Manual de Contabilidad - The World Bank · IASC Comité de Normas Internacionales de Contabilidad...

Manual deContabilidadInformesFinancieros yAudit oría

Filiaical Accounting, Reporting and Auditing Hanldbook(FARAH)

PRIMERA EDICIÓN

OFICINA DEL DIRECTORDEPARTAMENTO DE PRESTAMOS

Banco Mundial

Enero de 1995

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Manual deContabilidadInformesFinancieros y

Auditoría

PRIMERA EDICIÓN

OFICINA DEL DIRECTORDEPARTAMENTO DE PRESTAMOS

Banco MundialEnero 1995

LISTA DE SIGLAS

ACTCO División de Contabilidad Central y Operacional del Banco MundialBIRF Banco Intemacional de Reconstrucción y Fomento, Banco MundialIASC Comité de Normas Internacionales de ContabilidadIDA Asociación Internacional de FomentoIFAC Federación Internacional de ContadoresINTOSAI Organización Internacional de Instituciones Superiores de AuditoríaISA Institución Superior de AuditoríaLATPS Unidad de Modernización del Sector Público del Departamento de

Latinoamérica y el Caribe del Banco MundialNIA Normas Internacionales de AuditoríaNIC Normas Internacionales de ContabilidadPCGA Principios de Contabilidad Generalmente AceptadosPEPS Sistema de control de inventario de Primeras Entradas, Primeras SalidasSA Cuenta Especial (para depósito de fondos provenientes de préstamos del BIRF o la IDA)SAR Informe de Evaluación InicialSECAL Préstamo de Ajuste EstructuralSOE Certificación de Gastos, Certificado de GastosUEPS Sistema de control de inventario de Ultimas Entradas, Primeras Salidas

Este documento fue traducido al Castellano por el Equipo de Respondabilidad de LATPS, con la colaboración deGennán Escobar.

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TABLA DE CONTENIDOS

Lista de Siglas ii

Prefacio a la Versión en Inglés v

I. Introducción 1

II. Evaluación del Proyecto 5

III. Ejecución del Proyecto 17

IV. Informes Financieros 23

V. Cumplimiento con los Requisitos de Auditoría 31

VI. Evaluación de la Respondabilidad Financiera del País 43

VII. ANEXOS 51

Evaluación de Proyectos:

ANEXO I: Normas de Contabilidad 53

ANEXO I-1: Revisión de las Normas de Contabilidad 59

ANEXO II: Resumen de las Normas Internacionales de Contabilidad de IASC 65

ANEXO III: Providencias de Contabilidad y Auditoria para Operaciones de Ajuste 73

ANEXO IV: Revisión de los Sistemas de Administración Financiera y de Contabilidadpara Entidades Ejecutoras de Proyectos Generadores de Ingresos 75

ANEXO V: Revisión de los Sistemas de Administración Financiera y de Contabilidadpara Entidades Ejecutoras de Proyectos No Generadores de Ingresos 85

ANEXO VI: Contabilidad Sectorial 89

Ejecución de Proyectos:

ANEXO VII: Revisión de los Estados de Gastos Realizada por los Gerentes de Proyecto (TMs) 93

ANEXO VIII: Uso de Infomiación Financiera para Supervisarla Ejecución Física del Proyecto 95

ANEXO IX: Formato para Cartas:Recordatorio Anual al Prestatario Sobre el Requisito de Nombrar Auditores 97

Recordatorio al Prestatario Sobre el Requisito de Envio Oportuno del Informe 98

Aviso al Prestatario Sobre la Falta de Recepción de los Informes de Auditoria 99

Acuse de Recibo del Inforne de Auditoria 100

ANEXO X: Guias para la Revisión de Escritorio del Informe de Auditoria 101

Informes Financieros:

ANEXO XI: Elementos de los Estados Financieros 105

ANEXO XII: - Ejemplo de Partes de los Estados Financieros de una InstituciónEjecutora de un Proyecto (páginas ejemplo 1-8) 109

ANEXO XIm: Ejemplo del Estado Financiero del Proyecto con un SOE Integrado(páginas ejemplo 1-6) 117

ANEXO XIV: Formato para el Estado de la Cuenta Especial 123

iii

Cumplimiento con Requisitos de Auditoría:

ANEXO XV: Normas Internacionales de Auditoría,Resumen y Perspectivas del Sector Público 125

ANEXO XVI: Normas de Auditoría de la Organización Internacional deInstituciones Superiores de Auditoría (INTOSAI) 135

ANEXO XVII: Revisión de las Firmas de Auditoría - Cuestionario Preliminar 139ANEXO XVfII: Guía para los Auditores: Términos de Referencia y Carta de Compromiso 143ANEXO XIX: Modelos de Términos de Referencia para la Auditoría de

los Estados Financieros de Proyectos 147ANEXO XX: Ejemplo de una Carta de Compromiso de Auditoría 151ANEXO XXI: Modelos de Inforrnes de Auditoría:

Opinión Sin Salvedades: para una Organización 153Estado Financiero de Proyecto incluyendo SOE 154Cuenta Especial 155

Opiniones Con Salvedades 156ANEXO XXI Bosquejo de una Carta de Gerencia 159ANEXO XXII Términos de Referencia par a la Revisión de

las Providencias del Gobierno para Contabilidad y Auditoria 161

Iv

PREFACIO A LA VERSIÓN EN INGLÉS

Este Manual de Finanzas, Contabilidad, Informes y Auditoría (FARAH, por sus siglas en inglés) muestra

las prácticas adecuadas para facilitar la ejecución de las políticas y procedimientos operacionales del Manual

Operativo del Banco Mundial. Su propósito principal es proveer guías en dichas áreas a los Gerentes de Proyecto

del Banco. El manual también será una guía muy útil para los prestatarios del Banco y las entidades ejecutoras de

proyectos financiados por el Banco. FARAH provee la infornación suficiente para comprender el papel que juega

la administración financiera en la administración de proyectos y la importancia de los distintos elementos, desde eldiseño de los sistemas contables, la relación entre la información financiera y los distintos indicadores clave paraobjetivos y reportes financieros, hasta las auditorías. En un mundo de recursos financieros escasos y proyectos

complejos, es imperativo que el sistema de administración financiera de un proyecto o una entidad ejecutora sea lo

suficientemente fuerte para proveer información oportuna, confiable y útil para la respondabilidad y la toma de

decisiones.

La contabilidad y la auditoría son elementos fundamentales de la mayordomía -alcanzar los mayores be-

neficios para los fondos invertidos. Esto implica una integración de disciplinas financieras y programáticas para

administrar recursos escasos con el propósito de alcanzar metas comunes. Desde el diseño inicial del proyecto

hasta la culminación del mismo, todos los elementos de la buena administración trabajan juntos para contribuir a

la buena administración y para mejorar la ejecución del proyecto y aumentar los beneficios derivados de éste.

El manual debe ser visto como una guía solamente, ya que no cubre todos los sistemas ni prescribe solu-ciones específicas para problemas particulares. El uso del manual debe acompañarse con consultas al personal de

contadores y consultores calificados del Banco para aquellos aspectos que requieran un juicio profesional. Sin

embargo, el manual provee a los profesionales en ramas distintas a la Contaduría con un marco de referencia para

una visión inicial de la capacidad del prestatario en administración financiera, hacer evaluaciones preliminares

sobre las fortalezas y debilidades, y más importante, reconocer cuando necesiten ayuda profesional. Esto es espe-

cialmente importante para economías en transición que no están familiarizadas con las técnicas financieras reque-

ridas en las economías de mercado, los proyectos generadores de ingresos, y otras situaciones complejas en lasque la administración financiera es un problema -o simplemente no existe.

El manual FARAH ha sido preparado por la División de Contabilidad Central y Operacional (ACTCO,

por sus siglas en inglés), siendo su autor principal George Russell (Asesor Financiero), con asistencia de Marga-ret Bartel (Consultora). Se basa en lineamientos publicados por el Comité Internacional de Normas de Contabili-

dad (IASC), la Federación Internacional de Contadores (IFAC), y la Organización Internacional de Instituciones

Superiores de Auditoría (INTOSAI), cuyas normas de contabilidad y auditoría son apoyadas por el Banco. El

manual también incorpora lineamientos previamente emitidos como Notas de Política de los Paises, Información

Financiera y Auditoría de Proyectos Financiados por el Banco Mundial en las Regiones Asiáticas, y trabajo efec-

tuado por el señor Maurice Mould sobre Evaluación de Países. También se tomaron en cuenta los comentarios deuna amplia gama de analistas financieros y otro personal del Banco, entre los cuales sobresalieron los señoresRandolph Andersen, José Collell y Albert Kennefick.

ACTCO es responsable por políticas y lineamientos sobre temas de contabilidad y auditoría.

Michael E. RuddyDirector

Departamento de ContabilidadEnero de 1995

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CAPITULO 1; INTrRODUCCIÓN 1

1: INTRODUCCIÓN

1.01 De conformidad con su Convenio Consti- . todo acto o acción está sujeto a revisionestutivo, el Banco Mundial (el Banco) debe asegu- (auditorías) imparciales, independientes yrarse que los recursos de los préstamosl sean uti- profesionales, y los resultados disponibles alizados con eficiencia y economía, y únicamente todos los interesados.con los fines para los cuales se ha concedido elfinanciamiento, según lo establecido en los contra- 1.03 Los prestatarios necesitan información fi-tos de préstamo. El cumplimiento de esta respon- nanciera oportuna y confiable que sirva como unsabilidad fiduciaria es extremadamente importante sistema de alerta para detectar los problemas quepara que el Banco mantenga el acceso a los mer- surjan en la ejecución de los proyectos y para to-cados de capitales. Por lo tanto, el Banco (i) re- mar las acciones correctivas para resolver las difi-quiere que los prestatarios se aseguren que los cultades antes de que éstas se conviertan en pro-sistemas de administración financiera y de conta- blemas mayores. Esto permite a los prestatariosbilidad sean adecuados para garantizar la prepa- cumplir mejor sus responsabilidades fiduciariasración de información financiera oportuna y con- ante sus gobiernos, contribuyentes, inversionistas,fiable; (ii) solicita y revisa los informes que pe- beneficiarios, etc.riódicamente se deben presentar por cada opera-ción de crédito; y (iii) normalmente requiere la 1.04 Los Gerentes de Proyecto3 también re-verificación de dichos informes financieros por quieren información financiera para supervisar elmedio de auditorías periódicas. avance del proyecto hacia el cumplimiento de sus

objetivos. La información financiera oportuna y1.02 La respondabilidad2 afecta las relaciones confiable ayuda, tanto al Banco como al prestata-del Banco con los inversionistas externos y su rio, en el proceso de toma de decisiones acertadashabilidad para colocar los créditos, así como la para asegurar que se alcancen los objetivos de loscredibilidad de los países prestatarios para con el proyectos y que se cumplan los planes acordadosBanco y con sus propios grupos internos intere- durante la etapa de preparación y evaluación desados. Por respondabilidad entendemos que: los mismos. Un buen sistema de información fi-

nanciera es vital para mantener un sistema fuerte* todo acto o acción debe ser transparente, suje- de administración financiera. La auditoría inde-

to a la ley, a sus reglamentos y al juicio pru- pendiente de los estados financieros provee con-dente; fianza y credibilidad al Banco, a sus accionistas y

miembros, así como a terceras personas interesa-. todos los participantes son responsables de das, tales como legisladores, ejecutivos y ciuda-

sus propias acciones; danos de los países propietarios y financiadoresdel Banco.

'En este Manual, las referencias a préstamos del Banco(BIRF) son también una referencia a los créditos de laAsociación Internacional de Fomento (IDA, por sus 3N.T. El término en inglés «Task Manager" se traducesiglas en inglés). "Gerente de Proyecto" y se refiere al funcionario del

Banco responsable de la supervisión y ejecución del2 N.T. El término en inglés "accountability" se traduce proyecto. El término "proyecto" se refiere a cualquier

«respondabilidad", el deber de responder ante una actividad ejecutada bajo términos de un préstamoautoridad superior. otorgado por el Banco.

2 cAPrIuLo x; InTRODUCCIóN

1.05 La habilidad del Banco para cumplir con 1.07 El proyecto y la administración financierasus responsabilidades fiduciarias y la habilidad de están íntimamente relacionados. El ciclo de lalos prestatarios para ejecutar exitosamente un administración financiera de presupuestación, eje-proyecto, están fundamentalmente afectadas por cución, contabilización y presentación de infor-la calidad del sistema de administración financiera mes, provee el soporte básico para el ciclo de pla-establecido para la ejecución del proyecto. Esta neación, ejecución, registro de los resultados ycalidad debe establecerse desde el inicio del pro- emisión de informes. La administración financierayecto. Una vez gastados los fondos, es muy dificil apoya la administración de los proyectos ayudan-recuperarlos. Sin un control interno fuerte, no se do a evitar despilfarros y a conseguir que los re-puede asegurar que los recursos financieros se cursos se encaminen hacia la terminación exitosaestán utilizando en forma eficiente y eficaz y úni- del proyecto.camnente para los fines del proyecto. Sin un siste-ma de contabilidad bien diseñado, las transaccio- 1.08 Un elemento clave en el sistema de admi-nes financieras no podrán ser registradas y clasifi- nistración financiera es la preparación de presu-cadas adecuadamente para suministrar informa- puestos, proceso por medio del cual se definen lasción oportuna y útil para la toma de decisiones. implicaciones financieras de las actividades o pro-Sin personal idóneo, las transacciones pueden ser gramas y se asignan los recursos. Para que el pre-registradas incorrectamente, lo cual puede des- supuesto sea efectivo, debe estar integrado con eltruir la confianza y la utilidad de los informes fi- sistema de contabilidad. Si no es así, la adminis-nancieros. Un buen sistema de administración fi- tración no recibe la retroalimentación necesariananciera facilitará el paso final de verificación y para ajustar las actividades planeadas de acuerdoasegurará la credibilidad que se obtiene a través con los recursos financieros disponibles o espera-de la auditoria. Por otra parte, si una auditoría re- dos. Los problemas en la ejecución de los proyec-vela deficiencias importantes en el sistema de tos pueden pasar inadvertidos hasta que es dema-administración financiera, es casi seguro que se ha siado tarde o su corrección es muy costosa.perdido parte de los recursos financieros provis- Igualmente, si la contabilidad no está relacionadatos. con los gastos planeados para el proyecto, la in-

formación producida es de limitada utilidad para1.06 Un buen sistema de administración finan- la administración del proyecto.ciera produce información que reúne ciertas cua-lidades básica. La información debe ser compren- 1.09 El sistema de información financiera quesible para los usuarios; relevante para apoyar las sirve de apoyo a un proyecto debe reflejar las ca-decisiones; confiable, es decir libre de prejuicios y racterísticas del mismo. La información financieraerrores importantes; y comparable con informa- para un proyecto de construcción de una represación de la misma naturaleza. Para que la informa- será diferente de la correspondiente a un proyectoción sea comparable, las normas de valuación y de desarrollo rural, pues enfocan diferentes tipospresentación de las transacciones y eventos deben de costos y producen diferentes estructuras deser aplicadas de manera uniforme dentro de la costos. Un buen sistema de administración finan-empresa, dentro de la industria o sector y a través ciera exige un sólido entendimiento de las opera-del tiempo. La oportunidad es una condición im- ciones involucradas.portante para la relevancia de la información. Lasdemoras en la presentación de la información, ha-cen que ésta pierda su importancia y por consi-guiente su utilidad.

CAPITULO 1: INTRODUCCIÓN 3

Principales Temas de este ManualCapítulo V: Requisitos de Auditoría pre-

1.10 Capítulo II: Evaluación del Proyecto presenta los requisitos de auditoría y selección de los

senta aquellos aspectos que deben tenerse en auditores, y proporciona guías relacionadas con el

cuenta durante el ciclo de preparación y evalua- resultado de las auditorías.

ción del proyecto.Capítulo VI: Evaluación de la Respon-

Capítulo m: Ejecución del Proyecto pre- dabilidad Financiera del País proporciona guías

senta las actividades de supervisión del avance, y sobre los aspectos principales de esta evaluación

resume las actividades de los Gerentes de Proyec-to relacionadas con la supervisión de la respon- 1.11 Los usuarios de.este Manual también en-

sabilidad financiera de los prestatarios. contrarán útil el "Glosario de Términos Utilizadosen la Administración Financiera de Proyectos del

Capítulo IV: Información Financiera in- Banco" (GP 10.03)dica los informes financieros requeridos y la rela-ción entre ellos.

CAPITULO II: EVALUACIÓN DEL PROYECTO 5

II: EVALUACIÓN DEL PROYECTO

2.01 Los objetivos operacionales del Banco procesado sin que se haya establecido un sistemaexigen que los prestatarios tengan sistemas de adecuado.contabilidad y de control capaces de registrar einformar fehacientemente sobre las transacciones 2.04 Por consiguiente, es extremadamente im-financieras. Esta exigencia no es solamente para portante que la etapa de evaluación de todo pro-cumplir con las obligaciones fiduciarias del Ban- yecto incluya la revisión de la confianza que seco, sino, más importante aún, para suministrar la pueda tener en la estructura de administración fi-infomnación de administración financiera que re- nancíera y de los controles intemos de la entidadquiere el prestatario para medir y comparar las ejecutora del proyecto que se va a ejecutar. Estaexpectativas del proyecto con los avances realiza- revisión debe incluir aspectos tales como:dos. Estos sistema deben estar operando desde elinicio del proyecto. Los requerimientos de infor- o sistemas de presupuesto y de contabilidad,mación financiera bajo el proyecto dependen de incluyendo los principios de contabilidad quelas necesidades del mismo. se van a emplear;

2.02 Considerando su importancia, la adminis- o sistema y procedimientos de control intemo;

tración financiera debe verse como un aspecto * flujo de fondos disponibles para mantener lafundamental desde la iniciación del 'Ciclo del administración y operación del proyectoProyecto" Debido a que el entomo general de la (incluyendo los fondos del Banco);respondabilidad en un país afecta la administra- * organización del sistema de información, i-ción financiera de todas las iniciativas de inver- cluida la relación con los indicadores de ges-sión, es importante que el Banco tenga un cono- tión; ycimiento de dicho entomo, incluyendo el cono- tión; ycimiento de las leyes y reglamentos y de las prác- * providencias para auditoría.ticas contables y financieras del país al cual sepiensa dar asistencia. Esta información se debe 2.05 Al evaluar la fortaleza de la estructura deobtener a nivel nacional y debe estar disponible a la administración financiera, se deben evaluartodo el personal del Banco que la necesite. La otros aspectos importantes. Estos aspectos inclu-evaluación a nivel nacional se presenta en el capí- yen el tipo de proyecto, (generador o no genera-tulo VI de este Manual. dor de ingresos), industria o sector involucrado,

entomo legal y normativo, control intemo, y cali-2.03 Tan pronto como sea posible, los Geren- dad del personal.tes de Proyecto deben revisar la estructura de laadministración financiera de la entidad ejecutora, 2.06 A medida que el diseño del proyecto vateniendo en cuenta el entomo general del país. Si siendo más claro, esta revisión debe ser seguidala estructura actual no es aceptable, la entidad depor un diseño más detallado de la estructura debe estar dispuesta a introducir las modificaciones administración y contabilidad financieras, relacio-necesarias a dicha estructura a tiempo para la eje- nadas directamente con el proyecto propuesto,cución del proyecto. A no ser que esta revisión se incluida la asignación del personal necesario. Lalleve a cabo en el ciclo de preparación, cuando se disponibilidad y calidad de los auditores tambiénnecesitan definiciones importantes en la estructu- debe ser definida en esta etapa.ra, es probable que el proyecto sea evaluado y

6 CAPrIULO ll; EVALUACIÓN DEL PROYECTO

Estructura Contable cial (SAR). Esta relación debe ser clara. Loscostos importantes deben ser segregados. Las

2.07 La estructura contable debe ser un reflejo agrupaciones de costos deben ser lógicas y losdel proyecto mismo. Cuando para fines del pro- insumos más importantes deben ser aparentes.yecto solamente interesa conocer los gastos, y Los costos más importantes deben ser agru-cuando las fuentes de financiamiento están clara- pados con el mayor detalle posible. La compa-mente señaladas en el Informe de Evaluación Ini- ración entre los costos reales y los costos pre-cial (SAR), la estructura de la contabilidad y del supuestados según el Informe de Evaluacióncontrol solo se referirá al financiamiento y gastos. Inicial, debe ser claramente establecida.Pero cuando para fines del proyecto interesa,además, la organización y las finanzas de la enti- 3) Los costos, e ingresos relacionados con eldad ejecutora del mismo, o se tiene interés en su Proyecto deben ser agrupados de tal maneradesarrollo institucional, entonces el enfoque de la que las fuentes y usos de los fondos puedanevaluación de la estructura de la contabilidad se ser fácilmente identificados y relacionadosdirigirá a la entidad ejecutora como un todo. El entre sí. Esta segregación de los costos delenfoque de la evaluación de la estructura global proyecto puede ser dificil cuando éste es partegeneralmente tiene lugar en los proyectos genera- de un programa más amplio que está siendodores de ingresos propios y organizaciones de ti- ejecutado por la entidad. Esta clase de pro-po comercial. blemas es común en proyectos que no generan

ingresos propios y son desarrollados por el2.08 Los proyectos similares generalmente tie- gobierno.nen estructuras de contabilidad similares. Sin em-bargo, los proyectos varian ampliamente y una 4) La conexión con el sistema de contabilidad delestructura de contabilidad adecuada para un pro- gobierno debe ser transparente y se debe de-yecto, puede no serlo para otro. Los problemas terminar el impacto de las regulaciones guber-adquirirán diferentes grados de importancia de- namentales. Esto es especialmente importantependiendo del proyecto, por lo tanto se debe te- cuando el proyecto está total o parcialmentener especial cuidado al evaluar lo adecuado de la incorporado a una dependencia o departamen-estructura de contabilidad de un proyecto en par- to del gobierno. Cuando no hay una relaciónticular. Existen algunos puntos claves que se de- directa entre las agrupaciones de las cuentasben considerar para todos los proyectos: de la contabilidad del gobierno y las del pro-

yecto, se puede establecer dicha relación por1) El sistema de contabilidad debe estar total- medio de la apertura de subcategorias de las

mente integrado, en lo posible. con todos los cuentas del gobierno.demás sistemas de administración financiera(presupuesto, tesorería y administración de 5) Los costos de las inversiones y gastos recu-crédito) para garantizar que provee una base rrentes deben separarse por medio de sub-de datos común para la información financie- cuentas o subcategoríasra.

6) Los sistemas de contabilidad y de presupuesto2) Debe existir una interrelación entre las dife- deben ser lo más simples posible, y concor-

rentes categorías de costos usadas por el sis- dantes con las características del proyectotema de contabilidad y los insumos necesarios (Ver cuadro 2.01)para ejecutar el proyecto, de acuerdo con loestablecido en el Informe de Evaluación Ini-

CAPrIuLO II: EVALUACIÓN DEL PROYECTO 7

7) Los informes financieros periódicos produci- Cuadro 2.01

dos por el sistema de contabilidad debencomparar los costos incurridos con los costos Problemas Presupuestarios en Países enproyectados/presupuestados para el periodo y Vías de Desarrollocon el total acumulado para el proyecto a lafecha. El Gobierno establece sus metas, prioridades y di-

opor el siste- rectrices financieras por medio del presupuesto.8) Los datos financieros producidoser alg e Los problemas del presupuesto en los paises en

ma deben ser capaces de proveer alguna me- via de desarrollo se refieren, principalmente, a:dición del desempeño, cuando se estableceuna conexión con los productos del proyecto. a) falta de mecanisnsc adecuados de retroa-Los datos financieros y los indicadores de limentación para apoyar la toma de deci-gestión deben ser definídos en la etapa de siones y garantizar la respondabilidad;evaluación y deben incorporarse al sistema deadministración financiera establecido. b) falta de integración del presupuesto con la

contabilidad y con las funciones de admni-9) La contabilidad debe llevarse de acuerdo con nistración de caja;

principios de contabilidad generalmenteaceptados. El Banco requiere que los princi- c) falta de cobertura total - p.e. ciertos pro-pios de contabilidad aplicados estén dentro de gramas o entidades pueden ser excluidaslos lineamientos de las Normas Internaciona- del presupuesto;les de Contabilidad (NIC). Toda desviaciónimportante debe ser claramente identificada d) enfoque de presupuesto para un año en lu-(párrafos 2.15-16). gar de presupuestos para varios años;

2.09 Independientemente del tipo de proyecto, e) las clasificaciones o categorias del presu-sector involucrado o método de desembolso de puesto no son totalmente útiles para la pla-fondos, es importante que la organización del neación y control de los gastos,proyecto mantenga registros claros y adecuadosde todas las transacciones del proyecto. f falta de enfoque en las metas y programas;

Se deben mantener documentos de soporte de los g) falta de claridad y precisión en la definicióningresos y gastos. por lo menos hasta un año desde gastos recurrentes y de desarrollo;pués de la terminación del proyecto y en todo ca-so, hasta que se haya terminado la auditoría del h) exceso de énfasis en conceptos sofisticados

rnsmo. que están más allá de la capacidad real.

2.10 Un alto grado de centralización o descen-tralización de la estructura de contabilidad de la infor.ación generada a nivel operacional, comoentidad ejecutora afectará la administración fi- -pormplo a ni vel oye ransnútd ananciera del proyecto. Las grandes organizaciones por ejemplo a nivel de proyecto, es transmitida aindustriales y comerciales, los gobiernos y las una ubicación central de proceso. A menos quegrandes empresas públicas pueden operar con este sistema sea adecuadamente diseñado, com-sistdems centralis deblicas a uedm s n fnan ci pletamente integrado y altamente computarizado,

disem contablidados cuales toac ia se pueden presentar demoras y pérdidas de infor-ra y dmación, lo cual afecta la oportunidad y la exacti-

8 CAPITULO II; EVALUACIÓN DEL PROYECTO

tud de los informes. Por otra parte, los sistemas gresos y los costos y gastos necesarios para pro-descentralizados, que permiten operaciones fi- ducirlos (ver Cuadro 2.03).nancieras localizadas, requieren mayores contro-les y aumentan las necesidades de personal. Cuadro 2.02

Contabilidad Comercial vs.Normas de Contabilidad Contabilidad Gubernamental

2.11 Las normas de contabilidad son guías El objetivo principal de la contabilidad comercialformales que especifican cómo se deben registrar es medir los resultados de las operaciones de uncierto tipo de transacciones o de eventos y qué periodo definido y presentar una' visión razonabletipo de información se debe revelar en los estados de la posición financiera de la empresa. Con unfinancieros. Las normas se emiten con el propósi- enfoque especial hacia la producción de ganan-to de obtener uniformidad en el tratamiento con- cias, las entidades comerciales pueden tener sis-table y comparabiidad en la información financie- temas de contabilidad que también pueden sumi-ra. En cada país, el cuerpo normativo de la con- nistrar información detallada relacionada con lostabilidad, las políticas y conceptos generales costos de un proyecto y de su comportamientoadoptados por los organismos profesionales de financiero. En estas condiciones, no se necesita-contadores, asociaciones y otras autoridades, son rian cambios o adiciones importantes en el siste-conocidos como Principios de Contabilidad Gene- maralmente Aceptados (PCGA). Estos incluyen lasguías publicadas (frecuentemente en forma de El objetivo básico de la contabilidad del gobiernonormas de contabilidad o guías ) lo mismo que al- es satisfacer la respondabilidad y los requisitosgunos procedimientos alternativos. La participa- administrativos de los funcionarios responsablesción del gobierno en la promulgación de políticas de la conducción de las actividades y operacionesde contabilidad, normas y requerimientos sobre el del gobierno. Este objetivo es alcanzado satisfac-contenido de los estados financieros, varía de un toriamente por la mayoria de las entidades depaís a otro, dependiendo frecuentemente del gra- servicios financiadas por el gobierno que tienendo de sofisticación de la economía del país. En al- sistemas de contabilidad acoplados con las clasifi-gunos países, las normas de contabilidad son fija- caciones presupuestales,. que sirven para contro-das principalmente por disposiciones gubernamen- lar los gastos reales frente a los gastos presupues-tales o simplemente están basadas en regulaciones tados. Aún cuando la contabilidad del proyecto yde carácter tributario. los requerimientos del Banco también están enfo-

cados para garantizar la respondabilidad de los2.12 La revelación de las normas de contabili- fondos, se busca además un objetivo más amplio,dad aplicadas es parte integral de los estados fi- como es garantizar una administración fuerte ynancieros. Los principios y normas de contabili- detallada del proyecto. Generalmente, el sistemadad proporcionan guías para determinar cómo y de contabilidad gubernamental no está diseñadocuándo se reconocen, se valúan, se clasifican, se para garantizar información detallada de la admi-registran, se resumen y, finalmente, se informan nistración y ejecución del proyecto. Por consi-las transacciones financieras. Las normas pueden guiente, normalmente es más práctico y económi-ser bastante específicas y se pueden aplicar por co complementar el sistema existente para obtenermedio de una variedad de políticas y métodos. la información requerida, en lugar de hacer cam-Por ejemplo, el principio de asociación de los in- bios laboriosos al sistema en uso.

CAPITULO l1: EVALUACIóN DEL PROYECTO 9

2.13 El método de contabilidad usado puede Normas de Contabilidadtener un efecto importante en los resultados pre-sentados por un proyecto o por una entidad, in- 2.15 En ausencia de normas de contabilidadclusive pueden duplicar los gastos reconocidos en promulgadas en el país superiores a las NIC, elun año en particular. En el sector privado, la utili- Banco requiere la aplicación de las NIC para elzación de un rnétodo diferente de valuación o de registro de las transacciones y la presentación deestimación, puede transformar una pérdida en una los estados financieros porque su utilización facili-ganancia o viceversa (ver cuadro 2.04 sobre la ta la comparación entre proyectos y países, asegu-Contabilidad de Arrendamientos). En el sector ra la preparación uniforme de los estados financie-público, un déficit presupuestal puede cubrirse, a ros, y facilita su interpretación. Sin embargo, elcorto plazo, si los gastos se contabilizan cuando Banco reconoce,que las prácticas, normas y re-se pagan y no cuando se incurre en ellos. Es muy querimientos locales no siempre son compatiblesimportante conocer los métodos y políticas usa- con las NIC. Las dependencias gubernamentalesdas para la preparación de un informe financiero que actúan como entidades ejecutoras de los pro-en particular. yectos, podrían estar obligadas por ley a seguir

normas de contabilidad que no estén de acuerdocon las NIC. Cuando haya diferencias importantesentre las normas nacionales de contabilidad y las

Cuadro 2.03 NIC, el Banco requiere que se revelen dichas dife-Principio de Asociación rencias, así como su impacto en los estados fi-

nancieros.

El inventario es un ejemplo sencillo. Se desembol-sa efectivo y se incurre en costos al comprar ma- 2.16 Las normas de contabilidad tratan asuntosteria prima y al pagar por la mano de obra usada tales como la contabilidad por los métodos de de-para producir un articulo. Estos costos no han si- vengado y de efectivo, equilibrio y razonabilidad,do reconocidos como gastos, sino que se han y controles internos. Éstos son discutidos en elcapitalizado al tratarse como un activo (es decir, Anexo I. Una matriz resumen de algunas áreasel inventario). Cuando el articulo es vendido, se importantes para considerar cuando se revisan lasreconoce el costo de producción para asociarlo Normas de Contabilidad se muestra como Anexocon los ingresos recibidos por la venta. 1-1. El Anexo II proporciona un resumen de las

Normas Internacionales de Contabilidad.4

Evaluando el Control Intemo

2.14 Las Normas Intemacionales de Contabili- 2.17 El sistema de control interno incorpora lasdad WIC) han sido desarrolladas por el Comité políticas y procedimientos establecidos por la

de Normas Internacionales de Contabilidad adminstraci6n de una entidad para ayudar a al(IASC) para resolver diferencias en normas de canzar los objetivos y metas propuestas y asegu-contabilidad adoptadas por diferentes paises y pa- rar, en cuanto sea práctico, el desarrollo ordenadora armonizar los tratamientor dentes pLa Fede- y eficiente de las operaciones, incluyendo la ad-racianrIntezacional de Contadores (IFAC) ypor hesión a las políticas administrativas, la salva-

lo tanto el IASC, está integrada actualmente por guarda de los bienes, la prevención y detección de11 0 organizaciones profesionales de contadores fraudes y errores, el registro completo, correcto y110 oranzaioe prfeinae de cotdoeaíses________de más de 80 países. 4Notas sobre las prácticas contables en la antigua Unión

Soviética y otros bloques están disponible en ACTCO.

10 CAPITULO ll; EVALUACIÓN DEL PROYECTo

Cuadro 2.04

Contabilización de Arrendamientos

Muchas compañías arriendan equipo, a veces para financiarlo y a veces para aumentar la flexibilidad,especialmente para equipo con una alta tasa de obsolescencia En los Estados Unidos, los arrendamien-tos que satisfacen criterios especiales (p.e. el periodo del arrendamiento es 75% o más de la vida útil delequipo, o la propiedad del activo es transferida al arrendatario al final del arrendamiento) deben sercapitalizadas, o contabilizadas como un "financiamiento (Compañia A, abajo). Esto significa que el acti-vo que está siendo arrendado es registrado y depreciado en los libros del arrendatario v el valor presentede los pagos por arrendamiento se registran como un pasivo. Otros países, como Francia, no permiten lacapitalización de arrendamientos de tipo de "financiamiento" (Compaiia B, abajo). El efecto de los dosenfoques - contabilización como capitalización o como financiamiento-- sobre el estado de resultadosse ilustra abajo.

Costo del Equipo Vida Útil Plazo del Arrendamiento Pagos por Arrendamiento15,000 5 años 5 años $ 3,800 por año

Observe que el balance general de la Compañía A mostraría un activo de $ 15,000 y un pasivo igual alcomienzo del periodo del arrendamiento. El balance general de la Compañia B no mostraría el arren-damiento.

Estado de Resultados - Añio 1 del Plazo del Arrendamiento

Compañía A Compañía BIngresos 20,000 20,000

GstosPersonal 5,000 5,000Depreciación 3.000 --Intereses pagados por arrendamiento 1,275eGastos de arrendamiento --- 3.800

Total Gastos 9.275 8.800

Ingresos Netos 10.775 11.20

En este ejemplo, la Compañía A muestra una utilidad menor en el primer año del arrendamiento a pesarde que la transacción es idéntica. Dependiendo de los términos del arrendamiento, los gastos totales pa-ra el plazo del arrendamiento podrían ser los mismos bajo los dos métodos, o podrian ser diferentes.

oportuno de las transacciones y la presentación 14-23 trata algunos aspectos importantes de con-oportuna y confiable de información financiera. trol interno). El control interno administrativo esHay dos tipos básicos de control interno: adminis- más amplio y tiene que ver con el entorno detrativos y de contabilidad. (El anexo II, párrafos. control de toda la entidad, incluida la eficiencia de

CAPITULO Il: EVALUACIÓN DEL PROYECTrO 1 1

las operaciones y la adhesión a las políticas y pro- deseable) a nivel de auxiliares, pero no a nivel

cedimientos de la entidad, como por ejemplo, los profesional. Obviamente, las entidades más gran-procedimientos para contratar el personal, control des y mas complejas requerirán personal más al-

de calidad, indicadores de gestión y otros contro- tamente calificado en la administración financiera.

les estadísticos, como la rotación de los inventa-rios. Los controles,internos contables, tratan más 2.19 La capacitación práctica en el trabajo está

directamente de garantizar la salvaguarda de los íntimamente relacionada con la educación y la ex-

bienes y la corrección e integridad de los regis- periencia del personal, especialmente el uso de

tros. Los infornes sobre ejecución presupuestaria, programas de educación continuada, para garanti-

conciliaciones bancarias independientes, y custo- zar que el personal se mantenga actualizado y ad-

dia de los cheques en blanco, son ejemplos de quiera nuevos conocimientos. El personal debe

controles internos contables. Un ambiente ade- ser motivado para que se afilie a las asociaciones

cuado de control acompañado de un estrecho profesionales de contadores y participe de suscontrol presupuestario y la auditoria efectiva, programas de capacitación.complementan los controles contables específicosy promueven la respondabilidad sobre el uso de 2.20 Finalmente, es importante evaluar cuida-

los recursos. dosamente la relación entre la complejidad y res-ponsabilidad del trábajo y la idoneidad de la per-sona que ocupa el cargo. Una unidad de contabi-

Personal Idóneo lidad puede tener buenos auxiliares pero carecerde un jefe que entienda la importancia de la in-

2.18 La contabilidad tiene que ver con una mi- formación que debe ser suministrada y del com-ríada de transacciones, cada una de las cuales tie- promiso de entregarla a tiempo y correctamentene que ser adecuadamente clasificada y registrada. presentada. La función de gerencia financiera de-

La idoneidad del personal, su entendimiento de be contar con personal en las siguientes áreas:

los conceptos de contabilidad, así como de las planeación financiera y presupuestal; sistema de

disposiciones legales, es muy importante para contabilidad general y de costos; sistemas y pro-

evitar la presentación de información equivocada. cedimientos financieros; y procesamiento de datos

Los Gerentes de Proyecto verifican que el presta- y sistemas de información gerencial. El personal

tario tenga, en cada una de las unidades ejecuto- con funciones de tesoreria debe tener conocimien-ras, un número adecuado de personal idóneo de to de pronósticos de flujos de caja, manejo de co-

contadores y auxiliares experimentados, de acuer- branzas, relaciones bancarias y administración ge-do con las responsabilidades sobre la contabilidad. neral de caja.Un punto clave en la idoneidad del personal es sunivel académico. El personal con formación aca-démica en contabilidad está mejor preparado para Tipos de Proyectos y Caracteristicas de

manejar transacciones complejas para las cuales el los Sectorestratamiento contable no es siempre evidente;además, comprenden mejor la importancia de las 2.21 El Banco apoya principalmente proyectospistas de auditoría y los controles internos. La ex- de inversión y de ajuste. Algunos proyectos, de-periencia amplia es también importante, pero en nominados híbridos son una combinación de losalgunos casos, especialmente en el sector público, dos anteriores. Los proyectos de inversión puedenel personal es conocedor de las disposiciones le- ser generadores de ingresos propios o no produc-gales, pero poco entienden el por qué de lo que tores de ingresos. En ambos casos, el Banco estáestán haciendo. Esto puede ser aceptable (pero no interesado tanto en la segurdad de los activos

12 cAPrruLo ll; EVALUACIÓN DEL PROYECTO

como en el uso adecuado y eficiente de los fondos bernamentales. Estos proyectos están bajo la re-del provecto. Dentro de cada tipo de proyecto, glamentación y requisitos del gobierno. Los sis-habrá diferencias importantes entre los sectores temas gubernamentales de presupuesto y contabi-involucrados (financieros, de servicios, industrial lidad, generalmente, incluyen excesivas medidasy del sector social) especialmente en relación con burocráticas para autorizar un pago, presentanla información financiera requerida para la admi- problemas en el flujo oportuno de los fondos ynistración eficiente del proyecto. Estas diferencias demoras en los procesos, causadas por una apa-se comentan a continuación. Los proyectos de rente falta de delegación de responsabilidades. Sinajuste se comentan en los párrafos 4.32-33. embargo, es muy importante que las revisiones y

controles existentes en el sistema, no sean supri-Provectos Generadores de Ingresos midos o modificados, sin que. sean sustituidos por

nuevos sistemas de medición adecuados y sin el2.22 Los proyectos generadores de ingresos personal entrenado que lo pueda ejecutar. Elnormnalmente son ejecutados por entidades con Anexo V proporciona lineamientos para la revi-orientación comercial del sector privado o por sión del sistema de administración financiera deentidades del sector público que generan ingresos, una entidad no generadora de ingresos.bien por cargos a los consumidores de sus bieneso servicios o en forma de impuestos. Estas enti-dades generalmente son organismos autónomos o Cuadro 2.05semi autónomos con potestad para fijar sus políti-cas financieras. La entidades de propiedad del Consideraciones para Evaluar el SistemaEstado pueden estar obligadas a integrarse a un Financiero de Proyectos Generadores deplan uniforme de contabilidad nacional. Es impor- Ingresostante determinar el status legal de estas entidadesy el grado de autonomía permitido. * Requisitos legales de contabilidad e informes

2.23 En la evaluación de un proyecto genera- financierosdor de ingresos, se debe tener muy en cuenta la . Situación de la entidad --ente autónomo ocapacidad financiera actual y futura de la entidad parte del poder ejecutivoejecutora. El sistema de administración financiera o Politicas y procedimientos de contabilidad endebe ser lo suficientemente fuerte para que se usopuedan identificar oportunamente las necesidades o Sistemas de gestión y controlde ingresos adicionales, pérdidas importantes encostos o ahorros potenciales en costos y gastos. * Sistema centralizado o descentralizado deEl sistema debe alertar sobre la necesidad de in- contabilidad y de gestióncrementar las tarifas, así como de la cobertura de * Reglamentos financieroslos subsidios otorgados. El Anexo IV proporcio- o Administración y control financieros.na lneamientos para la revisión del sistema deadministración financiera de una entidad genera-dora de ingresos.

