How to Optimize Organizational Efectivenes Through

8/10/2019 How to Optimize Organizational Efectivenes Through

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H o w t o O p t i m i z e O r g a n i z a t i o n a l E f f e. 1

T h r o u g h L e a d e r s h i p :T h e C a s e f o r a P r o c e s s - B a s e d O r g a n

c . 4

T h i s p r e s e n t a t i o n h a s b e e n d e v e l o p e d t o p r e s e n t t h e i s s u e sr e l a t i n g t o , t h e r a t i o n a l e , a n d t h e m e t h o d o l o g y f o r t h e

i m p l e m e n t a t i o n o f a n o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e t h a t i s b a s e d o n p r

J a m e s B . R i e l e yN o v e m b e r 2 0 , 1 9 9 2

U A L D E P A R T M E N T O F E D U C A T I O N t h e eE d u c a b o n a t R e s e a r c h a n d I m p r o v e m e n tE D U C A T I O N A L R E S O U R C E S I N F O R M A T I O N

C E N T E R ( E R I C )h a t d o c u m e n t h a s b e e n r e p r o d u c e d a s

r e C I P P A I K I H o r n t h e P e r s o n o r o r g a n u a b o no r o n a t r n o . 1

0 M m o r c h a n g e s h a v e b e e n m a d e t o w n O r o v er p r o d u C I I O n g u i l t y

P a n t s o t n o e c o r o t . .s s t a t e d n I f s d O C um i n t d o n o t n i C e s s a n l y r e p r e s e n t & h o wO E R I p 0 1 1 i d i o n o r p o h c y

2

P E R M I S S I O N T O R E P R O D U C E T H I SM A T E R I A L H A S B E E N G R A N T E D B Y

T O T H E E D U C A T I O N A L R E S O U R C E SI N F O R M A T I O N C E N T E R E R I C I

B E S T C O n Y A V A I L A B L E


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H o w t o O p t i m i z e O r g a n i z a t i o n a l E f f e c t i v e nT h r o u g h L e a d e r s h i p :

T h e C a s e f o r a P r o c e s s - B a s e d O r g a n i z a t i o

J a m e s B . R i e l e yT h e C e n t e r f o r C o n t i n u o u s Q u a l i t y I m p r o v e m e n t

O f a l l t h e i s s u e s f a c i n g o r g a n i z a t i o n s t o d a y , n o n e a r e m o r e t h r e

e f f e c t i v e l e a d e r s h i p t o a c h i e v e o r g a n i z a t i o n a l e f f e c t i v e n e s s . D e

a n o r g a n i z a t i o n d o e s a t f u l f i l l i n g i t s m i s s i o n , o r g a n i z a t i o n a l e f f

t h e d r i v i n g f o r c e i n b u s i n e s s a n d e d u c a t i o n a s w e m o v e t o w a r

e n v i r o n m e n t t h a t i n c l u d e s s h r i n k i n g r e s o u r c e a v a i l a b i l i t y , i n c r e

i n c r e a s e d r e g u l a t o r y d e m a n d s ; o r g a n i z a t i o n a l e f f e c t i v e n e s s w i lo r g a n i z a t i o n s o f a l l t y p e s . O r g a n i z a t i o n a l e f f e c t i v e n e s s d o e s n

r e q u i r e s a n e n v i r o n m e n t t h a t e n c o u r a g e s a n d n o u r i s h e s i t ; t h i s

l e a d e r s h i p .

T o e x a m i n e h o w w e a c h i e v e t h i s l e a d e r s h i p , w e m u s t f i r s t l o o

t e r m l e a d e r s h i p . L e a d e r s h i p i s d e f i n e d b y J o h n G a r d n e r a s , " t

e x a m p l e b y w h i c h a n i n d i v i d u a l i n d u c e s a g r o u p t o t a k e a c t i o n

l e a d e r ' s p u r p o s e s o r s h a r e d p u r p o s e s o f a l l . " E d e l m a n r e f e r s t

o r b e h a v i o r s w h i c h c o n t r i b u t e s u b s t a n t i a l l y t o o r g a n i z a t i o n a l ss t a t e s t h a t e f f e c t i v e l e a d e r s h i p i s h o w w e " e m p o w e r , e n e r g i z e

T h e i m m e d i a t e d e f i n i t i o n , h o w e v e r , n e e d s f u r t h e r c l a r i f i c a t i o

c o n f u s e d w i t h c o n t r o l o r a u t h o r i t y . C o n t r o l i s t h e p o w e r o v e rg o v e r n i t ; a u t h o r i t y i s l e g i t i m i z e d p o w e r , a m a n d a t e t o e x e r c i s

n e c e s s a r y t o g o v e r n , s h o u l d n o t b e d e e m e d t o b e t h e g o a l o f l e

a n d a u t h o r i t y o v e r a n o r g a n i z a t i o n , b u t t h a t c l e a r l y d o e s n o t m

r e a l i t y , t h o s e w h o c o v e t c o n t r o l a n d a u t h o r i t y u s u a l l y h a v e c h a

t h o s e o f a l e a d e r . L e a d e r s h e l p o t h e r s t o l o o k t o t h e f u t u r e i n aT h e y h e l p

t h e r e s t o f t h e o r g a n i z a t i o n t o m o t i v a t e a n d g r o w . L e a d e r s c r e

f u t u r e o f t h e o r g a n i z a t i o n .

