informe de conveniencia y oportunidad v2 - fcm.org.co · • Instalación, configuración...

FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS

ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA EL PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL DE LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE

MUNICIPIOS- DIRECCIÓN NACIONAL SIMIT

Informe Final

Bogotá, D. C., Septiembre de 2008

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. Antecedentes ................................................................................. 3

2. Objetivo ......................................................................................... 4

3. Objeto. ........................................................................................... 4

3.1.Alcance del Objeto................................................................... 4

4. Jutificacion de la Necesidad........................................................... 5 5. Conveniencia y Oportunidad……………………………………………… 6 6. Descripcion de la Necesidad .......................................................... 7

7. Analisis de Riesgos de la contrataciòn.........................................30

Estudio De Conveniencia y Oportunidad para el sistema de Gestión Documental FCM

Pagina 3 de 30

1. Antecedentes

El artículo 10 de la Ley 769 de 2002 autorizó a la Federación Colombiana de Municipios para implementar y mantener actualizado a nivel nacional, el Sistema Integrado de Información sobre Multas y Sanciones por Infracciones de tránsito SIMIT, función pública que se cumple actualmente a través de la Dirección Nacional SIMIT. El cumplimiento de la función pública que le fuera asignada a la Federación Colombiana de Municipios por expreso mandato legal, ha requerido desde sus inicios, contar con una infraestructura tecnológica suficiente que garantice un adecuado y permanente funcionamiento, y que sea susceptible de perfeccionamiento a través de la implementación de nuevas tecnologías aplicadas siempre al logro del fin perseguido, con métodos de control y calidad de la información. En el marco de dichas obligaciones se hace necesario implementar mejoras tecnológicas que apoyen el avance de la labor administrativa que desarrolla la Federación Colombiana de Municipios –Dirección Nacional SIMIT-, en lo relacionado con el sistema de gestión documental.

La Federación Colombiana de Municipios requiere:

• Implementación de un sistema de gestión documental que cumpla con los

requerimientos de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y demás disposiciones vigentes, referentes a la producción, trámite, custodia y conservación de los documentos.

• Custodia, Administración y Organización de la información existente en los archivos de gestión, central e histórico de la Federación Colombiana de Municipios –Dirección Nacional SIMIT-.

• Ejecución del programa anual de transferencias documentales. • Contar con las instalaciones y adecuaciones necesarias para la custodia y

disposición final de los archivos. • Definición de procesos y procedimientos relacionados con la gestión documental

que le permitan a la FCM orientar una estrategia clara en la administración y gestión documental de la entidad.

• Contar con el personal necesario para atender el servicio solicitado.

Por lo anterior, se requiere iniciar un proceso de contratación a través de la modalidad de selección de licitación pública, para contratar el diseño, adquisición, implementación y puesta en funcionamiento del Sistema de Gestión Documental de la entidad.


Pagina 4 de 30

2. OBJETIVO Seleccionar a las personas naturales o jurídicas de derecho público o privado que ofrezcan los siguientes servicios que permitan la modernización y optimización del proceso documental de la Federación Colombiana de Municipios- Dirección Nacional SIMIT

� Los servicios de consultoría para que organice, actualice, folie y entregue los archivos de gestión, Archivos Centrales, fondos acumulados, con los diagramas de flujos a nivel de tipos de documentos, al igual que la administración de archivos la cual consiste en el almacenamiento, custodia y atención a consultas de archivos físicos y magnéticos de los fondos acumulados de la Federación Colombiana de Municipios según procesos archivisticos de acuerdo a los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación

� Adaptación en implementación de una herramienta informática que

permita la sistematización y optimización del proceso de gestión documental y correspondencia de la Federación Colombiana de Municipios bajo concepto de ciclo de vida del documento y modelos de flujo de trabajo contenidas en la misma funcionalidad de dicha herramienta

3. OBJETO La Federación Colombiana de Municipios –Dirección Nacional SIMIT-, está interesada en seleccionar en igualdad de oportunidades a la persona natural o jurídica que ofrezca las mejores condiciones, para contratar el diseño, adquisición, implementación y puesta en funcionamiento de un Sistema de Gestión Documental, ajustado a las normas archivísticas y a los estándares tecnológicos. 3.1. alcance del Objeto El alcance del objeto es el siguiente:

1. Aplicación de técnicas de bibliotecología y archivística para la implementación de sistemas de información documental, tanto en medios físicos como electrónicos.

2. Levantamiento del inventario de todos los documentos existentes en la Federación Colombiana de Municipios –Dirección Nacional SIMIT-.

3. Levantamiento y formulación de Tablas de Retención Documental. 4. Levantamiento y Formulación de Tablas de Valoración Documental 5. Aplicación de Tablas de Retención Documental.


Pagina 5 de 30

6. Organización del archivo de gestión existente en la Federación Colombiana de Municipios, de conformidad con lo estipulado en las disposiciones legales vigentes.

7. Organización de Fondos Acumulados. 8. Clasificación, destrucción, custodia y organización documental. 9. Instalación, configuración afinamiento e implementación de herramientas

informáticas GED (Gestión Electrónica Documental). 10. Implementación del Sistema de Información, adaptación y parametrización de la

herramienta informática. 11. Capacitación al personal de la Federación en el uso de la herramienta. 12. Entrega del hardware necesario para la implementación y puesta en

funcionamiento del sistema de gestión documental, a saber; impresora, scaner y lector de códigos de barras, los cuales se detallan en el anexo técnico

4. JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD La Federación Colombiana de Municipios en virtud de la función pública que lleva a cabo por la designación del artículo 10 de la ley 769 de 2002, para la implementación y mantenimiento actualizado a nivel nacional del sistema integrado de información sobre multas y sanciones por infracciones de tránsito requiere de una infraestructura tecnológica suficiente con el fin de garantizar un adecuado y permanente funcionamiento, susceptible de perfeccionamiento con el tiempo, esto es que se fortalezca con nuevas tecnologías, es decir, mejorar la tecnología aplicada al logro del fin perseguido, estableciendo mejores métodos de control y calidad de la información implicando así la sostenibilidad y perfeccionamiento del sistema garantizando la escalabilidad del mismo, es por esto que se hace necesario que en el marco del cumplimiento de dichas obligaciones se implementen mejoras tecnológicas que apoyen el avance del Sistema Integrado de información de Multas y Sanciones por Infracciones de Tránsito como lo es un sistema para la labor de gestión documental que realiza la Dirección Nacional SIMIT. La implementación del sistema de Gestión Documental en la Federación Colombiana de Municípios –Dirección Nacional SIMIT-, significa un avance tecnológico que permite agilizar los procesos de recepción, administración, organización y trámite de la correspondência, y a su vez, brindar seguridad en los procesos de conservación y custodia de los documentos que reposan en los archivos de la entidad. Cuando todos los dias el volúmen de trabajo aumenta, es fundamental que al interior de la entidad sean implementados procesos verdaderamente ágiles para el trámite de correspondencia, que permitan lograr una rápida identificación y ubicación de los documentos, optimizando los tiempos de entrega de las diferentes solicitudes, convirtiéndose en una verdadera herramienta de ayuda para las dependencias, que redundará en respuestas oportunas dentro de los términos que señala la Ley.


Pagina 6 de 30

De otro lado la implementación del sistema de gestión documental permitirá una mayor eficiencia en los trámites administrativos de la entidad, concibiendo la idea de una oficina sin papel, cumplimiento además con la normatividad vigente sobre archivo y correspondencia. 5. Conveniencia y Oportunidad La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la eficiencia administrativa, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones. Un sistema de información para el Programa de Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. Es por ello que se recomienda que la metodología para el desarrollo tecnológico en la adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas bajo el cumplimiento de estándares técnicos y que para su implementación se debe adoptar la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto. Es de advertir, que la carencia de una política archivística en la entidad incide en que los documentos producidos no tengan el tratamiento archivístico adecuado y por lo tanto, hoy se encuentren fondos de gestión y acumulados sin identificar y organizar. La conceptualización del programa de gestión documental para la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit, parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación e importancia, para luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos. Dentro de los aspectos más relevantes de la conveniencia y oportunidad para la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit en la implementación de un sistema de gestión documental se pueden considerar:

� Reducción del tiempo de consulta y trámite de documentos. � Reducción de los costes en el proceso de archivo. � Reducción de tiempos en la ubicación de los documentos. � Acceso concurrente de usuarios a los documento. � Mejora de atención a los usuarios y reducción en los tiempos de respuesta � Posibilidad de integrarse con subsistemas. � Incremento en la satisfacción de los usuarios.


Pagina 7 de 30

6. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD

DOCUMENTACIÓN TÉCNICA y REQUERIMIENTOS.

� Propuesta técnica en la que se especifique la metodología y plan de trabajo, el personal, los equipos e insumos ofertados para la intervención de los archivos de gestión, central e histórico.

� El personal profesional de archivistica propuesto debe tener certificaciones de

haber realizado como mínimo dos (2) de las siguientes actividades:

• Bibliotecología y archivística para la implementación de sistemas de información documental, tanto en medios físicos como electrónicos.

• Levantamiento y formulación de Tablas de Retención Documental. • Levantamiento y Formulación de Tablas de Valoración Documental. • Organización de Archivos de Gestión. • Organización de Fondos Acumulados. • Aplicación de Tablas de Retención Documental. • Clasificación, destrucción, custodia y organización documental. • Supervisión y auditoria de proyectos de organización de archivos pública. • Instalación, configuración afinamiento e implementación de herramientas

informáticas GED (Gestión Electrónica Documental) en entidades publicas y privadas.

Matriz de Requerimientos: El proponente debe indicar el cumplimiento o no de las siguientes características:

CARACTERISTICAS Cumple (Si/No)

1. El software es abierto, con interfaz gráfica y no depende de una marca de equipos para ser instalado?

2. La interfaz es en español? 3. Maneja Base de datos MySQL, PosgreSql, Oracle, SqlServer (certificar que se ejecuta sobre todos y cada de los Motores de Bases de Datos mencionados)?

4. Sistema de ayudas es en línea? 5. La configuración del sistema es paramétrica? 6. Maneja Reconocimiento Óptico de Caracteres? 7. Soporta escaneo e indexación simultaneo desde varias estaciones de producción.

8. Búsqueda y consulta tipo Web en forma ilimitada.


Pagina 8 de 30

9. Complemento con MS Office (envío de documentos directamente desde Word, Excel y PowerPoint a las carpetas de imágenes digitales).

10. Adicionar anotaciones de texto a un documento sin modificar su autenticidad con la técnica de capas.

11. En caso de liberación de una nueva versión del aplicativo durante el tiempo de garantía, se debe brindar el soporte y la capacitación necesaria para la correcta implantación, migración y funcionamiento sin que esto ocasione costo adicional para FCM.

12. Indexación de los documentos mínimo por 6 campos diferentes parametrizables. 13. Presenta interfaces directa e indirectamente con otros sistemas internos basados en herramientas libres con AJAX.

14. Interfaces con servidores de correo Postfix-webmail. 15. Proveer un scaner para realizar la digitalización de los documentos de entrada y salida sin que se formen colas de trabajo de acuerdo a las características técnicas especificadas en estos términos.

16. Tiene representación y soporte en Colombia? 17. Debe estar concebido, construido y desarrollado bajo esquemas de licencias GPL/GNU.

Implementación herramienta Informática La FCM requiere una herramienta que permita la organización del archivo de la empresa, en un medio electrónico para agilizar los procedimientos de búsqueda y organizar la información de modo tal que se parezca a su análogo físico, pero con la ventaja de facilitar las consultas.

Se requiere que el proceso de Gestión Documental garantice conservación de la información de valor Institucional y documentos de valor probatorio, contra el normal deterioro que sufre el papel por factores ambientales, de uso, etc. Permitir al mismo tiempo y conforme a la ley, descartar algunos archivos cuya retención ha cumplido los 10 años, estando respaldados previamente por un medio de reconocido valor técnico.

