La selección de documentos audiovisuales en televisión: la ... · y conservan documentos de tipo...

The article describes the characteristics of audiovisual documentation selection process inTV, and specially in TVE. Rules, proceedings and various entities proposals and criteria arealso exposed.

ABS

TRA

CTLa selección de documentos audiovisuales

en televisión: la selección en TVE

Audiovisual document selection in TV:Selection in TVE

Paloma HIDALGO GOYANES

TVEDepartamento de Biblioteconomía y Documentación

Facultad de Ciencias de la InformaciónUniversidad Complutense de Madrid

Este artículo supone una presentación del trabajo de investigación que la autora realizópara la obtención del DEA. Asimismo, es el primer paso dado en la elaboración de su tesis.Describe las características del proceso de selección de documentos audiovisuales en tele-visión y especialmente el caso de TVE. Recoge normas, procedimientos y criterios pro-puestos por diversos organismos.

233Documentación de las Ciencias de la Información2003, 26 233-260

ISSN: 0210-4210

RES

UM

EN

SUMARIO 1. Introducción. 2. La selección de documentos audiovisuales en televisión.3. Selección: concepto y definición. Terminología usual en los procesos de eliminaciónde documentos audiovisuales. 4. Políticas y Normas de Selección. 5. La selección dedocumentos audiovisuales en TVE. 6. Conclusiones.

PALABRASCLAVE

documenta-ción audio-

visualselección dedocumentos

audiovisualescentro dedocumen-

taciónaudiovisual

KEYWORDS

Autiovisualdocumentation

selection /audiovisualinformation

centre/audiovisualdocuments

selection

1. Introducción

En un servicio de documentación, decidir qué documentos deben incorporarse al fondodocumental del mismo y durante cuánto tiempo, es la primera tarea de tipo técnico que seplantea.

La producción diaria de documentos en todos y cada uno de los entes que los generan, alcan-za en la actualidad unos niveles inconmensurables que imposibilitan, incluso desde el puntode vista físico y, por supuesto, desde el punto de vista operativo, la idea de conservar toda aque-lla documentación que se genera diariamente.

La selección es, por lo tanto, una tarea documental importante e ineludible, que debe irprecedida por la existencia de una política clara al respecto en la entidad u organismo enel que se encuentra enmarcado el servicio de documentación y por una valoración riguro-sa de todos y cada uno de los documentos propuestos, en el sentido más amplio del térmi-no, para ingresar en el archivo, que habrá de efectuarse responsable y controladamente.De no hacerse la selección de este modo, se puede correr el riesgo de no incorporar alfondo documental de estas organizaciones documentos pertinentes para sus objetivos ylas necesidades de sus usuarios, o por el contrario, incorporar unas cantidades ingentesde documentos que no sean rentables para la institución y, sin embargo, provoquen losgastos habituales de almacenamiento, gestión y conservación, especialmente elevados enel caso de los documentos audiovisuales. Los «archivos audiovisuales» son un fenóme-no relativamente reciente en el ámbito de la Documentación, sobre todo si comparamoscon la larga trayectoria de los archivos tradicionales de documentos textuales o con la delas bibliotecas.

Es lógico también que sean los grandes difusores audiovisuales, es decir, las televisionesquienes, al margen de otras instituciones y organismos, hayan conservado y gestionado estetipo de documentación, sobre todo en los casos en que estas televisiones sean además produc-toras de documentos audiovisuales.

El «nacimiento de la televisión» supuso una nueva etapa en la evolución de la documen-tación audiovisual. En 1928 comenzaron las primeras emisiones regulares de televisión reali-zadas por la General Electric y, un año después, es decir, en 1929, la British BroadcastingCorporation, BBC, iniciaba sus emisiones. La popularización de este nuevo medio de comuni-cación, a partir de los años cincuenta, ayudó sin duda al afianzamiento de la idea de que los pro-gramas que emitían las televisiones, eran el reflejo de la vida cotidiana de cada país, y que en elfuturo podrían constituir su memoria histórica plasmada en imágenes y sonidos.

En principio, la finalidad de las empresas u organismos de televisión no es almacenar, ges-tionar y conservar la documentación audiovisual que generan en su actividad diaria, sino quesu objetivo básico es la producción, emisión y, en su caso, la comercialización de programas detelevisión.

Las primeras emisiones de televisión se realizaron en directo, situación que unida a lainexistencia de soportes de grabación «en vídeo» ha motivado la imposibilidad de conservar-

Paloma Hidalgo Goyanes La selección de documentos audiovisuales en televisión


las. Desde mediados de los años cincuenta, el empleo del vídeo se generaliza, pero su elevadocoste motiva la reutilización constante de cintas para grabar nuevos programas de televisión.

Casi todos los servicios de documentación audiovisual de las televisiones (exceptuando lasde reciente creación), iniciaron su fondo documental con material filmográfico, destacandopor su antigüedad y volumen los fondos fílmicos de la BBC.

Los «servicios de documentación audiovisual»1 de las televisiones tienen un origen y evo-lución semejante a los del resto de las empresas de comunicación, que se relaciona por lo tanto,en un primer momento, con la necesidad de almacenar y gestionar los documentos que pro-ducen y aquellos otros que necesitan los profesionales que trabajan en ellas, para desarrollar suactividad diaria.

Surge luego también la necesidad de consultar, reutilizar y comercializar estos documentosy, finalmente, el interés que la información contenida en ellos, suscita en los usuarios externosa la propia empresa de televisión, por distintas causas y con diversa finalidad.

En los servicios de documentación audiovisual de las televisiones se almacenan, gestionany conservan documentos de tipo muy diverso, que tienen normalmente un doble origen:

a) Documentos producidos o generados por la propia empresa.b) Documentos adquiridos por la empresa en el exterior, para la producción y emisión, o

bien, para el desarrollo de la actividad de los profesionales que trabajan en la misma.

La actividad diaria de estos servicios documentales debería tener una triple finalidad:

1. Seleccionar, recopilar, almacenar y gestionar la documentación de la televisión a la quepertenecen.

2. Facilitar y proporcionar a los usuarios la información documental que necesiten.3. Conservar estos documentos, como corresponde a parte del patrimonio histórico y cul-

tural del país o comunidad en los que desarrolla su actividad cada medio de comunica-ción.

Hoy en día, la documentación audiovisual es esencial para la actividad de cualquierempresa de televisión, no sólo por las razones ya comentadas, sino también porque la com-petencia con otras cadenas, la aparición de los denominados «canales temáticos» y, enocasiones, los periodos de crisis económica en estas empresas, las obligan a aprovechar, dela mejor manera posible y a rentabilizar todos sus recursos de programación, proceso en elque los fondos documentales propios, adquieren lógicamente mayor protagonismo.


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1 Nos referimos a ellos como «servicios» ya que se encuentran enmarcados en la estructura de una empre-sa, a diferencia de los «centros» y otros organismos de documentación audiovisual que son instituciones jurídi-ca y funcionalmente independientes.

En la mayoría de los países de nuestro entorno, son las propias empresas y organismos detelevisión quienes han creado los servicios de documentación audiovisual más importantes, tales el caso de BBC (Reino Unido), RAI (Italia), o ZDF (Alemania).

En España, el primer servicio de documentación audiovisual de televisión que se crea, porrazones obvias, es el de Televisión Española (TVE). La cadena emitió programas regularmentedesde octubre de 1956, pero el archivo de documentos audiovisuales se crea en 1968 en losServicios Informativos y, en 1981, el del Centro de Documentación de RTVE .

La falta de «depósito legal» en el estado español para las obras audiovisuales, ha motivadola inexistencia de un organismo o institución público que aglutine y conserve todo este patri-monio cultural.

Tanto las cadenas de televisión de «titularidad pública»(TVE y las cadenas autonómicas,TV3, Canal Sur TV, Telemadrid, Canal 9, etc.) como las privadas (Tele 5, Antena 3 y Canal Plus),cuentan con servicios de documentación desde su creación en los que almacenan, gestionan yconservan los documentos audiovisuales generados por las empresas en las que están ubica-dos.

El caso de otros países como Francia, o Suecia, es distinto por existir en ellos una ley dedepósito legal obligatoria para los documentos audiovisuales que se producen, por lo que exis-te un marco jurídico que regula la conservación de los mismos.

2. La selección de documentos audiovisuales en televisión

En principio, no deberían existir demasiadas diferencias entre las políticas, técnicas, nor-mas y filosofías de trabajo en los servicios de documentación audiovisual de las televisiones yel resto de los centros o servicios de documentación.

Sin embargo, la experiencia, cuando se trabaja en ellos, demuestra que esto no es así exac-tamente y que se requieren distintas políticas, normas y prácticas documentales, directamen-te en relación con el tipo de material con el que se trabaja y con la clase de empresa en la queestos servicios se encuentran enclavados: «las televisiones».

En palabras de Michèle Wautelet y Dominique Saintville2: «los fondos de archivos de tele-visión no son asimilables ni a los fondos de archivos cinematográficos ni a los fondos «clási-cos» de archivos o bibliotecas. Su singularidad se deriva a la vez de la diversidad de las fuentesque los alimentan, de la multiplicidad de los estándares de soportes audiovisuales que los com-ponen, de la imbricación de los materiales y de los documentos, del número muy restringido,a veces único, de los materiales entregados de una producción dada a partir de los cuales losarchivos deben administrar la conservación y explotación. El hecho de tener en cuenta todasestas especificidades contribuye a la complejidad de la gestión de los fondos de archivos detelevisión».



