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Hoja 14-00

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DGD-350

1 r· P l :' Fecha: U tJ, ü

Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS

ASUNTO: 14 INSTRUMENTOS DE LA GESTION DE INFORMACION

La presente Circular reemplaza las Hojas 14 - A2 - 1 a la 14 - A2 - 44 del Anexo 2 del 6 de marzo de 2015, Hojas 14 - A3 - 1 a la 14 A3 8 del Anexo 3 del 28 de octubre de 2016 y Hojas 14 A4 - 1 a la 14 - A4 - 10 del Anexo 4 del 28 de octubre de 2016 de la Circular Reglamentaria Externa DGD-350, correspondientes al Asunto 14: "INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN" del Manual Corporativo del Departamento de Gestión Documental.

Como novedades encontramos:

a) Se presenta el nuevo Programa de Gestión Documental (PGD) para el periodo 2017 - 2020, aprobado por el Comité de Gobierno de Información en su sesión del 31 de octubre de 2016, que corresponde al Anexo No. 2 de la presente Circular.

b) En los Anexos Nos. 3 y 4 - Esquema de Publicación y Registro de Activos de Información, se actualizan los siguientes activos de información:

• Presupuesto, el cual estará publicado con su contenido y estructura hasta diciembre de 2015 y en adelante será reemplazado por el nuevo activo de información Presupuesto de Operación e Inversión.

• Ejecución Presupuestal (Estado de Pérdidas y Ganancias), el cual estará publicado con su contenido y estructura hasta diciembre de 2015 y en adelante será reemplazado por el nuevo activo de información Ejecución Presupuesto de Operación e Inversión.

• Guía Ética y de Conducta se actualiza la denominación del activo por Acuerdos de Comportamiento - Adquirir y Contratar Bienes y Servicios y se ajusta la descripción.

• El Código de Ética y el Certificado rendición de la cuenta fiscal a la Contraloría General de la República, se agregan como dos nuevos activos de información.

Cordialmente,

JOSCTOLOSA BÜITRAGO Gerente

Gerencia Ejecutiva

V ROCIO VILLEGAS TRUJILLO Subgerente

Subgerencia de Gestión de Riesgo Operativo

Destinatario:

ASUNTO:

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA - DGD-350 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

ANEXONo.2

PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS Fecha:

14 INSTRUMENTOS DE LA GESTION DE INFORMACIÓN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

Hoja J4-A2-J

Fecha de Aprobación: 31 de Octubre de 2016 Periodo de Vigencia: 2017 - 2020

Instancia de Aprobación: Comité de Gobierno de Información

Autoridad Archivística Institucional: Departamento de Gestión Documental Fecha de publicación: Diciembre de 2016

Bogotá, Diciembre de 2016

V


ANEXO No. 2

Hoja 14-A2-2

1 6. n ¡ V t

Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS Fecha:


CONTENIDO

ASPECTOS GENERALES ........................................................................................... 3

1. 1 Antecedentes .......................................................................................................... 3

1. 1. 1 Programa de Gestión de Documentos de 1993 ................................................. 3

1. 1 .2 Consultoría en Gestión Documental... .............................................................. 5

1. 1 .3 Programa de Gestión Documental de 2015-2016 .............................................. 5

1 .2 Alcance .................................................................................................................. 7

1 .3 Audiencia ............................................................................................................... 7

1.4 Requerimientos para el desarrollo del PGD 2017-2020 ........................................... 7

1 .4. 1 Nonnativos ...................................................................................................... 7

1 .4.2 Econó111icos ..................................................................................................... 8

1 .4.3 Administrativos ............................................................................................... 9

1.4.4 Tecnológicos ................................................................................................. 1 O

1.5 A vanees del Programa de Gestión Documental ..................................................... 11

2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ...... 12

3 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................................ 13

3.1 Alineación con el Plan Estratégico del Banco ....................................................... 13

3.2 Metas a corto, mediano y largo plazo .................................................................... 13

3 .3 Recursos para el desarrollo del PGD ..................................................................... 15

3.4 Articulación y armonización con otros programas y sistemas de la Entidad ........... 16

4 PROYECTOS ESPECÍFICOS ..................................................................................... 17

ANEXOS ............................................................................................................................ 28

Anexo l. Diagrama de funciones misionales y corporativas ............................................. 28

Anexo 2. Marco de Gobierno de la Información .............................................................. 29

Anexo 3. Políticas de Gobierno de Información ............................................................... 30

Anexo 4. Modelo del Sistema de Gestión para la Información ......................................... 32

Anexo 5. Sistema de Gestión para la Información ............................................................ 33

Anexo 6. Modelo de madurez del SGI ............................................................................. 34

Anexo 7. Procesos de la Gestión Documental.. ................................................................ 35

V


ANEXONo.2

Hoja 14 - A2-3


ASUNTO: 14 INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DE INFORMACION

ANEXONo.2 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

2017-2020

1 ASPECTOS GENERALES

El Programa de Gestión Documental (PGD) se entiende como el conjunto de procesos, proyectos, actividades administrativa y técnicas, herramientas y recursos adoptados e implementados por el Banco de la República para lograr que la gestión de sus documentos se haga bajo principios de eficiencia, economía, oportunidad, disponibilidad, protección del medio ambiente, control y seguimiento, agrupación documental y vínculo archivístico, con la finalidad de apoyar las funciones de la entidad y el cumplimiento de su misión, así como preservar la memoria documental de la institución conservada como evidencia de sus actividades.

La formulación de un Programa de Gestión de Documentos se encuentra reglamentada en la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012 ( compilado en el Decreto 1080 de 2015) y más recientemente en la Ley 1712 de 2014, la cual establece que dicho Programa hace parte de los instrumentos para la gestión de información y su elaboración y publicación es obligatoria para todos los sujetos obligados, entre los cuales se encuentra el Banco de la República.

1.1 Antecedentes

1.1.1 Programa de Gestión de Documentos de 1993

Desde el año de 1993 el Banco de la República cuenta con un Programa de Gestión Documental, siendo la primera entidad del Estado en formularlo, anticipándose de esta forma a lo establecido en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos. Desde entonces el Banco se convirtió en un referente de buenas prácticas en gestión documental para muchas entidades públicas y privadas, no solo en cuanto a su modelo archivístico, sino en la propuesta planteada en momentos en que las normas legales sobre la materia eran incipientes.

El PGD de 1993 se basó en las directrices y recomendaciones de la UNESCO, y contempló actividades en tres aspectos:

• Creación y producción de documentos • Utilización y conservación • Disposición y eliminación


ANEXONo.2

Hoja 14 -A2-4

1 r i (' Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS

Fecha: «' ' 0

ASUNTO: 14 INSTRUMENTOS DE LA GESTION DE INFORMACIÓN

Para desarrollar estos elementos el Banco emprendió inicialmente el desarrollo de las siguientes actividades, las cuales se desarrollaron en los años siguientes:

• Asignación de responsabilidades sobre la gestión de documentos • Control sobre la producción de documentos (análisis de procesos y supresión de

copias innecesarias). Incluyo un inventario y revisión de las formas y formularios (codificados BR) y su posterior

• Definición de un modelo de organización de los archivos del Banco (de gestión, centrales [dependencias] y el Archivo General)

• Reestructuración del Manual de Archivo del Banco (normas y procedimientos de archivo acordes con la teoría archivística)

• Formulación del Régimen de Conservación de Documentos, establecido en la Ley 31 de 1992 así como la definición de políticas para la selección y eliminación de documentos.

• Automatización del Archivo y la gestión de la Correspondencia. • Creación de instancias para aprobar y adoptar las políticas y directrices de

gestión documental (Unidad administrativa para la coordinación del PGD, Oficina de Gestión Documental, Comité de Archivo)

A su vez, el PGD proponía el desarrollo de los siguientes proyectos, siguiendo en su momento las directrices de la UNESCO:

• Gestión de formas y formularios • Gestión de Informes • Gestión de correspondencia • Gestión de la reprografía (microfilmación) • Gestión de documentos electrónicos • Gestión de sistemas de archivos y recuperación de información • Gestión de archivos • Gestión de copiadoras (fotocopiado) • Gestión de correo y telecomunicaciones (mensajería externa e interna) • Rediseño de procesos y procedimientos • Identificación y descripción de series documentales • Evaluación de documentos (incluía la elaboración de las tablas e retención

documental) • Gestión de documentos vitales o esenciales ( en caso de catástrofe)

Todos los anteriores proyectos fueron adelantados por el Banco entre los años 1996 y 201 O, con excepción de los siguientes:

• Rediseño de procesos y procedimientos • Identificación y descripción de series documentales • Gestión de documentos vitales o esenciales ( en caso de catástrofe)

V


ANEXO No. 2

Hoja 14 -A2-5



1.1.2 Consultoría en Gestión Documental

En el año 2011, como resultado de un análisis interno realizado por el Departamento de Gestión Documental, surgió la necesidad de llevar a cabo un diagnóstico de la situación del Banco en materia de gestión de documentos, para lo cual se contrató una consultoría especializada, producto de la cual se propuso el desarrollo de los siguientes programas y proyectos:

• Proyecto de revisión de formatos y soportes para preservación a largo plazo • Instalación componentes plataforma del Sistema de Gestión Documental • Diseño técnico, funcional y configuración del Sistema de Gestión Documental

(ECM) • Sistema de Correspondencia • Sistema de Digitalización Garantizada • Creación de un sistema de firma digital • Ventanilla electrónica de radicación • Sistema de Archivo Electrónico (RM de Open Text) • Desarrollo de metodologías e instrumentos de gestión documental • Análisis de información estructurada en bases de datos • Programa de normalización de plantillas y formularios • Programa de planeación documental • Implementación SGD en el Opto. de Cambios Internacionales • Implementación SGD en el Opto. de Fiduciaria y Valores • Implementación SGD en procesos de DODM/OMAS • Implementación SGD en el Opto. de Gestión Humana • Implementación SGD en el Opto. de Adquisiciones • Implementación SGD en el Dpto. de Contaduría • Implementación SGD en Plantas Industriales • Proyecto de Certificación ISO 30300

Aunque los anteriores programas y proyectos debían ser desarrollados entre el año 2013 y 2017, buena parte de éstos se incorporados en un proyecto de mayor envergadura aprobado por el Banco en 2013, y cuyo propósito era adquirir e implementar un Gestor de Contenidos Corporativos, el cual fue contratado en 2014 y actualmente se encuentra en implementación.

1.1.3 Programa de Gestión Documental de 2015-2016

Para el año 2015, y como resultado de la entrada en vigencia de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Ley 1712 de 2014), el Banco de la República, aprobó el Programa de Gestión Documental, el cual siguió las pautas señaladas por el Archivo

V


ANEXONo.2

Hoja 14 - A2-6

(· 1 ,,

Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS Fecha: iJ


General de la Nación, documento que fue publicado en la página web del Banco, y cuya vigencia vence el presenta año, como parte del cual se propusieron los siguientes subprogramas:

• Gestión de Documentos Electrónicos • Gestión de la Reprografía • Plan Institucional de Capacitación • Plan de Gestión del Cambio

Vale la pena mencionar que esta versión del PGD, se definió a corto plazo, teniendo en cuenta que el Banco estaba adelantando la implementación del Sistema de Gestión para la Información - SGI y del Gestor de Contenidos Corporativos, los cuales hacen parte a su vez del Programa de Modernización de la Gestión de la Información - PMGI, orientado al desarrollo de un Modelo de Gestión de Información - MGI, que abarque la unificación de principios, prácticas, reglas y metodologías para gestionar tanto la información estructurada (datos) como las no estructurada (documentos) del Banco, el cual se debe traducir en el corto plazo en un soporte para el cumplimiento de las funciones del Banco y la conservación de su memoria institucional.

Gráfica l. Información Corporativa

Información Corporativa

Procesos del Banco

Histórica


Hoja 14-A2-7

ANEXONo.2

Fecha: 1 (' n 1 1) rJ I l,



1.2 Alcance

El Programa de Gestión Documental estará alineado con los objetivos, lineamientos y metas del Plan Estratégico del Banco, cuya formulación está actualmente en desarrollo.

Teniendo en cuenta que el Programa de Gestión Documental es un componente del Sistema de Gestión para la Información del Banco, de acuerdo con el Modelo aprobado por el Comité de Gobierno de Información, su alcance se limita a la información registrada en documentos (información no estructurada), sean físicos o electrónicos, de acuerdo con lo señalado en el Decreto 2609 de 2012 ( compilado en el Decreto l 080 de 2015).

1.3 Audiencia

El Programa de Gestión Documental - PGD está dirigido a todo el personal del Banco de la República en sus diferente niveles, así como a los contratistas y partes interesadas que por razón de sus vínculos y relaciones con el Banco, sean sujeto de cumplimiento tanto de las políticas de gestión de información como de las políticas de gestión documental aprobadas por el Comité de Gestión de Información. El desarrollo, implementación y cumplimiento de las actividades que hacen parte del Programa de Gestión Documental es responsabilidad de todas las dependencias del Banco y por consiguiente de los empleados de la entidad; en algunos casos se requerirá que los contratistas cumplan algunas de las directrices y actividades del presente Programa, situación que deberá quedar consignada en los contratos respectivos, o mediante Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS).

1.4 Requerimientos para el desarrollo del PGD 2017-2020

1.4.1 Normativos

Además de las normas señaladas en el PGD 2015-2016, tanto en la formulación como en el desarrollo e implementación del Programa de Gestión de Documentos 2016-2020, se tendrán en cuenta las siguientes:

• Ley 527 de 1999. Ley reglamentaria del comercio electrónico y los mensajes de datos • Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias, expedidas

por el Archivo General de la Nación. • Ley 1437 de 2011. Ley estatutaria de procedimiento administrativo y contencioso

administrativo.

1G


ANEXONo.2

Hoja 14 - A2-8

,, f\.

1 o 1' ¡ Fecha: "'



• Ley 15 81 de 2012. Ley de Habeas Data y Protección de Datos Personales y sus normas reglamentarias.

• Ley 1712 de 2014. Ley estatuaria de Transparencia y Acceso a la Información Pública y sus normas reglamentarias.

El Banco, a través de las instancias competentes como son el Consejo de Administración, el Comité de Gobierno de Información y el Departamento de Gestión Documental desarrollará las normas internas necesarias que conduzcan a la implementación de los programas, proyectos y actividades establecidos dentro del presente Programa de Gestión de Documentos, los cuales se complementarán con otros los demás proyectos propuestos desde el Sistema de Gestión para la Información.

1.4.2 Económicos

Para la implementación del Programa de Gestión Documental 2017-2020, el Departamento de Gestión Documental, gestionará las partidas presupuestales que se requieran para el desarrollo de cada proyecto, de acuerdo con los tiempos planificados y para cada vigencia. Para el periodo 2017-2020, el Banco estimó recursos por valor de DIEZ Y SEIS MIL MILLONES OCHOCIENTOS OCHO MIL CIENTO SETENTA Y SIETE PESOS MCTE ($16.808.177.000) para atender los diferentes proyectos que componen el PGD, de acuerdo con el cuadro adjunto:

Proyecto Descripción Presupuesto Estimado 2017-2020 (en miles)

Implementación Gestor documental 3.890.052 (Compra de licencias nuevas)

iConecta Implementación (Actualización y soporte de licencias - 9.604.791 Soporte y mantenimiento) Migración 142.705

Reprografía de Digitalización garantizada 1.945.629 documentos

Organización del Archivo histórico (a partir del 2018) 1.225.000 archivo histórico

Total presupuesto requerido 2017-2020 16.808.177

Así mismo, para atender los proyectos correspondientes al año 2017, el Departamento de Gestión Documental solicitó recursos por valor de CUATRO MIL MILLONES QUINIENTOS SESENTA MIL NOVECIENTOS SESENTA PESOS MCTE ($4.560.960.000), los cuales fueron justificados ante el Departamento de Planeación y Presupuesto.


Hoja 14 -A2-9

ANEXONo.2

Destinatario: PERSONAS NA TlJRALES Y JURÍDICAS Fecha:


INVERSIÓN (en miles)

Proyecto 2017 2018 2019 2020 TOTAL iConecta -

$1.928.953 $1.961.099 $3.890.052 Implementación - -

GASTO (en miles)

Proyecto 2017 2018 2019 2020 TOTAL iConecta -

$2.132.264 $2.598.426 $3.162.273 $1.711.828 $9.604.791 Implementación iConecta - Migración $52.398 $31.616 $29.946 $28.745 $142.705

---···--·--··

Digitalización $447.345 $470.598 $489.343 $538.343 $1.945.629 garantizada

Banco Terminológico de Series y tipos - - - - -documentales Preservación Digital a -Largo plazo - - - -

INVERSIÓN+ GASTO (en miles)

Programa de Gestión $4.560.960 $5.395.739 $4.106.562 $2.753.916 $16.808.177 Documental

Nota: Los proyectos que no cuentan con recursos de presupuesto, serán desarrollados con personal de planta del Departamento de Gestión Documental.

1.4.3 Administrativos

Debido a que el PGD hace parte del Sistema de Gestión para la Información - SGI, aprobado por el Comité de Gobierno de Información, su implementación estará a cargo del Departamento de Gestión Documental. Así mismo, para asumir y desarrollar las nuevas responsabilidades que demanda implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos, la Subgerencia de Gestión de Riesgo viene adelantando con el departamento de Planeación y Presupuesto y la Dirección General de Gestión Humana, un estudio de restructuración del Departamento de Gestión Documental, con miras a fortalecer su capacidad técnica, de forma que pueda liderar las transformaciones necesarias para modernizar la gestión de información de la entidad.

Adicionalmente, el Banco ha dispuesto la creación de varios roles asociados a los procesos de gestión de la información (estructurada y no estructurada), gracias a los cuales podrá dar cumplimiento al nuevo marco normativo y a las exigencias y tendencias que en esta materia están surgiendo en la actualidad.


ANEXONo.2

Hoja 14 -A2-10

1 1: \ v Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS

Fecha: \ -

ASUNTO: 14 INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DI~ INFORMACION

Con el fin de liderar el proceso de modernización de la gestión de la información, el Banco cuenta con una estructura de gobierno de información dividida en tres niveles:

Gráfica 2. Estructura de gobierno.

Fuente: Banco de la República, Manual del Sistema de Gestión para la Información.

1.4.4 Tecnológicos

Además de la infraestructura tecnológica adquirida para dar soporte al Sistema de Gestión para la Información, el Banco adquirió recientemente un Gestor de Contenidos Corporativos, el cual dispone de un módulo para gestionar documentos electrónicos durante todo su ciclo de vida, el cual se definió con en el repositorio de archivo electrónico del Banco, donde se conservarán la totalidad de los documentos electrónicos de archivo producidos y recibidos por el Banco, en desarrollo de sus funciones y actividades.

Para implementar el Gestor de Contenidos Corporativos (GCC), el Banco inició desde el año 2012 un Programa de Modernización de Gestión de la Información, dentro del cual se desarrolla actualmente un proyecto para implementar el sistema de gestión de documentos electrónicos, denominado iConecta, el cual integrará la totalidad de las herramientas tecnológicas que actualmente cumplen funciones independientes, tales como:

• Delfos: para la gestión de correspondencia

)(


ANEXONo.2

Hoja 14-A2-11



• SIAF: para la consulta de expedientes y documentos físicos • Adocs: para la conservación de imágenes digitalizadas • Offimat: para compartir y conservar documentos ofimáticos • Sharepoint: repositorio para gestionar documentos de proyectos institucionales • Portafirmas: plataforma para la administración de los certificados digitales

1.5 Avances del Programa de Gestión Documental

Como parte del Programa de Gestión Documental 2015-2016, se definieron las metas asociadas al Plan Estratégico del Banco, cuyos resultados se muestran en la siguiente página.

Gráfica 3. Metas y resultados.

Implementar el Gestor de Contenidos Corporativos -GCC, que soporte la gestión documental

Hacer la depuración y actualización de las formas Cumplido. electrónicas vigentes

Definir y aplicar el esquema de metadatos Cumplido. (categorías) obligatorios para los documentos, expedientes y flujos documentales de iConecta.

Actualizar los instrumentos de Gestión Documental.

Crear una ventanilla especializada para la radi.cación de trámites (DCIN).

Implementar mecanismos que permitan conservar la información electrónica a largo plazo.

Integrar mer.anismo de firma electrónica a la gestión documental.

Eliminar la distribución física de documentos de correspondencia.

En ejecución (Dic/2016).

En proceso de reglamentación e implementación de la herramienta tecnológica (OCIN).

Cumplido (Digitalización Garantizada y formato PDF/A)

Se adquirió una plataforma de portafirmas que está en producción y en· proceso de integración con iConecta. Sujeto. a la entrada en producción . de iConecta.

Pendiente. Sujeto a la entrada en producción de iConecta.

Impulsar la sustitución o reducción del uso de papel Cumplido. Eliminación de la NR y tercera copia de por medios electrónicos. contratos.

