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Kleos Knowledge Center

Roose, Isabel

06/06/2019

Kleos 6.6 (Juin 2019)

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1 EMAILS : KLEOS POUR OUTLOOK – Améliorations apportées 3

1.1 Ajout de la description lors de l’enregistrement d’un Email dans Kleos 3 1.2 Ajout de la description lors de l’enregistrement d’une pièce jointe dans Kleos 4 1.3 Conversion à la volée des documents en fichier PDF depuis Kleos pour Outlook 4 1.4 Enregistrement d’un Email en brouillon et envoi par la bannette « A suivre » 6

2 EMAIL : Utilisation d’Outlook pour envoyer vos Emails depuis Kleos - Améliorations 8

3 KLEOS CONNECT : Accès rapide au dossier depuis les notifications 9

4 KLEOS CONNECT : Téléchargement en masse par le client des fichiers envoyés 10

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1 EMAILS : KLEOS POUR OUTLOOK – Améliorations

apportées

Lors de la version Kleos 6.5 (mars 2019) nous avions totalement refondu le complément Kleos pour Outlook et ce afin de le moderniser et simplifier. A l’occasion de Kleos 6.6 nous avons entendu vos demandes et avons apporté un certain nombre de nouvelles fonctionnalités.

1.1 Ajout de la description lors de l’enregistrement d’un Email dans Kleos Cette évolution, très demandée, vous permet, une fois que vous avez sélectionné le dossier Kleos dans lequel vous souhaitez importer votre Email, d’ajouter une description. Cette description vous permet, par exemple, d’ajouter des informations sur le contexte du mail, son utilisation, son importance, laisser des notes pour les autres personnes qui interviennent sur ce dossier etc…

Dans votre dossier Kleos vous retrouverez la description de votre Email dans la colonne « description » prévue à cet effet :

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1.2 Ajout de la description lors de l’enregistrement d’une pièce jointe dans Kleos En plus de l’ajout du champ « description » pour vos Emails, nous l’avons également ajouté pour les pièces jointes de vos Emails. Pour chaque fichier à importer vous pouvez dorénavant renseigner une description. Il suffira de cliquer sur “Ajout description” pour chaque fichier :

Cette description peut bien entendu être modifiée ou supprimée au besoin.

1.3 Conversion à la volée des documents en fichier PDF depuis Kleos pour Outlook

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Lorsque vous ajoutez un document Word en pièce jointe, une nouvelle option « En PDF » apparait au survol de la souris sur le document. Il suffit donc de cliquer sur « En PDF » afin de l’ajouter en pièce jointe à l’email en cours de rédaction, au format PDF.

Une fois la conversion en PDF effectuée, une coche verte vous confirmera que le document est correctement converti au format PDF et bien attaché à votre Email.

NOTE : Selon le PC et la taille du fichier à convertir, la conversion en PDF peut prendre quelques secondes. Veillez à ne pas envoyer votre Email tant que vous ne voyez pas apparaître le fichier PDF rattaché à votre Email. Sinon votre Email partira sans la bonne pièce jointe…

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1.4 Enregistrement d’un Email en brouillon et envoi par la bannette « A suivre » Lorsque vous créez un nouvel Email dans Outlook, une nouvelle fonctionnalité est présente dans Kleos pour Outlook : « Enregistrer brouillon » :

Une fois l’Email rédigé, si vous cliquez sur ce bouton, l’Email sera enregistré dans le dossier Kleos sélectionné (et ne sera donc PAS envoyé). Depuis votre dossier Kleos vous pourrez toujours modifier votre projet d’Email avant de vous décider de l’envoyer. NOTE : Attention ce brouillon d’Email n’est enregistré QUE dans Kleos et pas dans Outlook. Pour le retrouver, rendez-vous dans le dossier de destination. Si vous souhaitez transmettre votre projet d’Email à une personne de votre cabinet, cochez l’option « Etapes suivantes » avant de cliquer sur « Enregistrer brouillon ».

Comme vous le savez les étapes additionnelles permettent, une fois l’Email enregistré, de chainer des actions, notamment le tranfert depuis la bannette A suivre :

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En choissant le transfert via le A suivre « Créer à traiter», vous pouvez en quelques clics le communiquer dans la bannette d’un collaborateur du cabinet (ou à vous-même), utile pour faire relire/compléter/corriger un projet d’Email avant envoi. La personne recevra dans sa bannette A suivre l’Email et sa PJ :

Si vous ne connaissez pas encore le complément Kleos pour Outlook, cliquez ici pour en savoir plus http://knowledgecenter.kleos.wolterskluwer.com/fr/mixed_page/kleos-pour-outlook

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2 EMAIL : Utilisation d’Outlook pour envoyer vos Emails

depuis Kleos - Améliorations

Depuis Kleos 6.5 (mars 2019) nous avons ajouté la possibilité de choisir Outlook comme éditeur d’Emails par défaut pour vos nouveaux Emails créés depuis Kleos. Nous avons étendu cette option dans Kleos 6.6, désormais Outlook sera utilisé systèmatiquement pour :

- Créer un nouvel Email depuis Kleos, quel que soit le point d’entrée dans l’application, - Ouvrir un Email existant dans Kleos,

RAPPEL : Si vous souhaitez utiliser Outlook comme éditeur d’Emails dans Kleos c’est facile ! Rendez-vous Dans la configuration générale de votre Kleos, puis Généralités, Mes préférences, Onglet Documents. Puis cochez la case : « Utiliser Microsoft Outlook pour envoyer vos Emails »

Une fois cette option cochée tous vos nouveaux Emails créés depuis Kleos utiliseront Outlook.

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3 KLEOS CONNECT : Accès rapide au dossier depuis les

notifications

L’extranet Kleos Connect permet de partager des documents depuis Kleos avec vos clients via un site web sécurisé. Lorsque vous recevez des notifications dans Kleos vous pouvez d »sormais, en cliquant sur la notification, vous rendre directement dans le dossier concerné :

Une fois cliqué sur la notification, la fenêtre de partage de document apparaitra.

Cliquez sur la nouvelle icone « Loupe »

En cliquant dessus vous serez redirigé dans le dossier concerné, dans l’onglet Documents. Cliquez ici pour en savoir plus sur Kleos Connect http://knowledgecenter.kleos.wolterskluwer.com/fr/category/kleos-connect-fr/decouvrez-kleos-connect

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4 KLEOS CONNECT : Téléchargement en masse par le client

des fichiers envoyés

Comme vous le savez ,avec Kleos Connect vous pouvez partager plusieurs documents depuis un dossier Kleos en une seule action. Désormais, avec Kleos 6.6, vos clients ont la possibilité, de télécharger localement en un seul clic tous les documents que vous avez pu partager avec eux. Jusqu’à présent, il fallait que votre client télécharge un par un les documents partagé, ce qui pouvait prendre du temps.

Dansl le portail clients Kleos Connect (web) deux nouveaux boutons « Télecharger » permettent de télécharger sur le PC du client tous les fichiers qui vous lui avez envoyé :

- Télécharger la sélection => télécharge tous les documents préalablement sélectionnés - Télécharger tous => télécharge tous les documents du dossier

Kleos Connect générera un fichier .ZIP qui sera alors enregistré sur le PC du client. Il suffira au client de le « dézipper » pour accèder à tous les documents partagés.

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