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AUDITORÍA INTERNA AI-003/2019
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INFORME DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE
LA GESTIÓN DE LA ALCALDÍA
2019
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CONTENIDO
INFORME DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE
LA GESTIÓN DE LA ALCALDÍA
1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 1
1.1 Origen del estudio ........................................................................................................................... 1
1.2 Objetivo y alcance del estudio ......................................................................................................... 1
1.3 Comunicación verbal de resultados. ................................................................................................ 1
2 RESULTADOS ...................................................................................................................................... 2
2.1 Normativa interna insuficiente. ........................................................................................................ 2
2.2 Gestión del Riesgo y autoevaluación de control interno .................................................................. 3
2.3 Gestiones para el mejormiento del clima organizacional en la Municipalidad .................................. 4
2.4 Controles establecidos en la gestión que realiza el Despacho del alcalde..................................... 10
2.5 Escasa participación Ciudadana ................................................................................................... 13
3 CONCLUSIONES ................................................................................................................................ 14
4 RECOMENDACIONES ........................................................................................................................ 15
4.1 Al Concejo Municipal: .................................................................................................................... 15
4.2 Al Alcalde Municipal: ..................................................................................................................... 15
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RESUMEN EJECUTIVO
INFORME DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE
LA GESTIÓN DE LA ALCALDÍA
El presente resumen se refiere a los resultados de estudio efectuado sobre algunos aspectos relacionados
con la gestión de la alcaldía en la Municipalidad.
El objetivo de este estudio consistió en evaluar el proceso de la gestión la alcaldía en la Municipalidad.
Según los resultados obtenidos del presente estudio se determinó que no se cuenta con manuales de
procedimientos para el despacho del alcalde.
Existen debilidades propiamente en la gestión del riesgo y autoevaluación de control interno debido a que no
no se tienen identificados los riesgos del despacho, por lo tanto no se está realizando la autoevalución
correspondiente.
Por otra parte el despacho del alcalde no ha realizado durante el periodo objeto de estudio, gestiones para
fortalecer el clima organizacional en la institución.
Asimismo, existen carencias en los controles de la documentación que ingresa al despacho, así como la
generada por el departamento.
Finalmente se determina que no se han generado reglamentos, directrices, o políticas, que permitan a los
ciudadanos contar con espacios que propicien la participación ciudadana para la presentación de proyectos
comunales de impacto cantonal.
En conclusión, esta Auditoría Interna considera que el despacho del alcalde debe velar por el cumplimiento
de la normativa y lineamientos aplicables, así como fomentar el mejoramiento del clima organizacional en la
institución, mejorar los controles de las gestiones que se llevan a cabo en el departamento y otorgar a los
habitantes del cantón herramientas para incentivar la participación ciudadana.
Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la
Ley General de Control Interno No. 8292, esta Auditoría Interna incorporó las recomendaciones pertinentes
para que la Administración Municipal realice las acciones correspondientes.
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INFORME DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE
LA GESTIÓN DE LA ALCALDÍA
1 INTRODUCCIÓN
1.1 Origen del estudio
1.1.1 El presente estudio se llevó a cabo en cumplimiento al plan anual de Auditoría Interna para el año
2019.
1.2 Objetivo y alcance del estudio
Analizar la gestión realizada por la alcaldía municipal para cumplir con la normativa que lo regula.
El período de análisis correspondió del 01 de enero al 31 de diciembre del 2018, el cual se amplió en los
casos que se consideró necesario.
El estudio se efectuó de conformidad con el Manual Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el
Sector Público (R-DC-119-2009) y las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-D-064-
2014), entre otras normas legales y técnicas vigentes.
1.3 Comunicación verbal de resultados.
1.3.1 La Comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones producto del estudio a que alude el presente informe, se llevó a cabo el 01 de agosto de 2019 con la presencia de los señores Rolando Méndez S., alcalde municipal; Guiselle Jara L., presidenta del Concejo Municipal; Bolivar Vargas V, regidor propietario; Hilda Ávila T., regidora propietaria; Jorge Vargas B., regidor suplente; Nidia Jiménez Q., vicealcaldesa municipal; Ana Ligia González B., secretaria de la alcaldía y Manuel García M., asistente del alcalde; actividad a la que se convocó mediante oficio AU-101-200-2019 del 30 de julio del presente año.
