Jtck K table of contents Public Relations edited · ECH for “fair use exceptions” which may...

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TABLE OF CONTENTS

K--GENERAL PUBLIC RELATIONS KA ................................. Goals and Objectives (See IB)

KB.................................. Public Information Programs (See CEE, CEF, CG and KBA)

Newsletters and other Media

KBA............................... District or School Web Sites (See ECH, II, IIBG, JR et seq. and KB)

Web Site Rules

Form, Sample Handbook Language

KBC............................... Media Relations

Broadcasting and Taping

News Releases

Conferences and Interviews

KDC .............................. Solicitations (See GAI)

KFD ............................... School Volunteers (See EBAA and IFC)

KG ................................. Use of School Facilities by Community Groups (See DFG and JH)

Fees and Rental Charges

Lease Arrangements

Supervision of Non-School Groups

Insurance and/or Bonds

Sample, Facility Use Rules Proposal

Form, Schedule of Rates for Facility Use

Form, School Facility Use Permit

KGA .............................. Use of District Personal Property and Equipment

Personal Use

Sample Form, Personal Property and Equipment Use Permit

KGD .............................. Crowd Control at School Sponsored Activities (See EBC and JCDBB)

Criminal Possession of a Firearm

KH ................................. Gifts to Schools (See GAJ and JL)


KI ................................... Distributing Materials in Schools (See JHCA, JK and JR et seq.)

Materials Produced by Outside Groups – Including Religious Materials

Political Campaign Materials

Advertising in the Schools

Mailing Lists

Sample Form, Distribution Rules: Non-School Materials

KK ................................. Sale of District Property (See DFM)

KM................................. Visitors to the School

KN ................................. Complaints (See BCBI, GAACA, IF, IKD and JCE))

Complaints About Discrimination or Discriminatory Harassment

Informal Procedures

Formal Complaint Procedures

Complaints About Policy

Complaints About Curriculum

Complaints About Instructional Materials

Complaints About Facilities and Services

Complaints About Personnel

Form, Complain of Discrimination

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K A G o a l s a n d O b j e c t i v e s ( S e e I B ) K A

Th e g o a l o f e d u c a t i o n a l p u b l i c r e l a t i on s i s t o f a c i l i t a t e a p r o c e s s o f c o m -

m u n i c a t i on b e t we e n t h e d i s t r i c t a n d i t s i n t e r n a l a n d e x t e r n a l p ub l i cs . Th e p u b -

l i c r e l a t i o ns p r og r a m i s i n t e n d e d t o d ev e lo p b e t t e r p ub l i c u n d e r s t a n d i n g o f t h e

d i s t r i c t ’ s go a l s , o b j e c t i v e s , a c c o m p l i s h m e n t s , a n d n e e d s .

Th e c o m m u n i t y sh a l l b e i n f o r m e d a b o u t s c h o o l fu n c t io n s a nd a c t i v i t i e s ,

t h e a c c r e d i t a t i o n s t a t u s o f e a c h s c h o o l , a nd t h e p r o g r e s s o f s c ho o l i m p r o v e m e n t

e f f o r t s . P a t r o n i n v o lv e m e n t i s e n c o u r a g ed .

Ap p r o v e d : K AS B R e c o m m e n d a t i o n – 3 / 0 0 ; 4 / 0 7

B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9



K B Pu b l i c I n f o r ma t i o n Pr o g r a ms ( S e e C E E , CE F, C G a n d K B A ) K B

Th e b o a r d s h a l l k e e p t h e p u b l i c i n f o r m e d a b o u t t h e s c h o o l sy s t e m ’ s f un c -

t i o ns a n d o p e r a t i o n s .

Ne ws l e t t e r s a n d o t h e r M e d i a

Th e b o a r d m a y i s s u e a p a t r o n n e ws l e t t e r . Th e s u p e r i n t e nd e n t s h a l l b e r e -

s p o n s i b l e f o r t h e c o n t e n t o f t h e d i s t r i c t ne ws l e t t e r a n d o t h e r d i s t r i c t - s po n s o r e d

m e d i a o r p u b l i c a t i o n s .

Th e s u p e r i n t e nd e n t s h a l l d i r e c t t h e d i s s em i n a t i o n o f d i s t r i c t i n f o r m a t io n

a n d r e p o r t t o t h e b o a r d a s r e q u e s t e d .

Wh e n a p p r o v e d by t h e p r i n c i p a l , a t t e nd a n c e c e n t e r a n no u n c e m e n t s o r

s c h o o l - r e l a t e d i n f o r m a t io n m a y b e s e n t h om e wi t h s t u d e n t s .

Ap p r o v e d : K AS B R e c o m m e n d a t i o n – 3 / 0 0 ; 7 / 0 3 ; 4 / 07 ; 6 / 0 7

B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9


K B A Di s t r i c t o r S c h o o l W e b S i t e s K B A ( S e e EC H, I I , I I B G, J R e t s e q . a n d KB )

Th e b o a r d m a y e s t a b l i s h a d i s t r i c t we b s i t e a n d m a y a l l o w c r e a t i o n o f

we b s i t e s f o r i n d i v id u a l s c ho o l s . A d i s t r i c t we b s i t e s h a l l b e u n d e r t h e c o n t r o l

o f t h e s u p e r i n t e n d e n t o r d e s i g n e e a n d s ch o o l we b s i t e s s h a l l b e s u p e r v i s e d b y

t h e p r i n c ip a l o r d e s ig n e e .

We b S i t e R u l e s

De t a i l e d r u l e s r e l a t i n g t o we b s i t e s a r e fo u n d i n a pp r o p r i a t e h a n db o o ks

o r i n do c u m e n t s a pp r o v e d b y th e b o a r d an d f i l ed w i t h t h e c l e r k a n d / o r p r i n c i -

p a l s .

S c h o o l r u l e s s h a l l i n c l u d e th e f o l l o wi n g a r e a s :

• d a t a p r i v a c y a n d F ER P A r e g u l a t i o ns ;

• c o p y r i g h t r u l e s , r e l a t i n g t o a c c e s s a n d u se o f m a t e r i a l s a n d t h e p r o p -

e r t y r i g h t s o f t h e d i s t r i c t , s t u d e n t s o r e m p l o y e e s wh o c r e a t e m a t e r i a l ;

• b o a r d a n d a d m in i s t r a t i o n sh a l l d e t e r m i n e we b s i t e c o n t e n t a n d m o n i -

t o r u s e b y e m p l o y e e s a n d s t u d e n t s .

D i s t r i c t a n d s c ho o l we b s i t e s a r e m a i n t a in e d t o s up p o r t t h e p ub l i c r e l a -

t i o ns a nd e d u c a t i o n a l p r og r a m s o f t h e d i s t r i c t a n d / o r t h e s c h o o l s . We b s i t e s

m a y b e m o d i f i e d o r t e r m i n a t e d a t a n y t i m e b y b o a r d a c t i o n .

