Manual Book - Operational

8/17/2019 Manual Book - Operational

1/81

MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System )

Copyright by deanee.com 030211 1

KATA PENGANTAR

Buku ini disusun untuk membantu pemakai Software Project Cost Control System (P.C.C.S ) Ver . 2.0 agar tidak mengalami kesulitan dalam praktek input data, disajikandengan bahasa yang simple agar mudah dicerna dan dipahami.

Dalam buku ini dijelaskan langkah demi langkah proses input data pada SoftwareP.C.C.S disertai dengan tampilan gambar sesuai menu yang ada pada SoftwareP.C.C.S sehingga memudahkan kita untuk menerapkannya langsung pada Software

Dengan adanya buku ini diharapkan para pemakai software tidak lagi terkendala dalam

pengoperasian software dan dapat menekan kesalahan input data sehingga data yangditampilkan menjadi valid.

Semoga buku ini bermanfaat .

Susilo Ramdhan


2/81



DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR…………………………………………………………………… 1I. SETTING AWAL

Setting Awal untuk Ms. Acces 2003……………………………………………… 4Setting Awal untuk Ms. Acces 2007……………………………………………… 10

II. OPERASIONAL PROGRAMLOGIN……………………………………………………………………………….. 16DATA AWAL

Registrasi & Data Proyek……………………………………………………… 17Input RAP Awal…………………………………………………………………. 20

INPUTVendor…………………………………………………………………………… 25Upah

SPK Mandor……………………………………………………………. 26Berita Acara Upah ( BAU )……………………………………………. 27Biaya Langsung Upah ( BLU )………………………………………… 29

BahanSurat Permintaan Pembelian ( SPP )………………………………… 31Purchase Order ( PO )…………………………………………………. 32Bon Penerimaan Gudang ( BPG )…………………………………….. 33Biaya Langsung Bahan ( BLB )……………………………………….. 35Pemakaian Material ( BPPB )…………………………………………. 36Kartu Stock………………………………………………………………. 37Laporan Sediaan Bahan ( LSB )………………………………………. 39

Subkontraktor

SPK Subkontraktor……………………………………………………… 40Laporan Prestasi Subkont ( LPS )…………………………………….. 42 Alat – Biaya Langsung Alat ( BLA )…………………………………………… 43BPU- Biaya Tidak Langsung ( BTL )………………………………………….. 45

POST CONTROLUpah

Control SPK Mandor......................................................................... 47Control BAU...................................................................................... 49

BahanControl SPP-PO-BPG....................................................................... 50Control Pendatangan Material Total................................................. 50

Control Pendatangan Material Periodik............................................ 51Subkontraktor

Control SPK Subkontraktor.............................................................. 52Control LPS...................................................................................... 53

Alat.............................................................................................................. 54Biaya Tidak Langsung................................................................................ 55

EBPP & LPPReal Time

EBPP Bulan ini ( Real Time )............................................................ 56EV. Kinerja ( Real Time )………………………………………………. 57Input LPP………………………………………………………………… 58

Arsip Data Arsip Data EBPP……………………………………………………….. 59 Arsip Data EV.KINERJA……………………………………………….. 59


3/81



Arsip Data LSB…………………………………………………………. 60POSTING BIAYA.................................................................................... …… 61HITUNG SIPEK....................................................................................... …… 67TOOLS.................................................................................................... …… 70

Pembatalan Posting............................................................................... … 70Revisi akumulasi LPP yang sudah terposting……………………………… 71

Merubah Data Proyek…………………………………………………………. 75Melihat Data Error Input……………………………………………………….. 76Record Aktivitas………………………………………………………………… 77

OPTION................................................................................................... ……. 78

IV. KETERANGAN SIMBOLKETERANGAN SIMBOL...........................................................................…… 81


4/81



I. SETTING AWAL


5/81



SETTING AWAL UNTUK MS. ACCESS 2003

Berikut adalah Setting awal untuk anda pengguna MS. ACCESS 2003 sebelum andamenggunakan software PCCS, setting ini hanya dilakukan satu kali saja.

1. Klik Icon Windows.2. Klik “ All Program”


6/81



3. Cari Program Microsoft Office Access 2003 pada folder Microsof t office danbuka program tersebut.

Akan muncul tampilan sebagai berikut :


7/81



4. Buat File Baru Ms. Accesspada sisi sebelah kanan akan muncul tampilan sbb :

5. Klik Blank Database akan muncul tampilan :


8/81



6. Pada kotakFile Name ketik kata “ setting”7. Klik tombol Create

Akan muncul tampilan seperti dibawah ini :


9/81



8. Klik “ Tools” pada menu bar diatas layar hingga muncul tampilan sbb:

9. Pilih “ Tools” akan muncul tampilan:


10/81



10. Klik menu “ Edit/Find” pada menu Options11. Hilangkan Tanda Centang pada menu Confi rm seperti gambar dibawah ini :

13. klik Aply

14. klik Ok15. Selanjutnya tutup f ile.16. Buka Software PCCS dan Software PCCS siap digunakan.


11/81



SETTING AWAL UNTUK MS. ACCESS 2007

Berikut adalah Setting awal untuk anda pengguna MS. ACCESS 2003 sebelum andamenggunakan software PCCS, setting ini hanya dilakukan satu kali saja.

10. Klik Icon Windows.11. Klik “ All Program”


12/81



12. Cari Program Microsoft Office Access 2003 pada folder Microsof t of fice danbuka program tersebut.

Akan muncul tampilan sebagai berikut :


13/81



13. Klik tanda segitiga pada toolbar seperti gambar diatas

14. Pilih menu “ More Commands…”

Akan muncul tampilan seperti berikut.


14/81



15. Pilih menu “ Advanced” dan hilangkan tanda centang pada menu

“Confirm”Seperti tampilan di bawah ini:


15/81



16. Setelah sesuai tampi lan diatas kl ik “ OK” dan keluar dari Program Ms. Access

Setelah Proses setting selesai Program PCCS sudah bisa dijalankan.


