Guide d’utilisation du Greenportal

ECOCERT GREENLIFE SAS Page 1 sur 60

ECOCERT Greenlife S.A.S. – Lieudit Lamothe Ouest BP 47 – 32600 L’Isle Jourdain France

Capital 50 000€ - 509 534 095 RCS AUCH – www.ecocert.com

Guide d’utilisation du Greenportal PORTAIL CLIENT ECOCERT GREENLIFE

TS040(GL)v03 v. 23/08/2018

Le document a été totalement remanié, les modifications ne sont pas identifiées.




Table des matières

Accueil............................................................................................................................................................................. 4

Connexion au Greenportal par le portail client .......................................................................... 4

Page d’accueil du Greenportal ................................................................................................ 5

Présentation des menus « soumissions » et « listes » ............................................................... 6

Prestation de vérification MP ......................................................................................................................................... 8

Soumission de nouvelles matières premières ........................................................................... 8

Liste des matières premières ................................................................................................. 9

Ingrédients .................................................................................................................................................................... 10

Soumission d’un ingrédient .................................................................................................. 10

Liste des ingrédients ........................................................................................................... 14

Traitement, modification, duplication, archivage, abandon ....................................................... 15

Lien entre vos ingrédients et vos formules ............................................................................. 17

Produits......................................................................................................................................................................... 18

Présentation de la page produit ............................................................................................ 18

Soumission d’un produit ...................................................................................................... 20

Liste des produits ............................................................................................................... 22

Traitement, modification, duplication, abandon ...................................................................... 24

Formules ....................................................................................................................................................................... 26

Soumission d’une formule ................................................................................................... 26

Liste des formules .............................................................................................................. 30


Étiquettes et documents de communication ............................................................................................................... 33

Soumission d’une étiquette ou d’un document de communication ............................................. 33

Liste des étiquettes et documents de communication .............................................................. 36


Matériau d’emballages ................................................................................................................................................. 39

Soumission d’un matériau d’emballage ................................................................................. 39

Liste des emballages .......................................................................................................... 41





Produits de nettoyage .................................................................................................................................................. 44

Soumission d’un produit de nettoyage .................................................................................. 44

Liste des produits de nettoyage............................................................................................ 45


Matières premières textile ........................................................................................................................................... 48

Soumission d’une matière première textile ............................................................................ 48

Liste des matières premières textile ..................................................................................... 52

Traitement, modification, duplication, archivage, abandon ....................................................... 53

Composition Textile ...................................................................................................................................................... 55

Soumission d’une composition textile .................................................................................... 55

Liste des compositions textile .............................................................................................. 58





Accueil

Connexion au Greenportal par le portail client 1. Connectez-vous au site internet d’ECOCERT à l’adresse http://www.ecocert.com/

2. Cliquer sur l’icône situé en haut à droite de la page. Ce lien est accessible à partir de tous les sites web du Groupe ECOCERT, sur toutes les pages.

3. Entrer votre nom d’utilisateur ainsi que votre mot de passe puis cliquez sur « Valider ». Remarque : En cas d’oubli ou si vous souhaitez modifier votre mot de passe, cliquer sur « Mot de passe perdu » pour une réinitialisation. Vous aurez besoin de l’une des informations suivantes : NOM D’UTILISATEUR ou EMAIL ou CODE CLIENT

4. Vous arrivez sur votre portail client. Cet espace privé et sécurisé vous permet de suivre votre dossier de certification en temps réel.

• Vous avez accès à vos données (coordonnées, produits, activités) et à plusieurs documents clés émis par ECOCERT.

• Vous pouvez connaître l’avancement du processus de certification et pouvez vérifier les non-conformités encore en cours.

Pour plus d’information sur le portail client, n’hésitez pas à cliquer sur le bouton sur chaque onglet. Pour accéder au Greenportal, cliquez sur le lien.




Page d’accueil du Greenportal

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• Un clic sur le nom de votre entreprise : accès à votre page d’INFORMATIONS GENERALES

• Un clic sur « SOUMISSIONS » ou « LISTES » : accès aux menus pour soumissions de validations documentaires et listes ingrédients – produits – formules – étiquettes et documents de communication – matériaux d’emballage – produit de nettoyage

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• Accès direct : o A gauche, aux soumissions en attente de validation par votre chargé d’affaires o A droite, aux soumissions traitées par votre chargé d’affaires dans les 15

derniers jours et à celles encore en cours

3 • Identité et coordonnées de votre chargé d’affaires. Contactez-le en cliquant sur son adresse électronique

4 • Liste des liens utiles

5 • Informations spécifiques à ECOCERT Greenlife

6 • Condensé de l’actualité du groupe ECOCERT

7 • Accès direct au tutoriel depuis n’importe quelle page

• Cette icône vous permet de revenir sur votre page d’accueil depuis n’importe quelle page du site

• Cette icône vous permet de vous déconnecter de votre Greenportal personnel

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Présentation des menus « soumissions » et « listes » Le contenu des menus va dépendre de votre activité (sous-traitant, fabricant, donneur d’ordre,

fournisseur de MP…). Il est possible que certains menus présentés dans ce tutoriel ne soient pas

disponibles dans votre espace personnel.

1. Soumissions

Le menu « SOUMISSIONS » vous permet de soumettre les informations et documents nécessaires à vos validations documentaires.

A partir de ce menu, vous soumettez à votre chargé d’affaires les informations et documents pour la validation de vos :

• PRESTATION DE VERIFICATION DE MATIERES PREMIERES • INGREDIENTS • PRODUITS • FORMULES • ETIQUETTES ET DOCUMENTS DE COMMUNICATION • MATERIAUX D’EMBALLAGES • PRODUITS DE NETTOYAGE • MATIERE PREMIERE TEXTILE • COMPOSITION TEXTILE

La démarche est simplifiée, toutes les informations parviennent automatiquement à votre chargé d’affaires.

2. Listes

Le menu « LISTES » remplace (lorsqu’elles existaient) les anciennes listes Excel de votre entreprise :

• LISTE DES MP EN PRESTATION VERIF MATIERES PREMIERES • LISTE DES INGREDIENTS • LISTE DES PRODUITS A CERTIFIER • LISTE DES FORMULES • LISTE DES ETIQUETTES ET DOCUMENTS DE COMMUNICATION • LISTE DES MATERIAUX D’EMBALLAGES • LISTE DES PRODUITS DE NETTOYAGE • LISTE DES MATIERES PREMIERES TEXTILE • LISTE DES COMPOSITIONS TEXTILE




Remarques générales & astuces

Vous pouvez suivre l’avancement de votre dossier de certification en vous connectant régulièrement au Greenportal. Sur demande auprès de votre chargé d’affaires, il vous est possible de recevoir par mail une notification lorsqu’une demande a été traitée.

Il est déconseillé d’utiliser les flèches « précédent » et « suivant » de votre navigateur. Utilisez le plus possible les menus et le bouton d’accueil pour accéder à vos données.

Si vous le souhaitez, vous pouvez ouvrir le Greenportal sur plusieurs onglets.

