Management virtueller Teams

Management virtueller Teams Prof. Dr. Schaper

Kamila Erdmann, Peter Haas, Cem Özel, Klaas Szierbowski, Janosch Türling

Management virtueller Teams



1. Merkmale und Formen virtueller Kooperation



Die virtuelle oder Telekooperation

Definition:Telekooperation bezeichnet eine mediengestützte arbeitsteilige Leistungserstellung von individuellen Aufgabenträgern, Organisationseinheiten und ganzen Organisationen, die über mehrere Standorte verteilt sind. (Reichwald/ Möslein 1996)



Der Prozess der Virtualisierung

Reale Umgebung

Abstraktes Modell

DigitaleRepräsentation

Mensch

Unmittelbares Wahr-nehmen und Agieren

Abstrahieren Implementieren

ModellierenWahrnehmen und

Agieren überEin-/ Ausgabegeräte

Virtualität



Anforderungen an das Individuum

Um erfolgreich im virtuellen Raum zu agieren, muss das Individuum:

• Den Umgang mit analogen und digitalen Medien beherrschen• Die Fähigkeit besitzen, seine Umwelt virtuell zu

betrachten• Einen hohen Grad an Selbstorganisation aufweisen• Die räumlichen Voraussetzungen haben• Sich realistisch einschätzen können• Die geltenden rechtlichen Faktoren kennen



1.1 Die Telearbeit

Definition:Unter Telearbeit werden Erwerbstätigkeiten verstanden,die zumindest teilweise außerhalb der bisherigen Betriebsstätten durch elektronische Informations-technologien und deren Dienste verrichtet werden.(Konradt/ Hertel 2002)



Die Merkmale der Telearbeit

• Telearbeit wird an dezentralisierten und delokalisierten Arbeitsorten verrichtet• Die Arbeitsstätte liegt meist außerhalb des Betriebes• Die Arbeitsstätte ist mit Informations- und Kommunikationstechnik ausgestattet



Die Formen der Telearbeit

• Die Teleheimarbeit• Alternierende Telearbeit• Die Telearbeit in Zentren• Mobile Telearbeit



Beispiel

Unternehmen

A

B

CD

E

Die Teleheimarbeit

B

Alternierende Telearbeit

Die Telearbeit in Zentren

DE

Mobile Telearbeit



Die Vorteile der Telearbeit (1/2)

• Daten werden günstiger und schneller auch über sehr große Distanzen verschickt räumliche Unabhängigkeit• Die Ergebnisse können gut dokumentiert werden• Daten können schnell bearbeitet, aktualisiert und abgeglichen werden



Die Vorteile der Telearbeit (2/2)

• weniger störendes und unterbrechendes Umfeld eigene Gestaltung des Arbeitsumfeldes• Daten können koordiniert eingesetzt werden (SAP,...)• Die Arbeitszeiten können flexibler gestaltet

werden



Probleme der Telearbeit für Manager

6256 55 53

4946

0

10

20

30

40

50

60

70

Probleme mitder

Datensicherheit

UnzureichendeKenntnisse

Zweifel anProduktivität

Schwierigkeitenmit der Führung

Kosten Sitzungenverabreden



Probleme der Telearbeit für Mitarbeiter

58 5552 51

44

0

10

20

30

40

50

60

Probleme derAbkopplung vomTeam (Isolation)

Probleme derAbkopplung vom

Arbeitsfluss

Vorurteile derKollegen

SchlechtereKarrierechancen

HäuslicheUnterbrechungen



1.2 Virtuelle Teams

Definition:Als virtuelle Teams werden flexible Gruppen standortverteilter und ortsunabhängiger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezeichnet, die auf der Grundlage von gemeinsamen Zielen bzw. Arbeitsaufträgen ergebnisorientiert geschaffen werden und informationstechnisch vernetzt sind .(Konradt/ Hertel 2002)



Die Merkmale virtueller Teams

• Virtuelle Teams sind Gruppen von zwei oder mehr Personen, die gebildet werden, um gemeinsame Ziele zu erledigen.• Die Mitglieder können ortsunabhängig