Establecer mecanismos que permitan medir la aplicación del PGD.

Definir los perfiles que intervienen en el proceso de planeación documental.

En ejecución.

En ejecución (reestructur~ción DGD, analista de GI en sucursales regionales).

Elaborar y desarrollar la divulgación del Programa de Cumplido. Gestión Documental.

Consolidar el proceso de digitalización. Cumplido. Se aprobó protocolo de digitalización garantizada.


ANEXONo.2

Hoja J4-A2-12

Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS Fecha: ¡ G G \


2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Para desarrollar el Programa de Gestión Documental, se definieron un conjunto de lineamientos de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo y normativo, con los cuales se busca orientar la é:_jecución de los procesos de la gestión documental, de manera que se desarrollen de acuerdo con los principios establecidos en el Decreto 1080 de 2015, y los cuales se definieron a partir del PGD aprobado para el periodo 2015-2016. Los lineamientos servirán como hilo conductor para la ejecución de los procesos de gestión documental que se indican a continuación, así como para orientar las acciones de todos colaboradores del Banco que estén relacionadas con la gestión de documentos, a lo largo de su ciclo de vida, producidos, recibidos, tramitados y conservados como resultado del desarrollo de sus actividades y funciones.

Gráfica 4. Lineamientos para los procesos de gestión documental

•EJ Banco continuará con el análisis de los procesos de negocios para determinar los requisitos para la creación y control de la producción y trámites de los documentos productos de sus actividades y operaciones, para lo cual se orientará hacia el diseño de procedímíentoselectrónicos.

•la valoración de documentos seguirá siento una actividad intelectual de carácter transversal y permanente que se realiza a lo largo del ciclo de vida de los. documentos, partir del análisis de sus valores primarios y secundarí05, el contexto en que produjeron y las necesidades presentes y futuras de Información.

•El Banco privilegiará la producción de . documentos electrónlc.imente (nativos digitales), como estrategia para reducir el uso de papel como medio de registro de actividades y operaciones, y moverse hacia una gestión electrónica en la mayoría de sus procesos. Se dará énfasis al diseño de plantillas y formularlos inteligentes.

•La gestión, trámite y control de los documentos se hará desde la producción hasta su disposición final, mediante la automatización de los flujos documentales, los procesos y procedimientos, de forma que se puedan mantener su vínculo archivístlco durante todo su cldo de Vida e integridad dentro del expediente al cual corresponde, asegurando su trazabHldad.

•los documentos conservados como evidencia de las actMda.des y operaciones del Banco, se archivarán en expedientes, asociados a series documentales y procesos de negocio, manteniendo una estructura de clasíficación que permita asegurarlos principios archtvistícos de procedencia y origen original.

•las transferencias de documentos en las diferentes fases del Archivo, se hará de manera ordenada y a partir de calendarios de transferencia y de acuerdo con los periodos establecidos. en las tablas de retención documental -TRD; para los documentos electrónicos se tendrán en cuenta estados dentro del sistema de archivo electrónico implementado {GCC).

•La selección de doa.tmentos con·· fines de. conservación h!stórtca se llevará a cabo mediante procedimientos de muestreo estadísUco que tenga en cuenta .el valor de las serles seleccionadas como evidencia y testlmon io significativo de una determinada actuación del Banco. La selección deberá tener en cuenta las politlcas de preservación a largo plazo.

•La preservación a largo plazo de tos documentos tendrá en cuenta la valoración de su contenido y los plazos de retención asignados en la TRD. Se definirán politJcas de preservación para los documentos electrón!cosasicomo para tos documentos impresos de valor permanente e histórico.

V


ANEXONo.2 Fecha:

Hoja 14-A2-13



3 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

3.1 Alineación con el Plan Estratégico del Banco

El PGD se alineará al Plan Estratégico del Banco; para el año 20 I 7, los proyectos del PGD se incorporarán al Plan de Acción Anual del Departamento de Gestión Documental, en particular en lo relacionado con la primera fase de implementación del proyecto iConecta, de acuerdo con las actividades establecidas para el despliegue del Gestor de Contenidos Corporativos (iConecta) que se está adelantando actualmente.

3.2 Metas a corto, mediano y largo plazo

Con el fin de armonizar el desarrollo del PGD con el modelo de madurez del SGI, se definen un plan de implementación de los diferentes proyectos que se describen en el numeral 4, los cuales se desarrollarán a corto y mediano plazo, según el despliegue establecido para el proyecto iConecta.

Los proyectos se desarrollarán de manera gradual y se complementan entre sí y se constituyen en prerrequisitos unos de otros, según la etapa de madurez y el plazo establecido para su ejecución.

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Destinatario:

ASUNTO:

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA- DGD-350 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

ANEXONo.2

PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS Fecha:

14 INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

A continuación se presenta el cronograma general para el desarrollo de cada uno de los proyectos:

1. iConeda · finalización a. G:;rrespondenda electrónica

b. Expediente contractual

c. Expediente de ABCRPC

;:: 3. Migración iConecta ~ 4. Banco terminológico

5. Oigi!a!izadón garantizada

a. Digitalización archivo central

b. Digitalización historia

Gráfica 5. Cronograma general de proyectos.

2. iConecta - despliegue

a. Despliegue funcionalidades iConecta íf!ujo de trabajo. estructuras de clasificación, gestión de expedientesJ

:: b. Procedimientos electrónicos ~ (diseiio de formas v formuiarios

electrónicos) ·

c. Documentos electrónicos inteligentes

d. Certificacíón !SO 30300 (diagnóstico)

e. Análisis de datos de la gestión documental

3. Migración iConecta

4. Banco T ermino!ógico

5. Digitalización garantizada

a. Digitalización archim central

b. DígitaHzación historia laboral

6. Archivo Histórico

2. iConecta-despliegue

a. Despliegue funcionalidades /Conecta (/¡ufo de trabafo. estructuras de ciasific.ación, gestión de expedientes/

"' ; b. Procer:iimientos electrónicos Ñ !diseño de formas v formularios

electrónicos) '

c. Documentos electrónicos inteligentes

d. Certificación !SO 30300 !diagnóstico)

e. Análisis de datos de la gestión documental

3. Migración iConecta


a. Digitalización archivo central

b. Digitalización historia laboral


7. Preservación a largo plazo

Hoja 14 -A2-14

1 s e /,,.1_'

2. i(onecta- despliegue

a. Despliegue funcionalidades iConecta (iiu}o de trabajo, estructuras de clasittcación, gestión de ex.pediemesJ

§ b. Procedimientos electrónicos Ñ (diseño de formas

electrónicos)

c. Documentos electrónicos imeligentes

d. Certificación ISO 30300 (diagnóstico)

e. /\/láiisis de datos de !a gestión documental

3. Migración iConeda


a. Digitalización arciih o cent: al

b. Digitalización historia labora!


7. Preservación a largo plazo


ANEXONo.2

Fecha:

Hoja I4-A2-15



3.3 Recursos para el desarrollo del PGD

Para el desarrollo del Programa de Gestión Documental 2017-2020, el Banco cuenta con los recursos económicos, técnicos y humanos necesarios para el desarrollo de los diferentes proyectos que lo conforman. El departamento de Gestión Documental será el responsable de la ejecución actividades y recursos asignados a los diferentes proyectos del PGD 2017-2020, teniendo en cuenta el plan de trabajo aprobado para cada uno.

En materia de recursos económicos el Banco asigna anualmente el presupuesto necesario para atender las funciones propias del departamento de Gestión Documental así como de los procesos de gestión documental que deben desarrollar las diferentes dependencias, sucursales y agencias culturales de la Entidad, los cuales se encuentran detallados en el numeral 1.4.2 del PGD.

En relación con los recursos técnicos el Banco de la República dispone de la infraestructura técnica y operativa que garantice la adecuada gestión de los documentos y archivos, como son:

• Tecnología: Hardware y Software para la gestión documental, aplicativos para gestión de documentos físicos y electrónicos, repositorios digitales, sistemas y equipos de digitalización.

• Infraestructura: Los archivos de gestión del Banco están cuentan con las áreas y los elementos adecuados para el almacenamiento de los documentos durante su etapa de tramitación; el Archivo Central fue construido con características arquitectónicas apropiadas para la función de custodia y la adecuada protección de la información transferida para su conservación por las diferentes dependencias y sucursales.

• Instrumentos de control archivístico: El Banco cuenta con los instrumento de control archivísticos que exige la normatividad colombiana, tales como el Cuadro de Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental, los cuales se actualizan periódicamente.

Para atender adecuadamente sus funciones el departamento de Gestión Documental cuanta con un equipo humano altamente calificado, conformado por profesionales de diferentes disciplinas incluyendo archivistas, ingenieros de sistemas, profesionales de las ciencias administrativas, derecho, entre otras, así como por un equipo de técnicos con experiencia y conocimientos adecuados para el desarrollo de las delicadas tareas que implica la gestión documental.


ANEXONo.2

Hoja 14 -A2-16

1 G \1 \ Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS

Fecha:


3.4 Articulación y armonización con otros programas y sistemas de la Entidad

A través del Sistema de Gestión para la Información, el Programa de Gestión Documental del Banco de la República se articulará a mediano plazo con los demás sistemas de gestión institucionales, y en el largo plazo con los sistemas de información que producen o reciben documentos electrónicos en desarrollo de las actividades y operaciones de las diferentes dependencias del Banco.

La armonización con el Sistema de Control Interno del Banco es uno de los aspectos en los cuales se articula el desarrollo del Programa de Gestión Documental; para ello el Banco cuenta con mecanismos de gestión, medición y evaluación de los procesos encaminados a mejorar la eficacia y eficiencia de los mismos. De otro lado, el Departamento de Control de Interno hace un seguimiento a la implementación de la Ley 1712 de 2014, cuya columna vertebral lo constituye el componente de gestión documental, para lo cual realiza visitas periódicas a las diferentes dependencias del Banco a nivel nacional en las cuales evalúa dicho componente y cuando evidencia debilidades en los procesos de gestión documental, fija con el Departamento de Gestión Documental los compromisos que permitan dar cumplimiento a la normatividad interna y externa, buscando en todo momento el mejoramiento de los procesos y la aplicación de las m~jores prácticas.

Gráfica 6. Modelo de madurez del Sistema de Gestión para la Información

Este ulvcl tfoscrlb<' un ,•ntorno en el que 5<1 l'<lC<)11<1C<• <¡uc la /ll'Slión de la lnfürmad6n llctw un hupl«:lo en la organiz11dón, y que ésta pm•d(, lwnctkfarst' d,• la d\'llnldón (' fmpk•me11ta,;ión de un Sistema de Gcslfón pam la lnfonnaclón; Sin <•mbargo, en ,•stt· nlv,•I la organlwdón ¡m\'de s,•r· vuhwrnble al escrmlnio k•gal o n•glamcnmrio ya t¡ue algunas pnkllt11s <'s\l\11 mal ddlnidas o no cs1,in <ktlnldas y son todavfo ,•n gmn mcdid,Hle 11a1umle1,a "ad ho,,". t,1 organlmción pucd<, s•:gulr perdiendo oJrortunldad,•s sí11nilkllllv,1s ¡,;u¡o ll¡\1117.ir los proc.-s<>s, se1vidns tnfo1ft<·s u <)JlCradqn~·s

&tllllleret.M<:Wdologí;ls: S1'.'le<·donm; Hslandarli.u~ l'ormal\1~\r, lmplcnwn1ar y Guiar.

Esl,• nivel d<'scrlb<' los rt•q11isl1os mínimos' que d<:lwn wr abordados con ,•l lln d</ ,:um¡,lir k>s com¡,mmhos f<,g,dcs y l\•glamcntark)s de la orgnniv11d6n, 5<.• camclcri:m Jl<ll' la c:dstcnda d,:, ¡rolilkas <k•finldas, pr(>et•dhnlcntos y dcdslom:s 1m'ís com'rclas Htfo¡>hidas parn nwjorn1· !11 gestión d<' la infonnadón,

lruul(:W•'lllilt )'. l\1zg,1r R!.lliYlli!WW. Hc<'.ordm; Comprohai; Ado¡llar, t;e,1lonm; Influir " l11tt'gm1' (lnlN'llO),

Cst,• niwl describe II organizaciom:s que estAn 11mpre11dkndo un Sistema dv 1.,,•stUm pan.1 la Información embebido en sus prrn:csos, li<'Nidos, trámites u o¡wrndoncs. tos as¡wctos lnlwn•nws a la Gestión d1, la lnformaciórt están lntcgmdos en lits tkd.stoucs coqHlmliVas y la orgm1izacl611 cumple f:kilm<'IIIC sus rt'{Jtllffhnkntos legales y regulatorlos.

Man~~-Vcrlfh::n; Mcjomr, Mimkm,r, l'lant•ar, Innovar, l)ar ejtm1plo, Opliml1~11· e lnlcfltar (lhm,mo),

La organiMclón IM Jnh:gmdo d Slst,·nm d<: Gt•stl6n para la Información en su infn1<•strnc1um <'(>l'Jmrnllva y en sus ¡m,c,•sos, hn r,•-,onoddo qm: 11 n efoctivo gobierno ,k kl lníormaci6n Juega un ¡m¡wl crndal ,•n la disminución d<: los ,:oslos, wntnj;1s n>m¡wtiltvus y svrvido al dk11tc y t:<)11Sld<·1T1 los ben<.'fl<:ios de la dis¡,onlbilldad d,• MI lnfornmdón ,m la trm1sformadón de algunos d,• sus grn¡><>S <klntN'<'s.


Destinatario:

ASUNTO:


ANEXONo.2

PERSONAS NA TURA LES Y JURÍDICAS Fecha:

14 INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DE INFORMACION

4 PROYECTOS ESPECÍFICOS

Hoja l4-A2-l7

El PGD se compone de varios proyectos que permitirán lograr las metas y objetivos del DGD, armonizándolo con otros programas institucionales, promoviendo una cultura de eficiencia administrativa, racionalización de recursos, simplificación y automatización de trámites, procesos y procedimientos, y apoyando la implementación del Gestor de Contenidos Corporativos para la adecuada conservación, organización y recuperación de los documentos así como su disponibilidad a largo plazo. Cada uno de los proyectos formulados como parte de Programa de Gestión de documentos 2017-2020, hacen parte de la planeación del Departamento de Gestión Documental para el cuatrienio.

Gráfica 7. Ficha Resumen para los proyectos del PGD

Nº. NOMBRE DEL PROYECTO

Objetivo Versión Descripción del proyecto Instancia de Aprobación y Oficialización Alcance Área responsable Lineamiento que impacta Prioridad

Año ejecución:

Plazo:

Es importante mencionar que el PGD 2017-2020, incorpora los proyectos que se vienen ejecutando como parte del Proyecto iConecta desde el 2015, alineándolos con la planeación plurianual del Departamento de Gestión Documental y de esta forma asegurar que sus resultados sean medibles en el tiempo.

A continuación se enumeran los proyectos que hacen parte del Programa de Gestión de Documentos 2017-2020:


ANEXONo.2

Destinatario: PERSONAS NATURALES Y .JURÍDICAS Fecha:


Gráfica 8. Proyectos vinculados a iConecta.

1. iConecta - Finalización alcance Implementar el gestor de contenidos corporativos inicial. (GCC) en los siguientes sub-proyectos:

2. iConecta - despliegue otras ,ircas

3. Migración • iConecta

a. Correspondencia electrónica, b. Expediente contractual, c. Expediente de registros cambiarios

Implementar el gestor de contenidos corporativos (GCC) escalonadamente en las diferentes dependencias y sucursales del banco, de acuerdo con un cronograma que defina el DCD, incluye los siguientes sub-proyectos: a. Despliegue funcionalidades iConecta (flujo de

trabajo, estructuras de clasificación, gestión de expedientes)

b. Procedimientos electrónicos (disd\o de formas y fonnularios electró11icos)

c. Documentos electrónicos inteligentes d. Ce1tificación ISO 30300 (diagnóstico) e. Análisis de datos de la gestión documental

Migrar a iConecta los contenidos para Archivo Central (SIAF, ADOCS), OFF!,W\T, BUZONES, SharePoint y PC's para las dependencias que lo requieran

1 afio

3 a,ios

4 aí\os

SI

SI

SI

Gráfica 9. Proyectos del Departamento de Gestión Documental.

4. Banco terminológico de series y tipos documentales



7. Preservación digital a largo plazo

Conformar el Banco terminológico de series y tipos documentales del Banco para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2609 de 2012.

Implementar el procedimiento de digitalización garantizada: a. Digitalización Archivo central del Banco b. Digitalización y centralización de historias laborales

del Banco a nivel nacional

Finalizar la organización del Archivo Histórico del Banco en el periodo 1963-.2003 (Fase 11)

Definir, divulgar e implementar la política de preservación de documentos a largo plazo del Banco de la República.

2años

4 af\os

3 afios

2 aiíos

Hoja 14 - A2-18

5

NO

SI

SI

NO

El detalle de cada uno de los proyectos mencionados se describirá en la ficha de Proyectos del Manual del Sistema de Gestión para la Información, siguiendo la metodología de proyectos adoptada por el Banco de la República.

V


Hoja 14-A2-19

ANEXO No. 2

Fecha: PERSONAS NA TURA LES Y JURÍDICAS Destinatario:


l. PROYECTO !CONECTA-FASE I

1.1. CORRESPONDENCIA ELECTRÓNICA

ObJetivo

Versión Descripción del proyecto

Instancia de Aprobación y Oficialización Alcance Área responsable Lineamiento que impacta Prioridad

Sustituir a mediano plazo la gestión de cartas, memorandos y circulares en formato impreso por la gestión de correspondencia a través de medios electrónicos. 1 Año ejecución: 2017 Implementar a nivel nacional el modulo para la gestión de correspondencia entrante y saliente en el Gestor de Contenidos Corporativos, reduciendo el uso del papel como medio de registro de estos documentos, y mejorando tanto los niveles de respuesta como la eficiencia y costos para el Banco. Gerencia iConecta Plazo: 2 años

La cobertura es al 100% en todas las dependencias del Banco. Departamento de Gestión Documental Producción - Gestión y Trámite

Alta

1.2. EXPEDIENTE CONTRACTUAL ELECTRÓNICO

Objetivo


Instancia de Aprobación y Oficialización Alcance

Área responsable

Lineamiento que impacta Prioridad

Implementar el expediente único contractual, de forma que la producción relacionada con el trámite de contratación se haga en iConecta desde la fase pre-contractual hasta la fase post-contractual. 1 Año ejecución: 2017 Implementar el módulo de Bienes y Servicios para la gestión de los documentos tramitados en los procesos de contratación de Banco; integrar SAP con iConecta, conformar expedientes electrónicos tanto con los documentos físicos digitalizados, como con aquellos que se gestionen electrónicamente desde su producción, asegurar la trazabilidad del trámite de los documentos. Dirección de Gestión Plazo: 2 años Documental

Progresivamente y conforme avance el proyecto SAP, se irán integrando los demás departamentos del Banco. Departamento de Gestión Documental - Departamento de Adquisiciones Producción - Gestión y Trámite - Organización

Media


Hoja 14 - A2-20

ANEXONo.2



1.3. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE OPERACIONES CAMBIARIAS

Objetivo



Área responsable


Simplificar y automatizar el trámite para el registro de las operaciones de cambio que se realizan en el departamento de cambios internacionales, mediante el uso de medios electrónicos. 1 Año ejecución: 2017-2018 Implementar un procedimiento para el trámite electrónico de las operaciones de cambios internacionales, que permita reducir los tiempos de respuesta, conformar expedientes electrónicos y hacer seguimiento al trámite de cada una de las operaciones. Dirección de Gestión Plazo: 2 años Documental

Se implementará en las operaciones de ABC y RPC del Departamento de Cambios Internacionales Departamento de Gestión Documental - Departamento de Cambios Internacionales Planeación - Producción - Gestión y Trámite - Organización

Alta

2. PROYECTO !CONECTA-FASE 11

2.1. IMPLEMENTACION !CONECTA A NIVEL NACIONAL

Objetivo



Implementar iConecta en la gestión de los documentos de las diferentes dependencias y sucursales del Banco, a partir del análisis de necesidades de cada una. 1 Año ejecución: 2017-2020 Este proyecto hará parte del despliegue sugerido para las siguientes fases de iConecta, principalmente en las siguientes áreas:

• Junta Directiva • Gerencia Técnica • Dirección General de Gestión Humana • Subgerencia de Operación Bancaria • Auditoría • Control Interno

Subgerencia de Gestión de Plazo: 4 años Riesgo Operativo

Diferentes dependencias del Banco, de acuerdo con plan de despliegue

.. Área re!ponsable..... . .. Pepartamento de .. Gestión Documental-..