Lorsque votre demande a été traitée, elle apparait dans la partie droite de votre page d’accueil. Vous pouvez voir le statut de votre soumission dans le nom de la soumission. L’icône « NEW » permet d’identifier les soumissions/traitements récents.

Tous les champs qui apparaissent en grisés ne vous sont pas accessibles et sont/seront complétés par votre chargé d’affaires.

Lors de l’ajout de pièces jointes il est possible d’ajouter plusieurs éléments à la fois.

Il est préférable d’éviter l’utilisation d’Internet Explorer version 8. Cette version est mal reconnue par le Greenportal et peut impliquer des problèmes d’affichage.




Prestation de vérification MP

Soumission de nouvelles matières premières

Pour soumettre une nouvelle matière première, cliquez sur l’onglet situé en haut à droite :

SOUMISSIONS > Prestation de vérification MP

Etape 1 : Choisissez d’abord le référentiel concerné : « Cosmétiques COSMOS » ou « Détergents ». Etape 2 : Ajoutez des matières premières en cliquant sur . Etape 3 : Précisez les informations relatives à la matière première : Nom commercial, Nom INCI

(chaque ingrédient séparé par « (and) », et avec une majuscule sur chaque mot) / Nom chimique, Fonction (à déclarer en anglais).

Etape 4 : Indiquez en cochant les cases si vous souhaitez une attestation individuelle pour votre matière première (« Attestation unique ») et si vous souhaitez qu’elle figure sur notre base de données en ligne (« Internet »).

Etape 5 : Enregistrez la matière première en cliquant sur . Etape 6 : Joignez le dossier technique de la matière première (questionnaire complété, FT, FDS...) en

cliquant sur . Etape 7 : Lorsque toutes vos matières premières à soumettre sont listées, cliquez sur « Enregistrer »

pour envoyer la demande à votre chargé d’affaires. Votre soumission a bien été prise en compte lorsque s’affiche en haut à droite :

Sauvegarde effectuée

- Vous pouvez alors reprendre les étapes 2 à 6 pour chaque nouvelle matière première à

soumettre. - Pour modifier des champs relatifs à une nouvelle matière première pas encore validée, vous

pouvez cliquer sur , faire les modifications, puis cliquer sur . - Un clic sur annule les modifications. - Si vous souhaitez supprimer une ligne, cliquez sur « Supprimer ».

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Dans l’onglet accueil, votre demande apparait alors dans « VOS SOUMISSIONS EN ATTENTE DE TRAITEMENT ». Vous pouvez retrouver et modifier votre soumission :

o en rejoignant la page d’accueil et en cliquant sur la matière première concernée o ou en accédant à la liste des matières premières disponibles dans le menu « LISTES »

Dès validation de la matière première par votre chargé d’affaires, celle-ci apparaitra dans « VOS SOUMISSIONS TRAITÉES ».

Liste des matières premières

Pour accéder à la liste de toutes vos matières premières (validées, en cours…) selon tous les référentiels, cliquez sur l’onglet situé en haut à droite :

LISTES > Prestation de vérification MP

1. Vous retrouvez une matière première par ligne. Si une matière première est validée selon plusieurs référentiels (ex : Cosmétiques ECOCERT, Cosmétiques COSMOS, Détergents), il y a une ligne par référentiel.

2. Vous pouvez rechercher des matières premières en utilisant les différents filtres. 3. Les matières premières qui ont été archivées sont disponibles en cliquant sur « Matières

premières archivées ». 4. Vous pouvez exporter votre liste des matières premières sous plusieurs formats (CSV, doc, xls,

html). 5. Vous pouvez rentrer dans les listes par référentiel pour éditer les matières premières en attente

de validation en cliquant sur le référentiel concerné.

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Ingrédients

Soumission d’un ingrédient

1. Cliquer sur l’icône située en haut à droite de la page d’accueil 2. Dans le menu déroulant, choisir « Ingrédient »

3. Pour tout nouvel ingrédient : ETAPE 1 : Entrer le code ingrédient (code interne à votre entreprise)

ETAPE 2 : Entrer le nom INCI/CHIMIQUE de votre ingrédient

ETAPE 3 : Choisir le référentiel dans le menu déroulant

ETAPE 4 : Choisir le type d’ingrédient

• AJOUTER UN INGREDIENT NON ISSU D’UNE PRESTATION

Concerne : � Les ingrédients issus de l’agriculture biologique � Les ingrédients non biologiques non issus d’une prestation de vérification MP � Les parfums non issus de la prestation validation parfum

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Etape A : Cliquer sur Etape B : Compléter le nom du fournisseur Etape C : Compléter le nom commercial associé

Etape D : Cliquer sur l’icône pour ajouter une ou plusieurs pièces jointes (QMP, fiche technique, certificat).

Etape E : Cliquer sur l’icône sur la droite pour lier cette référence commerciale à l’ingrédient en cours de soumission

• AJOUTER UN INGREDIENT ISSU D’UNE PRESTATION DE VERIFICATION DE MATIERE PREMIERE Concerne la soumission d’un ingrédient présent dans la base MP ECOCERT Greenlife disponible ici : http://ap.ecocert.com/ecoproduits/

Etape A : Cliquer sur Etape B : Rechercher la MP par son nom commercial ou le nom de son fournisseur ou son nom

INCI/Chimique en complétant le champ concerné Etape C : Une liste de choix de matières premières apparait Etape D : Cliquer sur l’icône située sur la gauche de la matière première que vous souhaitez

sélectionner Etape E : Les cases « nom du fournisseur », « nom commercial associé », « commentaire

ECOCERT de la MP » et « pourcentages » sont renseignées

Etape F : Cliquer sur l’icône si vous souhaitez ajouter une ou plusieurs pièces jointes Etape G : Cliquer sur l’icône sur la droite pour lier cette référence commerciale à l’ingrédient

en cours de soumission




• AJOUTER UN PARFUM ISSU D’UNE PRESTATION DE VERIFICATION DE PARFUMS

Concerne les compositions parfumées des parfumeurs engagés en prestation « VALIDATION PARFUM » auprès d’ECOCERT Greenlife.

Etape A : Cliquer sur Etape B : Rechercher le fournisseur dans la liste déroulante Etape C : Compléter le nom commercial associé du parfum

Etape D : Cliquer sur l’icône si vous souhaitez ajouter une ou plusieurs pièces jointes Etape E : Cliquer sur l’icône sur la droite pour lier cette référence commerciale à l’ingrédient

en cours de soumission

Pour ajouter un couple fournisseur/nom commercial à l’ingrédient en cours de soumission (même INCI/Nom Chimique et même code ingrédient) reprendre le processus depuis l’ETAPE 4.

Pour supprimer un couple fournisseur/nom commercial, cliquez sur l’icône Pour afficher le détail d’un couple fournisseur/nom commercial, cliquez sur l’icône




ETAPE 5 : Après avoir ajouté tous les couples fournisseur / nom commercial liés à cet ingrédient,

cliquer sur VOTRE SOUMISSION A BIEN ETE PRISE EN COMPTE LORSQUE CETTE FENETRE S’AFFICHE :

Remarque

Il est possible d’ajouter un commentaire pour votre chargé d’affaires dans la case « Commentaires »




Liste des ingrédients La liste des ingrédients regroupe tous les ingrédients soumis quel que soit le référentiel concerné.