1.3.2 El borrador de este informe se comunicó mediante el oficio AU-101-232-2019 dirigido a la presidenta del Concejo Municipal y al alcalde municipal, con el propósito de que formularan y remitieran a esta Auditoría en un plazo no mayor a cinco días hábiles, las observaciones que consideraran pertinentes sobre su contenido, con la respectiva documentación de respaldo.
1.3.3 Sobre el particular, no remitieron a la Auditoría Interna ningún oficio mediante el cual externaran observaciones al contenido del borrador del informe.
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2 RESULTADOS
2.1 Normativa interna insuficiente.
2.1.1 De acuerdo con el análisis efectuado a la normativa aplicable en materia de la gestión de la alcaldía
municipal, esta Auditoría observó que no se cuenta con un manual en el que se establezcan los
procedimientos que debe llevar a cabo el Despacho en las diferentes actividades que le competen,
así como los responsables de su ejecución, debidamente actualizado y aprobado.
2.1.2 Mediante oficio AU-101-095-19 se consultó al alcalde municipal sobre su existencia, no obstante, a
la fecha de este estudio no se suministró la información.
2.1.3 El artículo 15 de la Ley General de Control Interno manifiesta que serán deberes del jerarca y de los
titulares subordinados, entre otros: Inciso a) Documentar, mantener actualizados y divulgar
internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el
cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que
conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus
funciones.
2.1.4 Asimismo la norma 1.4.c de las Normas de Control Interno para el Sector establece que: “La
responsabilidad por el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y
evaluación del SCI es inherente al jerarca y a los titulares subordinados en el ámbito de sus
competencias […]. Como parte de ello, deben contemplar, entre otros asuntos, los siguientes: “La
emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento
del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y
puestos a disposición para su consulta”.
2.1.5 En el mismo ordenamiento jurídico, las Normas de Control Interno para el Sector Público en el punto
4.2 establece: Inciso e) “Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación
en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos
de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a
criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación”.
2.1.6 La situación descrita se debe a que no se han elaborado el manual de procedimientos para la
gestión que desarrolla el Despacho del alcalde.
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2.1.7 Esta situación expuesta podría generar que las gestiones y solicitudes que ingresan al despacho
del alcalde no sean atendidas correcta y oportunamente por no contar con procedimientos escritos
claramente definidos en manuales, así como sus responsables.
2.2 Gestión del Riesgo y autoevaluación de control interno
2.2.1 No se encontró evidencia de la existencia de riesgos asociados propiamente a la gestión del
Despacho del alcalde. De acuerdo con información suministrada por el contralor interno en el oficio
CI-208-020-2019, el riesgo No. 32 registrado en la matriz del Sistema de Evaluación y Valoración de
riesgos SEVRI, hace alusión a temas institucionales y no a la gestión del despacho del alcalde como
tal.
2.2.2 Por otro lado, en la autoevaluación de control interno para el establecimiento del plan de mejora
2018, se contemplan algunas acciones a realizar por parte de Alcalde Municipal a nivel institucional,
no así concretamente como gestión del despacho.
2.2.3 La Ley General de Control Interno nos indica en su artículos 14, que respecto a la valoración del
riesgo, indica que serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:
a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas
institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y
de largo plazos. b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la
probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos. c) Adoptar
las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y
para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable. d) Establecer los
mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.
2.2.4 Además el artículo 17. Inciso b) indica que la administración activa realice, por lo menos una vez al
año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del
cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del
cumplimiento de sus objetivos.
2.2.5 Lo anterior, a criterio de esta Auditoría Interna se genera debido a que no se han incorporado en el
SEVRI institucional los riesgos asociados a la gestión propia del Despacho del alcalde, por ende
tampoco se realiza la autoevaluación de control interno correspondiente.
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2.2.6 Según lo expuesto, se podría generar que las acciones llevadas a cabo en las gestiones de este
Despacho comprometan la integridad, seguridad y transparencia de la Municipalidad por no contar
con riesgos identificados, ni establecer acciones que minimicen la probabilidad de que esos riesgos
se materialicen.