Proyectos No Generadores de Ingresos Contabilidad Sectorial

2.24 Lamayorade los proyectosno generado- 2.25 La administración financiera, incluyendo2r24 La ingresos son ejeos proyetos ngenedade - los sistemas de contabilidad y de control interno,res de ingresos son ejecutados por entidades gu pueden variar de una organización a otra y entre

CAPIruLo lil EVALUACIóN DEL PROYECTO 13

sectores. Cada sector tiene características especia- de contabilidad y procedimientos que solamenteles que se deben reflejar en el sistema de adminis- pueden cambiarse por medio de otra ley.

tración financiera. Para aquellos sectores de natu- Cuadro 2.06raleza productiva, (generadores de ingresos) talescomo el financiero, de servicios e industriales, el Proyectos Escolares (un ejemplo)Banco está generalmente interesado in su estruc-tura de administración financiera, incluyendo el En los proyectos relacionados con escuelas públ-

sistema de contabilidad de la entidad ejecutora cas, las partidas presupuestales del gobierno secomo un todo.. desembolsan anualmente mediante un proceso

participativo integral que involucra al Estado, el2.26 Es importante que se enfoque el diseño de Distrito escolar y a cada -una de las miles de es-

los procedimientos de contabilidad dentro de las cuelas locales que serán beneficiadas por el pro-

capacidades reales de la entidad ejecutora del vecto Los fondos otorgados a la localidad sonproyecto, explorando enfoques originales cuando -,.anunciados públicamente, su finalidadsea necesario. El cuadro 2.06 muestra un ejemplo; cnsrución delsalonte a s finstaliacó

sin embargo, este enfoque requiere de un sistema (osrcindsaneaiinls,intlcós embargo, est eoqede una bomba manual, etc.) se hacen de conoci-de contabilidad y de control fuerte a nivel Distrital e p yy Estatal. El tema específico de la administración custo los fn Los dosapúblicos po

financiera y de contabilidad relativo a cada sector vistos, generalmendessonsmen res que los crosViStOS 'generalmente son menores que los costos

apoyado por el Banco, requeriría de manuales se- eS dparados para cada uno. Sin embargo, para este etmdsd¡poet aapbaindbparuado para adelas uoSi aracterísticas pr lest acordar en suministrar fondos adicionales de con-Manual, algunas de las características principales tapria eiaqeetssa eeais

de sectores seleccionados se resumen en el Anexo tr atd,ameiaqestsenncsro.vds Se establecen manuales detallados y formularios

sencillos sobre compras, contabilidad e informnespara uso del Comité local, quien informa a la ofi-cina de educación distrital sobre el avance del

Entorno Legal y Normativo proyecto, incluyendo la disponibilidad de fondos

7 Pa a r El informe sobre el uso de los fondos se mantiene

n2nciera del proyecto, es importante entender el en un libro de actas y a menudo se -exhibe en car-nacir de pryco.siprat nedre teleras a la entrada de la escuela. El libro de actas

entomo legal y normativo en el cual opera la enti- también i la firma oshuellas digtl de los

dad ejecutora. El grado de autonomía ejercido tamnbién incluve la firrna o huellas digitales de losporlaentidad ejecutora.Elgrao det onoa eiidadon mniembros del Comité en respaldo de las decisio-por la entidad ejecutora determina la facilidad con nes adoptadas Se practican auditorías selectivas

que se puedan hacer los cambios necesarios en los por artade auditoría segurassistmasde dninisracón fnunier Lamayría por parte de auditores locales, para asegurarse de

sistemas de administración financiera. La mayoría la adhesión a los procedimientos establecidos.de los paises tienen leyes comerciales que estable-cen el entomo legal en el cual operan las empre-sas. Algunas veces, la estructura de la contabili-dad está indicada en la ley. Algunos sectores sonmás regulados que otros y tienen otras normas Incorporación en el Informe de Evalua-

que reemplazan o modifican las leyes mercantiles ción Inicialbásicas. También puede haber diferencias con elCódigo Comercial Internacional al establecer las 2.28 El Informe de Evaluación Inicial (SAR)

leyes comerciales locales. Las entidades maneja- incluye una explicación detallada y una evaluación

das por el-Estado pueden tener requisitos legales del sistema de administración financiera y cual-

14 cAPrIuLo ll; EVALUACIÓN DEL PRoYEcro

quier otro requerimiento especial para un proyec- ser incluido en el SAR y se incorpora en el contra-to en particular. Se refiere al diseño de las cuentas to de préstamo, si es necesario. En casos extre-contables del proyecto, procedimientos requeri- mos, puede ser necesario contratar servicios ex-dos para consolidar la información de varios sub- ternos de contabilidad, pero esto deberá ser tem-proyectos, el uso de Estados de Gastos (SOEs), y poral y dentro de un plan de asistencia técnica pa-cualquiera otra actividad requerida para asegurar ra mejorar el sistema de administración financierala respondabilidad. Esto es especialmente impor- global de la entidad.tante cuando el proyecto involucra diferentes en-tidades o unidades ejecutoras y la metodologíapara la consolidación del total de los gastos del Cláusulas sobre Contabilidad y Auditoríaproyecto no está claramente definida. El SAR en el Contrato de Préstamo.también delinea el formato de los informes delproyecto, indicando los informes financieros in- 2.30 El Banco incluye en todo contrato deternos y la frecuencia de su presentación, así co- préstamo una o más cláusulas sobre contabilidad,mo los estados financieros anuales y su auditoría. informes financieros y auditoría, como una forma

de asegurar la respondabilidad por el uso de susCuadro 2.07 fondos. El contrato de préstamo, incluidas la Ac-

tas de Acuerdo de Negociación, constituye laElementos de Administración Financiera para fuente autorizada de todos los requerimientos so-

incluir en el Diseño del Proyecto y bre informes financieros y auditoria.en el Informe de Evaluación Inicial

2.31 Las cláusulas del convenio de préstamo se• Presentación de estados financieros internos y usan para asegurar el cumplimiento con las políti-

anuales auditados y formatos sugeridos. cas generales del Banco. Los Gerentes de Proyec-. to, por medio de consultas con el departamento. Acuerdo sobre estados financieros del proyec- t,prmdod osla o ldpraetuo, asobracióne eas fintancionsdelpoe legal, se aseguran que las cláusulas sobre audito-

presupuestos del proyecto y clase de infor- ría, informes financieros o revisiones independien-presupreuestosde paroyto,payacla den indor- tes sobre el avance del proyecto, efectuadas porcadores claves del desempeño. expertos, sean adecuadas a las características de

cada proyecto. Una vez que se hayan alcanzado• Procedimientos para consolidar informes de los requerimientos básicos de respondabilidad, los

varias entidades, cuando haya más de una uni- requerimientos adicionales de informes no debe-dad involucrada en la ejecución del proyecto. rán ser onerosos para el prestatario ni para el per-

* Acuerdos para mantener la documentación de sonal del Banco que en el futuro trate de compro-soporte y su acceso a ella. bar el cumplimiento con las cláusulas.

. . . Consideraciones para la Auditoría2.29 En caso que el sistema de administraciónfinanciera se encuentre débil, el Banco negocia 2.32 Las bases para una auditoría oportuna ycon el prestatario un plan para su fortalecinmento completa son definidas durante la etapa de disefoy lo incorpora en el Iorme de Evaluación Incial del proyecto. El Gerente de Proyecto debe estar(SAR). En la medida en que sea necesaria, se atento a cualquier consideración legal respecto apuede suministrar asistencia técnica, bien como la selección del auditor, incluyendo, cuando seaparte del proyecto o como un proyecto de forta-.e o de aó f r t e pertmente, la exigencia legal de que la auditoría

sea efectuada por un organismo gubernamental deseparado. Se disefia oportunamente un plan para

CAPITULO II: EVALUACIÓN DEL PROYECTO 15

auditoría y su aceptación por parte del Banco. permita determinar si los auditores propuestos

Los Gerentes de Proyecto también son responsa- por el prestatario reúnen las cualidades para llevar

bles de conocer el nivel de desarrollo general de la a cabo la auditoría, si son independientes y si se

contabilidad y la auditoría en el país y su adhesión les han suministrado términos de referencia satis-

a las normas internacionales respectivas. El Ge- factorios al Banco. Ver más detalles en el Capitu-

rente de Proyecto obtiene información que le lo V de este Manual.

CAPITULO III: EJECUCIlN DEL PROYECTO 17

lii: EJECUCIÓN DEL PROYECTO

3.01 El Gerente de Proyecto es el encargado, serán suficientes para terminarlo. Asimismo, el

por parte del Banco, de la supervisión del avance consumo de los recursos financieros no significa

fisico y financiero del proyecto. Por medio de la que se estén alcanzando las metas fisicas. Cuando

integración de técnicas de administración financie- la información sobre avance fisico y avance fi-

ra dentro del plan de supervisión del proyecto. el nanciero se integran, el Gerente de Proyecto y el

Gerente encargado aumenta la posibilidad de que prestatario pueden tener una visión más clara del

el proyecto sea ejecutado con éxito. progreso del proyecto y pueden tomar medidasadecuadas, según éstas seannecesarias.

Supervisión del Desempeño Cuadro 3.01

3.02 Un sistema de administración financiera y Indicadores Clavede contabilidad bien diseñado, es uno de los pun-tos clave para la supervisión del desempeño. La Un indicador común usado en la construcción de

frecuencia, contenido y forma de los informes fi- carreteras, es el costo por milía/ilometro de ca-

nancieros debe estar íntimamente relacionado con rretera terminada. Este indicador da una visión

la necesidades de los usuarios de dicha informa- clara de si habrá fondos suficientes para terminar

ción. Los prestatarios que están ejecutando un las millas proyectadas, pero no dice nada sobre la

determinado programa pueden necesitar informes calidad de dicha carretera. Sin embargo, la com-

más frecuentes y más detallados, con el fin de ha- binación de cifras financieras con datos de avance

cer los correctivos necesarios durante la marcha fisico es más útil para evaluar el progreso del pro-

del proyecto y mantener el control de su ejecu- yecto, que el evaluar los dos aspectos por separa-

cion. Los Gerentes de Proyecto usan la misma do. Tales indicadores de gestión pueden aumentar

información, pero con mayores intervalos la habilidad necesaria para vigilar la respondabili-

(trimestralmente en lugar de mensual o semanal), dad financiera del proyecto, así como su desarro-

y con menos detalle. lío fisico.

3.03 Independientemente de la frecuencia y ni-vel de detalle del informe, el desarrollo actual de-be compararse con el avance proyectado. Se de- 3.05 Al planear el presupuesto del proyecto, esben determinar e informar sobre los indicadores importante estructurar los estados financieros yben deter are algunformarsobre los cusdeicadors demás informes de tal forma que se obtenga in-de desempeño, algunos de los cuales deben com- formación útil para relacionar los datos de avance

binar datos sobre avance fisico y financiero. fisico con los datos de avance financiero. La

3.04 Ni la información financiera ni los datos atención se debe centrar en uno o dos indicadores

sobre avance fisico pueden, por sí solos, suminis- clave y no en innumerables combinaciones. En la

trar información suficiente para que el Banco o el selección de los indicadores clave el Gerente de

prestatario puedan determinar si el proyecto está Proyecto evalúa cuidadosamente lo adecuado deprogresando satisfactoriamente. El proyecto pue- la forma de medir la gestión en relación con la

de estar cumpiendo sus metas de avance fisico estructura misma del proyecto. Sin embargo, debe

pero a un costo que consumirá rápidamente los tener cuadado en el uso de indicadores clave Aúnrecursos financieros, de tal manera que éstos no cuando son muy útiles, los indicadores no pueden

18 cAPrIULo ¡II; EJECUCIÓN DEL PROYECTO

reemplazar una buena administración y supervi- La Supervisión del Desempeño y lasión del proyecto. Auditoría

3.06 La naturaleza del proyecto determinará la 3.09 Existe una relación muy clara e importanterelación entre la información financiera y la in- entre la información financiera interina usada paraformación operacional. Los proyectos que se la supervisión del desempeño y la auditoría. Laasemejan a las actividades comerciales, se acomo- auditoria de los estados financieros anuales debedan mas fácilmente hacia el desarrollo de indica- confirmar la razonabilidad y confianza de los es-dores clave con orientación financiera. El sector tados financieros intermedios. Cualquier diferen-privado puede tener a su disposición indicadores cia importante entre los estados financieros audi-comparativos. En los proyectos no productores tados para un período dado y las cifras incluidasde ingresos propios es más dificil medir el avance en los estados financieros interinos debe ser re-contra el cumplimiento de los objetivos del pro- conciliada y explicada.yecto, pero los indicadores clave basados en pro-ductividad pueden tener un impacto benéfico so- Supervisión hecha por el Bancobre la administración general del proyecto.

3.10 Los puntos siguientes resumen algunas3.07 Una de las herramientas clave para super- guías utilizadas por los Gerentes de Proyecto alvisar el desarrollo del proyecto es un estado fi- supervisar el cumplimiento con los requisitos so-nanciero que muestre los orígenes y usos de los bre informes financieros (capítulo IV de este ma-fondos proyectados para el período y la acumula- nual) y de auditoría (capítulo V), durante la eje-ción a la fecha, comparado con los porcentaje de cución del proyecto.avance en el período y acumulado. En algunos ca-sos esta comparación se puede hacer sobre la base Durante el Añode los recursos financieros utilizados con relacióna un indicador, como las millas de carretera ter- 1. Con el Director del Proyecto, hacer segui-minada. miento del mantenimiento de los registros y

de la oportuna presentación de los informes3.08 Una pregunta clave que se debe hacer al financieros, incluidos los informes periódicosevaluar los estados e informes financieros de un no auditados y demás información necesariaproyecto, es si los costos parecen razonables o para supervisar la ejecución del proyecto;no, dado el avance del proyecto. Por ejemplo, sepodría esperar que los gastos por salarios en un 2 Asegurarse no sólo de la recepción, sinoproyecto de asistencia técnica del sector de servi- tambien de la revisión de los informes finan-cios sociales se distribuyan en forma balanceada cieros periódicos que puedan ser solicitadosdurante la vida del proyecto. Si un informe finan- para la administración del proyecto. Debe ha-ciero intermedio muestra, en el renglón de sala- cerse un seguimiento de los problemas identi-rios, desembolsos desproporcionados de acuerdo ficados, en especial sobre las salvedades en lacon el tiempo de ejecución del proyecto, el Direc- opinión de los auditores y las deficiencias detor y el Gerente del Proyecto se deben centrar en control interno incluidas en la carta de geren-esta situación e investigar las causas. Puede que cia respectiva;haya una explicación razonable para las variacio- 3. Enviar recordatorios sobre el requisito de in-nes, pero al destacar las excepciones a los resul- formes auditados (i) cerca del cierre de fin detados esperados, los informes financieros destacan año de la entidad ejecutora, (i) poco antes delas áreas donde pueden surgir los problemas.

CAPITULO III: EJECUCIÓN DEL PROYECTO 19

la fecha de vencimiento de su presentación al tomadas o propuestas, debe adjuntarse al in-

Banco y (iii) cada 30 días después; forme.

4. Enviar al prestatario un breve acuse de recibo 4. Notificar por escrito al prestatario, inimedia-

de los informes, junto con una declaración de tamente después de la revisión, los problemas

que posteriormente se enviarán los comenta- encontrados en la revisión de los estados fi-rios que sean del caso; nancieros. Cuando se identifiquen problemas

que no pueden ser tratados por medio de co-5. Asegurarse que se han hecho los arreglos per- rrespondencia, se debe hacer un seguimiento

tinentes para que los estados financieros estén drantenlas se de. suisión.todispnibes an pont se poibley dntr de durante las siguientes niisiones de supervisión.

disponibles tan pronto sea posible y' dentro del Los asuntos que podrían ser cubiertos en una

plazo establecido en el contrato de préstamo. c s s sEstos arreglos deben incluir los acuerdos de punincir lo siguente:los términos de referencia para la auditoria.

(párrafos 5.39-41) * referencia a salvedades u otros puntos inm-

portantes del informe de los auditores;Alf nal del Añio

. si se cumplieron todos los requisitos de

1. Asegurarse de la recepción oportuna de los información del Banco;

estados financieros auditados. Estos deben a relación entre los resultados presentados

recibirse dentro del plazo estipulado en el en los informes y las cláusulas de carácter

contrato de préstamo. El plazo no puede ser financiero del contrato de préstamo;mayor de seis meses después del fin del año.Lsiormes reis después del des pazo, . aspectos relacionados con la gestión fi-

Lsion mep utiidd . nanciera y control interno, incluyendo co-mentarios sobre la liquidez de la entidad

2. Hacer revisar los estados financieros audita- ejecutora y sobre otros indicadores finan-

dos (incluyendo SOEs y SAs) dentro de los cieros; y30 días siguientes a su recibo, por personal * aceptabilidad de la presentación con res-

idóneo del Banco para asegurarse que los in- pecto del uso de los fondos financiados

formes de los auditores y la información fi- por el Banco.nanciera son completos, razonables y cumplencon los requerimientos del Banco. El pasivo a 3.11 Se debe hacer énfasis en la importancia del

favor del Banco, tal como se presenta en los cumplimiento oportuno de los requerimientos del

estados financieros, debe conciliarse con los Banco sobre presentación de informes financieros

registros de desembolsos del Banco. El Anexo y de auditoria. Los Gerentes de Proyecto están

X proporciona lineamientos para la Revisión atentos a todos aquellos casos de incumplimiento

de Escritorio de un Informe de Auditoria. y problemas de presentación de los estados finan-

3. Obtener el informe del revisor (cuando la per- cieros o informes de auditoria presentados.

sona que hace la revisión de los informes audi-tados no es el Gerente de Proyecto) y asegu- 3.12 En el caso de atrasos mayores de 60 días

rarse que una copia sea enviada al Jefe de Di- en la presentación de los informes requeridos. elvisión correspondiente del Banco. La comuni- Jefe de Operaciones del respectivo Sector o Paíscación al prestatario, relacionada con la revi- notificará al prestatario sobre la necesidad de darsión inicial y los comentarios y las acciones cumplimento a este requisito, solicitando explica-

ciones por la demora e información sobre las ac-

20 CAPrrULO 1II, EJECUCIÓN DEL PROYECTO

ciones que se estén tomando para remediar el asegurarse que no se están creando nuevos depar-problema. Cuando, a pesar de las notificaciones, tamentos o agencias bajo el mismo Ministerio conno se da cumplimiento dentro de los plazos acor- el propósito de evitar acciones del Banco por eldados, el Banco tomará las medidas necesarias, a incumplimiento de otro departamento o agencia.menos que el Gerente de Proyecto se haya satis-fecho de que las acciones propulestas por el pres-tatario son aceptables para solucionar el problema Cuadro 3.01dentro de un tiempo razonable.

Indicadores Clave3.13 Cuando el incumplimiento se refiere a losprocedimientos de Certificaciones de Gastos Un indicador común usado en la construcción de(SOE). el Banco notifica al prestatario dentro de carreteras, es el costo por rnmuialkilometro de ca-30 días sobre la necesidad de su cumplimiento y rretera terminada. Este indicador da una visiónlas soluciones aceptables para el Banco. El presta- clara de si habrá fondos suficientes para terminartario tendrá un plazo máximo de tres meses para las millas proyectadas, pero no dice nada sobre ladar cumplimiento a los requisitos. después del calidad de dicha carretera. Sin embargo, la com-cual el Banco no permitirá nuevos desembolsos a binación de cifras financieras con datos de avancetravés del sistema de SOE. fisico es más útil para evaluar el progreso del pro-

yecto, que el evaluar los dos aspectos por separa-3.14 Cuando el personal del Banco considere do. Tales indicadores de gestión pueden aumentarnecesario conceder una prórroga para el envío de la habilidad necesaria para vigilar la respondabili-los estados financieros auditados de la Entidad dad financiera del proyecto, asi como su desarro-Ejecutora y/o del Proyecto, la entidad ejecutora lío fisico.debe enviar, por separado, el Estado de Solicitu-des de Desembolso y el Estado de la Cuenta Es-pecial, dentro de los tres meses adicionales máxi-

mos de que trata el punto anterior. 3.17 Cuando la entidad ejecutora no cumpla

3.15 Cuando hay un préstamo que financia va- con sus compromisos de proporcionar informa-rios proyectos, el cumplimiento se evalúa por se- ción financiera, el Banco no hará nuevos présta-parado para cada proyecto (ver cuadro 3.02). Por mos para esa entidad, hasta que se obtenga elconsiguiente, el Banco puede suspender los de- cumplimiento. Esto también aplica para la exten-sembolsos para el proyecto que no haya dado sión de la fecha de cierre para los proyectos quecumplimiento y continuar con los desembolsos, estén siendo ejecutados por la entidad.bajo el procedimiento de SOE, para los otros 3.18 Los TMs también deben revisar, duranteproyectos que han dado cumplimiento oportuno a * ...los requerimientos. sus misiones, SOEs seleccionados. El Anexo VII

proporciona lineamientos para tales revisiones.

3.16 Los principios descritos arriba pueden ser Sistema de Cumplimiento con Requisitosampliados para cubrir situaciones en que, por de Informes de Auditorcaejemplo, el mismo Ministerio del gobierno tienedos proyectos separados que son ejecutados por 3.19 El Sistema de Cumplimiento con Requisi-dos departamentos o agencias distintas, una queestá cumplimiento con los requisitos y otra que tos de Informes de Auditoria (ARCS, por sus si-no. Sin embargo, debe ejercerse cuidado para glas en inglés) es una parte del sistema de infor-

mación gerencial y contiene información relacio-

CAPITuLO III: EJECUCIÓN DEL PROYECTO 21

nada con los informes de auditoría requeridos, fe- pone una evaluación del desarrollo de la contabi-

chas para su envio al Banco, y detalles de los lidad y de la auditoría en el país, tanto en el sector

auditores y la calidad de los informes recibidos público como en el privado, por medio del exa-

(verOD 13.10). men de la legislación, las normas técnicas, losprogramas de capacitación, el grado de indepen-

Cuadro 3.02 dencia de los auditores, la disponibilidad de per-sonal técnico capacitado, etc. Esta evaluación

Un préstamo es hecho al Gobierno A, que tiene puede ser llevada a cabo por el Departamento del

seis gobiemos estatales que participan del présta- Banco encargado del respectivo país y pueden ser

mo. Si uno de los gobiernos estatales incumple base para un proyecto separado de asistencia téc-

con los requisitos de envío de informes, los de- nica o de un componente de..un proyecto. Ade-

sembolsos pueden continuar para los otros cinco más, las revisiones del comportamiento de la car-

estados que están cumpliendo con sus obligacio- tera de préstamos del país siempre incluyen la ca-

nes. pacidad de las entidades ejecutoras de mantenerun sistema de contabilidad adecuado, así como lade asegurar servicios profesionales de auditoría.

Revisión del País Una discusión de la Evaluación del País es presen-tada en el Capítulo VI de este Manual.

3.20 Cuando exista una- situación de incumpli-miento generalizada, el Gerente de Proyecto pro-

CAPITULO IV: INFORMES FINANCIEROS 23

IV: INFORMES FINANCIEROS

4.01 Los requerimientos sobre información fi- Deben hacerse esfuerzos para consolidar los re-

nanciera varían de un proyecto a otro, y se en- quisitos de información de manera tal que sean

cuentran incorporados en las cláusulas del contra- importantes para la toma de decisiones, pero que

to de préstamo. Los estados financieros reflejan no signifiquen consumo innecesario de tiempo.

los efectos financieros de las transacciones, agru-pándolas según sus características económicas. Informes financieros de la entidadLas normas de contabilidad constituyen el marco ejecutorageneral que se debe seguir en la presentación delos estados financieros. (ver párrafo 2.15) 4.04 En aq.ueilos proyectos en los cuales la ca-

pacidad financiera de la entidad ejecutora es vital

4.02 El Banco siempre ha exigido la presenta- para la ejecución exitosa del proyecto, o cuando

ción de estados financieros anuales suministrados uno de los objetivos del proyecto se relaciona con

por los prestatarios, en los cuales se presente la el fortalecimiento institucional de la entidad, es-

gestión financiera del proyecto durante cada año. pecialmente en la administración financiera, el

Sin embargo, más recientemente, se ha estado Banco requiere la presentación de informes fi-

sintiendo una fuerte necesidad de recibir estados e nancieros de la entidad como un todo. Estos in-

informes financieros interinos (trimestrales o se- formes deben incluir:mestrales), para ser utilizados como una herra-mienta para vigilar la ejecución de los proyectos y Estados financieros básicos

su administración en general. Estos informes inte- o Balance General

rinos raramente son sujetos a auditorías indepen- * Estado de Operaciones o de Resultados

dientes, pero su razonabilidad puede ser determi- * Estado de Flujone o de y

nada por medio de su comparación con las cifras * Estado de Flujo de Efectivo (origen y

de los informes de fin de año. En el Anexo X se aplicacion de fondos)

presentan ejemplos de informes financieros de los * Notas a los estados financieros

gastos atribuibles a un proyecto hipotético. * Información financiera complementaria

4.03 Los informes financieros están basados en El Anexo XM resume los Elementos de los Esta-

la estructura subyacente en los sistemas de admi- dos Financieros. La mayoría de los proyectos ge-

nistración financiera y de contabilidad, los cuales neradores de ingresos caen dentro de esta cate-

deben ser desarrollados y acordados durante la goría.etapa de evaluación del proyecto. Los informesfinancieros requeridos a los prestatarios se pueden Balance General

clasificar en dos grupos, así: (i) los informes fi-nancieros de la entidad ejecutora. y (ii) los infor- 4.05 El balance general es una fotografia fi-

mes financieros del proyecto. incluyendo los co- nanciera tomada en un momento determinado, y

rrespondientes a operaciones de ajuste. el estado que se utiliza para evaluar la condición financiera

de solicitudes de desembolso y el estado de la global de la entidad a una fecha determinada. Los

cuenta especial. Es importante entender el objeti- elementos directamente relacionados con la eva-auno de dichos estados financieros. luación de la situación financiera en el balance ge-

yo de cada deñdos estal manera neral son los activos, los pasivos y el patrimonio.Todos deben ser diseñados de tal manera que Elbanegerlporcnaifiac6sbeproporcionen la información necesaria que permi- l balance general proporciona información sobre

ta al prestatario administrar el proyecto y al Ge- los recursos actualmente disponibles para el desa-

rente de Proyecto vigilar el progreso del mismo. rrollo futuro de las operaciones de la entidad.

24 CAPITULO Iv; INFORMES FINANCIEROS

También proporciona información sobre las entre los datos presupuestados y los de la conta-fuentes de recursos usados para adquirir los acti- bilidad. Los sistemas de contabilidad y de presu-vos, indicando, por ejemplo, si tales refcursos puestos se deben desarrollar hasta el grado queprovienen de financiamiento externo o d. incre- exista un buen acoplamiento entre los dos. Lasmentos en el patrimonio. Entidades Ejecutoras deben usar un sistema inte-

grado de presupuesto y contabilidad.4.06 Un balance general normalmente es prepa-rado a la fecha de cierre del período y debe pro- Estado de Flujo de Efectivoporcionar detalles de los activos (fijos, corrientesy otros), pasivos (cuentas por pagar, obligaciones 4.09 Un estado de flujo de efectivo muestra lasa corto y a largo plazo), y el patrimonio (capital, fuentes de efectivo generado por las operacionesganancias acumuladas o déficit). Cuando sea pO- y su utilización en la operacióna inversió o fisible, el balance general debe ser presentado de tal nanciación de las actividades durante el periodomanera que se destaquen las características im- cubiento. En algunos palses se presentan, comoportantes, tales como la estructura del patrimonio, una altenativa, estados de 'Fuentes y Utilizaciónla posición corriente, la composición de las reser- de Fondos" o estados de 'Cambios en la Posiciónvas y la naturaleza y negocios de la entidad. Las Financiera" Un estado de Flujo de Efectivo esNormas Intemacionales de Contabilidad requieren importante porque centra la atención en dosla presentación de cifras comparativas con el pe- puntos imponantes: qué hizo la organización conríodo inmediatamente anterior. el dinero y de dónde provinieron los fondos. Al

aislar las transacciones que no se relacionan conEstado de Resultados o de Operaciones el efectivo, este estado ayuda a revelar los efectos

de los diferentes tratamientos contables, los re-4.07 El estado de resultados o de operaciones cursos en efectivo y su impacto en los resultadosinforma sobre los ingresos y gastos y sobre el re- reportados.sultado neto de las operaciones del período cu-bierto. Los elementos directamente relacionados Notas a los estados financieros e informacióncon la medición del desempefio son los ingresos y complementarialos gastos. Las cifras deben estar clasificadas por 4.10 Las notas deben incluir las principaleslas categorías más importantes, las cuales pueden políticas de contabilidad aplicadas y otras revela-incluir, pero no se limitan a: ingresos operaciona- ciones importantes, incluidos los riesgos o incer-les por ventas de bienes o servicios; gastos ope- tidumbres que afectan a la entidad y los recursos yracionales por categorias; ingresos distintos de los obligaciones no reconocidos en el balance gene-de operación, intereses y gastos de financiamien- ral. Información sobre segmentos geográficos yto, y el resultado neto del período. En los proyec- de la industria y cualquier otra información, comotos no generadores de ingresos propios, los recur- los indicadores clave requeridos para un proyectosos financieros pueden también provenir de otros en especial seria incluida como información com-donantes y del gobierno mismo. plementaria.

4.08 La información sobre montos presupues- 4.11 Cédulas o informes complementarios adi-tados, junto con los indicadores de gestión, es cionales pueden ser también requeridos. Los re-uno de los mejores instrumentos para vigilar el quisitos de informes deben mantenerse al mínimodesempefio del proyecto. Es fácil incorporar innecesario para asegurar buena supervisión y ad-formación del presupuesto en el Estado de Resul- ministración de proyectos, y a la vez cumplir contados, siempre y cuando exista una relación sólida


los requisitos de revelación de las Normas Inter- proyectos involucran más de una unidad ejecuto-

nacionales de Contabilidad (ver cuadro 4.01). ra, estando cada una sometida a los requisitos de

respondabilidad del Banco. En estos casos, se re-

Cuadro 4.01 comienda enfáticamente que la información fi-nanciera de cada proyecto sea consolidada por la

En el caso de intermediarios financieros, las Nor- Unidad Coordinadora del proyecto, para tener un

mas Internacionales de Contabilidad requieren la solo informe financiero.

presentación de información adicional sobre lacartera de inversiones, provisiones para pérdidas, 4.14 Los estados financieros del proyecto son

recuperaciones de cartera, pérdida por cuentas el punto central de la información financiera. In-

malas, y cambios en el patrimonio de los accionis- dependientemente del tipOf todo proyecto finan-

las, yciado por el Banco debe presentar, regularmente,infornes periódicos de ingresos y desembolsos,

Tratamiento de los informes financieros del pro- comparados con los presupuestos del proyecto.

yTctao En un proyecto independiente, generalmente no- se requieren estados financieros de la entidad eje-

4.12 En casi todos los casos, los proyectos fi- cutora, sino únicamente del proyecto.

nanciados por el Banco representan únicamenteunapate eltotl e ls ctiiddesdelaentidad 4.1 5 La parte más importante de los estados

una parte del total de las actividades de la etdd financieros de un proyecto, es el ori2zen y la aDli-

ejecutora. A no ser que se preparen estados fi cación de los fondos del provecto durante el ape-

nancieros separados para el proyecto (ver párrafo de s fondos del provecio d l

4.13), los estados financieros de la entidad, inclu- nodo v' su acumulación desde el inicio del proyec-4y13do loeadiforc financieros decomplementaria, to. Se debe presentar la comparación de las cifras

yendo la infornación financiera completari, reales con las presupuestadas según el Informe de

deben presentar claramente y por separado los Evaluación Inicial (SAR), ya sean originales o

gastos y el financiamiento del proyecto. Sin em- modificados, y se deben sucinistrar explicaciones

bargo, para aquellos proyectos que requieren inde las principales variaciones. Las fuentes de re-

formación administrativa y mostrar una relación cursos dn mostrar poreparas los denre

con el avance fisico, son más adecuados los esta-fondoscon l aanc fiico so másadeuads ls eta- recibidos del Banco, de donantes y otras fuentesdos financieros del proyecto, presentados por se-parado. Ver el Anexo XII para una muestra de los pnncipales. Los fondos provistos por el Banco

Estados Financieros de una Organización que in- deben ser separados para indicar aquellos provis-

cluyen el proyecto. tos a) por el sistema de Certificación de Gastos(SOE) y b) por otros procedimientos.

Estados Financieros del Proyecto 4.16 El Banco está interesado en el proyecto

4-13 Para cada proyecto, el Banco exige la pr como un todo, sin importar de donde provienen4.1 Paa cda roycto elBano eigelaPre- los fondos utilizados para ejecutar una actividad

sentación de estados financieros anuales auditados los os utilizadentro e un actoviadque nfomensobe ls gstosy s fiancatnen- particular u operación dentro de un proyecto para

que informen sobre los gastos y su financianuen- el cual haya sumiinistrado parte de los fondos del

to, con el fin de vigilar el comportamiento general financiamiento. La aplicación de fondos debe re-

de las finanzas y la utilización eficiente de los re- sumirse para mostrar los gastos distribuidos por

cursos del crédito. Puede haber más de un proyec- las categorías establecidas en el SAR (los fondos

to financiado con el mismo préstamo, como en el del Banco, presentados por las categorías indica-

caso de proyectos multi-regionales con convenios das en el contrato de préstamo para fines de de-

separados. En estos casos se requieren informes sembolsos, pueden indicarse de manera informati-

separados para cada proyecto. Además, muchos

CAPITULO IV; INFORMES FINANCIEROS

va). Cuando las erogaciones del proyecto incluyan guidas, y las políticas de contabilidad utilizadasactivos adquiridos para la ejecución del provecto, para la preparación de los registros financieros.(tales como vehículos y otros equipos) estos de- Sin embargo, la mayoría de los proyectos ejecuta-

.n clasificarse separadamente y detallarse en una dos por departamentos gubernamentales soniista que permita su control y seguridad. contabilizados por el método de efectivo, y fre-

cuentemente son financiados como parte de los4.17 Cuando la contabilidad del proyecto sea sistemas y procedimientos presupuestarios delllevada por el método acumulativo o devengado gobiemo.

Figura 4.02

Centralidad de los EstadosFinancieros del Proyecto

Cuentas Especiales(SAs)

Relacionados con-los Estados -

Estados Financieros Proyecto o Estados Financieros lose Esados Reporte de Evaluaciónde la Entidad Ejecutora Unidos por de Proyecto Financieros (SAR)

m sedio de las del proyectoNotas y Cédulas --------------Suplementarias Integrado con los

Estados Financierosdel Proyecto

Estados de Gastos|

se debe presentar un Balance General. La conta-bilidad acumulativa es necesaria especialmente 4.18 El sistema de contabilidad del proyectocuando hay un aspecto de ingresos al proyecto. El proporciona una oportunidad de usar la disciplinaBalance General resumido debe mostrar los acti- de la contabilidad gerencial para desarrollar lavos y pasivos del proyecto, y el fondo neto creado unión entre la información contable y los indica-para el proyecto. Cuando los pasivos sean gran- dores de desempeño fisico requeridos para admi-des, una cédula complementaria debería mostrar nistrar y vigilar eficientemente la ejecución dellos acreedores importantes y las obligaciones. proyecto. Por consiguiente, los informes financie-Dependiendo de la naturaleza del proyecto, las ros interinos son un aspecto importante de la ad-notas a los estados financieros deben identificar ministración global del proyecto, ejercida por ellos contratos más importantes otorgados y que prestatario o entidad ejecutora, y de la supervi-están por otorgarse. Cuando sea aplicable, es de- sión ejercida por el Banco. Las decisiones sobreseable una comparación con el año anterior. Las ejecución de programas y las correcciones nece-notas a los estados financieros del proyecto deben sarias, deben estar basadas en la información fi-incluir una revelación de las bases contables se- nanciera y de la ejecución del proyecto, suminis-


trada a través de los informes interinos. El forma- uso de SOEs, el Gerente de Proyecto también

to de estos informes interinos puede ser muy simi- considera la experiencia del prestatario en cuantolar al de los estados auditados de fin de año, ex- al cumplimiento con los requisitos del sistema

cepto que el período es más corto, posiblemente SOE, la confianza en los sistemas de contabilidad,requieran de mayor información y análisis del pre- así como la claridad de la metodología de interre-supuesto, y no son auditados. Los estados finan- lación entre los Estados de Solicitudes de Desem-cieros interinos confiables facilitarán el proceso de bolso y los estados financieros básicos del proyec-toma de decisiones. La auditoría de fin del año to, y la forma de consolidación de los estados de

provee seguridad de que los estados financieros desembolsos de varias entidades ejecutoras para

interinos fueron confiables y que los informes fu- no perder las pistas de auditoria del proyecto. Los

turos probablemente también lo serán. arreglos para la auditoria. externa del proyectodeben estar definidos antes de autorizar el uso de

4.19 Cuando se utiliza el procedimiento de re- los SOEs.integro de gastos (Certificación de Gastos --Statement of Expenditures - SOE), el Estado de 4.22 Una vez que el Banco y el prestatarioSolicitudes de Desembolso debe formar parte in- acuerdan utilizar el procedimiento de SOEs parategral de los estados financieros del proyecto. ciertas categorías o rubros de gastos, siempre se

(Anexo XIII) requerirá la presentación de Certificaciones deGastos para el reintegro de tales erogaciones. Los

Estado de Solicitudes de Desembolso montos aceptables para ser reintegrados a travésdel procedimiento de SOE varían de proyecto a

4.20 Bajo el procedimiento de SOEs, el presta- proyecto. El Gerente de Proyecto efectúa conci-tario periódicamnente solicita retiros de los fondos liaciones periódicas entre los desembolsos efec-del préstamo presentando solicitudes de desem- tuados a través de SOEs, de la Cuenta Especial, sibolsos --certificaciones de gastos-- indicando los se usa, y los desembolsos totales según los regis-pagos efectuados para inversiones del proyecto tros que mantiene el Banco. Este tipo de conci-contempladas en los convenios de préstamo. El liación es esencial para mantener el control sobre

procedimniento de SOE simplifica y acelera los delos recursos del proyecto.sembolsos del préstamo por parte del Banco,eliminando requisitos que obligan a funcionarios 4.23 Como se explica en el párrafo 4.20, losdel Banco a revisar los documnentos de soporte de desembolsos bajo el procedimiento de SOEs nomuchas transacciones pequeñas antes de autorizar requieren que el prestatario presente recibos ulos desembolsos. Las certificaciones de gastos no otros documento de soporte de los pagos. Estose presentan acompañadas de los soportes de los coloca al Banco en una situación de gran riesgo,

pagos. La aceptabilidad y veracidad de los pagos comparado con otros desembolsos del Banco queefectuados en relación con el proyecto, está im- requieren la presentación de documentos de so-plicita en la presentación del SOE, y es evidencia- porte. Para disminuir este riesgo, el Banco poneda en la documentación de soporte que tiene el especial énfasis en la exigencia de recibir el Esta-prestatario. do de Solicitudes de Desembolso debidamente

auditado.4.21 Durante las primeras etapas del diseño delproyecto, el Gerente de Proyecto, previa consulta 4.24 Los documentos que soportan las solicitu-con el Departamento de Préstamos, decide si el des de desembolsos también son revisados porprocedimiento de SOE será usado para efectuar personal del Banco durante las misiones de eva-los desembolsos del proyecto. Al considerar el luación. El Anexo X proporciona lineamientos pa-

28 cAPrruLo IV; INFORMES FINANCIEROS

ra esta revisión (ver también el párrafo 3.18).Como se indica en el párrafo 4.19, el Estado de 4.28 La Cuenta Especial generalmente es mane-Solicitudes de Desembolso forma parte integrante jada por el respectivo Ministerio de Finanzas ode los estados financieros del proyecto. Hacienda, o por la organización encargada de la

ejecución del proyecto. Quien administre la4.25 El formato del Estado de Solicitudes de Cuenta Especial deberá mantener registros apro-Desembolso debe contener una lista de las solici- piados para controlar e identificar el movimientotudes presentadas al Banco durante el período, las de la misma, y está obligado a presentar un estadofechas y los valores de cada solicitud. Los retiros mensual en el que se detalle tal movimiento. Latotales deben cuadrar con el monto mostrado en entidad ejecutora del proyecto también debeel Estado Financiero del Proyecto --ver financia- mantener registros.de contabilidad adecuados, asímiento del Banco a través del procedimiento SOE como los documentos originales de los recibos,(párrafo 4.15). El Anexo XII muestra un Estado depósitos, transferencias, retiros, y conciliacionesFinanciero del Proyecto con un anexo mostrando bancarias.los desembolsos SOE.

