आई.एस.वो.9001:2008 की गतिववधधम ॉ Sensitization on ISO 9001:2008

प्रस्तुतत एस.के.ज़भीय अहभद (एभ.आय)

अमभि श्रीव स्िव (ए.एभ.आय)

ददश तनदेशन : एस.द भ.यॉम, तनदेशक, कैयी

सबी कभमचारयमों लरए उऩमुक्त

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आईएसओ 9001:2008 के फ ये भें िथ्म •आईएसओ 9001:2008 दतुनम बय के 175 देशों भें र ग ूककम ज चुक है | •दतुनम बय भें 12 र ख से अधधक प्रभ ण ऩत्र ज यी ककए ज चुके है |

आई.एस.ओ 9001 क्मा है ? ISO • International Organization for

Standardization • अॊियय ष्ट्रीम भ नकीकयण सॊगठन

9001 • अनूठी आई.डी • unique ID number

2008 प्रक शन वषष Year it was published

Formation 23 February 1947 Type NGO Purpose Int’l standardization HQ Geneva Membership 63 countries Website www.iso.org No. of stds over 18,000

http://www.iso.org/

-----आई.एस.ओ 9001:2008 क्मा है ? • मह एक गुणवत्त

प्रफॊधन प्रण री है जो ककसी बी सॊगठन के द्व य अऩन म ज सकि है

• मह प्रण री ग्र हकों की आवश्मकि ओॊ की ओय ध्म न कें दिि कयने एवॊ ग्र हकों की सॊिुष्ष्ट्ि के फढ ने हेिु है

भखु्म फातें 1. गुणवत्त Quality 2. प्रफॊधन प्रण री Management system 3. ग्र हक की आवश्मकि एॊ Customer requirements 4. ग्र हक सॊिुष्ष्ट्ि Customer satisfaction

-----आई.एस.ओ 9001:2008 क्मा है ? इस प्रण री के 4 घिक म ित्व है, जो व्मवस म

प्रफॊधन के बीिय र ग ूकयने हेि ुहैं – 1. प्रफॊधन की ष्जम्भेद यी (Management responsibility)

2. सॊस धन प्रफॊधन (Resource management)

3. वस्िु अनुबूति (Product realization)

4. न ऩ, ववश्रेषण औय सुध य (Measurement, analysis and improvement)

आई.एस.ओ. 9001:2008 की आवश्मकता क्मों है ?

• जो कुछ बी हभ कयिे हैं वो प्रब वी (effective) होन च दहए|

• हभे रग ि य (consistent) प्रब वी क भ कयने के मरए एक फेहिय प्रण री (system) की जरूयि है।

• क यीगय िबी फेहिय क भ कय सकि है जफ प्रफॊधक (manager) उन्हें एक फेहिय प्रफॊधन उऩकयण (good management tool) देि है |

आई.एस.ओ. 9001:2008 की आवश्मकता क्मों है ?

• ककसी बी सॊगठन भें बी कई ियह की गतिववधधम ॊ (activities) होिी हैं |

• कबी कबी क भ इिन ज्म द होि है कक आऩको ककसी एक ऩय पोकस कयन भुष्श्कर होि है |

• ववचमरि (distracted) होन आस न होि है | • ऐसे सभम भें कभषच रयमों को क भ को एक क्रभ (in order) भें यखन ेके मरए एक अच्छी व्मवस्थ क होन आवश्मक हो ज ि है |

-----आई.एस.ओ. 9001:2008 की आवश्मकता क्मों है ?

हभ ये सॊस्थ न को फन ने भें जो चीजे रगी हैं वो हैं- फड़ तनवेश (big investments) ककस नों एवॊ दहिध यकों (stakeholders) की अऩेऺ में योजग य ववश्वसनीमि , आदद | • हभे इसे सपर फन ने के मरए वो हय क भ कयने च दहए

जो इस सॊस्थ न को सपर फन एॊ अन्मथ हभे असपरि मभरेगी |

• दतुनम भें हय प्रभुख अथषव्मवस्थ ने आई.एस.ओ. 9001 को अऩन म है | सयक यें इसे भ न्मि (recognition) देिी हैं | क्मोंकक मह क भ कयि है।

आऩ के ऩास ऩहरे से ही काभ कयने का एक लसस्टभ है!

