“XXIII JORNADAS NACIONALES DE ACTUALIZACIÓN DOCTRINARIA” Villa Carlos Paz, Córdoba 29 y 30 de Septiembre y 1 de Octubre de 2014 TEMA I “Rendiciones de Cuentas falsas” Conceptualización, formas. Su detección. Actividad de los Organismos de Control Externo. Las formas correctas de rendir cuentas. Rendiciones incompletas, deficientes y falsas. Diferencias. Situación normativa. Signo de falsedad en las rendiciones. Acciones y recursos de los Organismos de Control en su acción fiscalizadora y su articulación con la tarea de los Poderes Judicial y Legislativo. Delitos contra la Administración Pública. Formas de consumarse. Las formas de rendir cuentas en los Sistemas de Administración Financiera integrada, de la rendición en papeles a los sistemas electrónicos. La necesidad de las firmas de los cuentadantes y funcionarios y su articulación con las figuras procesales Juicio de Cuentas y Juicio Administrativo de Responsabilidad.
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“XXIII JORNADAS NACIONALES DE ACTUALIZACIÓN DOCTRINARIA”
Villa Carlos Paz, Córdoba29 y 30 de Septiembre y 1 de Octubre de 2014
TEMA I
“Rendiciones de Cuentas falsas”
Conceptualización, formas. Su detección. Actividad de los Organismos de Control Externo. Las formas correctas de rendir cuentas. Rendiciones incompletas, deficientes y falsas. Diferencias. Situación normativa. Signo de falsedad en las rendiciones. Acciones y recursos de los Organismos de Control en su acción fiscalizadora y su articulación con la tarea de los Poderes Judicial y Legislativo. Delitos contra la Administración Pública. Formas de consumarse. Las formas de rendir cuentas en los Sistemas de Administración Financiera integrada, de la rendición en papeles a los sistemas electrónicos. La necesidad de las firmas de los cuentadantes y funcionarios y su articulación con las figuras procesales Juicio de Cuentas y Juicio Administrativo de Responsabilidad.
-RENDICION DE CUENTAS WEB-
Una realidad aplicable
Ing. Mario E. PetersenIng. Hector H. Ortega
Tribunal de Cuentas de la Provincia de Jujuy
INDICE
Pag
.
INTRODUCCION 1
Objetivo General 2
Implementación 2
Sistema Web de Informaciones Mensuales p/
Organismos
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Sistema Web de Informaciones Mensuales p/
Auditoria
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Ingresos 5
Egresos 5
Cuentas 6
Resumen 7
Inicio de Estudio 8
Fin de Estudio 8
Consulta de Informaciones Mensuales 9
Nuevos Desafíos y Logros Alcanzados 10
Nuevas Herramientas (Sist. Web IM para
Organismos)
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Conclusión 17
Bibliografía 21
-RENDICION DE CUENTAS WEB-
Una realidad aplicable
INTRODUCCION
En la actualidad los organismos de control deben intensificar sus esfuerzos, con el objetivo fundamental de examinar la gestión pública tanto en su ejecución como en sus resultados.
Para ello es preciso brindar confianza a los Organismos y esto solo se logra mediante el cumplimiento de objetivos y fines, lo cual redundará, a su vez, en un mejor funcionamiento del proceso de presentación de las rendiciones de cuentas.
Mejorar el control sobre la actividad económico-financiera pública, implica lograr la máxima accesibilidad a la información de los organismos y establecer un adecuado sistema de rendición de cuentas, que le permita al Tribunal de Cuentas verificar si la aplicación de los fondos públicos y la gestión de los responsables ha sido correcta y adecuada y, en su caso, proceder a determinar las responsabilidades que correspondan.
En relación con todo lo anterior, es preciso hacer referencia a los cambios en el sistema de rendición de cuentas que ha llevado a cabo el Tribunal de Cuentas de Jujuy en los últimos años, proceso en el que Funcionarios,
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Jefes de Departamentos, Jefes de Divisiones y Auditores han tenido una activa participación en su diseño, desarrollo e implementación.
Este paso decisivo ha sido factible mediante la incorporación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) al procedimiento de rendición de cuentas. Ello no solo ha permitido agilizar el proceso por el que los Organismos Públicos ponen de manifiesto los resultados de su gestión, sino que ha facilitado en gran medida la confección de las Informaciones Mensuales y su disponibilidad para el estudio por parte del Tribunal de Cuentas de Jujuy.