Ap p r o v e d : K AS B R e c o m m e n d a t i o n – 6 / 0 0 ; 7 / 0 3 ; 4 / 07

B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9


SAMPLE HANDBOOK LANGUAGE / FORMS FOR DISTRICT USE AFTER BOARD APPROVAL

General Information

S t u d e n t P r i v a c y R i g h t s ( S e e J R B ) I d e n t i f i a b l e s t u d e n t i m a g e s s h a l l n o t b e p o s t e d o n d i s t r i c t o r s c h o o l w e b s i t e s w i t h o u t p r i o r w r i t t e n p e r m i s s i o n f r o m t h e s t u d e n t a n d , i f u n d e r 1 8 , t h e s t u d e n t ' s p a r e n t o r g u a r d i a n . T h e m a i l i n g a d d r e s s , t e l e p h o n e n u m b e r o r o t h e r p e r s o n a l l y i d e n t i f i a b l e i n -f o r m a t i o n a b o u t a n y s t u d e n t s h a l l n o t b e p o s t e d o n d i s t r i c t o r s c h o o l w e b s i t e s . A l l a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e F a m i l y E d u c a t i o n a l R i g h t s a n d P r i v a c y A c t ( F E R P A ) s h a l l b e f o l l o w e d . C o p y r i g h t e d M a t e r i a l P o s t e d O n W e b s i t e s ( S e e K B A ) A n y o r i g i n a l m a t e r i a l s c r e a t e d b y s t u d e n t s a r e o w n e d b y t h o s e s t u d e n t s . O r i g i n a l m a -t e r i a l s w i l l n o t b e p o s t e d o n d i s t r i c t o r s c h o o l w e b s i t e s w i t h o u t p r i o r w r i t t e n p e r m i s -s i o n o f t h e s t u d e n t w h o c r e a t e d t h e w o r k . _ _ _ _ _ _ _ _ ( W e b m a s t e r / P r i n c i p a l , e t c . ) s h a l l b e i n c h a r g e o f m o n i t o r i n g p e r m i s s i o n t o p o s t c o p y r i g h t e d m a t e r i a l s . S o f t w a r e C o p y r i g h t ( S e e E C H ) S o f t w a r e a c q u i r e d b y s t a f f u s i n g d i s t r i c t o r s c h o o l w e b s i t e s , a n d i n s t a l l e d o n d i s t r i c t c o m p u t e r s , m u s t c o m p l y w i t h c o p y r i g h t l a w s . P r o o f o f p u r c h a s e ( c o p y o r o r i g i n a l ) m u s t b e f i l e d i n t h e d i s t r i c t o f f i c e . D o w n l o a d i n g C o p y r i g h t e d M a t e r i a l s ( E C H ) S t u d e n t s a n d s t a f f s h a l l n o t d o w n l o a d c o p y r ig h t e d m a t e r i a l s w i t h o u t p r i o r , w r i t t e n p e r m i s s i o n b e i n g o b t a i n e d f r o m t h e a u t h o r o r c r e a t o r o f t h e m a t e r i a l i n q u e s t i o n . S e e E C H f o r “ f a i r u s e e x c e p t i o n s ” w h i c h m a y a l l o w f o r l i m i t e d u s e o f c o p y r i g h t e d m a t e r i -a l s .


K B C Me d i a Re l a t i o n s K B C

Up o n p r e s e n t a t i o n o f p r o p e r c r e d e n t i a l s , m e d i a m e m b e r s o n a s s i g n m e n t

w i l l b e a d m i t t e d f r e e o f c h a r g e t o a l l s c ho o l e x t r a c u r r i c u l a r a c t i v i t i e s . To t h e

e x t e n t po s s i b l e , sp a c e w i l l b e p r ov i d e d a t s p o r t i n g a nd s p e c i a l e v e n t s f o r m e m -

b e r s o f t h e wo r k i n g m e d i a t o c o v e r e x t r a c u r r i c u l a r a c t i v i t i e s .

B r o a d c a s t i n g a n d Ta p i n g

Th e s u p e r i n t e nd e n t i s a u th o r i z e d t o e s t ab l i sh r u l e s a nd r e g u l a t i o n s f o r

b r o a d c a s t in g a n d t a p i n g d i s t r i c t a c t i v i t i e s .

Th e a p p r o p r i a t e b u i l d i n g p r in c i p a l s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r d e t e r m i n i n g

e l i g ib i l i t y a n d i s s u i n g p a s s e s t o p r e s s m e m b e r s o n a s s ig n m e n t t o c o v e r s c h oo l

e v e n t s . M e m b e r s o f t h e b r o a d c a s t m e d i a s h a l l n o t i f y t h e s u p e r i n t e n d e n t p r i o r

t o t h e e v e n t t h e y wi s h t o c ov e r s o a r r a n ge m e n t s m a y b e m a d e f o r t h e i r e q u i p -

m e n t .

Ne ws R e l e a s e s

Ne ws a n d i n f o r m a t i on c o n c e r n in g bu i ld i ng e v e n t s a n d p ro g r a m s m a y b e

r e l e a s e d t o t h e m e d i a w i t h t h e a pp r o v a l o f t h e p r i n c i p a l . D i s t r i c t n e ws r e l e a s e s

p r e p a r e d f o r p u b l i c d i s t r i b u t i o n by d i s t r i c t e m p l o y e e s o r s t ud e n t s sh a l l h a v e th e

s u p e r i n t e n d e n t ’ s a p p r o v a l p r i o r t o r e l e a s e . Th e s u p e r i n t e n d e n t s h a l l , u p o n r e -

q u e s t , p r e p a r e o f f i c i a l d i s t r i c t n e ws r e l e a s e s f o r t h e b o a r d .


K B C Me d i a Re l a t i o n s K B C- 2

C o n f e r e n c e s a n d I n t e r v i e ws

Ne ws c o n f e r e n c e s a n d i n t e r v i e ws s h a l l b e s c h e d u l e d s o t h e y d o n o t d i s -

r u p t r e g u l a r e d u c a t i o n a l a c t i v i t i e s . R e p r e s e n t a t i v e s o f t h e n e ws m e d i a s e e k i n g

t o i n t e r v i e w a s t u d e n t d u r i ng s c h oo l h ou r s m u s t f i r s t h a v e t h e p r i n c i p a l ’ s a p -

p r o v a l a n d p e r m i s s i o n f r o m t h e s tu d e n t ' s p a r e n t o r g u a r d i a n .


B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9

K C A P r o t e c t i o n o f P r i v a c y R i g h t s K C A

T h e s u p e r i n t e n d e n t , t h e b o a r d o f e d u c a t i o n , a n d d i s t r i c t s t a f f s h a l l

p r o t e c t t h e r i g h t o f p r i v a c y o f s t u d e n t s a n d t h e i r f a m i l i e s i n c o n n e c t i o n

w i t h a n y s u r v e y s o r p h y s i c a l e x a m i n a t i o n s c o n d u c t e d , a s s i s t e d , o r

a u t h o r i z e d b y t h e b o a r d o r a d m i n i s t r a t i o n . T h e d i s t r i c t s h a l l p r o v i d e

p a r e n t s n o t i c e o f t h e i r r i g h t s u n d e r t h e P r o t e c t i o n o f P u p i l R i g h t s

A m e n d m e n t a n d t h e S t u d e n t D a t a P r i v a c y A c t a s r e q u i r e d b y l a w .

A p p r o v e d : K A S B R e c o m m e n d e d – 6 / 1 4

B O E a p p r o v e d : 1 0 - 1 3 - 1 4

K C B C u s t o d i a l a n d N o n - C u s t o d i a l P a r e n t R i g h t s K C B

T h e d i s t r i c t r e c o g n i z e s t h a t d i v o r c e d p a r e n t s c o n t i n u e t o s h a r e

c a r e g i v i n g a n d c u s t o d y o f t h e i r c h i l d r e n a n d t h a t e a c h p a r e n t , i f n o t

o t h e r w i s e p r o h i b i t e d b y c o u r t o r d e r , s h o u l d h a v e e q u a l a c c e s s t o

i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g h i s / h e r c h i l d ' s s c h o o l p r o g r e s s a n d a c t i v i t i e s . T h e

d i s t r i c t r e c o g n i z e s t h e v a l u e o f p r o v i d i n g i n f o r m a t i o n t o b o t h p a r e n t s

r e g a r d i n g s c h o o l p r o g r e s s a n d a c t i v i t i e s p e r t a i n i n g t o t h e i r c h i l d ( r e n ) .

U p o n r e q u e s t t o a c h i l d ' s p r i n c i p a l , e i t h e r p a r e n t m a y o b t a i n c o p i e s

o f s c h o o l i n f o r m a t i o n s u c h a s r e p o r t c a r d s a n d p r o g r e s s r e p o r t s .

A p p r o v e d : K A S B R e c o m m e n d a t i o n – 6 / 1 4

B O E A p p r o v e d : 1 0 - 1 3 - 1 4


K D C S o l i c i t a t i o n s ( S e e G AI ) K D C

Th e b o a r d s h a l l d i s c o u r a g e a l l s o l i c i t a t i ons o f a n d b y s t a f f m e m b e r s d u r -

i n g r e g u l a r s c h oo l h ou r s a n d a t s c h oo l - s pon s o r e d a c t i v i t i e s .

Ag e n t s , s o l i c i t o r s a nd s a l es m e n s h a l l no t b e p e r m i t t e d t o t a k e t i m e o f

t e a c h e r s o r s t u d en t s f r o m e d u c a t i o n a l a c t i v i t i e s . Th e s t u d e n t s a n d f a c u l t y o f

t h e d i s t r i c t s h a l l n o t p r o m ot e c o m m e r c i a l o r p r i v a t e f i n a n c i a l i n t e r e s t s , e i t h e r

t h r o u gh d i r e c t s a l e s o r t h r o u gh p r o m o t io n o f c o m p e t i t i v e g o o d s o r s e r v i c e s .

