Date post: | 27-Nov-2014 |
Category: |
Documents |
Upload: | danh-van-pham |
View: | 316 times |
Download: | 2 times |
CHAPTER 1 : OVERVIEW OF FINANCIAL ACCOUNTING
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Quốc tế
1/4/2001, Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Quốc tế ( International
Accounting Standards Board – IASB ) được thành lập.
IASB includes a variety of backgrounds with a mix of auditors,
preparers of financial statements, users of financial statements and an academic.
The IASB’s predecessor body, the IASC, had found in 1973 and issued
41 International Accounting Standards ( IASs ) ==> Tiền thân của IASB là Ủy
ban Chuẩn mực Kế toán quốc tế ( IASC ) thành lập năm 1973 thông qua 1 thỏa
thuận bởi các tổ chức nghề nghiệp. 41 IASs có rất nhiều version khác nhau.
Later, the IASB adopted all of these standards and issues its own
International Financial Reporting Standards ( IFRSs ).
2. Sự khác biệt giữa IAS và IFRS
IAS ( Chuẩn mực Kế toán
quốc tế ) đề cập đến kĩ thuật
hạch toán, quy trình xử lý
công việc
IFRS ( Chuẩn mực BCTC quốc tế ) tập trung vào
người sử dụng thông tin, bởi cảnh giới của Kế
toán là “thông tin có ích cho người sử dụng”. Họ
không quan tâm đến kỹ thuật hạch toán, miễn là
nó làm theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực là được.
1
3. Sơ lược về Chuẩn mực Kế toán ở Anh - Mỹ - Việt Nam
Anh, EU áp dụng IAS/ IFRS.
Mỹ sử dụng US GAAP ( General Accepted Accounting Principles – Các
nguyên tắc Kế toán được áp dụng rộng rãi ). As many US and foreign
companies operate and raise capital in more than one country, US GAAP is
moving toward Global Accounting Standards.
Việt Nam bên cạnh việc ban hành VAS, MOF còn ban hành các nghị định,
thông tư hướng dẫn ( circular, decree ) được xem như là Vietnamse GAAP.
Các công ty Kế toán, Kiểm toán đa số áp dụng các nghị định, thông tư
hướng dẫn, chứ không cần đến chuẩn mực. Chỉ có những công ty lớn, to
mồm, cố cãi với Bộ Tài chính để áp dụng Chuẩn mực hay Nghị định/
Thông tư để có lợi cho khách hàng của nó.
4. Framework ( Khuôn mẫu lý thuyết )
2
Khuôn mẫu lý thuyết đưa ra các hướng dẫn liên quan đến BCTC nhằm đáp
ứng nhu cầu thông tin chung của mọi đối tượng sử dụng ( không thể có các
thông tin phục vụ cho nhu cầu riêng của từng đối tượng ). BCTC theo mục
đích cụ thể như bảng cáo bạch, báo cáo theo mục đích thuế nằm ngoài phạm
vi hướng dẫn của Framework.
Framework là nền tảng của các Chuẩn mực Kế toán. Framework xây dựng
những giả định ( Assumption ), từ những giả định này thì IAS/ IFRS mới
đúng. Trong những tình huống mà Chuẩn mực Kế toán không đề cập, ta phải
quay về xem xét Framework.
5. Mục tiêu của BCTC
BCTC được lập với các mục tiêu chủ yếu là cung cấp thông tin về:
3
6. So sánh BCTC của nước ngoài & Việt Nam
Bảng Cân đối kế toán Việt Nam Bảng Cân đối kế toán nước ngoài
- Trình bày theo tính thanh khoản
giảm dần ( Liquidity descending )
- Optional
4
Tình hình tài chính
Nguồn lực mà đơn vị kiểm
soát
Cơ cấu tài chính
Khả năng thanh khoản
Khả năng thích ứng
==> Statement of Financial Position
Kết quả hoạt động của đơn vị
Khả năng sinh lợi của doanh
nghiệp ==> Statement of Comprehensive
Income
Sự thay đổi tình hình tài chính
Các hoạt động kinh
doanh, đầu tư, tài chính.
Khả năng tạo ra tiền và các
khoản tương đương tiền ==> Cash Flow
Statement
- Distinguish Current Assets &
Non – Current Assets.
- Có thể phân biệt rõ ràng giữa tài sản
ngắn hạn và tài sản dài hạn hoặc trình
bày trộn lại theo 1 trật tự nhất định
( tính thanh khoản tăng hoặc giảm ).
Nếu không phân biệt được ngắn hạn &
dài hạn thì phải thuyết minh trên
BCTC.
- Tài khoản mang số hiệu cố định.- Số hiệu tài khoản tùy thuộc vào nhu
cầu quản lý của DN.
- Báo cáo mang tính mẫu biểu
thống nhất.
- Báo cáo không mang tính mẫu biểu
thống nhất.
Chú ý:
Các tài sản tài chính sometimes không phân biệt được ngắn hạn & dài hạn.
Ví dụ: Khi ngân hàng cho vay 3 năm thì đây là Long – term asset. Nhưng 3 tháng
sau khách hàng trả nợ hoặc ngân hàng bán nợ cho factoring comoanies thì đây là
Short – term asset.
Goodwill ( Lợi thế thương mại ) của công ty khác khi hợp nhất xuất hiện
Statement of Financial Position của công ty mình.
Báo cáo kết quả kinh doanh
Việt Nam
Profit and Loss Accounts ( phân loại chi phí
theo chức năng )
5
1. Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ
2. Các khoản giảm trừ doanh thu
3. Doanh thu thuần về bán hàng
và cung cấp dịch vụ
4. Giá vốn hàng bán
5. Lợi nhuận gộp
6. Doanh thu hoạt động tài chính
7. Chi phí tài chính
- Trong đó: Chi phí lãi vay
8. Chi phí bán hàng
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp
10. Lợi nhuận thuần từ HĐKD
11. Thu nhập khác
12. Chi phí khác
13. Lợi nhuận khác
14. Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành
16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại
17. Lợi nhuận sau thuế TNDN
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu
Comprehensive Income ( C. I )
Sales Revenue
Cost of Goods Sold
Gross Profit ( Margin )
Total Operating Expenses
General & Administrative Expenses
Selling Expenses
.........
Operating Income = Gross Profit –
Total Operating Expenses
Income from financial activities
Expense for financial activities
Extraordinary income
Extraordinary expense
Earning before tax
Income tax expense
Income From Continuing Operations
Loss ( Gain ) on Discontinued
Operations
Net Income
Other Comprehensive Income ( O.C.I )
Total Comprehensive Income ( T.C.I )
Earnings Per Share
7. Characteristics of accounting information
6
Các đặc điểm chất lượng là các thuộc tính cần thiết để có thông tin hữu ích trình
bày trên BCTC. Framework đưa ra 4 đặc điểm chất lượng chủ yếu, đó là tính đáng
tin cậy, tính thích hợp, tính có thể hiểu được và tính có thể so sánh được.
7.1. Tính đáng tin cậy ( Reliablity )
Thông tin đạt chất lượng đáng tin cậy khi chúng không có các sai sót hay thiên
lệch trọng yếu và được trình bày trung thực.
Để đạt chất lượng đáng tin cậy, thông tin cần :
Represent faithfully the results and
financial position of the entity
( Trình bày trung thực kết quả, tình
hình tài chính của đơn vị )
Susbstance over form ( Tôn trọng
nội dung hơn hình thức )
Pudence ( Thận trọng )
Là việc cân nhắc trong các điều
kiện không chắc chắn.
Nguyên tắc thận trọng không cho
phép đánh giá cao ( overstate ) tài
sản và thu nhập hay đánh giá thấp
( understate ) nợ phải trả và chi phí.
Neutrality ( Khách quan )
Thông tin trên BCTC phải
khách quan, không bị xuyên
tạc.
Thông tin không được trình
bày nhằm đạt được 1 kết quả
đã được xác định trước.
Not have material errors
( Không có sai lệch trọng yếu, tức là
có thể vẫn còn có những sai lệch
không trọng yếu ).
Completeness in all material
respects ( Đầy đủ trên những khía
cạnh trọng yếu )
7
Chú ý: Việc tôn trọng nội dung hơn hình thức ( Susbstance over form ) nghĩa là
các nghiệp vụ hay sự kiện phải được tính toán và trình bày theo nội dung và tính
chất kinh tế chứ không phải đơn thuần theo hình thức pháp lý. Nội dung và hình
thức pháp lý không phải lúc nào cũng nhất quán.
Ví dụ: Nghiệp vụ thuê tài chính ( Financial Leasing )
Để ghi nhận nghiệp vụ thuê tài chính thì phải thỏa mãn 1 trong 3 điều kiện sau:
Hiện giá các khoản tiền thuê lớn hơn hoặc bằng giá trị thị trường hoặc giá trị
hợp lý của tài sản cho thuê.
Khi chấm dứt hợp đồng, bên cho thuê chuyển quyền sở hữu cho bên đi thuê
với giá thấp hơn nhiều ( much lower ) so với giá trị trường lúc đó.
Thời gian thuê ( leasing term ) chiếm trên 2/ 3 thời gian sử dụng hữu ích
( useful line ).
8
Về mặt hình thức ( legal ), tài sản cho thuê tài chính thuộc quyền sở hữu của
ngân hàng ( ngân hàng giữ giấy tờ ).
