IT’S  JUST  THE  

BEGINNING  

BUS  68  Olga  Hoffman  

May  2016        

SUCCESSFUL    NEW  HIRE  

ONBOARDING  

Make  the  employee’s    first  day    memorable  by  making  them  Feel    welcome  and  Connected  to  the  team.    Find  out  their  favorite  snack  and    have  it  on  their  desk  the  day  they  start.    LiIle  acJons  like  this  don’t  take  a  lot  of  Jme,    money  or  effort,  but  can  mean  so  much  to  a  new  hire,  and  help  make  them  feel  connected.  

Don‘t  miss  out  on  the  opportuniJes  provided  by  NHO  to  help  people  feel  Connected  from  day  one    

New  Hire  

Take  the  new  employee  to  lunch  on  day  one,    this  says  they’re    important.  Make  it  a  fun  day.    Take  the  employee  on  a  tour  of  the  department,  break  room,  building  or  enJre  campus.  Maybe  show  those  secret  areas  the  public    never  gets  to  see,  like  the  lab  where  the  secret  recipe  is  concocted.    

Warm  Welcome  –  Make  Them  Feel  Connected  from  Day  One  

Announce  the  new  employee  via  email  and  post  the  informaJon  online.        Reach  out  to  your  manager  and  other  execuJves  asking  them  to  introduce  themselves  and  make  your  new  hire  feel  welcome.      Encourage  long-­‐term  employees  to  stop  by  and  share  stories.      Schedule    a  team  lunch  or  dinner  to  welcome  them.  

Warm  Welcome    

Be  IntenJonal  About  Exposing  Your  New  Hires  to  Your  Culture  

New  Hire    

Who  We  Are    

There’s  no  feeling  like  pride  in  belonging  to  something  bigger  than  yourself,  so  tap  into  that  and  shake  some  company  booty!        Connect  the  dots  between  your  amazing  company  culture  and  how  they  can  be  part  of  it.    

Day  One  Shuffle  Paperwork  w  Find  some  way    to  minimize  the  stupefying  boredom  of  new    hire  paperwork.    Mail  it  ahead  and  provide  online  access  for  them  to  review  everything  before  they  start.    Have  stuff  ready  w  Every  day  a  new  hire  sits  around  unable  to  get  started  because  the  new  laptop  has  not  been  configured  yet  is  money  wasted.  Not  to  menJon  frustraJng  for  the  new  hires  who  are  anxious  to  ramp  up  quickly.  

What  are  the  rules  of  engagement?  Describe  the  company  culture.    Explain  when  management  prefers    to  use  email,  phone  or  face-­‐to-­‐face  communicaJon.  Review  topics  like  cadence  of  meeJngs,  eJqueIe  of  dialing  into  meeJngs,  and  how  to  approach  senior  execuJves.    What’s  Your  Management  Style?Discuss  your  expectaJons,  hot    buIons,  strengths  and  blind  spots.  Advise  who  they  go  to  for  quesJons  when  you  are  not  available.    If  there  are  suggesOons  or  concerns,  what  are  the  appropriate  channels    to  share  those.    

Day  One    QuesJons  to  Answer  

Is  there  any  one  to  be  wary  of?  MenJon  any  adversaries  who  may  transfer  an  a`tude  to  your  innocent  new  hire.    This  could    be  an  individual,  a  group,  or  an  organizaJon.  

Another  QuesJon  

New  hires  want  to  make  a  good  impression  and  start  adding  value.    Ensure  they  have  the  resources.    Set  Up  Technology  Working  from  home  or  offsite    Provide  Resources  Provide  both  the  Company’s  and  your  department  ‘s  current  Q-­‐T-­‐D  and  annual  reports,  goals,  policies  and  procedures.    Specify  on  the  org  charts  who  is    important  and  who  are  the  key  stake-­‐  holders  on  current  projects.  Provide  a  list  of  key  contacts  inside  and  outside  the  company.    Select  and  Schedule  Training  

Help  Them  Do  Their  Best  Work  

Review  calendar  on  key  organizaJon  deliverables  and  let  them  know  when  performance  reviews  are  held  and  how  new  hires  are  evaluated.    Set  30/60/90/180  day  milestones.  Check  in  frequently,  at  a  minimum  when  they  are  due.    Encourage  them  to  network  outside  of  the  organizaJon.  NoJfy  them  of  company  brown  bag  lunches  and  seminars  they  can  aIend.    

Establish  Goals  and  Clarify  ExpectaJons  Right  Away  

Build  trust  by  establishing  a  mutually  agreed  level  of  autonomy  for  the  employee.    Which  decisions  can  the  employee  make  without  consulOng  and  informing  the  manager  and  how  long  are  you  willing  to  wait  for  status  updates?  bound  of  discreJon.    