Leistungen erbringen• Die Projektorganisation koordiniert den Ablauf• Analoge und digitale Kommunikationsmedien werden verwendet



Die Formen virtueller Teams

• Grad der Autonomie und Hierarchie• Zeitperspektive• Abgegrenztheit• Komplexität

Differenzierungsaspekte:



Die Vorteile virtueller Teams

• Teamzusammensetzung ist nicht an räumlichen Verfügbarkeiten, sondern an fachlicher Qualifikation orientiert• Zeit- und Kostenersparnis gegenüber

Konkurrenten• Schnellere und direktere Informationsweitergabe• Schnellere und flexiblere Reaktionen• Kosten können gesenkt werden Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit



Die Probleme virtueller Teams

• Hoher Organisationsaufwand (Treffen, Sicherheit)• Geringere Identifikation mit dem Unternehmen• Vertrauen ist schwierig zu vermitteln• Konflikte durch Missverständnisse• Mangelnde Integration einzelner Mitglieder• Probleme der (Leistungs-) Bewertung• Teils mangelnde Kontrollmöglichkeiten



Beispiel

Unternehmen

A

B

CD

E



1.3 Arbeitsauftrag

Ordnen Sie die folgenden virtuellen Aktionsformen den Beispielen zu!

• Teleheimarbeit• Alternierende Telearbeit• Die Telearbeit in Zentren• Mobile Telearbeit• virtuelle Teams



Beispiel

Der Angestellte A ist aufgrund einer Allergie gezwungen, sich in seinem speziell eingerichtetem Haus aufzuhalten und von dort aus zu arbeiten.



Beispiel

Der Angestellte B fährt in den Urlaub, ist allerdings aufgrund von Zeitmangel genötigt, auch im Ausland und auf den Wegen an dem aktuellen Projekt zu arbeiten.



Beispiel

Der Angestellte C hat sowohl in seinem Unternehmen, als auch bei sich zu Hause einen Arbeitsplatz, um auch am Wochenende arbeiten zu können.



Beispiel

Die Angestellten D und E arbeiten zusammen an einem Projekt, sind allerdings nicht in der Lage sich aufgrund der Distanz regelmäßig zu treffen. Daher agieren sie virtuell über das Internet.



2. Anwendungsbedingungen

und Gestaltungsfelder

Telekooperative Arbeit

Personen Organisation

AufgabenArbeitsumfeld und Instrumente

Vgl. Konradt, Hertel



2.1 Aufgaben

Unterschieden werden:• Koordinationsaufgaben

• Vermittlungsaufgaben

• Dienstleistungsaufgaben

• Produktionsaufgaben




2.1 Aufgaben

Arbeitsaufgaben sind umso eher für Telekooperation geeignet, desto:

• geringer der handwerkliche Anteil

• geringer die apparativen und physikalischen Anforderungen

• besser die Arbeitsteiligkeit einer Aufgabe

• genauer die Arbeitsleistung gemessen werden kann

• mehr die Aufgabe die Erzeugung von digitalen Daten erfordert




2.1 Aufgaben

Aufgabengruppen die für telekooperative Arbeit geeignet sind:

• Führungsaufgaben (Einzelfall)

• Fachaufgaben (Einzelfall/Sachbezogener Fall)

• Sachbearbeitung (Sachbezogener Fall)

• Routinefall (Unterstützungsaufgaben)




2.2 Mitarbeiter

Voraussetzung an einen Mitarbeiter:

• Qualifikation und Motivation

• fachliche Medienkompetenz

• Bereitschaft zur Teamarbeit

• klassischen Merkmale der Sozialkompetenz




2.2 Mitarbeiter

Faktoren der intrinsischen Motivation zur Telearbeit:

• Finanziell-ökonomische Faktoren

• Lebenslange- lebenszyklische Faktoren

• Status- und berufsbezogene Faktoren




2.3 Organisation

Zentralisierungsgrad der Organisationsstruktur

Unternehmenskultur hinsichtlich der Eigenverantwortung der Mitarbeiter

Die Dauer einer Geschäftsbeziehung




2.4 Arbeitsumfeld und Instrumente

Vorraussetzung für einen häuslichen Telearbeitsplatz:

1. Abtrennbarer Raum am Arbeitsplatz

2. Ausreichend Arbeitsfläche und die Möglichkeit der sicheren Datenverwahrung

3. Möbel und Hardware entsprechend der Bildschirmarbeitsplatzverordnung

4. Einhaltung ergonomischer Standards




3. Ein Managementkonzept fürvirtuelle Teams


Ist Führung in virtuellen Teams überhaupt notwendig?

