Guide rapide

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Petit Guide Rapide du jeu de cartes

“Modèle de Changement d’Organisation”

v1.0

Rédacteur : Olivier Lafontan

Traduction : Yannick Quenec’hdu

Date : 29 juin 2010

Modèle de changement d’organisation

Modèle de changement d’organisation - Guide pratique 1

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Contenu

Introduction 3

Description de l’approche 4

Le jeu de cartes de gestion du changement : Les 8 étapes du Modèle de Changement de Kotter 5

Le contexte 5

De quoi se compose ce jeu de cartes ? 7

Comment utiliser ce jeu de cartes ? 10

Évaluer où vous en êtes 10

Planifier vos Releases 11

Comment ? 13

Planifier vos sprints / itérations 14

Effectuez vos sprints / itérations 16

Démontrer vos progrès 16

Raffiner votre façon de travailler (inspection et adaptation) 16

Revisiter votre plan de Releases 17

Pour conclure 18

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Modèle de changement d’organisation - Guide pratique 2

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IntroductionLe principal objectif de ce guide est de supporter les gens qui veulent essayer d’utiliser ce modèle d’aide au changement. J'ai présenté cette approche pour la première fois à la conférence Agile France en juin 2010, et à ce moment-là, je ne disposais d’aucune documentation à fournir aux participants de la session.

Ce guide représente la première partie de la documentation accompagnant la méthode, et j’espère qu’elle vous apportera un moyen d’utiliser ce jeu de cartes d’une manière simple.

Je travaille également sur une forme plus exhaustive de documentation qui ira beaucoup plus loin plus dans le détail de chaque carte et pour chacun des jeux; j’y explore la logique de chaque carte ainsi que la meilleure façon et les meilleurs moments de les utiliser.

Comme toujours, vous pouvez m’adresser vos retours d'expérience et commentaires si vous pensez qu'il manque quelque chose ou que plus d’information est requise.

Vous pouvez me contacter par courriel : olafontan@leanpizza.net ou visiter mon site http://leanpizza.net/?page_id=63 pour laisser un commentaire.

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Description de l’approcheLa plupart des personnes expérimentées en transitions vers les méthodes Agile adhèrent au fait que cela représente un changement culturel pour les entreprises et les groupes qui s’engagent sur cette voie: il ne s’agit pas seulement de “Faire de l’Agile”, mais également d’atteindre les coeurs et les esprits des personnes impliquées ou impactées par un tel changement, et de faire en sorte que ces nouveaux comportements s’installent dans la durée.

Dans les faits, “Faire de l’Agile” n’est pas en soit la partie principale de la transition vers Agile. Le fait crucial consiste à amener et a motiver les personnes impliquées à le faire. La mise en place de comportements agiles se niche au coeur de la transformation d’entreprise: instaurer ces comportements sans porter attention au plus large programme de changement est une erreur.

Dans cette optique, le modèle que je propose se compose de 2 parties distinctes :

•Premièrement : Comment mettre en place une initiative de changement réussie•Deuxièmement : Comment faire de l’agile dans ce contexte positif

Ce premier document étant un guide rapide, je n’expliquerais pas toutes les cartes en détail. Je vais plutôt mettre l’accent sur la meilleure manière d’utiliser les jeux de cartes, à quels moments et avec qui.

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Le jeu de cartes de gestion du changement : Les 8 étapes du Modèle de Changement de Kotter Le contexte

Le jeu de cartes que je propose est largement inspiré du travail publié par John P. Kotter (voir le site suivant pour plus de détails et concernant l’ensemble de sa biographie : http://drfd.hbs.edu/fit/public/facultyInfo.do?facInfo=ovr&facId=6495)

Vous trouverez quelques sites en français, tels que Wikipedia (http://fr.wikipedia.org/wiki/John_Kotter). Il est malheureusement peu connu en France, inversement aux USA, il est reconnu comme un gourou du leadership (sondage effectué auprès de 504 entreprises).

Vous trouverez ici le livre “Leading Change” (en anglais) : http://www.amazon.com/Leading-Change-John-P-Kotter/dp/0875847471/ref=sr_1_1?ie=UTF8&s=books&qid=1276698129&sr=8-1. Kotter y décrit les 8 étapes à suivre pour un changement réussi.