Về mặt bản chất thì đây là “ Purchase with loan ” nên DN ghi nhận đây là tài
sản của mình trên Bảng Cân đối kế toán và tính khấu hao bình thường.
Tại sao DN không đi vay ngân hàng để mua tài sản?
Lý do là ngân hàng muốn nắm đằng chuôi.
Nếu ngân hàng cho DN vay tiền để mua tài sản giá trị lớn trong thời gian dài, thì
quyền sở hữu tài sản thuộc về DN, ngân hàng không chắc chắn sẽ thu được vốn.
Còn nếu ngân hàng mua tài sản về, nắm giữ quyền sở hữu tài sản rồi cho DN thuê
lại thì quyền sở hữu tài sản thuộc về ngân hàng. Do đó xét về bản chất, đây cũng
chỉ là hoạt động mua sắm tài sản của DN bằng nguồn vốn vay. Khi đó rủi ro và lợi
ích của tài sản thuộc về DN nên đơn vị ghi nhận đây là tài sản của mình
7.2. Tính thích hợp ( Relevance )
Thông tin cần phải thích hợp đối với nhu cầu ra quyết định của người sử
dụng. Thông tin thích hợp khi chúng ảnh hưởng đến các quyết định của
người sử dụng, giúp họ đánh giá các sự kiện quá khứ, hiện tại và tương lai
hoặc xác định hay điều chỉnh các đánh giá quá khứ của họ.
Tích thích hợp của thông tin được đánh giá trên 2 khía cạnh:
Timeliness ( Đúng lúc ) & Materiality ( Trọng yếu )
7.3. Tính có thể hiểu được ( Understanability )
9
Thông tin cung cấp trên BCTC phải có thể hiểu được. Người lập BCTC
giả định rằng người sử dụng có 1 kiến thức nhất định về kinh doanh, các
hoạt động kinh tế và kế toán.
Tuy nhiên, các thông tin phức tạp, quá khó hiểu đối với người sử dụng
nhưng thích hợp đối với nhu cầu ra quyết định kinh tế của họ phải được
trình bày trên BCTC.
7.4. Tính có thể so sánh được ( Comparability )
Người sử dụng BCTC phải có thể so sánh các BCTC của :
Một đơn vị trong một khoảng thời gian nhằm xác định xu hướng về tình
hình tài chính và kết quả hoạt động.
Các đơn vị khác nhau nhằm đánh giá tình hình tài chính, kết quả hoạt động
và sự thay đổi tình hình tài chính của các bên.
Chú ý: Việc áp dụng “ Nguyên tắc nhất quán ” ( Consistency ) giữa kỳ này
( current period ) & kỳ trước ( prior period ) nhằm tạo ra 1 thông tin có thể so sánh
được giữa kỳ này và kỳ trước.
10
IAS/ IFRS quy định DN thay đổi chính sách kế toán ( accounting pilicy ) khi
“There is a significant change in the nature of the operations or a review of
the financial statements presentation indicates a more appropriate
presentation”.
Khi thay đổi chính sách kế toán, DN phải declare ( tuyên bố công khai ) &
đánh giá trong Thuyết minh BCTC sự thay đổi này làm lợi nhuận năm nay bị
ảnh hưởng như thế nào.
Bài tập: Những trường hợp sau đang áp dụng những giả định, nguyên tắc nào ?
1. Revenue is recognized only after certain criteria are satisfied.
2. Cause – and – effect relationship between revenue and expense.
3. The basis for measurement of many assets and liabilities.
4. All economic events can be identified with a particular entity.
5. The benefits of providing accounting information should exceed the cost of
doing so.
6. Assumes the entity will continue indefinitely.
7. A common denominator is the dollar.
8. The life of an enterprise can be divided into artificial time periods.
ĐÁP ÁN
11
1. Realization concept ( Nguyên tắc ghi nhận doanh thu ):
The earnings process is judged to be complete or virtually complete.
There is reasonable certainly as to the collectibility of the asset to be
received.
2. Matching principle : expenses are recorded in the same period in which the
revenues they helped produce are recorded ( Chi phí phải phù hợp với doanh
thu, chi phí do doanh thu quyết định ).
3. Cơ sở để đo lường giá trị tài sản & nợ phải trả: Historical principle. Nguyên
tắc giá gốc được lập trên giả định hoạt động liên tục ( đơn vị mua tài sản về để
sản xuất, kinh doanh, không phải để bán nên họ sử dụng giá gốc, không quan
tâm đến giá trị trường ).
4. Assumption “ Entity Concept ” - “ Đơn vị kinh doanh phải độc lập ( seperate )
với chủ sở hữu của nó ”. Tức là kế toán cung cấp các thông tin về tài sản, nợ
phải trả của entity, chứ không công bố các thông tin về chủ sở hữu DN.
5. Materiality principle ( chỉ cung cấp những thông tin mà lợi ích của việc cung
cấp những thông tin này phải lớn hơn chi phí của việc làm này ).
12
6. Going concern assumption ( Hoạt động liên tục ) ==> giả định thực thể, pháp
nhân sẽ tiếp tục hoạt động trong khoảng thời gian vô hạn định.
7. Money measurement concept : “ accounts will only deal with those items to
which a monetary value can be attributed ” ==> ghi chép, đo lường, theo dõi
giá trị bằng tiền.
8. Accounting period assumption ( Giả định kỳ kế toán ).
Nếu DN hoạt động liên tục, giả định có thể chia ra nhiều kỳ báo cáo để
lập BCTC, xem xét hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Nếu mấy tháng nữa DN sắp đóng cửa, phá sản thì phải trình bày thực
trạng hiện tại của công ty theo giá thị trường.
Chú ý về nguyên tắc phù hợp : Chi phí phải phù hợp với doanh thu, chứ
không phải doanh thu phù hợp với chi phí.
Xét ví dụ sau: năm 2010 DN thực hiện chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi
nhằm gia tăng sức tiêu thụ thành phẩm, nhưng đến năm 2011 thì công ty
mới bán được hàng. Trong trường hợp này thì chi phí quảng cáo, khuyến
mãi vẫn được ghi nhận vào chi phí bán hàng năm 2010. Vì đây là chi phí
thời kỳ ( periodic cost ). DN hi sinh sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí
để nhằm mục đích gì ?
13
8. Các yếu tố của Báo cáo tài chính
8.1. Definition of các yếu tố BCTC
Tài sản là nguồn lực do đơn vị kiểm soát, là kết quả của sự kiện quá khứ và
đơn vị dự tính thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ tài sản.
Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của đơn vị, phát sinh từ các sự kiện quá khứ, và
đơn vị sẽ phải sử dụng các nguồn lực để thanh toán cho các khoản nợ này.
Vốn chủ sở hữu là phần giá trị còn lại trong tài sản của đơn vị sau khi trừ đi tất
cả các khoản nợ phải trả.
Thu nhập là sự gia tăng lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức tăng tài
sản hoặc giảm nợ phải trả làm tăng vốn chủ sở hữu, nhưng không bao gồm các
khoản đóng góp của người tham gia góp vốn.
Chi phí là sự sụt giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức giảm tài
sản hoặc tăng nợ phải trả làm giảm vốn chủ sở hữu, nhưng không bao gồm các
khoản phân phối vốn của người tham gia góp vốn.
8.2. Recognition of các yếu tố BCTC
Ghi nhận là 1 tiến trình đưa vào BCTC 1 khoản mục thỏa mãn định nghĩa
và điều kiện ghi nhận được xác lập.
Một khoản mục đáp ứng định nghĩa của 1 yếu tố BCTC ( tài sản, nợ phải
trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập hay chi phí ) cần được ghi nhận nếu thỏa mãn
đồng thời các điều kiện sau:
Khả năng chắc chắn về các khoản lợi ích kinh tế liên quan đến khoản mục
sẽ thu được hay sử dụng bởi đơn vị.
Khoản mục có giá gốc hay giá trị có thể xác định đáng tin cậy.
14
Chú ý:
Trong nhiều trường hợp, giá gốc hay giá trị của một khoản mục cần phải ước
tính. Việc sử dụng các ước tính hợp lý là phần thiết yếu của tiến trình lập
BCTC và không làm giảm tính đáng tin cậy của BCTC.
Một khoản mục không đáp ứng được điều kiện ghi nhận tại 1 thời điểm cụ
thể này lại có thể đủ tiêu chuẩn ghi nhận tại 1 thời điểm sau đó.
8.3. Measurements of các yếu tố BCTC
Đo lường là việc xác định giá trị tiền tệ mà 1 yếu tố được ghi nhận trên BCTC.
Initial Value ( Ghi nhận ban đầu ) ==> Tài sản được ghi nhận theo số tiền /
các khoản tương đương tiền đã trả, hoặc giá trị hợp lý được xem xét để có tài
sản tại thời điểm ghi nhận ( Historical cost ). Chú ý: chỉ có Irrecoverable Tax
mới được cộng vào giá gốc, còn Recoverable Tax thì không được tính vào
giá phí lịch sử.