Este sistema también facilitaría, agilizaría y garantizaría la entrega oportuna (inmediata) de la correspondencia recibida, una vez scaneada, su enrute, así como el envío a la carpeta virtual del destinatario, en donde se inicia el control de gestión documental o tracking, minimizando la ocurrencia de cuellos de botella en la entrega tardía de la correspondencia y permitiendo la atención de requerimientos de los organismos de control y los asuntos urgentes que eventualmente pudieren se respondidos fuera de plazo. La aplicación debe estar desarrollada con tecnología de punta (java, php, phyton, ajax), contar con acceso web multimodal y universal (Web based), debe haber sido instalada


Pagina 9 de 30

en empresas del estado y privadas, debe ser entregada y adaptada a las necesidades específicas, funcionales y operativas de la FCM. Este debe estar concebido, construido y desarrollado bajo esquemas de licencias GPL/GNU, permitiendo conservar los derechos de uso sin perjuicio de cobro de ningún tipo de derecho de usos conocidos y de experiencia en el mercado, debe operar bajo sistema operativo UNIX/Linux. El nivel de usuarios del Sistema de Gestión Documental, para cualquiera de los niveles definidos debe ser ilimitado. Adecuar la solución tecnológica (base de datos, aplicación, y presentación) con la arquitectura de hardware provista para el desarrollo del sistema de gestión documental de la FCM, consistente en un equipo servidor HP3600, itanium, con un procesador dual core de 1.7Gz, 4 GB en memoria Ram L3 y 600 GB en disco duro (SCSI SAS R1,R5), con sistema operativo Redhat (versión 4,6 ó Superior) (teclado, Mouse, puertos USB, tarjeta de red, sin salida de video VGA) (ver arquitectura de Hardware y software de la FCM) La FCM requiere contar con el código fuente del Sistema ofrecido (Licenciamiento GNU/GPL) para poder ser autónomo en su mantenimiento, ampliación, parametrizacion y modificaciones si así lo decidiere el área de tecnología e informática para su operación y manejo del recurso, de igual forma debe contar con toda la documentación manual de usuario manual de administración, manual de instalación y recuperación de desastres, políticas de uso, de mantenimiento, de respaldo (backups), de migración, los modelos y casos de usos empleados plenamente documentados y comentariados, los modelos entidad - relación de la base de datos y toda la documentación, políticas y procedimientos para su adecuada administración y uso. El oferente debe ofrecer soporte en termino de 1 (uno) año, a partir de la estabilización del sistema, de igual forma debe plantear un esquema de soporte modular y opcional a la propuesta para posterior cobertura del mismo si así lo determinara el área de Tecnología e informática de la FCM Por una parte se implementará el sistema de digitalización y workflow con el proceso de correspondencia recibida, en el cual, en el área de correspondencia se recibe, clasifica, digitaliza y se inicia el proceso de workflow.

Adicionalmente se implementará el sistema de digitalización del proceso de correspondencia saliente, el cual contempla la radicación y enlace con los documentos recibidos a los cuales se esté dando respuesta. Adicional a esto debe proveerse de los recursos de software, hardware (scanner,


Pagina 10 de 30

impresora de labels, lectora de código de barra), capacitación, asesoría y elementos necesarios para que FCM implemente el proceso de Gestión Documental, excepto los servidores de almacenamiento de imágenes, los cuales proveerá FCM

El proponente debe tener en cuenta que el CONTRATISTA seleccionado, deberá responder por la calidad de los bienes suministrados y las marcas ofrecidas, las cuales deberán ser reconocidas en el mercado, originales, no genéricos. En el caso de elementos importados, el CONTRATISTA garantizará y responderá por su ingreso legal al país. Características de la Solución Informática Deberá contar con una interfase gráfica amigable con el usuario final, fácil de usar. Debe permitir integración con LDAP- Single one para las interfaces de accesos, operación, digitalización, y demás componentes del workflow del ciclo de vida del documento. En las consultas debe permitir la recuperación rápida y eficiente, por palabras clave en los nombres de los documentos, nombres de las carpetas y dentro de la narrativa de los documentos por si mismos, mostrando las relaciones o vínculos con sus documentos relacionados, garantizando así que se pueda acceder a la información, aunque se haya catalogado erróneamente. También debe permitir búsquedas por fechas, tipo de documento, cédulas o Nit, etc. Los documentos electrónicos con valor institucional, tales como e-mail institucionales que se reciben por buzones específicos de áreas o procesos (Ej. [email protected] o [email protected]) y fax, deben ser incluidos en la base de datos como documento de radicación de correspondencia, en el caso del email sin impresión previa y sin ser escaneado. El aplicativo debe permitir insertar en la base de datos información suministrada por otros aplicativos (en formato digital: pdf, Word, Excel, etc.), por ejemplo los desprendibles de pago de la nómina, informes que produce el sistema de cartera, contable etc. Debe permitir escanear e indexar por lotes de documentos. Para garantizar la adecuada catalogación de los documentos en las carpetas virtuales, debe contar con un mecanismo que permita enrutar electrónicamente a una carpeta dada, un cierto y determinado tipo de documento o serie documental, por sus características o contenido.


Pagina 11 de 30

Deberá permitir enlazar o vincular para efectos de las consultas dos o más documentos relacionados, por ejemplo una carta recibida y su correspondiente respuesta, una factura y su respectivo comprobante de pago, etc. Contar con una funcionalidad que permita efectuar un seguimiento y control (workflow), a la correspondencia recibida, de forma tal que de manera centralizada y única, sea posible saber si a alguien que fue dirigida una comunicación, le dio respuesta y cual fue ésta, si dio traslado a otro funcionario, si este respondió y en qué fecha.

• Conectividad. El software y la base de datos se requiere que sean de arquitectura abierta y permita su interrelación con otros sistemas.

• Escalabilidad. La capacidad de la base de datos y su motor para ajustarse a

volúmenes diferentes y crecientes de información en el tiempo, que se manejan y manejarán, sin pérdida significativa en el rendimiento en la consulta de la información o por cambios en el volumen de consultas concurrentes (numero de usuarios). Posibilidad de crecimiento en la medida en que se requiera.

