Ldb key management 2014 05-17 nardini- gestione ottimale del tempo forland modulo 2

People & Performance 1

Presto, ch’è tardi!!!Ovvero

La gestione del tempo


Obiettivo A

Obiettivo B

la frontiera dell’efficienza

P

Ad impossibilia

nemo tenetur

Il problema dell’efficienza


Obiettivo A

Obiettivo B

la frontiera dell’efficienza e l’innovazione


Obiettivo A

Obiettivo B

la frontiera dell’efficienza

Il problema dell’efficacia

?


Un giorno un agricoltore disse alla moglie: vado ad arare il campo ovest”.Uscì per lubrificare il trattore ma si accorse che mancava l’olio e decise di andare al vicino negozio per procurarselo. Si era appena incamminato quando si accorse che non era stato dato da mangiare ai maiali; si diresse allora verso il silo per prendere il granturco. Là, però, vide dei sacchi e si ricordò che doveva mettere le patate a germogliare; si avviò quindi verso la buca delle patate. Per strada vide il deposito della legna e gli sovvenne che aveva promesso di portarne un po’ a casa. Prima però doveva tagliarla e l’accetta l’aveva lasciata dietro il pollaio. Andando in cerca dell’accetta incontrò sua moglie che stava dando da mangiare alle galline. Lei, sorpresa, gli chiese: “Ma come? hai già finito di arare il campo ovest?”. “Finito?” rispose “Ma se non ho nemmeno ancora cominciato!”


efficacia

COMINCIAREPARTENDO DALLA FINE


Se un uomo non sa verso quale porto è diretto, nessun vento è quello giusto

Lucio Anneo Seneca


Avendo perso di vista il nostro obiettivo, raddoppiammo i nostri sforzi!!!!

Mark Twain


importanza

+

-

urgenza

+ -


importanza

+

-

urgenza

+ -

Importante e urgente Importante non urgente

Non importante e urgente

Non importante e non urgente


importanza

+

-

urgenza

+ -




FARE PIANIFICARE

DELEGARE CESTINARE

importanza

urgenza tendenza

A,M,B

problema I T U ∑

80/20

Vilfredo Pareto

valore frequenza classe

80% 20% A

15% 35% B

5% 45 C


importanza

+

-

urgenza

+ -




P


Ma cosa è importante per il mio ruolo?

Ordine di priorità

MISSIONE Cosa si aspetta l’azienda:• Realizzare/assicurare/garantire …• Verso chi? (azienda, clienti int/est,

collaboratori, altri stakeholders)

VISIONE Cosa voglio realizzare io in quel ruolo?


importanza

+

-

urgenza

+ -




P CP


Si narra che Leonardo, passeggiando in un bosco, incontrò un uomo intento a segare dei grossi alberi. Leonardo, spirito curioso, chiese, in tono cordiale: “Buondì, cosa sta facendo di bello?”.“Non lo vede?” rispose l’altro “Sto segando questi maledetti alberi.”“Ma lei sembra sfinito!” esclamò Leonardo. “da quanto ci lavora?”“Più di cinque ore”, rispose quello, “e non ne posso proprio più! E’ un lavoro massacrante.”“Ma perché non smette qualche minuto e dà una bella affilata alla sega?” suggerì Leonardo. «Ma non dica sciocchezze, con tutto quello che ho da fare, non ho certo tempo per affilare ‘sta maledetta sega!” rispose irritato.


importanza

+

-

urgenza

+ -




P CP

R


Qu

an

tità

delle r

ich

ieste

Qualità delle richieste

Immediatamente!!

Quando hai tempo, potresti ..

Distribuzione normale

Distribuzione di fatto


ATTIVITA’ ORE GIORNALIERE %

SETT.Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì Venerdì


P, CP, R, MTStressEmergenza continuaCrisi gestionaleArginare disastri

P, CP, R, MTCaduta produttivitàCrescita falsi problemiFocus sul lungo termine, ma….

P, CP, R, MTBreve termineFocalizzazione sul brevissimo termineQuali risultati?Senso di vittimizzazione

P, CP, R, MTAssenza di lineaScarso apprezzamentoSenso di vittimizzazioneIrrilevanza organizzativa


importanza

+

-

urgenza

+ -




P CP

R MT


efficienzaPuff!! Puff!! Work

smart!!


LA DAILY LIST


LA PARABOLA DEI SASSI

Un professore fa una sperimentazione: riempie un secchio di sassi.

“È pieno?” domanda? Gli studenti rispondono: “Si”.