1. Vous pouvez rechercher un ou des ingrédients en particulier en utilisant le filtre principal

. Vous pouvez également n’afficher que les ingrédients relatifs à un référentiel en utilisant le filtre référentiel dans le tableau. 2. Les ingrédients en cours sont dans le tableau, les ingrédients qui ont été archivés (abandons…) sont disponibles en cliquant sur « ingrédients archivés » 3. Vous retrouvez un ingrédient par ligne. Si un ingrédient est utilisé pour plusieurs référentiels (ex : cosmétique ECOCERT & Cosmos), il y a aura une ligne par référentiel 4. Vous pouvez directement depuis cette page soumettre de nouveaux ingrédients 5. Vous pouvez exporter votre liste des ingrédients sous plusieurs formats (xls, doc)

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Traitement, modification, duplication, archivage, abandon

A. Traitement de votre soumission d’ingrédient

Lorsque la soumission de l’ingrédient a été traitée elle apparait :

1. sur votre page d’accueil dans la zone « VOS SOUMISSIONS TRAITEES DEPUIS LE … » 2. dans la liste des ingrédients avec la date de traitement et l’état de conformité

En cliquant sur l’ingrédient traité, vous avez accès aux commentaires d’ECOCERT ainsi qu’à son statut.

B. Modification de votre soumission d’ingrédient

Pour modifier votre soumission :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des ingrédients ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à modifier Etape 3 : Effectuer les modifications soit sur l’ingrédient générique, soit sur les couples fournisseur/nom commercial (dans ce dernier cas, cliquer sur du couple correspondant,

effectuer les modifications dans la fenêtre qui s’ouvre et cliquer sur )

Etape 4 : Cliquer sur sur la page principale de l’ingrédient.

Après traitement par votre chargé d’affaires les champs grisés ne sont plus modifiables.

C. Duplication d’un ingrédient

La duplication permet de créer une nouvelle soumission à partir d’une ancienne. Elle reprend l’ensemble des informations et pièces jointes. Cela permet par exemple de soumettre un même ingrédient pour 2 référentiels différents (ECOCERT & COSMOS).

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des ingrédients ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à dupliquer

Etape 3 : Cliquer sur Etape 4 : Effectuer les modifications.

Etape 5 : Cliquer sur




Dans le cas où vous dupliquez un ingrédient contenant un couple fournisseur/nom commercial issu d’une prestation de vérification de MP, le référentiel n’est pas modifiable. Il vous suffit de supprimer ce

couple ( ) pour pouvoir modifier à nouveau le référentiel.

D. Abandon d’un couple {fournisseur / nom commercial}

Pour abandonner un couple {fournisseur / nom commercial} :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des ingrédients ou à partir de l’accueil

Etape 2 : cliquer sur la soumission concernée

Etape 3 : sélectionner le couple {fournisseur / nom commercial} en cliquant sur l’icône

Etape 4 : cliquer sur

Votre chargé d’affaires va recevoir votre demande d’abandon pour ce couple et pourra le passer en archive.

E. Abandon d’un ingrédient et de tous ses couples

Pour abandonner définitivement un ingrédient ainsi que ses couples :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des ingrédients ou à partir de l’accueil


Etape 3 : cliquer sur et confirmer votre abandon.

Votre chargé d’affaires va recevoir votre demande d’abandon et pourra passer votre ingrédient ainsi que ses couples en archive.

- Pour accéder à la liste des ingrédients archivés cliquez sur « INGREDIENTS ARCHIVES » en haut

de votre liste des ingrédients. - Vous pouvez dupliquer un ingrédient archivé.




Lien entre vos ingrédients et vos formules Sur la page de soumission de vos ingrédients, vous pouvez retrouver

- les formules dans lesquelles ils interviennent

- les formules qui peuvent éventuellement les composer (extraits, savons…)

Dans chaque tableau, vous pouvez :

• Accéder directement à la formule en cliquant sur le code Greenportal • Trier ou filtrer vos formules à l’aide des en-têtes de colonne




Produits

Présentation de la page produit

Avant toute soumission d’un produit, vous devez avoir déclaré vos donneurs d’ordre/distributeurs et/ou fabricants/sous-traitants à votre chargé d’affaires.

Un produit est déclaré soit par le fabricant/sous-traitant soit par le distributeur/donneur d’ordre et apparait dans les listes des deux intervenants.

Les informations de certification d’un produit sont donc partagées entre le fabricant et le distributeur déclarés sur la page produit. Les deux entreprises peuvent ainsi suivre l’avancement de la certification du produit.

Les champs situés dans la zone (nom commercial, référentiel, catégorie, nom de la gamme et marque de distribution, nom du fabricant et du distributeur) sont communs et sont visibles et modifiables par les 2 intervenants.

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Les champs situés dans la zone sont visibles et modifiables uniquement par le fabricant. Les

champs situés dans la zone sont visibles et modifiables uniquement par le distributeur.

Les champs situés dans la zone (étiquettes liées, emballages liés et formules liées) sont visibles par les 2 intervenants mais le détail n’est accessible que pour celui qui a réalisé la soumission de l’élément correspondant. Il est possible uniquement pour les étiquettes et les emballages de mettre à disposition les PJ des soumissions pour le partenaire non-soumetteur. Pour ce faire, la case « Accès libre » des soumissions correspondantes doit être cochée (cf partie Soumission d’une étiquette ou d’un document de communication / Soumission d’un matériau d’emballage)

Cas 1 : Accès aux détails de la soumission via le code Greenportal (rouge) – réservé uniquement au client soumetteur (Voir 1ère ligne ci-dessous).

Cas 2 : Aucun accès aux détails ni aux pièces jointes associées à la soumission – dans tous les cas pour le client non-soumetteur. (Voir 2ème ligne ci-dessous).

Cas 3 : Accès uniquement aux pièces jointes associées à la soumission – possible si le soumetteur l’autorise. (Voir 3ème ligne ci-dessous).

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Soumission d’un produit

1. Cliquer sur l’icône située en haut à droite de la page d’accueil

2. Dans le menu déroulant choisir « Produit »

3. Complétez les informations suivantes

ETAPE 1 : Entrer le nom commercial. Si vous souhaitez un certificat en plusieurs langues ou si votre produit est une matière première, entrez les différentes langues et/ou la dénomination INCI dans la fenêtre. Sinon, il n’est pas nécessaire de reporter le nom commercial dans la langue concernée.

