UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZCENTRO DE EXTENSIONDIPLOMADO DE INGENIERA EN PROCESOS COHORTE VI

PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN DE PRODUCTOS COSMETICOS E HIGIENE Y CUIDADO PERSONAL DE LAEMPRESA ANCOR COSMETICS, C.A., EN SANTA TERESA DEL TUY,EDO. MIRANDA

Integrantes: Hernndez, Mara N de C.I. V-12.835.230 Pea, Katherine N de C.I. V-17.560.289 Snchez, Paola N de C.I. V-16.911.964 Caracas, marzo del 2014

ACTA EJECUTORIA DE LA PROPUESTA

En atencin a lo dispuesto por el Centro de Extensin de la Universidad Jos Antonio Pez (CEUJAP), quien suscribe, Coordinador del Diplomado de Ingeniera en Procesos, Ing. Silvio Llanos y evaluador del Informe:

PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN DE PRODUCTOS COSMETICOS E HIGIENE Y CUIDADO PERSONAL DE LA EMPRESA ANCOR COSMETICS, C.A., EN SANTA TERESA DEL TUY, EDO. MIRANDA

Hernndez, Mara N de C.I. V-12.835.230 Pea, Katherine N de C.I. V-17.560.289 Snchez, Paola N de C.I. V-16.911.964

Habiendo examinado el presente informe, se decide que est APROBADO.

En Caracas a los XXV das del mes de MARZO del ao 2014

___________________________________________Ing. Silvio LlanosCoordinador del Diplomado de Ingeniera en Procesos

RESUMEN PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN DE PRODUCTOS COSMETICOS E HIGIENEY CUIDADO PERSONAL DE LA EMPRESAANCOR COSMETICS, C.A., ENSANTA TERESA DEL TUY, EDO. MIRANDA

Hernndez, Mara N de C.I. V-12.835.230 Pea, Katherine N de C.I. V-17.560.289Snchez, Paola N de C.I. V-16.911.964

Coordinador: Ing. Silvio Llanos

La empresa Ancor Cosmetics, C. A., organizacin de capital venezolano y destinada a la elaboracin de productos cosmticos y de cuidado personal, destinados a los consumidores de nuestro pas, generando oportunidades de empleo al capital humano de la comunidad. Establecida en el Municipio Independencia del Estado Miranda. La empresa presenta en la actualidad la carencia de un Manual de Procedimientos donde se reflejen los procesos involucrados en la manufactura, que oriente al personal desde la entrada, hasta la salida de su diversidad de productos (alrededor de 354 en sus diferentes categoras) basndose en las Buenas Prcticas de Fabricacin de Productos Cosmticos y as regirse por las normativas venezolanas que hacen mencin a ellas y como consecuencia la fabricacin de productos, higienizados y de calidad; sin afectar la salud y garantizando la satisfaccin del cliente.

NDICE GENERAL Contenido Pgina

INTRODUCCIN

CAPTULO I: IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN

1.1. Identificacin de la organizacin 9

0. 1.2. Denominacin social 9

0. 1.3. Actividad econmica 9

0. 1.4. Productos y servicios 9

0. 1.5 Misin10

0. 1.6. Visin 10

1.7. Estructura de la Organizacin 10

CAPTULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1. Descripcin del problema12

2.2. Objetivos2.3. Justificacin1516

2.4. Bases tericas17

2.5. Definicin de trminos bsicos 19

CAPTULO III: DISEO DE LA PROPUESTA DE MEJORA

3.1. Introduccin22

3.2. Diagnostico de la situacin actual.22

3.3. Finalidad23

3.4. Objetivos de la Propuesta23

3.5. Factibiidad 24

3.6. Estructura de la Propuesta27

CAPTULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1. Conclusiones33

4.2. Recomendaciones33

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 35

ANEXOS36

i

INTRODUCCIN

Siendo la calidad un factor vital para alcanzar el xito de las organizaciones entendindose como calidad el satisfacer a los clientes, es importante crear controles eficaces que nos permitan garantizar los estndares que cumplan con los requisitos de dichos cliente y ms aun, que excedan sus expectativas. Para lograr estos estndares es importante considerar las llamadas buenas prcticas de fabricacin las cuales juegan un papel fundamental ya que no slo contienen en ellas lo que es el control de la calidad del producto sino de todos los procesos y factores que en l intervienen. Dichas normas son en muchos casos obligatorias y aplicadas a nivel mundial a diferentes tipos de productos.

En Venezuela existe el Manual para Buenas Prcticas de Fabricacin de Productos Cosmticos de CAVEINCA donde se establecen los requisitos de carcter obligatorio que toda organizacin debe cumplir en Venezuela en cuanto a buenas prcticas de manufactura en lo que a empresa cosmtica se refiere, entre ellos se mencionan: el control de la calidad, el almacenaje y la fabricacin.

Con el objetivo de dar cumplimiento a estas Buenas Prcticas de Fabricacin (BPF), exigidas a nivel internacional por la Organizacin Mundial de la Salud (OMS) y localmente por el Ministerio del Poder Popular para la Salud, se exige a la industria de cosmticos disear un buen sistema de documentacin siendo parte esencial del aseguramiento de la calidad.

La documentacin es la piedra angular de un sistema de calidad basado en buenas prcticas de manufactura o norma ISO 9001. Un sistema de fabricacin se encuentra cerrado cuando la documentacin que se genere ha sido completada. La calidad de los productos se basa en que las actividades estn escritas de manera clara y sencilla, permitiendo prevenir errores de forma verbal y la trazabilidad del producto desde la recepcin de la materia prima hasta la comercializacin del producto terminado.

