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Descripción General: Visión general del desarrollo del Módulo de proyectos
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1.0 31/03/2015 Katherine Zubieta
Tabla de contenido
Introducción ....................................................................................................................................................... 3
1. Oportunidad de Negocio ................................................................................................................................. 3
2. Declaración del Problema ............................................................................................................................... 3
3. Objetivos del Proyecto .................................................................................................................................. 3
3.1. Objetivo general ...................................................................................................................................... 3
3. 2. Objetivos específicos .............................................................................................................................. 3
4. Estudio de alternativas. ................................................................................................................................... 4
5. Estudios que respaldan la selección de la alternativa. .................................................................................... 4
5.1. Estudio Legal ........................................................................................................................................... 4
5.2. Estudio técnico ........................................................................................................................................ 8
6. Definición de la Solución Propuesta .............................................................................................................. 8
7. Beneficios obtenidos con el proyecto ............................................................................................................. 8
8. Metas del Proyecto ......................................................................................................................................... 8
9. Descripción de los Interesados ....................................................................................................................... 9
10. Ambiente de Trabajo de los Usuarios ........................................................................................................... 9
11. Visión General del Producto...................................................................................................................... 11
Necesidades y Características ....................................................................................................................... 11
12. Otros Requisitos del Producto ................................................................................................................... 11
Introducción
Se presenta la descripción de los aspectos del desarrollo del módulo de proyectos para la OAPC
1. Oportunidad de Negocio
Mejorar el proceso actual de la administración de los proyectos de la Universidad, automatizando la fase inicial del ciclo de vida de los proyectos y permitir a futuro ir completando el ciclo con nuevas funcionalidades.
2. Declaración del Problema
El problema de administrar el ciclo de vida de los proyectos de la Universidad Distrital afecta a la Oficina Asesora para la Planeación y Control , el Coordinado del banco de proyectos, los gerentes de cada proyecto y las distintas dependencias que desean conocer la información de los proyectos que tiene la Universidad. El impacto del problema es el tiempo empleado para la inscripción, revisión, modificación, registro, consulta y generación de la información de un proyecto conlleva tiempo y disponibilidad de las personas encargadas de analizar y suministrar la información. Una solución con éxito debería ser la construcción del módulo para la administración de proyectos del banco de proyectos de la Universidad Distrital en cabeza de la OAPC.
3. Objetivos del Proyecto
3.1. Objetivo general
El objetivo General es analizar, diseñar, desarrollar e implantar el Módulo de Proyectos en la plataforma ICARO de la Oficina Asesora de Planeación y Control de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, y para eso se deberá:
3. 2. Objetivos específicos
Adoptar el método de trabajo del proceso de desarrollo OpenUP/OAS como marco de
trabajo en el análisis, diseño, desarrollo e implantación de productos de software al interior de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Construir el Banco de Proyectos de inversión de la Universidad Distrital.
Permitir la formulación y registro de proyectos de inversión en el banco de proyectos de la Universidad Distrital.
Permitir el seguimiento de los cambios en realizados sobre los proyectos de inversión del banco de proyectos de la Universidad Distrital.
Generar reportes en formato FICHA EBID a nivel individual y de versión de cada proyecto.
Permitir realizar consultas en red de la información de los proyectos de inversión.
Brindar la documentación y capacitación necesaria a los usuarios del sistema para su uso.
Implantar el MP a la plataforma ICARO.
4. Estudio de alternativas.
El sistema de Información de la Universidad Distrital, ICARO tiene varios módulos productivos, otros en construcción y otros en espera, es por ellos que dado la oportunidad de aprovechar los recursos como los son los estudiantes, se da vía al inicio del desarrollo de la Módulo de proyectos para la plataforma. Teniendo en cuenta que este módulo no tiene prioridad sobre los demás, puesto que estaba proyectado como uno de los últimos en desarrollarse. Además esto le permite a los estudiantes aprovecharlo como modalidad de grado de mostrando y aplicando los conocimientos adquiridos durante la carrera de Ingeniería de Sistemas de la Universidad.
5. Estudios que respaldan la selección de la alternativa.
5.1. Estudio Legal
El Banco de Proyectos se fundamenta como un instrumento que posibilita la inversión que se financia con recursos institucionales, territoriales, nacionales e internacionales obedeciendo a criterios de eficiencia y rentabilidad social, así la Universidad no esté directamente afectada por la normativa expedida para tales propósitos, es importante soportarse en esta para sustentar la creación del Banco de Proyectos de la Universidad Distrital.
