Date post: | 05-Jul-2015 |
Category: |
Documents |
Upload: | kelana-indra |
View: | 2,946 times |
Download: | 65 times |
JAWABAN SOAL UAS TAKE HOME ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SYSTEM
Dosen : Edi Sudiarto,Ir.,MT
Disusun oleh :
Asrini Christinawati NPM 1.420.005
Program Magister Manajemen
Universitas Widyatama
2010
1).Definisi dari CRM (Customer Relationship Management) adalah proses dari beberapa
tahapan yang terdiri dari Indentifikasi, akuisisi, retensi dan pengembangan customer yang
memberikan kontribusi yang besar kepada perusahaan dengan cara memfokuskan
strateginya yaitu dengan cara menjaga hubungan dengan customer secara efektif dan efisien
sehingga hubungan tersebut menjadi hubungan seumur hidup (“lifetime”) yang
menguntungkan. Pengertian lain mengatakan bahwa CRM adalah sebuah sistem informasi
yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan
aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM
melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini,
termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call centre), tenaga penjualan (sales force),
pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service). CRM
sendiri bukanlah sebuah konsep, melainkan sebuah perubahan paradigma untuk
perusahaan-perusahaan, dimana CRM itu adalah pola hidup yang bertujuan untuk mengajak
customernya menjadi partner dalam perusahaan tersebut dan berkembang untuk
mendapatkan keuntungan bersama.
Definisi dari SRM (Supplier Relationship Management) adalah suatu-pendekatan inklusif
semua untuk mengelola urusan dan interaksi dengan organisasi yang menyuplai perusahaan
Anda dengan barang dan jasa. Hal ini mencakup komunikasi, praktek bisnis, negosiasi,
metodologi dan perangkat lunak yang digunakan untuk membangun dan memelihara
hubungan dengan pemasok. Manfaat meliputi biaya yang lebih rendah, kualitas yang lebih
tinggi, peramalan yang lebih baik dan kurang ketegangan antara dua entitas yang dihasilkan
dalam win-win relationship. Solusi SRM dapat menciptakan nilai bagi perusahaan:
- Mengurangi biaya bahan
- biaya pengembangan
- biaya persediaan dan biaya penjualan
- Untuk memperkuat keamanan pasokan
- Untuk mencapai hubungan pemasok "inisiatif yang win-win solution"
- Mempersingkat waktu produksi missal dan mempercepat waktu ke pasar
- Memberikan pengetahuan yang komprehensif dan proses untuk mengidentifikasi dan
mengelola semua hubungan pemasok
- Untuk mencapai kolaborasi keunggulan kompetitif terbaik
- Keputusan dukungan dan dukungan isi data model umum dan alur kerja, bisa pembelian
silang
- Pengembangan produk manufaktur dan rantai pasokan
- Mencapai keputusan dukungan dan optimalisasi operasional
Definisi dari SCM (Supply Chain Management) Menurut Schroeder adalah perancangan,
desain, dan kontrol arus material dan informasi sepanjang rantai pasokan dengan tujuan
kepuasan konsumen sekarang dan di masa depan. Menurut Simchi-Levi et al SCM adalah
suatu pendekatan dalam mengintegrasikan berbagai organisasi yang menyelenggarakan
pengadaan atau penyaluran barang, yaitu supplier, manufacturer, warehouse dan stores
sehingga barang-barang tersebut dapat diproduksi dan didistribusikan dalam jumlah yang
tepat, lokasi yang tepat, waktu yang tepat dan biaya yang seminimal mungkin.Dari kedua
definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa SCM adalah suatu rantai pengadaan barang
kepada pelanggan dalam rangka menjamin ketersediaan material dan meminimalisasikan
biaya. Keuntungan menerapkan supply chain menurut Indrajit dan Djokopranoto adalah:
1. Mengurangi inventori barang. Inventori merupakan aset perusahaan yang berkisar
antara 30%-40% sedangkan biaya penyimpanan barang berkisar 20%-40% dari nilai barang
yang disimpan.
2. Menjamin kelancaran arus barang. Rangkaian perjalanan dari bahan baku sampai menjadi
barang jadi dan diterima oleh pemakai/pelanggan merupakan suatu mata rantai yang
panjang (chain) yang perlu dikelola dengan baik.
3. Menjamin mutu. Jaminan mutu juga merupakan serangkaian mata rantai panjang yang
harus dikelola dengan baik karena mutu barang jadi ditentukan tidak hanya oleh proses
produksi tetapi juga oleh mutu bahan mentahnya dan mutu keamanan dalam
pengirimannya.
keterkaitan fungsi atau sistem kerja ketiga aplikasi di atas dengan sistem ERP dalam
menjalankan proses-proses bisnis suatu perusahaan
Fungsi CRM,SRM dan CRM merupakan dari sistem ERP yang ketiganya sama-sama
memberikan kontribusi dan nilai lebih untuk menjalankan prose bisnis suatu
perusahaan,karena dengan adanya ketiga fungsi tersebut maka Perusahaan mendapatkan
kemudahan dari keuntungan fungsi SCM,CRM dan CRM.
2) Permasalahan utama yang dihadapi LOGIN tentang infrastruktur bisnis pada saat ini, antara
lain:
Tuntutan pasar yang semakin beragam dengan kualitas pelayanan yang semakin tinggi;
Jumlah pesaing (terutama perusahaan asing) yang semakin banyak dengan basis kekuatan
Teknologi Informasi dan Komunikasi;
Aplikasi / solusi fungsi bisnis LOGIN yang belum lengkap dan integrated bahkan sebagian
besar sudah tidak berkinerja baik (“jadul”);
Sejumlah infrastruktur bisnis LOGIN dirasakan kurang memenuhi spesifikasi teknis, banyak
yang menganggur (idle), dan over capacity;
Ada sejumlah pemanfaatan sarana & prasarana bisnis LOGIN yang menyimpang dari
seharusnya yang dilakukan oleh beberapa “oknum” perusahaan;
Terjadinya kesenjangan kompetensi (Knowledge, Skill, dan Attitude) SDM antara yang
dibutuhkan oleh perusahaan dan SDM yang tersedia cukup lebar.
keluaran-keluaran yang SEHARUSNYA dapat diperoleh oleh perusahaan LOGIN dengan
mengimplementasikan sistem ERP untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang mereka hadapi
Untuk menjawab tuntutan pasar yang semakin beragam dengan kualitas semakin tinggi
adalah dengan mengevaluasi sistem Erp yang ada apakah sudah dapat memenuhi tuntutan
pasar dengan kualitas yang semakin diharapkan.Mencari indikator apa saja yang menjadi
tuntutan pasar kemudian mengevaluasi apakah sistem Erp sudah memadai atau tidak jika
tidak maka Login harus segera merubah atau menambah sistem ERP yang dipakai
Evaluasi kelayakan teknologi dan identifikasi apakah penggunaan teknologi informasi dan
komunikasi sudah efektif,efesien dan tepat sasaran apa tidak.
Membangun atau menambah fitur-fitur aplikasi yang sudah tidak berkinerja dengan
baik,identifikasi apakah sistem yang digunakan sudah integrated atau tidak.
Mengidentifikasi infratruktur mana yang sudah tidak memenuhi spesifikasi teknis, banyak
yang menganggur (idle), dan over capacity, jika sistem itu masih bisa dipakai dengan catatan
masih mempunyai nilai dan report yang dihasilkan dapat menghasilkan ‘bunyi’ yang nantinya
berguna untuk perusahaan, maka sistem itu masih bisa digunakan.Tetapi jika memang dirasa
sudah tidak bisa digunakan apalagi sudah over capacity maka sistem itu harus dirombak.
pemanfaatan sarana & prasarana bisnis LOGIN yang menyimpang dari seharusnya yang
dilakukan oleh beberapa “oknum” perusahaan, mulai mencari oknum yang melakukan
penyimpangan jika memang perlu ditindak maka lakukan tindakan,tetapi jika memang masih
diperbaiki maka harus mempunyai komitmen yang loyal pada perusahaan.
Menyusun key performence anatara kebutuhan yang dibutuhkan dengan SDM yang ada,jika
terjadi gap kita dapat melakukan berbagai kemungkinana, misalnya dengan adanya
pelatihan, atau melakukan rotasi,promosi dan mulai melakukan sistem The right man in the
right place.
