueden ser informativas,personalizadas y llamativas, de manera que atraigan inmediatamente la atención delusuario.

Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a losmiembros del equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo,para la revisión de documentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo,para la correspondencia en sus proyectos. Estas discusiones están organizadas enun “árbol” de comentarios y ayudan a recopilar y conservar el flujo de informaciónrelacionada con el trabajo.

De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad detemas, por ejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo,ideas sobre el producto e interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetasconceptuales permiten a los equipos guardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc,tan valiosos a posteriori.

La descripción de una carpeta forma parte de sus metadatos, tal y como lo hace uncampo de propiedad.

Crear carpetas contextuales

Las carpetas contextuales se crean de la forma habitual.

Para crear una carpeta contextual nueva:

1. En el repositorio, desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva carpeta.• Seleccione Archivo→Nuevo→Carpeta.

3. En la ficha Crear, introduzca la siguiente información:• Nombre (obligatorio): el nombre de la nueva carpeta.• Tipo: el tipo de carpeta.• Descripción (opcional): En la ventana de edición de texto enriquecido, cree

una descripción que aparecerá junto a la ruta de exploración de la página de lacarpeta.

4. Introduzca la información adicional que desee y, a continuación, haga clic enTerminar para crear la carpeta.



Carpetas contextuales y archivadores en los resultadosde búsqueda

El texto de las descripciones y de los hilos de comentarios de las carpetas está indexadopara realizar búsquedas en el repositorio. Las descripciones de carpetas se incluyenen cualquier búsqueda que sea de texto completo y tenga la opción Tipo de objetoconfigurada como Objeto de sistema (dm_sysobject) o Carpeta (dm_folder), oun subtipo de carpeta, en el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada.

Cuando una descripción coincida con el criterio de búsqueda, la carpeta se muestraen los resultados.

Usar el editor de texto enriquecidoEl editor de texto enriquecido (RTE) permite dar formato al texto, incluir imágenese hipervínculos en el texto y comprobar la ortografía. El editor de texto enriquecidoestá disponible al crear, editar o responder a comentarios, al crear o editar notas y alescribir descripciones opcionales para objetos del contenedor de su repositorio, incluidoscarpetas, archivadores y salas.

Agregar contenido al editor de texto enriquecido

Para agregar contenido al texto enriquecido, escriba, peque o arrastre y coloque unaselección de texto enriquecido desde otra aplicación de cliente, otro editor de textoenriquecido o dentro del mismo editor de texto enriquecido (una selección desde uneditor de texto enriquecido puede incluir imágenes).

Cuando el texto enriquecido redactado fuera del editor de texto enriquecido se pega enéste, puede contener elementos que se muestren pero que no sean editados directamente.En general, el editor de texto enriquecido convertirá cualquier contenido de HTML queel explorador Web pueda mostrar. Por ejemplo, una selección de un explorador Web quecontenga una tabla en HTML aparece como tal si la pega en el editor de texto enriquecido.En este caso, puede editar el texto dentro de las celdas de la tabla, pero no la tabla en sí.

La tabla de herramientas del editor de texto enriquecido

En el editor de texto enriquecido, coloque el puntero del ratón en un botón de la barrade herramientas para ver su nombre. Además de las herramientas estándar de formato



de texto (fuente, tamaño, negrita, alineación de texto, etc.), el Documentum RTEproporciona las siguientes herramientas:

• Haga clic en para revisar la ortografía. Cuando el corrector ortográfico detectaun posible error ortográfico, se selecciona la palabra, la vista se desplaza a ella y seabre el cuadro de diálogo Comprobar ortografía. La palabra en cuestión aparece enel cuadro Cambiar con la alternativa sugerida en el cuadro Por. Puede editar el textoen el cuadro Por o seleccionar una palabra de la lista. Los comandos ortográficosson los siguientes:

— Cambiar cambia la palabra seleccionada por la que aparece en el cuadro Por.

— Cambiar todo cambia la palabra seleccionada todas las veces que aparece enel texto.

— Omitir no cambia la palabra seleccionada.

— Omitir todo omite la palabra seleccionada todas las veces que aparece en el texto.

— Agregar al diccionario agrega la palabra seleccionada al diccionario que seemplea para revisar la ortografía.

• Haga clic en para seleccionar elementos del menú del portapapeles. Las opcionesson Deshacer, Rehacer, Cortar, Copiar, Pegar, Eliminar, Eliminar estilos de fuente(Únicamente para Internet Explorer) y Seleccionar todo.

• Haga clic en para insertar un gráfico. Se abre el cuadro de diálogo Insertarimagen, el cual proporciona controles que permiten elegir y cargar una imagen .bmp,.gif, .jpeg o .png a la vez, la cual se mostrará en línea con el texto en el área de edición.

• Haga clic en para insertar un hipervínculo. Se abre el cuadro de diálogo Insertarvínculo, el cual proporciona un campo Título, un campo URL y una opción decasilla de verificación para Abrir en una ventana nueva.


Capítulo 19Realizar tareas


• Información general sobre las tareas, página 203• Abrir tareas o notificaciones desde la bandeja de entrada, página 207• Aceptar tareas, página 208• Completar tareas, página 210• Obtener la tarea siguiente de la cola de trabajos, página 211• Rechazar tareas, página 211• Delegar tareas, página 212• Repetir tareas, página 212• Cambiar la disponibilidad, página 213• Iniciar un flujo de trabajo, página 213• Enviar flujos rápidos, página 215

Información general sobre las tareasEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Flujos de trabajo, página 203• Bandeja de entrada, página 206• Archivos anexos, página 207

Flujos de trabajo

Un flujo de trabajo es un proceso automático que asigna tareas específicas a determinadosusuarios, por orden, con el fin de realizar procedimientos de la organización. Los flujos


Realizar tareas

de trabajo permiten distribuir archivos e instrucciones de una persona a otra siguiendouna secuencia predefinida. Una organización puede utilizar flujos de trabajo para, porejemplo, procesar reclamaciones de seguros o desarrollar productos nuevos.

Para iniciar un flujo de trabajo, seleccione la plantilla de flujo de trabajo que incluya lasecuencia de tareas que desee realizar. Algunas plantillas de flujo de trabajo especificanlos usuarios que recibirán las tareas, mientras que otras permiten seleccionarlos.

Puede utilizar una plantilla de flujo de trabajo repetidamente para iniciar secuencias detareas. Los flujos de trabajo pueden ser iniciados desde una misma plantilla por variosusuarios a la vez. Un usuario puede iniciar varios flujos de trabajo desde la mismaplantilla a la vez (el usuario debe tener, como mínimo, el permiso Relacionar sobre laplantilla).

Las tareas del flujo de trabajo que reciba aparecerán en su Bandeja de entrada. Cuandoun usuario termina una tarea, la reenvía desde la Bandeja de entrada, y el flujo de trabajonotifica, automáticamente, al siguiente usuario de la secuencia. Los usuarios de un flujode trabajo son los ejecutantes del mismo.

Una plantilla de flujo de trabajo puede permitirle dirigir una tarea a un grupo deusuarios; en este caso, el primer usuario que acepta la tarea es quien la realiza. La tarease elimina de las bandejas de entrada de los demás usuarios.

Al iniciar un flujo de trabajo, podrá anexar archivos que desee que vean o consulten losusuarios. Un mismo archivo sólo se puede anexar a un flujo de trabajo cada vez. Losusuarios del flujo de trabajo pueden anexar y quitar archivos conforme éste avanza.

Los usuarios pueden editar los archivos anexos. La plantilla del flujo de trabajodetermina si es la versión editada o la original la que se conserva a medida que avanzael flujo de trabajo.

Cada flujo de trabajo tiene un supervisor que puede pausarlo, detenerlo o hacer cambiosen él mientras se está ejecutando.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas, como la ejecución de secuenciasde comandos. Si una tarea automática falla, se le notifica al supervisor del flujo de trabajoy éste puede volver a intentar la tarea, ejecutarla o detenerla. Las tareas automáticaspermiten integrar flujos de trabajo con ciclos de vida, lo que permite, por ejemplo,promover archivos a nuevos estados de ciclo de vida mientras avanzan por un flujode trabajo.

La utilidad Informes de flujo de trabajo permite realizar más funciones de gestión y vertodos los flujos de trabajo de un repositorio.

Una vez iniciado, un flujo de trabajo puede tener uno de estos tres estados:

• En ejecución: el flujo de trabajo se ejecuta con normalidad de acuerdo con la plantillade flujo de trabajo.


Realizar tareas

• Pausado: el flujo de trabajo se ha detenido temporalmente y está a la espera de serreanudado. Cuando se reanude, el flujo continuará desde el punto exacto en quese detuvo.

• Terminado: el flujo de trabajo se ha anulado y no se puede reanudar.Los flujos de trabajo utilizan los siguientes iconos:

• : una plantilla de flujo de trabajo.

• : un flujo de trabajo.

• : un paquete, que es un contenedor para anexar un archivo. Haga clic en esteicono para anexar un archivo. El texto situado junto al paquete indica si un archivoanexo es obligatorio u opcional.

• : un flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente.

• : un flujo de trabajo que está pausado.

• : un flujo de trabajo que está detenido.En la siguiente ilustración se muestra la integración de un flujo de trabajo con un ciclode vida. Los ciclos de vida determinan las distintas fases por las que pasa un archivoal ser creado, editado, aprobado y, si procede, retirado. Un autor crea un archivo parael Web y lo reenvía a un flujo de trabajo, que a su vez envía una tarea de revisión a uneditor. El editor sugiere cambios y envía el archivo de vuelta a su autor, que revisael archivo y reenvía la tarea, lo que inicia una tarea automática. La tarea automáticapromueve el archivo desde Trabajo en curso a En prueba y lo envía a un desarrollador,que lo comprueba en un servidor de Web en prueba. Si el desarrollador rechaza estearchivo, Digital Asset Manager hará que el archivo vuelva al estado Trabajo en curso ylo devolverá a su autor. Si el desarrollador aprueba el archivo, una tarea automática lopromoverá a Aprobado y el flujo de trabajo terminará.


Realizar tareas

Figura 19-1. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida

Bandeja de entrada

La bandeja de entrada muestra las tareas y notificaciones. Las tareas son asignacioneselectrónicas que forman parte de un flujo de trabajo o flujo rápido. Las notificacionesson mensajes que avisan de que ha ocurrido un evento.

Las tareas utilizan los siguientes iconos:

• : tarea• : notificación• : prioridad alta

• : prioridad bajaCuando se recibe una tarea, se abre para ver las instrucciones y archivos adjuntos.Puede seleccionar si desea aceptarla o no. Si la acepta, puede trabajar con todos losarchivos anexos, agregar o quitar archivos y agregar o editar comentarios. Cuando hayacompletado la actividad que le ha sido asignada, puede reenviar la tarea a la siguienteactividad del flujo de trabajo. También se enviarán los cambios que haya realizadoen los archivos anexos.


Realizar tareas

Si la opción está disponible, puede rechazar una tarea y enviarla a otro usuario.

Si es el último usuario de un flujo de trabajo, puede descartar una tarea cuando secomplete. Por ejemplo, si ha iniciado un flujo rápido y un usuario realiza la tarea y se ladevuelve, podrá quitar la tarea completada de la Bandeja de entrada descartándola.

En algunos casos, una tarea no está dirigida a un solo usuario sino a un grupo deusuarios, con la intención de que uno de ellos la lleve a cabo. Si acepta la tarea, seeliminará de la bandeja de entrada de los demás usuarios. Si rechaza la tarea, se quitarásólo de su bandeja de entrada y otro usuario del grupo deberá completarla.

Puede determinar si está disponible para recibir tareas de flujo de trabajo. En la partesuperior de la Bandeja de entrada se muestra su disponibilidad.

Archivos anexos

Cuando envíe una tarea o un flujo de trabajo, puede anexar los archivos con los quedesee que trabaje otro usuario. Los archivos deben estar disponibles para su anexión;por ejemplo, no deben estar anexos en otro lugar, bloqueados por otro usuario ni en unestado avanzado del ciclo de vida.

Cuando anexe archivos en varios idiomas, tenga en cuenta que los filtros del destinatariode la tarea podrían hacer que se muestren sólo los archivos cuyo idioma coincida con elde ese usuario. Si los filtros de un usuario impiden a éste ver archivos anexos de idiomasdistintos al propio, dicho usuario sólo podrá anexar archivos auxiliares a la tarea.

Si el software incluye una función para anexar archivos auxiliares, puede importararchivos desde fuera del repositorio para anexarlos como archivos auxiliares. Tienela opción de almacenar los archivos importados en el repositorio para poder usarlosposteriormente como anexos. Puede almacenarlos de forma pública, con el fin de queotros usuarios puedan acceder a ellos, o bien de forma privada para que nadie mástenga acceso a ellos.

Abrir tareas o notificaciones desde la bandejade entrada

Para abrir tareas y notificaciones:

1. Haga clic en la Bandeja de entrada.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en el nombre de la tarea o notificación.


Realizar tareas

• Marque la casilla de verificación de una o más tareas o notificaciones. SeleccioneArchivo>Mostrar.

3. Si Digital Asset Manager muestra varias fichas, seleccione la ficha correspondiente ala información que desee ver.

4. Para realizar acciones, consulte el procedimiento apropiado en la lista que aparece acontinuación. Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar.• Aceptar tareas, página 208• Completar tareas, página 210• Rechazar tareas, página 211• Delegar tareas, página 212• Repetir tareas, página 212

Aceptar tareasPara aceptar y realizar una tarea:

1. Abra una tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en su nombre.)

2. Si aparece el botón Aceptar, haga clic en Aceptar. Si la tarea también ha sido enviadaa otros usuarios, el primer usuario que acepta la tarea es el primero que la realiza.Una vez que la acepta, la tarea se quita de la bandeja de entrada de los demásusuarios.

3. La ficha Información aparece y muestra información básica sobre la tarea, incluidoslos anexos. En los pasos siguientes se describen las operaciones que se puedenrealizar en la ficha Información.

4. Si la ficha Información muestra uno o más archivos anexos, puede procesar dichosarchivos. Por ejemplo, puede editar los archivos anexos. Para realizar una operaciónen concreto, siga el procedimiento estándar de Digital Asset Manager para dichaoperación. Por ejemplo, para retirar un archivo anexo, siga el procedimientoestándar de Digital Asset Manager para retirar un archivo.

5. Si desea anexar archivos adicionales a la tarea y la ficha Información permitehacerlo, siga este procedimiento:

a. Haga clic en una de las opciones siguientes, según las que aparezcan en la fichaInformación:••• Agregar


Realizar tareas

b. En la página de selección, haga clic en la ficha correspondiente y desplácesehasta el archivo que desee anexar. Las distintas fichas corresponden a los nodosy las funciones estándar del repositorio.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces con otros archivos, podráseleccionar agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregarautomáticamente objetos enlazados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o Quitar.

f. Si la aplicación basada en WDK incluye funcionalidad para archivos auxiliares,puede anexar un archivo auxiliar haciendo clic en la ficha Archivos auxiliares yseleccionando los archivos que desee anexar. Puede anexar archivos auxiliaresmediante las fichas Archivos locales, Archivos públicos y Mis archivosprivados. La ficha Archivos locales permite utilizar un archivo del equipo localo de la red de equipos. Puede seleccionar si desea almacenar el archivo en elrepositorio para acceder a él más adelante. Seleccione una de estas opciones:• Una vez. No se guarda el archivo en el repositorio.• Varias (privado). Se guarda el archivo, de forma privada, en el repositorio,

enMis archivos privados.• Varias (público). Almacena el archivo públicamente en el repositorio, en

Archivos públicos, para que otras personas puedan usarlo como archivoauxiliar.

6. Si la ficha Información muestra un formulario en el que introducir información,hágalo.

7. Si la ficha Información permite crear y anexar un nuevo formulario, siga esteprocedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, segúnel que aparezca.

b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clic enAceptar. Aparecerán los campos del formulario.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.Si quita un formulario recién creado, éste se eliminará automáticamente.

8. En la ficha Comentarios, agregue comentarios haciendo lo siguiente:

a. Haga clic en Agregar o Editar.

b. En el campo Comentario, escriba el comentario.

c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas:• Para los destinatarios posteriores: envía el comentario a todos los usuarios

que realizan todas las tareas futuras del flujo de trabajo.


Realizar tareas

• Sólo para los destinatarios siguientes: envía el comentario únicamente a losusuarios que realizan la siguiente tarea del flujo de trabajo.

d. Haga clic en Aceptar.

e. Repita estos pasos con tantos comentarios como desee agregar. Para quitar uncomentario, haga clic en Quitar.

9. En la ficha Progreso, puede ver el historial de la tarea.

10. Siga uno de estos procedimientos:• Para marcar la tarea como completada y reenviarla, consulte Completar tareas,

página 210.• Para cerrar la tarea sin haberla reenviado, haga clic en Cerrar.

Completar tareasAntes de realizar este procedimiento, debe aceptar y realizar la tarea, como se describeen Aceptar tareas, página 208.

Para completar una tarea:

1. Si todavía no lo ha hecho, abra la tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en ella enla Bandeja de entrada.)

2. Haga clic en Enviar, Reenviar o Terminar, dependiendo de qué botón se muestre.

3. Si se le solicita una contraseña, escríbala.


5. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento:

a. Haga clic en haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionarejecutantes.

b. En la página de selección, seleccione los ejecutantes (si precisa informacióndetallada sobre cómo usar una página de selección, consulte Elegir elementosen páginas de selección, página 38). Si está permitido, puede hacer variasselecciones.

c. Haga clic en Aceptar.

6. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar de la lista Seleccionarsiguientes tareas para reenviarmarcando las casillas de verificación apropiadas.



Realizar tareas

Obtener la tarea siguiente de la cola de trabajosSi utiliza colas de trabajo, dispondrá de dos opciones para el modo en que desee obtenerla tarea siguiente de la cola de trabajos. Puede elegir entre obtener manualmente la tareasiguiente de la cola de trabajos, o que Digital Asset Manager la envíe automáticamentecada vez que complete, reenvíe o rechace la tarea de la cola de trabajos actual.

La tarea siguiente es la tarea de mayor prioridad de todas las colas de trabajos en las queparticipe. La tarea aparecerá en la Bandeja de entrada.

En este tema se incluyen dos procedimientos.

Para obtener la siguiente tarea de cola de trabajos:

1. Vaya a la Bandeja de entrada.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Obtener tarea siguiente.• Haga clic en Herramientas>Administración de colas de trabajos>Obtener tarea

siguiente.Para configurar automáticamente la Bandeja de entrada para que le envíe la tarea siguientede la cola de trabajos:

1. En la Bandeja de entrada, seleccione Obtener tarea siguiente automáticamente.

Rechazar tareasAl rechazar una tarea se devuelve al destinatario anterior. No todas las tareas ofrecenla opción Rechazar. El supervisor del flujo de trabajo decide qué destinatarios puedenrechazar la tarea.