16/81



II. OPERSIONAL PROGRAM


17/81



LOGIN

1. LOGINPada awal anda menjalankan software ini akan muncul tampilan :

Klik ENTER , kemudian akan muncul tampilan seperti berikut :

Klik ENTER , kemudian akan muncul tampilan seperti berikut :

Ini adalah tampilan form LOGIN, untuk User Name anda ketik POP klik Enter untuk

Password Ketik 1234 klik Enter Kemudian klik kotak LOGIN maka anda akan masuk ke

MENU UTAMA Software PCCS Seperti tampilan berikut ini :


18/81



Perhatikan Menubar paling atas dari tampilan Menu Utama seperti gambar dibawah ini :

Menubar ini Merupakan tampilan Menu yang ada pada software PCCS

Setelah anda masuk ke Menu Utama maka langkah selanjutnya yang harus anda lakukan

adalah Registrasi atau pendaftaran Proyek anda. Karena apabila anda tidak melakukan

Registrasi maka Software ini tidak dapat digunakan secara utuh.

DATA AWAL

1. REGISTRASI & DATA PROYEKUntuk melakukan Registrasi klik kotak pada menu bar DATA AWAL akan muncultampilan :

Kemudian Pilih kotak REGISTRASI maka akan muncul tampilan :


19/81



1. Isilah data-data yang diminta dengan benar karena nantinya berdasar data-data ini

akan dibuat kunci registrasinya, setelah mengisi anda klik kotak SIMPAN.

2. Kirimkan data-data yang telah anda isi ke alamat yang diminta, untuk lebih jelasnya

anda bisa klik kotak CARA REGISTRASI.

3. Bila anda telah mendapatkan kode registrasi maka isilah kotak KODE REGISTRASI

sesuai kode yang telah anda terima kemudian klik kotak PROSES, bila kode yang

anda masukkan benar maka Software akan memberikan keterangan bahwa anda

telah bisa menggunakan Software ini secara utuh begitu pula sebaliknya.

4. Langkah berikutnya adalah Input Data Proyek untuk melakukan input data proyek

klik kotak KELUAR kemudian ikuti langkah seperti pada gambar dibawah ini :

Akan muncul form seperti dibawah ini :


20/81



Sebelum anda mengisi kotak yang kosong Pastikan data pada sebelah kiri telah sesuai

dengan data Registrasi Anda bila belum sesuai klik kotak RFRESH DATA.

5. Isilah kotak – kotak yang masih kosong sesuai data proyek anda kecuali kotak

PEJABAT LAIN, SEM/CM, NAMA SEM/CM, GSP/SOM

Catatan :

1. Pada kotak PEJABAT LAIN klik kotak maka akan muncul :

Isilah Nama dan Jabatan SOM, SEM, CM dan GSP sesuai struktur proyek.


21/81



2. Pada Kotak SEM/CM klik tanda dan pilih sesuai struktur proyek anda.

3. Pada Kotak NAMA SEM/CM klik tanda dan pilih sesuai struktur proyek anda.

4. Pada Kotak GSP/SOM klik tanda dan pilih sesuai struktur proyek anda.

Bila semua data sudah terisi dengan benar klik kotak SIMPAN lalu klik KELUAR makaproses registrasi telah selesai dilakukan.

Berikut adalah flowchart untuk melakukan Registrasi :

2. INPUT RAP AWAL

Setelah anda melakukan Registrasi tahap selanjutnya adalah INPUT RAP AWAL .Untuk Masuk Ke Form INPUT RAP AWAL ikuti gambar di bawah ini :

Akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

MENU

UTAMA

DATA AWAL INPUT DATA

PROYEK

REGISTRASI


22/81



CARA 1 :

1. Isilah setiap kolom dengan benar mulai kolom HP ( Hold Point ), Ket (UPAH, BAHAN,

ALAT, BPU dan SUBKONT), Kode (Kode Resources), Sat (Satuan), Volume dan Harga

Satuan untuk kolom Jumlah tidak perlu diisi karena secara otomatis akan

mengalikan Volume dan Harga Satuan kemudian cek JUMLAH RAP apakah sudah

sesuai dengan RAP anda.Catatan:

Pos Biaya Upah Pada Kolom Ket Ketik UPAH

Pos Biaya Bahan Pada Kolom Ket Ketik BAHAN

Pos Biaya Alat Pada Kolom Ket Ketik ALAT

Pos Biaya BPU Pada Kolom Ket Ketik BPU

Pos Biaya Subkontraktor Pada Kolom Ket Ketik SUBKONT

Pos Bunga Bank Pada Kolom Ket Ketik BUNGA BANK

Pos Biaya Pemeliharaan Pada Kolom Ket Ketik PEMELIHARAAN

2. Jika anda kesulitan mencari kode resources yang diinginkan anda bisa melihat daftar

kode resources nasional PT. PP ( Persero ) dengan meng klik kotak KODE RESC.

Maka akan tampil seluruh kode resc yang digunakan oleh PT. PP ( Persero ).

3. Bila Jumlah RAP sudah sesuai klik kotak PROCESS DATA . maka input RAP telah

selesai.

CARA 2 :

Cara ini lebih cepat dibandingkan cara pertama dengan cara meng copy data dari

worksheet excell :

1. Buatlah tabel dengan menggunakan excell dengan susunan sebagai berikut :


23/81



Anda dapat membuat atau mengambil data diatas dari draft data RAP awal anda

yang berformat excell dengan sedikit memodifikasinya seperti tampilan diatas.