OBJETIVO GENERAL
Implementación y optimización del proyecto “Informaciones Mensuales y Rendición de Cuentas Web”, con nuevas metas buscando optimizar las tareas y funciones en lo que refiere a las Informaciones Mensuales (Resolución 1753-TP-R/G-2013) y Rendición de Cuenta Anual (Resolución Nº 268-TP(RG)-2003)
IMPLEMENTACION
La presentación de la rendición de cuentas usando estos medios, no solo facilita la labor de control, sino que además proporciona información fiable y relevante sobre la actividad llevada a cabo por los organismos, lo que permite ejercer un auténtico control concomitante. A tal efecto se implementaron dos Sistemas uno de ellos destinado a
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Organismos para la confección y presentación y otro para el Tribunal de Cuentas donde se procede al estudio de esas presentaciones.
Sistema Web de Informaciones Mensuales para Organismos
A partir de diciembre del año 2013 se inició el proceso de implementación del Sistema Web de Informaciones Mensuales llevándose a cabo una serie de actividades agrupadas en:
Comunicación: el objetivo principal fue “informar a la ciudadanía y Organismos de la provincia de Jujuy sobre la implementación del nuevo Sistema de Informaciones Mensuales Web”. Los medios utilizados para esa comunicación fueron diarios impresos y digitales, medios radiales y televisivos, correo electrónico, página web y notas a organismos.
Capacitación: Se dictaron cursos, a usuarios internos (185 auditores, Jefes de Dpto., Jefes de Div. y Funcionarios) usuarios externos (152 organismos, 400 agentes) donde los auditores de cada organismo estaban presentes a fin de coordinar el área contable e informática.
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Mesa de Ayuda: se han establecido días y horarios para asistir a los organismos, de acuerdo al siguiente esquema:
CONSULTAS HORARIO
Por Correo Electrónico: Si la consulta es por “Operación del Sistema”, la misma será contestada en el transcurso del día. Si la consulta es “Contable” será remitida al Jefe de Dpto. o Div. para su tratamiento y contestación.
Lunes a Viernes
07:00 a 13:00 hs.
Por Teléfono o Celular: Si la consulta es por operación del Sistema solicitar pase de llamada a “Cómputos”. Si es “Contable” solicitar el pase al Departamento que audita el organismo.
Lunes a Viernes
07:00 a 13:00 hs.
Personalmente: Pueden llegarse a “Cómputos” para asistencia técnica (ej. Configurar cuentas, ingresos, importación de datos, etc.)
Martes y Jueves
08:00 a 10:00 hs.
CAPACITACIÓN HORARIO
El pedido de capacitación lo pueden realizar por correo electrónico a [email protected] todos los días.
Sistema Web de Informaciones Mensuales para Auditoria
Hasta el momento solo se estuvo analizando la implementación del sistema desde el punto de vista de un Organismo que rinde cuentas. Desde la perspectiva del Tribunal de Cuentas se ha desarrollado un sistema que nos permite ver, listar y analizar toda la información presentada por los cuentadantes, e iniciar y finalizar el estudio de la información mensual por parte de los Auditores, Jefes y Funcionarios.
El establecimiento de una serie de reglas de validación que se incorporaron en el Sistema de Informaciones Mensuales Web que operan los Organismos en el proceso de carga de la IM, nos ha permitido eliminar la existencia de incoherencias o inexactitudes en la información rendida, así como la omisión o el deficiente contenido de parte de la documentación obligatoria. Esto tiene su efecto directo y ventajoso en el proceso de estudio de la Información Mensual presentada a través de la Web, aparte de otorgar mayor seguridad y rapidez en el acceso a la información.
La presentación de las IM por parte de los organismos comenzó siendo bastante reducida, explicable en parte por las dificultades que implicaba la adopción del nuevo procedimiento de rendición, lo que se conoce como resistencia al cambio. Esta circunstancia obligó al Tribunal de Cuentas a adoptar medidas para
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mejorar el nivel de rendición, incluyendo la recapacitación de algunos organismos y el apoyo constante a los usuarios (internos y externos), así como la aplicación de medidas como la emisión de resoluciones instando a la presentación de las IM, siendo esta última una acción muy positiva ya que el número de presentaciones se incrementó considerablemente.
Como se mencionó anteriormente, el considerable esfuerzo realizado para la implantación de la Plataforma de Rendición de Cuentas no se limita a la mejora del control, sino que se ha decidido fomentar el estudio en forma concomitante, aprovechando la información disponible de las informaciones mensuales rendidas.