• Compatibilidad. Con el hardware actualmente instalado y en red en FCM. • Seguridad. Permitir la definición de niveles perfiles de usuario con claves de

acceso, facilidad de toma de copias de respaldo, y garantizar la integridad del documento desde el momento de su digitalización.

CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS

• Esquema de Licenciamiento Dado que la herramienta de gestión documental, implica la aplicación de procesos generalmente comunes y aceptados a cualquier sistema, sus características técnicas, su alcance dentro del presente proyecto, hacen que la herramienta entregada a FCM, este libre de restricciones, siendo el licenciamiento para un número ilimitado de usuarios (GNU/GPL).

• Usuarios y Número de usuarios El nivel de usuarios del Sistema de Gestión Documental, para cualquiera de los niveles definidos debe ser ilimitado.

• Arquitectura Técnica de la Solución. Es un sistema Web BASED, bajo el modelo de tres capas


Pagina 12 de 30

• Servidor de Aplicaciones.

El servidor de Aplicaciones de la Solución de Gestión Documental debe correr perfectamente en los siguientes sistemas operacionales como LINUX y UNIX

• Sistema de Información de Arquitectura Abierta El sistema de información debe estar basado en arquitectura Web (webbased) o modelo de tres capas, debe permitir conectarse con las bases de datos comerciales del mercado como los son: MSSQL Server, Oracle, MySQL y PostgreSQL. Debe manejar estándares de comunicación e intercambio de información estándar como XML La arquitectura debe ser escalable, flexible, portable, interoperable, mantenible, robusta, flexible, rendimiento, rehusabilidad, fiabilidad,

• ACCESIBILIDAD Busca verificar que el proyecto provea información compatible con las necesidades de la gestión pública y el beneficio y vigilancia de los ciudadanos.

� Acceso de otras entidades: El sistema debe garantizar el acceso a la información por todas las entidades públicas que o requieran mediante mecanismos de consulta o reporte, de tal modo que las demás entidades no tengan necesidad de acudir a las fuentes ni crear bases de datos paralelas.

� Acceso del público: Cuando la información sea relevante para la realización de

trámites de los ciudadanos, la prestación de servicios a ellos o la vigilancia por la comunidad, el proyecto garantiza el acceso:

� Multimodal: Además de Internet deben estar previstos otros modos de acceso a

la información de manera que pueda ser aprovechada por todos los usuarios.

� Universal: los trámites y servicios deben ser accesibles para todos los usuarios.

� Integración de trámites y servicios: El sistema debe garantizar que los servicios que la entidad brinda a los ciudadanos se ofrezcan bajo criterios de:

o integración: se logra el mayor grado posible de integración de familias de

trámites y servicios, para beneficio de los usuarios.


Pagina 13 de 30

Debe ser integrada a la plataforma computación y de servicios de la FCM, es decir debe integrarse al servicio de directorio de correo, LDAP y SAMBA permitiendo la integración de servicios de autenticación Single ON

o Estandarización: los trámites y servicios recogen estándares previstos

por el sector respectivo y por las políticas generales. Debe manejar estándares de comunicación e intercambio de información estándar como XML

o Simplificación: los trámites y servicios tienen el mayor grado posible de

simplicidad y facilidad. No hay requisitos innecesarios o redundantes.

� Conectividad: El proyecto prevé la conectividad necesaria para garantizar el acceso en las condiciones descritas, con énfasis en:

o Internet: el acceso tiene Internet como eje desechando otras opciones

como intercambio de información por medios físicos o magnéticos.

Matriz de Requerimientos de la herramienta tecnología para la Gestión Electrónica Documental (GED). El proponente deberá adjuntar en el siguiente formulario la descripción de cada una de las características indicando según el caso, si cumple o no y cómo se hace cada proceso (o funcionalidad requerida) en el software ofrecido:


DESCRIPCIÓN

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

1. Proveer una herramienta de definición de procesos que no requiera desarrollos o implique costos adicionales por cada proceso a definir.

2. Permitir definir árboles de decisión, prerrequisitos, procesos en serie, procesos en paralelo, procesos anidados y subprocesos.

3. El sistema debe apoyarse e-mail para el envió de notificaciones, alertas y escalamientos del sistema.


Pagina 14 de 30

4. Debe ser completamente independiente de la plataforma de correo electrónico para la operación y definición de los procesos.

5. Debe proveer asignación automática de cada paso a los responsables de acuerdo a la ruta del proceso predefinida.

6. Las notificaciones a los usuarios deben hacerse tanto a través del aplicativo como por el correo electrónico de la entidad

7. Debe proveer interfaces para asociar documentos físicos, digitalizados, XML o documentos de ofimática (doc, xls, pdf), o cualquier documento estándar a cualquier etapa de un proceso

8. El sistema debe permitir registrar la duración de las actividades de cada funcionario que interviene en el proceso para poder determinar y generar estadísticas de tiempo por actividades.

9. La administración, definición y cambios de los procesos debe poderla realizar el administrador de procesos sin que esto requiera conocimientos especializados de tecnología o desarrollo de código adicional por parte del proveedor o el área de sistemas.

10. Permitir definir tiempos de gestión en el ciclo de vida de los procesos, que dispararán Alarmas y Escalamientos al asignado y jefes inmediatos y superiores, cuando los tiempos de ejecución son excedidos.

11. El sistema de WORK FLOW debe proveer un editor de reglas de negocio que consulten los campos de los documentos en un formato electrónico, para automatizar los procesos de árboles de decisión y automatización de procesos.

