Institut Scientifique de Santé Publique

Service Qualité des laboratoires médicaux

EEQ HbA1c (mode d’emploi pour les participants)

Date d’application: 19/03/2012

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TABLE DE MATIERES

1. INTRODUCTION ...................................................................................................... 3

2. ECHANTILLONNAGE ................................................................................................ 3

3. ORGANISATION D’UNE ENQUETE .............................................................................. 3

4. MANIPULATION DE L’ECHANTILLON ........................................................................... 4

5. LOGIN TOOLKIT ISP ............................................................................................ 5

6. ENREGISTREMENT DES DONNEES ADMINISTRATIVES/ PARAMETRAGE .......................... 6

7. INTRODUCTION DES RESULTATS .............................................................................. 8

8. RAPPORTS ............................................................................................................ 9

9. MENU “PREFERENCES” ........................................................................................ 11

10. COMMUNICATION/ E-MAIL ................................................................................... 12

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1. Introduction

Cette brochure contient les instructions relatives à la participation et aux rapports concernant le programme HbA1c. Pour ce programme d’EEQ, la participation est internationale. Par conséquent, l’encodage et le traitement des résultats s’effectuent différemment des programmes EEQ gérés par l’ISP.

2. Echantillonnage

Les échantillons destinés au dosage de HbA1c (12 flacons d’hémolysat) sont expédiés lors d’un seul envoi. Le matériel doit être conservé au congélateur (≤ -18°C) jusqu’à la date de l’analyse.

3. Organisation d’une enquête

Pour HbA1c, un échantillon est analysé tous les 14 jours. Dans le calendrier HbA1c consultable sur notre site web vous trouverez plusieurs dates par enquête:

- La “Date de fermeture” (date limite d’encodage par les labos) - La “Date de clôture finale” (date limite d’encodage par l’ISP) - “Date du rapport global” (la date à laquelle le rapport global est disponible

sur le site web). Site web via: https://www.wiv-isp.be/ClinBiol/bckb33/index_fr.htm (cliquer à gauche de l’écran sous “ACTIVITES” sur “CALENDRIERS” et ensuite sur “Calendrier HbA1c”)

Les dates de clôture ainsi que celles de la disponibilité des rapports sont également reprises dans le TOOLKIT (voir plus loin sous punt “7. INTRODUCTION DES

RESULTATS”). Votre participation à ce programme n’est effective que lorsque votre inscription a été enregistrée. Lors de l’enregistrement, un code d’accès (= numéro du labo) et un mot de passe vous sont attribués. Pour cette application, on vous attribue un mot de passe secret qui n’est pas modifiable par vous-même.

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4. Manipulation de l’échantillon

a. Laissez reposer l’échantillon pour atteindre la température ambiante b. Enlevez la capsule et le bouchon. c. Ajoutez 0.2 mL d’eau distillée

- pour les méthodes Vitros : 0,5 mL d’eau distillée - pour les méthodes Abbott: 0,2 mL de la “physiologique saline” - pour les méthodes Roche: 0,25 mL d’eau distillée.

d. Replacez le bouchon. e. Laissez reposer pendant 15 minutes. f. Il est important que la solution soit homogène avant l’utilisation mais

n’agitez pas le flacon! Evitez le plus possible que le matériel ou la solution soient en contact avec le bouchon. Vous pouvez utiliser les instructions suivantes:

- placez le fond du flacon entre le pouce, le majeur et l’index de votre main gauche.

- placez le bouchon entre le pouce, le majeur et l’index de votre main droite

- tenez le flacon sous un angle de 45 degrés. - tournez pendant 30 secondes avec le pouce, le majeur et l’index

de votre main droite. g. Laissez reposer pendant 15 minutes. h. Répétez la phase « f ». i. Analysez l’échantillon comme du sang total de patient. j. Si vous ne pouvez pas analyser l’échantillon immédiatement après

reconstitution, conservez le au maximum 4 jours dans le frigo.

