Implementación del SGC

Estamos comprometidos con ISO

9001:2008 y GP 1000:2009

07/10/2010 Versión 2

Enfoque de Auditoría

apacitaciónC

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1. Qué es una auditoria?

2. Para qué realizar auditorías?

3. Qué se verifica en la auditoría?

4. Qué resultados puedo esperar de una auditoria?

5. Tipos de auditorias

6. Desarrollo de la auditoría

7. Preguntas frecuentes

ONTENIDOC

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1.Qué es Auditoria?

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•Sistemático: No aleatorio, las auditorias usualmente son una actividad

planificada y programada

•Independiente: Los auditores deben ser independientes del área auditada

•Documentado: El proceso de auditoria ha sido publicado como un

procedimiento escrito.

•Evidencia: Evidencia objetiva

•Evaluarla objetivamente: Comparar la evidencia con los criterios de auditoria,

usando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones, sentimientos

•Criterios de auditoria: Los requisitos de la auditoria

•Se cumplen: Ocurren realmente

UDITORIAA“Proceso sistemático, independiente, documentado, para

obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de

determinar en que grado se cumplen los criterios de la

auditoria” ISO 19011

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EL PROCESO DE AUDITORIA

CRITERIOS

Lo Que se debe hacer

•Especificaciones /Normas

•Pliego de condiciones

•Reglamentos

•Manual de calidad

•Procedimientos

•Plan de calidad

REALIDAD DE

Lo Que se hace

PROCESOS

OBJETIVO

Cumplir sistemáticamente

requisitos de calidad

especificados

Lo que se quiere

lograr

Conveniente

Adecuado Eficaz

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2.Para qué realizar auditorias?

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•Detectar oportunidades para la mejora continua.

•Asegurar la implementación eficiente y eficaz de

los procesos.

• Identificar fortalezas y debilidades del Sistema de

Gestión.

ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS? P

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•Evaluar el compromiso del talento humano de la

empresa.

•Ejecutar seguimiento de las acciones correctivas

y preventivas (eficacia).

•Conocer la capacidad del SGC para cumplir con

los requisitos de las normas NTC ISO 9001: 2008

y NTC GP 1000:2009, y otros requisitos legales y

reglamentarios.

ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS? P

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3.Qué se verifica en las auditorias?

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•Adecuación de la documentación que describe la

operación de los procesos

•Disponibilidad de documentos y de registros.

• Indicadores de Control de procesos

•Aplicación de las Acciones correctivas y preventivas en

cada proceso

• Satisfacción de los remitentes y de las partes

interesadas

•Planes de mejora

UÉ SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA? Q

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• Seguimiento del desempeño de los procesos y control

de no conformidades

•Asignación clara de responsabilidades y niveles de

autoridad.

•Compromiso y cultura de calidad por parte del

talento humano de la organización.

• Suficiencia de los recursos y ambiente de trabajo

•Despliegue de directrices y objetivos de calidad y de

proceso

UÉ SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA? Q

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4.Qué resultados puedo esperar de una

auditoría?

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1. Conocimiento acerca de cómo funciona un proceso

• La forma en que el procedimiento actual dice que se ejecuta

• La forma en que la Dirección piensa que ejecuta

• La forma en que realmente se ejecuta

2. Una mejor comunicación entre proceso

3. Confirmación de que el SGC funciona eficazmente

4. Mejora de la eficiencia del proceso

UÉ RESULTADOS PUEDO ESPERA DE

UNA AUDITORÍA?

Q

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5.Tipos de auditorías

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IPOS DE AUDITORIAT

Internas

De primera parte

Son realizadas por la propia organización o

en nombre de ésta para revisión por la

dirección y otros propósitos internos

Externas

De segunda parte

La realizan las partes que tienen interés en la

organización, por ejemplo clientes/

beneficiarios

De tercera parte

La realizan organismos externos e

independientes, por ejemplo los que

ofrecen registros de certificación de

conformidad con los requisitos de la norma

ISO 900107/10/2010 Versión 2

6.Desarrollo de la auditoria

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ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA

Programa de Auditorías

Revisión de la Documentación

Preparación de la auditoria de campo

Realización de las actividades de auditoria

Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría

Finalización de la Auditoría

Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría

Conformar Equipo Auditor

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REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

MANUAL DE CALIDAD

1. Verificar la adecuación del manual de

calidad.

2. Conocer la configuración del SGC.

3. Tomar elementos claves del SGC.

Adecuación: Suficiencia para satisfacer Requisitos y DEBES.

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• Procedimientos, guías,instructivos, etc.: Entender demanera más detallada cómoes el HACER del proceso.

• Reportes de auditoría, noconformidades, accionestomadas, etc.: En lasauditorías de seguimiento,muestra la evolución delproceso y su historia a travésde resultados.

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

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PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA DE CAMPO

AuditorPreparación de documentos

de trabajo:

• Plan de auditoria

• Listas de verificación

Auditado

Preparación de documentos

a presentar:

• Manual de calidad

• Documentos de los procesos

• Registros

• Indicadores

• Acciones Correctivas

• Acciones Preventivas

• Productos no Conformes

• Indicadores

• Mejoras

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REUNIÓN DE APERTURA

RESPONSABLE

Auditor Líder

• Confirmar el Plan de Auditoría

• Describir las actividades de la

auditoría en sitio.