12. Debe haber sido diseñado siguiendo los parámetros de una arquitectura Multinivel, con una clara diferenciación de componentes en sus niveles:

• nivel de presentación • nivel lógica de aplicación


Pagina 15 de 30

• nivel de acceso a datos

FUNCIONALIDADES DEL SOFTWARE


DESCRIPCIÓN

CAPTURA

1. El sistema permita la conexión de cualquier tipo de escáner sin estar sujeto a una marca (Interface TWAIN).

2. Escanear documentos en todos los tamaños (desde A7 hasta A0)

3. Permita el manejo de documentos en blanco y negro, escala de grises y color.

4. Formatos soportados para visualizar los documentos: bmp, pcx, Tiff, jpeg entre otros.

5. Conversión de documentos escaneados a otros formatos gráficos.

6. Auto-rotación: enderezar documentos escaneados verticales o invertidos.

ORGANIZACIÓN

7. Carpetas electrónicas para mantener y organizar los documentos después de escanear o importar

8. Manejo de documentos multipagina.

9. Cantidad ilimitada de carpetas.

10. Manejo de colores en las carpetas para las diferentes áreas de los documentos.

11. Control de Flujo o Circulación.

12. Bandeja de Entrada (pendientes).

13. Bandeja de Salida (tramitados). 14. Control de Préstamos de documentos. 15. Control de inventario de documentos. 16. Información de ubicación de documentos.


Pagina 16 de 30


DESCRIPCIÓN

VISUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

17. Varias ventanas de visualización en simultaneo

18. Mostrar los documentos encontrados en la lista de resultados.

19. Tamaño de ventanas, ancho de columnas, barra de iconos y cuadros de diálogo en lista resultante ajustable individualmente.

20. Los documentos se muestren dentro de las carpetas como una lista de nombres o como imágenes.

21. Representación de documentos como lista o en miniatura.

22. Vista de imágenes de documentos multipagina.

ARCHIVADO DE LOS DOCUMENTOS

23. Cada campo defina un criterio de búsqueda.

24. Almacenar documentos en Discos duros, RAID.

25. Importar documentos con drag & drop desde aplicaciones como p. Ej. El Explorer.

27. Almacenamiento automático de documentos pre indexados por lotes

28. Prearadico automático de correos electrónicos para buzones específicos

29. Los documentos escaneados, datos masivos COLD, archivos de PC y correos pueden ser gestionados en carpetas comunes

ANOTACIONES EN DOCUMENTOS

30. Permite dibujar líneas, círculos o cuadrados.

31. Resaltar áreas de un documento.

32. Marcador de texto con diferentes colores.

33. Las anotaciones se pueden imprimir.

RECUPERACION DE DOCUMENTOS

34. Buscar documentos por palabras.


Pagina 17 de 30

35. Buscar documentos por carpetas.

36. Búsqueda por comodines.

37. Búsqueda de documentos por palabras individuales en todo el texto de los documentos.

38. Búsqueda en una o varias carpetas. 39. Búsqueda del documento con la fecha o rango de fechas en la que fue almacenado.

40. Consulta de documentos digitalizados, por identificación de remitente, área, estante, caja, carpeta, tema, tipo o serie documental, fecha, ubicación geográfica.

41. Consulta de documentos pendientes. 42. Impresión de documentos encontrados. 43. Edición de documentos encontrados en el programa con el cual fueron generados, de acuerdo al perfil del usuario.

INFORMES 44. Informes de inventarios. 45. Informes de préstamos 46. Informe de respuestas pendientes. 47. Informes de devoluciones. 48. Informes consultas por documento, área. 49. Informes de rutas, tiempos y procesos. 50. Reporte de documentos por identificación de remitente, área, deposito, estante, carpeta, caja, tema, tipo o serie documental, fecha, ubicación geográfica.

51. Listado de documentos digitalizados, por identificación de remitente, área, deposito, estante, carpeta, caja, tema, tipo o serie documental, fecha, ubicación geográfica.

52. Listados de índices y catálogos por criterios de consulta y ubicación.

53. Listados áreas, terceros, 54. Listados de tablas de retención. 55. Listados de tipos de documentos.

COMUNICACIÓN 56. Compatible con el sistemas de correo Postfix


Pagina 18 de 30

57. Permite el envió de la imagen del documento a través de correo electrónico sin ser alterada.

59. Integracion directa para radicacin de faxes con Hylafax.

SEGURIDAD 60. Asignación de privilegios diferenciados para el acceso a una carpeta de documentos.

61. Registro de los accesos a las carpetas. 62. Protección por contraseñas. 63. Permita definir funciones para grupos de usuarios, p. Ej. Escanear, almacenar, buscar, imprimir, correo, etc.

64. Permite realizar copias de respaldo de la información a través de las herramientas de Windows.

65. Permite usar la seguridad integrada LDAP.

CUMPLE REQUERIMIENTO

SÍ NO Permite realizar la administración de las comunicaciones a través del manejo de datos e imágenes digitalizadas (documentos). En cualquier caso deberá entregarse con la totalidad de las funcionalidades requeridas para llevar el registro, radicación, control y seguimiento de la correspondencia.

El aplicativo tiene la capacidad de manejar los procesos de derechos de petición, quejas y reclamos, tutelas y demás trámites que el FCM tenga a cargo de manera que sea posible un estricto control sobre radicaciones, términos, tiempos y respuestas.

El aplicativo cuenta con una administración eficiente y oportuna de cada uno de los procesos anteriores evitando desgastes logísticos, administrativos y económicos a la Entidad.

Genera rótulos y/o otro tipo de ayudas que permitan describir e identificar posteriormente el documento durante la ruta que este siga.

Permite la digitalización del documento de manera que se pueda consultar posteriormente a través de sus datos básicos y conformar una base de datos única de documentos digitalizados. Deberá existir un encadenamiento (link) entre la imagen y la información referencial correspondiente al documento.

Permite la identificación de las características de un trámite para que pueda enviarse a la dependencia correcta y al funcionario responsable cuando el destinatario no esté claramente definido.


Pagina 19 de 30

a. Trámite en dependencias. El sistema deberá permitir: − Registrar los documentos que se reciban, envíe o trasladen en

cada una de las dependencias con los datos adicionales que allí se originen. Permitir a las personas autorizadas para ello, la actualización o modificación de la información registrada en el sistema cuando esta sea modificable por los funcionarios competentes en las dependencias.

− Registrar los datos correspondientes al trámite que sé de al documento hasta el momento en que se finalice su gestión y sé de respuesta si el caso lo requiere.

− Permitir la consulta e impresión de la imagen del documento cuando sea necesario desde cualquier estación de trabajo ubicada en la red del FCM que esté previamente autorizada para ello.

