I would like to welcome you.  My name is Kendra Merveldt

Today we will be going through the Informal Procurement procedures. Hopefully, by the end of this webinar, you will have better understanding of this process.

Now, let’s get started…………

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What is procurement?  Procurement is a multi‐step process for obtaining equipment, services, materials or supplies for the lowest price.  

SFA’s must use the funds to obtain food and other goods and services for use in operating the Child Nutrition Programs. An allowable cost is one that is deemed necessary, reasonable, and allocable..

Procurement made by the SFAs that are NOT in accordance with the government‐wide and Program‐specific requirements CANNOT be paid with nonprofit school food service account funds.. Any non‐allowable expenditures must e paid for with other funding sources such as the General Fund.

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In order for the procurement process to be successful, it is strongly advised that you familiarize yourself with the federal and state regulations prior to beginning the process

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We will briefly discuss each methods of procurement. Both informal and formal procedures require • the use of solicitation,• written description of goods and/or services to be purchased,

• responses from multiple potential contractors thus creating competition, and

• documentation of the process.

When using informal procedures it is important to NOT negotiate price and terms in a procurement.  This prohibited practice makes it really easy to say something different from one call to the next, thus minimizing open and free competition.

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Micro‐purchasing may be used when the acquisition of supplies or service is $10,000 or less.  So, micro‐purchasing could be done when the single purchase of products or services’ aggregate cost does not exceed $10,000, without soliciting competitive quotations, if the price is considered to be reasonable.

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Read slide

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Small purchase procedures are those relatively simple and informal procurementmethods for securing services, supplies, goods, or equipment that do not cost more than the simplified acquisitionThreshold fixed at 41 U.S.C. 403(11), currently set at $250,000. The threshold changed this summer from $150,000 to $250,000.

If purchases are less than $250,000 per bid or solicitation document. So, I think it depends on how often the school wants to send out their specifications or the length of the contract. If they go out every semester, and it is under the $250,000 threshold per vendor, they could do small purchasing procedures. If a school expends more than $250,000 and if they send it out annually, they would have to conduct formal procurement, It is by vendor though!

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Specifications must be sent out with Small Purchase procedures. We went over specifications in the Procurement: The Basics Webinar. If you need help writing them, please check out that webinar we have online and the Training Manual under Other Documents. 

Quotes may be obtain in several ways. Just make sure it is documented

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Here is an example form that can be used to document who was contacted using Small Purchase. It is located on P‐31

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Noncompetitive Proposals—Procurement by noncompetitive proposals is procurement through solicitation of a proposal from only one source; or after a solicitation of a number of sources, competition is determined inadequate.1. Noncompetitive proposals may be used when:a. Award of the contract is not feasible under small purchase procedures, sealed bids, or competitive proposalsand at least one of the following circumstances apply:(1) The item is available only from a single source.(2) Emergency circumstances will not permit a delay resulting in competitive solicitation.(3) Competition is determined to be inadequate after solicitation of a number of sources.(4) Awarding agency authorizes noncompetitive proposals

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This flowchart provides a visual of the multi‐step procurement process.

The Procurement Plan and Procedures are how the procurement process is to be conducted.  

The process begins will conducting a cost/price analysis to determine if the purchase will require procedures that we refer to as “informal” or if “formal procedures” will be required.  This is based on the value in relation to the small purchase threshold.

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Beverage Contracts – If your district has a beverage contract you will need to evaluate  the contract to determine if your district is compliance with USDA regulations.  If the contract does not include or involve the nonprofit foodservice account funds then there would be no federal procurement issues. If the nonprofit school purchases products via the exclusive contract, then federal procurement requirements must be met. The contract can not restrict milk from being sold anytime or any place on the school premises.Money must be Encumbered before goods and service are ordered.Invoices must be signed and dated upon receipt of goods.Price quotes/bids must be documented for all items purchased. Vendor print outs do notmeet the requirements for price quotes.  Each district must develop their own specifications.  Price comparisons must be available for review to ensure open and free competition exists to the maximum degree. Nonkickback Affidavits – Oklahoma Statutes require a signed and notarized Nonkickback Affidavit on EVERY purchase order of $25,000 or more. An example appears on page P‐41 of the Compliance Document.