Para rechazar una tarea:

1. Abra una tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en ella en la Bandeja de entrada.)

2. Haga clic en Rechazar.

3. Si se requiere, marque las casillas de verificación de los usuarios a los que deseeredistribuir la tarea.

4. Si se requiere, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea.

5. Haga clic en Siguiente.

6. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas de la lista Seleccionar tareasde rechazo siguientesmarcando las casillas de verificación apropiadas.


Realizar tareas

7. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión paracerrar la sesión de la tarea.


Delegar tareasSi lo permite el flujo de trabajo, podrá reasignar una tarea que le ha sido asignada. Puededelegar la tarea en otro usuario, dando a ese usuario la responsabilidad de completar latarea.

Para delegar una tarea:


2. Haga clic en Delegar.

3. Si se le pide que especifique el usuario en el que desea delegar la tarea, siga esteprocedimiento:

a. En el elemento de línea de la tarea, haga clic en haga clic para asignar.

b. En la página de selección, seleccione el usuario en el que desee delegar la tarea.(Si precisa información detallada sobre cómo utilizar la página de selección,consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 38.)


Repetir tareasCuando haya completado una tarea, es posible que tenga la opción de que otro grupo opersona repita la tarea.

Para repetir una tarea:


2. Haga clic en Repetir.

3. En el elemento de línea de la tarea, haga clic en haga clic para asignar.

4. En la página de selección, seleccione el usuario en el que desee delegar la tarea. (Siprecisa información detallada sobre cómo utilizar la página de selección, consulteElegir elementos en páginas de selección, página 38.)



Realizar tareas

Cambiar la disponibilidadPuede determinar si está disponible para recibir tareas de flujo de trabajo. Si se determinacomo no disponible para recibir tareas, debe designar otro usuario para que reciba lastareas en su lugar.

En la parte superior de la Bandeja de entrada se muestra su disponibilidad. Estoydisponible indica que está disponible para recibir tareas; No estoy disponible en estosmomentos indica que no está disponible para recibir tareas y que hay otro usuarioasignado para recibir las tareas que le han sido enviadas. Esta configuración es útil, porejemplo, si va a estar fuera de la oficina un período largo de tiempo.

Para cambiar la disponibilidad:

1. Haga clic en la Bandeja de entrada y, a continuación, haga clic en el estado dedisponibilidad, que es uno de los siguientes:• Estoy disponible• No estoy disponible en estos momentos

2. Siga uno de estos procedimientos:• Si desea estar disponible, quite la marca de la casilla de verificación No estoy

disponible en estos momentos. Asigne mis tareas a: casilla de verificación.• Si no desea estar disponible, seleccioneNo estoy disponible en estos momentos.

Asigne mis tareas a:. A continuación, haga clic en editar. En la página deselección, seleccione el usuario. (Si precisa información detallada sobre cómoutilizar la página de selección, consulte Elegir elementos en páginas de selección,página 38.)

Iniciar un flujo de trabajoPara iniciar flujos de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección del tipo de flujo de trabajo

en primer lugar, diríjase al Paso 2.• Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección de uno o más archivos en

primer lugar, diríjase al Paso 3. (Es posible enviar el flujo de trabajo con o sinarchivos anexos.)

2. Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección del tipo de flujo de trabajoen primer lugar, siga uno de estos procedimientos, en función de las opcionesdisponibles:• Haga clic en Iniciar flujo de trabajo. Pasar a Paso 4.


Realizar tareas

• Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Inicio. Pasar a Paso 4.3. Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección de archivos en primer lugar,

siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Desplácese hasta el archivo que desee enviar y seleccione

Más>Herramientas>Iniciar anexo.• Desplácese hasta los archivos que desee enviar, marque las casillas de

verificación, y seleccioneMás>Herramientas>Iniciar anexos.4. En la lista de plantillas de flujo de trabajo, busque la plantilla que desee y marque su

casilla de verificación.

5. Haga clic en el botón Aceptar (en la parte inferior de la página).

6. En la ficha Información, escriba un nombre para el flujo de trabajo en el campoDescripción de flujo de trabajo.

7. Es posible enviar el flujo de trabajo con archivos anexos. Para anexar un archivoexistente, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en uno de los elementos siguientes, según losque aparezcan en la página:

••• Agregar

b. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiaday, a continuación, desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. Puededesplazarse por las fichas que se corresponden con los nodos del repositorio delmismo modo que se desplaza por éstos.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces con otros archivos, podráseleccionar agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregarautomáticamente objetos enlazados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar.

8. Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formularioexistente, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, segúnel que aparezca.

b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clicen Aceptar.Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.


Realizar tareas

Si quita un formulario recién creado o cancela el flujo de trabajo, el formulario seeliminará automáticamente.

9. Si la aplicación basada en WDK incluye funcionalidad para archivos auxiliares,puede anexar un archivo auxiliar haciendo clic en la ficha Archivos auxiliaresy seleccionando los archivos que desee anexar. Puede anexar Archivos locales,Archivos públicos oMis archivos privados.Los Archivos locales son archivos contenidos en su equipo local o en una redde equipos. Cuando anexe archivos locales, puede seleccionar cualquiera de lassiguientes opciones de almacenamiento:• Una vez: no se guarda el archivo en el repositorio• Varias (privado): almacena el archivo en el áreaMis archivos privados del

repositorio• Varias (público): almacena el archivo en el área Archivos públicos del

repositorio, lo que significa que otros usuarios pueden usarlo como archivoauxiliar

10. Si el flujo de trabajo incluye una ficha Ejecutantes, puede especificar usuarios ogrupos de usuarios para una o más tareas. Siga este procedimiento:

a. Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar.

b. En la página de selección, seleccione el usuario o grupo de usuarios querealizarán la tarea. Consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 38.

11. En la ficha Comentarios, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Agregar.

b. En la páginaAgregar comentario, escriba el comentario en el campoComentario.

c. Seleccione a qué usuarios desea enviar el comentario:• Para los destinatarios posteriores. Así se envía el comentario a todos los

demás usuarios del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes. Así se envía el comentario

únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tarea asignada del flujode trabajo.



Enviar flujos rápidosUn flujo rápido es una instrucción de proceso de un solo paso que se envía a los usuariosseleccionados. Los flujos rápidos no están formados por varias tareas ordenadas, sino


Realizar tareas

por una sola. Si envía un flujo rápido a varios usuarios, podrá seleccionar si éstosrecibirán la tarea a la vez o secuencialmente.

Para enviar un flujo rápido:

1. Desplácese hasta el archivo que desee anexar al flujo rápido.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Flujo rápido.• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. Seleccione

Herramientas>Flujo de trabajo>Flujo rápido.3. Para seleccionar los usuarios o grupos a los que enviar el flujo de trabajo, haga clic en

Seleccionar usuario/grupo. En la página de selección, elija los usuarios o grupos. (Siprecisa información detallada sobre cómo utilizar una página de selección, consulteElegir elementos en páginas de selección, página 38.)

4. En la lista Prioridad, seleccione la prioridad.

5. En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios.

6. Para recibir una notificación cuando un usuario termine la revisión, marque la casillade verificación Devolver a usuario.

7. Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar larevisión, marque la casilla de verificación Exigir firma.



Capítulo 20Gestionar flujos de trabajo


• Ver flujos de trabajo, página 217• Ver detalles de flujos de trabajo, página 218• Ver eventos de auditoría, página 218• Ver flujos de trabajo a través de Workflow Manager, página 219• Guardar información de flujos de trabajo, página 219• Pausar un flujo de trabajo, página 220• Reanudar un flujo de trabajo pausado, página 220• Terminar un flujo de trabajo, página 221• Procesar tareas fallidas, página 221• Crear plantillas de flujo de trabajo, página 222• Editar conjuntos de alias en flujos de trabajo, página 223• Cambiar el supervisor del flujo de trabajo, página 223• Mostrar informes de flujo de trabajo, página 223

Ver flujos de trabajoPuede ver los flujos de trabajo activos a través deMis flujos de trabajo o Informesde flujo de trabajo.

Para ver sus flujos de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en la ficha Bandeja de entrada. Haga clic enMis flujos de trabajo.• Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Mis flujos de trabajo.

La utilidad Informes de flujo de trabajo muestra todos los flujos de trabajo delrepositorio. Puede filtrar u ordenar esta lista para aislar algunos flujos de trabajo que


Gestionar flujos de trabajo

desee ver. Por ejemplo, para agrupar sus flujos de trabajo, puede ordenar esta lista porla columna Supervisor.

Para ver todos los flujos de trabajo del repositorio:

1. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Informes de flujo de trabajo.

2. Para seleccionar qué información se va a mostrar, seleccione filtros en las listas. Enla lista situada en la parte derecha de la página, seleccione de entre los siguientesfiltros de estado:• Mostrar sólo flujos de trabajo en ejecución

Esta es la configuración predeterminada. Este filtro muestra sólo los flujos detrabajo que se encuentran actualmente activos y en ejecución en el repositorio.

• Mostrar flujos de trabajo en ejecución y completados

Este filtro muestra todos los flujos de trabajo del repositorio completados y enejecución.

• Mostrar sólo flujos de trabajo completados

Este filtro sólo muestra los flujos de trabajo que se han finalizado o estáncompletados.

Ver detalles de flujos de trabajoEn la vista Detalles se muestra la información sobre las tareas de flujo de trabajo yarchivos anexos. Proporciona filtros de visualización que permiten refinar la informacióny obtener niveles de detalle más amplios o específicos.

Para consultar los detalles del flujo de trabajo:


2. Seleccione un flujo de trabajo.

3. SeleccioneMostrar>Detalle.

4. Para seleccionar qué información mostrar, seleccione un filtro en la lista de la partederecha de la página.

Ver eventos de auditoríaEn la vista Eventos de auditoría se muestran detalles de auditoría de los flujos detrabajo cuyos indicadores de eventos de auditoría se estaban diseñando en WorkflowManager o en Business Process Manager y de los documentos cuyos indicadores de



auditoría estaban en Documentum Administrator. Puede establecer indicadores deauditoría en los flujos de trabajo y documentos para realizar el seguimiento de eventosde flujos de trabajo. Para obtener una lista completa de todos los eventos de auditoríadisponibles e información sobre la configuración de indicadores de auditoría, consultela documentación de Workflow Manager o Business Process Manager (para flujos detrabajo) y Documentum Administrator (para documentos).

Para ver detalles de eventos de auditoría:


2. Seleccione un flujo de trabajo.

3. SeleccioneMostrar>Eventos de auditoría.

Ver flujos de trabajo a través de WorkflowManager

Para ver un flujo de trabajo a través de Workflow Manager:

1. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Mis flujos de trabajo.

2. Seleccione el flujo de trabajo.

3. Seleccione Archivo>Mostrar.

Guardar información de flujos de trabajoPuede guardar información de un flujo de trabajo como una hoja de Microsoft Excelen el sistema de archivos local.

Para guardar la información de flujo de trabajo:


2. Haga clic en Guardar informe.

3. En el campo Nombre de archivo, escriba un nombre para la información que estáguardando.

4. Seleccione una ubicación en la que guardar.

5. Haga clic en Guardar.Excel se inicia y la información de flujo de trabajo se guarda en una hoja de cálculode Excel.



Pausar un flujo de trabajoAl pausar un flujo de trabajo, éste se detendrá temporalmente pero estará a la espera deser reanudado. Podría, por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar la plantilla.Una vez realizados los cambios, podrá reanudar el flujo de trabajo, que continuará desdeel punto exacto en el que se pausó.

Para pausar flujos de trabajo mediante la lista Mis flujos de trabajo:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Pausar junto al flujo de trabajo que desee pausar.• Marque las casillas de verificación correspondientes a los flujos de trabajo que

desee pausar. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Pausar.3. Se le pedirá que confirme que desea detener el flujo de trabajo. Haga clic en Aceptar.

Para pausar un flujo de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo:



3. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Pausar.

Reanudar un flujo de trabajo pausadoAl reanudar un flujo de trabajo pausado, éste se inicia desde donde se dejó.

Los flujos de trabajo pausados pueden reanudarse, pero no los terminados.

Para reanudar un flujo de trabajo pausado mediante la lista Mis flujos de trabajo:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Reanudar.• Marque las casillas de verificación correspondientes a los flujos de trabajo

que desee reanudar. A continuación, seleccione Herramientas>Flujo detrabajo>Reanudar.



3. Cuando se le pida que confirme la reanudación, haga clic en Aceptar.

Para reanudar un flujo de trabajo pausado mediante Informes de flujo de trabajo:



3. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Reanudar.

Terminar un flujo de trabajoPuede terminar un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajoterminado no puede reiniciarse.

Para terminar un flujo de trabajo mediante la lista Mis flujos de trabajo:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Anular.• Marque las casillas de verificación correspondientes a los flujos de trabajo

que desee terminar. A continuación, seleccione Herramientas>Flujo detrabajo>Detener.

3. En la página Anular flujo de trabajo, asegúrese de que la casilla El flujo de trabajoanulado se eliminará esté marcada. Esto asegura que el flujo de trabajo terminado seelimina automáticamente de la lista de flujos de trabajo.


Para terminar un flujo de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo:



3. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Finalizar.

Procesar tareas fallidasSi una tarea automática falla, el supervisor del flujo de trabajo recibe un aviso en suBandeja de entrada. El supervisor puede seguir uno de estos procedimientos:



• Reintentar una tarea automática fallida, página 222• Completar una tarea automática fallida, página 222

Reintentar una tarea automática fallida

Para reintentar una tarea automática fallida:

1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.

2. Haga clic en Volver a ejecutar.


Completar una tarea automática fallida

Para completar una tarea automática fallida:

1. Si aún no lo ha hecho, acceda a la página Task Manager correspondiente a la tareaautomática fallida que desee completar.

2. Haga clic en Completar.


Crear plantillas de flujo de trabajoEste procedimiento explica cómo se abre WorkflowManager o Business Process Managerdesde Digital Asset Manager. Una vez que abra Workflow Manager o Business ProcessManager, use los archivos de ayuda de esa aplicación para obtener instrucciones másdetalladas sobre la creación de plantillas de flujo de trabajo.

Para crear una plantilla de flujo de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva plantilla de flujo de trabajo.• Seleccione Archivo>Nuevo>Plantilla de flujo de trabajo.

2. Si precisa más información sobre la creación de plantillas de flujo de trabajo, abra laAyuda de Workflow Manager o Business Process Manager.



Editar conjuntos de alias en flujos de trabajoPuede cambiar los valores y descripciones de alias de los flujos de trabajo. Para efectuarcambios, debe ser el propietario del conjunto de alias o bien tener privilegios deadministrador o superusuario. Alias Set Editor sólo está disponible para flujos de trabajoque utilicen conjuntos de alias y que tengan los estados En ejecución o Pausado.

No es posible cambiar el nombre ni el tipo de un conjunto de alias. Estas propiedadesno se pueden modificar.

Para mostrar y modificar un conjunto de alias:


2. SeleccioneMostrar>Detalle.

3. SeleccioneMostrar>Conjunto de alias.

4. Seleccione un alias y haga clic en Editar.

5. En la lista Valor, seleccione un usuario o grupo como valor de alias.

6. En el campo Descripción, escriba una descripción del alias.


Cambiar el supervisor del flujo de trabajoPara cambiar el supervisor del flujo de trabajo:



3. Seleccione Cambiar supervisor.

4. Seleccione Todos los usuarios o el grupo al que pertenece el nuevo supervisor.

5. Seleccione el usuario que será el nuevo supervisor del flujo de trabajo.


Mostrar informes de flujo de trabajoDebe tener el rol de process_report_admin para tener acceso a los informes. Losinformes históricos ofrecen informes agregados relacionados con el rendimiento de unoo más procesos comerciales y las actividades, usuarios o grupos asociados.



Para ver informes históricos:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Informe de proceso o en Informe de usuario.• Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Informe histórico y, a continuación,

>Proceso o >Usuario.2. En la ficha General, seleccione la duración y otros parámetros que desee para

ejecutar el informe.

3. Haga clic en Ejecutar

4. En la ficha Resultados verá el informe.Para guardar el informe y volver a ejecutarlo, haga clic en Guardar.

5. Desde el Informe histórico del proceso, puede ver el Informe histórico de actividadsi hace clic en el proceso.Si hace clic en una instancia podrá ver el Informe histórico de detalles del proceso.

6. Desde el Informe histórico de usuario, podrá hacer clic en un usuario o instanciapara ver detalles.


Capítulo 21Trabajar con colas de trabajo


• Información general sobre las colas de trabajos, página 225• Crear y gestionar colas, página 226• Controlar colas activas, página 231Si precisa información sobre el procedimiento para obtener la siguiente tarea, consulte el capítuloFlujos de trabajo.

Información general sobre las colas de trabajosUna cola de trabajos guarda las tareas que van a realizar los usuarios disponibles deun determinado grupo de usuarios. Si el usuario ya está listo para una nueva tarea, lasolicita. Digital Asset Manager asigna al usuario la tarea de más alta prioridad de todaslas colas de trabajos de las que el usuario es miembro.

Digital Asset Manager asigna las tareas a los usuarios basándose en criterios deprioridad. Los gestores controlan las colas. La organización puede crear distintas colaspara distintos propósitos y organizarlas según categorías de cola.

Una política de colas de trabajos contiene la lógica de gestión que utiliza una cola detrabajos, incluida la configuración de umbral.

Un perfil de documento de cola de trabajos define una única política de cola de trabajospara el par cola de trabajos y documento.

Para tener acceso a las colas de trabajos, debe pertenecer a uno de los roles siguientes:

• Queue_admin: crea colas de trabajos y políticas de colas. Los miembros del rolqueue_admin no tienen el rol administrador de forma predeterminada.

Los administradores de colas que tengan privilegios para CREAR GRUPOS puedencrear colas de trabajos.


Trabajar con colas de trabajo

• Queue_manager: supervisa las colas de trabajos y asigna los usuarios que trabajaránen elementos de la cola. Los usuarios con este rol pueden volver a asignar tareas ysuspenderlas.

Los gestores de colas que tengan privilegios para CREAR GRUPOS pueden crearcolas de trabajos.

• Queue_processor: trabaja en elementos de una o más colas de trabajos.• Process_report_admin: ejecuta informes históricos de flujos de trabajos.

