LEAN 03 Lean þjálfarar landspítalans

ÞÁTTTAKENDUR

2

HVAÐ ER FRAMUNDAN

Vinnustofa 1

12.Október

• PDCA/PDSA • Ferlagreining, VSM • SIPOC • Consumer vs

Provider greining • Hvernig á að

fylgjast með • Byrja að íhuga

ferlaverkefni

Vinnustofa 2

17.Nóvember

• Virðing fyrir fólki & hlustun

• Teymisvinna • Hlutverk lean

þjálfara • Verkefnastjórnun • Breytingarstjórnun • Umræður um

“þetta er lean” • Umræða og

coaching um verkefni

Vinnustofa 3

• Stöðugar umbætur – landspítalaleiðin (TPM)

• Rauntímamælar • Stöðumöt • SMED • Standard work • TWI • Lean stjórnendur • Umræða um “þetta

er lean” og grein • Umræða og

coaching um verkefni

Vinnustofa 4

• A3 hugsun • Orsakagreining • Lausn vandamála • Landspítalaleiðin • 3P • Tölfræði • Umræða um

“creating a lean culture” og greinar

• Umræða og coaching um verkefni

Ferlaverkefni: Tengja Flæðisvanda ef hægt er 3

Lean healthcare ráðstefna

Hringsalur 25.nóv

12:30-16:00

Uppskeruhátíð 1.Des

Miðjan maí (kynning á verkefnum)

Simon Elvnas 28.okt kl. 11:00

Fyrirtækjaheimsóknir

LEAN ÞJÁLFUN Á LANDSPÍTALA : VERKEFNI, LESTUR O.FL.

• Verkefni

• Gert er ráð fyrir að allir taki þátt í 5S, kaizen vinnustofu og ferlaverkefni

• Leshringur • Bókin “This is Lean”

• Umbætur á Landspítala – Umbótamyndbönd, ráðstefna

– Áður voru umbótafundir, Þema fyrir hvern fund, kynnt að jafnaði 2 verkefni, gömul og ný

• Annað lesefni – Gemba Kaizen: A Commonsense Approach to a Continuous Improvement Strategy

– Lean Production Simplified: Plain-Language Guide to the World´s Most Powerful Production System

– Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation

– Learning to See: Value Stream Mapping to Create Value and Eliminate MUDA

– Lean Hospitals

STARFSÁÆTLUN LANDSPÍTALA 2016

5

18.10.2016

18.10.2016 6

SAMANTEKT LEAN 01 Offramleiðsla

Bið

Óþarfa hreyfing

Gallar Óþarfar aðgerðir

Birgðir

Óþarfa flutningar

Ónýttir

hæfileikar

starfsmanna

SAMANTEKT LEAN 02

8

Bakgrunnur Framtíðarsýn

Núverandi ástand Aðgerðaráætlun

Mælikvarðar

MUDA – MURI - MURA

MUDA – MURI - MURA

• https://www.youtube.com/watch?v=9hx_SfH7auA

• Of mikil byrði: slæm mönnun

• Ójafnt álag/breytileiki: flensutíminn, göngudeildartímar.

• Sóun: allt sem viðskiptavinur er ekki tilbúin til þess að borga fyrir

UMRÆÐUR

• Eftir að þið fóruð á lean01 og lean02 hvar hafið þið nýtt ykkur þekkinguna

• Hvar sáuð þið sóun sem þið sáuð ekki áður

• Hvar er mesta sóunin hjá ykkur

• Hvaða ferlar hjá ykkur snerta legutíma sjúklinga eða flæði sjúklinga?

• Hvaða ferla mynduð þið vilja bæta?

• Hvar mynduð þið vilja kafa dýpra?

11

PDSA

Forstjóri og framkvæmdarstjórar

Forstöðumenn

DAGLEGT MAT Á STÖÐU

Deild

Hópur

Óleyst vandamál

TARGET: 5 ACTUAL: 3

Vandamál í vinnslu

Fjöldi símtala

Vandamál sem stoppa mig í

starfinu mínu

Yfirmaður og starfsmenn leysa vandamál ef þau ná ekki að leysa það er hægt að stiga því áfram.