Semua itu dapat dilakukan dengan adanya komitmen semua SDM terutama Top management
untuk melakukan atau mengimplementasikan sistem ERP. Ada pun key performence yang harus
dibuat perusahaan adalah:
Produktivitas diukur per fungsi yang akan dilibatkan dalam sistem ERP, dengan ukuran Key
Performance Indicator (KPI) dari masing-masing fungsi.
Tata cara perhitungan adalah sebagai berikut:
a. Key Performence indikator dari legelacy sistem dapat diperoleh dari data historis
perusahaan,jika diperlukan dilengkapi dengan survey.
b. KPI dari ERP system dapat diperoleh dengan survey, baik berdasarkan pertimbangan
obyektif maupun subyektif.
c. Jika masing-masing KPI dikalikan dengan standard rate, maka akan diperoleh operating
cost dari legacy system dan ERP system.
d. Dengan mengurangkan operating cost dari legacy system dengan ERP system, akan
diperoleh penghematan potensial dari implementasi ERP.
risk reduction
Implementasi ERP juga akan mengurangi resikonya terjadinya kegagalan perusahaan, misalnya
dalam hal:
- kesalahan pelaporan keuangan
- pemenuhan tenggat waktu konsumen
- kesalahan strategi harga jual produk
- kesalahan pengiriman produk
Kegagalan perusahaan seperti dicontohkan di atas biasanya berakar pada tidak adanya integrasi
sistem, oleh karena itu diharapkan akan hilang dengan adanya sistem ERP.
Berapa nilai resiko kegagalan perusahaan tersebut, jika dinilai dengan rupiah, akan
menghasilkan potensi penghematan akibat risk reduction.
staff reduction
Pertimbangan aspek kelayakan organisasi menghasilkan keluaran berupa headcount analysis.
Headcount analysis memperhitungkan berapa banyak karyawan dapat dikurangi dengan
implementasi ERP. Ini juga menimbulkan potensi penghematan dari operating cost perusahaan.
Cost
Pengeluaran yang berhubungan dengan proyek implementasi ERP secara umum terbagi lima
komponen:
1. software
Studi kelayakan ERP memang tidak memberikan rekomendasi secara spesifik kepada satu
vendor tertentu. Namun demikian dapatlah diperkirakan berapa kira-kira dana yang perlu
disediakan perusahaan untuk membeli lisensi penggunaan perangkat lunak ERP. Biaya software
akan tergantung kepada lingkup fungsional dan organisasi yang dilibatkan.
2. hardware
Biasanya implementasi ERP menuntut peremajaan perangkat keras, baik di tingkat client
maupun server. Tidak boleh dilupakan juga adalah pengadaan jaringan dan kelengkapan
kelemanannya.
3. consultant
Biaya konsultan akan sangat tergantung pada vendor ERP mana yang dipilih. Biaya konsultan
akan terjadi sejak awal masa awal proyek hingga pemeliharaan.
4. project management
Termasuk biaya manajemen proyek adalah:
- project team
- sosialisasi
- user training
- contingency
5. operating cost
Operating cost yang dimaksud disini adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan pada saat sistem
ERP telah mulai diterapkan. Diantaranya adalah biaya perawatan dan perbaikan sistem, biaya
sewa jaringan.
3). Rekomendasi yang dibutuhkan manajemen LOGIN dari pihak konsultan tersebut, mengenai
implementasi ERP dimulai dengan tahapan persiapan, tahapan pembangunan modul-modul aplikasi,
hingga tahapan implementasi modul-modul apalikasi ERP?
Tahapan Perencanaan :
a. Pembentukan project team, yang terdiri dari:
Komite pengarah.
Staf Teknologi informasi Internal: Manajer IT,Programmer,System Analysit,dukungan teknik
Penguna utama internal
Perwakilan Vendor & Konsultan.
b. Tugas Tim : Mengidentifikasikan masalah dan menentukan ruang lingkup,mengevaluasi
alternatif, pendekatan implementasi ERP, Membuat jadwal an anggaran.
Tahapan Analisis
Mengumpulkan informasi
Mendefinisikan kebutuhan pengguna
Tugas Tim:
Mengevaluasi vendor : vendor yang terpilih
Mendefinisikan inisiatif untuk rekayasa ulang proses bisnis
Pelatihan Project Team dari vendor & Konsultan
Project Team menghasilkan prototipe sistem ERP di berbagai fungsi organisasi : Simulasi dan
itegrasi anatara modul
Laporan rekomendasi untuk verifikasi dan persetujuan.
Tahap Desain
Mengecek apakah menggunakan pendekatan satu kesatuan paket atau hanya beberapa
paket ERP saja.
Bila diputuskan satu kesatuan paket (seluruh modul aplikasi Erp), maka desain antar muka
sudah ditentukan dan kustomisasi hanya bagian kecil saja.
Bila dipilih hanya beberapa paket saja, maka dibutuhkan desai perangkat perantara
(middleware), sehingga desain antar muka kan semakin banyak, karena selruh paket yang
beragam tersebut harus saling berkomunikasi.
Tahapan Implementasi
Berdasarkan aplikasi yang dipilih dilakukan kustomisasi dan tahap konstruksi
Dalam Tahapan implementasi hasil re-desain proses bisnis diterapkan, termasuk
hardware,software, data dan jaringan.
Penyesuaian berikutnya, umumnya berupa penyesuaian organisasi/prosedur (seperti
tambahan prosedur baru) dan orang (seperti mutasi,rotasi atau promosi).
Berdasarkan konfigurasi dan integrasi:
Pembuatan prototype dalam validasi, revis dll
Verifikasi dan penjualan saham
Membuat dokumentasi
Membuat rencana konversi roll out sistem
4). Modul-Modul di SAP
SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :
o SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan
proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)
o MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan
pengelolaan inventory
o PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi
(manufacturing) suatu perusahaan.
o QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai
logistik
o PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
o HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi
pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke
proses pembayaran gaji pegawai
o FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general
ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
o CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element
accounting, dan analisa profitabilitas
o AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses
asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling
o PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan
kontrol SAP Architecture & SAP Version DevelopmentSAP's products focus on ERP, which it helped to
pioneer. The company's main product is MySAP ERP. The name of its predecessor, SAP R/3 give a
clue to its functionality: the "R" stands for realtime data processing and the number 3 relates to a 3-
tier architecture: database, application server and client (SAPgui). R/2, which ran on a Mainframe
architecture, was the first SAP version.
Other major product offerings include Advanced Planner and Optimizer (APO), Business Information
Warehouse (BW), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM),
Supplier Relationship Management (SRM), Human Resource Management Systems (HRMS), Product
Lifecycle Management (PLM), Exchange
Infrastructure (XI), Enterprise Portal (EP) and SAP Knowledge Management (KM).
The APO name has been retired and rolled into SCM. The BW name (Business Warehouse) has now
been rolled into the SAP NetWeaver BI (Business Intelligence) suite and functions as the reporting
module.
The company also offers a new technology platform, named SAP NetWeaver. While its original
products are typically used by Fortune 500 companies, SAP is now also actively targeting small and
medium sized enterprises (SME) with its SAP Business One and SAP All-in-One.
Reportedly, there are over 100,800 SAP installations at more than 28,000
companies. SAP products are used by over 12 million people in more than 120 countries.
SAP sendiri memiliki 3 jenis produk:
- My SAP Business Suite atau yang lebih dikenal dengan nama R/3.
Merupakan produk utama dan pertama dari SAP. Sudah memiliki ratusan
customer yang merupakan korporasi di seluruh dunia.
Merupakan full customise system, menggunakan bahasa pemrograman sendiri
(ABAP).
Untuk mengimplementasikan produk yang satu ini, anda perlu meluangkan
investasi min US$ 500.000, waktu implementasi min
1 thn, serta team IT yang solid dan capable.
Ilustrasinya: Anda ingin membuat rumah, disediakan tanahnya, bahan
bangunan, arsitek, kontraktor, buruh, tapi design & perencanaan
silahkan anda develop dan rundingkan sendiri dengan resources yang anda
miliki.