− Llevar la ruta que ha seguido un trámite durante su ejecución, indicando las dependencias y personas que lo han evaluado.

CUMPLE

REQUERIMIENTO SÍ NO

1. Radicación de comunicaciones. El software ofrecido permite al FCM, ejecutar en forma automática la radicación de las comunicaciones, asignando numeraciones ascendentes consecutivas con constancia de fecha y hora de recibo y/o envío, y la captura de la imagen digitalizada del documento, al igual que el anexo de archivos en formato electrónico; para los siguientes tipos:

� Comunicaciones oficiales recibidas (Entradas)

� Comunicaciones oficiales enviadas (Salidas) � Comunicaciones que cursen entre diferentes dependencias

(Internas)

a. Registro de las comunicaciones. El software permite el registro de las comunicaciones oficiales de los siguientes tipos:

� Comunicaciones recibidas: El módulo deberá permitir el ingreso de las comunicaciones recibidas con los siguientes datos como mínimo:

− Número de Radicación. Numeración consecutiva ascendente. Iniciando en 0001. Cada año se inicia el consecutivo. Ej: 1-0001

− Fecha de Radicación. Fija la fecha en la cual se realiza la radicación con el formato: año/mes/día; hora/minutos/segundos.


Pagina 20 de 30

− Fecha del Documento. Coloca la fecha en la cual se elaboró el documento que sé esta radicando.

− Número de radicación de Origen. Permite agregar el número de radicación del documento que se recibe.

− Número de Radicación Referenciado. Incluye el número de radicación del FCM al cual hace referencia la comunicación que se recibe, para que el sistema descargue el documento y no quede pendiente de respuesta.

− Tramite.

− Tiempo Total del Tramite Es el tiempo en días hábiles que se asigna al trámite seleccionado.

− Fecha de Vencimiento del tramite Indica la fecha en la cual vence el tiempo para dar respuesta al trámite.

− Remitente Nombre de la persona natural o jurídica que envía el documento.

− Envía Nombre de la persona que firma el documento.

− Destino Dependencia a la cual se envía el documento

− Recibe Nombre del funcionario responsable de la dependencia que recibe el documento.

− No. Folios Número de hojas que componen la comunicación.

− Anexos Número de anexos que acompañen la comunicación.

− Con Copia a Nombre de la (s) dependencia (s) o funcionario (s) a la cual se le remite una copia de dicha comunicación.

− Asunto Breve descripción del tema que trata el documento y observaciones al mismo.

− Imagenes/Objetos Lugar para adicionar la imagen digitalizada de la comunicación y los archivos a manera de anexos.

� Comunicaciones enviadas: Las comunicaciones despachadas al exterior de la entidad, deberán


Pagina 21 de 30

ser registradas ingresando como mínimo los siguientes datos: − Numero de Radicación.

Numeración consecutiva ascendente iniciando en 0001. Cada año se inicia el consecutivo. Ej: 2-0001


− Número de Radicación Referenciado. Incluye el número de radicación del FCM al cual hace referencia la comunicación que se da respuesta, para que el sistema descargue el documento y no quede pendiente de respuesta.

− Tramite − Fecha de Vencimiento del tramite

Indica la fecha en la cual vence el tiempo para dar respuesta al trámite.

− Envía Nombre del funcionario responsable que firma el documento.

− Oficina Remitente Dependencia que envía el documento.

− Recibe Nombre de la persona a la cual se dirige el documento.

− Entidad Nombre de la persona natural o jurídica que recibe el documento.

− Servicio de correo Tipo de servicio a utilizar: Ej: Adpostal y mensajería especializada y de acuerdo a este mostrar en pantalla los siguientes campos:

� Dirección � Ciudad � Departamento � País � Municipio


− Anexos Número de anexos que acompañen la comunicación

− Con Copia a Nombre de la (s) dependencia (s) o funcionario (s) a la cual se le remite una copia de dicha comunicación.

− Asunto Breve descripción del tema que trata el documento y observaciones al mismo.

− Imagenes/Objetos


Pagina 22 de 30

Lugar para adicionar la imagen digitalizada de la comunicación y los archivos a manera de anexos.

� Comunicaciones internas El sistema deberá proveer un módulo para el registro de las comunicaciones internas entre dependencias del FCM por razones del servicio y en desarrollo de las funciones asignadas. Como mínimo debe permitir registrar los siguientes datos:

− Número de Radicación Numeración consecutiva ascendente iniciando con el 0001 Cada año se inicia el consecutivo. Ej; 3-0001


− Fecha del Documento. Coloca la fecha en la cual se elaboró el documento que sé esta radicando.

− Número de Radicación Referenciado. Incluye el número de radicación del FCM al cual hace referencia la comunicación que se recibe, para que el sistema descargue el documento y no quede pendiente de respuesta.

− Tramite − Tiempo Total del Tramite

Es el tiempo en días hábiles que se asigna al trámite seleccionado.

− Fecha de Vencimiento del tramite Indica la fecha en la cual vence el tiempo para dar respuesta al trámite.

− Remitente Nombre de la persona natural o jurídica que envía el documento.

− Envía Nombre de la persona que firma el documento.

− Destino Dependencia a la cual se envía el documento

− Recibe Nombre del funcionario responsable de la dependencia que recibe el documento.


− Anexos Número de anexos que acompañen la comunicación.

− Con Copia a Nombre de la (s) dependencia (s) o funcionario (s) a la cual se le


Pagina 23 de 30

remite una copia de dicha comunicación. − Asunto

Breve descripción del tema que trata el documento y observaciones al mismo.

− Imagenes/Objetos Lugar para adicionar la imagen digitalizada de la comunicación y los archivos a manera de anexos.

b. Consultas y Reportes: Informar sobre los requerimientos formulados a y por el FCM. − Permitir a las personas autorizadas, realizar consultas y generar

listados por múltiples conceptos tales como:

� Por fecha del documento. � Por número de radicación de origen. � Por trámite. � Por fecha de vencimiento del trámite. � Por oficina. � Por remitente. � Por nombre de la persona que firma el documento. � Por entidad de destino. � Por nombre de la persona que recibe en la entidad de destino.

