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La factura electrónica

LIBROREDESBLANCOFACTURAELECTA5 26/1/07 09:45 Página 3

Manuales Plan AvanzaLa factura electrónica


EDITAN:©Red.esEdificio Bronce Plaza Manuel Gómez Moreno, s/n.28020 Madrid

ASIMELEC

ISBN: 84-611-4740-5Depósito Legal: M-52600-2006

Director de la Colección: Juan Manuel Zafra

Textos: Fernando Pino y Julián Inza

Coordinación: Sergio Pérez y Martín Pérez

Imagen y Diseño: Virginia Zabala y Óscar Guevara

Maquetación y Producción: Scan96, s.l.

Imágenes: age FOTOSTOCK

Reservados todos los derechos. Sepermite su copia y distribución porcualquier medio siempre que semantenga el reconocimiento de susautores, no se haga uso comercial de lasobras y no se realice ningunamodificación de las mismas.

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Administración Tributaria• Albalia Interactiva• ANCERT. Agencia Notarial de

Certificación• Arsys Internet• Atos Origin• Cableuropa (Ono)• Camerfirma• CDC Augusta• Cegasa Internacional• CECA. Confederación Española de Cajas

de Ahorro• Diode España• Doc on Tip• Eurobits• FENITEL. Federación Nacional de

Instaladores de Telecomunicaciones• Imprex Europe• Instalaciones Telefónicas de Exteriores• IPS Certificación Authority• I-System• Kodak• Magnetrón• NGR Group Spain• Olivetti Tecnost España• Packard Bell Ibérica• Philips Ibérica• Realia Technologies (Realsec)• Ricoch España• Saft Baterías• Samsung Electronics Iberia• Sony España• Telefónica Móviles España• UMD

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La entidad pública red.es, adscrita al Ministerio de Industria, Turismo y

Comercio a través de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y

para la Sociedad de la Información, tiene entre sus funciones participar

en la ejecución del Plan Avanza para el desarrollo de la Sociedad de la

Información y de Convergencia con Europa y entre Comunidades

Autónomas.

El Plan Avanza se orienta a conseguir la adecuada utilización de Internet

y las tecnologías de la información y las comunicaciones y contribuir al

éxito de un modelo de crecimiento económico basado en el incremento

de la competitividad y la productividad, la promoción de la igualdad

social y regional y la mejora del bienestar y la calidad de vida de los

ciudadanos.

El Plan Avanza es uno de los ejes de Ingenio 2010, estrategia del

Gobierno para acelerar la convergencia tecnológica con Europa, en línea

con la Estrategia de Lisboa.

Red.es pone en marcha esta colección de manuales para divulgar

aspectos que se consideran clave en la Sociedad de la Información.

El manual “La factura electrónica” se integra en una de las áreas de

actuación del Plan Avanza, “Economía Digital”. Esta área tiene por

objeto impulsar el desarrollo del sector tecnológico y la adopción de la

tecnología por parte de las PYMEs.




01.El ABC de la factura electrónica 13

1.1. Qué es una factura 131.2. Qué es la factura electrónica 161.3. La factura electrónica dentro del proceso contable global 181.4. Cómo funciona la factura electrónica 191.5. Ventajas, beneficios y ahorros de la factura electrónica 201.6. Algunos datos 221.6. Cómo influye en mi trabajo la factura electrónica 241.7. Cuánto cuesta la factura electrónica 25

02.Trabajar con la factura electrónica de manera fácil 27

2.1. Qué necesito para implantar la factura electrónica. Requerimientos 27- Requerimientos en la emisión de facturas electrónicas 30- Requerimientos en la recepción de facturas electrónicas 32

2.2. Cómo se pueden hacer facturas electrónicas “sin certificado”. Plataformas de terceros. 34

2.3. Ejemplos de factura electrónica 39- Factura XML 39- Firma genérica de ficheros/facturas 41- Firma en plataformas de terceros 44

03.Proyectos avanzados de factura electrónica 47

3.1. Identificación de proyectos avanzados 473.2. Proyectos orientados a la emisión de facturas 503.3 Proyectos orientados a la recepción de facturas 513.4. Preparación del proyecto 543.5. Facturación electrónica a las Administraciones Públicas 55

Índice


04.Interacción con la factura papel 59

4.1. Cómo se conservan electrónicamente facturas recibidas en papel 594.2. Cómo se conservan en papel las facturas recibidas electrónicamente 62

05.Formatos de factura y firma 65

5.1. Formatos de factura electrónica 655.2. Formatos de firma 70

- Formatos de firma especiales: firma fechada y validada 70- Firmas XML 71- Firmas PKCS#7/CMS 73- EDI 74- Firma en documento pdf 76

Anexo I. Introducción a la firma electrónica y certificación digital 79La Firma Manuscrita 79Criptografía 80Cifrado Simétrico 80Cifrado Asimétrico 81Entidad de Certificación 84Entidad de Registro 86El esquema completo 86

- Realización de la firma 86- Comprobación de la firma 86

Funciones de Seguridad 87Custodia de claves y dispositivos seguros de creación de firma 88

Anexo II. Marco jurídico de la firma y de la factura electrónica 91Validez legal de la factura electrónica 91Aspectos legales de la firma electrónica 96



1.1.Qué es unafactura

Una factura es un documento querefleja la entrega de un productoo la provisión de servicios, junto ala fecha de devengo, además deindicar la cantidad a pagar comocontraprestación.

En la factura se encuentran losdatos del expedidor y deldestinatario, el detalle de losproductos y serviciossuministrados, los preciosunitarios, los precios totales, losdescuentos y los impuestos.

Se la considera como eljustificante fiscal de la entrega deun producto o de la provisión de

El ABC de la factura electrónica


un servicio, que afecta al obligadotributario emisor (el vendedor) y alobligado tributario receptor (elcomprador). El original debe sercustodiado por el receptor de la factura.Habitualmente, el emisor de la facturaconserva una copia o la matriz en la quese registra su emisión.

La factura correctamentecumplimentada es el único justificantefiscal, que da al receptor el derecho dededucción del impuesto (IVA). Esto nose aplica en los documentos sustitutivosde factura, recibos o tickets.

En Europa, la normativa de facturaciónse regula por la Directiva 77/388/CEEque define, además impuestos como elIVA (impuesto sobre el valor añadido)cuya traducción al inglés VAT (ValueAdded Tax) es también de uso amplio.

Manuales Plan Avanza. La factura electrónica

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➡ Proceso genérico de facturacióntradicional en papelLa factura se imprime a partir de ficheros

informáticos, se dobla, se ensobra y se franquea. Se

envía por correo postal o mensajería y se recibe por

el destinatario que realiza los procesos de

conciliación, contabilización y pago. Se archiva y

queda a disposición de auditorías o inspecciones

fiscales que se basan en el valor documental del

soporte en papel.


La Identificación tributaria en la UniónEuropea uniformiza la forma de codificara las empresas para facilitar el controltributario.

Las facturas pueden ser:• Ordinarias: documentan la

operación de suministro.• Rectificativas: documentan

correcciones de una o másfacturas anteriores, o biendevoluciones de productos,envases y embalajes o comisionespor volumen.

• Recapitulativas: documentanagrupaciones de facturas de unperíodo.

Además existen las siguientes variantes:• Pro-forma: documenta una oferta,

con indicación de la forma exactaque tendrá la factura tras elsuministro. No tienen valorcontable ni como justificante.

• Copia: documenta la operaciónpara el emisor, con los mismos

datos que el original. Debe llevar laindicación de copia para permitirdistinguirla del original.

• Duplicado: documenta laoperación para el receptor, en casode pérdida del original. La expideel mismo emisor que expidió eloriginal y tiene los mismos datosque el original. Debe llevar laindicación de duplicado parapermitir distinguirla del original,especialmente para el caso de quereaparezca el original.

Es interesante mencionar que lastradicionales “Notas de Abono” no secontemplan en la normativa, aunque sufunción se puede cubrir con las“Facturas Rectificativas”. Cabeidentificar ambos documentos siempreque se incluya la mención obligatoria“Factura rectificativa” y opcionalmente,a título informativo, la de “Nota deAbono” y se consignen los signos de lascantidades de forma correcta.


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La factura correctamentecumplimentada es elúnico justificante fiscal,que da al receptor elderecho de deducción delimpuesto (IVA)


1.2.Qué es la facturaelectrónica

La facturación electrónica consiste en latransmisión de las facturas odocumentos análogos entre emisor yreceptor por medios electrónicos(ficheros informáticos) y telemáticos (deun ordenador a otro), firmadosdigitalmente con certificadoscualificados, con la misma validez legalque las facturas emitidas en papel.

El proceso de facturación es un procesoimportante para cualquier empresa, unarelación basada en documentos enformato papel que para ser generados yprocesados precisan del empleo degrandes cantidades de recursos y paralos que las empresas se ven obligadas arealizar muchas tareas de formamanual. Un buen proceso administrativode estos documentos tiene comoconsecuencia no sólo un buen control decompras y ventas, sino el cumplimientode las obligaciones tributarias de cadaempresa. Sin embargo, todo ello resultamás complicado en un proceso basadoen papeles y que requiere laintervención manual.

Este proceso está cambiando gracias ala facturación electrónica, que estáregulada en el Reglamento deFacturación publicado en Real Decreto1496/2003 y modificado por el RealDecreto 87/2005. Este reglamentoconstituye la transposición de laDirectiva 2001/115.

Las denominaciones “facturaelectrónica”, “factura telemática” y“factura digital” son equivalentes, sibien la denominación utilizada en lanormativa es “remisión electrónica” o“remisión por medios electrónicos” defactura.

Aclarado esto, podemos definir laFactura Electrónica como el documentotributario generado por mediosinformáticos en formato electrónico,


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que reemplaza al documento físico enpapel, pero que conserva su mismovalor legal con unas condiciones deseguridad no observadas en la facturaen papel.

El nuevo marco legal y tecnológicoofrece la oportunidad a las empresas dedisponer de una nueva vía paragestionar las facturas:

Las facturas electrónicas se puedenemitir en diferentes formatos (EDIFACT,XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt,entre otros) siempre que se respete elcontenido legal exigible a cualquier

factura y que se cumplan ciertosrequisitos para la incorporación de lafirma electrónica cualificada.

En rigor, el reglamento establece queexisten dos formas concretas deintercambiar documentos electrónicos alas que se les presume un nivel defiabilidad alto, sin descartar que puedanexistir otras. Estas dos formasgarantizan la autenticidad e integridadque son los verdaderos requisitos que seexigen a los documentos. Por un lado el empleo de una firmaelectrónica y por otro el uso desistemas EDI en los que las entidadespor cuya intermediación se intercambianlos mensajes aportan esas cualidades alos documentos intercambiados.


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Llamaremos FacturaElectrónica al documentotributario generado pormedios informáticos enformato electrónico, quereemplaza al documentofísico en papel, pero queconserva su mismo valorlegal con unascondiciones de seguridadno observadas en lafactura en papel.

• Conservar los datos de lasfacturas. No es necesarioconservar las facturasemitidas sino la “matriz” oBase de datos que permitegenerarlas

• Asegurar legibilidad enformato original

• Garantizar acceso completoa las facturas: visualización,búsqueda selectiva, copia odescarga en línea e impresión

• En caso de emisión de facturaelectrónica: firmarelectrónicamente la facturao delegar esta acción en untercero o en el Receptor

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1.3.La facturaelectrónica dentro delproceso contable global

La factura electrónica no debeentenderse como un proceso aislado,sino como un elemento integrado dentrodel conjunto de gestión financiera y delflujo de compras y ventas de unaentidad.

Tenemos que considerar la factura comola punta del Iceberg que representa elproceso de gestión de compras y ventasde la empresa, en el que con frecuencianos encontramos la factura como uno delos últimos resultados tras el tránsitohabitual de presupuesto, solicitudes decompra, aprobaciones, albaranes,apuntes contables o procesos de gestiónde almacén.

Una buena gestión electrónica en todoslos pasos y documentos previosfacilitará en gran medida la implantaciónde la factura electrónica y multiplicaráexponencialmente los beneficios de lamisma.

Por otro lado, acometer el proyecto deincorporar la Factura Electrónica a lagestión de una empresa, habitualmenteimplicará revisar el proceso de emisión yrecepción de facturas y afectará a másáreas de gestión de las que puedeparecer obvio.


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Tenemos que considerarla factura como la puntadel Iceberg del procesode gestión.

➡ Workflow documental asociado a compras


1.4.Cómo funciona lafactura electrónicaA grandes rasgos, el proceso defacturación electrónica lo forman dosprocesos básicos y diferenciados en lossistemas de gestión de facturas, y quecorresponden a cada interlocutor:emisión y recepción de facturas.

1.En la emisión, el emisor, con laconformidad del receptor,transmite a éste por mediostelemáticos la Factura Electrónica(que incluye una firma electrónica)

y conserva Copia o Matriz (la Basede Datos). No es necesarioconservar los documentoselectrónicos firmados.

2.El receptor, recibe la factura enformato digital y la conserva ensoporte informático, en el formatoen el que lo recibió, para sufutura consulta e impresión, sifuera necesario. Al ser la facturaun documento firmadoelectrónicamente, debe guardar lainformación relativa a lacomprobación de la validez de lafirma electrónica.


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➡ Proceso simplificado de facturación electrónicaLa factura que se gestiona en un ordenador, se transmite a otro telemáticamente. Éste la conserva de forma

electrónica y desde él, de ser preciso, se pone a disposición de la Administración Tributaria por vía telemática.

Los usuarios llevan a cabo toda la operativa en sus ordenadores.


De esta forma ya no se exige imprimir lafactura para que ésta sea válida legal yfiscalmente y, todo el tratamiento(emisión, distribución y conservación)puede realizarse directamente sobre elfichero electrónico generado por elemisor.

No obstante lo anterior, el proceso deformación de facturas electrónicas, asícomo su transmisión y comunicaciónincluyen subprocesos especialesrequeridos normativamente y que serándetallados más adelante, si bienpodemos adelantar que estascaracterísticas especiales vendránmarcadas por la firma electrónicaempleada y que, en el caso de laemisión, exigirá el uso de un certificadoadmitido para la firma de facturas y enel caso de la recepción, la verificación dela validez de dicho certificado.

1.5.Ventajas, beneficiosy ahorros de la facturaelectrónica

La factura electrónica genera grandesbeneficios a las empresas que la utilizan,tanto del lado del emisor como delreceptor. Existen muchas razones paraadoptar la factura electrónica, que vandesde los puramente económicos hastalos ecológicos.

Dentro de las ventajas comúnmenteaceptadas, se presentan las siguientes:

• Ahorro de costes: tanto del ladodel emisor como del receptor.Derivado de la supresión del papel,el abaratamiento de los medios decomunicación electrónicos (encontraposición a los mediostradicionales de envío postal),eliminación de los gastos defranqueo, gastos derivados de laintroducción manual de datos, etc.

• Mejora de la eficiencia: laliberación de tareasadministrativas, permite destinarlos recursos humanos a aspectosproductivos en las compañías.

