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La organización profesional de eventos en el mundo de hoy

Prof. María José ÁlvezDirectora Regional para Latinoamérica

de International Congress & Convention Association (ICCA).

Auditorio de la Facultad de Comunicación y DiseñoUniversidad ORT Uruguay

16 de junio de 2009

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La organización profesional deEventos en el mundo de hoy


María José Alvez, CMP

• Alimentos y bebidas

• Gerenciamiento Financiero

Día 3Día 3

• Introducción• Planeación de Menúes y nutrición• Restricciones alimentarias• Tipos de eventos• Estándares para servicio• Bebidas

Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas

Introducción

Cada evento tiene algún tipo de servicio deA&B relacionado, los productos y lamanera en que son servidos puedenayudar a que el evento sea memorable ymás productivo.


Introducción

Para asegurar el éxito, es clave lacomunicación con el Catering Managager,a quien necesitamos decirle:


Introducción• Fecha, hora y lugar• Histórico de preferencias del grupo• Objetivo: negocios, networking, social.• Tema• Datos demográficos de Invitados, VIPs


Introducción• Tipo de servicio preferido• Entretenismiento o presentaciones• Otras actividades: discursos, entrega de

premios, baile• Presupuesto


Planeación del Menú

La selección del plato principal es elpunto de partida para seleccionar elresto del menú.


Planeación del MenúTener en cuenta:

• Ubicación geográfica.

• Grupos demográficos de los participantes• Época del año

• Alternativas para dietas especiales.


Planeación del MenúTener en cuenta:

• Ingredientes/comida de estación

• Comida étnica• Calidad y frescura de los ingredientes

• Ingredientes nuevos o inusuales


Nutrición:

Para eventos de varios días es unfactor clave, sirva comidas variadas ,combinadas en forma interesante yen porciones adecuadas .


Restricciones alimentarias

–Salud–Religión–Cultura–Estilo de vida–Política


Tipos de eventos

El propósito (negocios, educación,social) nos dictará el tipo y estiloadecuado para cada uno


Tipos de eventos:–Desayuno

–Breaks–Almuerzos

–Recepciones–Banquetes


Tipos de evento: Desayuno

Full Service : delegados están sentados, combinación decomidas en la mesa y emplatadas.

Continental : bueno pero básico, recomendable para serservido en la sala mientras hay una presentación.

Full Buffet : el más caro pero el que tiene mayor selección


Tipos de evento: Breaks

Mañana: relajarse y conversar

Tarde: renovar energías y recuperar atención


Tipos de evento: Almuerzos

Importante:Calcular la cantidad que habrá durante el evento,

combinar los menúes como un todo y tener encuenta el factor tiempo y las sesiones que luegotendrán.


Tipos de evento: Recepciones

Importante:Varían de acuerdo al momento del evento en que

se realizan, generalmente el entretenimiento noes lo principal, pero si el networking.


Tipos de evento: Banquetes

Importante:El organizador debe sorprender a los delegados

con una experiencia inolvidable.


Recomendamos llevar archivo de:• Número de invitados• Número de confirmaciones

• Número de servicios• Tema

• Armado y decoración de la sala• Música

• Presupuesto


Recomendamos llevar archivo de:

• Mantelería y arreglos florales

• Tipos de bebidas servidas• Tipo de bar ofrecido

• Recepción previa a la cena



• American• Buffet• Butler• French cart

• French Banquet• Pre-set• Russian banquet• Restaurant Rusian

Tipos de servicios “Sentados”:

American:

Platos son preparados totalmente en la cocina yse traen servidos a la mesa.

La comida se sirve por la izquierda, las bebidas sesirven por la derecha, todos los ítems sonretirados por la derecha.


Buffet:

La comida está en mesas, los comensales selevantan a servirse de esas mesas y luegollevan su propio plato.

Mozos sirven las bebidas.

Variacion: buffet emplatado.


Butler service: (cocktail)

Usado para recepciones, se sirve una variedad decanapés fríos y calientes en bandejas que losmozos van ofreciendo. Prever siempre mesasde apoyo y algunos asientos.


French Cart:

Usado para pequeños grupos, el Capitántermina y adereza la comida junto a la mesay sirve el plato, que es llevado al comensalpor el Mozo.

La entrada se sirve emplatada por la derecha


French Banquet:

Se preparan bandejas de comida en la cocina,cada ítem es servido por el mozo por el ladoizquierdo del comensal


Pre Set:

La comida ya esá servida en la mesa cuando loscomensales llegan


Russian Banquet:

La comida se prepara en la cocina y acomodaen bandejas que son presentadas a loscomensales los cuales se sirven solos luegode que el mozo haya puesto el platoadecuado frente al comenzal.