2.2.7 El no realizar una autoevaluación, se estaría dejando de ayudar al perfeccionamiento del control
interno, por lo que se podría caer en la no detección de cualquier desvío que aleje a la institución del
cumplimiento de sus objetivos.
2.3 Gestiones para el mejormiento del clima organizacional en la Municipalidad
2.3.1 Según análisis efectuado por esta Auditoría sobre las gestiones realizadas por el Despacho del
Alcalde para el mejoramiento del clima organizacional en la Institución, se observó que el ambiente
laboral en la Municipalidad tiende a ser negativo, lo cual podría afectar directamente la calidad del
servicio que se brinda y el cumplimiento de los objetivos de la Organización. Existe un ambiente de
tensión entre los funcionarios y la Administración, debido a la ausencia de factores motivacionales
que favorezcan el desarrollo de relaciones cordiales entre el personal municipal y los jerarcas de la
Institución, así como entre los mismos compañeros de departamento y del Municipio en general. La
falta de gestiones por parte de la alcaldía para fomentar la comunicación, podría generar la ausencia
de canales de diálogo entre jefaturas y funcionarios, así como la falta de interacción entre ellos
mismos, lo que obstaculizaría el desarrollo de una comunicación asertiva a nivel institucional. Estas
situaciones se pueden observar en los siguientes aspectos:
2.3.2 De conformidad con una encuesta realizada a una muestra seleccionada al azar de 22 funcionarios
del área administrativa, de los cuales se obtuvo respuesta de 19 funcionarios; relacionada con su
percepción sobre las acciones llevadas a cabo por la alcaldía para mejorar el clima organizacional
en la Municipalidad, se observaron los siguientes resultados:
Consulta efectuada
Resultado
¿Se han realizado encuestas sobre el clima organizacional
en el último año?
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¿Conoce usted si la alcaldía ha implementado acciones
para mejorar el clima organizacional durante el periodo
2018?
¿Qué acciones conoce usted que se han implementado?
¿Considera usted que las acciones llevadas a cabo por
parte de la alcaldía en el desempeño de sus funciones
favorecen al clima organizacional de la institución?
¿Considera usted que el clima organizacional de la
institución es el adecuado?
¿Considera usted que se debe trabajar en el mejoramiento
del clima organizacional?
¿Qué aspectos considera usted que son importantes en
una gestión de la alcaldía para contribuir al mejoramiento
del clima organizacional?
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¿Considera usted que existe un compromiso de la alcaldía
para mejorar el clima organizacional?
¿Considera usted que existe un ambiente de compromiso
por parte de los funcionarios en el mejoramiento del clima
organizacional?
¿Se ha promovido algún tipo de actividad para el
desarrollo de una comunicación asertiva dentro de la
institución?
¿Hay compromiso por parte suya para mantener el
cumplimiento de las acciones que se generen en pro de
mejoramiento del clima organizacional?
¿Qué acciones propondría usted a la alcaldía en pro de
mejorar la comunicación en la institución?
¿Según su percepción, cómo es la relación de los
funcionarios que laboran para el despacho con los demás
funcionarios?
2.3.3 En la comunicación de los resultados del estudio, se recibieron unas consultas y dudas sobre el
procedimiento que se realizó para la ejecución del ejercicio, por lo que atendiendo la inquietud, se
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procedió a extender la encuesta a los funcionarios del plantel, donde se seleccionó una muestra de
32 funcionarios de los cuales se obtuvo respuesta de 30 compañeros.
2.3.4 Se convocaron en dos grupos, donde primeramente se les realizó una inducción sobre lo que es el
clima organizacional y todas las variables que lo componen, para posteriormente aplicar la encuesta
sobre la percepción que se tiene de las gestiones realizadas por la alcaldía para el mejoramiento del
clima organizacional en la Institución, además se fue explicando cada pregunta contenida en la
encuesta con la finalidad de que obtuvieran una total compresión de lo que se le estaba solicitando.