2. Pastikan Kode Resc yang dipakai pada setiap item pekerjaan tidak sama, karena

apabila sama maka salah satu kode tidak dapat dibaca oleh software dan akan

berpengaruh pada total jumlah RAP ( Total RAP menjadi tidak sama antara software

dan Excel ).3. Agar Jumlah RAP tidak ada selisih antara hitungan excell dan software pastikan angka

dibelakang koma pada kolom VOLUME dan HARGA SATUAN terbaca semua seperti

contoh berikut:

4. Copy kolom HP, KODE, NAMA, SATUAN, VOLUME dan HARGA SATUAN pada dataexcel anda, kolom JUMLAH tidak perlu di copy :

5. Kembali ke INPUT RAP AWAL pada Software PCCS kemudian kita paste dengan

cara klik simbol pada ujung kolom hingga semua kolom tampak hitam :


24/81



6. Kemudian tekan CTRL V maka data yang kita copy dari excell tadi akan terpaste di

software PCCS :


25/81



Cek Terlebih dahulu JUMLAH RAP yang ada sudut kanan bawah apakah sudah sesuai

dengan perhitungan excell anda bila sudah sesuai klik kotak PROCESS DATA akan

muncul konfirmasi sbb:

Jika data sudah benar klik YA , maka data akan diproses menjadi RAP Awal anda dan

akan muncul pemberitahuan bahwa data RAP Awal telah terkunci :

Klik OK dan klik KELUAR pada form INPUT RAP AWAL

Jika anda telah melakukan REGISTRASI , INPUT DATA PROYEK dan INPUT RAP AWAL

maka proses INPUT DATA AWAL telah selesai. Dan anda telah mempunyai data awaluntuk proyek anda.

CATATAN :

Proses DATA AWAL hanya bi sa di lak ukan sekal i pada saat awal proyek b i l a anda

m engulangi nya lagi m aka sem ua data yang sudah anda masukkan aka n otomat is

terhapus (term asuk sem ua dat a-dat a perbulan , jika sudah ada).


26/81



INPUTAnda sudah bisa memulai melakukan Input biaya maupun data Vendor setelah melalui

proses Registrasi diatas.

1. VENDORUntuk memulai INPUT VENDOR ikuti langkah pada gambar dibawah ini :

Akan muncul Form Input Data Vendor seperti dibawah ini :

Isilah data yang ada pada setiap kolom sesuai data dan kategori Vendor , apabila

Vendor yang bersangkutan masuk dalam kategori Upah maka Pilih UPAH pada kolom

Upah begitu seterusnya.

Setelah semua data terisi klik kotak SIMPAN kemudian PROCESS DATA dan klik kotak

KELUAR bila anda ingin keluar dari form ini.


27/81



2. BIAYA UPAHUntuk bisa membiayakan Upah lewat BAU, anda diharuskan input SPK terlebih dahulu

karena apabila SPK belum ada maka kita tidak dapat melakukan Opname upah, data

dasar untuk melakukan Opname Upah adalah SPK.

1.1. SPK (Surat Perintah Kerja)Untuk bisa masuk ke form input SPK ikuti langkah pada gambar di bawah ini :

Akan muncul tampilan form INPUT SPK UPAH :

1. Isilah kotak-kotak NOMOR SPK, KODE SPK, TANGGAL SPK, JENIS PEKERJAAN,

LOKASI PEKERJAAN dan WAKTU PELAKSANAAN yang kosong sesuai data

dengan cara mengetiknya ( Manual )

2. Untuk mengisi kotak NAMA, dan GSP/SOM/SEM anda cukup klik tanda yang

ada pada masing masing kotak lalu sorot data yang dimaksud, maka kotak akan

terisi sesuai data yang dipilih, “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik

) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.


28/81



3. Selanjutnya isilah kotak dibawahnya untuk memasukkan data NO, KODE RESC,

URAIAN, VOLUME, SAT dan HARGA. Perhatikan petunjuk dibawah ini untuk megisi

kotak kotak tersebut :

a. NO : ketik manual sesuai no urut item pekerjaan

b. KODE : klik tanda lalu sorot item yang anda pilih. “jangan mengisikotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

c. URAIAN : ketik manual sesuai data.

d. VOLUME : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan

terdapat angka dibelakang koma maka angka dibelakang koma harus diketik

seluruhnya agar hasil kalinya sesuai yang diinginkan.

e. SAT : tidak perlu diisi karena secara otmatis akan terisi pada saat andamengisi kotak KODE.

f. HARGA : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan



g. JUMLAH : tidak perlu diisi karena secara otomatis mengalikan VOLUME dan

HARGA.

4. Setelah semua kotak terisi Klik kotak SIMPAN,

5. Untuk menambah data SPK baru klik kotak TAMBAH lalu isikan data sesuai tahapan

tahapan pada No. 1 s/d 4 diatas.6. Untuk menghapus data SPK , carilah data Nomor SPK yang akan dihapus dengan

menggunakan tombol :

Kemudian Klik kotak HAPUS.

1.2. BAU (Berita Acara Upah)Setelah input SPK tahap selanjutnya adalah input biaya upah lewat BAU ( Opname Upah

) langkah-langkahnya adalah :

Akan muncul Form BAU seperti berikut :


29/81



1. klik tanda pada kotak BIAYA BULAN dan pilih bulan Opname. “jangan mengisi

kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan

data”.

2. ketik manual No. UB sesuai data.

3. klik tanda pada kotak SPK NOMOR pilih Nomor SPK yang akan diopname maka

secara otomatis data pada kotak dibawahnya akan terisi data sesuai nomor SPK yanganda pilih.

4. ketik manual MASA KERJA (Masa Opname).


30/81



5. masukkan volume opname sesuai data anda pada masing masing item pada kolom

Vol s/d pkn ini (kolom berwarna kuning).

6. klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin melakukan Opname

pada nomor SPK yang lain.

7. Untuk mencetak BAU cari data nomor BAU yang akan dicetak kemudian klik CETAK .

8. Klik KELUAR untuk keluar dari form BAU9. Bila muncul tampilan seperti dibawah ini saat anda memasukkan vol opname berarti

vol opname anda melebihi vol spk :

Vol spk yang over akan menunjukkan warna merah. Dan akan muncul tulisan OVER

OPNAME !!!

