HR-SCM Competency for the Public Sector SDM-PO dan Kompetensi SDM-PO

Nani Sukasediati

USP-PQM Indonesia

PIT IAI

7 September 2017

Outline

1. Kebijakan Obat Nasional 2006

2. Human Resource for SCM/SDM-PO

3. Kompetensi SDM-PO

4. HR-SCM competency mapping

5. Pengembangan materi pelatihan kompetensi SDM-PO

4

KONAS 2006

Penjaminan QSE Ketersediaan, keterjangakuan, pemerataan OE Peningkatan POR

Perencanaan

Rencana produksi

Proses produksi

Pengadaan

Distribusi/penyimpanan

Penggunaan

M & E

Identifikasi masalah kes

Perencanaan asuhan pasien

Penerapanasuhan pasien

Eval. Asuhan pasien

FP packing

GMP

STG. GtGP, GPP, GDispP , DOEN, Fornas

GDP

Produksi Asuhan pasienPengelolaam obat/SCM

Manajemenpendukung

Seleksi, forecasting

Patient safety

Siklus pengelolaan obat dan vaksin mendukung program penanggulangan penyakit

PEMILIHAN /

SELEKSI

PERENCANAAN

PENGADAANDISTRIBUSI

PENGGUNAAN

MONITORING & EVALUASI

TATA KELOLAOBAT-VAKSIN

TERPADU

- LP-LPO- e-logistic

RKO

Good Prescribing

PracticeGood Pharmacy

Practice

POR

Good Distribution

PracticeGood Storage

Practice

FORNAS

DOEN

Forecast Procure Storage Distribution Report Use

One Gate

Management

Diagram of One Gate Policy Partnership

Programs and Binfar

Policy and Implementation SOPs from Binfar

Obat program penanggulangan penyakit

Kesetaraan dalam pelaksanaan tugas, dengan peran berbedanamun tetap bersinergi

2. SDM Pengelola Obat

SDM-PO• Seorang yang terlibat dan bertanggung jawab dalam satu atau lebih

kegiatan siklus pengelolaan obat, yang perlu memiliki kompetensi tertentu

• PP 51/2009 pengelola obat adalah apoteker.

• SKAI untuk apoteker

• SDM-PO non apoteker atau non farmasi

• Di sektor publik

- 34 IF propinsi, > 500 IF kab/kota, > 9000 puskesmas

- Tidak semua dikelola oleh apoteker dan tidak semua dibawah supervisi apoteker

- IF propinsi dan IF kab/kota: IF transit dan mengelola buffer stock

SDM-PO:kunci pendorong kinerja obatpengelolaan obat

People strategy adl pendekatan sistematik thdSDM-PO sbg bagian dari strategy pengelolaan obat, yang dapatmembawa perbaikan kinerjapengelolaan obat

rekrutmen Peran, tg jawab, harapan

Memberi supervisi, insentif kinerja

Membangun kompetensi , profesionalisme

Kebijakan SDM utkmeningkatkan efisiensi

Perbaikan kinerja PO

3. Kompetensi SDM-PO

Kompetensi

• IAI: standar kompetensi apoteker, adl ukuran keahlian apoteker dlmmenjalankan praktik kefarmasian

• Expression of what an individual does and is observed when effective performers apply motives, traits and skill relevant to the task

- Unjuk kerja yang dilakukan seseorang dan teramati ketika bekerjamenerapkan motivasi, ketrampilan yg relevan secarabertanggungjawab

• Kompetensi SDM-PO PtD competency compendia, usulan untuk mencegah terjadinya kesalahan teknis pengelolaan obat

Kompendium Kompetensi SDM - PO

• Comprehensive catalog of competency areas with associated behavioural competencies

• PtD menyusunnya dari sejumlah dokumen

• Menghimpun semua/sebagian besar kompetensi dalam lingkup nasional – sub nasional, tergantung kondisisetempat

• Kompetensi dalam kompendia ini dapat terbagi/ tersebar pada beberapa individu, dalam tiap jenjang pengelolaan

Struktur kompetensi PO

Domain komp

Area kompetensi Area kompetensi

Kompetensi diriKompetensi diri

Domain KompDomain Komp Domain Komp Domain Komp Domain Komp

SCM competency

1. Komponen PO : sekelompok kompetensi PO

2. Kelompok kompetensi PO

Teknis

✓Perencanaan : Seleksi dan kuantifikasi/forecasting

✓Pengadaan

✓Penyimpanan dan distribusi/CDOB

✓Penggunaan

Manajerial

✓Manajemen sumber daya

✓Personal skill, profesionalisme

Hubungan antara 6 kelompok kompetensi pengelola obatdiadopsi dari PtD ompetency framework

4.SCM Competency mappingDit Oblik-Subdit HIV/ AIDS – Empower/UNAIDS, JSI/USAID-Deliver

2015-2016

Competency mapping

• Supply Chain Management HR Assessment (Phase 1), 5 Units within the Ministry of Health of the Republic of Indonesia, CHAI-Dit Oblik MoH- JSI-Deliver/USAID, February – April 2011

• Need assessment for HR SCM Capacity building, SubditHIV/AIDS-PIMS - Dit Oblik -UNAIDS-Empower, JSI-Deliver/USAID, March 2016

Hasil

• Kuesioner lengkap:

- Pertemuan Semarang, 23 Nopember 2015: 25 responden dari SDM-PO propinsi

- Pengisian kuesioner Desember-Februari 2016 : 10 responden SDM-PO pusat

- Pertemuan tg 3 Maret 2016: 6 responden SDM-PO pusat

Planning and quantificationCompetencies 3-4

3.Demand estimation, consumption method, morbidity method, ABC-VEN, maximum-minimum stock level, forecast accuracy/error