Dans ce modèle, il y a 8 étapes que les entreprises / organisations / groupes / équipes devraient suivre pour assurer une transition couronnée de succès. Ces huit étapes sont les suivantes :

■ Créer un sentiment d'urgence

■ Former une Coalition

■ Développer une vision et une stratégie

■ Communiquer cette vision

■ Responsabiliser les collaborateurs pour une action à grande échelle

■ Démontrer des résultats positifs à court terme

■ Consolider et bâtir sur les premiers résultats pour accélérer les changements

■ Ancrer les nouvelles pratiques dans la culture de l’entreprise

Le livre lui-même est très bien écrit et je conseille à toutes les personnes impliquées dans une forme ou une autre de transformation d’entreprise de le lire.

Je travaille sur les transitions vers les méthodes Agile depuis assez longtemps pour reconnaître un certain nombre de schémas positifs et négatifs familiers

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dans ce que John Kotter décrit. En ce sens, pourquoi essayer de réinventer la roue lorsque vous pensez l’avoir trouvé ? Donc, mon premier outil est basé sur le travail de John Kotter.

Toutefois, vous pouvez lire quelque chose qui entre en résonance avec vous, il n'est pas toujours facile de l’utiliser dans votre contexte immédiat. C'est là que mon jeu de cartes intervient.

Ce premier outil représente les 8 étapes du modèle de Kotter dans un format jeu de cartes. Ces cartes sont séquencées et organisées suivant un ordre logique, de telle manière que chacune des cartes représente un critère d'acceptation positif pour le changement. (un critère d’acceptation est un comportement ou un état que nous nous attendons à voir démontrer). La réponse à un critère d’acceptation sur une carte est un booléen (Oui / Non), et à chaque fois qu’une réponse à l’un de ces critères d’acceptation est “Non”, cela signifie qu’il y a encore du travail à faire pour progresser vers le succès.

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De quoi se compose ce jeu de cartes ?

Le jeu de cartes est constitué de 95 cartes dans cette première version

Vous pouvez télécharger le jeu à découper à l’adresse suivante : http://leanpizza.net/? page_id=63.

Il y 8 thèmes, chacun d’eux représente une des 8 étapes de la méthode Kotter et chaque thème est un code de couleur pour facilité l’utilisation pour le tri des cartes. Chaque carte est également numérotée dans ce même but.

La couleur rosâtre est pour la première étape : Créer un sentiment d'urgence

La couleur orange est utilisée pour la seconde étape : Former une coalition

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Le vert est pour la troisième étape : Développer une vision et une stratégie

Le pourpre constitue l’étape quatre : Communiquer cette vision

Le marron nous emmène à l’étape cinq : Responsabiliser les collaborateurs pour une action à grande échelle

Avec le bleu indigo vient l’étape six : Démontrer des résultats positifs à court terme

Avec la carte rouge, nous passons à l’étape sept : Consolider et bâtir sur les premiers résultats pour accélérer les changements

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Avec le bleu foncé, on termine avec l’étape 8 : Ancrer les nouvelles pratiques dans la culture de l’entreprise

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Comment utiliser ce jeu de cartes ?

Le diagramme ci-dessous donne une idée de quand et comment ce jeu de cartes est destiné à être utilisé.

Évaluer où vous en êtes

Si vous avez déjà commencé votre initiative de changement, ce jeu va vous permettre d‘évaluer rapidement où vous vous situez par rapport au modèle.

Voici une façon simple de le mettre en oeuvre (vous pouvez le faire avec un tableau blanc ou des feuilles de paperboard ou tout simplement sur un mur). Pour créer les exemples proposés à la suite, j’ai utilisé un magicwhiteboard, car les feuilles sont statiques et il est facile d’y déplacer les cartes.

a) Écrire “Pass?” (qui est la question que nous nous posons) en haut de votre espace de travail et créer 2 colonnes, une pour “Non” et une autre pour “Oui”.

Ceci va vous permettre de prendre chaque carte dans l'ordre et de vous poser la question suivante: “Est-ce que je passe les critères d'acceptation / avec l'état qui est décrit sur la carte?" (OUI / NON)

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b) Prenez le jeu de cartes, lisez le contenu des cartes l’unes après l’autre, et essayez de répondre à la question suivante : “est -ce que je p a s s e l e s c r i t è r e s d'acceptation / avec l'état qui est décrit sur la

carte?" (OUI / NON)

Positionner / coller les cartes dans la colonne selon la réponse que vous avez apportée à la q u e s t i o n ( c o m m e indiqué au dessus)

Faites cela pour toutes les cartes du paquet. À la fin , vous devr iez obtenir quelque chose

qui est semblable à l’image de gauche.