Th i s r u l e a p p l i e s t o t h o s e a c t i v i t i e s , p r om o t i o n s a nd s a l e s o r i g in a t in g

o u t s i d e t h e s c h oo l . Ex c e p t i o n t o t h i s r u l e m a y b e m a d e a s o u t l i n e d b e l o w.

M a t e r i a l s a n d p ro j e c t s s ub m i t t e d f o r c on s i d e r a t i o n u n d e r t h i s r u l e

m u s t b e m a d e i n wr i t i n g to t h e s u p e r in t e nd e n t . R e q u e s t s w i l l b e c on s id e r e d i n

l i g h t o f t h e p r o po s a l ' s d i r e c t c o n t r i b u t io n t o t h e e d u c a t i o n a l v a l u e s i n t h e

s c h o o l . C o n s i d e r a t i o n s h a l l b e o n th e ba s i s o f un r e a s o n a b ly a dd e d wo r k f o r

s t a f f m e m b e r s .

An y i n d i v id u a l s o r o r g a n i z a t i o ns v i o l a t i ng t h e p o l i c y o n s o l i c i t a t i o ns

s h a l l b e r e p o r t e d t o t h e b o a r d b y t h e su pe r i n t e n d e n t . V i o l a to r s m a y b e d e n i e d

f u r t h e r a c c e s s t o s c h o o l p r e m i s e s b y b o a rd a c t i o n .

Ap p r o v e d : 4 / 0 7

B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9


K F D S c h o o l Vo l u n t e e r s ( S e e EB A A a n d I F C ) K F D

S c h o o l v o l u n t e e r s wo r k u n d e r t h e s c ho o l s t a f f ’ s d i r e c t i o n wi t h t h e p r i n -

c i p a l ’ s a p p r o v a l .

S c h o o l v o l u n t e e r s a r e b o u nd b y t h e po l i c i e s , r u l e s a n d r e gu l a t i o ns o f t h e

d i s t r i c t , s e r v e w i t h o u t f i n a n c i a l c o m p e n s a t i o n a n d a r e n o t c o v e r e d b y wo r k e r s ’

c o m p e n s a t i o n .


B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9

K G U s e o f S c h o o l F a c i l i t i e s b y C o m m u n i t y G r o u p s ( S e e D F G a n d J H ) K G

T h e b o a r d m a y a l l o w u s e o f s c h o o l b u i l d i n g s a n d s c h o o l g r o u n d s b y

c o m m u n i t y g r o u p s o u t s i d e t h e s c h o o l d a y . U s e o f a n y s c h o o l f a c i l i t y o r

s c h o o l g r o u n d s , h o w e v e r , s h a l l n o t i n t e r f e r e w i t h d a i l y s c h o o l u s e o r a n y

s c h o o l - s p o n s o r e d a c t i v i t y . P r i o r i t y f o r f a c i l i t y u s e o u t s i d e o f t h e s c h o o l

d a y g o e s t o u s e p r o m o t i n g s t u d e n t a c a d e m i c a c h i e v e m e n t .

N o t w i t h s t a n d i n g t h e p r e v i o u s s t a t e m e n t , t h e d i s t r i c t s h a l l p r o v i d e e q u a l

a c c e s s t o t h e B o y S c o u t s a n d o t h e r d e s i g n a t e d y o u t h g r o u p s w h i c h a r e

n e i t h e r s c h o o l s p o n s o r e d n o r c o - c u r r i c u l a r i n

n a t u r e .

U s e i n A c c o r d a n c e w i t h B o a r d P o l i c i e s

A s a c o n d i t i o n t o i n i t i a l u s e o f a n d c o n t i n u e d a c c e s s t o d i s t r i c t

p r o p e r t y a n d f a c i l i t i e s , g r o u p s a n d / o r o r g a n i z a t i o n s m u s t f o l l o w K a n s a s

l a w a n d b o a r d p o l i c y p r o h i b i t i n g t h e u s e o f d r u g s , a l c o h o l , a n d t o b a c c o o n

d i s t r i c t p r o p e r t y a n d e n s u r e i n d i v i d u a l s i n a t t e n d a n c e r e f r a i n f r o m u s i n g

s u c h s u b s t a n c e s o n d i s t r i c t p r o p e r t y a s w e l l . F a i l u r e t o a b i d e b y t h i s

p r o v i s i o n m a y r e s u l t i n a r e v o c a t i o n o f f a c i l i t y u s e p r i v i l e g e s .

F e e s a n d R e n t a l C h a r g e s

T h e b o a r d s h a l l e s t a b l i s h r e a s o n a b l e f e e s a n d / o r r e n t a l c h a r g e s f o r

t h e u s e o f a n y s c h o o l f a c i l i t y o r s c h o o l g r o u n d s ; f e e s a n d / o r r e n t a l

c h a r g e s w i l l c o v e r c o s t s o f w a g e s o f s c h o o l p e r s o n n e l i n v o l v e d a n d

u t i l i t i e s . T h e f e e a n d / o r r e n t a l c h a r g e s s h a l l b e a p p r o v e d b y t h e b o a r d

a n d s h a l l b e r e v i e w e d a n n u a l l y .

L e a s e A r r a n g e m e n t s

T h e b o a r d s h a l l a p p r o v e a n y l e a s e a r r a n g e m e n t s .

K G U s e o f S c h o o l F a c i l i t i e s b y C o m m u n i t y G r o u p s K G - 2

S u p e r v i s i o n o f N o n - S c h o o l G r o u p s

W h e n e v e r a n y s c h o o l f a c i l i t y i s u s e d b y n o n - s c h o o l g r o u p s o r

i n d i v i d u a l s , a s c h o o l e m p l o y e e m a y b e o n d u t y t o s e e t h a t t h e b u i l d i n g

a n d e q u i p m e n t a r e p r o p e r l y u s e d . A s c h o o l e m p l o y e e m a y n o t b e r e q u i r e d

t o b e o n d u t y w h e n , i n t h e p r i n c i p a l ’ s o p i n i o n , i t i s n o t n e c e s s a r y .

I n s u r a n c e a n d / o r B o n d s T h e b o a r d , t h r o u g h i t s d u l y a u t h o r i z e d a g e n t , r e s e r v e s t h e r i g h t t o

r e q u i r e b o n d s ( c a s h o r o t h e r w i s e ) , i n s u r a n c e , o r o t h e r d a m a g e d e p o s i t s ,

a c c e p t a b l e t o t h e b o a r d b e f o r e a l l o w i n g u s e o f t h e s c h o o l s ’ f a c i l i t i e s . U s e

i s s u b j e c t t o l i m i t e d a c c e s s a n d a v a i l a b i l i t y . A n y d a m a g e s o c c u r r i n g

d u r i n g u s e w i l l b e b i l l e d t o t h e i n d i v i d u a l a n d / o r o r g a n i z a t i o n r e n t i n g t h e

f a c i l i t y .

A p p r o v e d : K A S B R e c o m m e n d a t i o n – 3 / 0 0 ; 4 / 0 7 ; 6 / 1 4

B O E A p p r o v e d : 1 0 - 1 3 - 1 4


K G A Us e o f D i s t r i c t Pe r s o n a l Pr o p e r t y a n d E q u i p me n t K G A

R e q u e s t s f o r u s e o f d i s t r i c t e q u i p m e n t by i n d iv i du a l s o r o u t s i d e o r g a n i -

z a t i o n s s h a l l b e s u b m i t t e d t o t h e s u p e r i n t e n d e n t . An y r e q u e s t s h a l l b e g r a n t e d

o r d e n i e d p u r su a n t t o g u i d e l i n es f o r u s i ng e q u i p m e n t d e v e l op e d by th e a d m i n i s -

t r a t o r a n d a p p r o v e d by t h e b o a r d . Th e s u p e r i n t e n d en t m a y e s t a b l i s h a

d e p o s i t f o r u s e o f s c h o o l e q u i p m e n t b ef o r e i t i s r e m o v e d f r o m t h e s c h o o l

g r o u n ds o r o t h e r d i s t r i c t p r o p e r t y . Th e d e p o s i t w i l l b e p a i d t o t h e p r i n c ip a l o r

d e s i g n e e a n d wi l l b e r e f u n d e d wh e n t h e e q u i p m e n t i s r e t u r n e d i n wo r k i n g o r -

d e r .