Poi prende dei sassolini e li mette nel secchio. “Adesso è pieno?”

Gli studenti, un po’ incerti, rispondono: “sì”.

Allora prende della sabbia e riempie il secchio.

“Ecco, ci siamo. E’ pieno?” domanda ancora.

Gli studenti, credendo di aver capito rispondono: “No!”

Prende quindi una bottiglia d’acqua e la versa fino a farla traboccare.

Poi chiede: “Qual è lo scopo di questa dimostrazione?”.

Uno studente risponde: “dimostra che anche quando ci sembra che la giornata sia piena, c’è spazio per altro.”

“No!” risponde il professore. “Dimostra che se non sistemate per primi i sassi più grossi, non riuscirete ad incastrare il resto”.


LASCIARE SPAZI NELLA PRIMA E NELL’ULTIMA MEZZ’ORA

SPACCARE LE ATTIVITA’ IN NUCLEI CON UN INIZIO E UNA FINE PER RENDERLE GESTIBILI

ALLOCARE PRIMA LE A

POI ALLOCARE O PIANIFICARE LE B

CERCARE SPAZI PER LE C O RINVIARLE

SCRIVERE CHIARO A MATITA (SULL’AGENDA, O SU LAVAGNA CANCELLABILE O USO DI POST IT).

RISERVARE SPAZI PER PENSARE E RESPIRARE

POI, FARE UNA COSA ALLA VOLTA FIDANDOSI DEL PIANO.


L’ATTENZIONE

NON ATTENZIONE: RELAX

LA PILA NEL BUIO: FREE WHEELING, PENSIERO LATERALE

LA LAMPADINA NELLA STANZASCENARI DI PREVISIONE; PIANIFICAZIONE

IL LASER: CONCENTRAZIONE

IL FLOW: SUBLIMATO DELLA CONCENTRAZIONE


STILE RANA E GESTIONE DEL TEMPO


A

M

B

8 9 10

11

12 13 14 15

16 17

18

19

20

IL CICLO CIRCADIANO

- ATTIVITA’ PIU’ IMPEGNATIVE NEI PICCHI ENERGICI

- ROUTINES NEI MOMENTI DI BASSA


CLEAN DESK (e CLEAN DESK TOP)

• SCRIVANIA E MENTE

• VERSIONE “HARD”

• VERSIONE “SOFT”


LA GESTIONE DEI DOCUMENTI

GESTIRE UN PEZZO DI CARTA UNA SOLA VOLTA:

INIZIARE, CONCLUDERE, ARCHIVIARE

GLI ARCHIVI- NEL DUBBIO, GETTARE (VERSIONE “HARD”)

- NEL DUBBIO METTERE NEL LIMBO (“VERSIONE SOFT”)


PULIZIE PERIODICHE

CIO’ CHE DA DUE ANNI NON SI TOCCA, SI GETTA

CIO’ CHE NON CI SI RICORDA DI AVERE, SI GETTA


LETTURA EFFICIENTE

APPROCCIO “GIORNALE”:

GUARDARE I TITOLI, INTRODUZIONE E CONCLUSIONE

SCORRERE E LEGGERE IDEE CHIAVE (evidenziare?)

DECIDERE SELETTIVAMENTE SE UTILE ENTRARE NEI DETTAGLI

MEMORIZZARE CON MAPPE MENTALI


RISPETTARE IL TEMPO DEGLI ALTRI PUNTUALITA’

PIANIFICARE IL TEMPO ALL’INIZIO

CHIARIRE GLI OBIETTIVI

ASCOLTARE ATTIVAMENTE

ATTENZIONE AI SEGNALI NON VERBALI

MEGLIOCONGEDARSI

CHE FARSICONGEDARE



Vacci

narsi

dalla

riunio

nite


GESTIRE SE STESSI• TENDENZA A RINVIARE: “SE DOVETE INGOIARE DUE

ROSPI, COMINCIATE DAL PIU’ GROSSO” M.Twain

• DARSI DEADLINES E RENDERLE NOTE

• PROMETTERSI PICCOLE GRATIFICAZIONI

• CONCENTRARSI SU UNA COSA PER VOLTA

• BLOCCHI DI ATTIVITA’ DI 2 ORE MAX

• PAUSE BREVI


E poi ogni tanto….

CONCEDERSI

QUALCHE SPAZIO

PER VIVERE E RESPIRARE

AL PROPRIO RITMOPeople & Performance

Date post:	11-May-2015
Category:	Presentations & Public Speaking
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