Crear y gestionar colasEsta sección consta de los siguientes temas:

• Configurar la gestión de colas, página 226• Crear categorías de colas, página 228• Crear o modificar políticas de colas, página 228• Crear colas de trabajos, página 229• Gestionar colas de trabajos, página 230

Configurar la gestión de colas

Para utilizar la gestión de colas, un administrador de sistemas debe configurar el registroglobal, el repositorio y el servidor de aplicaciones correctamente.

Antes de configurar la gestión de colas:

1. La gestión de colas precisa del siguiente entorno de EMC|Documentum:• Content Server 5.3 y un repositorio designado como registro global• Content Server 5.3 y un repositorio designado para ejecutar la gestión de colas• DFC 5.3 en el host del servidor de aplicaciones en el que Webtop está instalado,

con información de conexión para el repositorio del registro global• Webtop 5.3• BPM 5.3Un solo repositorio puede ejecutar la gestión de colas y estar designado comoregistro global, aunque no es un requisito. Dos repositorios independientes puedenrespectivamente ejecutar la gestión de colas y estar designado como registro global.La DocApp de formularios BPM debe estar instalada en el repositorio que ejecuta lagestión de colas y en el repositorio designado como registro global.



Para instalar la gestión de colas:

1. Designe un repositorio 5.3 como registro global de marco de trabajo de objetosempresariales.Esto se realiza durante la configuración del repositorio, tanto al crear un repositorionuevo como al actualiza uno ya existente. Consulte Content Server Installation Guide(Guía de instalación de Content Server) para obtener instrucciones.

2. Registre las credenciales de inicio de sesión del repositorio correspondientes alusuario del registro global.

3. Si DFC se instala durante la instalación de Webtop, proporcione las credenciales deinicio de sesión correspondientes al usuario del registro global.

4. Instale la BPM-FORMS DocApp en el repositorio del registro global.Se instalarán los SBO requeridos por la gestión de colas.

5. Instale la DocApp de formularios BPM en el repositorio en el que se ejecutará lagestión de colas.Se instalarán los TBO requeridos por la gestión de colas.

6. En el repositorio que ejecutará la gestión de colas, configure los trabajos de la gestiónde colas instalados con la DocApp.De forma predeterminada, los trabajos no están activados. Utilice DocumentumAdministrator para definir el estado de los trabajos que se han de activar. Se trata delpaso 8 del procedimiento que se muestra a continuación para configurar la gestiónde colas en el repositorio que ejecuta dicha gestión.

Para configurar la gestión de colas:

1. En el equipo host del repositorio que ejecutará la gestión de colas, desplácesehasta el directorio $DOCUMENTUM/dba/config/nombre_repositorio (la carpeta%DOCUMENTUM%\dba\config\nombre_repositorio en Windows).

2. Abra el archivo server.ini en un editor de texto.

3. Introduzca la siguiente línea en el archivo server.ini:enable_workitem_mgmt = T

4. Guarde el archivo server.ini.

5. Reinicie el servidor.Este reinicio es necesario para que los cambios realizados en el archivo server.initengan efecto.

6. Con Documentum Administrator, asigne usuarios a los roles de queue_admin,queue_manager y queue_processor.



7. Asegúrese de que los usuarios asignados a los roles de queue_admin yqueue_manager tiene privilegios CREAR GRUPO, necesarios para la creación decolas de trabajos.

8. Utilice Documentum Administrator para activar los trabajos de las colas de trabajos.Los trabajos de las colas de trabajos se ejecutan mediante Java Method Server, quese ejecuta en el host de Content Server. Si precisa más información sobre JavaMethod Server, consulte Content Server Administrator’s Guide (Guía del administradorde Content Server).

9. Cree una plantilla de proceso. Debe incluir los tipos de ejecutante de cola de trabajosy las actividades que se pueden delegar.

Crear categorías de colas

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden crear categorías paraorganizar las colas de trabajos.

Para crear una categoría de colas:

1. En la vista estándar, desplácese hasta Administración / Administración de colasde trabajos / Colas de trabajos.

2. Si desea que la nueva categoría se anide en una categoría existente, desplácese hastadicha categoría.

3. Seleccione Archivo>Nuevo>Categoría de trabajo.

4. Escriba el nombre de la nueva categoría.

5. Si lo desea, introduzca una descripción para la nueva categoría.


Crear o modificar políticas de colas

Los usuarios con el rol de queue_admin pueden crear o modificar políticas de colas.

Para crear o modificar una política de cola de trabajos:

1. En el panel izquierdo de la vista estándar, desplácese hasta Administración /Administración de colas de trabajos / Políticas de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar una nueva política o editaruna política existente.



3. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política, seleccione Archivo>Nuevo>Política de la cola

de trabajos.• Para editar una política existente, selecciónela y, a continuación, elija

Archivo>Editar.4. Introduzca la siguiente información:

• Umbral:

Al alcanzar este número de tareas se envían notificaciones al grupo de gestoresde colas, lo cual permite a éstos saber que el número de tareas en cola es alto. Elgrupo de gestores de colas se especifica en la definición de cola.

• Prioridad máxima:

Cuando una tarea de la cola de trabajo alcanza este nivel, se envían notificacionesal grupo de gestores de colas, lo cual permite a éstos saber que hay una tareaimportante de la que nadie se está ocupando.

• Prioridad inicial:

Se trata del nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creadacuando la cola de trabajo utiliza esta política.

• Prioridad de incremento:

Se trata de un valor mediante el cual se incrementa el nivel de prioridadde las tareas que todavía están en cola cada vez que se ejecuta el trabajodm_QmPriorityAging.

• Comprobación del porcentaje de calidad:

El porcentaje utilizado para decidir de forma aleatoria si el elemento de trabajodebe ser probado o verificado.


Crear colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_manager y con privilegios para CREAR GRUPOSpueden crear colas de trabajos.

Para crear una cola de trabajos:


2. Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar la nueva cola de trabajos.

3. Seleccione Archivo>Nuevo>Cola de trabajos.



4. Escriba el nombre de la nueva cola de trabajos.

5. Si lo desea, introduzca una descripción para la nueva cola de trabajos.

6. De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor dela cola, haga clic en la opción Editar situada junto a Queue Manager, seleccione otrousuario y haga clic en Aceptar.


8. De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual.Para colocar la cola de trabajo en otra categoría, deberá utilizar el portapapeles. Paracolocar la cola de trabajo en otra categoría, siga este procedimiento:

a. Seleccione la cola de trabajo.

b. Seleccione Editar>Agregar al Portapapeles.

c. Desplácese hasta la categoría en la que desea colocar la cola de trabajo (y lacategoría de cola de trabajo).

d. Seleccione Editar>Mover.

Gestionar colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden gestionar las colas detrabajos que se han creado en la organización.

Para tener acceso a la gestión de colas:


2. Desplácese por las categorías hasta encontrar la cola de trabajos que desee.

3. Para seleccionar si desea ver todas las colas o únicamente las colas de las que esgestor, utilice el menú desplegable situado en la esquina superior derecha de lapágina.

4. Para ver el número de usuarios de una cola, haga clic en Usuarios activos.

5. Para ver la tarea de la cola de trabajos en la que un usuario o grupo va a trabajar:haga clic en Usuarios activos; a continuación, seleccione el usuario o grupo; haga clicen Carga de trabajo en el área que hay sobre la barra de menús.



Controlar colas activasPuede controlar colas activas.

1. En la vista estándar, siga uno de estos procedimientos:• En el panel izquierdo, haga clic en el nodoMonitor de colas de trabajos.• Seleccione Herramientas>Administración de colas de trabajos>Monitor de

colas de trabajos2. Para ver las tareas de la cola activa, haga clic en cualquier nombre de cola.

Para ver los usuarios de la cola activa, haga clic en el enlace número usuarios (dondenúmero es el número de usuarios).

3. Para actualizar colas, consulte el procedimiento adecuado:• Suspender tareas de colas de trabajos, página 231• Quitar la suspensión de tareas, página 232• Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 232• Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 232• Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 232• Actualizar perfiles de usuarios en colas de trabajos, página 233

Suspender tareas de colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o el de queue_manager pueden suspenderuna tarea y especificar la forma en la que debe permanecer suspendida. DigitalAsset Manager reanuda la tarea de forma automática una vez transcurrido el tiempoespecificado.

Para suspender una tarea de una cola de trabajos:

1. En el panel izquierdo de la vista estándar, haga clic enMonitor de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.

3. Marque las casillas de verificación de las tareas que desee seleccionar.

4. Seleccione Herramientas>Administración de colas de trabajos>Suspender.Nota: Esta acción está disponible también como botón en Task Manager.

5. Introduzca la fecha y hora a la que desee que Digital Asset Manager reanude latarea automáticamente.



Quitar la suspensión de tareas

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden eliminar lasuspensión de una tarea de cola de trabajos suspendida.

Para quitar la suspensión de una tarea:


2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.

3. Seleccione una o más tareas suspendidas marcando sus casillas de verificacióncorrespondientes.

4. Seleccione Herramientas>Administración de colas de trabajos>Quitar suspensión.Nota: Esta acción está disponible también como botón en Task Manager.

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden asignar usuarios ygrupos a colas.

Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos:


2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa.

3. Haga clic en el enlace de los usuarios del número de la cola.

4. Seleccione Archivo>Agregar miembros.

5. En la página de selección, elija el usuario y haga clic en Aceptar.

6. Escriba la información del usuario y haga clic en Terminar.

Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden quitar a un usuario ogrupo de una cola de trabajos.

Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos:






4. Seleccione el usuario o grupo que desee eliminar de la cola de trabajos.

5. Seleccione Archivo>Quitar de la cola de trabajos.

6. Haga clic en Continuar.


Actualizar perfiles de usuarios en colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden actualizar un perfilde usuario.

Para actualizar el perfil de un usuario:




4. Seleccione un usuario o grupo.

5. SeleccioneMostrar>Propiedades>Perfil.

6. Para cambiar el nivel de habilidad de un usuario en una determinada categoría decolas de trabajos, seleccione el nivel de habilidad en la lista desplegable que aparecejunto a la categoría de colas y, a continuación, haga clic en Aceptar.




Capítulo 22Gestionar ciclos de vida


• Información general sobre los ciclos de vida, página 235• Promover elementos, página 236• Devolver elementos al estado anterior, página 237• Asignar ciclos de vida, página 237• Quitar ciclos de vida, página 238• Suspender elementos, página 238• Reanudar elementos suspendidos, página 239

Información general sobre los ciclos de vidaLos ciclos de vida determinan las distintas fases por las que pasa un archivo al sercreado, editado, aprobado y, si procede, retirado. Por ejemplo, un empleado podría crearun formulario de recursos humanos, otro podría repasarlo y enviarlo para revisión y untercero podría dar la aprobación necesaria para que el archivo estuviera disponible paratodos los empleados. El ciclo de vida determina en qué fase se encuentra el archivo encada punto del proceso. Todos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida.

Cuando se crea un archivo, Digital Asset Manager asigna automáticamente un ciclo devida y, a continuación, le asigna el primer estado de dicho ciclo de vida. Es posiblepromover archivos o devolverlos al estado anterior manualmente, o bien dejar queDigital Asset Manager lo haga de forma automática. El ciclo de vida determina quécondiciones deben cumplirse para que se produzca el avance automático. Según suaplicación basada en WDK, también es posible devolver los elementos a un estadoanterior del ciclo de vida.

Un ciclo de vida básico de Digital Asset Manager consta de los siguientes estados:

• Inicio


Gestionar ciclos de vida

Por motivos de inicialización, Digital Asset Manager sitúa en el estado Iniciar elcontenido que se haya creado por primera vez o del que se haya creado una nuevaversión y, a continuación, lo promueve automáticamente al estado Trabajo en curso.

• Trabajo en curso

El estado Trabajo en curso se utiliza para el contenido que se considera borradoro que está en fase de revisión.

• En prueba

Cuando el contenido está completo y listo para ser probado, un usuario o un flujo detrabajo lo promueven al estado En prueba. De forma predeterminada, Digital AssetManager no permite cambiar un elemento si su estado del ciclo de vida es En pruebao posterior. Por ejemplo, no puede editar el contenido del elemento, cambiar suubicación ni modificar sus propiedades. Sin embargo, los administradores puedendefinir una opción del sistema para que esta limitación no afecte a los usuarios condeterminados niveles de permiso.

Los administradores diseñan los ciclos de vida. En un ciclo de vida, el primer estado esel estado original. El ciclo de vida se mueve paso a paso por cada estado a través de lasfases, llamadas estados de paso. El último estado es el estado terminal.

Promover elementosLa acción de promover un elemento consiste en hacer que éste avance hasta el siguienteestado del ciclo de vida. Al promover un elemento, Digital Asset Manager comprueba siéste está enlazado con otros elementos que sean candidatos a promoción. Dependiendode la aplicación basada en WDK, se le pedirá que también promueva esos elementos,o bien, los elementos se promoverán automáticamente si se ha especificado un tipo derelación para ello.

Si es el propietario del elemento o un superusuario, sólo necesitará tener permisoEscribir sobre el elemento para poder promoverlo. Si no es el propietario del elementoni un superusuario, deberá tener los permisos Escribir y Cambiar estado para poderpromoverlo.

Para promover elementos al siguiente estado del ciclo de vida:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Promover.• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A continuación,

seleccione Herramientas>Ciclo de vida>Promover.Si la aplicación basada en WDK admite documentos controlados, el documentocontrolado debe ser la última versión de su rama que se va a promover.



Devolver elementos al estado anteriorEsta acción devuelve un elemento al estado anterior del ciclo de vida. Para devolver unelemento al estado anterior, debe tener el permiso Cambiar estado sobre dicho elemento.

Para devolver un elemento al estado anterior:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Volver al estado anterior.• Marque la casilla de verificación del archivo y seleccione Herramientas>Ciclo

de vida>Devolver al estado anterior.3. Haga clic en Volver al estado anterior.

Asignar ciclos de vidaSi su aplicación basada en WDK admite asignación manual, puede asignar manualmenteun ciclo de vida si tiene privilegios de administrador o desarrollador. Tal vez deseeasignar un ciclo de vida manualmente para admitir estados nuevos o diferentes. Porejemplo, supongamos que tiene un ciclo de vida con cuatro estados: Inicio, Trabajo encurso, En prueba y Aprobado. Supongamos también que un usuario registra una notade prensa con ese ciclo de vida. No obstante, esta nota de prensa en concreto debe serrevisada por la dirección antes de enviarla al estado En prueba, por lo que se le debeaplicar un ciclo de vida distinto. Un administrador puede aplicar un ciclo de vidadiferente.

Para asignar un ciclo de vida a un objeto, debe tener al menos permiso Escribir sobre elobjeto. Si va a anexar el elemento a un ciclo de vida o sustituir un ciclo de vida, debetener al menos permiso Relacionar sobre el ciclo de vida.

Al asignar un ciclo de vida a un archivo, también puede seleccionar un conjunto de aliaspara asociarlo al archivo y al ciclo de vida. El conjunto de alias puede identificar a losindividuos que revisan y promueven los archivos o, según su aplicación basada enWDK, que los devuelven a un estado anterior. Los conjuntos de alias también puedenespecificar conjuntos de permisos y ubicaciones del repositorio.

Consulte con el administrador del repositorio si desea obtener información específica sobre losconjuntos de alias disponibles en su instalación.

Al definir el ciclo de vida de una plantilla, tenga en cuenta que éste se asignará a todoslos archivos que se creen a partir de dicha plantilla. El nuevo ciclo de vida no afectará alos archivos que ya se hayan creado.



Para asignar un ciclo de vida:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Aplicar ciclo de vida.• Marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A continuación,

seleccione Herramientas>Ciclo de vida>Aplicar.3. Seleccione un ciclo de vida.


Quitar ciclos de vidaSi la aplicación basada en WDK admite esta función, puede separar un ciclo de vida delelemento. Para hacerlo, debe tener al menos el permiso de Escritura sobre el elemento.Para anexar un nuevo ciclo de vida, debe tener al menos el permiso de Relacionar sobreel nuevo ciclo de vida.

Para quitar un ciclo de vida:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Separar ciclo de vida.• Marque la casilla de verificación del archivo. A continuación, seleccione

Herramientas>Ciclo de vida>Quitar.

Suspender elementosLa suspensión de un elemento detiene temporalmente el desarrollo del ciclo de vida.Para suspender un elemento, debe tener el permiso Cambiar estado sobre dichoelemento. No es posible suspender un elemento cuyo tipo de estado sea normal, sinningún estado de excepción, o si el elemento está ya suspendido.

Para suspender un elemento del estado actual del ciclo de vida:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Suspender ciclo de vida.• Marque la casilla de verificación del archivo. A continuación, seleccione

Herramientas>Ciclo de vida>Suspender.



3. Haga clic en Suspender.

Reanudar elementos suspendidosSólo el supervisor del flujo de trabajo o un usuario con privilegios de administrador delsistema o superusuario pueden reanudar un flujo de trabajo detenido, una actividadpausada o un elemento de trabajo. Para reanudar un elemento, debe tener el permisoCambiar estado sobre dicho elemento.

Para reanudar un elemento suspendido:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Reanudar ciclo de vida.• Marque la casilla de verificación del archivo. A continuación, seleccione

Herramientas>Ciclo de vida>Reanudar.3. Haga clic en Reanudar.




Capítulo 23Crear plantillas de documento

Una plantilla es un documento modelo que se utiliza como base para crear nuevos documentos.Cuando un usuario crea un documento nuevo, selecciona una plantilla como base para crear el nuevodocumento. El documento hereda el contenido, las propiedades, los permisos y el ciclo de vida de laplantilla, a menos que los privilegios indiquen lo contrario o si la seguridad de carpeta está habilitada.

Para crear una plantilla:

1. En la vista estándar, desplácese hasta Administración / Plantillas

2. Seleccione Archivo>Nuevo>Documento>tipo de plantilla.

3. En el campo Nombre, escriba un nombre para la plantilla.

4. En la lista Tipo, seleccione un tipo de documento.

5. En la lista Formato, seleccione un formato de documento. Si desea crear una plantillasin contenido, seleccione Ninguno.

6. En la lista Plantilla, seleccione la plantilla en la que desee basarse.

7. Haga clic en Nuevo.

8. Use la aplicación de modificación para introducir o modificar el contenido de laplantilla. Guarde el contenido y salga de la aplicación de modificación.

9. Registre la plantilla en un repositorio.


Crear plantillas de documento


Capítulo 24Acceder a las herramientasadministrativas

Para acceder al nodo Administración de Digital Asset Manager puede utilizar la vista estándar. ElnodoAdministración ofrece acceso a las funciones administrativas básicas descritas en estos capítulos:

• Capítulo 25, Gestionar conjuntos de permisos• Capítulo 26, Gestionar usuarios, grupos y rolesLos administradores puede tener acceso a todas las funciones administrativas a través deDocumentum Administrator. Si precisa información sobre el uso de Documentum Administrator,consulte la guía Documentum Administrator User Guide (Guía del usuario de DocumentumAdministrator).


