Date post: | 02-Aug-2015 |
Category: |
Documents |
Upload: | nazilil-asr |
View: | 535 times |
Download: | 2 times |
Sistem
Oleh : M. Nazilil Asror (210000028)
Mahasis
Materi Presentasi
m Informasi Manajemen
M. Nazilil Asror (210000028) & M.S.L Imam Hidayat (210000027)
swa Teknik Informatika Universitas Paramadina
2012/2013
1
n
M.S.L Imam Hidayat (210000027)
a
2
Daftar Isi
Daftar Isi .......................................................................................................................................... 2
Human Resources Information System (HRIS) .......................................................................................... 3
1. Pendahuluan ................................................................................................................................ 3
2. Fungsi Sumber Daya Manusia ...................................................................................................... 3
3. Kegiatan Umum SDM ................................................................................................................... 3
• Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring) .................................................................. 4
• Pendidikan dan Penelitian ........................................................................................................ 4
• Manajemen Data ..................................................................................................................... 4
• Penghentian dan Administrasi Tunjangan ................................................................................. 4
4. Evolusi HRIS ................................................................................................................................. 5
4.1 Pengaruh Peraturan Pemerintah .......................................................................................... 5
4.2 Pengaruh dari Komputer Mikro ............................................................................................ 5
5. Model Sistem Informasi SDM ....................................................................................................... 6
5.1 Sistem Informasi Akuntansi .................................................................................................. 7
5.2 Subsistem penelitian Sumber Daya Manusia ........................................................................ 8
5.3 Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia ........................................................................... 8
5.4 Database HRIS ...................................................................................................................... 9
5.4.1 Isi Database .................................................................................................................. 9
5.4.2 Lokasi Database .......................................................................................................... 10
5.5 Output HRIS ....................................................................................................................... 10
5.5.1 Bentuk Dasar Output .................................................................................................. 10
5.5.2 Subsistem Output ....................................................................................................... 11
5.5.2.1 Subsistem perencanaan angkatan kerja ...................................................................... 11
5.5.2.2 Subsistem perekrutan ................................................................................................. 11
5.5.2.3 Subsistem manajemen angkatan kerja ........................................................................ 11
5.5.2.4 Subsistem Kompensasi ............................................................................................... 11
5.5.2.5 Subsistem Benefit ....................................................................................................... 11
5.5.2.6 Subsisem pelaporan lingkungan .................................................................................. 11
6. Kesimpulan ................................................................................................................................ 12
3
Human Resources Information System (HRIS)
1. Pendahuluan
Semua perusahaan besar memiliki fungsi SDM (Sumber Daya Manusia) yang menangani banyak proses
khusus berkaitan dengan personil / SDM perusahaan. Sistem konseptual yang digunakan dalam
mengelola SDM disebut Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information
System) atau dapat kita sebut HRIS.
HRIS mengikuti format dasar yang sama seperti system informasi fungsional lain. SIA (Sistem Informasi
Akuntansi) memberikan data personil yang bersifat keuangan, subsistem penelitian SDM melakukan
proyek penelitian khusus untuk mengumpulkan data baru, dan subsistem intelijen SDM mengumpulkan
data dan informasi yang berhubungan dengan data personil/SDM dari lingkungan instansi/perusahaan.
Database HRIS melengkapi data SDM dengan data yang menjelaskan baik organisasi maupun
perorangan di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil. Walaupun banyak pengolahan
HRIS dalam perusahaan besar telah diturunkan dari mainframe di bagian system informasi ke computer
mikro di bagian SDM, sebagian besar database SDM masih berada di bagian computer sentral
perusahaan.
HRIS telah melalui perjalanan yang panjang sejak decade yang lalu sehingga banyak eksekutif yang
sekarang memandangnya sama berharganya seperti system informasi fungsional yang lain. Namun,
masih ada tempat untuk perkembangan HRIS lebih lanjut karena HRIS mampu mengatasi beberapa
masalah manajemen tersulit.
2. Fungsi Sumber Daya Manusia
Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggungjawab atas
banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Istilah personalia awalnya diberikan
pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan Sumber Daya Manusia (SDM), yang mengakui bahwa personil
sebagai sumber daya yang berharga. SDM dapat merupakan suatu departemen atau divisi yang memiliki
status fungsional yang sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan, dan yang lainnya. Orang yang
bertanggungjawab atas SDM disebut dengan istilah Direktur SDM dan sekaligus dapat menjadi anggota
komite eksekutif dalam perusahaannya.