Hoja 14 -A2-2I

ANEXO No. 2




Todos

Alta

2.2 DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ELECTRÓNICOS

'"'"""""''''""'"'"''"''""''h»-'"""""'""""'"" '""""""'""''-'"•~'"m"w.'"'''''"•'""'"""'"'"'"'""""'""" '''"''""'"'"'~W'-fü~h W/•'""'""'""-'-'•'-"h•'""""''"'"'""~''~'"""""""'"'"'"" '"''"'~""""'' >' > ''"""' ''""'"'",.,.""'"''"''"''''°''>'<'~>X,x,N~>•>""""'""

Objetivo Proponer y probar una metodología que permita que los



Área responsable


procedimientos del Banco se ~jecuten de manera electrónica, lo cual reduciría el volumen de documentos impresos que se generan. l Año ejecución: 2018-2020 A partir del análisis de procesos se podrá evaluar cuales pueden ser redisefiados para ser realizados de manera electrónica contribuyendo a la eficiencia administrativa y la reducción de costos Subgerencia de Gestión de Plazo: 3 años Riesgo Operativo

Desmaterializar la ejecución de los procesos misionales y operativos asociados al alcance de iConecta Departamento de Gestión Documental - Departamento de Gestión de Riesgos y Procesos Planeación - Producción - Gestión y Trámite

Media

2.2.1. DISEÑO DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

Objetivo



Integrar totalidad de las electrónicas Banco de la República en el Gestor de Contenidos Corporativos (iConecta), asociándolas a los procesos del Banco. 1 Año ejecución: 2018-2020 Integrar las formas y formularios electrónicos del Banco de manera que se puedan diligenciar desde iConecta, asociándolos a los tipos documentales establecidos en las tablas de retención documental, armonizados con los procesos y procedimientos documentos en ARIS. Dirección Documental

de Gestión Plazo: 3 años

100% de las formas y formularios electrónicos actuales y la incorporación de nuevas plantillas directamente en iConecta a partir del 2018. Se desarrollará de manera paralela con el proyecto de

",,,,-- ,,,,, ,,--,,,_,, __ disefio .. de proce<limientos,electrónicos. """''"" ,,.,------- _ t . ,V


Hoja 14 - A2-22

ANEXONo.2 1



responsable


Departamento de Gestión Documental - Departamento de Gestión de Riesgos y Procesos Planificación - Producción - Gestión y Trámite

Media

2.3. DOCUMENTO ELECTRÓNICO INTELIGENTE

Objetivo



Área responsable Lineamiento que impacta Prioridad

Implementar un desarrollo en iConecta para la gestión automatizada de documentos desde su producción hasta su archivo en el expediente respectivo. 1 Año ejecución: 2018-2020 Lograr que los documentos, plantillas y formularios electrónicos se puedan incorporar de manera automática, mediante el uso de metadatos, códigos de barras y otras innovaciones tecnológicas, a la serie y expediente correspondiente, reduciendo la intervención humana en su gestión. Dirección de Gestión Plazo: 3 años Documental

La cobertura es al 100% de los procesos que hacen parte de los frentes de trabajo de correspondencia, bienes y servicios y cambios internacionales. Departamento de Gestión Documental Producción - Gestión y Trámite

Alta

2.4. CERTIFICACIÓN ISO 30300-FASE I (Diagnóstico)

Objetivo


Evaluar el cumplimiento de los prerrequisitos necesarios para iniciar el proceso de Certificación del GCC mediante la norma IS030300. En primera instancia se llevará a cabo un diagnóstico de la gestión documental electrónica que permita establecer el nivel de desempeño del sistema. 1 Año ejecución: 2019-2020 La certificación del SGDEA permitirá asegurar el desempeño del sistema con miras a lograr el cumplimiento de los requisitos propuestos en la norma, a la vez que facilitará avanzar en su despliegue y masificación, garantizando la adecuada gestión de los documentos electrónicos del Banco.

y


Hoja 14-A2-23

ANEXONo.2 1 r;

Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS Fecha: '·


Instancia de Aprobación y Oficialización Alcance Área responsable


Subgerencia de Gestión de Plazo: 2 años Riesgo Operativo

Todos los módulos del sistemas Departamento de Gestión Documental - Departamento de Gestión Informática Todos

2.5. ANÁLISIS DE DATOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

Objetivo



Área responsable


Realizar estudios métricos a partir de los datos procesados en el Gestor de Contenidos Corporativos, que sirva para efectuar, análisis métricos, proyecciones, que permitan la toma de decisiones en materia de gestión documental. 1 Año ejecución: 2018-2020 La implementación de iConecta generará una gran cantidad de datos que almacenará el mismo sistema, los cuales pueden ser utilizados para medir el desempeño del GCC, generar indicadores de eficiencia, datos para realizar proyecciones, datos sobre producción de documentos, datos sobre el retraso en el desarrollo de actividades, volúmenes de información procesada y que almacena el sistema, etc. Subgerencia de Gestión de Plazo: 3 años Riesgo Operativo

Análisis de los metadatos de trazabilidad y de medición que procesa iConecta a partir de la información que procesen las diferentes dependencias que implementen iConecta. Departamento de Gestión Documental - Departamento de Gestión Informática Todos

Media

3. MIGRACIÓN DE DOCUMENTOS Y CONTENIDOS ELECTRÓNICOS

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Objetivo Migrar al Gestor de Contenidos Corporativos (iConecta) los

Versión

documentos digitales y electrónicos valorados para su conservación como documentos de archivo, que se encuentren en otros repositorios del Banco.

,,,,,,,,-,,-,,,,,-,,!,,,,,,,,,,,,,,,,,,, ••• ,,,,,,,-,_,,, ,,, ,,,,,,,, ,, Año,,ejecución: 20_17-2020,,,,,,,,,,


Hoja 14 -A2-24

ANEXONo.2

Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS Fecha: 1


Descripción del proyecto


Área responsable


El Banco cuenta con repositorios en los cuales se conservan documentos de archivo, los cuales requieren ser migrados a iConecta para permitir su consulta una vez entre en producción el sistema. Para lograr este propósito, se requiere valorar, seleccionar y parametrizar los archivos electrónicos y realizar su traslado al Gestor de Contenidos Corporativos, sin afectar la integridad, disponibilidad y autenticidad de esta información. Dirección de Gestión Plazo: 4 años Documental

Comprende la migración de los siguientes repositorios o sistemas: Adocs, SIAF, Offimat (DGD-DCIN), SharePoint (DGD-DCIN) Departamento de Gestión Documental - Departamento de Gestión Informática Organización - Disposición - Preservación a Largo Plazo

Alta

4. BANCO TERMINOLÓGICO DE SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Objetivo


Instancia de Aprobación y Oficialización Alcance Área responsable Lineamiento que impacta Prioridad

Dar cumplimiento a las normativa expedida por el AGN en cuanto a la conformación de un Banco terminológico de series y tipos documentales, que sirva para normalizar los procesos de gestión documental 1 Año ejecución: 2017-2018 Desarrollar un banco terminológico que describa las series y los tipos documentales que el Banco gestiona, de forma que permita normalizar la producción documental, automatizar la gestión de metadatos, asociar documentos que hacen parte de diferentes series y facilitar la consulta histórica. Dirección de Gestión Plazo: 2 años Documental

Descripción de la totalidad de series y tipos documentales Departamento de Gestión Documental Planeación - Producción - Gestión y Trámite - Organización -Valoración Media


Hoja 14 -A2-25

ANEXONo.2



5. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Objetivo




Facilitar la de documentos físicos a través de un proceso de digitalización con valor probatorio que cumpla con estándares y garantice la preservación a largo plazo de las imágenes digitalizadas. I Año ejecución: 2017-2020 Implementar el Protocolo de digitalización garantizada aprobado por el Banco como parte del proyecto iConecta en todas las áreas del Banco. Dirección Documental

de Gestión Plazo: 4 años

El protocolo de digitalización garantizada busca incorporar al Gestor de Contenidos Corporativos, los documentos en formato físico que las diferentes dependencias del Banco requieran para el cumplimiento de sus funciones, o como parte del plan de contingencia de la entidad. La cobertura es al 100% en todas las dependencias del Banco, pero su implementación será gradual. Departamento de Gestión Documental Producción Gestión y Trámite - Preservación a Largo Plazo

Alta

5.1. DIGITALIZACIÓN Y CENTRALIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES

Objetivo

Versión Descripción del proyecto Instancia de Aprobación y Oficialización Alcance

Área responsable


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Incorporar a iConecta la totalidad de las historias laborales del Banco a nivel nacional, de forma que se pueda comenzar la implementación de la historia laboral electrónica. I Año ejecución: 2017-2020 Este proyecto hará parte del despliegue sugerido para las siguientes fases de iConecta Subgerencia de Gestión de Plazo: 4 años Riesgo Operativo

Documentos de los Expediente Laborales del Banco, utilizando el protocolo de digitalización garantizada, con el fin de incorporarlos al Gestor de Contenidos Corporativos y facilitar su trámite y tratamiento a través de iConecta. De igual forma, este proyecto será la base para implementar el expediente laboral electrónico. Departamento de Gestión Documental - Departamento de Gestión Humana Todos

Media


Hoja 14-A2-26

ANEXONo.2 1 6



6. ARCHIVO HISTÓRICO - FASE 11

Objetivo




Culminar la recuperación y organización del Archivo Histórico del Banco, para facilitar su consulta por paiie de investigadores y público en general. 1 Año ejecución: 2018-2020 Organizar la documentación histórica del Banco del periodo 1963 -2003, que se encuentra sin incorporar a los fondos históricos y la cual requiere tratamiento a partir de estándares y normas archivísticas. Dirección de Gestión Plazo: 3 años Documental

Documentos históricos del periodo 1963-2003, realizar procesos de conservación preventiva, desinfección, restauración, organización, descripción y digitalización de los documentos de conservación permanente del periodo señalado; el proyecto también incluye la descripción en una base de datos del contenido de la totalidad de los rollos de microfilmación (máster) conservados en el Archivo Central del Banco, con el fin de ofrecer una herramienta para su consulta. Departamento de Gestión Documental Disposición- Preservación a largo plazo

Media

7. PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

Objetivo



Área responsable

Aprobar e implementar la política de preservación a largo plazo de documentos electrónicos así como adquirir o contratar servicios tecnológicos dirigidos a asegurar la preservación en el tiempo del contenido de iConecta. 1 Año ejecución: 2019-2020 Implementar la política de preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo (texto, audio, video, gráficos, imagen, etc.), de manera que se garantice su disponibilidad en el tiempo, su autenticidad, confiabilidad e integridad. Dirección de Gestión Plazo: 2 años Documental

100% de los soportes, tipos y formatos electrónicos que el Banco gestione Departamento de Gestión Documental - Departamento de Gestión Informática


ANEXONo.2




Disposición- Preservación a largo plazo

Alta

Fecha:

Hoja 14 - A2-27

Destinatario:

ASUNTO:


ANEXONo.2

Hoja 14 -A2-28

1 Fecha: ' PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS

14 INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

ANEXOS

Anexo 1. Diagrama de funciones misionales y corporativas

El desarrollo del PGD del Banco de la República estará alineado con los procesos del Banco, de forma que sea posible identificar la producción de los documentos dentro de una determinada función y proceso, facilitando su clasificación, organización y conservación.

~ '.,',-' "' . .· . . . ... . ¡. .lioJar ~j < •

)S<JÍ prestaliiista •• •.. tQriglQhanilento. • ge útlírna instancia • aq<Jguactode los< ...... . • ycontrl~ulr? tá · • estabilidaq .. • . · · · · financiera .. • •

Preservar el poder adquisitivo de la moneda y apoyar el

crecimiento sostenido de la economía


Hoja 14 -A2-29

ANEXONo.2



Anexo 2. Marco de Gobierno de la Información

Según el Manual del Sistema de Gestión para la Información del Banco, "el gobierno de la información establece y controla la gestión y el uso actual y futuro de la información corporativa a través de políticas, lineamientos y directrices que deben ser aplicados y monitoreados por diferentes instancias organizacionales en el Banco".

El Banco de la República cuenta desde el año 2007, con una instancia asesora cuya responsabilidad era brindar la asesoría necesaria para desarrollar las políticas en materia de gestión y conservación de documentos y archivos tanto en soporte tradicional como de los mensajes de datos. En el año 2011, se crea un marco de Gobierno de la Información y se establecen tres niveles dentro de la estructura de gobierno: (i) Estratégico, encargado de definir la estrategia corporativa y aprobar las políticas y directrices para la gestión de la información como un activo estratégico del Banco; (ii) Táctico, encargado de diseñar, mantener e implementar el Sistema de Gestión para la Información, (iii) Operativo, responsable del cumplimiento de las políticas y aplicación de los estándares para la gestión de información creada o recibida en el desarrollo de sus procesos y actividades.

En el año 2015 se crea el Comité de Gobierno de Información como instancia decisoria y se reestructura el Comité de Gestión de Información pasando éste a ser un Grupo Técnico de Información-permanente, responsable de soportar y sustentar las decisiones que debe adoptar el Comité de Gobierno, y presentar las propuestas técnicas para su consideración.

t .v

Destinatario:

ASUNTO:


ANEXONo.2

Hoja 14 -A2-30

PERSONAS NATURALES Y .JURÍDICAS Fecha: 1 ¡ (\

iv

14 INSTRUMENTOS DE LA GESTION DE INFORMACION

Anexo 3. Políticas de Gobierno de Información

El Banco definió como Principio de Gestión de Información el siguiente: LA INFORMACION CORPORATIVA ES UN ACTIVO ESTRATÉGICO. Como soporte de este Principio definió un conjunto de políticas que fueron aprobadas por el Consejo de Administración en sesión del 22 de marzo de 2011 que fueron actualizadas por la misma instancia en sesión del 2 de marzo de 2015. Cada política de Gestión de Información tiene asociadas unas líneas de actuación particulares que permiten su cumplimiento.

Fuente: iConecta - Plan de Capacitación.

Se entiende por Información1 aquel conjunto organizado de datos contenido en cualquier soporte que el Banco genere, obtiene, adquiere, transforme o controle. Para el Banco de la República su Información Corporativa es aquella que se genera o recibe en desarrollo de una función, proceso, servicio, trámite u operación, asignada al Banco, que debe ser gestionada dentro de todo su ciclo de vida.

1 Definición adaptada (letra cursiva) de la contenida en el artículo 6 de la ley 1712 del 6 de marzo de 2014 "Ley de Transparencia".

Destinatario:

ASUNTO:


ANEXONo.2

PERSONAS NA TURA LES Y JURÍDICAS Fecha:


Hoja 14 -A2-31

La Información Corporativa incluye tanto a la i11formación no estructurada o documental, la cual está contenida en los documentos físicos o electrónicos; como a la infimnación estructurada o datos, la cual está contenida en los sistemas de información del Banco (transaccional) o resulta de la consolidación de diferentes fuentes de información o de procesos de análisis, pronósticos o proyecciones (analítica).

Destinatario:

ASUNTO:


ANEXO No. 2

Hoja 14 - A2-32

PERSONAS NA TlJRALES Y .JURÍDICAS Fecha: 1 G

f (\ iU


Anexo 4. Modelo del Sistema de Gestión para la Información

El Banco definió un Modelo del Sistema de Gestión para la Información - MSGJ basado en cinco actuaciones (Estrategia y liderazgo, Evaluación y mejora, Operación, Soporte y Planificación) que son desarrollados como los componentes del modelo, sirviendo así como eje central del disefio de la Gestión de la Información: gestión documental, gestión de datos y gestión de archivos en el Banco.

La implementación de los componentes del modelo permitirá la aplicación de una directriz de actuación autorizada y uniforme en el tratamiento de la información, mediante la homogenización y normalización de los procesos de gestión de información.

Información Estructurada (Datos)

Identificar y definir las necesidades de Información; los requerimientos para su flujo y los requisitos para

su creación y control.

Diseñar repositorios, productos y servicios de acceso e Integración.

Definir e Implementar: calidad, estandarización, acceso, conservación, pruebas y validaciones de la

lnformacló

Información No Estructurada mocumenta!)

ldentíflcar y definir )as necesidades de información; los requerimientos para su flujo y los requisitos para su creación y control.

Dlseñar productos y servicios de captura y de gestión y usabllldad de la Información.

Definir e implementar: acceso, consulta, préstamo, tran:sferencia, conservación y disposición.

Fuente; Banco de la República, Manual del Sistema de Gestión para la Información.


ANEXONo.2

Hoja 14 - A2-33



Anexo 5. Sistema de Gestión para la Información

En 2016, el Comité de Gobierno de Información aprobó y adoptó un nuevo sistema de gestión denominado Sistema de Gestión para la Información (SGI), entendido como el "conjunto de elementos o componentes interrelacionados, requeridos para la efectiva gestión de la información" del Banco.

De acuerdo con lo establecido en el Manual del SGI, este nuevo sistema establece los estándares, procedimientos y controles adecuados para: "(i) garantizar la existencia de la información corporativa dentro de los plazos establecidos, permitiendo su consulta oportuna para dar respuesta a los grupos de interés, quienes pueden confiar no sólo en la fiabilidad de la información a la que tienen acceso, sino en la existencia de un reflejo completo de las actividades del Banco y, (ii) permitir que los servicios ofrecidos desde la gestión de información contribuyan a la rápida implementación de las acciones o controles exigidos por las leyes o regulaciones que le son aplicables al Banco y cuyo cumplimiento se soporta, en gran medida, en la debida gestión de la información".


El Sistema de Gestión para la Información-SGI contribuye al cumplimiento de los objetivos del Banco y a la generación de valor a las dependencias y demás grupos de interés, estableciendo las directrices y procesos que le permiten crear y controlar su información corporativa de forma sistemática y verificable y creando las condiciones necesarias para garantizar la conservación de dicha información.

Destinatario:

ASUNTO:


ANEXONo.2

Hoja 14 - A2-34

PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS Fecha: \

14 INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DE INFORMACION

Anexo 6. Modelo de madurez del SGI

Con el propósito de realizar una valoración cualitativa que permita establecer el avance que va alcanzando el Sistema de Gestión para la Información, el Banco adoptó un Modelo de Madurez - MM que incorpora variables transversales, comunes a los sistemas de gestión y variables específicas a la gestión de la información.

Según el Manual del SGI, "el índice de madurez, permite determinar la distancia existente entre las actuales prácticas respecto a la gestión de la información y el nivel deseado por el Banco, convirtiéndose en un instrumento guía para la toma de decisiones sobre las estrategias más adecuadas para llegar a un nivel óptimo y eficaz en dicha gestión, a partir de lo cual se establecen y priorizan acciones que logren movilizar a la entidad a dicho nivel y asegurar el logro de los objetivos del SGI."

Este nivel describe un c:mtonH) en el ()Ul' se rnc<moc(~ que la gestión de fo lnlormación tiene un Impacto en la organiznclón, y qu.e ésta puede bl'llelklnrse de la definición e hn¡ilcmentaclón de un Sistl'llla <fo Ges\1611 pam la lnfornmción; Sin embargo, en este nivel la organización puede ser vuhternhle al escrutinio legal o reglanrnntario ya que algunas práctk;ts están mal definidas o no est,in detlnldas y son todavía en gran medida de naturnlcza "ad hoc''. La organización pucdt• seguir ¡i<•rdiendo oportunldack>s slgnlfkativas para agilfaar los ¡wocl•sos, servidos t rámltcs u operaciones

Establcs;cr Metodologías: Selecdomu; Estandadzai; Fonmlliza1; Implementar y Guku:

Este nivel describe los requisitos mínimos <1uc deben ser abordados con el fin de cumplir los compromisos legales y regliuncntarios de la organización. Se c,1racteriza por la existencia de políticas definidas, procedimientos y decisiones más concrnlas adoptadas 1mm nmjonir la gestión de la lnlormacló11.

lmplmll<'Utar y Juz:wr B,·imltadvs: Rccordai; Comprobar, Adoptai~ Gestionar, Influir e lnkgrar (Interno).

Este nivel describe a organizaciones que están cmprc1idie11do un Sistema de Gt•sllóu parn la Información embebido en sus procesos, setviclos, trámites tt operaciones. tos aspectos inherentes a la Gt'stiún de la Información esL<in integrados en las decisiones corporativas y la organización cumple tacllmcntc sus requerimientos legales y rcgulatorios.

Manrencr e Innovar: V(,rilkai; Mt•jonu; Mantcne1; Plmtea1; lnnovm; Dar ejemplo, Optimizar e Integrar (Extei-110).

La organi1,aclón ha lnt<.'grndo t•I Sistema de Gestión pam L"l Información <.'l\ su lnfmestructura corporativ,1 y en sus procesos, ha reconocido ,1uc un cfocllvo gobierno de la información juega un papt4 cnicial en la disminuci(m de los costos, ventajas compet.itivas y se1vicio al diente y l:onsidcrn los beneficios de la disponibilidad de su lnformaciún en la transformación de algunos cfo sus gm¡)()s de interés.