- My SAP All-in-One, atau A1, merupakan turunan dari R/3 yang sudah memiliki
best practice dari industri vertical tertentu (mis: trading,
distribusi, manufacture, building management, etc.)
Sama seperti R/3 merupakan full customise system juga, akan tetapi sudah
ada rangka best practice-nya. Programming language: ABAP.
Untuk mengimplementasikan produk yg satu ini, persiapkan investasi sebesar
min US$ 150.000, dengan waktu implementasi min 6 bln, serta
team IT yg solid & capable.
Ilustrasinya: Kerangka dan design rumah sudah ada, tinggal anda customise
sesuai keinginan anda.
- My SAP Business One atau B1, merupakan produk paling ekonomis dari SAP.
Dengan general modul yg bisa dipergunakan di semua jenis perusahaan, B1
memiliki keunggulan dengan adanya fondasi yang kuat, ditopang
oleh flexibilitas program mengikuti business proses dari customer
menggunakan Add On modul.
Investasinya berkisar dari US$ 30.000 - 100.000 dengan waktu implementasi
mulai 20 man days.
Ilustrasi: bangunan rumah sudah ada, tinggal pilih interior, warna cat,
dekorasi dll.
What is SAP IDES (International Demonstration and Evaluation System)?
SAP IDES is a normal R/3 but with lots of DEMO data.
The system that contains several sample companies typifying relevant
business processes. It is simple to use and has a variety of master
and transaction data, and is used for demos, online/classroom
training, and presentations. Potential customers use IDES to trial and
test software via Internet.
SAP IDES – the "Internet Demonstration and Evaluation System" in the
R/3 System, represents a model company. It consists of an
international group with subsidiaries in several countries. IDES
contains application data for various business scenarios that can be
run in the SAP System. The business processes in the IDES system are
designed to reflect real-life business requirements, and have access
to many realistic characteristics. IDES uses easy-to-follow business
scenarios to show you the comprehensive functions of the R/3 System.
The focal point of IDES, however, is not the functionality itself, but
the business processes and their integration.
IDES not only covers the Logistics area, but also Financials, and
Human Resources. It demonstrates how the R/3 System is able to support
practically all types of industries, from discrete production through
to process industries, from engineering-to-order to repetitive
manufacturing. However, IDES is not a sector-oriented model company.
The individual processes are based on practice-oriented data for
sectors such as Retailing or Banking. The IDES group manufactures
products as diverse as elevators, motorcycles, and paints.
IDES is managed by SAP just as any regular business enterprise. SAP
regularly updates the IDES data (master data, transaction data, and
customizing). IDES also carry out period-end closing and plan with
different time-horizons. Transaction data are generated to ensure that
the information systems in all areas have access to realistic
evaluation data. IDES are constantly implementing new, interesting
business scenarios to highlight the very latest functions available in
the R/3 System. New functions are represented and documented by IDES
scenarios.
Above all, IDES shows you the possibilities of the integrated
applications in the SAP System. IDES cover all aspects of a business
enterprise, including Human Resources, Financial Accounting, Product
Cost Planning, Overhead Management, Profitability Analysis, Planning,
Sales and Distribution, Materials Management, Production, and much,
much more. IDES have also integrated document administration and
third-party CAD systems within the IDES system. This means that you
can call up and display external documents, or access CAD drawings.
IDES shows you how the R/3 System supports production processes, the
supply chain, and the efficient usage of global resources. Or perhaps
you would like to increase your understanding of
just-in-time-production or the integration of the electronic KANBAN
system in an MRP II environment? IDES provides the ideal way to learn
about areas such as Product Cost Controlling, Activity-Based Costing,
or integrated Service Management and Plant Maintenance. How to manage
high inflation is just one of the ever-growing number of IDES business
scenarios that you can choose from.
Modul dan aplikasi yang terdapat dalam suatu software
SAP R/3 tergantung kepada versinya. SAP secara terus
menerus melakukan upgrade terhadap software R/3 agar
sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan jaman. Secara
keseluruhan, SAP R/3 versi 4.6C terbagi menjadi tiga
functional area:
§ Financial
§ Logistics
§ Human Resources
Sementara masing-masing functional area terdiri dari
berbagai macam modul pendukung. Selengkapnya modul
yang terdapat pada SAP R/3 versi 4.6C sebagai berikut:
§ Financial
· Financial Accounting (FI)
· Controlling (CO)
· Investment Management (IM)
· Treasury (TR)
· Enterprise Controlling (EC)
§ Logistics
· Logistics Execution (LE)
· Sales and Distribution (SD)
· Materials Management (MM)
· Plant Maintenance (PM)
· Production Planning and Control (PP)
· Logistics - General (LO)
· Quality Management (QM)
· Project System (PS)
· Customer Service (CS)
· Real Estate Management (Industry Solution)
§ Human Resources
· Personnel Management (PA)
· Personnel Time Management (PT)
· Payroll (PY)
· Training and Event Management (PE)
· Organizational Management
· Travel Management (TV)
Setiap modul R/3 mendukung fungsi-fungsi manajemen
tertentu. Penjelasan masing-masing modul adalah
sebagai berikut:
A. Financial
1. FI-Financial Accounting
Software bisnis SAP ditujukan untuk menyediakan
pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas
perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan
perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal
maupun eksternal.
Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu
melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam
suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi
awalnya.
2. CO-Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat
kegiatan operasional:
· Pengendalian capital investment
· Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan,
memonitor dan merencanakan pembayaran
· Pengendalian pendanaan terhadap procurement,
pengadaan dan penggunaan dana di setiap area
· Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua
aktivitas perusahaan
3. IM- Investment Management
Fungsi dari modul IM ini overlapping dengan fungsi
yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih
spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan
investasi jangka panjang dan fixed assets dari
perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat
keputusan.
4. EC-Enterprise Controlling
Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses
bagi Enterprise Controller kepada Information
Warehouse mengenai hal-hal berikut:
· Kondisi keuangan perusahaan
· Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan
· Investasi
· Maintenance dari aset perusahaan
· Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan
· Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan
keputusan, seperti ukuran pasar, market share,
competitor performance
· Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti
struktur produksi, struktur biaya, financial
accounting dan profitability analysis.
5. TR-Treasury
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash
management dan cash forecasting dengan aktivitas
logistik dan transaksi keuangan.
B. Logistics
1. LE-Logistics Execution
Modul LO juga merupakan modul yang terintegrasi dengan
modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan
QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan
logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari
purchase requisition, good receipt hingga delivery.
2. SD-Sales Distribution
Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan
strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan
yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan
modul ini adalah untuk membuat struktur data yang
mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas
untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan
menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi
yang akan datang.
3. MM-Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu
manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe
bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material,
termasuk energi dan servis.
4. PP-Production Planning
Modul PP ini didasarkan pada pendekatan klasik
Materials Requirement Planning (MRP II), dan dengan
demikian menjalankan fungsi yang serupa dengan MRP II
dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material
sampai kepada proses delivery produk.
5. PM-Plant Maintenance
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol
pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif,
mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data
komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang
sedang berjalan.
6. QM-Quality Management
Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production
Planning for Process Industries. Salah satu fungsi
dari modul QM adalah untuk menyediakan master data
yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000
series.
7. PS-Project System
Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung
kegiatan-kegiatan berikut ini:
· Perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value
· Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan
cost element atau unit costing dan menetapkan waktu
kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan
· Koordinasi dari resources melalui otomasi permintaan
material, manajemen inventori, network planning dari
orang, kapasitas, material, operating resources dan
servis
· Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana
selama proyek berjalan
· Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan
C. Human Resources
Berfungsi untuk:
· Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan
tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang
berkaitan dengan SDM perusahaan
· Melindungi data personalia dari pihak luar
Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang
efisien melalui manajemen karir
Modul yang saat ini sangat diperlukan oleh LOGIN adalah dilihat dari permasalahan yang ada
Terjadinya kesenjangan kompetensi (Knowledge, Skill, dan Attitude) SDM antara yang dibutuhkan
oleh perusahaan dan SDM yang tersedia cukup lebar. Dan menurut saya SDM dulu yang perlu
dibenahi karena jika ada sistem tapi SDM nya tidak mampu menggunakan sistem itu, kegiatan bisnis
perusahaan tidak akan berjalan oleh karena itu yang diperlukan adalah :
o HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi
pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke
proses pembayaran gaji pegawai
Fungsinya adalah Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan
tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang
berkaitan dengan SDM perusahaan
· Melindungi data personalia dari pihak luar
Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang
efisien melalui manajemen karir
5. Tiga Perusahaan yang menggunakan sistem ERP : OCBC NISP, STIKes Dharma Husada, PT PUPUK
Kujang
a. ERP pada OCBC NISP
Dalam hal pengelolaan sumber daya manusia, OCBC NISP menggunakan Oracle Peoplesoft.Dalam
software ini ada menu-menu yang kesemuanya bisa digunakan untuk keperluan pengambilan
keputusan terutama di bidang kepegawaian.
