115 >> ELABORACIÓN DEL MANUAL DEL CURSO BÁSICO DE ARCGIS COMO HERRAMIENTA DE AUTOAPRENDIZAJE PARA LA ASIGNATURA DE GEOMÁTICA Graciela Carolina Franco Ariza Jhon Jairo Cáceres Jiménez Resumen Este documento se realiza con el fin de presentar una descripción de la metodología ulizada en la elabo- ración del manual del curso básico de ArcGIS 1 , que corresponde al nombre de un conjunto de productos soſtware de sistemas de información geográfica (SIG o GIS, por la sigla en inglés de Geographic Informaon System) producido y comercializado por ESRI, creado con el propósito de proporcionar a los estudiantes de ingeniería civil una herramienta de autoaprendizaje en la asignatura de Geomáca. La elaboración del manual es presentada como proyecto en el área de especiali- zación SIG del diplomado ‘Uso de Nuevas Tecnologías para la Invesgación Aplicada a la Ingeniería’, de la Es- cuela de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial de Santander. El manual es una adaptación del documen- to llamado ArcGIS – Manual básico, escrito por Iván Darío Gómez Araújo y Jorge Hernando Gómez Gómez, basados en el libro Arc view GIS, curso básico, de Jorge Hernando Gómez Gómez, Édgar Jesús Rojas Ramírez y Edilma Orz, y editado por la Universidad Industrial de Santander como material de apoyo pedagógico. Palabras Clave: manual ArcGIS, autoaprendizaje, Arc- View, Geographic Informaon System. INTRODUCCIÓN En la actualidad, los sistemas de información geográfica se han converdo en una herramienta no solo impor- tante, sino indispensable en el trabajo de tratamiento de la información geográfica de nuestro mundo sico. Esta información es traducida en una agrupación de datos geográficos referenciados por coordenadas es- paciales y datos alfanuméricos presentados como atri- butos que se pueden almacenar, organizar, manejar y analizar de una manera sencilla mediante el uso de un soſtware especializado, como ArcGIS, acompañado de una completa plataforma de módulos y extensiones. 1 En el texto, se transcribe este nombre de la forma como fue registrado en Colciencias (N. del E.) Es por ello que en la Escuela de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial de Santander se ha buscado la forma en que los estudiantes conozcan las herramien- tas que proporciona el soſtware y las ventajas que ene su aplicación en el manejo de la información geográfi- ca, que les permite que en la asignatura de Geomáca trabajen con ArcGIS. Actualmente, los estudiantes se encuentran trabajan- do con la versión 3.2 de ArcView, que, a pesar de te- ner grandes ventajas en su facilidad de manejo, carece de los grandes avances y herramientas que hoy en día ofrece ArcGIS 9.3, el soſtware base de la actualización del manual de curso básico de ArcView. Este manual está dirigido principalmente a los estu- diantes de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial de Santander para que sea ulizado como herramienta de autoaprendizaje en la parte prácca de la asigna- tura de Geomáca. Sin embargo, puede ser ulizado por profesionales, técnicos y estudiantes de otras ra- mas de la ingeniería, con poca o ninguna experiencia en el manejo del soſtware ArcGIS, que deseen tener un conocimiento general de la edición y el tratamiento de información geográfica. El curso básico presenta diez ejercicios aplicados a la ingeniería con el fin de conocer las herramientas que ofrece el soſtware, perfeccionar las herramientas y ha- cer uso de ellas en proyectos futuros. Es importante mencionar que los ejercicios no abarcan el uso de to- das las herramientas de las que dispone el soſtware, pero son esenciales y básicas en el desarrollo de cual- quier proyecto que requiera la implementación de sis- temas de información geográfica. Este manual ha sido diseñado para un desarrollo de autoaprendizaje, de manera que el estudiante no re- quiera de una herramienta adicional de consulta para lograr el entendimiento de los procesos que se propo- nen. CONTENIDO DEL MANUAL El libro del curso consta de tres secciones principa- les: conceptos básicos, ejercicios y bibliograa. En los conceptos básicos, se presenta en forma general la definición, la aplicación, la estructura y la interfaz del soſtware base de este manual. En la sección corres- pondiente, se proponen diez ejercicios y se explica el procedimiento para su desarrollo; también, se propo- nen preguntas y ejercicios adicionales para que el estu-
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ELABORACIÓN DEL MANUAL DEL CURSO BáSICO DE ARCGIS COMO HERRAMIENTA DE AUTOAPRENDIzAJE PARA LA ASIGNATURA DE GEOMáTICA
Graciela Carolina Franco Ariza
Jhon Jairo Cáceres Jiménez
Resumen
Este documento se realiza con el fin de presentar una descripción de la metodología utilizada en la elabo-ración del manual del curso básico de ArcGIS1, que corresponde al nombre de un conjunto de productos software de sistemas de información geográfica (SIG o GIS, por la sigla en inglés de Geographic Information System) producido y comercializado por ESRI, creado con el propósito de proporcionar a los estudiantes de ingeniería civil una herramienta de autoaprendizaje en la asignatura de Geomática. La elaboración del manual es presentada como proyecto en el área de especiali-zación SIG del diplomado ‘Uso de Nuevas Tecnologías para la Investigación Aplicada a la Ingeniería’, de la Es-cuela de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial de Santander. El manual es una adaptación del documen-to llamado ArcGIS – Manual básico, escrito por Iván Darío Gómez Araújo y Jorge Hernando Gómez Gómez, basados en el libro Arc view GIS, curso básico, de Jorge Hernando Gómez Gómez, Édgar Jesús Rojas Ramírez y Edilma Ortiz, y editado por la Universidad Industrial de Santander como material de apoyo pedagógico.
Palabras Clave: manual ArcGIS, autoaprendizaje, Arc-View, Geographic Information System.
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, los sistemas de información geográfica se han convertido en una herramienta no solo impor-tante, sino indispensable en el trabajo de tratamiento de la información geográfica de nuestro mundo físico. Esta información es traducida en una agrupación de datos geográficos referenciados por coordenadas es-paciales y datos alfanuméricos presentados como atri-butos que se pueden almacenar, organizar, manejar y analizar de una manera sencilla mediante el uso de un software especializado, como ArcGIS, acompañado de una completa plataforma de módulos y extensiones.
1 En el texto, se transcribe este nombre de la forma como fue registrado en Colciencias (N. del E.)
Es por ello que en la Escuela de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial de Santander se ha buscado la forma en que los estudiantes conozcan las herramien-tas que proporciona el software y las ventajas que tiene su aplicación en el manejo de la información geográfi-ca, que les permite que en la asignatura de Geomática trabajen con ArcGIS.
Actualmente, los estudiantes se encuentran trabajan-do con la versión 3.2 de ArcView, que, a pesar de te-ner grandes ventajas en su facilidad de manejo, carece de los grandes avances y herramientas que hoy en día ofrece ArcGIS 9.3, el software base de la actualización del manual de curso básico de ArcView.
Este manual está dirigido principalmente a los estu-diantes de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial de Santander para que sea utilizado como herramienta de autoaprendizaje en la parte práctica de la asigna-tura de Geomática. Sin embargo, puede ser utilizado por profesionales, técnicos y estudiantes de otras ra-mas de la ingeniería, con poca o ninguna experiencia en el manejo del software ArcGIS, que deseen tener un conocimiento general de la edición y el tratamiento de información geográfica.