BLU ( Biaya Langsung Upah )

Akan Muncul Form INPUT BLU :


31/81



Selanjutnya isi kotak-kotak yang masih kosong sesuai petunjuk dibawah ini :

1. Nomor BLU : Ketik manual

2. Tanggal Transaksi : Ketik Manual

3. Nama : Klik tanda pada kotak Nama pilih Nama Vendor yang

diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual (

diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

4. Biaya Bulan : Klik tanda pada kotak Biaya Bulan pilih bulan sesuai

bulan input. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual (


Selanjutnya isi kotak dibawah (detail ) sesuai petunjuk dibawah ini :

5. No : Ketik manual sesuai urutan item transaksi

6. Uraian : Ketik manual

7. Kode : Tidak perlu diisi karena nantinya otomatis terisi.

8. Pekerjaan : Klik tanda pada kotak Pekerjaan pilih sesuai kode

resc yang diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara

manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan

data”.

Secara otomatis kolom Kode dan Sat akan terisi sesuai kode

resc yang dipilih.

9. Klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin menambah data biaya

dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.


32/81



2. BAHAN

2.1. SPP (Surat Permintaan Pembelian)Untuk Masuk Form SPP ikuti langkah pada gambar berikut :

Akan Muncul Tampilan Form INPUT SPP

Isi kotak berikut dengan cara

1. NO SPP : Ketik manual

2. Kode SPP : Ketik manual

3. Tgl. SPP : Ketik manual

4. Diapakai TGL : Ketik manual

5. Brg Dikirim Ke : Ketik manual

6. No : Ketik manual

7. Kode : klik tanda dan pilih kode resc barang maka secara otomatis

kotak Sat dan Jenis Barang akan terisi.

8. Uraian dan Spek : Ketik manual9. Untuk Pek. : Ketik manual


33/81



Klik SIMPAN , dan klik TAMBAH bila anda ingin memasukkan no SPP baru untuk

mencetak Cari No SPP yang akan dicetak kemudian klik CETAK .

Untuk Keluar Form klik KELUAR .

2.2. PO (Purchase Order)

Akan Muncul Form PO :


1. No. PO : Ketik manual

2. Kode PO : Ketik manual

3. Kepada : Klik tanda dan pilih Nama Suplier

4. Contact Person : Ketik manual

5. Alamat : Ketik manual

6. Dikirim ke : Ketik manual

7. Berdasar SPP No : Klik tanda dan pilih No SPP

8. Waktu Penyerahan : Ketik manual

9. Cara Pembayaran : Ketik manual

10. Syarat-syarat : Ketik manual


34/81



11. PPN : Ketik manual bila ada unsur Ppn

Untuk kotak dibawah (Detail PO) sebagai berikut

1. No : Ketik manual sesuai no urut item PO

2. Kode : Klik tanda dan pilih Kode Resc yang diinginkan3. Banyaknya : Ketik manual

4. Sat : Ketik manual

5. Uraian Barang : Ketik manual

6. Spesifikasi : Ketik manual

7. Harga Satuan : Ketik manual

8. Jumlah : Tidak perlu diisi karena otomatis mengalikan Harga satuan

dengan Banyaknya barang.

Klik SIMPAN , dan klik TAMBAH bila anda ingin memasukkan No PO baru untuk

mencetak Cari Nomor PO yg akan dicetak klik CETAK.

2.3. BPG (Bon Penerimaan Gudang)

Akan Muncul Form BPG :


35/81




1. Nomor BPG : Ketik Manual


3. Nomor PO : Klik tanda dan pilih No PO

4. Nama : Klik tanda dan pilih Nama Suplier (yg sudah diinput

diawal, bila ada tambahan maka anda harus

menambahkannya lagi)

5. Biaya Bulan : Klik tanda dan pilih Bulan Penerimaan Barang.

Untuk kotak dibawah (Detail BPG) sebagai berikut

1. No : Ketik Manual seuai urutan item barang

2. Kode : dilewati “JANGAN DIISI”

3. Nama Bahan : Klik tanda dan pilih Nama bahan maka secara otomatis

kolom KODE, dan SAT akan terisi “jangan mengisi kotak

kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi

kesalahan pembacaan data”.

4. Volume : Ketik manual bila Volume yg anda masukkan terdapat

beberapa angka dibelakang koma maka angka tersebutharus diketik semua.

5. Harga Satuan : Ketik manual bila Harga yg anda masukkan terdapat

beberapa angka dibelakang koma maka angka tersebut

harus diketik semua.

6. Jumlah : secara otomatis terisi dengan hasil kali Volume dengan

Harga Satuan.

7. Klik kotak SIMPAN,

8. Untuk menambah data BPG baru klik kotak TAMBAH lalu isikan data sesuai tahapan

diatas.9. Untuk menghapus cari data BPG yang akan dihapus klik kotak HAPUS

10.Untuk mencetak cari data No BPG yang akan dicetak klik kotak CETAK


36/81



BLB ( Biaya Langsung Bahan )

Akan Muncul Form BLB :


1. Nomor BLB : Ketik manual









5. No : Ketik manual sesuai urutan item transaksi6. Uraian : Ketik manual



37/81






data”.

Secara otomatis kolom Kode dan Sat akan terisi sesuai koderesc yang dipilih.


dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.

2.3.1 PEMAKAIAN MATERIAL ( BPPB )

Akan Muncul Form INPUT PEMAKAIAN MATERIAL :



38/81



1. Biaya Bulan : Klik tanda dan pilih Bulan Pengeluaran Barang.

Untuk kotak dibawah (Detail BPPB) sebagai berikut

1. No BPPB : Ketik Manual seuai nomor kartu BPPB Lapangan

2. Tgl Keluar : diisi sesuai tanggal pengeluaran barang.

3. Kode : Klik tanda dan pilih Kode bahan maka secara otomatiskolom NAMA BARANG, dan SAT akan terisi “jangan

mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan

terjadi kesalahan pembacaan data”.