4. Supply scheduling and monitoring, Pipeline, Stock on handProcurementCompetencies 5-10

5.Public procurement principles, Product cost, Procurement Planning, Medicines budget, Budget approval

6.Prequalification, Supplier relationship management, Strategic suppliers

7. Request for Qualification, Invitation to bid, Competitive bidding, Tender evaluation, Supplier contract award, INCOTERMS

8. Purchase Orders, Order monitoring, Supplier contract management, Supply risk, Supplier

performance, Risk Management ,Contract Management

9 Prequalification, Counterfeit, Quality standards, Pharmacovigilance

10. Import export procedures, International business processes, Shipping, Customs clearanceStorage and distribution Competencies 11-15

11. Storage, Distribution, Inventory management, Warehousing, Cold chain, FEFO

12. Distribution Demand, Order policy and schedules, Screening and packing orders, Storage,

Warehousing, Transport

13. Shipping method, transportation, distribution

14. Return/recall of supplies, Waste management, Disposing medicines/medical equipment

15. Re-packing, Kits

Selection and quantificationCompetencies 1-2

1. Policy: National Medicine Policy, EML, STG, Drug Therapeutic Committee, Pharmacoeconomic

2. Technical Specifications, Pharmacopoeia, Quality Standards

UseCompetencies 16-19

16. Generic name, Adverse effects, Medical equipment, Standard treatment Guidelines, Rational use of Medicines, Rational Drug Use, Pharmacovigilance

17. Generic name, adverse effects, Medical equipment, Rational Medicine Use, Patient Adherence

18 Patient records, Reporting, Dispensing of drugs, Morbidity methods

19. Prescription of medicines, Validation of prescriptions, Consumer safety, Polypharmacy, Dispensing errors

% of Gender distributionN=47

male female

Characteristic of respondents

Education background

Pharmacist MD Dentist Log. Man Other health Non health Blank

0

2

4

6

8

10

12

14

Compt 3 Compt 4

Grade of Competency 3-4Domain: Planning and Quantification

(quantification, supply planning)

Good >7 Avr 7-5 Weak <5

Good >7Averg 7-5Weak <5

Good >7Averg 7-5Weak <5

0

2

4

6

8

10

12

14

Compt 5 Compt 6 Compt 7 Compt 8 Compt 9

Grade of competency 5-9Domain: Procurement

(budget, suppliers management, tender process, contract management, QA)

Good Average Weak

Good >7Averg 7-5Weak <5

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

Compt 11 Compt 12 Compt 13 Compt 14 Compt 15

Grade of Competency 11-15Domain: Storage and distribution

(storage/warehousing, distribution to SDPs transportation, disposal, re-packing)

Good Averg Weak

5.Pengembangan materi pelatihan kompetensi SDM-PO GF-HSS dan Dit. Tata kelola Obat publik dan Perbekkes, Ditjen Farmalkes

Mengatasi kesenjangan

• Kenyataan di lapangan: SDM-PO non apoteker

• Beberapa kategori SDM-PO yang tdk butuh semua jenis kompetensi,

• Pelatihan kompetensi yang bersifat selektif

• Need assessment: apakah perlu training, apakah cara lain

• Training need:

- kompetensi apa yang dibutuhkan oleh kategori SDM-PO tertentu

- materi pelatihan akan mengikuti kebutuhan tersebut

Kategori SDM-PO, fasilitas dan orientasipelayanan• Pelayanan IF propinsi dan kab/kota: IF transit product oriented

• Puskesmas, RS, klinik: patient and product oriented

• Kompetensi manajerial: kepala IF, apotik

• Kompetensi teknis yang harus dimiliki sesuai komponen PO

- Perencanaan (seleksi, spesifikasi, kuantifikasi)

- Pengadaan

- Distribusi dan penyimpanan

- Penggunaan

Kompetensi SDM PO

Teknis

✓Perencanaan : Seleksi dan kuantifikasi/forecasting

✓Pengadaan: tender, e-catalog

✓Penyimpanan dan distribusi/CDOB

✓Penggunaan: berkaitan dg yanfar, berkaitan dg pengelola obat sbg dasar perencanaan kebutuhan obat

Manajerial

✓Manajemen sumber daya

✓Personal skill, profesionalisme

Modul Pelatihan

• Materi pelatihan manajemen kefarmasian di IF kab/kota, Dit Bina Oblik –JICA, 2010

• Dit Tata kelola Oblik bersama GF-HSS sedang menyiapkan modul pelatihan kompetensi SDM-PO

• Membangun kompetensi, creating carrier pathway

• Competency based, adult learning training, ToT

• Terdiri atas 3 modul

- Modul 1 pelaksanaan pelatihan

- Modul 2 pemilihan kompetensi dan materi ajar

- Modul 3. Kumpulan materi ajar

References

• KONas, 2006

• Materi Pelatihan Manajemen Kefarmasian, di IFKab/kota, Dit. Bina Oblik – JICA, 2010

• Standar Kompetensi Apoteker Indonesia, 2011

• Human Resource Capacity Development in Public Health Supply Chain Management: Assessment Guide and Tool, USAID/Deliver, 2013

• Final PtD Competency Compendium for Health Supply Chain Management: A reference for health supply chains, 1st ed. February 2015

• Assessment Of Capacity Development Needs For Procurement And Supply Management Human Resource In Public Health Programs, 2016. (Including SCM In HIV/AIDS Program).Indonesia

Dit Oblik/ GF-HSS/ USP-PQM