4.29 Los retiros de la Cuenta Especial se efec-Cuentas Especiales (SA) túan, bien para hacer pagos directos del proyecto

o para reembolsar los pagos hechos por el presta-4.26 Se puede establecer un mecanismo de tario. El Banco repone los fondos de la cuentaCuenta Especial (Special Account --SA) para bancaria especial, en base a solicitudes de desem-permitir mayor eficacia en la ejecución del proyec- bolso presentadas por dichos pagos. Los intereseto, especialmente para ayudar al prestatario a su- devengados por la cuenta especial pertenecen alperar problemas de flujo de efectivo. La Cuenta prestatario, quien decidirá si los usará para los fi-Especial es un convenio de manejo de un fondo nes del proyecto o no.rotatorio, bajo el cual el Banco hace anticipos defondos a una cuenta bancaria especial (en el Ban- 4.30 El Estado de la Cuenta Especial es sim-co Central o en un banco comercial). Cuando el plemente un resumen de las fuentes y usos de losBanco administra fondos suministrados por un fondos manejados a través de dicha cuenta ban-cofinanciador, se puede establecer una sola cuenta caria durante el período, donde, generalmente, elespecial, siempre y cuando los fondos se puedan Banco es el único 'tiepositante" (párrafo 4.26).mezclar. Los fondos de la Cuenta Especial provienen del

depósito inicial de Banco y de los reintegros pos-4.27 En el caso de una Cuenta Especial contro- teriores. Las solicitudes de retiro de la Cuentalada por una agencia central, se pueden establecer Especial, generalmente corresponden a pagos di-subcuentas dentro del banco depositario, maneja- rectos autorizados o a reintegro de pagos previa-das por las entidades ejecutoras del proyecto. Aún mente efectuados por el prestatario. Otros mo-cuando los fondos no hayan sido retirados de la vimientos de la Cuenta Especial pueden ser losCuenta Especial, los registros de contabilidad tie- intereses ganados por saldos no utilizados y losnen que controlar los desembolsos contra los cargos bancarios. El administrador de la cuentamontos asignados a cada una de las subcuentas. especial debe mantener registros adecuados paraEn circunstancias excepcionales, el Banco puede controlar e identificar los movimientos en laautorizar al prestatario para hacer retiros de fon- cuenta, y está obligado a presentar al Banco undos de una Cuenta Especial y usarlos como un reporte anual resumiendo tales movimientos, yanticipo para constituir otra cuenta secundaria mostrando el estado financiero de la cuenta al fi-(second generation special account SGSA). nal de cada período. Es importante que los fondos


depositados en la cuenta especial se concilien con cubrir, por lo menos la totalidad del monto de-los registros del Banco, teniendo en consideración sembolsado. Sin embargo, es importante que el

las partidas en tránsito al final del período y las prestatario conserve los documentos de soporte

cifras del financiamiento del Banco presentadas en por lo menos durante un año después de presen-

el estado acumulado de flujo de efectivo del pro- tado el respectivo informe de auditoría. Además,

yecto. debe tenerse en cuenta que bajo estos préstamosse pueden necesitar procedimientos de adicionales

4.31 En algunos países donde el sistema ban- compras para que las transacciones sean elegibles.

cario aún no está desarrollado (tal como en lospaíses de la antigua Unión Soviética), los gastos Operaciones Híbridasde proyectos son efectuados utilizando una SA ouna cuenta bancaria regular. En tales casos, la SA 4.34 Los préstamos híbridos tienen componen-

puede ser incorporada para formar parte de los tes de proyectos de inversión y de operaciones de

Estados Financieros del Proyecto. El OP/BP ajuste. La contabilidad para cada componente de

12.20 "Cuentas Especiales" discute las SAs. Audi- un préstamo híbrido sigue los lineamientos dados

toría se discute en el Capítulo V del Manual, para cada tipo particular de operación. Por ejem-plo, el desarrollo de una infraestructura fisica, in-

Operaciones de Ajuste cluido en un préstamo híbrido, debe cumplir conlos requerimientos de contabilidad e informes

4.32 Aun cuando la mayoría de los préstamos exigidos para un proyecto de inversión, mientras

del Banco tienen como finalidad financiar proyec- que los fondos desembolsados para un programa

tos de inversión, el Banco también concede prés- de ajuste de políticas deben seguir las instruccio-

tamos para Ajustes Estructurales o Sectoriales. nes referentes a contabilidad e informes para ope-

Los préstamos para ajustes generalmente propor- raciones de ajuste. En realidad debe haber dos ti-

ciona fondos al prestatario para apoyar el presu- pos de requerimientos de contabilidad e informes,

puesto, sujetos a la implantación de determinadas aún cuando puedan consolidarse en un solo in-

políticas económicas. Los préstamos de ajuste forme financiero.estructural (Structural Adjustment Loans- SALs)se enfocan principalmente hacia políticas genera- Operaciones de Emergenciales macro-económicas, en tanto que los préstamosde ajuste sectorial (Sector Adjustment Loan - 4.35 La contabilidad de los préstamos para

SECALs), se dirigen hacia políticas económicas operaciones de emergencia deben seguir las guías

de un sector en particular. para las entidades no generadoras de ingresos opara las operaciones de ajuste discutidas arriba,

4.33 Los préstamos para operaciones de ajuste según el diseño del proyecto. Estas operaciones

típicamente proporcionan desembolsos rápidos pueden cubrir varios sectores, tales como recur-

que pueden relacionarse con financiación de im- sos humanos e infraestructura. Una de las dife-

portaciones de bienes o servicios incluidos en una rencias principales puede ser la diversidad de

lista aprobada por el Banco ('lista positiva'). En fuentes de financiamiento, algunas de las cuales

otros casos el banco suministra una lista de bienes pueden exigir la identificación específica de los

y servicios no autorizados ('lista negativa'). La gastos financiados por cada fondo. Sin embargo,

contabilidad de este tipo de proyecto se limita a es importante que el sistema de control tenga en

mantener una lista de las facturas y de los certifi- cuenta la rapidez del suministro de los fondos re-

cados de aduana que sirven de soporte para justi- querida en este tipo de operaciones.ficar los desembolsos del préstamo. La lista debe

CAPITULO V: CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE AUDITORIA 31

V: CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE AUDITORIA

Clases de Auditorías y de Auditores sobre su razonabilidad y la adjunta a los estadosfinancieros. El auditor no asegura o garantiza la

5.01 Una auditoría es una revisión ex post de corrección de la presentación de los estados fi-

los estados financieros, sistemna financiero, regis- nancieros, pero sí tiene una gran responsabilidad

tros, transacciones y operaciones de una entidad o de notificar a los usuarios si los estados financie-

de un proyecto, efectuada por contadores públi- ros están adecuadamente presentados. Si el audi-

cos profesionales con el fin de asegurar la respon- tor considera que los estados financieros no están

dabilidad y proporcionar credibilidad a los estados razonablemente presentados, o si no puede llegar

financieros y otros informes de la administración. a una conclusión, debido a falta de evidencia u

La auditoria también identifica deficiencias en el otras condiciones prevalecientes, entonces tiene la

sistema de control interno y en el sistema financie- responsabilidad de comunicarlo así a los usuarios

ro y presenta recomendaciones para mejorarlos. de dichos estados financieros, a través de su dic-

Las auditorias pueden diferir considerablemente, tamen.dependiendo de sus objetivos, de las actividadespara los cuales se utilizan las auditorías, y de los 5.03 Sin embargo, una opinión sin salvedadesinformes que se espera recibir de los auditores. En sobre la razonabilidad de los estados financieros

general, las auditorias se pueden clasificar en tres no debe entenderse como una aprobación, por

grupos: auditoría financiera, auditoria de cum- parte del auditor independiente, de las decisionesplimiento y auditoria operacional. En el caso de la y políticas de la entidad, del uso de sus recursos o

auditoría financiera, el Banco está interesado en la de lo adecuado del sistema de control interno. Laauditoría de los estados financieros de la entidad conclusión del auditor sobre si los estados finan-

ejecutora como un todo, y de cada proyecto en cieros están presentados razonablemente, no se

particular (ver párrafos 4.04 y 4.13). La auditoría alcanza de una manera precisa. Por el contrario,

de cumplimiento y la auditoría operacional se co- esta conclusión se va obteniendo durante el trans-

mentan más adelante en los párrafos 5.18 y 5.19. curso de la auditoria. El auditor comienza conpoca información sobre la razonabilidad de la in-

Auditoria de los Estados Financieros de formación financiera de la entidad y a medida quela Entidad Ejecutora la auditoria avanza, cada evidencia adicional con-

firma o contradice la impresión inicial. Al finalizar

5.02 El objetivo general de una auditoria de los la auditoria, el auditor debe tener un concepto

estados financieros de una entidad ejecutora es claro sobre la razonabilidad de la presentación, lo

que el auditor exprese una opinión sobre si los cual le permitirá expresar una opinión.

estados financieros están razonablemente presen-tados de acuerdo con las Normas Intemacionales Conocimiento de la Entidadde Contabilidad y con principios de contabilidadgeneralmente aceptados (PCGA). El auditor eva- 5.04 Toda auditoria debe empezar por el co-

lúa la presentación razonable de los estados fi- nocimiento de la entidad a ser auditada. Este en-nancieros por medio de la obtención de evidencia tendimiento generalmente se obtiene por medio

de auditoria en una forma detallada y cuidadosa. del análisis de la naturaleza de las actividades y

Cuando, con base en evidencia adecuada, sufi- del entomo institucional y por medio de proce-ciente, competente y pertinente, llega a la conclu- dimientos analíticos disefñados para destacar ten-sión que los estados financieros están libres de dencias y otra información importante. Además,errores importantes, el auditor emite una opinión el auditor debe estar familiarizado con los térmi-

32 cAPrULO v: CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE AUDITORIA

nos del Informe de Evaluación Inicial (SAR) y de 'pruebas de cumplimiento" o 'pruebas de tran-los convenios, incluyendo las actas de negocia- sacciones" Es importante reconocer que la revi-ción y las cláusulas de carácter contable y finan- sión hecha por el auditor sobre el control intemociero del contrato de préstamo. pretende, primordialmente, determinar la exten-

sión de las pruebas de transacciones que debe lle-Evaluación de los Controles Internos var a cabo al examinar, posteriormente, las cifras

de los estados financieros. Por consiguiente, el5.05 Como parte de una auditoría de los esta- dictamen del auditor sobre los estados financierosdos financieros, el auditor normalmente examina no puede considerarse como una aprobación delel sistema de control interno con el fin de deter- sistema de control intemo en general.minar el alcance de las pruebas requeridas paraformarse una opinión sobre los estados financie- Revisión de los Estados Financierosros. Si el auditor está convencido de lo adecuadodel sistema que tiene la entidad, el cual debe in- 5.08 Los saldos de fin de año o de periodo,cluir controles para suministrar información con- presentados en los estados financieros, son verifi-fiable y para salvaguardar los activos y registros, cados por medio de la obtención de varias clasesla cantidad de evidencia que debe obtener puede de evidencias. Por ejemplo: participación en laser significativamente menor. toma de inventarios fisicos, verificación de activos

fijos, comunicación escrita directa para obtener5.06 La extensión de la evaluación del sistemia confirmación de terceras partes sobre cuentas porde control intemo de una entidad depende , en cobrar, saldos bancarios, y examen de estados degran parte, de la medida en que el auditor pueda cuentas de proveedores para comprobar cuentasconfiar en dicho control para reducir las pruebas por pagar. La verificación independiente conde auditoría. Al evaluar el sistema de control in- fuentes externas es uno de los más valiosos me-terno, el auditor debe primero deteminar, al medios de verificación de información contable. Lasnos en términos generales, cómo opera el sistema. pruebas de los saldos finales son esenciales en laLuego debe hacer una evaluación preliminar para realización de la auditoría porque la mayor partedeterminar si el sistema está disefíado adecuada- de la evidencia se obtiene de fuentes extemas in-mente para que cumpla su objetivo de prevenir o dependientes del cliente, y por lo tanto es consi-detectar errores que pudieran afectar, en formna derada de gran calidad. Por ejemplo, en el cursoimportante, la razonabiidad de los estados finan- de la auditoría, el auditor debe hacer contacto concieros. el Banco para confirmar los saldos del préstamo

en forma independiente de los registros de la enti-5.07 Cuando el auditor ha identificado un con- dad.trol eficiente o fortalezas en el sistema, puedeconfiar en él (pero no está obligado a hacerlo) pa- 5.09 Existe una estrecha relación entre la revi-ra aumentar su confianza en la información finan- sión general de las circunstancias del cliente, losciera. Por lo tanto, habrá una reducción en la resultados de la evaluación y comprobación delamplitud de las actividades para comprobar la co- sistema de control intemo, y las pruebas directasrrección de dicha información, o sea, en la acumu- de los saldos presentados en los estados financie-lación de evidencias relativas a la misma. Sin em- ros. Si el auditor ha obtenido un grado razonablebargo, para justificar esta confianza el auditor tie- de confianza sobre la presentación razonable dene que probar la efectividad práctica de dichos los estados financieros, a través de la revisión ge-controles. Los procedimientos involucrados en neral del control intemo y las pruebas de su efec-esta clase de pruebas se denominan comúnmente tividad, las pruebas directas de los saldos pueden

CAPITULO V: CUMPLIMIENTO CON LOS REQ_UISITOS DE AUDITORIA 33

reducirse considerablemente. En todo caso, siem- tivo deberán incluir también los gastos efectuados

pre será necesario hacer algunas pruebas sobre los por el procedimiento de SOE.

saldos presentados en los estados financieros.Auditoría de los Estados de Solicitudes

Auditorías de los Estados Financieros de Desembolsodel Proyecto

5.13 La auditoría del Estado de Solicitudes de

5.10 Los objetivos generales de las auditorías Desembolso debe considerarse como parte de la

de los estados financieros del proyecto son de- auditoría general de los estados financieros del

terminar si dichos estados financieros están razo- proyecto. Sin embargo, normalmente se requiere

nablemente presentados, especialmente en cuanto una mayor cobertura en la. comprobación del

al origen y utilización de los fondos, tanto en re- cumplimiento de requisitos de aceptabilidad, de-

lación con las cifras del período específico, como bido a que las solicitudes de reintegro de gastos

con las cifras acumuladas; y si los desembolsos efectuados para el proyecto no se presentan al

reportados para el proyecto se han hecho de Banco junto con la documentación de soporte. El

acuerdo con los convenios de préstamo y las es- objetivo principal de esta parte de la auditoría es

pecificaciones del SAR. Cuando sea aplicable, la comprobar que los gastos que conforman el total

auditoría también debe cubrir el balance general, de los reintegros solicitados: están totalmente so-

con atención particular al tratamiento de los acti- portado por documentos que reposan en los ar-

vos. chivos del prestatario, fueron debidamente autori-zados, son aceptables de acuerdo con los térmi-

El Proceso de Auditoría nos del contrato de préstamo, y fueron contabili-zados correctamente (ver párrafo 5.54). El Banco

5.11 El proceso seguido en una auditoría de los también usa el resultado de la auditoría para de-

estados financieros del proyecto, aunque gene- cidir si continúa con el sistema de SOE, así como

ralmente es más simple, en la mayoría de sus as- para efectuar las deducciones necesarias en futu-

pectos es similar al proceso seguido en la audito- ros reintegros por gastos no apropiados.

ría de los estados financieros de la entidad ejecu-tora, como se indicó anteriormente. La auditoria Auditoría de la Cuenta Especialdel proyecto incluye la investigación y evaluacióndel sistema de control interno y la comprobación 5.14 Cuando se ha establecido una Cuenta Es-

de las transacciones correspondientes. Sin embar- pecial (SA), se requiere una auditoría anual de di-

go, se espera que el auditor dependa bastante de cha cuenta. El objetivo principal de tal auditoría

la inspección de documentación válida de soporte es verificar si el estado financiero de la cuenta

y de la ejecución de otros procedimientos, tales está razonablemente presentado, y que los pagos

como inspección fisica de los principales bienes hechos por medio de la Cuenta Especial son co-

adquiridos y, cuando sea práctico, la comproba- rrectos y están de acuerdo con los respectivos

ción de la aceptabilidad de los gastos de acuerdo contratos de préstamo. Por consiguiente, el Audi-

con los términos, del contrato de préstamo y del tor debe efectuar procedimientos que le permitan

SAR. llegar a una conclusión con respecto a si el Estadode la Cuenta Especial refleja el movimniento que

5.12 Cuando el prestatario usa el procedimien- tuvo la Cuenta Especial durante el período y si los

to de SOE para solicitar retiros de fondos, los fondos se usaron únicamente para los fines delgastos informados en el Estado de Flujo de Efec- proyecto.

34 cAPrIULo v: CUMPLIMIENTO CON LOS REQ_UISITOS DE AUDrroRIA

5.15 Por su naturaleza, la auditoria de la Auditoría de Préstamos HíbridosCuenta Especial es sencilla. Esta auditoria consis-te en la revisión de los registros que mantiene la 5.17 La auditoría de un préstamo híbrido debeentidad responsable del manejo de esta cuenta y la seguir los mismos lineamientos de una auditoríacomparación de éstos con los estados de cuenta de proyectos de inversión para el componente debancarios suministrados por el banco en el cual se inversión y de la auditoria de préstamos de ajustemantiene la misma. El movimiento de esta cuenta para los componentes de ajuste.incluirá los anticipos y reintegros hechos por elBanco y los retiros hechos para atender las solici- Auditoría de Cumplimientotudes de desembolso. La verificación de la co-rrección de los retiros efectuados forma parte de 5.18 La auditoria, de cumplimiento abarca lala auditoría de los estados financieros de la enti- revisión, comprobación y evaluación de los con-dad ejecutora o del proyecto. Se debe tener espe- troles y procedimientos operativos de una enti-cial cuidado en solicitar confirmación directa al dad. En las empresas comerciales esta revisiónBanco sobre los saldos y reintegros efectuados y normalmente incluye la contabilidad, las finanzasen conciliar las partidas en tránsito o pendientes y otras operaciones, como un servicio a la geren-de registro al fin del ejercicio. La revisión también cia. En las entidades gubernamentales, esta revi-debe cubrir el cálculo y divulgación de los intere- sión también cubre el cumplimiento con las dis-ses ganados en la cuenta especial. posiciones legales y contratos a los cuales está

sujeta la entidad. Las auditorias de cumplimientoAuditoría de Préstamos de Ajuste de las empresas privadas y de muchas empresas

del Estado normalmente son efectuadas por audi-5.16 La auditoría de préstamos de ajuste debe tores internos, quienes son empleados de la enti-enfocarse, principalmente, en lo adecuado de los dad. Las auditorías de cumplimiento de la mayoríaprocedimientos utilizados para preparar los certi- de las operaciones del gobierno son realizadas porficados de aduana o informes similares. Por conlos auditores gubernamentales quienes, en esen-siguiente, deberia limitarse a un examen de los cia, actúan como auditores internos del gobierno.certificados sobre los cuales se han basado las so- En muchos casos los auditores intemos y los audi-licitudes de reintegro de gastos (SOE) y una opi- tores gubernamentales no están obligados anión sobre la confianza que se pueda tener en los cumplir con las normas prescritas para los profe-procedimientos aplicados en la emisión de tales sionales de la Contaduria Pública, puesto que suscertificados. Debido a la naturaleza de los présta- informes normalmente no tienen el propósito demos de ajustes, hay varios asuntos que requieren ser usados por terceras personas.especial cuidado: (i) los términos de referencia dela auditoria deben satisfacer las exigencias de las Auditoría Operacionalcláusulas financieras de los contratos de présta-mo; (ii) debe establecerse claramente que los do- 5.19 La auditoría operacional es un examencumentos usados para un préstamo de ajuste no más amplio de la administración, recursos técni-hayan sido utilizados para justificar otro préstamo cos y logros de una organización. El fin de dichade ajuste, (iii) debe verificarse la naturaleza de los auditoría es medir el grado en que las operacionespagos reclamados, para asegurarse que se encuen- de la empresa o del gobierno están alcanzando sustran debidamente documentados; (iv) debe verifi- objetivos. El producto principal de una auditoriacarse la lista negativa; y (v) deben tenerse en operacional es un informe con recomendacionescuanta las fecha de corte. de mejoras para aumentar la eficiencia la eficacia

y la economía de las operaciones. En este sentido,

CAPITlULO V: CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE AUDITORIA 35

es la auditoría con el alcance más amplio, pues que le permita cumplir con sus responsabili-cubre todas las funciones principales de una or- dades.ganización. La auditoría operacional es desarro-llada por toda clase de auditores. Sin embargo, * El trabajo debe asignarse a personal que tengalos auditores internos y los organismos de audito- el grado de entrenamiento técnico y la periciares gubernamentales tienden a ser más activos en requerida en las circunstancias.esta área que los auditores independientes profe-sionales. o Debe haber suficiente dirección y supervisión

del trabajo, a todos los niveles, para que laNormas de Auditoría firma (Institución Superior de Auditoría) pue-

da tener seguridad- razonable que el trabajo5.20 La auditoría de los estados financieros se desarrollado cumple con normas adecuadas derige por normas de auditoría, y el Banco requiere calidad. Cuando sea necesario, se debe con-la aplicación de las Normas Internacionales de sultar a personas que tengan la experienciaAuditoria (ISAs) promulgadas por la Federación adecuada.Internacional de Contadores (IFAC). Además,existe la Organización Internacional de Institucio- 5.22 Los postulados básicos de auditoría denes Superiores de Auditoría (INIOSAI), que fija INTOSAI promueven la independencia, compe-normas similares dirigidas al trabajo de los orga- tencia y debido cuidado. Las normas del trabajonismos de auditoria gubernamental de sus países se basan en la planeación, la supervisión y revi-miembros. Las normas de auditoria de IFAC y de sión, el estudio y evaluación del control interno, elINTOSAI se resumen en el Anexo V y VI. Los cumplimiento con las normas legales aplicables,aspectos importantes del trabajo de los auditores los reglamentos, la evidencia y el análisis de losse refieren a: (i) su conocimiento de la entidad O estados financieros.proyecto que será revisado; (ii) su evaluación yrecomendaciones sobre el control interno; y (iii) Selección de los Auditoressus pruebas de la contabilidad y documentaciónde soporte relacionada con los estados financieros 5.23 El Banco promueve con vigor la contra-revisados. tación de firmas de auditores independientes para

la auditoria de todo proyecto de tipo comercial oEl Auditor que produce ingresos propios, a raíz del grado

limitado de experiencia y capacitación que tienen5.21 Las Normas Internacionales de Auditoria los auditores gubernamentales en estas áreas. Seexigen de todas las auditorías y demás servicios deben hacer todos los esfuerzos para seleccionarprestados por Contadores Públicos, lo siguiente: auditores que cumplan con los criterios exigidos

por las Normas Internacionales de Auditoría y,• El personal de la firma debe regirse por los cuando sea posible, auditores que sean miembros

principios de integridad, objetividad, indepen- de organismos profesionales afiliados a la IFAC.dencia y confidencialidad. Cuando las leyes exijan que la auditoria sea efec-

tuada por auditores gubernamentales, el Banco* La firma de auditoría (también aplica a Insti- sugiere que la institución de auditoría subcontrate

tuciones Superiores de Auditoría) debe estar la labor a auditores independientes. El Anexointegrada por personal que haya obtenido y XVII es un cuestionario preliminar que ayudará almantenga la destreza y competencia requerida Gerente de Proyectos al evaluar las firmas de

auditoria propuestas.

36 cAPrIULO v: CUMPLIMIENTO CON LOS REQ_1ISITOS DE AUDITORIA

5.24 Las Instituciones Superiores de Auditoría sujeción a presión política. A menudo es dificilnormalmente son aceptables para efectuar audito- comprobar una verdadera independencia.rías de los estados finançieros de los proyectos, 5.27 Cuando la utilización de los servicios deincluidos los Estados.de Solicitudes de Desembol- Instituciones Superiores de Auditoría se considereso y los Estados de la Cuenta Especial, pero es como la mejor opción, se debe evaluar cuidado-importante asegurarse de su independencia y samente su grado de independencia. El grado decompetencia técnica. La demora en la presenta- independencia de un auditor gubernamental puedeción de los estados financieros auditados de enti- ser aceptable si la Institución: no depende de, nidades gubernamentales, a veces ocurre cuando informa directamente a, la dependencia adminis-una ley requiere que primero se presente un in- trativa de la cual depende la entidad ejecutora delforme anual al parlamento, antes de autorizar su proyecto; -no participa en ningún proceso dedistribución general. En estos casos, se debe so- aprobación de transacciones del proyecto; y .nolicitar al gobierno la presentación de un borrador está, de manera alguna, involucrada en los siste-de los estados financieros y el informe de audito- mas de control interno y administración financieraría, sujeto a la subsiguiente autorización del par- de la entidad ejecutora. El grado de independen-lamento. cia puede ser ampliado a un nivel de aceptabili-

dad, por medio de una supervisión externa, como5.25 En el caso de ser necesario un cambio de una junta superior de auditoría, revisores de audi-auditores, el prestatario debe notificar al Banco toría, o grupos similares especializados.antes de efectuar el cambio. La contratación delnuevo auditor (párrafos 5.30-35), el cual debe ser 5.28 La falta de experiencia profesional y en-aceptable al Banco, debe agilizarse para permitir trenamiento en auditoría obstaculiza el desarrolloel tiempo suficiente para que el auditor se fami- de la auditoría gubernamental en muchos países.liarice con el proyecto y con la entidad ejecutora, Esto se agrava más por la baja escala de salariosy pueda terninar la auditoría dentro del plazo esen algunas áreas del sector público de los paísestablecido. Existen procedimientos especiales para en desarrollo, cuando se compara con el nivel deaquellos casos en que el Banco financia el costo salarios de los mismos profesionales del área dede la auditoría (párrafos 5.56-57). auditoría del sector privado. La falta de lideres

experimentados frecuentemente afecta la moral deAuditores Gubernamentales los pocos auditores con experiencia y habilidad, y

resulta en directores desilusionados y en recluta-5.26 El cargo del Titular de una Institución Su- miento y entrenamiento deficientes.perior de Auditoría normalmente está establecidopor la constitución o las leyes del país. Esta nor- 5.29 Las evaluaciones de la respondabilidad fi-ma legal debería fijar las cualidades profesionales nanciera de un país (ver capítulo VI) hechas pory experiencia requerida para la persona que ha de personal calificado, deben utilizarse para tomarocupar el cargo, pero a menudo no lo hace. Fre- decisiones sobre la continuada aceptabilidad decuentemente los auditores gubernamentales no los auditores gubernamentales. En aquellos paísesson contadores públicos profesionales legalmente donde la calidad de los auditores gubernamentalescalificados, muchos son nombramientos políticos se considera un problema, el Banco debe sugeriry en algunos casos son administradores del sector la contratación de auditores privados mientras sepúblico. Algunas veces es dificil establecer el gra- consigue elevar el nivel de calidad de los audito-do de independencia de las Instituciones Superio- res gubemamentales. En estas circunstancias, elres de Auditoría y muchas veces se observa falta Banco debe considerar el desarrollo de un proyec-de personal, falta de financiamiento adecuado, y to de asistencia técnica independiente o como un

CAPITULO V: CUMPLIMIENTO CON LOS REQOUISITOS DE AUDITORIA 37

componente de otros proyectos dirigidos al forta-lecimiento de la Institución Superior de Auditoría 5.31 Con el fin de cerciorarse del desempeño

y, si fuera necesario, a la profesión contable en satisfactorio de las firmas y de mantener informa-

general. El trabajo de los auditores gubernamenta- ción actualizada sobre las mismas, personal califi-

les y de los auditores de las firmas privadas inde- cado del Banco lleva a cabo revisiones periódicas

pendientes debe ser de igual calidad y debe estar de los papeles de trabajo de firmas seleccionadas

sometido al mismo tipo de revisión de los papeles en cada país.de trabajo.

Contratación de los auditoresAuditores del Sector Privado

5.32 . Los auditores deben contratarse antes del

5.30 Un problema frecuente en los paises en inicio del año bajo revisión, con el fin de permitir

desarrollo es la diversidad de niveles de calidad de que se familiaricen con los objetivos de los siste-

las firmas privadas de auditoría. Las firmas que mas y operaciones de la entidad ejecutora y del

están directamente vinculadas con firmas extranje- proyecto, y para hacer la planeación necesaria pa-

ras grandes o que son miembros de organizacio- ra su trabajo interino y de fin de afño.

nes profesionales internacionales de auditoria,pueden ser confiables para asegurar un grado 5.33 Es responsabilidad del prestatario infor-

aceptable de desempeño. Las firmas que están mar al Banco sobre los auditores propuestos para

asociadas a una organización internacional única- una operación de préstamo, aún en los casos en

mente de nombre, y no están sometidas a sus que una Institución Superior de Auditoría sea

controles de calidad, puede que no cumplan con exigida por la ley. Es responsabilidad del Banco

normas aceptables. determinar la aceptabilidad de los auditores pro-puestos. La aceptabilidad es mejor determinada

Cuadro 5.01 por personal profesional calificado del Banco opor consultores, quienes al reunirse con los audi-

Auditores del Sector Privado tores revisan los papeles de trabajo de auditoriasanteriores relacionadas con proyectos financiados

La calidad de los auditores del sector privado depor el Banco y discuten, entre otros puntos, los

pende de: siguientes:

(1) la calidad de las leyes y regulaciones sobre * evidencia de independencia;

sociedades y contadores, que incluyan requisitos * idoneidad y experiencia del socio encargado,

específicos sobre contabilidad y auditoría, y rigu- del auditor que dirigirá el trabajo y demás per-

rosa vigilancia sobre su cumplimiento; sonal profesional clave de auditoria;

(2) la fortaleza moral de la profesión contable, * experiencia de los auditores en el desarrollo

particularmente su decisión de poner en vigor un de auditonas,de igual tamaño y cobertura;

código de ética; y * exigencias para la auditoria en cuanto a tiem-po y personal requerido;

(3) la calidad de la profesión, la calidad de la o apoyos externos disponibles para la firma en

preparación académica, requisitos de el ejercicio caso de que se requieran investigaciones es-

de la profesión, y programas de educación conti- peciales;nuada de riguroso cumplimiento.

38 CAPITULO V: CUMPLIMIENTO CON LOS REQ_UISITOS DE AUDITORIA

• experiencia en auditoría de operaciones fi- tacar es que el auditor no puede tomar parte en elnanciadas por el Banco; proceso de toma de decisiones, ni en la adminis-

* experiencia en el tipo de operaciones que se- tración (en especial las decisiones para autorizarrán auditadas; y contratos, desembolsos u otras transacciones

normalmente denominadas 'bontrol previo o con-* políticas de la firma sobre revisión externa de currente'). Las normas de ética de IFAC para los

calidad, control de calidad y educación conti- contadores profesionales permiten que hagan tra-nuada. bajos distintos de auditoría, siempre y cuando

éstos no menoscaben su independencia y objetivi-5.34 En aquellos casos cuando un auditor ya ha dad. Normalmente, los auditores no deben sersido contratado, incluidos los auditores guberna- contratados como consultores de administración,mentales, el Banco debe satisfacerse de que dicho responsables por el diseño de sistemas de conta-auditor continuará siendo aceptable. bilidad y de control interno sobre los cuales ten-

gan que opinar como auditores. Esto aumenta el5.35 El prestatario debe suministrar a los audi- riesgo de que las fallas de contabilidad o de con-tores los términos de referencia que hayan sido trol interno no sean informadas por el auditor, to-aprobados por el Banco (párrafos 5.39-41), así da vez que estas fallas pueden indicar deficienciascomo el contrato de auditoria -en algunos casos en el diseño del sistema o en otros trabajos ejecu-esporádicos, el auditor podría suministrar una tados por el consultor. Este riesgo aumenta en elcarta de compromiso de auditoría-- (ver párrafos grado que el trabajo ejecutado represente una5.42-43). Para expresar su aprobación, el Banco porción importante de los negocios de la firma detoma en consideración la experiencia en trabajos auditores.anteriores y las referencias que tenga de los audi-tores. Si el Banco considera que los auditores 5.38 El auditor debe guardar la confidenciali-propuestos no son aceptables. lo comunicará así dad de la información adquirida durante el cursoal prestatario. indicando las razones. de su trabajo y no debe discutir con terceras per-

sonas ninguna parte de dicha información, sinautorización específica, o a menos que haya una

Independencia del Auditor/Conflicto de Intereses obligación legal profesional para revelarla.

5.36 El auditor debe ser imparcial e indepen- Términos de Referencia (TOR)diente del control interno de la institución y de laspersonas que lo contratan. En particular, ningún 5.39 El alcance de la auditoría variará deauditor debe ser empleado de la institución audi- acuerdo con la naturaleza de la entidad ejecutoratada, actuar como directivo, o tener cualquier re- y el tipo de operación que va a ser revisada. Verlación cercana de negocios, cuando es contratado el Anexo XVIII para lineamientos para un TOR ycomo auditor. Los honorarios de la auditoría no el Anexo XIX para un modelo de TOR. Porpueden depender de ningún resultado económico ejemplo, los Términos de Referencia para la audi-de la entidad auditada o establecerse de tal mane- toría de un intermediario financiero requerirán alra que impida la independencia del auditor. auditor poner especial atención a la cartera de

préstamos, mientras que para la auditoría de una5.37 Los auditores no deben contratarse para entidad de servicios públicos el área de mayorllevar a cabo ninguna actividad que pueda consi- énfasis será diferente. Ver en el Anexo VII underarse parte de las funciones de los empleados o ejemplo de dichos térmninos.de la administración de la éntidad para la cual hansido contratados como auditores. El punto a des-

CAPITULO V: CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE AUDrrORIA 3 9

5.40 Las Normas Internacionales de Auditoria indica la responsabilidad del auditor, y en efecto,

y las normas de los organismos profesionales de constituye el contrato entre el auditor y su cliente.

muchos países, sugieren que el auditor es quien Ver el Anexo XIX para una muestra.

normalmente determina el alcance de la auditoriade los estados financieros de acuerdo con los re- 5.43 El contrato o carta de compromiso debe

querimientos de las leyes, reglamentos y normas incluir, pero no limitarse a:

de auditoria generalmente aceptadas. Por consi-guiente, los términos de referencia no deben res- o confirmación de la aceptación del nombra-

tringir las obligaciones del auditor con respecto al miento, incluidos los términos de referencia;

cumplimiento de dichos requerimientos. En otras . las responsabilidades de la entidad ejecutora,

palabras, no se debe permitir que el auditor pueda especialmente su responsabilidad por la prepa-

reclamar, en el caso de un desempeño deficiente, ración de la información financiera, como por

que los términos de referencia le impidieron ejemplo, los estados financieros;

cumplir con los requerimientos legales, reglamen-tarios o estatutarios. * acceso a las instalaciones, registros, documen-

tos y otra información relacionada con la audi-

5.41 Sin embargo, los términos de referencia toría que el auditor pueda solicitar,;

dan la oportunidad de prestar especial atención a . el formato de los informes de auditoría;

áreas críticas que pueden no ser cubiertas o enfa- . arreglos referentes a la participación de los

tizadas en una auditoría normal, tales como el auditores interos y de otros auditores exter-

cumplimento con las cláusulas del contrato; por. .. Xnos, ( tales como auditores gubernamentales);ejemplo, la revisión especial de los documentos decompras. Cuando haya dudas, los términos de * la fecha esperada de presentación del informe

referencia deben indicar, específicamente, los as- de auditoria; ypectos de 'as operaciones y las cuentas que re- o la base para calcular los honorarios y los

quieren una revisión especial. El alcance de la arreglos de pago.auditoría siempre debe incluir el requisito de emi-tir una opinión sobre determinados estados finan- Opinión de los Auditorescieros. Dado que el auditor estará en condicionesde obtener una visión de la mayor parte de las 5.44 El informe de los auditores debe contener

operaciones de la entidad, la administración de la una expresión escrita y clara de su opinión sobre

misma debe aprovechar esta revisión independien- los estados financieros. Una opinión sin salveda-

te y solicitar la 'Carta de Gerencia" (párrafo des indica la conformidad del auditor con todos

5.55). Esta carta no debe ser confundida con el los aspectos importantes de la información finan-

informe del auditor en el cual expresa su opinión ciera a que se refiere su opinión. Cuando se ex-

sobre los estados financieros. presa una opinión con salvedades, adversa o una

negación de opinión, el informe del auditor debeContrato o Carta de Compromiso del expresar de manera clara todas las razones que

Auditor tuvo para expresar tal opinión.

5.42 Normalmente, cuando se usa un contrato 5.45 Las Normas Internacionales de Auditoría

formal para contratar los auditores, éste es prepa- proporcionan guías para los auditores sobre la

rado por la entidad ejecutora del proyecto o por forma y contenido del informe de auditoría emiti-

su asesor legal. A veces se usa una carta de com- do en conexión con la auditoría independiente de

promiso simple, preparada por los auditores, que los estados financieros de cualquier organización.

40 CAPITULO V: CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE AUDITORIA

Mucha de esta guía puede ser adaptada a los in- a se ha hecho una adecuada revelación de todosformes de auditoría de informnación financiera dis- los asuntos importantes, necesaria para latinta de los estados financieros. adecuada presentación de la información fi-

nanciera; y5.46 El Banco requiere la preparación de los o se han cumplido los requisitos adicionalesinformes de acuerdo con las Normas Intemaciona- exigidos en los téminos de referencia de lales de Auditoria. Estas normas especifican que auditoría.todos los informnes deben incluir: título, dirección,identificación de la inforrnación financiera exami- 5.50 Se emite una opinión con salved snada, una referencia a las norrnas de auditoríanpcadas, yunarefereniaóa las nomasi de lautoria cuando el auditor concluye que no puede emitiraplicadas, y unsa expresión o negación de la Opi- una opinión sin salvedades, pero que el efecto denión sobre la información financiera, firmna, la di- cualquier desacuerdo, incertidumbre, o limitacionrección del auditor y la fecha del informe. al alcance de la revisión no es tan importante co-

mo para requerir una opinión adversa o una ne-5.47 En el Anexo XXI se mncluyen ejemplos del gcó eoiin lifredladtrdbformato de los informes de auditoría que el Banco indi camnte l ivos de sudadelespera recibir en cumplimiento con sus requisitos efecto financiero.de auditoria. Observe que los ejemplos son indi-cativos de opiniones limpias o sin salvedades, y 5.51 Se emite una opinión adversa cuando ladeben ser apropiadamente ajustadas cuando las discrepancia es tan seria y el efecto en la infor-salvedades o modificaciones, tales como el perio-

ç macion financiera es tan Importante, que el audi-do bajo auditoría, lo requieran. tor concluye que una salvedad en su dictamen no

seria suficiente para revelar la naturaleza engaño-5.48 La opinión del auditor puede ser: sin sal-vedades; con salvedades; adversa; y negación deopinión. 5.52 La abstención de opinión se produce

cuando el posible efecto de una limitación al al-5.49 Una opinión sin salvedades indica que el cance de la auditoria o de una incertidumbre esauditor está satisfecho de todos los aspectos im--tan Importante que el auditor no está en condicio-portantes que se indican a continuación, según lo nes qnsde expresar una opinión sobre los estados fi-especificado en los términos de referencia de la nancieros.auditoría:

5.53 Algunos auditores tratan de evitar la ex-* la informacaón finaniera se ha preparado presión de una opinión clara y específica y prefie-usando polítcas y prininpios de contabldad ren, en cambio, suministrar un informe que inclu-aceptables, consistentemente aplicados; ya todos los errores, incumplimiento o cumpli-la información financiera cumple con las regu- miento equivocado detectados durante la audito-laciones y requerimientos estatutarios perti- ria, pero sin destacar y cuantificar su impacto ennentes; los estados financieros. Los auditores deben en-

* la visión presentada en la información finan- tender que, aún cuando los comentarios detalla-ciera en general, está de acuerdo con el co- dos son bien recibidos, el Banco requiere unanocimiento que el auditor tiene de las opera- opinión clara sobre los estados financieros paraciones de la entidad o dependencia; que éstos sean aceptados.