2 Wautelet, M. y D. Santville «La gestión de los materiales de archivo: problemática, funciones, metodolo-gía». En FIAT/IFTA: Panorama de los Archivos Audiovisuales, Madrid, Ente Público RTVE, 1986, p. 188.

Una de las funciones principales de la televisión es informar sobre los acontecimientos ypersonalidades más destacados en cada época; por tanto, nos permite contemplar, de maneramucho más directa y real que otros medios de comunicación, el desarrollo de la Historia.Precisamente, por esta circunstancia, las emisiones y materiales audiovisuales producidos poréstas, se convierten con el tiempo en documentos «con un claro valor histórico y patrimo-nial».

Queremos incidir de nuevo en el hecho de que los archivos audiovisuales, y los de las televi-siones en particular, son un fenómeno relativamente reciente aún en el ámbito de los organis-mos e instituciones documentales, por lo que algunos de los problemas que el resto de losarchivos y servicios de documentación tuvieron en su día, han surgido en éstos con posteriori-dad.

De la situación inicial en la que no existían grabaciones de los programas emitidos por lasdistintas cadenas de televisión, o de los escasos documentos que comienzan a conservarse, ensoporte film primero, y luego en vídeo, se ha pasado, en el transcurso de unos veinticinco añosaproximadamente, a una situación absolutamente inversa, en la que los servicios de documen-tación audiovisual de las distintas televisiones reciben diariamente gran cantidad de materia-les relacionados con la producción y la emisión: originales, copias de emisión, enlaces de agen-cia, promociones, premontajes, etc., que además no siempre llegan conjuntamente en el tiem-po a los servicios de documentación, aunque guarden relación entre sí.

Cuando la Federación Internacional de Archivos de Televisión, FIAT, presenta sus reco-mendaciones y criterios para la selección de documentos audiovisuales en televisión, aproba-da en 1981, se advertía que la televisión producía cada año un volumen de material audiovisualequivalente al conjunto de la producción cinematográfica desde hacía veinticinco años.

El carácter repetitivo de ciertas emisiones, la multitud de copias de los documentos origina-les, efectuadas por diversos motivos, la ampliación de las horas de emisión y la multiplicaciónde canales, ha motivado la toma de conciencia en estos Medios de comunicación, de maneraque no todo el material que se produce y emite sea almacenado y gestionado por sus serviciosde documentación, sino que sólo los documentos que por diversos criterios deban pasar aengrosar el fondo, lleguen a éste.

Aún siendo una tarea fundamental en el entramado de la denominada «cadena documen-tal», la selección ha sido siempre una práctica problemática por lo que significa de ejercicio deresponsabilidad máxima por parte de quien la acomete, normalmente las personas que traba-jan en los servicios de documentación, puesto que implica tomar la decisión sobre qué docu-mentos deben pasar a formar parte del fondo documental o cuáles se desechan por considerarque no son válidos para ingresar en el mismo, según los parámetros que se apliquen en cadacaso.

La ingente cantidad de documentos que llega en la actualidad diariamente a los servicios dedocumentación de las televisiones, como resultado lógico de la incesante actividad de produc-ción y emisión de programas, hace que en este ámbito concreto la selección documental sea



aún más necesaria y «urgente», ya que evaluar y decidir que documentos que deben pasar alfondo del archivo, evitando las redundancias inútiles y solventando las posibles carencias exis-tentes de algún tipo de documentos determinado, permitirá, sin duda, un nivel óptimo de ges-tión de esta documentación, lo que facilitará una correcta atención a los usuarios que necesi-ten reutilizarla y lograr la máxima rentabilidad de la misma.

Sin embargo, «la selección», proceso documental absolutamente asentado, estudiado ynormalizado en la gestión de los archivos tradicionales, y especialmente en la de «los archivosadministrativos», ha sido escasamente estudiado y, sobre todo, en lsos servicios de documen-tación de las televisiones, se ha puesto en práctica sólo cuando el problema de acumulación dematerial era ya difícil de resolver.

Esta tarea documental tiene como objetivo básico conseguir el mayor nivel de rentabilidadposible en la gestión de la documentación que las empresas producen o utilizan, evitando lasaturación informativa, los problemas de gestión y facilitando y agilizando la reutilización deestos documentos audiovisuales para la creación de nuevas producciones, para la investigacióno para su venta a otras televisiones y productoras.

Si el gasto que conlleva el correcto almacenamiento, gestión y conservación de la documen-tación audiovisual, se ve compensado con el beneficio resultante de su reutilización posterior,la labor de los servicios de documentación de las televisiones está justificado sobradamente.

Al valor económico que poseen ya de por sí los documentos audiovisuales de televisión, seune la importancia patrimonial, sociológica, histórica o cultural que éstos pudieran tener, porser el reflejo exacto de una época y de una sociedad determinadas, tal y como ya han reconoci-do organizaciones e instituciones internacionales, UNESCO, FIAT, UER o el Consejo deEuropa, entre ellos.

Aún partiendo de la base de que lo ideal podría ser conservar todo lo que las televisionesemiten y producen, el crecimiento exponencial del material audiovisual resultante de la pro-ducción diaria de los organismos de televisión, no tiene visos de disminuir sino que, más bienal revés, como afirmaba hace algunos años Sam Kula3, la multiplicidad de los soportes que seusan simultáneamente y el aumento de las horas y cadenas de televisión, justifican aún enmayor medida la selección de los documentos que deben ingresar en el fondo documental y losque no.

La «valoración» que debe hacerse de cada uno de los documentos para decidir si son selec-cionados o no, es difícil y compleja, ya que son muchas las variables que hay que tener en cuen-ta, siendo algunas de ellas de carácter no estrictamente documental, sino que tiene mayor rela-ción con aspectos técnicos, económicos o de puro funcionamiento empresarial Además, es unatarea ardua, puesto que, normalmente, diríamos que en casi el 90 % de los casos, exige el visio-nado de todos y cada uno de los documentos.



3 Kula, S. La evaluación de las imágenes en movimiento de los archivos: un estudio del RAMP con directri-ces, París: UNESCO, 1983, p.9.

Estos documentos tienen un «valor intrínseco», el que resulta de la información que con-tienen (cultural, histórica, política, etc.) y un «valor extrínseco», relacionado con los intere-ses empresariales del organismo que los produce y conserva. No se puede perder la perspecti-va de que las televisiones conservan la documentación que producen conscientes, por unaparte, de la responsabilidad social que tienen estos Medios de Comunicación y, por otra parte,de la relación que guardan con las industrias audiovisuales, con lo que esto supone de presen-cia del espíritu empresarial. De hecho, la documentación audiovisual es una parte fundamen-tal del «patrimonio empresarial» de las televisiones.

Existe además otro aspecto básico en los documentos objeto de nuestro estudio, que viene aacrecentar la complejidad de la selección: «la perspectiva técnica».

El soporte físico o material en el que están grabados evoluciona y varía constantemente y sudependencia de los equipos de lectura y reproducción, condiciona de alguna manera la selec-ción, al igual que la condiciona una revisión de su estado, desde el punto de vista técnico (cali-dad de la imagen, del sonido, etc.), en lo que constituye, sin duda, una perspectiva ajena a laselección de otro tipo de documentos.

La «inestabilidad» y «obsolescencia» de estos soportes aconsejan que en el archivo seefectúen «transferencias» de documentos antiguos a soportes más modernos para evitar pér-didas irreparables y para facilitar a los usuarios su reutilización.

En relación también con los soportes de los documentos audiovisuales está otro factor quedebe tenerse en cuenta en la selección: «el espacio físico» que ocupan en los almacenes odepósitos.

Partimos de la hipótesis de que la selección de los documentos audiovisuales de televisión,en los servicios de documentación de las empresas y organismos que de ellos se ocupan, seplantea como una tarea «primordial y necesaria», ante el gran volumen de documentos quellegan a estos departamentos diariamente. De hecho, en todas las televisiones que hemos ana-lizado, existe una política al respecto de los documentos que deben conservarse en los archivosy, en todas, se efectúan procesos de selección.

La mayor parte de las televisiones suelen dar prioridad absoluta para el ingreso en el fondode los documentos que ellas mismas producen, ya que tiene plenos derechos a la hora de reu-tilizarlos, e incluso, para su comercialización.

La dificultad y el elevado coste del almacenamiento y conservación de este tipo de docu-mentos sirven también para abundar en la necesidad de seleccionar, en lo que creemos, es un

ejercicio de responsabilidad y profesionalidad de los servicios de documentación.

A pesar de que nos consta que los documentos audiovisuales de televisión son selecciona-dos, señalamos también la ausencia de normativas estatales o internacionales al respecto,hecho que llevó a la Federación Internacional de Archivos de Televisión, FIAT, a elaborar unasrecomendaciones audiovisuales en las televisiones. Lógicamente, el primer criterio de selec-ción documental viene predeterminado por los objetivos que persigue cada centro o servicio dedocumentación y el medio de comunicación en el que se ubica.