• रेककन क्म मे मह प्रब वी है? आऩ क भ को वैसे ही कय यहे हैं जैस आऩ हभेश हभेश

कयि े यहिे हैं, औय ऐस कयने से आऩको हभेश एक ही ऩरयण भ प्र प्ि होंगे।

• आई.एस.ओ 9001 एक अच्छ ववकल्ऩ है। मह आऩके सॊगठन की आवश्मकि है, ष्जसके मरए

आऩक सॊगठन एक गुणवत्त प्रफॊधन प्रण री (Quality Management System) जसै दस्ि वेज़ फन ि है,जो आऩके क भ को देखि है (monitor), भ ऩि (measure) है, ववश्रेषण (analyze) कयि है एवॊ सधु य कयि है ।

आईएसओ 9001:2008 आऩ से च हि है :

• आऩ जो क मष कयन च हिे है उसकी मोजन फन एॊ,

• उस मोजन क ऩ रन कयें, • क मष को देखें (monitor),

भ ऩें (measure)एवॊ ववश्रेषण (analyze) कयें

• मोजन भें सधु य कयें

Planning is the key

P D C A सफसे फड़ र ब

रग ि य सुध य कयने के मरए फन म गम है |

अच्छी तयह फनामा गमा औय राग ूककमा गमा गणुवत्ता प्रफॊधन प्रणारी (Quality Management System) तनम्नलरखित को फेहतय कय सकता है |

अकाममशीरता (Ineffectiveness) प्रबावहीनता (Inefficiencies) सभस्मा (Problems) त्रटुटमाॉ (Errors) ववसॊगततमों (Inconsistencies) दबुामवनाऩूणम प्रथाओॊ (Malicious practices) अतनश्श्चतताओॊ (Uncertainties) फुया सॊस्कृतत (Bad culture)

आई.एस.ओ 9001: 2008 गुणवत्त प्रफॊधन

प्रण री (QMS) की आवश्मकि एॉ • Quality (गणुवत्त ) : ग्र हकों की आवश्मकि ओॊ को ऩुय कयने हेिु

भ त्र (degree) • Management (प्रफॊधन): सॊगठन को तनमॊत्रत्रि कयने हेिु सभष्न्वि

गतिववधधम ॊ (coordinated activities)

• System (मसस्िभ) : ऩयस्ऩय फ िचीि म क मष कयने हेिु व्मवस्थ

• Quality management system (गणुवत्त प्रफॊधन प्रण री ) : सॊस्थ न की गणुवत्त को तनमॊत्रत्रि कयने हेिु एक प्रण री (system)

Quality (गणुवत्त ) क भ ऩदॊड ? आऩ कैसे सभझते है कक कामम को ऩूया कय लरमा गमा है ? Review (सभीऺ ) : इस फ ि की ऩुष्ष्ट्ि कयके कक क मष को ऩूय कय मरम

गम है Verify (जाॊचना ) : श्जतना कामम कयना था उसके अनुरूऩ ककतना कामम हुआ ऩुष्ष्ट्ि कयन (Validate) : ग्र हक / अॊि उऩमोगकि ष से प्रतिकक्रम प्र प्ि कयके

Non-conformance (गैय अनुरूऩता) : कामम को ऩूया न कयन ेकी दशा भें ववपरता (failure) इस ियह की ववपरि (failure) को दयु कयने के मरए तनव यक एवॊ सुध य त्भक क यषव ई (preventive and corrective action plan) की आवश्मकि होिी है |

सुध य (Correction) = त्रुदि के उन्भूरन (Error Elimination)

ELIMINATION OF THE ROOT CAUSE OF THE ERROR

गुणवत्त प्रफॊधन के मसद्ध ॊि Quality Management Principles (6 nos)

ग्र हक कें दिि (Customer focus)

नेितृ्व (Leadership)

रोगों की ब गीद यी (Involvement of people)

प्रकक्रम दृष्ष्ट्िकोण (Process approach)

तनयॊिय सुध य (Continual improvement)

तनणषम रेने के मरए िथ्म त्भक दृष्ष्ट्िकोण (Factual approach to decision making)

System approach(प्रण री दृष्ष्ट्िकोण) • आऩके द्व य आऩके मरए

फन ई गमी है, न कक आई.एस.ओ द्व य आऩके ऊऩय थोऩी गमी है |

मे व्मवस्था चाय बफन्दवुों ऩे कामम कयती है :

क मष कयने कक मोजन (Plan) क मष कयन (Do) ज ॊच कयन (Check) कभष कयन (Act)