CAPITULO V: CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE AUDIroRIA 41

5.54 Cuando se usa el procedimiento de SOE, de menor cuantía; como cuando se requiere lala opinión sobre los Estados Financieros de Pro- contratación de auditores privados), o en el casoyecto debe incluir un párrafo de opinión sobre la de países con limitados recursos de divisas y queaceptabilidad de los pagos cuyo reintegro se ha tengan que contratar auditores extranjeros. Lossolicitado. Toda excepción o gasto no aceptable costos de auditorías efectuadas por auditores gu-debe ser revelado. bernamentales no deben ser financiados por el

Banco, excepto en circunstancias muy pocousuales.

Carta de Gerencia5.57 Cuando los servicios del auditor van a ser

5.55 El alcance del contrato, tal como debe incluidos en los costos de.un proyecto y van a serquedar establecido en los términos de referencia, total o parcialmente financiados con un préstamodebe requerir la presentación de una Carta de Ge- del Banco, el prestatario debe aceptar los requisi-rencia por parte de los auditores. Esta carta es un tos de selección usados por el Banco. El presta-informe sobre el control interno y los procedi- tario debe obtener propuestas en base a una listamientos operativos de la entidad, que cubre todos corta de firmas seleccionadas teniendo en cuentalos aspectos incluidos en el curso normal de la su habilidad para desarrollar la auditoria del pro-auditoría. Este informe no es un sustituto del in- yecto y de la entidad ejecutora, cuando sea nece-forme corto que siempre es exigido. Debido a que sario. Para mayor información, consúltese laun auditor generalmente no puede cubrir todas las 'Guía para Contratación de Consultores" Se es-actividades de un cliente durante una auditoría pera que aquellas firmas incluidas en la lista cortaanual, la Carta de Gerencia debe cubrir solamente sean aceptables al Banco, y por lo tanto el precioaquellas actividades específicas que llamaron la puede tener un mayor peso que en la contrataciónatención del auditor durante su revisión. La ge- de otros consultores.rencia y el auditor pueden acordar, al comienzode la auditoría, algunos asuntos particulares que Plazo para Presentar los Informes dedeben incluirse en la Carta de Gerencia, pero se- Auditoriaguirá siendo una prerrogativa del auditor el incluircualquier asunto no acordado, pero que en su 5.58 Durante la etapa de preparación del pro-concepto debe ponerse en conocimiento de la ge- yecto, El Banco y el prestatario acuerdan los re-rencia. (Ver el Anexo XI para una muestra). querimientos sobre plazos para la presentación de

los estados financieros e informes de auditoría.Financiamiento Todos los estados financieros requeridos deben

presentarse dentro de los seis meses siguientes al5.56 El Banco normalmente no financia los fin del año de la entidad ejecutora del proyecto.costos de los servicios de auditoría cuando estos Por lo general, la concesión de plazos más largosson parte de los gastos recurrente del prestatario; para la presentación de los informes financieroslas excepciones son aprobadas por el Vice Presi- auditados únicamente debe considerarse paradente Regional. En circunstancias especiales, los prestatarios que estén llevando a cabo un progra-servicios de auditoría pueden ser considerados pa- ma temporal para subsanar dificultades de con-ra incluirlos en los costos del proyecto financiado tabilidad y auditoría, después de lo cual se debenpor el Banco. Esto puede ocurrir particulannente aplicar los plazos nornales (párrafos 3.11-15).si los costos de la auditoría se incrementan debidoa la naturaleza del proyecto (p.e., no se habria in- 5.59 Es responsabilidad de los Gerentes decurrido en ellos, o se habria incurrido en costos Proyecto asegurarse que los estados financieros

42 cAPrruLo v: CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISrrOS DE AUDITORIA

auditados sean revisados adecuadamente a medi- revisarles los papeles de trabajo y procedimientosda en que son presentados (ver párrafo 3.10). de auditoría.

.-ando surjan preguntas o el proyecto sea de altonesgo, el TM deberá buscar la ayuda de un con- Operaciones de Interrnediarios Financierostadpr profesional.

5.61 En los casos en que un proyecto es ejecu-Auditorias Subsidiarias tado por un intermediario financiero que distribu-

ye los fondos del préstamo a otros subprestata-5.60 Cuando existen varias entidades ejecuto- rios, puede haber un requerimiento para auditarras para el mismo proyecto, se pueden necesitar los subproyectos. En estas circunstancias, es res-varias auditorías separadas. En estas circunstan- ponsabilidad de la. institución financiera obtenercias, la unidad coordinadora del proyecto debe los estados financieros auditados de los subpro-obtener todos los estados financieros auditados y yectos y revisar su aceptabilidad. El auditor prin-consolidarlos en un solo juego de estados finan- cipal debe revisar dichos informes en la extensióncieros, para que sean sometidos a revisión y pre- que considere necesaria, tomando en considera-sentados como un solo informe de auditoria. Los ción esta revisión al emitir la opinión sobre losauditores de los estados financieros consolidados, estados financieros del intermediario financieronormalmente necesitan confiar en el trabajo de principal, incluyendo la evaluación de la carteraotros auditores que hayan auditado los estados de préstamos. También se puede necesitar comen-financieros subsidiarios, y cuando sea necesario, tarios separados, según los requerimientos de las

cláusulas del contrato de préstamo.

CAPInULO VI: EVALUACIÓN DE LA RESPONDABILIDAD FINANCIERA DEL PAÍS 43

VI: EVALUACIÓN DE LA RESPONDABILIDAD FINANCIERA DEL PAÍS

Visión General 6.04 Para asegurarse que cada gobierno cumplecon la respondabilidad financiera en relación con

6.01 Las operaciones de crédito en cada país, sus acuerdos legales con el Banco, la División desea que se lleven a cabo en el sector público o en Operaciones del Banco responsable de cada paísel privado, dependen de la eficiencia y extensión tiene que asegurarse que se ha puesto en prácticade los servicios o servicios de gestión financiera un mecanismo para:del país. Por lo tanto, la economía y eficiencia delas operaciones del Banco requieren que se efec- * identificar las autoridades del país responsa-túe una evaluación continua de la eficacia de di- bles por el desarrollo y administración de los

chos servicios, y que las experiencias adquiridas servicios de gestión financiera y, en ausencia

en la ejecución de los proyectos disponibles para de autoridades responsables claramente iden-los Gerentes de Proyecto y otros funcionarios del tificadas, acordar con el gobierno interesadoBanco deseosos de comprender y usar dichas ex- los mecanismos que suministren, tanto al go-periencias en el país. bierno como al Banco, evidencia satisfactoria

de la respondabilidad financiera con relación a6.02 Las entidades ejecutoras son responsables cada operación de crédito otorgado al país;del compromiso que tiene el gobierno de cumplircon los requisitos de suministrar al Banco estados * mantener un dialogo con dichas autoridadesfinancieros auditados de los proyectos, en forma para preparar y llevar a cabo, cuando sea ne-oportuna y adecuada. Las operaciones de crédito cesario, un plan de desarrollo de servicios dedirigidos a un país cubren a múltiples sectores y, gestión financiera eficiente en el país;generalmente, una Unidad Central(frecuentemente dentro del Ministerio de Hacien- . asegurarse que cuando los funcionarios delda o Finanzas) actúa ante el Banco como la con- Banco soliciten al prestatario usar los servi-traparte para identificar y administrar la logística cios de gestión financiera disponibles:de las operaciones de crédito. El personal delBanco asegura que los convenios respecto a la (i) estén suficientemente informados de losrespondabilidad acordada con el prestatario son niveles de eficiencia de la respondabilidadobservados en la práctica, de acuerdo al convenio financiera que más probablemente estéde préstamo. disponible; y

6.03 El prestatario debe tener gran interés en (ii) introducen cambios o actualizaciones deasegurar que sus recursos (incluyendo fondos los servicios de gestión financiera comoprestados por el Banco) se administren en forma parte de una operación de crédito pro-eficaz. Al parecer muchos prestatarios no tienen puesta, los cuales deben estar de acuerdotal interés, ni siquiera tienen algún mecanismo pa- con el plan de desarrollo esbozado arriba.ra proporcionar tal seguridad. Es deber del perso-nal del Banco hacer énfasis en la irnportancia de 6.05 Los niveles de eficacia de los servicios deinformnación financiera adecuada para administrar gestión financiera de un país pueden conformar

y supervisar la ejecución de los proyectos. dos categorías distintas, es decir, el sector público

y el sector privado. Los niveles de eficacia pueden

44 CAPITULO VI: EVALUACIÓN DE LA RESPONDABILIDAD FINANCIERA DEL PAIS

variar considerablemente entre estos dos sectores, (comúnmente mal denominados de 'tontabilidadcomo se indica más abajo. Dentro de cada sector, presupuestaria') raramente proporcionan unalos niveles de desarrollo pueden ser relativamente :orma significativa de respondabilidad financiera.uniformes, pero puede haber diferencias en los ni-veles de destrezas entre personal de compañiías 6.08 Cada país está sometido a una evaluacióninternacionales y locales. continua que le permita a los funcionarios del

Banco, al preparar y evaluar las operaciones de6.06 Las Divisiones de Operaciones del Banco, crédito, determinar la situación actual y el desem-con la asistencia de personal calificado, son res- peño de los servicios de gestión financiera y audi-ponsables de establecer un sistema de información toría y recomendar los medios más adecuados pa-sobre la calidad general de los servicios financiera cumplir con los requisitos de respondabilidadros en los sectores público y privado de cada pals, establecidos para cada operación de crédito.a través de Evaluaciones de la RespondabilidadFinanciera para: 6.09 La ayuda por parte de funcionarios del

gobierno al personal del Banco puede ser necesa-* Aconsejar al personal del Banco de los pros- ria para determinar el punto de entrada de la in-

pectos y pasos necesarios para lograr una formación al sistema de contabilidad gubernamen-adecuada respondabilidad financiera; tal, lo cual puede que no sea obvio en algunos

países. Un ejemplo podría ser la pregunta de qué* identificar o aprobar las iniciativas de asisten- organismo gubernamental central es responsable

cia técnica o de otra índole, propuestas por el de los sistemas y las normas de contabilidad, y laBanco o por otros organismos de crédito, pa- necesidad de aprobaciones posteriores durante elra elevar estos servicios a niveles de eficiencia proceso de contabilización.adecuados; e

6.10 La evaluación debe deterninar las leyes* identificar aquellos sectores e instituciones vigentes sobre contabilidad y auditoría del sector

clave donde será ventajoso para el gobíerno y público. Las leyes relacionadas con sectores y ac-el Banco incluir el costo de los servicios de tividades específicos (tales como energía, munici-auditoría entre los gastos que serán financia- palidades, sanidad, agua potable y ferrocarriles)dos con los recursos del préstamo. también pueden contener requisitos de contabili-

dad y auditoría. Se debe identificar cada entidadServicios de Contabilidad en el Sector responsable por el diseño, administración y su-Público pervisión de los sistemas de contabilidad en el

gobierno. Esta información detallada debe obte-6.07 La responsabilidad de las actividades de nerse para todos los sistemas principales en ope-contabilidad en el sector público es, frecuente- ración, incluyendo:mente, dificil de identificar. En algunos países nisiquiera se aprecia ni reconoce el concepto de la * presupuestación y control presupuestario decontabilidad del sector público. En su lugar, pue- gastos de operaciones rutinarias y de desarro-de haber una operación de control presupuestario Ho (proyectos);bajo la Dirección de Presupuesto Público con el o presupuestación de ingresos (impuesto sobreúnico objetivo de informar sobre los gastos com- la renta, impuesto de ventas o al valor agre-parados con el presupuesto, mientras que los in- gado, derechos de aduana, etc.);gresos son 'bontrolados"por separado y fuera del o administración del crédito púbico;sistema presupuestario. Estos sistemas

CAPITULO Vl: EVALUACIN DE LA RESPONDABILIDAD FINANCIERA DEL PAÍS 45

* contabilidad e información financiera; operación y supervisión de los sistemas, así como

• control y administración de divisas extranje- de los métodos de su contratación y lo adecuadoexrs;- de su remuneración. También se requiere la

identificación de las necesidades de capacitación,* empresas públicas en varios sectores; y el enfoque, metodología, y los recursos fisicos y

* consolidación de la información de otros nive- financieros. Además, se debe hacer una evalua-

les del gobierno. ción del concepto general que tienen los gerentesde contabilidad sobre el papel que ellos desempe-

6.11 La evaluación debe suministrar una breve fían dentro del contexto total de la respondabili-

descripción de cada sistema de contabilidad, su dad financiera.diseño, las normas de contabilidad aplicadas, yquién establece y modifica estas últimas (ver Ane- 6.15 Debe evaluarse la oportunidad, utilidad, y

xo XXII para un modelo de TOR). Debe identifi- confiabilidad de la información financiera anual,

carse los mecanismos de integración entre los di- tanto a nivel de la entidad como a nivel nacional.

ferentes sistemas, explicando claramente la mane- La evaluación debe estar dirigida a suministrarra de operar y las razones de su existencia. Se deuna visión, lo mas completa posible, de los es-

be establecer la habilidad que tengan los gerentes fuerzos que hace el gobierno para lograr la res-

a diferentes niveles para efectuar cambios prove- pondabilidad financiera, no sólo con relación al

chosos y una breve descripción de los mecanis- manejo de los fondos de los préstamos del Banco,

mos disponibles a tal fin. sino también de los fondos de fuente nacional. Enel informe de evaluación deben detallarse las me-

6.12 La evaluación debe incluir juicios sobre la joras necesarias para fortalecer a la responsabili-

eficiencia de cada sistema y presentar recomen- dad financiera y la forma de efectuarlas.

daciones de posibles mejoras, junto con la formacomo se pueden llevar a cabo, incluyendo suscostos y tiempos estimados. Puede ser necesario La Auditoria en el Sector Públicoque dichas recomendaciones propongan un diag-nóstico detallado del sistema de gestión financiera 6.16 A diferencia de las actividades de contabi-

gubernamental, con el fin de proporcionar, tanto lidad, en la mayoría de los países en vías de desa-

al Banco como al mismo gobierno, una visión rrollo la auditoría en el sector público tiene una

detallada de las deficiencias del sistema y las so- identidad establecida, normalmente en la forma de

luciones a largo plazo. una Institución Superior de Auditoría. (ISA -

Oficina del Auditor General, Contraloría General,

6.13 Es importante que la evaluación indique si Comisión de Auditoría o Tribunal de Cuentas).

el sistema de contabilidad existente genera infor- Muchas Instituciones Superiores de Auditoría son

mación gerencial útil para apoyar la respondabili- miembros de la Organización Internacional de

dad financiera. Si esto es así, el informe final debe -Instituciones Superiores de Auditoría

indicar, en forma detallada, de qué manera se (INTOSAI), quien con el apoyo de las Nacionesconcreta dicha respondabilidad. La falta de gene- Unidas y otros organismos donantes ha propor-

ración de dicha-información debe revelarse, junto cionado ayuda a sus miembros para mejorar sus

con las recomendaciones para mejorar el sistema. actividades, particularmente mediante el desarro-llo de normas de auditoría y otros lineamientos.

6.14 Se debe hacer una evaluación de la ido- 6.17 La evaluación debe establecer la autoridad

neidad y posibilidades de los gerentes de contabi- legal para ejercer las actividades de auditoría del

lidad y del personal responsable por el diseñío, gobierno, incluyendo el rol de los auditores inter-

46 cAPrIULO VL EVALUACIÓN DE LA RESPONDABILIDAD FINANCIERA DEL PAÍS

nos que suministran servicios de auditoria a los 6.20 Frecuentemente las asignaciones presu-ministerios, organismos y entidades del gobierno puestarias de los auditores gubernamentales pue-y sirven de soporte al trabajo de las ISA. La revi- den ser una limitacíón a su independencia. Porsión deberá identificar quien tiene la autoridad consiguiente, es necesario estimar hasta dóndeprincipal de la función de auditoria gubernamen- puede llegar la capacidad de los auditores paratal. En la mayoría de los países, es probable que llevar a cabo auditorías anuales eficientes de todashaya una sola institución autorizada, pero hay paí- las actividades gubernamentales (se debe excluirses en donde hay muchos organismos de audito- considerar las actividades de control previo). Estoría, especialmente en forma de unidades de audi- requerirá la identificación del número e idoneidadtoría interna. Se deben definir las responsabilida- del personal de auditoria y la disponibilidad dedes de la entidad auditora y evaluar específica- otro personal que pueda- dar apoyo en otras dis-mente su independencia, capacidad técnica y ciplinas profesionales. Particularmente se debeprofesional, y voluntad de emitir informes impar- identificar el alcance de las auditorías de desem-ciales. En los países más grandes será necesario peño o 'Integrales" mediante la revisión de unaobtener un cuadro de la estructura de la organi- muestra de informes de este tipo.zación de la auditoría, para determinar cómo es-tán cubiertas las provincias, departamentos y mu- 6.21 Se deben describir las actividades de losnicipalidades y para determinar la forma como la auditores internos que presentan informes a losadministración central ejerce la supervisión de la ministerios, entidades u otras dependencias deleficacia de la organización para planear y ofrecer gobierno, incluyendo las normas aplicadas, launa cobertura adecuada. justificación de sus funciones y su eficacia. Tam-

bién se debe definir la naturaleza, forma y perio-6.18 Se deben identificar las normas de audito- dicidad de los informes de los auditores guberna-ría observadas por los auditores, junto con la ma- mentales, en particular, la facultad, si la hay, denera como la administración de la entidad audito- presentar informes directamente a los titulares dera se asegura de la observación de dichas normas. la administración de las entidades públicas (en vezEn ausencia de normas de auditoria aceptables, se de presentarlos inicialmente al poder legislativo).deben indicar los principios y métodos adoptadopor la gerencia de auditoría para controlar la cali- 6.22 Se debe hacer una evaluación de la ido-dad y la naturaleza de las actividades de auditoría. neidad profesional y de la capacidad de los titula-

res, directores, gerentes y supervisores de audito-6.19 Varios auditores gubernamentales partici- ría y del personal responsable por el diseño ope-pan en el proceso de aprobación de los gastos por ración y supervisión de los programas y sistemasmedio de la revisión previa y las autorizaciones de auditoria, incluido el método de selección y(control previo). Esto efectivamente los inhabiita contratación del personal y lo adecuado de su re-para emitir una opinión independiente, porque se muneración. Se necesita identificar las necesida-está usando el personal de auditoría para llevar a des de capacitación, incluyendo el enfoque y lacabo funciones sobre las cuales posteriormente metodología empleada, las instalaciones y los re-emitirán una opinión. Es dificil para estos audito- cursos presupuestarios. Además, se debe hacerres mantener la imparcialidad. Por consiguiente, una evaluación del concepto general que tienense debe estudiar profundamente la existencia de los directores y gerentes de auditoría sobre el pa-dicha práctica y se debe comentar el impacto en la pel que ellos desempeñan dentro del contexto to-independencia del auditor. tal de la respondabilidad financiera.

CAPITULO VI: EVALUACIÓN DE LA RESPONDABILIDAD FINANCIERA DEL PAÍS 47

6.23 Finalmente, es necesario determinar la 6.26 Una evaluación de los servicios de gestión

actitud de la ISA frente a la respondabilidad fi- financiera del sector privado del país, debe tener

nanciera, así como el grado de idoneidad profe- en cuenta ciertos asuntos clave, incluyendo la le-

sional y de organización. Se debe evaluar el grado gislación correspondiente, los reglamentos y la di-

de participación de los auditores gubernamentales rección y organización de la profesión contable y

en los organismos profesionales de contadores las prácticas empresariales. Cada organización

públicos. profesional de contabilidad debe ser evaluada encuanto a su habilidad de promover un enfoque

6.24 Entre otras cosas, la evaluación de la verdaderamente profesional de la contabilidad y la

contabilidad y auditoria gubernamentales en el auditoría y en cuanto a los servicios que presta a

país debe considerar la responsabilidad que tiene sus miembros..el gobierno de desempeñar su función de presta-tario, por ejemplo, garantizando al Banco que los 6.27 En la evaluación se debe indagar sobre la

fondos del préstamo son usados para los fines es- habilidad de la profesión para proveer servicios de

tipulados. El informe de evaluación debe identifi- alta calidad a tarifas que sean rentables para los

car si alguna dependencia, ínstitución o entidad profesionales y que puedan garantizar indepen-

pública tiene la responsabilidad de garantizar que dencia e imparcialidad razonables. Se debe eva-

la información, de acuerdo a los térninos del luar si las disposiciones legales del sector privado,

contrato legal se presenta al Banco en forma incluyendo las que regulan la contabilidad de los

oportuna y satisfactoria. Si esta condición no está negocios y el ejercicio de la contaduría pública,

claramente establecida, se deben presentar reco- promueven la inversión y proveen protección a

mendaciones para tratar el asunto. los inversionistas por medio de la exigencia deluso de los servicios de profesionales de la conta-

Contabilidad y Auditoría en el Sector duría pública, bajo enfoques normativos apropia-

Privado dos. Se debe evaluar el marco total de los meca-nismos de entrenamiento y los requisitos para

6.25 El objetivo de la evaluación de la contabi- quienes desean ingresar al ejercicio de la profe-

lidad y la auditoría en el sector privado a nivel sión, y los programas de educación continua para

nacional debe comprender lo siguiente: aquellos que ya la ejercen. Finalmente, la evalua-ción debe sugerir cualquier asistencia técnica que

* evaluar los requisitos de la contabilidad, de la sea necesaria para alcanzar los niveles requeridos

presentación de informes financieros y de la de desempeño de funciones contables, tanto a ni-

auditoría, su desarrollo y la idoneidad de los vel privado como a nivel público.

profesionales de esta área y recomendar lasacciones que deben llevarse a cabo para intro- 6.28 La evaluación debe suministrar una ima-

ducir las mejoras necesarias a corto, mediano gen completa de la profesión contable en el sector

y largo plazo, y privado del país, junto con la naturaleza y lo ade-

* suministrar la información que le permita al cuado de los servicios que presta. Debe identificarBanco asesorar a su personal para lograr ha- el grado alcanzado de independencia con respectocer acuerdos concernientes a la respondabili al gobierno y de imparcialidad al emitir sus infor-dad de proyectos actuales y futuros en el mes, opiniones e informes. Se debe investigar so-sector privado y en el sector público del país, bre cualquier asistencia que se obtiene a través de

cuando sea apropiadoy las vinculaciones con profesionales extranjeros yn si esto es permitido. Se deben identificar los vín-

culos con el sector público en cuanto a los re-

48 CAPrIULO Vi: EVALUACIÓN DE LA RESPONDABILIDAD FINANCIERA DEL PAÍS

quisitos de educación básica, reglamentación y * existencia y cumplimiento de un código desuministro de servicios. El objetivo debe ser de- ética y otras medidas disciplinarias;terminar si la profesión es competente, indepen- o requisitos sobre seguros de responsabilidaddiente y avanzada; o si por el contrario necesita profesional;algún apoyo, y de ser así, su naturaleza, la clasede recursos que seguramente serán necesarios y la * existencia y calidad de las revisiones de con-participación del Banco en el desarrollo futuro de trol de calidad por otros miembros de la pro-la contaduría en el sector privado del país. Se de- fesión (revisión por colegas profesionales deben entrevistar firmas privadas seleccionadas y igual categoría); yclasificarlas de acuerdo con sus fortalezas, espe- * estructura de los honorarios o remuneracio-cialidades, grado de profesionalismo, control de nes;calidad y programas de entrenamiento del perso-nal. Calidad de las Firmas de Contadores y de Ouienes

Ejercen en Forma Individual6.29 Los siguientes aspecto deben tenerse encuenta como parte de la evaluación: * tipo de afiliación y grado de apoyo recibido de

las firmas internacionales;. organización y legislación de la profesión instalaciones locales para bnndar apoyo de

contable; respaldo a las investigaciones y capacitación;* el código o legislación comercial que esta- independencia e imparcialidad;

blezca requisitos apropiados para contabili-dad, informes financieros y auditoría; . disponibilidad de trabajo del sector público y

* forma de establecer la normatividad técnica decontabilidad y auditoría; * disponibilidad de trabajo de profesionales ex-

tranjeros (o si la ley no los permite);Estructura y Fortaleza de la Profesión Contable . exceso o escasez de Contadores.

* número de miembros en la profesión;Experiencia del Banco en trabajos con las firnas y

* claslcación por especialidades profesionales profesionales individualesen contabilidad financiera, contabilidad decostos, impuestos, auditoría, consultoría, etc. * posibles requisitos legales para mejorar la in-y número de personas en cada clasificación; dependencia y el desempeño; y

* naturaleza y ubicación de las instituciones que o posibles necesidades de asistencia técnica.brindan estudios de preparación contable;

* aceptación y calidad de las requisitos o exá- Asistencia Técnicamenes para ejercer la profesión;

* permiso para ejercer la profesión (licencia); 6.30 La Evaluación de la Respondabilidad Fi-nanciera del País deberá identificar las acciones

naturaleza de las normas técncas de contabi- que se puedan necesitar para apoyar los cambios ylidad y su observancia; mejoras en los aspectos financieros de los secto-

* naturaleza de las normas técnicas de auditoría res público y privado. Estas acciones pueden va-y su obligatoriedad, y requisitos de educación riar desde simples cambios organizacionales ycontinua; administrativos en las instituciones y en las firmas

CAPITULO Vl: EVALUACIÓN DE LA RESPONDABILIDAD FINANCIERA DEL PAIS 49

de profesionales, hasta investigaciones mayores y * desarrollar principios y normas de contabili-

construcción de sistemas completamente nuevos. dad y normas de auditoría;

* diseñar nuevos programas de capacitación a6.3 1 Es importante que el personal del Banco o niepruvrstiouiestaoydeotlos consultores contratados para la evaluación de grado; y

un país sean explícitos acerca de los cambios re- grado; ycomendados. A este respecto, deben especificar la * capacitar instructores a todos los niveles.

naturaleza de cualquier asistencia técnica local oextranjera que pueda ser necesaria para lograr las 6.33 Las recomendaciones finales del informe

modificaciones y mejoras deseadas. sobre la evaluación respecto a asistencia técnicade un país deben incluir, cuando sea posible, la

6.32 La asistencia técnica relacionada con el naturaleza y la forma de los insumos requeridos,

fortalecimiento de la administración financiera en la justificación de su recomendación, los costos y

los sectores público y privado puede incluir: tiempos estimados y las reacciones del gobiemosobre este tipo de propuestas. En algunos casos

* diseñar o modificar la legislación y los regla- puede que no sea factible estimar los costos fina-

mentos de propósito general; evaluar los sis- les, particularmente en aquellos casos cuando se

temas; diseñar o modificar sistemas de con- recomiendan investigaciones más profundas. En

tabilidad, de información financiera y de audi- este caso solamente se debe incluir una estimación

toría; de los costos de la investigación inicial.

1

ANEXOS 51

ANEXOS

1

ANEXO 1: NORMAS DE CO'NTABILIDAD 53

ANEXO 1: NORMAS DE CONTABILIDAD

1. Las normas de contabilidad plantean ro aún permanece relativamente poco usada. El

asuntos tales como la contabilidad acumulada y método al contado2 es usado, ocasionalmente,de costos, las cualidades de la buena información cuando el registro del recaudo y de las erogacio-financiera, la razonabilidad de los estados finan- nes es de primordial interés, o cuando hay una

cieros, y el control interno. exigencia legal al respecto. Muchas organizacio-nes sin fines de lucro que recaudan fondos para

Método Acumulativo vs. Método al Contado propósitos específicos, operan bajo el método deefectivo porque puede ser que estén obligadas a

2. La oportunidad en el reconocimiento de distribuir todos los fondos obtenidos dentro de un

los ingresos y gastos es uno de los aspectos bási- periodo específico. Otro ejemplo del uso del mé-

cos de la contabilidad que debe conocerse para todo de contado es para fines de impuestos,

poder evaluar adecuadamente la información fi- cuando se permite para ayudar al contribuyente

nanciera. Bajo el método acumulativo', el efecto para que tenga la liquidez adecuada para pagar los

financiero de las transacciones y eventos se reco- impuestos correspondientes al periodo.noce en los períodos en los cuales ocurren, inde-pendientemente de si se ha recibido o pagado 5. Bajo el método al contado, los recaudos y

efectivo. Esto permite que las transacciones se los pagos son reconocidos únicamente cuando se

registren en los libros contables y se presenten en recibe o se paga mediante efectivo o equivalentelos estados financieros del período en el cual los de efectivo. Este método es frecuente usado para

servicios o bienes fueron recibidos (egresos) o la preparación de estados financieros de entidadesprestados (ingresos). Se presenta así una asocia- públicas. Esto es debido a que el objetivo princi-

ción entre los ingresos y los gastos necesarios pa- pal de la contabilidad gubernamental es identificar

ra generarlos. los propósitos y fines para los cuales se han re-caudado y utilizado los fondos, y para mantener el

3. Los estados financieros preparados bajo el control presupuestario de dicha actividad. El mé-

método de causación o devengado informan a los todo al contado también es usado cuando el sis-

usuarios no sólo de las transacciones pasadas que tema de contabilidad no cuenta con la sofistica-

involucran pago y recepción de efectivo, sino ción suficiente para establecer el método acumu-

también de las obligaciones de pagar efectivo en lativo, y los beneficios derivados de cambios ma-

el futuro y de los recursos que representan efecti- yores no justifican su costo. Sin embargo, en

vo por recibir en el futuro. Por lo tanto, propor- cualquiera de estos casos, si en alguna forma se

cionan el tipo de información sobre las transac- utilizan sistemas de crédito comercial de manera

ciones pasadas y otros eventos, que es de mayor importante, el método al contado puede resultar

utilidad a los usuarios en la toma de decisiones en obligaciones importantes incurridas y no regis-

económicas. tradas contra el presupuesto porque el pago esdemorado.

4. La contabilidad por el método acumulati-vo es generalmente la más aceptada para recono- 6. En algunas circunstancias, especialmentecer los ingresos y egresos en el sector privado. Su en las operaciones del gobierno central y de laspresencia en el sector público va en aumento, pe- municipalidades, el método más apropiado para

Este método se conoce en los paises de habla hispana con 2 Este método se conoce en los países de habla hispana con

varios nombres, entre ellos: acumulado, causación y varios nombres, entre ellos: efectivo, al contado y de

devengado. caja.

54 ANEXO 1: NORMAS DE CONTABILIDAD

registrar las transacciones puede ser una combi- de la información, ésta puede perder su impor-nación de los métodos al contado y acumulativo. tancia.Bajo este Método Acumulativo Modificado, losingresos son registrados únicamente cuando se Administración del Presupuesto Bajo elreciben, mientras que los gastos y los pasivos co- Método al Contadorrespondientes se registran cuando se incurre enellos, independientemente de cuándo se desem- lluchos gobiernos operan bajo el método debolsa el efectivo. El método acumulativo modifi- contabilidad a base de valores en efectivo. Loscado generalmente se aplica en aquellos casos en ingresos o egresos de efectivo son contabilizadosque los ingresos no pueden ser cuantificados sino cuando son recibidos o desembolsados, y las fac-hasta que se han recibido realmente (p.e. cierto turas o cuentas por pagar se contabilizan cuandotipo de impuestos, multas y honorarios), o cuando se pagan. Con este método se puede tener unla cantidad y la fecha de recaudo de cuentas por control eficiente de los costos, siempre que lascobrar son muy inciertas. facturas se paguen cuando se reciben. En aquellos

países donde hay un sistema de compromiso deCualidades de una buena información financiera fondos fuertemente establecido, en el cual los

cargos al presupuesto se hacen cuando se emiten7. Las características cualitativas de un SIS- las órdenes de compra, el método de contadotema de administración financiera requieren que la funciona adecuadamente para mantener a la enti-información que provee sea útil para la toma de dad en cumplimiento con su presupuesto. Sin em-decisiones. En relación con los proyectos, esto bargo, cuando los paises tienen severas limitacio-quiere decir que sea útil para los Directores de los nes de disponibilidad de caja, cuando el sistemaProyectos (el Prestatario) y para los Gerentes de de compromiso de fondos es débiJ o inexistente yProyecto (el Banco). El propósito de un proyecto el presupuesto frecuentemente no se ajusta a ladel Banco es brindar un beneficio concreto a los realidad, es común que los pagos de las facturasbeneficiarios del proyecto y al país en general. La se demoren de un periodo presupuestario a otro.información financiera generada para la ejecución Como resultado, se debilita el control presupues-del proyecto debe apoyar el cumplimiento del tario y se acumulan las cuentas sin pagar, exce-propósito del mismo. Conocer cuánto se ha gas- diendo a veces el presupuesto del año siguientetado es de utilidad limitada, a no ser que también para la misma partida.se conozca cuánto se ha avanzado en la ejecucióny cuántos recursos adicionales serán necesariospara alcanzar las metas del proyecto.

8. Para que los informes financieros sean Equilibrio y Razonabilidadútiles, deben ser confiables y pertinentes. La per- 10. El equiibrio es un concepto muy impor-tinencia de los informes financieros dependerá, en 10 El enuilibrio alsannlizncepo muy del

granmedda, el radoen ue e sitemade on- tante a tener en cuenta al analizar lo adecuado delgran medida, del grado en que el sistema de con- sistema de administración financiera para fines detabilidad refleje las exigencias de la ejecución del la respondabilidad y su utilidad a la administra-proyecto, p.e. la forma como se clasifica, se dis- la r ejemplola adadinistra-tribuye y se agrupa la información contable. cion. Por ejemplo, la administración puede verse

en la necesidad de equilibrar los méritos relativos

9. Existen ciertos elementos que afectan la de la oportunidad, por un lado, y el suministro decalidad y cantidad de la información producida información confiable, por el otro. El deseo depor el sistema de contabilidad. La oportunidad es alcanzar una exactitud total y control absoluto,un elemento clave de cualquier informe financie- podría demorar la presentación de la información,ro. Si hay excesivas demoras en la presentación hasta el punto de hacerlá irelevante para la toma

ATNEXO 1: L'NORMAS DE CONTABILIDAD 55

de decisiones. Las pérdidas financieras debido a involuntarios ni por hurto, y que los registros deuna pobre administración pueden ser superiores a contabilidad reflejen, en todos sus aspectos im-los beneficios obtenidos con la exactitud y los portantes, una verdadera y clara presentación decontroles demasiado detallados. Sin embargo, el las transacciones financieras. Los controles re-dejar de establecer un ambiente adecuado de queridos para alcanzar la certeza absoluta de quecontrol puede resultar en fugas importantes de se logre lo anterior pueden obstaculizar, y hastarecursos financieros y puede suministrar informa- impedir, la ejecución del proyecto.ción tan inexacta que también puede ser irrelevan-te para la toma de decisiones. Al querer alcanzar Métodos Modificados de Acumulativo y deun equilibrio entre la pertinencia y la confiabilidad Contadode la información, la consideración más importan-te es cómo satisfacer las necesidades económicas Un método acumulativo moificado puede, algu-

de la toma de decisiones de los usuarios que ne- nas veces, ser un enfoque mas prudente para lacesitan hacer el mejor uso posible de los recursos presentación de los estados financieros. Esto es

financieros disponibles. especialmente aplicable al reconocimiento de los

ingresos por intereses en las instituciones financie-11. La razonabilidad es otro concepto clave ras. En algunos países los intereses sobre présta-en la evaluación de un sistema de admiinistración mos activos se causan cuando vencen los plazosfinanciera y sus datos. Debe haber una relación de pago para el prestatario. Solamente cuando unrazonable entre el costo de obtener información prestamo se clasífica como inactivo (con cuotascontable y el beneficio obtenido. El beneficio de con 90 a 120 días o más de atraso) se registran

un sistema básico de contabilidad que controle e los ingresos por intereses bajo el método al con-informe sobre costos puede ser enorme y la ero- tado. Todos los gastos se acumulan cuando se

gación para instalarlo puede ser relativamente incurre en ellos.baja. El nivel de la agrupación de los datos en unsistema de contabilidad afectará los costos de su En algunos países se utiliza un método al contado

recopilación y presentación, lo mismo que la can- moditidad de datos y el tipo de las clasificaciones de iando curre en el los y los ingresos

costos. Tanto el nivel de agrupación como la can- . ctidad de clasificaciones de costos y de centros de por intereses se registran cuando se reciben. Esto

s , d n sr cproduce algunos desajustes en la asociación decosos,debransercuiadoamete iseado, ingresos y gastos. Sin embargo, resulta en un es-

para enfocarse en aquellas áreas en las cuales los t ingresos ás. prun, prque el ec-costos son controlables, importantes en cuanto a tado de ingresos mi s prudente, porque el reco-su impacto en el proyecto, y útiles para la planea- nocimiento del ingreso por intereses es absoluta-ción y supervisión de la ejecución del proyecto. mente seguro, pues ya ha sido cobrado.

Un sistema que sea muy complejo para una enti- Bajo un método de acumulación total se puedendad o proyectó, rápidamente incurrirá en costos registrar intereses que nunca serán recaudados y

con pocos beneficios marginales. Su complejidad que deberán ser reversados en fechas futuraspuede resultar en una desarticulación total del cue pram se dece en moratoria.

, , . . cuando el préstamo se declare en moratoria.sistema por falta de personal y recursos técnicosadecuados para mantenerlo.