ANEXONo.2

Fecha:

Hoja 14 -AZ-35



Anexo 7. Procesos de la Gestión Documental

DESCRIPCIÓN

Analizar y establecer las actividades requeridas antes o durante la producción de

PLANEACIÓN la información, para determinar su utilidad y uso, con el fin de dar cumplimiento a los aspectos administrativos, legales, funcionales, técnicos, tecnológicos y archivísticos.

Identificar y establecer los valores primarios y secundarios de la información, con el fin de establecer su plazo de conservación y disposición final. Este proceso se

VALORACIÓN realiza antes de la producción, para identificar desde el inicio la importancia y los valores documentales (primarios y secundarios), asegurando así el tratamiento adecuado y su oportuna gestión.

-· -

Definir los mecanismos de control y seguimiento para la producción y recepción PRODUCCIÓN de los documentos del Banco, independientemente de su formato, estructura,

finalidad y áreas que intervienen. ···---

Realizar las acciones requeridas para el registro, la incorporación a los trámites,

GESTIÓN Y las distribuciones en las actuaciones o asignaciones, la descripción incluyendo los

TRÁMITE metadatos que garantizan la disponibilidad, recuperación, acceso y consulta oportuna de la información. Adicionalmente, define los mecanismos de control y seguimiento a los trámites que surte el documento en su gestión.

Realizar los procesos de clasificación, ordenación y descripción de los documentos que nacen: fisicos, electrónicos o híbridos (físico+ electrónico). En

ORGANIZACIÓN este proceso se definen las actividades técnicas propias de la gestión documental, con el fin de asegurar que la información tenga una clasificación, ordenación y descripción, que permitan un tratamiento archivístico adecuado, conforme los lineamientos definidos por el Banco.

Remitir los documentos fisicos o electrónicos de los Archivos de Gestión a los

TRANSFERENCIAS Archivos Intermedios, Central e Histórico, según aplique. Incluye las acciones para transferir los documentos durante las fases de archivo, validando los plazos de conservación establecidos en la TRD.

Realizar el proceso de selección, conservación o eliminación documental, de

DISPOSICIÓN acuerdo con lo establecido en la TRD. Aplicación de las herramientas de gestión

FINAL documental para definir la disposición final de los documentos, en los que se contempla: la selección con técnicas de muestreo, la conservación permanente o su eliminación.

Definir e implementar las condiciones para la protección y conservación de los

PRESERVACIÓN documentos en soporte físico o electrónico. Son los mecanismos y estrategias que garantizan la preservación y conservación de los documentos en el tiempo, teniendo en cuenta el soporte o medio de almacenamiento.

Hoja 14 - A3 - 1

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA - DGD-350 ANEXONo.3


ASUNTO: 14 INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN

Nombl'll!otttulo4eb~l'Ul~lfl~

f....----~---~----....; Nornbreotltulod,,b~n

Mactopro«SOS ·-- Serlesdocumenule,

Resoludones y Bol~fnM \BoletlMS de 12 Junta Olr«t!v2

~deteot,ttr.ldodebca1~ftinfotmlod6n

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ESQUEMA DE PUBLICACIÓN

~de:~y/o~

FfskoyE!e<:trónico

fect.adec~d<!ta - _,._ -. .. --No~,t:.:, h::p;//www~.gcv.ro/Cl./bo!t'tines,.jul'U

Fecha: 6 p

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Oro.!arM ~m,murbs publ!adas c¡IH' (;OmPOm'II los 1 Ortu4rt'SR~lamentarlasE>ctffl!a;s M2nwo!es Col'por.itlvos de W ~~a;s del ~l'!(Q. coo (sp:i/',o! FfskoyElffirónico POI' ~ !~-~-.,g¡;,y.,.~~ 1"0\!a,.bs~l1.s ~,..~=io ~ ~:'°"¡

Con~l.ltfvodeOrcubn!s desllr>aUlrios«tcmos2!8#nt:0debR'1)Úbli~- De;:<=tal·OGO

R,gtamentarlas h:!l)J/www.Nt1re9,gcrv.co/C'l./~:0'«1'!tnl• 1

:~.b:11"*'1).gcv.co/C'l,/~~l«tf0"1co- D<"P.trtamentodefkk,qaf»yValor,:,s-CFV =~o de ~,ú rl Rqlam'1'lt~OCVySEN :~~/d:::~::~~6::::::oSE:lDl~!E~ftolnnglk F/$koyEJ..arónito

Pol/tk.Hc.otporatlv'" IPo!ílitadt>~liónArnbiomta! ::;~i:~:r:~::::. QIH! ele~ !nCOfPOf;,~ a los proc= ylE~iwl

Po!lt!als

Co'l)Orat!l/"'V NormatMdad

Banca~nt..,ly

Reg[mt>~I

Rt'glament01yC6dlg01

lnfnmie1deGestlón

Asunt<:11 j1nfom1edeGestl6n

1.ActuARCOMO AGENTI:FlSCAl,. PRESTARSERVIOOS Al G081EIINO EN ASUNTOS AFINES A LANATURAlllAV FUNOONESOEt

Corpo...tlvo1

AgtnkFIJC&l Ope...clonHcomo AgenteF!s.caldtl Gobl,:mo

2.AOMIN1STMRlAS IAdmlnlstndóndf! RESERVAS bsRHf!IV"' J1n!ormt>dt>Gesllón INTl:RNA00NALES lnterruoc:lon~s

3.APOYARU

FUNOONAMIENTO AOEctlAOO O!: tOS

SISTEMASOEPAGOY !s1stemasde1>a&o ISf!rv1tfosBancarlos

PRESTAR SE!MOOS A lASENTIDAOts FINANOERAS

OEÚLTlMA

:~~;:ALA ¡~:::~ lnfc,rmedeGesl!on

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Rl!glmt'flGt'<l~•dd.-Con1rat.adón 1::;t~~::.:r::..:v~ !!~mlt'tltos fflj~ticl

RégimMPr...S~tal ::~~i::"'ªSltt'fl""al!'SclePOlltk.>~t.aldt'ISanco¡E~tlQI

~~~:= dt'I R~imM ~'41 d,1=~:~lsl<:=~:.,:;::: liflNrnl<'l'tOS ffl!E~rn,I

~ de eon,pc,rumlt'n10 -1~~;::;:::ay=t::::~~:::::1~~ AdQUlnryCon1'11L1rl!lMl'SySt'rvldos t>ISantodt'b.Rt>pVblic.>.

Códigoeletua ::llc~ Úk.a ~ra todos los t'fflpfoaOOS del Sanco d1! !a\E~r:o!

F!('glamt'tlto O~tatlY<:1 dcl S.,W:lo elel~!l'lfflto t'tl donde~ soci.oUn ..r ~bffit'ftto Ol)«llt!vo d..r ComPMSatión!nt<!rbanariadt'ISal'l(O Servi(:;c, dt' Com~dón ln\~ri.l dt'I ~neo &, t..!~l',ol

dt>laR~blia Re'P<Íblic.1.

L.>JunuOlr«trlladcl San<:t>~b F!,:,pilbllta.~conl~wn loptt'Vistoff!t'lart/ruloS"'dt'bt<'"(3ldt'l992.~aala c~dt'ICongttSOelebR"PUbUaun!nfom>edondt'se

st'f>ab.nlosresult.>dos~ioosdclaf.or~ivo.Oe

~~ ele la JUMU Olr«tlva ,1¡~1=::::~:u1:~=:~=~~:::~:\~~W:s

lníOrmt'<eleSostt'tlibilidad

vaNblcs m~rotCOn6mlas. En los dos ultlmos capitules St'

1nform.asclm,bro,r,posi6Ór'ldt'b.s~intt!'Nclonalcsyb J)<OV«clóndtbsituaciónllna~d..rSancodt'laRpPUbli<a ~raclrespffllvo.>r.o.

~~:::=.::..~=~:=~gcstiónff!1~~

ltlfOi'!l'IWÓnl't'bc1Qna<i1ror,losrcsultadoselebswbast»eleTtS Su~tudeTituloseleT~-TES lffl ..r ~do póm.al'io adrnlnlst~s !)O( ..r Sanco dt' uj~i'lol

R'°PUbliu.

inforfflt'penódkofflt'le.vtose"plic>l~scstióndt'IBancod<'b

lnform.- Administración de Rt'SffVU1~=::1cs~~::;;:~naad:;::::1rn:1=a~!E~hol/1ng~ lm('tn:><ionall'S St>J)l"t'St'rlta t..posici6ndeb.s!"Hffllulnt~lcs= r~~

d,corte~didembr\'delalloaniffltlrasupublica66n.

Documento ron ~ =nual del uswrio del St'fVlcie de

Man~! Us~rio • ~ ele1=~ra~::~1!:~1~~~~~ ~:!¡bpa~ O'll!<l<l11S lmemt>t ffl INTE:RNET. bs posklor,l'S m1dtibt=lcs o bibtt'!'alt's. St'gún __..

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Reyoftt>dt>Est~billdad fiNl'l(Íff.l ;:o:::::~:~~~=;,:':rif!sgcs a lcslu~f>ol/lng~ !F!slcoyrkcrónico

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!-··-"""''="""'º·"" Ot'p.:i<'..-=:oóeS.:.tt'tl'~deP-~go

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Gt'r~1T,'cn;,:¡,.GT.Ss;b¡¡=iiM=1iri.>I y~!~lnl"""'°°"~lcs·SG-M!ly ~r'..i,1'1'11:<');0 A 6'-' ts:..M,d.wll7 ~ >i.~,= y ~t= ~ ta,

~r:,mt'flto~Es\abil,d.:ióFiNn<:it>n·Dffl. Nnt>er.>-OI: mC'<""r.wé<,p..-bk,a

~~~~;.~:-:: 1:=::,:~:t<l<!!=~ Subg,=aMON'tarl:lv<l<! lt'}· Ó<' •=~P<>~~ y~¡, la,

1=1~.tt'l'l"..ltio.-~~·SG·Ml!j"1lorn'l'IOOn;,-.;b1,ca

~ V

{

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA - DGD-350 ANEXO No. 3

Fecha:

Hojal4-A3-2

" D t,; Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS



Nombno:atftulode:la~torladtoln~n ~de:~dt'b ,_ --. .. ~·l~prod111:donde:I Notnbn!~~d,i..

~LHnom,.a,sq~motl>nola

~!:dkxl611e!'.l la;,lcm.wrii{,n~ode que-i,ll!i~J

M_,-

Contro!y D1STf1!8UIREFECTIVO l~tu!mlento

&.DISE~ARY EJECUTARPOÚTICA

MONETAR1AY

PolltlaCamblarla

Económkay financien,

Nom&n!atftulode-lafnfc!l'f'MClón ~de-l.eo~nldode-l1aiu,(OliadeWonnad6ff Medlode-l'YllCÍÓfty/e,o~ -- 1.1,prdeconw!U

Sllr!Md«wfle11Ules

~:::;~:~nd<l1::::as:~:~'t ~ ~i..sl!::~::::;;:!:::::::::::!a~=-dell~~ osoo,s 1,0,,>c, 'l'Yf"'b.>"!ff!SNWt'.s9MIIU;·bíl\rt~?<:

~

~rt~l'l'ffll<:,-rk"1C;Oll'(!VSt....-.!-

00

Opef3C!oll1!sdePolftk.a

Operadonesdc,Polltla

Cambiar!•

Tr:lmltesyScrvklosdel

R~r!mcnC.mb1'1rlo

Procn,mndefduadón Económlcayf!nanden

::s:,:~:t:::;~,11~aci~1~:::::~~~~-"m de la Rcpubl;a q~ü taslEs~~ 1~ .. ~

SN'it?S Hlstórlen OMAs - ~!dO'i de o~:odonM de mw:ad<l ab~o -!Sffl..shk:lótiasOP"'"ationMd('MereadoAbiffto(Wdo$). ~~"°'

~a'::1t:s~6:::~:~;:;:~\~..sa;:::~:i.~e!on6 ~ PMreado Al)lerto í~{Esi»llo! jO<ar-~

tltJdLW'.!!Y'!.~~~~2.:!é'.~

"" http://www.b.lr,"'P.SQ'<.t:O/t'S/~S<:el'lt~~~nsi,;o%8.3r,.=~~

'Ntp://www.Nnr~.go-.-.<o/f!WaprONcion·ft'PCS· =irai:clon=i»nslo:'l

Oep.3r"~mffllo«~cto=y~fTOllod<, j°"P,lrt~=to6<:0;>er~~Y

~:::~:o:~ador=y~rrollod<,1:=:=ºM~ v ~r:a=1oó~Op,:,ra~y0t'l.lrrollod/:-l~r:~=10 d/:- °"'1",lc~ v

~~~r~:;:o Abien.o • =~~~cor,~CQflV0(.1toriH¡»nrid~(!ncl<.~ Es¡»iwl E~róniro POf tMN ~~~7o!:;~~y.tLQ_~~ =:o~:o:O~Mione,.yOt'l.lrrolled,: :::~=c,M~:;; y

()p<:,ncioo.-s ~ Mertado Abierto• l.3sopfl.>clontsderr>«CM<lablerto{OMA)det'l<J)armón~ Es.ii~W IEl«tró<!,co 1 '" l1~n., ~r:amN>tcdeO!>t"""OOO">("Sy~rrollcóc- ~r:~=;e,:lt,~=v OMAdcl'X¡»nslóntnnsltorias s«de~tipos::ransltQ!aSy~ne<>tes. . M~·OOOM Ot'l.ln-cllcd<-M=.><le·OOOM

=~io:1~ 1::100~:enc ·\~:,";~~~t;::=::: contrai:dón\~iw! l~S9"'i9t}(9'!'K9":'...-.%"9:"· ::::o~:c:~=y~rfcilctle\=:::ºM==lv

lnformesobrclr>fl;,ción d~k>ne,.óel>olltiaM~Jri~."'=t>b~dcl,:-quipc,E~W/tnslck fiskoytl«'lrócico PO~ Ol/1SS9 rr1~:nJ hi•p·I/ b?r!"PfNCQl;n!9!!".'t::,~f!.,w,, Svbi~~«Efü,d001-Ecor,6tn,,:ci.-SG--U:v C.-~r:~=toói,Prog.-a,,-.x,6,,.,ll...,. óae Tra~= y M= a la

Con!un1C> de lnform.tóón y ~~l!sk cOl't cl ,:ua! se toman bs 1 1 ~~·~General· GG. ~er>d~ T,Kn>G · GT.

té<:nlco,;obfelasi!u.1dó!l~onómbdel ¡»is 1 ~;ttatemantoóeProtr.ur..ic,&, tln!bciór,. ¡ln!l.>(16,,. OP! 1,n!~~hl!Q

~:o;::/~~~:r:ed:i.,~s::~:t:::fo:ac~~ep,,~<~t:::=:.•::;.:~E~W FislcoyEU!<"'.rócico CVS/POf Ol/2000 IM~l Dl'¡»r:a~ntoT«r,kcydel~/orm.,d&, 10-.,¡»r:a=to>&rnce~,s., dcl:IR<'l!Ubl!a in! i6nd<S<:rcdonal.Mt.,. 0t..,,. !~ E(o,,6n,,c:,.cm lr,!~f~-cm:

fr.tetvenciont"'t"lmerudoamhiarlo M«.>r,lsmci.d~l"1~<!el~~delaRepúbli,:3er,dE-W El«tror.ice I PO¡: 2008 1 \IC;;a,-;',.-o'<'...,;,..-.eo Jh··p-f! ·N"'fPSNW't::Ú"'~·mz""&-:)~m<ne1>todt~v0<-s.>rroflodt1~,..-A=.to<lt~v m«adQcambianoy~tosd<oint=.<:16,, ~ M=a<l<>•OOOM Ot'l.1'1'Cllo6'-i.<==·:'.>OOM

Sc-!ie M car:ilt:is c,dugtivas <;~ ~;,t,an y óM.Jlpn los

~\:::lor~:ativas de C.mb~1~~=:m~::;,: i»7;~=te~/::::~ ~JEs¡»rnll

elear6nk0< dillgen<ci:omit"'toderorm,,larios

d!~.

r,,,ra¡~=::..,~::~1:':r~::i:::t::s1~"l~ww

ET>dc!opc,di:odetffil1inoscambi:orios t:Ubl:;:0;

1:,.,::a:::u::.:::::r::_

1~ los tffi!1inosjEsr,,,W

CootiMl<?la pub!icldón de !os avisos de n(l\líkaciór. dt,actos

Aviso y citadon.-s de aaosl~mlnistralivos ~~dos ?Of ,:,1 DON y l,u cit>ciones ¡»ra admtnlstr.!tivos d(, amhlos n(ltiflc.adón, t'f1 virtud 6'- lo ~o MI _t"l attirulo 69 e índsojE~OOI

FísicovE!«trócico

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«20¡;.¡ ínt~on:i~ nn:il del ~rtkulo 6-8 dt"l Códlgo de Pr«ed1mÍ({ltoAdmlnistnilvo yóeloCon\en<,osoAdm\nls-tr.!trtO{leyl437de20'.1!. _¡

~~~=~=~os~ la s«~arbl::~:~u::~:...~:;=~:= e>~~ por t"l ~=¡rspa/lc!

Pregunt>sfrfCUMtes Jnfoc,mclór, rebdQM(b tO!I preguntas CI~ e-stadlrtb=:e se allíb,, como~ consulta frecuerne por¡»rtc de los usw.ricsdeljúi»/lc! r~lfflffl~G:1ml>losefr,v~;n1err,aclon:ile-s.

arte bó!l~e-s y mon~s. Oimr,,,~ billete,. y mom:das: valor vJC:omr,,,~ educativa de clementes ~ S(f;uridad Y (U!dado de losl"""°'

FiskoyO«tr6fllco

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Sub;¡;=!r>dustiulv~

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7.CONT!IIIIUlRAlA

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solet!nEcol\6mlcoR~ioflal

Reportes del Emisor

Solfllncon lnform2<:iónPl.'ri6<!1t.a.coror,:.bleyoportunasobrela

evol<Jd6"clelasprirn:lp.1!nvarlabl"'del:i"ct~deeonómk.aj~hcl

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FiskOyOe<:lrór.lro

FískoyOe<:lrotlko

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' 1 ; 1 ::;::eglon~I Trabajo ~::~=::::::z:::.;:u~~ndlfunélr~,',ol F1*oYEIK'JÓlllro POF 2000 No::ipli(a fht:1>:ffwww.bar,m,_go..-.ro/es,lé~ ~.:.::E<llX:'oosEC:>t"~mirosP.egion;~- ¡=~~E~::~

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Fecha:

Hoja 14-A3-6

Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS 5 e



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Nomlrn!othulode111ll'lformxt6n f------,-----,-------, -tlffl:rfpd6ndtl(tt?ltcnldodelaeate~dtln~6n

M3f;ropro«sM T~IC:H S-er!Mdowment.llei;

~de

""'"'"""' tuprdeeo11,.~ Nombtt,adclre,::::=::ptt>d,:tcléndc!I Nornb~~~deta

1~.~"tt'Cs.,,ta·G:.Subg= G~~"to!<:n!c:t-Gr.Subg~óe[s1u<:!~ll~(st<¡d;a,.r~.!/:~-SG-Hy tcon6'r.itOlo•SG-!EySubg~"' M=t~=v Subg~w=t><i.lyóe

l pul,~~:::::~=~ l

qllt!apf,c¡ae-J J

!~ºv:=::Rl~~l l~vb~::~:;

12.GESTIÓNDE BIENESYSERVIOOS

16.GESTIÓNOELA PlANEACIÓNY

EJECUCIÓN

Pla~aclóny

EstrMe1!a

Con!roly S.-1urmltnte

Planeaclón Em"tég/Q

Gesllón Pn,supuenal

:~~i::::;~::.:::::~d. CUVQ ~h"O M d1f"ndtr1~7,ol/lr,¡t~ Fi~yElectrót<iro POf/KTMtPigin.,W,eb

NO~;,lÓQ h:t~://wv.'W.b.1"~-&ov.co/1><1blk.:mo=?!,d,23

:~;:~:;:.~:wbrci~líg~~=l>=T,ol El«tr6nil:o ¡,m: 07!'.013 Nor,>l>Q ::=~":rl'PFx'tro/P\/J>lkXw'n:

~!r;y~lr.tt'm.3doNIM-SG-l,m t~l1't=<>Nles·SG·Mll

°'1>Mt:trnt't>1odeEst"bi!id"dR<-.a~-omj~~.toó<e!str.><1~ ~f><;>t'r.:,-CfA

l>ubBcadoncsCul!ur,iln SoletinCultuno!yBibUO!;dr,w ~~!~~::.::i:rs~ ~ la BLAA Que .abon:1~ :""'as* interk [sp.al,ol F~yElectr6"ico POI' 2 - 3~,púre;>l;ah; t-¡·p·iíl"'!'(W b;o"CT:W,,ttynJro/bclt'i"::fJ,ttmll Sut,g~t.iCul:ur"l-SG-0. ~="t...,_ SG-Ct.-

:~~v~..=cu~ ~U:.:idos ~ "l'llveolo.;~L~f>ol El<!ctTÓ<!l'.o (Fískoham,2000) Pt* ! Se,s.:mp:,;,sr.,!'1".w&. Jo,,p:;,r~oM=<:!'10ro-OM\J l~r:.:.IN;'<'.tot-".M'0<:!'10,-o. 8ol~ínMuS®dcl0ro

l'l~ndeAdqulslclonts l~';;.,:i:! de Ad~ui,iclorn1sde8lfflt'S1::=~~~::i~n:::fl(c:traaciónjEsp.of>ol

Contrataclo~s Ad~

ReportedeContrata1ción

Organlgram~

J>ublk.1<:ión de lnfonnadón dt: 1~ CO!'ltt.11~6,, fO!TNll:ad.:. ""el S:lfl<:Od<>~cont.ilfy7.\4~2002íCódig<>Di«:iplÍflltrk,!~i',()l

Úni<:ol

EstrvcturaOrgalllz.:.clONldi!IS.fl<:o. Esp3,',cl/lr.g~

E!o!ctro!'lko Ol/2009

!!Ktr&.i<:O

El~r<lnico 06/l9n

Mír,mc~tr.:.l /!mP..l.L.~-~.Jl~sglt)'LP.l.,~...,P!."1

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Vni~ó,i,Cortratos-UC.O<'c,x,r,:!""'(,6,,~.¡Áll'.>$ ó<el ~rn:o <:ve ~.:.f<:.:.r. ~!t"'J;.:~zooi "~"' •=<'=I

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Olrncclon~m~nto

Estr.atégko

PlanAntlcorrul>(lónydt Attndóna!Cludadano

Pn,supuetto

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PlanEstr.a1~ko

Al:cm.:,tivis«rn-4:osy~nd.isi.alarbl..s. """" Otflnkión dcl nurco cstrit~o. objf!':ivos estr.it(lglees,. lnl<:iativ.lsa$0Ó:ld0S a!cvmpl,ml~\odelas fundoncsm~IM.IEsp.:,l\ol

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M«.:.nismos

Qud.:,d~na Part!clpaciónl~.;~:.."'~~~=-~=c:::::::{~hol

ori~Uciónycumplimientodelosmismos.