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5. Login TOOLKIT

Accédez à notre site web à la rubrique “UTILISER LE TOOLKIT” (se trouve à gauche de l’écran sous “ACTIVITES”). Poursuivez en confirmant sur “Certificat de sécurité”. L’écran ci-dessous s’affiche. Dans le champs “Go to Glycohemoglobin (HbA1c)/ TRACE ELEMENTS” choisir “Français”

L’écran ci-dessous apparaît. La langue de l’écran/programme peut être choisie en bas de l’écran à droite.

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Sélectionnez le programme “HbA1c glycohemoglobin” en cliquant sur “identification”.

6. Enregistrement des données administratives/ parametrage

Après avoir choisi le programme HbA1c, l’écran ci-dessous apparaît et vous pouvez introduire les données de votre laboratoire.

N’oubliez pas de donner l’adresse E-mail du responsable de l’enquête et de sauver vos données!

Pas obligatoire Pas obligatoire

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Allez ensuite au menu “méthodes”:

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs (nouveaux) appareils en cliquant sur le bouton “ajouter” situé en bas de l’écran. Après avoir encodé le nombre d’appareils souhaités, l’écran ci-dessous apparaît et vous donne la possibilité de sélectionner les appareils souhaités à partir de la liste déroulante. Choisissez et cliquez sur “enregistrer”.

N’OUBLIEZ PAS D’ENREGISTRER LES MODIFICATIONS!

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Si l’appareil désiré n’existe pas dans la liste déroulante, prière de nous contacter, (voir point “10. COMMUNICATION/ E-MAIL”) afin que nous puissions prendre les dispositions pour ajouter les appareils manquants. Lorsque vous changez de méthode, activez la nouvelle méthode en cliquant sur « actif » « oui » et désactivez l’ancienne méthode en cliquant sur « actif » « non »; l’ancienne méthode ne peut pas être supprimée au risque de perdre les résultats ainsi que les rapports précédents. Vous pouvez ajouter une nouvelle méthode en utilisant le bouton “ajouter”. Cette nouvelle méthode peut maintenant être ajoutée via le menu déroulant. Activez cette nouvelle méthode en cliquant sur le bouton « actif » « oui »; et pour l’ancienne méthode, activez le bouton « actif » « non ». De cette manière, seules vos méthodes actualisées apparaîtront à l’écran lors de l’encodage des résultats. Vous pouvez aussi attribuer une ID à un instrument (p.ex. une localisation), mais cela n’est pas obligatoire.

7. Introduction des résultats

Cliquez sur “résultats” dans la barre d’outils. L’écran ci-dessous apparaît.

(UTC : Universal Time Coordinate) Vérifiez si l’échantillon actif sélectionné correspond bien au numéro d’échantillon pour lequel le résultat doit être introduit. Encodez vos résultats en utilisant un point pour les décimales. Nous vous conseillons d’enregistrer votre résultat avant l’impression. Vous aurez alors la preuve de votre enregistrement. Les résultats peuvent être encodés jusqu’à la date limite (date/ heure) signalée sur l’écran.

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8. Rapports

Choisissez “rapports” dans le menu. L’écran ci-dessous apparaît.

Différents rapports peuvent être affichés: Rapport standard Cliquez sur "standard". Un écran apparaît sur lequel votre instrument et l’échantillon le plus récent se trouvent cochés. Cliquez sur "ouvrez le rapport". Le rapport standard apparaît à l’écran. Un tableau apparaît dans lequel votre valeur est comparée aux valeurs cibles IFCC et DCCT, ainsi qu’à la valeur moyenne mesurée pour tous les laboratoires et à celle mesurée pour votre instrument. Après une période plus ou moins longue, un histogramme reprenant en gris tous les laboratoires et en rouge les laboratoires utilisant le même instrument apparaît. Les valeurs cibles (IFCC et DCCT) ainsi que votre valeur, la moyenne de tous les laboratoires et la moyenne mesurée pour votre instrument sont indiquées au moyen des petites flèches. Remarques: - Lorsque vous voulez consulter un instrument autre que le vôtre, faites alors

défiler dans "votre appareil" vers l’instrument que vous voulez voir et cliquez dessus. Attendez un court instant jusqu’à ce que l’affichage à l’écran réapparaisse et cliquez sur "activez le rapport".