Acceder a las herramientas administrativas


Capítulo 25Gestionar conjuntos de permisos


• Información general de permisos, página 245• Localizar conjuntos de permisos, página 251• Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisos, página 252• Ver o modificar conjuntos de permisos, página 252• Crear conjuntos de permisos, página 255• Establecer permisos para un objeto, página 258• Agregar o eliminar usuarios de conjuntos de permisos, página 260• Eliminar conjuntos de permisos, página 264

Información general de permisosEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Permisos, página 245• Seguridad de carpeta, página 248• Permisos extendidos, página 249• Entradas adicionales de control de acceso, página 250• Conjuntos de alias predeterminados, página 251

Permisos

Los conjuntos de permisos (también conocidos como LCA o listas de control de acceso)especifican el acceso que tiene cada usuario a un elemento determinado del repositorio,como un archivo o carpeta. El propietario de los elementos del repositorio asigna a cada


Gestionar conjuntos de permisos

uno de ellos un conjunto de permisos. El conjunto de permisos define los permisos delámbito de los objetos que se aplican a un objeto.

En el conjunto de permisos, los permisos se definen en un conjunto de entradas decontrol de acceso. Cada entrada define el permiso a nivel de los objetos proporcionado aun usuario o grupo. Los permisos determinan las operaciones (como leer, editar, crearuna nueva versión o eliminar) que los usuarios pueden realizar en un documento u otroobjeto del repositorio asociado a un conjunto de permisos. Hay siete niveles de accesoposibles. Cada nivel de acceso incluye las capacidades de los niveles precedentes. Losniveles de acceso se enumeran en Tabla 25–1, página 247.

Además de los siete niveles de acceso básicos, existen otros seis niveles de permisosextendidos: Eliminar objeto, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación, Cambiarestado, Cambiar permiso y Cambiar propiedad. Si precisa más información sobre lospermisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 249.

A cada usuario se le asigna un conjunto de permisos predeterminado. Cuando unusuario crea un elemento, el repositorio asigna el conjunto de permisos predeterminadodel usuario al elemento. Por ejemplo, si el conjunto de permisos predeterminado delusuario concede a todos los miembros del departamento el permiso Escribir y al resto deusuarios el permiso Leer, éstos serán los niveles de acceso que se asignen al elemento.

Puede cambiar los niveles de acceso de un elemento cambiando el conjunto de permisosde dicho elemento. Para ello, debe ser el propietario del elemento (normalmente, elpropietario es el usuario que lo creó) o tener privilegios de superusuario sobre elrepositorio del elemento.

Al modificar un conjunto de permisos, éste se guardará como un conjunto de permisosasignado al usuario. Dicho usuario podrá entonces aplicar el conjunto de permisos aotros elementos del repositorio.

La capacidad para editar conjuntos de permisos depende de los privilegios de usuario enel repositorio:• Si dispone del privilegio Superusuario, puede modificar cualquier conjunto de

permisos del repositorio. Podrá designar a cualquier usuario del repositorio comoel propietario de un conjunto de permisos, así como cambiar el propietario de unconjunto de permisos. Este permiso se suele asignar al administrador del repositorio.

• Si dispone del privilegio Sysadmin (Administrador del sistema), puede modificarcualquier conjunto de permisos del que sea propietario o que pertenezca alpropietario del repositorio. Podrá designarse a sí mismo o al propietario delrepositorio como el propietario del conjunto de permisos que haya creado, asícomo cambiar la propiedad del conjunto de permisos a favor del propio usuario odel propietario del repositorio. Este permiso se suele asignar al administrador delrepositorio.

• Si sus privilegios son menores que los indicados, sólo será el propietario del conjuntode permisos que cree. Podrá modificar cualquier conjunto de permisos de supropiedad, pero no podrá cambiar al propietario del conjunto de permisos.



Si designa al propietario del repositorio como el propietario del conjunto de permisos,ese conjunto de permisos será un conjunto de permisos del sistema (o público). Sólo unsuperusuario, administrador del sistema o el propietario del repositorio podrán editar elconjunto de permisos. Si el propietario del conjunto de permisos es un usuario diferente,se tratará de un conjunto de permisos Normal (o Privado). Podrá editarlo el propietario,un superusuario, el administrador del sistema o el propietario del repositorio.

Un usuario con permiso Escribir o Eliminar puede cambiar el conjunto de permisosque se asigna a un objeto.

Tabla 25-1. Niveles de acceso

Nivel de acceso Qué permite

Ninguno No se permite acceder al elemento.

Examinar Ver las propiedades pero no el contenido del elemento.

Leer Ver el contenido y las propiedades del elemento.

Relacionar Todo lo anterior y agregar anotaciones al elemento.

Versión Todo lo anterior y modificar el contenido del elemento,además de registrar una nueva versión de éste (conun nuevo número de versión). Sin embargo, no sepueden sobrescribir versiones existentes del elemento nimodificar sus propiedades.

Escribir Todo lo anterior y modificar las propiedades delelemento, además de registrar éste como la mismaversión.

Eliminar Todo lo anterior y eliminar elementos.

El acceso a las carpetas y documentos de un repositorio está sujeto a las restricciones deseguridad establecidas en su organización. Los permisos de repositorio determinan elacceso que tiene a cada elemento del repositorio (como archivos, carpetas o archivadores)y controlan su capacidad para realizar determinadas acciones.

Los permisos están determinados por conjuntos de permisos, en los que se enumeranusuarios y grupos de usuarios, así como las acciones que pueden llevar a cabo. Cadaelemento de un repositorio tiene un conjunto de permisos asociado, el cual determina losusuarios que pueden acceder a dicho elemento. En función de los permisos que tenga,podrá crear nuevos elementos, ejecutar acciones de gestión de archivos (como importar,copiar o enlazar archivos) e iniciar procesos (como enviar archivos a flujos de trabajo).

La seguridad protege la información de cada repositorio mediante permisos de objeto,que controlan el acceso a los archivadores, carpetas, documentos y otros objetos. Lospermisos de objeto determinan qué acciones puede realizar un usuario concreto sobreun objeto específico. Los permisos se pueden agregar, quitar, modificar o reemplazar, eincluso definirse de formas diferentes según los usuarios.



Si precisa información adicional sobre conjuntos de permisos, consulte la sección sobreseguridad de la guía Content Server Administrator’s Guide (Guía del administrador deContent Server).

Si utiliza Web Publisher de Documentum, y si el usuario no asigna un conjuntode permisos predeterminado ni indica que no hay ningún conjunto de permisospredeterminado, Content Server asignará un permiso predeterminado en función dela configuración del atributo default_acl en el objeto de configuración del servidor.La configuración es una de las siguientes:

• 1: usa el conjunto de permisos predeterminado de la carpeta en la que se almacenael objeto

• 2: usa el conjunto de permisos predeterminado del tipo de objeto• 3: usa el conjunto de permisos predeterminado del usuario que crea el objeto• 4: no asigna ningún conjunto de permisos predeterminado

Seguridad de carpeta

La seguridad de carpeta es un nivel adicional de seguridad que refuerza la seguridadexistente de un repositorio. La implementación de esta opción de seguridad restringeaún más el número de operaciones permitidas en un repositorio. Cuando se hayaactivado la seguridad de carpeta, operaciones tales como copiar o mover documentospueden requerir que tenga permiso de escritura o superior sobre la carpeta parapoder acceder a un objeto. Si precisa información sobre cómo asignar la seguridad decarpeta a un repositorio, consulte la guía Content Server Administrator’s Guide (Guía deladministrador de Content Server).

Si utiliza Web Publisher de Documentum y se utiliza la seguridad de carpeta en unrepositorio, todos los archivos de contenido que se encuentren en el estado Trabajo encurso deben tener el mismo permiso que la carpeta. Para utilizar el mismo permiso quela carpeta, el administrador deberá asegurarse de que el ciclo de vida con el estadoTrabajo en curso no aplique ninguna acción LCA definida. Por ejemplo:WIP - lca de carpetaStaging - WP "LCA En prueba predeterminado"Approved - WP "LCA Aprobado predeterminado"

En la tabla siguiente figuran las acciones a las que afecta la seguridad de carpeta.



Tabla 25-2. Permisos exigidos cuando Seguridad de carpeta está activa

Acción Requiere al menos permiso de escritura sobre:

Crear un objeto Archivador o carpeta en donde vaya a crear el objeto

Importar archivos o carpeta Archivador o carpeta al que vaya a importar los archivoso carpetas

Mover un objeto El archivador y la carpeta de los que procede el objetoy la carpeta o archivador de destino

Copiar un objeto El archivador o carpeta de destino

Enlazar un objeto El archivador o carpeta de destino

Desenlazar un objeto Archivador o carpeta de los que se desenlaza el objeto

Eliminar una versión de undocumento

La carpeta principal del documento

Eliminar todas las versionesde un documento


Eliminar las versiones noutilizadas de un documento


Pregunte al administrador del repositorio si la seguridad de carpeta está activada enel repositorio.

Permisos extendidos

Los permisos extendidos se utilizan para conceder a usuarios o grupos el permisonecesario para llevar a cabo acciones adicionales, aparte de las permitidas por el nivel deacceso que tengan asignado. Sólo los administradores del sistema y los superusuariospueden otorgar o modificar permisos extendidos.

Tabla 25-3. Permisos extendidos

Permiso extendido Qué permite

Ejecutar procedimiento Los superusuarios pueden cambiar el propietario de unelemento y utilizar la opción Ejecutar procedimientopara ejecutar procedimientos externos sobre ciertos tiposde elemento.

Cambiar ubicación Los usuarios con el permiso Cambiar ubicación puedenmover los elementos en el repositorio.




Cambiar estado Los usuarios con el permiso Cambiar estado puedencambiar el estado de un elemento que tenga aplicadoun ciclo de vida.

Cambiar permiso Los usuarios con el permiso Cambiar permiso puedenmodificar los permisos básicos de un elemento.

Cambiar propiedad Los usuarios con el permiso Cambiar propiedad puedencambiar el propietario del elemento.

Eliminar objeto Los usuarios con el permiso extendido Eliminar objetosólo tienen derechos para eliminar el objeto.

Entradas adicionales de control de acceso

En Content Server 5.3 y posteriores hay disponibles otras entradas de control de acceso,siempre que Trusted Content Services esté habilitado en el repositorio. Las entradas decontrol de acceso descritas en la tabla son independientes, no existe ninguna jerarquíaentre ellas.

Tabla 25-4. Entradas adicionales de control de acceso

Entrada de control de acceso Efecto de la entrada

Restricción de acceso Una entrada de restricción de accesodeniega al usuario el derecho alpermiso básico del ámbito de los objetosespecificado en la entrada. Por ejemplo,si un usuario tuviera permiso Eliminarcomo miembro de un grupo concreto,una restricción de acceso podría limitar elpermiso del usuario, comomucho, al nivelVersión. Por tanto, el usuario perdería lospermisos de escritura y supresión.



Entrada de control de acceso Efecto de la entrada

Restricción extendida Una entrada de restricción extendidadeniega a los usuarios o miembros deun grupo especificado los permisosextendidos del ámbito de los objetos quese hayan especificado. Por ejemplo, siun usuario tuviera derechos de Cambiarpermiso como miembro de un grupoconcreto, una restricción extendidaquitaría tal derecho.

Grupo requerido Una entrada de grupo requerido exigeque el usuario que solicite acceso a unobjeto regido por el conjunto de permisossea miembro del grupo identificado enla entrada. Si hay entradas para variosgrupos, el usuario debe ser miembro detodos los grupos para que Content Serverpermita el acceso al objeto.

Conjuntos de grupos requeridos Una entrada de conjunto de gruposrequeridos exige que el usuario quesolicite acceso a un objeto regido por elconjunto de permisos sea miembro almenos de uno de los grupos del conjunto.

Conjuntos de alias predeterminados

Content Server agrega los siguientes alias predeterminados a un conjunto de permisos:• dm_owner: representa al propietario del conjunto de permisos.• dm_world: representa a todos los usuarios del repositorio.

Localizar conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para localizar conjuntos de permisos.

Para localizar un conjunto de permisos:

1. Seleccione la vista estándar.

2. En el panel izquierdo, desplácese hasta Administración / Seguridad.



3. Para ver los conjuntos de permisos, seleccione Conjuntos de permisos del usuarioactual.

4. Para ver los conjuntos de permisos del sistema, seleccione Conjuntos de permisosdel sistema.

5. Para ver los conjuntos de permisos creados manualmente, seleccione Generadosmanualmente.

6. Para ver los conjuntos de permisos creados automáticamente, seleccione Generadosautomáticamente.

Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para localizar los objetos que utilizan un conjunto de permisosdeterminado.

Para ver dónde se utiliza un conjunto de permisos:



3. Localice el conjunto de permisos correcto.

4. Seleccione el conjunto de permisos.

5. SeleccioneMostrar>Pertenencias.Aparecerá una lista de documentos que utilizan el conjunto de permisos.

6. Para ver objetos del sistema o usuarios que utilizan el conjunto de permisos,seleccione ese tipo de objeto en la lista.

Ver o modificar conjuntos de permisosPara ver o modificar un conjunto de permisos:



3. Localice el conjunto de permisos que desee ver o modificar y, a continuación, sigauno de estos procedimientos:

• Haga clic en junto al conjunto de permisos.• Marque la casilla de verificación del conjunto de permisos y, a continuación,

seleccioneMostrar>Propiedades.



4. En la ficha Información, edite las propiedades como desee.

5. Haga clic en la ficha Permisos.Digital Asset Manager mostrará la lista de usuarios y grupos a los que el conjuntode permisos ha dado permisos. Por cada usuario o grupo, Digital Asset Managermuestra los permisos y permisos extendidos dados.

6. Para agregar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Grupos requeridos.

b. Seleccione todos los grupos a los que debe pertenecer el usuario.



7. Para quitar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:

a. En la sección Grupos requeridos, seleccione los grupos.

b. Haga clic en Quitar.

8. Para agregar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Conjuntos de grupos requeridos.

b. Seleccione los grupos.



9. Para quitar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. En la sección Conjuntos de grupos requeridos, seleccione los grupos.


10. Para agregar usuarios o grupos (descriptores de acceso) al conjunto de permisosseleccionado, siga este procedimiento. Debe disponer de los niveles de permisoadecuados para agregar usuarios o grupos al conjunto de permisos:

a. Para agregar usuarios o grupos, haga clic en .

b. Para seleccionar de entre todos los usuarios o grupos, haga clic en la ficha Todos.Para seleccionar de entre los usuarios y grupos utilizados recientemente, hagaclic en la ficha Utilizados recientemente.

c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los usuarios o grupos deusuarios que desee agregar y haga clic en Agregar. Para quitar un elemento



de la lista de elementos seleccionados, debe marcar la casilla de verificacióndel elemento y hacer clic en Quitar.


e. En el área Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso.

f. En el área Permisos extendidos, marque las casillas de verificación de lospermisos extendidos que desee agregar.

g. Si ha agregado varios usuarios o grupos, puede hacer clic en Siguiente paraaplicar distintos permisos a cada uno. Cuando haya terminado, haga clic enAceptar.

11. Para editar los niveles de permiso de un usuario o grupo, siga este procedimiento:

a. Marque las casillas de verificación de los usuarios o grupos cuyos permisosdesee editar.

b. Haga clic en .

c. En el área Permiso, seleccione el nivel de acceso.

d. En el área Permisos extendidos, marque las casillas de verificación de lospermisos extendidos que desee agregar.

e. Haga clic en Aceptar.

12. Para agregar restricciones de acceso en un repositorio de la versión 5.3 con la opciónTrusted Content Services activada:


b. Seleccione los usuarios y grupos cuyos derechos se deben restringir.


d. Haga clic en Aceptar.Si hay conflictos de validación, se mostrarán en pantalla junto con las razonesque originan dichos conflictos.• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos

usuarios o grupos.e. Seleccione el nivel de permiso con el que se denegará al descriptor de acceso.

f. Seleccione el nivel de permiso extendido con el que se denegará al descriptorde acceso.

g. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente descriptor de acceso o en Terminarpara aplicar las mismas restricciones a todos los descriptores de acceso.

13. Para eliminar o editar las restricciones de acceso, seleccione los descriptores deacceso y haga clic en Quitar o en Editar, respectivamente.



14. Para quitar usuarios o grupos, marque las casillas de verificación de dichos usuarioso grupos. Haga clic en .


Crear conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para crear conjuntos de permisos.

Antes de guardar un conjunto de permisos, éste se valida de la forma siguiente:

1. Los nuevos descriptores de acceso (usuarios o grupos) de los permisos son evaluadospara confirmar que pertenecen a todos los grupos requeridos y, al menos, a uno delos grupos enumerados en la lista del conjunto de grupos requeridos.

2. Los nuevos descriptores de acceso de las restricciones son evaluados para confirmarque pertenecen a todos los grupos requeridos y, al menos, a uno de los gruposenumerados en la lista del conjunto de grupos requeridos.

3. Cuando se agregan nuevos grupos a una lista de grupos requeridos, todos losdescriptores de acceso incluidos en las listas de permisos y restricciones sonevaluados, y aquellos descriptores que no pertenezcan a los grupos recién agregadosserán identificados con una marca.

4. Cuando se agregan nuevos grupos a una lista de conjuntos de grupos requeridos,todos los descriptores de acceso incluidos en las listas de permisos y restricciones sonevaluados, y aquellos descriptores que no pertenezcan a los grupos recién agregadosserán identificados con una marca.

5. Cuando un usuario accede a la ficha de permisos en esta aplicación:

• Se evalúan los descriptores de acceso que aparecen actualmente en la lista depermisos y restricciones.

• Los descriptores de acceso que no pertenezcan a todos los grupos de la lista degrupos requeridos y tampoco pertenezcan al menos a uno de los grupos delconjunto de grupos requeridos serán identificados con una marca.

En repositorios de las versiones 5.2.5, 5.3 y posteriores en los que Trusted ContentServices no está habilitado, sólo se realizan los pasos 1 y 2. En repositorios de la versión5.3 en los que Trusted Content Services está habilitado, se realizan los cinco pasos.