0ocu=nto(luer«ogcl.i$actMd.1desp.:,,r.ipotcnd.:.rbcul:ur.a

de ~. W.e«lón y r,:,s~a :nt<' ~os Wdtos.

~:.:::orrupclón y de Al('ll(iór, •l1:=~c::::p;ra;;:•/:t:~:;~Y1=•:i:¡tsp.:,7>o!

~or.:.miff!todl'losmetanlsmosd<'a!t'fltión.tnr.5p.:,~a. r~on3llt:1clónd<'tr:lm!\6Y"""di<;iónlle!nlor"'6.

Manual P.:,13 !nmulr a la d~nia ,m f:I pnxeo de l)R'S<'rltar

ur,:,dl"nur><:bsobreactosdt-corrupciónpor~rtcdeempl<'ado.!úP3,',cl

del'St31nrt!tuclón.

Proy«tiónanual<:!'1 esUdo de rcsutt~ de b entidad. """" Pn:s<Jpul'StOd<'Operaclónelnv..món 1P~toan~ldelngresos,g:,nosc!nversióndl'la...,iidad. '"'"" !~:':a~yG~=~=~I {Est~do d"!Esi~dePért!idasyG.:.n:a<>O.lsp.,rabvigencb. E~fiol/lr,¡¡léi.

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Est3dodcsltu1clónfinand«;i Rl'íl$ b situ~dón r,n;-,ncicra dcl San«i cn una r«~..1

dct<!"rtl'l!nada.: ¡r.ivfs dC' lo,: corw:eptos <IU<! compon~ 1cs¡Esp3f,ol .l((ÍYOS,?asivosyp.:,,trifflO!'llo,

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CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTER.t'IA- DGD-350 ANEXONo.3

Fecha:

Hoja 14-A3-7

5 : e Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS



Nombn,otltlrlo6"1a~gorlllcle!n~

M=•ncl,_ -·"""''"'°""' ~• .. --=··,---- ~- - .::::::·· - .. ¡Nomwt'~!~:i=i.ic1ei,,p-rodu«ló,,~ ~~b,~c¡u.emot!V,tla l iwbllcld6ne11ci..~-bf,n,~61!1

~e1111r~¡ Nombn,otltlllodelal11~n 1-----r----,------; O<mt1pdó111Jt1coMenldoMbicateeo,ia61!1nfoml8cl6l, - 1.11tar61!=-w!u ~~~dt'ta --..,~

17.GESTIÓNOEl

SISTI:MA O!; CONTROL

INTERNO

lB.GESnÓNOE

COMUNlCAOÓN

Ttm$t!w

Controly Segulml,ntO

At,11clórtal Oud~art0

llanca<:entr:,ly A,un1os Corponttlvoi;

Serles~ntalc,

Unoml,ntM

"""'™"°'

tnfo~d,!Slstt~d, Controlln"mo

Esudodt«-Wltadoln\~r.al ~Jo¡.~iwl '"~~ o<:>O<'los,:~t'f\\OSO~comd,:t,,:ml)O

tnfor=ión cc,mpl=uf!.t a los oen.1dos fi~l'>Ci«cs. ~

Opt,racioMsMOl'IMariaEl«iiv:as muem:a ('! <:f«to =:arto o',e, las d1for...,1,:,s xtivk!:adMjEsp.>~ol

=o el<! umb,cs"" el patrimonioltnf=c1&,r,:lat!va.1lp.>1ril!IOl'lio6!-l.1"'1tidac

Coln's¡,end<:alalníorma<l6tiOnar>C1=1s~pct~Sllnco,

homologadaalosmodeloscstructu~ots~blecido<PO<la

CGN, a ID~ de los cu.il<!S bs tn!~d<!S pvbli= ~-

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:o;:';:a\:;:;::NR~~:~1:=:;;:;::ª;~:::i~=~1~~ =l,:,s..stJn:aso,:lloóo,:cor,a:Uvos.pa!.ivo!c.pa:rimo,,lo.lr,gr=,

gastos o costes,~ son objeto dto climitlxión en el pr,x= dto consoli<laclónque~~Uz~laCGN.

Org~niffloos de Control. Supervisión v¡:=~: ~:t~~. ;:1:~ :1:1:tv ::~~lr-~ ViglfandadelEbn<:0del~R<'l)(,bf,ca q"'dlf~entesorganls=tjercensobresugestlón.

~7.:ie1n~::sudo dtol S/$t= del~:=. ~mso dcl esudo del Control Interno en 'ªl&i>aho!

OowmMIO~OJ>Ol"cl Slst<'!N d(,/1,:ndkió,, [lectrótz,c¡, dto'

~it~~= ;::t::t:a ~le;::¡::=;. :iln~ ~ ~ l:nc:_~ :::ld,,de ;l&i>a~ 11 llbl~ doc\/mentos Y lonnulartos d~róná:OS ~ ronfonNrl 12 ~ rendlcÍÓ!'I de CUl!l'U f~cal ¡in11al qut d 8.tr><:o de b ll'"P\Jblia

~a!luatr2.fsdtoes<Psk\en"1:a.

"'""''"'""'"" ..... ..... PDF 1 0!}¡999

~ya«trófitro 03/:997

Fni.:oy~ 01/2005

10/2016

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03/2014 ú;.ar<$os..<e<;=

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rela<;ió,,co,,suir,for,-r,¡,elór,.funóorles,~OSy:.{tW,00~

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~~;:;::i6.:!::~:;tK~-v.,~)yl712 ! Documento medlant, cl cual !.f' divulgan bs ~= ,r«tu~s por los miembros de 12 Jur.u Oirectm ffl sus de<:ls!ones ó<! Pol!tica Morte!a<b y se comunka si b decmón!E5¡,ar.ol/lr,gl6 jEIKl.l"ÓniCO sobn!labS.1dtolnt~soitornódtom>11ff.lur,inJmeoJ>Q1"

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Comun!Qdosd,Pren~ IOtrosccmun~dosdt-Pr~ ~~R~~~=25U~:dea:=~:::::=1E-hol

R~sta del Ebn<:0 ó<![~~:: ~:o: la~I ::::~~;~~ a:° ~~l~kl sob~díveoost~royuntural,:,s.

la/lepública Físi.:oyEl<:'<:lrór.ko

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Pub!lcac!onu tconómlQJ ,,,...,=· OCU uas m econom ~ r,da<b p!"l Sffl'estlfl ó<! un~ E-f!OI f'tSl<:o [!«trór,ko ?Of i,¡oapl,c.a t;J.P;.,.~.f!X!:re,ES!:!.S9L~~,.,,,~ ~!"..J=toóeCon,;.,r,Jcaa&,y~ !d;cao&,&""'6ml( Gí escola ~ bc!l!lúuNcolecciór>«gufisncol.&res.g~s~O!'S\Ud~nt~ ·" b ..,, . . ¡~r: .. mer.:oóeCcffiur-.,:x,t,,I

Sa11codto!.JR'1PÚblica oriN:S::Ms1co/dt'~'.:1a. • cor, Y ~ (<1<,Qclót,&ooómk..>yfiru~·Dcrf ~.o,cri: av

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Comur.lcadosd~pr~=dondesoe.-nund.onlosresultadosdto com~ y Yl'flU de divisa~ efectual% J>QI" ti 11.:n<o di! 12![-i',ol R"l)Ub1ia.cotrt$pOndientO!'Sal~~t,:,rior,

J~··p·t1 b;irmtertoín'rorrw9W·

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SlslemudePag:o IBo!etln,slnformatlvos ==lcod;~~:::..s:-1!~n~===:~~7:;:;;;~rel~hcl Ncaplica !~:p·l ............... *"'1!pcp(t<~-,...~~2{) !~rt2m('l'l\odeFidueia~yValor!'l.•DfV

Soletln lnlor=tivo~riodcl CWEC 1::::::1:~~::-:~::.,::;Ei u~ dl'lb~~ ;4~99 !:;~~~~~~=-<&,: ~,:2,..,.,,.,:oÓ<"~t=ó.-<>>40•0';

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C!: 2~1 16 Destinatario: PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS


Nomb1'!otltulodelaRTqOrbfflnlímnKlóri

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_ .. ->----~---~-----<

20.GESTIÓNOE RIESGOS Y Pf!OCESOS

21.GESTIÓNDE JNFORMACIÓN

Temft!cas:

P111nead6ny

Es1ra1egl11

Contn:ilY St-gulm!ento

l>laneaclóny Ei1ra1egl,1

~-

SC,rk,Slfol:Uffl{!nt~

~venclóndclavadode AttlvoyFlnantlllclóndel

Slstemade<lestlónde !nfonnaclón

lnnrumentoJdeGestlón Ooc:umcnt.al

Con¡Vntodt>doeu!T\1mt0<flnfOflni>d6n1'>'Jb!i~~~wM>c=

EStrllt<"ttiaAn:1rr::ovdf ~~::d~~~a::;::::u:;:~:=~"1 ;';¡n;°~!E~~ El~rór>,ro

c«:.;t,cadónsobrtflsist<"<Nde~m;,,,is:r.,clóndt'~odt'

~!f!aciónt.A/f-T ~~=~~~:,';; :.,~:~r;1~:1~ftr,glk !ritttt6n<eo

fina~d"11

Fomiato in\~cioM1 con bs ~.><!Stas ~1 =.lonario 6" po!í1!Qs v proc!'Cllml,>n:01' A.Mt C:Ui, eor,r!f'ma q~ el SR cv.,..""e

con =s y ronverdos !ntcmacioNcle-s y c:sie \l,>ne

wo!fst>«g A.nll•Moncv {A.MtlQ~llonnaire

L1ull<lfflnsl~::!::7~:.:=)E:!:~on:o~(~ ~:1:=:1~llol/!f!ilk

Programad~ ~lión o«ume,,ul

M~t..s 6" b ir,düj.\~ de s,,vklos llnar,ci<i<m y pn'>d,mcs re~on;><!os, par.,conocim!<m:o del clien:e. prevención de

bvadodedineroycOl'ttrarn:,,;t,1r!:aspo!iUu.sdefl=bmie,,to

dl!lterrorlsmo

Es un doeumento que conti,me el Prcsr~= ou,:, t>l'l,j =::~~=~-:::::t:. ~:;:;1:: R;:~:.:: ~l[spa~

pro¡¡r.>INS MP«IHc<:>S de Gesti6f> Ooeum<mt.11.

AegiWOqv,¡contienebsatq::oriasdeinform.,eióndctodo<lm

AegistrodeActivosd<!ll'lformadón (registros pvblle.adM y 1<:>S regll;;.rcx. dispecible-s p.¡,ra ~1~~1 ~UdtadM.

!Mtrum<,n1osdegntl6nde !nform;iciónd~la/untaOirect!va

ESQ~madcPvbllc.>clÓ<l

C,,adrodeaaslfocaclóno«vment.al

TabladeR~endónOo<:vmental

índicede!nformaciónO,ulfle.lday

:1:~.:d:~=11.1:::1;:~~~t>di~ de ir.formadónlE~~

h el instru=to ml.'diante cl cv.il se Jn!orma .. la dvd.ld.>nia. int~do<vvsuarios,sobt,:,1alnfom-->cl6npublk~avel~io1E~l\ol atrav6delcv.>l,..pu,,clea«edcra111mis=

El Cuadro de Cluilk-'<:lón Docum,:,r,tal - ceo es un instrufflffl\O

.. ,,:t,MSHcoqven-glsiralatota!i<bddelos6ocu""'1'!\0S(¡<K"ha

~:::: ~ ::.: .. :~.b~::;:a :"°ser1';~:b~!nSS:ltsP31\ol awnlos. con im!ludón O<! fas dependencias c:<>e produjffon b ln!orrMdón. lndepernllt'l'ltcrnMt~ que ,:,,~ta,, ('ti b ~.ulod.1d

L..a Tabla de Retención r>cvrn..nt.11 •TRDesun iMtr~me<>1ode

!;;:,:~:~~o;::t:!:1:;.~¡;¡~=;n::1E~llol

prodimodelav;1lonc:ióndoturnerotal.

Índket,múUcodebln!ormx!ónpúblkagomef-"<».,obtt'l'li<b. adqulrlé;iocontro!ó\dllporelfbr,cod(>taR,:,p<Jbllc:tquel-.;,sido¡Esp;.af,o! a!ine.a<»comodasifoa<:fao~~.

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El«trónico

Electrónico

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El=ór,,co

Ele<;tr6ruco

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~t\pj/www.ba~.gc,.,.co/M/"'il,l<!=Cl~

dom-.a>óol'I Toé:nbsÓ<'pend~!.>S

~r.am<,r,to6l'C=:& Ooo.>Me:"i"...Jl-txoo

~bsl'IOffl'M(l~=~ta ~e,,.la~awri,{fnaw~

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1~~::.~·~ , '"=, ·I J

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Nombre o título de la categoría de Información

Macroprcxesos ¡

GOBIERNO 1

Temáticas

Polftlcas

Corporativas y NormatMdad

Rendldónde Cuentas

Banca Central y

1 Series documentales

Resoluciones y Boletines

Consecutivo de drculares Reglamentarlas

Políticas Corporativas

Regímenes

Reglamentos y Códigos

Informes de Gestión

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN Nombre o tftu1o de la información

Boletines de la Junta Directiva

Circulares Reglamentarias Externas

~

Orcu!ares Reglamentarias Internas

Oesaipdón del ,contenfdo de fa categoría de información 1 Idioma

Mecanismos de publicación de resoluciones y demas actos de la Junta! Directiva,y demas depend_encias de! Banco. ¡ Español

Circulares reglamentarias publicadas que componen !os Manuales¡ Corporativos de las dependencias del Banco, con destinatarios externos af Español Banco de la República. .

Circulares reglamentarias publicadas que componen !os Manuales Corporativos de las dependencias de! Banco, con destinatarios internos en\Espafio\

el Banco de la República.

¡

Medio de conservación y/o soporte

i Físico y Electrónico !

Físico y Electrónico

Físico y

Reglamentos DCV y SEN Reglamentos y Manuales de operaciones de! Depósito Central de ValoreJ I DCV Y de! Sistema Electrónico de Negociación SEN. ! Español/Inglés Físico Y

Po!ítica de Gestión Ambienta!

Régimen General de Contratación

Régimen Presupuesta!

Régimen de Conservación de Documentos

Régimen de Firmas Autorizadas

Reglamento del Régimen General Contratación

:::í::~::.mbientales que deben incorporarse a los procesos Y actividadesjEspañol

~:;~::i:;;s :~:i:~=~:::ic::tolítlca Y lineamientos en materia deJEspañol

~:;::~:~as normas generales de política presupuestaf de! Banco de !aj Español

~~::::: ::;:;~~:~~n:~~::i~~~ed~0:~::;;;:~ción en el cual se! Español

Documento aprobado por el Consejo de Administración en el cual se otorga la facultad a los empleados que ocupan determinados cargos. en propiedad o como suplentes o encargados, para suscribir comunicaciones!Espaiiol

y documentos internos o externos, según el caso, en ejercicio de sus

funciones.

de\Docu:1'.e.ntos que _desarrollan. ~a política y lineamientos en materia delespañol ad_g_uis1c1on_e;s de bienes y servicios.

Acuerdos de Comportamiento _ Adquirir YIGuia específica de conducta para los empleados participantes de los

e B. c-~ . . procesos de adquisición y contratacón de bienes y servicios en el Banco del Español

ontratar ienes y =rv1c1os la Repúb!iea.

Código de Ética Código de Ética para todos los empleados del Banco de fa Repúb!ica. Español

Manual de Convivencia ~:~n:~:::c1ae!::~:1~ción, corrección y solución de conductas contrarias ª¡Español

e .6

b . d 1 1

Documento en donde se socializa e! reglamento operativo de! Servicio de¡, , . Reglamento Operativo de! Servicio del

ompensac1 n lnter ancana e Banco de a spa o¡ Re_Eública Compensación lnterbancaria del Sanco de la República.

Electrónico


1 jElectrónico

! Físico

Físico


Electrónico

Fisico y Electrónico

1 . . . . \ Fisico y electronico

Electrónico

Informe de la Junta Directiva al Congreso

La Junta Directiva del Banco de la República, de conformidad con !ol previsto en el articulo s· de la Ley 31 de 1992, presenta a !a consideración,

del Congreso de la República un Informe donde se señalan !os resultados! macroeconómicos de! año respectivo. De la misma manera, se muestran las metas adoptadas por !a Junta Directiva para el siguiente año y !as! Español/Inglés ! Físico y Electrónico perspectivas de las distintas variables macroeconómicas. En los dos·

últimos capítulos se informa sobre la composición de !as reservas internacionales y la proyección de !a situación financiera del Sanco de la República para e! respectivo año.

Asuntos ] Informe de Gestión ] Informes de Sostenibilldad ::~::e~:n::i:;~:::i~:~:i:~~:l~fi~a~:::::~o de su gestión en los!Español j f;sico y Elemónko

1. ACTUAR COMO AGENTE FISCAL, PRESTAR SERVICIOS

Corporativos

AL GOBIERNO EN 1 1 Operaciones como Agente . . ASUNTOS AFINES A Agente Fiscal Fiscal del Gobierno !Subastas de Tttulos de Tesorena. TES

lA NATURALEZA Y FUNCIONES DEL BANCO

1

::~:::i:~~:~:i:::~~í;t~:dl:: ;;;~:t::~:0d;e!~: ::::~::.de TES en eljEspaño! 1Electr6n;co

1

Hoja 14 - A4 - 1

Formato

POF

POF

POF

lnformaclón publicada o

disponible

Información Publicada


Información Disponible

Fecha: i b

Lugar de consulta

http://www.banrep.gov.co/es/boletines-junta

http:l(www.banrep.gov.co/es/buscadorreglamer:tadon

Archivo de Gestión/ Archivo Centra!

http://www.banrep.gov.co/es/deposito-centra!-

D,ocumento !Información Publicada lva!ores-dcv . F1sico / PDF http:/ /www.banrep.gov.co/es/sistema-electronico

negociacion·sen

I

POF Información Publicada http:ljwww.banrep.gov.co/sites/default(fl1es/oub!icacij ones{archivos/pga 2012.pdf

POF Información Publicada


http://www.banrep.gov.co/es/contratacion-bienes-servicios

l. http:ljwww.banrep.gov.co/es/transparencia/regimen·

.P.'.~uesta!

Do;~::nto ! Información Disponible Archivo de Gestión/ Archivo Centra!