ETAPE 2 : Choisir le référentiel dans le menu déroulant ETAPE 3 : Entrer le nom de la gamme

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ETAPE 4 : Entrer le nom du fabricant : Choisir le nom du fabricant dans le menu déroulant. Votre entreprise doit apparaître au moins une fois, soit en tant que fabricant (étape 4), soit en tant que distributeur (étape 8). Si votre fabricant n’apparait pas dans la liste déroulante, vous devez le déclarer à votre chargé d’affaires. ETAPE 5 : Entrer le code du produit (code interne à votre entreprise) ETAPE 6 : Choisir la catégorie du produit dans le menu déroulant ETAPE 7 : Entrer la marque de distribution du produit ETAPE 8 : Entrer le nom du distributeur : Choisir le nom du distributeur dans le menu déroulant. Votre entreprise doit apparaître au moins une fois, soit en tant que fabricant (étape 4), soit en tant que distributeur (étape 8). Si votre distributeur n’apparait pas dans la liste déroulante, vous devez le déclarer à votre chargé d’affaires. ETAPE 9 : Entrer le nom de vos façonniers éventuels

ETAPE 10 : Cliquer sur afin de transférer votre soumission à votre chargé d’affaires

VOTRE SOUMISSION A BIEN ETE PRISE EN COMPTE LORSQUE CETTE FENETRE S’AFFICHE :

Remarques

• Il est possible d’ajouter un commentaire pour votre chargé d’affaires dans la case « Commentaires ».

• Après avoir cliqué sur , plusieurs actions sont directement disponibles : o Soumission d’une étiquette déjà existante (a) o Soumission d’un emballage déjà existant (b) o Soumission d’une formule déjà existante(c) o Soumission d’une composition textile déjà existante (d) o Soumission d’un nouvel emballage (e) o Soumission d’une nouvelle étiquette (f) o Soumission d’une nouvelle formule (g) o Soumission d’une nouvelle composition textile (h)

Ces soumissions seront directement liées au produit.




• Lorsque vous associez un emballage, une étiquette , une formule ou une composition textile à votre produit, vous pouvez retrouver celui-ci sur la fiche produit.

Liste des produits La liste des produits regroupe tous les produits soumis, quel que soit le référentiel concerné.

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1. Vous pouvez rechercher un ou des produits en particulier en utilisant le filtre principal.Vous pouvez également n’afficher que les produits relatifs à un référentiel en utilisant le filtre référentiel dans le tableau.

2. Tous vos produits labellisés ou en cours de labellisation sont listés, à l’exception de ceux qui sont archivés. Ces derniers sont disponibles en cliquant sur « produits archivés » au-dessus de la liste.

3. Vous retrouvez un produit par ligne et par référentiel. Si un produit est utilisé pour plusieurs référentiel (ex : cosmétique ECOCERT & Cosmos), il y a aura donc une ligne par référentiel.

4. Vous pouvez directement depuis cette page soumettre de nouveaux produits. 5. Vous pouvez exporter votre liste des produits sous plusieurs formats (CSV, xls, doc, html).




Traitement, modification, duplication, abandon

A. Traitement de votre soumission produit

Lorsque la soumission du produit a été traitée elle apparait :

1. sur votre page d’accueil dans la zone « VOS SOUMISSIONS TRAITEES DEPUIS LE … » 2. dans la liste des produits avec la date de traitement et l’état de conformité

En cliquant sur le produit traité, vous avez accès aux commentaires de votre chargé et à son statut.

B. Modification de votre soumission produit Après soumission à votre chargé d’affaires, certaines modifications peuvent être faites directement sur la soumission.

Si vous voulez modifier le référentiel et/ou le nom du fabricant et/ou le nom du distributeur, vous devez dupliquer le produit.

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des produits ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à modifier Etape 3 : Effectuer les modifications


C. Duplication d’un produit

La duplication permet de créer une nouvelle soumission à partir d’une ancienne Elle reprend l’ensemble des informations et pièces jointes. Cela permet par exemple de soumettre un même produit pour 2 référentiels différents (ECOCERT & COSMOS).

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des produits ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à dupliquer

Etape 3 : Cliquer sur Etape 4 : Effectuer les modifications


D. Abandon d’un produit

Pour abandonner définitivement un produit (plus de stock, plus de vente…)

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des produits ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à abandonner





Votre chargé d’affaires va recevoir votre demande d’abandon et pourra passer votre produit en archive.

Vous pouvez dupliquer un produit archivé.




Formules

Soumission d’une formule Avant de soumettre une formule, assurez-vous d’avoir soumis le produit ainsi que les ingrédients liés à la formule

1. Cliquer sur l’icône 2. Dans le menu déroulant, choisir « Formule » 3. Complétez les informations suivantes :

ETAPE 1 : Entrer le code de votre formule (code interne à votre entreprise) ETAPE 2 : Entrer le nom de la formule ETAPE 3 : Choisir le référentiel dans le menu déroulant ETAPE 4 : Choisir le type de formule ETAPE 5 : Si votre formule est destinée à un produit fini, sélectionnez « produit », si votre formule est un pré-mélange qui sera ensuite intégré dans une formule de produit fini, choisir « ingrédient » Remarque : Si vous choisissez « produit », vous devez avoir d’abord créé votre produit dans la liste des produits. Si vous choisissez « ingrédient » vous devez avoir créé d’abord votre ingrédient dans la liste des ingrédients. ETAPE 6 : En fonction de votre choix à l’étape 5, choisir l’ingrédient concerné dans la liste

déroulante ou chercher le(s) produit(s) à lier en cliquant sur . Il est possible de lier une formule à plusieurs produits (plus de détails P29). ETAPE 7 : Entrer le pourcentage d’introduction de l’ingrédient ainsi que sa fonction (si applicable)

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ETAPE 8 : Choisir les ingrédients préalablement déclarés en recherchant ( ) par code ingrédient, nom commercial, nom INCI/Chimique ou nom du fournisseur

ETAPE 9 : Cliquer sur pour ajouter l’ingrédient à la formule. Répéter les ETAPES 7 à 9 pour chaque ingrédient de la formule. ETAPE 10 : Une fois que votre formule est finalisée vous pouvez :

o Soit cliquer sur afin de visualiser les résultats et d’envoyer directement votre soumission à votre chargé d’affaires

o Soit modifier les pourcentages directement dans le tableau « composition de la formule » afin de les ajuster

o Soit modifier les fonctions de vos ingrédients directement dans le tableau « composition de la formule »

o Soit cliquer sur afin de simuler le calcul de votre formule et voir les résultats sans envoyer la demande à votre chargé d’affaires. Vous pouvez modifier la simulation autant de fois que vous le souhaitez et enregistrer les modifications

Si vous cliquez sur Simulation, vous devrez ensuite cliquer sur afin d’envoyer votre demande à votre chargé d’affaires. Dans le cas contraire, votre formule simulée sera automatiquement enregistrée dans vos formules simulées.

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Remarques

• Il est possible d’ajouter un commentaire pour votre chargé d’affaires dans la case « Commentaire »

• Il est possible d’éditer vos formules en PDF en cliquant sur l’icône • Si vous modifiez vos pourcentages ou les fonctions de vos ingrédients, vous pouvez avoir le

résultat prévisionnel de votre formule en cliquant sur

Pour que vos modifications soient bien prises en compte, il faut dans tous les cas obligatoirement

cliquer sur




• L’ETAPE 6 en détails : Lors de la recherche de produits à lier (étape 6), une fenêtre s’ouvre :

ETAPE 6.1 : Entrer un élément pour rechercher votre produit, par nom commercial, code Greenportal ou marque

ETAPE 6.2 : Choisir le ou les produits à lier en cliquant sur

ETAPE 6.3 : Si besoin, vous pouvez supprimer le lien avec un produit en cliquant sur ETAPE 6.4 : Cliquer sur OK pour fermer la fenêtre

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Liste des formules Les listes de formules regroupent toutes les formules, quel que soit le référentiel concerné.

