Knowledge Management

Mengorganisir pengetahuan untuk proses belajar yang lebih baik

R a n i l i a L e s t a r i

Apa sih Knowledge

Management itu?

Salah satu kunci sukses kemenangan Timnas Jerman di Piala Dunia 2014?

Knowledge Management

http://video.metrotvnews.com/play/2014/07/17/266667/aplikasi-kunci-sukses-timnas-jerman

Knowledge Management Timnas Jerman

• Timnas Jerman menggunakan aplikasi canggih untuk menganalisa kemampuan lawan-lawan dan tim Jerman sendiri, serta membuat suatu database dari analisis tersebut

• Aplikasi ini kemudian dibuat sedemikan rupa sehingga bisa dipelajari oleh para pemain timnas dengan baik

• Di sinilah penerapan Knowledge Management dalam Timnas Jerman

Knowledge Management

"Knowledge management is the process of capturing, distributing, and effectively using knowledge.”

Davenport (1994)

Popular in late 90s and early 2000s

Encyclopaedia Britannica

Microsoft Encarta, 1993

Knowledge Management di Sekitar Kita

The World is Changing

Bisakah terlihat perkembangannya?D u l u k u m p u l a n p e n g e t a h u a n a d a d a l a m b e n t u k

b u k u , s e k a r a n g m e n j a d i b e n t u k d i g i t a l

Wikipedia, 2009

“In an economy where the only certainty is uncertainty, the one

sure source of lasting competitive advantage is

knowledge”

Knowledge Management

Ikujiro Nonaka, pelopor Knowledge Management (KM)

Menekankan pentingnya

knowledge

KM akan membantu kita dalam:

Knowledge Management

2. Increasing knowledge assetsSemakin banyak pengetahuan yang bisa ditambahkan karena aksesnya lebih mudah. Misalnya, kita bisa berkontribusi memasukkan informasi ke dalam Nutrifood Portal.

1. Time & cost efficiencyPenerapan KM menghemat waktu untuk mengakses dan biaya (Ensiklopedia harganya mahal, tidak ringkas; Wikipedia gratis, mudah diakses)

Knowledge Management

3. AdaptationPengetahuan yang sudah dikategorikan dalam KM akan membantu kita dalam beradaptasi terhadap suatu tugas/tempat yang baru karena informasinya tersedia. Misalkan, kita bisa mengakses jalan di kota yang kita kunjungi dengan Google Maps.

KM akan membantu kita dalam:

4. Problem Solving & Decision Making Akses informasi yang mudah dan cepat

memungkinkan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang lebih mudah

Sumber daya paling berharga dari organisasi adalah knowledge dari orang-orang di dalamnya.

Kita semua adalah knowledge workerkarena…

Sebenarnya, kita sudah sering menerapkan KM: menyusun prosedur, folder Public, knowledge sharing via Learning Forum, dll.

Kita semua merupakan “tempat penyimpanan” pengetahuan yang kita peroleh lewat training dan pengalaman kita.

Performance organisasi tergantung pada seberapa efektif anggotanya menciptakan, membagi, dan menggunakan knowledge tersebut untuk melakukan yang terbaik bagi organisasi.

Ensuring people having

the right knowledge,

in the right place,

at the right time.

Knowledge is the facts,

feelings or experience known by a

person or group of people.

2 Types of Knowledge

Explicit

Bisa dituliskan di dalam

document/database

Instruksi Kerja (IK)

Tacitknowledge

yang dibawa “di dalam

kepala” (tidak tertulis)

How to fix a .....

How to handle a..

Someti mes i t i s hard to te l l how

Cupcake Making:Adonan dikocok atau diaduk?

Kapan selesai dipanggang?

Seperti saat kita membuat kue, ada pengetahuan yang bisa kita peroleh dari resep/explicit knowledge (dikocok, diaduk).

Tapi ada juga yang memerlukan tacit knowledge (panasnya oven, kapan memindahkan panas atas-bawah untuk memastikan matangnya merata) yang tidak tertulis di resep.

Framework Knowledge Management

KM Examples1. Providing “Know How”

induction packs to new staff2. Conducting exit interviews

when staff leave so that their knowledge is not lost

3. Creating accessible databases of all publication produced by an organization

4. Providing ongoing learning5. Encourage people with a

common interest to network with others

6. Creating electronic filing system that can be easily searched

7. Putting staff directories online so that people can easily find out who does what and where they are

8. Creating intranets so that staff can access all kind of organizational information and knowledge

KM

The Components

It is vital that any technology used “fits” the organization’s people and processes – otherwise it will simply not be used.