भुख्म दस्ि वेज

1. Quality Manual (गणुवत्ता ऩुश्स्तका ) 2. Standard Operating Procedure (भानक सॊचारन प्रकिमा)

Quality Manual (गुणवत्त ऩुष्स्िक ) Chapter 1 (अध्माम 1)

SCOPE (ववस्ताय )

•मे ऩुष्स्िक उत्ऩ द की गुणवत्त आश्व सन एवॊ सेव ओॊ के मरए इस्िेभ र की ज एगी (This Manual is exclusively used for Quality Assurance of Products and Services) •इस ऩुष्स्िक भें तनम्न वगों की गुणवत्त प्रण री को श मभर ककम गम है | (This Manual is designed to incorporate the Quality Systems of the following sections)

Sl. No. Sections/Departments

1 Animal Science (AS)

2 Natural Resource Management (NRM)

3 Horticulture & Forestry (H&F)

4 Field Crop Improvement & Protection (FCIP)

5 Fisheries Science (FS)

6 Social Science (SS)

7 Prioritisation, Monitoring & Evaluation (PME)

8 Krishi Vigyan Kendra (KVK) South Andaman

9 Krishi Vigyan Kendra (KVK) North & Middle Andaman

10 Krishi Vigyan Kendra (KVK) Nicobar

11 Farm (Bloomsdale)

12 Farm (Sippighat)

13 Farm (Garacharma)

14 Administration (ADMN)

15 Finance & Accounts (F&A)

16 Central Instrumentation Facility (CIF)

17 Library (LIB)

इसी अध्म म भें सॊस्थ नॊ के फ ये भें, इसके रक्ष्म (Mission) औय दयूदमशषि (Vision) के फ यें भें औय इस ऩषु्स्िक को वऩछरे स्र इड भें ददख ए गए ववब ग/प्रब ग भें वविरयि कयने की ज नक यी है |

तनमभ वरी भें सॊशोधन (AMENDMENT OF THE MANUAL) : इस सॊफध भें बी इस ऩुश्स्तका भें फतामा गमा है, श्जसभे लरिा है कक इस ऩुश्स्तका भें कोई बी सॊसोधन (Amendment ) बफना तनदेशक की अनुभतत के नहीॊ हो सकता है | प्रफॊधन प्रतततनधध (Management Representative) कक श्जम्भेदायी है कक वो इस ऩुश्स्तका को तैमाय कये (Compilation), ववतरयत कये (Distribution)मा अद्मत (Update) कये |

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Chapter 2 (अध्माम 2 )

प्राभाखणक सॊदबम (Normative Reference)

सॊसोधन दस्ि वेज़ (Amendment record sheet) प्रकक्रम ओॊ की सॊक्षऺप्ि न भ सचूी (List of procedures abbreviation)

सॊक्षऺप्ि न भ (Abbreviation)

सॊगठन च िष (Organisation chart)

भ नक सॊच रन प्रकक्रम सचूी (Standard Operating Procedure)

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Sl. No. Procedure No. Title

IS/ISO Clause

No / QM Para Section

1 SOP MR 01 Procedure for control of documents 4.2.3 2 SOP MR 02 Procedure for control of quality records 4.2.4 3 SOP MR 03 Procedure for internal audit &

management review 5.6 & 8.2.2

4 SOP MR 04 Procedure for corrective action & preventive action

8.5.2 & 8.5.3

5 SOP MR 05 Procedure for control of non-conforming product

8.3

6 SOP MR 06 Procedure for disposal of citizen/customer complaint procedure

8.4

7 SOP H&F 01 Procedure for Horticulture & Forestry 7.5.1 8 SOP FCIP 01 Procedure for crop improvement 7.5.1 9 SOP FCIP 02 Procedure for seed production 7.5.1