P e r s o n a l Us e

No d i s t r i c t e q u i p m e n t s h a l l b e u s e d b y s t a f f f o r p e r s o n a l r e a s o ns a t

s c h o o l o r a wa y f r o m i t s d e s ig n a t e d s t a t i o n wi t h o u t t h e p r io r a p p r o v a l o f t h e s u -

p e r i n t e n d en t ; t h e b u i l d in g p r i n c i p a l ; o r d e s i g n e e .


B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9


K G D Cr o wd Co n t r o l a t S c h o o l S p o n s o r e d Ac t i v i t i e s K G D ( S e e E B C a n d J C D B B )

D i s o r d e r a n d d i s r u p t i on o f s ch o o l a c t i v i t i e s w i l l n o t b e t o l e r a t e d , a n d p e r so n s

a t t e m p t i ng t o e n d a ng e r t h e s a f e t y o f s tud e n t s , s c h oo l p e r s on n e l o r o th e r a d u l t s ; t o

d a m a g e s c h o o l p r o p e r t y ; t o i n t e r f e r e w i t h s c h o o l a c t i v i t i e s o r t h e e d u c a t ion a l

p r o c e s s ; w i l l b e a s k e d to l e a v e t h e p r e m i se s .

Th e s c h o o l a d m i n i s t r a t i o n a n d s t a f f a r e r e s p o n s i b l e f o r h a n d l i n g a n y

p r o b l e m c a u s e d b y a d u l t s o r s t ud e n t s . Th e f i n a l d e c i s i on f o r d e t e r m i n i ng i f

a s s i s t a n c e i s n e e d e d i s t h e r e s po n s i b i l i t y o f t h e s c h o o l p r i n c i p a l . I n t h e a b s e n c e o f

t h e p r i n c i p a l , t h e d e t e r m i n a t i on s h a l l b e m a d e b y t h e a s s i s t a n t p r i n c i p a l o r p e r so n

d e s i g n a t e d t o b e i n c h a r g e o f t h e b u i l d i ng o r a c t i v i t y . Th e s u p e r i n t e nd e n t sh a l l b e

n o t i f i e d o f a n y s e r i o us p r o b l e m a t t h e s c h o o l .

C r i m i n a l P o s s e s s i o n o f a F i r e a r m

I t s h a l l b e i l l e g a l f o r a ny p e r so n , o t h e r t h a n a l a w e n f o r c e m e n t o f f i c e r , t o

p o s s e s s a f i r e a r m i n o r on a ny s c ho o l p r o p e r ty , s c h oo l g r o un d s , o r a n y d i s t r i c t

b u i ld i ng o r s t r u c tu r e u s e d f o r s t u d e n t i n s t r u c t i o n , o r a t t e nd a n c e o r e x t r a c u r r i cu l a r

a c t i v i t i e s o f p u p i l s , o r a t a n y r e g u l a r l y s ch e d u l e d s c h o o l s p on s o r e d a c t i v i t y o r e v e n t .

Th i s p r o h ib i t i on i n c l u d e s c o n c e a l e d we a p o n s e v e n i f t h e p e r s o n h a s a l e g a l p e r m i t .

Ap p r o p r i a t e s i g ns s h a l l b e p o s t e d a s d i r e c t e d b y t h e b o a r d .

R e f u s a l t o s u r r e n d e r o r i m m e d i a t e ly re m o v e f r o m s c h o o l p r o p e r t y o r

g r o u n ds , o r a n y r e g u l a r l y s c h e du l e d s c h oo l s p on s o r e d a c t iv i t y o r e v e n t , a n y f i r e a r m

i n t h e p o s s e s s i o n o f a n y p e r so n , wh e n s o r e q u e s t e d o r d i r e c t e d b y a n a u th o r i ze d

s c h o o l e m p lo y e e o r a n y l a w e n f o r c e m e n t o f f i c e r s h a l l b e r e p o r t e d t o l a w

e n f o r c e m e n t .

Ap p r o v e d : K AS B R e c o m m e n d a t i o n – 6 / 9 9 ; 7 / 0 3 ; 6 / 06 ; 4 / 0 7

B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9

K G D A P u b l i c C o n d u c t o n S c h o o l P r o p e r t y K G D A

T h e s u p e r i n t e n d e n t o r t h e s u p e r i n t e n d e n t ’ s d e s i g n e e m a y d e n y a c c e s s

t o t h e s c h o o l b u i l d i n g s , f a c i l i t i e s , a n d / o r g r o u n d s o f t h e d i s t r i c t t o

p e r s o n s w h o h a v e n o l a w f u l b u s i n e s s t o p u r s u e a t t h e s c h o o l , p e r s o n s w h o

a r e a c t i n g i n a m a n n e r d i s r u p t i v e o r d i s t u r b i n g t o t h e n o r m a l e d u c a t i o n a l

f u n c t i o n s o f t h e s c h o o l , o r p e r s o n s w h o a r e o n s c h o o l p r o p e r t y i n

v i o l a t i o n o f B o a r d a n d / o r b u i l d i n g p o l i c y . A d m i n i s t r a t i v e p e r s o n n e l m a y

d e m a n d i d e n t i f i c a t i o n a n d e v i d e n c e o f q u a l i f i c a t i o n f o r a c c e s s o f a n y o n e

d e s i r i n g t o u s e o r c o m e u p o n t h e p r e m i s e s o f t h e p a r t i c u l a r s c h o o l o r

f a c i l i t y .

P e r s o n s , i n c l u d i n g p a r e n t s o r p e r s o n s a c t i n g a s p a r e n t s , w h o h a v e

l e g i t i m a t e r e a s o n s f o r b e i n g o n s c h o o l p r o p e r t y m u s t n e v e r t h e l e s s a b i d e

b y p o l i c i e s a d o p t e d b y t h e b o a r d a n d b u i l d i n g p o l i c i e s s p e c i f i c a l l y

a p p l i c a b l e t o e a c h s c h o o l . S u c h b u i l d i n g p o l i c i e s s h a l l b e p u b l i s h e d

a n n u a l l y i n t h e s c h o o l h a n d b o o k a n d s h a l l b e p o s t e d a t t h e s c h o o l i n a

c o n s p i c u o u s p l a c e v i s i b l e t o a l l w h o e n t e r t h e p r e m i s e s . { V i s i t o r s m u s t

s e c u r e a n d w e a r a v i s i t o r ' s p a s s t o e n t e r s c h o o l b u i l d i n g s d u r i n g t h e

s c h o o l d a y . }

A n y o n e w h o r e f u s e s o r f a i l s t o l e a v e d i s t r i c t b u i l d i n g s , f a c i l i t i e s ,

a n d / o r g r o u n d s a f t e r b e i n g r e q u e s t e d t o d o s o b y a n a u t h o r i z e d d i s t r i c t

e m p l o y e e s h a l l b e c o n s i d e r e d t o b e t r e s p a s s i n g i n v i o l a t i o n o f K a n s a s

l a w . I n s u c h c a s e , t h e p o l i c e w i l l b e c o n t a c t e d , a n d a r r e s t a n d c r i m i n a l

c h a r g e s m a y r e s u l t .

T h e a d m i n i s t r a t i o n w i l l d e t e r m i n e i f t h e i n d i v i d u a l w h o h a s b e e n

a s k e d t o l e a v e a d i s t r i c t b u i l d i n g , f a c i l i t y , o r g r o u n d s i s a l l o w e d t o r e t u r n

i n t h e f u t u r e . I f t h e i n d i v i d u a l i s n o t t o r e t u r n i n t h e f u t u r e , t h e

a p p r o p r i a t e " T r e s p a s s N o t i f i c a t i o n " i s t o b e s e n t t o t h e i n d i v i d u a l .

A p p r o v e d : K A S B R e c o m m e n d a t i o n – 6 / 1 4

B O E A p p r o v e d : 1 0 - 1 3 - 1 4

N o t i c e o f P r o t e c t i o n s U n d e r t h e K a n s a s T o r t C l a i m s A c t

A s a t e a c h e r e m p l o y e d b y U n i f i e d S c h o o l D i s t r i c t N o . _ _ _ ,

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ , K a n s a s , y o u a r e e n t i t l e d t o p r o t e c t i o n s u n d e r t h e K a n s a s

T o r t C l a i m s A c t , K . S . A . 7 5 - 6 1 0 1 e t s e q .