Para crear conjuntos de permisos:


2. En el panel izquierdo, desplácese hasta Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.



3. Haga clic en Archivo>Nuevo>Conjunto de permisos.

4. Escriba el nombre del conjunto de permisos.

5. Escriba una descripción del conjunto de permisos.

6. Indique a quién pertenece el conjunto de permisos.• Si está conectado como superusuario o como propietario del repositorio, podrá

cambiar a quién pertenece el conjunto de permisos.• Si está conectado con privilegios de usuario que no sean de superusuario o

propietario del repositorio, será el propietario.7. Seleccione una clase para el conjunto de permisos en la lista.

• Normal

un conjunto de permisos que sólo puede utilizar el usuario o el grupo que locrea. Cualquier usuario o grupo del repositorio, salvo el propietario de este,puede crear un conjunto de permisos Normal.

• Público

Un conjunto de permisos que puede utilizar cualquier usuario de un repositorio.Cualquier usuario o grupo del repositorio puede crear un conjunto de permisosPúblico. Los conjuntos de permisos públicos sólo los puede modificar o eliminarel propietario del conjunto (el usuario o grupo que lo crea), un superusuario,un administrador de sistema o el propietario del repositorio. Si el propietariodel repositorio es el propietario de un conjunto de permisos determinado, sedenomina conjunto de permisos del sistema.

8. Haga clic en Siguiente.Se mostrará la página de permisos. Aparecen las entradas de control de accesopredeterminadas:• dm_owner

El propietario del conjunto de permisos.• dm_world

Todos los usuarios del repositorio.9. Para agregar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con Trusted

Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Grupos requeridos.

b. Seleccione todos los grupos a los que debe pertenecer el usuario.



10. Para quitar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:



a. En la sección Grupos requeridos, seleccione los grupos.


11. Para agregar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Conjuntos de grupos requeridos.

b. Seleccione los grupos.



12. Para quitar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. En la sección Conjuntos de grupos requeridos, seleccione los grupos.


13. Para agregar descriptores de acceso (usuarios o grupos) al conjunto de permisos:

a. Haga clic en .


c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los grupos o usuarios que deseeagregar y, a continuación, haga clic en Agregar.Tenga en cuenta que para quitar un elemento de la lista de elementosseleccionados, debe marcar la casilla de verificación del elemento y hacer clic enQuitar.




g. Si ha agregado varios usuarios, puede hacer clic en Siguiente para aplicardistintos permisos a cada usuario. En caso contrario, haga clic en Aceptar.

14. Para editar los niveles de permisos de un usuario o grupo:


b. Haga clic en .

c. En el área Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso.






16. Para agregar restricciones de acceso en un repositorio de la versión 5.3 con la opciónTrusted Content Services activada:


b. Seleccione los usuarios y grupos cuyos derechos se deben restringir.


d. Haga clic en Aceptar.Si hay conflictos de validación, se mostrarán en pantalla junto con las razonesque originan dichos conflictos. Si precisa información sobre la evaluación delos descriptores de acceso para identificar conflictos, consulte la introducciónde este tema.• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos

usuarios o grupos.e. Seleccione el nivel de permiso con el que se denegará al descriptor de acceso.

f. Seleccione el nivel de permiso extendido con el que se denegará al descriptorde acceso.

g. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente descriptor de acceso o en Terminarpara aplicar las mismas restricciones a todos los descriptores de acceso.

17. Para eliminar o editar las restricciones de acceso, seleccione los descriptores deacceso y haga clic en Quitar o en Editar, respectivamente.


Establecer permisos para un objetoPara definir los permisos de un objeto:

1. Si todavía no lo ha hecho, desplácese hasta el elemento y abra las propiedades deéste. (Puede abrir las propiedades de varias formas, incluido el hacer clic en ).

2. En las propiedades del elemento, seleccione la ficha Permisos.En la parte superior de la página se muestran los permisos del elemento. Lospermisos básicos aparecen en mayúsculas y los extendidos, en minúsculas.



En la parte superior de la página también se muestra el conjunto de permisosasignado al elemento. El conjunto de permisos determina los distintos permisosque los usuarios tienen para ese elemento. Si dispone de permiso para ello, puedecambiar el conjunto de permisos que se haya asignado a este elemento. ConsultePaso 3.En la parte inferior de la página se muestran los usuarios y grupos incluidos en elconjunto de permisos, así como los niveles de permiso de cada uno. Si dispone depermiso para ello, puede editar los usuarios y grupos y sus niveles de permiso.Consulte Paso 4, Paso 5 y Paso 6.

3. Para cambiar el conjunto de permisos asignado a este elemento, haga clic enSeleccionar. En la página de selección, seleccione un nuevo conjunto de permisos y,a continuación, haga clic en Aceptar. Si precisa información sobre cómo utilizar lapágina de selección, consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 38.

4. Para agregar un usuario o grupo al conjunto de permisos, siga este procedimiento:

a. Haga clic en .


c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los grupos o usuarios que deseeagregar y, a continuación, haga clic en Agregar. Tenga en cuenta que para quitarun elemento de la lista de elementos seleccionados, debe marcar la casilla deverificación del elemento y hacer clic en Quitar.




g. Si ha agregado varios usuarios, puede hacer clic en Siguiente para aplicardistintos permisos a cada usuario. En caso contrario, haga clic en Aceptar.

5. Para editar los niveles de permiso de un usuario o grupo, siga este procedimiento:


b. Haga clic en .

c. En el área Permiso, seleccione el nivel de acceso.






Agregar o eliminar usuarios de conjuntos depermisos


• Agregar usuarios a conjuntos de permisos, página 260• Eliminar usuarios de conjuntos de permisos, página 261• Cambiar los permisos asignados a un usuario, página 261• Definir los permisos básicos y de objeto extendido de usuarios, página 262

Agregar usuarios a conjuntos de permisos

Siga estas instrucciones para agregar un usuario a un conjunto de permisos.

Para agregar usuarios a un conjunto de permisos existente:


2. En el panel izquierdo, desplácese hasta Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.

3. Busque el conjunto de permisos que desee modificar.

4. Haga clic en junto al conjunto de permisos.

5. Cambie la descripción o la clase del conjunto de permisos.

6. Haga clic en Permisos.

7. En la sección Descriptotes de acceso, haga clic en el icono Agregar.Se mostrará el primer conjunto de usuarios, grupos y roles del repositorio.

8. Para ver más, haga clic en las flechas de desplazamiento.

9. Para ver sólo los usuarios, grupos o roles, seleccione respectivamenteMostrarusuarios,Mostrar grupos oMostrar roles.

10. Marque la casilla de verificación situada junto a los nombres de los usuarios, gruposo roles que desee agregar al conjunto de permisos.

11. Haga clic en Agregar.



12. Haga clic en Aceptar para agregar los usuarios, grupos y roles al conjunto depermisos, o bien en Cancelar para cancelar la operación.

13. Indique los niveles correctos de permisos básicos y extendidos del primer usuarioque vaya a agregar.

14. Haga clic en Aceptar para aplicar los niveles indicados a todos los usuarios que vayaa agregar, o bien en Siguiente para asignar individualmente los permisos correctos acada usuario.

Eliminar usuarios de conjuntos de permisos

Siga estas instrucciones para eliminar un usuario de un conjunto de permisos.

Para eliminar usuarios de un conjunto de permisos:


2. Desplácese hasta Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.


4. Haga clic en el icono Información correspondiente al conjunto de permisos.



7. En la sección Descriptores de acceso, marque la casilla de verificación situada junto acada uno de los usuarios que desee eliminar.

8. Haga clic en el icono Quitar.

9. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios o en Cancelar para cancelarlos.

Cambiar los permisos asignados a un usuario

Siga estas instrucciones para cambiar los permisos de un usuario en un conjunto depermisos.

Para cambiar los permisos de un usuario:


2. Desplácese hasta Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.




4. Haga clic en el icono Información correspondiente al conjunto de permisos.



7. En la sección Descriptotes de acceso, marque la casilla de verificación situada junto alnombre de los usuarios cuyos permisos desee cambiar y haga clic en el icono Editar.

8. Cambie los permisos del primer usuario.

9. Para asignar los mismos permisos a todos los usuarios seleccionados, haga clic enAceptar.

10. Para asignar distintos permisos a cada usuario, haga clic en Siguiente.

11. Cuando haya asignado permisos nuevos al último usuario, haga clic en Aceptar.

12. Haga clic en Aceptar.El conjunto de permisos se guardará.

Definir los permisos básicos y de objeto extendido deusuarios

En esta página, defina los permisos básicos y extendidos de un usuario.

Para definir los permisos básicos y extendidos de un usuario:

1. Para definir los permisos básicos del usuario, elija el nivel correcto en la listadesplegable.Los niveles de permiso son acumulativos; es decir, un usuario con permiso de lecturaen un objeto podrá leer un archivo de contenido asociado y ver las propiedades delobjeto. Los niveles de permiso son los siguientes:

Tabla 25-5. Permisos básicos de usuario

Nivel de acceso Qué permite

Ninguno No se permite acceder al elemento.

Examinar Ver las propiedades pero no el contenido del elemento.

Leer Ver el contenido y las propiedades del elemento.

Relacionar Todo lo anterior y agregar anotaciones al elemento.



Versión Todo lo anterior y modificar el contenido del elemento,además de registrar una nueva versión de éste (conun nuevo número de versión). Sin embargo, no sepueden sobrescribir versiones existentes del elemento nimodificar sus propiedades.

Escribir Todo lo anterior y modificar las propiedades delelemento, además de registrar éste como la mismaversión.

Eliminar Todo lo anterior y eliminar elementos.

2. Para definir los permisos extendidos del usuario, marque las casillas de verificaciónadecuadas.Los permisos extendidos no son acumulativos. Los niveles de permiso extendidoson los siguientes:

Tabla 25-6. Permiso extendido del usuario


Ejecutar procedimiento Los superusuarios pueden cambiar el propietario de unelemento y utilizar la opción Ejecutar procedimientopara ejecutar procedimientos externos sobre ciertos tiposde elemento.

Cambiar ubicación Los usuarios con el permiso Cambiar ubicación puedenmover los elementos en el repositorio.

Cambiar estado Los usuarios con el permiso Cambiar estado puedencambiar el estado de un elemento que tenga aplicadoun ciclo de vida.

Cambiar permiso Los usuarios con el permiso Cambiar permiso puedenmodificar los permisos básicos de un elemento.

Cambiar propiedad Los usuarios con el permiso Cambiar propiedad puedencambiar el propietario del elemento.

Eliminar objeto Los usuarios con el permiso extendido Eliminar objetosólo tienen derechos para eliminar el objeto.

3. Haga clic en Siguiente para asignar los permisos del descriptor de acceso siguiente,Terminar para asignar los mismos permisos a todos los descriptores de accesocuyos permisos está cambiando, o Cancelar para salir de la operación sin guardarlos cambios realizados.



Eliminar conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para eliminar conjuntos de permisos. No puede eliminarplantillas de conjuntos de permisos con esta aplicación. Para eliminar una plantilla deconjunto de permisos, utilice Application Builder. Si precisa más información, consultela documentación de Application Builder.

Para eliminar conjuntos de permisos:


2. Desplácese hasta Administración / Seguridad.

3. Marque las casillas de verificación de los conjuntos de permisos que desee eliminar.

4. Haga clic en Archivo>Eliminar.



Capítulo 26Gestionar usuarios, grupos y roles

En esta sección se describe la gestión de los siguientes elementos:

• Usuarios, página 265• Grupos, página 290• Roles, página 300

UsuariosEsta sección contiene información sobre la creación, modificación y eliminación deusuarios de un repositorio.

Para obtener acceso a un repositorio, es necesario que la persona esté definida comousuario en ese repositorio. Si se agrega a alguien como usuario a un repositorio nofederado, no se le concederá acceso a todos los repositorios de la empresa. Es necesarioagregar explícitamente a esa persona a cada repositorio.

Cuando se desplace a Administración/Administración de usuarios/Usuarios, podráacceder a los usuarios del repositorio actual. Cuando acceda por primera vez a estapágina, ésta estará en modo de búsqueda. Puede buscar usuarios utilizando el nombrede usuario del repositorio, el nombre de SO del usuario (nombre en el sistema operativo)o el grupo predeterminado.

Haga clic enMostrar todos los usuarios para ver todos los usuarios del repositorio. Losusuarios del repositorio se muestran en el orden en el que se agregaron al repositorio.

Puede ordenar los usuarios si hace clic en cualquiera de los encabezados de columna:• Nombre, el nombre ’del usuario en el repositorio• Grupo, el grupo predeterminado ’del usuario• Estado, que indica si el usuario está activo, inactivo, bloqueado o bloqueado e

inactivo• Correo electrónico, la dirección de correo electrónico ’del usuario


Gestionar usuarios, grupos y roles

También puede pasar a un usuario si escribe las primeras letras del nombre ’del usuarioen el repositorio en el cuadro Nombre de usuario o si hace clic en la letra por la queempiece el nombre de repositorio ’del usuario. El nombre de repositorio ’del usuario noes su nombre de inicio de sesión. Por ejemplo, un usuario que se conecta al repositoriocomo smorena puede tener el nombre de repositorio Silvia Morena. Así pues, busqueSilvia, no smorena. De forma similar, en repositorios de las versiones 5.3 y posteriores,puede realizar búsquedas escribiendo parte del Nombre de inicio de sesión del usuario,el Grupo predeterminado ’del usuario o el Dominio de inicio de sesión del usuario. Enrepositorios de las versiones 5.2.x, los cuadros de búsqueda son Nombre de usuario,Nombre de SO de usuario, Grupo predeterminado y Dominio de usuario.

Para buscar usuarios en el repositorio, haga clic en Buscar. En la página de lista deusuarios, también puede hacer clic en Avanzada para utilizar funciones de búsquedaavanzadas.

Para ver más de los diez usuarios predeterminados a la vez, seleccione un númerodistinto en la lista desplegableMostrar elementos

Para ver la página siguiente de usuarios, haga clic en el botón >. Para ver la páginaanterior de usuarios, haga clic en el botón <. Para pasar a la primera página, haga clic enel botón <<. Para pasar a la última página, haga clic en >>.

Esta sección consta de los siguientes temas:

• Localizar usuarios, página 267• Establecer los permisos predeterminados del archivador de un nuevo usuario,

página 267• Crear usuarios, página 268• Crear usuarios globales, página 273• Propiedades de usuario, página 274• Importar usuarios, página 280• Importar propiedades de usuario, página 282• Eliminar usuarios, página 286• Reasignar objetos a otro usuario, página 287• Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 287• Activar o desactivar usuarios, página 288• Modificar usuarios, página 288• Ver grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias, conjuntos de permisos y documentos

de usuarios, página 289• Ver o eliminar registros de cambio de repositorio inicial, página 289• Ver registros de reasignación de usuarios, página 290• Cambiar el nombre de los informes, página 290



Localizar usuarios

Siga estas instrucciones para localizar usuarios en el repositorio. Puede buscar pornombre de usuario, nombre de SO del usuario o grupo predeterminado.

Para localizar usuarios:

1. Conéctese al repositorio en el que desee localizar un usuario en concreto.

2. En el panel izquierdo de la vista estándar, desplácese hasta Administración /Administración de usuarios.

3. Haga clic en Usuarios.

4. Escriba la información en un cuadro de búsqueda. (En función de la versión delrepositorio, los cuadros de búsqueda disponibles pueden incluir Nombre deusuario, Nombre de inicio de sesión del usuario,Grupo predeterminado,Dominiode inicio de sesión del usuario,Nombre del SO de usuario yDominio del usuario.)

5. Haga clic en Buscar.

Establecer los permisos predeterminados delarchivador de un nuevo usuario

Cuando crea un nuevo usuario, debe asignarle una carpeta predeterminada.Documentum Administrator le permite seleccionar entre asignar una carpeta existentecomo la predeterminada del usuario o crear una nueva carpeta con el nombre delusuario. Si hace que Documentum Administrator cree las carpetas para los nuevosusuarios y desea controlar los permisos asignados a las carpetas de los nuevos usuarios,siga estas instrucciones.

1. Cree un nuevo conjunto de alias llamado ConfiguraciónPropiedadesUsuario.

2. Asigne la pertenencia del conjunto de alias ConfiguraciónPropiedadesUsuarioal propietario del repositorio.Éste es el usuario cuya cuenta se utiliza para acceder a la base de datos (dm_dbo).

3. Cree dos alias en ConfiguraciónPropiedadesUsuario.• LcaCarpetaPredeterminada

Asigne este alias al conjunto de permisos que se vaya a aplicar a la nueva carpetacreada para nuevos usuarios.

• DominioLcaCarpetaPredeterminada

Asígnelo al usuario propietario del conjunto de permisos que utilizó paraLcaCarpetaPredeterminada.



Cuando se cree la nueva carpeta durante la creación de un nuevo usuario, DocumentumAdministrator aplicará el conjunto de permisos que designe. Si no hay presente unnuevo usuario como descriptor de acceso en el conjunto de permisos, al usuario se leotorga permiso de escritura para la carpeta. El conjunto de permisos del archivadorse modifica a un conjunto de permisos generado por el sistema, pero dispone de lospermisos del conjunto de permisos que haya creado.

Puede utilizar DocumentumAdministrator para crear una nueva carpeta predeterminadapara un usuario existente cuya carpeta predeterminada no sea el nombre del usuario.Los permisos del conjunto se aplican como se describe anteriormente si ha creado losalias y conjuntos de alias necesarios.

Si el conjunto de alias ConfiguraciónPropiedadesUsuario no existe y un superusuariocrea el nuevo usuario, el nuevo usuario será propietario de la carpeta y tendrá permisode supresión. Si un administrador del sistema crea el nuevo usuario, el usuario no serápropietario de la carpeta predeterminada; sin embargo, tendrá permiso para cambiarel propietario y el permiso de escritura.

Crear o modificar usuarios

Haga clic en los enlaces para recibir instrucciones sobre:• Crear usuarios, página 268• Modificar usuarios, página 288

Crear usuarios

Siga estas instrucciones para crear usuarios de repositorio.

Antes de crear usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el servidor. Si elservidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener unacuenta en el host del servidor.

Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios,los usuarios no necesitarán tener cuentas del sistema operativo.

Si el repositorio es el miembro controlador de una federación, un nuevo usuario puedeser un usuario global. Los usuarios globales se gestionan mediante el repositoriocontrolador de una federación y tienen los mismos valores de atributos en cadarepositorio de la federación. Si agrega un usuario global al repositorio controlador, dichousuario se agregará a todos los repositorios miembros mediante un trabajo de federaciónque sincronizará los repositorios.



Debe tener los privilegios de Sysadmin (Administrador del sistema) o de Superusuariopara crear usuarios. Los superusuarios y administradores del sistema no puedenmodificar sus propios privilegios extendidos.