À Noter: Si vous obtenez une distribution ressemblant à celle de cette image, c'est un signe que vous avez certainement délaissé les bases de votre transition vers Agile (selon Kotter). Si vous êtes dans cette configuration, vous avez certainement des difficultés a obtenir les résultats que vous souhaitez.

Planifier vos Releases

À ce stade, l’exercice nous permet d'apprécier le travail qui a été fait jusqu'à p r é sen t , e t c e b i en entendu, ce qu’il reste à faire.De ce fait, les car tes r e s t a n t e s à g a u c h e deviennent notre backlog d’éléments à travailler. Cela va nous être utile lors

de notre prochaine étape, de planning.

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La photo ci-dessous montre un moyen simple et rapide de grouper les cartes en releases pour cette étape.

• Release 1 lorsque tous les critères d'acceptation pour l'étape 1 sont passés.• Release 2 lorsque tous les critères d'acceptation pour l'étape 2 sont passés. • Release 3 lorsque ... etc.

Si vous pensez qu'il y a d'autres façons de regrouper ces cartes en releases, n'hésitez pas à expérimenter, et faites moi savoir vos résultats.

a) Préparer votre ligne de temps

Rien de bien compliqué ici, voici un exemple simple et faci le pour commencer. Assurez-vous simplement que votre ligne de temps commence

aujourd'hui !

b) Positionner vos releases sur la ligne de temps

Si vous êtes au tout début de votre initiative de changement, vous pouvez probablement positionner votre première et seconde Release.

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En effet, au début vous pouvez travailler sur les phases “Création d'un sentiment d'urgence” et la “ Formation de la Coalition”.

Pour planifier les releases suivantes, il est nécessaire de le faire avec les membres de la Coalition, que vous n’avez peut être pas encore.

Comment ?

Regardez les cartes de chaque étape et estimez la complexité pour passer chaque critère d'acceptation. Quelles sont les tâches que vous devez effectuer, combien de réunions auriez-vous besoin de faire, combien de personnes avez-vous besoin de faire participer, certaines tâches nécessiteront -elles des délais dans leur réalisation...

Une fois de plus, pas besoin d'aller dans l'extrême quand il s'agit d'estimation. Vous pourriez passer des mois a essayer d’estimer tous les détails et cela resterait imparfait. Au contraire, démarrez avec une ligne de temps avec laquelle “vous vous sentez confortable”, sans en être sur a 100%.

C) Quand vos releases 1 et 2 sont / seront terminées, refaites l'exercice de planification avec les membres de la coalition que vous aurez aidés à créerÀ A ce moment-là, vous devriez obtenir un plan ressemblant à celui-ci :

Mais avant d’avoir une planification tels que présentée au dessus, vous devrez préalablement travailler sur les deux premières releases. Ce qui nous amène à la manière de planifier le contenu d’une release, a savoir, comment commencer à travailler sur la transformation.

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Planifier vos sprints / itérations

Découper en petite pé r iode de temps c o n s t a n t e v o t r e c a l e n d r i e r g l o b a l . P o s i t i o n n e r s e s périodes de temps sur votre calendrier ou vos releases. Vous pourrez ainsi apprécier l’effort à réaliser pour chacune d’elle.

Dans mon exemple, ici à g a u c h e , m o n calendrier global a été divisé en trimestre. J'ai

décidé de découper chaque trimestre en trois intervalles d'un mois chacune.

Pour commencer à utiliser le jargon Agile, appelons ces boîtes de temps Sprints ou itérations.

Vous pouvez faire ce choix, si vous savez que vous voulez faire de la transition soit vers Scrum ou vers XP dans votre entreprise. L’objectif est que la terminologie soit utilisée par vos équipes par la suite.

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Bien que pour un projet de développement de logiciel, je préfère des S p r i n t s d e d e u x semaines, je trouve une durée de 1 mois plus appropriée au travail de transition d’organisation.