El curso básico presenta diez ejercicios aplicados a la ingeniería con el fin de conocer las herramientas que ofrece el software, perfeccionar las herramientas y ha-cer uso de ellas en proyectos futuros. Es importante mencionar que los ejercicios no abarcan el uso de to-das las herramientas de las que dispone el software, pero son esenciales y básicas en el desarrollo de cual-quier proyecto que requiera la implementación de sis-temas de información geográfica.
Este manual ha sido diseñado para un desarrollo de autoaprendizaje, de manera que el estudiante no re-quiera de una herramienta adicional de consulta para lograr el entendimiento de los procesos que se propo-nen.
CONTENIDO DEL MANUAL
El libro del curso consta de tres secciones principa-les: conceptos básicos, ejercicios y bibliografía. En los conceptos básicos, se presenta en forma general la definición, la aplicación, la estructura y la interfaz del software base de este manual. En la sección corres-pondiente, se proponen diez ejercicios y se explica el procedimiento para su desarrollo; también, se propo-nen preguntas y ejercicios adicionales para que el estu-
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DISEñO DE UNA BASE DE DATOS DE ARTÍCULOS DE INVESTIGACIÓN CON INTERfAz GRáfICA DESARROLLADA EN LENGUAJE VISUAL BASIC.NET
Andrés Felipe Gómez Chaparro
SulayTatianaMesaRibero
Laura Andrea Vargas Carvajal
Duván Yahír Sanabria Echeverry
Resumen
En este artículo se presenta el diseño de una base de datos que permita organizar la información recopilada para la elaboración del estado del arte de los proyec-tos de grado ‘Algoritmo para reconocimiento de fallas por deformación en pavimento flexible mediante la adquisición de datos captados a través de sensores remotos’ y ‘Algoritmo para reconocimiento de fallas tipo fisura en pavimento rígido mediante tratamiento de imágenes digitales’, actualmente en desarrollo en la Escuela de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial de Santander. Su objetivo principal es presentar una herramienta que facilite y optimice el manejo de la in-formación y su posterior extracción. Para tal fin, se pre-sentan los conceptos generales, el modelo relacional, las entidades, los atributos y las relaciones utilizadas y los mecanismos necesarios para consultar la base de datos mediante el lenguaje SQL.
Palabras clave: base de datos, modelo relacional, enti-dad, llave primaria, normalización, cardinalidad.
INTRODUCCIÓN
La explosión de nuevas tecnologías –y con ella la ac-cesibilidad a un gran volumen de información– hace de su manipulación una tarea difícil; por esta razón, se hace necesario desarrollar una herramienta que per-mita compilar y organizar gran cantidad de datos de una manera eficiente y eficaz. Es aquí donde la aplica-bilidad de las bases de datos se hace evidente.
Una base de datos es una colección que puede consul-tarse en forma sistemática para organizar, mantener y recuperar información. Su importancia radica en que facilita el almacenamiento, la recuperación de forma rápida y flexible, la organización y la reorganización, la impresión y distribución de grandes cantidades de in-formación. El proceso del diseño de las bases de datos
se desarrolla en tres fases: diseño conceptual, diseño lógico y diseño físico, cuyo producto final es la imple-mentación física de la base de datos.
El presente trabajo se enfoca principalmente en el di-seño de una base de datos en Microsoft Access, que permita la organización de una gran cantidad de docu-mentos en medio magnético y en línea, que hacen par-te de la revisión bibliográfica y elaboración del estado del arte de dos proyectos de grado adscritos al grupo de investigación Geomática, de la Escuela de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial de Santander, actual-mente en desarrollo, titulados ‘Algoritmo para recono-cimiento de fallas por deformación en pavimento flexi-ble mediante la adquisición de datos captados a través de sensores remotos’ y ‘Algoritmo para reconocimien-to de fallas tipo fisura en pavimento rígido mediante tratamiento de imágenes digitales’.
A continuación, se plantea el procedimiento desarro-llado para tal fin, y se presenta en primera instancia una serie de conceptos básicos, seguida de un diagra-ma del modelo entidad – relación, normalización de entidades, determinación de cardinalidad de las re-laciones, descripción de las entidades utilizadas y sus atributos correspondientes, interacción con el usuario por medio de una interfaz gráfica, posibilidad de hacer consultas apoyadas en el lenguaje SQL y ejemplos co-munes de estas consultas evidenciando la aplicabilidad de la base de datos.
CONCEPTOS BáSICOS
Modelo entidad – relación:
Es un modelo formado por un conjunto de conceptos que permiten describir la realidad mediante represen-taciones gráficas y lingüísticas. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información, así como sus interrelaciones y propiedades. [11]
Modelo relacional:
Es un modelo lógico que establece una estructura sobre los datos mediante la creación de un esquema compuesto de un conjunto de tablas que presentan re-laciones entre los datos.
Entidad:
Cualquier tipo de objeto o concepto sobre el que se recoge información: cosa, persona, concepto abstracto o suceso, representado por sus características o atribu-tos. Un nombre de entidad sólo puede aparecer una vez en el esquema conceptual. [10]
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METODOLOGÍA
El manual tiene una estructura totalmente práctica, acompa-ñada de la base teórica nece-saria para lograr una mejor transferencia tecnológica en los alumnos.
La presentación de cada ejercicio incluye su correspon-diente título, sus objetivos y las herramientas destaca-das en el desarrollo de la actividad (figura 1).
Se explica con la ayuda de figuras e íconos, con la in-tención de ser guía constante en la medida en que se realiza el procedimiento indicado. Cada figura es cita-da en el párrafo inmediatamente anterior con el fin de garantizar en la lectura del estudiante la secuencia y la organización (figura 2).
Aparecerá la ventana del asistente. En The features of a layer escoja Ejevial, haga clic en Siguiente. Para crear el buffer elija la opción At a specified distance y ponga 14,8 m (verifique que las unidades de distancia del buffer se encuentren en metros; de no ser así, cámbielas en el campo desplegable Distance units are: Meters). Haga clic en Siguiente. En Dissolve barriers between, escoja Yes. Para guardar el buffer en una nueva capa (mapa), seleccione la opción In a new layer, y especifique la ruta donde se almacenará el nuevo mapa (Recomendación: D:\Curso\Ejercicio 8\Buffer.shp), y haga clic en Finalizar (figura 26).
figura 1. Ejemplo de presentación de ejercicio
figura 2. Extracción manual: citación de figuras
Se creó una tabla con las herramientas más importan-tes de ArcMap con el fin de proporcionar al estudiante una forma rápida de consulta a cada una de ellas.
También se organizaron en tablas las extensiones con las que se puede trabajar en ArcGIS y en ArcMap y las extensiones de imágenes compatibles.
Referencias
[1] ESRI. 2011. Esri-The GIS Software Leader| Mapping software and Data. ArcGIS Desktop Help. [En línea] Abril de 2011. [Citado el: 15 de abril de 2011.] Diponible en: http://webhelp.esri.com/arcgisdesk-top/9.3/.
[2] FUENTES, Claudio. Tutorial N°1:Herramientas básicas de ArcGIS. Chile: Universidad de Chile. Escuela de Geografía, 2010.
[3] GÓMEZ GÓMEZ, Jorge Hernando y GÓMEZ ARAÚJO, Iván Darío. ArcGIS Manual básico. Bucaramanga: Universidad Industrial de Santander, 2009.