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A solicitation letter should be sent to all vendors when requesting price quotes.

Items that should be included on your solicitation letter:‐‐It should be on school letterhead‐‐Include the date it is sent out ‐‐Attach a copy of the specifications that were written by the district‐‐The method the school district would like the vendor to respond (example: email, fax, sealed bid, etc.). ‐‐Include the date by when the vendor must respond. ‐‐What the district will or will not accept as to substitutions or shortages the vendor might have. For instance, you request in your specifications that you receive chicken nuggets with a CN label. State within your solicitation letter that, for any items that require a CN label, you will only accept CN labeled products as a substitution.  Then should a substitution be made with an item NOT CN labeled, you should also have specified in your letter, that could be a cause for termination. 

‐‐It can state information  like the vendor will contact the district before making substitutions.

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Other items that should be included:‐‐It can state information when the district when terminate an agreement. Such as, If the district contacts the vendor with the same complaint a minimum of 3 times regarding things such as quality, or price changes (overcharging on what was quoted), substituting without contacting the institution or substitution CN label items for non‐CN label items, changing the agreement without consent from the district, etc. (example: awarded vendor is to delivery is weekly in the morning around 9am and the vendor then changes the schedule to every 2 weeks and delivers at 12:00pm without the district agreeing to the change) The district can terminate the agreement but the terms and conditions must be clear for everyone that is bidding to understand.

A school district can also give a vendor special conditions such as the district will receive a copy of all nutrition facts labels on the items received by the district. Be as specific as you want in your letter. This will just provide you with the items and services you require. 

This letter is an agreement to terms as specified.  You might want to consider having a signature line if you choose to use it as a contract.

Example in our Training Manual but taylor the letter the what the school wants or needs. 

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When soliciting quotes/bids from potential contractors.  It is both necessary for informal and formal procurement because they assure that all potential contractors are receiving the same information.  

When we think about informal procurement, we often picture the purchaser picking up the phone and obtaining price quotes from several different potential contractors.

While telephone calls may be part of the process, others actions are needed to 1) Assure free and open competition is being used2) The process is documented to show compliance with all applicable requirements and 3) Provide documentation in the event a contractor or potential contractor believes they 

were not given the same information or opportunity as others and files a protest. 

As with any procurement, the first thing the SFA should do in procuring goods or services for a specified procurement period using the small purchase procedure is determine1) The specific items for each good or service needed,2) The specific quantity (for goods) or frequency (for services) needed during the 

procurement period, and3) The quality needed.

Referencing the Procurement Plan will provide guidance to the SFA in identifying the general types of goods (or group of goods) and services needed.

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The information submitted to the vendors must be put in writing.  1) It assures that all potential contractors receive the same information, even when price 

quotes are received verbally.2) It documents that procurement requirements were met, and3) It provides supporting documentation should a potential contractor file a protest 

because he or she believed they were given different specifications.

Once the SFA has written the specifications, an adequate number of potential contractors should be contacted for price quotes.  An adequate number will depend on what the SFA found when conducting the market analysis.  For a full and open competitive procedure to be followed, a minimum of 2‐3 potential contractors should be contacted.

Potential contractors should be both eligible and able to respond to the solicitation (responsive) and have a history of meeting terms of a contract (responsible).

The SFA can contact the sources by phone or in person, or it can send the written solicitation document to all potential contractors by mail, e‐mail or fax. 

If phone or in‐person quotes are solicited, the SFA representative should have the written solicitation document (specifications) in front of him or her to assure the same requirements are described to each vendor contacted.• After a phone call, the SFA representative may wish to send the written specifications for 

the potential contractors’ reference while developing the price or rate quotation. • If quotes are solicited in person, the SFA representative can leave a copy of the written 

solicitation with the vendor at the end of the meeting. 