La documentacin facilita la comunicacin ms precisa y menos ambigua que la comunicacin oral, promueve la estandarizacin de las actividades, preserva datos y observaciones durante el proceso, ayuda a tomar decisiones, asigna responsabilidades y desde el punto de vista regulatorio se demuestra el cumplimiento de la norma.

Una metodologa que se utiliza para documentar y estandarizar las actividades es la elaboracin de manuales de normas y procedimientos, siendo un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano en las diferentes reas de las empresas.

Debido a la importancia de la documentacin y la deficiencia de actividades documentadas en el rea de produccin la empresa Ancor Cosmetics, C.A., ha decido disear un manual de procedimientos que le permita estandarizar y realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades.

Con este documento se busca plasmar en blanco y negro las acciones a seguir por parte del personal de produccin, en forma cronolgica y permitiendo establecer controles necesarios para verificar la eficacia del proceso y la conformidad del producto. Facilita la interrelacin con otros procesos ya que estn claramente definidas las entradas y las salidas.

Desde el punto de vista de calificacin del personal, este documento ser de gran ayuda para la formacin del personal y su desarrollo profesional.

El presente trabajo ha sido dividido en 3 (tres) captulos, el captulo I describe brevemente la identificacin de la empresa; el captulo II, describe el planteamiento del problema, los objetivos y la justificacin de informe; el captulo III, presenta la propuesta del manual de procedimientos y el capitulo IV se refiere al capitulo donde se indica las Conclusiones obtenidas de la Propuesta y las Recomendaciones que se le otorga a la empresa para que siga el camino a la mejora de sus procesos.

CAPITULO I

1.1. Identificacin de la Organizacin.

a) Denominacin Social: Ancor Cosmetics, C.A.

b) Actividad Econmica: Es una empresa que por ms de 30 aos ha cultivado un alto conocimiento del mundo cosmtico el cual ha permitido especializarnos en la elaboracin de productos de altsima calidad y que estn siempre a la vanguardia; siempre innovando y respondiendo a las demandas del mercado. Conscientes del compromiso y de la lealtad que tiene todo el Equipo ANCOR, trabajando para atender sus necesidades ofreciendo oportunidades de crecimiento y desarrollo empresarial que contribuyan a mejorar la calidad de vida de cada uno de los clientes y a estrechar las relaciones entre estos y la Empresa.

c) Producto y Servicios: La empresa tiene como objetivo principal la venta directa de colecciones (es un conjunto de productos cosmticos y del cuidado corporal que varan mes a mes, en la incansable bsqueda de la moda e innovacin), distribucin de la lnea Vital Hair en anaqueles tanto champ como acondicionador en sus diferentes lneas: Champ Vital Hair con extracto de Aguacate 370 mL, Champ Vital Hair con extractos de Almendra y Miel 370 mL y Vital Hair para Cabellos Seco-Maltratado en su nica presenta de Galn.

Cuenta adems con el servicio de maquila a terceros donde coloca su experiencia en el desarrollo y elaboracin de productos a la disposicin de otras empresas que requieran la manufactura de sus productos por el exceso de demanda en el mercado, ha hecho que se gane la confianza de empresas como:

Hellen Of Troy, Laboratorios Vita, Sulcagel, Diversey y Probelsa, las cuales colocan las formulas de sus productos en sus manos para la elaboracin en cantidades industriales.

d) Nmero de Trabajadores: 180 personas

1.2. Misin.

Ser una Empresa especializada en la elaboracin de Colecciones de Productos Cosmticos y de Cuidado Personal de la ms alta calidad y con los mejores precios del mercado respondiendo a las demandas y exigencias del consumidor, comprometida en ofrecer oportunidades de crecimiento personal y profesional a todo el Equipo Ancor y brindndole extraordinarias ventajas de desarrollo empresarial a todos sus clientes.

1.3. Visin.

Consolidarse como la principal Empresa de venta directa de Colecciones de Productos Cosmticos y de Cuidado Personal en Venezuela manteniendo los estndares de calidad hasta hoy alcanzados y superndolos, ofreciendo siempre la mayor y ms extensa gama de productos innovadores al mejor precio, de modo tal de conseguir el liderazgo en el mercado nacional, respetando, valorando y sirviendo cada da ms a nuestros clientes y a la comunidad en general.

1.4. Estructura de la Organizacin.

Segn Hutt G. (2004) la estructura organizacional de una empresa se define como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organizacin para alcanzar luego la coordinacin del mismo orientndolo al logro de los objetivos.

En este mismo orden de ideas y con la finalidad de describir y comprender la forma en la que esta conformada la empresa Ancor Cosmetics, se comienza indicando que posee una estructura simple, de forma vertical, representada grficamente en un organigrama general (Ver anexo 1), el mismo muestra que la Alta Directiva: Presidente, vice-Presidente, Direccin General, Gerente General y Gerente de Planta estn muy bien identificadas y definidas; tambin se observa que en el cargo de Gerencia de Planta reposa la responsabilidad mayor para que la empresa pueda avanzar como una cadena de engranajes y todos los departamentos trabajen bajo un mismo objetivo la satisfaccin del cliente, a travs de la elaboracin de productos cosmticos y de higiene y cuidado personal de la mejor calidad.

Para una empresa de cosmticos, es primordial que en su estructura organizativa se pueda observar la autonoma de cuatro gestiones en especfico: Direccin Tcnica, Gerencia de Calidad, Gerencia de Produccin y Gerencia de Procesos; esta independencia interdepartamental se demuestra en el Organigrama General y se hace efectiva en Planta, donde cada departamento cumple con su funcin correspondiente y se demuestra que el Departamento de Control de Calidad realiza su labor de forma autnoma.