Tal y como se resume en la obra de Roberto Coll-Vinent y Francisco Javier Bernal Cruz4,«La fase de entrada, expresada a su vez en dos, «recogida y selección de documentos»,entraña una antinomia o contradicción; por un lado, hay que se exhaustivo en la recolec-ción del material a documentar y, por otro lado, hay que seleccionar pertinentemente esteflujo de entrada. Armoniza esos dos principios operativos es la primera característica de laDocumentación».

RECOGIDA EXHAUSTIVIDADSELECCIÓN PERTENENCIA

Podemos deducir sin riesgo de error, que la responsabilidad de la selección de documentosaudiovisuales de televisión, debe ser efectuada por personas que conozcan perfectamente elfuncionamiento de la empresa de comunicación en la que trabajan, las técnicas y criteriosdocumentales aplicables y la composición del fondo documental.

Por eso, la mayoría de los expertos abogan por la creación en las televisiones de una«Comisión de Selección», compuesta por representantes de diversas áreas, que se encarguende elaborar la política y la normativa por la que ha de regirse la decisión de qué documentosdeben integrarse o no en su fondo documental, aunque la aplicación concreta de esas pautascorresponda al personal que trabaja en los servicios de documentación.

En este breve artículo, intentamos simplemente abordar «la descripción» de la situaciónen la actualidad: introducción, problemática, normativas existentes y un ejemplo concreto (elde TVE); para intentar obtener algunas conclusiones al respecto.

Nuestro trabajo en este medio, ha hecho posible durante la investigación, el acceso a nor-mativas y criterios de selección aplicados en la propia TVE, y en otras televisiones u organis-mos dedicados a la gestión de la documentación audiovisual, que no están publicados, y que sonde exclusivo uso interno, circunstancia que desde ahora queremos reseñar, y que hemos inten-tado e intentaremos respetar en todo momento.

3. Selección: concepto y definición. Terminología usual en los procesos de eliminación

de documentos audiovisuales

En «documentación», existen diversos términos que hacen referencia de alguna manera alos procesos y tareas que tienen como objetivo revisar la documentación para, de acuerdo conlas premisas o baremos establecidos previamente, efectuar una criba que permita distinguirentre los documentos válidos o no válidos para formar parte de un fondo documental, según losobjetivos que se quieran alcanzar.

Nos referimos fundamentalmente a los términos «selección», «descarte» y «expurgo»,

que aunque tienen algunas connotaciones, poseen también diferencias entre sí que deben



4 Coll-Vinent, R. y Fco. J. Bernal Cruz. Curso de documentación, Madrid: Dossat S. A., 1990, p. 54.

tenerse en cuenta para evitar en lo posible las confusiones. La selección, el descarte y el expur-go son una forma de eliminación de soportes o de documentos, efectuada en distintos momen-tos del proceso documental.

Los términos de los diccionarios generales establecen definiciones, en sus distintas acep-ciones, que pueden aplicarse correctamente a distintos supuestos, lo cual no ayuda a precisarde forma óptima y desde una utilización exclusivamente técnica de los mismos, a qué momen-to, parte o situación de un proceso documental nos estamos refiriendo.

Es aconsejable por tanto, y en aras de la precisión, establecer una terminología básica quepermita comprender con las menores dudas posibles el significado de aquello que estamosdescribiendo. En pos de la consecución de ese objetivo existen ya glosarios y léxicos termino-lógicos específicos para las Ciencias de la Documentación y es a partir de su consulta cuandoparece aconsejable establecer una lista mínima de términos.

En nuestra opinión, los Servicios de Documentación de los Medios de Comunicación,deben adoptar y emplear la terminología más apropiada desde el punto de vista de las CienciasDocumentales, ya que su objeto de trabajo son precisamente los documentos (impresos,sonoros, imagen fija o audiovisuales, caso que concretamente nos ocupa en este trabajo),pero sin olvidar la nomenclatura, el lenguaje técnico propio del Medio en el que están

ubicados.

Por esta razón, no compartimos en principio la opinión expresada por Ángeles LópezHernández 5, cuando explica que desde su perspectiva no considera correcto ceñir la acciónselectiva en documentación al sólo hecho de escoger o eliminar documentos, ya que talacción se realiza igualmente en las restantes fases del proceso documental. La autora con-cluye proponiendo una nueva definición, que califica como –más integral- de «la seleccióndocumental», como « toda acción que tiene por objeto evaluar, discriminar, y, en conse-cuencia, filtrar (escoger y o eliminar) información en cualquiera de las fases del procesodocumental».

Aún coincidiendo con ella en el hecho de que, en efecto, en un amplio sentido, cuando losprofesionales de la documentación efectúan el trabajo de síntesis del contenido de los docu-mentos, su indización o la búsqueda y recuperación retrospectiva de la información que estoscontienen, efectúan algún tipo de selección lo hacen en el más amplio significado del verbo–eligen o entresacan– pero no en el sentido que aconseja la nomenclatura propia de lasCiencias Documentales.

De seguir sus criterios, en los servicios de documentación la mayor parte de las tareas serí-an consideradas selección, y esta no es la práctica habitual ya que las diversas operaciones queconforman la denominada «cadena documental» reciben un nombre, tienen una termino-logía precisa y quizá más apropiada, que las define sobradamente y que las diferencia entre sí,



5 López Hernández, A. La selección de documentos. Problemas y soluciones desde una perspectiva metodo-lógica, Carmona: S & C ediciones, 1999, pp. 23 y 24.

siendo además los términos empleados habitualmente en los manuales y monografías especí-ficos que definen muy claramente qué, cómo e incluso cuándo se efectúa la selección de docu-mentos.

En nuestra opinión, en relación con las definiciones que establecen las fuentes bibliográfi-cas especializadas que hemos consultado, y sobre todo a la práctica diaria de los trabajos docu-mentales que se desarrollan en los servicios de documentación audiovisual de las televisiones,cabría establecer las siguientes definiciones:

– Selección: proceso que, según los criterios establecidos previamente, decide que docu-mentos o soportes pasan a integrar el fondo documental de manera temporal o definiti-va.

– Descarte: fragmento de película desechado del montaje definitivo en cine.– Expurgo: eliminación física de documentos que forman parte del fondo, modificando o

suprimiendo su referencia en las bases de datos si fuera preciso(10).

No debemos olvidar que los primeros fondos audiovisuales de las televisiones pioneras,fueron en soporte filmado, que posee características propias que lo hacen especial.

Sería muy difícil en ocasiones seleccionar un programa en cine, y todos los materiales gene-rados en su producción, con unos criterios pensados fundamentalmente para soportes envideo.

4. Políticas y Normas de Selección

Habría que distinguir entre «la política de selección» y las «normas de selección», siendola primera, en nuestra opinión, el conjunto de directrices que debieran regir la actuación gene-ral respecto a la selección de los documentos que deben integrar el fondo de cada empresa,atendiendo a los objetivos finales que se pretendan conseguir, mientras que las normas o cri-terios de selección, serían las pautas concretas que debieran seguirse para alcanzar los objeti-vos marcados.

Así, por ejemplo, la decisión de conservar todo lo que se emite, al menos durante un plazode tiempo determinado, sería parte de la política de selección, mientras que elegir para quepasen a formar parte del fondo los documentos sobre acontecimientos de interés para la comu-nidad en la que desarrolla su actividad una televisión concreta, sería un criterio o norma paraaplicar en esa selección, al igual que lo sería el no seleccionar documentos con graves deficien-cias de imagen (salvo casos excepcionales).

Las televisiones efectúan distintos procesos de selección de sus materiales audiovisuales,con mayor o menor fortuna, según los casos, y nos consta que con pautas de carácter más bien«conservacionista». Sin embargo, al no existir una normativa nacional ni internacional, acep-tada oficialmente, en la mayoría de los casos se emplean criterios basados en las escasas reco-mendaciones existentes sobre política y normas de selección, o se elaboran procedimientos de



«uso interno» en cada organismo de televisión, que en la mayoría de los casos no se publican,lo que dificulta enormemente efectuar estudios al respecto.

Pensamos que es recomendable que los servicios de documentación consulten con el áreade producción, con los usuarios, con el área comercial, o con el área técnica, entre otras, paraelaborar y desarrollar su política de selección.

El desarrollo y aplicación de las normas, es mucho más difícil cuando en los documentos hayque valorar factores como «el valor histórico», o «el valor cultural», cosa que, dado el impac-to social y cultural de un medio de comunicación como es la televisión, suele ser frecuente, ydifícil de discernir en ocasiones, ya que con amplitud de miras, bien se puede considerar quecada televisión refleja en su programación, en cierto modo, la sociedad en la que funciona.

Diversos organismos internacionales relacionados con la actividad de los archivos detelevisiones, o de documentos audiovisuales en general, han elaborado algunos estudios yrecomendaciones al respecto de la selección de este tipo de documentos, entre ellas desta-camos:

4.1. Política de selección recomendada por la Organización de las Naciones Unidas para la

Educación la Ciencia y la Cultura (UNESCO)

A propuesta de la antigua Alemania del Este y de Suiza, quienes solicitaron a la UNESCO quepusiera todos lo medios a su alcance para impedir la pérdida y el deterioro del patrimonioaudiovisual, se inicia oficialmente el trabajo de esta organización internacional en pro de laconservación de las imágenes en movimiento.