P e o p l e c a n d i s t i n g u i s h t h e d i f f e r e n c e b e t w e e n t r u e l e a d e r s a n d

t h e u t i l i z a t i o n o f c o n t r o l i n a g i v e n e n v i r o n m e n t . T h i s d i f f e r e n

1

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v i s i b l e s i g n a l s o f m a n a g e m e n t s t y l e s t h a t t h e m a n o r w o m a n e x

t o n e f o r o t h e r s i n t h e o r g a n i z a t i o n t o e m u l a t e . T h i s c a n o b v i o u s

L e a d e r s c a n m a k e a d i f f e r e n c e n o t o n l y w h a t t h e y d o , b u t i n h o w

D e a l, 1 9 8 4 ) . T h e b e h a v i o r s o f s e n i o r l e a d e r s c a n b e i n l a r g e p a t , a

b e h a v i o r s o f l o w e r l e v e l l e a d e r s a n d m a n a g e r s . T h i s i s d u e t o t ha c t i o n s a n d s i g n a l s , c o n t r i b u t e t o t h e e n v i r o n m e n t i n w h i c h w e w

w h o e x h i b i t s l e a d e r s h i p c h a r a c t e r i s t i c s t h a t a r e n o t s u p p o r t i v e o f

e m p o w e r e d e n v i r o n m e n t c a n n o t b e s o l e l y h e l d r e s p o n s i b l e f o r t

m a n a g e m e n t s t y l e .

c o n t r o l s i g n a l st h i n k f o r t o d a y

l o o k a t t h e i r i m m e d i a t e e n v i r o n m e n t

m a n a g e t h e i r c o n s t i t u e n c y

o n l y s e e t h e i m m e d i a t e

o c c u p i e d w i t h f i r e - c o n t r o l

b e l i e f i n s y s t e m s

t o p - d o w n m a n a g e m e n t

d o a s I s a yb e l i e v e s i n c o n t r o l

J e a d e r s h i p s i g n a l st h i n k l o n g t e r m

l o o k a t g l o b a l e n v i r o n m e n t

i n f l u e n c e g l o b a l c o n s t i t u e n c i e s

h e a v y e m p h a s i s o n v i s i o n

p l a n n i n g f o r t h e f u t u r e

u n d e r s t a n d i n g o f p r o c e s s

o r g a n i z a t i o n a l d e c i s i o n s

e n c o u r a g e s m o t i v a t i o nw o r k s a s p a r t o f a t e a m

, f i g u r e 1

T h e s e s i g n a l s r e f l e c t t h e 1 9 3 9 s t u d y b y L e w i n , L i p p i t t , a n d W h

f o u n d t h a t " a u t o c r a t i c l e a d e r s h i p p r o d u c e d s u b s t a n t i a l d i s c o n t e n

o r r e b e l l i o u s h o s t i l i t y . " W h i l e " d e m o c r a t i c l e a d e r s h i p w a s s t r o

a m u c h m o r e p o s i t i v e g r o u p c l i m a t e . "

T h e r e a r e m a n y s i t u a t i o n s i n w h i c h t h e s e n i o r m a n a g e r o f a n o r g

o r s h e i s e x h i b i t i n g e f f e c t i v e l e a d e r s h i p c h a r a c t e r i s t i c s w h e n i n

T h i s i s t y p i c a l o f a m a n a g e r w h o i s h i g i l l y i n s u l a t e d f r o m t h e o r

s u r r o u n d e d t h e m s e l v e s w i t h o t h e r l e v e l s o f m a n a g e m e n t w h o a

T h i s i s c l e a r l y n o t g o o d f o r a n o r g a n i z a t i o n . M a n a g e m e n t m u s t

h i s o r h e r e n v i r o n m e n t . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f o t h e r l e v e l s o f

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i

o r g a n i z a t i o n w h o w i s h t o s e e t h e e n v i r o n m e n t i m p r o v e t o w o r kh e l p t h e m i m p r o v e t h e i r l e a d e r s h i p s k i l l s .I f t h i s d o e s n o t h a p p e n , i f o t h e r l e v e l s om a n a g e m e n t d o n o t h e l p s e n i o r m a n a g e r s t o i m p r o v e , t h e n t h e os i t u a t i o n s i m i l a r t o t h a t o f a d y s f u n c t i o n a l f a m i l y ; i e : a b e r r a n t b e

F o r a l e a d e r t o c o n t r i b u t e t o t h e e f f e c t i v e n e s s o f t h e o r g a n i z a t i oc h a r a c t e r i s t i c s . T h e s e c h a r a c t e r i s t i c s w i l l s e t t h e t o n e f o r t h e e nt h e k e y t o t h e a b i l i t y t o m o t i v a t e t h e e m p l o y e e s , a n d t h e y w i l l h e

e n d e a v o r . F i r s t o f t h e s e c h a r a c t e r i s t i c s i s t h e a b i l i t y t o s e e t h e fi n t o t h e f u t u r e , s e e t h e v i s i o n f o r t h e f u t u r e o r t h e o r g a n i z a t i o n ,b a l a n c e o f t h e o r g a n i z a t i o n a l p o p u l a t i o n t o m o v e f o r w a r d t o g e t h