La Normativa del Presupuesto General de la Nación en la Ley 38 del 21 de abril de 1989 crea el Banco de Proyectos de Inversión Nacional, asimismo Confía al DNP su diseño, montaje y operación (Art. 32) estableciendo que “en el plan operativo anual de inversiones -POAI- no se podrán incluir proyectos que no hagan parte del Banco de Proyectos de Inversión Nacional (Art. 31) define el Banco de Proyectos de Inversión Nacional (Art. 32). La estructura del Departamento de Planeación Nacional es modificado mediante el Decreto 2410 de octubre 20 de 1989. Creando y asignando funciones a las divisiones de metodologías (Art. 57) y de operación y sistemas (Art. 58) del Banco de Proyectos de Inversión Nacional, las cuales forman parte de la Unidad de Inversiones y Finanzas Públicas. De igual manera el Art. 23 establece que la inversión financiera debe responder a criterios de eficiencia y eficacia. Mediante la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo (Ley 152 de 1994) se instituye que Las entidades territoriales pondrán en funcionamiento sus bancos de proyectos. El Presupuesto General de la Nación mediante el Decreto 841 del 20 de abril de 1990, y reglamentado por la Ley 38 de 1989, en lo referente al Banco de Proyectos de Inversión y otros aspectos generales, como el mismo Art. 3º reglamenta el Banco de Proyectos de Inversión Nacional, asigna al DNP la función de organizar y coordinar una Red Nacional de Bancos de Proyectos, conformada por los bancos de proyectos de inversión de los diferentes niveles territoriales del sector público, tanto
centralizado como descentralizado, que reúnan los requisitos necesarios para participar (Art.. 6º.), definiendo y clasificando los proyectos de inversión (Art.. 2º.), de igual forma el Art.. 4º. Faculta al DNP delegar la función de calificación de viabilidad y registro de proyectos en otros organismos o entidades del orden sectorial o territorial, centralizado o descentralizado y define los aspectos de la evaluación (Art. 7º.). Así mismo establece procedimientos y normas sobre metodologías. Se refiere a la asesoría departamental, a los municipios y a la asesoría de los corpes (Art. 20 y 21). La Ley 152 del 15 de julio de 1994: "Ley Orgánica del Plan de Desarrollo". Establece que: Los principios, procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo de la nación y de las entidades territoriales. Define el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (Art. 27). Asigna al DNP la función de conceptuar sobre los programas de inversión preparados y evaluados por los Ministerios, Departamentos Administrativos, la Contraloría, la Procuraduría, la Veeduría, la Registraduría, la Fiscalía y las entidades del orden nacional, así como la función de registrarlos en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional(Art.. 27). Asigna al DNP la obligación de mantener actualizada la información del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (Art. 27). Prevé la armonización entre planes y presupuesto (Art. 28 y 44). Asigna al DANE, al DNP, a las entidades territoriales y a sus organismos de planeación, responsabilidades en materia de planeación, entre ellas, para las entidades territoriales la organización de bancos de programas y proyectos (para lo cual establece plazos perentorios) y, para el segundo, la organización de metodologías, criterios y procedimientos para la planeación, y una red nacional de bancos de proyectos (Art. 49). Establece que los programas y proyectos que presenten con base en el respectivo banco de proyectos, tendrán prioridad para acceder al sistema de cofinanciación y a los demás programas a ser ejecutados en los niveles territoriales. Dispone que la nación y las entidades territoriales, para efecto de la elaboración de los planes de inversión y con el propósito de garantizar coherencia y complementariedad en su elaboración, deberá mantener actualizados bancos de programas y proyectos (Art. 3 lit. 1).
Establece que las estrategias, programas y proyectos del plan de desarrollo deben ser factibles de realizar, según las metas propuestas y el tiempo disponible para alcanzarlas, teniendo en cuenta la capacidad de administración, ejecución y los recursos financieros a los cuales es posible acceder (Art.. 3, lit. 1). Para efectos de la ejecución de los planes de desarrollo prevé la elaboración de planes de acción y dispone que para tal efecto, así como para la programación del gasto, se tendría en cuenta los principios a que se refiere el Art. 3 de la misma ley (Art.. 26).
Dispone que, en materia de elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento y
evaluación de los planes de desarrollo de las entidades territoriales, se aplicarán, en cuanto sean compatibles, las mismas reglas precisas en la ley 152/94 para el Plan Nacional de Desarrollo. (Art. 36).