Restaurant Russian:

La comida se prepara en la cocina y acomodaen bandejas que son presentadas a loscomensales los cuales se sirven solos


Estandares para servicioTrabajar con Catering Manager en

cuántas mesas se le asignará a cadaMozo y los tiempos de cada parte delservicio


Estandares para servicio óptimo:Mesas redondas de 10: 1 mozo cada 2 mesasMesas redondas de 8: 1 mozo cada 5 mesasCon vino o French Service:Mesas redondas de 10: 2 mozos cada 3 mesasMesas redondas de 8: 1 mozo cada 2 mesasBuffets: 1 mozo por cada 40 comensalesFrench o Russian:Mesas redondas de 8 o 10: 1 mozo por mesa


BebidasUna combinación de bebidas con y sin

alcohol puede ayudar en el éxito deun evento o una comida


Bebidas con alcohol:Nunca deben representar más del 20%

del presupuesto de una comida.Escogerlas de acuerdo a: {época del

año, lugar, edades de los comensales


Bebidas con alcohol: VinoAlmuerzo: Bajo en alcohol, sabroso y

refrescante (Rieslings).Cena: mayor graduación, se calcula

media botella por persona


Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero

Enfoque : cómo armar y administrar unpresupuesto para poder tener control del eventoy que el mismo esté en consonancia con losobjetivos de la Organización.


Objetivos de la organización :

• Perder (inversión)• Equilibrar• Ganar.


Construyendo el presupuesto

Tipos de presupuesto :• Incremental : construido en base a datos de

eventos pasados y proyecciones para futuro.

• Zero-based : no tiene historia, se hacebasado en potenciales ingresos y costosestimados



Elemento clave para hacerlo:

Crear una línea de presupuesto para cadaelemento del programa dividiendo ingresos yegresos


Líneas de presupuesto Ingresos :

• Costo de registración• Tours• Eventos deportivos (torneos de golf, tenis, etc.)• Tickets para eventos especiales (Espectáculos, cenas, etc.)• Stands• Sponsorship• Avisos• Materiales (CDs, webcasts, etc)• Intereses bancarios


Líneas de presupuesto Egresos :

• Personal (salarios, beneficios, viajes, alojamiento, etc.)• Costos indirectos (alquiler de oficinas y equipamiento)• Seguros• Selección de sede• Salas• Equipamiento Audiovisual• Disertantes



• Alimentos y Bebidas• Comités• Directorio y otros costos de VIPs• Staff temporal• Propinas• Cargos por servicio• Diseño y producción de materiales impresos



• Avisos• Alquiler de equipamiento (computadoras,

fotocopiadoras, etc)• Internet• Cargos bancarios (procesamiento de pagos con tarjeta)• Armado de registración y secretaría• Producción, staging• Prensa (Press Room, conferencia de prensa)



• Decoración• Entretenimiento• Señalización• Exhibición• Premios• Flores y plantas• Regalos• Tours• Transporte• Otros


Desglosados todos los ingresos y egresos,categorizamos y ordenamos, estos últimosen:

–Costos Indirectos–Costos Fijos

–Costos Variables


Costos Indirectos:

De tipo administrativo, no relacionadosdirectamente con el evento como salariosdel personal, reparación de equipos, etc.


Costos Fijos:

Independientes de la cantidad departicipantes del evento como: alquiler desalas, equipamiento audiovisual yganancias


Costos Variables:

Varían de acuerdo a la cantidad departicipantes, precios son cotizados porpersona como: alimentos y bebidas.



Comparando ingresos y egresos podemosevaluar si los objetivos del evento seestán logrando y actuar en consecuencia,incrementando los ingresos o bajando losegresos.





Análisis del punto de equilibrio:

Punto en el que los ingresos y los egresosse igualan



Registration fee – costos variables = margen de contribución

Costos fijos / margen de contribución= break even Units

Break even Units:cantidad de participantes que necesito para empatar


Análisis del punto de equilibrio: Ejemplo

Registration Fee: $ 500Costos Fijos: $ 2550 salas, $10.000 AV, $5.000 disertante,

$20.000 materiales impresos. TOTAL: $37.550Costos variables: $ 100 A&B

Break even units= 37.550 (costos fijos)500 – 100 (reg. Fee – costos variables)

37.550 / 400= 93.87 Necesito 94 delegados para emp atar



Alternativamente, si se cuántos participantes tendráel evento, puedo usar la fórmula para calcularcuánto he de cobrarles de registración para poderllegar al punto de equilibrio.

Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento FinancieroAnálisis del punto de equilibrio: Ejemplo

Registration Fee: $ 500Costos Fijos: $ 2550 salas, $10.000 AV, $5.000 disertante,

$20.000 materiales impresos. TOTAL: $37.550Costos variables: $ 100 A&B

Break even units= 37.550 (costos fijos) + 100 (c. variables) 94 (participantes)

Necesito cobrar $ 500 para empatar





Presupuestar para obtener ganancias:

Aplicamos la misma fórmula del punto deequilibrio sumando la ganancia deseada alos costos fijos.


Presupuestando para obtener ganancia:Ejemplo

Registration Fee=

37.550 + 10.000 (costos fijos + ganancia proyectada) 94 (cantidad de participantes )

47.500 + 100 (costos variables) = $ 605 registratio n fee 94

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Gracias por su atención !


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María José Alvez, CMP

Date post:	22-Sep-2018
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