Importance  of    Social  Media  Policies  

Understanding  the  Cri8cal  Components  

Presented  by:  Crystal  Smith  Senior  Consultant  –  Integrated  Media  for  Public  Rela8ons  

January  11,  2012  

Copyright  2012  

Social  Media  Opportuni8es  

•  Social  media  is  evolving  fast  –  from  features  and  opportuni8es  to  privacy  concerns.    

– Gain  insight  and  communicate  with  current  and  poten8al  employees  ,  industry  peers,  resources  

– Network  with  otherwise  unknown  professionals    

Copyright  2012  

Social  Media  Concerns  

•  Legal  issues  surrounding  most  social  media  ac8vity  are  not  yet  clear.  

How  will  you  protect  your    organiza2on’s  reputa2on?    

•  Cri8cal  to  have  an  official  social  media  policy  as  well  as  a  social  media  plan.  

Copyright  2012  

How  Social  Media  Affects  HR  

•  Many  companies  use  social  media  for  business  purposes.  

•  Employees  need  direc8on  on  how  to  best  use  social  media.      

•  Ability  to  communicate  with  internal  and  external  audiences,  as  well  as  finding  new  employees  and  business  opportuni8es.  

Copyright  2012  

How  Social  Media  Affects  HR  

•  Informa8on  (whether  it’s  true  or  false)  can  spread  world-­‐wide  in  an  instant.  

•  It  is  absolutely  crucial  for  any  size  business  with  employees  to  have  a  social  media  policy.    

•  Being  prepared  is  essen8al  to  protec8ng  your  organiza8on  and  its  reputa8on.  

Copyright  2012  

How  Social  Media  Affects  HR  

•  Need  to  manage  informa8on  and  messages  from  employees  which  can  reach  the  media,  your  customers,  and  other  key  audiences.    

•  But  it’s  not  that  simple  –  your  employees  have  certain  rights,  too.    

•  Having  a  policy  already  in  place  will  help  your  organiza8on  if  it  needs  to  defend  its  decisions.  

Copyright  2012  

Social  Media  Policies  

•  Policies  and  procedures  regarding  the  use  of  social  media  sites  by  staff:    –  Include  specific  guidelines  for  online  ac8vi8es,  par8cularly  between  staff  and  current  or  poten8al  clients  

– Be  consistent  with  any  other  policies/procedures  already  in-­‐place  within  the  organiza8on  

Copyright  2012  

Social  Media  Policies  

•  Guidelines  for  your  organiza8on  and  employees’  use  of  social  media  that  upholds  the  values  and  reputa8on  of  the  organiza8on.  

THINK  TWICE.  POST  ONCE.  

•  Set  forth  how  the  organiza8on  will  respond  to  online  conversa8ons.  

Copyright  2012  

Social  Media  Policies  

•  Need  to  address  and  reinforce:  

– You  can  only  control  what  YOU  post.  

– Once  you  post,  its  available  to  everyone.  Forever.  

– Nothing  is  private.    

Copyright  2012  

Social  Media  Monitoring  

•  SCLLC  begins  every  social  media  engagement  with  a  social  media  audit.  –  Iden8fy  the  people  who  are  already  discussing  your  brand  and  social  media  outlets  where  your  brand  is  being  discussed.  

•  Ongoing  monitoring  allows  real  8me,  immediate  response  to  online  ac8vity.  – Social  media  plan  helps  iden8fy  when  and  how  you  should  respond.  

Copyright  2012  

Social  Media  is  Changing  

•  What  you  know  today  may  not  be  what  you  need  to  know  tomorrow.  – Pla]orms  are  evolving  – Laws  and  regula8ons  will  con8nue  to  adapt  

•  Important  to  con8nue  learning  and  upda8ng  policies  and  procedures.  

Senior  Consultant  –  Integrated  Media  for  Public  Rela8ons  

Crystal  Smith