Subsequent Value ( Sau ghi nhận ban đầu )
Các cơ sở đo lường được sử dụng bao gồm:
Giá gốc
Giá trị hiện tại
Giá trị có thể thực hiện
Hiện giá
8.4. Presentation / Classification / Disclosure
15
Business
transactions ghi nhận
Source
Documentssend Accountant
Books of
prime entry
( Journal )
9. The Accounting Process ( Quy trình kế toán )
Invoice, Receipt
Potation/ Listed price ( giấy báo giá )
Order
Sales Order : khách hàng lập
Purchase Order : công ty lập để đi mua hàng
Goods delivery note ( Phiếu xuất kho )
Goods dispatch note ( Phiếu nhập kho )
Payment Order ( phiếu chi, lệnh chi ) , Standing Order
Credit Note/ Debit Note
Khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp, nếu phát hiện hàng bị hư hỏng,
lỗi, kém phẩm chất thì DN gửi Debit Note cho nhà cung cấp để yêu cầu trả lại
hàng và khấu trừ nợ phải trả. Nếu nhà cung cấp đồng ý, họ sẽ gửi Credit Note
cho DN, đây là căn cứ để DN ghi giảm Payable ( Nợ 331 / Có 152 ).
Khi người mua hàng overpayment số tiền thanh toán, người mua sẽ gửi Debit
Note yêu cầu thu lại tiền hoặc khấu trừ tiền hàng lần sau. Nếu chấp nhận, người
bán sẽ gửi Credit Note.
16
Books of prime entry ( Journal )- General Journal- Specific Journal
Total & Record
General Ledger ( Nominal Ledger - T account )
Balancing
Trial Balance ( Bảng Cân đối số phát sinh )
Adjustments ( thực hiện adjusting entries trên Journal )
Post adjusting trial balance
Closing Entry trên Journal
Post closing entries trial balance
Financial statement
Remittance advice
1 công ty mua hàng đã nợ 3 – 4 chuyến hàng, khi công ty trả tiền hàng thì sẽ
fill in “ Remittance advice ” để thông báo số tiền đó trả cho hóa đơn nào,
ngày nào để người bán kiểm soát hóa đơn nào đã được thanh toán vì mỗi hóa
đơn có 1 credit period khác nhau.
Những nghiệp vụ nào thường
xuyên xảy ra thì chúng ta mở 1 sổ
theo dõi riêng, đó là Specific
Journal.
Lập Sổ Tổng hợp ( G/L )
riêng cho tất cả tài
khoản tổng hợp. Ngoài G/L,
đơn vị còn lập thêm
Personal Accounts ( Sổ chi
tiết ).
Số dư Tài khoản doanh
thu, chi phí vẫn > 0.
17
Kết chuyển doanh thu, chi phí
Dr Income Summary / Cr Expense
Dr Revenue / Cr Income Summary
( Số dư DT, CP = 0 )
Mô tả về Journal ( Sổ Nhật ký )
Specific Journal thường bao gồm các sổ sau: General Journal
Cash Book ( ghi chép “ Cash Transactions ”, các hoạt
động liên quan đến thu – chi tiền ).
Petty Cash Book
Sales Day Book ( ghi chép “ Credit Transactions ”, các
hoạt động bán hàng trả chậm ).
Purchase Day Book ( mua hàng trả chậm ).
Sales Return Day Book ( theo dõi hàng bán bị trả lại )
Theo dõi Daily
Transactions còn lại
Ví dụ:
Khấu hao
Dự phòng cuối kỳ
Adjusting entries
Closing entries
......
Nếu như Journal là 1 quyển sổ viết tất cả tài khoản, nó có rất nhiều trang, nên
phải đánh số trang cho Journal. Còn G/L thì theo dõi riêng cho từng tài khoản.
Bên cạnh G/L, đơn vị còn mở các sổ chi tiết theo dõi cho từng đối tượng.
18
Ví dụ: A/R cho từng đối tượng khách hàng A, B, C....
1 nghiệp vụ phát sinh phải được post lên đồng thời Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết.
Ví dụ: Bán hàng cho khách hàng A chưa thu tiền 1000 đồng.
Double – Entry
Debit Accounts Receivable ( Customer A ) : 1000
Credit Sales Revenue : 1000
Khoản A/R $ 1000 phải được post 2 lần lên Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết.
Nhân viên giữ Sổ tổng hợp và nhân viên giữ Sổ chi tiết phải là 2 người khác
nhau ( nguyên tắc bất kiêm nhiệm ). Cuối kỳ, đối chiếu số liệu trên tài khoản
tổng hợp và các tài khoản chi tiết mở cho TK tổng hợp đó phải bằng nhau.
Mô phỏng về Journal
JOURNAL Page 1
Date 2008 DescriptionPost Ref.
( Account Number )Dr Cr
Jan. 1Expense
Cash
532
111
X
X
JOURNAL Page 2
19
Date 2008 Description Post Ref. Dr Cr
Jan. 15Cash
Revenue
111
411
Y
Y
......
Mô phỏng về G/L
LEDGER
ACCOUNT Cash ACCOUNT NO. 111
Date
2008Description Post Ref. Dr Cr
Dr/
CrBalance
Jan. 1 Sold merchandise
( trang nào
trên Journal
==> để đối
chiếu )
3500
13 Purchase equipmentJ1 ( Journal
page 1 )800
.......
Beginning balance X Total Total
Số liệu từ G/L sau khi đối chiếu với Personal Account, nếu khớp sẽ được post
lên Trial Balance.
20
Trial Balance của nước ngoài giống như Bảng cân đối số phát sinh của VN,
ngoại trừ :
Trial Balance chỉ ghi số dư cuối kỳ
Bảng cân đối số phát sinh của VN theo dõi số dư đầu kỳ, số phát sinh
trong kỳ và số dư cuối kỳ.
Mô phỏng về Trial Balance
Account name Account numberTrial Balance
Dr Cr
Cash
Inventory
.....
Total X X
Mô phỏng về Bảng cân đối số phát sinh của VN
Tên TKSố hiệu
TK
Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ
Dr Cr Dr Cr Dr Cr
Tiền mặt 111
.....
Tổng cộng X X Y Y Z Z
21
Tác dụng của Trial Balace / Bảng cân đối số phát sinh ==> giúp phát
hiện được những lỗi sau đây :
Transposition ( Đảo số )
Casting Errors ( Cộng sai )
Errors of extraction
Two entries on the same side ( 1 bút toán chỉ có Dr, không có Cr hoặc
ngược lại )
Errors on bringing forward balance ( kết chuyển số dư cuối kỳ trước sang
số dư đầy kỳ này sai ).
Tuy nhiên, có những lỗi mà Trial Balace / Bảng cân đối số phát sinh không
thể phát hiện được:
Errors of commission
Ví dụ:
Định khoản đúng Định khoản sai
Dr Utilities Expense : 100
Dr Rent Expense : 50
Cr Cash : 150
Dr Utilities Expense : 130
Dr Rent Expense : 20
Cr Cash : 150
Compensating errors ( Sai bù trừ )
Errors of principle ( Sai nguyên tắc kế toán )
Ví dụ:
22
Định khoản đúng Định khoản sai
Dr Expense : 100
Cr Cash : 100
Dr Fixed Assets : 100
Cr Cash : 100
Complete reversal of entries ( Đảo bút toán )
Errors of omission ( Bỏ sót nghiệp vụ, tức là có Source Documents,
nhưng kế toán không hạch toán )
Errors of original entry ( Sai ngay từ nghiệp vụ đầu tiên, tức là nhập sai
số liệu giữa Source Documents và sổ sách ).
Sau khi Trial Balance đã cân bằng, cuối tháng, kế toán thực hiện Adjusting
entries. Có 4 loại Adjusting entries:
Asset Liability
23
Expense
1. Dr Depreciation Expense
Cr Accumulated Depreciation
2. Dr Expense
Cr Provision for bad debts
( doubtful accounts )
3. Điều chỉnh giảm giá trị tài sản
4. Dr Expense
Cr Prepayments
1. Dr Expense
Cr Accruals ( các nghĩa
vụ DN phải thanh toán trong
tương lai : Salary, Utility,
Rent, Insurance payable )
2. Điều chỉnh tăng lãi suất
trái phiếu phát hành so với
lãi suất thị trường.
Revenue
1. Dr Accounts Receivable
Cr Revenue
( Doanh thu ước tính )
2. Điều chỉnh tăng giá trị tài sản
Dr 3387 ( Doanh thu nhận
trước )
Cr Revenue
Như vậy, Adjusting entries sử dụng 2 nguyên tắc : Accure & Defer.
Accure : cash will be received or paid in the future
Ví dụ: Chi phí phải trả ( 335 ) hoặc Doanh thu ước tính theo hợp đồng xây dựng.
Defer : cash was received or paid in the past
Ví dụ: Doanh thu nhận trước ( TK 3387 ) hoặc Chi phí trả trước ( TK 142, 242 ).
Closing Entries ( Bút toán khóa sổ )
24
Sau khi thực hiện Adjusting entries thì current balance của Revenue và
Expense > 0, kế toán thực hiện bút toán khóa sổ kết chuyển doanh thu, chi phí sang
911 để xác định Net Income (khi đó Ending Balance của Revenue và Expense = 0)
Kết chuyển Chi phí Kết chuyển Doanh thu
Dr Income Summary ( Income Identification )
Cr Expense
Dr Revenue
Cr Income Summary
( Profit & Loss account )
Từ Net Income kết chuyển sang Retained Earning.
