Laagdrempelige data-analyses in audit

Aanpak en voorbeelden uit Leiden, Eindhoven en Utrecht

Introductie

Wie wij zijn

• Geraldine de Melo: internal auditor (Leiden)

• Dion Kentrop: data-analist bij Concerncontrol (Eindhoven)

• Anja Eling: innovator bij Concernaudit (Utrecht)

Waar we elkaar van kennen

• Netwerkgroep digitalisering audit

• Kennisuitwisseling en samenwerking

- Wat is data analyse? - Voorbeelden uit de praktijk

• Data analyse voor gerichtere dossierselectie (subsidies)• Data analyse bij toetsing proces (facturatie)• Data analyse voor controle op mutaties (mutaties personeel)

- De uitdagingen- Gevorderde vormen van data analyse

Agenda

Stel tussendoor gerust vragen; dan kom je te weten wat je wilt!

Wat verstaan we onder laagdrempeligLaagdrempeligheid zit niet alleen in het daadwerkelijk analyseren van data

Analysedoel

Data

Extractie en preparatie

Analyseren

Voorkom over analyseren, ook wel ‘analysis paralysis’ > formuleer een concreet doel

Kies data waar je ‘bekend’ mee bent > laat weinig ruimte open voor vrije interpretatie

Beperk de preparatieslag, kies voor beschikbare databronnen waar al een selectie op is gedaan

Ga eerst na welke mogelijkheden er in tools als Excel zitten (qua analyse, visualisatie, ontdekken data)

Verschillende type data-analyse

Beschrijvende data-analyse Doel: samenvatting of inzicht geven

Voorbeeld uitgaande subsidies: kengetallen

Verkennende data-analyse Doel: zoeken naar trends of bijzonderheden

Voorbeeld: data analyse uitgaande subsidies

Validerende data-analyseDoel: toetsen verwachting vs. werkelijkheid

Voorbeeld: voldoen aan gestelde termijnen

PraktijkvoorbeeldUitgaande subsidies

Geraldine de Melo

VIC uitgaande subsidies

Tot nu toe:

• Selectie: de 5 grootste subsidievestrekkingen,

daarnaast willekeurige selectie van een aantal dossiers.

• Jaar in, jaar uit: dezelfde bevindingen

Uitgaande subsidies

Wat is mijn doel? Wat wil ik bereiken met de

VIC uitgaande subsidies? Wanneer is de missie geslaagd?

Uitgaande subsidies

Belangrijkste vragen

Missie geslaagd?

• Belangrijkste aandachtspunten binnen het proces bekend

• Ik kan het management goed adviseren. Dat wil zeggen praktische handvatten: hoe aanbevelingen oppakken

Waar begint dit mee?

Zijn er opvallende subsidieverstrekkingen in 2019?

Uitgaande subsidies

Gerichte selectie• Kan data-analyse mij helpen?

• Jarenvergelijking 2016-2019

Beschikbaarheid informatie?Cognos rapportage (gegevens uit BPM) – exporteren naar Excel →

• Elke subsidieverstrekking op een aparte regel

• Veel gegevens in het bestand: bijvoorbeeld subsidiejaar, toekenningsbedrag, naam behandelend subsidiemedewerker

Doel

Jarenvergelijking 2016-2019:

• Nieuwe subsidie in 2019

• Opvallende toename van het subsidiebedrag

• Verandering van categorie

• Verandering behandelend medewerker of juist niet….

Bevindingen uit de vergelijking

Kandidaat voor controle gevonden!

Jarenvergelijking 2016-2019 – voorbeeld 1 subsidierelatie

Uitkomst controle

Verklaring toename?

• Ja, past binnen nieuw beleid armoedebestrijding

• Voldaan aan voorwaarden subsidieverlening Algemene Subsidieverordening categorie groot? O.a:

• UVOK – is opgesteld

• Controleverklaring – wordt opgevraagd in beschikking

PraktijkvoorbeeldFacturatieproces

Dion Kentrop

Stap 1: het verkennen en definiëren van data

Factuurgegevens DMS

Afschriften en boekingen

Stamgegevenscrediteuren

Bevat de volgende data:Algemene factuurinfoFinanciële informatieReferentie betaling

Datumvelden

2a: Beeldvorming proces

Doela. Kennis over proces

b. Opvallende aspecten vinden

Gebruikte techniekenBijvoorbeeld: draaitabellen,

infokaarten

Preparatie dataMinimale databewerking

UitkomstDashboard in Excel

2b: Toetsen werking proces

Stap 2: bepalen van de opzet analyse

Doela. Toetsen proces

b. Trigger voor detailcontroles

Gebruikte techniekenBijvoorbeeld: formules en voorwaardelijke opmaak

Preparatie dataCategoriseren van facturen

UitkomstControleoverzicht en

dashboard

Voorbeelden analyses

Aanwezigheid van dubbele facturen:- Dubbele facturen o.b.v. relatie + factuurbedrag

- Dubbel geboekte facturen

Doorlooptijd facturen > voldoen aan gestelde termijnen

Vastlegging prestatielevering en prestatiecontrole

Juistheid gebruikte bankrekening

Aanwezigheid van kritische processtappen:- Accordering door budgethouder

- Procesmatige afhandeling in DMS- Prestatiecontrole

Stap 3: de analyse

Dashboard over beeldvorming proces

1. Meer facturen geboekt dan afgehandeld, de waarde stroom ligt wel lager

2. Daling in waarde stroom in maart

3. Er zijn facturen die niet zijn afgehandeld maar wel geboekt

Gebruik opgedane kennis om de toetsing van het

proces in de verdere analyse aan te scherpen

Dashboard over beeldvorming proces

Wat valt op in dit overzicht?