[4] GÓMEZ GÓMEZ, Jorge Hernando; ROJAS RAMÍREZ, Édgar Jesús y HERRERA ORTIZ, Edilma. ArcView GIS Curso básico - Autoapren-dizaje. Bucaramanga: Universidad Industrial de Santander, 2005.
[5] SANTIAGO, Iván. Fundamentos de ArcGIS- Versión ArcView 9.1 -Tutorial de lecturas. Puerto Rico: Área de tecnología- Oficina de Ge-rencia y Presupuesto, 2005.
[6] USDA Natural Resources Conservation Service. ArcGIS 8.3 Tips and tricks. s.l.: National Cartography & Geospatial Center.
Autores:
Graciela Carolina Franco ArizaIngeniera civilUniversidad Industrial de [email protected]
Jhon Jairo Cáceres JiménezIngeniero de sistemas, especialista en sistemas de información geográfica, magíster en informática, “Doctor of Philosophy in Civil Engineering” Profesor de la Escuela de Ingeniería CivilGrupo de investigación Geomática, gestión y optimización de sistemasUniversidad Industrial de [email protected]
MEMORIAS DEL DIPLOMADO 2011
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diante analice los resultados obtenidos. En la sección de bibliografía, se presentan las fuentes de consulta utilizadas para la elaboración de este documento.
Los conceptos básicos consignados en la primera parte del manual corresponden a una traducción y una selec-ción de información de la herramienta de ayuda virtual de ESRI ArcGIS Desktop Help. La consigna de cada uno de los ejercicios fue tomada del libro ArcView Gis-curso básico. Los procesos mostrados para el desarrollo de los ejercicios son propuestos por el autor y basados en el documento ArcGIS – manual básico, de Iván Darío Gómez Araújo y Jorge Hernando Gómez Gómez.
DESCRIPCIÓN DE EJERCICIOS
A continuación, se presentan los ejercicios para el es-tudiante, de acuerdo con el procedimiento descrito en el manual.
Ejercicio 1: creación de mapas básicos
Objetivo: Aprender la forma de apertura de mapas y manejo de las herramientas básicas de visualización de los mapas. Clasificar un mapa de acuerdo con uno de sus atributos y manejar las primeras consultas utilizan-do su información básica.
Herramientas clave: Data Frame Properties, Add Data, Properties, Identify, Save.
Ejercicio 2: unión de dos mapas
Objetivo: Aprender a manipular dos o más mapas en la misma vista, y modificar e interpretar sus atributos.
Herramientas clave: Properties, Symbol Selector.
Ejercicio 3: impresión de mapas
Objetivos: Elaborar el diseño de impresión de los ma-pas, con sus coordenadas geográficas, el norte, la es-cala gráfica y la escala numérica, las convenciones, etc. Configurar la hoja de impresión. Aprender a elaborar plantillas para impresiones en serie.
Herramientas clave: Layout View, Data View, Insert, Ex-port Map.
Ejercicio 4: manejo de información alfanumérica
Objetivo: Aprender a manejar las tablas de atributos y a importar otros atributos registrados en tablas inde-pendientes para unirlas con las existentes.
Herramientas clave: Editor, Join, Select by Attributes, Field Calculator.
Ejercicio 5: clasificación de mapas
Objetivo: Aprender a generar mapas con representa-ciones de valores temáticos o numéricos, mapas de puntos o con diagramas de barras.
Herramientas clave: Properties-Symbology, Labels.
Ejercicio 6: búsquedas
Objetivo: Aprender a realizar consultas en una base de datos y a obtener información de localización a través de sus atributos.
Herramientas clave: Find & Replace, Join, Select by At-tributes, Select By Graphics, Select By Location.
Ejercicio 7: creación y edición de mapas
Objetivos: Aprender a editar un mapa. Crear mapas de puntos, líneas y polígonos. Incluir representación foto-gráfica en los mapas tratados.
Objetivo: Comprender la aplicación de la definición de un “buffer” para cuantificar la afectación predial en un proyecto urbano de ampliación vial. Manejar con ma-yor destreza las tablas de atributos.
Herramientas clave: Buffer Wizard, Select by Location, Select by Attributes, Field Calculator.
Ejercicio 9: visualización en 3D
Objetivo: Aprender a manipular información de mapas en tres dimensiones para identificar líneas de visual, realizar perfiles y mapas de pendientes. Igualmente, aprender a manejar una herramienta útil en el cálculo de volúmenes.
Herramientas clave: ArcScene, 3D Analyst, Line of Sight, Create Profile Graph.
Ejercicio 10: geoprocesamiento
Objetivo: Aprender a manipular gráficamente mapas y bases de datos aplicando los conceptos del álgebra de conjuntos al manejo de la información geográfica.
Herramientas clave: ArcToolbox.
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DISEñO DE UNA BASE DE DATOS DE ARTÍCULOS DE INVESTIGACIÓN CON INTERfAz GRáfICA DESARROLLADA EN LENGUAJE VISUAL BASIC.NET
Andrés Felipe Gómez Chaparro
SulayTatianaMesaRibero
Laura Andrea Vargas Carvajal
Duván Yahír Sanabria Echeverry
Resumen
En este artículo se presenta el diseño de una base de datos que permita organizar la información recopilada para la elaboración del estado del arte de los proyec-tos de grado ‘Algoritmo para reconocimiento de fallas por deformación en pavimento flexible mediante la adquisición de datos captados a través de sensores remotos’ y ‘Algoritmo para reconocimiento de fallas tipo fisura en pavimento rígido mediante tratamiento de imágenes digitales’, actualmente en desarrollo en la Escuela de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial de Santander. Su objetivo principal es presentar una herramienta que facilite y optimice el manejo de la in-formación y su posterior extracción. Para tal fin, se pre-sentan los conceptos generales, el modelo relacional, las entidades, los atributos y las relaciones utilizadas y los mecanismos necesarios para consultar la base de datos mediante el lenguaje SQL.
Palabras clave: base de datos, modelo relacional, enti-dad, llave primaria, normalización, cardinalidad.
INTRODUCCIÓN
La explosión de nuevas tecnologías –y con ella la ac-cesibilidad a un gran volumen de información– hace de su manipulación una tarea difícil; por esta razón, se hace necesario desarrollar una herramienta que per-mita compilar y organizar gran cantidad de datos de una manera eficiente y eficaz. Es aquí donde la aplica-bilidad de las bases de datos se hace evidente.
Una base de datos es una colección que puede consul-tarse en forma sistemática para organizar, mantener y recuperar información. Su importancia radica en que facilita el almacenamiento, la recuperación de forma rápida y flexible, la organización y la reorganización, la impresión y distribución de grandes cantidades de in-formación. El proceso del diseño de las bases de datos
se desarrolla en tres fases: diseño conceptual, diseño lógico y diseño físico, cuyo producto final es la imple-mentación física de la base de datos.
El presente trabajo se enfoca principalmente en el di-seño de una base de datos en Microsoft Access, que permita la organización de una gran cantidad de docu-mentos en medio magnético y en línea, que hacen par-te de la revisión bibliográfica y elaboración del estado del arte de dos proyectos de grado adscritos al grupo de investigación Geomática, de la Escuela de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial de Santander, actual-mente en desarrollo, titulados ‘Algoritmo para recono-cimiento de fallas por deformación en pavimento flexi-ble mediante la adquisición de datos captados a través de sensores remotos’ y ‘Algoritmo para reconocimien-to de fallas tipo fisura en pavimento rígido mediante tratamiento de imágenes digitales’.