1 . W h a t i s t h e K a n s a s T o r t C l a i m s A c t ?

I t i s t h e s t a t e s t a t u t o r y s c h e m e w h i c h a l l o w s g o v e r n m e n t a l

e n t i t i e s , i n c l u d i n g p u b l i c s c h o o l d i s t r i c t s , i n t h e s t a t e t o b e s u e d f o r

d a m a g e s c a u s e d b y t h e n e g l i g e n t o r w r o n g f u l a c t s o r o m i s s i o n s o f

e m p l o y e e s , o f f i c e r s , o r b o a r d m e m b e r s . I n c a s e s a r i s i n g u n d e r t h e K a n s a s

T o r t C l a i m s A c t , l i a b i l i t y i s l i m i t e d t o $ 5 0 0 , 0 0 0 f o r a n y n u m b e r o f c l a i m s

a r i s i n g o u t o f a s i n g l e o c c u r r e n c e o r a c c i d e n t o r t o t h e e x t e n t o f t h e

d i s t r i c t ’ s i n s u r a n c e , w h i c h e v e r i s g r e a t e r . U . S . D . _ _ _ ’ s i n s u r a n c e w i t h

r e g a r d t o t o r t c l a i m s p r o v i d e s l i a b i l i t y c o v e r a g e f o r s u c h c l a i m s u p t o

$ _ _ _ _ _ _ _ _ . ( S e e K . S . A . 7 5 - 6 1 0 1 e t s e q . )

2 . A r e t h e r e a n y s i t u a t i o n s i n w h i c h a s c h o o l d i s t r i c t m a y b e

e x e m p t f r o m l i a b i l i t y f o r n e g l i g e n t a c t s ?

Y e s , t h e l a w c o n t a i n s s e v e r a l e x e m p t i o n s . A s c h o o l d i s t r i c t a n d

i t s e m p l o y e e s a r e n o t l i a b l e , u n d e r t h e T o r t C l a i m s A c t , f o r d a m a g e s

r e s u l t i n g f r o m :

• L e g i s l a t i v e f u n c t i o n s , s u c h a s a d o p t i n g o r f a i l i n g t o a d o p t a

p o l i c y ;

• J u d i c i a l f u n c t i o n s , s u c h a s a s t u d e n t o r t e a c h e r d u e p r o c e s s

h e a r i n g ;

• e n f o r c e m e n t o r f a i l u r e t o e n f o r c e a s t a t u t e , r e g u l a t i o n , o r b o a r d

r e s o l u t i o n ;

• A d o p t i o n o r f a i l u r e t o a d o p t w r i t t e n p e r s o n n e l p o l i c i e s w h i c h

p r o t e c t p e r s o n s ’ h e a l t h o r s a f e t y ;

• A n y c l a i m b a s e d o n t h e p e r f o r m a n c e o f o r f a i l u r e t o p e r f o r m a

d i s c r e t i o n a r y f u n c t i o n o r d u t y , r e g a r d l e s s o f w h e t h e r d i s c r e t i o n

i s a b u s e d ;

• T h e a s s e s s m e n t o r c o l l e c t i o n o f t a x e s ;

• A n y c l a i m b y a n e m p l o y e e w h i c h i s c o v e r e d b y w o r k e r s

c o m p e n s a t i o n ;

• S n o w o r i c e o r o t h e r t e m p o r a r y o r n a t u r a l c o n d i t i o n s o n s c h o o l

p r o p e r t y ;

• T h e p l a n o r d e s i g n f o r t h e c o n s t r u c t i o n o r i m p r o v e m e n t t o p u b l i c

p r o p e r t y ;

• A n y c l a i m f o r i n j u r i e s r e s u l t i n g f r o m t h e u s e o f a n y p u b l i c

p r o p e r t y i n t e n d e d o r p e r m i t t e d t o b e u s e d a s a p a r k , p l a y g r o u n d , o r o p e n a r e a f o r r e c r e a t i o n a l p u r p o s e s , e x c e p t i n c a s e s o f g r o s s o r w a n t o n n e g l i g e n c e ; o r

• T h e n a t u r a l c o n d i t i o n o f a n y u n i m p r o v e d p u b l i c s c h o o l p r o p e r t y .

3 . I s t h e s c h o o l d i s t r i c t l i a b l e f o r a l l n e g l i g e n t a c t s o f i t s

e m p l o y e e s ?

N o . T h e d i s t r i c t i s o n l y l i a b l e f o r a c t s o r o m i s s i o n s o f e m p l o y e e s

w h i c h o c c u r i n t h e s c o p e o f t h e e m p l o y e e ’ s e m p l o y m e n t a n d w h i c h a r e

d o n e w i t h a c t u a l f r a u d o r a c t u a l m a l i c e .

4 . W i l l t h e d i s t r i c t p r o v i d e m e a l e g a l d e f e n s e f o r c l a i m s u n d e r t h i s

a c t ?

G e n e r a l l y y e s . U p o n r e q u e s t o f a n e m p l o y e e , t h e d i s t r i c t s h a l l :

• P r o v i d e f o r t h e d e f e n s e o f a n y c i v i l a c t i o n o r p r o c e e d i n g a g a i n s t

y o u , i n y o u r o f f i c i a l o r i n d i v i d u a l c a p a c i t y o r b o t h , o n a c c o u n t

o f a n a c t o r o m i s s i o n i n t h e s c o p e o f y o u r e m p l o y m e n t w i t h t h e

d i s t r i c t ; a n d

• P r o v i d e l e g a l c o u n s e l t o y o u w h e n y o u a r e s u m m o n e d t o a p p e a r

b e f o r e a n y g r a n d j u r y o r i n q u i s i t i o n o n a c c o u n t o f a n a c t o r

o m i s s i o n i n t h e s c o p e o f y o u r e m p l o y m e n t w i t h t h e d i s t r i c t .

• T h e d i s t r i c t h a s n o r i g h t t o r e c o v e r e x p e n s e s f r o m y o u f o r t h i s

d e f e n s e o r r e p r e s e n t a t i o n , e x c e p t a s p r o v i d e d i n K . S . A . 7 5 - 6 1 0 9 ,

a n d a m e n d m e n t s t h e r e t o .

5 . C a n t h e d i s t r i c t r e f u s e t o p r o v i d e m e a d e f e n s e u n d e r t h e a c t ?

Y e s , t h e d i s t r i c t m a y r e f u s e t o p r o v i d e f o r t h e d e f e n s e o f a n

a c t i o n a g a i n s t y o u o r t o p r o v i d e y o u w i t h r e p r e s e n t a t i o n i f t h e d i s t r i c t

d e t e r m i n e s :

• T h e a c t o r o m i s s i o n w a s n o t w i t h i n t h e s c o p e o f y o u r

e m p l o y m e n t ;

• Y o u a c t e d o r f a i l e d t o a c t b e c a u s e o f a c t u a l f r a u d o r a c t u a l

m a l i c e ;

• T h e d e f e n s e o f t h e a c t i o n o r p r o c e e d i n g w o u l d c r e a t e a c o n f l i c t o f

i n t e r e s t b e t w e e n y o u a n d t h e d i s t r i c t ; o r

• T h e r e q u e s t w a s n o t m a d e i n a c c o r d a n c e w i t h l a w .

6 . H o w d o I r e q u e s t t h e d i s t r i c t t o c o m e t o m y d e f e n s e o r t o p r o v i d e

m e w i t h r e p r e s e n t a t i o n ?

Y o u m u s t m a k e a r e q u e s t f o r s u c h i n n w r i t i n g w i t h i n 1 5 d a y s o f

r e c e i v i n g s e r v i c e o f p r o c e s s o r a s u b p o e n a o f t h e a c t i o n . T h i s r e q u e s t i s

t o b e f i l e d w i t h t h e b o a r d o f e d u c a t i o n .

T h e d i s t r i c t m a y r e i m b u r s e a n y o u s u c h r e a s o n a b l e a t t o r n e y f e e s ,

c o s t s a n d e x p e n s e s a s a r e n e c e s s a r i l y i n c u r r e d i n d e f e n d i n g a c l a i m

a g a i n s t t h e y o u f o r p u n i t i v e o r e x e m p l a r y d a m a g e s i f : ( 1 ) T h e a c t i o n o r

p r o c e e d i n g a r o s e o u t o f a n a c t o r o m i s s i o n i n t h e s c o p e o f t h e y o u r

e m p l o y m e n t ; a n d ( 2 ) y o u r e a s o n a b l y c o o p e r a t e d i n g o o d f a i t h i n t h e

d e f e n s e o f t h e c l a i m .