En la XVIII sesión de la Conferencia General de la UNESCO, en 1973, se examina por pri-mera vez la situación existente al respecto y se acuerda iniciar un estudio y evaluación de lamisma. En 1975, se reúne en Berlín una comisión de expertos que trabaja en el establecimien-to y enumeración de unos principios generales para la conservación de los documentos audio-visuales. En la XXI sesión de la Conferencia General, celebrada en Belgrado, en el otoño de1980, se dan a conocer los resultados finales de los trabajos desarrollados por esta comisión deexpertos, que motivan la adopción del documento que elaboran «Recomendaciones para lasalvaguarda y conservación de imágenes en movimiento (RSCIM)», como propuesta de laorganización aprobada el 27 de octubre de 1980.

La RSCIM hace referencia en su epígrafe número 10 al proceso de selección de las imáge-nes en movimiento: «la salvaguarda y conservación de todas las imágenes en movimiento de laproducción nacional habrían de ser consideradas como el máximo objetivo». De todas lasmaneras, mientras los progresos de la tecnología no se hagan realidad en todo el mundo, cuan-do no sea posible por razones de coste o de espacio grabar la totalidad de las imágenes en movi-miento difundidas públicamente o salvaguardar o preservar a largo plazo todo el materialdepositado en los archivos de estos organismos, se invita a cada Estado miembro de UNESCOa establecer los principios que permitan determinar cuáles son las imágenes que se deberíanconservar para la posteridad.



Se enumeran también unos criterios básicos para efectuar la selección de las imágenes enmovimiento que deben ser conservadas, al tiempo que se indica que cualquiera que fuese elsistema que se estableciera para efectuar la selección de los documentos audiovisuales, debeexistir el consenso más amplio posible entre las personas competentes y tener muy en cuentalos criterios de evaluación establecidos por los archiveros.

Además, se procurará evitar la eliminación de material hasta que no haya transcurrido unplazo de tiempo suficiente que permita juzgar con perspectiva. Los criterios elaborados paraorientar en el proceso de selección de las imágenes en movimiento intentan ser la concreciónde estos objetivos

En el año 1997, nuevamente bajo los auspicios de la UNESCO, se elabora un estudio sobrelos Archivos Audiovisuales, enmarcado en las investigaciones del programa UNISIST6.

La información recopilada al respecto fue recogida y elaborada por miembros del grupo detrabajo de la «Mesa Redonda de los Archivos Audiovisuales», un grupo no gubernamental, queintegran representantes de IASA (Asociación Internacional de Archivos Sonoros), FIAF

(Federación Internacional de Archivos Cinematográficos), FIAT (Federación Internacional deArchivos de Televisión) y de las secciones audiovisuales de ICA (Consejo Internacional deArchivos) e IFLA (Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas).

El dossier está dividido en varias secciones, de las cuales la IV se dedica especialmente a la«Valoración y Selección» en las colecciones de documentos audiovisuales.

En nuestra opinión, cabría indicar que el estudio se incluye en el contexto de «la Memoriasobre el proyecto mundial» de UNESCO, por lo que se hacen referencias a archivos audiovi-suales en general, y no a archivos o colecciones concretas, por lo que en ocasiones se debenanalizar las propuestas y recomendaciones, y extrapolarlas debidamente, antes de aplicarlas alcampo que nos ocupa, el de los documentos de las televisiones.

En el inicio de la sección IV del estudio, la que se dedica a la Valoración y selección de docu-mentos en este tipo de archivos, se insiste en que no debe ser tenido en cuenta como una reco-mendación o normativa oficial para los archivos audiovisuales de los Estados miembros, sinoque es el resultado de un análisis de la existencia y funcionamiento de este tipo de archivos, enlos cuales hay una necesidad urgente de seleccionar los documentos que deben integrar elfondo documental, y una constatación de cómo en los mencionados archivos se lleva siemprea cabo esa selección, de la forma que sea.

El tipo de archivo, servicio documental o colección, influye en cierta manera en el nivel y lafilosofía del proceso de selección. Para Wolfgang Klaue7, los archivos audiovisuales deberíanemplear a la hora de seleccionar los documentos que deben ingresar en su fondo documental,la misma filosofía que los archivos tradicionales: «procurar seleccionar el mínimo de docu-mentos, que faciliten el máximo de información».



6 Harrison, H. (ed) Audiovisual Archives. A practical reader, Paris: UNESCO, 1997.7 Klaue, W. «Audiovisual records as archival material». En Harrison, H. (ed): Audiovisual Archives. A prac-

tical reader, Paris: UNESCO, 1997, p. 146.

Comenta también W. Klaue que las consideraciones de tipo técnico son muy importantes enel proceso de selección de los documentos audiovisuales, tanto por la múltiple variedad de for-matos existentes, como por los medios necesarios para su lectura y reproducción, así como porel elevado coste de su mantenimiento.

En efecto, el soporte material en el que están grabados estos documentos tiene una influen-cia frecuente, y en ocasiones definitiva, en la selección. Los soportes más antiguos provocanproblemas de espacio en el almacenamiento, y además no suelen estar en buenas condicionesfísicas, por lo que en caso de que otras variantes aconsejen su selección, habría que someterlosa un proceso de transferencia a soportes más modernos, con el fin de evitar en lo posible pér-didas irreparables.

Los documentos audiovisuales conllevan también mucho gasto en su correcta conservación,ya que son materiales especiales, que deben tener unas condiciones de almacenamiento, ymedioambientales muy sofisticadas

Es inevitable la restricción que se efectúa en los archivos cuando se hace necesario adoptarpolíticas de selección. Pero no son arbitrarias; algunas son muy básicas, como por ejemplo lasrelacionadas con el límite del espacio de almacenamiento en los archivos o el elevado coste dealmacenamiento, y otras son impuestas por los recursos disponibles en términos de personaly tiempo disponibles para gestionar con éxito esta documentación de manera que sea accesibley reutilizable.

Las propiedades del material audiovisual, pueden limitar el proceso de selección y provocarla toma de algunas decisiones. Según Helen Harrison8, hay tres elementos en los documentosaudiovisuales que, de manera individual, o en su conjunto, deben ser tenidos en cuenta alseleccionar:

a) La información que contienen.b) El soporte material en el que están grabados.c) El contenido estético.

La mayor parte de estos documentos «son seleccionados por su contenido informativo»,por ser grabaciones de un acontecimiento cultural, deportivo, político o educativo. El ejemplomás claro son los noticiarios, pero también los documentales y grabaciones de acontecimien-tos culturales, como ballet, conciertos, óperas, dramáticos o sucesos.

El soporte material, es por razones técnicas, un criterio que influye frecuentemente en laselección. Puede ser que el soporte sea antiguo por lo que se hace imprescindible efectuar unatransferencia a un soporte o formato de grabación más moderno e incluso en ocasiones, sellega a hacer precisa la restauración del documento, de manera que si existe el mismo docu-



8 Harrison, H. «Selection and Audiovisual Collections». En Harrison, H.(ed)Audiovisual Archives. A prac-tical reader, Paris: UNESCO, 1997, p. 146.

mento en formato más moderno, hay que tomar la decisión de no seleccionar el más antiguo.Se suma finalmente el tema de las condiciones de almacenamiento de este tipo de material, quenecesita de armarios, estanterías, y condiciones medioambientales, y de otro tipo, especiales ymuy costosas.

El último factor indicado por H. Harrison es extremadamente importante, sobre todo siaceptamos considerar algunos de estos documentos como «obras artísticas», sobre todo en elcaso de las películas, o de que el documento muestre una interpretación especial de un músi-co, una orquesta (...).

4.2. Recomendaciones para la selección elaboradas por la Federación Internacional

de Archivos de Televisión (FIAT/IFTA)

En el seno de esta federación, se han alcanzado diversos acuerdos sobre las pautas que debenseguirse en distintos aspectos y tareas relacionados con la gestión de los archivos de televisión.En 1977, el mismo año en el que se creaba, comienza sus trabajos «la Comisión de Selección yConservación» con Anne Hanford, representante de los archivos de la BBC como presidenta.

En el seminario que FIAT celebra en Santander, en junio de 1979, y en la Asamblea Generalque tuvo lugar en octubre de 1980 en Ottawa (Canadá), se debaten distintos borradores, quecirculaban ya para su análisis y estudio entre todos los miembros de la federación, para la cre-ación de una política y normativa de selección de documentos audiovisuales de televisión.

La versión final de las recomendaciones y procedimientos a seguir en la selección delmaterial audiovisual de los programas de televisión es aprobada por el Consejo Ejecutivo enenero de 1981, y constituye desde entonces, con algunas variaciones efectuadas a posteriori,el criterio oficial de la FIAT sobre «selección y conservación». Como es lógico, la comisiónencargada de estudiar y elaborar este documento apuntaba ya la necesidad de revisión delmismo en el futuro, puesto que el desarrollo tecnológico y otros factores lo harían sin dudaaconsejable.