CAPITULO IIEL PROBLEMA

2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad, las organizaciones enfocan sus objetivos hacia la calidad de los productos o servicios que prestan, con la finalidad de satisfacer integralmente las necesidades de los clientes, y as obtener una ventaja competitiva que le permita sobrevivir en el mercado. Por tal motivo, las empresas deben establecer un sistema de gestin de calidad eficiente, que unifique todas las actividades relacionadas a los procesos esenciales de estas, aplicando diversas herramientas y mtodos que permitan detectar fluctuaciones y tomar acciones correctivas o preventivas lo antes posible para cumplir con los requisitos de los clientes.

El desarrollo y supervivencia de muchas de estas organizaciones estn condicionadas a la necesidad de ofertar productos y servicios con la mxima calidad, convirtindose ste en un factor bsico de la estrategia que alinean el comportamiento de la organizacin. No slo se ha convertido en un requisito indispensable para competir sino tambin, las personas estn siendo conscientes de la importancia de la gestin y mejora continua de la calidad.

Sin embargo, la implementacin de un sistema de gestin de calidad en una organizacin basada en un sistema documental robusta, es una inversin a largo plazo, es un proceso lento, que requiere de un gran compromiso gerencial para alcanzar el xito del mismo, como seala Gonzlez (1996, p. 32), el compromiso gerencial es el primer paso a ser dado para la implementacin exitosa del sistema

de calidad. La implantacin de un sistema documental es necesaria para la mejora continua de las actividades y la optimizacin de los procesos permitiendo la entrega oportuna del producto, ya que disminuyen los reprocesos aumentado la fluidez de las actividades.

De este modo, en un mundo tan globalizado como el de hoy, la gran mayora de las empresas en Venezuela no estn ajenas a este proceso de implementacin de Sistemas de Gestin de Calidad basados en las Normas ISO, no slo se preocupan por satisfacer las necesidades y deseos de sus clientes y usuarios, sino tambin por superar sus expectativas, lo cual les permite ganar ventajas sobre sus competidores. Las caractersticas de los mercados actuales se identifican en que los productos y servicios ofrecidos estn garantizados por una buena calidad. Esas esperadas ventajas competitivas se logran en las empresas a travs del desarrollo de un sistema documental; en otras palabras, definiendo e implantando un conjunto de actividades que garanticen que se obtendr y se superar la calidad prevista, para as siempre estar a la altura en el mercado competitivo mundial, asumiendo una cultura orientada a la excelencia empresarial abarcando todos los aspectos materiales, tecnolgicos y humanos necesarios para lograr el xito, estableciendo tecnologa de acuerdo a lineamientos y estrategias trascendentales que permitan mejorar y optimizar las actividades desempeadas en cada una de las unidades que la conforman.

Con el transcurrir del tiempo surgen nuevas oportunidades de mejoras las cuales deben ser enfrentadas de forma inmediata y efectiva para mantener la armona de los procesos y optimizacin de los recursos y tiempo, asegurando el manejo y control de informacin y datos vitales que garanticen la continuidad de los procesos claves dentro de la empresa, por esta razn Ancor Cosmetics, C. A., una empresa la cual se dedica a la elaboracin de cosmticos o productos de higiene y cuidado personal en forma confiable y segura en armona con el ambiente y capaz de satisfacer la demanda nacional e internacional, actualmente requiere pensar en una propuesta de un manual de procedimientos para la elaboracin de sus productos. Para ello, se deber exponer una serie de ideas para realizar mejoras continuas en lo referente la capacitacin del personal, normalizacin de los procesos y auditoria interna, con el fin que en un tiempo prximo se facilite tanto el diseo como la implementacin de un Sistema de Documental, integrando las exigencias del Ministerio para el Poder Popular de la Salud a travs de las Buenas Prcticas de Manufacturas.

Todo esto se hace cada vez ms importante, debido a que las exigencias de los clientes son mayores, y aumentando la variable que el mercado en el que la empresa Ancor Cosmetics, C. A., se desenvuelve, es muy estricto ya que se rige por normativas farmacuticas y sanitarias; el inicio de un sistema de gestin de calidad a travs del inicio de un sistema de documentacin enfocado en el manual de procedimientos ayudara a incrementar la satisfaccin de los clientes para cual va dirigidos los productos, aumentara la productividad y eficiencia y adems se utilizaran mejores prcticas para ejecutar tareas.

Al mismo tiempo, proporcionara una mejor organizacin en la empresa haciendo que el producto No Conforme, disminuya y se pueda enmarcar en una visin de certificacin y no solamente de aprobacin con sus clientes.

Recientemente, han existido reclamos ya que no cumple con la entrega oportuna de los productos, internamente existen reprocesos porque las actividades no estn claramente definidas. Por tal motivo, la organizacin considera necesario prestar un servicio de calidad, seguro y confiable a los usuarios, que le permita mantenerse en el mercado, puesto que los clientes tanto internos como externos cada vez son ms exigentes y se merecen lo mejor.

Por ello, este trabajo tiene como objetivo realizar la propuesta de un Manual de Procedimiento, que cumpla los requisitos de las Buenas Practicas de Manufacturas especficamente y que pueda ser aplicado dentro de la empresa Ancor Cosmetics, C. A., para que se logre un mejoramiento en cuanto a su organizacin haciendo que su rendimiento productivo se eleve y los clientes se encuentren mas satisfechos con el servicio que esta compaa presta, permitiendo controlar y dirigir todas las actividades de fabricacin de productos cosmticos e higiene personal.