T h e m o r e t a c i t t h e k n o w l e d g e , t h e l e s s h i g h - t e c h t h e s o l u ti o n i s

People

Getting into organizational

cultureTechnology

Technology helps people to connect, but NOT the solution of KM

ProcessTo improve knowledge sharing, organizations often need to change the internal processes structures and even organizational structures itself

The Process Components

To i m p r o v e k n o w l e d g e s h a r i n g , t h e r e h a s t o b e a c h a n g e p r o c e s s

The Process ComponentsPay Attention to :

1. Rule to Contribute2. Content Management (accepting content,

maintaining quality, keeping content current, deleting/archiving obsolete contents)

3. Membership (on communities of practice)

4. Knowledge reuse (implementation projects based on knowledge-reuse)

5. Standard formats for case-studies documents (clear, simple and well-understood)

To i m p r o v e k n o w l e d g e s h a r i n g , t h e r e h a s t o b e a c h a n g e p r o c e s s

The Components: Technology

Technology crucial enabler, but not the solution. It has to be “FIT” with employee

• Mendukung knowledge sharing• Contoh: knowledge portal (Nutrifood Portal:

portal.nutrifood.co.id) melalui internet.• User-friendly, simple to use

The Components: Technology

Technology crucial enabler, but not the solution. It has to be “FIT” with employee

Challenge :

Ensure employee participation

in knowledge sharing process

Expert – Contributor – Change Agent

The Components: People

C u l t u r e / Va l u e / B e h av i o u r : A r e t h e y r e a d y ?

Bagaimana membuat karyawan mau berpartisipasi dalam knowledge sharing?

Hal apa saja yang menghambat karyawan dalam membagikan knowledge-nya?

Community of Practice (CoP)Merupakan suatu jaringan orang yang berbagi common interest dalam area knowledge atau kompetensi tertentu dan bersedia untuk bekerja dan belajar bersama dalam periode waktu tertentu untuk mengembangkan dan membagikan knowledge.

Contohnya: Learning Forum

The pr inc ip le : people learn best in groups

Community of Practice

Types of CoP :1. Voluntary Membership2. Spesific Focus3. No Expectation of

tangible results4. Existence defined by

group members

Community of Practice Defining Scope

Finding Participant

Clarifying the Purpose

Maintaining member’s interest & involvement

Growing the community

Developing the body of knowledge

Keep Moving & Adding Value

Langkah-langkah penerapan CoP

Langkah manakah yang sulit? Bagaimana solusinya?

Bagaimana cara menyusun langkah CoP di dalam departemen/divisi saya?

Learning from Others: Unilever

• ULI menciptakan suasana nyaman untuk berbagi

• Sharing session suatu topik

• Learning award as trainee or trainer:– Learning Champion of The Year– Coach of The Year– The Most Active Contributor– The Most Valued Contributor– Top Scorer Award

A p a y a n g b i s a d i a d a p t a s i s e s u a i d e n g a n cu l t u r e d a n l i n g k u n g a n N u t r i f o o d ?

Learning from Others: Unilever

1. Knowledge Sharing–Knowledge club (dari top management)–Retrospect (project lampau)–Enterprise AwardTantangan membuat tim kecil untuk memberi

masukan/project baru yang memberi benefit bagi perusahaan. Dipresentasikan dan pemenangnya diberi hadiah.

B a g i a n m a n a ka h ya n g s u d a h a d a d i N u t r i fo o d ?

Learning from Others: Unilever

2. Informal Sharing- SOLAR (Sharing of Learning and Result)

Berbagi ilmu agar karyawan dapat mengerjakan pekerjaan dengan lebih baik lagi.

- GLAD (Group of Learning & Development):Sharing dari karyawan dengan jabatan lebih tinggi

kepada karyawan junior tentang dunia kerja, pengalaman pribadi, serta tips-tips dalam menghadapi tantangan di dunia pekerjaan maupun pribadi.

- Book Club

3. Online Sharing- K-Club Online- Online Library

minute to think

Pikirkan satu pengetahuan yang Anda miliki dan : 1.Orang sering tanyakan 2.Berkaitan dengan orang lain 3.Bisa saja simple namun berguna

H a l i t u m e r u p a ka n k n o w l e d g e ya n g A n d a m i l i k i s e c a ra s p e s i fi k

Apa yang perlu dikembangkan dari knowledge management dan knowledge sharing di departemen/divisi saya?

Cara konkret apa yang bisa diterapkan untuk meningkatkan knowledge sharing di Nutrifood?

Seperti apa knowledge management dan knowledge sharing di departemen/divisi saya?

Per lu d ip ik i rkan…