4. Volume : Ketik manual bila Volume yg anda masukkan terdapat

beberapa angka dibelakang koma maka angka tersebut

harus diketik semua.

5. Klik kotak SIMPAN,

6. Untuk menambah data BPPB baru di BULAN YANG SAMA isi baris dibawahnya dan

isikan data sesuai tahapan diatas.

7. Untuk menambah data BPPB baru di BULAN YANG BERBEDA klik kotak TAMBAH

lalu isikan data sesuai tahapan diatas.

Kartu Stockbila anda ingin melihat atau mengecek kartu stok bahan pada bulan tertentu :

Akan muncul form BPG klik kotak KARTU STOCK yang terdapat pada bagian bawah

Form BPG :

Akan Muncul :


39/81



Pilih salah satu :

PERIODIK : Menampilkan data Penerimaan dan Pengeluaran barang per Bulan

TOTAL : Menampilkan data Penerimaan dan Pengeluaran barang secara total

Bila anda memilih PERIODIK maka akan muncul :

Isi kotak yang ada dengan cara memilih KODE BARANG dan BULAN kemudian klik OK

maka akan muncul Laporan sbb :

Bila anda memilih TOTAL maka akan muncul :


40/81



Pilih KODE BARANG yang akan kita lihat datanya kemudian klik kotak OK maka akan

muncul laporan sbb :

2.3.2 LSB (Laporan Sediaan Bahan)untuk membuka LSB selama bulan berjalan klik kotak LSB pada form BPG akan muncul :

Pilih Bulan LSB yang akan kita tampilkan klik kotak OK maka akan muncul laporan LSB

seperti berikut :


41/81



3. SUBKONTSeperti halnya UPAH terlebih dahulu kita masukkan SPK Subkont. Untuk bisa melakukan

Opname SPK SUBKONT.

3.1. SPK (Surat Perintah Kerja) SubkontUntuk masuk ke Form SPK SUB ikuti langkah berikut ini :

Akan muncul tampilan form SPK SUBKONTRAKTOR :


42/81



1. Isilah kotak-kotak NOMOR SPK, KODE SPK, TANGGAL SPK, JENIS PEKERJAAN

dan WAKTU PELAKSANAAN yang kosong sesuai data dengan cara mengetiknya (

Manual )

2. Untuk mengisi kotak NAMA anda cukup klik tanda yang ada pada kotak lalu

sorot data yang dimaksud, maka kotak akan terisi sesuai data yang dipilih,dan secara

otomatis kotak ALAMAT akan terisi sesuai data vendor yang anda masukkan

sebelumnya “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akanterjadi kesalahan pembacaan data”.

3. Selanjutnya isilah kotak dibawahnya (detail SPK) untuk memasukkan data NO, KODE

RESC, URAIAN, VOLUME, SAT dan HARGA. Perhatikan petunjuk dibawah ini untuk

megisi kotak kotak tersebut :

a. NO : ketik manual sesuai no urut item pekerjaan

b. KODE : klik tanda lalu sorot item yang anda pilih. “jangan mengisi

kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

c. URAIAN : ketik manual sesuai data.

d. VOLUME : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan



e. SAT : tidak perlu diisi karena secara otmatis akan terisi pada saat anda

mengisi kotak KODE.

f. SPESIFIKASI : ketik manual sesuai data.

g. HARGA : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan


seluruhnya agar hasil kalinya sesuai yang diinginkan.h. JUMLAH : tidak perlu diisi karena secara otomatis mengalikan VOLUME dan

HARGA.


43/81



4. Setelah semua kotak terisi Klik kotak SIMPAN,

5. Untuk menambah data SPK baru klik kotak TAMBAH lalu isikan data sesuai tahapan

tahapan pada No. 1 s/d 4 diatas.

6. Untuk menghapus data cari nomor SPK yang akan dihapus kemudian klik kotak

HAPUS.

3.2. LPS (Laporan Prestasi Subkont)Seperti halnya Upah setelah input SPK tahap selanjutnya adalah input biaya Subkont

lewat LPS langkah-langkahnya adalah :

Akan muncul Form LPS

1. klik tanda pada kotak BIAYA BULAN dan pilih bulan Opname. “jangan mengisi

kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan

data”.


44/81



2. ketik manual TANGGAL LPS

3. ketik manual PS (No LPS) sesuai data.

4. klik tanda pada kotak SPK NOMOR pilih Nomor SPK yang akan diopname dan

secara otomatis kotak TANGGAL, NK-PPN, NAMA dan PEKERJAAN akan terisi bila

Nomor SPK yang anda pilih benar begitu juga kolom detail dibawahnya “jangan

mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahanpembacaan data”.

5. masukkan volume opname sesuai data anda pada masing masing item pada kolom

Vol Bln ini (kolom berwarna kuning).

6. klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin melakukan Opname

pada nomor SPK yang lain. ulangi proses input dari langkah 1 s/d 6 .

7. Untuk mencetak LPS Cari nomor LPS yang akan dicetak klik CETAK .

8. Bila muncul tampilan seperti dibawah ini saat anda memasukkan vol opname berarti

vol opname anda melebihi vol spk :

Akan muncul tulisan “OVER OPNAME !!!”

4. ALAT

Berikut langkah untuk masuk ke Form BLA :


45/81



Akan muncul Form BLA


1. Nomor BLA : Ketik manual










6. Uraian : Ketik manual





data”.


46/81



Secara otomatis kolom Kode dan Sat akan terisi sesuai kode resc yang dipilih.


ALAT dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.