2.2 OBJETIVOS

2.2.1 OBJETIVO GENERAL

Proponer un manual de procedimientos para la elaboracin de productos cosmticos e higiene y cuidado personal, de la empresa Ancor Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Estado Miranda con el fin de estandarizar la manufactura de productos cosmticos cumpliendo as las BPF garantizando productos de la ms alta calidad y evitando desviaciones, No conformidades y re-proceso en los productos.

2.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Diagnosticar la situacin actual de la documentacin en el rea de produccin de productos cosmticos e higiene y cuidado personal.

Determinar los requisitos de la propuesta del manual de procedimientos para la elaboracin de productos cosmticos e higiene y cuidado, analizando cada caracterstica, funcin e interrelacin de sus componentes para la elaboracin del sistema de documentacin y funcionamiento.

Disear una propuesta del manual de procedimientos para la fabricacin de productos cosmticos e higiene y cuidado personal, basndose en las Buenas Prcticas de Manufactura.

2.3. JUSTIFICACIN.

En los 30 (treinta) aos de servicio de la empresa Ancor Cosmetics, C. A., ha tenido un Departamento de Procesos (Elaboracin) y otro de control de Calidad, el primero se ha encargado de elaborar productos bajo propias formulaciones y procedimientos emitidas por el Director Tcnico y el otro se ha encomendado la labor de mantener la calidad de los productos segn sus propias especificaciones y mtodos, pero en los ltimos aos ha tenido la necesidad de indagar en el mundo del aseguramiento de la calidad, de ir mas all que simplemente ser un observador e incluirse totalmente en el proceso. La propuesta de un manual de procesos para la elaboracin de sus productos pretende plantear un modelo de gestin que permita optimizar la eficiencia y eficacia en los procesos y brindar a sus clientes productos de que sean de calidad competitiva con productos de marcas de mayor renombre.

Por esta razn se hace necesario realizar esta investigacin, para as lograr los requerimientos que tiene el departamento de procesos para poder demostrar que elaboran productos cosmticos, de formulas estables y sin la necesidad de realizar reprocesos por productos que tengan no conformidades.

Al implementar un sistema de documentacin eficiente garantizando el xito a las organizacin, solo as, se puede asegurar que los procesos y procedimientos cumplan con los requisitos exigidos por la Buenas Practicas de Manufactura, Buenas Practicas de Documentacin y la Norma ISO 9001. De esta manera la empresa proporcionara un sistema basado en especificaciones documentadas confiables y estandarizadas, busca la mejora continua, crea ventaja competitiva, y puede optar por la bsqueda una certificacin reconocida internacionalmente y proporciona credibilidad a la empresa y fortalece su imagen.

Internamente le permite mejorar los tiempos de respuesta, capacitar al personal, optimizar los procesos, definir los cuellos de botellas, realizar trazabilidad al producto, coordina las actividades, disminuye las devoluciones y los reclamos, aumenta la satisfaccin del cliente y crea confianza en el cliente.

2.5. BASAMENTOS TEORICOS.

A continuacin se detallan las bases legales y tericas que respaldan la propuesta de este informe tanto como leyes nacionales como las internacionales.

2.5.1 Ley Orgnica de Salud Gaceta Oficial N 5.263 Extraordinario del 17 de septiembre de 1998) REIMPRESA G/O N 36.579 DE FECHA 11/11/1998: en su Captulo IV artculo 32, establece que la Contralora Sanitaria comprender: El registro, anlisis, inspeccin, vigilancia y control sobre los procesos de produccin, almacenamiento, comercializacin, transporte de bienes de uso y consumo humano, y sobre materiales, equipos, establecimientos e industrias, destinadas a actividades relacionadas con la salud y en el Artculo 33, numeral 1 dictamina que: La Contralora Sanitaria garantizar Los requisitos para el consumo y uso humano de los medicamentos, psicotrpicos, cosmticos y productos naturales, de los alimentos y de cualesquiera otros bienes de productos de consumo humano, de origen animal y vegetal y en su numeral 3: Las condiciones para el funcionamiento de los materiales, equipos, edificaciones, establecimientos e industrias relacionadas con la salud.

2.5.2 Normas de Buenas Prcticas de Manufacturas (Gaceta Oficial N 38.009 del 26 de agosto de 2004) esta norma establece un conjunto de requisitos que tanto la industria farmacutica como la cosmtica debe cumplir para garantizar que sus productos y procesos sean de calidad y no afecte la salud del individuo.

2.5.3 Manual para Buenas Prcticas de Fabricacin de Productos Cosmticos de CAVEINCA. Donde se establecen los requisitos de carcter obligatorio que toda organizacin debe cumplir en Venezuela en cuanto a buenas prcticas de manufactura en lo que a empresa cosmtica se refiere, entre ellos se mencionan: el control de la calidad, el almacenaje, la fabricacin y la documentacin.

2.5.4 Normas de Buenas Prcticas de Manufactura para la Industria del Cosmtico. Decisin 516 Anexo 2 de Marzo de 2002. Aprobado por la Comisin de la Comunidad Andina y como miembro de esta Venezuela. Esta norma establece un marco normativo que armoniza las legislaciones internas de los pases miembros en materia de productos cosmticos y su riesgo sanitario.

2.5.5 Norma ISO 9000: 2005. Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y vocabularios. Esta norma establece los fundamentos de los sistemas de gestin de la calidad, los cuales constituyen el objetivo de la familia de normas ISO y define los trminos relacionados con los mismos. 2.5.6 ISO 9001: 2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos. Instaura los requisitos para un sistema de gestin de calidad para una organizacin que desee orientarse a la satisfaccin al cliente y que debe satisfacer tanto los requisitos de este como los reglamentarios.