12. La razonabilidad también afecta el diseñode los controles internos. Estos controles deberán 13. Por consiguiente, un equilibrio entre lasser diseñados de tal manera que haya una razo- características cualitativas de la información es, a

nable certeza de que no ocurrirán pérdidas impor- menudo, necesario. Generalmente, el propósito es

tantes de los recursos financieros, ni por errores alcanzar un equilibrio adecuado entre todas las

56 ANEXO L NORMS DE CONTABILIDAD

características, para alcanzar los objetivos de los pensación es inadecuada pueden presentarseestados financieros. La importancia relativa de las fuertes incentivos para la apropiación indebida decaracterísticas, en diferentes casos, es un asunto fondos; esta apropiación puede ser relativamentedel juicio profesional de un contador calificado. r-.nor, como en el caso del uso de un vehículo

oficial para asuntos personales, o puede involu-Controles internos crar pérdidas más importantes, como en la des-

viación de efectivo, la pérdida de otros activos14. Nivel de riesgo del país. El nivel de ries- tangibles o la venta de influencias para la adquisi-go del país tiene que ver con el entorno general ción de bienes o servicios.de control interno y de auditoría en el país. Losfactores que afectan el nivel de riesgo del país -- _.

son: .Ejemplos de Controles Internos

* Apoyo. a un sólido sistema de administración Autorización de Gastos: Los gastos debenfinanciera y de control interno, al más alto i- ser autonzados por una persona designada paravel del gobierno; tal fin en el departamento, generalmente el jefe del

mismo. El personal de Contabilidad no debe au-Estructura salaral en el sector público v entre torizar gastos distintos de los del propio departa-los sectores público y privado. Los salarios mnodel sector público que están por debajo de un mento.estándar de vida razonable para el país, fre- Documents prenumerados: La prenumera-cuentemente contribuyen a la aceptación de D ocumentos (es:eLalmenume-acciones ilegales como una forma de obtener cion controla los documentos (especialmente che-ingresos complementarios. También, las dife- ques, órdenes de compra y recibos de caja) y ayu-rencias muy amplias entre los salarios del da a garantizar que no se presenten transaccionesrencspúblico y el privado contribuyen a que no autorizadas. Por ejemplo, con la utilización desector públic o y cadofcon se aslae recibos de caja prenumerados e informnando alel personal entrenado y calificado se traslade público que debe exigir un recibo, se hace másal sector privado; dificil que un cajero se apropie de los dineros re-

cibidos de los clientes.* Apoyo histórico y cultural a una fuerte con-ciencia ética de los servidores públicos;

* Grado de independencia del servicio públicocon respecto a la política; 16. Los niveles de educación y experiencia del

* Ubicación de la contabilidad y la auditoría en personal tendrán un fuerte impacto en la exactitudla cultura del país; y e integridad de los registros de contabilidad. El

* Desarrollo técnico de la contabilidad y de la personal debe poseer estas dos cualidades clara-auditoría en el país. mente identificadas. La educación sin la expe-

riencia puede resultar en confusión, especialmente15. Nivel de Riesgo Organizacional. Existen cuando hay que enfrentarse a transacciones pocoalgunas características básicas de un buen ambien- usuales. Una persona experimentada puede no

. . .,tener problemas con transacciones rutinarias, perote de control dentro de la organización. La pre-sencia de personal honesto y capacitado es de puede no estar capacitada para decidir sobre elprimordial importancia. Esto se puede evaluar tratamiento contable correcto para una transac-teniendo en consideración los niveles de compen- aón poco usual o en circunstancias nuevassación, educación y experiencia. Cuando la com-

ANEXO 1: NORMAS DE CONTABILIDAD 57

17. Otro aspecto fundamental de control en puede exigir que dé explicaciones sobre un costo

una organización, es la clara delegación y segre- o gasto específico o que testifique sobre su vali-

gación de funciones. Ninguna persona debe tener dez y pruebe su relación con un hecho real. Un

control sobre la totalidad del proceso de una tran- informe presupuestario que compara los gastos

sacción determinada (segregación de responsabi- actuales con los proyectados y que es revisado

lidades). La autorización de una transacción en por el gerente encargado (así como por otras per-

particular, como la compra de un activo fijo, debe sonas), es uno de los mejores y más sencillos me-

mantenerse separada del registro de dicha tran- canismos de control interno.sacción, la cual a su vez debe estar separada de lacustodia fisica del activo. Si todas estas tres fun- 21. El control fisico de los activos es otro

ciones son ejercidas por diferentes personas, la método básico de control interno. Solamente un

desviación de recursos financieros requerirá la número limitado de personas debe tener acceso a

colusión entre dos o más personas, lo cual hace los activos, y la responsabilidad por su protección

menos probable o más riesgosa una apropiación debe estar claramente establecida. La mayoría de

indebida. Sin embargo, el exceso de autoridad de los fondos deben permanecer en cuentas banca-

un ejecutivo y/o la colusión pueden evadir hasta el rias, pero algunos fondos operacionales pueden

control interno más fuerte. Por este motivo son mantenerse en cajas fuertes. Un número limitado

tan importantes las auditorias interna y externa. de personas deben estar autorizadas para firmarcheques y tener acceso a la caja fuerte. Los inven-

18. Otros aspectos- importantes en un buen tarios deben estar protegidos bajo la custodia

ambiente de control interno, son las reglamenta- permanente de una persona. Los cheques en blan-

ciones financieras que establecen límites de auto- co deben estar guardados en forma segura. Todos

ridad y procedimientos claros para el procesa- estos procedimientos están diseñados para prote-

miento de las transacciones. Los procedimientos ger los activos de la organización contra su uso

documentados ayudan a asegurar la consistencia no autorizado.al clasificar y registrar las transacciones financie-ras. Un catálogo de cuentas es una herramienta 22. La verificación independiente es el ele-

básica para obtener uniformidad en la clasificación mento final de un buen control interno. Esto quie-

de las cuentas. Los manuales de procedimientos re decir que la persona encargada de hacer las

ayudan a asegurar que los empleados nuevos si- conciliaciones mensuales de los estados de- cuenta

gan las mismas directrices. Los manuales no debancarios debe ser alguien que no esté involucra-

ben ser innecesariamente detallados o complica- do en la recepción o desembolso de efectivo. To-

dos para que no sean ignorados. Muchos sistemas das las diferencias que aparezcan en las concilia-

de contabilidad computarizada también aumentan ciones bancarias deben ser investigadas. Debido a

la uniformidad en el tratamiento contable. que quien prepara las conciliaciones no tiene ac-ceso al efectivo, es dudoso que tenga algún in-

19. Los documentos de contabilidad archiva- centivo para encubrir cualquier diferencia que

dos en una secuencia lógica sirven de soporte a pueda ser una evidencia de hurto. Con respecto a

los informes financieros, proveen una pista de los activos fijos, los conteos fisicos periódicos y la

auditoría clara y proporcionan retroalimentación comparación de los resultados con los registros

de otras personas en relación con el grado de de contabilidad, proporcionan una verificación

exactitud de los informes financieros. independiente. Nuevamente, la persona que hacela toma fisica de los inventarios no puede ser

20. Un concepto clave en la información fi- también responsable ya sea de su custodia o del

nanciera es la responsabilidad por dicha informa- registro de transacciones de activos fijos en los

ción. Bajo este concepto, a un administrador se le libros de contabilidad.

58 ANEXO 1: NORMAS DE CONTABILIDAD

23. Un indicador clave de un buen ambiente porciona a través de los informes financieros, so-de control ínterno es la existencia de registros de bre la utilización de los recursos. Además, debidocontabilidad precisos y actualizados. Cuando la a la presión ejercida para poner la contabilidad alcontabilidad está atrasada, el control interno fre- día, los controles internos se pueden dejar de ladocuentemente es débil, aunque sea únicamente o simplemente pueden ser eludidos.porque no hay la retroalimentación que se pro-

ANEXO 1-1: REVISION DE LAS NORMAS DE CONTABILIDAD 59

ANEXO 1-1: REVISIÓN DE LAS NORMAS DE CONTABILIDAD

QUÉ CÓMO EVALUAR ASUNTOS

Normas de Contabilidad

Directrices que especifican 1. Determinar las normas 1. Las normas utilizadas por entida-el manejo contable de tran- utilizadas, particularmen- des gubernamentales o paraestata-sacciones financieras espe- te con referencia a costos les pueden ser dictadas por ley.

cíficas. Utilizadas para ase- o áreas financieras impor- Los cambios necesarios para lagurar la comparabiidad, la tantes. buena administración del proyecto

coherencia y la integridad de pueden generar cambios en la ley,los registros financieros. 2. Comparar con las normas lo que puede ser un proceso ex-

deIASC. tenso.

3. Determinar el impacto de 2. Las desviaciones con respecto alas diferencias en los in- las Normas del IASC deben serformes de proyectos. reveladas en los informes financie-

ros y/o auditorías de los proyec-tos.

Calidad de la InformaciónFinanciera

La buena información fi- Determinar si la información 1. Si es parte de una agencia másnanciera es oportuna, perti- financiera actualmente pro- grande, puede ser dificil segregar la

nente y confiable. ducida por la institución es información financiera correspon-oportuna (Cuándo fueron diente a la entidad ejecutora.emitidos los últimos infor-mes financieros?), pertinente 2. Las cuentas de la entidad pueden(corresponden las Cuentas a tener poca relación con la estructu-cuentas del presupuesto? Es ra de costo del proyecto y, por lola información proporciona- tanto, la información financierada relacionada con las acti- tendrá poco valor.vidades del proyecto?), yconfiable (Fue la informa- 3. La contabilidad centralizada puedeción independientemente causar retrasos en los informes fi-auditada, y cuál fue el resul- nancieros y que la información seatado?) menos pertinente.

60 ANEXO 1-s REVISION DE LAS NORM DE CONTABILIDAD

REVISIÓN DE LAS NORMAS DE CONTABILIDAD


Control Interno

El control intemo ayuda a Determinar los sistemas de Los micro-controles enfocados en laasegurar que los recursos control. forma y no en la substancia puedenestén resguardados y que la llevar a la pérdida de control porqueinformación financiera sea o A quién reporta la función la agencia tiene recursos insuficientescompleta y exacta. financiera? para mantener el sistema, y los recur-

o Esos utilizados no enfocan la razonabi-* Esa persona es ndepen- lidad de los costos, solo su permisibi-

diente de la administra- lddción o hay otro medio de lidad.verificación independientede los archivos, tal comouna auditoría?

* Qué pasos son necesariospara procesar los pagos?

o Está una sola persona en-cargada de emitir las fac-turas, registrarlas y pagar-las?

Riesgo del País Revisar la evaluación del Los problemas asociados con lospaís, si posible. riesgos del país probablemente re-

querirán soluciones a largo plazo que* Cual es la reputación del probablemente no podrán ser ejecu-

servicio público en el pa- tadas dentro del ámbito del proyecto.ís? Son suficiente los Controles específicos del proyecto,sueldos? tales como unidades especiales y con-

sultores extemos, pueden ser necesa-• Contactar grupos pirofe-s Q tnos para asegurar un control adecua-

sionales. Qué tan fuerte sorlsreuo.es en el país la profesión dsde contaduría/auditoría?

ANEXO 1-u REVISION DE LAS NORMAS DE CONTABILIDAD 61



Riesgo Organizacional -- 1. Revisar los niveles de empleo, y los Las restricciones en la

Empleados honestos y ca- puestos ocupados y desocupados. compensación, selección y

paces despido de los servidores

* Hay al menos un gerente con buenas públicos (servicio civil)credenciales y suficiente experiencia en pueden afectar adversa-contabilidad para poder hacer buenos mente la calidad del per-juicios sobre la producción de la in- sonal.formación financiera?

* Hay empleados calificados para cadauna de las funciones primarias del sis-tema de administración financiera?

2. Revisar las oportunidades de reten-ción, selección y entrenamiento depersonal.

* Cual es la tasa de rotación de perso-nal?

* El proceso de selección atrae y depurapara solicitudes calificadas?

* Cuales son las oportunidades de ca-pacitación y cuán seguido es capacita-do el personal?

* Hay un proceso adecuado de revisióndel desempeño?

62 ANEXO I-X REVISION DE LAS NORMAS DE CONTABILIDAD


QUE CÓMO EVALUAR ASUNTOSRiesgo Organizacional Revisar procedimientos financieros. Las organizaciones que-Segregación y delegación * Sería necesaria la confabulación entre son pequeñas pueden node tareas dos o mas empleados para que el robo tener suficiente empleados

pase sin ser detectado? para suministrar la segre-gación de tareas adecua-

* Hay rotación de tareas principalmente da.por motivo de vacaciones o comoparte de un patrón general de perso-nal?

Riesgo Organizacional Revisar procedimientos escritos. Los procedimientos en los--Procedimientos claros o Existen procedimientos escritos y es- organismos gubernamen-

tán de acuerdo con los procedimientos tales están frecuentementereales? desactualizados con res-

pecto a la administración* Proporcionan las clasificaciones de financiera moderna. Sin

cuentas prescritas un control adecua- embargo, su reemplazodo sobre los gastos, especialmente los puede no ser muy prácticoreferentes al proyecto? desde el punto de vista del

proyecto. Puede dañarselos controles internos silos procedimientos viejosson descartados antes quelos nuevos sean elabora-dos e implantados.

Riesgo Organizacional Revisar el control fisico.-Control Físico

* Hay un inventario anual del equipo yotros bienes fisicos?

* Quién tiene acceso al efectivo, al equi-po y a otros bienes?

ANEXO 1-1: REVISION DE LAS NORMAS DE CONTABILIDAD 63


QUÉ CÓMO EVALUAR ASUNTOSRiesgo Organizacional 1) Revisar auditorías previas, externas o 1) Cuando los registros de conta--Verificación indepen- internas. bilidad están atrasados, la ver¡-diente * Fue la auditoría objetada, abstenida o ficación independiente es echa-

de cualquier manera adversa? da de lado, siendo realizada con

2) Revisar documentos internos tales co- retraso o nunca.mo estados bancarios, inventarios, etc. 2) Los estados de organismos ex-

* Alguna entidad externa (banco o agen- ternos también pueden estar re-cia gubernamental) reporta sobre las trasaos especialmente si seoperaciones de efectivo independiente- onginan en una agencia central.mente de los registros de la organiza-ción?

* Se reconcilian estos informes con losregistros de la entidad por una personaque no está directamente relacionadacon las transacciones?

Tipos de Proyectos

Existen tres tipos bási- 1) Proyectos generadores de ingresos: 1) El organismo ejecutor puedecos de proyectos: gene- tener mandatos no generadoresradores de ingresos, no o Determinar la viabilidad financiera de de ingresos que interfieren congeneradores de ingresos la empresa como un todo a través del las decisiones financieras, y pue-y de operaciones de análisis del desempeño financiero pa- de carecer de la autonomía sufi-ajuste sado y de las proyecciones al futuro. ciente con respecto al sector

* Determinar la independencia de la enti- público para poder adecuar losdad a través del examen de la docu- sistemas financieros a sus nece-mentación legal y consultas. sidades.

2) Proyectos no generadores de ingresos: 2) En economías en transiciónpuede ser dificil determinar los

* Determinar cómo la administración limites de la empresa.financiera del proyecto encajará con laadministración global de la agencia 3) Diferencias sectoriales afectaránejecutora. el énfasis de la evaluación de la

administración financiera.

3) Operaciones de Ajuste - ver Anexo III

Determinar formas en que el prestatariose asegurará que los desembolsos se ha-cen solamente para artículos de la listapositiva o, por el contrario, que no se ha-cen desembolsos para articulos de la listanegativa.

64 ANEXO 1-i: REVISION DE LAS NORMAS DE CONTABILIDAD


QUÉ CÓMO EVALUAR ASUNTOSDisponibilidad yCalidad de los Audi-tores

Las auditorias son El proceso inicial de selección de los 1) La habilidad de auditoría puedeexigidas para el auditores debe ser realizado antes de ser escasa y requerir recursoscumplimiento de las poner en ejecución el proyecto. significativos para encontrar unareglas por parte del solución satisfactoria.Banco, y tambiénproveen verificación 2) Los auditores del sector públicoindependiente de la pueden tener jurisdicción, perorazonabilidad de los pueden carecer de habilidad.informes financierosintermedios.

ANEXO ll: RPESUMEN DE LAS NORMAS DE INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC.) 65

ANEXO II: RESUMEN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DECONTABILIDAD DEL COMITÉ INTERNACIONAL DE NORMAS DE

CONTABILIDAD (IASC)

NIC 1: Revelación de Políticas de 2. La fórmula UEPS puede usarse siempre queContabilidad se divulgue la diferencia entre tal valuación y

, . . .(a) el monto que fuera menor entre el métodoTodas las políticas de contabilidad significativas de PEPS (o el costo ponderado) y el valor

empleadas en la preparación y presentación de los neto realizable,, o

estados financieros deben revelarse como parteintegral de los estados financieros. (b) el menor entre el costo prevaleciente en la

fecha del balance y el valor neto realizable.Excepción: el seguimiento de los postuladoscontables fundamentales de empresa o negocio en Las estimaciones de valor neto realizable debenmarcha, uniformidad y devengamiento no requie- basarse en los precios generales del mercado, en

ren revelación, pero si no se sigue algún postula- lugar de en fluctuaciones temporales de precios.

do contable fundamental, ese hecho debe ser reve- Excepción: el valor neto realizable de la cantidadlado, junto con las razones para no seguirlo. de inventario que se tenga para atender contratos

de venta en firme debe basarse en los precios deLos cambios en la política contable que tengan un contrato. Cuando los inventarios son reducidos aefecto importante en el período actual o en perío- su valor neto realizable, la diferencia debe cargar-dos posteriores, así como las razones para el se a las cuentas de resultados del período. Lascambio, deben revelarse. principales categorías de inventarios deben ser

reveladas.

NIC 2: Valuación y Presentación de losInventarios en el Contexto del Sistema NIC 3: Estados Financieros Consolidadosde Costos Históricos

Substituido por el NIC 27 y el NIC 28.Los inventarios deben valuarse al costo históricoo al valor neto realizable, el que sea menor. Talvaluación debe ser hecha artículo por artículo opor grupo de artículos similares. NIC 4: Contabilización de la Depreciación

El costo histórico de los inventarios debe contabi- El importe depreciable de un activo depreciablelizarse usando la fórmula de primeras entradas, debe distribuirse sobre una base sistemática a ca-primeras salidas (PEPS), o una fórmula de costo da período contable durante la vida útil del activo.promedio ponderado. Excepciones: El método de depreciación elegido no debe ser

cambiado de un período a otro. Si se cambia el

1. Los inventarios que son específicamente método de depreciación, las razones y la quantifi-identificables o que no sean usualmente inter- cación del efecto del cambio deben revelarse en elcamnbiables deben contabilizarse usando la período de la adopción del cambio. Los factoresidentificación específica de sus costos indivi- que deben considerarse para estimar la vida útil de

duales, y un activo depreciable son el uso y desgaste fisicoesperado; obsolescencia, y-los límites legales o de

66 ANEXO II: RESUMEN DE LAS NORMAS DE INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NlCs)

otro tipo para el uso de un activo. Los estimados plazo, cuentas por pagar, y otros pasivos yde la vida útil de los principales activos deprecia- provisiones.bles, o de las distintas clases de activos deprecia- . Patrimonio: deben hacerse revelaciones sepa-bles deben revisarse periódicamente, y cualquier radas para el capital accionario y otro patri-cambio significativo debe revelarse. Para cada r alr oclase principal de activos depreciables debe reve-Iarse lo siguiente: los métodos de depreciación,.depreciación Categorías más importantes para revelacionesusados, las vidas útiles o las tasas de depreciación especificas en el Estado de Ganancias y Pérdi-usadas, la depreciación total asignada al período; dasel importe total de activos depreciables y la de-preciación acumulada respectiva. .ventas u otros ingresos de operación;

o depreciación;

NIC 5: Información que debe Revelarse en los * ingresos por intereses;Estados Financieros * renta de inversiones;

Establece los requisitos de revelación mínimos. * gastos por intereses;Los divide en revelaciones generales y específicas o impuesto a la renta;como sigue:

* cargos no usuales;* toda la información importante, y * créditos no usuales;

las cifras correspondientes para el período . transacciones importantes intercompafíías; yanterior.

* utilidad netaCategorías más importantes para revelacionesespecificas en el Balance General

NIC 6: Información que Refleja los Efectos de* Activos No Corrientes o a Largo Plazo: deben los Precios Cambiantes

hacerse revelaciones separadas para inmue-bles, maquinaria y equipo, y otros activos a Substituida por la NIC 15.largo plazo.

* Activos Corrientes: deben hacerse revelacio- NIC 7: Estado de Flujos de Efectivones separadas para Caja y bancos, valores ne-gociables diferentes a las inversiones a largo Requiere que las empresas preparen su estado deplazo, cuentas por cobrar e inventarios. flujos de efectivo y lo incluyan como parte inte-

* Pasivos a Largo Plazo (excluyendo la parte gral de los estados financieros. La Norma detallapagadera en plazo no mayor de un afño), deel procedimiento para la preparación del Estadoben hacerse revelaciones separadas para: de Flujos de Efectivo o de Caja. Las categoríaspréstamos con garantía, préstamos sin garan- más importantes bajo las cuales deben mostrarsetía, préstamos intercompañíías, y préstamos de los movimientos de efectivo son:compahías asociadas.

* Pasivos Corrientes: deben hacerse revelacio- .Actividades de operaciónnes separadas para préstamos bancarios y so- Actividades de inversión y de financiaciónbregiros, la parte corriente de pasivos a largo * Moneda extranjer.

* Partidas extraordinarias

ANEXO li: RESUMEN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NICO) 67

* Intereses y dividendos * la factibilidad técnica del producto o proceso

* Impuestos sobre las utilidades ha sido demostrada;* Compra y venta de subsidiarias y otras uni- . la dirección de la empresa ha indicado su in-

dades de la empresa, y tención de producir y vender, o usar, el pro-. Transacciones que no requieren efectivo. ducto o proceso;

Los componentes del efectivo y los equivalentes * hay una clara indicación de un mercado futu-de efectivo deben ser revelados, y se deben pre- ro para el producto o proceso o, si es parasentar reconciliaciones entre los montos en el es- ser usado internamente en lugar de venderlo,tado de flujos de efectivo y las partidas equivalen- puede demostrarse su utilización ventajosates mostradas en el balance general. para la empresa;,,y

* existen recursos adecuados, o se espera ra-zonablemente que estén disponibles, para

NIC 8: Partidas No Usuales y de Períodos An- terminar el proyecto y comercializar el pro-teriores y Cambios en Políticas de ducto o proceso.Contabilidad

Si se difieren los costos de desarrollo de un pro-Las partidas de períodos anteriores y el importe yecto, ellos deben ser asignados sobre una basede los ajustes resultantes de cambios en las políti- sistemática a futuros períodos contables. Debecas de contabilidad deben ser presentados ajus- revelarse el total de los costos de investigación ytando el saldo inicial de utilidades retenidas (Y desarrollo cargado como gasto, incluyendo lacorrigiendo la información comparativa del año amortización de los costos de desarrollo diferidos,anterior) o como parte de la utilidad neta del pe- así como el movimiento y el saldo de los costosríodo actual, pero mostrados separadamente. Los por amortizar, así como la base propuesta oefectos de los cambios en las política contables adoptada para la amortización de ese saldodeben cargarse contra la utilidad neta como unapartida ordinaria del período corriente y a perío-dos posteriores si el cambio afecta esos períodos. NIC 10: Contingencias y Hechos Posteriores aCualquier efecto material debe cuantificarse y rela Fecha del Balancevelarse.

Provee lineamientos para identificar las contin-gencias y hechos posteriores a la fecha del balan-

NIC 9: Contabilización de las Actividades de ce.Investigación y Desarrollo

El importe de una pérdida contingente debe di-Provee lineamientos para identificar los costos de vulgarse a menos que sea remota; las gananciasinvestigación y desarrollo inLurdos directamente contingentes debe revelarse si es probable que lapor la entidad o por contratos. Los costos de in- ganancia se realizará. Deben ajustarse los activosvestlgación y desarrollo deben cargarse como y pasivos respecto de hechos que ocurren despuésgasto del período en que se incurren, a menos que de la fecha del balance y que afectan los valores ase satisfagan todos los criterios siguientes, en c- esa fecha. Otros eventos posteriores y que sonyo caso pueden diferirse a períodos futuros: importantes deben ser revelados para que los

usuarios de los estados financieros hagan evalua-* el producto o proceso está claramente deflni- ciones adecuadas. Debe revelarse la naturaleza de

do y los costos atribuibles al producto o pro- la contingencia así como la estimación del efectoceso pueden identificarse separadamente;

68 ANEXO ll: RESUMEN DE IAS NORMAS DE INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NICs)

financiero. Los factores inciertos de las contin- en bolsa, así como aquellas otras entidades de im-gencias también deben revelarse. portancia económica, incluyendo a las subsidia-

rias. La divulgación requerida incluye la bifurca-ción por segmentos industriales y segmentos geo-

NIC 11: Contabilización de los Contratos de gráficos.Construcción

Al contabilizar en los estados financieros los con- IC 15: Información que Refleja los Efectostratos de construcción debe usarse el método del de los Precios Cambiantesgrado de avance o el método de terminación delcontrato. La Norma proporciona lineamientos Esta norma aplica a las empresas cuyos ingresos,para (i) el uso de ambos métodos, y (ii) revelacio- utilidades, activos y empleo son significativos pa-nes requeridas para tales contratos. ra el entorno económico en el cual operan. La

Norma detalla dos métodos aceptables: el de Po-der Adquisitivo Total y el Método de Costo Co-

NIC 12: Tratamiento Contable del Impuesto a rriente. La divulgación requerida debe ser comola Renta información complementaria a los estados finan-

El gasto en impuestos debe determinarse sobre labase de la contabilización del efecto de los im-puestos, usando cualquiera de los dos métodos, NIC 16: Contabilizción de Inmuebles, Ma-del diferiniento o del pasivo. La contabilización . ydel efecto de los impuestos considera a éstos quinariayEquipocomo un gasto al ingreso acumulado, y por consi- La definición de Inmuebles, Maquinaria y Equipoguiente debe ser acumulado en el mismo período se establece en esta Norma. en los estados finan-en que ocurren los ingresos y gastos con los que cieros. El costo de un activo incluido en Inmue-se relaciona. La Norma establece los requisitos de bles, Maquinaria y Equipo debe comprender surevelación para la contabilización de los impues- precio de compra y cualquier costo directamentetos. atribuible a poner dicho activo en las condiciones

de operación necesarias para su uso. El costo deInmuebles, Maquinaria y Equipo construidos por

NIC 13: Presentación de los Activos Corrien- la entidad debe incluir aquellos costos que se re-tes y Pasivos Corrientes lacionan directamente con el activo específico y

aquellos que sean atribuibles a la actividad deSi la empresa presenta los activos corrientes y los aqelsueenatiibsalacivddepasivos corrientes como clasificaciones separadas construcción en general y pueden asignarse al ac-

tivo específico, y no debe incluir el costo de ine-de otros activos y pasivos, esta Norma es aplica- ficienciable. La Norma establece los bienes a ser conside-rados como activos y pasivos corrientes, así como Cuando una partida de Inmuebles, Maquinaria ylos requerimientos para la presentación y divul- Equipo se adquiera total o parcialmente a cambiogación de tales activos y pasivos. de otro activo, el activo adquirido debe registrar-

se al valor neto en libros de activos similares, o asu valor razonable cuando la entidad no tenga ac-NIC 14: Información Financiera por Segmen- tivos similares.

tos

Esta Nonna requiere la divulgación de informa- Si el importe recuperable de un activo o grupo deción para las entidades cuyas acciones se negocian activos de Inmuebles, Maquinaria y Equipo que

ANEXO ll: RESUMEN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NICa) 69

ha sufrido un daño o inhabilitación permanente es ción incluyen la divulgación sobre si debe pospo-considerablemente menor que su valor neto en nerse el reconocimiento de algún ingreso.libros, el valor neto en libros deberá reducirse alimporte recuperable.

NIC 19: Tratamiento Contable de los Benefi-Un aumento en el valor en libros, derivado de la cios de Jubilación en los Estados Fi-

revaluación de Inmuebles, Maquinaria y Equipo, nancieros de los Empleadoresdeberá acreditarse -directamente al patrimonioneto y no se acreditará a resultados. Una dismi- Esta Norma establece los requisitos para la con-

nución en el valor en libros derivada de una reva- tabilización de los beneficios de jubilación para

luación de Inmuebles, Maquinaria y Equipo, debe planes de beneficios defindos v planes de contri-

cargarse directamente a ganancias y pérdidas, ex- bución definidos. También se establecen los re-

cepto cuando tal disminución está relacionada con quisitos de revelación.un aumento que fue previamente registrado comoun crédito al excedente de revaluación y que noha sido subsecuentemente reversado o utilizado, NIC 20: Tratamiento Contable de Subsidios

en cuyo caso deberá cargarse directamente a esa Gubernamentales y Revelación de

cuenta. Ayudas Gubernamentales en General

En adición a las revelaciones requeridas por la Los subsidios gubernamentales relacionados conNIC 4, Contabilización de la Depreciación, y por activos, incluyendo el valor razonablemente justola NIC 5, Información que Debe Revelarse en los de los subsidios de naturaleza no monetaria, de-Estados Financieros, deberán hacerse revelaciones ben ser revelados en los estados financieros ya sea

sobre los métodos utilizados para determinar el como una deducción del valor actual de los acti-

valor bruto de la propiedad, planta y equipo, y vos o como un ingreso diferido. Otros subsidios

para cualquier revaluación hecha. gubernamentales relacionados con activos, inclu-yendo el valor razonablemente justo de los denaturaleza no monetaria, deben ser reconocidos a

NIC 17: Tratamiento Contable de los Contra- lo largo de los períodos en que los costos relacio-

tos de Arrendamiento nados ocurren y son contabilizados en el estadode ganancias y pérdidas de la entidad. Hay re-

Esta Norma discute la contabiización de contra- quisitos de revelación para la política contable,

tos de arrendamiento bajo dos subcategorias: naturaleza y cantidad del subsidio o donación, y

arrendamientos financieros y arrendamientos ope- cualquier condición del subsidio que no haya sido

rativos, e incluye discusiones sobre transacciones satisfecha.de venta y retroarrendamiento. Establece los re-quisitos de divulgación tanto para el arrendatariocomo para el arrendador. NIC 21: Tratamiento Contable de los Efectos

de las Variaciones en los Tipos deCambio de Monedas Extranjeras

NIC 18: Reconocimiento de IngresosLas transacciones en moneda extranjera deben ser

Los ingresos deben reconocerse si cumplen con registradas en la moneda de información de la en-

ciertos criterios de transferencia de propiedad, tidad informante, y revaluadas al tipo de cierreincertidumbre, cobrabilidad y medición que se vigente a la fecha del balance general (excepto

establecen en la Norma. Los requisitos de revela- para transacciones a futuro, donde se da un tra-tamiento contable especial). Las diferencias de

70 ANEXO Il: RESUMEN DE LAS NORMAS DE INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NICa)

cambio que surjan de este tratamiento deben ser nes circulantes deberán contabilizarse al valor dereconocidas en el estado de ganancias y pérdidas mercado, o el menor del valor de costo o de mer-del período (excepto en el caso de ciertas partidas cado. Las inversiones a largo plazo deberán regis-a largo plazo, las diferencias de cambio pueden trarse al precio de costo, importes revalorizados,ser reconocidas en el estado de ganancias y pérdi- o en el caso de títulos de acciones negociables, aldas del período actual y períodos futuros en una menor valor entre el costo y el precio de mercado.base sistemática). Establece los procedimientospara la conversión de los estados financieros de Las inversiones en propiedades pueden ser con-una entidad extranjera y las operaciones extranje- tabilizadas de acuerdo con la NIC 16, con la de-ras de una entidad. Se especifican los requisitos preciación calculada según la NIC 4 y cargada alpara la revelación. estado de resultados, o. contabilizadas como in-

versiones a largo plazo.

NIC 22: Tratamiento Contable de las Esta Norma discute la contabilización de losCombinaciones de Negocios cambios en el importe contable de las inversiones,

de los traspasos y de los descargos. También es-Las combinaciones de negocios deben ser tratadas tablece los requisitos de revelación.contablemente según el método de compra, ex-cepto en aquellas contadas circunstancias en quese usa el método de unificación de intereses. Am- MC: 26 Tratamiento Contable e Informes so-bos métodos se discuten en la Norma. También se d -." , .. .bre Planes de Benericio de Jubila-especifican los requisitos para la revelación. ción.

Esta Norma establece los requisitos de informa-NIC 23: Capitalización de los Costos de Fi- ción para los planes, y debe distinguirse de la NIC

nanciacion 19 que discute los requisitos de información en

Esta Norma discute las circunstancias cuando los los estados financieros de las entidades que tienencostos de financiación pueden ser capitalizados si tales planes.cumplen ciertos criterios. Generalmente, duranteel tiempo en que un activo está siendo alistadopara su uso o venta, cualquier costo de financia- NIC 27: Presentación de los Estadosmiento en que se incurra puede ser capitalizado. Financieros ConsolidadosLos costos capitalizados deben ser revelados.

Esta Norma discute la preparación y presentaciónde los estados financieros consolidados para un

NIC 24: Revelaciones de Partes Vinculadas grupo de empresas bajo el control de una matriz.

Esta Norma establece que deben revelarse lastransacciones entre partes vinculadas, si satisfacen NIC 28: Contabilización de Inversiones enciertos criterios. Se definen las transacciones en- Asociadastre partes vinculadas.

Las inversiones en compañíías asociadas debencontabilizarse bajo el método de participación;

NIC 25: Contabilización de las Inversiones excepto cuando lo indica la Norma. También es-

Las inversiones deben registrarse como a corto tablece los requisitos de revelación.plazo (circulantes) o a largo plazo. Las inversio-

ANEXO II: RESUMEN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NICe) 71

NIC 29: Información Financiera en Economías Normas. Se establecen requisitos de revelaciónHiperinflacionarias para (i) el estado de ganancias y pérdidas, (ii) el

balance general, (iii) Contingencias y Compromi-Los estados financieros deben ser presentados en sosance Cen tas de orden Noncisntérminos de la unidad de medida corriente a la esos Bncluyendo Cuentas de Orden No Incluidas enfecha del balance general. La ganancia o pérdida Obligaciones, (v) Concentraciones de Activos yen la posición monetaria debe ser incluida en la Obligaciones, (vi) Pérdas oes y Acti-ganancia neta o pérdida del ejercicio y revelada cipos esgos Gnrales e Préstamos y Anti-gananaas (vi¡) Riso Generale del lal Baca reeld *(OSiv*separadamente. Deben hacerse revelaciones con Activos Dados en Garantía.respecto al hecho que las cifras han sido reexpre-sadas, la base de medición aplicada a los estadosfinancieros, y la unidad de medición actual o el NIC 31: Información Financiera de la Partici-índice de precios. pación en Operaciones o Empresas Conjuntas3

La Norma discute los requisitos de revelación pa-NIC 30: Revelaciones en los Estados Financie- ra las participaciones en empresas conjuntas, se-

ros de los Bancos y de Instituciones parando las operaciones conjuntas de los activosFinancieras Similares controlados conjuntamente. También discute los

requisitos de información de la empresa ya seaLos requisitos de revelación establecidos en esta asociada o inversionista.Norma son adicionales a los establecidos en otras

3 A este dpo de operaciones, «joint venture" en inglés, sele han dado también el nombre de Asociación en par-ticipación.

i1

i

1

i

ANEXO lll: PROVIDENCIAS PARA OPERACIONES DE AJUSTE 73

ANEXO 1II: PROVIDENCIAS DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍAPARA OPERACIONES DE AJUSTE

Providencias Requeridas

1. Asegurarse que el Prestatario efectúa los arreglos necesarios para registrar los Certificados deAduanas, relacionados con los documentos de importación requeridos, que serán utilizados pararespaldar desembolsos del Banco bajo el préstamo. (El Certificado de Aduanas incluirá el nom-bre del proveedor, país vendedor, valor, descripción de los bienes, el importador y la fecha deimportación).

2. Los arreglos deben asegurar que:

a) los bienes son elegibles basados en una lista positiva o negativa,b) los bienes son suministrados por un país miembro,c) la fecha de importación está disponible para determinar la elegibilidad.

3. Asegurarse que se han hecho arreglos para retener, con acceso fácil, los Certificados de Aduanapor lo menos durante un año después del envío del informe de auditoria correspondiente.

Auditoría y Opinión de Auditoría Requeridas

1. Asegurarse de lo adecuado de los procedimientos utilizados para preparar los Certificados deAduanas u otros similares.

2. Examinar los Certificados de Aduana utilizados para respaldar los desembolsos del Banco.

3. Emitir una opinión con respecto a la confiabilidad de los procedimientos aplicados para verificaro emitir los Certificados de Aduanas que respaldan los desembolsos del Banco.

ANEXO IV: REVISION DE SISTEMAS PARA PROYECTOS GENERADORES DE INGRESOS 75

ANEXO IV: REVISIÓN DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓNFINANCIERA Y DE CONTABILIDAD PARA ENTIDADES

EJECUTORAS DE PROYECTOS GENERADORES DE INGRESOS

1. La mayoría de las entidades generadoras asesorar al Banco, antes de las negociaciones parade ingresos son autónomas o tienen un alto grado un préstamo, con respectoa lo adecuado de la in-de autonomía, con poderes para determinar políti- formación sobre la administración financiera y la

cas financieras y el diseño y operación de sistemas contabilidad.de administración financiera y de contabilidad.Por otro lado, algunas empresas del Estado pue- Requisitos Estatutarios o Legales Generales

den estar obligadas a ajustarse a un plan nacionalcontable. La siguiente es una lista de verificación 2. Las leyes, regulaciones gubernamentales o

de los aspectos a ser considerados al revisar tales reglas bajo las que opera la entidad deben serarreglos. Las revisiones deben efectuarse lo más evaluadas, y el cumplimiento o incumplimientotemprano posible en los ciclos de identificación, con ellas debe ser identificado para determinar lo

preparación, pre-evaluación o evaluación. más pronto posible en el ciclo del proyecto cual-quier posible efecto sobre el proyecto. Esto es

* Requisitos estatutarios para la información necesario porque introducir nueva legislación o

contable y financiera enmendar las leyes vigentes puede requerir un

.. Condición . la entidad autroma oba tiempo considerable. Se debe buscar la asesoría

control guberlamental del Departamento Legal si parece que se necesi-tan cambios legislativos.

* Políticas y prácticas contables en uso

* Sistemas administrativos y contables centrali- 3. Los poderes o requerimientos estatutarioszados o descentralizados pueden relacionarse directamente con las opera-

ciones de la entidad (p.e. el poder para fijar tarifas* Regulaciones financieras o establecer cargos por productos o servicios) o

* Contabilidad y administración financiera: pueden definir los criterios dentro de los cualespuede operar la entidad (p.e. leyes bancarias que

(i) Contabilidad administrativa fijan los límites de endeudamiento/préstamos).

(i) Planeación, presupuestos y control pre- Los requisitos financieros o contables detalladossupuestario de la entidad pueden no formar parte de legislación específica

... Ca f r relacionada con la entidad, o con el edicto de(iii) Contabilidad financiera creación de ésta, pero pueden encontrarse en las

(iv) Contabilidad de costos leyes generales a las que puede referirse el edicto.

(v) Sistemas de control interno y de audito- Se debe prestar atención especial a los conveniosríainterna concesionarios, que son generalmente encontra-

dos en empresas de servicio de algunos paises(vi) Procesamiento de datos franco-parlantes. Bajo este sistema, que requiere

(vii) Personal financiero: administración, ca- un tratamiento contable especial, el gobierno pue-pacidad y capacitación. de darle a una entidad el derecho de operar, ad-

ministrar y desarrollar el servicio durante un plazoEl alcance de la revisión requerida para cada uno fijo, y recuperar sus inversiones al final de la con-

de los aspectos anteriores es discutido en los si- cesión. Si los requisitos estatutarios vigentesguientes párrafos. En general, el personal debe inhibieran la información normal sobre la ejecu-

asegurarse que cada revisión es adecuada para ción del proyecto, esto debe ser discutido con el

76 ANEXO IV: REVISION DE SISTEMAS r RA PROYECTOS GENERADORES DE INGRESOS

gobierno y el prestatario, para así obtener cam- Políticas y Prácticas Contables Vigentes en labios en los estatutos o rediseñar los requisitos de Entidadinformación del proyecto.

5. La aceptabilidad de las políticas contables,incluyendo las normas para la información finan-

Estado o Condición Legal de la Entidad ciera y las prácticas contables generales vigentesen la entidad ejecutora del proyecto, deben ser

4. Para determinar la autoridad y habilidad examinadas contra lo establecido en el capítulodel prestatario para formular e implantar políticas correspondiente del manual sobre informaciónfinancieras, y diseñar e instalar sistemas de admi- financiera y cumplimiento presupuestario. Si lasnistración financiera, y por consiguiente determi- políticas no se ajustan a las normas y prácticasnar indirectamente cuanto tiempo se necesitará internacionales o nacionales, se le debe informarpara efectuar cambios, puede ser necesario de- al prestatario sobre las modificaciones requeridasterminar el alcance de su autonomía o dependen- y la fecha límite para su implantación, p.e. antescia de autoridades superiores. Los siguientes as- de que comience la ejecución del proyecto, o pa-pectos deben ser clarificados: ra una fecha establecida en una cláusula del con-

venio. Por otro lado, si los asuntos en discusión(a) Es completamente autónoma (por ejemplo, son menores (p.e. método de asignación de los

puede existir legalmente por derecho propio, costos fijos o de valuación de los inventarios), susegún las leyes del país, sin control guberna- uso puede ser aceptable siempre que estas varia-mental)? ciones sean reveladas en los estados financieros

(b) Puede contratar, demandar o ser demandada anuales y en el reporte del auditor.en nombre propio?

(c) Puede establecer sus propias políticas finan- Administración y Controlcieras?

(d) Es controlada por el gobierno? De ser así, 6. Para juzgar la efectividad de una estructu-cuál es el alcance de ese control y la influencia ra organizacional, lo siguiente debe ser revisadosobre las políticas financieras y los requisitos para juzgar su adecuación para apoyar la ejecu-contables? ción y operación del proyecto y el alcance de su

(e) Hay un código o catálogo de cuentas específi- cumplimiento en la práctica:co? . Regulaciones de la entidad

(o Es la entidad un ente gubernamental? De ser . Ordenes ejecutivas (si hay)así, tiene la administración de la entidad el . Declaraciones de objetivos y políticaspoder para decidir las políticas financieras y * Estructura organizacional, incluyendo el nivellos sistemas contables, o son éstos dictados del jefe de finanzaspor el gobierno? Por ejemplo, podrían haber . Control interno y auditoría internareglas contables separadas para las entidades * La necesidad de proveer información financie-paraestatales. ra sobre el desempeño de una entidad a las

(g) Será el proyecto ejecutado por sólo una parte partes interesadas intemas y externas a la en-de una entidad? tidad, y el alcance de los logros de tal disemi-

nación.(h) Es necesario o deseable requerir una separa-

ción de cuentas o de fondos sólo para esa 7. El impacto de los sistemas de administra-parte, y sería posible tal acción? ción y control sobre la operación de los sistemas


de administración financiera y contabilidad deben los sistemas descentralizados, que permiten lasser examinados para obtener respuestas a lo si- operaciones financieras locales, usualmente re-guiente: quieren controles más extensos y más personal.