Si precisa información sobre cada atributo, consulte Propiedades de usuario, página 274.Si precisa más información sobre usuarios, consulte la sección “Usuarios y grupos” de laContent Server Administrator’s Guide (Guía del administrador de Content Server).

Para crear usuarios:

1. Conéctese al repositorio en el que desee crear usuarios.

2. Haga clic en Administración.

3. Haga clic en Administración de usuarios.

4. Haga clic en Archivo>Nuevo>Usuario.

5. Elija un estado para el usuario.• Activo

El usuario es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuarios activospueden conectarse al repositorio.

• Inactivo

El usuario no es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuariosinactivos no pueden conectarse al repositorio. Los usuarios pueden quedaren estado inactivo por haber tenido varios fallos de autenticación o porhaber restablecido el estado manualmente. Los repositorios de la versión5.3 y posteriores se pueden configurar de modo que los usuarios se activenautomáticamente tras estar inactivos. Si precisa información sobre la forma deconfigurar los repositorios, consulte el capítulo sobre usuarios en Content ServerAdministration Guide (Guía de administración de Content Server).

• Bloqueado

El usuario no puede conectarse al repositorio. Los administradores del sistema olos superusuarios son quienes deben definir y quitar manualmente este estadode usuario.

• Bloqueado e inactivo

El usuario está inactivo y no puede conectarse al repositorio. Los administradoresdel sistema o los superusuarios son los que deben definir este estado de usuario.

Si el usuario es un superusuario, sólo otro superusuario puede restablecer su estado.

6. Escriba el nombre del usuario en el campo Nombre.El nombre de usuario no se puede cambiar una vez asignado. Para cambiar elnombre de un usuario, debe crear un usuario nuevo con el nuevo nombre y, acontinuación, asignar los objetos del usuario al nuevo usuario. Si precisa más



información sobre la reasignación de objetos a un usuario nuevo o diferente, consulteReasignar objetos a otro usuario, página 287.

7. Si está disponible, escriba el Nombre de inicio de sesión del usuario. Este nombrede inicio de sesión es el que se utiliza para la autenticación del usuario. Si el usuarioes un usuario de sistema operativo, su nombre de inicio de sesión debe coincidir conel nombre de su sistema operativo. Si el usuario es un usuario de LDAP, su nombrede inicio de sesión debe coincidir con el nombre de autenticación de LDAP.

8. Si está disponible, escriba elDominio de inicio de sesión del usuario. En este campose identifica el dominio en el que el usuario se autentica. Suele ser un dominio deWindows o el nombre del servidor LDAP utilizado para la autenticación.

9. Seleccione unOrigen de autenticación del usuario en la lista. En función del sistemaoperativo, estarán disponibles algunas o todas las siguientes opciones:• Ninguno• LDAP: el usuario se autentica mediante un servidor LDAP.• Contraseña: El usuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacena

en el repositorio. No hay autenticación externa.• Sólo UNIX: seleccione esta opción para elegir la autenticación de usuarios

predeterminada de UNIX.• Sólo dominio: seleccione esta opción si el repositorio tiene habilitada la

autenticación de dominios de Windows y el usuario debe ser autenticado conun dominio.

• Primero UNIX: seleccione esta opción si el repositorio tiene habilitada laautenticación de dominios de Windows y el usuario debe ser autenticadoprimero con UNIX y luego con un dominio.

• Primero dominio: seleccione esta opción si el repositorio tiene habilitada laautenticación de dominios de Windows y el usuario debe ser autenticadoprimero con un dominio y luego con UNIX.

• Contraseña: El usuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacenaen el repositorio. No hay autenticación externa.

10. Si se seleccionó Contraseña, escriba la contraseña de usuario. La contraseña se cifray almacena en el repositorio. Se debe proporcionar manualmente para los usuariosque se hayan agregado con un archivo LDIF importado.

11. Escriba la dirección de correo electrónico del usuario. Ésta es la dirección a la que seenviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo de trabajo y eventosregistrados.

12. En el campo Nombre de SO de usuario, escriba el nombre de usuario del sistemaoperativo del usuario. Éste es el nombre de usuario del repositorio del usuario y esobligatorio en repositorios 5.2.5.

13. En el campo Dominio de Windows, escriba el dominio de Windows del usuario.



• Si el repositorio está en un host de Windows, escriba el dominio.• Si el repositorio está en un host de Unix y dispone de una asignación de dominios

configurada para utilizar la autenticación de dominios de Windows, examinehasta encontrar el dominio correcto.

14. Seleccione el repositorio inicial del usuario.

15. En el caso de que el usuario se vaya a crear en el repositorio que controla unafederación, marque la opción El usuario es global si desea que el usuario y suspropiedades se propaguen a todos los miembros de la federación.

16. Para utilizar una carpeta de repositorio existente como la carpeta predeterminadadel usuario:

a. Haga clic en Elegir carpeta existente.

b. Haga clic en Seleccionar carpeta.

c. Localice la carpeta apropiada.

d. Seleccione la carpeta.


17. Para crear una carpeta con el nombre del usuario, haga clic en Elegir/Crear carpetacon el nombre de usuario.

18. Para restringir el acceso del usuario únicamente a algunas carpetas o archivadoresdel repositorio:Si no elige ninguna carpeta, el usuario tiene acceso a todas las carpetas y archivadoresdel repositorio, aunque estará sujeto a los permisos establecidos en dichas carpetas yarchivadores y a la seguridad de carpeta.

a. Haga clic en Seleccionar.

b. Localice las carpetas o archivadores a los que tendrá acceso el usuario.

c. Seleccione las carpetas o los archivadores.


e. Realice los dos últimos pasos en todas las páginas en las que haya una carpeta oun archivador al que tenga acceso el usuario.

19. Haga clic en Seleccionar grupo y seleccione un grupo predeterminado para elusuario.

20. Haga clic en Seleccionar conjunto de permisos y seleccione un conjunto de permisospredeterminado para el usuario.

21. Para asignar un nombre de base de datos, que es el nombre de usuario en RDBMS,escriba el nombre en el campo Nombre de base de datos. El nombre de la base dedatos sólo es necesario si el usuario va a ser propietario del repositorio o un usuarioque registra tablas de RDBMS.



22. Seleccione los privilegios de usuario en la lista. Los privilegios de usuario autorizan adeterminados usuarios a realizar actividades necesarias para administrar y mantenerel sistema. Los niveles de privilegio son los siguientes:• Ninguno• Crear tipo• Crear archivador• Crear archivador y tipo• Crear grupo• Crear grupo y tipo• Crear grupo y archivador• Crear grupo, archivador y tipo• Administrador del sistema• Superusuario: si otorga privilegios de superusuario a un usuario después

de instalar o actualizar un repositorio, o bien tras ejecutar manualmente lasecuencia de comandos toolset.ebs, agregue dicho usuario manualmente algrupo denominado admingroup. Si revoca los privilegios de superusuario de unusuario, quítelo del grupo admingroup.

23. Seleccione los privilegios extendidos de usuario en la lista. Los privilegiosextendidos sirven para determinar si el usuario puede configurar auditorías y very purgar seguimientos de auditoría. Los superusuarios y administradores delsistema no pueden modificar sus propios privilegios extendidos. Seleccione uno delos siguientes procedimientos:• Ninguno

El usuario no puede configurar auditorías ni ver o purgar seguimientos decomprobación.

• Configurar auditoría

El usuario puede configurar auditorías.• Purgar auditoría

El usuario puede purgar seguimientos de comprobación existentes.• Configurar y purgar auditoría

El usuario puede configurar auditorías y purgar seguimientos de comprobaciónexistentes.

• Ver auditoría

El usuario puede ver seguimientos de comprobación.• Configurar y ver auditoría

El usuario puede configurar auditorías y ver seguimientos de comprobaciónexistentes.



• Ver y purgar auditoría

El usuario puede ver seguimientos de comprobación existentes y purgarlos.• Configurar, ver y purgar auditoría

El usuario puede configurar auditorías y ver y purgar seguimientos decomprobación existentes.

24. Seleccione la capacidad del cliente del usuario. Seleccione el tipo de usuario:• Consumidor• Colaborador• Coordinador• Administrador del sistemaContent Server no reconoce ni aplica esta configuración. Si precisa informaciónacerca de los niveles de capacidad, consulte la documentación de cada productocliente.

25. Haga clic en Seleccionar conjunto de alias y seleccione un conjunto de aliaspredeterminado para el usuario.

26. Para indicar que el usuario no está disponible para recibir tareas de flujo de trabajo,marque la opción Flujo de trabajo desactivado.

27. En repositorios de las versiones 5.1 y posteriores, para que el usuario disponga demás intentos de inicio de sesión que los definidos en el objeto de configuración derepositorio, marque la opción Desactivar comprobación de fallo de autenticación.

28. Haga clic en Aceptar.El usuario se creará.

Crear usuarios globales

Un usuario global es un usuario del repositorio que se encuentra en todos los miembrosde una federación de repositorios y cuyos valores de atributo son los mismos en todoslos repositorios. Los usuarios globales se gestionan a través del repositorio controlador.Si agrega un usuario global al repositorio controlador, dicho usuario se agregará atodos los repositorios miembro mediante un trabajo de federación que sincronizarálos repositorios.

Para crear un usuario global, conéctese al repositorio que controla una federación y creeallí el usuario. Marque la opción El usuario es global para convertir el usuario en global.Siga las instrucciones descritas en Crear usuarios, página 268 para crear el usuario.

Para modificar las propiedades de un usuario global, conéctese al repositorio controlador.



Los usuarios globales también pueden tener atributos locales, que pueden modificarseen un repositorio local.

Propiedades de usuario

En la siguiente tabla se describen los campos que deben completarse para crear unnuevo usuario. Si precisa más información sobre usuarios, consulte Content ServerAdministrator’s Guide (Guía del administrador de Content Server).

Tabla 26-1. Propiedades de un usuario

Etiqueta de campo Valor

User State (Estado del usuario) Indica el estado del usuario en elrepositorio:

• ActivoEl usuario es actualmente unusuario de repositorio activo. Losusuarios activos pueden conectarse alrepositorio.

• InactivoEl usuario no es actualmenteun usuario de repositorio activo.Los usuarios inactivos no puedenconectarse al repositorio. Los usuariospueden quedar en estado inactivopor haber tenido varios fallos deautenticación o por haber restablecidoel estado manualmente.

• BloqueadoEl usuario no puedeconectarse al repositorio. Losadministradores del sistema o lossuperusuarios son los que debendefinir este estado de usuario.

• Bloqueado e inactivoEl usuario estáinactivo y no puede conectarse alrepositorio. Los administradores delsistema o los superusuarios son los quedeben definir este estado de usuario.

Si el usuario es un superusuario, sólo otrosuperusuario puede restablecer su estado.




Nombre El nombre de usuario para el nuevousuario.

Si modifica las propiedades de unusuario, no podrá cambiar el nombre delmismo. En su lugar, debe volver a asignarlos objetos del usuario a otro usuario.Utilice las instrucciones que se ofrecen enReasignar objetos a otro usuario, página287.

Nombre de inicio de sesión del usuario El nombre de inicio de sesión parala autenticación de un usuario enrepositorios de la versión 5.3 yposteriores. Si el usuario es un usuario desistema operativo, su nombre de inicio desesión debe coincidir con el nombre desu sistema operativo. Si el usuario es unusuario de LDAP, su nombre de inicio desesión debe coincidir con el nombre deautenticación de LDAP.

Si un repositorio se actualizó a la versión5.3 desde una versión anterior, este campose rellena durante la actualización con elvalor del atributo de nombre de SO delusuario.

Dominio de inicio de sesión del usuario Identifica el dominio en el que el usuariose autentica. Suele ser un dominio deWindows o el nombre del servidor LDAPutilizado para la autenticación.

Origen de autenticación del usuario Especifica el modo de autenticar elnombre de usuario y la contraseña deun determinado usuario del repositorio.Los valores válidos dependen de laplataforma, UNIX o Windows, en la quese ejecute el repositorio. En UNIX, losvalores válidos son:

• null• LDAPEl usuario se autentica a través

de un servidor de directorio LDAP.• ContraseñaEl usuario se autentica

según la contraseña almacenada en elrepositorio. Elija Contraseña para los




usuarios del repositorio que no esténautenticados en un servidor LDAP odominio Windows.

• Sólo UNIXEl usuario se autenticamediante el mecanismo UNIXpredeterminado, dm_check_passwordu otro programa de comprobación decontraseñas externo.

• Sólo dominioEl usuario se autenticacon un dominio de Windows.

• Primero UNIXSe utiliza pararepositorios de UNIX en los que se estéusando la autenticación de dominiosde Windows. Primero se autenticael usuario mediante el mecanismoUNIX predeterminado; si esto falla, elusuario se autentica con un dominio deWindows.

• primero dominioSe utiliza pararepositorios de UNIX en los quese esté usando la autenticación dedominios de Windows. Primero seautentica el usuario con un dominiode Windows; si esto falla, el usuariose autentica mediante el mecanismoUNIX predeterminado.

En Windows, los valores válidos son:


de un servidor de directorio LDAP.• ContraseñaEl usuario se autentica

según la contraseña almacenada en elrepositorio. Elija Contraseña para losusuarios del repositorio que no esténautenticados en un servidor LDAP odominio Windows.

Contraseña Si el valor Contraseña está seleccionadocomo Origen de usuario, se mostraráeste campo. Introduzca la contraseña del




usuario, que se cifrará y almacenará en elrepositorio.

Descripción Una descripción del usuario.

Dirección de correo electrónico La dirección de correo electrónicodel usuario utilizada para recibirnotificaciones del repositorio.

Nombre de SO de usuario El nombre de usuario del sistemaoperativo del nuevo usuario. Es necesarioen repositorios de la versión 5.2.5. Noes necesario para repositorios de lasversiones 5.3 y posteriores.

Dominio de Windows En Windows, el nombre de dominioasociado a la cuenta de Windows delnuevo usuario. En UNIX, el dominio conel que el usuario se autentica si se estáutilizando la autenticación de dominiosde Windows.

Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibenotificaciones y tareas.

Carpeta predeterminada La ubicación de almacenamientopredeterminada para cualquier objeto quecree el usuario. Normalmente, se tratade un archivador donde el nombre delusuario es el nombre de objeto.

• Seleccione Elegir carpeta existente paraasignar una carpeta existente como lacarpeta predeterminada del usuario.

• Seleccione Elegir/Crear carpeta conel nombre de usuario para crearautomáticamente una carpeta con elnombre del usuario como nombre deobjeto.




Accessible Folders (Carpetas accesibles) Tiene la opción de utilizar este campopara restringir el acceso del usuario alrepositorio:

• Si hay carpetas seleccionadas, elusuario sólo tiene acceso a dichascarpetas y los objetos que contienen.Elusuario tiene acceso automático a sucarpeta predeterminada.

• Si no hay carpetas seleccionadas,el usuario tiene acceso a todo elrepositorio, aunque estará sujeto a lospermisos establecidos en las carpetas ylos objetos del repositorio.

Grupo predeterminado Cuando el usuario crea un objeto en elrepositorio, éste pertenece al nombre degrupo asociado al conjunto de permisospredeterminado del usuario.

Conjunto de permisos predeterminado Un conjunto de permisos que seutiliza para asignar los permisospredeterminados a los objetos creados porel usuario.

Nombre de base de datos El nombre de usuario del nuevo usuarioen el RDBMS subyacente. El nombrede la base de datos sólo es necesariosi el usuario va a ser propietario delrepositorio o un usuario que registratablas de RDBMS.

Privilegios Elija un privilegio de usuario de la lista.Los privilegios de usuario autorizana determinados usuarios a realizaractividades necesarias para administrary mantener el sistema. Los niveles deprivilegio son los siguientes:

• Ninguno• Crear tipo• Crear archivador• Crear archivador y tipo• Crear grupo• Crear grupo y tipo




• Crear grupo y archivador• Crear grupo, archivador y tipo• Administrador del sistema• Superusuario: si otorga privilegios de

superusuario a un usuario, agréguelomanualmente al grupo denominadoadmingroup. Si revoca los privilegiosde superusuario de un usuario, quítelodel grupo admingroup.

Privilegios extendidos En repositorios 5.2 y posteriores, estaopción establece el nivel de privilegiosextendidos para auditorías. Lossuperusuarios y administradores delsistema no pueden modificar sus propiosprivilegios extendidos.

• NingunoEl usuario no puedeconfigurar auditorías ni ver o purgarseguimientos de comprobación.

• Configurar auditoríaEl usuario puedeconfigurar auditorías.

• Purgar auditoríaEl usuario puedepurgar seguimientos de comprobaciónexistentes.

• Configurar y purgar auditoríaElusuario puede configurar auditorías ypurgar seguimientos de comprobaciónexistentes.

• Ver auditoríaEl usuario puede verseguimientos de comprobación.

• Configurar y ver auditoríaEl usuariopuede configurar auditorías y verseguimientos de comprobaciónexistentes.

• Ver y purgar auditoríaEl usuario puedever seguimientos de comprobaciónexistentes y purgarlos.

• Configurar, ver y purgar auditoríaElusuario puede configurar auditorías




y ver y purgar seguimientos decomprobación existentes.

Capacidad de cliente Indica el nivel de uso que se espera delusuario. Elija el tipo de usuario de la lista.Hay cuatro tipos de usuario:

• Consumidor• Colaborador• Coordinador• Administrador del sistema

Content Server no reconoce ni aplica estaconfiguración.

Conjunto de alias El conjunto de alias predeterminado parael usuario.

Flujo de trabajo desactivado Indica si un usuario puede recibir tareasde flujo de trabajo.

Propagar cambio a los miembros Se muestra sólo cuando se edita unusuario global. Cuando esta opción estámarcada, los cambios realizados en elmiembro se propagan a los miembros deuna federación de repositorios.

Desactivar comprobación de fallo deautenticación

Para repositorios de las versiones 5.1 yposteriores. Si esta opción está marcada,el usuario puede sobrepasar el númerode inicios de sesión fallidos especificadoen el campo Máximo de intentos deautenticación del objeto de configuracióndel repositorio.

Importar usuarios

Puede crear usuarios de repositorio a partir de la información contenida en un archivode entrada.

Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si elservidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener unacuenta en el host del servidor.



Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios,los usuarios no necesitarán tener cuentas del sistema operativo.

Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name(el conjunto de permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos depermisos deben existir antes de que importe los usuarios.

En repositorios de la versión 5.3, si va a crear un usuario que se autentica medianteuna contraseña almacenada en el repositorio, la contraseña no se podrá asignar en elarchivo de entrada. Tendrá que asignar la contraseña manualmente. Una vez creado elusuario, siga las instrucciones descritas en Modificar usuarios, página 288 para asignar lacontraseña del usuario.