Óleyst vandamál

Fjöldi símtala A3 fyrir þetta verkefni

Óleyst vandamál

Fjöldi símtala

PDCA

Arðsemi A3 fyrir þetta verkefni

Rannsóknir á vandamálum

Rannsóknir á vandamálum

Rannsóknir á vandamálum

Rannsóknir á vandamálum

Coaching

Coaching

Coaching

ÞRÓUN UMBÓTASTARFS - LEAN

Statistical Process Control

Total Quality Management

LEAN aðferðir verða áberandi í heilbrigðisþjónustu upp úr 2000

Nústaða Næsta staða

Framtíðarstaða

Sýn sjúklings

Í dag 1-6 mán 1-3 ár Útópía

Hvar stöndum við í dag?

Hvar viljum við vera eftir næstu ítrun? Hvenær?

Hvað þurfum við að gera til þess að vera til fyrirmyndar? Hvenær?

Hvað væri fullkomið?

Verkefni

Verkefnasafn Umbótatöflur

Framtíðarstaða þarf að vera ljós til þess að verkefni sem leiða okkur að næstu stöðu hafi tilgang. Það er erfitt að hvetja til þátttöku í verkefnum þar sem tilgangurinn er ekki ljós.

Plan

Define the system questions and predictions. Plan to answer the who, what, when, where questions-

objectives

Do Try the change plan on small scale

Collect data Begin analysis of data

Act Adopt, abandon or continue decision What changes need to be made

Plan continuous improvement

Study Complete analysis of data Compare data to predictions Summarize what was learned

W. Edwards Deming:

Faðir “gæðastjórnunar”

16

Vísindaleg nálgun

https://www.youtube.com/watch?v=e4gOPeHSRo8

17

Today’s Leader Lean Leader

Fire Fight Maintaining Improving

Fire fighting Fire fighting

Maintaining

Maintaining

Improving

Improving

Hlutverk lean þjálfara?

Three Keys to Leadership:

1. Go See (Gamba) “Senior Management must

spend time on the front lines.”

2. Ask Why (Root Cause) “Use the “Why” technique

daily.”

3. Show Respect “Respect your people.”

PDCA

Plan

Do Check

Act

Plan

Do Check

Act

Plan

Do Check

Act

Plan

Do Check

Act

Plan

Do Check

Act

Núverandi ástand

Framtíðar ástand

Plan

Do Check

Act

TOYOTA KATA

19

https://www.youtube.com/watch?v=cyvIUe7bH9o

PDCA / TOYOTA KATA LEIKUR

20

PLAN DO CHECK ACT

• Gone wrong

– https://www.youtube.com/watch?v=lCrsebfDkvQ

21

VIRÐISGREINING

18.10.2016 24

Lausn vandamála með Lean – frá virðisgreiningu til lausnar

Virðis-greining

• Skilgreinir skref í ferlinu • Kortleggur tíma sem ferlið tekur • Skýrir virðisaukandi skref

RCA

• Skilgreinir tiltekið vandamál • Varpar ljósi á raunverulega orsök vandamálsins

Lausn

• Komum fram með lausn sem tekur á raunverulegu vandamáli • Áhersla að mæla áhrif lausnarinnar • Greining á þáttum sem styðja við / draga úr lausninni

SKILGREINING Á VIRÐISKEÐJU

• Flæðiriti sem hjálpar okkur að afla upplýsinga og skilja núverandi ástand

– Sýnir okkur hvernig flæði/ferill er í raun og veru

– Hjálpar okkur að sjá sóun og leiðir til að eyða henni

– Eykur sameiginlegan skilning á ferlinu

– Hvetur til umræðu um umbætur

Tilgangur virðiskeðju

Auka virði þjónustu fyrir sjúklinginn með því að greina sóun frá virði í þjónustunni

HVAÐ ER VIRÐI?

• Virði er það sem sjúklingurinn upplifir að sé gert fyrir hann

– Þjónusta með hæstu gæði

– Þjónusta á réttum tíma

• Við gerð virðiskeðju á hugsunin alltaf að vera um sjúklinginn: Hvað er virði fyrir sjúklinginn í ferlinu?

• Sjúklingurinn í öndvegi! ALLTAF!

Í hefðbundnum fyrirtækjum

1. Viðskiptavinur vill borga fyrir vöruna eða þjónustuna.

2. Aðgerðin sem þú gerir verður að umbreyta vörunni eða þjónustunni á einhvern hátt.

3. Aðgerðin verður að vera gerð rétt í fyrsta skipti.

• Virði ef við erum að bæta upplýsingar eða taka ákvörðun!

