ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS

Aunque las bases de datos CDS/ISIS pueden parecerse a simple vista como un archivo de información, en realidad consisten en varios archivos lógicamente interrelacionados pero físicamente diferentes. La administración de los archivos físicos es responsabilidad de CDS/ISIS y el usuario normalmente no necesita conocer su estructura en detalle para operar una base de datos. No obstante, algunos conocimientos básicos sobre los objetivos y funciones de los archivos principales asociados a una base de datos pueden ayudar a un mejor entendimiento del sistema. (El usuario con interés en mayores detalles técnicos encontrará una descripción detallada del formato físico de una base de datos en los apéndices G y H ("Estructura del archivo maestro y formato de los registros", y "Estructura del archivo invertido y formato de los registros")

es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo

contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

Existen programas denominados sistemas gestores

de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (las cuales son una unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. El propósito general de los sistemas de gestión de bases de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para

una organización.

Surgen desde mediados de los años sesenta la historia de las bases de datos, en 1970 Codd propuso el modelo relacional, este modelo es el que ha marcado la línea de investigación por muchos años, ahora se encuentran los modelos orientados a objetos.

Describir las ventajas del uso de la base de datos en la organizaciónVentajas de las bases de datos.-

Independencia de datos y tratamiento. Cambio en datos no implica cambio en programas y

viceversa (Menor coste de mantenimiento). Coherencia de resultados. Reduce redundancia :

◦ Acciones lógicamente únicas.◦ Se evita inconsistencia.

Mejora en la disponibilidad de datos

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes: Determinar la finalidad de la base de datos Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos. Buscar y organizar la información necesaria Reúna todos los tipos de información que desee registrar

en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

Dividir la información en tablas Divida los elementos de información en entidades o temas

principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

Aplicar las reglas de normalización

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

Tablas y relaciones:

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

Obtener respuestas a preguntas

Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.). Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.

Para crear rápidamente un formulario, utilice el comando Autoformato o un Asistente. La función Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) base. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, podrá personalizar el formulario en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

Personalizar un formulario En la vista Diseño En la vista Diseño, puede personalizar un informe de las siguientes

maneras: Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en las que está

basado un formulario. Controlar y ayudar al usuario Puede establecer las propiedades del

formulario para permitir o impedir a los usuarios que agreguen, eliminen o modifiquen los registros mostrados en un formulario. También puede agregar Ayuda personalizada a un formulario para ayudar a los usuarios a utilizar el formulario.

Ventana Formulario Puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar los menús contextuales y otros elementos de la ventana Formulario.

Informes: Presentar datos Un informe es un método eficaz de presentar los datos en

formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la información en la manera que desee verla.

Crear etiquetas postales.

Mostrar totales en un gráfico.

Agrupar registros en categorías.