• Integración con ERPs: desde elpunto de vista del emisor continúael proceso que ya se estárealizando electrónicamente. Unsimple clic desde el ERP y lafactura es emitida y enviada.Desde el lado del receptor losdatos se pueden introducir


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Ya no se exige imprimirla factura para que éstasea válida legal yfiscalmente y, todo eltratamiento (emisión,distribución yconservación) puederealizarse directamentesobre el ficheroelectrónico generado porel emisor


automáticamente en susaplicaciones.

• Optimización de la tesorería: laautomatización permite cuadrarlos apuntes contables y comparardocumentos (albarán / factura),minimizando a la vez el margen deerror humano.

• Obtención de información entiempo real: permite verificar elestado en el que se encuentra unafactura y toda su informaciónasociada (errores, rectificaciones,cobros, pagos, recepción demercancías, albaranes, ...) deforma exacta y actual.

• Reducción de tiempos de gestión:

la inmediatez del envío y recepciónde facturas por medios telemáticosconvierte este trámite en unelemento que deja de tenersentido. Además, permitesolucionar las discrepancias enmuy poco tiempo.

• Agilidad en la toma de decisiones:la inmediatez de lascomunicaciones permite adoptardecisiones, como la necesidad definanciación, en un espacio máscorto de tiempo.

• Administración y contabilidadautomatizadas: la integración en lossistemas de la empresa permite quetoda la inserción de datos y lasoperaciones contables requieranmucha menos participación humana.

• Control de acciones erróneas: através de sistemas de alertas quedetectan discrepancias entreoperaciones de contabilidad yfacturación o en la aplicación detipos erróneos.

• Uso eficaz de recursosfinancieros: la adopción de lafactura electrónica favorece elacceso a medios de financiacióncomo el factoring o el confirming.

Se consigue, en definitiva, una mayorcalidad de servicio que repercute a suvez en una mayor competitividad de laempresa.


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Existen muchas razones para adoptar la facturaelectrónica, que van desde los puramente económicoshasta los ecológicos

• Ahorro de costes• Mejora de la eficiencia• Integración con ERPs propios• Optimización de la tesorería• Obtención de información entiempo real• Reducción de tiempos de gestión• Agilidad en la toma de decisiones• Administración y contabilidadautomatizadas• Disminución de costes de losdocumentos papel• Control de acciones erróneas• Uso eficaz de recursos financieros• Flujos transaccionales agilizadosV

enta

jas

de

la e

-fac

tura


1.6.Algunos datos

Según el estudio realizado enjulio y agosto de 2005 por laconsultoraPricewaterhouseCoopers entreempresas de la Unión Europea,se concluye que el incrementode la eficiencia es el principalbeneficio que encuentran lasempresas en la facturaelectrónica, seguido de cercapor la reducción de costes.

En ese mismo estudio se reflejala satisfacción de las empresasentrevistadas respecto alproceso de implantación de la facturaelectrónica.


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➡ Beneficios de la factura electrónicaFuente: Informe “e-Invoicing and e-Archiving

taking the next step” ”PricewaterhouseCoopers”.

➡ Satisfacción del proceso de implantaciónFuente: Informe “e-Invoicing and e-Archiving taking the next step” PricewaterhouseCoopers.


Respecto al ahorro de costes, laAsociación Española deCodificación Comercial (AECOC),entidad que entre otrasactividades coordina laestandarización del código debarras y del EDI en el sector dela distribución comercial y granconsumo, cifra enaproximadamente 0,70 € deahorro por factura para elemisor y hasta 2,78 € porfactura para el receptor en elempleo de tecnología EDI yreporta una interesanteevolución del empleo de lafactura electrónica en el sectorde la distribución hasta situarseen 2.400.000 facturasmensuales enviadas mediante sistemasEDI.

En las empresas que no seande este sector, en el que se haido incrementando laeficiencia en la gestión depedidos a lo largo de los años,cabe esperar ahorrosmayores.Por otro lado será difícilerradicar completamente lafacturación soportada en papel,ya que la adopción de lastécnicas de facturaciónelectrónica será gradual. Segúnlos datos de AECOC, en susector ya se ha logrado eliminarla factura en papel, entre lasentidades que usan EDI.


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➡ Facturaselectrónicas sectorde la distribuciónFuente: AECOC 2006

➡ Beneficios de la facturaciónelectrónica.Fuente: AECOC 2006


1.7.Cómo influye en mitrabajo la facturaelectrónica

El objetivo primero de la facturaciónelectrónica es la simplificación deprocesos, por lo que la actividadcotidiana de facturación se verámejorada, si bien dependerá siempre delgrado de sofisticación de la soluciónadoptada.

En el caso más simple de uso de facturaelectrónica: envío por email de undocumento factura firmadoelectrónicamente, la actividad tanto delemisor como del receptor de las

facturas no se verá excesivamentealterada, ya que lo único que cambia eneste caso (sin tener en cuenta ahorro decostes de ensobrado y franqueo y elaumento en la seguridad de la entrega)es el canal de transmisión de la factura,que por si mismo ya representa unaventaja significativa dada su inmediatez.

En función de la sofisticación delproyecto a afrontar, la simplificación dela operativa de facturación va enaumento, hasta lograr la consecución dela plena integración con el resto deentornos informáticos contables y degestión de compras y ventas, así comoun alto nivel de automatización en laconciliación.


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El objetivo primero de lafacturación electrónicaes la simplificación deprocesos, por lo que laactividad cotidiana de

facturación se verámejorada


1.8.Cuánto cuesta lafactura electrónica

Es difícil contabilizar el precio de laimplantación de una solución defacturación electrónica en sentidoamplio, si bien podemos presumir que amayor grado de complejidad de laplataforma y mayor automatizacióncrecerá inevitablemente el coste depuesta en marcha, a la vez que selograrán mayores ahorros por cadafactura emitida o recibida.

Según lo anterior, el coste de adopciónde la factura electrónica puedeconsiderarse virtualmente nulo siempleamos elementos ya existentes enla empresa (herramientas ofimáticasque permitan la firma electrónica,certificados digitales empleados enotros procesos de la empresa y el correoelectrónico), si bien, como es lógico, losbeneficios de su uso, aún existiendo,serán menores.

Por su parte, la creación de un entornoespecífico de facturación electrónica con

desarrollos específicos e integraciónrequerirá un mayor plazo de retorno dela inversión, que será recuperada amedio/largo plazo.

Como orientación, algunos sistemas deimplantación sencilla, como aplicacionestipo web para emitir facturas puedencostar unos 30 euros al mes. En otrasocasiones, los prestadores de estassoluciones pueden definir modelos deprecio basados en el número de facturasemitidas con valores entre 10 y 20céntimos de euro por factura.

En un entorno sencillo en el que elemisor de la factura adquiera uncertificado electrónico en un Prestadorde Servicios de Certificación para firmarlas facturas, el coste de tal certificadopuede estar entre 30 y 400 euros alaño.

No suele indicarse, pero uno de loscostes del proyecto es precisamente elde adaptación a la nueva forma de hacerlas cosas, y la necesidad de mantener elsistema anterior de papel y el nuevoelectrónico, durante un tiempo.


25

A mayor grado de complejidad de la plataforma ymayor automatización crecerá inevitablemente elcoste de puesta en marcha a la vez que se lograranmayores ahorros por factura emitida/recibida


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2.1.Qué necesitopara implantar lafactura electrónica.Requerimientos.

Tal y como se ha comentado, losrequerimientos dependerán engran medida del alcance delproyecto, si bien nosencontraremos elementos básicos

según el punto de vista delemisor o del receptor.

Es importante analizar si laempresa va a iniciar laimplantación desde el punto devista de emisor, desde el punto devista de receptor de facturas odesde una posición mixta.

Trabajar con la facturaelectrónica de manera fácil


También hay que conocer los volúmenesde facturación y su distribución porinterlocutores, para comenzar por laimplantación con aquellas empresas conlas que se consiga más ahorro o seamás sencilla la adopción. Aquí es deaplicación el principio de Pareto queestablece que un número significativo sefacturas se gestionan con un númeroreducido de interlocutores.

Simplificando, puede afirmarse que el

requisito básico del emisor es firmarelectrónicamente la factura (requisitoque puede ser cumplido por un servicioexterno) y el del receptor es verificar lafactura y conservarla en su formatooriginal (lo que también se puederealizar por un servicio externo).

En una de las variantes más sencillas, elemisor de la factura puede firmar uncorreo electrónico y enviarlo con losdatos de la factura, para lo que sólo es


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➡ Ejemplo de firma de factura en MS ExcelExcel dispone en sus últimas versiones de una opción para firmar electrónicamente documentos


necesario una clave con su certificadoelectrónico cualificado expedido por unprestador de servicios de certificaciónque cumpla lo establecido por laDirectiva de Firma Electrónica.

Otros ejemplos de factura electrónicasimplificada serían la firma electrónicade documentos derivados de lasherramientas ofimáticas (word, excel,acrobat, ...) o productos dedicados a la

firma electrónica de documentos, sibien, al igual que en el caso anterior,estas modalidades de facturaelectrónica no son ni las más habitualesni las más beneficiosas, aunque puedenser una forma sencilla de tomar

contacto con las tecnologías de firma yfacturación electrónica.

Existen mecanismos intermedios, comolas plataformas de facturación deterceros o la automatización deprocesos clave (como la firma por lotesde facturas “firma batch”), donde sepuede llegar a un grado de eficienciabastante alto.

Cuando hablamos de desarrollos amedida o de integraciones complejas deproductos estaremos ante lo quedenominaremos proyectos avanzados defacturación electrónica.

Trabajar con la factura electrónica de manera fácil

29

➡ Esquema deaplicaciónintermedia para lafirma de facturas yaformadasTras la generación de la

factura en un formato

adecuado, el servidor de

firmas procesa

automáticamente un lote

de documentos sin

ulterior intervención

manual


Son proyectos en los que se busca laintegración con soluciones yadesplegadas de ERP (EnterpriseResource Planning) o BPM (BusinessProcess Management), SCM (SupplyChain Management) o CRM (CustomerRelationhip Management).

Si decide empezar a emitir facturasfirmadas electrónicamente de manerasencilla para luego ir ampliando elalcance del proyecto, necesitará unprograma de firma electrónica y uncertificado expedido por un Prestadorde Servicios de Certificación.

Por ejemplo, puede obtener el programaProfirma en el web del Grupo de Trabajode Factura Electrónica y DigitalizaciónCertificada de ASIMELEChttp://www.efactura.org.es

El certificado puede obtenerlo dediferentes prestadores de servicios decertificación.

Requerimientos en la emisión

de facturas electrónicas

A pesar de que la implantación de lafactura electrónica implicanecesariamente a ambas partes, alemisor y al receptor, la gran mayoría delos proyectos que se inician en Españaestán siendo orientados a la posición deemisión de facturas.

Los proyectos de emisión de facturassuelen ser más sencillos de abordar, sibien tienen menos repercusión en elobjetivo de la agilización de procesos deuna entidad.

Para el emisor se exige

• Tener el consentimiento previo delreceptor.

• Garantizar la autenticidad delorigen y la integridad de lasfacturas, mediante el uso de lafirma electrónica cualificada.

• Almacenar copia de las facturas.Este requisito no es necesario si sepuede reconstruir una factura apartir de la información guardadaen la base de datos de la empresa(matriz).

• Las facturas almacenadas debencontener determinados elementosque faciliten su búsqueda,visualización e impresión en casode inspección (acceso completo alos datos).


30

Es importante analizar sila empresa va a iniciar laimplantación desde elpunto de vista de emisoro desde el punto de vistade receptor de facturas



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La gran mayoría de los proyectos que se inician enEspaña están siendo orientados a la posición deemisión de facturas

➡ Flujo base de emisión de facturasEn la emisión, el proceso de gestión de facturas culmina en su impresión, o en la generación de los formatos de

intercambio acordados para los destinatarios que las prefieren electrónicas. Según el formato de la factura, así

será el formato de la firma electrónica. Tras el envío la factura está en un formato que facilita la gestión de

servicios de factoring con las entidades financieras.


Requerimientos en la recepción

de facturas electrónicas

En los proyectos dirigidos a laoptimización del proceso de recepciónde facturas mediante la utilización de lafactura electrónica, se buscahabitualmente la integración con losERPs o gestores de facturación internos.La complejidad de este tipo de proyectoradica en la necesidad de tratar con un

número indeterminado de formatoselectrónicos y de prestadores queemiten certificados que se usan en lasfirmas electrónicas de las facturas, juntocon la recepción de facturas en papel.

Para disminuir la complejidad delproceso, se puede optar por lamodalidad de auto-facturación, en la queel propio receptor controla el formato derecepción y garantiza la conciliación


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➡ Flujo base de recepción de facturasEn la recepción, los dos elementos principales son el almacenamiento de la factura electrónica en su formato

original y la verificación de su vigencia. Además será necesario adaptar el formato al que internamente maneja

la aplicación de conciliación, para su contabilización y pago. Esta gestión puede acabar facilitando los servicios

de confirming de entidades financieras.


contable. En este caso debe existir unacuerdo entre el emisor y el receptorpara dar por bueno este procedimiento.También este enfoque será preferible enentornos de facturación internacional enel que el emisor de la factura tengadificultades para cumplir la normativaespañola.

Otra posibilidad a considerar por lasempresas receptoras es el uso deplataformas externas, que, bajo lamodalidad de facturación por terceros,facilitarán todo el proceso detransformación de las facturas e inclusola digitalización certificada de losdocumentos recibidos en papel.

Para el receptor se exige

• Disponer del software necesariopara la validación de la firmaelectrónica (esto es más complejode lo que parece).

• Almacenar las facturas recibidasdigitalmente (factura y firma) ensu formato original.

• Las facturas almacenadas debencontener elementos que facilitensu búsqueda, visualización eimpresión en caso de inspección(acceso completo a los datos).


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La complejidad de estetipo de proyecto radicaen la necesidad de tratarcon un númeroindeterminado deformatos electrónicos yde prestadores queemiten certificados quese usan en las firmaselectrónicas de lasfacturas, junto con larecepción de facturas enpapel


2.2.Cómo se puedenhacer facturaselectrónicas “sincertificado”.Plataformas deterceros

La posibilidad de delegar la ejecuciónmaterial de la facturación, bien en losdestinatarios de las operaciones(autofactura), bien en terceros mediantela contratación de sus servicios(facturación por terceros o“subfacturación”) se reconoceexpresamente en la normativa actual1.

Independientemente del modeloadoptado, el responsable delcumplimiento de las obligacionesestablecidas por la ley en relación a lafacturación, es el empresario,profesional o sujeto pasivo obligado a laexpedición de la factura. Lo quesignifica que, el hecho de delegar lafacturación en terceros no exime deresponsabilidad, por lo que losobligados tributarios deberán sercuidadosos en la elección de suproveedor. La credibilidad del prestador deservicios es muy importante. (Verartículos 5 y 19.3 del Real Decreto1496/2003).

Para que la delegación de la facturaciónsea válida, deberán cumplirse lossiguientes requisitos:

• Acuerdo previo documentado porescrito entre el obligado tributarioemisor y la entidad queefectivamente gestione laexpedición de la factura, ya sea untercero o el obligado tributarioreceptor (autofactura).En el citado acuerdo constará demanera expresa la autorización delobligado tributario emisor y lasoperaciones comprendidas en elacuerdo.