Decision    Decision      Check  w/Mgr  Inform  Mgr  of  Type:    Maker:    Befofe  AcJng  Outcome  Leaf    Employee  No    No  Branch    Employee  No    Aher  AcJng  Trunk    Empolyee  Yes    B  4  AcJng  Root    Manager    Yes    B  4    Decision  

Decision  Tree  

Reimburse  for  work  related  social  media  accounts  and  learning,  TED,  lynda.com,  etc.    Consider  new  hire  sales  training.  This  is  good  knowledge  to  have,  especially  if  you  are  in  a  customer  facing  posiJon.    Provide  presentaJon  training  and  let  them  pracJce  presenJng  to  your  team.    Have  them  create  their  own  presentaJon  that  “Brands”  them  and  their  mission.  See  reference  secJon.      

Encourage  Learning    

¤  In today’s wired, networked world of constantly and rapidly changing conditions help your new hire to understand The Big Picture by being connected.

 ¤  Google  reader  lets  you  set  up  alerts  for  

any  informaJon.    

¤  Zite  is  an  iPad  app  that  learns  what  you  like  and  don’t  like,  customizing  your  feeds  according  to  your  preferences.    Pulse  is  another  iPad  app  that’s  good.  

¤  Save  your  web  surfing  arJcles  to  Instapaper  on  your  PC,  phone  or  tablet.  

¤  Kindle,  Kobo,  iBooks.  Kindle  supports  features  such  as  social  media  integraJon  

Be  Socially  CollaboraJve    

Assign  A  Mentor   Every  new  hire  should  have  a  ‘buddy‘  to  help  them  navigate  the  informal  network.  They  are  that  extra  support  –like  the  training  wheels  on  your  bike.      They’ll  know  the  go-­‐to  people,  the  gatekeepers,  the  people  who  know  what's  happening  before  it  happens.      They  can  be  your  English  to  English  translator  for  the  company’s    inside  jokes  and  jargon.  

People  Don’t  Leave  Companies  .  .  .  .    They  Leave  Managers.    

Hew  hire  turnover  is  greatest  in  the  first  40-­‐50  days.    

The  First  Few  Months  Focus  on  These  3  

CommunicaJng  and  Giving  RecogniJon    Giving  Work  with  Purpose    Managing  the  RelaJonship  

Don`t  communicate  to  be  understood;  rather,  communicate  so  as  not  to  be  misunderstood.  

Engaging  as  a  listener      is  one  of  the  greatest  things  you  can  do  for  your  new  hire.  Echoing  the  other  person’s  words  helps  you  process  what  they’re  saying  and  signals  to  them  that  you’re  really  listening.      

Be  Aware  How  Your    Body  Language  &  Tone    Speaks  to  Your  New  Hires  

We  pay  more  aIenJon  to  facial  expressions  and  body  language,    

than  to    tone  of  voice,    

or  to    actual  words.  

55%  Facial  expressions    &  body  language  

8%  Actual  Words  

37%  Tone  of    voice  

Make  “thank  you”  and  “nice  job”  a  

regular  part  of  your  vocabulary.  

AddiJonally,    take  the  Jme  to  teach  new  employees  

why  what    they  did  is  so  intrinsically  

important  to  the  organizaJon’s  mission  and  purpose.  

Give  RecogniJon  

Harness  that  new  hire  energy  from  the  get  go  with  a  key  meaningful  project  

Give  Work      with    

Purpose  

Target  a  great  small  win  they  can  achieve  in  the    

first  few  days  or  weeks.  

Manage  the  RelaJonship  v  Assign  A  Mentor  

Ask  them  if  they  would  like  you  to  

assign  one  or  if  they  would  like  to  select  one  themselves.  

It  should  be  someone  in  management  who  can  help  them  with  their  career  goals.    Mentors,  like  the  buddy,  reduce  the  ramp  up  Jme  and  

inspire  moJvaJon  in  your  new  hire.  

It’s  criJcal  managers  show  their  employees  they  have  an  interest  in  them  as  human  beings,  not  just  as  employees.  You  can  do  this  by  keeping  the  channels  of  communicaJon  open.  Ask  for  frequent  feedback  and  remember  to  encourage  an  atmosphere  of  fun.    

Foster  the  New  Employee  RelaJonship    

Whether  it’s  working  out  at  the  company  gym,  playing  PicJonary  or  going  to  grab  an  ice  cream  cone,  it’s  important  that  as  they’re  learning  the  ropes,  your  new  hires  also  have  a  good  Jme  with  you  and  their  coworkers.  