• Confirmar los Canales de

comunicación.

• Responder dudas e

inquietudes.

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Fuentes de Información

Recopilación mediante muestreo y verificación

Evaluación vs. Criterios – Generación de hallazgos

Revisión

Conclusiones de auditoría

REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE

AUDITORIA

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FUENTES DE INFORMACIÓN

MEDICIÓN

CONDICIONES

DE

OPERACIÓN

EQUIPO EN

FUNCIONAMIENTO

REGISTROS

CONDICIONES DE

ALMACENAMIENTOESTADÍSTICAS

(DATOS)

OBSERVACIÓN

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PROCESO DE ENTREVISTA

PREGUNTAR ANALIZAR

ESCUCHAR

REGISTRAR EVALUAR

OBSERVAR

ACTIVIDADES

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PROCESO DE ENTREVISTA

COMO

FUNCIONA EL

PROCESO DE

...?

COMO LO PLANIFICA?

COMO LO

IMPLEMENTA?

COMO LO MIDE?

COMO

RETROALIMENTA?

Describa el proceso de...?

Como ha establecido los

controles para...?

Muéstreme el acta de

divulgación?

Como evidencia la

ejecución del proceso

Permítame los registros

de...

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CRITERIOS DE AUDITORÍA VS.

EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA

• Aspectos Relevantes

• Fortalezas

• Aspectos a proyectar

• Oportunidades de mejora

• Debilidades

• Aspectos por mejorar

OBSERVACIÓN – NO CONFORMIDAD

Requisito Incumplido:

• Evidencia

• Impacto

GENERACIÓN DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

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CORRECCIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA Y

ACCIÓN PREVENTIVA

CORRECCIÓN ACCIÓN

CORRECTIVA

ACCIÓN

PREVENTIVA

MEJORA DE LA CALIDAD

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NO CONFORMIDADES: ORIENTADAS A…

• Hallazgos que evidencian fallas e impactos a losobjetivos de la auditoría y el objetivo definido.

• Hallazgos que incumplen requisitos del cliente, legaleso de la entidad que impactan en los resultados.

• Hallazgos repetidos durante la recolección de lainformación.

• El hallazgo que genera un alto impacto para laentidad.

• La documentación es diferente a lo que sucede en larealidad.

• El auditado no tiene conocimiento de las disposicionesdocumentadas aplicables.

• Contradicciones en políticas, procedimientos,formatos, guías, etc.07/10/2010 Versión 2

REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE

CIERRE

Auditor Líder

•Procesos auditados, interacciones, niveles de la

organización.

•Hallazgos y conclusiones de la auditoría. Solicitud de

acción correctiva.

•Fechas tentativas para las Acciones Correctivas.

•Eventualmente, acuerdos sobre la precisión de las

No Conformidades.

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PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL

INFORME DE AUDITORÍA

Responsable:

Auditor Líder

•Objetivo, alcance y criterios

•Auditor líder, equipo auditor

•Agenda de la auditoría

•Descripción de las actividades realizadas enla auditoría

•Procesos auditados

•Responsables de los procesos y personalentrevistado

•Aspectos favorables

•Aspectos débiles

•Solicitud de acciones correctivas

•Conclusiones de la auditoría

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FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

Auditor Líder

• Plan de Auditoría cumplido.

• Informe de auditoría aprobado.

• Disposición de documentos y registros

(Listas de verificación)

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REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE

SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORÍA

Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado

• Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones

correctivas

• Verificar la eficacia de las acciones implementadas

• En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un

nuevo seguimiento

• Elaborar el programa de la auditoría de seguimiento, de

ser necesario

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.

Demostrar

seguridad

Confianza

Tranquilidad

Cortesía

Escuchar muy bien las preguntas

Contestar

claramente y sin

extenderse a

temas no

relacionados con

la pregunta

Respetar al Auditor

ACTITUD FRENTE A LA AUDITORIA

PLANEAR

¿ Como planeo mis actividades?, ¿En cuales procesos participo? ¿ Cuales son los

propósitos de esos procesos? ¿Quienes son mis clientes al interior de la

organización?, ¿Cual es la política de calidad de la empresa?, ¿Como contribuyo a

lograr la política de calidad de la empresa?, ¿Sobre cuales objetivos de calidad es

responsable mi cargo?, ¿Cual es la meta establecida para ese objetivo de calidad?,

¿En cuanto esta el nivel de cumplimiento de ese objetivo?, ¿Que estoy haciendo

para mejorar y poder cumplir con los objetivos de calidad sobre los cuales participo?,

HACER

¿Que registros directamente soy responsable de diligenciar?, ¿ En cuales

documentos estoy involucrado?

VERIFICAR

¿Que mecanismos tengo para hacer seguimiento o control de las actividades que

desarrollo?, ¿Sobre que indicadores del proceso soy responsable ?, ¿Que productos

no conformes se han generado en las actividades que desarrollo?

ACTUAR

¿Que mecanismos se tienen para mejorar continuamente en la organización?,

¿Que tratamiento se da a las acciones correctivas y preventivas que se generan?,

¿Que se hace cuando se genera un producto no conforme o una no conformidad?

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