V i s i o nT h e p r o c e s s o f e f f e c t i v e l e a d e r s h i p b e g i n s w i t h t h e c o m m u n i c ao r g a n i z a t i o n c o u l d l o o k l i k e i n t h e f u t u r e . V e r y c l e a r l y , t h e d e vi n d i c a t o r o f t h e l e a d e r s h i p e n v i r o n m e n t . T h e d e v e l o p m e n t o f t hd i f f i c u l t f u n c t i o n , f o r i n m a n y o r g a n i z a t i o n s , t h e r e i s m u c h c o no n e t o d e v e l o p i t . A l t h o u g h t r a d i t i o n a l l y t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t hd e v e l o p m e n t i s c l e a r l y m o r e e f f e c t i v e i f i t i s d o n e a s a c o l l a b o r ae x e c u t i v e s h o u l d p u t f o r t h t h e v i s i o n a s h e o r s h e s e e s i t ; t h i s s ha r t i c u l a t e d b y a c r o s s - s e c t i o n a l i n p u t g r o u p . I n m a n y o r g a n i z a t it r o u b l e w i t h t h i s . T h e d e v e l o p m e n t o f t h e v i s i o n s h o u l d b e s e e nt h e d i r e c t i o n f o r t h e f u t u r e o f t h e e n t i r e o r g a n i z a t i o n .

T h e v i s i o n , e x p l a i n e d i n p r o c e s s t e r m s , s h o u l d b e a s t a t e m e n t oo r g a n i z a t i o n w i l l l o o k i n t h e f u t u r e . T h e v i s i o n o f a n o r g a n i z a t it h e o r g a n i z a t i o n t o s t r i v e f o r . A m e t h o d o f h o w t o h e l p i n t h e dw o u l d b e t o a s k t h e i n p u t g r o u p t o e n v i s i o n t h e o r g a n i z a t i o n f i v

e x a m p l e w o u l d b e , y o u r i n s t i t u t i o n o r c o m p a n y h a s j u s t w o n t hf i e l d . W h e n t h e C E O o r P r e s i d e n t o f t h e o r g a n i z a t i o n a c c e p t s to r g a n i z a t i o n a l p o p u l a t i o n , h e o r s h e w o u l d u n d o u b t e d l y r e a d t h

p l a q u e . T h e p l a q u e w o u l d r e a d , " T o t h e X Y Z O r g a n i z a t i o n , fo n t h e p l a q u e c o u l d b e t h e v i s i o n f o r t h e f u t u r e s u c c e s s o f t h e o

t h e o r g a n i z a t i o n ' s f i e l d o f e n d e a v o r .

3

5


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T h e s t e p s i n t h e d e v e l o p m e n t o f t h i s s t a t e m e n t w o u l d i n c l u d e a si n p u t g r o u p ; e x p l a i n i n g t h e c o n c e p t o f t h e a w a r d p r e m i s e ; b r a i n

o n t h e a w a r d ; u s i n g q u a l i t y m a n a g e m e n t a n d p l a n n i n g t o o l s t o sr e a c h i n g c o n s e n s u s . T h i s m e t h o d o f v i s i o n d e v e l o p m e n t e , i v e se q u a l i n p u t a s t o t h e a c t u a l v i s i o n t h a t w o u l d r e f l e c t t h e f u t u r e c

U n d e r s t a n d i n g o f P r o c e s sE v e r y t h i n g i n l i f e h a s a p r o c e s s , i n f a c t l i f e i t s e l f i s a p r o c e s s . IS e n g e m a d r , t h e a n a l o g y o f p r o c e s s a n d c h a n g e . S e n g e a s k e d iw h a t t h e l i f e o f a n a v e r a g e h u m a n c e l l w a s . S o m e c e l l s , t h e g r o

t h r e e o r f o u r m o n t h s , w h i l e o t h e r s l i v e f o r s e v e r a l y e a r s . N o t sw e n t o n , i s t h e r e a l i t y t h a t w e a r e n o t t h e p e o p l e w e u s e d t o b et h i n g s , b u t p r o c e s s e s i n a c t i o n . T o u n d e r s t a n d w h o w e a r e , w e

i s h a p p e n i n g i n f r o n t o f o u r e y e s . T ' h i s i s t r u e f o r o r g a n i z a t i o n s

F o r a n o r g a n i z a t i o n t o b e t m l y e f f e c t i v e , i t m u s t c e a s e t o l o o k j u

d o e s . I t m u s t l o o k t o h o w i t d o e s w h a t e v e r i t d o e s . T h i s i s a fP r o c e s s t h i n k i n g i s t h e w a y t o a d d r e s s t i e c o m p l e x i s s u e s f a c i n

y e a r s a g o , A l b e r t E i n s t e i n s a i d , " t h e s i g n i f i c a n t p r o b l e m s w e h a

s a m e l e v e l o f t h i n k i n g a t w h i c h t h e y w e r e c r e a t e d . " T h i s s t a t e m

t o d a y . P e o p l e v i e w s y s t e m s a s t h i n g s . W e m u s t b e g i n t o r e a l i z

r e s t r i c t s o u r a b i l i t y t o s o l v e p r o b l e m s . P r o c e s s t h i n l d n g l e t s u s

a n d i f w e a r e a b l e t o s e e h o w t h i n g s a r e d o n e , w e c a n d i s c o v e r

t h u s i m p r o v e t h e s y s t e m . W e m u s t c e a s e l o o k i n g a t t h e o u t p u t ,

t h a t r e s u l t s i n t h e o u t p u t .