Net Income > 0 Net Income < 0
Dr Income Summary ( Income Identification )
Cr Retained Earning
Dr Retained Earning
Cr Income Summary
Sơ lược về Chart of Accounts ( Hệ thống tài khoản )
Hệ thống tài khoản Việt Nam Hệ thống tài khoản nước ngoài
25
Hệ thống kế toán của Việt Nam phải
gánh nhiều mục đích khác nhau :
Mục đích kế toán
Mục đích thống kê
Mục đích thuế
Các TK của Việt Nam có số hiệu
TK nhất định, DN phải hạch toán
vào đúng TK để thuận tiện cho
việc tổng hợp, xử lý số liệu.
Hệ thống kế toán của nước ngoài chỉ
sử dụng cho mục đích kế toán, còn
những mục đích khác thì có 1 hệ thống
xử lý khác.
Các TK của nước ngoài không có
số hiệu TK nhất định. Việc đặt số
hiệu TK như thế nào là tùy thuộc
vào DN, miễn là nó đáp ứng điều
kiện sau :
Asset : TK 101 TK 199
Liability : TK 200 TK 299
Equity : TK 300 TK 399
Revenue : TK 400 TK 499
Expense : TK 500 TK 599
CHAPTER 2 : CASH AND CASH RECEIVABLES
1. CASH Cash on hand Currency and Coins
26
Cash in bank
Balances in checking/ current accounts
Items acceptable for deposit in these accounts
( checks, money orders received from customers )
These forms of cash represent amounts readily available to pay off debt or
to use in operations without any legal or contractual restriction.
Some examples about restricted cash ( cash is restricted in some way and not
available for current use. It is reported as investments and funds or other assets )
Séc bảo chi => ngân hàng phong tỏa tài khoản tiền gửi thanh toán của payer
để đảm bảo tài khoản của payer đủ tiền để chi trả cho payee.
Mở L/C, ký quỹ, ký cược.
Compensating balance ( số dư tối thiểu duy trì trong tài khoản )
The borrower us asked to maintain a specified balance in a low-interest or
noninterest-bearing account at the bank to compensate the bank for granting
the loan or extending the line of credit.
Ví dụ: vay ngân hàng $15000, ngân hàng yêu cầu phải duy trì lượng tiền tối
thiểu trong tài khoản là $ 1000 ==> Cash in bank : $ 14000.
2. CASH EQUIVALENTS
27
The investments have a maturity date no longer than three months from the date of
purchase. For instance: treasury bills, commercial paper.
Xét 2 tình huống sau đây:
a. Bạn đang giữ 1 trái phiếu đã mua cách đây 5 năm, còn 1 tháng nữa mới tới hạn.
Đây không phải là Cash Equivalent ( vì bạn không muốn bán nó đâu, chi phí cơ
hội của việc bán trái phiếu này là tiền lãi cao mà bạn không hưởng được ).
b. Bạn đang giữ 1 trái phiếu đã mua cách đây 5 ngày, còn 1 tháng nữa là tới hạn.
Đây là Cash Equivalent.
Để ghi nhận Cash Equivalent là phải xem xét loại giấy tờ có giá đó có dễ
bán không và bạn có muốn bán nó không.
3. PETTY CASH
Ở nước ngoài, họ giao dịch qua tài khoản ngân hàng rất nhiều, họ chỉ giữ 1
ít tiền mặt ( khoảng vài trăm USD ) to pay for low-cost and miscellaneous
items such as postage, office supplies, delivery charges and entertainment
expenses.
Việt Nam không có petty cash vì tiền mặt tại quỹ rất nhiều.
Quy trình xử lý Petty Cash
28
Description Double Entry
1. Người đại diện theo pháp luật của
enterprise writes a check to the
custodian. A petty cash fund is
established.
Dr Petty Cash
Cr Cash in bank
2. During the month of the first periodNo entries ( chi phí nhỏ xíu, không
trọng yếu )
3. At the end of the month, custodian lập
Bảng kê và gửi kèm các chứng từ cho
Kế toán công ty lập bút toán
replenished.
Dr Expense ( Số tiền trên chứng từ )
Dr Under/ Over petty cash
Cr Cash in bank ( Số tiền cần
chuyển vào Petty Cash để nó
constant )
4. Những tháng tiếp theo, vào cuối tháng,
căn cứ vào Bảng kê, các chứng từ do
custodian cung cấp, sau khi owener
issued a new check, Kế toán định
khoản.
Dr Expense ( Số tiền trên chứng từ )
Dr Under/ Over petty cash
Cr Cash in bank ( Số tiền cần
chuyển vào Petty Cash để nó
constant )
Period đầu tiên ( khi establish petty cash ) thì lập 2 bút toán 1 & 2, những
perios tiếp theo chỉ cần lập bút toán 4.
Example:
29
On May 1, 2003, the Hawthorne Manufacturing Company established a $200 petty
cash fund. John Ringo is designated as the petty cash fund custodian. The fund will
be replenished at the end of each month. On May 1, 2003, a check is written for
$200 made out to John Ringo, petty cash custodian. During the month of May,
John paid bills totaling $160 summarized as follows:
Postage $ 40
Office supplies $ 35
Delivery charges $ 55
Entertainment $ 30
Total $ 160
May 1, 2003Dr Petty Cash : 200
Cr Cash in bank : 200
During the May 2003 No entries
At the end of May, Petty cash tồn
quỹ là 40
Dr Expense : 160
Cr Cash in bank : 160
At the end of May, Petty cash tồn
quỹ là 30 ( dù chưa tìm ra được
nguyên nhân, nhưng owner vẫn
phải issue a check worthing $200 )
Dr Expense : 160
Dr Under petty cash : 10
Cr Cash in bank : 200 – 30 = 170
4. BANK RECONCILIATION
30
Việt Nam lấy Bank Statement làm chuẩn. Nếu số liệu tiền gửi ngân hàng
trên Sổ không khớp với Bank Statement thì Kế toán Việt điều chỉnh Sổ :
Nợ TK 112 Có TK 3387 Nợ TK 1381 Có TK 112
International Accounting realizes that Differences between the cash book
and bank balance occur due to differences in the timing of recognition of
certain transactions and errors. Therefore, they adjust the bank balance and
the book balance to the same cash balance.
Bank balance Cash book balance
– Unpresented check
( Cheque outstanding )
– Non sufficient-fund cheque
( NSF check / Dishonored check )
Payer’s account không đủ tiền thanh toán
( permanent difference => chỉ khi nào
payer nộp thêm tiền vào tài khoản của họ )
± Unclear lodgement
( not credit / debit to the
company’s account )
– Bank collections
( principal, interest, bank charges )
– Standing order / Direct debit
± Errors of bank
+ Credit transfer
( Khách hàng trả tiền trước thời hạn, nhận
tiền cổ tức, lãi tiền gửi ngân hàng )
± Errors of entity
31
Example 1: Gemma is reconciling her cash book to the bank statement. Her cash
balance is $2357 and the balance on her statement is $25 overdrawn. She finds the
following differences :
- Bank charges of $23 and direct debit totaling $100 have not been posted to
the cash book.
- There are unpresented check of $324.
- She paid in a batch of check two days ago totaling $2503 and these have not
yet been credited to her account.
- A check she paid in last week for $80 has been dishonoured.
What will the reconciled balance be ?
Bank balance Cash book balance
-25 – 324 + 2503 = 2154 2357 – 23 – 100 – 80 = 2154
The reconciled balance is 2154
Example 2: The Captain Manufacturing Company maintains a general checking
account at the Pacific Bank. Pacific Bank provides bank statement and canceled
checks once a month. The cutoff date is the last day of the month. The bank
statement for the month of May is summarized as follows:
Balance, May 1, 2003 $ 32,120
Deposits $ 82,140
Checks processed ( 78, 433 )
Services charges ( 80 )
NSF checks ( 2,187 )
32
Note payment collected by bank ( includes $ 120 interest ) 1120
Balance, May 31, 2003 34, 680
The company’s general ledger cash account has a balance of $ 35,276 at the end of
May. A review of the company records and the bank statement reveals the
following :
- Checks not yet deposited totaled $ 2,965
- A deposit of $ 1020 was made on May 31 that was not credited to the
company’s account until June.
- All checks written in April have been processed by the bank. Checks written
in May that had not been processed by the bank total $ 5,536.
- A check written for $ 1,790 was incorrectly recorded by the company as a
$790 disbursement. The check was for payment to a supplier of raw
materials.
Requirements : Prepare the bank reconciliation.
Bank balance : 34680 Cash book balance : 35276
Deposits 2965 + 1020 NSF checks 2187
Checks written 5536 Bank collections 1120
Errors 790 – 1790
34680 + 2965 + 1020 – 5536
= 33,129
– 80 – 2187 + 1120 – 1790 + 790 =
33, 129
The reconciled balance is 33,129
5. ACCOUNTS RECEIVABLE
33
Accounts receivable are current assets because, by definition, they will be
converted to cash within the normal operating cycle.
5.1. Initial valuation of accounts receivable
5.1.1. Trade discount ( chiết khấu thương mại )
A percentage reduction from the list price to change prices or to give
quantity discount to large customers.
Ghi giảm trực tiếp trên hóa đơn.
5.1.2. Cach discount ( Sales discount )
Reduce the amount to be paid if remittance is made within a specified
short period of time.