2.6 DEFINICIN DE TRMINOS

Los trminos bsicos mostrados a continuacin se encuentran definidos en la norma ISO 9000:2005: Sistema de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabularios:

2.6.1 Calidad: conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implcitas o explcitas. La calidad de un producto o servicio es la percepcin que elclientetiene del mismo, es una fijacin mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades.

2.6.2 Conformidad: cumplimiento de un requisito. 2.6.3 Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto.

2.6.4 Documentacin: trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir informacin contenida en documentos de distinto tipo hacerla accesible a cualquier persona que pueda. La Documentacin es una disciplina instrumental, ya que sirve a todas las dems ciencias para localizar informacin necesaria para el avance del conocimiento

2.6.5 Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

2.6.6 Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

2.6.7 Especificacin: documento que establece un requisito. 2.6.8 Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.

2.6.9 Mejora de la calidad: parte de la gestin de calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de calidad.

2.6.10 Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

2.6.11 No conformidad: incumplimiento de un requisito.

2.6.12 Organizacin: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones.

2.6.13 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

2.6.14 Procedimiento: forma especificada para llevar una actividad o proceso.

2.6.15 Producto: Resultado de proceso.

2.6.16 Reproceso: Accin tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos.

2.6.17. Satisfaccin del cliente: percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

2.6.18 Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.

2.6.19 Sistema de Gestin: Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos.

CAPITULO IIILA PROPUESTA

Diseo de un manual de procedimientos para la elaboracin de productos cosmticos e higiene y cuidado personal de la empresa Ancor Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Edo. Miranda.

3.1 INTRODUCCIN.

Con el diseo de un manual de procedimientos para el Departamento de Procesos se conseguir estandarizar la manufactura de productos cosmticos cumpliendo as las BPF garantizando productos de la ms alta calidad, evitando desviaciones, No conformidades y re-proceso en los productos.

3.2 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL.

En la actualidad el Departamento de Procesos (Elaboracin) no cuenta con un manual de procedimientos que describa las actividades a realizar desde que se genera la orden de produccin hasta la entrega del producto terminado al almacn, es importante definir las responsabilidad y autoridades de cada uno de los involucrados en la fabricacin de los productos.

Se realiz un Check List (ver anexo 2) basndose en las recomendaciones de la Organizacin Mundial de la Salud No 32 (treinta y dos) para verificar el grado de cumplimiento que posee la empresa en cuanto a las Buenas Prcticas de Fabricacin. Esta lista de chequeo origino un Diagrama de Procesos (ver anexo 3) lo cual ayudo para la identificacin de las etapas, familiarizarnos con el proceso

y de esta manera identificar a travs de una matriz DOFA (ver anexo 4) las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que posee el departamento. Finalmente a travs de una tormenta de ideas se aplic un diagrama causa-efecto (ver anexo 5) para conocer las carencias en la aplicacin de las BPF en el Departamento de Elaboracin.

3.3 FINALIDAD DE LA PROPUESTA.

Para dar respuesta a la problemtica encontrada en la empresa sometida a estudio se considera necesario: Proponer el Diseo de un Manual de Procedimientos para la Elaboracin de Productos Cosmticos e Higiene y Cuidado Personal, con el fin de mejorar la productividad y eficiencia en el rea de Procesos, para la cual se disearan una serie de herramientas la cual le permitir a la organizacin tener una mejor identificacin e integracin, de esta manera impulsar a la adopcin de nuevas prcticas que permitan garantizar la produccin de forma impecable y con calidad, dando cumplimiento con las normativas y legislaciones venezolanas exigidas.

3.4 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.

3.4.1 Objetivo General

Disear un manual de procedimientos para la elaboracin de productos cosmticos e higiene y cuidado personal, de la empresa Ancor Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Estado Miranda

3.4.2 Objetivos Especficos

Adaptar las actividades que realizan en el proceso de manufactura de productos cosmticos e higiene personal, siguiendo los lineamientos de las Buenas Prcticas de Fabricacin.

Definir actividades normalizadas que permita disminuir los retrabajos y reprocesos.

Establecer actividades que proporcione a los colaboradores capacitacin integral, adaptado a las necesidades de la empresa.

Mantener registros normalizados de las actividades realizadas en el proceso de fabricacin, garantizando las trazabilidad de las actividades.

3.5 FACTIBILIDAD.

Despus de definir la problemtica del presente tema y establecer las causas que ameritan el diseo de un manual de procedimientos para el rea de fabricacin de productos cosmticos e higiene personal, es pertinente desarrollar la factibilidad para el diseo del manual. Con este anlisis se determina la posibilidad de disear el manual de procedimientos, a continuacin se detalla la factibilidad en diferentes reas:

3.5.1 Factibilidad de Recursos Materiales:

Los recursos materiales de una empresa est relacionado aquellos bienes tangibles con los que cuenta. Para el desarrollo de la propuesta de un manual de procedimientos para la elaboracin de productos cosmticos e higiene y cuidado personal, de la empresa Ancor Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Estado Miranda, se requiere los siguientes recursos materiales: oficina, escritorio y materiales (bolgrafos, papel de notas, cartuchos de tinta para impresoras, hojas de papel, marcadores, etc). Ancor Cosmetics, C.A., cuenta con estos recursos en la actualidad para iniciar la elaboracin del manual de procedimientos, por lo tanto es factible la aplicacin del proyecto en este aspecto.