3. Kegiatan Umum SDM
SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan
personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan
4
pegawai dan mantan pegawai. Berikut 4 kegiatan utama yang dilakukan SDM seperti digambarkan
dalam gambar di bawah ini:
Gambar 1
• Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring)
SDM membantu mencari dan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang
iklan di media, cetak dan elektronik serta online, memberikan informasi posisi yang dibutuhkan
kepada agen kerja swasta dan pemerintah, melakukan wawancara, dan mengurus ujian
pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir peraturan pemerintah yang
mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan
yang sesuai.
• Pendidikan dan Penelitian
SDM dapat membantu para pegawai dalam mengikuti training-training untuk meningkatkan
keahlian dan pengetahuannya untuk perusahaan.
• Manajemen Data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut
untuk memenuhi kebutuhan informasi user.
• Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka berhak menerima paket tunjangan
seperti rumah sakit, asuransi, dokter gigi dan pembagian keuntungan yang semakin sulit
5
administrasinya, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan
wawancara keluar. Yang mana salah satu wawancara ini dilakukan untuk belajar bagaimana
perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih kepada pegawainya. SDM juga mengurus
program pensiun bagi mantan pegawai yang berhak.
4. Evolusi HRIS
Sistem personalia awalnya menempatan data pegawai dalam map yang ditempatkan pada departemen
personalia. Saat perusahaan memperoleh mesin punched-card, file dipindahkan ke departemen
pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched-card. Saat computer menggantikan punched-
card, data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetic serta hardisk.
4.1 Pengaruh Peraturan Pemerintah
Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memperhatikan pada data personil dibandingkan dengan
perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Data keuangan dan
material dilihat sebagai kunci keberhasilan perusahaan,sehingga data pegawai dianggap tidak lebih
sebagai tugas yang seperlunya.
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO
(Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety Health Administration), dan AAP
(Affirmative Action Program), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan
diharuskan untuk menyediakan statistic bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh
mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti
bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan system
berbasis computer.
Top menejemen perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan system
personalia berorientasi informasi (information oriented personnel system). System baru dikembangkan
oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerjasama dengan user di bagian sumber daya manusia.
Pengolahan dilakukan di computer berskala besar yang ditempatkan di SI. Keadaan ini berlanjut sampai
akhir 1970-an, saat inovasi dalam teknologi computer melahirkan HRIS seperti yang kita kenal sekarang.
4.2 Pengaruh dari Komputer Mikro
Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara
stand alone, dan ada yang dibentuk dalam suatu jaringan LAN, dan beberapa juga ada yang dihubungkan
dengan data center perusahaan.
Association of Human Resources System Profesioanls (HRSP) pada tahun 1990 dan 1991 melakukan
penelitian dan melaporkan bahwa rata-rata 37,9 komputer mikro didedikasikan untuk System Informasi
Sumber Daya Manusia, dengan tidak kurang dari 40% dibuat jaringan. Hal ini menunjukkan mulai
diperhatikan dan dianggap pentingnya suatu system yang dapat menangani sumber daya manusia.
6
5. Model Sistem Informasi SDM
Satu hal dari system informasi sumber daya manusia yang membedakannya dari system informasi
fungsional lain adalah beragamnya aplikasi yang dimungkinkan. Gambar di bawah ini memberikan ide
mengenai berbagai aplikasi yang mungkin. Gambar ini merupakan gambaran umum dari banyak model
HRIS yang telah dikembangkan untuk menjangkau beragam aplikasi.
Gambar 2
Sumber : Andrew O. Manzini dan John D. Gridley, Integrating Human Resources and Strategic Business Planning.
Dalam membuat model system sumber daya manusia, kita menggunakan format umum yang sama dari
subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan oleh berbagai area fungsional
lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian dan intelijen.
Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan computer. Sedangkan subsistem
output mencerminkan arus sumber daya personil perusahaan.
7
Berbagai komponen input, penyimpanan dan output membentuk model HRIS, yang tampak pada
gambar 3 di bawah ini :
Gambar 3
5.1 Sistem Informasi Akuntansi
Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen elemen data personil dan akuntansi.
• Elemen data personil relative lebih permanen dan bersifat non-keuangan. Contohnya adalah
nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. Elemen data
8
personil ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan dan diperbarui selama pegawai
berkerja di perusahaan. Data serupa juga disimpan untuk pegawai yang pensiun.
• Elemen data akuntansi terutama bersifat keuangan, dan cenderung lebih dinamis dibandingkan
data personil. Contoh elemen data akuntansi adalah upah per jam, gaji bulanan, pendapatan
kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan.