I a c k n o w l e d g e t h a t I h a v e b e e n p r o v i d e d w i t h n o t i c e

p r o t e c t i o n s p r o v i d e d t o m e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e K a n s a s T o r t C l a i m s

A c t .

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

T e a c h e r S i g n a t u r e D a t e

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

T e a c h e r N a m e ( P r i n t e d )


K H G i f t s t o S c h o o l s ( S e e G AJ a n d J L ) K H

An y o r g a n i z a t io n o r i n d i v i d u a l m a k i n g a g i f t t o t h e d i s t r i c t s h a l l h a v e t h e

p r i o r a p p r o v a l o f t h e b o a r d . A l l g i f t s w i l l b e r e g a r d e d a s d i s t r i c t p r o p e r t y .

P e r s o n s o r o r g a n i z a t i o n s d es i r i n g t o m a k e g i f t s t o t h e s c h o o l s s h ou l d c o n -

t a c t t h e s u p e r in t e nd e n t .

Ap p r o v e d : K AS B R e c o m m e n d a t i o n – 3 / 0 0 ; 4 / 07

B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9


K I Di s t r i b u t i n g Ma t e r i a l s i n S c h o o l s ( S e e J H C A , J K a n d J R e t s e q . ) K I

I n a c c o r d a n c e wi t h ru l e s a d o p t e d by t he b o a r d , t h e su p e r i n t e n d e n t r e -

s e r v e s t h e r i g h t t o r e f u s e d i s t r i bu t io n to s t u d e n t s a ny m a t e r i a l b y o u t s i d e i n d i -

v i d u a l s o r g r o up s wh i c h c r e a t e s a m a t er i a l o r s u bs t a n t i a l i n t e r f e r e n c e w i t h

n o r m a l s c h o o l a c t i v i t y o r a p p r o p r i a t e d i s c i p l i n e i n t h e op e r a t i o n o f t h e s c h o o l .

M a t e r i a l s P r o d u c e d b y Ou t s i d e Gr o u p s – I nc l u d i ng R e l i g io u s M a t e r i a l s

Th e p r i n c i p a l m a y e s t a b l i sh r u l e s a n d r e gu l a t i o n s wh i c h c o n t r o l t h e t i m e ,

p l a c e a n d m a n n e r i n wh i c h n o n - s c h o o l / e du c a t i o n a l m a t e r i a l s a r e d i s p l a y e d a n d

d i s s e m i n a t e d i n t h e b u i l d i ng o r o n s c h oo l p r o p e r t y . No s t u d e n t s h a l l b e f o r c e d

t o p a r t i c i p a t e i n t h e d i s t r i b u t i o n o r r e c e i p t o f a n y n on - s c h o o l m a t e r i a l s i n t h e

s c h o o l s .

P o l i t i c a l C a m p a i g n M a t e r i a l s

Th e b o a r d e n c o u r a g e s r e s p on s ib l e u s e o f p o l i t i c a l m a t e r i a l s a s p a r t o f t h e

b o a r d - a p p r o v e d c u r r i cu l u m . No s t u d e n t s h a l l b e f o r c e d to p a r t i c i p a t e i n t h e

d i s t r i b u t i on o r r e c e i p t o f a n y p o l i t i c a l m a t e r i a l s .

Ad v e r t i s i n g i n t h e S c h o o l s

No a d v e r t i s i ng f o r c o m m e r c i a l p u r p os e s s h a l l b e p e r m i t t ed i n t h e s ch o o l

b u i ld i ng s o r o n t h e g r ou n d s o f t h e d i s t r i c t w i t h o u t p r i o r bo a r d a p p r o v a l . Ad -

v e r t i s i n g in s t ud e n t p ub l i c a t i o ns s h a l l b e r e g u l a t e d b y r u l e s a n d r e g u l a t i o ns d e -

v e l o p e d b y th e s u p e r in t e n d e n t . Ad v e r t i s in g i n t h e s t u d e n t p u b l i c a t i o n s m a y

p r o m o t e p r o d u c t s b y b r a n d n a m e . Ad s p r o m o t i n g th e s a l e o f a n y c o n t r o l l e d

s u b s t a n c e , d r u g p a r a p h e r n a l i a o r a n y o th e r i l l e g a l m a t e r i a l o r a c t i v i t y a r e p r o -

h i b i t e d .


K I Di s t r i b u t i n g Ma t e r i a l s i n S c h o o l s K I - 2

M a i l i n g L i s t s

No m a i l i n g l i s t s o f s t u d en t s s h a l l b e g i ve n t o i n d iv i du a l s , o rg a n i z a t i o n s

o r v e n d o r s f o r t h e p u r po s e o f d i s t r i bu t i n g m a t e r i a l s .


B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9


S a mp l e o n l y : A d a p t f o r L o c a l Us e

Dis tr ibution Rules: Non-School Materials USD 358

Th e f o l l o wi n g i t e m / s m a y b e d i s t r i b u t e d :

Tim e: On S e p t e m b e r 1 3 t h a n d 1 4 t h o n ly b e t we e n t h e h o u r s o f 3 : 1 5 a n d 3 :3 0

p . m .

P lace : I n t h e c o m m o n s a r e a a t a t a b l e s e t u p f o r t h e p u r p o s e o f d i s t r i b u t io n o f

a p p r o v e d m a t e r i a l s .

Manner: Th e p e r s o n d i s t r i b u t i ng m a y s t a n d n e x t t o t h e t a b l e o n wh i c h m a t e r i -

a l s a r e s t a c k e d . I f a c h i l d wa l k i n g b y a s k s f o r o n e , t h e p e r s o n m a y h a n d t h e m a

c o p y . No a t t e m p t sh a l l b e m a d e t o e nga g e t h e c h i l d i n d i a l o gu e c o n c e r n in g

wh e t h e r t h e y a c c e p t o r r e j e c t t h e m a t e r i a l .

Signed: _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ ___ _ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ Ad m i n i s t r a t o r Signed: _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ ___ _ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ R e p r e s e n t a t i v e o f g r o up o r i n d i v i du a l wh o p r o d u c e d t h e m a t e r i a l Ap p r o v e d : K AS B R e c o m m e n d a t i o n – 4 / 9 9 ; 3 / 0 0



K K S a l e o f D i s t r i c t Pr o p e r t y ( S e e D F M) K K

Th e b o a r d m a y d i s p o s e o f p r o p e r ty i n a m a n n e r t h e b o a r d d e e m s t o b e i n

t h e d i s t r i c t ’ s b e s t i n t e r e s t . Wh e n e v e r e xc e s s d i s t r i c t p r op e r t y i s t o b e s o l d a t

a u c t i o n , a l l s a l e s s h a l l b e t o t h e h i g h e s t b i d d e r . No c r e d i t s h a l l b e e x t e nd e d .


B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9


K M Vi s i t o r s t o t h e S c h o o l K M

Th e b o a r d e n c o u r a g e s p a t r o n s a n d p a r e n t s t o v i s i t d i s t r i c t f a c i l i t i e s . P a -

t r o n v i s i t s s h a l l b e s c h e d u l ed wi t h t h e t e ac h e r a n d t h e b u i l d i n g p r i n c i p a l .

No t i c e s s h a l l b e p o s t e d i n s c ho o l b u i l d i ng s t o r e q u i r e v i s i t o r s t o c h e c k i n

a t t h e o f f i c e b e f o r e p r o c e e d in g t o c o n t a c t a n y o t h e r p e r so n i n t h e b u i ld i n g o r

o n t h e g r o u nd s .

An y p e r s o n wh o v i s i t s a b u i l d i n g a nd / o r g r o u n ds o f t h e d i s t r i c t w i l l b e

u n d e r t h e j u r i s d i c t i on o f t h e b u i l d i ng p r i n c i p a l wh o s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r

d e v e l o p i n g r u l es a n d r e g u l a t i o ns g o v e r n i n g t h e p r e s e n c e o f v i s i t o r s i n t h e

b u i ld i ng s .