3.5.2 Factibilidad de Recursos Humanos:

El recurso humano es el conjunto de empleados o colaboradores de una organizacin. Para la elaboracin del manual de procedimientos en el rea de fabricacin de productos cosmticos e higiene personal, se requiere una persona dedicada a tiempo completo en el levantamiento de la informacin y para el ajuste o correcciones del manual. El perfil de la persona que realice la documentacin del manual, puede ser Ing. Industrial, Lic. En Organizacin y Sistemas, T.S.U. en Organizacin y Mtodos o pasante en alguna de estas reas. Se puede realizar un contrato a tiempo determinado o contratar a un pasante en algunas de estas reas, por tres meses.

3.5.3 Factibilidad de Recursos Tecnolgicos:

Son los medios que se vale de tecnologa para cumplir con los objetivos, pueden ser tangibles (computadora) o intangibles (sistema). Para la realizacin del manual se requiere una computadora o laptop, que cuente con sistema operativo, el paquete de aplicaciones de Microsoft Office dedicado a trabajos de oficinas y la red conectadas a datos a travs de una serie de protocolo como el internet para aclarar cualquier inquietud. Ancor Cosmetics, C.A., tiene disponible estos recursos. 3.5.4 Factibilidad de Recursos Financieros:

Se refiere a los recursos econmicos y financieros (propios o ajenos) necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos, tales como: dinero en efectivo, acciones, utilidades, prstamos de acreedores y proveedores, crditos bancarios o privados y emisin de valores. Para la realizacin de este proyecto se calcularon los siguientes costos:

Tabla 1Costos de Materiales de Oficina y PapeleraGastos GeneralesCosto AproximadoConsumo MensualMonto en Bsf.

Material de Oficina2001200

Papel para impresora3002600

Cartuchos de impresora200012000

Total2800

Fuente: Katherine Pea (2014)

Tabla 2Costo de Salario de PersonalCapital HumanoSalario Mensual BsfTiempo requerido

Analista40903 meses

Total12270

Fuente: Paola Snchez (2014)3.5.5 Beneficios tangibles del proyecto:

Normalizacin de las actividades. Capacitacin del personal. Disminucin de las quejas, Disminucin de los retrabajos y reprocesos. Control de las actividades.

3.5.6 Beneficios intangibles del proyecto: Optimiza las actividades. Aprovechamiento de los recursos. Mejora el clima organizacional.

3.6. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA.

Para llevar a cabo la presente propuesta la misma estar estructurada en tres partes, descritas a continuacin:

3.6.1 Capacitacin al personal

Implementar una serie de normas o procedimientos siempre debe venir con una culturizacin previa a la puesta en prctica, esto es parte de una estrategia que tiene la finalidad que el cambio que ocurrir con la nueva adopcin no sea drstica y el capital humano se sienta incluido en el proceso de cambio.

El Director Tcnico es de profesin Farmacutica con una mencin en Tecnologa en Cosmticos, la representa de la empresa legalmente antes el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad y ante el Instituto Nacional de Higiene Rafael Rangel y otras instituciones; la cual conjuntamente con la Gerente de Control de Calidad sern las portavoces de impartir los conocimientos necesarios para que el personal de dicha rea estn capacitados en el cambio y normalizacin. Otro punto de apoyo para la organizacin sern los investigadores los cuales apoyaremos con nuestros conocimientos adquiridos en el camino profesional y con el actual Diplomado en Ingeniera en Procesos.

El inicio de este proyecto es importante ya que se deber comenzar mencionando en los entrenamientos la Misin, Visin, valores de la empresa, Poltica y Objetivos de Calidad

Es relevante que cada una de las personas que laboran en el Departamento de Procesos conozcan, manejen y se vean involucrados en lo importante que es su labor en la organizacin, con el fin de crearles un mayor sentido de pertenencia. Pues aqu radica la importancia de una adecuada capacitacin, poder unir mas al trabajador con su labor y con la organizacin, estrechar lazos y que los objetivos vayan orientados al mismo fin.

Como el eslabn de unin para los adiestramientos los puntos a tratar sern: Forma correcta de aplicacin de procedimientos. Instrucciones de trabajo. Tcnicas de Manufactura Formatos varios. Curso de las BPF. Evaluacin de los conocimientos adquiridos en las BPF Tcnicas de Muestro y Pesada Elaboracin de productos cosmticos. Gua para la verificacin de las BPM segn la OMS 32. Leyes, Normas, Decretos y Gaceta Oficial que rigen la empresa de cosmticos en Venezuela.

Para realizar esta actividad se deber elaborar un Plan de Capacitacin (Ver anexo 6), Cronograma de Capacitacin y un Manual de Induccin, Capacitacin y Adiestramiento para el Personal, a continuacin se muestra un ejemplo del formato que se utilizar para realizar dichas actividades:

Fuente: Paola Snchez (2014)

Ya en esta primera etapa se iniciara la puesta en prctica de la estandarizacin de procedimientos, comenzara a drsele forma a la piedra angular de la documentacin para la empresa Ancor Cosmetics, C. A.

3.6.2 Elaboracin del manual de perfiles y descripcin de cargos de cada uno de los puestos de trabajo del rea de Procesos.

Es de suma importancia que cada trabajador tenga en cuenta la funcin de sus labores en el Departamento, para que haya continuidad y no choquen responsabilidades, o por impericia se cometan errores en la manufactura de productos debido a que alguno de los integrantes del Departamento piense que otro compaero deba realizar una actividad que a l mismo le correspondiese. Ver manual en el anexo 7.

Para realizar este manual se deber realizar el Organigrama del Departamento (se encuentra anexo en el interno del manual anteriormente mencionado) y desglosar esa informacin en el mismo, lo ms especifico posible para que no haya duda alguna de cada funcin.