Represent reduction not in the selling price of good or service but in the
amount to be paid within a specified period of time to provide incentive
for quick payment
Ví dụ: “ 2/10, n/30 ” ==> Thời gian trả nợ tối đa là 30 ngày, nhưng nếu trả trong
vòng 10 ngày thì được hưởng chiết khấu thanh toán 2%.
Bài tập: The Hawthorne Manufacturing Company offers credit customers a 2%
cash discount if the sales price is paid within 10 days. Any amounts not paid within
10 days are due in 30 days. These repayment terms are stated as 2/10, n/30. On
October 5, 2003, Hawthorne sold merchandise at a price of $20,000. This
merchandise cost $16,000 ( 80% of the selling price ) . The customer paid $13,720
( $14,000 less the 2% cash discount ) on October 14 and the remaining balance of
$6,000 on November 4.
Seller Vietnamese Net method Gross method
34
October 5:
a. Dr A/R : 20,000
Cr Sales Revenue:
20,000
b. Dr COGS: 16,000
Cr Inventory:
16,000
a. Dr A/R : 19600
Cr Sales Revenue:
20,000 *(1-2%)= 19,600
b. Dr COGS : 15,680
Cr Inventory:
16,000 *(1-2%)= 15,680
a. Dr A/R : 20,000
Cr Sales Revenue:
20,000
b. Dr COGS : 16,000
Cr Inventory:
16,000
October 14
Dr Cash : 13,720
Dr Financial Expense:
280
Cr A/R : 14,000
Dr Cash : 13,720
Cr A/R : 13,720
Dr Cash : 13,720
Dr Sales discount :
280
Cr A/R : 14,000
November 4
Dr Cash : 6,000
Cr A/R : 6,000
Dr Cash : 6,000
Cr A/R :
19,600 – 13,720 = 5,880
Cr Interest Revenue:
120
Dr Cash : 6,000
Cr A/R : 6,000
Nhận xét :
Balance Sheet Vietnamese Net method Gross method
35
A/R 20,000 19,600 20,000
Cash 13,720 13,720 13,720
Income Statement Vietnamese Net method Gross method
Sales Revenue 20,000 19,600 20,000 – 120 = 19,720
Interest Revenue 0 120 0
Expense 280 0 0
Clearly, initial valuation of net method and gross method is different.
Using either net method or gross method, net sales is reduced by discount
taken ( 20,000 – 280 = 19,720 ).
Discounts not taken ( 120 ) are included in sales revenue using the gross
method and interest revenue using the net method.
5.2. Subsequent Valuation
36
20,000
19,600 ( 98% ) => giá
trị thực của món hàng
mà seller đưa cho khách
hàng
400 ( 2% ) => tiền lãi
cho khách hàng hưởng
Discount taken ( within 10 days ) : 280
Discount not taken
( overdue ) : 120
Two situations possibly could cause the cash collected to be less than the initial
valuation of the receivable:
Sales returns: The customer could return the product.
Uncollectible Accounts Receivable: The customer could default and not
pay the agreed on sales price.
5.2.1. Sales returns
Xét ví dụ sau : Trong tháng 10, công ty A bán chịu một lô hàng, giá vốn $70, giá
bán $100. Vào ngày 5 tháng 11, do khách hàng thấy ½ lô hàng không đủ phẩm
chất nên đã trả lại cho DN.
Tháng 10 – Khi bán được hàng Tháng 11 – Khi trả lại hàng
a. Dr A/R : 100
Cr Sales Revenue : 100
b. Dr COGS : 70
Cr Inventory : 70
5/11:
a. Dr Sales Return : 50
Cr A/R : 50
b. Dr Inventory : 35
Cr COGS : 35
30/11:
Dr Sales Revenue : 50
Cr Sales Return : 50
Câu hỏi 1: Tại sao không ghi giảm trực tiếp Sales Revenue mà phải sử dụng tài
khoản trung gian ( Sales Return ), cuối tháng phải kết chuyển Sales Return sang
Sales Revenue ?
Bên phần Nợ TK 511 có rất nhiều khoản mục : Hàng bán trả lại, Giảm giá
hàng bán, Chiết khấu thương mại, Thuế xuất khẩu, Thuế tiêu thụ đặc biệt,
37
VAT theo phương pháp trực tiếp. Nếu ghi giảm trực tiếp TK Sales Revenue thì
nhà quản trị không biết từng giá trị của từng khoản mục là bao nhiêu.
Việc sử dụng TK trung gian ( Sales Return ) là 1 kỹ thuật kế toán, vừa
cung cấp thông tin cho đối tượng bên ngoài ( Các khoản giảm trừ doanh
thu ) vừa cung cấp chi tiết giá trị của từng khoản mục giảm trừ doanh thu
để nhà quản trị có quyết định phù hợp:
Trong khoản giảm trừ doanh thu mà khoản Chiết khấu thương mại
chiếm tỷ trọng lớn => khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty là rất
tốt, khách hàng mua hàng nhiều nên chiết khấu cho khách hàng nhiều.
Nếu Giảm giá hàng bán, Hàng bán trả lại chiếm tỷ trọng cao cho thấy
chất lượng sản phẩm của công ty không tốt, cần phải xem xét lại quá
trình sản xuất nhằm gia tăng giá trị khách hàng.
Câu hỏi 2: Việc định khoản như Việt Nam như trên sẽ nảy sinh vấn đề gì ?
Returning goods of October do not make sales revenue of October debit, but
November’s sales revenue => Sales Revenue of October is overstated while
November’s one is understated. Recognizing sales returns when they occur
could result in an overstatement of income in the period of the ralated sale.
Tương tự, công ty bán hàng năm 2010 ( doanh thu là 100 ), qua năm 2011,
doanh thu bán hàng là 100, giá trị hàng mà khách hàng trả lại là 50 thì cách
hạch toán như Việt Nam sẽ làm doanh thu năm 2010 bị đánh giá cao và
doanh thu năm 2011 bị giảm trừ => không cung cấp thông tin hữu ích.
Nếu như việc bán hàng năm 2010 và 2011 là do 2 đội ngũ bán hàng khác
nhau thực hiện ( A và B tương ứng ) . Điều này cũng làm cho nhà quản trị
38
khen thưởng cho đội ngũ bán hàng A năm 2010, nhưng lại đưa ra ý kiến đội
ngũ bán hàng B làm việc kém hiệu quả, nhưng thực tế đội A chỉ bán được 50
còn đội ngũ B bán được 100 ==> rất bất công cho đội B.
Câu hỏi 3: Có cách nào khắc phục vấn đề trên hay không ?
Yes, International Accounting makes provision for Sales Return as follows
1. Make sales
Ghi nhận
bán hàng
a. Dr A/R
Cr Sales Revenue
b. Dr COGS
Cr Inventory
Make
allowances
at the end
of
accounting
period
a. Dr Sales Return
Cr Allowance for Sales Return
b. Dr Inventory – estimated return
Cr COGS
At the end of month :
Dr Sales Revenue / Cr Sales Return
2. Receive a return
a. Dr Sales Return Allowance
Cr A/R
b. Dr Inventory
Cr Inventory – estimated return
39
Nếu dự phòng không đủ thì xử lý như chưa lập dự phòng :
c. Dr Sales Return
Cr A/R
d. Dr Inventory
Cr COGS
Nếu lập dự phòng bị dư thì hoặc là hoàn nhập ( reverse bút toán lập dự
phòng ) hoặc bù trừ với khoản dự phòng cần lập cho những kỳ tiếp theo.
Việc trích lập dự phòng vào cuối kỳ làm cho doanh thu kỳ bán hàng hợp lý
hơn một chút nhưng không đảm bảo hợp lý 100%.
Example :
During 2003, its first year of operations, the Hawthorne Manufacturing Company
sold merchandise on account for $2,000,000. This merchandise cost $1,200,000
( 60% of the selling price ). Industry experience indicates that 10% of all sales will
be returned. Customers returned $130,000 in sales during 2003, prior to making
payment. The entries to record sales and merchandise returned during the year,
assuming that a perpetual inventory system is used.
Nghiệp vụ bán hàng
Dr A/R : 2,000,000
Cr Sales Revenue : 2,000,000
Dr COGS : 1,200,000
Cr Inventory : 1,200,000
Receive a return
Dr Sales Return : 130,00
Cr A/R : 130,000
Dr COGS : 78,000
Cr Inventory : 78,000
40
Make provisons for Sales Return at the end of 2003
Dr Sales Return : 10% * 2,000,000 – 130,000 = 70,000
Cr Sales Return Allowance : 70,000
Dr Inventory – estimated return : 60% * 70,000 = 42,000
Cr COGS : 42,000
Dr Sales Revenue : 200,000
Cr Sales Return : 200,000
The sales revenue in 2004 was 3,000,000. In 2004, customers returned $ X in sales.