A continuación, se plantea el procedimiento desarro-llado para tal fin, y se presenta en primera instancia una serie de conceptos básicos, seguida de un diagra-ma del modelo entidad – relación, normalización de entidades, determinación de cardinalidad de las re-laciones, descripción de las entidades utilizadas y sus atributos correspondientes, interacción con el usuario por medio de una interfaz gráfica, posibilidad de hacer consultas apoyadas en el lenguaje SQL y ejemplos co-munes de estas consultas evidenciando la aplicabilidad de la base de datos.
CONCEPTOS BáSICOS
Modelo entidad – relación:
Es un modelo formado por un conjunto de conceptos que permiten describir la realidad mediante represen-taciones gráficas y lingüísticas. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información, así como sus interrelaciones y propiedades. [11]
Modelo relacional:
Es un modelo lógico que establece una estructura sobre los datos mediante la creación de un esquema compuesto de un conjunto de tablas que presentan re-laciones entre los datos.
Entidad:
Cualquier tipo de objeto o concepto sobre el que se recoge información: cosa, persona, concepto abstracto o suceso, representado por sus características o atribu-tos. Un nombre de entidad sólo puede aparecer una vez en el esquema conceptual. [10]
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La elaboración de la interfaz gráfica que permitió la in-teracción con el usuario se realizó en Microsoft Visual Studio 2010, en lenguaje Visual Basic.
figura 5. Interfaz gráfica desarrollada
La interfaz fue desarrollada como una aplicación para Windows basada en Windows Forms, o formularios. Se desarrollaron cinco formularios principales (Home, Do-cumentos, Autores, Instituciones y Consultas) y cinco formularios para las consultas (por año, por autor, por institución, por título y por tema o enfoque).
Para realizar la conexión del programa a la base de datos previamente realizada, fue necesario guardarla primero como un archivo de Micorsoft Office Access 2002-2003 y posteriormente ejecutar la conexión a la base de datos. Se guardaron, entonces, en un objeto de clase DataSet, todas las tablas del proyecto a la vez, para que las relaciones en Access siguieran siendo vá-lidas y se pudieran realizar consultas compuestas por varias tablas. Fue necesario, para estas últimas consul-tas, crear nuevas tablas y agregarles métodos del tipo Table Adapter para introducir las consultas con lengua-je SQL.
Referencias
[1] URRUTIA, A., VARAS, M., GALINDO, J. Diseño de una base de datos difusa modelada con UML, 6° Workshop iberoamericano de ingeniería de requisitos y ambientes software, IDEAS 2003, Asunción Paraguay, mayo. 145-155 p.
[2] Practical database design for relational database management systems- The University of Kansas, 2007; [En línea]. Disponible en: http://www.techdocs.ku.edu/docs/database_design.pdf Database design.
[3] El modelo relacional. [En línea]. (Citado el XX/03/2011) Disponi-ble en: http://www.uazuay.edu.ec
[5] Normalización de base de datos. [En línea]. (Citado el XX/03/2011) Disponible en: http: //www.mysql-hispano.org
[6] ZULOAGA, L. Modelamiento y diseño de base de datos. [En línea]. (Citado el XX/04/2011) Disponible en: http: //www.galeon.com/zu-loaga/Doc/ADS05.pdf
[7] Diseño de bases de datos relacionales: Principios básicos de di-seño. [En línea]. Disponible en: http://mit.ocw.universia.net.
[9] El modelo relacional. [En línea]. Disponible en: http://www.ua-zuay.edu.ec
[10] Diseño de base de datos relacionales. [En línea]. Disponible en: http://www.mailxmail.com/curso-diseno-base-datos-relacionales/diseno-conceptual-bases-datos-modelo-entidad-relacion
[12] Normalización de la base de datos. [En línea]. Disponible en: http://www.buenastareas.com/temas/normalizacion-de-la-base-de-datos/0
[13] Interfaz gráfica de usuario. [En línea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Interfaz_gr%C3%A1fica_de_usuario
Autores:
Andrés Felipe Gómez ChaparroEstudiante de Ingeniería CivilUniversidad Industrial de [email protected]
SulayTatianaMesaRiberoEstudiante de Ingeniería CivilUniversidad Industrial de [email protected]
Laura Andrea Vargas Carvajal Estudiante de Ingeniería CivilUniversidad Industrial de [email protected]
Duván Yahír Sanabria EcheverryIngeniero de sistemas, estudiante de maestría en Ingeniería de SistemasGrupo de investigación Geomática, gestión y optimización de sistemasUniversidad Industrial de [email protected]
MEMORIAS DEL DIPLOMADO 2011
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MODELO RELACIONAL
La estructura básica de un modelo relacional está for-mada por las tablas (definidas por las entidades), las columnas o campos (atributos), las filas (los registros) y las llaves.
El modelo relacional se elabora a partir del modelo en-tidad – relación; cada entidad se convierte en una tabla y sus atributos, en campos de la tabla. En esta sección, se introduce el concepto de llave foránea.
En el modelo entidad – relación se presentan dos ti-pos de cardinalidad, en el caso de las relaciones de tipo uno a muchos (1,M), que existen cuando una fila en una tabla tiene una o más filas relacionadas de una se-gunda tabla. La llave primaria de la tabla 1 pasa a ser llave foránea en la tabla 2. Para el siguiente caso, en que se presenten relaciones entre entidades de tipo muchos a muchos (M,M), es necesario convertir esta relación en dos relaciones (1,M); para esto, se genera una tercera tabla que contiene las llaves primarias de las tablas originales, una llave única para la nueva tabla y los atributos que contenga la relación, si existen.
En la siguiente figura, se presenta el modelo relacional, que ya ha sido normalizado:
IMPLEMENTACIÓN DE LA INTERfAz GRáfICA EN MICROSOfT ACCESS 2010
La implementación de la base de datos planteada an-teriormente con los modelos entidad – relación y re-lacional fue realizada a través del motor de base de datos Microsoft Office Access 2010. Cabe aclarar que las tablas fueron inicialmente diligenciadas en Micro-soft Office Excel 2010 y posteriormente importadas desde Access, debido a la facilidad que brinda Excel para el manejo de grandes cantidades de información. Finalmente, en Access se agregó el campo ‘Vínculo’ a la tabla ’Documentos’, y desde este mismo programa se enlazaron los archivos correspondientes a cada uno de los artículos de investigación que componen la base de datos.
DESARROLLO DE LA INTERfAz GRáfICA
Para que una base de datos pueda interactuar con cualquier tipo de usuario, es necesario que tenga una interfaz gráfica, que dejará buscar, ingresar, eliminar y guardar documentos afines para la elaboración del estado del arte de los proyectos mencionados en este documento.
figura 4. Modelo relacional
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• Título: el nombre del documento.
• Idioma: el idioma en que se encuentra el docu-mento.
• Ruta: la dirección donde se encuentra el docu-mento.
• Vínculo: permite acceder al documento desde la base de datos en Microsoft Access.
• Fecha: el año en que fue presentado el documento.
• Tipo documentó: el tipo de documento al que hace referencia.