− POR OFICINA: � Total de comunicaciones oficiales recibidas (Entradas) � Total de comunicaciones oficiales recibidas contestadas o

respondidas (Entradas)

� Total de comunicaciones oficiales recibidas sin contestar o sin responder (Entradas)

� Total de comunicaciones oficiales recibidas que no requieren respuesta (Entradas)

� Total de comunicaciones oficiales enviadas (Salidas) � Total de comunicaciones oficiales enviadas sin contestar o sin

responder (Salidas)

� Total de comunicaciones que se cursan entre diferentes dependencias (Internas)

� Total de comunicaciones oficiales internas contestadas o respondidas.

� Total de comunicaciones oficiales internas sin contestar o sin responder

− POR ENTIDAD EXTERNA � Total de comunicaciones oficiales recibidas (Entradas) � Total de comunicaciones oficiales recibidas contestadas o




Pagina 24 de 30



responder (Salidas)

� Total de comunicaciones oficiales enviadas que no requieren respuesta (Salidas)

� Total de comunicaciones que se cursan entre diferentes dependencias Internas de la entidad XXX.



− POR TRÁMITE � Total de comunicaciones oficiales recibidas (Entradas) � Total de comunicaciones oficiales recibidas contestadas o





responder (Salidas)

� Total de comunicaciones internas que se cursan entre diferentes dependencias



− Documentos recibidos, enviados o trasladados − Documentos recibidos por entidad, tema remitente, fecha. − Documentos recibidos a los que no se ha dado respuesta. − El sistema debe estar en capacidad de identificar y desplegar

documentos en respuesta a consultas como las siguientes:

� Documento radicado bajo el número N. � Que documentos se recibieron de la Compañía B el día C � Que documentos se enviaron a la compañía B el día C � Que documentos se recibieron y enviaron entre el día D1 y el

D2


Pagina 25 de 30

Los catálogos y demás información que deberá anexar el proveedor a su oferta serán tomados únicamente a nivel informativo.

Instalación y Configuración.

Todos los equipos y el software que hacen parte de la solución deberán ser entregados instalados, configurados y funcionando.

Se entregará tanto en papel como en medio magnético la documentación de los equipos, la documentación del software (manual técnico y de usuario) y la configuración realizada para FCM.

Garantía de calidad y soporte

Todos los equipos y el software que forman parte de la solución ofrecida a FCM deberán estar cubiertos por un año para el hardware y el software de garantía de calidad, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción e instalación de los mismos, de acuerdo a las características del siguiente cuadro:

1. Cubrimiento La garantía debe incluir, mano de obra, reemplazo de partes y actualización de versiones de Software de ser necesarias. 2. Mantenimiento preventivo

La garantía debe incluir mínimo dos (2) visitas anuales de mantenimiento preventivo, durante la Duración de la misma

3. Asistencia Asistencia telefónica con disponibilidad mínima de telefónica cinco (5) días a la semana (días hábiles), ocho (8) horas en el

horario de 9:00 a.m. a 5.00 p.m. 4. Atención en el sitio Disponibilidad de atención en el sitio “on-site” mínimo, “on-site” cinco (5) días a la semana (días hábiles), ocho (8) horas, en las instalaciones de FCM, en el horario de 9:00 a.m. a

5:00 p.m, de ser necesaria. 5. Soporte La calidad de los servicios de soporte requeridos por FCM será de

acuerdo al siguiente cuadro. Casos Tipo de Soporte

Criticidad de problema

Prioridad Crítico Prioritario Estándar

Tiempo máximo para que el consultor asignado devuelva la llamada.

15 minutos 30 minutos 1 hora


Pagina 26 de 30

Tiempo máximo de llegada del consultor, si fuere necesaria.

2 horas 4 horas 8 horas

Tiempo máximo de solución.

Depende de la complejidad del problema. Pero deberá proveer una solución de contingencia, dentro las siguientes 2 horas



Se entiende por garantía de calidad la que consiste en mantener los componentes de hardware y software en perfecto estado de funcionamiento para lo cual el proveedor, de ser necesario debe efectuar mantenimiento preventivo y correctivo, reemplazando todas las partes que durante el tiempo de garantía presenten fallas recurrentes; el proponente debe garantizar que cualquier falla que se presente y después de ser reportada, se solucionará en máximo 24 horas.

Para el software una vez terminado su proceso de implantación se requiere un mes de soporte en sitio para atención inmediata de los problemas que se puedan presentar, el tiempo de garantía y soporte adicional se podrá atender por línea telefónica.

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA La solución propuesta deberá utilizar herramientas existentes dentro de FCM. A continuación se enuncian las herramientas que FCM tiene a disposición para cada proceso y la red con que se cuenta para esto:

6.1. Red corporativa de datos

FCM cuenta con una red LAN bajo el dominio LDAP - Windows con las siguientes características básicas:

• La red tiene una cobertura geográfica de 2 pisos en el edificio ubicado en la carrera 7 74-56 Pisos 11 y 18 que es la única sede en Bogota de la que dispone FCM, cuenta con aproximadamente 100 puntos de red disponibles, a los que se conectan aproximadamente 80 equipos.

• Un servidor principal de dominio de la red bajo LINUX –LDAP ; un servidor de

aplicaciones y base de datos donde se tendría instalado el software y la base de datos de gestión documental, un servidor de correo Posfix, un servidor de intranet, un servidor de mesa de ayuda etikets.


Pagina 27 de 30

• Las estaciones de trabajo en un 60% posee tarjetas de red 10/100 y el restante 40% tarjetas de red 10/100/1000

• El cableado estructurado del piso 18 esta en categoría 6 y el cableado del piso

11 esta en categoría 5e.

• Las estaciones de trabajo en su 85% se encuentran con Sistema Operacional Windows XP SP3, 15 % restante en Windows 2000 prof. SP4.