• El empresario o profesional quedelega la emisión de facturas en eldestinatario de las mismas deberáaceptar o rechazar la emisión decada factura concreta, para lo quedispondrá de quince (15) díasdesde la recepción de la copia osu acceso telemático a ella. Elrechazo deberá ser expreso. Si seproduce este rechazo, la factura seanula, o se tiene por no emitida.Por ello, es recomendable noasignar número a la factura hastaque se tenga la aceptación o hayantranscurrido quince (15) días. Paramedir este tiempo, puedenutilizarse mecanismos de acuse derecibo, tales como por ejemplo ladescarga de un fichero (un gráficocualquiera o una versión reducida


34

1 Art. 5 RD 1496/2003


de la factura) en el e-mail enviadopara notificar al vendedor sobre ladisponibilidad de una factura parasu aprobación.

• Estas facturas serán expedidas ennombre y por cuenta delempresario o profesional que hayasuministrado los conceptos que enellas se documentan.

Cuando se usan servicios externos defacturación o se delega la gestión defacturas en algunos receptores, se debeasignar una serie específica por cadaentidad que gestiona facturas porcuenta del obligado emisor.


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➡ Esquema del procesode digitalizacióncertificadaTras la digitalización hay que

firmar la factura. Un proceso

complementario es la aplicación

de sistemas OCR (reconocimiento

de caracteres óptico) que permite

extraer las palabras del

documento con lo que se facilita

la búsqueda posterior. En este

ejemplo, se utiliza una modalidad

de firma denominada “firma

completa” que incluye

información del momento de la

verificación de validez del

certificado y de la respuesta del

PSC al consultar sobre dicha

vigencia.


Lo expuesto es aplicable a los paísesmiembros de la Unión Europea. Paraotros Estados, es necesaria laautorización de la Agencia Estatal deAdministración Tributaria (AEAT).

Una interesante posibilidad que aparececon la reciente iniciativa de la AEAT esla de “transformar” facturas en papel enfacturas electrónicas por parte deltercero que gestiona la expediciónelectrónica.

Para ello, será necesario que el obligadotributario emisor reconozca en elcontrato que firme con la entidad con laque gestiona la expedición de facturasque los documentos que envíe ensoporte de papel, aun cumpliendo todoslos requisitos para ser consideradosfacturas, tienen la consideración decopia o matriz. Adicionalmente, elcontrato comisionará al tercero para quetransforme estos documentos enfacturas electrónicas antes de remitirlasa sus destinatarios.

De esta forma, dado que el emisor notiene obligación de conservar el originalde la factura, puede establecerse unservicio más amplio por parte deltercero “digitalizando” las facturascuando sea un requisito impuesto por elreceptor de facturas y el emisor carezcade medios para satisfacerlo.

En la puesta en marcha de este serviciodeben tenerse en cuenta algunasexigencias (como por ejemplo las que se

refieren a las fechas, al número y seriede las facturas, etc.) y considerar que noes un servicio que se presta al receptorsino al emisor (la posibilidad dedigitalizar facturas para el receptor,aunque aparentemente prevista en elartículo 20 del Real Decreto 1496/2003,queda limitada por el artículo 21 alimponer a la conservación electrónicadel documento su legibilidad en elformato original, lo que, según criteriode la Agencia Estatal de AdministraciónTributaria, sólo tiene cabida en el ámbitode los documentos originalmenteremitidos en forma electrónica).

Este criterio cambia al aplicar la nuevanormativa que contempla laDigitalización Certificada llevada a caboal firmar electrónicamente las facturasdigitalizadas o “escaneadas” por elpropio receptor, y sin necesidad deacuerdo previo con el emisor.

En este caso, es necesario cumplirciertos requisitos en los procesos dedigitalización, que puedan ser auditados,y que permitan confiar en que elproceso se llevará a cabo respetandorigurosamente el contenido de losdocumentos en papel originales.

Además los sistemas técnicos utilizadosdeberán facilitar la firma electrónica enla fase más temprana de la digitalizaciónque sea posible, lo que se deberáacreditar igualmente con un proceso deauditoría, que podrá ser obtenido por elfabricante.


36



37

➡ Propuesta de modelo normalizado. Nivel AEl modelo A es el más sencillo, pero cubre las necesidades de muchas PYMES. Está ajustado

a los requerimientos del RD 1496/2003


Si el proceso se sigue con todos losrequisitos, es posible destruir lasfacturas en papel, una vez concluido elproceso de su digitalización certificada.

En estos procesos de digitalización, esdeseable aplicar un sistema OCR(Optical Character Recognition) quepermita obtener no sólo la imagen de lafactura, sino su contenido en forma dearchivo estructurado, del que puedanextraerse conceptos como el CIF, ladenominación social, el importe de lafactura y el importe del IVA. De estamanera la simplificación de procesos enel receptor es más completa.

Sin embargo, la enorme variedad deformatos de factura (cada empresadesarrolla el suyo) hace muy complejoun sistema de OCR universal y obligahabitualmente a adaptar plantillas dereconocimiento a las facturas de losemisores más relevantes.

Por ello, pensando en facilitar ladigitalización de documentos esinteresante poder contar con un modelonormalizado de facturas, que faciliten la

labor de escaneado de los documentos.Actualmente, el Grupo de FacturaciónElectrónica de Asimelec está trabajandoen el desarrollo de un modelonormalizado.

El modelo tiene 4 niveles: el nivel A, delque ya existe una propuesta esadecuado para la mayor parte de lasPYMES, el nivel B, de complejidad mediaaun no está definido, y el nivel Ccoincide con el modelo de UNeDocs delas Naciones Unidas, definido paraentornos de importación y exportación,con necesidades complejas. Un niveladicional el D, permite un formato librepero añade páginas codificadas en PDF-417 con el contenido detallado de lafactura descrito en XML


38

La posibilidad de delegar la ejecución material de la facturación, bien en los destinatarios de las operaciones (autofactura), bien en terceros mediante la contratación de sus servicios (facturación por terceros) se reconoce expresamente en la normativa actual


2.3.Ejemplos de facturaelectrónica

Factura XML

La factura codificada en XML tiene laventaja de permitir fácilmente elintercambio entre ordenadores y de serfácilmente adaptable a las plantillasdeseadas, mediante hojas de estilo.

En las siguientes figuras se muestra unextracto de código XML de una facturatipo y su visualización “amigable”.Aunque se puede entender el contenidode una factura en XML, lo lógico es quela interprete un ordenador.

La visualización se hace mediante unahoja de estilo CSS (Cascading StyleSheet), como la que difunde la AEAT ensu página web. Al aplicarla, se le da un


39

➡ Extracto XMLNormalmente las etiquetas de los campos estarán en inglés, según el formato utilizado


aspecto concreto a la factura, peropodría ser otro aplicando una hoja deestilo diferente. En ocasiones, estopuede ser interesante cuando unapersona tiene que revisar facturas, ya

que se puede dar un mismo aspecto alas facturas de todos los proveedores,facilitando la búsqueda visual deinformación homogénea


40

➡ Presentación de una factura XML en pantalla una vez aplicadas las hojas detransformación y de estilo.Una factura XML se puede visualizar de formas diferentes según la plantilla (hoja de estilo) aplicada. Por

ejemplo, el receptor puede aplicar su propia plantilla para facilitar la revisión de muchas facturas ya que los

apartados esenciales de las facturas se posicionarán en la misma zona de la imagen.


Firma genérica de

ficheros/facturas

Existen aplicaciones dirigidas a firmarelectrónicamente cualquier documentoindependientemente de su formato. Unade estas aplicaciones, Profirma, está adisposición de los lectores de estedocumento.

Profirma es una aplicación Windows quegenera ficheros en formato PKCS#7(uno de los estándares más difundidos)con la extensión “.fir”, en cuyo interiorse almacenan las firmas electrónicas, los

certificados utilizados y el documentofirmado, que se puede extraer paravisualizarlo con el programa adecuado.

Tras instalar Profirma en el ordenador,se asocian al menú contextual (el queaparece al pulsar el botón derecho delratón sobre un fichero) una serie deopciones como “Firmar” o “Comprobarfirma”.

En las próximas imágenes se recoge elproceso paso a paso que permite firmarun documento, en este caso con una delas claves del DNI electrónico.


41

➡ Paso 1 de 6. Selección de documento de la factura.En este caso es un documento Word, pero podría ser cualquier otro.



42

➡ Paso 2 de 6.Selección de opciónde firmaPulsando sobre el

documento el botón

derecho del ratón se

despliega un menú, una

de cuyas opciones es

“Firmar”

➡ Paso 3 de 6. Selecciónde certificado parafirmarAl pulsar “Firmar” aparece una

ventana con los certificados

existentes en el ordenador. Si

usted no tiene certificados, no

aparecerá ninguno. Puede

acudir a un Prestador de

Servicios de Certificación a

solicitar un certificado o utilizar

el DNI electrónico, si lo tiene. En

este último caso necesitará un

lector de tarjeta chip y los

drivers adecuados.

➡ Paso 4 de 6. PIN deacceso a la claveSi usa el DNI electrónico sea

paciente ya que por el

tamaño de las claves el

proceso es un poco más lento

de lo normal.



43

➡ Paso 5 de 6.Confirmación de laoperación El DNI electrónico tiene

una clave de firma y una

de autenticación. En este

caso hemos seleccionado

la clave de firma.

➡ Paso 6 de 6. Verificación de la firma El proceso de firma deja en el mismo directorio del fichero que se ha firmado otro con el mismo

nombre y la extensión “.fir”. Al pulsar con el botón derecho sobre este nuevo fichero aparece la opción

“Comprobar firma”. Si la pulsamos, aparece una ventana en la que podemos ver el certificado utilizado

y la opción de extraer el archivo. Además se pueden realizar firmas adicionales .


Firma en plataformas de

terceros

Las plataformas de terceros quizás sonla opción más práctica para unapequeña o mediana empresa.

Generalmente, se paga una cuotamensual por un servicio al que seaccede de forma remota por Internet,encargándose la tercera empresa dedotar de legalidad a sus facturasmediante la aplicación de su firma


44

➡ Paso 1 de 4. Formaciónde la factura a través de unformularioEn este caso se usa el servicio

Faccil, uno de los muchos que

existen en internet. También las

entidades financieras, cuando

prestan servicios de facturación lo

hacen con la modalidad de

“facturación por terceros”, por lo

que el aspecto de la pantalla es

muy parecido a este.

Las facturas se confeccionan a

través de formularios. Las facturas

están en estado de “borrador”

hasta que se decide que están

completas y listas para emitir.

➡ Paso 2 de 4. Emisión dela factura Cuando estamos conformes con el

contenido podemos generar la

factura, lo que implicará la

asignación del número de factura y

la fecha de emisión. La factura se

registrará además en el Libro

Registro de Facturas e IVA.


electrónica. En este caso la empresa queemite las facturas no tiene quepreocuparse de la obtención de loscertificados digitales, porque de ello seencarga la empresa que presta elservicio.

En estas plataformas se suele emplearla modalidad de facturación por tercerosy en la mayoría de los casos incorporanun sencillo ERP válido para gestionar lafacturación de una pequeña empresa.


45

➡ Paso 3 de 4. Recepciónde la factura En este caso, el destinatario recibe

la factura a través de un correo

electrónico. La modalidad que se

aprecia en esta imagen es la de un

fichero pdf incluido dentro de un

fichero fir.

➡ Paso 4 de 4.Visualización y validaciónde la factura El fichero adjunto se puede guardar

en un directorio del ordenador.

Conviene darle un nombre que

permita localizarlo más tarde. Un

buen truco es formar el nombre con

el CIF del emisor y el número de

serie de la factura. Además,

conviene tener un directorio por

cada mes.



3.1.Identificación deproyectos avanzados

Los proyectos avanzados defactura electrónica implican unacierta complejidad en laimplantación y habitualmenterequerirán para su diseño eimplementación la participaciónde varios departamentos en la

empresa (informática,administración, facturación,compras, ...)

El nivel de dificultad y la duraciónde este tipo de proyectos variaráen función de una serie deelementos clave como son lacapacidad tecnológica y dedesarrollo de la entidad, el gradode implicación de los

Proyectos avanzados de facturaelectrónica


participantes, la disposición deelementos claves en los sistemas defacturación electrónica (ERPs,certificados digitales, ...), laadaptabilidad de los elementosanteriores o la formación de losusuarios afectados.

En la mayoría de las ocasiones esaconsejable contar con entidadesterceras, consultoras y desarrolladorasde software, que aportarán a la empresasu experiencia en proyectos de este tipoy cubrirán aquellas áreas a las que laentidad no puede llegar por sí misma. Laactividad del experto puede abarcardiferentes aspectos:

• Consultoría y asesoramientotecnológico

• Asesoría legal• Asesoría fiscal• Formatos y protocolos• Firma electrónica, validación y

fechado electrónico• Desarrollo e implantación• Formación• Sistemas y comunicaciones

En un proyecto de facturaciónelectrónica avanzada es importantetambién delimitar claramente al iniciodel proyecto cual es el alcance quequeremos darle al proyecto, es decir,tomar la decisión sobre los objetivoscríticos, recomendables o innecesarios.Por ejemplo, una empresa puedeplantearse realizar un proyecto deemisión y recepción dirigido a todas las


48

Consideraremos genéricamente que unproyecto de facturación electrónica esavanzado en los siguientes casos:

• Cuando se diseña un productoespecífico, orientadoespecíficamente a lasnecesidades del usuario.

• Cuando se realiza una integraciónde una plataforma o productogenérico en los sistemas deinformación del usuario.

• Cuando se realizanmodificaciones sobre elementosdisponibles en la empresa, comola integración de la firmaelectrónica en los ERPs.

Ejemplos típicos de

proyectos avanzados

En la mayoría de las ocasiones es aconsejable contar con entidades terceras, que aportarán a la empresa su experiencia en proyectos de este tipo y cubrirán aquellas áreas a las que la entidad no puede llegar por sí misma


empresas con las que se relaciona o, porel contrario, sólo aspira a resolver lafacturación más compleja con aquellosclientes / proveedores estratégicos. Deforma similar, puede decidir si abordarun proyecto completo (emisión /recepción) o por el contrario enfocarloen cualquiera de los dos sentidos enfunción del mayor peso de alguno de loselementos.

Desde un punto de vista práctico, seríaaconsejable comenzar desarrollando unproyecto según el peso de la facturación(emisión / recepción) sobre aquellos

clientes con los que se tenga una mayorrelación, para posteriormente ircompletando el proyecto en función delos recursos disponibles. De esta forma,se resuelve de forma ágil, lasnecesidades más apremiantes de laempresa sin dejar de lado las posiblesvías de crecimiento posterior.

Por último es recomendable realizar unproyecto “modulado”, que permita elcrecimiento posterior de la plataforma yla reutilización de elementos para otrosproyectos.

Proyectos avanzados de factura electrónica

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Módulo de transformaciónRealiza modificaciones entre formatos de

entrada y de salida.

Módulo de custodiaMétodo de almacenamiento de la factura

original (generada o recibida).

Módulo de firmaPermite realizar firmas electrónicas en las

facturas en aquellos casos en que el emisor

no tenga la capacidad de firma.