Paket-paket ini mengidentifikasi himpunan tugas secara umum dan menyediakan aplikasi
layer secara umum untuk menangani keperluan tersebut. Manajemen basis data
mempertimbangkan pentingnya suatu data bersifat on-line, dan dapat diakses melalui jaringan
komputer.
Alasan mengapa menggunakan Peoplesoft antara lain:
- Mengurangi perulangan data
- Mencapai independensi data
- Menginteregasikan data beberapa file
- Mengambil data dan informasi dengan cepat
- Meningkatkan Keamanan
Database PeopleSoft terdiri dari dua komponen, sistem katalog PeopleSoft (atau
PeopleTools) dan data aplikasi. The PeopleTools,hampir sama dengan katalog sistem Oracle,
adalah repositori untuk aplikasi (catatan,panel, PeopleCode, dll).
Gambar berikut menggambarkan bagaimana PeopleSoft diatur dalam RDBMS Oracle:
Usage Examples
Application
Data
The Application Data layer houses the
actual user-entered data in the database
PS_PERSONAL_DATA
PS_PERSONAL_DATA
PS_EMPLOYMENT PS_EMPLOYMENT
PS_JOB PS_JOB
PeopleTools The PeopleTools layer houses the tools used
for development of the application
RECORDS RECORDS
PANELS PANEL
PEOPLECODE PEOPLECODE
RDBMS
Catalog
The RDBMS Catalog houses the core
structures that mae up the database
DBA_USERS (oracle) DBA_USERS (oracle)
SYSUSERS (Sybase/ SQL-Server)
SYSUSERS (Sybase / SQL-Server)
SYSUSERAUTH (DB2) SYSUSERAUTH
(DB2)
Catatan: Meskipun secara teknis tidak benar untuk menyebutnya sebagai database PeopleSoft,
komunitas pengguna umum mengacu seperti itu.
Database PeopleSoft ada dalam skema pengguna Oracle. Skema, SYSADM, berisi semua
benda yang membentuk aplikasi PeopleSoft.
Lingkungan berikut diperlukan untuk mendukung database PeopleSoft:
PSAU - PeopleSoft application update database (Aplikasi database update)
Development - Development database (Pengembangan database)
Testing - Regression and Integration testing database (Pengujian - Regresi dan Integrasi
database pengujian)
User acceptance - User testing and acceptance environment.(User pengujian dan
penerimaan lingkungan)
Struktur direktori yang direkomendasikan untuk menginstal aplikasi peoplesoft adalah sebagai
berikut:.
Contoh Instalasi produk PeopleSoft tunggal:
PSFT - PS_HOME PSFT - PS_HOME
HR750 - HRMS HR750 - HRMS
SQRBINW - Scribe SQR EXEs SQRBINW - Scribe SQR ongkos
CRW - Seagate Crystal Reports EXEs CRW - Seagate Crystal Reports ongkos
FOLIO - Folio and PeopleBooks Folio - Folio dan PeopleBooks
... ...
Contoh Menginstal beberapa produk PeopleSoft:
PSFT - PS_HOME PSFT - PS_HOME
HR750 - HRMS HR750 - HRMS
EP750 - Enterprise Performance EP750 - Kinerja karyawan
HE750 - Employee Admin HE750 - Admin karyawan
CRW - Seagate Crystal Reports EXEs CRW - Seagate Crystal Reports ongkos
SQRBINW - Scribe SQR EXEs SQRBINW - Scribe SQR ongkos
FOLIO - Folio and PeopleBooks Folio –
Ada tiga cara workstation klien dapat terhubung ke database PeopleSoft. Pertama dengan
menggunakan koneksi langsung dua tingkat dengan RDBMS Oracle menggunakan SQL * NET/Net8,
kedua menggunakan server aplikasi Tuxedo tiga-lapis, dan ketiga menggunakan sentakan tiga tingkat
/ kombinasi Tuxedo dapat terhubung ke halaman web PeopleSoft.
Untuk terhubung dengan menggunakan pendekatan dua tingkat, versi yang benar dari NET/Net8 *
SQL perlu diinstal.
Untuk terhubung dengan menggunakan pendekatan tiga tingkat, PeopleSoft Configuration
Manager akan dibutuhkan untuk mengkonfigurasi untuk terhubung ke server aplikasi.
Untuk terhubung dengan menggunakan pendekatan tiga-tier web, pengguna akan
memerlukan browser web dan alamat Universal Resource Locator (URL).
Menu-menu yang ada dalam peoplesoft yang digunakan di bank OCBC NISP antara lain:
1. Self Service
Menu ini digunakan terutama untuk keperluan khusus karyawan dan terdapat beberapa sub menu
seperti:
Review Transaction yaitu untuk mereview semua transaksi/kegiatan yang telah kita lakukan
dalam software peoplesoft.
OCBC NISP Medical yaitu untuk mereimburse klaim yang berkaitan dengan kesehatan,untuk
melihat history kesehatan karyawan dan melihat sisa saldo untuk klaim kesehatan karyawan.
OCBC NISP Overtime yaitu digunakan untuk menginput data apabila karyawan melakukan
kerja lembur.
Ocbc nisp Loan yaitu digunakan unuk melinat jumlah pinjaman karyawan.
Time reporting yaitu digunakan untuk laporan jadwal cuti dan sisa cuti.
Personal information untuk mereview dan mengupdate data-data pribadi karyawan.
Payroll and compensation untuk menangani permasalahan keuangan seperti history gaji
karyawan, mengupdate data terkini dari deposit setiap karyawan
Performance manangement digunakan untuk mengakses penampilan dan pengembangan
serta evaluasi yang dilakukan oleh karyawan
OCBC NISP overtime digunakan untuk melihat jam-jam lembur yang dilakukan oleh karywan
Time reporting digunakan untuk mengakses data jadwal, absensi kehadiran karyawan setiap
harinya
Benefits digunakan untuk mengakses data-data mengenai kesehatan, asuransi, tabungan
pensiun atau manfaat lain yang berguna untuk karyawan.
Learning and development untuk memasukkan informasi yang berkaitan dengan skill dan
kompetensi yang dimiliki oleh karyawan serta pelatihan apa saja yang dibutuhkan dan telah
dijalani oleh karyawan.
Performance management untuk mengakses dan mengetahui sejauh mana performance
karyawan serta evaluasi yang dihasilkan dari performance karyawan.
Dari system aplikasi diatas, oracle peoplesoft sudah masuk ke kategori aplikasi yang modern dan
canggih di bidangnya, selain itu menu pada aplikasi ini dibuat secara simple sehingga para karyawan
dapat dengan mudah mengaksesnya dan data yang di share pun akan semakin cepat untuk dibuat
keputusan yang tepat.
Selain itu menu-menu tersebut diatas sangat mewakili kebutuhan karyawan karena untuk
mengambil keputusan tidak diperlukan waktu yang lama tetapi keputusan akan dibuat secara real
time sangat jauh berbeda dengan system yang masih dijalankan secara manual seperti
contoh:apabila karyawan ingin mengajukan permohonan cuti tidak perlu menggunakan surat cuti
lalu dikirim ke kantor pusat,sehingga untuk dapat keputusan tersebut dibutuhkan waktu yang cukup
lama dari mulai mengirim surat sampai membuat keputusan.
Dari berbagai fitur yang ditawarkan, Peoplesoft mempunyai berbagai keunggulan antara lain
1. Cepat dalam pengambilan keputusan, karena semua bagian sudah terintegrasi ke dalam
sistem ini maka setiap ada informasi yang masuk, informasi yang berkaitan dengan SDM
akan cepat diterima oleh bagian personalia dan akan cepat diambil keputusan.