O r g a n i z a t i o n a l S t r u c t u r eT r a d i t i o n a l m a n a g e m e n t i n t h i s c o u n t r y i s t o p - d o w n . I t i s c o nr e p a i r . W e s e e m t o b e l i e v e t h a t m a n a g e m e n t i n A m e r i c a i s s m ao r g a n i z a t i o n . T h i s a p p a r e n t l y s t e m s f r o m t h e e a r l y e n t r e p r e n ep r o b a b l y w e r e n o t a n y s m a r t e r t h a n a n y o n e e l s e ; t h e y j u s t h a d wb u i l d a b u s i n e s s a n d h o w t o m a k e i t w o r k . A n d w o r k i t d i d .T h i s w a s a l e s s o n - l e a r n e d b yo t h e r o r g a n i z a t i o n s . M a n a g e f r o m t h e t o p w i t h c o n a o l a n d d i r es u c c e s s f u l w a s w h a t w e w e r e t o l d .T h i s s t y l e o f m a n a g e m e n t h a s a s t e d f o r a vi n A m e r i c a , a n d i t d i d w o r k . H o w e v e r t h a t w a s t h e n , w h e n wc u s t o m e r s w o u l d r e s p o n d w i t h o u t q u e s t i o n .

4

6


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T r a d i t i o n a l o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e s h a v e s u p p o r t e d t h e c o n c e p

t h e o r g a n i z a t i o n . T h i s c o n c e p t i s a d i r e c t r e s u l t o f s o m e o f t h e O n e o f t h e m a i n p r e m i s e s o f T a y l o r ' s w o r k i s t h a t t h e " p r o b l e m

f o r m a n a g e m e n t , n o t t h e w o r k e r . " T h i s p r e m i s e h a s r e i n f o r c e d

m a n a g e m e n t c o n c e p t .

W i t h t h e h e a d o f t h e o r g a n i z a t i o n v i s i b l y a t t h e t o p o f t h e o r g a n

r e i n f o r c e s t h e i m a g e o f t h e l e a d e r a s t h e s i n g u l a r k e y p e r s o n i

c a s e s , t h i s i s t h e B o a r d , f o l l o w e d c l o s e l y b y t h e P r e s i d e n t o r C

i n t h e t r a d i t i o n a l " c o n t r o l " m e t h o d o f m a n a g e m e n t b e l i e v e s t h a

i n s t r u c t i o n , b y c o m m a n d . T h e s e p e o p l e t e l l o t h e r s w h a t t o d oi t d o n e . M o r e t i m e s t h a n n o t , t h e s e m a n a g e r s h a v e d i f f i c u l t y e

a d v i c e o r i n s t r u c t i o n s ; f o r e x a m p l e , a m a n a g e r w h o s p e a k s o f e

p r a c t i c e p r o c e s s t h i n k i n g , t e a m w o r k , o r m o t i v a t i o n , i n d i c a t o r

s y m p t o m a t i c o f o r g a n i z a t i o n s t h a t d o n o t " w a l k t h e t a l k . "

T h e s e n i o r m a n a g e m e n t o f t h e o r g a n i z a t i o n , t h e h i g h e s t h o r i z ob e e n t h e t r a d i t i o n a l g r o u p o f t h e p e o p l e t o h a v e o n a n e x e c u t i vc h o i c e o f e x e c u t i v e c o m m i t t e e ' m e m b e r s b a s e d o n p o s i t i o n o r c

c h a r t r a r e l y h a s m u c h t o d o w i t h t h e a c t u a l f u n c t i o n s o f t h e o rc o m m i t t e e m e m b e r s b y p o s i t i o n o n l y t e n d s t o r e i n f o r c e t h e p o w

M a n a g e r s h a v e , f o r y e a r s , b e e n m a n a g i n g b y t h e c o n c e p t o f d ed i s s e m i n a t i o n . D e s c e n d i n g v e r t i c a l i n f o r m a t i o n d i s s e m i n a t i o n i s a s t y l e o f m a n a g e m e n t t h a t h a s b e c o m e k n o w n a s 1 0 0 . M ap r o v e d t o n o t b e a n e f f e c t i v e m a n a g e m e n t s t y l e . E v i d e n c e o f t hc o m p e t i t i v e e n v i r o n m e n t t h a t w e a r e i n . W e h a v e u s e d M B O ;

i n t o a p r o c e s s o f m a n a g e m e n t t h a t w o r k s t h r o u g h g o a l s e t t i n g

s e c t i o n a l , m u l t i - d i r e c t i o n a l i n p u t . T h e f a c t t h a t t h e J a p a n e s e a ro n a l m o s t e v e r y f r o n t , m a n u f a c t u r i n g , s e r v i c e , a n d e d u c a t i o n ,

T h e c o m p a r i s o n o f t h e t r a d i t i o n a l o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e a n d

a v o i d e d . T o p - d o w n i s a m a n a g e m e n t s t y l e t h a t b e l i e v e s t h a t t h

o r g a n i z a t i o n c h a r t i s t h e h e a d o f t h e o r g a n i z a t i o n .I n n a t u r e , t h e h e a d o f a p e r s o n c o

t h e b r a i n , a n d t h e b r a i n i s t h e p a r t o f b o d y t h a t t e l l s t h e r e s t o f

5

7


8/15

1 .