Módulo de validaciónComprueba la corrección de las facturas

recibidas

➡ Pilares básicos de la e-facturaEl énfasis en la custodia o en la firma depende del rol de la entidad como emisor o receptor de

facturas. Sin embargo en ocasiones todos los módulos entran en juego. Por ejemplo en las

modalidades de autofacturación y subfacturación (facturación por terceros). En la autofacturación es

el destinatario el que firma electrónicamente. En la subfacturación, un tercero firma electrónicamente

la factura por cuenta del emisor y custodia la factura electrónica por cuenta del destinatario.


3.2.Proyectosorientados a la emisiónde facturas

El objetivo principal de un proyecto deemisión de facturas suele ser lograr unareducción de costes derivada de laoperativa manual de emisión defacturas: impresión, ensobrado, envío, ...pero también son objetivos relevantes laoptimización de los recursos disponibles,la minimización de los tiempos de cobro

o la fiabilidad en los métodos deconciliación contable.

Este es el tipo de proyecto másfrecuente y el más sencillo de puesta enmarcha, ya que por lo general, laempresa que emite es la que controlalos formatos y el medio de emisión de lafactura, sobre todo en aquellos casos enlos que el proveedor tenga una posiciónde fuerza sobre sus clientes. Noobstante lo anterior, en la mayoría desituaciones será necesario realizar


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➡ Esquema posible del módulo de firma basado en XMLEsta modalidad contempla la firma completa ES-XL descrita

en la norma TS 101 903. Si la firma completa se forma en el lado

del firmante, el tercero que confía en el certificado no debe

preocuparse de conocer las peculiaridades del PSC que expidió el

certificado en lo relativo a los servicios de validación.


conversiones de formatos paragarantizar la interoperabilidad condeterminadas empresas.

La parte más compleja en los proyectosde emisión suele ser el proceso de firmaelectrónica, ya que implica la integraciónde las claves y certificados en laplataforma y el desarrollo de laaplicación de firma, máxime cuando seopta por emplear una firma electrónicacon todos los elementos de validaciónque permitan su posterior verificación alreceptor de forma fiable y perdurable enel tiempo, para lo cual nos podremosapoyar en Autoridades de Sellado deTiempo (TSA) y Autoridades deValidación (VA).

Aunque esta modalidad no es exigibledesde un punto de vista normativo,libera al receptor del problema devalidar firmas electrónicas en las que sehaya empleado un certificado expedidopor un prestador de servicios decertificación cuya gestión de loscertificados revocados no sea fácilmenteaccesible para el receptor.

3.3.Proyectosorientados a larecepción de facturas

Si en el caso de la emisión, decíamosque la parte más compleja era la de lafirma electrónica de las facturas, en elcaso de la recepción, el elementodiferenciador es la validación, tanto delformato de los documentos facturascomo de los certificados con los queestas han sido firmadas.

En el caso de la verificación de losformatos de las facturas, es necesarioconocer el tipo de datos que se recibenpara posteriormente convertirlo alformato interno de la empresa y podertratarlo en las aplicaciones(generalmente el ERP). Evidentemente,los formatos estructurados como el XMLfacilitan enormemente la labor deconversión.

Para a la validación de firmaselectrónicas de las facturas, deberemostener en cuenta dos elementosprincipales: el formato de firmaempleado (XML, CMS, ...) y el certificadocon el cual se ha firmado la factura. Respecto al primero, deberemosidentificar el formato de firma parasaber analizar los datos informáticosque definen esta firma y extraer loselementos necesarios (sujeto firmante,emisor del certificado, validez temporal,localización de la información derevocación, ...)


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La parte más complejaen los proyectos deemisión suele ser elproceso de firmaelectrónica


Una vez extraída la información delcertificado, deberemos comprobar queel certificado estaba vigente en elmomento de la firma y que no ha sidorevocado, para lo cual podremosservirnos de la propia información

contenida en el certificado o valernos deelementos externos. En la actualidad secuenta con elementos facilitadores de lalabor de validación de firmaselectrónicas, como es el caso de lasAutoridades de Validación.


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El elemento diferenciador es la validación, tanto delformato de los documentos facturas como de loscertificados con los que éstas han sido firmadas

➡ Algunas de las múltiples combinaciones posibles de formatos


Afortunadamente, aunque texto legal esabsolutamente neutro en este sentido, elmercado va perfilando estándares defacto tanto en el formato del propiodocumento factura como en la firmaelectrónica asociada, dirigidos casi porcompleto al XML: UBL, XML-CCI,XMLDSig, XAdES, ...

Una vez realizados los procesos devalidación y conversión el receptor,

deberá integrar los datos obtenidos ensu propio sistema, sin olvidar que debecustodiar la factura tal y como fuerecibida, al considerarse esta comooriginal a efectos fiscales.

Por último, como se ha comentado conanterioridad, debemos tener en cuentala iniciativa de la Agencia EstatalTributaria, para digitalizar y securizar lasfacturas recibidas en formato papel.


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➡ Esquema detratamiento eintegración defacturasEl uso de diferentes

sistemas de transmisión

debe ser tenido en cuenta

en el proyecto, junto con

los formatos de factura y

los de firma.


3.4.Preparación delproyecto

Normalmente hay que tener en cuentauna pequeña lista de comprobación,para cerciorarnos de que satisfacemostodos los requisitos.

• Especificación del flujo defacturación: Análisis de lascaracterísticas de losproveedores/clientes paradeterminar cómo los incorporamosal proyecto y de los formatos enque emitimos/recibimos lasfacturas.

• Diseño del flujo documental: paraidentificar ineficiencias en elproceso y facilitar la implantaciónde sistemas automatizados deworkflow.

• Identificación de los rolesimplicados: es básico identificarlos recursos humanos internos yexternos de la organizaciónimplicados en el proyecto así comolas excepciones.

• Definición de los requisitoslegales: definir aquellos aspectosde la normativa vigente quepuedan afectar al proyecto

• Gestión de la Integración conproveedores y clientes: tratar conproveedores y clientes todosaquellos aspectos que afecten a lafuncionalidad, usabilidad,compatibilidad de formatos, ...

• Integración con los sistemas de laempresa: lógicamente el sistemade facturación electrónica deberáestar integrado con los sistemasde la empresa: ERP, Sistemas defacturación, CRM y Sistemas degestión de pagos.


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• Especificación del flujo defacturación

• Diseño del flujo documental

• Identificación de los rolesimplicados

• Definición de los requisitoslegales

• Gestión de la Integración conproveedores y clientes

• Integración con los sistemas de laempresa

Elementos a recordar alabordar un proyecto de

e-factura


3.5.Facturaciónelectrónica a lasAdministracionesPúblicas

Además del uso obligatorio de la facturaelectrónica en la contratación con laAdministración General del Estado, enlos términos de la futura Ley deContratos del Sector Público, en la Leyde Medidas de Impulso de la Sociedadde la Información se prevén actuacionesde dinamización del uso de la facturaelectrónica dirigidas al resto de laactividad productiva del país, que serealizarán favoreciendo la colaboraciónentre el Ministerio de Industria, Turismoy Comercio y el Ministerio de Economíay Hacienda.

En concreto, ambos ministerioselaborarán un plan para lageneralización del uso de la facturaelectrónica en España. En dicho plan seincluirán esquemas específicos deayudas económicas para la implantaciónde la factura electrónica.

En el texto del Anteproyecto Ley deContratos del Sector Público se indicaen su Disposición final novena(Habilitación normativa en materia deuso de medios electrónicos, informáticoso telemáticos, y uso de facturaelectrónica):

1. Se autoriza al Ministro de

Economía y Hacienda para aprobar,previo dictamen del Consejo deEstado, las normas de desarrollode la disposición adicionaldecimonovena que puedan sernecesarias para hacer plenamenteefectivo el uso de medioselectrónicos, informáticos otelemáticos en los procedimientosregulados en esta ley.

2. Igualmente, el Ministro deEconomía y Hacienda, medianteOrden, definirá las especificacionestécnicas de las comunicaciones dedatos que deban efectuarse encumplimiento de la presente ley yestablecerá los modelos que debanutilizarse.

3. En el plazo máximo de un añodesde la entrada en vigor de la ley,el Ministro de Economía yHacienda aprobará las normas dedesarrollo necesarias para hacerposible el uso de las facturaselectrónicas en los contratos quese celebren por las entidades delsector público estatal.

4. Transcurridos tres meses desde laentrada en vigor de las normas aque se refiere el apartado anteriorla presentación de facturaselectrónicas será obligatoria en lacontratación con el sector públicoestatal para las sociedades que nopuedan presentar cuenta depérdidas y ganancias abreviada.Por Orden conjunta de losMinistros de Economía y Hacienday de Industria, Turismo y Comercio,


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se extenderá progresivamente laobligatoriedad del uso de lasfacturas electrónicas para otraspersonas físicas y jurídicas enfunción de sus características y elvolumen de su cifra de negocios.En todo caso, transcurridosdieciocho meses desde la entradaen vigor de las normas a que serefiere el apartado anterior, el usode la factura electrónica seráobligatorio en todos los contratosdel sector público estatal; noobstante, en los contratosmenores, la utilización de lafactura electrónica seráobligatoria cuando así seestablezca expresamente en estasÓrdenes de extensión.

5. El Consejo de Ministros, apropuesta de los Ministros deEconomía y Hacienda y deIndustria, Turismo y Comercio,adoptará las medidas necesarias

para facilitar la emisión de facturaselectrónicas por las personas yentidades que contraten con elsector público estatal,garantizando la gratuidad de losservicios de apoyo que seestablezcan para las empresascuya cifra de negocios en el añoinmediatamente anterior y para elconjunto de sus actividades seainferior al umbral que se fije en laOrden a que se refiere el párrafoanterior.

Además de este esfuerzo, lasadministraciones públicas europeasestán colaborando desde hace tiempoen la definición de los criterios deinteroperabilidad que sin renuncia aaspectos de soberanía sean deseablesen la contratación pública y en otrasactividades de desarrollo de lasAdministraciones Públicas.


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En el marco del programa IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernmentServices to public Administrations, Businesses and Citizens) se ha desarrollado unestudio sobre el formato de factura electrónica que conviene para su adopción entodas las administraciones electrónicas europeas, en el marco de la vigencia común atodas ellas de la Directiva 115/2001. Este estudio está disponible en:http://www.oio.dk/files/IDA_eProcurement_Protocol_XML_Schema_Initiative.pdf



4.1.Cómo seconservanelectrónicamentefacturas recibidasen papel

Aunque normativamente se prevéla conservación electrónica defacturas, por la condición de que

las facturas deban estardisponibles para la inspeccióntributaria en el formato originalen el que fueron recibidas, seentiende que dicha conservaciónelectrónica solo aplica a lasfacturas remitidaselectrónicamente.

La Agencia Tributaria (secciónfactura electrónica) está

Interacción con la factura papel


promoviendo actualmente el conceptode Digitalización Certificada como elproceso en que, partiendo de unafactura en papel, se genera una imagendigital firmada electrónicamente a laque se le aplica la presunción de tener elmismo valor probatorio que la factura

original, de forma semejante a la de unacompulsa electrónica, permitiendo, porello destruir la propia factura original enpapel.

Para que se dé por buena la presuncióndescrita, será preciso utilizar


60


dispositivos auditados (lo que, endefinitiva, supone una modalidad dehomologación) así como disponer de uninforme de auditoría del proceso dedigitalización.

Para garantizar que los documentos asídigitalizados cumplen de forma íntegralas condiciones de autenticidad, serecomienda utilizar la modalidad defirma electrónica ES-X-L, descritaanteriormente como firma completa, yaque quien deba verificar la firma nodebe preocuparse de encontrar elmecanismo de comprobación de validez,que puede ser diferente para cadaprestador. Debe tenerse en cuenta quesolo en España existen más de 20sistemas de certificación, cada uno delos cuales tiene su propio mecanismosde verificación.

Si se emplea un sistema OCR (OpticalCharacter Recognition) el sistema puedereconocer letras y números ysuperponerlos en una capa del fichero,de forma que se simplifica la indexacióny la búsqueda de documentos. Siademás la factura se ha impreso segúnuna plantilla acordada, el OCR permitirácodificar la factura en el formatoestándar UBL (Promovido por elconsorcio internacional Oasis),facilitando también la inserción delcontenido de la factura en el sistemainformático y su tratamiento más omenos automatizado.

Por este motivo se recomienda la

adopción de modelos de facturaconcretos por parte de los emisores. Así,incluso cuando se emite una factura enpapel se puede estar facilitando la laboral receptor.

Para minimizar el número de modelosposibles y mejorar las probabilidades dereconocimiento óptico, existen variasiniciativas. Una de ellas es UNeDocs, delas Naciones Unidas, pensada parafacturas complejas utilizas enintercambios de importación yexportación, donde seguramente es másnecesaria por las dificultades añadidaspor los múltiples idiomas utilizados enun tránsito de mercancías.

Otra iniciativa es la Factura Normalizadade ASIMELEC. La factura normalizada esuna plantilla que facilita la emisión defacturas, y su posible digitalización porel receptor. Existen 3 niveles de facturasnormalizadas, dependiendo de lacomplejidad de la factura y del tipo decontenido. A, B, C.

La factura normalizada facilita la accióndel OCR cuando se digitaliza por partedel obligado tributario receptor. Unavariante D de la factura normalizadaincluye un código PDF-417 de la facturaen formato UBL en la última hoja de lafactura, para facilitar la conversión aformato electrónico. Esta modalidad nolleva firma electrónica, puesto que esuna factura expedida en papel. Otrasmodalidades de formatosbidimensionales son posibles.


61


4.2.Cómo se conservanen papel las facturasrecibidaselectrónicamente

Aunque existe la posibilidad dealmacenar facturas electrónicas enpapel mediante un código de barras, esposible otro mecanismo alternativo.Si existen aplicaciones informáticas quegestionen un repositorio de facturasemitidas o recibidas, según corresponda,junto con la firma electrónica generada

o verificada, proporcionando un códigode autenticación de mensajes asociado acada factura, cabe la posibilidad deidentificar las facturas mediante dichocódigo.

Este código permitirá el acceso aldocumento asociado existente en elrepositorio y garantizará, al que accede,que la factura cumple con los requisitoscontemplados en la normativa.

Por tanto, una factura transcrita al papelcon este código es válida, siempre quese mantenga dicho repositorio donde


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➡ Ejemplo de esquema de generaciónde código de recuperación de facturasCon los datos de la factura electrónica se genera un

código identificador único susceptible de ser

introducido en la copia papel de la factura para su

posterior localización y recuperación.



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exista la factura y su firma electrónica,exista un mecanismo de verificación dela firma en el repositorio y se puedaacceder de forma completa a la facturamediante dicho código electrónico deautenticación.

Aunque existe laposibilidad de almacenarfacturas electrónicas enpapel mediante un códigode barras, es posible otromecanismo alternativo



5.1.Formatos defactura electrónica

El formato contenedor de lafactura, esto es, aquel ficherodonde se almacenan los datosque conforman la factura antesde aplicarles la firma electrónica,desde un punto de vista

meramente legal, en principio notiene ninguna relevancia. Podríatratarse de un PDF, un archivoRTF, un documento Excel, textoplano, HTML, XML, etc. Cualquierformato empleado es válidosiempre que posteriormente seafirmado electrónicamente paradotarlo de validez legal.