Por lo tanto, antes de recomendarle al prestatario(a) Cuáles son los antecedentes y experiencia de cambíos en los sistemas de administración finan-

los que representan la función financiera en la ciera y de contabilidad del proyecto (y de la enti-Junta Administradora? dad ejecutora, cuando sea aplicable), es prudente

(b) Quién en la administración reporta sobre el examinar las ventajas y desventajas de los siste-desempeño financiero a los dueños de la enti- mas actuales y propuestos con respecto a la efi-dad? ciencia de las operaciones centralizadas o descen-

tralizadas. Los, factores claves a ser considerados(c) Quién reporta a la administración sobre son la capacidad de la administración, seguridad,

asuntos financieros? Cuál es la posición relati- comunicaciones, y la disponibilidad de personalva de este oficial? capacitado.

(d) En qué forma y con qué frecuencia requiere yobtiene la administración la información sobre Regulaciones Financierasel desempeño financiero -- tipo de reportes ydistribución de los mismos a los distintos nive- 9 Estas regulaciones son usualmente diseña-les administrativos? Es esto adecuado? das para definir los objetivos del sistema de ad-

ministración financiera y contabilidad, así como(e) Cuáles son los sistemas de control y los víncu- las responsabilidades dentro del mismo. Pueden

los entre la alta gerencia y la gerencia finan- formar parte de las Ordenes Permanentes o Re-ciera, y entre otros gerentes y los gerentes fi- glas Operativas o ser un prefacio o anexo a unnancieros? Manual de Contabilidad, o pueden estar restringi-

(f) Muestran las respuestas a las preguntas (a) a das a definiciones limitadas a la responsabilidad(e) un sistema aceptable al Banco para la eje- presupuestaria, de contabilidad o de auditoría in-cución del proyecto? Si la respuesta es no, terna dentro de la entidad. Pueden ir desde regu-pueden ser corregidas en una manera oportu- laciones estatutarias hasta reglas informales de lana para alcanzar la ejecución del proyecto? administración, sin fuerza legal, que deberían fa-

cilitar la revisión de los sistemas de administraciónfinanciera al definir su estructura y subsistemas, y

Sistemas Contables Centralizados y Descentrali- al designar responsabilidades. Las regulaciones, sizados hay alguna, deben revisarse para conocer su for-

ma, contexto y cumplimiento. Normalmente, al8. Las grandes organizaciones industriales y momento de la evaluación se debe examinar elcomerciales, los gobiernos, o las grandes empre- alcance con que las Regulaciones Financieras cu-sas paraestatales pueden operar sistemas centrali- bren lo siguiente en forma satisfactoria:zados de administración financiera y de contabili-dad, por los cuales toda la información generada (a) Política financiera básica con respecto a lospor los niveles operativos (p.e. localidades del ingresos y gastosproyecto) es transferida a una ubicación central (b) Apropiaciones de excedentes y tratamiento depara hacer pagos a contratistas, etc.; para proce- los déficitssamiento de datos; y para la compilación de regis-tros contables. Pueden resultar demoras y pérdi- (c) Programación y presupuestos, incluyendo ladas de datos, que pueden afectar la generación planeación de inversiones a mediano y largooportuna y correcta de reportes. Por el contrario, plazo

78 ANEXO IV: REVISION DE SISTEMAS PARA PROYECTOS GENERADORES DE INGRESOS

(d) Control presupuestario costos). Tal sistema, que muchas veces se ilustra

(e) Organización contable mejor en forma de diagrama, también debe pro-porcionar verificaciones internas adecuadas, con-

(f) Registro de activos e inventarios troles y, si es apropiado, auditoría interna.

(g) Control de inventarios12. En ausencia de un diagrama de un sistema

(h) Reglas para la depreciación de contabilidad administrativa, debe conseguirse o

(i) Administración de la deuda dibujarse un organigrama de la estructura de la

(j) Facturación y cobros entidad. Este debe ser enmendado adecuadamentepara ilustrar las áreas de la administración que son

(k) Cancelación de cuentas atendidas, o serán atendidas, por el sistema de

(1) Procedimientos de licitación contabilidad administrativa. El diagrama debemostrar los vínculos entre el sistema y los centros

(m)Procedimientos de pago administrativos de la entidad, y a una organiza-

(n) Forma y oportunidad de los estados financie- ción central, si la entidad o sistema es una unidadros y balances generales descentralizada. El diagrama también debe mos-

trar las áreas de actividad principales y secunda-(o) Controles y verificaciones internasra,pe. rias, p.e.:(p) Auditoría interna

(q) Auditoría externa Función de contraloríaFunción de tesorería

Programación y presupuestos10. Las regulaciones también deben definir Cobro de efectivoclaramente quién es responsable por su implanta- Contabilidad financieración. La provisión de nuevas regulaciones o la Pagosmejora de regulaciones existentes deben ser bus- Costos, etc.cadas preferiblemente antes de las negociaciones Operaciones bancariasdel préstamo. Cuando sea necesario debe promo- Facturaciónverse la asistencia técnica para ayudar a introducir Administración de la deudao mejorar las regulaciones y sistemas, a través del Inventariosuso de un componente del proyecto o un proyec-to separado. Finalmente, debe mostrar los niveles establecidos

de puestos/salarios, y puestos ocupados y vacan-tes.

Administración Financiera y Contabilidad13. Se debe notificar al prestatario de cual-

Sistema de Contabilidad Administrativa quier inquietud con respecto a deficiencias ocambios requeridos en el sistema de contabilidad

11. Un sistema de contabilidad gerencial debe administrativa para que éste sea adecuado para larecolectar- información financiera y estadística ejecución del proyecto.acerca de las operaciones de la entidad y reportar-la prontamente a los distintos niveles administrati- Planeación, Presupuestos y Controlvos, proveyéndole a cada nivel los detalles nece- Presupuestario Corporativossarios en el momento apropiado. Debe incorporarprocedimientos para presupuestación y planeación 14. La planeación a corto, mediano y largofinanciera, contabilización y reportes, y contabili- plazo debe ser un elemento primario en la admi-dad de costos (incluyendo control y análisis de nistración financiera. Los planes a mediano y lar-


go plazo son normalmente conocidos como pla- gerenciales específicas para la ejecución yneación corporativa y requieren diferentes bases revisión?de planeación distintas a los presupuestos a cortoplazo y los procedimientos de control presupues- (c) Calendario para Planeación y Presupuestostario, que nornalmente se basan en planes anua-les. Además, la evaluación de los sistemas de pla- (i) cual es el calendario para la preparación yneación y presupuestación corporativos adopta- aprobación de los planes y presupuestosdos por una entidad deben enfocarse en el énfasis anuales corporativos?dado a la maximización de la utilidad en vez del ..control rutinario de los gastos y los ingresos. Las ro l endario se t iemo p* ra la generación de todos los unsumos yrespuestas a los siguientes grupos de preguntas revisiones administrativas de los planes ypueden proporcionar una visión general de los presupuestos anuales corporativossistemas de planeación y presupuestación corpo- (considere la extensión de la centraliza-rativos: ción/descentralización de la entidad)?

(a) Características de la Planeación (iii)quién prepara y controla estos calenda-rios?

(i) Hay planeación corporativa general? (iv) hay suficiente tiempo para la preparación e

(ui) Cual es el período cubierto por los planes incorporación de revisiones en los planes ycorporativos? presupuestos anuales corporativos?

(iii)Cómo se expresan los planes corporati-vos? (d) Control de Planes. Presupuesto y Desempeño

(iv)Se sumarizan los planes corporativos entérminos financieros (estados financieros (i) cual es el sistema de control del desempe-anuales y balances generales proforma)? ño real, comparado contra los planes y

(v) están los planes financieros generales res- presupuestos anuales corporativos?paldados por presupuestos secundarios (ii) cómo ayuda el sistema contable al controlapropiados (ingresos y gastos operativos, en (i)?gastos de capita, propuestas de deuda- (ui)quien prepara los informes financieros re-capital)? lativos al desempeño, y los planes y pre-

(vi)cuáles son los indicadores críticos de supuestos anuales corporativos?monitoreo en los planes corporativos? (iv)permite el sistema de información que los

. .d pgerentes funcionales controlen o hagancambios en la ejecución del plan corpora-tivo? Sobre una base oportuna? Con in-

(i) Quién prepara y aprueba los planes y pre- formación adecuada?supuestos anuales corporativos?

.. Hy . (v) son hechas en forma oportuna las correc-ciones adecuadas a los planes y presupues-

precios y mecarusmos de cambio? tos anuales corporativos? Por quién?(iii)Hay un sistema de revisión para gastos de (vi)qué controles existen sobre las contingen-

capital? cias?

(iv)Identifican los planes y presupuestosanuales corporativos las responsabilidades


(e) Estructura y Contenido de los Presupuestos (iv)quién compara la posición actual contra lopresupuestado y con que frecuencia?

(i) cual es la estructura analítica y el grado de (v) puede el flujo de caja contrarrestar el pre-detalle del presupuesto anual? supuesto principal (p.e. suspendiendo los

(ii) hay un presupuesto fisico además del pre- pagos o el uso excesivo de préstamos asupuesto financiero? corto plazo)?

(iii)qué identificación y forma de presentacióndel capital y los gastos e ingresos recu-rrentes se usan? 15. La revisión anterior debe ser utilizada para

(iv)son las clasificaciones de las lineas presu- juzgar la efectividad de la planeación y procesospuestarias objetivas o subjetivas? 4 presupuestarios corporativos, y el grado en que

deben buscarse cambios para mejorar su eficien-(v) se utiliza un sistema contable basada en el cia. En particular, debe utilizarse para determinar

método de contado o en el de acumulado? la habilidad del prestatario para alcanzar la ejecu-

(vi)qué periodo de presupuestación (mensual, ción controlada del proyecto y el desempeño fi-anual, multianual) se utiliza? nanciero convenido (p.e. el cobro de impuestos y

tasas), después de tomar en consideración cual-quier restricción que pueda ser impuesta por au-

(fO Bases para la Preparación de Presupuestos toridades superiores. Cuando sea posible, se debesolicitar al prestatario que corrija cualquier defi-

(i) qué controles existen sobre las contingen- ciencia antes de que comience el proyecto. Si secias? requieren cambios extensos, durante las negocia-se utilizan datos analítio dciones se debe obtener un compromiso con res-(n s ulizisetandastio, an ios d soporte pecto a lo que será hecho, un itinerario para larasnr implantación, requisitos de asistencia externa, y si

r) .las mejoras deberían formar parte de un compo-(iii) están disponibles los resultados o datos nente del proyecto (por ejemplo, un nuevo siste-

correspondientes a años anteriores, así ma presupuestario).como al año actual?

Contabilidad Financiera

(g) Presupuesto del Flujo de Caja 16. Un prestatario puede usar un ManualContable o un Manual de Procedimientos, o am-

(i) como operan el flujo de caja? bos para prescribir regulaciones y responsabilida-(ii) quién lo aprueba y ejecuta? des para la operación del sistema contable. El( o qe fflujo del sistema, el mantenimiento de registros y

( dia)con que frecuencia lo preparan los procedimientos de autorización para efectuar(diariamente, semanalmente, mensualmen- enmiendas y correcciones están normalmente des-te o anualmente)? critos en el segundo manual, junto con la contabi-

lidad mecanizada o procedimientos de cómputo,cuando sea aplicable. Un sistema puede estar ba-

4 La clasicación objetiva es el análisis por unidades ope- sado en un sistema de codificación desarrolladorativas o por producción (p.c. para una entidad pro- internamente o en un Código o Catálogo deductora de electricidad serian la generación, transmi- Cuentas nacional. Tal catálogo, o sistema internosión, distibución, etc.). La clasificación subjetiva es el de codificación, y los manuales mencionados arri-análisis por ~insuos básicos (p.c. salarios, jornales, a c e d pcombustible, y suministros). ba, cuando estén disponbles, pueden ser revisa-


dos para determinar la efectividad del sistema 18. Debe determinarse el principio bajo el cualcontable en relación con: (a) un buen diseño y se efectúan las entradas contables. Idealmente, loshabilidad para responder a las necesidades del libros de una entidad autónoma generadora deproyecto y, cuando sea aplicable, a los requisitos ingresos deberían mantenerse de acuerdo conde la entidad, y (b) el cumplimiento, en la prácti- principios de acumulación por partida doble. Elca, con dichos manuales y códigos. Puede que sistema contable de una entidad gubernamentalantes o durante la ejecución del proyecto sea ne- que opera en una base de efectivo de partida do-cesario efectuar la actualización de los manuales o ble puede ser aceptable, siempre y cuando la enti-el rediseñío de un sistema de codificación mal es- dad mantenga registros contables subsidiarios quetructurado. permitan determinar transacciones de capital y de

gastos corrientes, un flujo.de caja y un análisis de17. Un sistema de contabilidad financiera delas obligaciones y cuentas por cobrar, cuando seabería consistir, por lo menos, de lo siguiente: necesario, al principio y al final de cada afño fiscal.

(a) un sistema de registros o cuentas de transac- 19. En ausencia de evidencia confirmatoria,ciones individuales, a veces conocidos como p.e. reportes de auditoría, se deben efectuar veri-"libros de entrada inicial," como los libros de ficaciones de alcance limitado para determinar sicaja; los registros contables se mantienen actualizados,

con balances periódicos (mensual o trimestral-(b) un sistema auto-ajustable de "control y cuen- mente) y que existen las providencias para la ge-

tas totales" derivado de los totales de las neración de informes en fechas predeterminadas;cuentas en los libros de entrada inicial, a veces se deben solicitar y examinar los balances deconocido como el "mayor general;" comprobación, las fechas en que fueron efectua-

dos, y el período cubierto por las transacciones.(c) un sistema para hacer transferencias y ajustes Como guía, un balance de comprobación tomado

entre cuentas, a veces conocido como el Cm ua nblned opoaintmddtr. c a más de un mes después del cierre de un periodoaio." contable puede ser insatisfactorio. Rubros deter-

minados pueden ser seguidos de los estados fi-Las transacciones individuales pueden ser agrupa- nancieros anuales hasta los libros de entrada ini-das en cuentas separadas (o libros de cuentas) por cial (p.e. los activos fijos al registro de activos)cada categoría, tales como efectivo, sueldos y sa- para (a) confirmar lo divulgado en los estados fi-larios, compras, préstamos recibidos, etc. El ma- nancieros, y (b) comprender la forma en que layor general puede ser la principal fuente de infor- información es procesada por el sistema.mación para los estados y reportes financieros. Loanterior es una simplificación, pero una misión depreparación o evaluación debe satisfacerse de que Contabilidad de Costosen una entidad existente, estos registros pueden almenos ser encontrados en alguna forma. Muchos 20. Puede que muchas entidades ejecutoras desistemas pueden utilizar procesamiento de datos proyectos no tengan o necesiten sistemas de con-que posiblemente dificulten el observar el flujo de tabilidad de costos. Sin embargo, los sistemas es-entrada. Las revisiones pueden requerir el uso de pecialízados de contabilidad de costos puedenespecialistas; alternativamente, puede ser suficien- ofrecer beneficios substanciales a algunos proyec-te el discutir el flujo del sistema con los auditores tos o partes específicas de las operaciones de al-internos o externos. En base a estas discusiones, gunas entidades, tanto para determinar los costospuede ser posible determinar la adecuación y cali- de servicios como los de productos, al proveerdad del sistema. comparaciones oportunas y mensurables con res-

pecto a normas establecidas. Es preferible que la


contabilidad de costos sea una parte integral del deben tener actividades principalmente de conta-sistema de contabilidad financiera para que todos bilidad o de custodia, aún cuando puedan ser res-los ingresos al sistema sean mutuamente consis- ponsables por producir o contabilizar los datostentes. Pueden existir sistemas de costos separa- iniciales o básicos. La iniciación y autorización dedos del sistema contable; sin embargo, en tales transacciones, así como el registro y custodia decasos se debe obtener confirmación de que en ca- los activos resultantes deben estar separados. Porda sistema se utilizan controles adecuados para lo mismo, la recepción y desembolso de fondosreconciliar los datos. deben estar separados de la contabilidad. Un de-

partamento de materiales no debe tener acceso a21. Un proceso de asignación de costos puede los registros contables principales utilizados para

requerir un grado considerable de análisis para verificar la integridad de los inventarios, y un de-

permitirle a los gerentes controlar todos los insu- partamento de producción no debe computar susmos al proceso productivo. El personal del Banco propios costos. Normalmente, las labores y res-debe asegurarse de que: (a) la entidad está usando ponsabilidades deben estar segregadas para quesu sistema de costos para proveer información ninguna persona puede manejar una transaccióngerencial valiosa, (b) los costos y beneficios son completamente de principio a fin. Si dicha divi-evaluados antes de recomendar tal sistema, y (c) sión no es factible, otras practicas de protecciónla entidad es capaz de operar un sistema de cos- deben ser diseñadas. Estos controles internostos. ayudan a establecer la confiabilidad e integridad

de los registros y la información contable.Controles Internos y Auditoría Interna

24. Mientras que las entidades pequeñas de-Una de las funciones más importantes de la ad- ben depender en verificaciones y controles inter-ministración es el diseño y mantenimiento de nos, las organizaciones más grandes deben tenercontroles internos para alcanzar la respondabii- alguna forma de auditoría interna. El papel espe-dad a todos los niveles de la entidad. Los elemen- cial de auditoría interna consiste en determinartos típicos del control interno deben incluir: qué tan bien trabajan los otros elementos de con-

trol y la medida en que son importantes a los sis-(a) legislación habilitadora temas. En la mayoría de las entidades, se espera

(b) regulaciones que el auditor interno proponga acciones correc-

(c) políticas y objetivos tivas cuando se le solicite. Una unidad de audito-ría interna consiste de una persona o grupo que se

(d) sistemas y procedimientos reporta a la administración --preferiblemente in-

(e) estructura organizativa que provea una segre- dependiente de los gerentes financieros. Idealmen-gación de funciones te, el auditor interno deberia tener una libertad

(f) descripción de puestos comparable a la del auditor externo para decidirsobre su papel y operaciones; de otra forma su

(g) planeación y presupuestos posición puede volverse insoportable, y puede ser

(h) contabilidad de poco uso para asegurar la respondabilidad.

(i) informes de desempeño financiero y fisico, y

0auditoría interna 25. Los asuntos típicos que auditoría internadebe evaluar y reportar a la administración inclu-

23. La administración cabal y el control inter- Yno efectivo requieren independencia organizacio- (a) la efectividad de los controles contables, fi-

nal de los departamentos de operaciones, custodia nancieros y operativos, y cualquier necesidady contabilidad. Los departamentos operativos no de modificación;


(b) el nivel de cumplimiento con las políticas, pla- pecializan en la selección y adiestramiento denes y procedimientos establecidos; personal. En una entidad generadora de ingre-

(c) la confiabilidad de los sistemas contables, da- sos, debería haber al menos un gerente supe-tos e informes financieros; rior que tenga expenencia en sistemas finan-

cieros y con antecedentes contables suficien-(d) métodos para remediar los controles débiles o tes para permitirle tomar decisiones adecuadas

para establecer controles cuando no los hay; y con respecto a aspectos de personal del (los)

(e) verificación de activos y pasivos. departamento(s) de contabilidad y finanzas.

26. Un auditor interno debe trabajar dentro deun esquema bien definido de programas y requisi- 28. La evaluación debe, incluir una revisión deltos de información. Si ha una instalación de pro- tamaño y la calidad del personal para asegurarcesamiento de datos, el auditor interno debe estar que son adecuados para el tipo de actividad y re-autorizado para asegurarse que los cambios y sultados esperados. Por ejemplo: administraciónenmiendas a los programas de computación son de caja (es decir, la función de tesorería) debe te-consistentemente supervisados para prevenir irre- ner personal que se especialice en la programa-gularidades. Para examinar el alcance y efectivi- ción de flujos de caja, en arreglos para depósitosdad de las verificaciones y controles internos, sus bancarios y en el control del efectivo. Una funcióncostos asociados deben ser verificados contra los de contraloría debe tener personal especifico parade la auditoría externa; sin los primeros, el siste- encargarse, inter alia, de la planeación financiera,ma externo puede ser demasiado caro; y por el el control presupuestario general, los sistemas ycontrario, los costos de una auditoría interna con procedimientos financieros de contabilidad depersonal permanente pueden ser mucho más altos costos, y los sistemas de procesamiento de datosque los de un auditor externo. y de información gerencial.

Sistemas de Procesamiento de Datos 29. Los procedimientos de reclutamiento de-ben ser examinados para determinar su adecua-

27. Dos características importantes de los ción. Debería existir un programa adecuado parasistemas pueden requerir examen: la capacitación de los empleados y revisiones pe-

riódicas de personal para determinar si el desem-

(a) la efectividad y seguridad de los sistemas y peño del mismo es satisfactorio. Estos programasequipo relacionado existentes; y deberían incluir capacitación formal antes de que

el puesto sea ocupado o durante las laborés del(b) cualquier propuesta por un prestatario para mso n obncó eabs abé

Paa mismo, o una combinación de ambos. Tambiéninstalar equipo o sistemas nuev~os como parte puede ser necesario evaluar la calidad de los pro-de un proyecto. Los sistemas complejos pue- gramas de capacitación tanto internos como ex-

den requerir la asesoría de un especialista. L ternos para aconsejar al prestatario y/o a la enti-primera característica requiere examinar la dad sobre la necesidad de mejoras o ampliaciones.

compatibilidad del sistema de procesamiento Las conclusiones sobre la efectividad de los pro-de datos con otros elementos del proceso de cedin-entos de contratación de personal, la cali-

contabilidad financiera, y cualquier otra acti- dad del personal existente, y la calidad delos pro-vidad relacionada del prestatario, p.e. inven-*'tarid relacirsonada delrestiatari, pervinvn gramas de capacitación deben reflejarse en un re-tanio y el personal gerencial, de supervisión y potJel iinrfrnea sitm deamnsejecutor de las labores de contabilidad y pro- tración financiera.cesamiento de datos. Las organizaciones bienadministradas tienen profesionales que se es-

i

11

1

ANEXO V: REVISION DE SISTEMAS PARA PROYECTOS NO GENERADORES DE INGRESOS 85

ANEXO V: REVISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y LOS SIS-TEMAS DE CONTABILIDAD PARA ENTIDADES EJECUTORAS DE PRO-

YECTOS NO GENERADORES DE INGRESOS

1. La mayoría de los proyectos no generado- ma de contabilidad y presupuestos gubernamenta-res de ingresos serán ejecutados por agencias gu- les, solamente cuando ellos y el gobierno estén

bernamentales. La siguiente lista de verificación totalmente satisfechos que los nuevos procedi-está diseñada principalmente para fomentar una mientos al menos mantendrán y, cuando sea po-verificación del presupúesto, contabilidad y siste- sible, mejorarán la respondabilidad y facilitarán la

mas de control interno típicos del gobierno, y de- ejecución del proyecto. Desmantelar la verifica-be ser leída conjuntamente con el Anexo IV, que ción y el control existentes en los sistemas, sincontiene recomendaciones detalladas para revi- antes substituirlos con medidas nuevas adecuadassiones que son comunes para proyectos generado- y sin el personal capacitado para implantarlas,res de ingresos y no generadores de ingresos. puede tener serias consecuencias.

* Contabilidad gubernamental 3. Los gobiernos ejecutan una gama muy

* Condición ("Status") de la entidad amplia de servicios, a menudo como los principa-

* Regulaciones financieras les recolectores y usuarios de fondos de un país.* Administración financiera y contabilidad: Esto requiere buenos sistemas financieros en el

(i) Presupuestos y control presupuestario gobierno, con métodos obligatorios de presupues-

(ii) Sistemas procedimientosy financieros tos y contabilidad. Usualmente éstos son esta-blecidos bajo un método de "caja o efectivo,"

(iii)Contabilidad financiera y de costos contrastando con el método de acumulación nor-

(iv) Control interno malmente utilizado en la practica comercial.Cuando una entidad ejecutora de proyecto forma

Sistemas básicos para establecer y mantener la parte de la administración de un gobierno, lasrespondabilidad prácticas de administración financiera y de con-

tabilidad del gobierno normalmente se aplicaría a

Contabilidad Gubernamental ella, a menos que se logre un acuerdo para efec-tuar arreglos de contabilidad especializados para

2. Muchos proyectos no generadores de in- un proyecto, y cuando sea aplicable, para la enti-gresos serán ejecutados por entidades que son dad ejecutora del mismo.parte del gobierno, controladas por el gobierno ofinanciadas por el gobierno. Se debe obtener un 4. La ubicación de la responsabilidad por losconocimiento total de los principios y de la ope- servicios de contabilidad de los gobiernos varía deración de cada sistema presupuestario y de con- país a país. En algunos, un contador general o untabiidad involucrados antes de que un proyecto contralor puede ser el responsable; en otros, elsea ejecutado. Los sistemas gubernamentales de Ministerio de Finanzas puede asumir la jurisdic-contabilidad y presupuestos pueden incluir lo que ción; en otros, puede ser dificil identificar la res-parecen excesivas medidas burocráticas previas al ponsabilidad--los sistemas pueden haber sido es-pago, una contabilidad repetitiva mantenida en tablecidos en regímenes anteriores, sin continui-diferentes niveles o localidades, retrasos en el de- dad de la responsabilidad. Determinar esta res-sempeño aparentemente causados por falta de ponsabilidad puede ser necesario si se requierendelegación de responsabilidades, y un conjunto de cambios contables para ejecutar el proyecto, onormas y reglas arcaicas. Los funcionarios del para mejorar las operaciones de la entidad de unBanco deben buscar el mejoramiento de los siste- proyecto.

86 ANEXO V: REVISION DE SISTEMAS PARA PROYECTOS NO GENERADORES DE INGRESOS

5. El funcionario financiero principal de un (e) instaurar controles internos y externos, yservicio de contabilidad gubernamental puede arreglos de auditoría satisfactorios.ejercer roles de responsabilidad (p.e., contadorgeneral), que pueden influenciar el desarrollo y Cuando cualquiera de los requisitos des-mantenimiento de buenas practicas contables. La critos anteriormente esté fuera de la jurisdicciónexistencia de estos servicios no puede, sin embar- de la entidad, los funcionarios del Banco debengo, tomarse como que implica que las prácticas verificar con la institución responsable para ase-gubemamentales son automáticamente buenas y gurar su anuencia ya sea a satisfacer prontamenteaceptables para las entidades de proyecto poten- los requisitos o a delegar a la entidad ejecutora elciales. Las prácticas gubernamentales prescritas derecho de implantarlas durante el período delpueden haber sido modificadas en forma no oficial proyecto.a nivel local porque son muy detalladas, mal com-prendidas o mal supervisadas. Regulaciones Financieras

6. Los funcionarios del Banco deben familia- 8. Cualesquiera regulaciones existentes sobrerizarse con los roles específicos que los funciona- la operación de los sistemas de administraciónrios gubernamentales responsables tienen en el financiera y de contabilidad (Anexo IV, párrafo 9)control y supervisión del desempefío de la con- deben ser revisadas para asegurar su compatibili-tabiidad en el gobierno antes de buscar su ayuda dad con los requisitos del Banco. Cualquier en-para asuntos específicos del proyecto. El término mienda que se haga a las regulaciones debe ser"contador" en el gobierno normalmente tiene va- hecha solamente para fortalecer los sistemas in-rios significados o interpretaciones diferentes al ternos de una entidad, además de apoyar el pro-del "contador público" en el sector privado. El yecto.titulo de "contador general" puede ser una desig-nación para un cargo oficial, pero su ocupante Administración financiera y Contabilidadpuede tener poco o ningún conocimiento de fi-nanzas y contabilidad. Presupuestos y Control Presupuestario

Situación de la Entidad 9. Las revisiones relativas a los presupuestosanuales y al control presupuestario recomendadas

7. La situación de una entidad debe ser esta- en el Anexo IV también son apropiadas en cuantoblecida para determinar, en especial, su habilidad apliquen a un proyecto no generador de ingresos.para: La experiencia con estos proyectos, sin embargo,

enfatiza la importancia de determinar el sistema(a) Presupuestar y obtener aprobación presupues- presupuestario que será aplicado durante el perío-

taria para los fondos requeridos; do del proyecto. Durante la evaluación, los fun-(b) proveer fondos prontamente para la ejecución cionarios del Banco deben satisfacerse de que

del proyecto y su operación y mantenimiento; comprenden plenamente el sistema y que han ob-tenido (o pueden obtener en las negociaciones)

(c) instaurar, operar y corregir los sistemas de acuerdo sobre:contabilidad financiera para atender los re-quisitos del Banco; (a) Los procedimientos presupuestarios a ser uti-

(d) proveer el personal necesario y con las habili- lizados por una entidad y las instituciones su-dades requeridas para la ejecución del proyec- periores que dan aprobaciones de alto nivel,to; que aseguren la ejecución del proyecto de

manera oportuna y adecuada;

ANEXO V: REVISION DE SISTEMAS PARA PROYECTOS NO GENERADORES DE INGRESOS 87

(b) la oportunidad de la planeación y aprobación tablezcan un subsistema que atienda los requisitosde todas las operaciones presupuestarias para contables y de informes financieros del Banco.asegurar la asignación anual y la liberación de Una entidad debe ser animada a usar los totalesfondos; y resultantes de un subsistema para apoyar o re-

(c) la oportunidad de la liberación de los fondos conciliar la información del sistema general; p.e.,de contraparte asignados en los presupuestos. el subsistema debe convertirse en un sistema de

costo integrante del sistema contable principal.

10. Si el año fiscal del prestatario en el cual 13. Cualquier que sea el sistema que la enti-debe comenzar el proyecto empieza antes de la dad utilice, éste debe ser capaz de una divulgaciónfecha de la activación del préstamo, es esencial clara y oportuna de:asegurarse que el presupuesto para el inicio delproyecto (incluyendo los costos de operación de (a) los costos del proyecto para los componentela entidad del proyecto y su sistema contable, y de convenidos entre los funcionarios del Banco yla contratación de los auditores) esté disponible la entidad de cada proyecto;para el año fiscal inicial. La disponibilidad de ta-les fondos debe ser mencionada en el SAR. Si no (b) los costos operativos por línea presupuestariahay ninguna provisión de presupuesto, el SAR analizados en detalle suficiente para proveerdebe describir cómo el proyecto será financiado control sobre los gastos corrientes incrementa-mientras esté pendiente de autorización presu- les; ypuestaria. (c) labase para todo tipo de solicitudes de de-

sembolso de préstamos.Contabilidad Financiera y de Costos

El inciso (a) es particularmente importante11. Es preferible que una entidad mantenga al en la contabilidad gubernamental, donde los in-menos los registros especificados en el Anexo IV, formes de bienes cubriendo un determinado pe-párrafo 16; pero en algunos sistemas contables ríodo comúnmente no están mantenidos.(especialmente los gubemnamentales) muchos detales registros --especialmente las cuentas de 14. El Banco puede convenir en financiarcontrol- pueden no ser mantenidos. Las cuentas gastos recurrentes incrementales, p.e., gastosgubemamentales típicas pueden reflejar solamente arriba de un nivel particular establecido en uncuentas generales para servicios. Puede que un tiempo determinado con el prestatario. Los sis-proyecto o componente de proyecto utilice sola- temas contables gubemamentales pueden no dis-mente una línea de gasto de una "serie`, o puede tinguir entre gastos base e incrementales, particu-estar contenido con otro items en un solo rubro. larmente en el caso de sueldos, salarios y gastosA menos que los funcionarios del Banco pidan de administración relacionados. Es necesario, porinformación más detallada, los gastos por sub- lo tanto, convenir con el prestatario sobre medioscomponentes del proyecto pueden ser imposibles adecuados para identificar tanto las provisionesde controlar una vez que empiece el proyecto. presupuestarias como la información contable que

puede respaldar e informar sobre estos gastos.12. Cuando se vaya a utilizar el sistema gu- Los siguientes pasos pueden ser seguidos: esta-bemamental de contabilidad y presupuestos, es blecer contabilidad apropiada para las cuentasrecomendable decidir los detalles de los gastos del mayores de gastos, sub-códigos, subsistemas eproyecto para los cuales se requerirán informes, y informes especiales; convenir en contabilizar so-si pueden ser introducidos en el sistema de con- lamente las cuentas mayores de gastos involucra-tabilidad y costos sin dificultad. Si no se puede, dos y desarrollar una formula para la aplicaciónse le pedirá al prestatario y/o a la entidad que es- periódica a los gastos totales bajo esas cuentas

88 ANEXO V: REVISION DE SISTEMAS PARA PROYECTOS NO GENERADORES DE INGRESOS

presupuestarias y obtener una distribución razo- mencionadas en el Anexo IV. Si los sistemas de

nable de los gastos incrementales; y la revisión control y verificación internos no son satisfacto-

continua de la base y los costos incrementales. rios, y la efectividad de la auditoría externa noestá establecida, no se debería permitir proceder

Control Interno con el proyecto hasta que el prestatario y/o la en-tidad haya convenido en fortalecer los sistemas

15. Cualquier sistema para apoyar un proyec- internos de control.to debe incluir las medidas básicas de control

ANEXO VI: CONTABILIDAD SECTORIAL 89

ANEXO VI: CONTABILIDAD SECTORIAL

1. Los siguientes son algunos factores clave * Principios conservadores con respecto al re-que afectan la contabilidad para algunos sectores conocimiento del ingreso por intereses;seleccionados. Políticas de contabilidad claras en la clasifica-

Sector Financiero ción de préstamos corrientes y atrasadas, y lasreservas para cuentas malas;

2. El éxito de un programa del sector finan- * Separar categorías deingresos por interés,ciero depende de la preservación del capital y la otros cargos asociados con los préstamos, yintroducción de mecanismos de control y segui- otras fuente de ingreso no relacionadas conmiento que supervisan la calidad de la cartera y préstamos, como el pago de un subsidio direc-los ingresos financieros que se le acumulan. Mu- to para los gastos operacionales;chos proyectos del Banco estarán involucrados Categorias separadas para cada fuente impor-con las Instituciones Financieras de Desarrollo tante del financiamiento. Muchas IFDs reci-(IFD) cuyas actividades de crédito y salud finan- ben subsidios a través de tasas de interés porciera deben ser auto-suficientes. Para ser auto- debajo del mercado. Para calcular el subsidio,suficiente, es importante que la institución finan- los fondos de préstamo deben ser segregadosciera gane suficiente ingreso neto para mantenersu patrimonio en términos económicos reales(p.e., después de considerar la inflación). Para * Habilidad para generar indicadores del de-alcanzar esta posición, los ingresos por interés sempeño importantes, como la utilidad sobreque serán afectados por las tasas de mercado deel capital, ingreso promedio de interés de laben ser suficientes para cubrir los costos de fi- cartera, gastos operacionales con relación ananciamiento, gastos de operación y cualquier las utilidades, pérdidas sobre préstamos conpérdida razonable en su cartera. Sin embargo, en relación a las utilidades, montos atrasados conalgunos casos el gobiemo puede preferir financiar respecto a montos por cobrar, costo promedioun elemento de subsidio para cubrir gastos ope- de los fondos, tasa promedio de rendimientoracionales anormales y pérdidas de cartera surgi- del capital, porcentaje de préstamos corrien-das de préstamos a grupos y áreas específicas. Es tes, cartera en peligro (o riesgo), etc.importante que los ingresos y costos estén apro-piadamente segregados para dar la información Infraestructuranecesaria para calcular el subsidio necesario paracubrir el impacto de la operación específica, y los 3. Las actividades de infraestructura se refie-indicadores de desempeño utilizados en el sector ren a casi todos los sectores, por ejemplo, cons-financiero para medir la eficiencia. Algunos pun- trucción de represas para irrigación, escuelas, ca-tos importantes de interés que deben ser conside- rreteras, etc. Estas generalmente son inversionesrados al evaluar el sistema de administración fi- grandes a lo largo de un periodo de tiempo, y quenanciera en este sector son: requieren una supervisión muy cuidadosa para

que la ejecución sea conforme al plan. Algunos* Grado de independencia de una institución aspectos específicos que requieren atención inclu-

financiera con respecto a las políticas guber- yen:namentales e intervenciones;

90 ANEXO Vi: CONTABILIDAD SECTORIAL

la administración de contratos grandes con ción en los sectores de energía, y funcionesposible rebasamiento de costos con respecto a similares de proceso en el sector de agua.los planes originales, incluyendo la estimaciónde costos para la finalización; Sectores Industrial y Agropecuario

* los efectos sobre la moneda local del movi- . .,,,, .5. Estos sectores mnclwiran muchas de las ca-miento de las tasas de cambio, con respecto a,...e racterísticas del sector de servicios. Los aspectosequipo importado y otros aspectos foráneos relacionados incluyen:del contrato;

* capitalización de los costos de construcción; y . Alteraciones en la tasa de cambio de la nmone-

* demoras causadas por el retraso en asegurar da local que pueden tener un efecto significa-los derechos de tierra y otros derechos; la ne- tivo sobre el endeudamiento, y sobre los cos-cesidad de una gran cantidad de fondos de tos operativos para materias primas, combus-contrparte, que puede plantear un problema tible, repuestos, y otros insumos, y sobre pre-conpresaarte, eios.CiOS de exportación especialmente en el sectora los prestatarios,.goeuro

agropecuario;

Sectores de Servicios y de Transporte * Entorno hiper-inflacionario que requiere larevaluación de los bienes que afectan los

4. El sector de servicios normalmente com- costos operacionales, e impacta las activida-prende proyectos de energía, agua y telecomuni- des dirigidas a la exportación que puedencaciones. El sector de transportes incluye puer- afectar los ingresos;tos, ferrocarriles y transporte terrestre público. Separación de los costos de fabricación yLos aspectos relacionados pueden incluir: otros costos de producción de los costos de

• Administración de contratos grandes, con Po- administración, y de los activos fijos de los

sible exceso de costos con respecto al plan activos de producción;original; El registro y evaluación de inventarios toman-

• Movimientos en la tasa de cambio de la modo en cuenta el valor neto de recuperación de

neda local que pueden tener un impacto signi- nventarios (o deterioro en el sector agrope-ficativo sobre el endeudamiento y los costos cuario);de operación (combustible y repuestos); . El ciclo de producción, especialmente en el

sector agropecuario, p.e., la industria forestal;* Un entorno mnflacionario que requiera la reva-

luación de activos; * Grado de independencia (cuando es controla-

• Los proyectos requieren una gran cantidad de do por el gobiemo) sobre fijación de precios.

financiamiento de contraparte, lo que puede Sectores de Recursos Humanos y A2rculturaplantear problemas de liquidez;

* Buena información financiera para fijar tarifas 6. Para los sectores no generadores de ingre-o precios, para supervisar el uso y facturación, sos, como el de recursos humanos que cubre sa-para recaudaciones, y otros indicadores del lud, educación, población, etc.; y agricultura, quedesempeño; cubre investigación, asistencia técnica al agricul-

• Separación de la producción y de los costos tor incluyendo extensión; e irrigación -los pro-

de áreas clave de supervisión, tales como la yectos normamente son implementados por elgobiemo a través de uno de sus departamentos oagencias. Por lo tanto, estos proyectos están

ANEXO VI: CONTABILIDAD SECTORIAL 91

fuertemente afectados por la condición y sofisti- * Los requisitos de co-financiamiento y/o do-cación de la estructura de la administración fi- nantes, cuando sea aplicable;nanciera gubernamental de la cual forman parte. .,Ocasionalmente pueden ser contabilizados total- los costos recurrentesndemente separados de las cuentas del gobiemo. Paraestos proyectos, el Banco normalmente estará in- * Cualquier otro aspecto adicional relativo a losteresado en la estructura y controles que afectan sectores específicos.el proyecto. Debido a que el gobierno no mide eldesempeño a través de la utilidades, los indicado- Amiculturares del desempeño deben ser cuidadosamenteconstruidos utilizando información fisica y finan- 7. El sector de agricultura está compuesto deciera. Algunos aspectos comunes a ser considera- entidades generadoras de ingresos y no generado-dos al proveer la respondabilidad financiera de los ras de ingresos. Las entidades generadoras de in-proyectos mencionados anteriormente son: gresos están cubiertas en la discusión sobre los

sectores Industrial y Agropecuario (párrafo 5).* Segregación clara de los gastos del proyecto Entre los proyectos no generadores de ingresos,

dentro del sistema contable gubernamental; tales como la investigación, asistencia técnica yproyectos de extensión, los requisitos contables

y. Creación de vínculos entre losgastodp serian similares a los discutidos anteriormente.

c yLos proyectos de crédito agrícola tienen caracte-* Identificación y vinculación de gastos de pro- rísticas similares a los discutidos para el sector

yectos e información fisica requerida para in- financiero. Algunas características específicas dedicadores del desempeño; la agricultura son:

* Indicación clara de cómo son financiados losproyectos, ya sea a través de los sistemas de * Un ciclo operacional o productivo muy largopresupuesto y gastos del gobierno o financia- Los ciclos operacionales pueden variar de undos separadamente, incluyendo la identifica- mínimo de seis meses (donde hay dos estacio-ción de la contraparte y/o financiamiento de nes de cosecha al año) hasta seis años y másdonantes; en el caso de arboricultura (por ejemplo, fru-

tas cítricas).* La consolidación de cuentas de sub-proyecto

cuando hay varias agencias sub-ejecutoras; * Los proyectos agrícolas usan el menor delvalor neto realizable o costo para valuar los* Tratamiento contable de los bienes utilizados productos agrícolas.

por el proyecto; * Los aspectos estacionales y de descomposi-

ción o perecibilidad de la producción.

i

1i1

ANEXO VII: REVISION DE LOS ESTADOS DE GASTOS POR LOS TMs. 93

ANEXO VII: REVISION DE LOS ESTADOS DE GASTOS REALIZADA PORLOS GERENTES DE PROYECTO (TMs)

Los TMs deben seguir la información provista a para estados de gastos seleccionados de esta listacontinuación como una guía, y pueden omitir al- solicitar que personal del prestatario obtenga lagunos procedimientos que consideren innecesa- documentación de respaldo de los gastos.rios después de consultar con un Profesional deContabilidad y Auditoría. 4. Para cada gasto, realizar lo siguiente:

1. A través de la discusión con los funciona- (a) Evaluar la adecuación de la documentación derios del país prestatario, obtener una comprensión respaldo que normalmente debe incluir uno oy documentar (o actualizar la documentación más de los siguientes:previa) el proceso y los controles relacionadospor los cuales los gastos son comprometidos, re- * documentos de compras (documentos de lici-visados, aprobados, pagados e identificados para tación, invitación, evaluación y asignación)inclusión en las solicitudes de retiro de préstamos. * contrato de compra

2. Considerar la eficacia de los siguientes * órdenes de compracontroles y documentar cualquier ejemplo de falta * carta de créditode control o casos en que se considere que loscontroles necesitan fortalecimiento: * factura del proveedor y certificado de origen

* documentos de embarque o importación y* Existen niveles apropiados de revisión y apro- certificados de inspección

bación, y son seguidos en cada etapa del pro- fces degso* facturas o certificados del contratistaceso de gasto.