4 1

t o d o i t . T h e b r a i n i s c l e a r l y a v e r y i m p o r t a n t p a r t o f t h e b o d y , i t

c r i t i c a l p r o c e s s e s t h a t m a k e t h e b o d y f u n c t i o n ; t h e n e r v o u s s y s t e

T h e s i m i l a r i t i e s b e t w e e n t h e h u m a n b o d y a n d t r a d i t i o n a l o r g a n i zu n m i s t a k a b l e i n a p p e a r a n c e . ( s e e f i g u r e s 2 )

f i g u r e 2

V i c sP r e s i d e n t

V i c eP r e s i d e n t

C o o e d

. C o o r d

T h e h e a d o f t h e b o d y i s a k i n t o t h e u p p e r m o s t p o s i t i o n o n a n o

p a r t t h a t s e n d s t h e s i g n a l s t o t h e r e s t o f t h e b o d y / o r g a n i z a t i o n t h

s h o u l d n o t d o . ( s e e f i g u r e 3 ) I t c o n t r o l s t h e e n v i r o n m e n t i n w h i c h

f u n c t i o n s , a s w e l l a s s e t t i n g t h e d i r e c t i o n f o r t h e b o d y / o r g a n i z a t

f i g u r e 3

O r g a n i z a t i o n s w h o a r e s t r u c t u r e d s o t h e h e a d o f t h e o r g a n i z a t i o n

t o p o f t h e o r g a n i z a t i o n t r a d i t i o n a l l y h a v e l e a d e r s h i p w h o i n t e r p r

6

6


9/15

T h e t i m e s h a v e c h a n g e d , a n d w i t h t h e m s o m u s t l e a d e r s h i p s t y l e

b e a b l e t o c o m p e t e . W e m u s t d e v e l o p l e a d e r s w h o a r e n o t t h e t e

i n s t e a d f a c i l i t a t e l e a r n i n g f o r t h e o r g a n i z a t i o n . T h i s i s a p r o c e s s l e a r n i n g t o t h e o r g a n i z a t i o n a l p o p u l a t i o n , w h o a r e t h e n a b l e t o f a

T h i s i s a c o n t i n u o u s l o o p s y s t e m o f t e a c h e r / l e a r n e r / t e a c h e r / l e a r n e

f i g u r e 4

W e n e e d l e a d e r s w h o u n d e r s t a n d t h a t t h e k e y t o o r g a n i z a t i o n a l e v e r y o n e i n t h e o r g a n i z a t i o n t o b e a b l e t o w o r k t o g e t h e r t o a c c o

m e a n s t h a t t h e l e a d e r m u s t s e t t h e t o n e f o r t h e o r g a n i z a t i o n b y c r

e n c o u r a g e s i n v o l v e m e n t i n t h e d e c i s i o n p r o c e s s . T h i s c a n n o t b e

t o w h e r e t h e o r g a n i z a t i o n i s g o i n g . T h e i s s u e o f w h e r e t h e o r g a

v i s i b l y d e m o n s t r a t e d b y t h e w a y t h e o r g a n i z a t i o n i s s t r u c t u r e d ,

l o c a t e d . T h i s t h e o r y f o l l o w s t h e w o r k o f A r g y r i s , B e n n i s , B l a k

B e c k h a r d . T h e y b e l i e v e t h a t t o p m a n a g e m e n t m u s t d i s p l a y a c t i v

t h e o r g a n i z a t i o n i f t h e o r g a n i z a t i o n i s t o b u y - i n t o t h e l o n g - t e r m

B l a k e , a n d M o r t o n , a n d B e c k h a r d w o r k e d i n t h r e e a r e a s ; t o p - d

b o t t o m - u p o r g a n i z a t i o n a l p l a n s . A l l t h r e e c o n c e p t s h o w e v e r a s s

a l i n e a r o r g a n i z a t i o n a l f l o w . I b e l i e v e t h a t o r g a n i z a t i o n s n e e d n

n e e d t o r e f l e c t a l i n e a r o r g a n i z a t i o n a l f l o w . O r g a n i z a t i o n s n e e d n

c o n t r o l . O r g a n i z a t i o n s d o n o t n e e d a b r a i n , t h e y n e e d a h e a r t .

o r g a n i z a t i o n m u s t d e v e l o p a n o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e t h a t d e m