2.3.5 Del procedimiento aplicado a la muestra seleccionada de los funcionarios del plantel, respecto a la
percepción sobre las acciones llevadas a cabo por la alcaldía para mejorar el clima organizacional
en la Municipalidad, se observaron los siguientes resultados:
Consulta efectuada
Resultado
¿Se han realizado encuestas sobre el clima organizacional
en el último año?
¿Conoce usted si la alcaldía ha implementado acciones
para mejorar el clima organizacional durante el periodo
2018?
¿Qué acciones conoce usted que se han implementado?
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¿Considera usted que las acciones llevadas a cabo por
parte de la alcaldía en el desempeño de sus funciones
favorecen al clima organizacional de la institución?
¿Considera usted que el clima organizacional de la
institución es el adecuado?
¿Considera usted que se debe trabajar en el mejoramiento
del clima organizacional?
¿Qué aspectos considera usted que son importantes en
una gestión de la alcaldía para contribuir al mejoramiento
del clima organizacional?
¿Considera usted que existe un compromiso de la alcaldía
para mejorar el clima organizacional?
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¿Considera usted que existe un ambiente de compromiso
por parte de los funcionarios en el mejoramiento del clima
organizacional?
¿Se ha promovido algún tipo de actividad para el
desarrollo de una comunicación asertiva dentro de la
institución?
¿Hay compromiso por parte suya para mantener el
cumplimiento de las acciones que se generen en pro de
mejoramiento del clima organizacional?
¿Qué acciones propondría usted a la alcaldía en pro de
mejorar la comunicación en la institución?
¿Según su percepción, cómo es la relación de los
funcionarios que laboran para el despacho con los demás
funcionarios?
2.3.6 La Ley General de Control Interno en su artículo 13 indica que serán deberes del jerarca y de los
titulares subordinados, entre otros, lo siguiente, inciso a) Mantener y demostrar integridad y valores
éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, así como contribuir con su liderazgo y sus
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acciones a promoverlos en el resto de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los
demás funcionarios.
2.3.7 Por otra parte, las Normas de Control Interno para el Sector Público en su norma 2.3.2, indica que el
jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben vigilar y fortalecer el los
elementos informales del ambiente ético institucional, a fin de asegurar que apoyen el
funcionamiento, en la gestión cotidiana, de los factores formales vigentes. En ese sentido, deben
contemplar factores tales como el clima organizacional.
2.3.8 Lo anterior descrito, obedece a que el despacho del alcalde no ha llevado a cabo un estudio integral
del clima organizacinal y por ende de las causas que han producido un deterioro del ambiente
laboral de la Institución, con el fin de identificar las posibles acciones que permitan fortalecer las
debilidades observadas en el estudio.
2.3.9 La situación comentada podría ser un factor que influye negativamente en el estado físico, anímico y
mental de cada trabajador, lo cual conlleva a proyectarse en una mala relación interpersonal así
como en la poca disposición y productividad, lo que llevaría a la no consecución de los objetivos de
la institución.
2.4 Controles establecidos en la gestión que realiza el Despacho del alcalde
2.4.1 De acuerdo con el análisis efectuado a la gestión que desarrolla el Despacho del alcalde, así como a
los controles establecidos para el manejo de la documentación que recibe este Despacho, se
observó lo siguiente:
No se cuenta con un sistema adecuado para llevar un control del manejo de la información
que se recibe en el despacho del alcalde, ya que según la información suministrada por esta
oficina, se lleva un archivo en Excel de correspondencia que ingresa al despacho, tanto
interna como externa, y acuerdos del concejo, no obstante, este control no especifica el
medio por el cual ingresa la información, ya sea físico, electrónico o de otra índole.
Asimismo, no se tiene un control de tiempos de respuesta para los asuntos, y en muchos
casos hace falta información en los campos establecidos en la matriz de control, por lo que
el control presenta grandes oportunidades de mejor para suministrar una información más
ágil y confiable.
No se encontró evidencia que se tenga establecido un control de asuntos delegados a los
titulares subordinados, donde exista un medio de traslado para el cumplimiento de los
mismos, ni plazos de respuesta, por lo que es muy difícil ejercer una supervisión con el
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control establecido y saber en qué estado se encuentra el asunto o el tiempo que falta para
dar respuesta en cumplimiento a los plazos establecidos en la normativa vigente.