Formatos de factura y firma



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➡ Extracto de factura en XML

<?xml version=”1.0” encoding=”UTF-8”?><Invoice xmlns:cbc=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-1.0” xmlns:cac=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-1.0” xmlns:cur=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CurrencyCode-1.0”xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance”>

<ID>1</ID><GUID>7f000001106832df692100000a45e2d8</GUID><cbc:IssueDate/><InvoiceCurrencyCode>840</InvoiceCurrencyCode><LineItemCountNumeric>2</LineItemCountNumeric><cac:OrderReference>

<cac:BuyersID><![CDATA[B82568718]]></cac:BuyersID><cac:SellerID><![CDATA[B82568718]]></cac:SellerID><DocumentStatusCode><![CDATA[]]></DocumentStatusCode>

</cac:OrderReference><cac:BuyerParty>

<cac:Party><cac:PartyName><cbc:Name><![CDATA[Paul Klein]]></cbc:Name></cac:PartyName><cac:Address>

<ID>7f000001106709e1bda10000ec419d26</ID><cbc:PostBox></cbc:PostBox><cbc:StreetName><![CDATA[Bulbury]]></cbc:StreetName><cbc:AdditionalStreetName><![CDATA[ST]]></cbc:AdditionalStreetName><cbc:BuildingName><![CDATA[]]></cbc:BuildingName><cbc:BuildingNumber><![CDATA[80]]></cbc:BuildingNumber><cbc:CityName><![CDATA[]]></cbc:CityName><cbc:PostalZone></cbc:PostalZone><cbc:CountrySubentity><![CDATA[]]></cbc:CountrySubentity><cbc:CountrySubentityCode></cbc:CountrySubentityCode><cbc:AddressLine><![CDATA[]]></cbc:AddressLine><Country><![CDATA[]]></Country>

</cac:Address></cac:Party><cac:AccountsContact>

<cbc:Name><![CDATA[]]></cbc:Name><cbc:Telephone><![CDATA[]]></cbc:Telephone>

</cac:AccountsContact></cac:BuyerParty><cac:SellerParty>

<cac:Party><cac:PartyName><cbc:Name><![CDATA[Know Gate Ltd.]]></cbc:Name></cac:PartyName><cac:Address>

<ID>7f0000011067057c4ef100008c688128</ID><cbc:StreetName><![CDATA[Wesleyan]]></cbc:StreetName><cbc:AdditionalStreetName><![CDATA[ST]]></cbc:AdditionalStreetName><cbc:BuildingName><![CDATA[]]></cbc:BuildingName><cbc:BuildingNumber><![CDATA[107]]></cbc:BuildingNumber><cbc:CityName><![CDATA[Boston]]></cbc:CityName><cbc:PostalZone></cbc:PostalZone><cbc:CountrySubentity><![CDATA[MA]]></cbc:CountrySubentity><cbc:CountrySubentityCode></cbc:CountrySubentityCode><cbc:AddressLine><![CDATA[]]></cbc:AddressLine><Country><![CDATA[United States]]></Country>

</cac:Address></cac:Party><cac:AccountsContact>


El formato de la factura dependerá por tanto de las necesidades de la aplicación y, deforma muy significativa, de la estandarización del sistema empleado.

El XML permite definir nombres de campos y asignarles significados. Cuando losordenadores de dos interlocutores comparten los mismos nombres y las mismasdefiniciones, pueden intercambiarse información significativa para ambos medianteXML y actuar en consecuencia.

Existen grupos de trabajo para dar uniformidad a las definiciones de las facturas enXML, que se agrupan en un organismo de impulso a la estandarización que sedenomina OASIS. Las variantes específicas son ebXML (Electronic Business XML) yUBL (Universal Business Language), que salvo matices (la capa de comunicaciones quegestiona cada uno) se refieren al mismo grupo de estándares.

El formato que actualmente cumple de una manera más efectiva con losrequerimientos de la facturación electrónica es el XML UBL (Universal BusinessLanguage), debido a que se trata de un formato de intercambio basado en ebXMLespecialmente diseñado para garantizar la interoperabilidad de las relacionescomerciales mediante la utilización de una biblioteca de esquemas con los datos ydocumentos de uso más frecuente en el tráfico mercantil, como los albaranes yfacturas.

UBL permite también un diseño modular adaptable a los requerimientos de cadausuario, lo que lo convierte en un formato de una gran flexibilidad.

La sintaxis XML se define en http://www.w3.org/XML/

La firma electrónica básica en XML se define en http://www.w3.org/Signature/

La firma electrónica avanzada se define enhttp://uri.etsi.org/01903/v1.2.2/ts_101903v010202p.pdf

La estandarización de su formato está en http://www.ietf.org/rfc/rfc3275.txt

El ebXML se mantiene en http://www.ebxml.org/

El UBL se mantiene enhttp://www.oasisopen.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=ubl


67



68

➡ Esquema CCI



69

Sólo hasta la versión 2 (inclusive versiones menores). A partir de la versión 3 elestándar se desarrollará en el marco de las Naciones Unidas.

En España, el CCI (Centro de Cooperación Interbancaria) ha desarrollado un conjuntode recomendaciones para codificar tanto la factura electrónica como la firmaelectrónica. El formato está basado en XML y recoge todos los requisitos de lanormativa española, en particular el RD-1496/2003 y el RD-87/2005.

Hasta el momento de redactar esta publicación, se han publicado 3 versiones. Laúltima está disponible en http://www.asociacioncci.es/Paginas/eFactura_AEAT-CCI.aspx

Este formato ha sido oficialmente respaldado por la AEAT (Agencia Estatal deAdministración Tributaria) para su uso por los proveedores de la Agencia cuandoemitan facturas destinadas a ella.

La mayor parte de los formatos internacionales de codificación de factura estánexperimentando en los últimos tiempos una sensibilización hacia cierto “ecumenismo”auspiciado por las Naciones Unidas. La base de los elementos de acuerdo yconvergencia es la Librería de Componentes Centrales Comunes (Common CoreComponents Library), disponible en http://www.unece.org/cefact/codesfortrade/codes_index.htmque procede de la especificación Técnica de Componentes Centrales (CCTS, CoreComponents Technical Specification), así como la Especificación de Requisitos deNegocio de la Factura Intersectorial (Business Requirements Specification (BRS) of theCross Industry Invoice) disponible en:http://www.disa.org/cefact-groups/tbg/wg/tbg1_main.cfm

También es relevante la definición de Reglas de Denominación y de Diseño XML (XMLNaming and Design Rules), que en la actualidad se han publicado bajo el auspicio deUN/CEFACT en su versión 2.0 (http://webster.disa.org/cefact-groups/atg).

En el sector de gran consumo, que durante muchos años ha estado respaldando elformato EDIFACT (a través de las redes EANCOM, AECOM, en su versión española)promueve un formato XML, que podría ser el preferido en la migración desde EDIFACT,pero todavía no se ha adoptado de forma amplia. Se encuentra información sobre esteformato en:http://www.gs1.org/productssolutions/ecom/xml/http://www.ean-int.org/productssolutions/ecom/xml/implementation/guide/index.html


Para quienes deben prever la posibilidad de desarrollar interfaces de conversión devarios formatos, las prioridades recomendadas son:

• UBL (sobre todo si tiene clientes internacionales)• AEAT-CCI XML (si todos sus clientes operan en España)• GS1-XML (para sus clientes del sector de gran consumo)

En todo caso, hay que dar la bienvenida a una nueva iniciativa de estandarización en elmarco de CEN (Comité Europeo de Normalización) que acoge al eInvoice Workshopcuya información está accesible enhttp://www.cenorm.be/cenorm/businessdomains/businessdomains/isss/activity/wseinvoice.asp


70

5.2.Formatos de firmaFormatos de firma especiales:firma fechada y validada

Además de los tipos de firma simple,avanzada y reconocida (cualificada) queestablecen tanto la Directiva como laLey de Firma Electrónica, desde el puntode vista técnico, se han definido en elmarco del Comité Europeo deNormalización otros tipos de firmaelectrónica que son esenciales parafacilitar su uso en diferentes contextos.

La firma básica es aquella que recogelos elementos esenciales de la firmaelectrónica: el resumen del documentofirmado (hash), el certificado delfirmante asociado a la clave privada conla que se firma y el propio resultado deaplicar la clave privada al resumen, quees la firma electrónica propiamentedicha. La firma fechada añade a lafirma básica información temporal sobreel momento de la firma o de su

verificación y la firma validada añade ala firma fechada información sobre lavigencia del certificado empleado en elmomento de la firma o de suverificación.

Estas modalidades de firma estánrecogidas en las normas TS 101 733 y TS101 903.

La firma validada se denomina tambiénfirma completa (designada con las siglasES-XL), porque incluye todos loselementos que permiten comprobar queel certificado utilizado por el firmanteestaba vigente en el momento de lafirma.

Estas modalidades de firma se derivanrespectivamente del formato PKCS#7 deRSA las basadas en el estándar TS 101733 (CAdES) y del formato XMLDsig (oXAdES en una versión más avanzada)del consorcio W3C las basadas en elestándar TS 101 903.


Además estas firmas se puedencodificar dentro de la especificación PDF1.6 de Adobe, de forma que puedan serverificadas con el software gratuitoAcrobat Reader.

La ventaja de utilizar el formato ES-XLpor parte del firmante, es que seexonera al receptor del problema devalidar el certificado utilizado, porque enla firma ya se incluyen todos loselementos que garantizan su validez enel momento de la firma.

Firmas XML

La utilización de firmas en XML es laelección evidente cuando el formatoempleado para la formación de laspropias facturas es también XML. Sinembargo, la firma XML puede aplicarse a

cualquier tipo de documento, conindependencia de su formato.

Dentro de la firma electrónica enformato XML, existen diferentes“subtipos de formatos”, dentro de loscuales destacan por encima de todos elXML Dsig y la variante de este, el XMLAdvanced Electronic Signatures(XAdES).

En toda firma XML, según el estándarXML DSig, existirían 3 modos de firma:

• Enveloped, en el que la firma seañade al final del documento XMLcomo un elemento más. Se firmatodo lo inmediatamente anterior aldocumento.

• Enveloping, en el que el documentose incluye dentro de la firma en laque se referencia lo firmado comoobjeto insertado en la firma. Yaque se referencian los objetos, estemodelo permitiría distinguir lo quese firma, pudiendo firmar el objetoentero o partes de él (asignandoun id diferenciador).

• Detached, en el que la firma y eldocumento se separan en dosarchivos, la URL donde seencuentra el documento puedeaparecer en la propia firma.

XAdES, está basado en XML Dsig, perocon la ventaja de añadir diversas capasde seguridad a la firma y al documentofirmado.


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En concreto, se pueden agregar los datos relativos a la revocación y al sello de tiempo,tal y como se muestra en el siguiente esquema:


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XMLDSIG |

<ds:Signature ID?>- - - - - - - - - + - - - - -+<ds:SignedInfo> | |<ds:CanonicalizationMethod/> | |<ds:SignatureMethod/> | |(<ds:Reference URI? > | |

(<ds:Transforms>)? | |<ds:DigestMethod> | |<ds:DigestValue> | |

</ds:Reference>)+ | |</ds:SignedInfo> | |<ds:SignatureValue> | |(<ds:KeyInfo>)?- - - - - - - - - + |

|<ds:Object> |

|<QualifyingProperties> |

|<SignedProperties> |

|<SignedSignatureProperties> |(SigningTime) |(SigningCertificate) |(SignaturePolicyIdentifier) |(SignatureProductionPlace)? |

(SignerRole)? |</SignedSignatureProperties> |

|<SignedDataObjectProperties> |(DataObjectFormat)* |(CommitmentTypeIndication)* |(AllDataObjectsTimeStamp)* |(IndividualDataObjectsTimeStamp)* |

</SignedDataObjectProperties> ||

</SignedProperties> ||

<UnsignedProperties> ||

<UnsignedSignatureProperties> |(CounterSignature)* |

</UnsignedSignatureProperties> ||

</UnsignedProperties> ||

</QualifyingProperties> ||

</ds:Object> ||

</ds:Signature>- - - - - - - - - - - - - - - +|

XADES

➡ Esquema deagregación de datosrelativos a larevocación y al sellode tiempo


A pesar de que los datos relativos tantoal sellado de tiempo como a larevocación del certificado pueden ser degran utilidad y aportar un gran valorañadido al proceso de firma, éstos noson obligatorios para dotar de validez auna factura electrónica.

XAdES cuenta con el respaldo de W3C,OASIS y ETSI (EuropeanTelecommunications Standards Institute)y está especificado en el estándar TS 101903 v.1.2.2.

Referencia XAdES en la W3Chttp://www.w3.org/TR/XAdES/

Documento estandarización ETSIhttp://portal.etsi.org/esi/el-sign.asp

Firmas PKCS#7/CMS

La firma CMS/PKCS7, esta compuestapor una serie de elementos que afectana la firma, como son, el tipo dealgoritmo hash (generalmente SHA1), elalgoritmo de firma (generalmente RSA),el hash resultante del documento, elcertificado digital al que se asocia laclave pública, la firma PKCS#1 en simisma, número de firmas (multifirma), ...

Existen elementos opcionales yobligatorios, así como elementosfirmados y no firmados. Se puedeampliar información del estándar en:http://www.ietf.org/rfc/rfc3369.txtLa utilización tanto de PKCS7 como deCMS (Certificate Management Syntax,disponible enhttp://www.ietf.org/rfc/rfc2630.txt)


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➡ Utilidad de firmade documentos enformato PKCS#7/CMS


permite dos variantes: Attached ydetached. En la modalidad “attachada”o embebida, tanto la firma en si como eldocumento del que trae causa sealmacenan en un mismo fichero al estilode un “zip”. En la versión “detachada” odisociada sólo se incluye la firma, por loque es necesario disponer deldocumento original, en el momento devalidar la firma.

Al igual que ocurría en el entorno XMLentre XMLDSig y XAdES, existe underivado del CMS, denominado CAdES(CMS Advanced Signature) queincorpora junto a la firma electrónica lostokens (indicadores) de tiempo yvalidación.

En la práctica, CAdES es poco utilizado,en parte por la tendencia de uso de XML

y en parte por la falta de herramientasde desarrollo que permitan suaplicación. No obstante, debe ser tenidaen cuenta.

Más información de CAdES en: http://www.ietf.org/internet-drafts/draft-ietf-smime-cades-00.txt

EDI

El EDI implica la transferenciaelectrónica de ordenador a ordenadorde datos comerciales o administrativosque se estructuran en un mensajenormalizado que permite su procesadoautomático.

En sentido estricto, los sistemas EDItradicionales utilizan el formato EDIFACT


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INTERCHANGE

MESSAGE

DATA SEGMENT

FUNCTION GROUPMESSAGES

(or only)(optional)

message

data segment

SIMPLEDATA ELEMENT

COMPOSITEDATA ELEMENT

COMPONENTDATA ELEMENT

COMPONENTDATA ELEMENT

value value value

++ ++

'

'

'

::

IAG

UNH

UNG

UNA UNB

'

UNT

UNE

LNZ

➡ Estructura deintercambio en EDI


para codificar los mensajes, y redes devalor añadido (VAN: Value AddedNetwork) para transmitirlos ydistribuirlos. Este formato está recogidoen el estándar ISO 9735 Electronic DataInterchange for administration,commerce and transport (EDIFACT).