La Ley 38 de 1989, Orgánica de Presupuesto es modificada por la Ley 179 del 30 de diciembre de 1994: entre ellas: Modifica el Art. 31 de la Ley 38/89, disponiendo que no se podrá ejecutar ningún programa o proyecto que haga parte del Presupuesto General de la Nación hasta tanto no se encuentre evaluado por el órgano competente y registrado en el Banco Nacional de Programas y Proyectos (Art.. 23).
Establece reglas para la cofinanciación y dispone que los proyectos de cofinanciación que se encuentren identificados en el decreto de liquidación del presupuesto o sus distribuciones serán evaluados y aprobados directamente por los órganos cofinanciadores (Art. 23).
Modifica el nombre del banco de proyectos de inversión nacional por el Banco Nacional de Programas y Proyectos (Art. 55). Decreto 359 de febrero 22 de 1995: "Por el cual se reglamenta la Ley 179 de 1994".
Esta norma regula el Programa Anual Mensualizado de Caja –PAC- y dispone en su artículo 41 que “Todo Programa o Proyecto que haga parte del Plan Operativo Anual de Inversiones deberá estar inscrito en el Banco Nacional de Programas y Proyectos”. Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995: "Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios, existentes en la administración pública". Modifica los artículos 23, 24, 27, 28 del Decreto 2132 de 1992.
Dispone que las Unidades Especiales de las Oficinas de Planeación de los Departamentos y Distritos (UDECO) se encargarán de calificar la viabilidad de los programas y proyectos de cofinanciación que presenten las mismas entidades territoriales y los municipios del respectivo departamento (Art. 69).
Dispone que el CONPES determinará los montos de los proyectos susceptibles de ser aprobados directamente por los Comités Departamentales y Distritales de cofinanciación. Establece mecanismos para la ejecución de recursos con el concurso de las entidades que administren los Fondos Departamentales y Distritales de Cofinanciación (Art. 71).
Establece que los fondos de cofinanciación FIS y DRI, así como FINDETER en relación con los fondos de cofinanciación que administra, podrán manejar directamente los recursos del Sistema Nacional de Cofinanciación, o mediante contratos de Fiducia (Art. 68).
Decreto 1363 del 12 de Julio de 2000: “Por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeación”. Asigna funciones a la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas, entre otras las siguientes:
Realizar La orientación Operativa y Asistencia técnica del Banco de Proyectos de Inversión en todos los niveles, organismos y entidades públicas.
Elaborar, actualizar y distribuir los Manuales de Operación e Instalación de las herramientas computacionales desarrolladas por el Departamento Nacional de Planeación para el manejo de Banco de Programas y Proyectos.
Coordinar la incorporación de los planes de inversión pública de los programas sectoriales y los proyectos que presenten los Ministerios, Departamentos Administrativos, establecimientos públicos y entidades territoriales al DNP.
Coordinar flujos de información desde y hacia el BPIN de acuerdo con los calendarios establecidos en las reglamentaciones y en los manuales de operación del BPIN.
Capacitar en los asuntos relacionados con la operación del BPIN, para facilitar la formulación, seguimiento y evaluación de políticas y proyectos.
Asimismo a continuación se presenta la normatividad por la cual se crea y regula la Estampilla Universidad Distrital Francisco José de Caldas 50 años, que actualmente y en el corto plazo se presenta como la única fuente de financiamiento de los proyectos de inversión de la Universidad:
Ley 648 del 22 de marzo de 2001: “Por la cual se autoriza la emisión de la estampilla Universidad Distrital Francisco José de Caldas 50 años”. Determina la distribución porcentual de los recursos recaudados, su utilización específica y el monto máximo total a recaudar calculado en precios constantes de 1998.
Acuerdo 53 del 10 de enero de 2002 del Concejo de Bogota: “Por medio del cual se ordena la Emisión de la Estampilla Universidad Distrital Francisco José de Caldas 50 años, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 648 de 2001”. Ordena su emisión, condiciona su ejecución al cumplimiento de un Plan de Desempeño por parte de la Universidad.