Las recomendaciones generales de la FIAT sobre la selección dicen que «Todo lo emitido ytodo lo grabado para emisión debe conservarse durante un mínimo de cinco años. Esto nospermitirá tener algo de perspectiva histórica al evaluar el valor archivístico de la documenta-ción a largo plazo. Es una excelente idea si el organismo puede soportar tanto el coste de alma-cenamiento ( y el coste de las cintas, ya que algunas de ellas podrían reciclarse tras no seleccio-narse) como el coste de los servicios necesarios para gestionar un volumen de documentaciónde tal envergadura.

Este documento aprobado por la FIAT en 1981, bajo el título de «Normas recomendadasy procedimientos para seleccionar material de televisión», establece en primer lugar eltipo de material que debe someterse a esta norma, y aunque enuncia un claro principio«cualquier selección reduce el valor histórico del material y su posterior uso», consideratambién la necesidad, económica en muchos casos de alcanzar un nivel óptimo de selec-ción.



Objetivos:

1. La selección debe efectuarse sobre todo tipo de material de programas, y en cualquierformato, sea este de cine o de video.

2. Aunque el máximo interés se centre en el material emitido, debe evaluarse también elmaterial no emitido.

3. El material emitido se grabará por un método estándar que permita su recuperación.

Respecto al establecimiento de una política de selección, se parte de la idea de que la mayo-ría del material que producen las televisiones es único. Se señala la Importancia de que quie-nes tienen a su cargo la selección de los documentos, establezcan los criterios para reducir almínimo las posibilidades de errores de juicio y las presiones o conveniencias a corto plazo.

En otro de sus apartados, el documento hace una clara alusión a la responsabilidad dellevar a cabo el proceso de selección, que recomiendan, en el caso de las organizaciones detelevisión, sea compartida o al menos contemple, los distintos puntos de vista de los depar-tamentos de realización de programas, ventas, área técnica, además del criterio del propioarchivo. Incluso recomienda buscar opinión experta ajena a la empresa si se creyera nece-sario.

Esta especie de «comité o consejo asesor» sería el encargado de elaborar la política y la nor-mativa de selección, dejando la aplicación de las mismas, de manera exclusiva, al servicio dedocumentación.

Se apunta también expresamente, la necesidad de fijar plazos temporales para la selección.Por lo que recomienda la selección e incorporación al fondo documental del material basadoen la realidad y los documentales, y su mantenimiento en el mismo al menos durante los cincoaños siguientes a la fecha de su emisión, y recomienda dos años para los materiales relaciona-dos con programas de ficción, aunque no se descartan situaciones especiales. Este periodo deconservación mínimo recomendado no significa que las copias y el material duplicado en lafase de producción de los documentos, no pueda ser eliminado inmediatamente después de laemisión.

Concluye el documento con un apéndice en el que la Comisión establece los criterios deselección que deberán tenerse en cuenta para dirimir que documentos pasan a formar parte delfondo en cada televisión y cuáles no

En el año 1995, se redacta un borrador, con los resultados del trabajo de la Comisión de

Programación y Producción de la FIAT, que efectuaba una revisión y puesta al día de la «valo-ración y selección de documentos en las colecciones audiovisuales». No variaba nada sustan-cial de las recomendaciones dadas en el anterior documento, pero sí incluía algunos nuevoscriterios de selección y , sobre todo, consideraciones de tipo técnico, más acordes con el des-arrollo de la tecnología en los Medios de Comunicación, durante los diecisiete años transcu-rridos desde la aprobación de aquél.



Estas «Recomendaciones y procedimientos para la selección y la preservación de los

materiales de los programas de televisión» forman parte del Manual de procedimientos enel seno de la Federación Internacional de Archivos de Televisión. Se incluye en el amplio estu-dio de la UNESCO (1997), al que ya hemos hecho mención anteriormente, como aportación dela FIAT.

Según este nuevo documento (elaborado por la Comisión de Programación y Producción dela FIAT), la situación ideal sería partir de la base de que todo el material creado para televisióndebería ser conservado en los estándares técnicos más nuevos y mejores y correctamentedocumentados.

La comisión reseña al comienzo de este trabajo, la necesidad de diferenciar entre los pro-gramas de televisión, las copias de los programas y las partes de programas, como principiobásico para proceder a la selección inmediata de materiales. Hay que diferenciar tambiénentre los diferentes tipos de archivos y la reutilización que se vaya a hacer de estos documen-tos.

El nuevo estudio efectúa una división de los documentos audiovisuales de televisión «porgéneros», definiendo cada uno de ellos, los tipos de documentos más representativos dentrode cada género, describiendo los materiales que suelen llegar al archivo, y proponiendo unaspautas concretas y unos criterios de selección en cada uno de los casos: noticias, documenta-les, magazines, sucesos, dramáticos, programas de entretenimiento, concursos, programaspara niños, presentaciones y anuncios, programas educativos, y deportes.

Personalmente, creemos que este estudio es una base muy sólida para tener en cuenta en eltrabajo diario de los servicios de documentación de las televisiones.

La aplicación de la política y criterios de selección debe ser avalada por un comité consulti-vo, cuyos límites de actuación serán precisamente los debates sobre cambios en estas norma-tivas o sobre algún caso concreto de difícil resolución. El personal del servicio de documenta-ción se encargará del resto del proceso. Esta normativa deberá ser «conocida y aceptada» portoda la organización.

Para la mayoría de las organizaciones de televisión el material audiovisual comprado a otrastelevisiones, productoras o distribuidoras, suele ser un gran problema a la hora de seleccionar,en relación básicamente a los derechos que se poseen sobre ellos; pero no tener derechos sobreestos materiales no es una razón para no seleccionarlos o destruirlos automáticamente.

Tanto el material editado como los brutos de este tipo de programas, es recomendable quese seleccionen, siguiendo prácticamente los mismos criterios que con los informativos.

5. La selección de documentos audiovisuales en TVE

En principio, la mayor parte de las emisiones se efectuaban en directo , la señal se enviabaa antena y no se registraba en ningún soporte material; y algunos reportajes discursos, etc.estaban grabados en soporte film y se emitían desde el telecine. Esta es la principal razón porla que no se han conservado muchas producciones de esta primera etapa de TVE, (desde 1956



hasta mediados de los sesenta) si bien es cierto que el archivo de NO-DO conserva tambiénalgunas referencias de estos primeros programas.

Se une a esta circunstancia el hecho de que la escasez de recursos económicos era la pautahabitual, y durante unos cuantos años, se impone de forma incuestionable «el valor de reuti-lización de los documentos» sobre el de su posible «valor histórico o patrimonial», con laimportante repercusión que esto podía tener sobre los archivos.

La práctica de trabajo diaria era que los documentos originales pasaran a formar parte de losnuevos documentos, y se manipularan físicamente, a través del corte y el empalme, en funciónde las necesidades concretas de la producción de programas para la emisión, por lo que se oca-sionaban graves daños en los originales, y cambios o alteraciones en la información que figu-raba en los primeros ficheros manuales de documentación.

Se consideraba preceptivo el préstamo de copias en soporte film a los programas de emi-sión no diaria, y se efectuaban copias de los temas de actualidad más importantes para el tra-bajo de los programas de emisión diaria. Si se puso especial énfasis desde el principio en elhecho de efectuar duplicados de los temas institucionales y políticos en general, así como deotras emisiones y producciones que se consideraban de sumo interés. El borrado y reutiliza-ción de soportes magnéticos, porque no había presupuesto para comprar cintas vírgenes,sobre todo en los primeros momentos del video, (las cintas eran muy caras), era por tanto algobastante habitual.

La situación comenzó a cambiar a finales de la década de los años 60, por diversos motivosy factores que confluirán y aconsejarían a la Dirección de la empresa prestar una mayor aten-ción al material que constituía en el fondo una parte importante de su patrimonio económico.El crecimiento de la producción para la emisión provocó la acumulación de un gran volumende documentos, cada vez más difícil de controlar, y la información que éstos contenían debíaser analizada para poder ser reutilizada. La mentalización sobre la necesidad de disponer de unbuen servicio de documentación fue extendiéndose en las áreas técnicas y de dirección, tradi-cionalmente ajenas al mundo de los archivos y la documentación, y se optó por contratar a pro-fesionales especializados para este trabajo y por dotar a las primeras unidades de documenta-ción de medios técnicos.

A principios de los años 60 (concretamente en el año 1964), llegan los primeros magne-toscopios y cintas de video para la producción de programas. Son los famosos 2 pulgadas(2”), que hasta finales de los años 70 convivirán con los más modernos en formato 1”. Esteavance tecnológico, permitió que los programas grabados se impusieran paulatinamente alos emitidos en directo, aunque en estos primeros momentos siguiera primando el interéstécnico sobre el documental, ya que una vez emitido el documento, se suponía que ya habíacumplido su misión, ya que se amortizaba el gasto que su producción había supuesto.

La producción de TVE en cuanto a soportes materiales se diversifica, alternando el film conel video; incluso algunos programas antiguos, son repicados a este nuevo soporte. TVE crea una«videoteca», que dada la complejidad técnica, el elevado coste del material, y la ausencia de



magnetoscopios en los servicios de documentación, que permitan el visionado y análisis com-pleto de estos materiales, motivan que la documentación, sea controlada por el área de inge-niería técnica en estos primeros momentos.