1. Vous pouvez rechercher une ou des formules en particulier en utilisant le filtre principal

. Vous pouvez également n’afficher que les formules relatives à un référentiel en utilisant le filtre référentiel dans le tableau.

2. Les formules en cours sont dans le tableau, les formules qui ont été archivées sont disponibles en cliquant sur « formules archivées ». Les formules issues de l’outil de simulation sont disponibles en cliquant sur « formules simulées »

3. Vous retrouvez une formule par ligne. Si une formule est utilisée pour plusieurs produits ou référentiel (ex : cosmétique ECOCERT & Cosmos), il y a aura une ligne par produits / référentiel

4. Vous pouvez exporter votre liste des formules sous plusieurs formats (CSV, xls, doc, html)

Vous avez accès sur cette liste au statut de votre formule et à la date de traitement. La date de traitement correspond à la date à laquelle votre chargée d’affaires a traité votre dossier, cela ne signifie pas forcément que votre demande est validée.

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A. Traitement de votre soumission de formule

Lorsque la soumission d’une formule a été traitée elle apparait :

1. sur votre page d’accueil dans la zone « VOS SOUMISSIONS TRAITEES DEPUIS LE … » 2. dans la liste des formules avec la date de traitement et l’état de conformité

En cliquant sur la formule traitée, vous avez accès aux commentaires d’ECOCERT et à son statut. Lorsqu’une formule est traitée par votre chargée d’affaires, un PDF se génère automatiquement et est disponible au niveau des pièces jointes.

B. Modification de votre soumission de formule

Avant traitement par votre chargé d’affaire ou si le statut de votre formule est « en cours », vous pouvez apporter des modifications à votre formule :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des formules ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à modifier Etape 3 : Effectuer les modifications.


Après traitement par votre chargé d’affaires et si le statut de votre formule est différent de « en cours », votre formule ne peut plus être modifiée. Si vous souhaitez faire des modifications, vous devez dupliquer la formule.

Quel que soit le statut de votre formule, vous ne pouvez pas modifier le référentiel. Si vous voulez modifier le référentiel, vous devez faire une nouvelle soumission.

C. Duplication d’une formule

La duplication permet de créer une nouvelle soumission à partir d’une ancienne. Elle reprend l’ensemble des informations excepté les pièces jointes. Cela permet par exemple de soumettre une même formule pour 2 produits différents ou deux formules ayant des compositions très proches.

Lors d’une duplication, le référentiel ne peut pas être modifié.

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des formules ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à dupliquer





Etape 4 : Effectuer les modifications

Etape 5 : Cliquer sur si vous souhaitez conserver la formule

dupliquée dans les formules simulées ou cliquer sur si vous souhaitez faire parvenir votre nouvelle demande de formule à votre chargé d’affaires.

D. Abandon d’une formule

Pour abandonner définitivement une formule :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des formules ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à abandonner


Votre chargé d’affaires va recevoir votre demande d’abandon et pourra passer votre formule en archive.




Étiquettes et documents de communication

Soumission d’une étiquette ou d’un document de communication Avant de soumettre un tel document, assurez-vous d’avoir soumis au moins un produit lié. Il est préférable de faire une soumission par type de documents (distinguer étiquettes et étuis) et par volume.

1. Cliquer sur l’icône située en haut à droite de la page d’accueil 2. Dans le menu déroulant, choisir « Etiquette et documents de communication » 3. Complétez les informations suivantes

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ETAPE 1 : Choisir le référentiel dans le menu déroulant ETAPE 2 : Choisir le type de document à l’aide du menu déroulant. Dans le cas d’un document de communication, préciser son type dans le 2ème menu déroulant qui s’affiche :

ETAPE 3 : Décrire le document soumis. Cette description apparaitra dans votre liste des étiquettes et documents de communication.

ETAPE 4 : Choisir le(s) produit(s) lié(s) en cliquant sur . Vous pouvez associer la même étiquette à plusieurs produits (ex : étiquette générique). Pour les documents de communication, il n’est pas obligatoire de lier un ou plusieurs produits contrairement aux étiquetages. ETAPE 5 : Lorsque vous avez noué un partenariat avec un sous-traitant ou lorsque vous êtes vous-même sous-traitant pour le compte d’un donneur d’ordre, cocher cette case pour pouvoir partager avec votre partenaire les étiquettes des produits que vous gérez en commun avec eux.

ETAPE 6 : Cliquer sur l’icône afin de joindre les documents nécessaires à la validation des visuels (Etuis, étiquettes, notice, présentoir…)

ETAPE 7 : Cliquer sur afin d’envoyer votre soumission à votre chargé d’affaires.


Remarques

• Il est possible d’ajouter un commentaire pour votre chargé d’affaires dans la case « Commentaires »








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Liste des étiquettes et documents de communication

1. Vous pouvez rechercher un ou des documents en particulier en utilisant le filtre principal . Vous pouvez également n’afficher que les documents relatifs à un référentiel en utilisant le filtre référentiel dans le tableau.

2. Les documents en cours sont dans le tableau, les documents qui ont été archivés sont disponibles en cliquant sur « Documents archivées »

3. Si un document est utilisé pour plusieurs produits, il n’y aura qu’une ligne dans le tableau. Par contre, si un document est utilisé pour plusieurs référentiel (ex : cosmétique ECOCERT & Cosmos), il y a aura une ligne par référentiel.

4. Vous pouvez exporter votre liste de documents sous plusieurs formats (CSV, xls, doc, html) 5. Vous pouvez soumettre un nouveau document directement depuis cette page.

Vous avez accès sur cette liste au statut de votre document et à la date de traitement, ainsi qu’aux produits associés à chaque document. La date de traitement correspond à la date à laquelle votre chargée d’affaires a traité votre dossier, cela ne signifie pas forcément que votre demande est validée.

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Traitement, modification, duplication, abandon A. Traitement de votre soumission d’étiquette et documents de communication

Lorsque la soumission d’un tel document a été traitée, elle apparait :

1. sur votre page d’accueil dans la zone « VOS SOUMISSIONS TRAITEES DEPUIS LE … » 2. dans la liste des étiquettes et documents de communication avec la date de traitement et

l’état de conformité

En cliquant sur le document traité, vous avez accès aux commentaires d’ECOCERT et à son statut. Veuillez noter qu’il n’y a plus de tampon sur vos documents validés. Le statut de la soumission concerne tous les documents attachés à la soumission.

Cas particulier :

Si vous êtes engagés pour une certification selon les référentiels ECOCERT ou COSMOS en cosmétiques et que vous avez signé l’engagement pour les supports de communication (F373), la vérification de la conformité de votre document de communication ne sera réalisée que lorsque le document aura fait l’objet d’un prélèvement lors de l’audit. Les documents soumis non validés resteront dans un statut « En cours ».