Was spricht gegen eine Notwendigkeit?

• organisatorischer Überbau entfällt

• enge Regelwerke widersprechen dem „Geist“ virtueller Teams

• kein Face to Face Kontakt

• Teammitglieder haben ein hohes Maß an Selbstverantwortung



3. Ein Managementkonzept fürvirtuelle Teams


Virtuelle Teamarbeit erfordert modifizierte Strukturen und Management

• zielorientierte Koordination

• Kontrolle

• Motivation und Reflexion

• Förderung der Integration von Teammitgliedern

• Vermittlung von Kompetenzen



3.Ein Managementkonzept für virtuelle Teams

Phase 1 Aufbau und Konfiguration

• Auswahl eines Teamleiters

• Auswahl der Mitarbeiter

• Festlegung der Strukturen

• Aufgabenverteilung




3. Ein Managementkonzept für virtuelle Teams

Phase 2 Start und Initiierung

• Kick-off-Veranstaltung

• Regelwerke





Phase 3 Erhaltung und Regulation

• Motivation

• Förderung von Vertrauen

• Konfliktmanagement





Phase 4 Optimierung und Korrektur

• Prozessentwicklung

• Evaluationsmaßnahmen

• Trainingsmaßnahmen





Phase 5 Beendigung der Telearbeit

• Würdigung des Erfolgs

• Neuorientierung und Reintegration der Mitarbeiter




4. Aufbau und Konfiguration virtueller Teams

Team

Organisation Motivation

Management



4.1 Auswahl des Teamleiters

„management by objectives“ (Nerdinger 2000)

Merkmale:

• Kein Herrschzwang

• Moderator

• hohe partizipative Orientierung



4.2 Auswahl der Projektmitarbeiter

Fachliche Kompetenzen

Softskills



4.2 Auswahl der Projektmitarbeiter

Kriterien zur Auswahl:

• Interesse an neuer Technologie

• Fähigkeiten zum Selbstmanagement

• Soziale Fähigkeiten



4.3 Interkulturelle Teams




Aufgabe des Teamleiters:

• Kulturelle Unterschiede bewusst machen

• Maßnahmen zur Entwicklung interkultureller Teamfähigkeit

• Verständnis zwischen Partnern unterschiedlicher Kultur fördern




Chancen:

• Sichtweisen

• Ideen

• Bewertungskriterien

• Heterogenität

• Ethnozentrische Orientierung

• Gesellschaftliche Orientierung

Probleme:




Unterschiedliche Kulturen

hohe Machtdistanz geringe Machtdistanz

Vorgabe durch Teamleiter

Konsultation bei der Entscheidungsfindung




Unterschiedliche Kulturen

kollektivistisch Individualistisch

Titel/Rollen spielen eine Zentrale Rolle

Beitrag des Einzelnen




Umgang mit interkulturellen Teams

• Zeit zum Kennen lernen

• Strukturierung der Aufgabe

• Verteilung der Autorität

• Entwicklungshorizont

• Bedeutung von Ansehen und Beziehungen

• Vielfalt der Kommunikationsmedien

• Vermeidung sprachlicher Unschärfen



4.4 Gestaltung und Verteilung der Aufgaben

Aufgabeninterdependenz!

Bedeutet, dass eine wechselseitige Beziehung zwischen mehreren Arbeitsschritten besteht




Aufgabeninterdependenz

Hohe Interdependenz hat positiven Einfluss auf die Leistung der Teammitglieder

Hertel (2000)




Motivation vs. Koordinationsaufwand

Beides resultiert aus Aufgabeninterdependenz.