2. Client/server environment, Oracle berjalan di jaringan komputer. Oracle memisahkan proses
antara database server dan aplikasi client. Server yang terinstal. Oracle bertanggung jawab
menangani proses database, sementara client/workstation yang menjalankan aplikasi hanya
berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan mengurangi kemacetan jaringan. Oracle
mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle juga
mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk, sehingga ruangan harddisk
termanfaatkan secara efisien.
3. Multiuser, Oracle mendukung pelayanan banyak user, yang terkoneksi pada waktu yang
sama, dan mengakses data yang sama. Dengan fasilitas ini, Oracle mampu menghindari
konflik data secara baik.
4. Connectibility, Oracle dapat menggunakan berbagai sistem operasi dalam suatu jaringan
untuk mengakses data.
5. High transaction processing performance, Oracle dapat mengatur sistem agar pemrosesan
data dapat berjalan dengan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak pada suatu
waktu.
6. Availability, Oracle dapat menjalankan database secara terus menerus, 24 jam sehari.
Pemisahan sistem komputer dan proses backup dapat dilakukan secara on line, tanpa harus
mematikan database.
7. Manajemen Keamanan yang baik Oracle menghindari akses database dari pihak-pihak yang
tidak diinginkan. Oracle memiliki fitur yang baik untuk membatsi dan memonitor akses data.
8. Database enforced integrity, Oracle mempunyai kontrol untuk mengendalikan data mana
saja yang dapat diterima database. Tidak perlu membuat kode dibanyak aplikasi, cukup di
satu database Oracle.
9. Portabilitas, Oracle dapat berjalan diberbagai sistem operasi, baik Linux, Windows, Unix, dan
masih banyak lagi. Aplikasi yang menggunakan data Oracle dapat dengan mudah mengakses
data Oracle yang berjalan di sistem apapun.
10. Distributed Sistem, Oracle dapat memisahkan databasenya dalam komputer-komputer yang
secara fisik terpisah, namun secara logis terlihat seperti satu database.Replicant
environment Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang
berbeda-beda. Hal ini sangat membantu jika salah satu server rusak, server lain dapat
langsung menggantikan fungsinya.Oleh karena nya, banyak perusahaan mempercayakan
pengolahan database mereka dengan menggunakan Oracle.
B.ERP pada STIKes Dharma Husada
STIKes Dharma Husada mulai mencari perusahaan rekanan yang dapat membantu membuat sebuah
sistem ERP, pada saat itu STIKes Dharma Husada memilih PT MQ Solution untuk membuat Sistem
ERP.
PT MQ Solution memberikan rancangan sebuah sistem ERP dengan menggunakan Software
Database Oracle.
Oracle mendominasi pasar database server, hal ini mungkin didasarkan kepada banyak perusahaan
berskala besar mengunakan Oracle dalam mengelola datanya. Perusahaan Oracle didirikan pada
tahun 1977 oleh tiga orang programmer, Bob Miner, Ed Oates dan Larry Ellison yang menjabat
sebagai CEO (Chief Executive Officer). Konon, dari ketiga programmer tersebut, Larry adalah yang
‘nomor 3′ dalam programming. Larry lebih sering (dan lebih senang) mengerjakan pemasaran, dan
drop out dari kuliah karena keasyikannya di Oracle. Perusahaan ini berkonsentrasi pada pembuatan
database server di mainframe. Kisah sukses Oracle Corp terkait dengan sejarah dan teori database
relasional.
Larry Ellison penemu Software Development Laboratories Tahun 1977. Tahun 1979 SDL dirubah
menjadi RSI memperkenalkan produk Oracle Versi 2 sebagai awal produk komersial relational
database system. Versi ini tidak mendukung transaksi tapi menerapkan basic SQL untuk query dan
joins. RSI tidak pernah meluncurkan versi 1 sementara versi 2 di anggap sebagai trik marketing.
Tahun 1983 RSI merubah namanya menjadi oracle corporation.
Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen
basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle memasarkan jenis basis data ini untuk
bermacam-macam aplikasi yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer
(platform).
Basis data Oracle ini pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob Miner dan Ed Oates lewat
perusahaan konsultasinya bernama Software Development Laboratories (SDL) pada tahun 1977.
Pada tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai sekarang.
Oracle menggunakan SQL (Structured query language) sebagai bahasa perantara antara user dan
database. Kemudian Oracle Corp mengembangkan sebuah bahasa procedural yang mereka sebut
sebagai PL/SQL. Dengan menggunakan kedua bahasa ini, seorang user dapat mengoptimalkan
penggunaan database Oracle.
Keunggulan Oracle dibanding dengan yang lain :
1. Client/server environment
Oracle berjalan di jaringan komputer. Oracle memisahkan proses antara database server dan aplikasi
client. Server yang terinstal Oracle bertanggung jawab menangani proses database, sementara
client/workstation yang menjalankan aplikasi hanya berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini
akan mengurangi kemacetan jaringan.
2. Ukuran database yang besar dan pengaturan space
Oracle mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle juga
mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk, sehingga ruangan harddisk
termanfaatkan secara efisien.
3. Multiuser
Oracle mendukung pelayanan banyak user, yang terkoneksi pada waktu yang sama, dan mengakses
data yang sama. Dengan fasilitas ini , Oracle mampu menghindari konflik data secara baik.
4. Connectibility
Oracle dapat menggunakan berbagai sistem operasi dalam suatu jaringan untuk mengakses data.
5. Hight transaction processing perfomance
Oracle dapat mengatur sistem agar pemrosesan data dapat berjalan dengan cepat walaupun jumlah
transaksi sangat banyak pada suatu waktu.
6. Availability
Oracle dapat menjalankan database secara terus menerus, 24 jam sehari. Pemisahan sistem
komputer dan proses backup dapat dilakukan secara on line, tanpa harus mematikan database.
7. Manajemen Keamanan yang baik
Oracle menghindari akses database dari pihak-pihak yang tidak diinginkan. Oracle memiliki fitur yang
baik untuk membatsi dan memonitor akses data.
8. Database enforced integrity
Oracle mempunyai kontrol untuk mengendalikan data mana saja yang dapat diterima database.
Tidak perlu membuat kode dibanyak aplikasi, cukup di satu database Oracle.
9. Portabilitas
Oracle dapat berjalan diberbagai sistem operasi, baik Linux, Windows, Unix, dan masih banyak lagi.
Aplikasi yang menggunakan data Oracle dapat dengan mudah mengakses data Oracle yang berjalan
di sistem apapun.
10. Distributed system
Oracle dapat memisahkan databasenya dalam komputer-komputer yang secara fisik terpisah, namun
secara logis terlihat seperti satu database.
11. Replicant environment
Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda-beda. Hal ini sangat
membantu jika salah satu server rusak, server lain dapat langsung menggantikan fungsinya.
Oleh karena nya, banyak perusahaan mempercayakan pengolahan database mereka dengan
menggunakan Oracle.
Pada dasarnya sistem informasi mempunyai 5 (lima) fungsi yang satu sama lain saling terkait yaitu:
a. Sistem Informasi keuangan (anggaran) yang merupakan bagian dari sistem informasi
menajemen yang menangani pemrosesan pengajuan, pengontrolan dan koordinasi di dalam
perusahaan/organisasi yang disesain untuk membantu perusahaan/organisasi berjalan lebih
cepat dan efisien dengan melakukan pemrosesan secara otomatis terhadap aktivitas
kerjanya.
b. Sistem Informasi Manajemen yang mengumpulkan, memproses data untuk menghasilkan
informasi yang dibutuhkan manajer untuk perencanaan,pengendalian, dan pengelolaan
setiap aktivitas kerja pada bidangnya masing-masing. Bnetuk dari informasi yang dihasilkan
adalah secara terstruktur dan rutin dihasilkan oleh perusahaan yang bersangkutan.
c. Sistem pendukung keputusan nyang menyediakan alat bagi manjaer untuk membantu
memecahkan masalah yang semi terstruktut yang dihadapi. Sistem ini bukan dirancang
untuk memecahkan masalah,tetapi mempunyai kemampuan untuk menyajikan sekumpulan
informasi yang dibutuhkan manajer atau pimpinan dalam mengambil keputusan.
d. Sistem informasi eksekutif yang dirancang khusu untuk kebutuhan eksekutif puncak, yaitu
orang-0orang yang berada ditingkat paling tinggi dalam perusahaan atau organisasi.