Se lleva una base de datos en Excel para el control de los procesos judiciales pendientes en
la Municipalidad, donde se incluye la parte actora, el número de expediente, el abogado a
cargo del caso, y las fechas de las audiencias, así como la hora, sin embargo, se observó
que en muchos casos el apartado de la fecha de audiencias no registraba la
correspondiente información, corrección efectuada por este Despacho en el proceso de la
auditoría, además se adicionó la frase “sin notificar”, que según la explicación otorgada
mediante el oficio AL-200-793-2019, se refiere a los procesos de los cuales no se ha
recibido notificación.
De acuerdo con análisis comparativo de la base de datos del Despacho del alcalde y la
información que maneja el departamento legal, se observaron diferencias considerables en
cuanto a la cantidad de casos atendidos durante el periodo 2018, dado que en el control del
despacho hacen falta 32 casos que se encuentran registrados en el control de la abogada
institucional. Por otro lado, en el control del Despacho se encuentran 13 casos que no
fueron localizados en el control del departamento Legal. Respecto a esta situación, indica la
abogada municipal mediante el oficio LE-202-132-2019, que dicha diferencia se da un por
una omisión involuntaria de los datos al momento de generar el listado solicitado, mismos
que ya fueron consignados en el control correspondiente. Sobre el faltante en el control de
la alcaldía, según información suministrada por el despacho mediante el oficio AL-200-1082-
19, la diferencia de 32 casos se debe a que se lleva en otros controles lo que respecta a
recursos de amparo y también lo del juzgado de tránsito, además que los 15 casos
restantes que completarían los 32 de diferencia no son del año 2018.
2.4.2 Las Normas de Control Interno para el sector público, en la norma la norma 4.4 menciona que “El
jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y
perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se
recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y
sobre el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud
requerida a las instancias internas y externas respectivas[…]”
2.4.3 Asimismo la norma 4.5.1 indica que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional
y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias
para la consecución de los objetivos”.
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2.4.4 Además la norma 5.7.1 comenta que “Deben establecerse y funcionar adecuados canales y medios
de comunicación, que permitan trasladar la información de manera transparente, ágil, segura,
correcta y oportuna, a los destinatarios idóneos dentro y fuera de la institución”.
2.4.5 En el mismo ordenamiento jurídico la norma 5.7.3 menciona que “La información debe comunicarse
al destinatario con la prontitud adecuada y en el momento en que se requiere, para el cumplimiento
de sus responsabilidades.
2.4.6 También la norma 5.9 indica que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias,
deben propiciar el aprovechamiento de tecnologías de información que apoyen la gestión
institucional mediante el manejo apropiado de la información y la implementación de soluciones
ágiles y de amplio alcance”.
2.4.7 Por otro lado La ley 8220 de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites
administrativos, indica en su artículo 5, que todo funcionario, entidad u órgano público estará
obligado a proveerle al administrado información sobre los trámites y requisitos que se realicen en
la respectiva unidad administrativa o dependencia. Para estos efectos, no podrá exigirle la presencia
física al administrado, salvo en los casos en que la ley expresamente lo requiera. Para la
rastreabilidad y el control de los documentos al presentarse por primera vez ante cualquier entidad u
órgano público, se creará un expediente numerado y foliado. En el caso de documentos físicos se
deberá incluir una hoja de control con el nombre completo del funcionario o funcionarios
responsables, la fecha de ingreso a cada departamento asignado y el estado de trámite actualizado.
En el caso de documentos electrónicos, al administrado se le asignará un código para el acceso y
seguimiento del expediente electrónico o su reporte, el cual mostrará una bitácora de trámite con la
misma información consignada en la hoja de control...”.
2.4.8 Esta situación, se origina por no contar con un sistema de control de la documentación que
administra este Despacho que brinde una seguridad razonable de que los trámites se reciben, serán
tramitados correcta y oportunamente y que la alcaldía municipal llevará una supervisión constante a
esta gestión, logrando llevar a cabo la trazabilidad de la información desde su origen hasta la
resolución final; así como los responsables de dar respuesta en los tiempos establecidos por el
ordenamiento jurídico.