B. Modification d’une soumission d’étiquette et document de communication

Avant traitement par votre chargé d’affaire vous pouvez apporter des modifications à votre soumission :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des étiquettes et documents de communication ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à modifier Etape 3 : Effectuer les modifications


Après traitement par votre chargé d’affaire et si le statut de votre soumission est « en cours » ou « non conforme », vous pouvez apporter des modifications à votre soumission en créant une nouvelle version

par un clic sur le bouton puis en suivant les étapes décrites précédemment.

Après traitement par votre chargé d’affaires, si le statut de votre soumission est « conforme », votre demande ne peut plus être modifiée (excepté pour ajouter ou supprimer des produits liés ou pour ajouter un commentaire). Si vous souhaitez faire des modifications, vous devez dupliquer votre demande de soumission.

Si vous souhaitez modifier le référentiel, vous devez faire une duplication de votre soumission.

Les anciennes versions de vos soumissions sont disponibles dans « Documents archivées ».




C. Duplication d’une étiquette et document de communication

La duplication permet de créer une nouvelle soumission à partir d’une ancienne Elle reprend l’ensemble des informations exceptées les pièces jointes. Cela permet par exemple de soumettre un nouveau volume pour un même produit.

Lors d’une duplication, le référentiel peut être modifié mais les produits liés seront alors supprimés.

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste de documents ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à dupliquer



D. Abandon d’une étiquette ou d’un document de communication

Pour abandonner définitivement une étiquette ou un document de communication :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des étiquettes et documents de communication ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à abandonner


Votre chargé d’affaires va recevoir votre demande d’abandon et pourra passer votre soumission en archive.




Matériau d’emballages

Soumission d’un matériau d’emballage

1. Cliquer sur l’icône située en haut à droite de la page d’accueil 2. Dans le menu déroulant, choisir « Matériau d’emballage » 3. Complétez les informations suivantes

ETAPE 1 : Choisir le référentiel dans le menu déroulant ETAPE 2 : Décrire les caractéristiques du et des emballages soumis. Cette description apparaitra dans votre liste des emballages.

ETAPE 3 : Choisir le(s) produit(s) lié(s) en cliquant sur . Vous pouvez associer un emballage à plusieurs produits.

ETAPE 4 : Cliquer sur l’icône afin de joindre les documents nécessaires à la validation des emballages (fiches techniques, dessins techniques, attestations…) ETAPE 5 : Lorsque vous avez noué un partenariat avec un sous-traitant ou lorsque vous êtes vous-même sous-traitant pour le compte d’un donneur d’ordre, cocher cette case pour pouvoir partager avec votre partenaire les emballages des produits que vous gérez en commun avec eux.

ETAPE 6 : Cliquer sur afin d’envoyer votre soumission à votre chargé d’affaires

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Remarques



o ETAPE 3.1 : Entrer un élément pour rechercher votre produit, par nom commercial,

code Greenportal ou marque

o ETAPE 3.2 : Choisir le ou les produits à lier en cliquant sur o ETAPE 3.3 : Si besoin, vous pouvez supprimer le lien avec un produit en cliquant sur

o ETAPE 3.4 : Cliquer sur OK pour fermer la fenêtre

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Liste des emballages

1. Vous pouvez rechercher un ou des emballages en particulier en utilisant le filtre principal . Vous pouvez également n’afficher que les emballages relatifs à un référentiel en utilisant le filtre référentiel dans le tableau.

2. Les emballages en cours sont dans le tableau, les emballages qui ont été archivés sont disponibles en cliquant sur « emballages archivés »

3. Si un emballage est utilisé pour plusieurs produits, il n’y aura qu’une ligne dans le tableau. Par contre, si un emballage est utilisé pour plusieurs référentiel (ex : cosmétique ECOCERT & Cosmos), il y a aura une ligne par référentiel.

4. Vous pouvez exporter votre liste des emballages sous plusieurs formats (CSV, xls, doc, html) 5. Vous pouvez soumettre un nouvel emballage directement depuis cette page.

Vous avez accès sur cette liste au statut de votre emballage et à la date de traitement ainsi qu’aux produits associés à chaque emballage. La date de traitement correspond à la date à laquelle votre chargée d’affaires a traité votre dossier, cela ne signifie pas forcément que votre demande est validée.

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Traitement, modification, duplication, abandon A. Traitement de votre soumission d’emballage

Lorsque la soumission d’un emballage a été traitée elle apparait :

1. sur votre page d’accueil dans la zone « VOS SOUMISSIONS TRAITEES DEPUIS LE … » 2. dans la liste des emballages avec la date de traitement et l’état de conformité

En cliquant sur l’emballage traité, vous avez accès aux commentaires d’ECOCERT et à son statut. Veuillez noter qu’il n’y a plus de tampon sur vos emballages validés. Le statut de la soumission concerne tous les documents attachés à la soumission.

B. Modification d’une soumission d’emballage

Avant traitement par votre chargé d’affaire vous pouvez apporter des modifications à votre soumission d’étiquette :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des emballages ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à modifier Etape 3 : Effectuer les modifications


Après traitement par votre chargé d’affaire et si le statut de votre soumission est « en cours » et « non conforme », vous pouvez apporter des modifications à votre soumission d’emballage en créant une

nouvelle version par un clic sur le bouton puis en suivant les étapes décrites précédemment.

Après traitement par votre chargé d’affaires, si le statut de votre soumission est « conforme », votre demande ne peut plus être modifiée (excepté pour l’ajout ou la suppression de produit). Si vous souhaitez faire des modifications, vous devez dupliquer votre demande de soumission d’emballage.

Si vous souhaitez modifier le référentiel, vous devez faire une duplication de votre soumission d’emballage.

Les anciennes versions de vos soumissions d’emballage sont disponibles dans « Emballages archivés »




C. Duplication d’un emballage

La duplication permet de créer une nouvelle soumission à partir d’une ancienne Elle reprend l’ensemble des informations exceptées les pièces jointes. Cela permet par exemple de soumettre un emballage déjà existant et validé pour de nouveaux produits.

Lors d’une duplication, le référentiel peut être modifié mais les produits liés seront alors supprimés.

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des emballages ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à dupliquer



D. Abandon d’un emballage

Pour abandonner définitivement un emballage et donc toutes les pièces jointes associées (plus de stock d’emballage et/ou de produit conditionné):

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des emballages ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à abandonner






Produits de nettoyage

Soumission d’un produit de nettoyage

3. Cliquer sur l’icône située en haut à droite de la page d’accueil 4. Dans le menu déroulant, choisir « Produit de nettoyage » 4. Complétez les informations suivantes

ETAPE 1 : Choisir le référentiel dans le menu déroulant ETAPE 2 : Préciser le nom commercial, votre code interne, le nom du fournisseur, la nature du produit et ses conditions d’utilisation

ETAPE 3 : Cliquer sur l’icône afin de joindre les documents nécessaires à la validation du produit de nettoyage (fiche technique, fiche de données de sécurité, questionnaire…)

ETAPE 4 : Cliquer sur afin d’envoyer votre soumission à votre chargé d’affaires


Remarque


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Liste des produits de nettoyage

1. Vous pouvez rechercher un ou des produits de nettoyage en particulier en utilisant le filtre principal

Vous pouvez également n’afficher que les produits de nettoyage relatifs à un référentiel en utilisant le filtre référentiel dans le tableau.