En un sentido más amplio, son sistemasde intercambio de datos los quepermiten que el destinatario de latransmisión pueda utilizar un medio derecepción informatizado que le evite elproceso de reintroducir los datos detales mensajes en los programasinformáticos que los tratan, comosucedería por ejemplo, en el caso de lasfacturas transmitidas en papel o enformatos no directamente interpretablespor el ordenador de destino.

En la actualidad los sistemas EDIlegalmente válidos (según el Art.18.1.bdel RD 1496/2003) garantizan laautenticidad e integridad del mensaje,de dos formas:

• Mediante una firma electrónicaavanzada de acuerdo con lodispuesto en el artículo 2.2 de laDirectiva 1999/93/CE delParlamento Europeo y del Consejo,de 13 de diciembre de 1999, por laque se establece un marcocomunitario para la firmaelectrónica, basada en uncertificado reconocido y creadamediante un dispositivo seguro decreación de firmas, de acuerdo conlo dispuesto en los apartados 6 y

10 del artículo 2 de la mencionadaDirectiva.

• Mediante un intercambioelectrónico de datos (EDI), talcomo se define en el artículo 2 dela Recomendación 1994/820/CE dela Comisión, de 19 de octubre de1994, relativa a los aspectosjurídicos del intercambioelectrónico de datos, cuando elacuerdo relativo a esteintercambio prevea la utilizaciónde procedimientos que garanticenla autenticidad del origen y laintegridad de los datos.

Cuando se emplea la firma electrónicaen EDI, se utilizan las posibilidades delestándar a través de dos variantes:

• Cabeceras y pies de seguridad(USH “security header” - UST“security trailer”), que permitenfirmar cada mensaje delintercambio.

• Mensaje AUTACK que permitefirmar todos los mensajes de unintercambio.

Aunque cuando se utiliza EDI, en elintercambio electrónico de facturas noes necesario el uso de la firmaelectrónica, éste está previsto y se estáadoptando de forma generalizada.

Puede obtenerse más información sobreEDIFACT en: http://www.gefeg.com/jswg/http://www.unece.org/cefact/http://www.aecoc.es


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Firma en documentos PDF

Adobe ha definido dentro de laespecificación PDF un formato de firmapropietario apoyado en la generación defirmas en formato PKCS#7 y suinserción en un documento PDF. Estetipo de firmas está teniendo un éxitoimportante, principalmente, por laposibilidad de que cualquiera puedavalidar las firmas con un producto dedistribución masiva: el Adobe Reader.

Las principales ventajas de las firmas enPDF son la sencillez de uso al alcance decualquier persona y la generalización desu validador.

Existen soluciones de firma de ficheros

PDF muy interesantes tanto de Adobecomo de terceros.

Los productos de Adobe permiten llevara cabo de forma muy sencilla la firmaelectrónica, por ejemplo con elprograma Adobe Acrobat.Algunos productos de servidor de Adobepermiten extender las funciones delReader, habilitando, por ejemplo, lafirma electrónica, lo que no es posiblecon el uso básico del Reader por sí solo.

También hay soluciones de terceros parafirmar archivos PDF por lotes desdeaplicaciones Java o solucionesindividuales que no requieren lainstalación de productos de Adobe.El formato PDF tiene interés, además,


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➡ Detalle defirma enfactura PDF


por otros motivos: permite programaren su interior funciones (semejantes alas que permite javascript) que facilitanla introducción y validación de datos enformularios y permite codificar estosdatos en XML para facilitar suexportación a diferentes sistemas on-line.


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La Firma Manuscrita

La firma manuscrita permite certificarel reconocimiento o conformidadsobre un documento por parte delfirmante, de forma que tiene una granimportancia desde el punto de vistalegal. Aunque existen diferentesformas de mostrar o demostrarconformidad con diferentesactuaciones, o de cerrar acuerdos

entre personas o empresas, la firmamanuscrita, tiene un reconocimientoparticularmente alto.

La firma manuscrita tiene lassiguientes propiedades:

• Sólo puede ser realizada poruna persona

• La puede comprobar cualquierpersona, con la referencia deuna muestra

Anexo I. Introducción a la firmaelectrónica y certificacióndigital

Anexo


El problema del reconocimiento de firma seresuelve, cuando ésta es manuscrita,mediante la comparación con una muestra (ladel carné de identidad, la de la tarjeta decrédito).

Algo que es tan fácil de hacer y comprobaren el mundo real, no es tan sencillo en elmundo virtual. Requiere el uso de laCriptografía y el empleo de propiedadesmatemáticas de los mensajes codificados.

Criptografía

El objetivo básico de la criptografía esencontrar sistemas que permitan hacer llegardeterminada información consideradasecreta, desde un lugar origen a otro destino,de forma tan segura que, si el mensaje esinterceptado, un atacante no puedareconocer el mensaje.

Uno de los objetivos de la criptografíamoderna es encontrar algoritmos basados enprincipios matemáticos (como la

imposibilidad de tratamiento computacionalde determinados problemas complejos) que,siendo públicos (es decir, supuestamenteconocidos por un criptoanalista atacante)permitan garantizar la inviolabilidad de losmensajes protegidos por ellos, al menosdurante el tiempo en que pueda ser útil elconocimiento de la información protegida.Asimismo, no debe ser posible obtener lasclaves a partir del conocimiento defragmentos cifrados y en claro del mensaje.

Cifrado Simétrico

La característica principal de la criptografíasimétrica es que, utilizando el mismoalgoritmo y la misma clave, permite obtenerel texto cifrado a partir del texto en claro yviceversa. Por este motivo, puesto que elalgoritmo es público, es necesario mantenerel secreto de la clave entre las partes queintervienen.

El cifrado simétrico es el más fácil deentender, porque se parece a la forma en que


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➡ Compartición de clavessimétricasLa clave que permite intercambiar

información entre Alicia y Borja

debe de ser diferente de la que

comparte Alicia y Carlos.


guardamos las cosas en la vida real. Veamosun ejemplo:Supongamos que tenemos una caja con unacerradura. Si hacemos una sola copia de lallave y se la damos a nuestro interlocutor,disponemos de un mecanismo paraintercambiar objetos o mensajes de formaconfidencial y segura con él.

De esta forma se puede comprobar que elenvío lo hemos hecho nosotros porque somoslos únicos que hemos podido introducir eldocumento (el uso de la caja actúa comofirma) y además sabemos que nadie máspuede conocer su contenido mientras viaja(uso como sobre seguro).

El mayor problema aparece cuando deseamosque un conjunto numeroso de interlocutorespuedan mantener comunicaciones entre ellos.En este caso son necesarias muchas cajas yel doble de llaves.

No pueden tenerse cajas y llaves iguales parainterlocutores distintos, ya que ello

conllevaría el riesgo de suplantación o depérdida del secreto en el mensaje.

Cifrado Asimétrico

Existe la posibilidad de encontrar algúnsistema que utilice claves distintas para cifrary descifrar un mensaje, de forma que elconocimiento de la clave de cifrado nopermita el descifrado del mensaje e,inversamente, que el conocimiento del textocifrado y de la clave de descifrado no diganada acerca de la clave de cifrado.Este concepto propuesto por Hellman y Diffieen 1976 tiene uno de los exponentes másdifundidos en el algoritmo de Rivest, Shamiry Adleman (RSA), basado en la intratabilidadcomputacional de la factorización en losnúmeros primos que los componen, degrandes números compuestos.En los algoritmos con parejas de claves,llamados también asimétricos o de clavepública, una de las claves se mantienesecreta, mientras que la otra se hacelibremente disponible: pública.

Anexo I. Introducción a la firma electrónica y certificación digital

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Combinaciones de 6 usuarios

tomados de 2 en 2

2 6!C6 = =15 cajas

2! x 4!

➡ Problema de multiplicidad deintervinientes y llavesNo es practicable un sistema en el que haya que

gestionar claves para cada dos personas

Para 1.000 usuarios,

499.500 cajas


El cifrado asimétrico es difícil de entender, y,a veces, incluso difícil de creer. Para intentarexplicarlo, sin recurrir a las matemáticas,recurriremos de nuevo a un símil de cajas yde llaves.

En este caso, no utilizamos cajas normales,sino “cajas de mago”.

Supongamos que tengo una caja de doblefondo, cuyo anterior propietario era un mago,con una tapa que se abre de dos formasdistintas con diferentes llaves. La propiedadde la caja es que lo que se introduce cuandose abre con una llave pasa a uncompartimento al que solo se puede accedersi se utiliza la otra llave. En esto, ambas llavesson equivalentes, es decir, lo que se introduceusando una llave sólo puede recuperarseutilizando la otra.

Si una de las llaves la guardo de la forma mássegura de que soy capaz, y de la otra hagocopias que reparto ampliamente o quedifundo a través de un medio público,

cualquiera que tenga una de esas llavespodrá entregarme sólo a mi un objeto sin quelos demás lo conozcan. Sólo yo seré capaz derecoger el envío. En ese caso, la caja se utilizacomo sobre seguro.

Por otro lado, si decido demostrar que sóloyo he tenido acceso a determinado dato uobjeto, puedo introducirlo con mi llave en lacaja. Cualquiera que abra la caja y encuentreel objeto, sabe que sólo yo lo he podidointroducir allí. En este caso, la caja es laherramienta que me permite realizar mi firmaelectrónica.

Si cada persona dispone de una caja como lamía y reparte las llaves públicas a las demás,todos disponemos de un sistema paraenviarnos mensajes de forma segura o parafirmar envíos. En el caso de 1.000 personas,necesitamos 1.000 cajas y cada uno tenemosnuestra clave privada y las claves públicas delas otras 999.

Para poder comparar, hay que pensar que con


82

➡ Caja de mago: una solallave de entrada y muchascopias de la llave de salidaLa llave de entrada es la PRIVADA,

y la de salida, con múltiples copias

es la PÚBLICA.



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el sistema de cifrado simétrico, con cajasconvencionales, serían necesarias 499.500cajas y el doble de llaves (Combinaciones de1.000 elementos tomados de dos en dos).

Con principios equivalentes, la firmaelectrónica se basa en los sistemascriptográficos de clave pública. En estossistemas se tiene un algoritmo que toma untexto en claro y lo cifra con una clave. Eltexto cifrado se restituye al texto originalmediante otra clave distinta y vinculada a lade cifrado. Si la clave de cifrado sólo la tieneuna persona y la de descifrado la conoce todoel mundo, lo que cifre esa persona podrá serutilizado como su firma electrónica, ya quesólo ella la puede realizar y en cambio todo elmundo la puede reconocer.

Dando un paso más: si tomamos undocumento electrónico y le aplicamos unalgoritmo tal que nos permita obtener uncódigo corto que dependa del contenido deldocumento (algo así como la esencia deldocumento, su huella dactilar, tal que sicambia cualquier carácter del documento,

cambia el resultado) y ciframos el códigocorto con la clave privada, entoncesobtenemos una firma electrónica que permitecomprobar si se han realizado modificacionessobre el documento.

Frecuentemente, a este código se ledenomina MAC (Message AuthenticationCode), y se calcula en el momento de lafirma, y también cuando se desea realizar elreconocimiento.

El resultado del algoritmo y el de descifradode la firma electrónica deben coincidir: es elcódigo corto que permite comprobar quenadie ha modificado el documento que seutilizó como base cuando se llevó a cabo lafirma electrónica.

➡ Analogía de múltiples cajas yclavesYa no es necesario compartir llaves por

cada dos usuarios, como con el sistema de

clave simétrica, sino que cada usuario tiene

su pareja de claves Pública-Privada.

Para 1.000 usuarios,

1.000 cajas

Cada usuario tiene su caja,

tiene su llave privada y la

pública de todos los demás


Aparentemente, ha quedado resuelto elproblema de realizar y comprobar la firmaelectrónica, pero todavía es necesario unelemento fundamental: la Entidad deCertificación.

Para ver su necesidad, podemos plantearnosel caso en el que dos personajes, Alicia yRoberto, se intercambian sus claves públicasmediante un sistema de comunicaciones.Es posible que se produzca la intercepción delos mensajes y que tanto Alicia como Robertoqueden confundidos acerca de sus

identidades y claves. Una vez intercambiadaslas claves a través de este atacante, seríaposible para él descodificar y recodificar losmensajes sin que Alicia ni Roberto sepercataran de que todos sus mensajes sonconocidos y suplantados por el atacante.

Entidad de Certificación

Para evitar la interceptación de los mensajespor parte de un interlocutor ilegítimo que se

inserta en el circuito de intercambio declaves, se cuenta con una entidad reconocidapor parte de los participantes denominadaEntidad de Certificación.

La Entidad de Certificación recibe la peticiónde un participante para que emita uncertificado que garantice que su clave públicaes precisamente la suya, para lo cual realizalas indagaciones necesarias que permitanconfirmar la identidad del peticionario.Cuando tiene certeza de esta identidad emiteun certificado en el que se recogen los datosde identificación e inseparablemente la clavepública del peticionario. En el certificado,todos estos datos van cifrados con la claveprivada de la Entidad de Certificación.Dado que la clave pública de la Entidad deCertificación es conocida por todos losinterlocutores, cualquiera es capaz de extraerlos datos del certificado. Sin embargo, nadie


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➡ Problema “Man in the middle”Hay que resolver este problema aunque sea más

teórico que real.

➡ Función de las autoridades deCertificaciónYa no es posible el ataque de “hombre en el medio”

porque no puede tener acceso a la clave privada de

la Autoridad de Certificación, y por tanto, no puede

falsificar los certificados.


es capaz de suplantar a la Entidad deCertificación emitiendo certificados falsos, yaque carece de su clave privada.

Una vez que Alicia y Roberto cuenten con susrespectivos certificados, ya nointercambiarán las claves a través del mediode transmisión, sino que intercambiarán suscertificados. Volviendo al símil de las cajas, laEntidad de Certificación comunica su clavepública a través de los periódicos yproporciona pruebas de que es una entidadde confianza por lo que sus certificadospueden ser considerados válidos. Utiliza sucaja, cifrada con su llave privada paraproporcionar la información sobre laidentidad que se certifica. Entre lainformación proporcionada está la clavepública asociada a la identidad delcertificado.

A partir del certificado, es posible, por tanto,obtener la clave pública de nuestrointerlocutor y, a partir de allí reconocer sufirma o tener la posibilidad de enviarlemensajes confidenciales.

Cuando un participante comunica a otro sucertificado, indica la Entidad de Certificaciónutilizada. La llave pública de la Entidad deCertificación debe ser conocida por todos yes la única que necesita ser conocidapreviamente. Habitualmente está incorporadaal software de realización y verificación defirmas electrónicas, o es posible obtenerla apartir de sistemas de difusión públicos, talescomo servidores Web.