- Lorsque vous voulez voir les données d’un autre échantillon, faites alors défiler "n° d’échantillon" jusqu’au numéro de l’échantillon souhaité. Cliquez, attendez jusqu’à ce que l’affichage à l’écran réapparaisse et cliquez sur "activez le rapport".

Rapport standard

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Rapport détaillé: Histogramme/échantillon Dans le rapport standard, votre résultat est comparé avec la moyenne de tous les laboratoires. Si vous voulez plutôt voir les participants belges (ISP) comme groupe de référence, il suffit de choisir sous "rapport type" "histogramme/échantillon" et comme groupe de référence "WIV" et de cliquer sur "activez le rapport" (voir figure ci-dessous). Rapport détaillé: « tendance l’année passée » Lorsqu’un résultat s’écarte trop, la question se pose toujours de savoir s’il s’agit d’un incident ou plutôt d’un problème structurel. L’évolution du rapport donne une réponse à cette question. Dans le menu "rapports", cliquez sur "rapport détaillé". Choisir ensuite “tendance l’année passée" et cliquer sur "activez le rapport". Un tableau reprenant dans l’ordre chronologique les 24 derniers résultats apparaît. Dans la colonne « écart de la valeur cible », vous voyez d’un seul coup d’oeil s’il y a une tendance dans la déviation. Si vous souhaitez un autre groupe de référence, vous pouvez alors le créer en choisissant un groupe de référence et/ou un instrument spécifique. Si vous choisissez un autre numéro d’échantillon, vous avez alors un aperçu des résultats dans l’année qui précède à ce numéro d’échantillon (voir figure ci-dessous). Rapport détaillé: « Level related last year » (= en rapport au niveau de l’année dernière)

Outre le temps (tendance), un écart peut aussi être lié à la concentration (= niveau). Choisissez pour ce type de rapport "level related last year” (= rapport au niveau de l’année dernière). Vous obtenez alors un tableau reprenant les 24 derniers résultats classés par ordre croissant pour les niveaux HbA1c. Vous avez toutefois la possibilité de choisir un autre groupe de référence (voir figure ci-dessous). Rapport détaillé

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Rapport annuel Le rapport annuel récapitule les résultats du cycle d’une année. Pour ce faire, visualisez en cliquant sur "rapport annuel". Vous pouvez choisir l’année désirée suivie par "activez le rapport". Comme dans le rapport détaillé, vous avez la possibilité de choisir aussi d’autres instruments que les vôtres. Cela peut durer quelques minutes avant que ce rapport n’apparaisse sur votre écran. En cliquant sur “Explication rapport annuel”, le texte des commentaires ayant trait au rapport annuel apparaît. Rapport annuel

9. Menu “Preferences”

Cliquez sur la case “préférences” dans la barre d’outils. L’écran ci-dessous apparaît.

Dans ce menu, vous pouvez déterminer vos préférences.

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10. Communication/ E-mail

Cliquez sur la case “e-mail” dans la barre d’outils. L’écran ci-dessous apparaît.

Vous pouvez envoyer directement un courriel à l’administrateur de groupe de l’ISP via ce menu. Indiquer toujours votre numéro de laboratoire dans toute correspondance ou courriel (p.ex. pour des modifications, pour l’encodage des résultats après la date de fermeture ou autres…). Autres possibilités de contact:

Secrétariat: Danielle Carlier Tél: 02/642.55.21 E-mail: dcarlier@wiv-isp.be Enquêtecoördinator: Yolande Lenga Tel: 02/642.53.96 E-mail : ylenga@wiv-isp.be

Cette enquête est organisée en collaboration avec d’autres organisateurs d’EEQ. Vous trouverez plus d’informations concernant l’information de l’EEQ belge dans la brochure d’information qui se trouve sur notre site web sous « Brochures »: https://www.wiv-isp.be/ClinBiol/bckb33/activities/external_quality/brochures/_fr/brochures.htm

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ou sous le lien URL suivant: https://www.wiv-isp.be/ClinBiol/bckb33/activities/external_quality/_down/_fr/Brochure_information_EEQ.pdf