. L p * otra evidencia de recepción de bienes y servi-• Los procedirnientos y responsabllidades están co

claramente definidas y adecuadamente docu- ciosmentados. * cuentas de cierre

* Existe segregación adecuada de tareas para * registro de costos recurrenteslas funciones de iniciación, autorización, de- * autorización de pagosembolso y registro.

., , . * evidencia de pago/estados de cuentas* La autorización y aprobación son obtenidas

antes de incurrir en el gasto. * registros contables de aprobaciones, desem-

* La documentación es mantenida por un perío- bolsos y saldos disponiblesdo adecuado con el propósito de satisfacer los * evidencia que los reembolsos han sido hechosrequisitos de auditoría y de la revisión por por los proveedores y los ajustes correspon-funcionarios del Banco. dientes hechos en aplicaciones subsiguientes,

en situaciones en que los bienes fueron de-* Los compromisos son hechos después que se vueltos.

han seguido los procedimientos aplicables.(b) Asegurar que el gasto fue apropiadamente

3. Obtener una lista de todos los estados de Aurad y aprobado.gastos sometidos durante el período en revisión, y

94 ANEXO VIl: REVISION DE LOS ESTADOS DE GASTOS POR LOS TMs

(c) Verificar que el gasto sea elegible para de- * pagos hechos antes de la firma del préstamosembolso del Banco bajo los términos del o anteriores a la fecha de elegibilidad espe-préstamo. Los gastos inelegibles pueden in- cificada para financiamiento retroactivo;cluir: * pagos por artículos en la lista negativa o que

* facturas duplicadas; no están en la lista positiva (para operacio-nes de préstamo de ajuste).

* pagos hechos en antes de recibir el bien o dela prestación de servicios, a menos que estos (d) Verificar la exactitud matemática del estadopagos sean consistentes con las provisiones de gastos.del contrato y sean prácticas comerciales es-tablecidas; (e) Concordar con el porcentaje usado para de-

* pagos que deberían haber sido hechos bajo terminar la parte del Banco del total de lasprocedimientos normales de desembolso, con compras del acuerdo del préstamo. Verificar

n dque el monto adecuado fue solicitado para re-plena documentación (p.e. pagos bajo contra- eblotos sujetos a revisión previa del Banco, o pa- embolso.gos bajo contratos con valores que exceden (f) Resumir los resultados del trabajo realizadolos limites de los estados de gastos); y en un formulario de resumen.

• pagos por artículos que no fueron comprados (g) Notificar al prestatario los casos de resultadosde acuerdo con los convenios legales, tales negativos.como:

* pagos por artículos de países que no son 5. Cuando sea apropiado y práctico, considerarelegibles bajo las Normas de Compras del la observación fisica de una muestra de losBanco; artículos adquiridos, para confirmar su exis-

* pagos por artículos no especificados en la tencia.compra;

ANEXO VIII: USO DE INFORPACION FINANCIERA PARA LA SUPERVISIÓN 95

ANEXO VlI: USO DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA SUPERVISAR LAEJECUCIÓN FISICA DEL PROYECTO

Necesidad de información financierao Identificar el potencial para mejoras mediante

Los Gerentes de Proyecto necesitan tener infor- le evaluación retrospectivamación financiera correcta, oportuna y confiable,no solo para evaluar el desempeño sino también Métodos principales para supervisar el de-para ayudar a solucionar problemas en forma di- sempeño del proyectonámica, al anticipar los problemas latentes y losriesgos en las diferentes etapas de la ejecución del o Supervisión de los factores claveproyecto en un entorno social, económico y fi- * Análisis de variacionesnanciero dinámnico. o Análisis financiero y proyecciones financieras

La información financiera sobre la ejecución del Análisis de factores claveproyecto adquiere una importancia primordialcuando existe una insuficiencia endémica de sis- El análisis de factores clave es una forma baratatemas de información gerencial en el país presta- de proveer un indicador sencillo de la salud deltario en vías de desarrollo. proyecto y de los problemas actuales y potencia-

les. La mayoría de los proyectos tienen unosUtilice la información financiera para: cuantos factores cuyo desempeño es un indicador

muy fehaciente del desempeño global del proyec-Proyectos Actuales to. Tales factores se designan como factores cla-

ve. Los rangos de variación de los factores clave* Evaluar el estado de ejecución del proyecto pueden ser fijados, por proyecto, para cada etapa* Analizar las variaciones de los costos del pro- de la ejecución del mismo, cuando se efectúa el

yecto contra los costos presupuestados y los compromiso del proyecto. El análisis de la varia-costos por sectores ción de los factores clave es efectuado periódica-

.. mente por el adnministración del proyecto para su-* Identificar el uso final de los recursos utliza- et o lamnsrcó e rycopr udos pervisar el desempeño de la ejecución del mismo.Cualquier desviación importante con respecto a

* Identificar y anticipar problemas y riesgos los limites de tolerancia de los factores clave es un* decidir las modificaciones necesarias al diseño indicador de problemas actuales o potenciales y

del proyecto debe ser investigado. Si las desviaciones impor-* Re-evaluar los objetivos del proyecto a la luz tantes son causa de circunstancias inevitables, ye -e i y n no pueden ser corregidas, los limites de toleranciade la experiencia y nuevos acontecimientos

para futuras etapas de ejecución del proyecto de-* Reasignar recursos ben ser cambiadas acordemente.

Proyectos Completados Ejemplos de Factores clave

* Analizar las variaciones en los objetivos del En la etapa de ejecución delproyecto:proyecto

* Identificar las características del proyecto que . En el Sector Energético los factores clavedeben ser duplicadas o evitadas pueden ser -para un proyecto hidroeléctrico -

96 ANEXO Vill: USO DE INFORMACION FINANCIERA PARA LA SUPERVISIÓN

- porcentaje de completación por dólar de re- potenciales por categoría de gastos. Cualquier

cursos insumidos, que pueden variar de variación es investigada, y si está justificada, se

acuerdo con la etapa de completación del revisa el plan para tomar en cuenta la variación en

proyecto. los análisis futuros.

• En el Sector Agropecuario -- para un proyec-to de irrigación-el costo en dólares incurri- Para un proyecto de irrigación, por ejemplo, las

do por kilómetro de canales puede ser el fac- categorias de gastos pueden ser:

tor clave. * construcción de canales

* En el Sector de la Educación -- para un pro- . instalación de juegos de bombas

yecto de educación primaria - el costo incu-rrido por cada 1,000 alumnos en una instala- * sistemas eléctricos

ción educacional puede ser el factor clave. * análisis de suelos

En la evaluación posterior del desempeño delproyecto * educación de los agricultores

* costos de reubicación de los agricultores des-En el Sector Energético, los factores clave pue- plazados

den ser:Análisis y Proyecciones Financieras

* kilovatios-hora por dólar de recursos insumi-

do, donde los recursos insumidos pueden ser: Este es el método mas amplio y visionario de su-

* costo de reemplazo de un recurso no pervisión de proyectos, y debería ser utilizado

renovable (como el petróleo); como complemento de los otros métodos. Su ob-jetivo es analizar los datos corrientes del desem-

* el costo socioeconómico del despla- peño de la ejecución del proyecto y pronosticar

zaniiento de personas; y/o los pasos esperados para completar el proyecto.

* el daño ambiental resultante de la Los problemas potenciales se vuelven más eviden-construcción de la estación generadora tes, y las soluciones optimas surgen.

de energía hidroeléctrica.Fuentes de información financiera

Análisis de Variacioneso datos de contabilidad de costos del proyecto

El análisis de variaciones contra el plan es el mé- o balance general, estado de resultados, estado

todo más utilizado que emplea la información fi- de origen y uso de fondos, y otros datos con-

nanciera para medir la ejecución del proyecto du- tables

rante y después de la ejecución del mismo; y re-

quiere un sistema de supervisión más extenso que * análisis financiero ejecutado durante el análisis

el método de análisis de los factores clave. Los del proyecto al momento del compromiso

gastos y el desempeño real son comparados con- o datos sociales, financieros y económicos pro-

tra el plan para identificar problemas actuales y vistos por el prestatario o su gobierno.

ANEXO IX: FORMATOS PARA CARTAS. 97

ANEXO IX: FORMATO PARA CARTAS

Recordatorio Anual al Prestatario sobre el Requisito de Nombrar Auditores

(solamente para auditorías efectuadas por firmas particulares)

Enviar antes delfin de cada año

ref£: Préstamo/Crédito

Estimado

Esta carta es para recordarle que las Guías del Banco referentes a auditorías independientes re-comiendan que el auditor sea nombrado antes del inicio de cada año.

Favor de notificarnos el nombre de la firma y si la misma firma, ha sido nombradapara efectuar la auditoría anual para __ Si no, favor enviarnos los nombres de las firmasque están siendo consideradas y la otra información descrita en las Guias, párrafos . para quepueda ser revisada y le podamos comunicar referente a la aceptabilidad a tiempo de nombrar el auditorantes del comienzo del nuevo año.

Sinceramente,

98 ANEXO IXM FORMATOS PARA CARTAS

MODELO DE CARTA

Recordatorio al Prestatario del Requisito de Envío Oportuno del Informe

Enviar antes delfin de cada año

ref.: Préstamo/Crédito

Estimado_

Esta carta es para recordarle que la auditoría anual de_ correspondienteal Convenio de Préstamo mencionado anteriormente debe suministrarse al Banco a más tardar elde acuerdo con la Sección del Convenio de Préstamo/Crédito.

Apreciaríamos mucho que le recordara a los auditores sobre la necesidad de comenzar la pla-neación interina y el trabajo de auditoría de fin de año de tal forma que asegure el cumplimiento coneste requisito. Favor notificarnos directamente si prevé alguna dificultad con el cumplimiento.

Gracias por su cooperación,

Sinceramente,

ANEXO IX: FORMATOS PARA CARTAS. 99

Aviso al Prestatario sobre la Falta de Recepción delos Informes de Auditoría

Enviar elprimer día después del vencimiento del plazo

EL INFORME DE AUDITORIA REQUERIDO POR LA SECCIÓN DEL

CONVENIO DE PRÉSTAMO/CRÉDITO No. . NO HA SIDO RECIBIDO A LA FECHADE . FAVOR AVISAR SOBRE SU SITUACIÓN VíA TELEX. SALUDOS.

(Nota: Si no hay respuesta o la respuesta es insatisfactoria, los telex subsiguientes deben ser másincisivos y deben ser enviados al menos cada 15 días.)

100 ANEXO IX: FORMATOS PARA CARTAS

Acuse de Recibo del Informe de Auditoría

Enviar alprestatario inmediatamente después de recibir los estadosfinancieros auditados

re£: Préstamo/Crédito_Estimado

Hemos recibido los estados financieros auditados de como lo re-quiere el Convenio de Préstamo/Crédito arriba mencionado.

Nosotros los revisaremos en los próximos días, y si tenemos algún comentario o pregunta se locomunicaremos acordemente.

Agradeciendo su cooperación, le saludamos,

Atentamente,

Estimado -_ _

Acusamos recibo de los estados financieros auditados de , para el año fiscalterminado en Diciembre, 19xx.

Nosotros los revisaremos y si tenemos algún comentario se lo comunicaremos acordemente a labrevedad posible.

Atentamente,

ANEXO X- GUIA PARA REVISION DE ESCRITORIO. 101

ANEXO X: GUIAS PARA LA REVISION DE ESCRITORIO DELINFORME DE AUDITORIA

1. Las siguientes Guías son para la Revisión de Escritorio del informe de auditoría (estados finan-cieros y opinión de auditoría) recibidos por el Banco. Sin embargo, es importante entender que estasguías no cubrirán todos los casos y que el TM debe buscar asistencia de un contador profesional cuandolo juzgue necesario. Por ejemplo, la revisión de los estados financieros de una institución generadora deingresos es mucho más detallada que la revisión de un simple estado financiero de un proyecto involu-crando solamente la Recepción y Gasto de Fondos.

Antecedentes

2. Obtener de LOALA el saldo del Préstamo para el proyecto en la fecha del informe, con una im-presión de los desembolsos de un mes antes y un mes después de los informes financieros (p.e., 31 deDiciembre para afño que termina en esa fecha).

3. Anotar la fecha de recepción del informe y asegurar que se envía una notificación al prestatario.

4. Comparar el nombre del auditor con el acordado con el Banco. La aceptabilidad del auditor in-cluyendo credenciales, independencia y competencia, debería haber sido acordada desde que éste fueseleccionado.

5. Determinar que el informe recibido esté conforme con lo requerido por las cláusulas del conve-nio de Préstamo p.e., estados financieros de la organización (entidad); estados financieros del proyecto;estados financieros de los SOE separados; estados financieros de la cuenta especial.

6. En base al Convenio de Préstamo y los Términos de Referencia (TOR), los cuales debieron ha-ber sido entregados al auditor, determinar las cláusulas financieras que debieran ser cubiertas bajo laauditoría, y cualquier requisito especial tal como los que pueden requerir verificación de su cumplimien-to.

Revisión de la Auditoria

7. La opinión de auditoria debe ser firmada por el auditor y fechada, bajo el membrete de la firma oen papel mostrando el nombre y dirección del auditor.

8. El informe de auditoría debe ser dirigido al prestatario (agencia ejecutora).

9. Averiguar si la opinión es sin salvedades, con salvedades, adversa o es una abstención (ver Ane-xo X).

10. La opinión de auditoría debe mostrar qué principios contables fueron aplicados en la presenta-ción de los estados financieros (normalmente principios de contabilidad generalmente aceptados, o

102 ANEXO X: GUIA PARA REVISION DE ESCRrrORIo

puede decir normas internacionales de contabilidad). El Departamento de Países del Banco ya deberíaestar al tanto de cuales son los principios de contabilidad generalmente aceptados del prestatario y suaceptabilidad para el Banco.

11. La opinión de auditoría debe mostrar las normas de auditoría utilizadas (el Banco requiere lasnormas internacionales de auditoria o su equivalente).

12. Asegurar que hay una opinión definitiva dada por el auditor. En muchos informes de auditoría(especialmente en auditoría del gobierno), hay una larga discusión de asuntos sin una conclusión clara uopinión sobre los estados financieros. Recomendar el uso de la carta de gerencia para asuntos que noson suficientemente importante para afectar la opinión verdadera y justa sobre, los estados financieros.

13. Revisar las notas a los estados financieros y la carta de gerencia (cuando esté disponible) paraconfirmar que no hay ningún asunto importante que requiera un cambio en la opinión dada. Por ejem-plo, las notas y la carta de gerencia pueden indicar circunstancias que requieran que una opinión sinsalvedades sea cambiada a una opinión con salvedades.

14. Cuando se utilizan los procedimientos de SOE, la opinión debe tener una referencia separada aluso de los SOEs (ver Anexo XX).

15. Cuando las Cuentas Especiales estén integradas en los estados financieros del Proyecto, la opi-nión debe tener una referencia separada para el uso de la cuenta especial.

16. Cuando los TOR requieran una verificación del cumplimiento, asegurar que la auditoría hayaconsiderado esto en la opinión, posiblemente a través de una referencia separada de la verificación re-querida.

17. En general, concluir si el auditor se desempeñó razonablemente o no.

Revisión de los Estados Financieros

18. El auditor puede haber hecho un buen trabajo, pero el informe no tiene una opinión sin salveda-des. En estos casos, es importante identificar las razones principales para las salvedades, opinión adver-sa o abstención, y requerir al prestatario que provea las explicaciones y acciones de seguimiento, segúnsea necesario.

19. Al revisar el informe, el Revisor debe:

* asegurar que el informe de auditoría fue presentado encuademado y con todas las secciones identifi-cadas (opinión, balance general, estado de resultados, estado de flujo de caja, y notas a los estadosfinancieros).

* identificar el proyecto cuando los estados financieros del proyecto están integrados con los estadosfinancieros de la entidad.

ANEXO X: GUIA PARA REVISION DE ESCRITORIO. 103

* identificar los retiros del Banco por el método SOE cuando los estados financieros del SOE están

integrados en los estados financieros del proyecto (como se recomienda en las guías).

* identificar el vínculo con los estados financieros de la Cuenta Especial (normalmente un informe de

auditoría separado, pero que puede ser integrado en la cuenta del proyecto).

20. Reconciliar el financiamiento del Banco con el informe de auditoría (usando los reportes del

Banco --de LOALA-- y los movimientos de la cuenta especial cuando sea aplicable). El estado de flujo

efectivo (estado de orígenes y aplicaciones de fondos) será útil en esta revisión.

21. Cuando se hayan recibido estados financieros interinos sin auditar - comparar el informe para

identificar cualquier cambio significativo en las tendencias entre los informes auditados y no auditados,

y requerir del prestatario una explicación sobre los cambios significativos.

22. Revisar completamente el contenido del estado financiero para determinar el desempeño de la

organización y/o proyecto y compararlo con el SAR o presupuesto para el período bajo revisión. Las

notas y carta de gerencia normalmente proporcionan bastante información. Al prestatario se le debe

pedir explicaciones por cualquier variación significativa con respecto a los resultados esperados.

23. La recepción del informe y los resultados de la revisión deben ser ingresados al ARCS.

i

i

1

ii

ANEXO XI: LOS EL.EMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 105

ANEXO XI: LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS(Resumido del Marco para la Preparación y Presentación de Estados Financieros del Comité

Internacional de Normas de Contabilidad).

Los estados financieros presentan los efectos usuarios de los estados financieros. A conti-

financieros de las operaciones y otros hechos, nuación se presentan algunas clasificaciones tí-

agrupándolos en grandes categorías de acuer- picas que deben ser tenidas en cuenta para reve-

do con sus características económicas. Estas larlas por separado en el balance:

categorías son conocidas como los elementosde los estados financieros. La presentación de * separación de activos y pasivos corrientes (o

estos elementos en el balance general y en el circulantes) de los activos y pasivos a largo

estado de resultados involucra un proceso de plazo.subclasificación. Los elementos pueden serclasificados por su naturaleza o función en el * los activos corrientes pueden incluir el efec-

giro de la empresa a fin de mostrar la infor- tivo, las inversiones realizables, cuentas por

mación en la forma más útil a los usuarios pa- cobrar e inventarios.ra sus fines relacionados con la toma de deci-siones económicas. * los pasivos corrientes pueden incluir prés-

tamos bancarios a corto plazo, sobregiros,Situación Financiera: la porción corriente de deudas a largo plazo,

y las cuentas por pagar corrientes.Balance General

*los pasivos a largo plazo pueden incluir laLos elementos directamente relacionados con la porción a largo plazo de los préstamos, devaluación financiera son los activos, los pasivos las provisiones, de impuestos diferidos y de

y el patrimonio. Estos elementos se definen co- los ingresos diferidos.

mo sigue:

• Un activo es un recurso controlado por la * el patrimonio puede incluir las diferentes*eUnmpctivoresa c resultado controlado pasclases de acciones, el capital pagado, el su-empresa como resultado de hechos pasadospevtporvaucns,lseevsylsy de los cuales se espera que fluyan benefi- ganancias retenidas.cios económicos futuros para la empresa.

Estado de Flu¿jo de Efectivo* Un pasivo es una obligación presente de la

empresa, proveniente de hechos pasados, La información acerca del flujo de efectivo de

cuya liquidación se espera resulte en una sa- una empresa es útil para suministrar a los usua-

lida de recursos de la empresa que conllevan rios de los estados financieros una base para

beneficios económicos. evaluar la habilidad de la empresa para generar

efectivo o equivalentes de efectivo, y las necesi-* El Patrimonio es el interés residual en los dades de la empresa de utilizar dichos flujos de

activos de la empresa, después de deducir efectivo. También amplía la comparabilidad de

todos los pasivos. los informes sobre el desempeño operativo de

varias empresas, porque elimina los efectos deLa clasificación de los rubros en el balance debe la utilización de diferentes tratamientos conta-

hacerse de tal manera que sea útil para los bles para las mismas transacciones o eventos.

106 ANEXO Xl: LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

2 Actividades de inversión. La revelaciónEl estado de flujo de efectivo debe informar so- separada del -jo de efectivo proveniente debre el flujo de fondos durante el periodo, clasifi- actividades de ..versión es importante porque elcado por actividades operativas, de inversión y flujo de efectivo representa el grado en que lasfinancieras. Abajo se presentan comentarios erogaciones fueron hechas en recursos que te-adicionales sobre estas clasificaciones de flujo nían como finalidad generar ingresos y flujos dede efectivo: efectivo futuros. Los siguientes son ejemplos de

flujos de efectivo provenientes de actividades de1. Actividades Operativas. La cantidad de inversión:efectivo que fluye de las actividades operativases un indicador clave de la medida en que las * pagos en efectivo para adquirir propiedades,operaciones de la empresa han generado sufi- planta y equipo, intangibles, otros activosciente flujo de efectivo para pagar los présta- no corrientes, y el efectivo recibido por sumos, mantener la capacidad de operación de la ventaempresa, pagar dividendos y hacer nuevas in-versiones, sin tener que recurrir a fuentes exter- . pagos en efectivo para adquirir acciones onas de financiamiento. Los siguientes son instrumentos negociables de otras empresasejemplos de flujos de efectivo ocasionados por o participación en contratos de inversiónlas actividades operativas: conjunta (joint ventures), y el efectivo reci-

bido por la venta de tales inversiones, ins-* efectivo recibido por la venta de bienes o la trumentos negociables, o participaciones.

prestación de servicios

* anticipos de efectivo y préstamos hechos a* efectivo recibido por regalías, honorarios, terceros

comisiones, y otros ingresos

* efectivo recibido por la cancelación de anti-* pagos en efectivo a proveedores por compra cipos y préstamos hechos a terceros

de bienes o servicios

o efectivo recibido y pagado por inversiones* pagos en efectivo a los empleados o por en los diferentes mercados de valores

cuenta de ellos3. Actividades de financiamiento. La pre-

* en una compañía de seguros, efectivo reci- sentación separada del flujo de efectivo prove-bido y pagos en efectivo por primas y re- niente de actividades de financiamiento es imn-damos, anualidades y otros beneficios de las portante porque es útil para predecir la deman-pólizas da futura sobre el flujo de efectivo por parte de

quienes suministran capital a la empresa. Los* pago en efectivo o reintegro de impuestos, a siguientes son ejemplos de flujos de efectivo

menos que puedan ser específicamente relacionados con actividades de financiamiento:identificados con actividades de inversión ofinanciamiento * efectivo proveniente de la emisión de accio-

nes o de otros instrumentos de capital* efectivo recibido y pagos efectuados por

contratos mantenidos para fines de nego- * efectivo pagado a los propietarios para ad-ciación quirir o redimir las acciones de la empresa

ANEXO XI: LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 107

• efectivo proveniente de la emisión de bonos, forma de salidas o disminución de activos opagarés, letras de cambio, hipotecas y otros el aumento de los pasivos, lo cual resulta enpréstamos a corto o largo plazo una disminución del patrimonio, distinta de

la relacionada con la distribución a los pro-

. pagos en efectivo de préstamos obtenidos veedores del patrimonio.

* efectivo pagado por el arrendatario para re- Los ingresos y gastos pueden ser presentadosducir el pasivo pendiente relacionado con en el estado de resultados de diferentes mane-una operación de arrendamiento financiero ras, con el fin de suministrar información que(finance lease) sea significativa para la toma de decisiones eco-

nómicas. Por, ejemplIb es una práctica común

Desempeño Financiero: Estado de Resultados distinguir entre aquellas partidas que provienendel giro ordinario del negocio y aquellas que no.

La utilidad se usa frecuentemente como Las partidas que deben revelarse en el estado deunidad de medida del desempeño o como una resultados incluyen, entre otras, las siguientes:base para otras medidas, tales como el retomode la inversión o la ganancia por acción. Los o ventas y otros ingresos operacionaleselementos directamente relacionados con lamedición de las utilidades, son los ingresos y los . depreciacionesgastos. Estos se definen como sigue: . ingresos por intereses

* Ingreso es el incremento en los beneficios . ingresos provenientes de inversioneseconómicos durante el periodo, en forma deentradas o incremento de los activos o la re- . impuestos sobre la rentaducción de los pasivos, lo cual resulta en in- . cargos poco usualescrementos del patrimonio distintos de aque-llos relacionados con las contribuciones de * transacciones importantes entre compañíaslos propietarios de la empresa. relacionadas

* Gasto es la disminución en los beneficios . utilidad netaeconómicos durante el período contable, en

ANEXO XII: EJEMPLO 5 DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ENTIDAD 109

ANEXO XIl: EJEMPLO DE PARTES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEUNA INSTITUCIÓN EJECUTORA DE UN PROYECTO

1. Este ejemplo es para demostrar la integración de los Estados Financieros de un Proyectofinanciado por el Banco Mundial en los Estados Financieros de la Organización Ejecutora.

2. El ejemplo (páginas 2-6) está basado en un juego de estados financieros preparados por unprestatario/país siguiendo el estilo de presentación del Reino Unido de la Gran Bretaña. También seadjunta un ejemplo del Balance General y Estado de Resultados de la misma entidad siguiendo el estilode los Estados Unidos (páginas 7-8).

3. La Nota 13 a los estados financieros sumariza los activos fijos de la organización:

a) Versión 1 (Página 4) de esta nota muestra separadamente el proyecto financiado por elBanco (llamado el Proyecto). En esta versión, es posible ver cuánto ha sido gastado a lafecha. El monto financiado por el Banco seria confirmado por el Auditor en la reconciliacióndel préstamo (la nota 12 sumariza los préstamos, mostrando lo adeudado al Banco). En estaversión no es necesario un Estado Financiero del Proyecto. Sin embargo, otros gastos comola Asistencia Financiera, necesitarán identificación separada en las Notas al EstadoFinanciero.

b) Versión 2 (Página 5) no muestra separadamente los activos del Proyecto financiado por elBanco. En esta versión será necesario un anexo separado (al que será necesario hacerreferencia en el Informe del Auditor).

4. Cuando se requiera por separado un Estado Financiero del Proyecto --ver página 6 del ejemplo.Este Estado Financiero requiere un informe de auditoría separado.

5. También se sugiere que, donde sea práctico, los estados financieros sean presentados, para envioal Banco, tanto en dólares de Estados Unidos (US$) como en moneda local.

110 ANEXO XII: EJEMPLO S DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ENTIDAD

EJEMPLOPágina 2 de 8

Compañía de Energía ABC, Ltda.BALANCE GENERAL

Al 30 de Junio de 19XX y 30 de Junio de 19XY(Indicar el tipo de moneda)

Notas 19XX 19XYCAPITAL POR ACCIONES 10 218,800 218,800RESERVAS 8 1240.000 955.800

FONDOS DE LOS ACCIONISTA 1,458,800 1,174,600PASIVOS DIFERIDOS 11 50,000 76,600PRÉSTAMO 12 1.286.000 1.264.000

CAPITAL EMPLEADO 2,794,800 2,515,200

Representado por:

ACTIVOS FUOS 13 2,965,000 2,556,700

ACTIVOS CORRIENTESInventarios 14 889,200 738,900Deudores 15 776,000 595,900Inversiones a corto plazo 85,700 2,000Caja y Bancos 16 64.300 56.300

Sub-total: Activos Corrientes 1,815,200 1,393,100

PASIVOS CORRIENTESAcreedores 17 1,786,000 998,600Inpuestos 6 10,800 50,800Dividendos: - pagaderos 4,000 3,200Dividendos: - propuestos 22,900 22,900Préstamos pagaderos en un año 12 53,400 142,300Pasivos diferidos pagaderos en un año 11 26,800 26,800Sobregiros bancarios 16 81.500 190.000

Sub-total: Pasivos Corrientes 1,985,400 1,434,600

PASIVOS CORRIENTES NETOS -180,200 -41,500

ACTIVOS NETOS 2,784,800 2,515,200

Las cuentas en ésta y las siguientes páginas fueron aprobadas por la Junta Directiva, y fueron firmadas

en su representación por:Directores

ANEXO XII: EJEMPLO S DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ENTIDAD 111


Compañía de Energía ABC, Ltda.CUENTA DE INGRESOS Y ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS

Para los años terminados el 30 de Junio de 19XX y de 19XY(Indicar el tipo de moneda)

Notas 30 de Junio, 19XX 30 de Junio. 19XY

INGRESOS 2,629,700 2,434,600GASTOS DE OPERACIÓN 2 2,532,700 2,213,300

UTILIDAD DE OPERACIONES 97,000 221,300PÉRDIDAS POR TIPO DE CAMBIO 3 14,690 41,100

180,200

UTILIDAD NETA EN OPERACIONES 82,310GASTOS NETOS POR INTERESES 4 34,500 18,100

UTILIDAD ANTES DE ÍTEMSEXCEPCIONALES 47,810 162,100íTEM EXCEPCIONAL 5 266,650 0

314,460 162,100UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOSIMPUESTOS 6 5,175 69,100

UTILIDAD DESPUÉS DE IMPUESTOS 309,285 93,000

UTILIDADES RETENIDAS

Saldo del año anterior 479,040 438,840Utilidades retenidas del año 309,285 93,000

788,325 531,840

Menos: Dividendos: declarados 7 24,800 24,800Reserva para impuestos 8 30,000 28,000

54,800 52,800

Utilidades Retenidas (ver Nota abajo) 733,525 479,040

Nota: las Utilidades Retenidas son parte de las Reservas que se detallan en la Nota 8.

112 ANEXO XlI EJEMPLO S DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ENTiDAD

EJEMPLO.página 4 de 8

Compañía de Energía ABC, Ltda.NOTAS A LAS CUENTAAl 30 de Junio de l9XX

(Indicar el tipo de moneda)13. ACTIVOS FIJOS - Versión 1 -

Vehículos MobiliarioTierm y Edificios Lineas de Transmisión Planta y Maquinaria Auto Equipo y

Proyedo Otros Provecto Otr Pr t Otros Motores Otros TotalCostoI deJulio, 19XY 30,000 709,000 127,000 1,511,800 32,500 478,600 206,600 314,950 3,410,Ajuatesdeladoanerior 0 435 0 (680) 0 191 0 (1,235) (1,2Adiciones 10,000 105,327 50,410 36,190 17,500 48,200 75,100 81,500 424,Retiros 0 0 0 (865) 0 0 (3,340) 0 (4,230 de Junio de 19XX 40,000 814,762 177,410 1,546,445 50,000 526,991 278,360 395,215 3,829,

Deprecl6inI deJulio, 19XY 2,500 88,170 27,500 355,760 5,500 198,300 128,150 13S,300 944.Cargos del¡ao 1,000 9,700 10,000 50,400 2,200 16,000 24,600 23,700 137,Por los rdiros 0 0 (25) (775) 0 0 (2,825) 0 (3,(30 de Junio de 19XX 3,500 97,870 37,475 405,385 7,700 214,300 149,925 162,000 1,078,

Valor Neto en Ubros30deJuniode 19XX 36,500 716,892 139,935 1,141,060 42,300 312,691 128,435 233,215 2,751Sumar: contrucciones enproceso 10,000 15,000 37,500 94,000 0 57,472 0 0 213.TotalActvos Fljo. 46,500 731,892 177,435 1,235,060 42,300 370,163 128,435 233,215 2,965,

30 de Junio de 19XY 27,500 620,830 99,500 1,156,040 27,000 280,300 78,450 176,650 2,4,í6Más: conrucciones en proceso

90Total al 30 Junio de 19XX 2,556

Los gastos del proyecto del Banco Mundial se resunen en la página 6.


EJEMPLOpágina 5 de 8

Compañía de Energía ABC, Ltda.NOTAS A LAS CUENTAAl 30 de Junio de 19XX

(Indicar el tipo de moneda)13. ACTIVOS FIJOS - Versión 2 -

Líneas de Vehículos Mobiliario EquipoTierra y Edificios Transmisión Planta y Maquinaria Automotores y Otros Total

Costo

1 de Julio, 19XY 739,000 1,638,800 478,600 206,600 314,950 3,410,450Ajustes del aflo anterior 435 (680) 191 0 (1,235) (1,289)Adiciones 115,327 86,600 48,200 75,100 81,500 424,227Retiros 0 (865) 0 (3,340) 0 (4,205)30 de Junio de 19XX 854,762 1,723,855 526,991 278,360 395,215 3,829,183

Depreciacióní de Julio, 19XY 90,670 383,260 198,300 128,150 138,300 944,180Cargos del año 10,700 60,400 16,000 24,600 23,700 137,600Por los retiros 0 (800) 0 (2,825) 0 (3,625)30deJuniode 19XX 101,370 442,860 214,300 149,925 162,000 1,078,155

Valor Neto en Libros30 de Junio de 19XX 753,392 1,280,995 312,691 128,435 233,215 2,751,028Sumar: construcciones enproceso 25,000 131,500 57,472 0 0 213,972Total Activos Fijos 778,392 1,412,495 370,163 128,435 233,215 2,965,000

30 de Junio de 19XY 648,330 1,156,040 280,300 78,450 176,650 2,466,270Más: construcciones en proceso

90,430Total al 30 Junio de 19XX 2,556,700

114 ANEXO XIL EE LO S DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ENTIDAD


Compañíia de Energía ABC, Ltda.Proyecto de Expansión - Préstamo del Banco Mundial No. 99999

Gastos y Financiamiento del Provecto al 30 de Junio de 19XX(Indicar el tipo de moneda)

Periodo Actual Acumulado

Actual Presupuestado Actual Presupuestado

Gastos

Obras Civiles:PlantaGcneradoraLoodney 35,000 42,000 133,000 152,500

Planta Gceneradora Glasney 25A10 21.000 84.410 89,000

Sub-total: Obras Civiles <Página 4> 60.410 63.000 217.410 241.500

Planta y Maqanaria

Planta Generadora Loodney 10,000 10,000 28,000 39,500

Planta Generadora Glasney 7.500 7.500 22.000 26.500

Sub-totalPlantayMaq. <Pag. 4> 17,500 17.00 50.000 66.000

Asistaecia T¿cnica:

Consultores - Desarrollo Institucional 9 500 10.000 19.500 29.000

GASTOS TOTALES 87,410 90,500 283,910 336,500

Sub-total: Activos Corrientes 1,815,200 1,393,100

FINANCIAMENTO

Banco Mundial 55,600 54,300 180,000 201,900

Préstamo del Gobierno Central 17,700 18,100 60,000 67,300

Recursos de la Entidad 14.110 18.100 43.910 67.300

TOTAL FINANCIAMIENTO 87,410 90,500 283,910 336,500

* Incluye terrenos, edificios y lineas de transmisión <Proyecto del Banco Mundial en la página 4>

Terreno y Edificios 10,000 40,000

Lineas de transmisión 50410 177.41060,410 217,410

Este Anexo, Estado Financiero del Proyecto, es obligatorio como un anexo a los estados financieros dela organización cuando el proyecto no puede ser identificado (versión 2). En la versión 1, este anexo noes necesario.



Modelo de Estados UnidosCompañía de Energía ABC, Ltda.

BALANCE GENERALAl 30 de Junio de l9XX y 30 de Junio de 19XW (año anterior)

(Indicar el tipo de moneda)

Notas 19XX 19XYACTIVOS

Activos Corrientes (AEfectivo 16 64,300 56,300Inventarios 14 889,200 738,900Inversiones a corto plazo 85,700 2,000Cuentas por Cobrar (neto) 1 776,000 595,900

Total Activos Corrientes 1,815,200 1,393,100

Activos Fijos (netos de depreciación) 13 2,965,000 2,566,700

TOTAL ACTIVOS 4,780,200 3,949,800

PASIVOS Y CAPITALPasivos Corrientes (A)

Cuentas por Pagar 17 1,786,000 998,600Impuestos por Pagar 6 10,800 50,800Dividendos: - pagaderos 4,000 3,200Dividendos: - propuestos 22,900 22,900Préstamos pagaderos en un año 12 53,400 142,300Pasivos diferidos pagaderos en un año 11 26,800 26,800Sobregiros bancarios 16 81,500 190,000

Total: Pasivos Corrientes 1,985,400 1,434,600

Pasivos a Largo Plazo (A)Prestamos por Pagar 1,286,000 1,264,000Pasivos Diferidos 50,000 76,600

TOTAL PASIVOS 3,321,400 2,775,200

CAPITALAcciones Comunes 18 218,800 218,800Utilidades Retenidas 733,525 479,040Reservas 3 506,475 476,760Sub-total 1,240,000 955,800

TOTAL CAPITAL 1,458,800 1,174,600

TOTAL PASIVOS Y CAPITAL 4,780,200 3,949,800

116 ANEXO XIl: EJEMPLO S DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ENTIDAD


Modelo de Estados Unidos

Compañía de Energía ABC, Ltda.ESTADO DE INGRESOS Y DE UTILIDADES RETENIDAS

Para los años terminados el 30 de Junio de 19XX y de 19XW (año anterior)(Indicar el tipo de moneda)

Notas 30 de Junio 30 de Junio..l9XX 19XY

ESTADO DE INGRESOSIngresos 2,629,700 2,434,600Gastos de Operación 2 2,532,700 2,213,300

Utilidad de Operaciones 97,000 221,300

Otros Ingresos/(Gastos)Pérdidas Por Tipo De Cambio 3 (14,690) (41,100)

Gastos Netos Por Intereses 4 (34,500) (18,100)

Total Otros Ingreso/(Gastos) (49,190) (59,200)

Utilidad Antes de Impuesto sobre la Renta 47,810 162,100

Impuestos 6 5,175 69,100

Utilidad Antes de ítems Excepcionales 42,635 93,000

Ítern Excepcional, neto de impuestos 5 266,650 0

Utilidad Neta 309,285 93,000

ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS

Saldo al principio del año 479,040 438,840

Más: Utilidad Neta del añio 309,285 93,000

Sub-total 788,325 531,840

Menos: Dividendos: declarados 7 24,800 24,800Reserva para impuestos 8 30,000 28,000

54,800 52,800

Utilidades Retenidas al cierre del año 733,525 479,040

ANEXO XIII: EJEMPLO DE ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO 117

ANEXO XIII: EJEMPLO DEL ESTADO FINANCIERO DEL PROYECTOcon un SOE integrado

1. Este ejemplo resume los gastos del Proyecto por categoría principal de gastos, con sub-encabezados. Si se prefiere, también puede ser resumido por Actividades del Proyecto, de conformidadcon el SAR (Informe de Evaluación Inicial). Para demostrar:

Desarrollo de la Tierra encabezadoObras Civiles sub-encabezado

Movimiento de Tierra sub-sub-encablezadoEstructura y Edificios sub-sub-encabezadoCostos de Terrenos sub-sub-encabezado

Equipo sub-encabezado

2. Además, el financiamiento del Proyecto se resume para que concuerde con los costos totales delProyecto.

3. Los gastos y el financiamiento se resumen por:

* Presupuesto o Plan para el período y acumulado a la fecha;* Montos reales para el período y acumulados a la fecha;* Variaciones entre lo el Presupuestado o Plan y lo Real para el período y acumulado a la

fecha.