Th e p r i n c i p a l h a s a u th o r i t y t o r e q u es t a s s i s t a n c e f r o m l a w e n f o r c e m e n t i f

a n y v i s i t o r t o t h e d i s t r i c t ' s b u i ld i ng s o r g r o u n ds r e f u s e s t o l e a v e o r c r e a t e s a

d i s tu r b a n c e . V i o l a t i o n o f t h i s r u l e m a y l e a d t o r e m o v a l f r o m t h e b u i l d i n g o r

g r o u n ds a n d d e n i a l o f f u r th e r a c c e s s t o t h e b u i l d i n g o r g r ou n ds . V i o l a t o r s o f

t h i s bo a r d p o l i c y m a y b e s u b j e c t t o t h e s t a t e t r e s p a s s l a w .


B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9


K N Co mp l a i n t s ( S e e B CB I , G A AC A , G A A B , I F , I K D a n d J CE ) K N

Th e b o a r d e n c o u r a g e s a l l c o m p l a in t s r e g ar d i n g t h e d i s t r i c t t o b e r e s o lv e d

a t t h e l o we s t p o s s i b l e a d m i n i s t r a t i v e l e v e l . Wh e n e v e r a c o m p l a in t i s m a d e d i -

r e c t l y t o t h e b o a r d a s a wh o l e o r t o a b o ar d m e m b e r a s a n i n d iv i du a l , i t w i l l b e

r e f e r r e d t o t h e a d m i n i s t r a t i o n f o r s t u d y a nd p o s s i b l e r e s o l u t i o n .

D i s c r i m i n a t i o n a g a i ns t a n y i n d i v id u a l o n t h e b a s i s o f r a c e , c o l o r , n a t i o n a l

o r i g in , s e x , d i s a b i l i t y , a g e , o r r e l i g i o n i n t h e a d m i s s i o n o r a c c e s s t o , o r t r e a t -

m e n t o r e m p l o y m e n t i n t h e d i s t r i c t ’ s p ro g r a m s a n d a c t i v i t i es i s p ro h i b i t e d .

Ha r a s s m e n t o f a n i n d i v i d u a l o n a n y o f t h es e g r o u n d s i s a l s o p r o h i b i t e d . S u p e r -

i n t e n d en t , P O B o x 9 3 7 , Ox f o r d , KS 6 7 1 1 9 - 0 9 3 7 , 6 20 - 4 5 5 - 22 2 7 h as b e e n d e s i g -

n a t e d to c o o r d i n a t e c o m p l i a n c e w i th no nd i s c r i m i n a t i on r e q u i r e m e n t s c o n t a i n e d

i n T i t l e VI o f t h e C i v i l R i g h t s Ac t o f 1 9 64 , T i t l e VI I o f t h e C i v i l R i g h t s Ac t o f

1 9 6 4 , T i t l e I X o f t h e Ed u c a t i o n Am e n d m e n t s o f 1 9 72 , S e c t i o n 5 0 4 o f t h e R e h a -

b i l i t a t i o n Ac t o f 19 7 3 , a nd Th e Am e r i c a n s w i t h D i s a b i l i t i e s Ac t o f 19 9 0 . I n -

f o r m a t i o n c o n c e r n i n g t h e p r o v i s i on s o f t h e s e Ac t s , a n d t h e r i g h t s p r o v i d e d

t h e r e u n d e r , a r e a v a i l a b l e f r o m t h e c o m p l i a n c e c o o r d i n a t o r .

C o m p l a i n t s Ab o u t D i s c r i m i n a t i o n o r D i s c r i m i n a t o r y Ha r a s s m e n t C o m p l a i n t s o f d i s c r i m i n a t i o n o r d i s c r i m in a t o r y h a r a s s m e n t b y a n e m -

p l o y e e s ho u ld b e a d d r e s s e d t o t h e e m p l oy e e ’ s s u p e r v i s o r , t h e b u i ld i ng p r i n c i -

p a l , o r t h e d i s t r i c t c o m p l i a n c e c o o r d i n a t o r . C o m p l a i n t s b y a s tu d e n t s ho u l d b e

a d d r e s s e d to t h e b u i l d i n g p r i n c i p a l , a n o th e r a d m i n i s t r a t o r , t h e g u i d a n c e c o u n -

s e l o r , o r a no t h e r c e r t i f i e d s t a f f m e m b e r . An y s c h o o l e m p l o y e e wh o r e c e i v e s a

c o m p l a i n t o f d i s c r i m in a t io n o r h a r a s s m e n t f r o m a s t u d e n t s h a l l i n f o r m t h e s t u -

d e n t o f t h e e m p l o y e e ’ s o b l i g a t i o n t o r ep o r t t h e c o m p l a i n t a n d a n y p r o p os e d

r e s o l u t i o n o f t h e c o m p l a i n t t o t h e b u i l d i ng p r i n c i p a l . I f t h e b u i l d in g p r i n c i p a l


K N Co mp l a i n t s K N- 2

i s t h e a l l e g e d h a r a s s e r , t h e c o m p l a i n t sha l l b e r e p o r t e d t o t h e d i s t r i c t c o m p l i -

a n c e c o o r d i n a t o r . C o m p l a in t s b y a n y o t h e r p e r so n a l l e g in g d i s c r i m in a t io n

s h o u l d b e a d d r e s s e d t o t h e b u i l d i n g p r in c ip a l o r t h e d i s t r i c t c o m p l i an c e c o o r d i -

n a t o r . C o m p l a i n t s a bo u t d i s c r i m i n a t i o n , i n c lu d in g c o m pl a i n t s o f h a r a s s m e n t ,

w i l l b e r e s o l v e d t h ro u g h th e f o l l o wi n g c o m p l a i n t p r o c e d u r es :

I n f o r m a l P r o c e d u r e s

Th e b u i l d i n g p r i n c i p a l s h a l l a t t e m p t t o r e s o l v e c o m p l a i n t s o f d i s c r i m i -

n a t i o n o r h a r a s s m e n t i n a n i n f o r m a l m a n n e r a t t h e b u i l d i n g l e v e l . An y s c h o o l

e m p l o y e e wh o r e c e i v e s a c o m p l a i n t o f d i s c r i m i n a t i o n h a r a s s m e n t f r o m a s t u -

d e n t , a n o t h e r e m p l oy e e o r a ny o t h e r i n d iv i d u a l s h a l l i n f o r m t h e i n d i v id u a l o f

t h e e m p l o y e e ’ s o b l i g a t i o n t o r e p o r t t h e c o m p l a i n t a n d a n y p r op o s e d r e s o l u t i o n

o f t h e c o m p l a i n t t o t h e b u i ld i n g p r i n c i p a l . Th e b u i l d i ng p r i n c i p a l s h a l l d i s c us s

t h e c o m p l a i n t w i t h t h e i n d i v id u a l t o d e t e rm i n e i f i t c a n b e r e s o l v e d . I f

t h e m a t t e r i s r e s o l v e d t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e i n d i v i d u a l , t h e b u i l d in g p r i n c i -

p a l s h a l l d o c u m e n t t h e n a tu r e o f t h e c o m p l a i n t a n d t h e p r o p os e d r e s o l u t io n o f

t h e c o m p l a i n t , a n d f o r wa r d t h i s r e c o r d t o t h e d i s t r i c t c o m p l i a n c e c o o r d i n a t o r .

Wi t h i n 2 0 d a y s a f t e r t h e c o m p l a in t i s r e s o l v e d i n t h i s m a n n e r , t h e p r i n c ip a l

s h a l l c o n t a c t t h e c o m p l a in a n t t o d e t e r m i n e i f t h e r e s o l u t i o n o f t h e m a t t e r r e -

m a i n s a c c e p t a b l e . I f t h e m a t t e r i s n o t r e s o l v e d t o t h e s a t i s f a c t i on o f t h e i n d i -

v i d u a l i n t h e m e e t i n g wi t h t h e p r i n c ip a l , o r i f t h e i n d iv i d u a l d o e s n o t b e l i ev e

t h e r e s o l u t i on r e m a i n s a c c e p t a b l e , t h e i n d i v i du a l m a y i n i t i a t e a f o r m a l c o m -

p l a i n t .



F o r m a l C o m p l a i n t P r o c e d u r e s

• A f o r m a l c o m p l a i n t s h o u l d b e f i l e d i n wr i t i n g a n d c on t a in t h e n a m e a n d a d d r e s s o f t h e p e r s o n f i l i ng t h e co m p l a i n t . Th e c o m p l a in t s h o u l d b r i e f l y d e s c r i b e t h e a l l e g ed v i o l a t i o n . I f a n i n d i v id u a l d o e s n o t w i s h t o f i l e a wr i t t e n c o m p l a i n t a n d th e m a t t e r h a s n o t b e e n a d e -q u a t e l y r e so l v e d , t h e b u i ld i n g p r i n c i p a l m a y i n i t i a t e t h e c o m p l a i n t . F o r m s f o r f i l i n g wr i t t e n c o m p l a in t s a r e a v a i l a b l e i n e a c h b u i l d i ng o f f i c e a n d t h e c e n t r a l o f f i c e .