10 SKREF TIL ÞESS AÐ BÚA TIL VSM 1. Skilgreina hvar ferlið byrjar og endar 2. Skilgreina virði

3. Skilgreina hvað þið ætlið að fá út úr verkefninu

4. Skoða ferlið (e. Walk the flow)

5. Fylgjast með og safna gögnum

6. Mappa upp Virðisstrauminn

Viðskiptavinur, Flæði vöru, Flæði upplýsinga, aðrar upplýsingar (Lager, Takt tími o.s.frv.)

7. Greina núverandi ástand

8. Búa til Ideal state

9. Búa til framtíðarkort

10. Búa til aðgerðaráætlun

Stofnskrá (e. Charter)

Hvar stöndum við núna

(baseline)

Sýn

Þróa áætlun

EKKI BARA Á DEILDINNI, SKOÐA ALLT FERLIÐ

STOFNSKRÁ (SKREF 1)

1. Skilgreina hvar ferlið byrjar og endar

2. Skilgreina virði 3. Skilgreina hvað þið ætlið

að fá út úr verkefninu 4. Skoða ferlið (e. Walk the

flow)

Ferils stig

Ein deild/vinnsla

(door to door)

Margar deildir/vinnslur

Milli fyrirtækja

Best að byrja hér

Nafn á ferli Byrjunar dags. Enda dags.

Byrjunar tími Endar tími:

Mörk ferils (byrjun til enda)

Byrjun:

Endi:

Afhverju þurfum við atburðinn?

Markmið

Verkefnastjóri:

Önnur hjálp

Stjórnendur

Aðstoðar verkefnastjóri:

Stofnskrá (e. Charter) fyrir viðburð

Staðsetning fyrir hóp

Ferlaeigandi

Ferlasérfræðingar

STOFNSKRÁ (SKREF 2)

1. Skilgreina hvar ferlið byrjar og endar

2. Skilgreina virði 3. Skilgreina hvað þið ætlið

að fá út úr verkefninu 4. Skoða ferlið (e. Walk the

flow)

Nafn á ferli Byrjunar dags. Enda dags.

Byrjunar tími Endar tími:

Mörk ferils (byrjun til enda)

Byrjun:

Endi:

Afhverju þurfum við atburðinn?

Markmið

Verkefnastjóri:

Önnur hjálp

Stjórnendur

Aðstoðar verkefnastjóri:

Stofnskrá (e. Charter) fyrir viðburð

Staðsetning fyrir hóp

Ferlaeigandi

Ferlasérfræðingar

STOFNSKRÁ (SKREF 3)

1. Skilgreina hvar ferlið byrjar og endar

2. Skilgreina virði 3. Skilgreina hvað þið ætlið

að fá út úr verkefninu 4. Skoða ferlið (e. Walk the

flow)

Nafn á ferli Byrjunar dags. Enda dags.

Byrjunar tími Endar tími:

Mörk ferils (byrjun til enda)

Byrjun:

Endi:

Afhverju þurfum við atburðinn?

Markmið

Verkefnastjóri:

Önnur hjálp

Stjórnendur

Aðstoðar verkefnastjóri:

Stofnskrá (e. Charter) fyrir viðburð

Staðsetning fyrir hóp

Ferlaeigandi

Ferlasérfræðingar

STOFNSKRÁ (SKREF 4)

1. Skilgreina hvar ferlið byrjar og endar

2. Skilgreina virði 3. Skilgreina hvað þið ætlið

að fá út úr verkefninu 4. Skoða ferlið (e. Walk the

flow)

Nafn á ferli Byrjunar dags. Enda dags.

Byrjunar tími Endar tími:

Mörk ferils (byrjun til enda)

Byrjun:

Endi:

Afhverju þurfum við atburðinn?

Markmið

Verkefnastjóri:

Önnur hjálp

Stjórnendur

Aðstoðar verkefnastjóri:

Stofnskrá (e. Charter) fyrir viðburð

Staðsetning fyrir hóp

Ferlaeigandi

Ferlasérfræðingar

Hluti 1

ÆFING 1

VIRÐISGREINING - VERKEFNI

• Kreisý Co er útskipunarfyrirtæki og því þurfa starfsmenn þess að ferðast gríðarlega mikið. Mikið hefur verið kvartað af starfsmönnunum vegna þess hversu langan tíma það tekur að gera ferðauppgjörið og fá greitt til baka. Nonni Jóns starfsmannastjóri gerði óformlega könnun meðal starfsmanna sinna en þeir töldu að það tæki að meðaltali 2 klst frá því að starfsmaður fer að gera ferðauppgjörið og síðan að meðaltali 25 daga að fá greidda dagpeninga og útgjöld. Þar sem það tekur svona langan tíma að fá greitt til baka þá hefur það leitt til uppsagna í fyrirtækinu. Starfmennirnir eru sammála um að eðlilegt væri að fá greitt innan 7 daga.