2.4.9 Es criterio de esta auditoría interna, que la ausencia de un sistema adecuado para el manejo de la
documentación podría generar que no se tramiten adecuadamente las solicitudes que los
contribuyentes y otras instituciones presentan ante este Despacho, así como que no se cumpla con
los plazos establecidos por el ordenamiento jurídico para dar respuesta oportuna a las diferentes
situaciones que se gestionan en la alcaldía municipal.
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2.5 Escasa participación Ciudadana
2.5.1 De conformidad con el oficio AL-200-756-19, el alcalde municipal, manifiesta que para el periodo
2018 se han generado espacios para brindar participación ciudadana en la que se presenten
proyectos de impacto para la comunidad, no obstante, no ha sido posible corroborar que en esos
espacios se hayan recibido propuestas de proyectos cantonales por parte de los vecinos, para
eventualmente ser ejecutados por la municipalidad con recursos propios. Según la información
suministrada por el Despacho del alcalde sobre proyectos ejecutados durante el período en estudio,
los mismos corresponden a proyectos financiados mediante la figura de partidas específicas, las
cuales corresponden a recursos del presupuesto nacional y no municipal.
2.5.2 Por otro lado, no se encontró evidencia de que se hayan generado políticas, o reglamentos para que
los ciudadanos tengan una guía de cómo y dónde presentar las ideas de proyectos cantonales para
la comunidad.
2.5.3 Cabe mencionar que algunas de estas situaciones ya se habían mencionado anteriormente en el
informe de auditoría AI-004-2018.
2.5.4 El Código Municipal indica en su artículo 4, inciso h) indica que se debe promover un desarrollo local
participativo e inclusivo, que contemple la diversidad de las necesidades y los intereses de la
población.
2.5.5 Además el artículo 5 menciona que las municipalidades fomentarán la participación activa,
consciente y democrática del pueblo en las decisiones del gobierno local. Las instituciones públicas
estarán obligadas a colaborar para que estas decisiones se cumplan debidamente.
2.5.6 También el artículo 43 menciona que toda iniciativa tendiente a adoptar, reformar, suspender o
derogar disposiciones reglamentarias, deberá ser presentada o acogida para su trámite por el
Alcalde Municipal o alguno de los regidores. Salvo el caso de los reglamentos internos, el Concejo
mandará publicar el proyecto en La Gaceta y lo someterá a consulta pública no vinculante, por un
plazo mínimo de diez días hábiles, luego del cual se pronunciará sobre el fondo del asunto.
2.5.7 Por otro lado las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público en el principio 2.2.3 inciso q) indica la
necesidad de establecer en las diferentes fases del proceso presupuestario, los mecanismos
idóneos para que se consideren las opiniones de las personas que conforman la organización y de
la ciudadanía.
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2.5.8 Esta situación, se origina porque en la administración no se han generado políticas, reglamentos,
directrices o espacios para que los ciudadanos del cantón puedan presentar proyectos de impacto
cantonal.
2.5.9 Todo esto ante la ausencia del cumplimiento de las recomendaciones de la Auditoría Interna que se
han presenta do en informes anteriores, donde se ha indicado la necesidad de diseñar una
herramienta que asegure la participación de la ciudadanía en el proceso presupuestario, conforme lo
establece la normativa vigente.
2.5.10 La situación expuesta podría generar que los vecinos no se sientan incentivados a presentar
propuestas de impacto cantonal, mediante los cuales la ciudadanía conjuntamente con las
autoridades municipales decida la asignación de recursos públicos propios.
3 CONCLUSIONES
3.1 Los resultados obtenidos del presente estudio permiten concluir que existen oportunidades de mejora
en la gestión de la Alcaldía las cuales, si son desarrolladas, podrían mejorar la calidad del servicio
que se brinda a la Comunidad y a las diferentes instancias de la Municipalidad. Las mismas se
reflejan en situaciones que requieren de especial atención, entre ellas:
La ausencia de un manual de procedimientos debidamente actualizado, aprobado y de
conocimiento de los funcionarios, que guíe las acciones que deben llevar a cabo los
funcionarios del despacho del alcalde.