4.5 Start und Initiierung virtueller Teams

Kick Off




Ziele Kick-Off Veranstaltung• Kenntnis der Teamaufgaben

• Priorität der Ziele aufstellen

• Teammitglieder kennen

• Orientierung über eigene/ andere Rolle(n)

• Grundsätze/ Regeln kennen




Ablauf Kick-Off Veranstaltung• Vorstellungsrunde

• Erläuterung von Auftrag, Zielen, Ressourcen

• Funktionen/Rollen der Teammitglieder

• Strukturen/Gremien bilden




Früh festlegen

„Learning organization“

• Regeln wachsen mit der Gruppe

Unterstreichen Vertrauen in die Prozesse der virtuellen Teamarbeit

Regeln festlegen




• wann/wie Treffen stattfinden

• wie Entscheidungen getroffen werden

• Art und Weise eines Feedbacks

• Umgang mit Kritik

• Ahndung bei Verletzungen von Absprachen

• Formen von Unterstützung

Mögliche Inhalte eines Regelwerks:



4.6 Gruppenarbeit

Planung einer Kick-Off Veranstaltung

Inhalte der Veranstaltung

• Kenntnis der Teamaufgaben

• Motivation bzw. „Wir-Gefühl“

• Teammitglieder kennen

• Grundsätze/ Regeln kennen



5. Aufrechterhaltung & Regulation der Zusammenarbeit in

virtuellen Teams

1. Kommunikation

2. Motivation & Vertrauen

3. Konfliktmanagement

4. Dokumentation



5.1 Elektronische Kommunikationsmedien

Probleme für virtuelle Teams:• Mehrdeutigkeit• Unpersönlichkeit• Kultureller Hintergrund



5.1 Sozioemotionale

Kommunikation• Emoticons

(Gesichtseindrücke, Gefühle etc.)

• Spezifische Abkürzungen:

OIC = „Oh I See“• Aktionsworte mit

Zusatzzeichen *• Großbuchstaben für

Schreien

OIC

*lach*

YEAH

:,(



5.1 Media Richness Theorie

(1/3)• Hauptaufgabe:

Reduzierung von Unsicherheit und Mehrdeutigkeit• Empfehlungen:

– Konflikte oder zwischenmenschliche Probleme direkt besprechen

– Weniger reichhaltige, aber ökonomischere Kommunikationsmedien für Routinekommunikation

– Einfache Informationen für mehrere Personen per „Bulletin Boards“



5.1. Media Richness Theorie(2/3)

• Je komplexer der Kommunikationsinhalt, desto reichhaltiger das Kommunikationsmedium

• Symbolische und soziale Bedeutung der Kommunikationsmedien

• Komplexere Medien, um Teamgeist zu stärken• Pragmatische Faktoren wie Entfernung, Ausstattung

oder Kosten• Persönliche Präferenzen



5.1. Media Richness Modell

(3/3)

Ergebnisse:• Generell mehr Face-to-face-Gespräche oder

Telefon bevorzugt• Persönliche Gespräche bei komplexen Inhalten

stärker vorgezogen• Extravertierte Personen wählen nicht-textbasierte

Kommunikationsmedien• Schüchterne Personen werden durch direkte

Interaktionsmedien beeinträchtigt; indirekte Medien vermitteln Sicherheit und mehr Zeit



5.1. Gruppenarbeit

Vor- und Nachteile verschiedener Kommunikationsmedien



Lösung – Gruppenarbeit (1/4)

Kommunikations-medien

Vorteile Nachteile

Face-to-face(Gruppe)

Sprachlich komplex, unmittelbares direktes Feedback

Koordination, Reisekosten, Dokumentation aufwändig

„Bulletin Boards“ Informativ, ökonomisch um viele Personen zu erreichen

Unpersönlich, kein direktes Feedback

Telefon Schnell, persönlich, direktes Feedback, Vertraulichkeit möglich

Reduzierte Kommunikationskanäle, Dokumentation aufwändig





Vorteile Nachteile

E-Mail Schnell, Abruf bei Bedarf, dokumentierbar

Gefahr des „overload“, kein direktes Feedback

Face-to-face(Zwei Personen)