• Þar sem Kreisý Co gælir við lean innleiðingu þá ákveður Hans Péturson forstjóri að þetta væri kjörið tækifæri til þess að halda vinnustofu þar sem ferlið yrði virðisgreint. Hann ræður Palla P ráðgjafa til þess að keyra verkefnið fyrir sig Þeir ákveða að halda vinnustofuna 26.maí klukkan 09.00. Þau græja fundarherbergið Amazon fyrir tíman og ákveða hverjir eiga að taka þátt. Þeir ákveða að taka starfsmennina Jónínu og Völu en þær ferðast mest. Dagný yfirbókari á þetta ferli og því er hún einnig með í verkefninu.

Útbúið charter fyrir verkefnið

BASELINE (SKREF 5)

5. Fylgjast með og safna gögnum 6. Mappa upp Virðisstrauminn

Pressa CNC vél Fræs tromlun húðun xxx xxx

CM131131 X X X X

AB550 X X X X

Vara 3 X X X

Vara 4 X X X

xxx

xxx

xxx

Ferli/Skref og tæki

Vöru

r

Eru einhver vandamál í ferlinu sem tengjast viðskiptavini eða birgja?

Hvað vill viðskiptavinurinn og hvernig vill hann fá

afhent– hverjar eru þarfirnar? Hver er birginn, hvernig og hvenær lætur hann okkur fá

vörurnar?

VIRÐISSTRAUMS KORT

Upplýsingaflæði

Birgi Viðskiptavinur

Vinnslu box

Upplýsingar um vinnslu

Tímalína og yfirlit yfir mælikvarða

Efri helmingur lesist frá hægri til vinstri

Neðri helmingur lesist frá vinstri til hægri

BASELINE (SKREF 6)

5. Fylgjast með og safna gögnum 6. Mappa upp Virðisstrauminn

HELSTU TÁKN

ÞEGAR VIRÐISKEÐJA ER UNNIN:

• Hafa alla aðila sem koma að ferli í hópnum

• Settu þig í fótspor sjúklings og reyndu að sjá ferilinn út frá augum hans – walk the way, process from end to end!

• Einblíndu á lykil þætti sem hafa áhrif á ferilinn

• Hugsaðu feril sjúklings ekki deilda, sjúkdómsgreininga eða fagstétta

• Tryggðu að ekkert vanti inn í ferlið

• Einfaldaðu og flokkaðu skrefin þegar búið er teikna upp heildarmyndina á ferlinu – notaðu skynsemina til að fjarlægja þætti sem skipta minna máli

• Safnaðu upplýsingum/tölum sem sýna stöðuna í dag og passaðu að fara ekki út í það að þróa strax hvernig þér finnst ferlið ætti að vera

• Nústaða er eins og “snapshot” af raunveruleikanum

GÖGN FYRIR LEAN VERKEFNI

• Gögnin eru grunnviðmið fyrir breytingar og mælingar tengdar þeim • Grunnlína / Grunnviðmið = Baseline – kemur úr þessum mælingum • Einnig þarf að reikna út

• Lead tíma (feriltími) • Cycle tíma (skreftími) • Takt tíma

• Starfsemistölur • Vöruhús gagna inniheldur mikið af upplýsingum um starfsemi spítalans

• Nauðsynlegt að hafa umfang starfsemi og helstu lykilstærðir í upphafi verkefna • Tímastimplanir eru að aukast í vöruhúsi, s.s. inn og út af skurðstofu, bmt o.fl.

• Önnur gagnaöflun

• Kortleggja ferli sjúklinga / sýna o.s.frv. • Skrá tíma í hverju skrefi, milli skrefa, fjölda starfsmanna og helstu þætti • Skrá frávik • Telja skref ef gerð eru spagettirit

TÍMAMÆLINGAR TIL AÐ SJÁ OG SÝNA SÓUN

47

Passið að tímamæla ekki sóun sem part af

ferlinu!!!

TÍMAÚTREIKNINGAR Í LEAN

48

LEAD TÍMI

49

CYCLE TÍMI

50

LEAN MÆLIKVARÐAR Á SKRIFSTOFUNNI

• Vinnslutími / Process time (P/T)

– Sá tími sem tók raunverulegan tíma að vinna eina einingu „touch time“ án truflanna.