Ending 2004, the company make allowance for 10% of all sales will be returned.
a. X = $ 60,000
Receive a return
Dr Sales Return Allowance : 60,000
Cr A/R : 60,000
Dr Inventory : 60% * 60,000 = 36,000
Cr Inventory – estimated return : 36,000
Make allowances at the end of 2004
Dr Sales Return : 3,000,000 * 10% - 10,000 = 290,000
Cr Allowance for Sales Return : 290,000
Dr Inventory – estimated return : 60% * 290,000 = 174,000
Cr COGS : 174,000
41
Bút toán kết chuyển
Dr Sales Revenue : 290,000
Cr Sales Return : 290,000
b. X = $ 80,000
Receive a return
Dr Sales Return Allowance : 70,000
Dr Sales Return : 10,000
Cr A/R : 80,000
Dr Inventory : 60% * 80,000 = 48,000
Cr Inventory – estimated return : 60% * 60,000 = 36,000
Cr COGS : 60% * 20,000 = 12,000
Make allowances at the end of 2004
Dr Sales Return : 3,000,000 * 10% - 10,000 = 290,000
Cr Allowance for Sales Return : 290,000
Dr Inventory – estimated return : 60% * 290,000 = 174,000
Cr COGS : 174,000
Bút toán kết chuyển
Dr Sales Revenue : 300,000
Cr Sales Return : 300,000
42
5.2.2. Uncollective Accounts Receivable
5.2.2.1. DIRECT WRITE – OFF
remove a debt from a company’s accounts when the enterprise realized that it
could not gain future economic benefit from A/R
Dr Bad debt Expense Cr A/R
Direct write – off chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít transaction,
nghiệp vụ đơn giản, số lượng khách hàng ít, có thể đếm được.
Nghiệp vụ5.2.2.2. General write off
( depends on debt age overdue )
5.2.2.3. Specific write off
( con nợ bỏ trốn, mất tích, chết, bị
phá sản... )
Lập dự
phòng
Dr Bad debt Expense
Cr Provision for Uncollective
Accounts Receivable
Dr Bad debt Expense
Cr Allowance for Uncollective
Accounts Receivable
Write –
off
( Xóa nợ )
Dr Provision for Uncollective
Accounts Receivable
Cr Accounts Receivable
Dr Allowance for Uncollective
Accounts Receivable
Cr Accounts Receivable
Suddenly
collect
debts
a. Dr A/ R
Cr Bad debt Allowance
b. Dr Cash
Cr A/ R
Dr Cash
Cr Income ( Profit & Loss )
43
Notes: Việc trích lập dự phòng theo General write - off có 2 cách tiếp cận sau:
Income statement approach Balance Sheet approach
Estimate bad debt expense as a
percentage of each period’s net
sales. The balance sheet amount is
an indirect outcome of estimating
bad dent expense. Muốn tăng hay
giảm chi phí thì chỉ cần thay đổi giá
trị dự phòng, từ đó tác động đến B/S.
Determine bad debt expense by
estimating the net realizable value of
accounts receivable to be reported in
the balance sheet. Income Statement là
hậu quả của B/S nên phụ thuộc vào
B/S, từ đó không kiểm soát được chi phí
trên I/S.
Việt Nam đang lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi theo cách tiếp cận
từ Balance Sheet. Cuối năm mình rà lại danh sách khách hàng và tính toán
số tiền mình không thể thu hồi được. Measurement the value of
uncollective accounts receivable depends on debt age overdue ( lấy số liệu
từ các tài khoản control & detail ) ==> Making provisons for bad debts by
balance sheet approach reflects the value of accounts receivable more
exactly than income statement approach.
Tuy nhiên, Income Statement phản ánh Bad debt Expense chính xác hơn vì
đây là chi phí công ty chấp nhận bỏ đi để get sales.
44
Sự cần thiết phải trích lập dự phòng:
Không trích lập dự phòng Trích lập dự phòng
Doanh thu : 1000
Chi phí : 700
Net profit : 300
Doanh thu : 1000
Chi phí : 700 + 200 ( dự phòng )
Net profit : 100
Dù có trích lập dự phòng hay không, thì tiền lời vẫn không đổi ( tổng ngân
lưu ròng giống nhau ở cả 2 trường hợp ), lợi nhuận thực tế giống nhau,
nhưng lợi nhuận kế toán trong trường hợp lập dự phòng sẽ thấp hơn khi
không lập dự phòng. Lợi nhuận kế toán sau thuế thấp thì chia cổ tức ít =>
DN giữ lại được nhiều tài sản, nguồn lực kinh tế để chi xài trong tương lai,
hạn chế việc phân phối tài sản nhiều.
Việc trích lập dự phòng còn giúp cho doanh thu và chi phí các kỳ công
bằng, không có biến động quá lớn.
Example : The Hawthorne Manufacturing Company sells its products offering 30
days’ credit to its customers. During 2003, its first year of operations, the
following events occurred:
Sales on credit $ 1,2000,000
Cash collections from credit customers ( 895,000 )
Accounts receivable, end of year $305,000
45
There were no specific accounts determined to be uncollectible in 2003. The
company anticipates that 2% of all credit sales will ultimately become
uncollectible. And $ 20,000 of accounts receivable is considered uncollectible.
Income statement approach Balance sheet approach
Dr Bad debt Expense :
2% * 1,2000,000 = 24,000
Cr Provision for Uncollective
Accounts Receivable : 24,000
Dr Bad debt Expense : 20,000
Cr Provision for Uncollective
Accounts Receivable : 20,000
Balance Sheet as at December 2004
A/R : 305,000
Provision : ( 24,000 )
Net A/R : 281,000
Balance Sheet as at December 2004
A/R : 305,000
Provision : ( 20,000 )
Net A/R : 285,000
Income Statement for the year
ended 2004
Bad debt Expense : 24,000
Income Statement for the year
ended 2004
Bad debt Expense : 20,000
Vào năm 2004, một khoản nợ 10,000 không thể thu hồi được.
Income statement approach Balance sheet approach
Dr Provision for Uncollective Accounts Receivable : 10,000
Cr Accounts Receivable : 10,000
46
Sau khi xóa nợ, The Statement of Financial Position như sau :
Income statement approach Balance sheet approach
A/R : 305,000 – 10,000 = 295,000
Provision : ( 14,000 )
Net A/R : 281,000
A/R : 305,000 – 10,000 = 295,000
Provision : ( 10,000 )
Net A/R : 285,000
Biết doanh thu năm 2004 là $ 750,000. Công ty tiến hành lập dự phòng các khoản
phải thu khó đòi theo 2% tổng doanh số bán hàng. Mặt khác, công ty tiến hành rà
soát lại các khoản phải thu và ước tính $ 12,000 không thể thu hồi.
Income statement approach Balance sheet approach
Dr Bad debt Expense :
2% * 750,000 = 15,000
Cr Provision for Uncollective
Accounts Receivable : 15,000
Dr Bad debt Expense :
12,000 – 10,000 = 2,000
Cr Provision for Uncollective
Accounts Receivable : 2,000
Định khoản sau đây là sai :
Dr Bad debt Expense :
2% * 750,000 – 14,000 = 1,000
Cr Provision for Uncollective
Accounts Receivable : 1,000
Vì $ 15,000 mới là chi phí mình chấp
nhận bỏ đi để bán được hàng.
Do công ty rà soát lại danh sách các
khách hàng mua chịu, nhận thấy số dư
dự phòng cuối năm 2004 phải là
$ 12,000. Nhưng các năm trước mình
đã lập dự phòng $ 10,000 rồi nên bây
giờ chỉ cần lập dự phòng thêm
$ 2000. Đây là nét khác biệt giữa I/S
approach & B/S approach.
47
CHAPTER 3 : INVENTORY
Inventory concept ( IAS 2, paragraph 6 )
Assets that:
Held for sale in the ordinary
course of business
In the production process for sale
in the ordinary course of business.
In the form of materials or
supplies to be consumed in the
production process or in the
rendering of services.
Hàng tồn kho là các loại tài sản:
Giữ để bán trong quá trình hoạt
động kinh doanh bình thường.
Trong quá trình sản xuất để bán.
Nguyên vật liệu hay công cụ để
sử dụng trong quá trình sản xuất
hay cung cấp dịch vụ.
Xét ví dụ sau: Công ty Thế Chí mua 1 lô sữa từ Nhật, nhưng sau đó Nhà nước ra
quy định cấm nhập khẩu và bán các loại sữa có nguồn gốc từ Nhật. Trong trường
hợp này công ty có ghi nhận đây là hàng tồn kho hay không ?
Nếu Thế Chí nghĩ rằng mình còn có khả năng thu được future economic
benefit từ lô sữa đó ( cho heo ăn, internal use ... ) => ghi nhận là Inventory.
Nếu Thế Chí thấy rằng lô sữa này bán không ai mua, cho ai không lấy,
không uống được, chỉ có thể đem tiêu hủy thì không ghi nhận là Inventoty
(vì ngay cả điều kiện ghi nhận tài sản – “future economic benefit” cũng
không thỏa mãn). Khi đó kế toán định khoản: Dr Other Expense / Cr Cash.
48
Types of inventory Definition
Raw materials Nguyên vật liệu ( TK 152 )
Sử dụng cho quá trình sản xuấtIntrusments,
Tools, Suppliess
Công cụ, dụng cụ
( TK 153 )
Work in progress
( WIP )
Chi phí sản xuất, kinh
doanh dở dang ( TK 154 )
Sản phẩm chưa hoàn thành tiến
trình sản xuất
Finished goods Thành phẩm ( TK 155 )Sản phẩm hoàn thành và sẵn
sàng để bán
Merchandise
inventoryHàng hóa ( TK 156 )
Hàng mua và giữ để bán.
Ví dụ: hàng hóa của các DN bán
lẻ mua về để bán hay bất động
sản của các DN kinh doanh bất
động sản giữ để bán.