Todos los usuarios reciben el mismo estado al ser importados. Si hay que asignar unestado diferente a algún usuario, siga las instrucciones descritas en Modificar usuarios,página 288 tras importar a los usuarios.

Para importar nuevos usuarios:

1. Cree un archivo de texto con formato LDIF en el sistema de archivos del host dondese ejecute el navegador.Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezadoobject_type:dm_user. A continuación del encabezado, introduzca una lista decombinaciones attribute_name:attribute_value. El atributo user_name es obligatorio.Puede especificar tantos atributos adicionales como desee, pero los nombres deatributo (attribute_names) deben coincidir con los atributos reales del tipo.Cada combinación de valor attribute_name:attribute debe estar en una nueva línea.Por ejemplo:object_type:dm_useruser_name:Silvia Morenauser_group:accountingacl_domain:morenaacl_name:LCA predeterminada de usuario globalobject_type:dm_useruser_name:Juan Santos

Si el archivo ldif contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelocomo un archivo UTF-8; de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengancaracteres extendidos no se importarán.

2. Guarde el archivo de texto.

3. Conéctese al repositorio en el que desee crear usuarios.



6. Haga clic en Archivo>Importar>LDIF.

7. Indique el estado de los usuarios que esté importando.



• Activo

El usuario es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuarios activospueden conectarse al repositorio.

• Inactivo

El usuario no es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuariosinactivos no pueden conectarse al repositorio. Los usuarios pueden quedaren estado inactivo por haber tenido varios fallos de autenticación o porhaber restablecido el estado manualmente. Los repositorios de la versión5.3 y posteriores se pueden configurar de modo que los usuarios se activenautomáticamente tras estar inactivos. Si precisa información sobre la forma deconfigurar los repositorios, consulte el capítulo sobre usuarios en Content ServerAdministration Guide (Guía de administración de Content Server).

• Bloqueado

El usuario no puede conectarse al repositorio. Los administradores del sistema olos superusuarios son quienes deben definir y quitar manualmente este estadode usuario.

• Bloqueado e inactivo

El usuario está inactivo y no puede conectarse al repositorio. Los administradoresdel sistema o los superusuarios son los que deben definir este estado de usuario.

8. Haga clic en Seleccionar origen y desplácese hasta la ubicación del archivo LDIF quecontenga la información necesaria para crear los usuarios.

9. Seleccione un Origen de usuario en la lista.

10. En los demás campos, especifique los valores de propiedad que se apliquen a todoslos usuarios que esté importando. Los valores especificados en el archivo de entradaanulan los valores especificados en esta página.

11. Indique si desea sobrescribir u omitir información de usuario con respecto a losusuarios que ya existan.


Importar propiedades de usuario

En la siguiente tabla se describen las opciones de importar propiedades de usuario.



Tabla 26-2. Importar propiedades de usuario


User State (Estado del usuario) Indica si el usuario está Activo, Inactivo,Bloqueado o Bloqueado e Inactivo.

• ActivoEl usuario es actualmente unusuario de repositorio activo. Losusuarios activos pueden conectarse alrepositorio.

• InactivoEl usuario no es actualmenteun usuario de repositorio activo.Los usuarios inactivos no puedenconectarse al repositorio. Losusuarios pueden quedar en estadoinactivo por haber tenido variosfallos de autenticación o por haberrestablecido el estado manualmente.Los repositorios de la versión 5.3 yposteriores se pueden configurar demodo que los usuarios se activenautomáticamente tras estar inactivos.Si precisa información sobre la formade configurar los repositorios, consulteel capítulo sobre usuarios en ContentServer Administration Guide (Guía deadministración de Content Server).

• BloqueadoEl usuario no puedeconectarse al repositorio. Losadministradores del sistema o lossuperusuarios son quienes debendefinir y quitar manualmente esteestado de usuario.

• Bloqueado e inactivoEl usuario estáinactivo y no puede conectarse alrepositorio. Los administradores delsistema o los superusuarios son los quedeben definir este estado de usuario.

Si el usuario es un superusuario, sólo otrosuperusuario puede restablecer su estado.

Ruta de archivo de entrada El nombre de un archivo de entrada.




Origen de usuario Especifica el modo de autenticar elnombre de usuario y la contraseña de undeterminado usuario del repositorio. Losvalores válidos son:


de un servidor de directorio LDAP.• Contraseña internaEl usuario debe

proporcionar una contraseña quesólo se almacena en el repositorio.No hay autenticación externa. Debeintroducir la contraseña manualmentepara cada usuario autenticado conuna contraseña; las contraseñas no sepueden importar en el archivo LDIF.

• Sólo UNIXEl usuario se autenticamediante el mecanismo UNIXpredeterminado, dm_check_passwordu otro programa de comprobación decontraseñas externo.

• Sólo dominioEl usuario se autenticacon un dominio de Windows.

• Primero UNIXSe utiliza pararepositorios de UNIX en los que se estéusando la autenticación de dominiosde Windows. Primero se autenticael usuario mediante el mecanismoUNIX predeterminado; si esto falla, elusuario se autentica con un dominio deWindows.

• primero dominioSe utiliza pararepositorios de UNIX en los quese esté usando la autenticación dedominios de Windows. Primero seautentica el usuario con un dominiode Windows; si esto falla, el usuariose autentica mediante el mecanismoUNIX predeterminado.

Descripción Una descripción del usuario.




Dominio de Windows (Sólo en Windows.) El nombre dedominio asociado a la cuenta de Windowsdel nuevo usuario.

Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibetareas y notificaciones.

Carpeta predeterminada La ubicación de almacenamientopredeterminada para cualquier objetoque cree el usuario. Según cómo hayaconfigurado el sitio, puede que necesitecrear una carpeta para el usuario. Puedeoptar por proporcionar a cada usuariouna carpeta predeterminada personal.En este caso, es probable que tenga quecrear la carpeta. O quizás varios usuarioscomparten una carpeta. En este caso,puede que la carpeta ya exista.

Grupo predeterminado Elija un nombre de grupo de la lista.

Cuando el usuario crea un objeto en elrepositorio, éste pertenece al nombre degrupo asociado al conjunto de permisospredeterminado del usuario.

Conjunto de permisos predeterminado Un conjunto de permisos que seutiliza para asignar los permisospredeterminados a los objetos creados porel nuevo usuario.

Nombre de base de datos El nombre de usuario del nuevo usuarioen el RDBMS subyacente.

Privilegios Elija uno de los siguientes privilegiosde usuario en la lista: Ninguno; Grupo;Archivador; Tipo; Grupo y archivador;Archivador y tipo; Grupo y tipo; Grupo,archivador y tipo; Administrador delsistema; Superusuario.




Capacidad de cliente Indica el nivel de uso que se espera delusuario. Elija el tipo de usuario de la lista:

• Predeterminado• Consumidor• Colaborador• Coordinador• Administrador del sistema

Conjunto de alias Seleccione un conjunto de aliaspredeterminado.

Overwrite or ignore information whenuser exists (Sobrescribir u omitirinformación cuando el usuario existe)

Si se elige sobrescribir y existe un usuarioen el repositorio, se reemplazará lainformación existente con la informaciónimportada.

Si se elige Omitir y existe un usuario en elrepositorio, se conservará la informaciónexistente.

Eliminar usuarios

Es posible quitar usuarios del repositorio, pero Documentum recomienda convertir losusuarios en inactivos o reasignarlos en lugar de eliminarlos del repositorio.

Al eliminar un usuario, el servidor no quita el nombre de éste de los objetos delrepositorio, como los grupos y las LCA. Por tanto, cuando elimine un usuario, tambiéndeberá quitar o cambiar todas las referencias a dicho usuario en los objetos delrepositorio. Para reasignar los objetos de un usuario a otro usuario, siga las instruccionesdescritas en Reasignar objetos a otro usuario, página 287.

Puede eliminar un usuario y, a continuación, crear un usuario con el mismo nombre.Si agrega un nuevo usuario con el mismo nombre que un usuario eliminado y no haquitado las referencias al usuario eliminado, el nuevo usuario heredará los permisos deobjeto y pertenecerá a los mismos grupos que el usuario eliminado.

No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación oeliminarse a sí mismo.

Para eliminar usuarios:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.



2. Seleccione los usuarios que desee eliminar marcando la casilla de verificación situadajunto a sus nombres.



Reasignar objetos a otro usuario

Si va a eliminar un usuario del repositorio o desactivar un usuario y desea que los objetosque posee dicho usuario se asignen a otro distinto, siga estas instrucciones. Asimismo, sidesea cambiar el nombre de un usuario, cree un usuario nuevo y, a continuación, asignelos objetos del usuario existente a dicho usuario. Este es el único modo de cambiar elnombre de un usuario.

Para reasignar objetos a otro usuario:


2. Seleccione el usuario cuyos objetos vaya a reasignar.

3. Haga clic en Herramientas>Reasignar usuario.

4. Escriba el nombre del usuario al que se vayan a reasignar los objetos del usuarioactual, o bien haga clic en Seleccionar usuario.

5. Indique cuándo se ha de ejecutar el trabajo de reasignación.

6. Indique si desea desbloquear u omitir los objetos retirados.

7. Indique si desea guardar los cambios y comunicar los resultados o únicamentecomunicar los resultados.


Cambiar el repositorio inicial de un usuario

El repositorio inicial es el lugar donde los usuarios reciben tareas y notificaciones en susrespectivas bandejas de entrada.

Para cambiar un repositorio inicial:


2. Seleccione el usuario para el que desee cambiar el repositorio inicial.

3. Haga clic en Herramientas>Cambiar repositorio inicial.



4. En la lista, seleccione el nuevo repositorio inicial del usuario.

5. Indique si prefiere que el cambio de repositorio inicial se ejecute la próxima vez parala que esté programado o inmediatamente.


Activar o desactivar usuarios

En lugar de eliminar un usuario del repositorio, puede cambiar su estado de activo ainactivo. Si el usuario es un superusuario, sólo otro superusuario puede restablecersu estado.

Para cambiar un usuario de activo a inactivo o viceversa:


2. Seleccione el usuario.

3. Haga clic en .

4. Para desactivar un usuario activo, haga clic en Inactivo.

5. Para activar un usuario inactivo, haga clic en Activo.


Modificar usuarios

Siga estas instrucciones para modificar las propiedades de un usuario existente.

Para modificar un usuario:



3. SeleccioneMostrar>Propiedades>Información.

4. Modifique las propiedades que desee cambiar.




Ver grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias,conjuntos de permisos y documentos de usuarios

Siga estas instrucciones para determinar los grupos a los que pertenece un usuario.

Para ver los grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias, conjuntos de permisos odocumentos de un usuario:



3. Haga clic enMostrar>Pertenencias.

4. En la lista, seleccione Todos, Grupos, LCA (conjuntos de permisos), Flujos detrabajo, Conjuntos de alias o Documentos.

Ver o eliminar registros de cambio de repositorio inicial

Siga estas instrucciones para ver o eliminar los registros generados al cambiar elrepositorio inicial de un usuario.

Para ver o eliminar registros de cambios del repositorio inicial:

1. En la página de lista de usuarios, haga clic enMostrar>Registros de cambios delrepositorio inicial.

2. Para ver un registro, haga clic en el ID de solicitud de trabajo del trabajo.El registro contiene la siguiente información:• El nombre del usuario• El repositorio inicial antiguo y el nuevo• Los objetos actualizados por la operación de reasignación

3. Para eliminar un registro, marque la casilla de verificación situada junto al registro yhaga clic en Archivo>Eliminar.

4. Para salir de la visualización del registro, haga clic en Aceptar.

5. Para salir de la página de lista del registro, haga clic en Usuarios en el seguimientode exploración de la parte superior del panel de la derecha.



Ver registros de reasignación de usuarios

Siga estas instrucciones para ver o eliminar los registros generados al reasignar losobjetos de un usuario a otro usuario.

Para ver los registros de reasignación del usuario:

1. En la página de lista de usuarios, haga clic enMostrar>Registros de reasignación.Se mostrará la página de lista Registros de reasignación. La página de lista indica:• El ID de solicitud de trabajo• El nombre antiguo del usuario y el nuevo• Si el trabajo ha generado sólo un informe o ha continuado con la operación de

reasignación• Si los objetos bloqueados se han desbloqueado• Si la solicitud se ha completadoPuede ordenar en función de cada una de las columnas.

2. Para ver un registro, haga clic en el ID de solicitud de trabajo correspondiente altrabajo de cambio de nombre.Si el ID de solicitud de trabajo no es un enlace en el que se pueda hacer clic, significaque no se ha generado ningún registro del trabajo.



5. Para salir de la página de lista del registro, haga clic en Usuarios en la ruta deexploración de la parte superior del panel de la derecha.

Cambiar el nombre de los informes

En esta página se muestran registros de cambio de nombre, incluidos los registros decambio de nombre de grupos y usuarios.

GruposUn grupo representa a varios usuarios del repositorio y puede contener grupos, usuarioso roles. De forma predeterminada, el propietario del grupo es el usuario que lo creó. Losgrupos pueden ser públicos o privados. De forma predeterminada, los grupos creados



por un usuario con privilegios Crear grupo son privados, mientras que los creados porun usuario con privilegios de administrador del sistema o superusuario son públicos.

Los grupos pueden ser dinámicos. Un grupo dinámico es un grupo de cualquier clasecuya lista de miembros se considera una lista de miembros potenciales. Si precisa másinformación sobre los grupos dinámicos, consulte Acerca de los grupos dinámicos,página 292.

Para crear o modificar grupos, debe disponer de privilegios de la siguiente forma:

Tabla 26-3. Privilegios para crear o modificar grupos

Privilegio Crear Modificar Eliminar

Crear grupo Puede crear ungrupo o asignarla pertenenciaa un grupo alque pertenezcael usuario

Puede agregar oeliminar miembrosy asignar lapertenencia aun grupo al quepertenezca elusuario

Puede eliminargrupos propiedaddel usuario,incluidos los gruposen los que un gruposea propietario yel usuario sea unmiembro del grupo

Sysadmin(Administradordel sistema)

Puede crear ungrupo o asignarla pertenenciaa un grupo alque pertenezcael usuario

Puede actualizarel administradorde grupo, elpropietario omiembros de ungrupo

Puede eliminargrupos propiedaddel usuario,incluidos los gruposen los que un gruposea propietario yel usuario sea unmiembro del grupo

Superusuario Puede crear ungrupo y asignar lapertenencia a unusuario o grupodiferente

Puede actualizarel administradorde grupo, elpropietario omiembros de ungrupo

Puede eliminarcualquier grupo

En un repositorio de la versión 5.x, un grupo puede ser propietario de objetos delsistema y conjuntos de permisos.

El nombre que se asigne a un grupo debe estar formado por caracteres que seancompatibles con la página de códigos del SO del servidor de Content Server.

Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en lade roles.

Para ir a un determinado grupo, escriba las primeras letras del nombre de objeto en elcuadro Empieza por y haga clic en Buscar. Para ver una lista de todos los grupos que



empiecen por una determinada letra, haga clic en esa letra. Para ver un número degrupos diferente del que se muestra actualmente, seleccione otro número en la listaMostrar elementos.

Para ver los miembros de un grupo, haga clic en el nombre del grupo.

En esta página, puede encontrar instrucciones para:

• Acerca de los grupos dinámicos, página 292• Localizar grupos, página 293• Ver dónde se usa un grupo, página 293• Crear grupos, página 294• Modificar o ver grupos, página 295• Agregar usuarios, grupos o roles a grupos, página 295• Quitar usuarios de un grupo, página 296• Eliminar grupos, página 296• Reasignar objetos propiedad de un grupo, página 296• Ver registros de reasignación de grupos, página 297• Propiedades de grupo, página 297

Acerca de los grupos dinámicos

Un grupo dinámico es un grupo de cualquier clase cuya lista de miembros se considerauna lista de miembros potenciales. Los grupos dinámicos se crean y rellenan conmiembros como ocurre con cualquier otro grupo. El que un grupo sea o no dinámicoforma parte de la definición del grupo. Se registra en el atributo is_dynamic y se puedecambiar una vez creado el grupo. En esta aplicación, is_dynamic es el campo con laetiqueta Is Group Dynamic (Es grupo dinámico).

Al iniciar una sesión, el que Content Server trate a un usuario de un grupo dinámicocomo un miembro real depende de dos factores:• la configuración de pertenencia predeterminada del objeto de grupo y• si la aplicación desde la que el usuario accede al repositorio solicita que el usuario

sea agregado o quitado del grupo.El atributo is_dynamic_default de un objeto de grupo determina si Content Server trata aun usuario de la lista de miembros de un grupo dinámico como un miembro del grupo ono. De forma predeterminada, la configuración del grupo hace que Content Server trateal usuario como no miembro del grupo.

Puede utilizar los grupos dinámicos para modificar la seguridad basada en roles.Por ejemplo, supongamos que define un grupo dinámico denominado AdmIngen.El comportamiento predeterminado de pertenencia es asumir que los usuarios no



son miembros del grupo. El grupo tiene privilegios para cambiar la pertenencia ylos permisos. Si un usuario del grupo accede al repositorio desde una aplicaciónsegura, dicha aplicación puede emitir una llamada de sesión para agregarlo al grupo.Si el usuario accede al repositorio desde fuera del servidor de seguridad o desde unaaplicación no aprobada, no se emite ninguna llamada de sesión y Content Server notrata al usuario como un miembro del grupo. El usuario no puede ejercer los permisospara cambiar la pertenencia o los permisos del grupo. Si precisa más información sobregrupos dinámicos, consulte Content Server Administrator’s Guide (Guía del administradorde Content Server).

Localizar grupos

Siga estas instrucciones para localizar grupos en un repositorio.

Para localizar grupos:

1. Conéctese a un repositorio.



4. Haga clic en Grupos.Se mostrarán los diez primeros grupos del repositorio.

5. Para ir a un determinado grupo o a grupos que empiecen por una determinadacadena, escriba la cadena en el campo Empieza por y haga clic en Buscar.

6. Para ver más grupos, haga clic en los botones Adelante o Atrás, o bien haga clic enuna letra que corresponda a la primera letra de un grupo.

7. Para cambiar el número de grupos que se muestran, seleccione un número diferenteen la listaMostrar elementos.

Ver dónde se usa un grupo

Siga estas instrucciones para ver dónde se usa un grupo.

Para ver dónde se usa un grupo:

1. Localice el grupo apropiado.

2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del grupo.

3. Haga clic enMostrar>Pertenencias.



Crear o modificar grupos

Haga clic en los siguientes enlaces para recibir instrucciones sobre:• Crear grupos, página 294• Modificar o ver grupos, página 295

Crear grupos

Siga estas instrucciones para crear nuevos grupos.

