Guia do Utilizador do DHL Import Express Online

importexpressonline.dhl.com

Soluções de IntegraçãoGestão de EnviosEnvio Online

IMPORT EXPRESS ONLINEMANUAL DO UTILIZADOR

O Import Express Online foi criado para coordenar de forma eficiente as comunicações entre os Importadores e Expedidores independentemente da sua localização, directamente a partir da Internet. Proporciona aos Importadores o controlo total das suas importações, permitindo aos Expedidores preparar e fazer a gestão dos seus envios.

PREPARE E FAÇA A GESTÃO DOS SEUS ENVIOS DE UMA FORMA RÁPIDA E PRECISA COM DETALHES DE CONTA SEGUROS E VISIBILIDADE DO ENVIO COM O IMPORT EXPRESS ONLINE.

Benefícios:

• Prepare online os seus envios de importação através de alguns cliques, incluindo instruções por e-mail para o Expedidor, guias, facturas e organização das recolhas.

• Mantenha o seu número de conta Import Express completamente confidencial enquanto as instruções de envio são enviadas para os seus fornecedores e as suas informações de conta são mantidas em segurança.

• Optimize as comunicações e visibilidade, enquanto todos os números de guias e dados de envio relacionados são facilmente acedidos por todas as partes envolvidas.

• Verifique o estado de entrega dos envios a qualquer momento durante o processo de importação.

• Reduza a documentação necessária graças ao processo totalmente automatizado.

• Prepare e faça a gestão online dos envios 24 horas por dia, 7 dias por semana.



Se é um Expedidor, vai poder registar e manter um perfil de utilizador no Import Express Online, mas o sistema não irá exigir que insira um número de conta DHL.

Site Web Global da DHL (escolha o seu país)

Aceda ao Import Express Online da DHL através da hiperligação directa em


OU

através do site Web da DHL do seu país em www.dhl.pt.

Se já está registado, insira o seu endereço de e-mail e a palavra-passe.

ACEDER E REGISTAR

Com o Import Express Online, não é necessário instalar qualquer software e a utilização desta ferramenta de envio é completamente grátis.

O Import Express Online da DHL apenas necessita que o Importador possua uma conta Import Express; o Expedidor não precisa de uma conta para registar e utilizar a aplicação.

Iniciar Sessão

Registo

COMEÇAR

Conselho

Como Importador, poderá incluir vários números de conta Import Express

durante o seu registo, ou pode adicioná-los mais tarde ao editar o seu

perfil de utilizador.

Conselho

Marque a caixa sob os campos de início de sessão para que o sistema

memorize a sua ID de e-mail por si.

Se é um Importador e é a primeira vez que utiliza esta ferramenta, precisa de se registar para aceder.

Clique em “Registar Agora” sob o botão “Login”. Assegure-se de que tem os seus números de conta Import Express disponíveis.


INSTRUÇÕES SOBRE A PREPARAÇÃO DO ENVIO: DETALHES DE ENDEREÇO

IMPORTADORES

Os Importadores podem simultaneamente preparar e enviar instruções para os seus Expedidores

OU

completar envios em nome dos seus Expedidores.

Os Importadores podem autorizar Expedidores com uma instrução de envio única, que possibilita aos Expedidores enviar uma vez para o Destinatário, utilizando a conta de Importador do Import Express; ou os Importadores podem criar uma autorização permanente* que permite aos Expedidores enviar em qualquer altura para o Destinatário, utilizando a conta de Importador do Import Express.

Criar Documentos Fáceis de Utilizar

Introduza e guarde informações de endereço do Expedidor e Destinatário e forneça detalhes de envio importantes para criar instruções de envio, rever a informação inserida e acompanhar envios.

Detalhes de Endereço

Localizar o Expedidor ou Destinatário

Passo 1A:

Para preparar rapidamente instruções de envio, aplique a informação recentemente utilizada do Expedidor e Destinatário seleccionando os respectivos Expedidor e Destinatário dos menus pendentes “Ship From/Ship To” e clique em “Next” para continuar.

OU

Se o seu Expedidor ou Destinatário não tiver sido utilizado recentemente ou necessitar de inserir nova informação de endereço, clique nas hiperligações “Open Address Book” ou “Create New Shipper” sob o campo “Ship From”.

Passo 1B:

Para criar documentos fáceis de utilizar, seleccione o idioma do Expedidor do menu pendente correspondente e autorize o Expedidor a actualizar a informação de endereço das recolhas. Se este for um novo endereço, clique na caixa para a guardar na Lista de Endereços.

Nota

Se a caixa que autoriza o Expedidor a alterar a informação de recolha

não estiver assinalada, os campos relacionados não serão editáveis para

o Expedidor.