• Töf /Delay time (D/T), bið

– Sá tími sem er töf á vinnueiningunni eða hún ekki snert

• Afgreiðslutími/Lead time (L/T)

– Heildartími frá byrjun til enda

– L/T=P/T + D/T

• %búið og í lagi / %complete and accurate (%C/A)

– % af vinnu sem kemur inn í ferlið og er lokið og í lagi

MÆLINGAR Í LEAN-VERKEFNUM • Helstu mælingar eru

– Fjöldi

– Tími

– Frávik

– Skref

• Fjöldi, s.s. – Sjúklinga sem leggst inn brátt á sólarhring

– Rannsókna

– Eyðublaða

– Skráninga

• Tími – Heildartími = Lead time (Process cycle time; Turnaround time)

– Virðisaukandi tími = Value-Added Time

– Ekki virðisaukandi tími / Sóun = Non-Value Added Time

– Takt time = Customer demand rate

18.10.2016 52

EINFALDLEIKI – FORGANGSRÖÐUN - EFTIRFYLGNI

Efficiency = Virðisaukandi tími /

Heildartíma

Takt rate = Fjöldi sem þarf þjónustu á skilgreindum tíma

VALUE STREAM MAP - CURRENT STATE HIPREPLACEMENT

MÆLINGABLÖÐ - DÆMI

18.10.2016 56

• Ef þið getið ekki greint breytileika og frávik í vinnuferlinu ykkar þá getur þú ekki séð óvininn.

• Því er gott að vita um breytileika á helstu vinnslustöðvum t.d. Hversu mikill breytileiki er í

– Vinnslutíma

– Umskiptitíma

– Uptime

– Gæðum

– Eftirspurn

• Oft kemur í ljós að mikið af vandamálum í seinum afhendingum og löngum afhendingarfresti er vegna þessara ofangreinda atriða.

BREYTILEIKI (E. VARIATION) ER ÓVINUR LEAN

SIPOC • Frábært tól í ferlagreiningu

• Hægt að nota með VSM til aðstoðar

• SIPOC stendur fyrir Supplier, Input, Process, Output, Customer

Suppliers/ Birgi Hagkkaup Ég

Input / ílag Kaffi, vatn, teketlinn, bolli

Output/ úttak heitt kaffi, óhrein kanna Óhrein skeið

Customer/ Viðskiptavinur Maðurinn minn

byrjun Sjóða vatn

Setja vatn í bolla

Setja kaffi í bolla

Hræra Drekka Endir

VERKEFNI FRH. • Viðskiptavinurinn myndi vilja fá greitt til baka innan 7 daga

• Það eru 5 ferðauppgjör sem koma inn á hverjum degi.

• Það er einn ferðaráðgjafi sem vinnur við að greiða dagpeningana.

• Það er einn bókari og einn launafulltrúi sem vinna við þetta líka.

• Vinnslutíminn er eftirfarandi (P/T):

– Úttekt á ferðaupplýsingum 10 mín

– Fá kvittun yfirmanns 5 mín

– Setja inn í kerfið 7 mín

– Úttekt á upplýsingum og greiða reikning 10 mín

– Greiðsla á dagpeningum og ganga frá skýrslu 5 mín

• Tafir á afgreiðslu var aðeins í úttekt á ferðaupplýsingum en það gat verið frá 0-3 daga þar sem þetta var ekki skoðað.

• Það sem kláraðist strax og var í lagi var eftirfarandi (complete and accurate%)

– Úttekt á ferðaupplýsingum 44%

– Fá kvittun 90%

– Setja inn í kerfið 99%

– Úttekt á upplýsingum og greiða reikning 95%

– Greiðsla á dagpeningum og ganga frá skýrslu var 100%

Byrjið á vsm kortinu, setjið inn viðskiptavin og þarfir hans. Ennfremur setjið upp efnisflæðið og upplýsingar í

gagnabox.

VERKEFNI FRH.

• Þegar starfsmennirnir í vinnustofunni fara að grennslast um hvað bíður mikið af skýrslum þá komast þeir að eftirfarandi:

• 40 skýrslur biðu á eftir úttekt á upplýsingum

• 10 skýrslur biðu eftir kvittun frá yfirmanni

• 30 skýrslur biður eftir að verða settar inn í kerfið

• 20 skýrslur biðu eftir að fara í úttekt og greiðslu

• 10 skýrslur biðu eftir greiðslu á dagpeningum

Setjið inn millilager og bætið við örvum og táknum sem táknar hvernig efnið flæðir og

upplýsingar.