SIA (Sistem informasi Akuntansi) menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi
gambaran yang lengkap dari sumber daya personil-keuangan dan non keuangan.
Walau arus data akuntansi penting, bagi HRIS sekarang data akuntansi tidak sepenting dulu. Dulu, gaji
merupakan tanggungjawab SDM. Namun, tanggungjawab itu lambat laun diserahkan pada SIA.
Sekarang, keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian hanya berbentuk penyediaan proses dan data
pendukung dari SIA.
5.2 Subsistem penelitian Sumber Daya Manusia
Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.
Contohnya adalah penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan, dan penelitian keluhan.
• Penelitian suksesi (succession studies) dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam
perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia. Mungkin seorang kepala
departemen akan pensiun, dan top manajemen ingin mengetahui siapa yang dapat
dipertimbangkan untuk dipromosikan ke jabatan itu.
• Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation) mempelajari setiap jabatan dalam
suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang
diperlukan.
• Penelitian keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan
pegawai untuk berbagai alasan.
Untuk setiap contoh di atas, ada kebutuhan bagi informasi tertentu yang tidak dapat dihasilkan dari
database HRIS, dan penelitian khusus kadang perlu dilakukan untuk mengumpulkan data tersebut.
5.3 Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia
Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya
manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi
pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing.
• Intelijen pemerintah , pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu
perusahaan mengikuti berbagai aturan ketenagakerjaan.
• Intelijen pemasok, pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi yang
memberikan employee benefit, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga
9
kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan
informasi yang memungkinkan perusahaan melakukan fungsi perekrutan dan penerimaan
• Intelijen Serikat perkerja, serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan
dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
• Intelijen masyarakat global, masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan
sumber daya local seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk
merekrut pegawai dalam skala local, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan
pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
• Intelijen masyarakat keuangan, masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi
yang digunakan dalam perencanaan personil.
• Intelijen pesaing, dalam industry tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang
sangat khusus, seperti industry computer, terjadi perpindahan pegawai yang sering dari satu
perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai
sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia
pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Data yang berhubungan dengan manusia dari lingkungan juga banyak dijumpai dan disediakan oleh
beberapa system computer. Diantaranya adalah dikelompokkan dalam 5 kategori database :
1. Database perusahaan pencari eksekutif
2. Database universitas yang menyediakan informasi curriculum vitae bagi para lulusannya
3. Database agen tenaga kerja
4. Database akses umum seperti linked.in, jobsDB.com dan sistem-sistem informasi pencari kerja
lain
5. Bank pekerjaan perusahaan (Corporate Job Banks) beberapa perusahaan besar seperti IBM, HP,
Travelers, menyimpan database sendiri untuk orang-orang yang dapat bekerja sebagai pegawai
sementara.
5.4 Database HRIS
Meningkatnya masalah yang berkaitan dengan personil, disebabkan oleh banyaknya peraturan
pemerintah dan meluasnya pilihan benefit, membuat penyimpanan data dalam computer sebagai suatu
keharusan. Bagi database SDM berbasis computer, tersedia beberapa alternative dalam hal isi, lokasi,
manajemen dan pemasukan data.
5.4.1 Isi Database
Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan
perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia
dalam beberapa cara.
• Data Pegawai kebanyakan database HRIS berisi data yang berhubungan dengan pegawai
perusahaan yang ada. Dan tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data, seperti
nama, alamat, tempat dan tanggal lahir dan lain sebagainya.
10
• Data Non Pegawai, data non-pegawai dalam database HRIS, dapat diidentifikasi berupa
data yang menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja,
akademi dan universitas, serikat pekerja, dan pemerintah. Juga diidentifikasi data yang
menjelaskan perorangan seperti pelamar, tanggungan, keuntungan dan pegawai yang
masih bertahan.
5.4.2 Lokasi Database
Mengenai lokasi dimana ditempatkanya database HRIS, sangat bervariasi dan bergantung pada
kebijakan suatu perusahaannya. Database HRIS dapat diletakkan di computer sentral perusahaan atau
bisa juga berada di area SDM.
5.5 Output HRIS
Output HRIS lebih sering digunakan oleh para manager SDM yang biasanya menggunakan laporannya
yang berbasis mingguan, kemudian diikuti oleh manager lain yang mengunakan laporan / output HRIS
berbasis bulanan.