Informasi yang dibuat dasarikan dari sistem informasi yang berada didalam perusahaan atau
organisasi berdasarkan data yang dimilkinya.
e. Sistem pendukung peningkatan produktivitas pegawai, seperti contohnya penggunaan mail
dalam berkomunikasi.
Pada prinsipnya ada 4 sistem aplikasi korporasi yang dibutuhkan di STIKes Dharma Husada
diantaranya :
1. ABSIS = Absence Information sistem yaitu digunakan untuk sistem payroll
2. BUDIS = Budgeting Information System
3. FINIS = Finance Information System
4. ACTIS = Accounting Information System
Yang akan dibahas disini adalah mengenai Sistem FINIS atau dapat disebut juga sebagai CABIS .
Finance Information system (FINIS) adalah modul yang ditujukan untuk mengolah data keuangan
dalan satu perusahaan atau organisasi.
Sistem informasi ini menghasilkan laporan keuangan kas dan Bank.
Dalam mengerjakan sistem ERP ini ada beberapa Tahapan diantaranya :
1. Perencanaan Proyek, adalah perencanaan keseluruhan untuk mengejkan proyek.
Perencanaan proyek didefiniskan kedalam tahapan-tahapan pelasanaan proyek diantaranya
ruang lingkup proyek, organisasi proyek, tanggung jawab pihak-pihak yang berkompeten,
dan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Perencanaan pelaksanaan proyek juga didefinisikan
prose pelaporan kepada STIKes Dharma husada untuk menindak lanjuti hasil pelaksanaan
proyek yang telah dilakukan.\
2. Perencanaan Garansi, mendeskripsikan aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan, fungsi atau
area dari sistem yang akan dipelihara, jadwal garansi juga pelaporan jika ada kerusakan,
gangguan atau perubahan prosedur.
3. Spesifikasi Desain awal, mendeskripsikan permintaan paada sistem yang akan dibuat.
Tahapan ini akan menjadi level teratas dalam mendesain suatu sistem. Persetujuan dengan
konsumen pada desain level teratas akan mengijinkan pengembang untuk memprose
kedalam desai sistem yang lebih detail. Dokumen ini akan mendifinisakan permintaan
fungsional dan keunggulkan operasional dari desain yang dibuat.
4. Spesifikasi Desai Kritikal, berisi diagram aliran data, nama program dan file data, interkasi
anatar komponen sistem dana mendeskripsikan desain untuk tiap-tiap bagian dari sistem.
Dokumen ini akan menjadi acuan dalam pekerjaan implementasi.
5. Spesifikasi Tes dan Uji Coba, menspesifikasikan tes apa saja yang akan dilakukan selama uji
coba bersama. Untuk tiap bagian tes akan didokumentasikan langkah pengetasn dan kondisi
seharusnya yang dihasilkan.
6. Manual sistem operasi didalamnya mencakup ruang lingkup sistem dan prosedur pekerjaan
untuk mengoperasikan dan memelihara sistem yang secara cepat mendeskripsikan
bagaimana men set-up sistem komputer, bagaimana menggunkan password pengguna,
bagaimana untuk melakukan back up data dan bagaimana mengintrepetasikan pesan dari
sistem.
7. Petunjuk Pemakaian , mendeskripsikan user interface dan detail dari fungsi yang beraneka
ragam. Bagian dasar dari petunjuk penggunaan ini adalah cara log on, log in, cara
pengoperasian sistem mencetak laporan dan mencari/ memperbaiki kerusakan.
8. Transfer teknologi dan Pelatihan, ini akan dilakukan setelah proses pengerjaan proyek telah
selesai sebelum diimplementasikan oleh pengguna, yang pada pelaksanaannya dibagi
menjadi 4 tahap yaitu:
a. Pelatihan bagi system Administator.
b. Pelatihan untuk menggunakan dan mengoperasikan sistem
c. Pelatihan bagi staf IT
d. Transfder teknologi dalam artian teknologi yang dipergunakan untuk melakukan
pembangunan sistem akan diajarkan kepada pihak pemilik proyek sehingga pemilik
proyek mempunyai pengetahuan mendalam tentang sistem yang dimilikinya.
Dari latar belakang yang telah diuraikan diatas mendasari pembuatan Cash & Bank Information
System ( Cabis). CABIS ini terdiri dari sekumpulan modul yang saling berhubungan dan bekerja sama
untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mengelola data melauli berbagai tahapan yang
berurutan untuk diolah menjadi informasi yang berguna sebagai sarana untuk
perencanaan,pengendalian koordinasi,analisis dan pengambilan keputusan di bidang bisnis dan
organisasi lain berdasarkan posisi transaksi dan data finansial lainnya.
Didalam CABIS mempunyai 5 fungsi sistem informasi yang satu sama lain saling terkait yaitu:
a. CABIS sebagai sistem informasi keuangan yang merupakan bagian dari sistem informasi
manajemen yang menangani pemrosesan transaksi bisnis perusahaan dan data finansial
yang didesain untuk membantu organisasi berjalan lebih cepat dan efisien dengan
melakukan pemrosesan secara otomatis terhadap aktivitas transaksinya.
b. CABIS adalah sistem informasi manajemen yang mengumpulkan, memproses, data untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan manajer untuk perencanaan, pengendalian, dan
pengelolaan organisasi. Bentuk dari informasi yang dihasilkan adalah secara terstruktur dan
rutin dihasilkan oleh perusahaan yang bersangkutan. Seperti laporan rutin periode mingguan
bulanan, ataupun tahunan atas posisi kas dan bank
c. CABIS sebagai sistem pendukung keputusan yang menyediakan alat bagi manajer untuk
memecahkan masalah yang semi terstruktur dan tidak terstruktur yang dihadapi. Sistem ini
bukan dirancang untuk memecahkan masalah, tetapi mempunyai kemampuan untuk
menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu manajer atau pimpinan dalam
mengambil keputusan. Contoh informasi mengenai posisi kas, bank dan laporan cash flow
yang disajikan secara spesifik dan mempunyai tipe dan model yang bermacam-macam
dipilah-pilah dan dikategorikan sesuai dengan permasalahan yang mungkin dihadapi.
d. CABIS sebagai sistem informasi eksekutif yang dirancang khusus untuk kebutuhan eksekutif
puncak, yaitu orang-orang yang berada ditingkat tinggi dalam perusahaan atau organisasi.
Informasi yang dibuat disarikan dari sistem informasi yang berada dalam perusahaan atau
organisasi berdasarkan posisi transaksi bisnis dan transaksi finansialnya.
Cabis sebagai sistem informasi berbasis data
CABIS memberikan kemudahan kepada pemakainya untuk menciptakan database dan
menyimpannya, mengakses, menyortir, memelihara data didalam database yang memungkinkan
para pemakai untuk mengakses data secara bersama sama dengan menggunakan beberapa
aplikasi.
Keuntungan CABIS sebagai sistem informasi berbasis data diantaranya adalah:
a. Independensi data, yaitu data independen terhadap program aplikasi.
b. Mengurangi data redudancy, dimana data tidak disimpan lebih dari satu tempat.
c. Standarisasi data, dimana item-item data mempunyai definisi yang standar.
d. Mengurangi ketidakkonsitenan data, dimana kalau disimpan dilebih satu tempat ada
kemungkinan satunya di update satunya tidak.
e. Integrasi data, dimana data bisa diakses untuk memenuhi permintaan informasi yang
tidak diperkirakan sebelumnya tanpa harus menulis program yang baru.
f. Kepemilikan data bisa dibagi
g. Pengendalian atas data yang dilakukan secara terpusat
h. User friendly, user mudah dalam mengoperasikan dan menggunakannya
i. Real time, dalam artian data yang tersimpan dalam database adalah data terbaru
dimana user dapat melihat transaksi yang telah dilakukan saat ini.
j. Keamanan data terjaga dimana hanya user tertentu yang bisa masuk dalam aplikasi dan
tiap user mempunyai tingkat wewenang yang berbeda tergantung level manajemen.