Carencia de los riesgos identificados asociados con la gestión que realiza el Despacho.
Ausencia de acciones que permitan mejorar el clima organizacional en la institución, así
como de mecanismos de comunicación, entre jefaturas y funcionarios.
Controles adecuados para el manejo y administración de la documentación recibida y
enviada por este Despacho.
La creación de espacios para que los ciudadanos puedan presentar sus ideas, sus
proyectos, dentro de un marco reglamentario, en el cual se establezcan los lineamientos
necesarios para la presentación por parte de la ciudadanía.
MUNICIPALIDAD VÁZQUEZ DE CORONADO
Teléfono: 2216-0718 Fax: 2229-4578
AUDITORÍA INTERNA AI-003/2019
Correo: [email protected] 26 de julio, 2019
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3.2 La Administración Municipal debe realizar esfuerzos importantes, para solventar de manera oportuna
las debilidades aquí señaladas las cuales, de ser corregidas, coadyuvarían en el mejoramiento del
sistema de control interno institucional y en el logro de los objetivos en la gestión de la alcaldía.
4 RECOMENDACIONES
4.1 Al Concejo Municipal:
4.1.1 Generar los reglamentos, directrices, o políticas, que permitan a los ciudadanos contar con espacios
que propicien la participación ciudadana para la presentación de proyectos comunales de impacto
cantonal. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de
un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 29 de noviembre de 2019 en el que se consigne la
existencia del documento debidamente aprobado, publicado y de conocimiento de los funcionarios
de la Municipalidad. (Ver párrafos del 2.5.1 al 2.5.10)
4.2 Al Alcalde Municipal:
4.2.1 Elaborar el manual de procedimientos para la gestión del Despacho de la alcalde, en el que se
establezcan los lineamientos, procedimientos y los responsables de cada uno de los procesos que
se realizan, el cual deberá ser debidamente aprobado y dado a conocer a los funcionarios de la
Institución. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión
de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de octubre de 2019 en el que se consigne la
existencia del documento. (Ver párrafos del 2.1.1 al 2.1.7)
4.2.2 Coordinar con el Contralor Interno, la identificación e inclusión en el Sistema de Evaluación y
Valoración de Riesgos Institucional (SEVRI), de los riesgos asociados a la gestión del despacho. La
acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la
Auditoría Interna, a más tardar el 31 de octubre de 2019 en el que se consigne la identificación de
dichos riesgos así como la creación de un expediente por cada uno, con las acciones que se
llevarán a cabo para la administración de los mismos. (Ver párrafos del 2.2.1 al 2.2.7)
4.2.3 Realizar un estudio integral del clima organizacional para conocer las causas que han producido un
deterioro del ambiente laboral de la Institución, con el fin de identificar las posibles acciones que
permitan fortalecer las debilidades observadas en el estudio. La acreditación del cumplimiento de
esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el
29 de noviembre de 2019 en el que se consigne la existencia del plan. (Ver párrafos del 2.3.1 al
2.3.8)
MUNICIPALIDAD VÁZQUEZ DE CORONADO
Teléfono: 2216-0718 Fax: 2229-4578
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4.2.4 Realizar las gestiones necesarias para contar con un sistema de control de la documentación, que
permita desarrollar una supervisión constante de la trazabilidad en el manejo de la documentación
desde su origen hasta su resolución final. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación,
se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de diciembre de
2019 en el que se consigne la existencia del sistema de control. (Ver párrafos del 2.4.1 al 2.4.9)
4.2.5 Cumplir con la recomendación pendiente en el informe AI-004-2018 referente al diseño de una
herramienta que asegure la participación de la ciudadanía en el proceso presupuestario, conforme lo
establece la normativa vigente. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará
mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se indique la herramienta que se va
a utilizar, a más tardar el 31 de octubre de 2019. (Ver párrafos del 2.5.1 al 2.5.10 ).
Lic. Ivonne Campos Romero Bach. Cristian Navarro Sánchez
Auditora Interna Asistente de auditoría