Do;~s::nto ¡ Información Disponible Arch¡vo de Gestión/ Archivo Central

POF

POF

POF

Documento Físico

POF

POF

POF

cvs



http:j/www.banrep.gov.co/es/contratac\on-b1enes· se_rylcios

htto:ljwww.banreo.gov.co/es/documentos-guiascontratacion

Información Publicada !http://www.banrep.gov.co/el-banco/codigo-de-etica

Información Disponible

Información

Archivo de Gestión/ Archívo Centra!

http:ljwww.banrep.gov.co/es(reg1amentaciontemas/2189

Información Publicada !http:/(www.banreo.gov.co/es/informe-al-congreso

Información Publicada lhttp:ljwww.banrep.gov.co/es/sosteníbilidad

Información Pub!icada lhttp:ljwww.banrep.gov.co/es/tes-pesos

t\

J

(

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA- DGD-350 ANEXONo.4



Nombre o tftulÓ de la categoría de información

Macroprocesos Temáticas Series documentales

2. A0M1N1STRAR I Admlnlstrad6n de

LAS RESERVAS l las Reservas ! Informe de Gestión INTERNACIONALES llntemadonafes

3.APOYAR EL

FUNCIONAMIENTO ADECUADO DE LOS

!'::~;,:SRDE PAGO ¡sistemas de Pago !Servicios Bancarios

SERVICIOS A LAS

ENTIDADES

FINANCIERAS

4.SER PRESTAMISTA DE

ÚLTIMA INSTANCIA !Estabilidad Y CONTRIBUIR A LA Financiera ESTABILIDAD FINANCIERA

5. PRODUCIR Y

DISTRIBUIR EFECTIVO

6. DISEÑAR Y EJECUTAR POLÍTICA MONETARIA Y CAMBIARIA

Control y Seguimiento

Política Monetaria

Política Cambiarla

Informe de Gestión

Control de Falsiflcaclón de BIiietes y Monedas

Operaciones de Polltica Monetaria

Informe de Gestión

Operaciones de Polftlca

Cambiarla

Trámites y Servicios del Régimen Cambiarlo

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN Nombre o título de la informadón Oescrlpdón del contenfdo de fa categoría de lnformadón Idioma

Informe periódico en el que se explica la gestión de! Banco de la República

Informe Administración Internacionales

de en relación con la administración de las reservas intemaciona!es. En él se

Reservas\detatla la polftica de administración y se presenta !a posición de las!Espafiol/!nglés

reservas internacionales con fecha de corte a diciembre del año a

su.e_ub!icación.

Documento con e! manual del usuario del servicio de Compens.ación de

Manual Usuario - Compensación de ChequeslCheques e! cual consiste en socializar el mecanismo para caoturar1,

0 1 Internet directamente a través de una pagina en INTERNET, las posiciones spa '

0

multilaterales o bilaterales, según corresponda.

Reporte de Estabilidad Financiera

Reporte de Sistemas de Pago

~n:;~:e\;~is:::~~~:n~:r:i:~ s~ c~::::~fío y los riesgos a los que se!Español/!ng!és

Reporte que describe !a estructura y comportamiento de !os principales sistemas que componen !a infraestructura financiera en Colombia v!Español

presenta resultados de proyectos de investigación en esta materia.

Consulta en línea de especies monetarías¡Servicio en línea que !e permite al usuario conocer el estado del estudio del _ retenidas billetes o monedas retenidas por presunta falsedad. Espanol

Tasas de intervenclón de Operaciones de¡Tasa de interés a la cual el Banco de la Repüblica ejecuta !as operaciones¡, _ 1 spano

Mercado Abierto (OMA} de mercado abierto.

::r::~:;~r~~~:~o~~~.::ldos de operadones[Series históricas Operaciones de Mercado Abierto {saldos}. Español

Serles Históricas OMAs - Operaciones¡Series históricas Operaciones de Mercado Abierto (operaciones repo¡, _ 1 spano

transitorias de expansión monetaria aprobadas).

Operaciones de Mercado Abierto Convocatorias para el d!a

-1:~:::::~~ia~~:;~onada con las convocatorias para el día {lncluyelEspañol

Operac:ones d: .. M ... · e. rcado Abierto - OMA de .. l.Las ~peradone~ d: m.• .. rcado abierto (OMA) de expansión pueden ser del Español exp~ns1ón tran~tonas _ ~()S tipos: trans1tonas_ y permanentes.

Operaciones de Mercado Abierto - OMA dellas operaciones de mercado abierto (OMA) de contracción oueden ser del Español contracción transitorias dos tipos: transitorias o permanentes.

·¡conjunto de información y análisis con e! cual se toman las decisiones de Informe sobre Inflación Política Monetaria. Presenta !a visión del equipo técnico sobre la situaciónjEspañoi/lng!és

económica de! _e_ais.

Informe de Operaciones de Compra Venta de\Contiene información de compras y ventas de divisas por parte del Banco

D. . rt d

1 8 d

I R .

01. de la Repúbica. Detalla opciones, subastas, intervención discrecional, entre\ Español

1v1sas por pa e e aneo e a epu ica otras.

1 .

1 d

0. . ¡Mecanismos de Intervención del Banco de la Repüblica en e! mercado!

ntervenc1on en e merca o cam 1ano __ ... , .... , ... ..,_. __ de interv~nción. ···················----·······-Español

Serie de cartillas educativas que explican y divulgan los procedimientos

cartillas Educativas de Cambios Internacionales \aplicables a las operaciones de cambio y ra información camblaña\Españo! requerida para el tramite de cada una de ellas.

Instructivos. electrónicos para di!igendamiento¡oocument~~ión ~opo~e para q~: los usu~rios del sistema tengan una guia!Españot de formula nos de cómo d1hgenc1ar la mformacion en el sistema SEC.

Enciclopedia de términos cambiarlos Documento que busca divulgar el significado de los términos cambiarios 1 _ contenidos en la normatividad vigente. ____ _ Espanol

contiene Ja publicación de !os avisos de notificadón de actosl

A . . . d d . . . d

I adminlstratiVos expedidos por el DCIN y fas citaciones para notificación, en

vrso y citaciones e actos a m1nistrat1vos e cambios internacionales virtud de lo previsto en el articulo 69 e inciso final del articu!o 68 del Español

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Adminístratfy(:l (Ley 1437 de 2011). .

Conceptos cambiarios de !a Secretaria de la¡conceptos jurídicos de la reglamentación expedida por el Banco de lalE _ 1 soano

Junta Directiva República sobre Réiimen Cambiado. ·

Preguntas frecuentes Información relacionada con preguntas que estadisticamente se califican como de consulta frecuente por parte de los usuarios de! régimen de!Españo! cambios e inversiones internacionales.

Medio de conservación

y/o soporté

\Físico

!Electrónico


\Físico y

Electrónico

Electrónico

Electrónico

Electrónico

Electrónico

1 !EleC"vónico

1 !Electrónico



E!ectrónico


Electrónico

Electrónico



Electrónico

Hoja 14 - A4 - 2

Formato

PDF

PDF

Información publicada o disponible



PDF / CVS j Información Pubiicada

Fecha: 1 6

lugar de consulta

lhttp:f/www.banrep.gov.co/es[informe-reservas· lkiternacionales

1

1

lhttp: 1/www.banrep.gov.co/es[1'1o-de/24868

i

htto://www.banreo.gcv.co/reporte-estabi1idadfinanc~_ra

i PDF Información Publicada lhtto:ljwww.banrep.gov.co/es/reporte-sistemas-pago

HTML Información Publicada www.banrep.gov.cc/consulta-bil!etes-monedas

retenidos

0/S Información Publicada l http:{/www .banrep.gov.co/esftasa-intervencíon-oma

0/S Información Pub!lcada

0/S Información Publicada

PDF Información Publicada

0/S 1 · información Publicada

cvs Información Publicada


C\1$ / PDF ! Información Publicada

PDF !Información Publicada

http://www.banrep.gov.co/es/saldo-omas-contraccionexpansl%C3%B3n-monetaria

http://www.banrep.gov.co/es/aprobacion-reposcontracclon-expansion

http:lj~.b~::p.gov.co/sites/default/fi!es/paginas/¡

J http:ljwww .banrep.gov.co/es/oma-exoansionl transitorias

http:ljwww.banrep.gov.co/es/oma-contracciontransitorias

http:ljwww.bantep.gov.co/¡nforme-ínfiacion

http:/(www.banrep.gov.co/es/informe-operaciones· divisas

http://www.banreo.gov.co/es/jntervencion-mercadocambiario

Documento I f . bl" lhttp://www.banreo.gov.co'es/cartH1as-cambios.-Fis1co / PDF In ormación Pu icada internacionales

Pa;i:~~eb ¡información Pub!icada ¡www.banrep.gov.co/sec

HTMlPaginaWeb

Documento Fisico/PDF

Información Pubficada


http://www.banrep.gov.co/termínos-regimencambiario

lhttp://www.banrep.gov.co/es/notificacion-aviso-actoadministrativo

L Pa:~~eb jlnformación Publicada lhtto:ljwww.banreo.gov.co/conceptos-secretaria-jd

pa:~~~eb ¡información Publicada jhtto:ljwww.banreo.gov.co/oreguntas-abc%20

~-

{

d{Í{:".t,C. ¡,~/,¡,,' '~~ (t~::~:.:~ CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA - DGD-350

ANEXONo.4



REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN Nombre o título de la categoría de lnformadón

Maeroprocesos Temáticas Educación

Económica y

Financiera

Series d~umerrtales

Programas de Educación

Económica y Financiera

Publlcaciones Periodlcas

catálogo de Estadísticas

Estadísticas Financieras

Estadísticas Sector Extemo

Nombre o título de ta infonnadón

Campaña billetes y monedas: valor y arte

Estadísticas - Revista del Banco de !a República

Catálogo de Series Estadísticas Publit.ldas

Agregados Monetarios y Crediticios

Indicadores Financieros Diarios

Sectori:zación Sector Financiero

Sectori:zación Banco de la República

Tasas de Interés

Indicador Bancario de Referencia (IBR)

Base Monetaria

Oescripdón del wntenldo de fa utegorfa de información Idioma

~:::::. educativa de elementos de seguridad y cuidado de los billetes y!Españo!

~:i::add~~::sc:~~l::::iú:~i:~na recopilación de las publit.ldas en la!Españo!

Retacíón de las series estadísticas publicadas en !a página de! Banco. Español

Estadistit.ls de base monetaria: reservas internacionales netas, crédito bruto, principales pasivos no monetarios, cuentas patrimoniafes y otros!Españof

activos.

Informe que contiene algunos indicadores económicos, tales como: indice General de la Bolsa de Valores de Colombia, Tasa Representativa del Mercado (TRM), tasas de interés, reservas internacionales, agregados! Español monetarios, entre otros. Esta información se actualiza semanalmente y las cifras son provisionales y sujetas a revisión.

~:::~í~t:~a:xt~~¡;_1 y M3 en poder de! sector privado, crédito y activOs[Españo!

Estadísticas de reserva monetaria, crédito y activos netos del exterior. Español

:~::;/~~ó;a::::ió~~ d¡::::::::~~. ::e~:.~;~n::r~:n:~:~1::~o~sas de!Españo!

El !SR es un indicador del mercado monetario que se calcula a partir de !as

::~~:s:~::/; ¡~~:r!ª~!:~::e:i c~:1

1 e::~~::~da~:s ::~nd~;:;:~~::1 Español

entre prestar y recibir recursos para er respectivo plazo.

::~::;~~ monetario definido como efectivo en poder público más reser\!a! Español

Reporte de Sectorización Monetaria y Financiera ! ~:::t:~:. :~ P:~:~:;:c~~~:r~~~~~i::n:~::i~~:~::~::e::/nªg~~:~ma I Español

Índices del Mercado Bursátil

calendario de divulgación de series estadisticas

Balanza de Pagos

Balanza cambiaria

Balanza Comercial

Remesas

Índice de Términos de Intercambio

Índices del Mercado Bursátil en Colombia. COLCAP. lGBC.

calendario de divulgación anticipada para los próximos 12 meses de variables de !os sectores Monetario y Financiero, Externo, índices y Tasas de Interés, Cuentas Financieras y Derivados financieros. Esto se ir¿

expandiendo a otras series más adelante

Español

Español

~ ::í~a~::,:::~:~~ ~t::::i;:~:~s;~~::í~!':e~~l:~;:nancieros que I Español

Estadístit.l de !as operaciones que originan flujos de divisas y que se canalizan a través de los intermediarios del mercado cambiario doméstico.jEspañol Se _eresent~.~ cifras de Ja Balanza Cambiarla detalladas.

Cifras detalladas de ta Balanza Comercial (exportaciones· impor'".aciones). \Es paño!

Las remesas comprenden las transferencias corrientes realizadas por !os

:~~~::t:: ;,:~s~::::c~a:::;~~;:e:::g~;tr~;::::{~ Bea~a~::e:eP:gh:sC:IEspaño!

Colombia. Ingresos y Egres.os.

los términos de intercambio se definen como la razón entre e! precio de

~:~a:i:º';:~¡:j:esla d~;:c:~: ~e ele:;;~: :::u:ie¡:~0

7:scio;r:u~:!Españo!

domésticos vendidos en el extranjero. Serie y Nota Metodológit.l.

Posición Propia y Prosición Bruta Apalancamiento

de!Serie histórica de la posición propia, posición propia de contado y posición bruta de apalant.lmiento de los intermediarios del mercado cambíariolEspañol (datos agregados, información diaria).

l ¡ Medio de conservación y/o soporte

1 Físico y Electrónico

IFisicoyElectrónico

IElemónico !


IFísicoy





!Físico y Electrónico

IFisic:oyE!ectrónico


Electrónico

Fisico y Efectróníco

Fisico




E!ectrónico

Formato Información publicada o

disponible

Hoja 14 - A4 - 3

Fecha: 1 6

Lugar de consulta

PDF / HTML - ¡ Información Publicada Página Web

http://www.banrep.gov.co/es{bi!1etes monedas/multi media(base.htm!

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs


tnformacíón Publicada





http:ljwww.bantep.gov.co/revista-banco

hnp:ljwww.banrep.gov.co/es/cataicgo-estadisticas

lPYl:lliqdas

http://www.banrep.gov.co/es/agregados·monetarios· crediticios

http://www.banrep.gov.co/es/indit.ldores-financierosdiarios

!http://www.banrep.gov.co/es/sectorizacion. monetaria-slstema-financiero

http://www.banrep.gov .co/ es/sectorizacionmonetaria-banco-Reptib!ica

Información Publicada Jhttp:ljwww.banrep.gov.co/es/tasas•interes

Información Publicada )http://www.banrep.gov.co/es/ibr

O~~::nto ! Información Disponible ! Archivo de Gestión/ Archivo Central

cvs

cvs

Información Publicada 1 htt.p:ljwww .banrep.gov .co/es/contenidos/page/report ¡ e-sectorizaci-n-monetaria-y-financiera

Información Publicada \http://www.banrep.gov.co/es/igbc

HTML / CVS I Información Publicada http:ljwww.banrep.gov.co/ca!er:dario-<livu!gacionestadistlcas

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

Información Publicada !http://www.bamep.gov.co/es/balanza-pagos

Información Publicada lhnp://www.banrep.gov.co/balanza-cambiaria



Información Publit.lda


hnpJ/www.banrep.gov.co/esfba\anza-comercial

http://www.banrep.gov.co/es/indice-termfnosintercambio

hr.tp://www .banrep.gov .ce/ es/indice-termines· intercambio

http:ljwww.banrep.gov.co/es/posfcion-propiaaoalancamiento

tk J

16/J~5 ·1'i~~

(f 1:t~' \:~{).t:v_~;Y>~




Nombre otftulo-de la categorfa de información

Mac:roprocesos Temáticas

(

Series documentales

Estadísticas Fiscales

Estadísticas de Inflación, Índices de Precios y otros Indicadores

Estadfstítcas de Cuentas Nacionales y Produccl6n Industrial

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN Nombre otftulo-de ta tnformadón

Mercado lnterbancario de Divisas

Posición de Inversión Internacional

t>escrlpdón -del a,ntenfdo de la <:ategOria de lnformadón Idioma

~r:::;~!~::~Jt:t:~~s~~:~~~:;r;:: :;e~~~~=~;:;.sa de apertura, cierre,!Españo! La posición de inversión internacional es una medida del saldo de los activos y pasivos financieros externos de! país en un momentojEspaño!

determinado.

FI . d 1

.6 0

. (d d h .

1

1nformación de la inversión directa, categoria de inversión internacional

c:i:~bia;. 8~~=~:1a ~e P::: es e y acia asociada con e! significativo grado de control que un extranjero (o\Españoi

nacional) adquiere sobre una empresa residente (o fuera del pais}.

Medio de conservadón y/o soporte

Electrónico



Los datos presentados contienen información sobre ingresos, gastos, Balance fiscal del sector público no financiero I intereses, déficit{·) o superávit ¡ ... ¡ fiscal y financiamiento interno y externo! Espafiol/lng!és I Electrónico

del Sector Público No Financiero. los datos presentados contienen información sobre ingresos. gastos,

Balance fiscal del Gobierno Nacional Central intereses, déficit{-) o superávit¡ ... ¡ fiscal y financiam¡ento interno y extemo!Espafiol/hgiés IE!ectrónico

del Gobierno Nacional Central.

Saldo de deuda externa del Gobierno Naciona11Se presentan datos de !a deuda externa del gobierno nacional centra! en¡, _ I/ ,. ler .. spano !ng1es ectrcn1co Central pesos ven dólares.

~~:l:n:~c:~;!~ garantizada por el Gobierno1Se presentan datos de deuda que cuenta con garantia de la nación. Esp.añol/!ngiés !Electrónico

Saldo de deuda interna del Gobierno N.acional¡Saldo de la deuda interna .. de .. ! g_º __ bierno c.e.ntral, incluyendo informaciónlE _ 1/t . Centra! sobre desembolsos-'- amorti2a(i9nes y ajustes. spano. ngies

Saldo deuda del Gobierno Nacional Central

Gobiernos territoriales

~:~;~:~e información de !a deuda total, interna y externa de! gobíerno\Español/!ngiés

Las cifras presentadas en esta sección corresponden a ejercidos realizados por la Subgerencia de Estudios Económicos (SGEE) del Sanco de !.a República, a partir de las ejecuciones presupuestales suministradas

directamente_ por las entidades territoriales. Debido a la implementación I Español del Formato Unico Territorial (FUT), que a partir de 2009 se encarga de !a recolección y consolidación de la información territorial, !a SGEE suspendió la elaboración de estas series estadísticas, por lo cua! solo se encuentran

disponibles hasta el año 2009.

Indicador mensual de Actividad Económicallndicador mensual construido a partir de variables sectoriales, que anticipa (IMACO) los movimientos del crecimiento anua! del PIS acumulado cuatrojEspaño!

Población

trimestres.

Número de personas residentes en Colombia; es decir, !os residentes! habituales, !os cuales se definen como !as personas que viven por más de Español

sets meses en el lugar (en este caso, en territotío Colombiano). l la Unidad de Valor Real (UVR} es certificada por el Sanco de la República vf refleja el poder adquisitivo con base en la variación del Índice de Precios al 1

Unidad de Valor Real (UVR) y Unidad de Poder¡consumidor (IPC} durante ef mes calendario inmediatamente anterior al E _ 1

Adquisitivo Constante (UPAC} mes de! inicio del periodo de cálculo. La Unidad de Poder Adquisitivo spano

~~énd~::~:e ~;:~a~ra usada para calcular e! costo de algunos de los!

P . (Í d' d . .

1 \Índices de precios al consumidor y a! productor, inflación básica, Índice del

recios n ices e precios y precios meta es preciosos) precios de la vivienda usada y del precio de! suelo en Bogotá. Metales Español

preciosos (oro, plata y platino). l Índice de _e_rod~ión industrial

EstadisticasCuentasFinancieras

Producto Interno Bruto {PIB)

Índice de .e_r('.19.!Jcción nacional. ~añol

la Cuenta Financiera, como parte del Sistema de Cuentas Nacior>ales. il

muestra !a forma en que !os diferentes agentes económicos colocan sus 1 excedentes mediante la adquisición de activos financieros o !a reducciónli Español de sus pasivos; así mismo financian sus déficits incurriendo en pasivos o

reduciendo sus activos. (saldos y flujos).

Producto Interno Bruto por ramas de actividad (precios corrientes y! /

1 JEspaf'iot !ngiés

constantes_.

!Electrónico

Electrónico

Electrónico

Fis1co y Electrónico




Electrónico

Físico y E!ectrón¡co

JE!ectrónlco

formato

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

cvs

Hoja 14 - A4 - 4

Información publicada o disponibte

Fecha: 1 ;"'¡j

~i

Lugar de consulta

Información Publicada htt.p:ljwwv,.•.banrep.gov.cofes'mercado-interbancario-1

divisas i

Información Pubilcada f http://www.banrep.gov.co/es/posicion-inversion'ínternaciona!