Vous pouvez également prendre en compte la taille de l'organisation / groupe / l'équipe que v o u s e s s a y e z d e transformer. Dans le cas d e t r è s g r a n d e s structures, la ligne de temps sera longue et la durée des Sprints sera

en relation avec ce dernier. Dans le cas d'une petite équipe, la durée globale sera plus courte et permettra de fournir des résultats plus rapidement avec des Sprints plus courts.

À présent, votre planning d’itérations o u d e s p r i n t s devient relativement aisé. En effet:-V o u s a v e z maintenant une vue de vos c r i t è re s d’acceptation qui “ne passent pas le t e s t ” ( d a n s l a colonne de gauche)-V o u s a v e z également une vue

les éléments prioritaires liés à votre release actuelle. Cela vous indique l’ordre à appliquer aux activités.

Pour un meilleur résultat, je vous recommande de planifier vos Sprints selon les mêmes techniques de planification que vous utiliseriez avec une équipe

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Agile pour le développement d’un logiciel. Pensez aux similarités si vous êtes bloqués.

Effectuez vos sprints / itérations

Organiser votre espace sur le mur pour afficher les cartes que vous allez jouer dans votre Sprint. Après quelques Sprints, vous pourrez adapter les colonnes sur votre mur, mais je suggère - une fois encore - que vous commenciez avec une cinématique simple : Planifié - En cours - Terminé.

Assurez-vous de bien comprendre les tâches à réaliser afin de pouvoir déplacer une carte dans la colonne “terminé”. Mettez ces tâches au mur de manière visible.

Une réunion quotidienne rapide avec les personnes impliquées sur les tâches sera très bénéfique.

Les mêmes cérémonies que pour Scrum peuvent être utilisées avec de très bons résultats.

Démontrer vos progrès

Lorsque vous avez quelque chose d’important à communiquer ou à délivrer, faites le au plus tôt. C’est l'occasion d’obtenir un retour / feedback en temps réel. Obtenir ce type de retour tout au long de votre transition sera d'une importance primordiale pour la suite et veillera à ce que vous ne perdiez pas votre temps sur quelque chose que les gens ne comprennent pas ou qu’ils sont fondamentalement contre.

Raffiner votre façon de travailler (inspection et adaptation)

À la fin de chaque Sprint, assurez-vous de deux choses :

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1) le QUOI: Examinez ce qui a été terminé et réalisez une démonstration à l’ensemble des équipes (ceux-ci seront / pourraient changer pendant l'initiative de changement).

2) le COMMENT: Examinez comment les choses ont été réalisées et trouver des des améliorations a faire.

Pour être tout a fait clair, effectuez un “SHOW AND TELL” une “RÉTROSPECTIVE DE SPRINT”.

Revisiter votre plan de Releases

Après chaque fin d’itération, il est important d’analyser ce qui a été réalisé et comment cela a été fait. Vous découvrirez probablement que certains critères d’acceptation ont été passés avec plus de facilité que prévu initialement et que d’autres ont été plus difficiles à réaliser.

Dans tous les cas, ces informations vous permettront de revoir votre planning de releases initial, de valider ou de changer des dates et de re-cadrer les attentes de chacun.

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Pour conclure

J’espère que ce petit guide sera utile et utilisé. J’espère aussi que les personnes qui décident d’utiliser les jeux de cartes me feront part de leur retour et de leur expérience, sur ce qui a ou n’a pas fonctionné pour eux.

Mon ambition est d’enrichir la méthode et les outils proposés et de la rendre accessible pour de plus en plus de monde. Mon but ultime est de faire en sorte que de plus en plus de sociétés réussissent leur transition vers les méthodes Agile.

Pour obtenir des informations complémentaires, vous pouvez me contacter par courriel à l’adresse olafontan@leanpizza.net ou visiter mon site www.leanpizza.net

À venir prochainement sur leanpizza.net

• Un “Guide rapide pour le jeu de cartes Scrum”• Un “Guide complet pour la transition vers Scrum” incluant les deux guides sur les deux jeux de cartes• Une version française du “Jeu de cartes pour un modèle de changement d’organisation” •Une version française du jeu de carte de transition vers Scrum• Une version française du “Guide complet pour la transition vers Scrum”

J’ai aussi prévu de travailler sur un jeu de cartes spécifique à une transition vers XP (eXtreme Programming), mais pas avant que les livrables décrits ci-dessus ne soient atteints. Toutefois, si la demande (priorité) devient plus élevée, je pourrais éventuellement commencer plus tôt.

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