Poco a poco, los primeros formatos de vídeo van siendo sustituidos por otros nuevos detamaño más reducido, en _ y _ pulgada (_” y _”), en diversos formatos y con sistema de graba-ción analógico en un primer momento, y luego digital.

En el año 1977, se crea el «Servicio General de Documentación», dependiente de laSubdirección de Comercialización,, con la misión de coordinar las acciones de las distintasunidades de documentación existentes en TVE, promover la difusión patrimonial de losarchivos y la cooperación a nivel nacional e internacional, iniciándose también en estemomento las primeras pruebas encaminadas a la automatización de la gestión de los fondosdocumentales

Pero sin duda, es a partir de los años 80 cuando la Documentación alcanza su verdaderaimportancia y contenido en TVE. En febrero de 1981, se crea el «Centro de Documentaciónde RTVE». Existe una primera disposición legal de agosto de 1982 y otra posterior, dediciembre de 1983, por las que se establecieron las competencias relativas a «la ordena-ción, conservación y custodia»de los fondos documentales generados por las SociedadesEstatales de Radio y Televisión que constituían el por entonces denominado Ente Públicode RTVE .

TVE alcanzaba lo que podríamos denominar su etapa de madurez, e incluso técnicamenteasistiríamos a una nueva revolución, la «televisión digital», que a través del cable o el satélite,permitiría que la televisión se internacionalizara, promoviendo la difusión de canales, con for-matos y temáticas especializados.

A diferencia de lo ocurrido hasta entonces , este cambio tecnológico afectaría inmediata yprofundamente a los servicios de documentación de TVE, que se convertían en un elementobásico, para la producción de contenidos necesarios para cubrir al completo la programaciónde las nuevas cadenas que ahora se inauguran, y para la reemisión también en estos canales deprogramas archivados y gestionados por estos servicios.

Todo el material generado por y para la producción y emisión de los nuevos canales, (TVEInternacional Europa, TVE Internacional América, Canal 24 horas, Canal Clásico, CanalNostalgia y Canal Teledeporte), llega también a los servicios de documentación para su selec-ción, almacenamiento, gestión y conservación.

La situación de la documentación audiovisual en España es, en nuestra opinión, y en la de lagran mayoría de quienes trabajamos en este campo de la documentación, una gran asignaturapendiente en la legislación.

No existe obligación de efectuar depósito legal para estas producciones, y aunque España,como Estado miembro de la UNESCO ha suscrito la recomendación de Belgrado a la que hici-mos mención en el capítulo anterior, lo que implica arbitrar los mecanismos necesarios parasalvaguardar el patrimonio histórico y cultural constituido por este tipo de documentos, lo



cierto es que no hay leyes concretas al respecto9, aunque hay que reseñar que en el epígrafededicado a las grabaciones sonoras, se incluyen también, entre otros tantos materiales, vídeos,pero en referencia a los videos producidos para la venta y comercialización, generalmente enformato doméstico.

La ley del Patrimonio Histórico, publicada en el año 1985, se refiere en su preámbuloal mismo, como «principal testigo de la contribución histórica de los españoles a la civi-lización universal y de su capacidad creativa contemporánea». En ella se consagra unanueva definición del concepto de patrimonio histórico, que se amplía también al«Patrimonio Documental y Bibliográfico». Su protección quedaba también expresa-mente indicada en el artículo 46 de la Constitución Española. En la ley se hace referen-cia concreta a los documentos sonoros y de imagen en su artículo 49.1 (incluido en elTítulo VII, capítulo I) y además el apartado 2 del mismo artículo 49, establece claramen-te que:

«Forman parte del Patrimonio Documental, los documentos de cualquier época generados,conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad decarácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente elEstado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras deservicios públicos, en lo relacionado con la gestión de dichos servicios».

Por tanto, no cabe duda de que el fondo documental de RTVE, y lógicamente el de una de sussociedades, TVE, es parte integrante del Patrimonio Histórico y Cultural de España, y como taldebiera gestionarse.

Sin embargo, y al mismo tiempo, TVE es un organismo productor y emisor de programas ypor tanto, tiene unos criterios y objetivos empresariales concretos que deben ser tenidos encuenta a la hora de gestionar sus archivos.

Además existen otros condicionantes en nuestra tarea de selección: a) el hecho de que setrata de una televisión de carácter generalista, por lo que la temática y forma de los documen-tos es mucha y muy variada, y debe quedar representada en cuanto a tal en el fondo documen-tal, y b) que además emite por varios canales y durante muchas horas diariamente, por lo que alas videotecas de TVE, llegan multitud de documentos, en diversos soportes, y con sus corres-pondientes duplicados.

El primer problema que se plantea entonces en los servicios de documentación es que suelehaber poco personal para realizar todo el trabajo que exige la gestión del fondo documental, yque tampoco existen recursos materiales para poder almacenar, tratar y conservar toda ladocumentación que llega.

Al efectuar la selección de los documentos, se deben tener muy claros los objetivos que tieneel servicio de documentación, y el proceso de trabajo habitual en esta empresa, ya que los archi-



9 Las Ordenes del Ministerio de Educación y Ciencia de 30 de octubre de 1971 y de 20 de febrero de 1973, sonla normativa vigente en la actualidad sobre depósito legal en el Estado español.

vos son parte muy importante del mismo (podemos decir que son parte de la materia prima) yes de suponer que lo sean más aún en un futuro muy cercano, cuando acaben por imponerselos sistemas digitales integrados en los trabajos de producción, que incluirán también a losfondos documentales.

La selección de los documentos audiovisuales ha sido una preocupación muy temprana paraRTVE, tal y como demuestra la elaboración y publicación de la Disposición General 3/1982, de27 de agosto, por la que se creaba el «Comité de Selección de Documentación del Ente

Público RTVE».

En el preámbulo de esta disposición se explicaba que «Razones de orden económicohacen necesario, respecto al material audiovisual, efectuar borrados y supresiones de pro-gramas y materiales que no se incorporen al archivo, a fin de recuperar sus soportes paraemplearlo sen nuevos procesos productivos, consiguiendo así disminuir los gastos deexplotación. Por tanto, resulta imprescindible, dentro del propósito de conservar la mayorcantidad posible de documentación audiovisual, establecer unos criterios básicos sobre laselección de material. Para ello se estima conveniente la existencia de un órgano colegiado,integrado por profesionales con alta responsabilidad en la organización, que desarrolleaquellas directrices y decida, en suma, sobre estas cuestiones, teniendo muy presentes losaspectos culturales de esta modalidad de patrimonio público, propio de RTVE y susSociedades estatales».

El Comité de Selección se ajustará a los siguientes criterios sobre contenidos a conservar:

a) Material de historia y desarrollo de RTVE y sus Sociedades. Se incluyen realizacionesartísticas y técnicas, nuevas tecnologías televisivas y ejemplos sobresalientes de las actua-les.

b) Material que represente a personas de interés histórico en los diversos campos cultura-les, deportivos, políticos científicos y otros.

c) Acontecimientos actuales de interés histórico futuro.d) Material de interés sociológico actual.e) Material que muestre obras artísticas, edificios significativos, tecnologías cualificadas,

etc.f) Material sobre lugares geográficos pintorescos, especialmente el relativo a zonas en des-

arrollo.g) Programas unitarios o seriados que puedan ser utilizados por investigaciones para refle-

jar retrospectivamente los trabajos de profesionales sobresalientes.

El Comité de Selección concretará la aplicación de estos criterios, precisando igualmente sila selección del documento original debe ser total o parcial.

Con independencia de los trabajos de la Comisión, todo el material emitido deberá conser-varse íntegramente durante los seis meses inmediatos a la fecha de emisión, y, en todo caso,



durante el periodo que exijan las normas sobre derecho de rectificación o cuantas otras resul-taran de aplicación.

Las diversidad de soportes nuevos y contenidos de los documentos audiovisuales de televisión,la experiencia acumulada durante los primeros momentos del funcionamiento del Comité deSelección, de Documentación y la aprobación del Organigrama básico de RTVE y sus Sociedades,hizo necesaria la actualización de la norma anterior, para definir las competencias y funciones delCentro de Documentación de RTVE, que sería una unidad orgánica dependiente de la SecretaríaGeneral. Con este fin se redacta la nueva Disposición General 10/1983, sobre el Centro deDocumentación y el Comité de Selección de RTVE, de 6 de diciembre.

Las competencias del Comité y los criterios de selección aplicables en líneas generales paraefectuarla, son los mismos que en la disposición anterior.

La creación del Comité de Gestión de Documentación, por Disposición 2/1991, de 21 dejunio, así como los cambios experimentados en RTVE y sus Sociedades aconsejaron la modifi-cación y actualización de toda la normativa anterior sobre Documentación en este grupoempresarial. La Disposición General 4/1992, de 6 de abril de la Dirección General de RTVEsobre la Documentación en RTVE y sus Sociedades concretaba las competencias rectoras sobrela ordenación, conservación y custodia de los fondos documentales de RTVE y sus Sociedades,y que órganos las ejercerían.