Para identificar la entidad, se crea un atributo adicional que servirá de llave primaria:
• Id Título: llave primaria de la entidad ‘Documentos’.
Las entidades restantes y sus correspondientes atribu-tos se enuncian a continuación:
• Autores:o Id_Autoro Autor
• Temas:o Id_Temao Tema
• Enfoques:o Id_Enfoqueo Enfoque
• Institución:o Id_Institucióno Nombreo País
MODELO ENTIDAD – RELACIÓN
El siguiente esquema proporciona una perspectiva de qué datos se encuentran involucrados en el diseño de la base de datos y de qué manera se relacionan unos con otros. Para esto, se identifican las entidades que intervienen en el diseño de la base de datos, así como sus respectivos atributos y la llave primaria de cada en-tidad, además de la forma como se relacionan entre sí y el grado de esta relación (cardinalidad).
La cardinalidad se define a partir de las relaciones en-tre las diferentes entidades y el número de correspon-dencias en que puede tomar parte cada campo de una entidad.
A manera de ejemplo, a continuación, se explica la car-dinalidad de la relación existente entre las entidades ‘Documentos’ y ‘Autores’. Se observa que el grado de su cardinalidad es muchos a muchos (M,M), porque un documento pudo haber sido desarrollado por muchos autores y un autor pudo haber desarrollado más de un documento.
figura 3. Cardinalidad
A continuación, se exponen las relaciones restantes:
• Documentos - temasá Uno a muchos (1,M)
• Tema - enfoquesá Uno a muchos (1,M)
• Documentos - institución a Muchos a muchos (M,M)
figura 2. Modelo entidad – relación
Nota: Para realizar las consultas en la base de datos, es recomendable que el nombre de las tablas y de
las entidades estén en mayúscula sostenida y sin tildes
DOCUMENTOS AUTORES
M
DOCUMENTOS AUTORES
M
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Atributo:
Los atributos son las características que definen o iden-tifican a una entidad. Para cada atributo existe su domi-nio, que hace referencia al tipo de datos que será alma-cenado o a restricciones en los valores que el atributo puede tomar (cadenas de caracteres, números, solo dos letras, solo números mayores que cero, solo núme-ros enteros…). Cuando una entidad no tiene un valor para un atributo dado, este toma el valor nulo. [11]
Relación:
Describe cierta dependencia entre entidades o permite su asociación.Las entidades involucradas en una determinada relación se denominan participantes. El número de participantes en una relación es lo que se denomina grado de la relación. [8]
Cardinalidad:
Indica el número de entidades con las que puede es-tar relacionada una entidad dada, las que se indican a continuación: [11]
• Uno a uno: una entidad de A se relaciona única-mente con una entidad en B y viceversa.
• Uno a muchos: una entidad en A se relaciona con muchas entidades en B, pero una entidad en B se relaciona con una única entidad en A.
• Muchos a muchos: una entidad en A puede rela-cionarse con muchas entidades en B y viceversa.
Clave (llave) primaria:
Es una clave candidata que identifica unívocamente las entidades en un conjunto de estas claves. Los valores de los atributos de una clave no pueden ser todos igua-les para dos o más instancias. [4]
Clave (llave) foránea:
Es un atributo o un conjunto de atributos de una re-lación cuyos valores coinciden con los valores de la clave primaria de alguna otra relación (puede ser la misma). Las claves ajenas representan relaciones en-tre datos. [4]
Normalización:
La normalización es el proceso mediante el cual se transforman datos complejos a un conjunto de estruc-turas de datos más pequeñas, que, además de ser más simples y más estables, son más fáciles de mantener.
Hay tres niveles de normalización: Primera Forma Nor-mal (1NF), Segunda Forma Normal (2NF) y Tercera For-ma Normal (3NF). De acuerdo con el nivel de norma-lización, se puede considerar la forma como esta fue normalizada.
• Primera Forma Normal (1NF): establece que las columnas repetidas deben eliminarse y ubicarse en tablas separadas [12].
• Segunda Forma Normal (2NF): asegura que todas las columnas que no son llave sean completamen-te dependientes de la llave primaria, eliminando dependencias parciales y separándolas dentro de sus propias tablas.
• Tercera Forma Normal (3NF): asegura que todas las columnas que no son llave sean completamen-te dependientes de la llave primaria.
Interfaz gráfica:
Es un programa informático que actúa de interfaz de usuario utilizando un conjunto de imágenes y objetos gráficos para representar la información y las acciones disponibles en la interfaz. Su principal uso consiste en proporcionar un entorno visual y sencillo para permitir la comunicación con el sistema operativo de una má-quina o computador. [13]
ENTIDADES y ATRIBUTOS
En la primera etapa del diseño de la base de datos se pretende determinar qué entidades intervienen en esta y cuáles son las características o atributos de cada entidad. Estas decisiones se toman a partir del uso que se le dará a la base de datos.
En primera instancia, se requiere una entidad titulada ‘Documentos’, que tiene como atributos:
figura 1. Entidad y atributos
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La elaboración de la interfaz gráfica que permitió la in-teracción con el usuario se realizó en Microsoft Visual Studio 2010, en lenguaje Visual Basic.
figura 5. Interfaz gráfica desarrollada
La interfaz fue desarrollada como una aplicación para Windows basada en Windows Forms, o formularios. Se desarrollaron cinco formularios principales (Home, Do-cumentos, Autores, Instituciones y Consultas) y cinco formularios para las consultas (por año, por autor, por institución, por título y por tema o enfoque).
Para realizar la conexión del programa a la base de datos previamente realizada, fue necesario guardarla primero como un archivo de Micorsoft Office Access 2002-2003 y posteriormente ejecutar la conexión a la base de datos. Se guardaron, entonces, en un objeto de clase DataSet, todas las tablas del proyecto a la vez, para que las relaciones en Access siguieran siendo vá-lidas y se pudieran realizar consultas compuestas por varias tablas. Fue necesario, para estas últimas consul-tas, crear nuevas tablas y agregarles métodos del tipo Table Adapter para introducir las consultas con lengua-je SQL.
Referencias
[1] URRUTIA, A., VARAS, M., GALINDO, J. Diseño de una base de datos difusa modelada con UML, 6° Workshop iberoamericano de ingeniería de requisitos y ambientes software, IDEAS 2003, Asunción Paraguay, mayo. 145-155 p.
[2] Practical database design for relational database management systems- The University of Kansas, 2007; [En línea]. Disponible en: http://www.techdocs.ku.edu/docs/database_design.pdf Database design.
[3] El modelo relacional. [En línea]. (Citado el XX/03/2011) Disponi-ble en: http://www.uazuay.edu.ec
[5] Normalización de base de datos. [En línea]. (Citado el XX/03/2011) Disponible en: http: //www.mysql-hispano.org
[6] ZULOAGA, L. Modelamiento y diseño de base de datos. [En línea]. (Citado el XX/04/2011) Disponible en: http: //www.galeon.com/zu-loaga/Doc/ADS05.pdf
[7] Diseño de bases de datos relacionales: Principios básicos de di-seño. [En línea]. Disponible en: http://mit.ocw.universia.net.