Manage  New  Employee  

RelaJonships  CONSIDER  HOLDING  A  RE-­‐ORIENTATION  -­‐  All  employees  hired  in  the  past  quarter  come  back  to  ask  the  quesJons  they  hadn‘t  thought  of  Day  1.  Make  it  a  safe  environment  to  ask  any  quesJons  and  have  them  connect  with  the  colleagues  from  other  departments  with  whom  they  had  spent  vast  amounts  of  Jme  on  day  1,  but  didn‘t  really  interact  with  anymore.    

                             Break  the  ice  with  a  fun  interacJve  game  or  acJvity.                                  This  is  a  chance  for  the  group  to  get  to  know                                  one  another  and  begin  idenJfying  itself  as  ‘us’.  

                   START  GROUP  –  People  who  start  together  have  

 a  higher  chance  of  building  lasJng  bonds  as  they                  spread  out  over  the  company.  Help  your  new  hires                  define  their  first  network  at  your  company  by                    assigning  them  to  a  start  group.    

Research  has  found  that  strong  social  Jes  in  the  workplace  can  boost  producJvity,  make  employees  more  passionate  about  their  work  and  less  likely  to  quit  their  jobs.      When  we  look  at  what  makes  people  happy  and  effecJve  at  work,  it’s  being  able  to  spend  Jme  with  a  close  group  of  people.  You  need  to  structure  work  in  such  a  way  that  new  hires  have  those  opportuniJes.  

A  feeling  of  connecOon    makes  people  want    to  come  to  work.    

You  probably  had  some  help  on  the  climb    up.  Now  it’s  Jme  to  return  the  favor.  Give  your  Jme,  give  your  counsel,  give  of  your  emoJons  and  be  involved  in  the  process.    The    more  you  give  of  yourself,  the    bigger  the  impact.  It  does  not  have  to  be  terribly  formal  or  Jme-­‐consuming.  Carving    out  a  few  minutes  to  listen    shows  the  new  hire  they  are  important.    Schedule  1:1s  and  work  hard  to  keep  them.          

Give  of  Yourself  to  the  New  Employee  

Taking  breaks  is  at  odds  with  how  the  new  employee  wants  to  be  viewed,  but  it  is  not  Jme  wasted.  Brief  diversions  significantly  increase  one’s  ability  to  focus  on  that  task  for  prolonged  periods  of  Jme.      Get  up  and  move  around  to  get  the  blood  flowing  and  clear  the  mind.      Bonus  points  if  you  take  a  walk  outside!    Walking  just  10  minutes  will  relieve  stress,  reduce  faJgue  and  boost  mood.  

Encourage  New  Employees  Going  100mph  to  Take  EffecJve  Breaks    

Curiosity  is  key  to  empathy.  Ask  your  new  hire  about  their  struggles  &  strategies  for  coping  with  a  challenge  they’re  having  and  offer  to  help.  When  its  been  a  tough  day,  tell  them  go  get  a  good  night’s  sleep  and  recall  something  that  went  well  that  day,  and  be  thankful  for  that.    Life  always  offers  you  a  second  chance  .  .  .  its  called  Tomorrow.      

Be  EmpatheJc  

Encourage  QuesJons  It’s  OK  to  ASK!  

You  want  to    take  the  Jme    upfront  to    make  sure  your  new  hire  knows    how  to  succeed,  because  if  they    don‘t  .  .  .      you  will  be  doing  this    all  over  again!      

NOW  GO  GET  ‘EM  

References  Data  Source:  Todd  DeweI,  Onboarding  New  Hires,  Lynda.com    Pg.  1,  2,  5,  6,  7,  10,  11,  13,  14,  20,  21,  22,  26,  27,  28,  29  Marcos  Chin  Artwork,  www.marcoschin.com    Pg.  4,  8,  9,  18      Photos  by  Thomas  Peschak,  www.thomaspeschak.com    Pg.  12    Photo  from  film  “My  Name  is  Doris”,  Red  Crown  ProducJons.  2016    Pg.  14    Decision  Tree,  “Fierce  ConversaJons”  by  Susan  ScoI    Pg.  15    ArJcles  on  Crea%ng  a  Compelling  Presenta%on  and  Personal  Branding    hIp://blog.ted.com/2014/07/15/10-­‐Jps-­‐for-­‐beIer-­‐slide-­‐decks/    hIp://www.forbes.com/sites/dailymuse/2012/02/14/the-­‐first-­‐step-­‐to-­‐building-­‐your-­‐personal-­‐brand/#5e6a46dd2c72    Pg.  17    Quote  by  Dr.  John  Lund    Pg.  18    CommunicaJon  Studies  StaJsJcs  by  Dr.  John  Lund