Herramientas de productividad:

• Microsoft Office XP, 2003 para automatización de oficinas • Microsoft Internet Explorer y Firefox : Como browser

• Microsoft Windows XP SP3, Windows 2000 Pro. como sistema operacional para

los usuarios. • En cuanto a plataforma de servidores la base de red esta en Linux redhat 4.0,

HPUIX11 V2., Centos 5.0, Windows 2000 server SP4.

Para el caso especifico del servidor de Gestion Documental este posee sistema operativo Red hat 4.0 Update 5.

Plan de trabajo a desarrollar El proceso de organización archivística de los Fondos Acumulados y los archivos de Gestión, debe contener como mínimo las actividades que se relacionan a continuación, con el fin de organizar y salvaguardar la información generada por la FCM

a. Primera Fase: Diagnóstico

� Elaboración del diagnóstico

*el anterior listado es meramente enunciativo, no taxativo

b. Segunda Fase: Elaboración del plan de trabajo

� Plan de Trabajo. � Marco conceptual y metodológico para el desarrollo del proceso de � organización de Fondos Acumulados y Archivos de Gestión. � Clasificación


Pagina 28 de 30

� Cuadros de Clasificación � Ordenación � Depuración � Descripción. � Valoración. � Selección. � Tabla de retención Documental. � Tabla de Valoración Documental. � Aplicación Tabla de Valoración Documental. � Acompañamiento de herramientas informáticas.


c. Tercera Fase: Operación.

� Reconstrucción de la Historia Institucional (investigación) � Proceso operativo de preparación física y conservación de la � documentación.

o Organización o Depuración

� Estudio de la normatividad sobre la producción documental � Estudio del nivel de descripción documental y elaboración del

instrumento de consulta. � Entrega de procesos, procedimientos roles y responsabilidades

dentro de la operación y gestion documental para la correcta administración y operación del sistema


d. Cuarta fase. Elaboración de tablas de Retención y Valoración Documental

e. Quinta Fase: Ajuste, Presentación e Implementación de las TRD –

Tablas de Retención Documental. � Intervención de los archivos de gestión. � Elaboración e Implementación del plan de transferencias

documentales del archivo de gestión al central. � Ajuste de las Tablas de Retención Documental.


f. Sexta fase. Elaboración, Presentación e Implementación del programa de capacitación a funcionarios, en la organización de los archivos de gestión.



Pagina 29 de 30

g. Séptima fase: Implementación Herramienta informática de gestión documental

� Verificación y afinamiento del hardware y sistema operativo � Instalación, configuración y afinamiento de la base de datos del

aplicativo � Instalación, configuración y afinamiento del servidor de aplicaciones � Instalación, configuración y afinamiento de la herramienta informatica

para la gestion documental � Preparación del workflow al interior de la entidad. � Implementación, configuración y afinamiento del workflow establecido

en la herramienta informatica � Entrega de capacitación al personal operativo, técnico y gerencial

frente al uso y manejo tanto del proceso como de la herramienta informatica implementada.


Personal requerido. El proponente posee la libertad de selección del personal para la ejecución del contrato, determinará las cantidades que le aseguren la entrega dentro de los tiempos, pero deberá cumplir como mínimo con los perfiles solicitados. El personal deberá reunir los siguientes requisitos mínimos:

CARGO No PERFIL

Director de proyecto

1

Profesional en ingeniería de sistemas con experiencia certificada, como mínimo de 3 años en desarrollo de proyectos de desarrollo y/o Implementación de Sistemas de información, encargado del buen desarrollo y la calidad del proyecto.

Ingeniero desarrollo senior

1 Profesional de la ingeniera de sistemas, con experiencia en Implementación y desarrollo de sistemas de información de gestión documental.

Coordinador (es) Técnico (s)

1

Profesional en Bibliotecología y Archivística y/o Ciencias de la Información y documentación. Como mínimo de 1 año en desarrollo de proyectos de organización de Fondos Documentales Acumulados, levantamiento y Aplicación de TRD – Tablas de Retención Documental.

Auxiliares De archivo (AG)

3 Técnico o bachiller con conocimientos y experiencia mínima certificada de un año (1) en manejo de archivos de


Pagina 30 de 30

Gestión.

Digitadores 10 Relacione el personal que considere necesario, como

apoyo a la organización de los archivos de gestión y fondos acumulados.

*el anterior listado es meramente enunciativo, no taxativo El proponente deberá presentar con su propuesta las hojas de vida del DIRECTOR Y LOS COORDINADORES TÉCNICOS que ejecutaran el contrato, lo mismo que la carta de intención para ejecutarlo firmada por cada una de las personas que lo acompañaran. La acreditación de los profesionales según sea el caso aportarán las correspondientes certificaciones de las calidades de formación académica y experiencia en general del personal propuesto, quien no anexe estos documentos será rechazado. 7. ANÁLISIS DE RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN El contrato que se suscriba como consecuencia de este proceso, se regirá por las normas contenidas en la Constitución Política de Colombia, la Ley 80 de 1993 y demás disposiciones que lo modifiquen o complementen, el Decreto 679 de 1.994, y en lo que no esté particularmente regulado en ellas, por las normas legales, comerciales, civiles y demás disposiciones colombianas vigentes que les sean aplicables, y en lo establecido en los correspondientes Términos de Referencia. Los riesgos que pueden presentarse en el desarrollo del contrato son: a) Pago anticipado. Equivalente al cien por ciento (100%) del valor del contrato, por un término igual al plazo del mismo y tres (3) meses más. b). Cumplimiento del contrato: Equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, por un término igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. c) Calidad del servicio: Equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, por un término igual al plazo del mismo y un (1) año más. d). Salarios y prestaciones sociales: Equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, por un término igual al plazo del mismo y tres (3) años más. El oferente seleccionado debe mantener vigente la garantía única y ajustarla siempre que se produzca alguna modificación en el plazo y/o valor del contrato, o en el evento en que se produzca la suspensión temporal del mismo. El oferente deberá garantizar mediante póliza la seriedad de su ofrecimiento.

Date post:	08-Oct-2018
Category:	Documents
Upload:	vandien
View:	225 times
Download:	0 times

informe de conveniencia y oportunidad v2 - fcm.org.co · • Instalación, configuración...

Documents