CABIS dirancang dengan memperhatikan prinsip prinsip perancangan sistem yaitu:
a. Memiliki perspektif global, dimana aplikasi dipandang sebagai sisi keseluruhan
sistem informasi dan memiliki master plan database yang utuh.
b. Menggunakan perancangan atas-bawah(top down desig), dimana perancangan
database secara diawali dengan pengenalan kebutuhan manajemen, pendekatan ini
menitik beratkan pada kebutuhan informasi dari manajemen senior dan menengah.
c. Memberikan laporan secara selektif, dimana database dirancang sedemikian rupa
sehingga menghasilkan satu jenis laporan utama yang dapat diberikan kepada setiap
kegiatan manajemen, yang salinan rinciannya dapat disiapkan sesuai permintaan .
d. Memberikan database yang berbeda untuk tingkat manejer yang berbeda, dimana
database database dirancang sesuai dengan jenis kegiatan manajerial dan tingkat
manajerial tertentu.
Model pemrosesan CABIS
CABIS menggunakan pemrosesan secara online dimana setiap transaksi dapat langsung diproses
setiap saat oleh beberapa pemakai. Pemakai dapat langsung berhubungan dengan alat pemroses
yang ada di terminal. Sistem online ini memungkinkan menerima input langsung dari pemakai yang
ada di lokasi kerjanya masing masing sekaligus mengirimkan kembali outputnya langsung kepada
pemakai. Contoh dari pemrosesan online ini misalkan pemakai bisa mengetahui posisi laporan cash
flow per saat ini.proses online ini didukung dengan arsitektur jaringan area local (LAN) dimana
jaringan melingkupi area gedung/kantor yang dihubungkan dengan kabel
Deskripsi umum cabis
Pada dasarnya modul cash & bank informasi system (CABIS) mempunyai hubungan yang erat dengan
modul lainnya yaitu:
a. ACTIS
b. BUDIS
Bagian kasir memasukan data ke modul CABIS untuk menghasilkan kwitansi dan memasukan
transaksi ke dalam kas masuk atau bank masuk.
Modul ACTIS digunakan untuk memantau jurnal pendapatan dan memantau mutasi
debet/kredit
Untuk lebih mengetahui secara lebih jelas baca juga system/ sub system design.
Petunjuk awal penggunaan modul cabis
Untuk menjalankan program, anda harus mengaktifkan program ini dengan cara mengklik icon CABIS
yang ada pada destop anda, maka akan muncul tampilan login.
Alur Kerja DP Kas Keluar
a. Peohon berdasarkan kebutuhan mengajukan DP yang disampaikan kepada ADUM bagian
yang bersangkutan
b. ADUM akan memasukkan permohonan DP tersebut ke dalam program DP berdasarkan
jumlah DP yang diminta, jika DP kurang dari 5 juta maka DP diambil dari kas sedangkan jika
DP diatas 5 juta maka DP diambil dari Bank.
c. DP tersebut akan mengalir secara otomatis kepada kepala bagian yang bersangkutan untuk
mendapatkan persetujuan. Jika kepala bagian setuju dengan DP yang diajukan maka DP
tersebut akan masuk ke bagian anggaran dan jika Dp tersebut batal dan pemohon harus
mengkoreksi permohonan DP tersebut.
d. DP yang disetujui Kepala Bagian akan mengalir ke bagian anggaran untuk mendapatkan
verifikasi dan persetujuan dari pihak anggaran> Jika Dp tersut disetujui maka DP tersebut
akan mengalir ke bagian akunting. Jika DP tersebut tidak disetujui maka DP tersebut
dikembalikan ke bagian asal DP untuk dikoreksi. Proses koreksi sendiri baru bisa dilakukan
jika Kepala Bagian tempat DP tersebut berasal mengubah status permohonan DP dari
disetujui menjadi ditolak.
e. DP yang disetujui Anggaran akan mengalir ke bagian akunting untuk mendapatkan verifikasi
da persetujuan dari pihak akuntansi. Jika DP tersebut tidak disteujui maka DP tersebut
dikembalikan ke anaggaran kemuadia diteruskan ke asal DP untuk dikoreksi. Proses koreksi
sendiri baru bisa dilakukan jika Anggaran mengubah status permohonan DP dari disetujui
menajdi ditolak dan Kepala Bagian temat DP tersebut berasal mengubah status permohonan
Dp dari disetujui menjadi ditolak.
f. DP yang disetujui akuntansi akan masuk ke Cashier untuk dibayarkan.
C.ERP pada PT PUPUK KUJANG
Sistem ERP pada IFS untuk sistem pembelian purchasing dan inventori prosesnya dimulai dengan
Permintaan atau material request oleh user kemudian dokumen tersebut di input pada sistem IFS.
biro material menerima permintaan pembelian tersebut dari user kemudian melakukan dan
membuat rencana pengadaan material. Biro material mengcek ke gudang dalam IFS ditampilkan
data persediaan material yang ada digudang. Dan jika barang tersebut tidak terdapat pada sistem IFS
maka biro material menginput permintaan pembelian untuk barang-barang yang tidak tersedia di
gudang, berdasarkan data-data persediaan yang terdapat pada sistem IFS. Setelah itu bagian biro
pengadaan melakukan pengecekan secara rutin pada sistem IFS dan jika ada permintaan dari biro
material, biro pengadaan mencari vendor-vendor yang ada pada data base pada IFS dan secara
sistem otomatis, dan sistem IFS memberikan informasi vendor yang bERPotensial melalui proses-
proses grading. Dan setelah itu melakukan penawaran harga terhadap vendor yang tERPilih, bagian
finace menerima data tersebut untuk harga untuk dibandungkan atau di komper dengan anggaran
yang tersedia. Jika harga telah sesuai dengan anggaran yang tersedia bagian anggaran akan
menyetujui pembelian dengan harga yang ditawarkan dan setelah mendapatkan persetujuan dari
bagian keuangan. Kemudian baggian biro pengadaan mencetak purchase order untuk dicetak dan
dikirimkan ke vendor yang tERPilih dan rekapnya diserahkan kepada bagiaan pengendalian barang
dan bagian pengendalian keudian akan secara otomatis data tersebut dikirimkan ke bagian
keuangan dan penerimaan barang disetujui dengan sistem pengiriman barang. Setelah proses
tersebut vendor akan mengirimkan material yang dipesan yang akan diterima oleh bagian
penerimaan barang untuk dilakukan inspeksi dan di komper dengan purchase order yang diterima
dibagian biro pengadaan. Dan jika barang sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan yang tampil
pada sistem IFS barang tersebut akan diserahkan ke gudang. Kemudian gudang akan menyerahkan
ke bagian produksi
Menurut pendapat kami sistem persediaan dan sistem pengadaan yang terdapat pada sistem IFS
yang telah diterapkan oleh PT. pupuk kujang telah menunjang opersional. Ini bisa dilihat pada sistem
pengadaan dan persediaan digudang. Dimulai dengan user sampai ke bagian pengadaan barang
untuk persediaan semuanya sudah terkomputerisasi dan tersistematis sehingga memudahkan kita
untuk bekerja tanpa harus memakan waktu dan biaya lebih besar.
Dengan adanya IFS telah menghemat waktu produksi dan menghemat biaya perusahaan sehingga
output atau barang yang diproduksi menjadi sangat meningkat.
Persamaan dalam penggunaan ERP pada ketiga perusahaan tersebut.
1. Tujuan penggunaan ERP yaitu :
Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol
kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan
produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan
besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-
beda
Keuntungan yg bisa diukur
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
2. Menempuh berbagai tahapan Implementasi yaitu: Tahapan Perencanaan, Tahapan
Analisis, Tahapan Desain, Tahapan dukungan Teknis, Tahapan Implementasi.
Perbedaannya antara ketiga perusahaan itu adalah adanya:
Pada Pupuk Kujang dan OCBC NISP karena perusahaan ini sudah berskala besar maka komitmen dari
Top Management, Middle Management sudah terbentuk sehingga dalam penerapannya pun tidak
mengalami permasalahan, sedangkan pada STIKes Dharma Husada Top management belum dapat
berkomitmen bahkan adanya ketidakmampuan dari SDM atau tidak siapanya SDM menggunakan
sistem Erp sehingga tujuan perusahaan masih belum tercapai, report dari hasil sistem Erp pun hanya
bisa dibaca oleh segelintir pihak.