*Disponível no primeiro trimestre de 2011


Detalhes de Envio

Detalhes de Envio (preparar envios em nome dos Expedidores)

Passo 2A:

O ecrã “Shipment Details” permite aos Importadores:

• Inserir uma mensagem para o Expedidor, tal como itens a encomendar, números de encomenda e instruções.

• Opcionalmente, anexar um ficheiro, que poderá ser a ordem de compra ou qualquer documento relacionado.

• Escolher cobrar transporte e taxas de alfândega para contas separadas, se necessário. Utilizar o menu pendente para escolher a respectiva conta Import Express a ser cobrada.

• Indicar se gostaria de receber notificações por e-mail sobre o envio e com que frequência ou escolher receber um e-mail de acompanhamento caso o Expedidor não aceite as instruções de envio durante um determinado período de tempo.

Passo 2B:

Para além da informação mencionada no passo 2A, se o Importador está a preparar um envio pelo Expedidor, pode:

• Seleccionar o tipo de encomenda, inserir itens e peso como também uma descrição dos conteúdos, se está sujeita ou não a taxas (“não-documento” para sujeito a taxas e “documento” para isento de taxas) e decidir se cria uma factura comercial online.

• Escolher um produto das opções mostradas; a aplicação irá apenas mostrar produtos que estão disponíveis de acordo com a data de envio inserida pelo Importador.

• Se o produto seleccionado não estiver disponível no momento de envio, indique a sua preferência pelo método mais rápido ou mais económico.

INSTRUÇÕES SOBRE A PREPARAÇÃO DO ENVIO: DETALHES DE ENVIO

Nota

A data de entrega estimada é baseada no facto da entrega ser processada

imediatamente. A data de entrega pode variar dependendo de quando o

envio é processado.


Rever Detalhes de Envio

Passo 3A:

O Import Express Online dá aos Importadores a oportunidade de rever toda a informação inserida antes de ser enviada para o Expedidor.

• Escolha se autoriza o Expedidor a processar uma instrução única ou crie uma autorização permanente* para que o Expedidor utilize o seu número de conta Import Express para envios regulares.

• Verifique a caixa para permitir ao Expedidor visualizar os valores.

INSTRUÇÕES SOBRE A PREPARAÇÃO DO ENVIO: INSTRUÇÕES SOBRE REVISÃO E REENCAMINHAMENTO

Conselho

Para fazer alterações, clique nos botões “Back” ou “Cancel” na parte

inferior da página. Clique no botão “Forward Instructions” para enviar as

instruções do envio por e-mail para o Expedidor designado.GERIR AUTORIZAÇÕES



Conselho

O Expedidor receberá um e-mail a informar que lhe foi concedida uma

autorização permanente* por um Importador. O e-mail fornecerá o

endereço de e-mail do Importador, uma hiperligação directa para o

Expedidor aceder à aplicação, assim como a palavra-passe a ser utilizada.

GERIR AUTORIZAÇÕES

Passo 3B:

Crie autorizações permanentes* para os seus Expedidores e mantenha um registo das mesmas através da função “Manage Authorizations”.

• Insira os detalhes do Expedidor (De) e Destinatário (Para) ao seleccionar a partir dos respectivos menus pendentes para os últimos contactos utilizados, utilize a hiperligação “Open Address Book” para procurar outro Expedidor já guardado na sua Lista de Endereços ou clique na hiperligação “Create new shipper/receiver” para inserir detalhes de um novo Expedidor/Destinatário.

• Clique no número de conta a ser cobrada.

• Verifique detalhes de endereço e reveja detalhes de conta para opções em qual a conta a ser cobrada pelo transporte, impostos e taxas.

• Clique no botão “Grant Standing Authorization” na parte inferior da página.

É fornecida uma hiperligação para que o Expedidor possa aceder directamente ao Import Express Online.

Passo 4:

Para ver e acompanhar os seus envios, clique no separador “History/Track”.

Clique no cabeçalho de uma coluna para organizar por opções, tais como número de identificação, última actualização, nome do expedidor, país, ID do e-mail, número de guias e estado.

OU

Acompanhe um envio completo ao clicar na hiperligação “Track” na coluna “Status”.

Também pode actualizar/autorizar, cancelar ou preparar novas instruções de envio, se necessário.

HISTÓRICO E ACOMPANHAMENTO DE ENVIO

Ver o Histórico e Acompanhar Envios



O ecrã “My Profile” contém a informação que inseriu durante o registo. Está disponível para rever ou actualizar em qualquer altura.

Perguntas sobre como utilizar um ecrã específico podem ser respondidas ao clicar na hiperligação “Help” na barra de navegação ou numa das hiperligações “Help” perto dos campos de formulário.

O ecrã “Address Book” é uma óptima maneira de guardar toda a informação sobre Expedidores e Destinatários.