5. BPU / BTLBerikut langkah untuk masuk ke Form BTL / BPU :

Akan muncul Form BTL


1. Nomor TL : Ketik manual


3. Nama : Klik tanda pada kotak Nama pilih Nama Vendor yangdiinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual (



47/81








6. Uraian : Ketik manual7. Kode : Tidak perlu diisi karena nantinya otomatis terisi.




data”.

Secara otomatis kolom Kode dan Sat akan terisi sesuai kode

resc yang dipilih.


BTL dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.

POST CONTROLPOST CONTROL

Dari keseluruhan data biaya yang telah kita input diatas kita dapat melakukan kontrolbiaya selama proyek berjalan melalui fasilitas POST CONTROL. Fasilitas ini berfungsi

menyajikan/mengolah data yang telah kita input sehingga kita bisa mengetahui total

biaya atau volume pada bulan tertentu.

Berikut langkah-langkah untuk menggunakan fasilitas ini :

Disini terdapat dua pilihan VOLUME dan BIAYA dengan kotak pilihan dibawahnya

1. VOLUME : UPAH, BAHAN, SUBKONT, ALAT dan BPU

2. BIAYA : TOTAL dan PERIODE

Kita akan bahas satu persatu untuk mengetahui fungsinya :

1. CONTROL UPAH

1.1 CONTROL SPK ( Surat Perintah Kerja )


48/81



akan muncul tampilan :

1. Angka –angka dengan warna Hitam menunjukkan VOL, HARGA dan JUMLAH

RAP anda.

2. Angka-angka dengan warna Biru menunjukkan realisasi input VOLUME, HARGA

dan JUMLAH BIAYA SPK yang telah anda input sampai saat ini.3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasil

pengurangan RAP dan REALISASI SPK.

Catatan :

MERAH menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol

atau Biaya menjadi minus.

KUNING menunjukkan Vol atau Biaya sama dengan RAP sehingga sisa Vol atau

biaya menjadi Nol.

HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau

biaya masih plus (masih ada sisa).


49/81



1.1 CONTROL BAU ( Berita Acara Upah )

akan muncul tampilan :

1. Nomor SPK : Klik tanda maka akan muncul list data nomor SPK yang telah

kita input.

2. Nama : Menunjukkan Nama Vendor/Pemilik SPK Sesuai No SPK yang

kita pilih.

3. Nilai SPK : Menunjukkan Nilai SPK sesuai Nomor SPK yang kita pilih.

4. Jumlah BAU : Total Akumulasi BAU ( Opname ) Nomor SPK yang kita Pilih

5. Sisa Opname : Pengurangan Nilai SPK dan Jumlah BAU

6. Kotak Merah : kotak disamping data-data diatas adalah kotak kontrol dimana

apabila Jumlah BAU lebih Besar dari Nilai SPK maka akan

muncul keterangan “OVER OPNAME”.

7. Kotak Detail : menunjukkan detail data Bulan Opname, No BAU, Kode, Masa

Kerja / Masa Opname dan Jumlah sesuai SPK yang dipilih.


50/81



2. CONTROL BAHAN

Klik kotak BAHAN pada menu POST CONTROL akan muncul pilihan SPP – PO , BPG,

PENDATANGAN MATERIAL dan KARTU STOCK :

2.1. CONTROL SPP - POKlik kotak SPP-PO pada menu CONTROL BAHAN akan muncul :

Disini cukup jelas data yang disampaikan, kita bisa melihat Vol RAP, Vol SPP, Vol PO danTotal BPG (Pendatangan Material).

2.2 CONTROL PENDATANGAN MATERIAL TOTAL


51/81




RAP anda.


dan JUMLAH BIAYA BPG yang telah anda input sampai saat ini.

3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasil

pengurangan RAP dan REALISASI BPG.

Catatan :MERAH menunjukkan Vol atau Biaya BPG lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol


KUNING menunjukkan Vol atau Biaya BPG sama dengan RAP sehingga sisa Vol

atau biaya menjadi Nol.

HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya BPG lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau


2.2.1 CONTROL PENDATANGAN MATERIAL PERIODIKKlik kotak PENDATANGAN MATERIAL pada Form CONTROL BAHAN (Pojok Kiri

Bawah) akan muncul :


52/81



Disini kita bisa melihat data pendatangan material secara volume per item material

berdasar kode resc setiap bulannya.

KARTU STOCK TOTALSudah kita bahas diatas pada saat input BPG ( hal 22 )

3. CONTROL SUBKONT

3.1 CONTROL SPK ( Surat Perintah Kerja ) SUBKONT

Klik kotak SPK pada menu akan muncul:


53/81




RAP anda.


dan JUMLAH BIAYA SPK yang telah anda input sampai saat ini.


pengurangan RAP dan REALISASI SPK.

Catatan :MERAH menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol



biaya menjadi Nol.

HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau


3.2 CONTROL LPS ( Laporan Prestasi Subkont )

Akan muncul tampilan :


54/81


55/81




RAP anda.


dan JUMLAH BIAYA ALAT yang telah anda input sampai saat ini.


pengurangan RAP dan REALISASI BIAYA ALAT.

Catatan :

MERAH menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol



biaya menjadi Nol.

HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau


5. CONTROL BIAYA TIDAK LANGSUNG ( BTL )


56/81



Akan muncul Form :


RAP anda.


dan JUMLAH BIAYA ALAT yang telah anda input sampai saat ini.

3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasilpengurangan RAP dan REALISASI BIAYA ALAT.

Catatan :

MERAH menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol



biaya menjadi Nol.

HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau


EBPP ( Evaluasi Biaya Produksi Proyek ) & LPPPada software ini kita bisa melihat EBPP secara real time dan juga bisa melihat Arsip

EBPP Bulan Bulan Sebelumnya yang sudah terkunci atau terposting.

Untuk menggunakan fasilitas ini ikuti langkah pada gambar :


57/81



Klik kotak EBPP akan muncul pilihan BULAN INI dan ARSIP DATA.