Voorbeeld specifieke controle: vinden van dubbele facturen

Analyse: het tellen en vinden van dubbele waardes in een kolom

Uitdaging: vinden van een ’uniek’ gegeven

Databewerking: Samenvoegen van twee kolommen

Gebruikte gegeven(s): relatiecode en bruto bedrag

Visualisatie: voorwaardelijke opmaak voor markeren afwijkingen

Mogelijke vervolganalyse(s): inzicht in de boeking van ‘dubbele’ facturen, dubbel geboekte facturen

Creëren van een uniek gegeven

Voorbeeld specifieke controle: vinden van dubbele facturenDetailcontrole afwijkende gevallen

Onjuist gebruikte stamgegevensSamenvoegen van gegevens uit meerdere datasets

Analyse: vinden van afwijkingen t.a.v. de stamgegevens

Uitdaging: vinden van een uniek ‘koppel’ gegeven

Databewerking: Verticaal zoeken voor het ophalen van gegevens

Gebruikte gegevens: relatiecode en bankrekeningnummer

Gebruikte dataset(s): stamgegevens, overzicht boekingen

Mogelijke vervolganalyse(s): vergelijken stamgegevens met aanvullende bron (mutatieoverzicht)

Controleoverzicht over toetsing werking proces

PraktijkvoorbeeldControle op personeelsmutaties

Anja Eling

De weg vandigitalisering Concernaudit

1-2016: Plan om te innoveren

7-2016: eerste process mining

12-2016 data havengelden

3-2017: start ontwikkeling blockchain

10-2017: process mining in SAP

1-2018: start digitalisering grote geldstromen

5-2016: omslag naar kwantitatief werken

5-2017: eerste koppeling SAP en MUIS

• Mutaties over personeel in service portal

• Handmatig overzetten in personeelssysteem

• Vergelijking van invoer en uitvoer bestanden

• Maandelijks sturen functioneel beheerders een overzicht van mutaties

• Digitale controle bestaat uit een vergelijking van bestanden: script

• De verschillen worden in een map gezet bij personeelsadministratie zodat de fouten opgelost kunnen worden

• Aan het einde van het jaar: controle of de fouten opgelost zijn

Controles op mutaties HRM

• Is het niet altijd nodig fancy tooling aan te schaffen

• IDEA heeft ons geholpen bij de eerste stappen

• IDEA volstaat nog steeds…

• Filmpje van automatische controle HRM mutaties

Om te beginnen

Verbeteren 1e lijns controle: • 1e lijns controle onderdeel van werkproces

• Verbeteren van controle betekent verbeteren van werkproces

• Minder fouten, minder herstelkosten, minder ergernis, minder kosten voor nieuwe salarisruns etc)

• Maakt een einde aan de 100% handmatige controle

Doel

Uitdagingen

Ontwikkeling gaat gepaard met de nodige uitdagingen

• Scope: niet teveel in één keer willen analyseren

• Bronsystemen proberen te gebruiken

• Als dat niet lukt: data kennen: hoe komt een rapportage daaruit tot stand?

• Functioneel beheer kennen

• Prioriteit krijgen

• Doel vaststellen: waarvoor wil je data-analyse gebruiken?

UitdagingenOrganisatie

Aandachtspunt: Wat leg ik vast in mijn dossier?

Betrouwbaarheid lijstwerk:

• Schermafdruk selectiescherm parameters Cognos

• Schermafdruk eerste + laatste pagina Cognos (totaalbedrag)

• Originele export (totaalbedrag)

UitdagingenDossiervorming

Aandachtspunt: Originele export

Stap 1: Maak kopie: ‘export bewerkt’

Stap 2 bewerken: Lege cellen vervangen door “0” (kolom getallen) of door “Leeg” (kolom tekst) i.v.m. draaitabel maken

UitdagingenDatakwaliteit

Aandachtspunt: Draaitabel

• Selecteren juiste kolommen en rijen

• Draaitabelvelden weg?

• Waardeveldinstellingen

UitdagingenTechnische uitvoering

Data-analyse voor gevorderden

Gevorderde data analysesFocus vandaag: laagdrempelige Stip op de horizon: continue monitoring van data door o.a. Machine learning

Maar welke ontwikkeling zit hier tussen?’verleiding is groot om direct aan de slag te gaan met trends als Machine Learning, Artificial Intelligence etc.’

Power BI Process Mining

Power Query

Visualiseren data analyses in dashboards

Power Pivot

• Huidige rol IT binnen de organisatie• Beschikbaarheid data• Volwassenheid (kwaliteit) van de data

Aandachtspunten

Voorbeeld gevorderde data analyse in Power BI: factuuranalyse

Tip: maak zo veel mogelijk gebruik van beschikbare bronnen, starten en experimenteren kan al veel nieuwe bruikbare kennis bieden

YouTube BlogsE-Learning

Ten slotte

Wat levert data analyse uiteindelijk op?

Ons verhaal spannend en uitdagend

• Veel doelen dienen met data-analyse: • betere 1e lijns controle

• adviseren

• risicogericht selecteren cases voor controle

• Audit en controle komt veel meer op de kaart

• Audit met data-analyse levert veel meer op

Voordelen data analyse