3.6.3 Estandarizacin de la manufactura de cosmticos y productos de higiene y cuidado personal.

La estandarizacin de procesos, hoy en da es una herramienta que genera una ventaja competitiva para muchas organizaciones. Las exigencias que impone el mercado globalizado, han hecho cambiar la visin del mundo y de los negocios. La competitividad extrema, en la que no existen distancias ni fronteras y el hecho de que la informacin, ha dejado de ser resguardo seguro en sus organizaciones, para estar al alcance de todos. Provoca una enorme presin sobre las mismas, que deben flexibilizarse y encontrar nuevos mecanismos para afrontar las presiones, para innovar

El objetivo de crear e implementar una estrategia de estandarizacin es fortalecer la habilidad de la organizacin para agregar valor. El enfoque bsico es empezar con el proceso tal y como se realiza en el presente, crear una manera de compartirlo, documentarlo y utilizar lo aprendido.

Para mejorar sus procesos para llegar a un estandarizacin que beneficie al tiempo y productividad de su organizacin seguiremos los siguientes pasos:

a. Describir el proceso actual:

El objetivo es describir como se realiza en el presente el proceso, no como debera realizarse. En algunas ocasiones la mejor opcin es que una sola persona lo describa, en otras puede ser ms efectivo, involucrar a todo el equipo. Los empleados pueden, por ejemplo, describir como realizan cada paso; o pueden observar como realiza el proceso el que mejor lo hace. Es conveniente utilizar diagramas de flujo, fotografas o dibujos que describan el proceso.

b. Planear una prueba del proceso:

Crear un equipo que realice una prueba del proceso, realizarlo como actualmente se aplica. Para este paso, se requiere lo siguiente:

Como son pocas personas las que elaboran en el rea, es conveniente involucrarlas a todas.

La documentacin ser llevada por la Gerente de Procesos y revisada por la Gerente de Control de Calidad, con una fecha tope de modificacin y revisin de cada 3 aos.

c. Ejecutar y monitorear la prueba:

Es necesario recolectar informacin y obtener ideas de todo el equipo para implementar mejoras el proceso en cuestin. Se tendrn en cuentan estos puntos:

Las instrucciones deben ser claras y se mantendrn solamente las necesarias Se deber levantar un informe de No Conformidad en caso que haya algn problema con el proceso.

El diagrama de flujo del proceso deber coincidir con las actividades realizadas.

En caso de alguna modificacin se tiene que notificar al Director Tcnico, Gerente de Calidad y al Gerente de Planta, previamente conversado con el Gerente de procesos.

d. Revisar el Proceso:

Utilizar la informacin que se ha obtenido para mejorar el proceso. Simplificar la documentacin, tratando de mantenerla lo ms simple y grfica posible. Detectar formas de probar o ensayar el proceso y enfatizar los aspectos claves de l.

e. Difundir el uso del proceso una vez revisado:

Como sern pocas las personas involucradas en la prueba del proceso, se requiere difundir el uso del nuevo proceso a los dems.

f. Mantener y mejorar el proceso:

Asegurarse que todos utilizan el proceso mejorado; se debern motivar a buscar nuevas mejoras en el. Se desarrollarn mtodos para capturar, probar e implementar las ideas del personal. El mantenimiento de la documentacin actualizada y asegurarse que son utilizados de forma adecuada.

CAPITULO IVCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES4.1. ConclusionesLa higienizacin es una de las cualidades de la calidad ms valoradas en los productos de uso personal de aqu parte la importancia de estandarizar e implementar procesos diseados en base a las B.P.F. de forma que los productos a elaborar no vayan a comprometer la salud de los consumidores finales. El xito de la implementacin de las Normas de B.P.F para la industria cosmtica, alimenticia y farmacutica, pero no menos aplicable a cualquier tipo de empresa que quiera cuidar y mantener la higienizacin dentro de sus instalaciones procesos y/o productos como ventaja competitiva, requiere de la conformidad y mejora de todos los elementos del mismo, para consolidarse y generar as las estrategias que permitan oportunamente satisfacer a clientes y consumidores, a travs del cumplimiento de sus requisitos, es por eso que la estandarizacin de los procesos a travs de un manual genera un aporte significativo en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad, en cuanto a la manera organizada, planificada y consistente de la informacin; de aqu parte el valor de este proyecto para la Empresa Ancor Cosmetics, C.A.

4.2. RecomendacionesEn funcin de los resultados obtenidos se plantean las siguientes recomendaciones: Promover la capacitacin de todo el personal que labora en la empresa para lograr una mejor ejecucin de las actividades asignadas, bien sea con charlas de refrescamiento, talleres, videos. Todo esto puede hacerse a travs de una planificacin y programacin de capacitacin anual del personal.

Elaborar un Manual de descripcin de cargo que a su vez identifique el perfil del mismo y el grado de responsabilidad.

Implementar una campaa de refrescamiento sobre ANCOR resea histrica, cultura, misin, visin; que llegue al personal desde la motivacin y generando el sentido de pertenencia.

Establecer vas de comunicacin eficaces entre la direccin, gerencias, supervisores y obreros.

Actualizar, documentar y estandarizar todas las operaciones involucradas en el proceso de produccin.

Crear un sistema de control de documentos.

REFERENCIAS CONSULTADAS

Estructura Organizacional. Gabriela Hutt, http://www.monografias.com/trabajos-pdf/estructura-organizacional/estructura-organizacional.pdf, 20/09/2004.