VERKEFNI FRH.

• Reikna út millilager í dögum

– Þar sem lager er í stykkjatali þá þarf að reikna út tíman þar

– Lager í dögum = heildar millilager þann dag/ eftirspurn frá viðskiptavini á dag

– Dæmi : 30 skýrslur á lager þann dag / 5 skýrslur sem koma inn á dag = 6 dagar í lager

Reiknið út hversu margir dagar millilagerarnir eru, setjið tímalínuna og reiknið út afhendingartíma og

hversu mikið er virðisaukandi

SÝN (SKREF 7)

7. Greina núverandi ástand 8. Búa til Ideal state

Hvað er vandamál? Gatið milli þess sem á að vera – eða það sem þú vilt að það sé í framtíðinni og það sem er raunverulega núna. Til þess að bæta ferlið Horfið í • Að ná því sem viðskiptavinurinn vill • Láta vöruna flæða • Hvernig ferlið er unnið Hægt er nýta sér ýmsar rótargreiningar aðferðir við að finna ástæðuna fyrir núverandi ástandi – t.d. • 5 afhverju • Fiskbeinarit

Setjið það sem þið teljið vera vandmál sem kaizen bursts á núverandi ástand

VERKEFNI FRH.

• Rýnið í núverandi ástand og skoðið hvar þið gætuð bætt ykkur

• Setjið kaizen stjörnur á kortið ykkar

Mikið af skýrslum koma gallaðar inn

SÝN (SKREF 8)

• Ideal state er besti processins sem við getum hugsað okkur fyrir viðskiptavininn okkar og fyrirtækið.

• Getum ímyndað okkur að fyrirtækið væri að byrja á núlli – hvernig myndum við hafa þetta þá

• Hugsa út fyrir boxið og taka frá takmarkandi hluti

7. Greina núverandi ástand 8. Búa til Ideal state

Gerið ideal state kort fyrir ferlið

Hópurinn kynnir það svo

BÚA TIL FRAMTÍÐARKORT (SKREF 9)

9. Búa til framtíðarkort 10. Búa til aðgerðaráætlun

Eftirfarandi spurningar er gott að hafa í huga við gerð framtíðarástands 1. Hvað vill viðskiptavinurinn raunverulega 2. Hversu langur er tímarammi umbótanna? 3. Látið vinnuna flæða

1. Hvaða skref búa til virði og hvaða skref eru sóun – reynið að hámarka virðisaukandi skrefin

2. Hvernig er hægt að vinna ferlið án truflunar eða stoppa 3. Notið þau lean tól sem eru viðeigandi

4. Ef ferlið þarf að stoppa hvernig verður flæðinu stjórnað? 5. Hvernig verður vinnuálagið? 6. Hversu oft er hægt að athuga hversu vel ferlið gengur 7. Bætið gæði og breytileika (standardize work!) 8. Hvað þarf að gera til þess að ná fram framtíðarkortinu? 9. Metið árangur breytinganna - hver verður nýr afgreiðslutími, %rétt

strax og VA

Spurningar sem gott er að svara – learning to see 1. Hvað er Takt Tíminn? 2. Ætlum við að framleiða í súpermarkað þar sem

viðskiptavinurinn togar vörurnar frá eða ætlum við að senda beint til hans?

3. Hvar getum við notað samfellt flæði? 4. Hvar í framleiðsluferlinu ætlum við að skipuleggja

framleiðsluna (pacemaker process)? 5. Hvernig munum við jafna framleiðsluna á vöruúrvalinu? 6. Hvaða einingu af vinnu mun ég nota til þess að stöðugt taka

frá pacemaker ferlinu? 7. Hvaða ferla umbætur eru nauðsynlegar að gera til þess að

virðisstraumurinn flæði eins og framtíðarkorti segir til um?

TAKT TÍMI

– Takt time er takturinn sem ferlið ætti að hafa þ.e. Hversu margar einingar á tímaeiningu ferlið ætti að hafa m.v. hvað viðskiptavinurinn vill og hversu mikill tími er aflögufær.