El Sistema suministra la información sobre: los recursos obtenidos (ingresos), pudiendo
seleccionar cualquiera de los periodos presentados. En todos los casos puede utilizarse los filtros por concepto y/o cuentas, acotando de esta manera la búsqueda
Pantalla de selección de periodo
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Pantalla resultado de la consulta
el empleo dado a tales recursos mediante los gastos (egresos) realizados, pudiendo seleccionar cualquiera de los períodos presentados. En todos los casos puede utilizarse los filtros por:
Concepto : pudiendo filtrar los egresos por remuneraciones, bienes de consumos, servicios no personales, bienes de capital, trabajo público, otros egresos y depósitos a CUT.
Pantalla Consulta con Filtro por Concepto
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Cuentas : El filtro puede ser aplicado a las cuentas, obteniendo un listado solo de los egresos de la cuenta seleccionada.
Pantalla Consulta con Filtro por Cuenta
Concepto y Cuenta : permite la combinación de las dos anteriores.
Pantalla Consulta con Filtro por Concepto y Cuenta
Resumen : El acceso a esta pantalla permite ver en forma resumida la IM seleccionada, observando en ella los montos agrupados por tipo de cuentas, conceptos, responsables, subtotales por tipo cuentas, acumulados mensuales, acumulados anuales, etc. De acuerdo a un testeo realizado, siendo este es uno de los formularios más consultados.
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Pantalla Formulario Resumen de IM
Inicio de Estudio : Permite seleccionar un organismo, ver las IM que tienen en condiciones de ser estudiadas (estado = CERRADO) y al momento que se designa el auditor, éste inicia el estudio cambiando el estado de la misma a “EN ESTUDIO”
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Pantalla Inicio de Estudio de IM
Finalización de Estudio : Permite seleccionar un organismo, ver las IM que tienen el estado “EN ESTUDIO”, seleccionar el periodo para el cual ha finalizado el estudio y cambiar el estado a “ESTUDIADA”.
Pantalla Finalización de Estudio de IM
Consultas de IM por Ejercicio y Estado : permite ver las IMs de todos los organismos, el estado en
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que se encuentran, cuando inicio y finalizo el estudio y el auditor afectado al mismo.
Pantalla Consulta de IM por Estado
Consultas de IM por Ejercicio y Organismo : similar al anterior permite ver las IMs, el estado en que se encuentran cuando inició y finalizó el estudio y el auditor afectado al mismo para un Organismo determinado
Pantalla Consulta de IM por Organismo
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Consulta de Cuentas : Lo auditores pueden consultar en detalle las cuentas pudiendo observar el saldo inicial, total de ingresos, total de egresos y saldo final.
Pantalla Consulta de IM por Estado
NUEVOS DESAFIOS y LOGROS ALCANZADOS
Durante las primeras presentaciones, los organismos expusieron sugerencias para mejorar el sistema, fundamentalmente porque comenzaron a utilizar las múltiples prestaciones que este le brindaba.
Esta herramienta que el Tribunal de Cuentas de Jujuy pone a su disposición, además de cumplir con el objetivo de ser un medio para la presentación de las Informaciones Mensuales y Rendición de Cuentas, contiene un pequeño sistema contable que está constantemente mantenido, resguardado, accesible desde cualquier plataforma y centralizada toda la información
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contable del organismo independientemente del ejercicio y periodo. A razón de ello, muchos organismos de la provincia que no cuentan con un sistema contable, lo han adoptado para sus registros contables.
Recopiladas todas las sugerencias, fueron analizadas por los funcionarios de este Tribunal y se tomo la decisión de incorporar una serie de herramientas que permita a los organismos confeccionar la Informaciones Mensuales con mayor facilidad y rapidez.
Nuevas Herramientas (Sist. Web IM para Organismos)
Al momento del lanzamiento el Sistema Web de Informaciones Mensuales para los Organismos contaba con las siguientes funcionalidades:
a. Registración de Responsablesb. Registración de Cuentas c. Registración de Ingresos y Egresosd. Registración de Transferencias entre cuentas
internase. Consultas de ingresos, egresos, transferencias y
cuentasf. Eliminación de movimientosg. Rectificativas
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Con el objetivo de afrontar los nuevos requerimientos se ha desarrollado para el sistema las herramientas que permiten la:
importación de ingresos, importación de egresos e importación de pagos de CUT (Cuenta
Única del Tesoro).