2. Les produits de nettoyage en cours sont dans le tableau, les produits de nettoyage qui ont été archivés sont disponibles en cliquant sur « produits de nettoyage archivés »

3. Vous avez une ligne par produit de nettoyage 4. Vous pouvez exporter votre liste des produits de nettoyage sous plusieurs formats (CSV, xls, doc, html) 5. Vous pouvez soumettre un nouveau produit de nettoyage directement depuis cette page.

Vous avez accès sur cette liste au statut de votre produit de nettoyage et à la date de traitement. La date de traitement correspond à la date à laquelle votre chargée d’affaires a traité votre dossier, cela ne signifie pas forcément que votre demande est validée.

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Traitement, modification, duplication, abandon A. Traitement de votre soumission de produit de nettoyage

Lorsque la soumission d’un produit de nettoyage a été traitée elle apparait :

1. sur votre page d’accueil dans la zone « VOS SOUMISSIONS TRAITEES DEPUIS LE … » 2. dans la liste des produits de nettoyage avec la date de traitement et l’état de conformité

En cliquant sur le produit de nettoyage traité, vous avez accès aux commentaires d’ECOCERT et à son statut.

B. Modification d’une soumission de produit de nettoyage

Avant traitement par votre chargé d’affaire vous pouvez apporter des modifications à votre soumission de produit de nettoyage :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des produits de nettoyage ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à modifier Etape 3 : Effectuer les modifications


Après traitement par votre chargé d’affaire et si le statut de votre soumission est « en cours » et « non conforme », vous pouvez apporter des modifications à votre soumission.

Après traitement par votre chargé d’affaires ou si le statut de votre soumission est « conforme », votre demande ne peut plus être modifiée. Si vous souhaitez faire des modifications, vous devez dupliquer votre demande de soumission de produit de nettoyage.

Si vous souhaitez modifier le référentiel, vous devez faire une duplication de votre soumission de produit de nettoyage.

C. Duplication d’un produit de nettoyage

La duplication permet de créer une nouvelle soumission à partir d’une ancienne. Elle reprend l’ensemble des informations exceptées les pièces jointes.

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des produits de nettoyage ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à dupliquer






D. Abandon d’un produit de nettoyage

Pour abandonner définitivement une soumission de produit de nettoyage :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des produits de nettoyage ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à abandonner






Matières premières textile

Soumission d’une matière première textile

1. Cliquer sur l’icône située en haut à droite de la page d’accueil 2. Dans le menu déroulant, choisir « Matière première textile »

3. Pour toute nouvelle « Matière première textile » :

ETAPE 1 : Entrer le code matière première/ accessoire / intrant (code interne à votre entreprise)

ETAPE 2 : Entrer la composition de votre matière textile, le type d’accessoire ou votre catégorie d’intrants. Pour les accessoires, préciser la composition dans « commentaires », pour les intrants, vous pouvez préciser l’étape de fabrication dans « commentaires ».

ETAPE 3 : Choisir le référentiel dans le menu déroulant

ETAPE 4 : Choisir le type de Matière première textile

• AJOUTER UNE MATIERE PREMIERE (CERTIFIEE BIOLOGIQUE OU NON CERTIFIEE)

Concerne : � Les matières premières issues de l’agriculture biologique � Les matières premières non biologiques entrant dans la composition principale

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Etape A : Cliquer sur Etape B : Compléter le nom du fournisseur Etape C : Compléter le nom de la matière première Etape D : Compléter le nom de son organisme de certification si applicable Etape E : Compléter le référentiel selon lequel votre matière première est certifiée si applicable Etape F : Compléter si la matière première est certifiée Oekotex Etape G : Compléter la date de validité du certificat biologique de votre fournisseur si applicable

Etape H : Cliquer sur l’icône pour ajouter une ou plusieurs pièces jointes (certificats, …). Etape I : Cliquer sur l’icône sur la gauche pour lier cette référence à la matière première en

cours de soumission

• AJOUTER UN ACCESSOIRE

Etape A : Cliquer sur Etape B : Compléter le nom du fournisseur Etape C : Compléter le nom de l’accessoire Etape D : Compléter si l’accessoire est certifié Oekotex en précisant selon quelle classe

Etape E : Cliquer sur l’icône pour ajouter une ou plusieurs pièces jointes (certificats, …). Etape F : Cliquer sur l’icône sur la gauche pour lier cette référence à la matière première en

cours de soumission




• AJOUTER UN INTRANT / AUXILIAIRE

Concerne l’ensemble des produits chimiques utilisés.

Etape A : Cliquer sur Etape B : Compléter le nom du fournisseur Etape C : Compléter le nom commercial associé du produit chimique à déclarer

Etape D : Cliquer sur l’icône pour ajouter une ou plusieurs pièces jointes. Il est obligatoire de joindre la fiche de données et sécurité, la liste positive GOTS ou l’attestation d’absence de métaux lourds en fonction du produit chimique déclaré

Etape E : Cliquer sur l’icône sur la gauche pour lier cette référence à la matière première en cours de soumission

Pour ajouter un couple fournisseur/nom commercial à la matière première en cours de soumission (même Nom Chimique et même code ingrédient) reprendre le processus depuis l’ETAPE 4.

Pour supprimer un couple fournisseur/nom commercial, cliquez sur l’icône Pour afficher le détail d’un couple fournisseur/nom commercial, cliquez sur l’icône




ETAPE 5 : Après avoir ajouté tous les couples fournisseur / nom commercial liés à cette matière

première, cliquer sur VOTRE SOUMISSION A BIEN ETE PRISE EN COMPTE LORSQUE CETTE FENETRE S’AFFICHE :

Remarque

Il est possible d’ajouter un commentaire pour votre chargé d’affaires dans la case « Commentaires »




Liste des matières premières textile La liste des matières premières textile regroupe toutes les matières premières textile soumises quel que soit le référentiel concerné.

1. Vous pouvez rechercher une ou des matières premières textile en particulier en utilisant le

filtre principal . Vous pouvez également n’afficher que les matières premières textile relatives à un référentiel en utilisant le filtre référentiel dans le tableau.

2. Les matières premières textile en cours sont dans le tableau, les matières premières textile qui ont été archivées (abandons…) sont disponibles en cliquant sur « matières premières/ accessoires/ Intrants archivé(e)s »

3. Vous retrouvez une matière première textile par ligne. Si une matière première textile est utilisée pour plusieurs référentiels (ex : GOTS & OCS), il y a aura une ligne par référentiel

4. Vous pouvez directement depuis cette page soumettre de nouvelles matières premières textile 5. Vous pouvez exporter votre liste des matières premières textile sous plusieurs formats (xls,

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Traitement, modification, duplication, archivage, abandon

F. Traitement de votre soumission de matière première textile

Lorsque la soumission de la matière première textile a été traitée elle apparait :

1. sur votre page d’accueil dans la zone « VOS SOUMISSIONS TRAITEES DEPUIS LE … » 2. dans la liste des matières premières textile avec la date de traitement et l’état de conformité

En cliquant sur la matière première textile traitée, vous avez accès aux commentaires d’ECOCERT ainsi qu’à son statut.