– Tekið er til greina hver eftirspurnin er og athugað hvernig taktur framleiðslunnar á að vera m.v. það

DÆMI AÐ REIKNA ÚT TT

• Apple fær 8500 beiðnir um ný application eða breytingar á applicationum. Þeir þurfa að hafa starfsmenn við að yfirfara alla kóðana tvisvar vegna reglugerðar frá USA um independent review.

• Ef þeir eru með 40 starfsmenn í vinnu – hversu langan tíma hafa þeir til þess að fara yfir kóðann ef þeir eiga ekki að eiga hættu á því að byggja lager?

• Takt=Tiltækilegur tími/eftirspurn

• Eftirspurn = 8500 app á viku en það þarf að lesa tvisvar sem þýðir að eftirspurn er 17.000 á viku eða 3400 á dag m.v. 5 daga vinnuviku.

• Tími = 40 starfsmenn * 7,5 klst (m.v. 8 tíma vinnudag og 30 mín pásu)

• TT= 7,5 * 60 * 60 / 3400 = 7.94 sek

• En þar sem það eru 40 starfsmenn þá mega þeir vera

• 40*7.94 sek = 317.6 sek eða 5.29 mín.

OPERATOR BALANCE CHART • Fjöldi starfsmanna = heildar vinnslutími / TT

• Dæmi:

• TT = 80

• Vinnsla 1=65

• Vinnsla 2=80

• Vinnsla 3=72

• Vinnsla 4=55

• Vinnsla 5=60

• Samtals vinnslutími = 332

• Fjöldi starfsmanna er = 332/80=4,15

• Sem þýðir að 4 gætu unnið hér og við myndum reyna að minnka vinnslutíma þessara fjögurra stöðva niður fyrir 315.

• Viljum alltaf hafa vinnslutíma rétt fyrir neðan TT.

Sameina stöðvar og jafna álag

Hægt er að miða við þessar reglur: <0.3 : Ekki bæta við öðrum starfsmanni, finnið leið til þess að útrýma sóun 0.3-0.5: Ekki bæta við starfsmanni strax. Reynið að útrýma sóun í 2 vikur og skoða svo hvort þið þurfið annan starfsmann. >0.5: Bætið við öðrum starfsmanni ef það er nauðsynlegt en reynið að útrýma sóun til þess að starfsmaðurinn verði óþarfi.

TAKT TIME – DÆMI UM ÚTSKRIFTIR

69

Reiknið vikulegan takt tíma á útskriftum á viðkomandi deild: 1. Tími til að sinna útskriftum á viku í mín? 2. Hver er þörfin?

1. 7 dagar x 24 klst x 60 min = 10080 min 2. 68 útskriftir á viku 3. Vikulegu takt tími útskrifta er : 10080 min / 68 útskriftum = 2 klst og 28 min.

Footer text 70

Of gróf gögn til að gefa okkur einhverjar upplýsingar til að vinna með. Betra að reikna taktímann niður á daga: 24 x 60 = 1440 1440 / fjölda útskrifta per dag.

Eða jafnvel að reikna takt tíma fyrir hverja vakt, t.d. kvöldvaktina: 8 klst x 60 min = 480 min 480 / fjölda útksrifta á kvöldvakt.

Footer text 71

Með þessum upplýsingum getum við spurt afmarkaðra og gagnlegra spurninga sem hjálpa okkur að takast á við breytilega þörf fyrir þjónustu:

• Hvernig mönnum við deildina til að jafna álagi og mæta þörf fyrir þjónustu? • Er morgunvaktin e.t.v. undirmönnuð sem veldur álagi á kvöldvaktinni? • Getum við jafnað álagi með því að færa eitthvað af útskriftunum á aðra daga? • Er verið að vinna útksriftarvinnuna samdægurs? • Er verið að “batcha” vinnu sem veldur álagi á öðrum einingum og bið (t.d. sjúklingaflutningar eða apótek)? • Hvernig er vinnutíma stoðstétta sem sinna útskriftum, t.d. félagsráðgjafar og útskriftarteymi? • ………. • ……….

• Hægt er að miða við þessar reglur:

• <0.3 : Ekki bæta við öðrum starfsmanni, finnið leið til þess að útrýma sóun

• 0.3-0.5: Ekki bæta við starfsmanni strax. Reynið að útrýma sóun í 2 vikur og skoða svo hvort þið þurfið annan starfsmann.

• >0.5: Bætið við öðrum starfsmanni ef það er nauðsynlegt en reynið að útrýma sóun til þess að starfsmaðurinn verði óþarfi.