Trong Inventory còn có 2 loại nữa là :
Goods in transit ( Hàng mua đang đi đường )
Goods on Consignment ( Hàng gửi đi bán )
Goods in Transit
Inventory shipped FOB shipping
point ( FOB ) is included in the
purchaser’s inventory as soon as the
merchandise is shipped.
Inventory shipped FOB destination
( CIF ) is included in the purchaser’s
inventory only after it reaches the
purchaser’s destination.
49
Chú ý : Phần lớn rủi ro và lợi ích của hàng hóa thuộc về ai thì hàng hóa
đó thuộc về người đó & xuất hiện trên Balance Sheet của đơn vị đó, không
quan trọng Legal form về quyền sở hữu của nó là gì ( áp dụng cho Leasing
và Goods on Consignment ).
Nếu DN gửi bán hàng cho đại lý, đại lý
bán đúng giá, hưởng hoa hồng bán
hàng trên doanh số bán được
Nếu DN gửi bán hàng cho đại lý,
nhưng không quy định giá bán, đại lý
thấy giá nào được thì bán ==> đại lý
hưởng hoa hồng + chênh lệch giá
Risk and Award của hàng hóa đó phần
lớn do công ty nắm giữ => lô hàng gửi
bán này là Inventory của công ty.
Goods held on consignment are
included in the inventory on B/S of
the consignor ( the company ) until
sold by the consignee.
Risk and Benefit của hàng hóa đó phần
lớn thuộc về đại lý => lô hàng gửi bán
này là Inventory của đại lý. Công ty
không ghi nhận nó trên Balance Sheet
của mình. Lô hàng này xuất hiện ở
Inventory trên B/S của đại lý ( agent ).
Chu trình của hàng tồn kho:
Purchase ==> Issue / Use ==> Sold ==> Revaluate at the end of the year.
1. PURCHASING PROCEDURE & DOCUMENTATION
Step 1 :
Production
departmen
t
Material
requisitionStore
Purchase
requisition
form
Purchasing
department
Purchasing
order
Manager
ratify
50
1 2 3
Explanation:
( 1 ) A materials requisition will be completed when materials are needed from
stores by the production department. An official from production ( trưởng bộ
phận sản xuất ) will sign the form to authorize it.
It is then used as a source document for :
a. Updating the bin card in stores
b. Updating the stores ledger account in the costing department ( kế toán quản trị )
c. Charging the job ( tính giá thành ), overhead or department that is using the
materials ( so sánh việc sử dụng chi phí của từng bộ phận so với lợi nhuận mà bộ
phận đó làm ra để xem bộ phận đó có làm việc hiệu quả hay không ).
( 2 ) Thủ kho sau khi đối chiếu thẻ kho và yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu từ bộ
phận sản xuất, nếu thiếu sẽ lập ra đơn thông báo mua hàng.
Giới thiệu về Bin Card ( Thẻ Kho )
Description ( tên hàng )
Inventory code ( mã nguyên liệu )
Inventory units ( đơn vị tính )
Bin number ( mã số thẻ kho )
Issues to production ( lượng xuất )
Receipts ( số lượng nhập )
Trên Bin Card không thể hiện
giá trị của vật tư, hàng hóa.
Nó được thủ kho lập, giữ và sử
dụng nên chỉ cần theo dõi số
lượng.
Balance ( tồn trong kho )
51
( 3 ) Purchasing department ( phòng vật tư ) đối chiếu giữa thông báo mua hàng
và material buget đã được bộ phận kế toán quản trị lập dự toán cuối năm trước:
Nếu yêu cầu mua hàng phù hợp với material budget thì trưởng bộ phận
mua hàng phê duyệt việc mua hàng => đưa lên cho giám đốc approve /
authorise lần cuối.
Nếu yêu cầu mua hàng không nằm trong material budget hoặc giá trị
vượt quá thẩm quyền thì trưởng phòng phải xin ý kiến giám đốc. Nếu
được phép thì trưởng phòng mua hàng hoàn chỉnh hồ sơ, phê duyệt, sau
đó chuyển cho giám đốc ký duyệt cuối cùng.
Sau khi được giám đốc chấp thuận, Purchasing department finds &
contacts the best supplier and order products.
Câu hỏi: Tại sao không giao cho bộ phận sản xuất hoặc kho đi mua hàng luôn, mà
lại giao cho bộ phận mua hàng ?
Đây là 1 thủ tục kiểm soát trong kiểm soát nội bộ ( Internal Control ) với nguyên
tắc bất kiêm nhiệm : người yêu cầu mua hàng, người phê duyệt mua phải độc lập
với người đi mua. Purchasing department không được tự ý đi mua hàng mà không
có sự yêu cầu từ Production department & Store và không có sự phê duyệt của
giám đốc.
Supplier sẽ gửi Potation/ Listed price ( giấy báo giá ) cho công ty. Sau
khi lựa chọn được vật tư, hàng hóa phù hợp, Purchasing department sẽ
fill in Purchase Order và gửi cho suppiler.
52
Step 2 :
( 4 ) Products ( 6 ) Goods Delivery
+ Goods Delivery Note Note ( copy )
+
( 5 ) Dispatch Note Goods Received Note
Explanation:
( 4 ) The supplier sends products along with Goods Delivery Note to the
company. Delivery Note is a written document from the seller to the buyer that
specifies type of goods and quantity. Price may be included or not.
( 5 ) After that, the seller sends Dispatch Note ( thông báo gửi hàng ) by email to
the enterprise in order to inform that the goods are on their way and when they
will be delivered.
An example of Dispatch Note:
We are pleased to inform you that your goods were sent today.
We hereby inform you that your goods will be delivered tomorrow.
We hope that the goods will arrive in perfect condition.
We look forward to doing business with you again.
53
Supplier The
company
Supplier
( 6 ) When gooods are received into the company, Purchasing department signs
on the Delivery Note ( one side keeps a Delivery Note ). After that, store –
keeper or Purchasing department produced Goods Received Note ( Phiếu nhập
kho) . Goods Received Note usually accompanies goods to any inspection. In
addition, it must have the store – keeper’s signature.
( 7 ) Purchasing department makes copy of Invoice, Purchase Order (contract),
Goods Received Note, Potation and sends all of them to the Accounting
department.
( 8 ) Accountants have to check 3 things:
Check the Invoice and Goods Received Note to guarantee that goods have
been delivered and are in satisfactory condition ( đảm bảo mua được thứ
cần mua trong tình trạng tốt nhất ).
Check the Invoice and Purchase Order to make sure that the price and
terms are as agreed ( chỉ thanh toán những gì công ty đặt hàng thôi ).
Check the Invoice that the calculations on the invoice are correct
( including sales tax, VAT ).
If everything is in order, the accountants will record figures in the
Stores Ledger Accounts, Cash Book or Payables Ledger.
Stores Ledger Accounts carry all the information that a bin card does, but
there are two important differences:
54
Cost details are recorded in the stores ledger account.
The stores ledger accounts are written up and kept separate from the stores
by a clerk experienced in costing book - keeping.
( 9 ) Kế toán không được thực hiện chức năng thanh toán, do đó thủ quỹ công ty
( Treasurer ) sẽ tiến hành trả tiền cho nhà cung cấp. Thủ quỹ, là người giữ tiền
và Séc trắng của công ty, sau khi viết Séc xong, đưa cho Giám đốc ký.
Chú ý: Séc trắng ( chưa có chữ ký của Giám đốc, chưa được ký phát ) phải được
giữ trong Két sắt, phải được kiểm tra như Cash, mất 1 tờ là có vấn đề.
Measurement of Inventories
IAS 2 đoạn 9 trình bày : “ Hàng tồn kho được tính theo giá thấp hơn giữa giá gốc
và giá trị thuần có thể thực hiện được ”.
Historical Cost ( Giá gốc )
Chi phí được vốn hóa trong giá gốc hàng tồn kho bao gồm mọi chi phí phát sinh
trực tiếp hay gián tiếp cần thiết để đưa hàng tồn kho vào điều kiện và vị trí sẵn
sàng của chúng.
Chi phí mua Chi phí chế biến Các chi phí khác
Tất cả các chi phí
phát sinh trong quá
trình mua hàng như
giá mua, chi phí
Các chi phí liên quan
trực tiếp đến sản phẩm
sản xuất hay
manufacturing overhead
Được tính trong giá gốc nếu
chúng đáp ứng được điều
kiện đưa hàng tồn kho vào
vị trí và điều kiện sẵn sàng.
55
vận chuyển ( freight
in, transportation in,
carriage inward ) ,
các khoản thuế, phí
nhập khẩu.
Các khoản giảm giá
hàng mua, chiết khấu
thương mại phải loại
trừ khỏi chi phí mua.
phát sinh trong quá trình
chuyển đổi nguyên vật
liệu thành thành phẩm
( chi phí khấu hao, chi
phí thuê nhà, chi phí bảo
trì, bảo hiểm, chi phí tiện
ích, chi phí nguyên vật
liệu gián tiếp, chi phí
nhân công gián tiếp ... )
Chi phí nguyên vật liệu,
chi phí nhân công, chi
phí sản xuất chung bị
hao hụt trong định mức
bình thường.