Para criar novas entradas de Expedidores e Destinatários, clique no botão correspondente e preencha a informação obrigatória.

OUTRAS HIPERLIGAÇÕES DE IMPORTADORES E ECRÃS

O Meu Perfil

Lista de Endereços

Para Importar/Exportar listas de endereços, utilize os respectivos botões na parte inferior do ecrã.

• Seleccione que lista de endereços quer importar/exportar (dos Expedidores ou dos Destinatários).

• Indique se o ficheiro a ser importado/exportado tem cabeçalhos, anexe ficheiros e clique em “Iniciar Importação/Exportação”.

• Faça corresponder os nomes dos campos do Import Express

Online com os do ficheiro CSV a ser importado/exportado.

• Clique no botão “Importar/Exportar”.

• Receberá um e-mail de notificação.


Expedidores já registados serão mostrados numa página de destino divida em duas secções:

• Preparar Novos Envios (pedir envio): para que os Expedidores preparem um pedido de envio a um detentor de uma conta DHL; os cargos de envio serão cobrados ao detentor da conta DHL depois do mesmo autorizar o pedido.

• Gerir Envios: mostra instruções de envios de Importadores.

EXPEDIDORES

Introduza e guarde informações de endereço do Expedidor e Destinatário e forneça detalhes de envio importantes para criar instruções de envio, rever a informação inserida e acompanhar envios.

Os Expedidores podem aceder ao Import Express Online. • Através de notificações de e-mail proactivas enviadas pelos

Importadores ou• Ao aceder a importexpressonline.dhl.com utilizando o

login/password após estar registado na aplicação.

Passo 1:

Os Expedidores irão aceder ao Import Express Online numa das seguintes formas:

• Clicando no link fornecido através de uma notificação de e-mail proactiva enviada pelos Importadores.

OU

• Acedendo à aplicação através da hiperligação directa em


Link da Página de Destino

FPO

URL-Link da Página de Destino

Nota

Ao iniciar a sessão no Import Express Online usando o link e password

temporária, fornecida no e-mail de notificação proactiva, o Expedidor

necessitará de definir uma password nova, que será válida para todos os

envios futuros.


Resumo de Envio

REQUISITOS DE ENVIO: RESUMO DE ENVIO

Nota

O botão “Modificar morada recolha” só estará disponível para o Expedidor

desde que o Importador tenha indicado que o Expedidor tem autorização para

actualizar informação.

Passo 2:

Quando o link enviado por e-mail é utilizado para aceder ao programa, o Expedidor verá um resumo das instruções de envio do Importador.

Clique no botão “Aceitar” para aceitar o pedido de envio do Importador tal como está escrito.

OU

Se gostaria de aceitar o pedido de envio, mas a informação do endereço da recolha mudou e necessita de ser actualizado, clique no botão “Modificar morada de recolha e aceitar”.

OU

Recuse o envio por alguma razão ao escrever uma mensagem no campo “Justificação recusa”. Clique em “Recusar”.

Detalhes de Envio

REQUISITOS DE ENVIO: OPÇÕES DE ENVIO

Passo 3A:

Uma vez aceite o pedido, insira informação adicional, tal como: tipo de encomenda, número de itens, peso total, descrição de conteúdos e, se taxado, o valor declarado.

Se o Importador preparou os detalhes de envio em nome do Expedidor, o Expedidor apenas precisa de verificar e actualizar, se necessário.

Conselhos

O Import Express Online ajuda o Expedidor a decidir se o envio é considerado

um não documento ou documento. Clique na hiperligação “Ajudar-me a decidir”

localizada do lado direito do campo “Shipment status”.

Os expedidores norte-americanos com envios taxados terão de inserir um ITN

válido ou uma isenção FTR a partir do menu pendente.

Passo 3B:

Utilize o menu pendente para “Recolha” para indicar a acção pedida.

Podem ser escritas instruções adicionais no campo “Instruções especiais”.

As horas de recolha podem ser definidas com antecedência, dependendo do país.


Informação Alfandegária

Conselhos

Informações adicionais não exigidas no ecrã da factura incluem inserir

um número de factura, os termos da troca, “Outros Observações” e

“Outras Despesas”.

Podem ser inseridas listas múltipla de informação de mercadoria.

Escreva simplesmente na descrição do envio, indique o país de origem,

a quantidade, a unidade de medida e o preço unitário. Clique em

“Adicionar” para adicionar cada lista.

Uma vez completa a informação da factura, pode adicionar esta factura

aos seus modelos de facturas ao clicar na caixa na parte inferior e

escrevendo um nome de ficheiro para o novo modelo de factura.

Passo 4:

Seleccione “Commercial Invoice” ou “Proforma Invoice” do menu pendente “Invoice type”, dependendo do tipo de bens que estão a ser enviados.