1. BULAN INI : EBPP Real Time s/d bln berjalan

2. ARSIP DATA : Data EBPP bulan sebelumnya berisi EBPP, EV KINERJA, dan LSB (

sdh diposting )

1.1 EBPP BULAN INI (REAL TIME)

akan muncul :

1. Klik tanda pada ujung kotak BULAN dan klik OK . Maka akan muncul :


58/81



Ini adalah tampillan data EBPP kita Real Time

“ Bila terdapat warna merah pada item tertentu ini menerangkan bahwa biaya

kita Real time sudah melebihi RAP. “

1.1.1 EVALUASI KINERJA (REAL TIME)Untuk melihat Ev. Kinerja Real Time Klik kotak EV. KINERJA pada form

EBPP :

1.1.2 INPUT LPPUntuk Input LPP : ketik manual pada kotak PENJUALAN kemudian klik kotak SIMPAN


59/81



2.1 ARSIP DATA

akan muncul :

Klik tanda pada kotak BULAN untuk memilih bulan arsip data, maka secara otomatis

program akan menampilkan data yang diminta sesuai bulan yang dipilih.

2.2 EV KINERJA

Klik kotak EV. KINERJA pada form EBPP Bulan Lalu akan muncul :


60/81





2.3 LSB BULAN LALU

Klik kotak LSB akan muncul :




61/81



POSTING BIAYAPosting biaya adalah mengunci data biaya (UPAH,BAHAN, SUBKONT, ALAT dan BPU )

Realisasi s/d Bln berjalan ( real time ) dan proses ini dilakukan bila data sudah benar-

benar fix/falid biasanya ini dilakukan pada akhir bulan ( Tutup Buku )

Contoh Kasus:

Saat ini kita berada pada akhir bulan Januari 2009 dengan kondisi Ev Kinerja s/d Januari

2009 adalah sebagai berikut :

Data diatas sudah valid dan kita ingin menguncinya (Posting) sebagai data realisasi s/d

lalu real time bulan Februari 2009 (bln depan) maka setelah kita lakukan posting data

pada bulan Februari 2009 akan menjadi :


62/81



Adapun cara melakukan posting adalah :

Akan muncul konfirmasi :

Pada P.C.C.S Versi 2.0 ini sebelum kita melakukan posting diharapkan kita

melakukan CHECK apakah data yang kita input seudah sesuai dengan prosedur (

tata cara input data ).

Lewat fitur ini kita bisa mengetahui apakah data yang kita input sudah sesuai

dengan standar program atau ada data yang cara inputnya tidak sesuai standar /

lost link. Untuk melakukan CHECK klik YA maka akan muncul form :


63/81



Dari tampilan diatas dapat kita lihat bahwa input anda sudah BENAR hal ini

ditunjukkan tidak ada data yang error ( lihat TOTAL DATA ERROR ) , apabila form

menampilkan data seperti dibawah ini :


64/81



Data diatas menunjukkan bahwa ada 2 data BAHAN pada input BPG mengalami error /

tidak sesuai standar opersional input data, untuk melihat detailnya kita klik CETAK akan

muncul tampilan :

Ada 2 transaksi BPG/BAHAN ( PG001 dan 001 ) senilai 7.500.000 yang penginputannya

tidak sesuai standar / lost link karena tidak ada nama vendor dan biaya bulan ( PG001 )

untuk menghapus data ini anda harus keluar terlrbih dahulu dari print preview data

error, kemudian klik HAPUS DATA yang ada pada form Data Error :


65/81



Klik HAPUS DATA sampai angka 2 menjadi 0 ( jika data error menunjukkan 2 maka

anda harus klik HAPUS DATA sebanyak 2 kali ) dan input kembali data yang

mengalami eror dengan benar.

Setelah selesai klik kotak KELUAR maka anda akan kembali pada piliha menu POSTING


66/81



Klik KELUAR dan input kembali data yang mengalami eror dengan benar.

Ulangi Proses POSTING jika data sudah benar ( lihat hal 62 )

Klik TIDAK bila anda ingin melakukan POSTING klik KELUAR bila ingin membatalkan.

Apabila klik TIDAK maka akan muncul tampilan :

Klik tanda pada ujung kotak dan pilih bulan yang akan diposting kemudian klik OK .

Maka akan muncul :

Klik OK , Maka selesai sudah proses POSTING DATA .

Untuk memastikan bahwa data sudah terproses kita bisa melihatnya pada EBPP - ARSIPDATA


67/81



HITUNG SIPEKHitung SIPEK (Sisa Pekerjaan) hitung SIPEK disini adalah mengitung Sisa Pekerjaan

sesuai realisasi di lapangan, karena SIPEK yang ditampilkan oleh semua data yang anda

input di atas masih matematis, proses penghitungan SIPEK ini akan berpengaruh pada

PFC dan perubahan RAP nantinya.

Cara melakukan penghitungan SIPEK :

1. Buka EBPP real time anda terlebih dahulu, langkah-langkahnya seperti pada hal57. setelah anda buka kemudian tutup kembali.

2. Kemudian klik kotak HITUNG SIPEK pada menu utama :

Akan muncul tampilan sbb:


68/81



Klik kotak LOAD DATA akan muncul :

Masukkan data Hold Point, bila anda menghitung SIPEK untuk kepentingan Hold Point

maka masukkan angka Hold Point ( 30, 50, 70 atau 100 ) tetapi bila anda menghitung

SIPEK untuk asumsi bulanan maka diisi sesuai kondisi proyek. Klik OK akan muncul

tampilan :


69/81



Geserlah cursor dibawah sampai menemukan kolom Vol Sipek, Hrg Sipek dan Jmlh

Sipek ( berwarna kuning ) seperti tampilan dibawah ini :

Masukkan Volume dan Harga pada kolom ini sesuai realisasi di proyek dan untuk

melihat akumulasi data yang sudah anda input (Real SIPEK dan Real PFC ) klik kotak EVKINERJA akan muncul tampilan :