Información Publicada \htt.p://www.bar.rep.gov.co/es/inversion-directa

lofocmacióo Poblicada lhttoc//www.baoceo.gov.co/es/fisaom-ooblim

Información Publicada lhtto:ljwww.banreo.gov.co/es/fir.a:-i2as-pub!icas

Información Publicada !htto:{!www.banrep.gov.co/es/finan2as-pubEcas

Información Publicada lhtto:/fwww.banrep.gov.co/es/finanzas-pub!icas

Información Publicada b_t_tp:f/www.banreo.gov.co/e,;,/finan2as-pub!icas

Información Pub!ic;ida l,htt.p:f!www.banre::,.gov.cofes/f¡narizas-pub!icas

Información Pub!¡cada !http:ljwww.banrep.gov.co/es/finan2as-oublicas


Información Publicad.a

Información Pub!icada


http:ljwww.banrep.gcv.co/es/imaco

http://www.banrep.gov.co/es/pob!acion

http://www.banrep.gov.co/es/series· estadisticas/see_up.ac.htm

http://www.banrep.gov.co/es/!ístado-focha/3856

1

1

CVS !Información Publicada !http~Ü."'!'>'fYl,banrep.J;_c,y,c:o/es/prod.t¿_<;_c¡cm

l CVS !Información Publicada lhtto:ljwww.banrep.gov.co/es/taxo:iomy/term/22S4

CVS \Información Publicada \http://www.banrep.gov.co/es/pib

f~

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¿¡~j,,i~),"

«f~j, \~~j~!

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA- DGD-350 ANEXO No.4



Nombre o título de la categoría de informad6n

Mac_ro.e_rocesos

7. CONTRIBUIR A LA GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO

Temáticas

Encuestas y

Estadísticas

Serles d!)Cumentales

Estadísticas de Mercado

Camblario

Estadística!. de Sistemas de Pago y Operación Bancaria

Estadísticas de Producción y Distribución de Efectivo

Informes Estadísticos

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN Nombre o título de fa ínformaclón Oescrlpdón del contenido de 1a cat.egorla de Información Idioma

Información .del Mercado de Derivados - lnformellnforme diario: información de tos montes negociados, plazos, devaluación I Es afiol diario del mercado de Forwards implícita, vencimientos. p

Información del Mercado de Derivados_ MontolM~ransado y dev~luaci~n: base ~e datos muestra los montos d d d f d . . mensuales y devaluación 1mpllc1ta promedio de los contratos forward peso! E _

1 i;pi~;t~s:n:al:ae;~

0 orw-ar Y devaluacmn USO negociados por los Intermediarios del Mercado Cambíario, spano

desaE[~gados por plaw.

lnformadón por sectores: los montos mensuaies negociados por los

Información del Mercado de Derivados_ Montos¡lntermediarios del Mercado Cambiarlo en e! mercado forward peso-USO, del mercado de forwards por sectores desagregados por contraparte. Adicionalmente se presentan los montos! Español

mensuales negociados por los Intermediarios del Men:ado Cambíario en e! mercado Forward para monedas distintas a peso-USO.

La base de datos muestra los montos diarios y devaluación imp!icita promedio de !os contratos forward peso-USO negociados por Jos

N . . d 1

.6

. r . d N \residentes distintos de los Intermediarios de! Mercado Cambiario con

e~fr:c;:::::~:e: Y a:v:n~:~1d;t ~::::~ e OF agentes del exterior autorizados. Esta información se encuentra\Español

desagregada entre operaciones de compra y venta de USO. Información

Estadísticas del DCV

EstadisticasdelSEN

Boletin Estadistico

Informe Mensual Estadístico

diaria disponible desde 2011. Los montos están en dólares de Estados

Unidos.

~n::::c~:,;;tt~1:::~a

0: :i::~:~n~~i~~::~s mensuales Y Composición!Españo!

~n::¡;;c;~annsa::.~:::me~e~e ~~:rre~N;~~::::0

~¡::io:::i~~~:as, Valor I Español

Boletín que incluye estadísticas de uso de efectivo, de compensación y liquidaclón de pagos de alto valor a través del CUO y de bajo valor a través del CENIT, de compensación y llquidadón de cheques a nivel nacional. delEspai'iol operaciones con títulos valores de deuda pública negociadas a través del SEN y liquidadas a través de! DCV.

~::~:~:sa ~::! i;:~~:;:I ae:;::~:t:; c:~E~mpensación y liquidación del Español

Estadísticas de producción y circulación de¡Boletín estadísticos en donde se muestra !a circulación de monedas y Efectivo billetes por denominación, así como e! dato de billete y moneda metá!ica!Españo!

per cápita. También se consigan un histórico a fin de mes y a fin de año.

Boletín Deuda Externa

La estadística de deuda externa incluye et financiamiento obtenfdo bajo las !

modalidades de préstamos bancarios, créditos comerciaies o de proveedor, títulos de deuda (bonos} y arrendamiento financiero. LaslEspañol

estadísticas de deuda externa publicadas no incfuye pasrvos de corto plazo por inversiones de portafolio en Colombia.

Informe en el que se presentan !as principales variables monetarias y

Resu~e~ Semanal de la Situación Monetaria ylcambiarias de Colom~ia: agr~gados ~onetarios, portafo!io financiero,IEspañol Camb1ar1a cartera neta, reservas internacionales, instrumentos operativos del Sanco

Central, tasas de interés, TRM, ITCR e inflación.

Informe de Estadisticas Monetarias y Cambiarias 1 :a:1:;

1~/~:~~

0:;_:i()~:~~:u::ó~g;_::!~ ;:;r:e~;;::~· tasas de ínterés,¡ Español

::~)dísticas Económicas y financieras {NEOD- ;~~~:1:ro~:e~i:::~t;P::!a~:;~~c~;:t:~~al, sector externo, sector¡Españo!/!nglés

Informe del Comportamiento de la Balanza delEn este informe se describen los principales resultados de la evolución! _ . Pagos de Colombia trimestral y anual de la balanza de pagos del país. Espanm

l Documento en el cual se describe e! comportamiento del mercado de

! f M ! d O . d . \derivados de tipo de cambio {montos negociados y estructura de!IE , ! n orme ensua e perac1ones e Denvados . spa"o

mercado, plazos, devaluaciones implícitas, vencimient05, saldos, contrapartes}.

Medio de conservación

y/o soporte

Electrónico

1 Electrónico

!Electrónico

E\ectrónico

Electrónico

!Electrónico

Electrónico

Electrónico

Fisíco y Electrónico






Electrónico

Formato

PDF

cvs

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PDF

PDF

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PDF

PDF

Información pubficada o disponible










Información PubHcada



HTML-P~na Web ! Información Publicada



Hoja 14 - A4 - 5

Fecha: 1 S ntn L· ¡ V

Lugar de .consulta

http:ljwww.banrep.gcv.co/es/forwards--reporte--diario

http:/!www.banrep.gov.co/es/forwards-montos-

~

hnp:l(www.banrep.gcv.co/esímercado-forwardssectores

http:((www.banrep.gov.co/es/negociacionesdeva!uacion-ndf

lhttp://www.banrep.gov.co/es/conten\dos/estadisticas

.dcv

l!http://www.banrep.gov.co/es/contenidos/estadisticas

,dcv

¡http:[!www.banrep.gov.co/esfbo1etin-estadisticosistemas-pago

http:[lwww.banreo.gov.co/es(bo!etines-mensualescedec

http:/fwww.banrep.gov.co/es/contenidos/estadistícasproduccion-drcu1acion

http:ljwww.banrep.gov.co/es[boletin-deuda-extema

1

1 http://www.banrep.gov.co/es/contenidos/resumen~ ¡ situacion-monetaria-cambiaria ¡

jhttp:IJwww.banrep.gov.coíes!)nforme-estadistica5-

mor,etarias~1.--:ec1n1.t.i_¿¡_ljas

!

http://www.banrep.gov.co/estad/dsbb/fmico!om.htm

htto:/}www.banreo.gov.co/es/informe

comportamien,o-ba!anza-pagos-co!ombia

lhttp:[!www.banreo.gov.co/es/jnforme-mensual. operaciones-deriVados j 1

~

(

Hoja 14 - A4 - 6




REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

Fecha:

Nombre O tftuJode fa categoría de información Nombre o título de la información :Oeseripdón del contenido de fa categorfa de informat!6n ¡ Idioma Medio d/e conservadón Formato Información publicada O tugar de consulta 1

Macro recesos Temáticas Series documentales j Y O soporte disponibte !

Encuertas

Nota Monetaria

Nota cambiarla

Boletin Deuda Pública

Boletín de fndícadores Económicos

Analiza e! comportamiento de !a tasa interbancaria, operaciones repo vi repos en reversa, base monetaria, disponibilidades de la dirección def Español

tesoro nacional.

Analiza el comportamiento de! mercado cambiario. Español

Estadísticas de deuda Pública por orestamista y prestatario. Sat-dos,¡ • 1

expediciones y pa_g_os de intereses. · __________ _ , Espano

Comportamíento de los principales indicadores económicos de Colombia.ll Contiene información estadística, presentada en cuadros y gráficos, sobre Español el sector real, sector financiero, sector fiscal y sector externo.

Muestra !os resultados de la encuesta sobre la percepción sobre rtesgos

Encuesta de percepción sobre riesgos del

I de! sistema financiero y la confianza de los agentes en su solidez. Se aplica

. fi . a entidades del sector financiero, gremios, centros de investiga-ción!Españo! sistema manciero

económica y universidades. La idea es identificar riesgos y vu!nerabilídades que enfrenta el sistema financiero.

Sus resultados muestran !a percepción que tienen !as entidades que Reporte de ta Situación Actual de! Microcrédito\rea!izan intermediación de microcrédito en Colombia, aunque no sean\ _ ¡ en Colombia vigHadas por !a Superfinanciera. Permite analizar la evo!ució~. y Espano

oersoectivas del microcrédito.

Encuesta de Tráfico Fronterizo

Resu!tdos de ta encuesta rea!izada por el Banco de !a República {4 semanas[

:~:s~~s1

:~:~~~:::tr:~eq~::s~;:it:nt:::a:~0~::;:::¡~ r~:~~!: :: Español

frecuenda de viaje, motivo deviaill~st,3;dia. Resultados de la encuesta coordinada por el Banco de Pagos 1

Encuesta de Banco de Pagos lnternaciona!esllntemacionales (BIS), en la cual participan más de 50 bancos centrales y {BIS) sobre Operaciones en el Mercado cuyo propósito es cuantificar el tamaño y ta estructura de! mercado Español Cambiario cambiario y del mercado de derivados de tasa de cambio y tasa de interés

sobre el mostrad()~fOTC). ! Informe en el que se describe !a evolución reciente de las lineas de crédito!

Informe sobre la evolución reciente de!¡en moneda extranjera de los bancos Colombianos y se presentan !os endeudamiento externo de !os bancos principales resultados de la Ultima Encuesta de Endeudamiento Externo y¡Españo! colombianos Cupos, la cual se aplica a una muestra representativa de bancos

comerciales que tienen lineas de crédito en moneda extranjera.

Contiene los resultados mensuales de la encuesta de expectativas de inflación y tasa de cambio. Además, información de [nf!acion con y sin

Encuesta mensual de expectativas de analistas¡a!imentos. Adicionalmente, tasa de lntervenc¡ón para los siguientes doce¡ _ económicos meses. Se publica el ranking de los primeros cinco de! mes y de! afio. Para Espano!

más detalles ver su ficha técnica en ta página web de! Banco de !a Re.e,Ublica.

Reporte de la Situación del Crédito en Colombia 1 :;:~~:~::r::~ªc:;~~~::!~~; ::::~ic~~; de los establecimientos de! Español

Contiene !nformaci6n sobre !a percepción y expectativas de! crecimiento

EncuestaMensualdeExpectativasEconómicas- len ventas, inversión y capacidad de producción, entre o_tros, con!Es añol Batanee de Opinión periodicidad mensual. Se refiere a! Balance de opinión. Para mas detalles p

ver su ficha técnica en la página web del Banco de !a República.

Encuesta de Trimestral de Expectativas Económicas

Encuesta de Proyecciones Macroeconómicas

Contiene información sobre la percepción y expectativas del crecimiento

::ri~~~~::d ~;:::::!. ~ ~:~:~~:~ s!:n;:::u;;:~~n.e~:: mº;;~;ta~~:(Español

ver su ficha técnica en !a página web del Banco de la República.

~n~~::~Ta:a :;~~::o, seon~~:s o_!;;:;ecciones macroeconómicas (PIB, I Español


Electrónico

1 ! Fisico y Electrónico

físico y Electrónico

Electrónico

Electrónico

Electrónico

!electrónico

!Eiectrónico

jElectrónico

Electrónico

Electrónico

\Electrónico

!Electrónico

POF

POF

PDF

cvs

PDF

cvs

PDF

cvs

PDF

PDF

cvs

cvs

cvs

CVSíPOF

cvs

Información Publicada lhttp://www.banrep.gov.co/es/nota-monetaria

Información Publicada lhttp://www.banrep.gov.co/es/nota-cª_r::r,biaría

Información Publicada \http:/fwww.banreo.gov.co/es[ooletin-deuda-pub!ica

Información Publicada lhtto:{lwww.banreo.gov.co/es/bie









l lnfocmación Publicada

1

J 1nformación Publicada

http://www.banrep.gov.co/es/encuesta-oercepcjonriesgo-sistema-financiero

http:ljwww.banrep.gov.coQistado·pub!icaciones· periodicas/6534

http://www.banreo.gov.co/es/encuesta·traficofronterizo

htt.o://www.banrep.gov.co/es/encuesta-bis

hnp:f/www.banrep.gov.co/es/informe-evolucion· endeudamiento-bancos

http://www.banreo.gov.co/resultadcs-mensualesexpectativas-ana!istas-econcmicos

http:{/www.banrep.gov.co/1istado:-publicaciones· periodicas/2JH.()

http://www.banrep.gov.co/es/encuesta--expectatWasmensual

http:ljwww.banreo.gov.co/es/encuesta-exoectativastrlmestral

!http:f/www.banrep.gov.co/es/encuesta-proyeccionesmacroeconomlcas

&

<




Nombre o tftufo de la categoría de información

Macro procesos Temáticas

Investigación Especializada

9. CONTRIBUIR A LAIPublfcaciones e

ACTIVIDAD lnvestfgaclones CULTURAL

11. GESTIÓN HUMANA

Contratación

Series documentales

Estadísticas de Mercado Laboral

Estadísticas de Operaciones

del Banco de la República

Informes Anancieros

Publicaciones Perlodlcas

Documentos de Trabajo

Publicaciones Culturales

Procesos de Selección

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN Nombre o título de la tnformadón

Serie de vacantes de emp!eo

Salarios

Tasas de empleo y desempleo

Series históricas compras defintivas de iES

Informes especiales de Estabilidad Financiera

Informe Trimestral de Mercados Fínancieros

So!etin Económico Regional

Reportes de! Emisor

Descñpd6n del <:entenfdo dela categoría de fnformadón lcffoma

Estadística que presenta los resultados mensuales a partir del año 1976,

de! número de vacantes en las ciudades de Bogotá, can. Meclellín, Barraqui!!a, Bucaramanga, Maniza!es y Pasto {principales ciudades del I Español pais}, dicha información es construida a partir de los avisos clasificados de

!os principales diarios impresos de cada ciudad.

Presenta las estadísticas del Salario mínimo legal en Colombia, el Índice de salarios nominal de industria y comercio e Indice de salario real de !a!Español

Industria. Contiene la tasa de empleo y desempleo producidas por e! OANE a nivel

nacional, 7 áreas metropolitanas y trece ciudades y áreasjEspaño!

metro_e.olitanas

Serie histórica subastas compras definitivas de TES. jEspaño!

~:t:::ade::~;i!:;3.en donde se analizan temas relacionados con 1a[Españoi

Reporte mediante e! cual se presenta un análisis general del comportamiento y las tendencias de los mercados financieros nacionales e]Españo!

internacionales. Boletín con información periódica, confiable y oportuna sobre la evolución de las principales variables de !a actividad económica de !as regiones de!\ Español

_e.ais.

Es un bo!etin mensual dirigido a! público en general, que preY.!nta en un

~~n:::~: ::n1:i!~oe::::~s::~:~~:: ::~~:a~:::~~:c::::::aa~~:;:t;a~ ¡ Español

de expectativas, y otros temas económicos de interés.


IElemón;co

jElectrónico

!Electrónico

!Electrónico

Electrónico

!Eiectrónico



Revista de Ensayos Sobre Política Económica I Publicación periódica sobre economia, cuyo objetivo es difundir artículos I E _ 1/ é I . . . . (ESPE} de carácter técnico de alta calidad. spano lng! s Fisico Y E!ectronico

Informe de Coyuntura Económica Re ional¡Pub!kación con informaclón estadística de tipo económ·1co, para !os (!CER) g diferentes departamentos del país. Incluye análisis de coyuntura por! Español ! Físico y Electrónico

temas.

Documentos de Trabajo sobre Economía I Publicación sobre ec .. º ... nº. mía regional, cuyo objetivo es dífundtr articu!os del ! . . . Regional carácter técnico dejnteré~ de calidad. Español ! F1sico Y E!ectrómco

Ensayos sobre Economía Regional {ESER) 1 :~r~l:~¡:é:~~c:;;_~;t::i~ ~:g:~:;tyo objetivo es difundir artículos de! Español j Físico y Electrónico

Investigaciones sobre Eco···º· omia Reg. ;.º ... º .. ª! del Pub. H.ca .. ción sobre econ·o·· m. ía regional, cuyo objetivo es difundir artículos de ·1 Español Sucursales {CEER} . ___ _ .... car~~e:r técnico de ínteréucle calidad. .

! Físico y Electrónico

Cuadernos de Historia Económica y Empresaria! \ Pub~icación s~bred economé ía region_al, cuyo objetivo es difundir articules del¡Español cardctertécnico elnter ~ . .Y.c:l".e:cahdad. --······· ....... .


Borradores de Economía :~:~::~~ !:~~!i:e ::~~:;conomia, cuyo objetivo es difundir artículos! Español/Inglés !Físico y Electrónico

Temas de Estabilidad Financiera ~;~~;::~º~na~:ie;:bajo sobre investigación relacionados con 1a!espai'So!

Boletín Cultural y Bibliográfico :~::i~~ción periódica de la BLAA que aborda temas de interés cuttura! para¡Español

Boletín Museo del Oro :uu~:~s~ión de articules especializados en arqueo!ogia, antropología Y¡Español

Administración de Oportunidades laborales I :,0e~:~~=~::~:::~

5~ionada con la administración de hojas de vida y Jas l Español

Electrónico


!Electrónico (Físico hasta

.20001

Ffsico

Formato

cvs

cvs

cvs

cvs

Información publicada o disponible


Información publicada

Información publicada


Hoja 14 - A4 - 7

Fecha: e~

lugar de consulta

htto://www.banrep.gov.co/es/contenidos/rnercadolabora!

http://www.banreo.gov.co/es/contenidos/mercado-1abor.a!

http:/{www.banrep.gov.co/e-s/contenidos/mercado!abora!

http://www.banreo.gov.co/es/aprobacion-comoras-

~

PDF / CVS !Información Publicada [http:ljwww.bemreo.gov.co/jnformes-estabi!idad/20!,~.

PDF 1 l lnformación Publicada

PDF !nformacíón Publicada


PP~~{n~:~- l!nformación Publicada





PDF i Información Publicada

http:/fwww.banrep.gov.co/reoorte--mercadosfinancieros

b!!ZlLwww.banreo.gov.cofoer

1 http://www.banrep.gov .ce/es/publicaciones~ ·buscador/24S7

¡htto:ljwww.banrep.gov.co/espe

http://www.banrep.gov.co/icer

http://www.banrep.gov.co/es/dtser

http://www.banrep.gov.co/eser

http://www.banrep.gov.co/es/pub!icaciones

http://www.banrep.gov.co/publicacionesb¡¿~cador{243S

PDF/HTML-1 . 1 .. P

., . lnformacíón Publicada http://www.banrep.gov.co/pub!icac1ones?tid.:23 dginaWeb




Oo~~::nto I Información Disponible

http:{/www .banrep.gov .co/publicacionesbu.~_c:a_(jqrJ.?.7.34

. 1 http:ljwww.b.:!nrepcultural.org(boletin-cultural' j

http:ljwww.banrepcultural.org/museo-del-oro/bo!etir.

Archivo de Gestión/ Archivo Central

Pianeaclóny Plan de Adquisiciones SP!an. _Anual de Adquisiciones de Bienes Y !nfor":~ció~ de !as¡ nedcesídaddes ~uedeln materia de contratación de bienes Español Electrónico POF Información Publicada http:ljwww.banreo.gov.co/es/plan-comoras 12. GESTIÓN DE Estrate la erv1c1os Y servicios tienen as epen enc1as e Banco.