Chi phí bảo quản sản
phẩm để chuẩn bị cho
quá trình sản xuất tiếp
theo (futher processing)
Một số khoản chi không được tính vào giá gốc hàng tồn kho và được ghi nhận
là chi phí của kỳ khi chúng phát sinh như:
Các chi phí bất thường như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi
phí sản xuất chung bị hao hụt ngoài định mức.
Hao hụt trong định mức tức là chúng ta phải tôn trọng “ nature ” của nó.
Pha chế 3l hương liệu với 100 l nước thì thể tích hỗn hợp sau phản ứng là
102,4 l ==> 0,6 l bị mất đi là hao hụt trong định mức ( normal way ).
1 kg rau mua về, qua sơ chế thu được 0,7 kg rau sạch còn 0,3 kg rau úa
vàng, bị sâu ăn phải bỏ đi ==> 0,3 kg rau này là hao hụt trong định mức
( normal waste ). Những hao hụt bất thường ( abnormal waste ) không được
tính vào giá gốc inventories.
Chi phí quản lý không liên quan đến quá trình đưa hàng tồn kho vào vị trí và
điều kiện sẵn sàng sử dụng.
56
Chi phí lưu kho, bảo quản sản phẩm ( Storage ) mà không để phục vụ cho
quá trình sản xuất tiếp theo.
Theo nguyên tắc, sản phẩm khi đã rơi vào trạng thái “ available for use ” thì
Storage Cost không được tính vào giá thành, mà đưa vào Selling Cost.
Chi phí bán hàng ( transportation out, freight out, carriage outward .... )
Two inventory accounting system
Perpetual inventory system
( Kê khai thường xuyên )
Periodic inventory system
( Kiểm kê định kỳ )
A perpetual inventory system
continuously records both
changes in inventory quantity
and inventory cost.
A periodic inventory system adjusts inventory
and records cost of goods sold only at the end of
each reporting period.
Mỗi khi xuất hàng, tính giá
hàng xuất kho theo 1 trong
3 phương pháp sau ( theo
IAS 2 version 1/1/2003 )
FIFO – First in, first out
Weighted average
pricing method
Specific cost
Khi xuất hàng không định khoản.
Cuối kỳ, tính giá trị hàng xuất kho như
sau:
- Kiểm kê để biết số lượng hàng tồn kho
cuối kỳ.
- Dùng 4 phương pháp tính giá để tính giá
trị hàng tồn kho cuối kỳ.
Cost of goods sold = Beginning inventory
+ Net purchases – Ending inventory
57
Example 1: The Anna Wholesale Beverage Company purchases soft drinks from
producers and sells them to retailers. The company begins 2003 with merchandise
inventory of $120,000 on hand. During 2003 additional merchandise is purchased
on account at a cost of $600,000. Sales for the year, all on account, totaled
$820,000. The cost of the soft drinks sold is $540,000. Anna uses the perpetual
inventory system to keep track of inventory quantities and inventory costs.
Purchased
Inventory
Dr Inventory : 600,000
Cr Payable to suppliers : 600,000
Sold
Inventory
a. Dr COGS : 540,000
Cr Inventory : 540,000
b. Dr A/ R : 820,000
Cr Sales Revenue : 820,000
Example 2: The Anna Wholesale Beverage Company purchases soft drinks from
producers and sells them to retailers. The company begins 2003 with merchandise
inventory of $120,000 on hand. During 2003 additional merchandise is purchased
on account at a cost of $600,000. Sales for the year, all on account, totaled
$820,000. The cost of the soft drinks sold is $540,000. In addition, ending inventoy
is $ 180,000. Anna uses the periodic inventory system.
Purchased
Inventory
Dr Purchase : 600,000
Cr Payable to suppliers : 600,000
Sold
Inventory
Dr A/ R : 820,000
Cr Sales Revenue : 820,000
End of period
Dr COGS : 120,000 + 600,000 – 180,000 = 540,000
Dr Inventory : 180,000 – 120,000 = 60,000
Cr Purchase : 600,000
58
A comparison of two inventory accounting systemsA comparison of two inventory accounting systems
A perpetual inventory system provides more timely information but generally is
more costly than a periodic inventory system.
Pricing techniques ( Phương pháp tính giá xuất kho )
Phương pháp tính giá hàng tồn kho cần áp dụng nhất quán đối với tất cả
loại hàng tồn kho có cùng bản chất và tính hữu dụng.
IAS 2 version có hiệu lực từ ngày 1/1/2003, tách biệt 2 nhóm hàng tồn kho
với 3 phương pháp tính giá khác nhau:
a. Chi phí hàng tồn kho của các loại hàng không được sản xuất hàng loạt hay
không thể thay thế & các hàng hóa ( dịch vụ ) sản xuất đặc thù cho những
đơn đặt hàng cụ thể, ví dụ: trang sức, các thiết bị đặc thù... cần sử dụng
phương pháp thực tế đích danh.
b. Chi phí hàng tồn kho của các mặt hàng khác được xác định theo phương
pháp nhập trước – xuất trước ( FIFO ) hoặc bình quân gia quyền.
FIFO – First in, first out
Definition Advantages Disadvantage
Values issues at the price
of the oldest items in
inventory at the time the
issues were made.
It is logical as the oldest
stock is likely to be used
first: Easy to understand
and explain.
Cumbersome to operate
because of the need to
identify each batch of
material separately.
59
The remaining inventory
thus will be valued at the
price of the most recent
purchases.
Closing stock is valued
near replacement cost.
Variety of price for the
same material may make
it difficult to compare
cost and make decision.
Weighted average pricing method
Phương pháp này sử dụng giá bình quân cho các đơn vị hàng tồn kho trong
kỳ. Thường được sử dụng cho các loại hàng tồn kho thông thường, có thể
thay thế như hàng may mặc.
Issue price ¿Cost of all receipts∈t h e period+cos t of openinginventory
Number of units received∈t h e period+Number of units of opening inventory
Có 2 cách tính bình quân gia quyền:
Cumulative weighted average pricing ( bình quân liên hoàn ) : calculating
average cost whenever a new delivery is received ( mỗi khi hàng nhập về
phải tính giá bình quân cho các loại hàng trong kho ).
Periodic weighted average pricing ( bình quân gia quyền 1 lần cuối kỳ ):
calculating average cost at the end of a given period.
IAS 2 version trước năm 2003, cho phép tính thêm phương pháp LIFO. It is
the oposite of FIFO.
FIFO is based on the price of the oldest items, not close to market value.
Therefore it is difficult for the managers to make dicisions.
60
Using LIFO, issues will be valued at the price of the most recent
purchases; hence the remaining inventory will be valued at the price of the
oldest items. Because issue at cost close to current market value, which
makes it easy for decision making.
However, LIFO has disadvantages galore.
Cumbersome to operate because of the need to identify each batch of
material separately: Difficult to explain as it is opposite to what is
physically happening.
Variety of price for the same material may make it difficult to compare
cost and make decision.
Purchase discount
On October 5th 2003, the Anna Company purchased merchandise at a price of $
20,000. The repayment terms are stated as 2/10, n/30. Lothridge paid $13,720
( $14,000 less the 2% cash discount ) on October 14 and the remaining balance of
$ 6,000 on November 4. Anna employs a periodic inventory system.
61
Vietnamese Net method Gross method
October 5:
Dr Purchase : 20,000
Cr A/ P: 20,000
Dr Purchase: 19,600
Cr Accounts Receivable :
20,000 * ( 1-2%) = 19,600
Dr Purchase : 20,000
Cr A/ P:20,000
October 14
Dr A/P : 14,000
Cr Financial
Income : 280
Cr Cash : 13,720
Dr A/P : 13,720
Cr Cash : 13,720
Dr A/P : 14,000
Cr Discount Received
( Interest Income ) : 280
Cr Cash : 13,720
November 4
Dr A/P : 6,000
Cr Cash : 6,000
Dr A/P:
19,600 - 13,720= 5880
Dr Interest expense :
6,000 * 2% = 120
Cr Cash : 6,000
Dr A/P : 6,000
Cr Cash : 6,000
Inventory Evaluation
Báo cáo tài chính cần phải phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính của
đơn vị. Do đó việc đánh giá lại hàng tồn kho cuối kỳ nhằm không đánh giá cao
( oversteted ) giá trị tài sản ( accoring to the prudence principle ).
62
Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được thể hiện trên Báo cáo tài chính
CARRYING AMOUNT= MIN ( HISTORICAL COST, MARKET VALUE )
Vietnamese & IAS US
Market value = Net realizable value
( NRV ) = Expected selling price –
Cost incurred in getting them ready for
sale – Selling Cost = Giá bán ước tính
trong điều kiện bình thường – Chi phí
ước tính để hoàn thành sản phẩm – Chi
phí ước tính cho việc bán hàng.
Market value is defined as replacement
cost ( RC ) which should not :
Exceed the net realizable value
Be less than net realizable value
reduced by an allowance for an
normal profit margin ( PM ).
Xác định Market value theo US như sau:
NRV – PM NRV
RC thực tế RC thực tế RC thực tế
Market value Market value Market value
Nếu RC thực tế ≤ NRV – PM thì Market value xác định theo US = NRV – PM
Nếu NRV – PM ¿ RC thực tế ¿ NRV thì Market value = RC thực tế
Nếu NRV ¿ RC thực tế thì Market value xác định theo US = NRV
63
CHAPTER 4: NON-CURRENT ASSETS
64
65
66