En informática, IMPORTAR significa traer información de una fuente a otra. La función Importar se utiliza para incorporar a una aplicación objetos, documentos, información u otro tipo de archivos que fueron creados en otra aplicación, o que pertenecen a versiones antiguas de la misma aplicación1.
De esta manera el Sistema de Informaciones Mensuales evita duplicar el trabajo que ya hubieran realizado los organismos en sus respectivos sistemas informáticos, sobre todo aquellos que por su tamaño y complejidad manejan grandes cantidades de movimientos. Al evitar nuevamente la carga manual se reduce significativamente los errores logrando realizar la información mensual en un tiempo muy corto.
Para realizar la importación de ingresos y egresos se ha definido un formato de archivo que pueda ser generado por cualquier sistema y/o plataforma (por ejemplo Windows, Linux, etc.) quedando disponible para cualquier organismo que desee utilizarla, inclusive para aquellos que llevan sus registros en planillas de cálculos
1 Diccionario de Informática y Tecnología www.alegsa.com.ar
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(ejemplo Excel). Los archivos que son aceptados por la herramienta de importación son de texto plano separados por punto y coma con extensión .txt o .csv.
Pantalla ejemplo de archivo tipo TXT
Pantalla ejemplo de archivo tipo CSV
Pantalla importación de INGRESOS (selección de cuenta y archivo)
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Pantalla importación de INGRESOS (confirmación/eliminación de ingresos IMPORTADOS)
Pantalla importación de EGRESOS (selección de cuenta y archivo)
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Pantalla importación de EGRESOS (confirmación/eliminación de ingresos IMPORTADOS)
Con la implementación de la IMPORTACIÓN y la normalización del formato de los archivos, el Tribunal de Cuentas de Jujuy ha propiciado un importante labor en conjunto con el “Gobierno de la Provincia de Jujuy” quienes desarrollaron un módulo en su sistema SIAF que genera el archivo para ser importado por el Sistema Web de Informaciones Mensuales del Tribunal de Cuentas de Jujuy. Este desafío tuvo su repercusión y aceptación inmediata en aquellos organismos cuyos egresos son pagados a través de la Cuenta Única del Tesoro (CUT de Renta General), aprovechando así todas las ventajas planteadas anteriormente.
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Pantalla SIAF para la generación de archivo
Algo muy importante en todo este proceso de generación de herramientas, es que los organismos en su mayoría pueden confeccionar su Información mensual en pocos minutos, tarea que antes demandaba semanas de trabajo. En consecuencia los Organismos solo tienen a su cargo el control y confirmación de la información importada. Puede apreciarse en la siguiente pantalla como los organismos en el mismo día o en poco días han presentado la IM de varios meses (se muestran en la siguiente pantalla algunos organismos seleccionados que usan la importación).
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Pantalla Organismos que usan IMPORTACION
Ahora el desafío es para el Tribunal de Cuentas de Jujuy, y consiste en alcanzar los objetivos para los cuales se ha desarrollado todo este conjunto de herramientas.
Actualmente ya tenemos una serie de requerimientos como por ejemplo:
Transformar el Sistema a una herramienta para la presentación y estudio de la Rendición de Cuentas Anual.
Seguimiento de OP (orden de pago generada por Tesorería de la Provincia) pudiendo de esa forma realizar un análisis en gral. o particular de una OP. Por ejemplo seguir una OP para un organismo o todos, para un ejercicio o todos y/o para un periodo o todos es decir un control transversal.
Seguimiento de Cheque, Depósitos y Transferencias : en forma transversal.
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Seguimiento de beneficiarios : a través del CUIL/CUIT Generación automática de intimaciones y multas : para
IM vencidas y no presentadas. Etc.
Conclusión
“la experiencia sobre qué funciona y qué obstaculiza el ejercicio del derecho de acceso a la información hace necesaria la emisión cuidadosa, seria y con espíritu garantista de una Ley General de Acceso a la información, teniendo en mente que se trata de un derecho fundamental que no puede estar condicionado por las circunstancias sociales, geográficas o políticas de la entidad en la que se encuentra el individuo” http://rendiciondecuentas.org.mx/
Miguel Bullido2.
Las aplicaciones Web han generado un importante cambio en la forma de percibir los sistemas de información, su funcionalidad y potencial. En un principio fueron muchos los frentes que lo cuestionaron, sentenciado que no ofrecería ningún beneficio, y que solo se trataba de una tecnología con un mayor impacto visual; solo fue necesario un poco de tiempo para que su verdadero potencial se reflejara.
