1  

 

 

Navigating through Hire Touch for the Hiring Manager 

Contents: 

Logging in to the System………………………………………………………………………………………..….2 

Troubleshooting with Pop‐Up Blockers……………………………………………………………………..4 

Individual Job Details …………………..……………………………………………………………………………7 

Reviewing Applicants…………………………………………………………………………………………………9 

Interviews…………………………………………………………………………………………………………………14 

Selection……………………………………………………………………………………………………………………19 

 

 

   

2  

Navigating through the HIRE TOUCH System: Hiring Manager Access 

 

Staff and Faculty:  From the Employee tab of blueView, click LOG‐IN TO HIRE TOUCH.  This system is accessible through the web browsers that are supported within the University.  This includes Internet Explorer, Firefox, Mozilla, and Chrome.    

 

Hire Touch

3  

 

Upon entering HireTouch, you will see the “Dashboard”. 

If you see a blank white screen, the pop‐up blocker is affecting your access. 

 

4  

 

TROUBLESHOOTING WITH THE POP‐UP BLOCKER 

Internet Explorer:   

 

 

FireFox: 

 

For Internet Explorer users, a tan box may appear indicating that pop‐ups are blocked. Click onto the box, and indicate to always allow for pop‐ups from blue.drake.edu 

For FireFox users, a tan box may appear indicating that pop‐ups are blocked. Click onto the box, and indicate to always allow for pop‐ups from blue.drake.edu 

5  

 

Safari: 

 

   

Chrome:  

 

For Safari users, an icon looking like a gear or a sun will appear in the upper right area, with an arrow pointing down.  Click on that arrow, and Un‐Select the Block Pop‐Up Windows.   

For Chrome users, a box with a red x (by the website address) appears, with the message that Pop‐ups were blocked.   Click on that, and indicate to always allow from blue.drake.edu  

6  

 

Upon entering HireTouch, and correcting pop‐up blocker issues, you will see the “Dashboard”. 

To begin looking at the information related to your specific search, click JOBS. 

 

JOBS 

7  

Select the job for which you are the Hiring Manager/Search Committee Chair  

 (For illustration purposes, the job is TEST.) 

 

 

TEST 

All JOBS 

8  

 

To view the Essential Job Functions of the job, click on the PROPERTIES of the job.  The short description will provide a brief introduction to the job, and is the initial piece of what the applicant views when s/he is looking at the job.     

The duties list the essential job functions of the job, as determined by the hiring manager.  For staff position, the essential functions and percentages within HireTouch are automatically updated through integration with myDUSIS.  Faculty descriptions are narrative.  

  

 

Properties 

9  

To view the applicants, who have applied for the position, click on APPLICANTS.  It is important to select the Applicants within the specific job that you are searching.  If you select the APPLICANTS at the top, this will present ALL of the applicants within the system, regardless of the job that the search is being done.   

 

Understanding the status of the different applicants is essential to the system.  If a circle is not filled it, it indicates that the application has not been started.  This could be that the applicant created a username and password, but did not continue into the system.  If a circle is half completed, it indicates that the person has not completed the application.  This could be because s/he did not upload the necessary application materials for the position or the applicant did not click the final SAVE after reviewing the completed application.  In the TEST example, all of the application materials have been submitted, and the next step is the review of materials.  

 

Applicants 

10  

After clicking the name of the applicants, you will see the Applicant’s file, for the position, and is where you can access the application that was submitted, and any of the application materials requested.  To view the application materials, click DOCUMENTS. 

 

Documents 

11  

All of the materials that were uploaded as part of the application process are listed on the screen. The Application for Employment shows a pdf rendering of the completed application.   NOTE: Information contained in the resume and other materials are not necessarily provided on the application, unless the applicant specifically provided it. Therefore, you should view the cover letter and resume, and other application materials.   

 

This system allows you to view, download, and print, as necessary.  Each committee member has access to the documents to review.    

12  

As you review materials, only you (as the Hiring Manager) can “move” the applicant through the Dashboard process (by completing the circles). After reviewing the materials, determine whether the candidate meets the initial qualifications, click on the green circle under “REVIEW”. Only you (as the Hiring Manager) can “move” the applicant through the Dashboard process (by completing the circles). 

Additionally, if at any point you decide that you would like to “decline” on the applicant, simply click the User Status, and update it to “Declined”.  This will automatically send an email out to the applicant, informing them that they are no longer under consideration. 

 

Remember, Drake University is an equal‐opportunity employer and that actively seeks applicants who reflect the diversity of the nation.  No applicant shall be discriminated against on the basis of race, color, national origin, creed, religion, age, disability, sex, gender identity, sexual orientation, genetic information, or veteran status. 

13  

 

 

During the review, the system will prompt you to determine whether the candidate is qualified or not.  If you select not qualified, it will make the circle have an “X” through it (on the Dashboard). If you change your mind, click on the circle, and 

14  

adjust it to qualified.  For purposes of these instructions, all of the circles will be “Yes”. 

 

 

The next step is the Interview.  Upon clicking on the circle, it opens up the window to schedule interviews.  NOTE:  This does not sync up with our current calendaring system.  

15  

Through this, you can schedule, a phone interview, Interview 1, and Interview 2.  Just because these are the options, it doesn’t require you to complete all of these interviews.  It might be realistic to only do a Phone Interview and Interview 1.  Through this, you can choose to email the applicant, if you wish.  Again, not required.  

 

Once the interview is scheduled, the dashboard is now updated to the half circle. 

16  

 

 

Once the interview is completed, click on the half circle, to update the status to “Completed”.  This will continue to “move” the person on the dashboard. 

17  

 

After the interview, determine whether the person is a Finalist or Not.   

18  

 

If it is determined that the applicant is a finalist, after 1st interview, the circles move to “Interview 2” and Offer Extended.  The 2nd Interview isn’t required. If you are ready to move to extending an offer, then skip the circle. 

19  

 

 

 

 

20  

Once you are ready to extend the offer, change the status to Yes – Verbal Offer Made and Save.  All staff positions now have background checks implemented into the search process and faculty positions will begin with Academic background checks with the searches for the 2012 year.  Facility Services/Security will continue with their process of post‐offer, pre‐employment drug screen in addition to the background check.  

 

 

 

21  

To complete the offer extension, click onto the half circle, and to provide the details of the offer. 

 

 

 

22  

After you click into the half circle of the Offer Extended, it opens up the applicant’s Job Information.  Click START 

 

Start 

23  

 

After clicking START, the system will collect the Start Date and the Starting Salary/Wage Information and then SUBMIT. 

 

24  

 

After submitting, Change the Offer Extended process to Offer Info Complete. 

 

25  

 

 

After updating the status, the dashboard is now complete.   

 

 

Human Resources will continue with the background check.   

Once Human Resources receives the confirmation of the background check and pre‐employment drug screen (as applicable), an offer letter will be emailed to the candidate.  You, as the Hiring Manager, will receive a copy of the email.   

At that point, you should also communicate to the applicants that they are no longer under consideration for the opportunity.  Simply change the USER STATUS to DECLINED, and an email will automatically be sent to the candidates, indicating they are no longer under consideration for the position.  Changing the USER STATUS to DECLINED can be done throughout the process – at whatever point, you determine that the applicant is no longer a viable candidate.