Ley 863 del 29 de diciembre de 2003: “Por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas públicas”. Modifica la distribución destinada al fondo de pensiones o pasivo pensional establecida en el Art. 2 de la Ley 648 de 2001, incrementándose al 20% del total del recaudo. (6 págs. 35-45)
5.2. Estudio técnico
Se espera brindar una herramienta a la institución para sistematizar su proceso de administración de sus proyectos de forma segura, ágil, eficiente y a bajo costo. Se tiene como referencia los módulos actuales en producción para emplear las normas técnicas e interinstitucionales ya presentes en la plataforma. Además, se deja abierta la posibilidad de integrar nuevas funcionalidades, para ofrecer soluciones a otros requerimientos que presente la institución, para promover la utilización de herramientas de desarrollo de software libre como lo es el lenguaje Java y el motor de Base de Datos PostgreSQL, y aportar documentación sobre la combinación, implementación y funcionamiento de estas, para brindar una base de conocimientos guías para desarrollos futuros en diferentes contextos.
6. Definición de la Solución Propuesta
Para la Oficina Asesora de Planeación y Control de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, las personas responsables de la información de los proyectos del ente y las distintas dependencias del organismo Institucional, Distrital o Nacional los estudiantes de Ingeniería de sistemas analizarán, diseñarán, desarrollarán e implantaran el Módulo de Proyectos en la plataforma ICARO con el fin se automatizar gran parte del proceso actual de la administración de los proyectos de la Universidad lo que le permitirá a los usuarios registrar, revisar consultar y generar la información de los distintos proyectos que contenga en banco de proyectos de la Universidad.
7. Beneficios obtenidos con el proyecto
El MP le permitirá ahorrar tiempo y recursos tanto materiales como financieros a la institución, ya que éste tiene como base el software libre, lo cual brinda el beneficio de poder modificarlo, mediante integración de soluciones a nuevas necesidades de la institución a muy bajo costo, con gran aporte de información para análisis futuros y reutilizar los datos existentes provenientes de la integración de la información de las áreas de la institución, sin atarse al pago de licencias de alto costo de software privativo. Además que el costo de los recursos será mínimo, puesto que los estudiantes requieren desarrollar el módulo como modalidad para obtención del título profesional. Finalmente, para obtener un buen desempeño y rendimiento que responda a la necesidad, se generará la documentación sobre el modelo, integración e implementación del lenguaje de programación Java y el motor de Base de Datos PostgresSQL, se tomará en cuenta la documentación existente sobre estas tecnologías, proyectos relacionados, normatividad legal vigente, metodología de desarrollo de productos de software en la Universidad Distrital y los requerimientos básicos de la institución en el manejo y administración de los proyectos en cada una de sus fases.
8. Metas del Proyecto
Al final del desarrollo del proyecto de grado, se entregará:
• En funcionamiento del Módulo de Proyectos en la plataforma ICARO, destinado para el seguimiento y control interno del ciclo de vida de los proyectos de inversión.
• Manual técnico del Módulo de Proyectos.
• Manual de usuario del Módulo de Proyectos.
• Capacitación del personal que manejará la aplicación.
• Documento soporte del proceso y resultado del trabajo de grado.
• Los artefactos correspondientes al desarrollo de software bajo la metodología Open Up /OAS
• Posibilidad de artículo para la difusión en la revista de Ingeniería de la Universidad Distrital con el objetivo de dar a conocer el desarrollo a la comunidad académica.
9. Descripción de los Interesados
Nombre Descripción Responsabilidades
Katherine Zubieta
Estudiante Análisis, diseño, desarrollo, pruebas, documentación del MP
David Gualtero Estudiante Análisis, diseño, desarrollo, pruebas, documentación del MP
OAPC Cliente Suministrar la información conceptual, Técnica, normativa, legal y descripción de las necesidades, Aprobar cada Funcionalidad propuesta, asesorar los procesos finales de respuesta del Módulo.
10. Ambiente de Trabajo de los Usuarios
El ambiente de trabajo de los interesados en WEB
Número de personas involucradas en completar una tarea es 2, (estudiantes)
La duración de un ciclo completo de tarea puede tomar más tiempo delo planificado puesto que siempre se depende de la información, tiempo y personal del OAPC para la revisión de las entregas del avance durante el desarrollo, de modo tal que los tiempos pueden cambiar.