C i r c u l a r O r g a n i z a t i o n sA n e w o r g a n i z a t i o n a l c h a r t m u s t b e d e v e l o p e d t h a t c l e a r l y a n d v

l e a d e r a s t h e h e a r t o f a n o r g a n i z a t i o n . T h e c o n c e p t o f t h e l e a d e

o r g a n i z a t i o n w o u l d r e f l e c t n a t u r e , b e c a u s e t h e h e a r t o f t h e h u m

p r o v i d e s l i f e t o t h e r e s t o f t h e b o d y . T h e l e a d e r o f a c i r c u l a r o r g

7

9


10/15

s e t t h e t o n e , b e t h e s o u l , t h e h e a r t o f t h e o r g a n i z a t i o n ; h e o r s h e

o r g a n i z a t i o n .I f a n o r g a n i z a t i o n i s s t r u c t u r e d w i t h t h e l e a d e r a s t h e h e

t o e x p a n d t h e b r a i n f u n c t i o n t o t h e e n t i r e o r g a n i z a t i o n c r e a t i n g af i g u r e 5 ) . T h i s p r o c e s s o f c o l l e c t i v e t h i n k i n g ' c r e a t e s a n u n l i m i t e

o r g a n i z a t i o n t o b e a b l e t o m o v e f o r w a r d t o w a r d s t h e v i s i o n a n d

C o l l e c t iv eO r g a n i z a t i o n a l K n o w l e d g e

f i g u r e5

A c h a r t t h a t r e f l e c t s t h i s c o n c e p t w o u l d b e c i r c u l a r i n d e s i g n , w i

t h e p o s i t i o n o f t h e h e a r t . ( s e e f i g u r e 6 ) A c i r c u l a r o r g a n i z a t i o n c

g i v e s t h e o r g a n i z a t i o n t h e a b i l i t y t o v i s u a l l y f o c u s o n t h e i m p o r

a t t a i n m e n t o f t h e m i s s i o n , a n d s e t s f o r t h a m a n a g e m e n t s t y l e wi n p u t i n t o t h e m a n a g e m e n t p r o c e s s t h r o u g h t h e v i s u a l i n n e r c o n n

f i g u r e 6

H o w d o e s a c i r c u l a r o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e f u n c t i o n ? , h o w wT h e P r e s i d e n t o r

C E O w o u l d b e t h e c o r e o r n u c l e u s o f t h e f o r m , f o r t h a t i s t h e p

c i r c l e o r c i r c l e s w o u l d b e t h e n e x t c o m p o n e n t o f m a n a g e m e n t .

81 0


11/15

w o u l d b e r e p r e s e n t a t i v e o f t h e p r o c e s s e s t h a t t h e o r g a n i z a t i o n u

c u s t o m e r s . S o m e o r g a n i z a t i o n s w o u l d h a v e s e v e r a l , s o m e w o u

h u n d r e d s . T h e p r o c e s s e s t h a t w e s u g g e s t t o u s e a r e t h o s e t h a t ao f t h e m i s s i o n o f t h e o r g a n i z a t i o n . T h i s w o u l d s u g g e s t n o m o

m i g h t i n c l u d e , a s i n t h e e x a m p l e i n f i g u r e 4 , M a n a g e m e n t a n d

A s s e s s m e n t , O r g a n i z a t i o n a l S u p p o r t , a n d P r o d u c t i o n . I n h e r e n

P r o d u c t i o n i s E v a l u a t i o n . T h e o r g a n i z a t i o n i n t h e e x a m p l e b e l i

b e c o n d u c t e d b y t h e M a n a g e m e n t a n d P l a n n i n g f u n c t i o n . T h u s

t h e b e g i n n i n g a f t e r c o m p l e t i o n , r e i n f o r c i n g t h e c o n c e p t o f P l a nW h i l e t h e

d e t e r m i n a t i o n o f w h i c h p r o c e s s e s a r e c r i t i c a l s e e m s l i k e a n o v e

a c t u a l i t y , t h e d e c i s i o n w o u l d b e m a d e t h r o u g h c o n s e n s u s b y a

u s i n g p r o c e s s i m p r o v e m e n t t o o l s .

r

T h e c i r c l e s w o u l d b e a r r a n g e d i n p r o c e s s o r d e r , a n d w o u l d b e v

o t h e r a n d t o t h e c o r e e l e m e n t s . T h i s i s i m p o r t a n t b e c a u s e t h e v i

c i r c u l a r c h a r t n e e d s t o p r o p e r l y r e f l e c t t h e i n h e r c o n n e c t i v i t y o f

o r g a n i z a t i o n t o e a c h o t h e r , a n d t o t h e c o r e l e a d e r s h i p o f t h e o r g

T h e n e x t l e v e l o f t h e o r g a n i z a t i o n a l c h a r t b e c o m e s e a s i e r t o d e

k n o w n a s l e v e l e x p a n s i o n , t h e n e x t l e v e l i s a m i c r o v i e w o f e a c

e l e m e n t s t h a t m a k e u p e a c h m a c r o p r o c e s s . ( s e e f i g u r e 7 ) T h e c h

w h e n t h e r e a r e e l e m e n t s o r p r o c e s s e s t h a t c o m p r i s e o t h e r p r o c e s

f i g u r e 7

9

1 1


12/15

f i g u r e 8

E a c h s u b s e q u e n t e x p a n s i o n l e v e l i s e i t h e r a p r o c e s s e x p a n s i o n o

t h e f m a l e x p a n s i o n i n e a c h a r e a b e i n g o n e o f p r o c e s s . F i g u r e 8

e l e m e n t s t h a t c o m p r i s e t h e c o m m u n i t y r e l a t i o n s f u n c t i o n o f t h e

m a c r o c h a r t . T h e n e x t , 4 t h l e v e l e x p a n s i o n w o u l d b e a d e t a i l o f

f u l f i l l e a c h o f t h e 3 r d l e v e l e l e m e n t s .