10 SOP NRM 01 Procedure for laboratory analysis 7.5.1 11 SOP AS 01 Procedure for maintaining indigenous

poultry

7.5.1

12 SOP AS 02 Procedure for preservation and maintenance of livestock &

characterization of germplasm

7.5.1

13 SOP AS 03 Procedure for maintenance of hatchery and production of chicks

7.5.1

14 SOP AS 04 Procedure for laboratory analysis of samples

7.5.1

15 SOP FS 01 Procedure for fresh water fish breeding and seed production

7.5.1

16 SOP FS 02 Procedure for marine ornamental fish breeding

7.5.1

17 SOP FS 03 Procedure for marine shrimp seed production

7.5.1

Sl. No. Procedure No. Title

IS/ISO Clause

No / QM Para

Section

18 SOP FS 04 Procedure for indenting of consumables 7.5.1

19 SOP SSS 01 Procedure for technology assessment,

refinement and transfer

7.5.1

20 SOP KVK 01 Procedure for action plan 7.5.1

21 SOP KVK 02 Procedure for extension activities 7.5.1

22 SOP CIF 01 Procedure for calibration of equipment 7.6

23 SOP CC 01 Procedure for maintenance of hardware and

software of CIARI

6.3

24 SOP CC 02 Procedure for MIS/FMS Updation & Maintenance 7.5.1

25 SOP CC 03 Procedure for management of CIARI website 7.5.1

26 SOP CC 04 Procedure for updating data & information and

management in PIMS & PERMISNET

7.5.1

27 SOP PME 01 Procedure for recommending research priorities 7.5.1

28 SOP PME 02 Monitoring of ongoing projects and generating

report

7.5.1

29 SOP PME 03 Technology validation and impact assessment 7.5.1

30 SOP F&A 01 Closing of annual accounts 7.5.1

31 SOP F&A 02 Closing of annual accounts 7.5.1

32 SOP F&A 03 Procedure for maintenance of GPF accounts 7.5.1

33 SOP F&A 04 Procedure for maintaining statement of

expenditure

7.5.1

34 SOP HRD 01 Procedure for capacity building of CIARI

employees

6.2.2

35 SOP LIB 01 Procedure for library 7.5.1

36 SOP Common 01 Procedure for research 7.3

37 SOP Common 02 Procedure for farm operation of FCIP 7.5.1

Chapter 3 (अध्माम 3 )

तनमभ एवॊ ऩरयबाषाएॊ (TERMS & DEFINITIONS)

Quality Manual (गणुवत्त भैनुअर)

सॊगठन की गणुवत्त प्रफॊधन प्रण री को तनददषष्ट्ि कयने व र एक दस्ि वेज़ प्रकक्रम भैनुअर

Procedure Manual (प्रकक्रम भैनुअर) अरग-अरग ववब ग/प्रब ग की गणुवत्त प्रण री को र ग ूकयने के मरए गतिववधधमों क वववयण

Chapter 4 (अध्माम 4 )

Quality Management System (गुणवत्ता प्रफॊधन प्रणारी )

Chapter 5 (अध्माम 5 )

प्रफॊधन की श्जम्भेदायी (Management Responsibility)

Establishing the quality policy appropriate to the

organisation and Quality Objectives according to

the requirement of continually improving the

system

रग ि य प्रण री भें सुध य हेिु सॊस्थ न के अनुरूऩ गणुवत्त नीति एवॊ उद्देश्म की स्थ ऩन

Communication within the Organisation

सॊगठन के बीिय सॊच य

Conducting management reviews at regular

intervals

तनममभि अॊिय र ऩय सभीऺ प्रफॊधन क आमोजन

ग्र हक कें दिि तनदेशक, एभ आय एवॊ अन्म कभषच रयमों से इस फ ि को सुतनष्श्चि कयिे है कक ककस नों एवॊ अन्म दहिध यको की जरूयि ेऩुयी ियह से सभझ भें आ चुकी है, उन्हें सभम से उत्ऩ दों को उनकी ऩुयी सॊिुष्ट्िी से दी ज सके | उनके ववच य पीडफैक प भष के भ ध्मभ से प्र प्ि की ज सके औय उनके मशक मिों क िुयॊि तनव यण हो |

Customer Focus Director, CIARI, through the MR and other staff members ensures that the customer requirements are fully understood, identified and determined so as to enhance the effectiveness of the quality management system and to deliver quality results/products to the utmost satisfaction of the customers. Customers’ opinions are obtained through customer feedback format (QSF MR 12) and their objections/complaints shall be immediately taken care of within the stipulated period of project implementation.

Sl. Section Sectional Objectives Measurement Index

1. MR To maintain Internal Audit

schedule & Management Review

No. of I.A and

Management Review

carried out within

schedule

2.