Sprachlich komplex, direktes Feedback, Vertraulichkeit möglich

Koordination, Reisekosten, Dokumentation aufwändig

Chat, Diskussions- foren

Ökonomisch, aufgabenorientiert

Überlappung von Beiträgen





Vorteile Nachteile

Telefonkonferenz Informell, direktes Feedback

Reduzierte Kommunikationskanäle, Dokumentation aufwändig

Brief Formell, leicht zu dokumentieren

Langsam, kein direktes Feedback

Videokonferenz Sprachlich komplex, direktes Feedback

Koordination, Dokumentation aufwändig





Vorteile Nachteile

Fax Formell, leicht zu dokumentieren

Relativ unpersönlich, kein direktes Feedback

Anrufbeantworter, Voice-Mail

Schnell verfügbar, relativ persönlich

Kein Feedback



5.1. Strategien erfolgreicher Kommunikation in virtuellen Teams

(1/3)

• Lieber zu oft als zu wenig kommunizieren• Doppelte Feedbackschleifen• Nutzung vielfältiger Kommunikationstools• Gute und ausführliche Dokumentation des Team-

Prozesses und der Erfolgskriterien• Klare Kommunikationszeiten



5.1 Strategien erfolgreicher Kommunikation in virtuellen Teams

(2/3)

• Mehr Zeit für nicht unmittelbar arbeitsbezogene Kommunikation

• Gemeinsame Veranstaltung für das Team• Bildung lokaler Untergruppen• Gegenseitiger Besuch• Mitgliederprofile im Intranet• Training und Kommunikationskonzepte



5.1. Strategien erfolgreicher Kommunikation in virtuellen Teams

(3/3)

Face-to-face-Kommunikation:• Aufgabe schwierig oder neuartig• Geringer Reifegrad und Qualifikation der

Teammitglieder• Hohe Vertraulichkeit• Geringer Schutz/Sicherheit vor fremden Zugriff• Kohäsionsbezogener Führungsstil



5.2. Motivation und Vertrauen

Größtes Risiko für virtuelle Teams:

• geringer persönlicher Kontakt



5.2. Typische Probleme in der

Motivation virtueller Teams

• Schnellere Isolation• Schneller auftretende Unklarheiten über Ziele• Schwieriger, zur regelmäßigen Überprüfung der

Ziele zu motivieren• Schwieriger, Vertrauen zu schaffen• Fehlendes Feedback auf der Teamebene• Wenig informelle Kontakte• Fehlen von klaren Regeln



5.2. VIST-Modell

Managementstrategie zur Klärung und Vorhersage der Motivation in virtuellen Teams

• V = Valence (Bedeutung für den einzelnen MA)

• I = Instrumentality (Bedeutung des eigenen Beitrags für den Gesamterfolg)

• S = Self-efficacy (Selbstvertrauen)

• T = Trust (Vertrauen innerhalb virtueller Teams)



5.3 Konfliktmanagement

Konfliktpotenzial in virtuellen Teams:

• Höheres Potenzial für Missverständnisse

• Schlechte Abstimmung• Fehlinformationen• Stress



5.3. Konfliktmanagement-System (doppelte Strategie)

Präventive Maßnahmen• Klare Kommunikations-

strukturen• Partizipation der

Teammitglieder• Angemessene

Personalentwicklung• Strukturelle Online-Tools

Korrektive Maßnahmen• Online-Meetings• Tools zur Unterstützung von

virtuellen Verhandlungen• Teambuilding



5.4 Dokumentation

Funktionen:• Erfolgskontrolle• Angaben der Arbeitskoordination• Erfolgsfeedback• Motivation und Identifikation der Teammitglieder



5.4 Dokumentation

Instrumente:• Homepage des Teams• Mission statement• Mitgliederliste• Prozessdokumentation• Ergebnisdokumentation

Date post:	05-Dec-2014
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