F u n c t i o n a l i z a t i o n o f a C i r c u l a r O r g a n i z a t i o nA c i r c u l a r o r g a n i z a t i o n a i c h a r t b a s e d o n p r o c e s s i s a n e x t e n s i o n

i m p r o v e m e n t c o n c e p t . W h e t h e r t h e c o n c e p t i s b a s e d o n J o h n DP r o d u c e - O b s e r v e , W a l t e r S h e w h a r t ' s P l a n - D o - C h e c k - A c t , o r

D o - S t u d y - A c r , t h e c o n c e p t i s t h e s a m e . E v e r y t h i n g w e d o i s a

C o n t r o l o f a c i r c u l a r o r g a n i z a t i o n t h a t h a s i t s s t r u c t u r e b a s e d o n

t h e s h a r e d v i s i o n o f t h e w h o l e . T h e b a s i s o f s h a r e d v i s i o n c a n nW i t h o u t a s h a r e d v i s i o n , t h e a b i l i t y f o r t h e o r g a n i z a t i o n t o m o v

a d v a n t a g e s o f a c i r c u l a r o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e b e c o m e q u i t e a

c o m m u n i c a t i o n . C o m m u n i c a t i o n b e c o m e s u n l i m i t e d w i t h a s t r u

i n t e r - c o n n e c t e d t o t h e o t h e r s . U n l i k e t h e t r a d i t i o n a l l i n e s t r u c t uc h a n n e l e d t h r o u g h c o n t r o l f u n c t i o n s , t h e c i r c u l a r s t r u c t u r e g i v e

a c h i e v e a t r a n s f e r e n c e o f c o m m u n i c a t i o n b a s e d o n p r o c e s s n e e d

A n o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e t h a t i s c i r c u l a r , w i t h c i r c u l a r p r o c e s s

i n t e r l i n k e d v i s i b l y s h o w s t h e p o t e n t i a l f o r o p e n c o m m u n i c a t i o n s

o f i n f o r m a t i o n i n a p r o c e s s k n o w n a s c a t c h - b a l l . T h i s v i s i b i l i t y


13/15

o r g a n i z a t i o n t h a t p r o m o t e s w o r k i n g i n t e a m s . T h e t r a d i t i o n a l o

r e p r e s e n t e d i n a l i n e c h a r t s e n d s t h e s i g n a l o f t o p - d o w n k n o w l e d

T h e r a t i o n a l e f o r a n o r g n i z a t i o n a l s t r u c t u r e t h a t i s n o t l i n e a r c a n

w o r l d w e l i v e i n i s n o t l i n e a r , i t i s a d y n a m i c f l o w t h a t i s b a s e d

o f a n o r g a n i z a t i o n w o u l d r e f l e c t t h i s p r o c e s s f l o w . I t w o u l d s e n

o r g a n i z a t i o n w o u l d f u n c t i o n b a s e d o n p r o c e s s e s , n o t o n t h e c o n

I n a n o r g a n i z a t i o n t h a t i s b a s e d o n p r o c e s s , a n e n v i r o n m e n t i s c

b e c o m e s a n o r g a n i z a t i o n t h a t i s a b l e t o c l e a r l y f o c u s o n t h e p r o c

o f t h e c u s t o m e r s . T h i s i s a d v a n t a g e i n a n y m a r k e t .

K e y P o i n t s o f a C i r c u l a r O r g a n i z a t i o nT h e l e a d e r o f t h e o r g a n i z a t i o n i s t h e h e a r t a n d s o u l o f t h e o r g a n

l e a d e r s h i p , n o t j u s t t e l l i n g t h e o r g a n i z a t i o n w h a t t o d o .

C o m m u n i c a t i o n s t h r o u g h o u t t h e o r g a n i z a t i o n a r e o p e n a n d u n r

t e a m w o r k a n d c o o p e r a t i o n .

T h e s t r u c t u r e i s b a s e d o n t h e p r o c e s s e s o f t h e o r g a n i z a t i o n , n o

p r o m o t e t h e b e l i e f i n p r o c e s s i m p r o v e m e n t .

C i r c u l a r o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e f o l l o w s n a t u r a l l a w .

T r a d i t i o n a l m i d d l e - m a n a g e m e n t l e v e l s o f t h e o r g a n i z a t i o n a r e f

m a c r o o r g a n i z a t i o n a l c i r c l e .

C i r c u l a r s t r u c t u r e i s m o r e c o n d u c i v e t o w a r d s t h e o r g a n i z a t i o n

v i s i b l e s y m b o l o f t h e i n n e r c o n n e c t i v i t y o f t h e o r g a n i z a t i o n .