Indique o tipo de exportação no menu pendente.

Insira informação de mercadoria ao preencher os campos do formulário, e clique em “Adicionar”. Repita este processo até toda a informação estar inserida.

Opções de Serviço

Passo 5:

O ecrã “Opções Serviço” mostrará todos os serviços e produtos disponíveis de acordo com a origem, destino e detalhes de envio inseridos. Também irá mostrar a última hora de recolha possível para o país do Expedidor.

Se um Importador escolher autorizar um Expedidor a ver o valor das taxas, esse será mostrado perto de cada produto.

Seleccione o produto DHL que vai ao encontro das suas necessidades de envio.

Se o Importador já seleccionou este produto, verifique a sua disponibilidade e continue para o ecrã “Confirmar Envio”.


Confirmar Envio

REQUISITOS DE ENVIO: CONFIRMAÇÃO DE ENVIO

Passo 6:

No ecrã “Confirmar Envio”, altere dados já inseridos ao clicar no botão “Voltar”.

Uma vez verificados os detalhes, aceite os “Termos e Condições”.

Clique no botão “Confirmar Envio” para continuar.

Conselho

As instruções de envio podem ser canceladas ao clicar, em qualquer

altura, no botão “Cancel”.

REQUISITOS DE ENVIO: IMPRIMIR DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA

Passo 7:

Seleccione a opção de impressão e o número de cópias a imprimir.

Clique no botão “Antever impressão” para rever os documentos a ser impressos (resumo de envio, guia, factura) e depois clique em “Imprimir”.

Imprimir Documentação Necessária


PEDIDOS AUTORIZAÇÃO DE ENVIOS

Os Expedidores estão preparados para preparar e enviar um pedido de envio para um Importador. O Importador terá de autorizar o pedido para que o Expedidor o efectue. Os cargos de envio são cobrados na conta do Importador.

Instruções de Envio

Detalhes do Expedidor/Destinatário

Passo 1A - Expedidor:

O Expedidor inicia a sessão no Import Express Online.

• Selecciona um Importador da Lista de Endereços.

• Insira detalhes de envio e seleccione um Importador da lista pendente (se não houver um contacto anterior Importador-Expedidor, o Expedidor terá de inserir o endereço electrónico do Importador).

• Seleccione um produto.

• Peça aprovação.

• É enviado um e-mail para notificar o Importador.

Passo 1B - Importador:

O Importador recebe uma notificação de e-mail e inicia sessão no Import Export Online.

• Vê o pedido de envio. Actualiza a mensagem e a informação de cobrança para o Expedidor, se necessário.

• Aprova ou recusa o pedido de envio.

• É enviado um e-mail para notificar o Expedidor.

Passo 1C - Expedidor:

O Expedidor recebe uma notificação de e-mail e inicia sessão no Import Express Online.

• Vê o pedido de envio para a mensagem de actualização do Importador.

• Imprime a documentação necessária do envio e marca uma recolha.


Marcar Recolha

Pedir/Rever Autorizações

Se não tiver uma recolha marcada regularmente num dado dia, pode facilmente pedir uma utilizando o separador “Schedule pickup”. Envios múltiplos podem ser recolhidos de uma só vez.

Mantenha um registo de todas as autorizações permanentes* concedidas por si aos Importadores.

Peça uma Autorização Permanente* a um Importador para que possa fazer envios regularmente.

• Insira a identificação de e-mail do Importador.

• Seleccione o Destinatário.

• E siga o mesmo processo para envios invertidos únicos.

Autorização Permanente*



O Meu Perfil

OUTROS LINKS E ECRÃS DE EXPEDIDORES

Perguntas sobre como utilizar um ecrã específico podem ser respondidas ao clicar no link “Ajuda” na barra de navegação.

O ecrã “Meu Perfil” contém a informação inserida pelo Importador. Está disponível para o Expedidor rever ou actualizar em qualquer altura. Para o fazer, insira a informação nova ou alterada e clique no botão “Submeter”.

Uma vez completa a informação da factura, pode adicionar esta factura aos seus modelos de facturas ao clicar na caixa na parte inferior e escrevendo um nome de ficheiro para o novo modelo de factura.

Modelos de Factura Comerciais/Pro Forma

Conselho

Pode ser encontrada ajuda adicional nos formulários de envio ao clicar

nas diversas hiperligações localizadas do lado direito de alguns campos

do formulário.

Lista de Endereços

A Lista de Endereços armazena a informação de todos os seus destinatários, permitindo-lhe preparar envios sem ter que inserir repetidamente a informação do contacto.

Utilize o campo “Pesquisar” para pesquisar por nome ou visualizar os seus contactos utilizando diversas opções de organização disponíveis na lista pendente “Dentro da coluna”.

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www.dhl.com

Date post:	08-Jan-2017
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