5.1. El proceso de selección de documentos audiovisuales en la actualidad

Cada área de documentación de TVE efectúa el correspondiente proceso de valoración yselección de los documentos que deben pasar a formar parte de su fondo documental, toman-do como punto de partida los criterios fijados para ello por la Comisión de Selección yCatalogación, pero adaptándolos a sus necesidades o más bien a las demandas que efectúan susprincipales usuarios, y adecuándola también al hecho de que las dos cadenas tradicionales porlas que emitía en principio TVE, han aumentado y las necesidades de material audiovisual parala producción y la emisión diaria son también mayores.

La selección de documentos es una tarea previa a cualquier otra en estos departamentos, conel fin de ir eligiendo aquel material que irá constituyendo el fondo. No obstante, en los serviciosde documentación de TVE, y, en nuestra opinión, en la mayor parte de las televisiones, la únicaselección posible que se puede efectuar es la de los documentos que llegan diariamente al archi-vo, como resultado de la actividad de la empresa, y que constituyen lo más importante de susfondos, ya que, en principio, toda la emisión y los materiales que resultan de la actividad de laproducción, deben llegar a éstos, y por otro lado, la adquisición de documentos audiovisuales enel exterior, a través de catálogos, mediante compra, canje, u otras fórmulas (salvo en ocasioneslas donaciones), no es competencia de los mencionados servicios.

Debemos precisar además que, los documentos emitidos, pasan a formar parte del fondodocumental de TVE «siempre», salvo que se trate de reemisiones reiteradas, con el mismosoporte material.



La selección no es restrictiva al respecto del contenido de los documentos, más bien diría-mos que es conservacionista, por un lado porque en una cadena de carácter generalista, lasmiras a este respecto deben ser muy amplias y casi todo tipo de información es susceptible deser recuperado por motivos muy diversos o simplemente para su reemisión, y por otro, porqueal ser TVE, un medio de comunicación de titularidad pública, debe salvaguardar esta docu-mentación, patrimonio de todos los españoles. Sin embargo, si lo es más, con los criterios deselección en relación con el tipo de soporte material en el que están grabados los documentos,por las generaciones que tengan respecto del original, o por la cantidad de materiales idénti-cos existentes, ya que «la duplicación de los documentos en los distintos circuitos de la pro-ducción está hoy a la orden del día».

El «aspecto jurídico», es decir, el tipo de derechos que TVE tiene sobre los materiales quellegan a las áreas de documentación, es también un condicionante a la hora de realizar el pro-ceso de selección, ya que los materiales sobre los que la cadena no posee derechos de reutiliza-ción, son seleccionados de manera más estricta, y normalmente, sólo dos copias por docu-mento, (copia de emisión y copia de seguimiento de la emisión), salvo en determinadas oca-siones, que se estudian puntualmente llegado el caso.

Otro de los problemas que se presenta en los servicios de documentación es el hecho de queel material que integra una emisión o un conjunto documental (master de emisión, brutos,copia sin mezclas, etc. del mismo documento original), suele llegar al archivo de manera sepa-ra y a veces con bastante dilación.

Se intenta mantener siempre presente la indicación de R.Coll-Vinent10, que recomiendaarmonizar dos criterios esencialmente durante el proceso de selección, dos criterios a la vezexcluyentes, y complementarios, el de «la exhaustividad y la pertinencia».

El primero, «la exhaustividad», motiva que el personal de los servicios de documentaciónintente seleccionar toda el material audiovisual posible, siempre que cumpla los criterios mar-cados y sirva para lograr los objetivos del fondo documental. El criterio de «pertinencia» esmucho más restrictivo, y denota el interés por adecuar las constantes «documento-necesi-

dad-usuario».

Se han analizado para efectuar este estudio, a modo de ejemplo, los procedimientos deselección de documentos audiovisuales en diversas unidades de documentación de TVE:

– Servicio de Documentación Audiovisual de los Servicios Informativos (Archivo de ges-tión y definitivo, simultáneamente).

– Centro de Documentación de TVE (Archivo de gestión y definitivo).– Servicio de Documentación de TVE en Cataluña (Archivo de gestión y definitivo).



10 Coll-Vinent, R. Información y poder; el futuro de las bases de datos documentales, Barcelona: Herder,1988, p. 93.

– Departamento de Documentación del Centro Territorial de TVE en Andalucía (Archivode gestión y definitivo).

Tras el análisis detallado de los criterios y procedimientos de selección empleados actual-mente en TVE, observamos que son correctos y se aplican de manera efectiva, en líneas gene-rales, para conseguir los objetivos que se pretenden, pero habría que actualizar la política gene-ral de selección de documentos audiovisuales en TVE, e implicar más en el proceso y en el cum-plimiento de la normativa a las diferentes áreas relacionadas con esta documentación (pro-ducción, realización, medios técnicos, etc.).

La política de selección establecida por la Comisión creada por TVE a tal efecto, se concretaen los diversos y numerosos criterios aplicados por cada departamento, entre los cuales desta-caríamos, por ejemplo: el valor histórico, cultural, sociológico o científico de la informaciónque contienen; el ámbito geográfico; el idioma; prioridad en la selección de los materiales noeditados (brutos) sobre los ya editados; valoración del soporte material; documentos sobre lasinstituciones del Estado o de las diferentes administraciones autonómicas; documentos rela-tivos a la familia real española; documentos sobre las actividades del rey, o el gobierno; mate-rial relacionado con personalidades del mundo de la cultura, la sociedad, la política o el depor-te; derechos de TVE sobre los documentos; curiosidades; etc.

6. Conclusiones

La selección es un proceso inevitable, y hay argumentos consistentes para llevarla a cabo. Enprimer lugar, porque conservar todo el material que llega es físicamente imposible; despuésporque las colecciones (los fondos documentales) deben ser coherentes con los objetivos quetiene la organización en la que se encuentran.

La actividad diaria de producción y emisión en una cadena de televisión, genera gran canti-dad de materiales audiovisuales, que deben ser seleccionados, sin lugar a dudas, para cumplirlos objetivos empresariales de la misma desde el punto de vista de la gestión documental.

La valoración de los documentos, para tomar la decisión sobre cuáles deben pasar a integrarel fondo y cuáles no, es una decisión intelectual, que precede a la selección física en sí misma,ya que es la que permite saber si los criterios de selección establecidos se cumplen. Estos cri-terios se basan generalmente en la información que contienen los documentos, el uso admi-nistrativo y/o legal de los mismos, su valor para la investigación, y su relación con otras graba-ciones.

Como dice Ray Edmondson11, «En teoría, puede que lo ideal fuera reunir y conservar todolo que se produce, desde un punto de vista práctico y económico suele resultar imposible pro-ceder de esa manera. Cada caso depende de las circunstancias. Así, por ejemplo, puede que enlos archivos audiovisuales de los países donde las emisiones no sean muy importantes en



11 Edmondson, R. Una filosofía de los archivos audiovisuales, París, UNESCO, 1998, p. 32.

número, se conserve una proporción mayor de la producción, pero en los demás, es imposibleguardar todo y hay que proceder a la selección».

La cantidad de documentos audiovisuales que produce y genera una televisión, no guardanunca relación con la cuantía del presupuesto económico que tienen sus archivos para alma-cenarla, gestionarla y conservarla.

Por otra parte, la documentación audiovisual que generan las televisiones, es quizá la docu-mentación histórica más importante de nuestra época, porque contiene en imágenes el refle-jo de todos los acontecimientos, importantes y cotidianos, de nuestra era. Será sin duda lafuente primaria para los trabajos de lo s investigadores del futuro.

Aunque la mayor parte de las televisiones, como ocurre en el resto de los Medios deComunicación, conservan su producción documental para sus propios fines operativos, han detener en cuenta el carácter de patrimonio cultural de la misma, mucho más aún cuando se tratade medios de titularidad pública. En los que esta función de salvaguardia del patrimonio docu-mental audiovisual, es ineludible.

Queremos insistir en el hecho de que no existan normativas internacionales al respecto dela selección de este tipo de documentos, por lo cual cada televisión intenta adaptar las reco-mendaciones y estudios existentes a su propia experiencia y necesidades.

Cabría destacar sin embargo la constante que se aprecia al estudiar las diferentes recomen-daciones sobre criterios de selección, al respecto de las siguientes circunstancias que práctica-mente todas señalan como prioritarias a la hora de seleccionar la documentación:

– Especialización del Servicio de Documentación u objetivos que tenga marcados.– Valor histórico, cultural, científico, sociológico, etc.– Ámbito geográfico.– Coste de almacenamiento y conservación asumible.– Coste de gestión adecuado.– Necesidades de los usuarios.– Posibilidades de reutilización de la documentación.

Destacar también, que hay tres elementos básicos en los documentos audiovisuales quehay que tener en cuenta siempre, de manera individual, y conjuntamente, al efectuar la selec-ción:

1. La información que contienen.2. El soporte material en el que están grabados.3. El contenido estético.

La relación entre la cantidad de recursos humanos, económicos y materiales, empleados enel almacenamiento, gestión y conservación de un documento, y los beneficios derivados de su



reutilización, señala el «índice de rentabilidad del documento», y por tanto, debe darnos lapauta a la hora de decidir su selección para que forme parte del fondo. La selección es una tareadocumental imprescindible, que debe efectuarse «sin prisa, pero sin pausa».