Data pada kotak merah adalah akumulasi penghitungan SIPEK sesuai realisasidilapangan sementara data pada kotak biru adalah PFC hasil update SIPEK ( Real

s/d Bln ini + SIPEK )


70/81



TOOLSFitur TOOLS disini bisa kita pergunakan untuk :

1. Merevisi data yang sudah kita POSTING ( Pembatalan Posting ).

2. Merevisi data LPP dan memperbaiki kesalahan prosedur input LPP.

3. Merubah Data Proyek.

4. Melihat data yang mengalami Lost Link ( Data Error Input )

5. Melihat aktivitas selama pemakaian software PCCS ( Surveilence ).

1. PEMBATALAN POSTINGPembatalan POSTING dilakukan apabila terjadi koreksi biaya pada bulan tertentu yang

sudah kita lakukan POSTING untuk melakukan pembatalan posting perhatikan langkah-

langkah dibawah ini :

Akan muncul tampilan :

Untuk mengisi PERIODE pembatalan posting perhatikan gambar dibawah ini :

Pada data diatas dijelaskan bahwa kita telah melakukan posting biaya antara bulan

Januari 2009 sampai dengan Juli 2009, sedangkan pada pada bulan Juli 2009 kita akan

melakukan koreksi biaya maka pada kotak MULAI pilih bulan Jul 2009 kemudian pada

kotak s/d pilih juga bulan Jul 2009 :


71/81



Kemudian klik kotak PROCESS , lakukan koreksi/ revisi pada transaksi yang diinginkan

kemudian Posting kembali biaya bulan Juli 2009.

Tetapi apabila kondisi koreksi biaya seperti gambar dibawah ini :

Pada data diatas dijelaskan bahwa kita telah melakukan posting biaya antara bulan

Januari 2009 sampai dengan Juli 2009, sedangkan pada pada bulan Maret 2009 kita

akan melakukan koreksi biaya maka pada kotak MULAI pilih bulan Mar 2009 kemudian

pada kotak s/d pilih juga bulan Jul 2009 :

Klik kotak PROCESS , lakukan koreksi/ revisi pada transaksi yang diinginkan kemudian

Posting kembali biaya satu per satu mulai bulan Maret 2009 s/d Juli 2009.

“PENGISIAN PERIODE POSTING PADA SAAT PEMBATALAN TERGAN TUNG DATA

YANG SUDAH TERPOSTING DAN DATA YANG AKAN DIBATALKAN “

2. REVISI AKUMULASI LPP YANG SUDAH TERPOSTINGFitur ini dapat kita digunakan untuk melakukan revisi /koreksi LPP yang sudah

terkunci/terposting seperti kasus dibawah ini :


72/81



Untuk melakukan revisi :

Akan muncul form :

Klik HAPUS Kemudian isikan dengan data yang benar :

Data yangakan direvisi


73/81



Setelah mengisi data klik kotak SIMPAN lalu KELUAR, buka kembali form EV. KINERJA

untuk mengecek hasil revisi :

CLEAR DOUBLE DATAFitur ini digunakan untuk menghapus kesalahan prosedur saat melakukan input data

LPP sehingga pada saat dicetak terjadi double data seperti tampilan dibawah ini :

Untuk menghapusnya :


74/81



Klik CLEAR DOUBLE DATA kemdian klik HAPUS :

Isi akumulasi data LPP sesuai data

Klik KELUAR kemudian cek kembali print preview EV. KINERJA untuk melihat hasilnya


75/81



Jika masih terjadi double data lakukan kembali proses CLEAR DOUBLE DATA

3. MERUBAH DATA PROYEKPerubahan Data Proyek ( Nilai Kontrak, Waktu Pelaksanaan dan Nama Pejabat ) dapat

dilakukan menggunakan fitur ini.Untuk merubah data diatas ikuti langkah berikut :

Akan muncul form :


76/81



Data yang bisa dirubah adalah data yang ada pada sebelah kanan , untuk merubahnya

hapus data awal kemudian masukkan data yang benar kemudian klik PROCESS DATA

4. MELIHAT DATA ERROR INPUT

Kita dapat melakukan control apakah data yang telah input sudah sesuai denganprosedur atau tidak melalui fitur ini ( fitur ini dapat kita gunakan sewaktu-waktu .

Untuk menggunakan fitur ini :

Akan muncul tampilan form DATA ERROR INPUT :


77/81



Untuk penjelasan fitur ini bisa dilihat pada halaman 63 - 65

5. RECORD AKTIVITASFitur ini adalah untuk menunjukkan record aktivitas kita selama penggunaan software

untuk membukanya :

Maka akan muncul data record :


78/81



6. OPTIONFitur ini digunakan untuk sarana setting Print Preview dll :

PAGE SETUP : Untuk melakukan setting ukuran kertas saat kita melakukan print

laporan.

PRINT : Untuk melakukan print data.

ZOOM : Memperbesar atau memperkecil view laporan sesuai keinginan

kita.

CLOSE PREVIEW : Menutup View Laporan.


79/81



PEMADATAN DATA : Untuk melakukan Kompresi ukuran file.

BAC UP DATA : Untuk melakukan Back Up Data


80/81



IV. KETERANGAN SIMBOL


81/81


KETERANGAN SIMBOL

Untuk melakukan export data klik tombol EXPORT DATA akan muncul :

Pilih tempat penyimpanan data dan ubah nama file hasil export kemudian klik OK.

Untuk melihat / mencari hasil input data sebelumnya

Untuk mencari data yang sudah kita ketahui Contoh mencari

Pengisian data tidak boleh manual tetapi harus memilih sesuai

data yang tersedia ( drop down )

Mengeskpor data ke Format EXCELL

Date post:	06-Jul-2018
Category:	Documents
Upload:	ryan-aldy-hutagalung
View:	233 times
Download:	0 times

Manual Book - Operational

Documents