N a t u r a l o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e p r o m o t e s c a t c h - b a l l .

A c i r c u l a r o r g a n i m t i o n h a s h i g h p o t e n t i a l f o r t h e e s t a b l i s h m e n

C o n c l u s i o nA t t h e b e g i n n i n g o f t h i s p r e s e n t a t i o n , I s t a t e d t h a t , " O f a l l t h e i s

t o d a y , n o n e a r e m o r e t h r e a t e n i n g t h a n t h e l a c k o f e f f e c t i v e l e a d e

e f f e c t i v e n e s s . " A c i r c u l a r o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e , b a s e d o n o r g

c r e a t e a n e n v i r o n m e n t i n w h i c h l e a d e r s h i p h a s a n o p p o r t u n i t y t o

O r g a n i z a t i o n s t h a t h a v e c i r c u l a r p r o c e s s - b a s e d s t r u c t u r e s h a v e t h

t r e m e n d o u s g a i n s t h r o u g h t h e h i g h l e v e l o f i n n e r c o n n e c t i v i t y . T

o p p o s i t e o f w h a t o r g a n i z a t i o n s h a v e l o o k e d l i k e s i n c e t h e i n d u s

p o t e n t i a l i s u n m i s t a k a b l e .T h e i n t e r a c t i o n o f p r o c e s s e s e l e m e n t s p r o v i d e s t

1 1

I 3


14/15

p o p u l a t i o n t h e a b i l i t y t o l e a r n f r o m o n e a n o t h e r , t h e a b i l i t y t o r e

t h e a b i l i t y t o b e c o m e f l e x i b l e a n d c r e a t i v e i n t h e r e s p o n s e s . T h e

s t r u c t u r e ( c h a r t ) e n c o u r a g e s t h e s e f a c t o r s .. .

T h e d e v e l o p m e n t o f a c i r c u l a r p r o c e s s - b a s e d o r g a n i z a t i o n a l s t r u

w a y t o b e t t e r m e e t t h e e v e r - c h a n g i n g n e e d s o f t h e o r g a n i z a t i o n


15/15

H o w t o O p t i m i z e O r g a n i z a t i o n a l E f f e c t i v e n

T h r o u g h L e a d e r s h i p :T h e C a s e f o r a P r o c e s s - B a s e d O r g a n i z a t i oJ a m e s B . R i e l e y

D i r e c t o rT h e C e n t e r f o r C o n t i n u o u s Q u a l i t y I m p r o v e m e n t

4 1 4 . 2 2 5 . 1 2 0 54 1 4 . 2 2 5 . 1 2 3 2 F A X

r e f e r e n c e s :

B a r n s l e y , M i c h a e l ( 1 9 8 8 )F r a c t a l s E v e r y w h e r e . S a n D i e g o , C A ; A c a d e m i c P r e s s

B o l m a n , L e e ; D e a l , T e r r e n c e ( 1 9 8 4 )M o d e m A p p r o a c h e s t o U n d e r s t a n d i n g a n d M a n a g i n g O r g a n i z a t i o n s . S

C o l l e t t i , J o s e p h ( 1 9 9 1 )H o s h i n P l a n n i n g W o r k s h o p . G O A L I Q P C

C o v e y , S t e p h e n ( 1 9 8 9 )T h e 7 H a b i t s o f H i g h l y E f f e c t i v e P e o p l e . N e w Y o r k ; S i m o n & S c h u

E d e l m a n , M . ( 1 9 7 7 )T h e S y m b o l i c U s e s o f P o l i t i c s . M a d i s o n , W I ; U n i v e r s i t y o f W i s c o

G a r d n e r , J o h n ( 1 9 8 8 )L e a d e r s h i p P a p e r s . W a s h i n g t o n , D . C . ; I n d e p e n d e n t S e c t o r

G l a s s e r , W ( 1 9 9 0 )T h e Q u a l i t y S c h o o l . N e w Y o r k ; H a r p e r a n d R o w

I v a n c e v i c h , J o h n ; S z i l a g y i , A n d r e w ; W a l l a c e , M a r c ( 1 9 7 7 )O r g a n i z a t i o n a l B e h a v i o r a n d P e r f o r m a n c e . S a n t a M o n i c a , C A ; G o o d

R i e l e y , J a m e s ( O c t o b e r 1 9 9 2 )

H o w t o M a k e T Q M a n d C I P r o g r a m s W o r k . O u a l t i P r o g r e s s ; A S QS a v a g e , C h a r l e s ( 1 9 9 0 )

F i f t h G e n e r a t i o n M a n a g e m e n t . N e w Y o r k ; D i g i t a l E q u i p m e n t C o r p

S m i t h , P e t e r ; P e t e r s o n , M a r k ( 1 9 8 8 )L e a d e r s h i p , O r g a n i z a t i o n s a n d C u l t u r e . L o n d o n ; S a g e

S e n g e , P e t e r ( 1 9 9 0 )T h e F i f t h D i s c i p l i n e : T h e A r t a n d P r a c t i c e o f t h e L e a r n i n g O r g a n i z a t

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