Journal Retention & Needs Listing (JRNL) DemoBEN WALKER

TABATHA PURSLEY

CHRIS  NICOLICH

JRNL: What is itJournal Retention and Needs Listing for print serials

The Journal Retention and Needs Listing (JRNL) is program that:◦Allows libraries to expose lists of print journals for which they have made retention commitments;

◦ Express needs (or gaps) in their holdings; and◦ Communicate offers to fill the gaps in other participating libraries’ holdings.

JRNL: Why?Developed to fulfill a need for this type of software

If not UF/ASERL, then dictated by some other group

With the focus on print serial retention, it is a timely and important tool

JRNL: How does it work?apps.uflib.ufl.edu/JRNL/  Google sign inDifferent levels of permissions within the systemIf you have questions about the database or want to set up an account:◦ Email: JRNLDevelopment@uflib.ufl.edu◦ Please provide the following information when requesting to set up a new account:◦ A Google ID◦ Institution Name◦ Affiliation (FLARE, ASERL, WEST)

JRNL: Recent EnhancementsSoftware Enhancements:

• Subject headings field added

• OCLC number to identify journals (over 400 titles in Scholars Trust without ISSN numbers) 

• Considering changes in gap identification and filling

Additional Information:• LibGuide at http://guides.uflib.ufl.edu/JRNL

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JRNL: Users

Read‐Only User Basic User Technical User Bib Admin PSAP Admin

Import No Access No Access Bibliographic DataHoldingsGaps

Bibliographic Data Archive Status

Title List Search/Export Search/Export Search/ExportAdd new title

Add New Title n/a

Title Detail (List) No Access No Access Enter Bib DataEnter Holdings

Enter Bib Data Enter Archive Status

Title Detail (Edit) Read‐Only View Enter Holdings Enter Bib DataDelete Title

Enter Archive Status

My Gaps Search/Export Read‐Only ViewSearch/Export

Search/ExportAdd New GapEdit/Delete GapsCheck In GapsRelist GapsUndo Check Ins

n/a n/a

Fill Gaps Search/Export Search/Export Search/Export n/a n/a

JRNL: Title List

JRNL: SearchingSearch functionality is the same in Titles and Gaps

Search by◦ PSAP (Print Serials Archiving Program, e.g., FLARE, Scholars Trust, etc.)◦ Institution (limited by PSAP)◦ Location (can limit by institutional locations)◦ Title◦ OCLC◦ Publisher◦ ISSN◦ LCCN◦ OCLC File

JRNL: Searching

JRNL: Add New Title

JRNL: Importing Bibliographic Records

JRNL: Edit Holdings

JRNL: Importing Holdings Records

JRNL: Importing Holdings Records

JRNL: Managing Gaps

JRNL: Gap Editing

JRNL: Importing Gap Records

JRNL: Fill Gaps

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Contacts:◦ LibGuide: http://guides.uflib.ufl.edu/JRNL◦ Email: JRNLDevelopment@uflib.ufl.edu