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If the potential contractor provides its price or rate quotation verbally, the SFA must protect itself by confirming the information in writing.  If questioned, a verbal quote does notprovide proof of competitive procurement. 

To simplify the process, the SFA can request potential vendors to submit written price or rate quotes. If required, the request should be part of the solicitation document so that it is clearly communicated to all potential contractors.With the increased use of faxing and e‐mailing, information sharing and obtaining written price or rate quotations have become easier. They also help the SFA acquire the proper documentation to support the procurement.

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There are 3 ways of awarding a bid to a vendor – (read slide)

We will go further into what each of these items

*Note when awarding the bid: When using informal procurement, it is NOT required the school or institution go with the lowest bid. There would need to an explanation of why the district chose to go with the cheapest vendor. It could be reasons such as quality of food, service, etc. If issues did arise with a vendor in the past. Make sure to document each instance of what happened and if it was resolved or not. The district can reject a bid if history has shown the vendor, contractor, or services provided were not responsive or responsible.

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An example of this is purchasing items separately from each vendor. Example is hamburger meat is purchased from one vendor, apples from another, and cheese from someone else. Each food item is purchased and bid out separately. 

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This is when the district goes out on bid for fruits & vegetables in one bid, milk/dairy products, meat items, canned goods, etc. It is not by item but by groupings of items.

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Depending on how the district or institution awards the bid, it must be documented. We have a form that can be used and retained for the Procurement Review. An example of this form can be found on under other Documents – Procurement SNA

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The most common we see in Oklahoma is Prime Vendor. This is where the school/institution selects the vendor they will use because as a whole and looking at all items being procured, it is the overall cheapest.

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The district can obtain quotes in multiple fashion, this is a guide that might help see the bottom line quoted and who is overall cheapest when using a prime vendor. This form can be located on P‐30.

Many choose to have a printout of the food items with the quote and that is sufficientdocumentation. 

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There are some things that are not acceptable when procuring items.  

It is NOT acceptable to allow……READ SLIDE

Once the SFA awards a contract, the final phase of the procurement process, contract management, begins.  This phase is key to the overall success of the procurement process.

Federal regulations require that SFAs maintain a contract management system to document whether contractors have met the terms, conditions and specifications of the contract. It focuses on ensuring that federal dollars are used to purchase and receive what the SFA needs to operate the school nutrition program.  Lastly, contract management documents are useful in resolving protests and/ or provide evidence of non‐responsible contractors.

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The contract management phase is the part of the process that assures the district gets what it paid for.  The focus is on ensuring the goods and services outlined in the solicitation and resulting contract are provided.

In other words, the district monitors the goods and services it receive to make sure it:• Receives the quantity and quality of the good and services it requested.• Receives the goods and services on time, and• Is charged the correct amount.

Documenting this information supports payment to the contractor.

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Effective contract management starts with developing clear, concise terms and conditions in the contract that are understood by both the SFA and the contractor. This information should be outlined in the solicitation letter sent to vendors. 

To facilitate communication, upon award of the contract it is recommended that the SFA hold a meeting or phone conference with the contractor to discuss the contract’s terms and conditions.  This not only achieves clear and mutual understanding of requirements and responsibilities of each entity, but also open communication channels so that misunderstandings are resolved immediately.

The contract management plan should address the persons responsible for monitoring the contract. In part this includes warehouse and/or kitchen staff who receive deliveries. Last but not least, employees should be trained on how to implement the plan, including 1) the terms of the contract (e.g., when deliveries are made, condition of the delivery 

truck, etc.), 2) what needs to be documented (e.g., food temps, amount received, cost)3) How to document (e.g., sign the receipt, forms, etc.)

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Last but not least, all procurement records and documents, regardless of the type of procurement method used, must be maintained for a minimum of 3 years from the date the final payment is made.  If there is an ongoing audit or protest, the records must be maintained until the audit is closed or the protest resolved. 

Failure to maintain the records can result in cost disallowances by the State Agency or Federal government.  It can also prevent the SFA from effectively resolving protests. 

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