Por lo dicho hasta ahora, vemos que laEntidad de Certificación debe ser una Entidadde Confianza (Trusted Third Party), Conocidaampliamente, cuya Política de Certificaciónincluya cláusulas aceptables por losdiferentes interlocutores, que permita, entreotras cosas, la Verificación de identidad, quedé información sobre Uso y validez de loscertificados y que realice Gestión decertificados revocados (para impedir queclaves privadas expuestas puedan tenervigencia) y ofrezca la Lista de certificadosexpedidos.

Dado que en una red existe más de unaEntidad de Certificación, la selección de lasautoridades de certificación adecuadas paracada uso vendrá dada por las característicasde su Política de Certificación, o por la elreconocimiento de alguna de ellas por partede entidades que aceptan sus certificados. Seestán desarrollando sistemas jerárquicos enlos cuales todas las autoridades decertificación que pertenezcan a una jerarquíadada puedan realizar certificaciones mutuas.

Los parámetros que definen a una Entidad deCertificación son su dirección de red (nombre


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distinguido) y su clave pública. Además esnecesario especificar en su identificación:Entidad Emisora del Certificado,Departamento u Organización responsable dela custodia de la clave privada y Ubicación(Ciudad, Pais). También son valorablesaspectos como Identificativo Fiscal oReferencia Registral.

Entidad de Registro

Puesto que al realizar la comprobación de laidentidad del usuario en la primeracertificación es necesario realizar unasactividades especiales, la Entidad deCertificación lleva asociada una Entidad deRegistro.

Esta Entidad de Registro mantieneinformación sobre los aspectos relevantes delregistro y sobre los procedimientos deidentificación utilizados, así como lavinculación del registro con la identidad quegarantiza la Entidad de Certificación.

Además de este tipo de Entidades deRegistro, existen otras, que demuestran larealización en el tiempo de determinadosActos Electrónicos: Certificaciones enpresencia de un fedatario (como en el caso decontratos firmados ante notario),Certificaciones de Acreditación respecto a lacapacidad suficiente para obrar o pararepresentar a terceros, Registro de contratoso transmisiones patrimoniales.

Ya existen algunos casos concretos, como elque permite la transmisión y negociación deacciones mediante el Sistema de Anotaciones

en Cuenta, que se utiliza en el Mercado deValores.

Algunas de estas entidades tienenactividades independientes y adicionales a lasde las autoridades de certificación, que secentran en la Autenticación de losIntervinientes y las funciones derivadas.

El esquema completo

Con todos los elementos descritos, ya esposible tener una idea sobre la forma en quese realizan los diferentes procesos de firma,verificación,...

REALIZACIÓN DE LA FIRMAPartimos del documento original al que se lecalcula el HASH (o MAC), función resumenunidireccional, que lo identificaunívocamente. El resultado de aplicar estafunción se cifra con la clave privada deltitular del certificado (siguiendo con el símil,se introduce en la “caja de mago”). Lo que seenvía al destinatario es el conjunto formadopor el documento, el hash (o MAC) firmado yel certificado.

COMPROBACIÓN DE LA FIRMAEl receptor recibe el conjunto formado por eldocumento, el hash firmado y el certificado.A partir del certificado, podemos extraer laclave pública del remitente. Con dicha clavepública podemos abrir la “caja de mago” ypor tanto obtener el hash que se calculó enorigen. Dado que disponemos del documento,podemos calcular su hash por nuestracuenta. Al comparar los dos “hash”, el que secalculó en origen y el que se calculó en


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destino, ambos deben coincidir. En caso deque no coincidan, esto quiere decir que obien el documento o bien el “hash firmado”han tenido alguna incidencia en latransmisión que afecta a su contenido, y portanto, la firma no es válida.

Funciones de Seguridad

Un sistema de Firma Electrónica permite

cumplir las siguientes funciones deseguridad:

1 Integridad,2Identificación del Firmante,3Prueba de Conformidad con lo firmado,4Momento de la Firma

Además existen otros principios de seguridadque igualmente se satisfacen, según lascaracterísticas del certificado y del protocolo


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➡ Símil de firma electrónicaSe aplica la función resumen sobre el documento (que obtiene algo semejante a la huella dactilar del

documento) y se cifra con la llave privada del firmante. Se envía el documento, el certificado y el resultado de la

operación anterior, que es la firma electrónica. La firma electrónica es diferente para cada documento firmado

por un mismo usuario y para el mismo documento si lo firman distintos usuarios.

➡ Verificación de firma electrónicaDel certificado se obtiene la clave pública del firmante con lo que se puede descifrar la firma

para obtener el resultado de la función resumen aplicada por el firmante. Además, aplicando el

mismo algoritmo sobre el documento se calcula de nuevo la función resumen. Ambos valores, el

original y el obtenido en destino deben ser iguales.


empleado, como disponibilidad, auditabilidad,fiabilidad, confidencialidad, detección demensajes faltantes en una secuencia, acusede recibo, poder bastante para el acto yevidencia legal.

IntegridadNo es posible que el contenido del mensajesufra ninguna modificación accidental ointencionada, una vez firmado.

Identificación del firmanteEs posible saber quién es el emisor delmensaje y sus atributos principales..

Prueba de Conformidad con lo firmadoEl firmante está de acuerdo con el contenidodel documento o se vincula con él de algunaforma (como autor, como revisor, dándose porenterado, etc.)

Momento de la FirmaSi la firma se lleva a cabo de forma correcta,incorporando información temporalfehaciente, es posible saber que eldocumento existía antes de un momentodado, que es el que se indica como momentode la firma.

Custodia de claves ydispositivos seguros decreación de firma

Un aspecto importante en un entorno defacturación electrónica que empleecertificados digitales es el referido a lacustodia de la clave privada asociada a laclave pública y al certificado empleado parala firma de facturas.

Lo que comúnmente conocemos comocertificado digital, consta en realidad de treselementos importantes:

• La clave privada: se trata de una clavegenerada de forma aleatoria a partir deunos algoritmos matemáticos de unadeterminada longitud. En la actualidadse suele emplear para clavespersonales el algoritmo RSA y clavesde 1.024 bits. Esta clave debe serconocida y manejada únicamente porel usuario de esta.

• La clave pública: esta clave estagenerada en base a la anterior, si bienresulta extremadamente complejoinferir la clave privada una vezconocida esta clave pública. El objetivade esta clave es permitir suintercambio, por lo cual su naturalezaes pública.

• La clave pública generada se incorpora,junto con los datos del usuario delcertificado (nombre, DNI, empresa, …) aun documento formado en base alestándar X509 v.3. Este documento esfirmado por una Autoridad deCertificación, que de esta maneracertifica la autenticidad de todos losdatos contenidos en él. Estedocumento firmado por la Autoridad deCertificación es el certificado digitalpropiamente dicho.

La seguridad del sistema de firmas radica portanto en la protección de la clave privada.Esta clave puede ser almacenada dediferentes formas:

• Almacén en claro: La clave privada sealmacena en el disco sin ninguna


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protección, salvo, en su caso, laprotección habitual para ficherossensibles.

• Almacén en repositorios especiales:Microsoft, dispone de un gestor declaves y certificados propio, el cual tepermite proteger la clave privada conuna contraseña. El principal problemaradica en la dependencia a unaplataforma y la escasa seguridad delproceso.

• Almacén PKCS12 / PEM: se trata dearchivos contenedores de la claveprivada, la clave pública y elcertificado. La clave privada puede serprotegida por contraseña.

• Almacén en Tarjetas de memoria:algunas tarjetas chip de memoriapermiten el almacén y recuperación declaves y certificados. Su principalventaja es su portabilidad y sudesventaja es que las operacionescriptograficas se realizan fuera de latarjeta.

• Almacén en tokens criptográficos: lastarjetas criptográficas dotan de lamisma portabilidad que la tarjeta dememoria con el añadido de que las

operaciones criptográficas se realizanen la propia tarjeta, por lo que la claveprivada nunca sale de la misma.

• Almacén en HSM: el hardwarecriptográfico otorga la mismafuncionalidad que los tokens peroestán optimizados para realizarprocesos en batch. Es recomendable suuso cuando se realicen muchasoperaciones criptográficas y se quieradotar al sistema de una gran seguridad.Además puede acompañarse deaceleradores criptográficos queoptimicen su funcionalidad.

Para la utilización de las claves de firma serecomienda en términos absolutos el uso dealgún Hardware Criptográfico HSM, por sumayor eficiencia (en términos de velocidad yseguridad) frente a la alternativa dealmacenamiento software.

No obstante dependerá del alcance delproyecto la decisión respecto al medio aemplear, si bien debemos tener en cuenta quela ley de firma electrónica exige la utilizaciónde dispositivos seguros de creación de firmapara la generación de “firmas reconocidas”.


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➡ El DNI electrónicoes considerado undispositivo seguro decreación de firma



Validez legal de lafactura electrónica

La factura electrónica es plenamentelegal en toda Europa. Las normasaplicables son fundamentalmente lassiguientes:

• Sexta Directiva del Consejo, de17 de mayo de 1977, en materiade armonización de laslegislaciones de los Estados

miembros relativa a losimpuestos sobre el volumen denegocios. Sistema común delIVA: Base imponible uniforme(77/388/CEE).

• Directiva 1999/93/CE delParlamento Europeo y delConsejo, de 13 de diciembre de1999, por la que se establece unmarco comunitario para lafirma electrónica.

Anexo II. Marco jurídico de lafirma y de la factura electrónica

Anexo


• Directiva 2001/115/CE del Consejo, de20 de diciembre de 2001, por la que semodifica la Directiva 77/388/CEE conobjeto de simplificar, modernizar yarmonizar las condiciones impuestas ala facturación en relación con elImpuesto sobre el Valor Añadido.

• Ley Orgánica 15/1999, de 13 dediciembre, de Protección de Datos deCarácter Personal

• Ley 37/1992, de 28 de diciembre, delImpuesto sobre el Valor Añadido.

• Ley 58/2003, de 17 de diciembre,General Tributaria.

• Ley 59/2003, de 19 de diciembre, deFirma Electrónica.

• Ley 53/2002, de 30 de diciembre, deMedidas Fiscales, Administrativas y delOrden Social (artículo 164),

• Ley 1/2000, de 7 de enero, deEnjuiciamiento Civil

• Real Decreto 1496/2003, de 28 denoviembre, por el que se aprueba elReglamento por el que se regulan lasobligaciones de facturación, y semodifica el Reglamento del Impuestosobre el Valor Añadido.

• Real Decreto 87/2005, de 31 de enero,por el que se modifican el Reglamentodel Impuesto sobre el Valor Añadido,aprobado por Real Decreto 1624/1992,de 29 de diciembre, el Reglamento delos Impuestos Especiales, aprobado porReal Decreto 1165/1995, de 7 de julio, yel Reglamento por el que se regulan lasobligaciones de facturación, aprobadopor Real Decreto 1496/2003, de 28 denoviembre.

• Orden HAC/3134/2002, de 5 de

diciembre, sobre un nuevo desarrollodel régimen de facturación telemáticaprevisto en el artículo 88 de la Ley37/1992, de 28 de diciembre, delImpuesto sobre el Valor Añadido, y enel artículo 9 bis del Real Decreto2402/1985, de 18 de diciembre.

• Orden HAC/1181/2003, de 12 de mayo,por la que se establecen normasespecíficas sobre el uso de la firmaelectrónica en las relaciones tributariaspor medios electrónicos, informáticos ytelemáticos con la Agencia Estatal deAdministración Tributaria.

• Resolución 2/2003, de 14 de febrero,de la Dirección General de la AgenciaEstatal de la Administración Tributaria,sobre determinados aspectosrelacionados con la facturacióntelemática.

• Resolución, de 24 de julio de 2003, dela Dirección General de la AgenciaEstatal de Administración Tributariapor la que se establece elprocedimiento a seguir para laadmisión de certificados de entidadesprestadoras de servicios decertificación electrónica.

Históricamente, la evolución normativa hasido la siguiente:

A partir de la Ley 10/1985, de 26 de abril, demodificación parcial de la Ley GeneralTributaria, se instaura la obligación deexpedir factura en las operaciones querealicen los empresarios o profesionalesdeterminados por la ley. Posteriormente, laLey 37/1992, de 28 de diciembre, del


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Impuesto sobre el Valor Añadido2 reconoce lavalidez de la facturación telemática, aunquesin entrar en detalles respecto a suformulación.

Hasta la reciente publicación del RealDecreto 1496/2003, de 28 de noviembre, lafacturación ha sido regulada, por ladisposición dictada en desarrollo de la normalegal indicada, el Real Decreto 2402/1985, de18 de diciembre3, ya derogado.

El artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985,de 18 de diciembre, reconocía expresamentela misma validez a las facturas emitidas pormedios electrónicos que a las originales: “(…)las facturas transmitidas por vía telemática aque se refiere el artículo 88.2 de la Ley delImpuesto del Valor Añadido, tendrán la mismavalidez que las facturas originales. (…)”.

Igualmente, el legislador contemplaba elempleo de la factura electrónica en el citadoartículo para imponer a empresarios yprofesionales la obligación de solicitud a laAgencia Estatal de Administración Tributariael empleo de estos distintos medios para que,una vez examinada la solución propuesta,resuelva la Agencia en el plazo de seis (6)meses sobre su oportunidad.

Este artículo remitía al Ministerio deEconomía y Hacienda para que dictara lacorrespondiente norma de aplicación. EstaOrden de 22 de marzo de 1996, la cual ha

sido recientemente modificada y derogada asu vez por la Orden HAC/3134/2002, de 5 dediciembre, sobre un nuevo desarrollo delrégimen de facturación telemática previstoen el artículo 88 de la Ley 37/1992, de 28 dediciembre, del Impuesto sobre el ValorAñadido, y en el artículo 9 bis del RealDecreto 2402/1985, de 18 de diciembre.

En aras de aminorar la presión fiscal indirectadel contribuyente, así como de facilitar todoaquello que redunde en beneficio de laeconomía nacional sin menoscabo de lagestión y control tributario, y encumplimiento de lo dispuesto en elmencionado articulo 9 bis del Real Decreto2402/1985, la Orden HAC/3134/2002, de 5de diciembre, sobre un nuevo desarrollo delrégimen de facturación telemática previstoen el artículo 88 de la Ley 37/1992, de 28 dediciembre, del Impuesto sobre el ValorAñadido, y en el artículo 9 bis del RealDecreto 2402/1985, de 18 de diciembre,desarrolla el régimen jurídico aplicable a lossistemas de facturación por mediostelemáticos, definiendo el marco jurídico delas obligaciones formales y materiales detodos los sujetos que intervienen en elmismo, sustituyendo las facturas en soportepapel por facturas electrónicas que deberánconservarse en soportes magnéticos uópticos de acuerdo con las especificacionescontenidas en la presente Orden.

Los principios que informan los sistemas de

Anexo II. Marco Jurídico de la firma y de la factura electrónica

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2 Art. 88 Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto Sobre el Valor Añadido3 Art. 9 bis) Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre


facturación telemática son:• El interés general que supone la

aprobación de un sistema defacturación por vía telemática.

• Eficacia de la gestión empresarial y dela actividad fiscalizadora de laAdministración.

• Principio de integridad de los datos,debiendo conservarse íntegramente enlos ficheros la información contenidaen las facturas.