[9] El modelo relacional. [En línea]. Disponible en: http://www.ua-zuay.edu.ec
[10] Diseño de base de datos relacionales. [En línea]. Disponible en: http://www.mailxmail.com/curso-diseno-base-datos-relacionales/diseno-conceptual-bases-datos-modelo-entidad-relacion
[12] Normalización de la base de datos. [En línea]. Disponible en: http://www.buenastareas.com/temas/normalizacion-de-la-base-de-datos/0
[13] Interfaz gráfica de usuario. [En línea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Interfaz_gr%C3%A1fica_de_usuario
Autores:
Andrés Felipe Gómez ChaparroEstudiante de Ingeniería CivilUniversidad Industrial de [email protected]
SulayTatianaMesaRiberoEstudiante de Ingeniería CivilUniversidad Industrial de [email protected]
Laura Andrea Vargas Carvajal Estudiante de Ingeniería CivilUniversidad Industrial de [email protected]
Duván Yahír Sanabria EcheverryIngeniero de sistemas, estudiante de maestría en Ingeniería de SistemasGrupo de investigación Geomática, gestión y optimización de sistemasUniversidad Industrial de [email protected]
MEMORIAS DEL DIPLOMADO 2011
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MODELO RELACIONAL
La estructura básica de un modelo relacional está for-mada por las tablas (definidas por las entidades), las columnas o campos (atributos), las filas (los registros) y las llaves.
El modelo relacional se elabora a partir del modelo en-tidad – relación; cada entidad se convierte en una tabla y sus atributos, en campos de la tabla. En esta sección, se introduce el concepto de llave foránea.
En el modelo entidad – relación se presentan dos ti-pos de cardinalidad, en el caso de las relaciones de tipo uno a muchos (1,M), que existen cuando una fila en una tabla tiene una o más filas relacionadas de una se-gunda tabla. La llave primaria de la tabla 1 pasa a ser llave foránea en la tabla 2. Para el siguiente caso, en que se presenten relaciones entre entidades de tipo muchos a muchos (M,M), es necesario convertir esta relación en dos relaciones (1,M); para esto, se genera una tercera tabla que contiene las llaves primarias de las tablas originales, una llave única para la nueva tabla y los atributos que contenga la relación, si existen.
En la siguiente figura, se presenta el modelo relacional, que ya ha sido normalizado:
IMPLEMENTACIÓN DE LA INTERfAz GRáfICA EN MICROSOfT ACCESS 2010
La implementación de la base de datos planteada an-teriormente con los modelos entidad – relación y re-lacional fue realizada a través del motor de base de datos Microsoft Office Access 2010. Cabe aclarar que las tablas fueron inicialmente diligenciadas en Micro-soft Office Excel 2010 y posteriormente importadas desde Access, debido a la facilidad que brinda Excel para el manejo de grandes cantidades de información. Finalmente, en Access se agregó el campo ‘Vínculo’ a la tabla ’Documentos’, y desde este mismo programa se enlazaron los archivos correspondientes a cada uno de los artículos de investigación que componen la base de datos.
DESARROLLO DE LA INTERfAz GRáfICA
Para que una base de datos pueda interactuar con cualquier tipo de usuario, es necesario que tenga una interfaz gráfica, que dejará buscar, ingresar, eliminar y guardar documentos afines para la elaboración del estado del arte de los proyectos mencionados en este documento.
figura 4. Modelo relacional
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cambio, la presente base de datos gestiona informa-ción puntual relevante para el grupo.
Entre las gestiones o consultas que se pueden realizar mediante la base de datos de reuniones, puede des-tacarse la posibilidad de ordenar las reuniones por te-mas, por fechas, por organizadores y de muchas otras maneras; de la misma forma, se puede consultar de manera particular la ubicación del documento del acta mediante el informe de la ubicación de dicho folio.
Gestión inteligente de documentos:
En el diseño del producto final para este proyecto, y para digitalizar los documentos ya existentes, se hace uso de la herramienta Google Docs, con el fin de que los miembros del grupo tengan la posibilidad de reali-zar tareas colaborativas en línea, lo que facilita la eje-cución de diferentes actividades desde el lugar donde los integrantes se encuentren.
Se establecieron diferentes categorías, entre las cuales están:
• Diplomado RadioGIS: se encuentran los documen-tos utilizados para el diplomado que dicta Radio-GIS y la información necesaria para generar los certificados.
• Reuniones: en esta categoría se organizaron las ac-tas de las reuniones ordinarias.
• Sitio web RadioGIS: en donde se recopilan los di-ferentes documentos relacionados con la creación en inglés de la página web del grupo.
Para entrar a la plataforma, se debe tener una cuenta en Google que acredite a cada persona como miembro activo del centro de investigación; así, cada persona tiene una cuenta [email protected], desde la cual tiene acceso.
De esta manera, la organización de la información en este sitio mejora la facilidad de acceder a ella. Cabe aclarar que para tener acceso el administrador, se debe compartir la información con la persona que desee que trabaje en ello.
Módulo de gestión inteligente documental:
Como segunda solución para realizar el módulo de ges-tión inteligente de actas, reuniones y certificados del grupo de investigación, se hace uso del software Flex, que al igual que Access fueron temas de clase vistos a lo largo del diplomado.
Durante el diseño del módulo, surgió la idea de crear una introducción para cada sección; así, se crea un Ta-bnavigator para que el usuario pueda entender de qué trata cada subsección del módulo. Se realizó la progra-mación del tabnavigator mediante el código corres-pondiente, y se obtuvo como resultado una interfaz en donde el miembro interesado puede clarificar sus dudas.
figura 2.Visualización del producto final
La segunda parte del diseño aborda cada subsección por separado; es decir, debió programarse de forma aislada cada uno de los temas de interés: reuniones, actas y certificados.
Sección Reunión: Se digitará la información indicada para cada una de las reuniones, ordinaria o extraordi-naria, y al rellenar los campos requeridos se presionará el botón que se encuentra al final para gestionar esta información.
figura 3. Gestión de Reunión
Sección Actas: Este formulario contiene los espacios de alta importancia en el acta, como, por ejemplo, el re-llenado de los miembros que asistieron a la reunión y demás información allí consignada.
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• Existencia de información impresa más de una vez y dispersa dentro de la oficina.
• Circulación de documentos importantes que sue-len deteriorarse, demorarse o extraviarse.
SOLUCIÓN PARA LA GESTIÓN
Cuando se dispone de una estructura para el manejo de la información, se facilitan los procesos, se realiza una mejor utilización del tiempo, se mejora la capaci-dad de respuesta, se progresa notablemente la acce-sibilidad y se optimizan los recursos y la colaboración entre miembros del grupo. Teniendo en cuenta que se busca obtener un sistema que gestione de forma eficiente la documentación, para que RadioGIS pueda tener una mejor organización de esta documentación, se plantea una gestión que abarque la definición tanto de estructuras para almacenar la información como de mecanismos para su gestión.
El módulo de gestión inteligente incluye la recopilación y el aprovisionamiento de información que le permi-tan tener un mejor manejo de datos relacionados con reuniones, certificaciones y actas del grupo de inves-tigación. Al automatizar de forma eficaz las tareas rutinarias, se contará con el tiempo necesario para concentrarse en otras tareas que puedan añadir más valor. La primera solución que se maneja para lograr el objetivo planteado es realizar la definición y el almace-namiento de información mediante una base de datos de los documentos seleccionados; en nuestro caso, las actas, las reuniones y los certificados.