El módulo de proyectos de inversión para el banco de proyectos de la Universidad
Distrital es una herramienta para la administración de proyectos de inversión. El módulo tiene tres tipos de roles: Coordinador, es el encargado de cargar documentos informativos, revisar y aprobar el registro de proyectos, hacer el seguimiento de los mismos, realizar los cambios en los procesos de mantenimiento del negocio (habilitar modificaciones a proyectos, aprobar registros, rechazar registros de proyectos.). Gerente, responsable de la información de cada proyecto a cargo ante la universidad, quien además de presentar y ajustar la información de la inscripción y/o modificación de un proyecto, debe gestionar ante la oficina coordinadora del banco de proyectos de la universidad (Coordinador) los cambios cuando haya lugar. Así, el módulo podrá manipular la información individual y agrupada de todos los proyectos con el fin de presentar la información al Coordinador para que éste identifique que proyectos están al día y/o pendientes con el proceso de registro y generar los reportes correspondientes. Finalmente un rol Público que será para todas las personas que quieran consultar la información de los proyectos representada en la ficha EBID y documentación informativa disponible sin necesidad de tener un usuario para loguearse en el módulo. Clases principales identificadas para la solución del problema son:
Dependencia: ente o área de la universidad la cual formula el proyecto de
inversión a desarrollar perteneciente a su campo de acción.
Coordinador: es el representante de la Dependencia, y quien estará como
responsable de la ejecución del proyecto de inversión.
Proyecto de inversión: es la propuesta que presenta el Coordinador, supervisado
por la Dependencia con el propósito de cumplir ciertos objetivos ante la sociedad y
la misma Universidad.
Metas: Los resultados medibles, concretos, realizables y verificables que se
esperan obtener con la ejecución del proyecto.
Indicadores: Variables o relaciones entre variables que ayudan a caracterizar la
situación o a medir los cambios presentados en ella después de un tiempo o
periodo determinado.
Costo: valor económico que se requiere para cumplir una actividad.
Objetivo: enunciado donde se plasman lo que se considera posible alcanzar,
respecto al problema.
Fuente de financiamiento: especificación de los recursos para el desarrollo del
proyecto.
Eje, Programa y Proyecto: la forma en que el proyecto se inserta en la estructura
del plan estratégico de desarrollo 2007-2016 por el momento.
Plan Distrital: conformado por un eje, un programa y un proyecto.
Política, Estrategia y Programa_Es: la forma en que el proyecto se inserta en la
estructura del plan trienal de la universidad. Son dependientes.
Plan Trienal: Conformado por una política, una estrategia y un programa
11. Visión General del Producto
Necesidades y Características
Implementar el desarrollo del módulo de proyectos según la metodología OPENUP-OAS de la Universidad Distrital cumpliendo con las necesidades de funcionamiento y respuesta solicitadas por la OAPC, que le permitan a los participantes interactuar mediante el módulo y gestionar la inscripción, revisión, modificación, consulta y generación de información de los proyectos existentes, esto gracias a la automatización de los procesos que se desarrollan actualmente de forma manual.
12. Otros Requisitos del Producto
Los requerimientos no funcionales, como lo indica su nombre, son requerimientos que no se relacionan directamente con los servicios específicos que el sistema entrega a sus usuarios. Pueden relacionarse con propiedades emergentes del sistema, como fiabilidad, tiempo de respuesta y uso de almacenamiento. De forma alternativa pueden definir restricciones sobre la implementación del sistema, como las capacidades de los dispositivos I/O o las representaciones de datos usados en las interfaces con otros sistemas.
Los requerimientos no funcionales surgen a través de necesidades del usuario, debido a restricciones presupuestales de la organización, necesidad de interoperabilidad con otro software o sistemas de hardware, o factores externos como regulaciones de seguridad o legislación sobre privacidad. [1].
La persistencia de los datos del módulo se hace mediante DAOS dentro de la base de datos Postgres para tratar la información como objetos.
La interfaz de usuario implementa las especificaciones de la plataforma ICARO existente agregando algunas características tecnológicas que permiten mejorar el envió y tratamiento de la información.
La interfaz gráfica de usuario, sigue las normas ya implementadas en la plataforma
ICARO, además está orientada para que su uso sea intuitivo para el usuario. La
comunicación con el usuario es importante, por esto el módulo notifica al usuario cada
vez que existan cambios en los proyectos inscritos, registrados y/o en ejecución en su
poder.
Un aspecto primordial es poder dar informe del contenido y estado de ejecución de los
proyectos de forma fácil, veraz y oportuna, ya que uno de los mayores propósitos de la
herramienta es la de generar los reportes solicitados con la información actualizada a la
fecha.
Es necesario el uso de un gestor de bases de datos, para realizar el manejo de la persistencia del módulo. La persistencia de datos se realiza mediante el uso de Daos cada vez que se realiza una acción CRUD en el módulo para tratar la información.