• Validez justificativa de las facturas.• El respeto al artículo 31 de la

Constitución Española implica elprincipio de efectividad total enmateria de tributos.

La Orden HAC/3134/2002 y la Resolución2/2003, de 14 de febrero, del DirectorGeneral de AEAT, sobre determinadosaspectos relacionados con la facturacióntelemática, forman parte del marconormativo aún subsistente (si bienparcialmente derogado) junto con las normasde desarrollo posterior. La norma quedefinitivamente acaba derogando la OrdenHAC/3134/2002 es la que, entre otrosvalores da pie a la digitalización certificada.

Respecto a la normativa comunitariaexistente, hasta finales del 2001 la regulaciónde la factura electrónica era bastantelimitada, ciñéndose exclusivamente a señalarlos requisitos mínimos que los EstadosMiembros habían de exigir en las facturas.

Con la aprobación de la Directiva2001/115/CE del Consejo, de 20 dediciembre de 2001, se armoniza el espacio

comunitario y se introducen novedosascuestiones relativas a la facturación. Entreestas novedades podemos señalar laenumeración de los supuestos deobligatoriedad de expedición, las mencionesobligatorias que habrá de contener todafactura, la obligación de utilización de nuevastecnologías, etc. Un aspecto interesante, es que algunas de lascuestiones abordadas por la Administraciónen el Real Decreto 1496/2003, como porejemplo el tratamiento de las facturasrectificativas, no son de carácter novedoso,aunque en el tiempo transcurrido no sehabían adoptado como prácticasempresariales. Este hecho junto con laactualización normativa en la materia, hacíannecesaria la aprobación de norma querecogiera, la dispersa y no actualizada,legislación existente. De hecho se señalaexpresamente que las referencias hechas enlos distintos textos normativos al RealDecreto 2042/1985, de 18 de diciembre, seentenderán realizadas al Real Decreto1496/2003, de 28 de diciembre, por el quese regula el Reglamento de las obligacionesde facturación.

Las empresas españolas tienen la obligaciónlegal de expedir y entregar factura odocumentos sustitutivos, en los casospermitidos por la ley, en relación con todaslas operaciones comerciales que realicen enel desarrollo de su actividad.

Este deber legal va acompañado, en su caso,de la obligación de cumplimiento de lanormativa vigente aplicable a la facturaelectrónica, la cual señala como requisitos


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obligatorios mínimos, que han de contenertanto las facturas que se emitan como suscopias, los siguientes datos4:

• Número de la factura y, en su caso,serie. El uso de series diferentes añadeuna gran flexibilidad a las diferentesmodalidades de facturación, entre lasque se podrían identificar la“autofacturación” y la “facturación porterceros”.

• Fecha de expedición. En algunos casosesta fecha coincidirá con la de entregadel bien o de prestación de servicio,pero cuando no coincida, no puedesuperar el plazo previsto por lanormativa.

• Nombre y apellidos, o razón social,tanto del obligado a expedir la facturacomo del destinatario de la misma.La factura habrá de consignar ladenominación social de la forma queesté registrada, es decir, para suvalidez, la factura deberá contener elnombre completo registrado en laescritura de constitución inscrita en elRegistro Mercantil, no revistiendovalidez los nombres comerciales ni lasposibles abreviaturas, salvo las quedebido a limitaciones técnicas nopermitan hacer constar el nombrecompleto y sean de común usoaceptadas (tales como S.A., S.L., SC,etc.)

• Número de Identificación Fiscal. Enconsideración a la Directiva2001/115/CE las empresas antepondrán

las letras ES al CIF otorgado por laAdministración Tributaria (en base alestándar internacional ISO-3166 alfa2,que sirve para identificar al Estadomiembro que haya atribuido el Númerode identificación fiscal).

• Domicilio físico de los obligadostributarios, tanto emisor comodestinatario. No tiene por qué coincidircon el lugar en el que se hace laentrega de bienes y servicios. Este datopuede figurar en la factura, pero no esun requisito esencial para su validez.

• Descripción de operaciones.Señalando, de forma destacada, lafecha de entrega del bien o de laprestación del servicio. En el supuesto, que para darcumplimiento a este requisito se hagauso de la información contenida enalbaranes, este hecho habrá de sermencionado en la respectiva factura,haciendo referencia de manerainequívoca al correspondiente albarán,el cuál deberá conservarsedebidamente anexado a la factura. Estoes así, debido a la calificación delalbarán como soporte documental delas operaciones realizadas, es decir,tendrá la consideración de parteintegrante de la factura a la que seadjunte y estará sometido a las mismasobligaciones de conservación que lareferida factura.Si el destinatario de la factura fueraempresario o profesional, podrán


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4 Art. 6 y 7 RD 1496/2003


agruparse en una sola factura todas lasoperaciones llevadas a cabo endistintas fechas de un mes natural.Igualmente, podrá realizarse laagrupación señalada en una únicafactura las distintas operacionesrealizadas con el mismo proveedorcuando el obligado a la expedición seael sujeto pasivo del impuesto (IVA).

• Tipo o tipos impositivos aplicables alas operaciones. O mención expresa dela causa de exención o no sujeción, ensu caso.

• La cuota repercutida.

Aspectos legales de la firmaelectrónica

Una norma que afecta a la implementaciónde la Factura Electrónica es la Ley 59/2003de Firma Electrónica en la que se recoge laequiparación de la firma electrónicacualificada a la manuscrita y establece queno puede negarse el reconocimiento legal decualquier firma electrónica, incluso de lasmodalidades simple o avanzada, por el hechode presentarse en formato electrónico. EstaLey constituye la transposición de la Directiva1999/93.

Las variantes técnicas de realización de firmaelectrónica son muy amplias. En la Directiva2001/115 que regula la factura electrónica anivel europeo, se exige al menos el empleo defirma electrónica avanzada, aunque enEspaña el legislador ha optado por requerir elnivel más exigente definido en la Directiva: elde firma electrónica reconocida (tambiénllamada cualificada).

En la realización de la factura electrónica, laforma más sencilla de dotar de validezjurídica al documento electrónico que lacontiene, consiste en incorporarle una firmaelectrónica. El artículo 18 del Real Decreto-1496/2003 establece expresamente que seráválida una firma electrónica avanzada deacuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 dela Directiva 1999/93/CE del ParlamentoEuropeo y del Consejo, de 13 de diciembre de1999, por la que se establece un marcocomunitario para la firma electrónica, basadaen un certificado reconocido y creadamediante un dispositivo seguro de creaciónde firmas, de acuerdo con lo dispuesto en losapartados 6 y 10 del artículo 2 de lamencionada Directiva.

Es decir, cualquier certificado reconocido (ocualificado si se utiliza la traducción directade la Directiva) es válido. La propia cualidaddel certificado se establece en normastécnicas que emanan de la Directiva. Enparticular se indica que este tipo decertificados se expide a personas físicas.

El certificado reconocido otorga a la firma elnivel mayor de valor jurídico en la jerarquíaestablecida por la Ley 59/2003, de FirmaElectrónica:La firma electrónica (simple) es el conjuntode datos en forma electrónica, consignadosjunto a otros o asociados con ellos, quepueden ser utilizados como medio deidentificación del firmante (de los datos a losque se asocia)La firma electrónica avanzada es la firmaelectrónica que permite identificar alfirmante y detectar cualquier cambio ulterior


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de los datos firmados, que está vinculada alfirmante de manera única y a los datos a quese refiere y que ha sido creada por mediosque el firmante puede mantener bajo suexclusivo control. Es decir, que está llevada acabo con criptografía de clave pública y conel respaldo de un certificado electrónico.La firma electrónica reconocida es la firmaelectrónica avanzada basada en uncertificado reconocido y generada medianteun dispositivo seguro de creación de firma.La firma electrónica reconocida tendrárespecto de los datos consignados en formaelectrónica el mismo valor que la firmamanuscrita en relación con los consignadosen papel. Frecuentemente a la firmaelectrónica reconocida se la denominatambién cualificada, a partir de la definiciónde certificado cualificado de la directiva queacabó traduciéndose como “reconocido”.

Como ejemplo, podemos indicar que unafirma gráfica digitalizada, incorporada a undocumento, puede ser considerada firmaelectrónica simple. También tiene laconsideración de firma electrónica simple laidentificación de un usuario medianteidentificativo de usuario y clave (o password),o mediante un PIN, como en el caso de lastarjetas de crédito.

Una variante de firma electrónica avanzadaes la que emplea criptografía de clavepública, y un código de verificación delcontenido del documento, como por ejemplola que se utiliza en el correo electrónico. Eneste caso, aunque el certificado utilizado nose haya obtenido tras un proceso riguroso deverificación de identidad, se siguen

cumpliendo los supuestos básicos que exigela norma. El uso de sistemas criptográficoscomo PGP también cumple estos requisitos.

Cuando la identidad se comprueba de formarigurosa, se cumple uno de los requisitosformales del certificado reconocido, aunqueno es el único. Por eso, en ocasiones puedenestablecerse subniveles de firma electrónicaavanzada según el rigor del prestador deservicios de certificación (o de sus entidadesde inscripción – autoridades de registro) alexpedir el certificado (i.- identidad alegada,ii.- dirección de e-mail verificada, iii.- datosverificados indirectamente por vinculacióncon otros, iv.- datos verificadosindirectamente por relación preexistente, v.-aportación de documentos y evidencias deforma no presencial)

Cuando se realiza verificación presencial delos datos del firmante y se cumplen otrosrequisitos formales, el prestador de serviciosde certificación está en disposición de emitircertificados reconocidos, que son los que danlugar a la firma electrónica reconocida.

La regla general es utilizar en lo posiblecertificados personales (para que seanválidos en toda Europa)

De entre estos, deben preferirse aquellos queen su codificación incluyan una referencia ala empresa en la que la persona presta susservicios. Mejor todavía es emplearcertificados de representante que se hayanobtenido en base a un poder notarial querestrinja su uso a firma de facturas.


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La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de FirmaElectrónica regula de manera expresa loscertificados electrónicos de personasjurídicas5.

En el tráfico jurídico, aunque a través de unaficción, se reconoce personalidad jurídica ycapacidad de obrar a las personas jurídicas, elejercicio de tales potestades sólo puede serefectivo mediante la intervención de unapersona física que actúa en representaciónde la entidad6.

Pero la Ley de Firma Electrónica introduceuna novedad, la posibilidad de que laspersonas jurídicas firmen por sí mismasquedando de esta forma vinculadas en susoperaciones realizadas mediante el uso demedios telemáticos.

Para que ello sea posible y revista validez, esnecesario que los datos de creación de firmasean custodiados por la persona físicasolicitante, cuyos datos van insertos en elcertificado electrónico, que asume lasresponsabilidades previstas en la ley.

La intervención de los representantes de laspersonas jurídicas es un claro ejemplo de lallamada representación necesaria. La mismaderiva de la celebración del otorgamiento deun documento público el cual reconoce a unsujeto, persona física, determinado comorepresentante legal de una persona jurídicadeterminada.

Pues bien, la Ley 59/2003, de 19 dediciembre, de Firma Electrónica, regula loscertificados de representantes (artículos 11.4,13.3 y 23.2), cuyo contenido deberá tenermención expresa del documento públicoacreditativo de las facultades del firmante.

El régimen jurídico aplicable a este tipo decertificados es análogo al señalado para larepresentación propiamente dicha por lalegislación común.

Los certificados de representante sonidóneos para el uso y desarrollo de sistemasde facturación electrónica.

La Ley 59/2003 de Firma Electrónica es lamás reciente transposición a nuestroordenamiento jurídico de la Directiva1999/93/CE. En esta Ley se define comofirma electrónica reconocida la firmaelectrónica avanzada, basada en uncertificado reconocido y creada mediante undispositivo seguro de creación de firma. Espor tanto el tipo de firma adecuado para lafacturación electrónica. Cabe destacar que laDirectiva 2001/115/CE solo exige firmaelectrónica avanzada, aunque autoriza a lospaíses miembros a exigir la firma reconocidaen el ámbito nacional.

Dado que el RD 1496/2003 se publicó el 29de noviembre y la Ley 59/2003 se publicó el20 de diciembre, a lo largo del año 2003estuvieron vigentes otras normas. En


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5 Art. 7 Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica6 Art. 35/ss Código Civil


particular, la Orden HAC/3134/2002, de 5 dediciembre, sobre un nuevo desarrollo delrégimen de facturación telemática previstoen el artículo 88 de la Ley 37/1992, de 28 dediciembre, del Impuesto sobre el ValorAñadido, y en el artículo 9 bis del RealDecreto 2402/1985, de 18 de diciembre, y laOrden HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por laque se establecen normas específicas sobreel uso de la firma electrónica en lasrelaciones tributarias por medios

electrónicos, informáticos y telemáticos conla Agencia Estatal de AdministraciónTributaría.

La Orden HAC/3134/2002 continúaparcialmente vigente, por la disposicióntransitoria única del RD 1496/2003.

En virtud de la Orden HAC/1181/2003 sonválidos los certificados que se indican en lastablas siguientes:


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En la URL, www.aeat.es/normlegi/ecomercio/factcert.htm se pueden encontrar las versionesactualizadas de esta tabla.A partir del 20 de marzo de 2004, con la entrada en vigor la Ley 59/2003 de Firma Electrónica,corresponde al Ministerio de Ciencia y Tecnología (hoy, Ministerio de Industria, Turismo yComercio), el censo de Prestadores de Servicios de Certificación. Por ello, en base a este censo,los PSC utilizables para Facturación Electrónica podrán ser:


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Entidad Estado de TramitaciónANF-AC Publicada información por el prestador

CERES Publicada información por el prestador

CAMERFIRMA Publicada información por el prestador.

FIRMAPROFESIONAL Publicada información por el prestador.

GEN VALENCIANA Publicada información por el prestador

AC ABOGACÍA Publicada información por el prestador

CICCP Publicada información por el prestador

ANCERT Publicada información por el prestador

BANESTO Publicada información por el prestador

IZENPE Publicada información por el prestador

CATCERT Publicada información por el prestador

Entidad Estado de TramitaciónIPSCA En estudio documentación aportada.

TELEFONICA DATA

ESPAÑA En estudio documentación aportada.

SERVICIO DE

CERTIFICACIÓN DE

LOS REGISTRADORES

(SCR) En estudio documentación aportada.

NETFOCUS En estudio documentación aportada.

Dirección General

de la Policía (DGP) En estudio documentación aportada.


La versión más actualizada de esta tabla se encuentra en http://www.mityc.es/DGDSI/Servicios/FirmaElectronica/Prestadores/relaPrestadores.htm

Además, es válido cualquier certificado que esté codificado con la indicación de que es cualificadosegún las normas TS 101 862 y RFC 3739 (Perfil de certificado reconocido), lo que presupone queel PSC cumple las siguientes normas:

• TS 101 456. Requisitos de política para PSC que expiden certificados reconocidos.• TS 102 042. Requisitos de política para PSC que expiden certificados de clave pública.

Es decir, por referencia expresa del Real Decreto 1496/2003, son adecuados los certificadosexpedidos por cualquier prestador que se ajuste al marco normativo que se deriva de la Directiva1999/93/CE.


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