En la búsqueda de herramientas para un mejor manejo de contenidos, se ha encontrado e implementado en el grupo una aplicación web que permite organizar, com-partir y disponer de los archivos desde cualquier sitio con conexión a Internet, lo que agiliza las actividades y permite consultas de manera simultánea. En el caso de extracción de datos, como fechas, nombres, etc. de do-cumentos que contienen diversa información, gracias al módulo de gestión inteligente propuesto, se puede realizar de manera muy fácil y rápida.
La solución tecnológica al problema abordado en este proyecto radica en diseñar un producto que haga po-sible que el grupo funcione mucho mejor, que permita el acceso de manera ágil a la documentación y que re-
duzca los costos evitando espacios de almacenamiento de documentos.
DESARROLLO
Gestión documental en base de datos:
figura 1. Modelo relacional de la base de datos
Se creó un archivo que contiene tablas en donde se encuentra toda la información sobre las reuniones realizadas en el grupo, con el propósito de brindar un soporte digital para el almacenamiento masivo de in-formación en formato de texto plano.
El objetivo principal es realizar la gestión de las reunio-nes realizadas en el grupo, pues es así como se definen las entidades y las relaciones que deben existir entre ellas para que la base de datos sea exitosa.
Las entidades que se eligieron son:
• Reunión: contiene la información típica relaciona-da con las reuniones, como el tipo –ordinaria o extraordinaria– o el tema tratado, entre otros.
• Organizador: datos del miembro del grupo que convocó a cada reunión.
• Tema: explícitamente, el tema que se abordó a lo largo de la reunión.
• Ubicación: información referente a la ubicación de los archivos físicos.
• Asistentes: cantidad de asistentes a la reunión.
Con esta base de datos, diseñada para la gestión de información relacionada con reuniones, el grupo de investigación RadioGIS tiene un gran mejoramiento en sus labores. Esta base de datos fue desarrollada con visión al futuro, pues cuando el número de reuniones y actas generadas incremente la búsqueda en documen-tos físicos de datos específicos, se hace muy difícil; en
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GESTIÓN INTELIGENTE DE DOCUMENTOS DEL GRUPO RADIOGIS
Aura Liliana Beltrán Blanco
Homero Ortega Boada
Resumen
En la actualidad estamos pasando de una era de do-cumentos físicos a la era del Internet, y más concre-tamente a la era de la gestión inteligente de informa-ción. El éxito de un grupo de investigación reside en tener formas de mejorar el uso de información que a diario manejan, que permiten un trabajo más eficaz. Basándose en esta necesidad latente, el presente ar-tículo realiza un informe del modo como se ha venido ejecutando el manejo de documentos en el grupo y plantea una solución para una gestión más rápida, al igual que muestra el diseño del módulo que se usará para gestionar la información de reuniones del grupo.
Palabras clave: gestión inteligente, flex, base de datos, módulo.
INTRODUCCIÓN
Una de las principales herramientas que llevan al éxi-to de las empresas radica en el tipo y la clase de in-formación que estas manejan; es decir, el nivel de conocimiento que se tenga de actividades, clientes y necesidades juega un papel crucial para conseguir un excelente desempeño.
Debido a que en la actualidad hay una gran demanda de herramientas que permitan tanto manejar como controlar los datos y la información relevante para la actividad de las empresas, se genera en el grupo de investigación la necesidad de llevar a cabo la gestión inteligente de información que maneja a diario con el fin de brindar una mayor organización. Uno de los tópi-cos más relevantes tiene que ver con reuniones y pro-yectos, así los mejores resultados están basados en el hecho de que el grupo conozca plenamente cada uno de los documentos que se producen.
La investigación, la experiencia, el trabajo y la capaci-dad que un grupo de investigación tiene se ven refleja-dos en la calidad de productos que está en capacidad de generar. Una de las principales actividades que se
ejecutan en el grupo de investigación RadioGIS1 tiene lugar en la presentación de proyectos ante entidades financiadoras; de esta forma, la organización de los documentos del grupo es fundamental para tener una excelente capacidad de respuesta respecto a convoca-torias y demás, lo que reduce considerablemente el tiempo para reunir la información necesaria. Si bien es cierto que la mayoría de recurso humano del grupo es constante, cierta cantidad del personal es miembro provisional, cuya única función es el desarrollo del pro-yecto de grado. Por tal razón, es fundamental que exis-ta el mecanismo de aseguramiento de la disponibilidad de información correspondiente a dichas personas.
GESTIÓN INTELIGENTE DE INfORMACIÓN
El llevar a cabo el archivo y manejo de información de forma impresa mediante ficheros es una actividad ar-dua. Así, aportar inteligencia documental impone un gran beneficio y se evita la utilización de metadatos o nombres para cada documento subido al gestor, por lo que la búsqueda será mucho más eficiente.
La gestión inteligente de información se logra median-te la aplicación de la tecnología semántica a la gestión de documentos, de forma que se pueden automatizar tareas relevantes para el grupo y brindar una reducción drástica del tiempo requerido para ejecutar algunas ta-reas.
ESTADO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN RADIOGIS
Antes de comenzar con la ejecución del proyecto, se realizó un estudio de las actividades que adelanta el grupo de investigación RadioGIS, al igual que la forma como actualmente se organizan los documentos.
Las principales actividades en que el centro de inves-tigación se desempeña son la realización de proyectos y cursos de capacitación para los miembros. Actual-mente, las actas de reuniones son realizadas en Word y guardadas en el servidor del grupo, y para el caso de los certificados, no se realiza gestión alguna. Después de lograr la apropiación de dichos temas, se deduce la gran necesidad de realizar el diseño de un módulo que mejore las condiciones de orientación de la informa-ción. Las principales razones por las que se concluyó dicho menester para el grupo son:
• Recepción y entrega de certificados impresos que se acumulan y ocupan espacio importante.
1 En el documento, este nombre se mantiene de la forma como fue registrado en Colciencias (N. del E.)
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cambio, la presente base de datos gestiona informa-ción puntual relevante para el grupo.
Entre las gestiones o consultas que se pueden realizar mediante la base de datos de reuniones, puede des-tacarse la posibilidad de ordenar las reuniones por te-mas, por fechas, por organizadores y de muchas otras maneras; de la misma forma, se puede consultar de manera particular la ubicación del documento del acta mediante el informe de la ubicación de dicho folio.
Gestión inteligente de documentos:
En el diseño del producto final para este proyecto, y para digitalizar los documentos ya existentes, se hace uso de la herramienta Google Docs, con el fin de que los miembros del grupo tengan la posibilidad de reali-zar tareas colaborativas en línea, lo que facilita la eje-cución de diferentes actividades desde el lugar donde los integrantes se encuentren.
Se establecieron diferentes categorías, entre las cuales están:
• Diplomado RadioGIS: se encuentran los documen-tos utilizados para el diplomado que dicta Radio-GIS y la información necesaria para generar los certificados.
• Reuniones: en esta categoría se organizaron las ac-tas de las reuniones ordinarias.
• Sitio web RadioGIS: en donde se recopilan los di-ferentes documentos relacionados con la creación en inglés de la página web del grupo.
Para entrar a la plataforma, se debe tener una cuenta en Google que acredite a cada persona como miembro activo del centro de investigación; así, cada persona tiene una cuenta [email protected], desde la cual tiene acceso.
De esta manera, la organización de la información en este sitio mejora la facilidad de acceder a ella. Cabe aclarar que para tener acceso el administrador, se debe compartir la información con la persona que desee que trabaje en ello.