HVERSU MARGIR STARFSMENN

LEAN TÓL SEM HÆGT ER AÐ NOTFÆRA SÉR

Quality at source

Heijunka

Vinna með birgjum

TÁKN Í FRAMTÍÐARKORTUM - DÆMI

• Reynið að ná samfelldu flæði á eins mörgum stöðum og þið getið

• Oft kallað one pice flow

• Það þýðir að framleitt er eitt stykki í einu og það er sent áfram á næstu vinnustöð strax án þess að bíða og mynda millilager.

• Hægt er að nýta sér fræði um cellular manufacturing til þess að ná þessu fram.

• Oft þarf að hugsa út fyrir kassann til þess að finna lausnir

• Í kortinu þá er samfellt flæði táknað með því að hafa vinnustöðvarnar saman í kassa.

• Stundum er ekki hægt að ná samfelldu flæði strax þá er gott að byrja á að nota samsetningu á samfelldu flæði og pull/FIFO

SAMFELLT FLÆÐI (E. CONTINUOUS FLOW)

VERKEFNI FRH.

• Gerið framtíðarkortið ykkar

– Reynið að uppfylla þarfir viðskiptavinarins

– Ákveðið tímaramma verkefnis

– Setjið upp nýtt ferli

– Setjið fram kaizen stjörnur með þeim verkefnum sem þið ætlið að vinna

– Setjið fram tilgátu um hvernig mælikvarðar muni lagast

Hóparnir kynna nýtt framtíðarkort

ÞRÓA ÁÆTLUN

77

ÞRÓA ÁÆTLUN (SKREF 10) • Það er ykkar að forgangsraða og ákveða á

hverju á að byrja

• Ekki er hægt að byrja á öllu í einu

• Byrjið til dæmis á verkefnum

– Þar sem er skýr eigandi og mikið support

– Low hanging fruit

– Stór gæðavandmál

– Tekur stæra hluta auðlinda

– Er þess virði að eyða tíma í að gera

– Er með gott business case

• Einnig hægt að nota assessment og forgangsröðunar matrixu

9. Búa til framtíðarkort 10. Búa til aðgerðaráætlun

• Aðgerðaráætlunin þarf að hafa

– Markmið innleiðingarinnar

– Aðgerðir sem þarf að gera

– SPA

– Dagsetningar/Tímalína

– Hverjir þurfa að hjálpa (support)

– Control points (erum við á áætlun)

FORGANGSRÖÐUN LAUSNA M

ög

ule

g á

hri

f

Mik

il

Lít

il

Erfitt Auðvelt

Í framkvæmd

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

18.10.2016 83

Skipuleggja núna framkvæma síðar

Framkvæma núna

Leysa síðar Skipuleggja núna framkvæma síðar

3

10 8 12

6 11 13

1 7

5 2

14

9

4

Verkefni 1 Verkefni 2 Verkefni 3 Verkefni 4

Heiti

Markmið

Framkvæmd

Staða

Grunnlína

Mæling

Mælikvarði

Staða verkefna

HÆGT AÐ NOTA STÖÐU A3

86

VSM - ATH

• Passið ykkur ef það eru auðlindir sem eru notaðar af mörgum

• Munið að VSM kortið er „snap shot“ og því tekur ekki mikið tillit til breytileika

Þú verður að skilja ferlið til þess að geta einfaldað það

ÁBENDINGAR

HVAÐA VIRÐISSTRAUM Á AÐ BYRJA Á?

• Veljið 1 virðisstraum

– Auðveldan

– Fáið mikið út úr honum

– Gott ef hann er innan deildar

• Beitið þeim lean tólum á virðisstrauminn sem þarf

• Passið að fara ekki í “scope creep”

ÆFING Í VIRÐISGREININGU

93

UMRÆÐUR

• Hvaða verkefni koma til greina sem fyrsta lean verkefnið ykkar

94

SAMANTEKT

Að búa til VSM er ekki það sama og innleiða lean.

MUNIÐ AÐ ÖLL GREINING OG KORTLAGNIN ER SÓUN NEMA ÞIÐ NÝTIÐ UPPLÝSINGARNAR OG ÞAÐ LEIÐI TIL EINHVERRA AÐGERÐA!

LÆRA MEIRA

• Lengri þjálfun í boði

– Lean fyrir stjórnendur (lean 04)

• Bækur

• Heimasíður

– www.lean.is

• Markþjálfun&Mentoring

• Ráðstefnur

– Lean Ísland

– Manino