Para crear grupos:

1. En Administración de usuarios, haga clic en Grupos.

2. Haga clic en Archivo>Nuevo>Grupo.

3. Escriba el nombre del nuevo grupo.

4. Si la función de salas de los servicios de colaboración está habilitada, seleccionela sala inicial del grupo.Si hay una sala seleccionada, el grupo se considera un grupo privado de la sala.Si precisa más información sobre el uso de salas, consulte “Trabajar con salas” eneste sistema de ayuda electrónico o en el sistema de ayuda de Webtop.

5. Escriba una dirección de correo electrónico para el grupo. Ésta es normalmente ladirección de correo electrónico del propietario del grupo.

6. Haga clic en Seleccionar propietario para seleccionar el propietario del grupo.

7. Haga clic en Seleccionar administrador para seleccionar el administrador del grupo.

8. Haga clic en Seleccionar conjunto de alias para seleccionar el conjunto de aliasdel grupo.

9. Si se está conectado al repositorio que controla una federación y el grupo debe serglobal, marque la opción El grupo es global.

10. Si lo desea, proporcione una descripción del grupo.

11. Para convertir el grupo en privado, marque la opción Es privado.

12. En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, indique si el grupo es un grupodinámico.Un grupo dinámico es un grupo de cualquier clase cuya lista de miembros seconsidera una lista de miembros potenciales. Si precisa más información sobre losgrupos dinámicos, consulte Acerca de los grupos dinámicos, página 292.



13. Si el grupo es dinámico, indique si los usuarios deben ser tratados como miembros(o como no miembros) de forma predeterminada.


Modificar o ver grupos

Para modificar un grupo, debe ser su propietario, un superusuario o un miembro delgrupo propietario del grupo que se va a modificar, o bien estar identificado en el atributogroup_admin del grupo, bien como individuo o como miembro de un grupo especificadoen dicho atributo. Siga estas instrucciones para modificar grupos.

Para modificar o ver un grupo:


2. Localice el grupo apropiado.

3. Haga clic en el botón Información.

4. Modifique los atributos del grupo, si dispone de los permisos necesarios para ello.


Agregar usuarios, grupos o roles a grupos

Un grupo puede contener usuarios, otros grupos o roles. (Los roles sólo se encuentranen repositorios de las versiones 5.x y posteriores.) Siga estas instrucciones para agregarusuarios, grupos o roles a un grupo.

Para agregar usuarios a un grupo:


2. Haga clic en el nombre del grupo al que desee agregar usuarios.

3. Para filtrar la lista, seleccione Sólo grupos, Sólo usuarios o Sólo roles en la lista.

4. Haga clic en Archivo>Agregar miembros.

5. Marque las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios,grupos o roles que vaya a agregar al grupo.





Quitar usuarios de un grupo

Siga estas instrucciones cuando deba quitar usuarios de un grupo.

Para eliminar usuarios de un grupo:

1. En la página Administración de usuarios, haga clic en Grupos.

2. Haga clic en el nombre del grupo del que desee eliminar usuarios.


4. Marque las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuariosque vaya a eliminar del grupo.

5. Haga clic en Archivo>Quitar miembros.

Eliminar grupos

Puede eliminar un grupo si es su propietario, un superusuario, un miembro delgrupo propietario del grupo que se va a eliminar, o bien si está identificado en elatributo group_admin del grupo, ya sea como individuo o como miembro de un grupoespecificado en dicho atributo. Sin embargo, para mantener la coherencia del repositorio,no quite grupos del repositorio. En su lugar, quite todos los miembros del grupo y déjeloen el repositorio, o bien reasigne todos los objetos propiedad del grupo a otro grupo ousuario y, a continuación, elimine el grupo.

Para eliminar un grupo:


2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del grupo que vaya aeliminar.


4. Haga clic en Aceptar para confirmar que desea eliminar el grupo.

Reasignar objetos propiedad de un grupo

Siga estas instrucciones para reasignar los objetos propiedad de un grupo a otro grupo.

Para reasignar un grupo:




2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del grupo que vaya areasignar.

3. Haga clic en Herramientas>Reasignar grupo.

4. Escriba el nombre del grupo al que se vayan a reasignar los usuarios y objetos de estegrupo, o bien haga clic en Seleccionar grupo para elegir un grupo.

5. Indique si desea que el trabajo de reasignación se ejecute la próxima vez que estéprevisto o en este momento.




Ver registros de reasignación de grupos

Siga estas instrucciones para ver o eliminar los registros generados al reasignar losmiembros de un grupo a otro grupo.

1. En la página de lista de grupos, haga clic enMostrar>Registros de reasignación.

2. Para ver un registro, haga clic en el ID de solicitud de trabajo.Si el ID de solicitud de trabajo no es un enlace en el que se pueda hacer clic, significaque no se ha generado ningún registro del trabajo.



Propiedades de grupo

En la siguiente tabla se enumeran los campos que deben completarse cuando se creeo modifique un grupo:

Tabla 26-4. Propiedades de un grupo


Nombre El nombre del nuevo grupo delrepositorio.

Nombre para mostrar del grupo El nombre que se visualiza para el grupo.




Sala inicial de grupo En los servicios de colaboración con lafunción de salas, una sala inicial para elgrupo.

Clase El tipo de grupo. El valor predeterminadoes Grupo. El otro valor válido es Rol.

Utilice este atributo para que lasaplicaciones puedan distinguir entregrupos y roles. El servidor no aplica elvalor de este atributo ni define dichoatributo con otro valor que no sea el degrupo. Sólo en el servidor de la versión5.x.

Si define este atributo como Rol, el grupono aparecerá en la página de lista degrupos.

Dirección de correo electrónico La dirección de correo electrónico para elnuevo grupo.

Si no se introduce ningún valor eneste campo, se utilizará de formapredeterminada el nombre del grupocomo su dirección de correo electrónico.

Propietario El nombre de un usuario del repositorioque dispone del privilegio Crear grupo yque es propietario de este grupo.

Si es un superusuario, podrá seleccionarel propietario. De lo contrario, podrádefinir este campo como un grupo del quees miembro.

Administrador Especifica un usuario o grupo, ademásde un superusuario o el propietario delgrupo, que puede modificar el grupo. Siel valor es nulo, sólo un superusuario y elpropietario del grupo podrán modificar elgrupo. Sólo en el servidor de la versión5.x.

Conjunto de alias El conjunto de alias predeterminado parael grupo.




El grupo es global Sólo se muestra en el repositorio quecontrola una federación.

Descripción Una descripción del grupo.

Grupo privado Define si el grupo es privado. Si estacasilla de verificación no está marcada, elgrupo se creará como un grupo público.

De forma predeterminada, los gruposcreados por usuarios con privilegios deadministrador del sistema o superusuarioson públicos, mientras que los creadospor usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.

Grupo dinámico Si está marcado, el grupo es un grupodinámico. Un grupo dinámico es un grupode cualquier clase en el que la pertenenciase considera una lista de miembrospotenciales. La configuración de Tratarusuarios como miembros/Tratar usuarioscomo no miembros y el comportamientode la aplicación utilizada para acceder alrepositorio determinan si el usuario serátratado o no como miembro del grupo. Siprecisa más información sobre los gruposdinámicos, consulte Acerca de los gruposdinámicos, página 292.

Treat users as members/Treat users asnon-members (Tratar usuarios comomiembros/Tratar usuarios como nomiembros)

Este campo sólo se puede definir si estámarcada la casilla de verificación IsGroup Dynamic (Es grupo dinámico).Los miembros de un grupo dinámicose consideran miembros potencialesdel grupo. En tiempo de ejecución, laconfiguración de este campo determinasi se considerará o no miembros alos miembros del grupo. Si la casillaTratar usuarios como miembros estámarcada, los usuarios se consideranmiembros del grupo dinámico. La opciónpredeterminada es Tratar usuarios comono miembros.



RolesUn rol es un tipo de grupo que contiene un conjunto de usuarios u otros grupos queestán asignados a un rol determinado dentro del dominio de una aplicación cliente. Siprecisa información detallada sobre roles y dominios, consulte la sección relativa a losservicios de seguridad en la guía Content Server Fundamentals (Fundamentos de ContentServer). Los roles sólo se encuentran en repositorios de las versiones 5.1 y posteriores.

Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en lade roles.

Para ir a un determinado rol, escriba las primeras letras del nombre de objeto en el cuadroEmpieza por y haga clic en Buscar. Para ver una lista de todos los roles que empiecenpor una determinada letra, haga clic en esa letra. Para ver un número de roles diferentedel que se muestra actualmente, seleccione otro número en la listaMostrar elementos.


• Crear roles, página 300• Agregar usuarios, grupos o roles a roles, página 301• Modificar roles, página 301• Reasignar roles, página 302• Eliminar roles, página 303• Propiedades de rol, página 303

Crear o modificar roles

Haga clic en los siguientes enlaces para recibir instrucciones sobre:• Crear roles, página 300• Modificar roles, página 301

Crear roles

Siga estas instrucciones para crear nuevos roles.

Para crear roles:

1. En Administración de usuarios, haga clic en Roles.

2. Haga clic en Archivo>Nuevo>Rol.

3. Escriba el nombre del nuevo rol.



4. Escriba una dirección de correo electrónico para el rol. Ésta es normalmente ladirección de correo electrónico del propietario del rol.

5. Escriba el propietario del rol.

6. Haga clic en Seleccionar conjunto de alias para seleccionar el conjunto de aliasdel rol.

7. Si lo desea, proporcione una descripción del rol.

8. Para que el rol sea privado, marque la opción Es privado.

9. Para crear el rol como dominio, marque la opción Crear rol como dominio.Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en lade roles.

10. Para guardar el rol y volver a la página Roles, haga clic en Aceptar.

Agregar usuarios, grupos o roles a roles

Siga estas instrucciones para agregar usuarios, grupos o roles a un rol.

Para agregar usuarios, grupos o roles a un rol:

1. En Administración de usuarios, haga clic en Roles.

2. Haga clic en el nombre del rol al que desee agregar usuarios.Se mostrará la página de lista, con los miembros del rol.


4. Haga clic en Archivo>Agregar miembros.

5. Para filtrar la página de modo que sólo se muestren usuarios, grupos o roles,seleccioneMostrar usuarios,Mostrar grupos oMostrar roles en la lista situada enla parte inferior de la página.

6. Marque las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios,grupos o roles que vaya a agregar al rol.



Modificar roles

Siga estas instrucciones para modificar las propiedades de un rol existente.



Si usa Documentum Web Publisher, puede modificar los roles de Web Publisherutilizando archivos XML para cambiar las funciones disponibles de dichos roles ysustituir o agregar roles a la aplicación de Web Publisher. Si precisa informacióndetallada sobre cómo configurar roles de Web Publisher, consulte Web DevelopmentKit Applications Configuration Guide (Guía de configuración de aplicaciones de WebDevelopment Kit).

Para modificar un rol:

1. En la página Administración de usuarios, haga clic en Roles.

2. Localice el rol apropiado.

3. Haga clic en el botón Información o enMostrar>Propiedades>Información.

4. Modifique los atributos del rol.


Reasignar roles

Si pretende eliminar un rol, tal vez desee reasignar los usuarios y otros objetospertenecientes a dicho rol. Siga estas instrucciones para reasignar los usuarios y otrosobjetos.

Para reasignar un rol:


2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del rol que vaya a reasignar.

3. Haga clic en Herramientas>Reasignar grupo.

4. Escriba el nombre del rol o grupo al que se vayan a reasignar los usuarios y objetosde este rol, o bien haga clic en Seleccionar grupo para elegir un grupo.

5. Indique si desea que el trabajo de reasignación se ejecute la próxima vez que estéprevisto o en este momento.






Eliminar roles

Los roles son un tipo de grupo. Por tanto, se recomienda que no elimine un rol. En sulugar, quite todos los miembros del rol y manténgalo en el repositorio. También puedereasignar los miembros del rol a otro rol.

Para eliminar un rol:


2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del rol que vaya a eliminar.



Propiedades de rol

En la siguiente tabla se enumeran los campos que deben completarse para crear omodificar un rol:

Tabla 26-5. Propiedades de un rol


Nombre El nombre del nuevo rol del repositorio.

Clase El tipo de rol. El valor predeterminado esRol. Otro valor disponible es Grupo.

Utilice este atributo para que lasaplicaciones puedan distinguir entregrupos y roles. El servidor no aplica elvalor de este atributo ni define dichoatributo con otro valor que no sea el degrupo. Sólo en el servidor de la versión5.x.

Dirección de correo electrónico La dirección de correo electrónico para elnuevo rol.

Si no se introduce ningún valor eneste campo, se utilizará de formapredeterminada el nombre del rol comosu dirección de correo electrónico.




Propietario El nombre de un usuario del repositorioque dispone del privilegio Crear grupo yque es propietario de este grupo.

Administrador Especifica un usuario o grupo, ademásde un superusuario o el propietario delrol, que puede modificar el rol. Si elvalor es nulo, sólo un superusuario y elpropietario del rol podrán modificar elrol. Sólo en el servidor de la versión 5.x.

Conjunto de alias El conjunto de alias predeterminado parael rol.

Descripción Una descripción del rol. Por ejemplo,"Nuevo comité de aprobaciones delproyecto".

Es privado Define si el rol es privado. Si esta casillade verificación no está marcada, el rol secreará como un rol público.

De forma predeterminada, los rolescreados por usuarios con privilegios deadministrador del sistema o superusuarioson públicos, mientras que los creadospor usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.


Apéndice A

Iconos

En esta sección se muestran los iconos disponibles en Digital Asset Manager:• Iconos comunes en aplicaciones WDK, página 305• Iconos específicos de Digital Asset Manager, página 307

Iconos comunes en aplicaciones WDKLos siguientes elementos son de uso frecuente en las aplicaciones Web de EMC |Documentum:

• : un repositorio.

• : un archivador.• : el archivador inicial.• : una carpeta.

• : una taxonomía.• : una categoría.

• : muestra las propiedades de un elemento al hacer clic.

• : muestra las copias de archivo adiciones al hacer clic. (Este icono no aparecerá sila única copia existente de un archivo es la copia en miniatura.)

• : retira los archivos seleccionados al hacer clic.• : edita los archivos seleccionados al hacer clic. Si el archivo no está retirado y hace

clic en este icono, también se retira el archivo.• : registra los archivos seleccionados al hacer clic.

• : cancela la retirada de los archivos seleccionados al hacer clic.• : agrega los archivos seleccionados al portapapeles al hacer clic.

• : indica que el objeto está retirado y que el propietario del bloqueo es el usuario.

• : indica que el objeto está retirado y que el propietario del bloqueo es otro usuario.


Iconos

• : si arrastra este icono hasta el equipo local, se creará un enlace al elemento delrepositorio.

• : un documento virtual.• : una instantánea.• : una instantánea inmovilizada.• : una notificación.• : una tarea.• : un elemento de prioridad alta.

• : un elemento de prioridad baja.

• : un flujo de trabajo.

• : una plantilla de flujo de trabajo.

• : indica que el flujo de trabajo que está enviando no tiene archivos anexos. Hayque hacer clic en este icono para anexar archivos. El texto contiguo al icono le indicasi los archivos anexos son obligatorios u opcionales.

• : un flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente.

• : un flujo de trabajo pausado.

• : un flujo de trabajo detenido.• : al hacer clic, se agrega un elemento.• : al hacer clic, se quita un elemento.

• : al hacer clic en este icono podrá editar un elemento.

• : abre la documentación de ayuda.

• : un servidor.• : una federación.• : un usuario.• : un grupo de usuarios.

• : un rol.• : una plantilla para un tipo de usuario.

• : una sesión de usuario.• : un trabajo.

• : un método.• : un conjunto de alias.

• : un formato.• : un tipo.

• : almacenamiento.• : publicación de sitios.


Iconos

• : administración de Content Intelligence Services.

Iconos específicos de Digital Asset ManagerLos siguientes iconos son específicos de Digital Asset Manager:

• : abre el agregado de PowerPoint para ver su contenido.

• : añade una diapositiva al agregado de PowerPoint.

• : sustituye la miniatura predeterminada del objeto por la miniatura seleccionada.Disponible en el Visor del guión gráfico del documento y en los guiones gráficosde vídeo.

• : abre el Visor del guión gráfico activo para documentos y vídeos. Disponiblecuando se examina el guión gráfico habitual.

• : vuelve al guión gráfico con vista de cuadrícula habitual desde el Visor delguión gráfico.

• : oculta el panel selector de páginas en el Visor del guión gráfico.

• : muestra el panel selector de páginas en el Visor del guión gráfico.

• : muestra la página siguiente en el historial del visor de páginas en el Visor delguión gráfico.

• : muestra la página anterior en el historial del visor de páginas en el Visor delguión gráfico.

• : acerca la página seleccionada en el panel visor de páginas en el Visor del guióngráfico.

• : aleja la página seleccionada en el panel visor de páginas en el Visor del guióngráfico.

• : en la vista de zoom, acerca la sección seleccionada del guión gráfico de un vídeo.

• : en la vista de zoom, aleja un nivel en un guión gráfico de un vídeo.

• : en la vista de zoom, aleja hasta el máximo nivel en un guión gráfico de un vídeo.

• : en la vista de zoom de un guión de gráfico de vídeo,indica la posición de la sección visualizada en esos momentos dentro del contextodel archivo de vídeo completo.

• : indica una colección o una colección favorita.• : indica que el formato de las copias seleccionadas está disponible en el repositorio.

Aparece en colecciones.


Iconos

• : indica que el formato de las copias seleccionadas no existe en el repositorio, peroque hay en cola una solicitud de transformación y que será procesada en breve.Aparece en colecciones.

• : indica que el formato de las copias seleccionadas no existe en el repositorioy que no es posible realizar transformaciones al formato seleccionado. Apareceen colecciones.

• : abre la copia del objeto que se ha definido como la copia predeterminada (o devista previa).

• : abre y reproduce la copia de vista previa del objeto si éste se encuentra en unalmacén de archivos de transmisión (archivos de vídeo y audio).

• : icono predeterminado que se muestra para las miniaturas que no se puedenmostrar. Este icono se puede configurar y mostrarse de forma diferente en lainstalación de su organización.

• : indica un objeto de curso. (Este icono sólo se aplica en instalaciones queincluyen el componente Learning Services para la gestión de cursos.)

• : indica un objeto de lección. (Este icono sólo se aplica en instalaciones queincluyen el componente Learning Services para la gestión de cursos.)


Date post:	04-Jun-2020
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Guía del usuario de Digital Asset Manager · Reproducir un vídeo del guión gráﬁco..... 114...

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