Módulo de gestión inteligente documental:
Como segunda solución para realizar el módulo de ges-tión inteligente de actas, reuniones y certificados del grupo de investigación, se hace uso del software Flex, que al igual que Access fueron temas de clase vistos a lo largo del diplomado.
Durante el diseño del módulo, surgió la idea de crear una introducción para cada sección; así, se crea un Ta-bnavigator para que el usuario pueda entender de qué trata cada subsección del módulo. Se realizó la progra-mación del tabnavigator mediante el código corres-pondiente, y se obtuvo como resultado una interfaz en donde el miembro interesado puede clarificar sus dudas.
figura 2.Visualización del producto final
La segunda parte del diseño aborda cada subsección por separado; es decir, debió programarse de forma aislada cada uno de los temas de interés: reuniones, actas y certificados.
Sección Reunión: Se digitará la información indicada para cada una de las reuniones, ordinaria o extraordi-naria, y al rellenar los campos requeridos se presionará el botón que se encuentra al final para gestionar esta información.
figura 3. Gestión de Reunión
Sección Actas: Este formulario contiene los espacios de alta importancia en el acta, como, por ejemplo, el re-llenado de los miembros que asistieron a la reunión y demás información allí consignada.
MEMORIAS DEL DIPLOMADO 2011
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• Existencia de información impresa más de una vez y dispersa dentro de la oficina.
• Circulación de documentos importantes que sue-len deteriorarse, demorarse o extraviarse.
SOLUCIÓN PARA LA GESTIÓN
Cuando se dispone de una estructura para el manejo de la información, se facilitan los procesos, se realiza una mejor utilización del tiempo, se mejora la capaci-dad de respuesta, se progresa notablemente la acce-sibilidad y se optimizan los recursos y la colaboración entre miembros del grupo. Teniendo en cuenta que se busca obtener un sistema que gestione de forma eficiente la documentación, para que RadioGIS pueda tener una mejor organización de esta documentación, se plantea una gestión que abarque la definición tanto de estructuras para almacenar la información como de mecanismos para su gestión.
El módulo de gestión inteligente incluye la recopilación y el aprovisionamiento de información que le permi-tan tener un mejor manejo de datos relacionados con reuniones, certificaciones y actas del grupo de inves-tigación. Al automatizar de forma eficaz las tareas rutinarias, se contará con el tiempo necesario para concentrarse en otras tareas que puedan añadir más valor. La primera solución que se maneja para lograr el objetivo planteado es realizar la definición y el almace-namiento de información mediante una base de datos de los documentos seleccionados; en nuestro caso, las actas, las reuniones y los certificados.
En la búsqueda de herramientas para un mejor manejo de contenidos, se ha encontrado e implementado en el grupo una aplicación web que permite organizar, com-partir y disponer de los archivos desde cualquier sitio con conexión a Internet, lo que agiliza las actividades y permite consultas de manera simultánea. En el caso de extracción de datos, como fechas, nombres, etc. de do-cumentos que contienen diversa información, gracias al módulo de gestión inteligente propuesto, se puede realizar de manera muy fácil y rápida.
La solución tecnológica al problema abordado en este proyecto radica en diseñar un producto que haga po-sible que el grupo funcione mucho mejor, que permita el acceso de manera ágil a la documentación y que re-
duzca los costos evitando espacios de almacenamiento de documentos.
DESARROLLO
Gestión documental en base de datos:
figura 1. Modelo relacional de la base de datos
Se creó un archivo que contiene tablas en donde se encuentra toda la información sobre las reuniones realizadas en el grupo, con el propósito de brindar un soporte digital para el almacenamiento masivo de in-formación en formato de texto plano.
El objetivo principal es realizar la gestión de las reunio-nes realizadas en el grupo, pues es así como se definen las entidades y las relaciones que deben existir entre ellas para que la base de datos sea exitosa.
Las entidades que se eligieron son:
• Reunión: contiene la información típica relaciona-da con las reuniones, como el tipo –ordinaria o extraordinaria– o el tema tratado, entre otros.
• Organizador: datos del miembro del grupo que convocó a cada reunión.
• Tema: explícitamente, el tema que se abordó a lo largo de la reunión.
• Ubicación: información referente a la ubicación de los archivos físicos.
• Asistentes: cantidad de asistentes a la reunión.
Con esta base de datos, diseñada para la gestión de información relacionada con reuniones, el grupo de investigación RadioGIS tiene un gran mejoramiento en sus labores. Esta base de datos fue desarrollada con visión al futuro, pues cuando el número de reuniones y actas generadas incremente la búsqueda en documen-tos físicos de datos específicos, se hace muy difícil; en
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Geomática,gestiónyoptimizacióndesistemas
Geomática, gestión y optimización de sistemas, es un grupo de investigación y desarrollo de la Escuela de Inge-niería Civil de la Universidad Industrial de Santander, que inició sus labores en mayo de 1998, que tiene como misión promover el desarrollo y la aplicación de nuevas tecnologías en el manejo, el análisis y la distribución de información, tanto alfanumérica como georreferenciada, necesaria en los procesos de toma de decisiones en los sectores público y privado, en la región, el departamento y la nación.
Geomática, gestión y optimización de sistemas, se creó con el ánimo de dar soluciones concretas a problemas específicos de los diferentes sectores de la sociedad colombiana, y a lo largo de estos años ha logrado consolidar su labor con el desarrollo de proyectos de extensión, con los que presta asesoría especializada a los entes guber-namentales regionales, y desarrolla a la par sus líneas de investigación, que son:
• Ingeniería de preservación y conservación de recursos naturales
• Ingeniería de transporte
• Modelos de optimización
• Tecnologías emergentes en geociencias e ingeniería
Director:
Hernán Porras Díaz
Ingeniero civil, magíster en gestión tecnológica, magíster en informática, doctor en ingeniería telemática
Profesor titular de la Escuela de Ingeniería Civil
Universidad Industrial de Santander
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figura 4. Gestión de Actas
Sección Certificados: Es la más sencilla, debido a que en RadioGIS muy pocas veces se expide esta clase de certificados; basta con llenar los campos necesarios, aclarando que todos son un requisito para el correcto funcionamiento, y dar clic en el botón ‘Gestionar’.
figura 5. Gestión de Certificados
CONCLUSIONES
El diseño del módulo de gestión inteligente para el grupo RadioGIS aportó grandes ventajas, como el rá-pido acceso a la información en poco tiempo y, desde el computador de cada miembro del grupo, se puede acceder al documento requerido a través del buscador; incluso fuera de la oficina, permite la revisión del mis-mo archivo simultáneamente por personas distintas.
Se reduce la utilización de papeles como soporte de los procedimientos y se ahorra en gastos de distribución física de la información.
Evita ocupar un gran volumen de espacio destinado al archivo mediante carpetas o folios de la información. Centraliza y distribuye la información de acuerdo con sus necesidades organizativas y de flujo de informa-ción.
Aura Liliana Beltrán BlancoIngeniera electrónicaUniversidad Industrial de [email protected]
Homero Ortega BoadaIngeniero electrónico, especialista en docencia universitaria, “Doctor of Philosophy in Engineering Sciences”Profesor de la Escuela de Ingenierías Eléctrica, Electrónica y Tele-comunicacionesDirector del grupo de investigación RadioGISUniversidad Industrial de [email protected]