2 Miguel Pullido Es maestro en Derechos Humanos y Democracia por la Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales (FLACSO sede México). Cursó su licenciatura en Derecho en el Tecnológico de Monterrey (Campus Monterrey) con especialización en Derechos Humanos y Procesos de Democratización en la Facultad de Derecho por la Universidad de Chile. Tiene estudios de Posgrado en la Facultad de Derecho de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Actualmente es Director Ejecutivo de Fundar, Centro de Análisis e Investigación
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Pueden parecer relativamente sencillos para los usuarios que utilizan estas herramientas que ha desarrollado el Tribunal de Cuentas de Jujuy, sin embargo en realidad son sistemas altamente complejos que deben diseñarse tomando en cuenta la necesidad de una gran cantidad de usuarios que no solo interactúan de manera concurrente con el sistema, sino que también compiten por recursos en tiempo real, consultando, registrando y modificando una gran cantidad de información y que debe mantenerse segura frente a ataques informáticos y ser coherente frente a errores.
El proceso de reforma de la Rendición de Cuentas de los Organismos, mediante la incorporación de las nuevas tecnologías, ha supuesto una mejora sustancial en lo relativo a la presentación como al control, pudiendo alcanzar los objetivos planteados desde la etapa de implementación con las capacitaciones, asesoramiento, seguimiento de las IM presentadas y afrontando los requerimientos que hoy hacen de esta herramienta, un medio ágil de confección, presentación y estudio.
El siguiente cuadro muestra un resumen de las acciones y estado actual de la Informaciones Mensuales registradas en el sistema.
CAPACITACIÓN Cantidad
Usuarios internos 185Usuarios externos 400Total de usuarios capacitados
585
Total de organismos capacitados
152
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A continuación puede observarse cómo ha ido incrementando el uso del Sistema Web Informaciones Mensuales desde marzo a agosto. Es muy importante a observar que al día 1 de agosto, se encuentran setentas (70) Informaciones Mensuales en estado “ABIERTA” es decir que están trabajando los organismos en su confección y este mismo día fueron “PRESENTADAS” ocho (8) Informaciones mensuales.
Mes Cant.Marzo 5Abril 13Mayo 39Junio 60Julio 821 de Agosto 2014 70 TOTAL 269
Marzo Abril Mayo Junio Julio 1 de Agosto 2014
0
20
40
60
80
100
5 13
39
6082
70
Cant. de IM registradas por Mes
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Marzo2%
Abril5%
Mayo14%
Junio22%Julio
30%
1 de Agosto 201426%
% IM registradas por Mes
Estado Cant.Presentadas3 201Rectificando4 4Pendiente de Rectificar5 2Abierto6 62 TOTAL 269
3 Presentadas: son aquellas IM que los organismos terminaron de confeccionarlas,
realizaron su presentación por medio de la Web al Tribunal de Cuentas y en se encuentran es etapa de Estudio o Estudiadas por los Auditores.
4 Rectificando: son aquellas IM que luego de ser presentadas ante el Tribunal de Cuentas, son nuevamente abiertas por los organismos para realizar correcciones basadas en observaciones del Tribunal de Cuentas o porque el organismo detecto algún error.5
Pendiente de Rectificar: son aquellas IM que se ven afectadas por la apertura de un IM para rectificar, dado que al estar rectificando una IM es posible que los saldos a transportarse cambien. En consecuencia el Sistema de Informa que estas IM deben rectificarse para ajustar todos los saldos.
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La implementación del Sistema Web para Informaciones Mensuales en forma indirecta hace su aporte al cuidado del medio ambiente, esto gracias a que no se crean más expedientes en papel con las presentaciones mensuales. Esto genera una disminución en la cantidad de expedientes, hojas y soporte magnético (CD, DVD, etc.), tal como puede apreciarse en el siguiente cuadro:
Cant. Organismos que rinden 152
Expediente Cant.Por mes 152Por Año 1.824
Soporte Magnéticos Cant.Por mes 152Por Año 1.824
Hojas Cant.Cant. mínima por expediente 15Por mes 2.280Por Año 27.360
BIBLIOGRAFIA
LEY N° 4376 - ORGÁNICA DEL TRIBUNAL DE CUENTAS
LEY N° 4402 (Sustituye el artículo 112° de la Ley N° 4376,)
LEY N° 4915 (Modifica el Artículo 40 de la Ley N° 4376 "Orgánica del Tribunal de Cuentas").
6 Abierta: son aquellas IM que a la fecha se encuentran en proceso de confección por parte de los