• A c o m p l a i n t s h ou l d b e f i l e d a s so o n a s p o s s i b l e a f t e r t h e c o nd u c t

o c c u r s , b u t n o t l a t e r t h a n 1 80 d a y s a f t e r t h e c o m p l a i n a n t b e c o m e s a wa r e o f t h e a l l e g e d v i o l a t i o n , u n l e s s t h e c o n d u c t f o r m i n g t h e b a s i s f o r t h e c o m p l a i n t i s o n g o i n g .

• I f a p p r o p r i a t e , a n i n v e s t i g a t io n s h a l l f o l l o w t h e f i l i n g o f t h e c o m -

p l a i n t . I f t h e c o m p l a i n t i s a g a i ns t t h e s u p e r i n t e nd e n t , t h e b o a rd s h a l l a pp o in t a n i n v e s t i g a t i n g o f f i c e r . I n o t h e r i n s t a n c e s , t h e i n v e s -t i g a t i o n s h a l l b e c o n du c t e d by th e b u i l d i ng p r i n c i p a l , t h e c o m p l i a n c e c o o r d i n a to r o r a n o t h e r i n d i v i d u a l a p po i n t e d b y t h e b o a r d . Th e i n -v e s t i g a t i on s h a l l b e i n f o r m a l b u t t ho r o u gh . A l l i n t e r e s t ed p e r s o ns , i n c l u d i n g t h e c o m pl a i n a n t a n d t h e p e r s on a g a i n s t wh o m t h e c o m -p l a i n t i s l o dg e d , w i l l b e a f f o r d e d a n o p p or t u n i t y t o s u b m i t wr i t t e n o r o r a l e v i d e n c e r e l e v a n t t o t h e c o m p l a i n t .

• A wr i t t e n d e t e r m i n a t i on o f t h e c o m p l a i n t ’ s v a l i d i t y a n d a d e s c r i p -

t i o n o f t h e r e s o l u t i on s h a l l b e i s s u ed b y t he i n v e s t i g a t o r , a n d a c o p y f o r wa r d e d t o t h e c o m p l a i n a n t n o l a t e r t h a n 3 0 d a y s a f t e r t h e f i l i n g o f t h e c o m p l a i n t .

◊ I f t h e i n v e s t i g a t i o n r e s u l t s i n a r e c o m m e n d a t i on th a t a s t u -

d e n t b e s u sp e n d e d o r e x p e l l e d , p r o c e d u r es o u t l i n e d i n b o a r d p o l i c y a n d s t a t e l a w g o v e r n i n g s t u d en t s u s p e ns i on a n d e x -p u l s i o n wi l l b e f o l l o we d .

◊ I f t h e i n v es t i g a t io n r e s u l t s i n a r e c o m m e n d a t i on t h a t a n e m -p l o y e e b e su s p e n d ed wi t h o u t p a y o r t e r m i n a t e d , p r o c e d u r e s o u t l i n e d in b o a r d p o l i c y , t h e n e g o t i a t e d a g r e e m e n t o r s t a t e l a w wi l l b e f o l l o we d .

• R e c o r d s r e l a t i n g t o co m p l a i n t s f i l e d a nd t h e i r r e s o l u t i o n sh a l l b e

f o r wa r d e d t o a n d m a i n t a i n e d i n a c o n f i d en t i a l m a n n e r by t h e d i s t r i c t c o m p l i a n c e c o o r d i n a t o r .



• Th e c o m p l a i n a n t m a y ap p e a l t h e d e t e r m i n a t i o n o f t h e c o m pl a i n t . Ap p e a l s s h a l l b e h e a r d by th e d i s t r i c t c o m p l i a n c e c o o r d i n a t o r , a h e a r i n g o f f i c e r a p p o i n t ed b y th e b o a r d , o r b y t h e b o a r d i t s e l f a s d e -t e r m i n e d b y th e b o a r d . Th e r e q u e s t t o a pp e a l t h e r e s o l u t i o n s h a l l b e m a d e wi t h i n 2 0 d ay s a f t e r t h e d a t e o f t he wr i t t e n r e s o l u t i o n o f t h e c o m p l a i n t a t t h e l o we r l e v e l . Th e a p p e a l o f f i c e r s h a l l r e v i e w t h e e v i d e n c e g a th e r e d b y t h e i n v e s t i g a t o r a nd t h e i n v e s t i g a t o r ’ s r e po r t , a n d s h a l l a f f o r d t h e c o m p l a i n a n t a nd th e p e r s o n a g a i n s t wh o m t he c o m p l a i n t i s f i l e d a n o pp o r tu n i t y t o s u bm i t f u r t h e r e v id e n c e , o r a l l y o r i n wr i t i n g , w i t h in 1 0 d a y s a f t e r t h e a p p e a l i s f i l e d . Th e a p p e a l o f f i c e r w i l l i s su e a wr i t t e n d e t e r m i n a t i on o f t h e co m p l a i n t ’ s v a l i d i t y a n d a d e s c r i p t i on o f i t s r e s o lu t i o n wi t h i n 3 0 d a y s a f t e r t h e a p p e a l i s f i l e d .

• Us e o f t h i s c o m p l a i n t p r o c e d u r e i s no t a p r e r e q u i s i t e t o t h e p u r s u i t

o f a n y o t h e r r e m e d i e s i n c l u d i n g th e r i g h t t o f i l e a c o m p l a i n t w i t h t h e Of f i c e f o r C i v i l R i g h t s o f t h e U . S . De p a r t m e n t o f Ed u c a t i o n , t h e Eq u a l Em p l o y m e n t Op p o r t u n i ty C o m m i s s i o n , o r t h e Ka n s a s Hu m a n R i g h t s C o m m i s s io n .

C o m p l a i n t s Ab o u t P o l i c y

Th e s u p e r i n t e n d e n t sh a l l r e p o r t a n y u n r e so l v e d c o m p l a i n t a b o u t p o l i c i e s

t o t h e b o a r d a t t h e n e x t r e g u l a r ly s c h e d u l e d b o a r d m e e t i n g .

C o m p l a i n t s Ab o u t C u r r i c u l u m ( S e e I F )

Th e s u p e r i n t e n d e n t s h a l l r e p o r t a f a i l u r e t o r e s o l v e a n y c o m pl a i n t a b o u t

c u r r i c u l u m t o t h e b o a r d a t t h e n e x t r e g u l a r l y s c h e d u l e d b o a r d m e e t i n g .

C o m p l a i n t s Ab o u t I n s t r u c t i o n a l M a t e r i a l s

Th e b u i l d i n g p r i n c ip a l sh a l l r e po r t a ny un r e s o l v e d c o m p l a i n t a b ou t i n -

s t r u c t i o n a l m a t e r i a l s t o t h e s up e r i n t e n de n t i m m e d i a t e l y a f t e r r e c e i v in g th e

c o m p l a i n t .

C o m p l a i n t s Ab o u t F a c i l i t i e s a n d S e r v i c e s

Th e s u p e r i n t e n d e n t s h a l l r e p o r t a n y u n r es o l v e d c o m p l a i n t a b ou t f a c i l i -

t i e s a n d s e r v i c e s t o t h e b o a r d a t t h e n e x t r e g u l a r l y s c h e d u l e d b o a r d m e e t i n g .



C o m p l a i n t s Ab o u t P e r s o nn e l

Th e s u p e r i n t e n d e n t o r t h e b u i l d i n g p r in c ip a l i n v o l v e d sh a l l r e p o r t a n y

u n r e s o lv e d c o m p l a i n t a b o u t p e r s o n n e l t o t h e b o a r d a t t h e n e x t r e gu l a r l y s c h e d -

u l e d b o a r d m e e t i n g .

Ap p r o v e d : K AS B R e c o m m e n d a t i o n –9 / 97 ; 8 / 9 8 ; 3 / 00 ; 4 /0 7

B O E Ap p r o v e d : 3 - 9 - 0 9

Date post:	19-Jul-2019
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