For other

departments/

section

As per RFD of the current year RFD Report

3. HRD

To enhance competency of

employees through regular holistic

trainings

No. of training days

per employee per

year

Objectives at Various Process Centres ववमबन्न प्रकक्रम केन्िों ऩय उद्देश्म

Subject Target Group Media / Forum

Quality Policy All employees Display boards / emails/website/circulars

Quality Objectives All employees Display boards / emails/website/circulars

Quality Manual All nominated authorities

Hard Copy

Procedures Manual All concerned HOD Hard Copy Follow-up actions of the previous MRC meetings and compliance thereof

Personnel concerned Management review meetings as well as circulation of proceedings of the meetings

Results of audit (both internal / external)

Personnel concerned Management review meetings

Customer feedback Personnel concerned Management review meetings Key performance measures Personnel concerned Management review meetings Analysis and status of preventive & corrective action

Personnel concerned Management review meetings

Suggested changes that could affect the QMS and recommendations for Improvement / matters desired to be taken up by Director

Personnel concerned Management review meetings

General communications Personnel concerned Emails/website, Notice Boards & circulars

Custodians/ Media for Documnts

हय प्रबाग/ववबाग/अनुबाग कक तनश्म्रखित पाईल्स को जरुय यिें |

1. ISO Correspondence file 2. MR Meeting File 3. Internal Audit File 4. Corrective and Preventive Action Register

Chapter 6 (अध्माम 6 ) Resource Management (सॊसाधन प्रफॊधन) Human Resources (भानव सॊसाधन)

Competence, Awareness and Training (ऺभता, जागरूकता औय प्रलशऺण)

Infrastructure (आधारयक सॊयचना)

Work Environment (काभ का भहौर)

Chapter 7 (अध्माम 7)

Product Realization (वस्तु अनुबतूत) The following processes have been identified as being relevant

to supporting product realization

Sl. No. Sections/Departments

1 Animal Science (AS)

2 Natural Resource Management (NRM)

3 Horticulture & Forestry (H&F)

4 Field Crop Improvement & Protection

(FCIP)

5 Fisheries Science (FS)

6 Social Science (SS)

7 Computer Cell (CC)

8 Krishi Vigyan Kendra (KVK)

9 Farm

10 Central Instrumentation Facility (CIF)

11 Prioritisation, Monitoring & Evaluation

(PME)

12 Administration (ADMN)

13 Finance & Accounts (F&A)

14 Library (LIB)

तनम्नलरखित कदभ बी आवश्मक हैं |

Desk in the CIARI entrance handles

enquiries pertaining to providing

information to the stakeholders.

May I Help You?

भैं आऩकी क्मा सहामता कय सकता/सकती हूॉ ?

Stakeholder’s feedbacks obtained from various sources like suggestion box

हितधारकों की प्रहतहिया सुझाव बॉक्स के माध्यम से भी प्राप्त की जा सकती ि ै|

Suggestion Box (सुझाव बॉक्स)

Everything is perfect here…. There is no suggestion box !

Chapter 8 (अध्माम 8)

Measurement, Analysis and Improvement (नाऩ, ववश्रेषण औय सधुाय)

ग्राहक सॊतुश्टट (Customer Satisfaction)

आॊतरयक रेिा ऩयीऺा (Internal Audit)

Feed Back Form

for Customer Satisfaction

Feed Back Form

for

Customer Satisfaction

NCR Form

For Internal Audit

Before ISO After ISO

5S Program for work environment management

SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE

SORT SET IN ORDER SHINE STANDARDIZE SUSTAIN

Pyramid of QMS

“A customer is the most important visitor on our premises. He is not dependent on us. We are dependent on him. He is not an interruption of our work. He is the purpose of it. He is not an outsider of our business. He is part of it. We are not doing him a favour by serving him. He is doing us a favour by giving us the opportunity to do so.”

Mahatma Gandhi

एक ग्र हक हभ ये ऩरयसय ऩय सफसे भहत्वऩूणष आगॊिुक है | वो हभ ऩय तनबषय नहीॊ है। हभ उस ऩय तनबषय हैं। वो हभ ये क भ भें रुक वि नहीॊ है। वह उसक क यण है | वो हभ ये व्म ऩ य भें एक फ हयी व्मष्क्ि नहीॊ है, फष्ल्क वो इसक दहस्स है। हभ उसकी सेव कयके उस ऩय एहस न नहीॊ कय यहे हैं, फष्ल्क वो हभें ऐस कयने क अवसय देकय हभ ऩय एहस न कय यह है |

24 X 7 ज नकयी के मरए सॊऩकष कयें एस.के.ज़भीय अहभद : 9434262869 S.K.Zamir Ahmed MR-ISO 9001: 2008 अमभि श्रीव स्िव : 9679530821 Amit Srivastava AMR-ISO 9001: 2008

ISO 9001: 2008