Untuk Kasus pada perusahaan LOGIN yang dapat dishare adalah:
1. Harus Ada komitmen yang sunguh – sungguh dari TOP management
2. Adanya komunikasi yang baik, secara vertikal maupun horizontal
3. Keberanian menyatakan bahwa ERP adalah penting dan strategis
4. Adanya pemilihan ERP yang tepat jangan sampai ada Sejumlah infrastruktur bisnis LOGIN
dirasakan kurang memenuhi spesifikasi teknis, banyak yang menganggur (idle), dan over
capacity
5. Menyakinkan dalam akurasi data untuk pengambilan keputusan
6. Menyadari bahwa investasi dalam sistem informasi adalah bersifat jangka panjang.
7. Membentuk struktur organisasi yang fleksibel,adapif dan responsif terhadap perubahan.
6). Ringkasan (summary) tentang kecenderungan terbaru (the newest trends) tentang e-business
software, termasuk software ERP, CRM, SRM, dan SCM
Pesan Instan tren terbaru dalam perangkat lunak e-commerce
Hari ini, komunikasi harus cepat, terutama untuk bisnis. Masukkan pesan instan.
teknologi IM, dipopulerkan oleh's Instant Messenger dan perangkat lunak America Online ICQ,
adalah hit tumbuh di kalangan konsumen sebagai cara murah dan mudah untuk
berkomunikasi. Sekarang ide itu memegang kalangan bisnis.
pembuat perangkat lunak Novell, Aliansi Sun-Netscape, anak perusahaan IBM Lotus dan lain-lain
sedang membangun perangkat lunak baru IM dirancang untuk penggunaan bisnis dengan fitur-fitur
baru seperti meningkatkan keamanan dan kemampuan audio dan video.
E-commerce situs Web, seperti Lands End ', dan 800.com menggunakan pesan instan sebagai
alternatif untuk panggilan telepon dan email untuk berkomunikasi dengan pelanggan.
Para pengamat mengatakan bisnis instant messaging masih dalam masa pertumbuhan, tapi itu alat
vital untuk komunikasi, seperti pager, ponsel dan voice mail. IBM dan eksekutif Sun-Netscape
mengatakan mereka pernah mendengar tentang eksekutif negosiasi kontrak dan akuisisi perusahaan
melalui instant messaging.
"Olahpesan cepat menjadi sebuah teknologi penting bagi perusahaan yang menginginkan untuk
meningkatkan upaya kerjasama dan meningkatkan produktivitas," kata analis Giga Information
Group Rob Enderle. "Ini merupakan salah satu peluang terkuat untuk menerapkan teknologi dengan
cara yang membuat perusahaan lebih kompetitif."
EXP.com, sebuah situs saran online Web, adalah salah satu perusahaan tersebut. Start-up
menggunakan software pesan instan untuk pasangan konsumen dengan para ahli pihak ketiga dan
untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Sekitar sepertiga dari situs interaksi antara konsumen dan
ahli berlangsung melalui pesan instan, perwakilan perusahaan tersebut.
"Anda bisa melihat bahwa orang lain ada di sana. Anda tidak melihat bahwa dengan email atau
telepon," kata presiden EXP.com Mark Benning pada konferensi World Internet di Los Angeles hari
ini. "It's real-time, itu langsung - Anda mengharapkan jawaban segera kembali."
Bisnis memiliki berbagai perangkat lunak pesan instan untuk memilih dari. Perusahaan-perusahaan
yang ingin instant messaging untuk karyawan mereka hanya dapat menggunakan perangkat lunak
bebas yang dibuat oleh AOL, Microsoft MSN, Tribal Suara dan perusahaan lainnya pesan Bersih.
Tetapi dengan bisnis lebih banyak menggunakan teknologi, perusahaan-perusahaan seperti Lotus,
Novell dan Aliansi Sun-Netscape sedang membangun instan messaging perangkat lunak mereka
sendiri dengan fitur keamanan atau kemampuan untuk mengikat ke jaringan perusahaan
perusahaan.
John Patrick, wakil presiden IBM teknologi internet, kata bisnis menuntut keamanan lebih, sehingga
perusahaan perangkat lunak yang mengenkripsi pesan yang masuk melalui Internet publik.
Baik Lotus dan Novell menawarkan pesan teks nirkabel dan memiliki lisensi protokol Instant
Messenger's AOL, sehingga pengguna perangkat lunak dapat berkomunikasi dengan para pelanggan
AOL. Sun-Netscape akan segera membangun teknologi AOL Instant Messenger ke dalam keluarganya
perangkat lunak e-commerce.
Ketiga perusahaan mengatakan perangkat lunak mereka bisa mengikat langsung ke perangkat lunak
direktori korporat perusahaan - database pusat informasi, atau "halaman kuning," untuk informasi
pengguna perusahaan.
Dengan begitu, eksekutif perusahaan dapat mengirimkan pesan instan memperingatkan setiap
karyawan perusahaan tentang pertemuan wajib atau berita lainnya, kata John Gailey, wakil presiden
Novell layanan Internet, perusahaan yang merilis software instant messaging pekan lalu.
Baik Lotus dan Novell berencana untuk menambahkan audio dan video dalam versi mendatang
perangkat lunak. Lotus software juga memungkinkan perusahaan untuk mengadakan pertemuan
dengan beberapa orang pesan instan satu sama lain. Akhir tahun ini, perusahaan akan
menambahkan perangkat lunak terjemahan yang mendukung delapan bahasa, termasuk Jerman dan
Cina, sehingga pesan diketik dalam bahasa Cina dapat dibaca oleh penerima dalam bahasa Inggris.
"Kami melihatnya sebagai kemampuan e-bisnis yang fundamental," kata IBM Patrick. "Di
permukaan, orang berpikir itu sejumlah besar remaja memiliki obrolan, namun dalam konteks bisnis,
ia memfasilitasi dialog bisnis yang lebih produktif Jadi pengacara bisa bernegosiasi,. Dan pada saat
yang sama mereka bertukar pesan instan bawah meja dengan pasangan mereka . "
Tetapi perusahaan-perusahaan yang menggunakan pesan instan untuk berkomunikasi dengan
pelanggan juga. Beberapa perusahaan e-commerce, seperti EXP.com, menciptakan chat software
dari open source program messaging seperti AOL ICQ, sementara yang lain yang beralih ke
perusahaan perangkat lunak komunikasi seperti eGain, eShare dan ketajaman.
Microsoft mengatakan rencananya untuk mengintegrasikan pesan instan sebagai bagian dari strategi
baru untuk membangun perangkat lunak berbasis internet dan layanan untuk bisnis dan
konsumen. Presiden Microsoft Steve Ballmer musim gugur yang lalu mengatakan, perusahaan
berencana untuk menawarkan pesan instan sebagai teknologi yang operator situs Web dapat sewa
atau lisensi.
Online 800.com toko elektronik meluncurkan "penasehat instan" nya layanan pada bulan Agustus,
memungkinkan pelanggan untuk mengobrol langsung dengan perwakilan layanan
pelanggan. Perusahaan ingin memungkinkan konsumen dan usaha kecil dengan pertanyaan-
pertanyaan untuk mendapatkan jawaban langsung tanpa harus memutuskan sambungan dari
Internet.
Menggunakan teknologi messaging yang disediakan oleh ketajaman Quintus milik, perwakilan
800.com bisa chatting dengan konsumen, mengirim diagram, dan merekam percakapan untuk
dikirim ke pelanggan sesudahnya.
Namun dukungan pelanggan melalui pesan instan tidak murah. Meskipun perwakilan dapat chatting
dengan sampai lima pelanggan pada satu waktu, 800.com kepala pejabat pemasaran Tim Zuckert
mengatakan biaya berurusan dengan pelanggan lebih dari chatting adalah sama dengan
berkomunikasi dengan mereka melalui telepon.
"Tidak ada penghematan biaya," kata Zuckert. "(Tapi) kita melihat ini sebagai kesempatan untuk
melakukan dialog yang lebih baik dengan pelanggan kami ini mengurangi risiko kepada kita bahwa
pelanggan akan meninggalkan situs dan tidak kembali.."