G. Modification de votre soumission de matière première textile

Pour modifier votre soumission :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des matières premières textile ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à modifier Etape 3 : Effectuer les modifications soit sur la matière première textile générique, soit sur les couples fournisseur/nom commercial (dans ce dernier cas, cliquer sur du couple correspondant, effectuer les modifications dans la fenêtre qui s’ouvre et cliquer sur

)

Après traitement par votre chargé d’affaires les champs grisés ne sont plus modifiables.

H. Duplication d’une matière première textile

La duplication permet de créer une nouvelle soumission à partir d’une ancienne. Elle reprend l’ensemble des informations et pièces jointes. Cela permet par exemple de soumettre une même matière première textile pour 2 référentiels différents (GOTS & ERTS).

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des matières premières textile ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à dupliquer

Etape 3 : Cliquer sur Etape 4 : Effectuer les modifications.


I. Abandon d’un couple {fournisseur / nom commercial}




Pour abandonner un couple {fournisseur / nom commercial} :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des matières premières textile ou à partir de l’accueil


Etape 3 : sélectionner le couple {fournisseur / nom commercial} en cliquant sur l’icône

Etape 4 : cliquer sur

Votre chargé d’affaires va recevoir votre demande d’abandon pour ce couple et pourra le passer en archive.

J. Abandon d’une matière première textile et de tous ses couples

Pour abandonner définitivement une matière première textile ainsi que ses couples :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des matières premières textile ou à partir de l’accueil


Etape 3 : cliquer sur et confirmer votre abandon.

Votre chargé d’affaires va recevoir votre demande d’abandon et pourra passer votre matière première textile ainsi que ses couples en archive.

- Pour accéder à la liste des matières premières textile archivées cliquez sur « matières premières/

accessoires/ Intrants archivé(e)s» en haut de votre liste des matières premières textile. - Vous pouvez dupliquer une matière première textile archivée.




Composition Textile

Soumission d’une composition textile Avant de soumettre une composition, assurez-vous d’avoir soumis le produit ainsi que les matières premières et accessoires liés à la formule

4. Cliquer sur l’icône 5. Dans le menu déroulant, choisir « Composition textile » 6. Complétez les informations suivantes :

ETAPE 1 : Entrer le code de votre composition (code interne à votre entreprise) ETAPE 2 : Entrer le nom de la composition ETAPE 3 : Choisir le référentiel dans le menu déroulant ETAPE 4 : Préciser la composition principale ETAPE 5 : Relier votre composition à un produit. (Celui-ci doit avoir été créé au préalable).

Chercher le(s) produit(s) à lier en cliquant sur . Il est possible de lier une composition à plusieurs produits (plus de détails en page 60). ETAPE 6 : Entrer le pourcentage d’introduction de la matière première si applicable

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ETAPE 7 : Choisir les matières premières & accessoires préalablement déclarés en recherchant

( ) par code matière première/accessoire, nom commercial, composition ou nom du fournisseur

ETAPE 8 : Cliquer sur pour ajouter la matière première à la composition. Répéter les ETAPES 6 à 8 pour chaque matières premières & accessoires de la composition. ETAPE 9 : Une fois que votre composition est finalisée vous pouvez :

o Soit cliquer sur afin de visualiser les résultats et d’envoyer directement votre soumission à votre chargé d’affaires

o Soit modifier les pourcentages directement dans le tableau « composition de la formule » afin de les ajuster


Remarques

• Il est possible d’ajouter un commentaire pour votre chargé d’affaires dans la case

« Commentaire » ou d’ajouter une pièce jointe (ex : fiche produit,…) en cliquant sur l’icône

• Il est possible d’éditer vos compositions textile en PDF en cliquant sur l’icône

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L’ETAPE 5 en détails : Lors de la recherche de produits à lier (étape 5), une fenêtre s’ouvre :




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Liste des compositions textile Les listes des compositions textile regroupent toutes les compositions, quel que soit le référentiel concerné.

1. Vous pouvez rechercher une ou des compositions textile en particulier en utilisant le filtre

principal . Vous pouvez également n’afficher que les compositions textile relatives à un référentiel en utilisant le filtre référentiel dans le tableau.

2. Les compositions textile en cours sont dans le tableau, les compositions textile qui ont été archivées sont disponibles en cliquant sur « compositions textile archivées ».

3. Vous retrouvez une composition textile par ligne. Si une composition textile est utilisée pour plusieurs produits ou référentiel (ex : GOTS & OCS), il y a aura une ligne par produits / référentiel

4. Vous pouvez exporter votre liste des compositions textile sous plusieurs formats (CSV, xls, doc, html)

5. Vous avez accès sur cette liste au statut de votre composition textile et à la date de traitement. La date de traitement correspond à la date à laquelle votre chargée d’affaires a traité votre dossier, cela ne signifie pas forcément que votre demande est validée.

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E. Traitement de votre soumission de composition textile

Lorsque la soumission d’une composition textile a été traitée elle apparait :

1. sur votre page d’accueil dans la zone « VOS SOUMISSIONS TRAITEES DEPUIS LE … » 2. dans la liste des compositions textile avec la date de traitement et l’état de conformité

En cliquant sur la composition textile traitée, vous avez accès aux commentaires d’ECOCERT et à son statut. Lorsqu’une composition textile est traitée par votre chargée d’affaires, un PDF se génère automatiquement et est disponible au niveau des pièces jointes.

F. Modification de votre soumission de composition textile

Avant traitement par votre chargé d’affaire ou si le statut de votre composition textile est « en cours », vous pouvez apporter des modifications à votre composition textile :

Etape 1 : Retrouver la composition textile à partir de votre liste des compositions textile ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à modifier Etape 3 : Effectuer les modifications.


Après traitement par votre chargé d’affaires et si le statut de votre composition textile est différent de « en cours », votre composition textile ne peut plus être modifiée. Si vous souhaitez faire des modifications, vous devez dupliquer la composition textile.

Quel que soit le statut de votre composition textile, vous ne pouvez pas modifier le référentiel. Si vous voulez modifier le référentiel, vous devez faire une nouvelle soumission.

G. Duplication d’une composition textile

La duplication permet de créer une nouvelle soumission à partir d’une ancienne. Elle reprend l’ensemble des informations excepté les pièces jointes. Cela permet par exemple de soumettre une même composition textile pour 2 produits différents ou deux compositions textile ayant des compositions très proches.

Lors d’une duplication, le référentiel ne peut pas être modifié.




Etape 1 : Retrouver la composition textile à partir de votre liste des compositions textile ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à dupliquer


Etape 5 : Cliquer sur si vous souhaitez faire parvenir votre nouvelle demande de formule à votre chargé d’affaires.

H. Abandon d’une composition textile

Pour abandonner définitivement une composition textile :

Etape 1 : Retrouver la soumission à partir de votre liste des compositions textile ou à partir de l’accueil Etape 2 : Cliquer sur la soumission à abandonner


Votre chargé d’affaires va recevoir votre demande d’abandon et pourra passer votre composition textile en archive.

Date post:	14-Mar-2022
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