La documentación producida por la propia cadena de televisión, y aquella sobre la que seposeen plenos derechos, son prioritarias a la hora de engrosar el fondo documental, por razo-nes obvias de posible reutilización.

Los programas emitidos «se deben seleccionan siempre» para formar parte del fondodocumental, sea cual sea su contenido, salvo excepciones muy concretas, aunque no pasen aformar parte del fondo documental de manera definitiva.

Los originales si tienen buena calidad son también un material prioritario para engrosar elfondo documental, ya que estos son realmente «la materia prima más importante» para poderrealizar nuevos programas. En algunas unidades de documentación, estas imágenes se agrupantemáticamente mediante el denominado compactado.

Las imágenes procedentes de las agencias de noticias, los enlaces, los montajes a base deplanos de archivo, etc., son también objeto prioritario para efectuar la selección.

Es muy importante valorar la calidad técnica de la imagen y del sonido de estos documen-tos, así como el estado físico del soporte material. En la actualidad, el hecho de no saber a cien-cia cierta, desde este punto de vista estrictamente técnico, cuál o cuáles serán los formatos ysoportes profesionales que tendrán mayor implantación en el futuro, hace que ante la duda, seseleccionen copias del mismo documento, grabadas en distinto soporte y formato. Además , lascintas vírgenes ya no son tan caras como lo eran en el inicio de las emisiones de televisión, porlo que no urge tanto la selección para reciclarlas y reutilizarlas; ahora el coste económico másimportante es el del almacenamiento y la conservación de estos documentos.

Las cuestiones de índole jurídica son importantes a la hora de efectuar la valoración de losdocumentos audiovisuales en el proceso de selección, más aún en televisión. Si el archivo tieneademás un papel importante respecto al depósito legal, las normas de selección alcanzan otradimensión.

El hecho de que los documentos seleccionados pasen a formar parte del fondo, no significaque por determinadas causas, al cabo del tiempo, sean susceptibles de «expurgo», y causenbaja definitiva en el mencionado fondo documental.

La máxima para efectuar una correcta selección de documentos es conocer a la perfección elsistema de trabajo en la cadena de televisión, y las necesidades de los usuarios del fondo docu-mental. Por ésta razón pensamos que sería muy conveniente para las televisiones que no exis-tiera una sintaxis mental demasiado diferenciada entre las áreas de producción y documenta-ción, que no existiera esa especie de divorcio , habitual en muchas ocasiones, para lograr unmejor funcionamiento del engranaje al servicio de los buenos resultados desde el punto devista de la gestión y la rentabilidad del fondo documental.

No nos cabe ninguna duda sobre la conveniencia, y por tanto efectuamos la recomendación,de que el seleccionador tenga amplios y buenos conocimientos del contenido del fondo



documental del Servicio de Documentación en el que trabaja, y también de las necesidades

de los usuarios, por lo que no creemos en absoluto recomendable , ni operativo (de hecho nose hace nunca así en las televisiones), dejar el proceso de selección en manos de personasrecién incorporadas al área, becarios en prácticas, etc..

Es necesario por esta razón establecer «quién selecciona», y elabora los criterios de selec-ción. Algunos organismos tienen personal especializado, mientras que otros emplean el siste-ma de encargar de estas tareas a un comité de selección, aunque las decisiones tomadas encomités son difíciles en ocasiones porque entran en debate los intereses de las distintas sec-ciones o áreas representadas, y además, hay criterios para la conservación de los documentosque sólo el personal del archivo podría y sabría aplicar.

Hay opiniones a favor de que la política y criterios generales de selección de los docu-mentos en las cadenas de televisión, sean discutidos y elaborados por una comisión en laque participen representantes de las diversas áreas que tienen relación con la producción,y la gestión de este material, es decir: Producción, Documentación, Área Comercial, ÁreaTécnica, el Gabinete Jurídico, y la Dirección de la empresa. El razonamiento básico dequienes apoyan esta opción, es el hecho de que así pueden existir las máximas garantías deadoptar decisiones correctas, objetivas, que contemplen todos los puntos de vista posibles,y en cuyo cumplimiento se impliquen todas las áreas, facilitando la labor del Servicio deDocumentación, que sería el encargado de llevar a la práctica el proceso de selección.

Esta es por ejemplo la recomendación de la Federación Internacional de Archivos deTelevisión, FIAT, que ha sido adoptada por varias televisiones, entre ellas, BBC, TVE, RAI oZDF .

Una de las características principales que define a los Servicios o Centros deDocumentación, respecto a otros organismos dedicados también a conservar documentos, esel hecho de anticiparse incluso a la expresión de la necesidad de información de sus usuarios.

Las bases de datos deben actualizarse lo más rápidamente posible, y mucho más si se tratade las bases documentales de las televisiones, donde las imágenes, declaraciones, entrevistas,planos de ciudades, etc. deben ser lo más actuales posible, sobre todo en el área de informati-vos.

Como comenta Luis Fernando Ramos Simón12, «La relación entre la abundancia de infor-mación y la disponibilidad de ésta, está en una fase crítica e incipiente, en la que sólo se pue-den esbozar los problemas que ya se vislumbran».

Intentar lograr a la vez, «la exhaustividad y la pertinencia» en el proceso de selección, esla gran dificultad con la que nos encontramos.

Además, la acumulación de material en el archivo, no conduce a nada, si no se efectúa des-pués, el pertinente tratamiento de esa documentación, de manera que la información que con-



12 Ramos Simón, L. F. Dirección, administración y marketing de empresas e instituciones documentales,Madrid: Síntesis, 1995, p. 25.

tiene pueda ser recuperada por los usuarios en un plazo de tiempo lo más breve posible.Pensamos que ningún servicio de documentación debiera almacenar una cantidad de docu-mentos que sea incapaz de gestionar. Tal y como apunta Pilar Cid Leal13 «almacenar docu-mentos que no satisfagan plenamente las necesidades informativas de los usuarios, y el creci-miento exponencial de documentos sin control de tal manera que desemboque en la saturacióndel Servicio de Documentación, son los riesgos esenciales que comporta iniciar o continuaruna colección (fondo documental) sin que exista una planificación previa, o siendo ésta inco-rrecta».

Recientemente, Ángeles López Hernández14 ha propuesto una interesante metodologíapara la selección de documentos audiovisuales. La propuesta incluye una hipótesis muy inte-resante, en nuestra opinión, que es la aplicación de una tabla de valoración a los documentosque se deben seleccionar, confeccionada a partir de los criterios previamente establecidos, queson los utilizados normalmente por los servicios de documentación de las televisiones , con lafinalidad de que el proceso de selección no quede expuesto a la libre interpretación de cadadocumentalista, lo que, en opinión de la autora, «supondría inevitablemente, la pérdida deobjetividad y de homogeneidad de decisión».

Considera que los valores básicos que deben figurar en esta tabla son: valor físico, valor deutilidad, valor de contenido y valor temporal, con sus respectivos criterios de selección. Latabla de valoración podría cuantificarse, de manera que pudieran establecerse umbrales míni-mos, en virtud de los cuales podría decidirse que documentos pasarían a formar parte delfondo y cuales no.

Es una hipótesis más de trabajo, pero en nuestra opinión, quedaría pendiente el estudio desu aplicación concreta en los Servicios de Documentación de las televisiones, para poder juz-gar realmente su validez, y establecer las variantes y modificaciones que fueran necesarias, yque nosotros, a priori, ya consideramos, con el fin de que sirviera para agilizar y hacer más fia-ble el proceso de la selección documental.

La selección de documentos no es una tarea científica, en el sentido de que no responde auna fórmula matemática exacta, sino que hay multitud de factores que tienen que ver con unproceso intelectual y en ocasiones subjetivo, del documentalista que la efectúa.

Debemos tener presente que existe la posibilidad de cometer algún error en el proceso deselección, bien sea por falta de datos en el momento de la valoración, o porque un documento,o la información contenida en él, contrariamente a lo que cabría suponer, cobra con el tiempoun valor imprevisto, o simplemente por tomar una decisión de manera subjetiva. Sin embar-go, tal y como se generan hoy los documentos audiovisuales de televisión, es casi imposible nocontar con una copia u otros materiales similares en los archivos.



13 Cid Leal, P. La cadena documental y su aplicación a la documentación periodística». En Fuentes i Pujol,M.ª E. Manual de documentación periodística, Madrid: Síntesis, 1995.

14 López Hernández, A. La selección de documentos audiovisuales. En Documentación de Ciencias de laInformación, n.º 24, 2001.

Es imprescindible que el Área de Documentación de una empresa de televisión, decida yadopte su política y criterios de selección de documentos, de acuerdo con los intereses de sususuarios y con la connivencia del resto de las áreas de la cadena que tienen relación con la pro-ducción o la gestión de esta documentación.

También pensamos por esta misma razón, que las Direcciones de las televisiones debierantener especial interés en establecer o al menos garantizar la existencia y cumplimiento porparte de todas las áreas implicadas, de una política de gestión documental que asegure su patri-monio empresarial, al tiempo que garantice la salvaguardia del patrimonio audiovisual, deacuerdo con las recomendaciones de la UNESCO.



Date post:	05-Apr-2020
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