Ley Orgnica de Salud Gaceta Oficial N 5.263 Extraordinario del 17 de septiembre de 1998) REIMPRESA G/O N 36.579 DE FECHA 11/11/1998.

Normas de Buenas Prcticas de Manufacturas (Gaceta Oficial N 38.009 del 26 de agosto de 2004)

Norma ISO 9000: 2005. Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y vocabularios.

Normas ISO 9001: 2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos.

Manual para Buenas Prcticas de Fabricacin de Productos Cosmticos de CAVEINCA, febrero 2010.

MERCOSUR/GMC/RES N 66/96, Manual de Buenas Prcticas de Manufactura para Productos Cosmticos

ANEXOS

Fuente: Ancor Cosmetics, C. A. (2012)

Anexo 1. Organigrama General de la Empresa Ancor Cosmetics

Anexo 2. Check List basndose en las recomendaciones de la Organizacin Mundial de la Salud No 32 para verificar el grado de cumplimiento que posee la empresa en cuanto a las Buenas Prcticas de Fabricacin

RequerimientoSiNo

Existe evidencia de la inscripcin del responsable tcnico ante la Autoridad Sanitaria Competente?X

Se desarrollan exclusivamente las actividades de fabricacin y control de calidad autorizada por la Autoridad Sanitaria Competente?X

Todos los productos y sus presentaciones comercializados tienen su registro vigente?X

La empresa realiza actividades de produccin en terceros?X

Existe documentacin que certifique la inscripcin / habilitacin por parte de la Autoridad Sanitaria Competente de los laboratorios terceristas contratados?X

Existen procedimientos operativos estndar (POEs) relativos al personal, incluyendo calificacin profesional, capacitacin?X

Existe un organigrama actualizado de la empresa?X

Existen descripciones de responsabilidades y funciones para el personal de fabricacin?X

Se encuentran disponibles en cada rea o sector productivo todos los procedimientos operativos normalizados (POE) que se aplican en cada uno de ellos?X

Para cada procedimiento, estn claramente definidos el propsito, alcance, referencias y responsabilidades?X

Se exhibe la documentacin relacionada con el proceso que se est llevando a cabo en cada rea?X

Los operarios estn con los uniformes limpios y en buenas condiciones?X

Antes de iniciar el proceso de elaboracin, se verifica que el rea de trabajo y los equipos estn limpios y libres de materiales de una operacin anterior y/o material extrao al proceso de fabricacin?X

El personal de produccin realiza la verificacin de peso de las materias primas empleadas en la elaboracin de cada lote?X

Se siguen las instrucciones de manufactura (registro de procesado de lotes) y se hacen los registros en las mismas incluyendo los puntos de control?X

Existen reas separadas fsicamente para cada una de las etapas de produccin?X

El reprocesamiento o retrabajo de productos est controlado por un POE de desvos?X

Incluye este POE la intervencin de Control de Calidad?X

Se encuentran disponibles en cada rea o sector productivo todos los procedimientos operativos normalizados (POE) que se aplican en cada uno de ellos?X

Para cada procedimiento, estn claramente definidos el propsito, alcance, referencias y responsabilidades?X

Anexo 3. Diagrama de Procesos

Fuente: Paola Snchez (2014)

Anexo 4. Matriz DOFA Fortalezas

Compromiso Gerencial Liderazgo Participacin del Personal Equipo Multidisciplinario Personal con experiencia

Debilidades

Falta del Manual de Normas y Procedimientos Reclamos y devoluciones Controles de procesos Falta de comunicacin Fuga de comunicacin Poca capacitacin del personal Motivacin del Personal Confianza del Personal

Oportunidades

Seguimiento de procesos Aumento de productividad Alta demanda Calidad en la produccin Crecimiento organizacional Lder en el mercadoEstrategia FO

Productos de calidad, con alta demando por parte de los clientesEstrategia DO

Documentar el manual del procedimientos, permite incrementar el sentido de pertenencia, disminuye las quejas y aumenta la productividad.

Amenazas

No ser una prioridad la documentacin No documentar las actividades Auditoria del MinisterioEstrategia FA

Mantener las ventas aprovechando la oportunidad de mercado Disminuir los reprocesos y retrabajosEstrategia DA

Capacitar al personal para aumentar la confianza y el sentido de pertenencia

Fuente: Katherint Pea (2014)

Anexo 5. Diagrama de Causa-Efecto

Fuente: Mara Hernndez (2014)

Anexo 6. Plan de Formacin

Tema de FormacinEnte DidcticoDuracinPostuladosFecha TentativaRegistro

Curso: Buenas Practicas de FabricacinAsecapro8 HorasOperariosMayo 2013Lista de Asistencia, Certificado

Taller: Importancia de la DocumentacinCanamega24 HorasOperarios y Gerente de Produccin, Gerente de PlanaJunio 2013Certificado

Taller: reas de ProduccinGerente de Produccin4 HorasOperariosJunio 2013Lista de Asistencia

Taller: Control de ProcesosCanamega24 HorasGerentes Planta y Gerente de ProduccinAgosto 2013Certificado

Taller: Manejo de EquiposGerente de Produccin4 HorasOperariosJunio 2013Lista de Asistencia

Taller: Fraccionamiento y PesadaGerente de Produccin4 horasOperario de PesadasJunio 2013Lista de Asistencia

Taller: Manufactura y LlenadoGerente de Produccin4 horasOperario de PesadasJulio 2013Lista de Asistencia

Taller: Estuchado y empaqueGerente de Produccin4 horasOperario de PesadasAgosto 2013Lista de Asistencia

Anexo 6. Manual de Descripcin de Cargos

Manual de Descripcin de Cargos de Procesos.pdf