BIENES Y SERVICIOS Control y Informe de Contrataciones ¡Publicación de información de !a contratación formalizada en el Banco del \ 1 1 1¡ . . Ad] di d Reporte de Contratación d 1 73

d 2002 (Cód' .. 1. . u· . ) Español ¡Electrónico PDF Información Publicada http:ljwww.banreo.gov.co/es(temas-filtro-a/8338 Segu1m1ento u ca as acuer o con a Ley 4 e 1go 01sc1p inane meo . 1 l___ ¡

14. GESTIÓN DE ¡Gestión y TECNOLOGÍA Ejecución

Licenciamiento y Derechos del Certificación al cumplimiento de las nomas en¡Certificación donde el Banco indica el número de equipos de computación! E ñ 1

Autor materia de derechos de autor sobre software. existentes y !a legalidad del software utilizado. spa 0 Fisico Documento ¡ 1 . . Información Disponible Archivo de Gestión/ Archivo Central

F1sico ¡

~)<

{

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA- DGD-350 ANEXO No. 4



REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN Nombre o título de la categoría de información

Macro.e.rocesos Temáticas

Planeadón Estratégica

Series documentales

Estructura Organizaclonal

Nombre o tftulo de la información

Organigrama

Descripción de funciones por dependencias

Estructura salarial

Plan Estratégico

Oesaipc16n del contenido de la categoría de tnformad6n Idioma

Estructura Organizaciona! del Banco. Españo!/Jng!és

~~;~;:~t~3~u:e1::~:!~ !a estructura organizaciónal y las funciones de !as j Español

Alternativas de rangos y bandas salariales. Español

Definición del marco estratégico, objetivos estratégicos e iniciativas asociados a! cumplimiento de las funciones misionales y corporativas conJEspaño! un horizonte de 4 años.

Marco ... 'e_•_' .. ' ... ' ... '. ra la planeación y el presupuesto¡lntroduc .. , ... '.ó .. n al. marco legal y funcionamiento de !a entidad en términos del • 1 de! !!?r_l~() _ . .... planeación y pre;supuesto. Espano

i lnform; d~estión sobre la evolución del Plan Estratégico, el cual,

OireccionamientoEstratégicol,, d A .. !contiene metas, resultados de la vigencia, responsables y distribución¡ .• 1 an e cc1on Esoano presupuesta! de los proyectos de inversión, junto a los indicadores de

_gestión.

Formulación

Gestión

16. GESTIÓN DE LA 1Presupuestal

PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN FINANCIERA

Plan Anticorrupclón y de Atención al Ciudadano

Presupuesto

Mecanismos de Participación Ciudadana Se presentan los mecanismos de participación ciudadana junto con !os medios de presentación y las áreas responsables para !a orientación y¡Españo! cumplimiento de los mismos.

l·oocumento que recoge las actividades para potenciar la cultura de prevención, detección y respuesta ante actos i!icitos, promover acciones

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano I para ta lucha contra la corrupción y mejorar la interacción entre el Banco yj España! la ciudadanía, a través del mejoramiento de !os mecanismos de atención, transparencia, racionafü:ación de trámites y rendición de informes.

Manual del denunciante

Presupuesto

Presupuesto de Operación e Inversión

Manual para instruir a la ciudadanía en el proceso de presentar una denuncia sobre actos de corrupción por parte de empleados de esta!Espai'iol Institución.

Proyección anua! del estado de resultados de la entidad. Español

Presupuesto anual de ingresos, gastos e inversión de la entidad. Español

i:~~~~~:stresupuesta! (Estado de Pérdidas y¡ Estado de Pérdidas y Ganancias para la vigencia. !Español/Inglés

Ejecución Presupuesto de Operación e Inversión !!~et~~:~~n trimestral de! presupuesto de ingresos, gastos e inversión de la¡Españo!

Estado de situación financiera

Estados Financieros Anuales del Banco de la República

Estados Financieros Mensuales de! Banco de la República

Dictamen de! Auditor General

Notas a los Estados Financieros

:r:::~a d~a ¡:~t~;~~:t::~::::m:~n:~~~; a:~iv~:.ª p::~:s :;::~::~~:: a I Español

Comprende el balance genera!, el estado de resultados. el estado de

::::t :~:~::;:~~:~ ::: :~~it:::: ::li:~t~~:i:~~sG:~:;ta~~~h:~!Español

Banco, y_ por una firma de auditoría externa.

~~;;~~-nde el reporte de situación financiera y el reporte de resultadosjEspañol

~::~:t~~~~~:r::~t~e;: de~:;:;::¡:~ del Auditor sobre !a revisión de lo~!Español

~~::::::~ae;~~:~:~~a de los principales rubros de los estados financiero~ I Español


1 JElectrónico

1 JElectrónico

]Electrónico


Electrónico

JIElectrónico{Físicohasta 2010)

1 !Electrónico

jE!ectrónico

Electrónico

Electrónico

Electrónico

Electrónico

Electrónico


Electrónico

Electrónico


l Fisico y Electrónico

Formato

PDF

PDF

lnformadónpublieada o!! dJsponibfe

Fecha:

Hoja 14 - A4 - 8

1 e 0

Lugar de consulta

1 Información Publicada !http://www.banreo.gov.co/es/organígrama

Información Publicada http:ljwww.banrep.gcv.co/es/organigrama

1 HTML· ! P~_inaWeb !Información Publicada b_np:ljwww.banrep.gov.co/es/estr:¿::t_wa·sa!~d_a_l

l


P:a::n~:~ • ! !nformacíón Publicada


http:ljwww.banrep.gov.co/es/lineamie?1tosestrategtcos

http://www.banrep.gcv.co/es/marco-iegal-planeacic:'l-l y-presupuesto ·

http:ljwww.banrep.gov.co/es(lineamientosestrategicos

PDF / HTML-1 . . . lhttp:ljwww.banrep.gov.co/es/mecanismos-Página Web lnformacion Pubhe<ida participacion-ciudadana

PDF Información Publicada jhttp:ljwww.banrep.gov.co/esíestrategia-antitramites

HTML- 1 . . lhttp:ljwww.banrep.gov.co/es/manua!-de!-Página Web Información Publicada denunciante

C\IS / PDF !Información Publicada !http:ljwww.banrep.gov.co/es/oresuoug__s_to

PDF ltnformación Publicada !http:ljwww.banreo.gov.co/es/presupues~Q

C\IS / PDF jlnformación Publicada !http://www.banrep.gov.co/es/presupuesto

PDF Información Publicada !http:/(www.banrep.gov.co/es/oresupuesto


PDF J 1nformación


PDF l 1nformación Publicada

PDF llnformación Publicada

http:f{v.'WW.banreg.gov.co/es/buscador-estados- ¡ fir.ancieros(1884?field date format valuervalue}&pa · Gerencia Ejecutiy_;3"'4

htto:f/www.banreo.gov.cojes/estados-flnancieros

1 http:íf www .banre¡,.gov .co/ es(buscador-estadosfinancieros/1884 ?fie Jd date format vaiuefva!uej&pa Gerenci¡¡_Ej!:,CtJtiya.::c4

bttp:/fwww.banreo.gov.co/es/estados:_flnanciero~

http://www.banrep.gov.co/es/estados-financieros

Documento que contiene el dictamen de los auditores externos respecto a 1 Español

• Estados Financieros y Libros la revisión de los estados financieros anuates. , . Gestión Contable I C bl Muestra el desempeño de la Entidad en un periodo de tiempo I l 1 1 1

Informe de !os Auditores Independientes Fisico y Electrónico PDF http:l(www .banrep.gov.co/es/estados-financieros Información Publicada

onta es Estado de resultado Integral determinado, .p.or medio de !os elementos que componen los ingresos y Español l.'.''''º y E!ect ... '.º_·_nlco PDF Información Publicada http:({www.banreo.gov.co/es[ouscador-estados- JI , financreros/1885

~-- -- - 1

Operaciones Monetaria Efectivas ~~:::::~ón:t:~¡:~::;~~;;~:n~e~º:c::;;:~;s ~::1~~:~~s~o~ue~ t~::~a el I Españo¡ http:ljwww.banrep.gov.co/es/estados-flnanCleros J jFisico PDF Información Publicada

Estado de cambios en e! patrimonio neto Español PDF Información Publicada jhttp:/(www.banreo.gov.co/es/estados-financieros Información relativa al patrimonio de la entidad. 1 Físico y Electrónico

Wv

{

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA- DGD-350 ANEXO No. 4



Nombre o tftulo de la categoría de lnformadón

Macroprocesos Temáticas Series <!ocumentales

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN Nombre o tftu1o de ta tnformadón Descrlpdón del contenido de la categoría de Información

Corresponde a la tnformación financiera generada por el Banco, 1

homologada a los modelos estructurados o establecidos por la CGN, a'

través de los cuales !as entidades plJb!icas reportan !nformac¡ón de

Idioma

Informe de Operaciones Reciprocas - Contaduría¡naturaleza cuantitativa y cualitativa. E! informe de operaciones\ _ 1

General de !a Nación - CGN recíprocas reporta los saldos de !as transacciones económicas y Espano

financieras realizadas entre estas entidades, !os cuales est¿n asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, que son objeto de eliminación en e! proceso de consolidación que realiza !a CGN.

Medio de consér'Vad6n

y/osoportt

\Electrónico

Organismos de Control, Su ervisión Vi i!ancíalDocumento que describe el marco de control de la Entidad, su Si~tema de! _ UneamientosCorporativos Id IS d

1 'bl. p y g Control Interno, la cultura de control, y !as labores que diferentesJEspanol

e aneo e a Repu 1ca organismos ejercen sobre su gestión.

E!ectróníco

17. GESTIÓN DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

18. GESTIÓN DE COMUNICACIÓN

Control y \ Informes del Sistema de Seguimiento control Interno

Atención al Ciudadano

Polftlca Monetaria

Informe de Seguimiento del Plan Antkorrupdón yde Atención al Ciudadano

Plan de Atención al Ciudadano

Minutas

Comunicados de Prensa

Presentaciones


Banca Central y I Publlcaciones Perlod!cas Asuntos Corporativos

Política Monetaria y Cambiarla

Publicaciones Económicas


Sistemas de Pago \ Boletines Informativos

:~::;;0e de! Estado del Sistema de Control l lnforme pormenorizado del estado del Control !ntemo en !a Entidad. Espano!

Documento generado por el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta

Certificado rendición de la cuenta fiscal a Jale Informes · SIREC! de ta Contraloría Genera! de !a República. el cual

e 1 . G

Id

I R 'bl. corresponde a un acuse de recibo de los documentos y formu!arios!Español

ontra ona enera e a epu ica electrónicos que conforman Ja rendición de cuenta fiscal anual que eJ Banco de la República realiza a través de ese sistema.

Informe de Seguimiento a! Plan Anticorrupdón y\Documento que presenta el avance en el cumplimiento de las actividades\ Es ñol de Atención al Ciudadano relacionadas en el Plan Anticorrucpción y de Atención a! Ciudadano. pa

Lineamientos del Sistema de Atencíón al Ciudadano, e! cual permite de Plan Anua! de Atencíón al Ciudadano y Estrategia¡manera integrada, unificada y medible, la comunicación entre la! _ Antitrámites ciudadanía y el Banco de la República en relación con su información, Espano!

funciorie:s, servicios y actuacíones.

~~::::n:e. :~tión del Sistema de Atención ª1¡ Informe Anual de la Gestión de PQR'S que presentan !os ciudadanos. Español

Seguimiento al plan de atención a! ciudadano l~i°c~~::na~0que presenta los avances relacionados con el plan de atención !Esoaño!

Documento mediante el cual se divulgan !as consideraciones efectuadai

Electrónico

Electrónico

!Electrónico

¡ !Electrónico

E!ectrónico

Electrónico

Minutas de Política Monetaria :~n:~r:¡~::r:;mdueni~aa ~~~: d~;:~~v:0 :~e ~~5 t!:c:~0::e::n:i~!:i:[ Español~ngiés l Electrónico

tomó de manera ul"!¿jnime o .e_or mayoria. . d . . I Documento mediante el cual se comunican las decisiones adoptadas por la\ E _ !/I

1.

Comunica os de Prensa de !a Junta Directiva Junta Directiva en s_~ reunione~!?nsuales. spano ng es

Presentación del Gerente General "Situación! f 1 . 1 • Conjunto de información y análisis con e! cual se toman !as dec.,.·sione·,···de l

::~:bia~a" perspectivas de a econom1a Pol!tica Monetaria. __ . .. _ ...... J Espai'io

Otros comunicados de prensa Comunicados de prensa relacionados con actuaciones del Sanco en las\' Regiones y otros asuntos de interés para la dudadania. Espai'io!

Nota Editorial • Revista del Banco de talla Nota Editorial hace parte de la Revista de! Banco de !a República y es en¡ República ~.2Y.:::u;~le~~rente General expresa su posición sobre diversos temas

1

Español

Cuadernos del Banco de !a Repübtica 1 ::i~~;i;;i:;;::;s :: :::~l:a~í!~neradas para estudiantes de primaria con I Español

Guias escolares sobre economia del Banco de !a\Es una colección de guías escolares. generadas para estudiantes del secundaria y primeros semestres de universidad. con principios básicos de, Español economía.

icados relacionados con intervención de! f Comunicados de prensa en donde se anuncia los resultados de comora y Banco venta de divisas efectuadas por e! Banco de !a RepUblica, correspondiente5j Español

al mes anterior. Boletines Informativos Depósito Central de¡En una publicación coyuntural que genera el DCV con novedades el _

1 Valores - DCV información retevante¿ara les usuarios de! sistema. Espano

Boletines Informativos Siste .. m .. a E!ectr·o····n···ico de .. l.'. n una pub ... ' .. ic.ación coyuntura! que genera e! SEN. con nov·e···dades ... • .. 1 _ 1 Negociación· SEf'-!____ ~- ... _ ii,form~_i:i re!evan~ara los usuarios del sistema, . ··-- ... -·· . Espano

Boletín Informativo Diario del CEOEC Boletin estadistico diario. en donde se relaciona e! canje de cheques I

1 rea!iza~2J?.9:t. ciudaq_e_<!.'1.iC:_i.Q_ante en e! CEOEC. Es pafio



Electrónico

1 Hsko y Elect,ón;co


1 !Fisico y Electrónico

1

1 Electrónico

!Electrónico

E!ectrónico

Electrónico

formato Información pubtlc:ada o

disponible

Hoja 14 - A4 - 9

Fecha: 1 6 C 2 2[15

lugar de consulta

i . . .. \ http:ljwww .banrep.gov .co/es/ooeraciones-reciprocas· 1

!nformacion Pub;icada

"" POF

POF lnformacíón Publicada http:{(www.banrep.gov.co/es/mecanismos-vigilanciacontrol

1

POF Información Publicada http://www.banrep.gov.co/es/¡nforme-estado-sistema·I

control-interno .J



HiML-P.i!ginaWeb !Información Publicada

http:ljwww.banrep.gov.co/es/certificado-rendíc¡on-de !a-cuenta-fiscal-a·la-contraioria

hnp:lfwww.banrep.gov.co/es/estrategia-.antitramites

http:ljwww.banrep.gov.co/es/estrategia-antitramites

Pá~i~~~eb jlnformación Pub!ícada !http:(/www.banrep.gov.co/es/ta:,1;onomy/term09S8

HTML ! Información Publicada ! http://www.banrep.gov.co/es/estrategia-antitramites

P~::n:~e~-\!nformación Publicada lhttp:/(www.banrep.gov.co/es/minutas

Pª:~~eb ! Información Publicada

MP4 / PDF l lnformación Publicada

1 PDF p¿gina Web i Información Publicada



PDF lnformacíón Publicada




1

http:ljwww.banrep.gov.cc/es/comunicados-¡unta

http://www.banrep.gov.co/es/presentacionesautor/Jos%G%A9%20Dar%G%ADo%20Uribe

http:}/www.banreo.gov.co/es/comunicados-buscador

http://ww.Y.ba nrep.gov. co/revista·banco

htto:/!www.banreo.gov.co/es/oub!icaciones· busc~dorL38S8

http:{fwww.banrep.gov.co/esft,ubllcacionesbuscador/3860

htto:ljwww.banreo.gov.co/es/comunicados-buscador

1

http:(/www .banreo.gov .co/ es/oublicaciones ?t1d=2048 _&tid 2=A!1

h.tJp:[/www.banrep.gov.cofes/oublicacioi:.,es?tid-2Q47

HTML !Información Publicada !htto:/{www.banrep.gov.co/es/cedec-buscad_()_r

1

ir

(

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA- DGD-350 ANEXONo.4



Nombre o tftulo de ra categoría de Información

Mac!'Q_l2_r'9Cesos

20. GESTIÓN DE RIESGOS Y

PROCESOS

21. GESTIÓN DE

INFORMACIÓN

Temátkas

Planeadón y

Estrategia

Control y Seguimiento

Planeadóny Estrategia

Seriés documentales

Plan Antifraude

Continuidad del Negocio

Prevención de Lavado de Activo y Financiación del Terrorismo

Sistema de Gestión de Información

Instrumentos de Gestión

Documental

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN Nombre o título de la infonnacl6n

EstrategiaAntifraude

Oestripdón del ,contenfdo de 1a categoría de inform.adón Jdloma

Conjunto de documentos e información publicada en !a web con !a

descripción de la estrategia antífraude planteada por e! Banco, sus pianesjEspaño!

de acción y respegJyºs seguimientos_~_Qtre 2011 y 2015. Indicadores del Sistema Continuidad

de Gestión del~=~~~u~~:~. PDF con los indicadores det Sistema de Gestión de!Español

Certificación sobre el sistema de administración de riesgo de lA/FT


Electrónico

Electrónico

Certificación LA/FT (SARLAFT) en cumplimiento a !as políticas y procedimientos de\Español/lngles \Electrónico prevención y control de !avado de activos y financiación del terrorismo.

Formato internacional con las respuestas al cuestionario de políticas y procedimientos AML que confirma que el BR cumple con normas y convenios internacionales y que tiene procedimientos anti LAFT. E! grupo

Wo!fsberg Anti-Money Laundering Questionnaire (AML)l:;~~~;r:I d~!r::1~~t~:i:;t:~d:;:sn~~e~=~n;::~~aa:::::~o:¡;~:n;:::1Español/lnglés

y productos relacionados, para conocimiento de! diente, prevención del lavado de dinero y contrarrestar las po!iticas de financiamiento del!

Programa de Gestión Documenta!

Registro de Activos de Información

Instrumentos de gestión de información de !a

Junta Directiva

Esquema de Publicación

Cuadro de Clasificación Documental

Tabla de Retención Documental

terrorismo. Es un documento que contiene el Programa que está desarrollando y

desarrollará el Banco de !a República para la implementación, _ mejoramiento, desarrollo de procedimientos y programas especificas de!Espanol

Gestión Documental.

::::~:~:u: i::~:::r~: :~e:~::s :::::º;r~:~~;a::tdos los registros I Español

~:!::~ad:/i~~::tad~i:::¡~:.ación e indice de información clasificada y I Español

Es e! instrumento mediante el cual se informa a !a ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y el medio a través de! cual se I Español

e_uede acceder a la misma. 1 El Cuadro de Clasificación ~ocumenta! - eco es un instrumento archívistico· 1 que registra !a totalidad de los documentos que ha generado ei Sanco de !a República como resultado de sus funciones y actividades, agrupados por _ . series, sub-series o asuntos, con indicación de las dependencias oue Espanoi

produjeron la información, independientemente que existan en · la·

actualidad.

la Tabla de Retención Ocumenta! - TRD es un instrumento de gestión

~~~~:~:t~:s ~~=zo:::::ns~rv~~~;:;~ó;sp::~~;ne~~~I ;:d~~:::c~;!Españo!

valoración documental. Índice temático de la información publica generada, obtenída, adquirida o

Índice de Información Clasificada y Reservada ¡controlada por el B.-inco de Ja República que ha sido calificada ::omo!Español

clasificada o reservada.

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1

Hoja 14 - A4 - 10

Fonnato Información publicada o

disponible

Fecha: 6 Ll!S

tug:ar de consulta

PDF/HTML-1 1 . . Ir.formación Publicada htto://www.banreo.gov.co/es/temas-<1/7089 PagmaWeb

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Información Disponible Archivo de Gestión / Archr\'o Centra!

Información Publicada \htto:/Jwww.bameo.gov.co/esjsariaft




http:ljwww.banrep,gov.co(en/sar!aft~n

1

1http://www.banrep.gov.co/es/transparencia-accesoinformacion-publica

1

lhttp://www.banrep.gov.co/es/registro-activos.linformacion !

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, .. P br d lhttp://www.banrep.gov.co/es/instrumentos-gestion-Pagína Web n,ormacion u ica ª ¡informacion-jdbr

cvs Información Publicada




http://www.banrep.gov.co/es/transparencia-accesoinformacion-pubHca

http://www.banrep.gov.co/es/transparencia-accesoinformacion-pubHca

http://www.banrep.gov.co/es/transparencia-accesoinformacion-pub!ica

http://www.banrep.gov.co/es/transparen::ia-accesoinformacion-publica

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