5.5.1 Bentuk Dasar Output
User HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodic dan jawaban atas database
queries. Kadang juga berupa model matematika dan berupa sistem pakar. Berikut adalah gambaran
masing-masing jenis output yang digunakan oleh beberapa perusahaan berdasarkan hasil penelitian dari
HRSP pada 1990-1991
Gambar 4
11
5.5.2 Subsistem Output
Modl HRIS meliputi enam subsistem output, masing-masing berisi sejumlah aplikasi. Berikut
penjelasannya.
5.5.2.1 Subsistem perencanaan angkatan kerja
Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk
mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang
paling popular diantaranya adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan analisis/evaluasi
kerja, perencanaan dan pembuatan bagan organisasi. Ada 2 aplikasi lagi yang belum diperhatikan yaitu
aplikasi perencanaan dan pemodelan angkatan kerja. Sehingga masih banyak tempat untuk
pengembangan aplikasi HRIS
5.5.2.2 Subsistem perekrutan
Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam organisasi melalui subsistem perekrutan. Ada 2 aplikasi
dalam subsistem perekrutan yaitu penelusuran pelamar dan pencarian dari internal. Penelusuran berarti
bahwa untuk mengisi lowongan pekerjaan di suatu perusahaan, perusahaan tersebut mencari SDM dari
luar perusahaan sedangkan pencarian internal, perusahaan berusaha mencari SDM yang ada untuk
ditempatkan pada lowongan yang ada.
5.5.2.3 Subsistem manajemen angkatan kerja
Dalam hal aplikasi, subsistem manajemen angkatan kerja memiliki 7 aplikasi terdaftar antara lain
Penilaian Kinerja, Pelatihan, Pengendalian Posisi, Relokasi, Keahlian/Kompetensi, Suksesi dan
Pendisiplinan.
5.5.2.4 Subsistem Kompensasi
Yang merupakan subsistem Kompensasi dalam HRIS antara lain Peningkatan Penghargaan, Gaji,
Kompensasi Eksekutif, Insentif bonus dan Kehadiran.
5.5.2.5 Subsistem Benefit
Aplikasi benefit telah diterapkan dalam skala besar, dengan enam aplikasi terpisah yaitu Defined
Contribution, Defined Benefits, Benefit statements, flexible benefits, pembelian saham, dan pemrosesan
klaim. Berbagai aplikasi dalam subsistem ini sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Defined contribution
dan defined benefit plans memungkinkan seorang pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk
mencapai standar hidup tertentu, ditentukan dengan perhitungan aktuaria. Flexible benefit plans adalah
inovasi terbaru yang memungkinkan pegawai untuk menentukan sendiri benefit yang diinginkan.
Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan sekedar cherry picking atau menerapkan
aplikasi yang mudah. Area ini merupakan bukti terkuat bahwa SDM telah berhasil mencapai end-user
computing.
5.5.2.6 Subsisem pelaporan lingkungan
Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan karena melakukan pelaporan kebijakan dan praktek
personalia perusahaan kepada pemerintah. Aplikasi ini ditujukan untuk memenuhi tanggungjawab
perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen. Aplikasi-
12
aplikasi pada subsistem pelaporan antara lain catatan EEO, analisis EEO, peningkatan serikat pekerja,
catatan kesehatan dan keluhan.
6. Kesimpulan
(Human Resources Information System / HRIS ) atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah
perangkat lunak atau solusi online untuk entri data, data pelacakan, dan informasi data kebutuhan
Sumber Daya Manusia, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi dalam bisnis. Setiap perusahaan
besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (Human Resource Information System)
atau HRIS.
Semakin baik Sumber Daya Manusia Sistem Informasi ( HRIS ) menyediakan keseluruhan:
1. Manajemen Semua Informasi Karyawan
2. Pelaporan dan Analisis Informasi Karyawan
3. Dokumen perusahaan terkait seperti buku pegangan karyawan, prosedur evakuasi darurat dan
pedoman keselamatan.
4. Manfaat Administrasi termasuk Pendaftaran, Perubahan Status dan Informasi Pribadi di update.
5. Kelengkapan data penggajian dan Integrasi dengan perangkat lunak lain seperti keuangan dan
sistem akuntansi.
Sebuah HRIS yang efektif memberikan informasi tentang apa saja yang diperlukan oleh perusahaan
untuk melacak dan menganalisis tentang karyawan, mantan karyawan maupun pemohon/pelamar.
Perusahaan akan perlu memilih Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dan menyesuaikannya untuk
memenuhi kebutuhannya.