4. Los costos de inversión se muestran en forma separada de los gastos recurrentes.

5. Balance General Es requerido cuando hay activos y pasivos. Sin embargo, en la mayoría de losproyectos gubernamentales los gastos son financiados a través del presupuesto y operan en una base deefectivo. Cuando se utilice una base de acumulación, el balance general es esencial. Sin importar si seutiliza una base de efectivo o una de acumulación, se debe mantener un registro de todos los activosfijos (vehículos y equipo) requeridos para la ejecución del proyecto. Esto puede formar una lista a seragregada al Resumen de los Gastos del Proyecto.

6. Los gastos hechos por medio del procedimiento de Certificación de Gastos (SOE) deben serintegrados en los Estados Financieros del Proyecto. El financiamiento total debe mostrar "Préstamo delBanco Mundial/IDA - por el método SOE" y los gastos deben ser incorporados en el encabezado/sub-encabezado correspondiente. Un anexo resumiendo las solicitudes de desembolso (retiro de fondos)como en la página 3 puede facilitar la conciliación con los registros del Banco.

7. Cuando el TM lo considere necesario, o cuando el SOE (por alguna razón excepcional) espresentado por separado, los retiros deben ser ampliados para mostrar las categorías de gastos; verpágina 3.

118 ANEXO XIlI: EJEMPLO DE ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO

8. Cuenta Especial Cuando se utilice la Cuenta Especial (SA) para pagar directamente por losgastos del proyecto, la SA también puede ser integrada a los Estados Financieros del Proyecto. En talescasos, el Estado Financiero de la SA se adjuntaría como un anexo. Los montos mostradoc en losEstados Financieros del Proyecto como financiados por el Banco deben corresponder a loc montosprovistos a través de la SA, y cuando sea necesario se debe proporcionar una reconciliación.

9. El Informe de Auditoría también incluiría una oración para cubrir la auditoria de la SA (ver elcapítulo V del Manual.



Estados Financieros del Proyecto XYZResumen de las Fuentes y Usos de Fondos

al 30 de Junio de 19XX

(Indicar el tipo de moneda)

Real Presupuestado (SAR) Variación

A la Fecha Acumulado A la Fecha | Acumulado A la Fecha | Acumulado

FINANCLAMIENTO:Préstamo del BIRF/IDA

Pagos Directos 10,000.00 15,597.84 13,000.00 19,500.00 (3,000.00) (3,902.16)Por SOE (A) 5,000.00 10,900.00 3,000.00 8,000.00 2,000.00 2,900.00

15,000.00 26,497.84 16,000.00 27,500.00 (1,000.00) (1,002.16)

Gobierno Central 6,007.60 7,500.00 3,500.00 8,000.00 2,507.60 (500.00)Provincias 3,300.00 5,360.00 2,500.00 8,000.00 800.00 (2,640.00)Beneficiarios (Efvo. o Especie) 2,500.00 4,440.00 800.00 6,000.00 1,700.00 (1,560.00)

11,807.60 17,300.00 6,800.00 22,000.00 5,007.60 (4,700.00)

Otros Financiadores 3,000.00 5,500.00 1,000.00 10,850.00 2,000.00 (5,350.00)

TOTAL FINANCIAMIENTO 29,807.60 49,297.84 23,800.00 60,350.00 6,00760 (11,052.16)

GASTOS DEL PROYECTO (B)Desarrollo de la tierra 11,303.34 19,603.34 13,200.00 23,050.00 (1,896.66) (3,446.66)Ingeniería de conservación 5,407.21 9,707.21 2,775.00 10,400.00 2,632.21 (692.79)Desarrollo forestal 9,640.70 13,940.70 4,500.00 20,500.00 5,140.70 (6,559.30)Procesamiento 833.13 1,613.68 600.00 1,550.00 233.13 63.68Servicios de apoyo 854.22 1,603.68 800.00 1,550.00 54.22 53.68Desarrollo institucional 1,276.99 1,829.23 1,450.00 2,300.00 (173.01) (470.77)Costos recurrentes 492.01 1,000.00 475.00 1,000.00 17.01 0.00

TOTAL GASTOS DELPROYECTO 29,807.60 49,297.84 23,800.00 60,350.00 6,007.60 (11,052.16)

Notas:(A) Véase el Anexo XIII, página 5 para el formato de la cédula de desembolsos SOE.(B) El desglose de los gastos representa las categorías de gastos principales identificadas en el SAR.

Véase el Anexo XII, página 3, para un desglose detallado por cada categoría.

120 ANEXO XIlI: EJEMPLO DE ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO

EJENPLOPágina 4 de 6

Proyecto XYZDetalle de los Gastos del Período

al 30 de Junio de 19XX(Indicar el tipo de moneda)

Real | Presupuestado (SAR) | VariaciónA la Fecha | Acumulado A la Fecha Acumulado A la Fecha Acumulado

COSTOS DE INVERSIÓNDesarollo de la Tierra

Obras Civiles 8730.14 14,230.14 10,000.00 17,050.00 (1,269.86) (2,819.86)Equipo 1,056.23 1,856.23 1,200.00 2,000.00 (143.77) (143.77)Materiales 1,516.97 3,516.97 2,000.00 4,000.00 (483.03) (483.03)

Sub-total 11,303.34 19,603.34 13,200.00 23,050.00 (1,896.66) (3,446.66)

Ingeniería de ConservaciónObras Civiles 2,563.23 4,563.23 300.00 4,400.00 2,263.23 163.23Equipo 1,628.35 3,128.35 1,275.00 4,000.00 353.35 (871.65)Materiales 1,215.63 2,015.63 1,200.00 2,000.00 15.63 15.63

Sub-total 5,407.21 9,707.21 2,775.00 10,400.00 2,632.21 (692.79)

Desarrollo Forestal

Equipo 5,632.98 7,632.98 2,000.00 11,000.00 3,632.98 (3,367.02)Materiales 2,649.31 4,149.31 1,500.00 4,500.00 1,149.31 (350.69)Capacitación 1,358.41 2,158.41 1,000.00 5,000.00 358.41 (2,841.59)

Sub-total 9,640.70 13,940.70 4,500.00 20,500.00 5,140.70 (6,559.30)

ProcesamientoEquipo 415.23 638.95 300.00 600.00 115.23 38.95Materiales 105.32 268.48 100.00 250.00 5.32 18.48Capacitación 312.58 706.25 200.00 700.00 112.58 6.25

Sub-total 833.13 1,613.68 600.00 1,550.00 233.13 63.68

Servicios de ApoyoEquipo 212.35 314.23 100.00 350.00 112.35 (35.77)Asistencia Técnica 641.87 1,289.45 700.00 1,200.00 (58.13) 89.45

Sub-total 854.22 1,603.68 800.00 1,550.00 54.22 53.68

Desarrollo InstitucionalEquipo 312.78 516.78 500.00 800.00 (187.22) (283.22)Asistencia Técnica 964.21 1,312.45 950.00 1,500.00 14.21 (187.55)

Sub-total 1,276.99 1,829.23 1,450.00 2,300.00 (173.01) (470.77)TOTAL COSTOS DE INVERSIÓN 29,315.59 48,297.84 23,325.00 59,350.00 5,990.59 (11,052.16)

COSTOS RECURRENTES:Sueldos y Salarios 278.56 500.00 275.00 500.00 3.56 0.00ReparacionesyMantenimiento 213.45 500.00 200.00 500.00 13.45 0.00

TOTAL COSTOS RECURRENTES 492.01 1,000.00 475.00 1,000.00 17.01 0.00TOTAL GASTOS DEL PROYECTO 29,807.60 49,297.84 23,800.00 60,350.00 6,007.60 (11,052.16)



Proyecto XYZDetalle de los Gastos del Periodo


Resumen por Categorías(Indicar el tipo de moneda)

Real | Presupuestado (SAR) | Variación

A la Fecha | Acumulado A la Fecha Acumulado A la Fecha Acumulado

COSTOS DE INVERSIÓNObras Civiles 11,293.37 18,793.37 10,300.00 21,450.00 993.37 (2,656.63)

Equipo 9,257.92 14,087.52 5,375.00 18,750.00 3,882.92 (4,662.48)

Materiales 5,487.23 9,950.39 4,800.00 10,750.00 687.23 (799.61)

Asistencia Técnica 1,606.08 2,601.90 1,650.00 2,700.00 (43.92) (98.10)

Capacitación 1,670.99, 2,864.66 1,200.00 5,700.00 470.99 (2,835.34)

TOTAL COSTOS DE INVERSIÓN 29,315.59 48,297.84 23,325.00 59,350.00 5,990.59 (11,052.16)

COSTOS RECURRENTES:Sueldos y Salarios 278.56 500.00 275.00 500.00 3.56 0.00

Reparaciones y Manternimento 213.45 500.00 200.00 500.00 13.45 0.00

TOTAL COSTOS RECURRENTES 492.01 1,000 00 475.00 1,000.00 17.01 0.00

TOTAL GASTOS DEL PROYECTO 29,807.60 49,297.84 23,800.00 60,350.00 6,007.60 (11,052.16)

Proyecto XYZDetalle de los Gastos del Período


Resumen por Sub-Categorías(Indicar el tipo de moneda)

Real | Presupuestado (SAR) | Variación

A la Fecha |Acumulado | A la Fecha | Acumulado | A la Fecha| Acuulado

COSTOS DE INVERSIÓNOBRAS CIV1LES

Movimiento de Tierra 2,348.96 3,568.97 3,500.00 4,500.00 (1,151.04) (931.03)

EstucturasyEdificios 5,680.00 6,512.38 4,600.00 8,000.00 1,080.00 (1,487.62)

Costos de la Tierra 3,264.41 8,712.02 2,200.00 8,950.00 1,064.41 (237.98)

TOTAL COSTOS DE INVERSION 11,293.37 18,793.37 10,300.00 21,450.00 993.37 (2,656.63)

Nota: Estos ejemplos muestran el nivel de detalle que se puede proporcionar en los informes financieros del Proyecto

122 ANEXO XIII: EJEMPLO DE ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO


EJEMPLO DE UNA CÉDULA DE RETIROS SOE

PROYECTO XYZESTADO DE SOLICITUDES DE DESEM30LSOPara el año actual hasta: 30 de Junio, 19XX

En U.S. Dólares (también se puede mostrar en monedalocal)

Categoría de Desembolsos (A)Obras Equipo de Asistencia Material

Número Civiles Laboratorio Técnica Investigació Totaln

16 534.87 0.00 0.00 524.89 1,059.7617 0.00 0.00 250.00 0.00 250.0018 0.00 498.32 0.00 0.00 498.3219 542.31 0.00 250.00 0.00 792.3120 234.57 0.00 0.00 0.00 234.5721 547.52 85.32 0.00 0.00 632.8422 0.00 298.32 0.00 0.00 298.3223 0.00 0.00 0.00 400.00 400.0024 0.00 0.00 250.00 0.00 250.0025 0.00 583.88 0.00 0.00 583.88

TOTAL 1,859.27 1,465.84 750.00 924.89 5,000.00

(1) Nota: Las categorías de desembolso son las definidas en el convenio de préstamo. Aquí sólo se usanalgunas, para propósitos del ejemplo

ANEXO XIV: FORMATO PARA EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL 123

ANEXO XIV

FORMATO PARA EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL

Para el año terminado 31 de Diciembre de 1 9XX

Cuenta No.

Banco depositario [Banco Comercial Extranjero]

Dirección

Préstamo/Crédito relacionado

Moneda US$

Depósito inicial (mm/dd/aa) $

Sumar: Reembolsos del Banco Mundial

Intereses devengados

Total ingresos

Restar: Pagos directos por bienes y servicios

Reembolsos SOEs a los prestatarios

Cargos por servicio (si no están incluidosen las cantidades retiradas arriba)

Total egresos

Saldo final (mm/dd/aa)

ii

1i

ANEXO XV: NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA (NIA.) 125

ANEXO XV: NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA (NIAs)RESUMEN Y PERSPECTIVAS DEL SECTOR PÚBLICO

(Hasta Julio de 1994)

Este Anexo es un resumen de las Normas Inter- cuando hay algún intento de restringir el alcancenacionales de Auditoría Nos. 1 al 31, emitidas de la auditoría. En el sector público se puedepor la Federación Internacional de Contadores necesitar otro enfoque. Pueden existir requeri-(IFAC) hasta Julio de 1994. El lector debe te- mientos específicos en la legislación que regulanner en cuenta que el resumen de cada MA no la auditoría; por ejemplo, se puede exigir al

sustituye a la Norma misma. Cuando se esté en auditor que informe directamente a un ministrobusca de orientación, se debe consultar el texto o al poder legislativo si la administración

de la Norma. Cuando no se suministra el texto (incluyendo al jefe de departamento) intentade la perspectiva para el sector público des- limitar el alcance de la auditoría.pués del Resumen de la MA, se entiende que laMA tiene la misma aplicación en el sectorpúblico y en el privado. NIA 2: Cartas de Compromiso de Auditoría

Resumen. La carta de compromiso del auditorNIA 1: Objetivos y Alcance de la Auditoría al cliente está diseñada para documentar y con-de Estados Financieros firmar la aceptación, por parte del auditor, del

nombramiento, el alcance del trabajo, el gradoResumen. La Norma describe la respon- de responsabilidad y la forma y contenido de lossabilidad de la administración por la presenta- informes. La Norma describe el contenido prin-ción de los estados financieros, y los objetivos cipal de la carta de compromiso, y el apéndicegenerales y alcance de la auditoría de los esta- contiene un ejemplo de la carta.dos financieros de una entidad, ejecutada por unauditor independiente.

NIA 3: Principios Básicos que Rigen unaPerspectiva del Sector Público. El objetivo y Auditoríael alcance de una auditoria en el sector privadoo en el sector público, son determinados por el Resumen. Esta Norma describe los princi-mandato sobre auditoría. El mandato de audi- pios básicos que rigen las responsabilidadestoría (autoridad y responsabilidad por la audi- profesionales del auditor y que deben aplicarse

toría) usualmente está basado en la ley, en las cada vez que se lleve a cabo una auditoría. Losnormas profesionales y en los requerimientos principios básicos específicos incluyen: integri-

del auditado. Los mandatos de auditoría en el dad, objetividad e independencia, confidenciali-sector público pueden ser más específicos que dad, habilidad y competencia, trabajo realizadoaquellos del sector privado, y frecuentemente por otros, documentación, planeación, obten-incluyen un rango más amplio de objetivos y un ción de evidencia de auditoría, revisión del sis-alcance más extenso que el usualmente aplicable tema de contabilidad y de control interno, revi-para la auditoría de los estados financieros del sión de las conclusiones obtenidas, y dictamen.sector privado. Estos principios son la piedra angular de todas

las Normas Internacionales de Auditoría subsi-El párrafo 11 de la NIA 1 trata de las acciones guientes.que un auditor del sector privado puede tomar

126 ANEXO XV: NORMAS INTERNACIONAI.ES DE AUDrrORPA (NIA*)

Perspectiva del Sector Público. Independien- piensa utilizar el trabajo realizado por otro audi-temente de que la auditoría se lleve a cabo en el tor. Las pautas son aplicables cuando el auditorsector público o en el privado, los principios independiente, al dictaminar sobre los estadosbásicos de auditoria permanecen iguales. Lo que financieros de una entidad, utiliza el trabajo quepuede diferir en las auditorias llevadas a cabo en otro auditor independiente ha realizado con res-el sector público, es el objetivo y el alcance, y pecto a los estados financieros de una o másciertas juicios o criterios sobre riesgo y materia- divisiones, sucursales, subsidiarias o compañíaslidad. Estas diferencias frecuentemente son atri- asociadas incluidas en los estados financieros debuibles a diferencias en el mandato de auditoría dicha entidad.y a los requerimientos legales de la forma depresentación de los informes financieros; porejemplo, los mandatos de auditoria en el sector NIA 6: Estudio y Evaluación del Sistema depúblico pueden ser más específicos que en el Contabilidad y de los Controles Internos ensector privado y a las entidades del sector públi- Relación con la Auditoríaco se les puede requerir la presentación de in-formes financieros adicionales. También pueden Resumen. La administración es responsableexistir diferencias en el enfoque y estilo de la de mantener un sistema de contabilidad adecua-auditoría. Sin embargo, estas diferencias no do y que incorpore varios controles internos enconstituirían diferencias en los principios bási- la extensión requerida según el tamaño y natura-cos de auditoría. leza de la empresa. Sin embargo, el auditor ne-

cesita una certidumbre razonable de que el sis-tema de contabilidad es adecuado y de que toda

NIA 4: Planeación la información contable que debe registrarse hasido efectivamente registrada. Los controles

Resumen. Esta guía se aplica al proceso de internos normalmente contribuyen a dar tal cer-planeación de auditorias de estados financieros tidumbre. Esta norma describe los sistemas dey de otra información financiera. La Norma está contabilidad, los elementos, el objetivo y lasenmarcada en el contexto de las auditorías recu- limitaciones del control interno, y asimismo losrrentes, identifica los elementos primordiales del procedimientos de auditoría para el estudio yproceso de planeación y ofrece ejemplos prácti- evaluación de éste.cos sobre aspectos que deben ser consideradosal planear la auditoría. La adecuada planeación Perspectiva del Sector Público. En relaciónde la auditoría ayuda a asegurar que se dará la con el párrafo 4 de la NIA 6, el auditor debedebida atención a áreas importantes de la mis- estar consciente de que los objetivos de la Ad-ma, que los problemas potenciales serán pron- ministración de las entidades del sector público,tamente identificados, y que el trabajo será pueden estar influenciadas por asuntos relacio-cumplido en forma expedita. La planeación nados con la respondabilidad pública y puedetambién ayuda a la apropiada utilización de los incluir objetivos que tienen su origen en la legis-asistentes y a la coordinación del trabajo reali- lación, los reglamentos, ordenanzas guberna-zado por otros auditores y expertos. mentales y directrices ministeriales. Las

'pruebas de cumplimiento" en esta norma seNIA 5: Utilización del Trabajo de otro Audi- refieren a las pruebas que se han de realizar parator evaluar y determinar si el control interno, en el

cual se va confiar, está operando efectivamenteResumen. Esta norma describe las conside- en la práctica. Estos procedimientos no se de-raciones que debe contemplar el auditor cuando ben confundir con la auditoría de cumplimiento

llevada a cabo en el sector público con el fin de

ANEXO XV: NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA (NIAs) 127

establecer el cumplimiento, por parte de la enti- cualquier requerimiento especial de auditoria.dad, con la legislación, las ordenanzas, los re- Estos requerimientos pueden afectar, por ejem-glamentos y las directrices ministeriales, inclu- plo, la amplitud discrecional del auditor al esta-yendo aquellas que se relacionan con el manejo blecer la materialidad y decidir sobre la natura-probo de los fondos públicos. leza y alcance de los procedimientos de audito-

ría que va a emplear. El párrafo 9 de esta NIAdebe emplearse solamente después de tener en

NIA 7: Control de Calidad del Trabajo de cuenta estas restricciones al juicio del auditor.Auditoría

Addendum 1 a la NIA 8: Pautas AdicionalesResumen. Controlar la calidad del trabajo sobre Observación, de. Inventarios, Confir-de auditoría es esencial para mantener lo altos mación de Cuentas por Cobrar, e Indaga-estándares de la profesión. Esta Norma distin- ción sobre Litigios y Reclamosgue entre los controles de una auditoría indivi-dual y los controles generales de calidad adop- Resumen. En este addendum se dan pautastados por la firma auditora. Aunque reconoce la sobre la aplicación de los procedimientos deinterrelación entre los dos tipos de control, hace recopilación de evidencias de auditoríaver que los controles generales de calidad (asistencia a la toma de inventarios, confirma-"amplían y facilitan" los controles de las audi- ción directa de cuentas por cobrar y comunica-torías individuales pero no los reemplazan. Se ción directa con abogados del cliente), que sonocupa de los controles sobre el trabajo delegado generalmente aceptados como los más adecua-a los asistentes que participan en una auditoría dos para obtener la evidencia más confiable enindividual, a fin de que se cumplan los princi- relación con determinadas afirmaciones. Estepios básicos de auditoría, y da pautas prácticas Addendum esboza las circunstancias en que de-para que la firma auditora controle la calidad ben aplicarse estos procedimientos y las circuns-general de sus ejercicio profesional. tancias que deben considerarse para ponerlos en

práctica. La observación de los inventarios esobligatoria (salvo que no sea factible), cuando

NIA 8: Evidencia de Auditoría éstos son significativos para los estados finan-cieros, y se lleva a cabo con el fin de obtener

Resumen. La evidencia de auditoría es la evidencia de la existencia fisica y el estado deinformación obtenida por el auditor con la cual los mismos. La confirmación de cuentas porha llegado a las conclusiones en que basa su cobrar es necesaria cuando éstas son significati-opinión sobre la información financiera. La vas, y se lleva a cabo para obtener evidencia deNorma describe la naturaleza, las fuentes, la su- la existencia de los deudores y de la exactitudficiencia y competencia de la evidencia, así co- de los saldos registrados. Se dan pautas para lamo los métodos mediante los cuales es obtenida selección de las cuentas por confirmar, el uso depor el auditor durante la ejecución de las prue- confirmaciones positivas y negativas y el uso debas de cumplimiento y las pruebas sustantivas. procedimientos alternativos cuando la confir-

mación es inapropiada o cuando las respuestasPerspectiva del Sector Público Cuando se ile- recibidas contienen objeciones. La comunica-van a cabo auditorías en entidades del sector ción directa con los abogados de la entidad espúblico, el auditor necesitará tener en cuenta el necesaria si se identifican litigios o reclamos o simarco legal y cualquier otra reglamentación, se piensa que éstos pueden existir. La Norma daordenanza o directriz ministerial importantes, pautas sobre la forma y contenido de la comuni-que afecten el mandato legal de la auditoría y cación, y pautas en relación con las reuniones

con los abogados que el auditor pueda conside-

128 ANEXO XV: NORMAS INTERPNACIONALES DE AUDITORIA (NiAa)

rar necesarias cuando los casos sean complejos ciones o hechos que aumentan el riesgo deo existan discrepancias. fraude o error.

NIA 9: Documentación NIA 12: Procedimientos Analíticos

Resumen. En esta Norma se dan pautas Resumen. La Norma suministra una des-sobre la forma general y el contenido de los pa- cripción de la naturaleza de los procedimientospeles de trabajo, y se dan ejemplos específicos de revisión analítica, y da pautas sobre los obje-de papeles de trabajo normalmente preparados u tivos, oportunidad y extensión de la confianzaobtenidos por el auditor. También se trata sobre que se puede. tener, en tales procedimientos alla propiedad y custodia de los papeles de traba- realizar una auditoría. También discute la inves-jo. tigación del auditor con respecto la las fluctua-

ciones inusuales.

NIA 10: Utilización del Trabajo del AuditorInterno NIA 13: Dictamen del Auditor sobre los Es-

tados FinancierosResumen. La función de la auditoria intemaconstituye un componente separado del control Resumen. La Norma suministra pautas alinterno de una entidad y es llevada a cabo por auditor sobre la forma y contenido del dictamenpersonal especialmente asignado dentro de la emitido en relación con la auditoría indepen-entidad. Uno de los objetivos del auditor interno diente de los estados financieros de una entidad.es determinar si los controles internos están bien La Norma incluye el texto sugerido para expre-disefñados y si funcionan apropiadamente. Gran sar una opinión sin salvedades y se ocupa de lasparte del trabajo del departamento de auditoría circunstancias que pueden dar lugar a una opi-interna puede ser útil para el auditor indepen- nión diferente de la opinión sin salvedades. Undiente en relación con los fines de su examen de apéndice ofrece ejemplos de dictámenes sin sal-la información financiera. La Norma da pautas vedades, con salvedades, con opinión adversa ysobre los procedimientos que debe considerar el de abstención de opinión.auditor independiente al evaluar el trabajo delauditor interno. Perspectiva del Sector Público. Aun cuando

los principios básicos incluidos en esta NormaNIA 11: Fraude y Error son aplicables a la auditoría de los estados fi-

nancieros del sector público, la legislación queResumen. La Norma define el fraude y el da origen al mandato de auditoría puede especi-error, e indica que la responsabilidad de la pre- ficar la naturaleza, contenido y forma del infor-vención de los mismos reside en la administra- me de auditoría. Los lectores deben tener ención. El auditor debe planear la auditoría de cuenta que la NIA no se refiere a la forma ymodo que exista una razonable posibilidad de contenido del informe del auditor en circuns-detectar distorsiones materiales provenientes de tancias en las cuales los estados financieros sonfraude o error. La Norma sugiere procedimien- preparados de acuerdo con principios de con-tos que debe considerar el auditor cuando en- tabilidad especiales establecidos por la legisla-cuentra indicios de que puede existir fraude o ción o por directrices ministeriales o de otra in-error. Un apéndice ofrece ejemplos de condi- dole.


NIA 14: Otra Información en Documentos La Norma esboza los casos en que pueden usar-que Contienen Estados Financieros Audita- se las TAAC, los factores que se deben conside-dos rar al determinar su utilización y los pasos prin-

cipales en las aplicaciones de TAAC. TambiénResumen. Esta Norma define el término destaca las consideraciones especiales que se"otra información" como la información finan- deben tomar al usar las TAAC en el ambiente deciera y no financiera contenida en un documento cómputo de una empresa pequeña.que incluye los estados financieros auditados dela entidad, y el dictamen respectivo. Usualmentela entidad emite tal documento con una perio- NIA 17: Entidades Vinculadasdicidad anual, el cual es frecuentemente conoci-do como el "Informe Anual". En determinadas Resumen. Esta Norma discute los proce-circunstancias, el auditor tiene la obligación re- dimientos que se deben considerar para obtenerglamentaria de dictaminar sobre otra informa- evidencia de auditoría suficiente y competenteción, y en otras circunstancias, no tiene tal obli- concerniente a la existencia de entidades vincu-gación. En esta Norma se discuten las conside- ladas y a las operaciones realizadas con ellas.raciones que debe tomar el auditor con respecto Esta Norma está basada en la definición y re-a la otra información sobre la cual no tiene obli- querimientos de revelación establecidos en lagación de dictaminar, así como las acciones que Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 24debe ejecutar cuando descubre una inconsisten- "Revelaciones sobre Entidades Vinculadas". Lacia material o una distorsión material de los he- NIA 17 da pautas para ayudar al auditor a de-chos. terminar si la gerencia de la entidad ha revelado

o no, apropiadamente, las relaciones con enti-dades vinculadas y las operaciones realizadas

NIA 15: Auditoría en un Ambiente de Proce- con ellas, de conformidad con lo señalado por lasamiento Electrónico de Datos (PED) NIC 24.

Resumen. La Norma suministra pautas al Perspectiva del Sector Público. Al aplicarauditor sobre los procedimientos adicionales los principios de auditoria de esta norma, losnecesarios para cumplir con la NIA 3, auditores deben hacer referencia a los requeri-"Principios Básicos que Rigen una Auditoria" mientos legales que son aplicables a las entida-cuando se lleva a cabo una auditoría en un am- des y empleados del sector público, relaciona-biente PED. Describe la habilidad y competen- das con entidades vinculadas. Dicha legislacióncia que se requiere del auditor, y también des- puede prohibir a las entidades y a los empleadoscribe su responsabilidad cuando delega tal traba- efectuar transacciones con entidades vinculadas.jo a asistentes o utiliza el trabajo ejecutado por También puede existir un requerimiento paraotros. que los empleados del sector público declaren

sus intereses en entidades con las cuales efec-túan transacciones de carácter profesional o

NIA 16: Técnicas de Auditoría con Ayuda comercial. Cuando existan tales requerimientosdel Computador legales, los procedimientos de auditoría deberán

ser ampliados para detectar los casos de in-Resumen. Esta Norma da pautas al auditor cumplimiento con estos requerinmientos.que aplica técnicas de auditoria con ayuda delcomputador (TAAC), particularmente progra- El lector debe tener en cuenta que mientras lamas (software) de auditoría y datos de prueba. Guía 1 del Comité para el Sector Público indica

que todas las NICs son aplicables a las empresas

130 ANEXO XV: NORMAS IxNTERNACIONALES DE AUDITORIA (NIA9)

comerciales e industriales del sector público, la NIA 20: Efectos del Ambiente PED en el Es-NIC 24 no requiere que se revelen las transac- tudio y Evaluación del Sistema de Contabili-ciones entre empresas controladas por el Esta- dad y los Controles Internos Relacionadosdo. El lector también debe tener en cuenta quelas definiciones de entidades relacionadas in- Resumen. La Norma se refiere al estudio ycluidas en la NIC 24 y en la NIA 17 no cubren evaluación del sistema de contabilidad y de lostodas las circunstancias relevantes a las entida- correspondientes controles internos en un am-des del sector público. Por ejemplo, para los biente PED y representa una ampliación de lasfines de la aplicación de esta norma de audito- pautas dadas en la NIA 6, 'Estudio y Evalua-ría, no se discute la relación entre los ministe- ción del Sistema de Contabilidad y los Corres-rios y los departamentos de Estado y entre éstos pondientes Controles. Internos-.en Relación cony las autoridades estatutarias de las agencias la Auditoría," y en la NIA 15 "Auditoría en ungubernamentales.. Ambiente PED." Describe las características

comunes de un ambiente PED, incluyendo losfactores que afectan a la organización y estruc-

NIA 18: Utilización del Trabajo de un Ex- tura, naturaleza del procesamiento y diseño yperto aspectos procesales del sistema de contabilidad

y de control interno. Distingue y explica la inte-Resumen. Esta Norma proporciona pautas rrelación de los controles generales del PEDal auditor para los casos en que utilice el trabajo (aquellos que afectan al ambiente PED) y losde expertos (especialistas) contratados o em- controles de aplicación PED (aquellos quepleados por el cliente o por el mismo auditor. afectan a las aplicaciones de contabilidad).La Norma ofrece ejemplos de casos en que elauditor puede necesitar emplear el trabajo de unexperto, y da pautas sobre las consideraciones NIA 21: Fecha del Dictamen de Auditoría;que tienen que ver con la habilidad, competen- Hechos Posteriores a la Fecha del Balancecia y objetividad de éste. La NIA 18 esboza las General; Descubrimientos de Hechos Des-consideraciones que el auditor debe tener en pués de la Emisión de los Estados Financie-cuenta para comunicarse con el experto, y da rospautas específicas para evaluar el trabajo de unexperto. Resumen. Esta normna da pautas sobre la

fecha del dictamen del auditor, la responsabili-dad del auditor con respecto a hechos posterio-

NIA 19: Muestreo en Auditoría res, que son hechos significativos ocurridosdespués de la fecha del balance general; y la

Resumen. La Norna identifica los factores responsabilidad del auditor con respecto al des-que debe considerar el auditor al diseñar y se- cubrimiento de hechos después de que los esta-leccionar la muestra de auditoría y al evaluar los dos financieros han sido emitidos. La Normaresultados de sus procedimientos. La Norma se describe los pasos que generalmente sigue elaplica a los métodos de muestreo estadísticos y auditor para identificar los hechos posteriores,no estadísticos, y da pautas fundamentales, a la las responsabilidades con respecto a hechosvez que prácticas, sobre cuestiones tales como posteriores a la fecha del dictamen pero anterio-el muestreo, el riesgo muestral, la estratifica- res a la emisión de los estados financieros, y elción, los métodos de selección y la proyección descubrimniento de hechos después de la emisiónde errores. de los estados financieros. Un apéndice a la

NMA presenta un ejemplo del dictamen sobreestados financieros que han sido modificados.


NIA 22: Manifestaciones de la Gerencia entidad puede quedar en peligro, la NIA sumi-nistrará pautas útiles para al auditor.

Resumen. Esta Norma da pautas al auditorsobre el uso de las manifestaciones de la geren-cia como evidencia de auditoría, los procedi- NIA 24: Dictamen del auditor con Fines Es-mientos que el auditor debe aplicar para evaluar pecialesy documentar tales manifestaciones y las cir-cunstancias en que dichas manifestaciones de- Resumen. Esta Norma da pautas al auditorben ser obtenidas por escrito. La Norma indica para cuando emita un dictamen distinto al refe-que, con respecto a las manifestaciones que rido en la NIA 13, especialmente en los siguien-conciernen a cuestiones materiales existentes en tes casos: a) estados,financieros preparados si-los estados financieros, el auditor debe buscar guiendo prácticas de contabilidad aceptablesevidencia que la corrobore, y debe evaluar la distintas de las normas internacionales de con-razonabilidad y consistencia de las manifesta- tabilidad o las normas locales importantes, b)ciones en relación con otras evidencias de audi- cuentas específicas, elementos de cuentas, otoría y otras manifestaciones. Además debe rubros de los estados financieros, c) cumpli-considerar si se puede esperar que la persona miento de compromisos contractuales, y d) es-que hace la manifestación esté bien informada. tados financieros resumidos. Los apéndices a la

NIA contienen modelos de dictámenes emitidoscon fines especiales.

NIA 23: Empresa en Marcha

Resumen. Esta Norma da pautas al auditor NIA 25: Materialidad y Riesgo de Auditoríapara el descargo de su responsabilidad en situa-ciones en las que la validez del supuesto de ne- Resumen. Esta norma define los conceptosgocio en marcha tomado como base para la de materialidad y riesgo de auditoría, su interre-preparación de los estados financieros es cues- lación y la aplicación de estos conceptos por eltionable. La Norma indica que la continuidad de auditor al planear y conducir una auditoría yuna entidad como negocio en marcha, se pre- evaluar los resultados de sus procedimientos.sume en ausencia de información en contrario. Define la materialidad como la magnitud o natu-Si la presunción no está justificada, la entidad raleza de una distorsión, incluso una omisión enpuede no estar en capacidad de realizar sus ac- la información financiera, de manera individualtivos por los valores registrados y pueden pro- o acumulada, que en el contexto de las circuns-ducirse cambios en los valores y fechas de ven- tancias, hace probable que el juicio de un indivi-cimiento de las obligaciones, dando lugar a la duo promedio que se basa en tal información senecesidad de ajustar los estados financieros. vea influenciado, o sus decisiones se vean afec-

tadas, como consecuencia de la mencionadaPerspectiva del Sector Público. Generalmente, distorsión. La Norma indica que la evaluaciónlo adecuado del supuesto de negocio en marcha de la materialidad es cuestión de criterio delno se cuestiona cuando se lleva a cabo una audi- auditor profesional, y que se ha de considerar latoria ya sea del gobierno central o de entidades materialidad tanto a un nivel global como endel sector público que tienen convenios de fi- relación con los saldos de cuentas individuales ynanciamiento respaldados por el gobierno cen- las correspondientes revelaciones.tral. Sin embargo, cuando no existen tales con-venios, o cuando el financiamiento del gobierno Perspectiva del Sector Público. Al evaluarcentral puede ser retirado y la existencia de la la materialidad, el auditor del sector público de-

132 ANEXO XV: NORMAS INTERNACIONALES DE AUDrIORIA (NIAs)

be, además de ejercer su juicio profesional, NIA 28: Compromisos de Primera Auditoríaconsiderar cualquier legislación o reglamento - Saldos de Aperturaque pueda tener impacto en tal evaluación.

Resumen. Esta Norma da pautas en cuantoa las responsabilidades del auditor respecto a

NIA 26: Auditoría de Estimados Contables los saldo de apertura cuando los estados finan-cieros son auditados por primera vez o cuando

Resumen. La Norma da pautas al auditor los estados financieros del año anterior han sidosobre los procedimientos de auditoría que debe examinados por otro auditor. La Norma esbozaaplicar a fin de obtener una certidumbre razo- los procedimientos de auditoría mediante losnable acerca de lo adecuado de las estimaciones cuales puede, en ambos casos, obtener eviden-contables contenidas en la información financie- cia suficiente y competente para determinar sira. Un estimado contable es definido como una los saldos de apertura están distorsionados oaproximación al valor de una partida cuando no no, y si han sido correctamente arrastrados oes posible contar con un medio preciso de me- reexpresados, y si las políticas contables se apli-dición de la misma. La Norma señala que la ge- caron o no de manera consistente. También se-rencia es responsable de hacer los estimados ñala las consideraciones a tomar en cuenta concontables en base a su criterio acerca de las respecto al dictamen cuando el auditor no pue-consecuencias inciertas de hechos que han ocu- de obtener evidencia suficiente y competente yrrido o es probable que ocurran, y que el audi- cuando el dictamen del año anterior no fue untor es responsable de evaluar la razonabilidad de dictamen sin salvedades. Los apéndices contie-tales estimados. nen ejemplos de dictámenes diferentes al de

opinión sin salvedades u opinión limpia.

NIA 27: Examen de Información FinancieraEstimada NIA 29: Evaluación de los Riesgos Inheren-

tes y de Control, y su Impacto en las PruebasResumen. Esta Norma se ocupa de los pro- Sustantivas.cedimientos para el examen y dictamen en loscasos en que se solicite al auditor que dictamine Resumen. La Norma da pautas al auditorsobre información financiera estimada o proyec- para la evaluación de los riesgos inherentes y detada, ya se trate de pronósticos basados en su- control, así como para la utilización de estapuestos fundamentados, o de proyecciones ba- evaluación para determinar la naturaleza, opor-sadas en supuestos hipotéticos. Al reconocer la tunidad y alcance de las pruebas sustantivas, deorientación hacia lo futuro de este tipo de con- modo de restringir el riesgo de detección a untratos,, la Norma reconoce la naturaleza especu- nivel aceptable.lativa de la evidencia disponible para el auditor,y si bien le reconoce un objetivo de auditoriacoherente, establece diferencias entre los re- NIA 30: Conocimiento del Negocioquisitos de evidencia y el proceso de supuestos'hnejor-estimados" con respecto a los supuestos Resumen. La Norma proporciona pautashipotéticos. Pone énfasis en la importancia de la sobre lo que se entiende por conocimiento deladecuada revelación de los supuestos significa- negocio, por qué esto es importante para eltivos, para la compresión de la información fi- auditor y para los miembros del personal quenanciera proyectada, y el papel del auditor para trabaja en la auditoría, por qué es importanteasegurar que esto ocurra. para todas fases de una auditoría, y cómo puede


el auditor obtener y usar este conocimiento. Al por la prevención y el descubrimiento de in-desarrollar una auditoria de los estados financie- cumplimientos recae en la administración.ros, el auditor debe poseer u obtener-un cono-cimiento suficiente del negocio, de tal manera La Norma también proporciona pautas sobreque le permita identificar y entender los even- procedimientos para ser tenidos en cuenta por eltos, transacciones y practicas que, a juicio del auditor al revisar el cumplimiento con las leyesauditor, pueden tener un efecto significativo en y reglamentos. El auditor debe obtener un co-los estados financieros, en el examen o en el nocimiento general del marco legal y reglamen-informe de auditoría. El nivel de conocimiento tario aplicable a la entidad y al sector, y cómo ladel auditor para un trabajo determinado deberia entidad está cumpliendo con ese marco. El audi-incluir un conocimiento general de la economía tor debe ejecutar procedimientos que le ayudeny la industria (sector) en las cuales opera la en- a identificar casos de incumplimiento con aque-tidad, y un conocimiento más particular de có- llas leyes y reglamentos que deben tenerse enmo opera la entidad. En el apéndice a esta NIA cuenta al preparar los estados financieros, y de-se incluye una lista de los asuntos que se deben be obtener evidencia suficiente y adecuada acer-tener en cuenta en una auditoría determinada. ca del cumplimiento con aquellas leyes y regla-

mentos que el auditor generalmente conoce quetienen efecto en la determinación de valores im-

NIA 31: Consideración de las Leyes y Re- portantes y de revelaciones que se deben hacerglamentos en una Auditoría de Estados Fi- en los estados financieros. El apéndice a estanancieros Norma presenta ejemplos de los tipos de infor-

mación que puede llamar la atención del auditorResumen. Esta Norma proporciona pautas y que puede indicar incumplimientos. La Normasobre la responsabilidad del auditor de tener en también presenta procedimientos a seguir cuan-cuenta las leyes y los reglamentos al efectuar do se descubren incumplimientos y cuando di-una auditoría de estados financieros. Al planear chos incumplimientos son informados a la ad-y ejecutar los procedimientos de auditoría, y al ministración, a los usuarios de los informes delevaluar y presentar los informes sobre los resul- auditor sobre los estados financieros, y a lostados de la revisión, el auditor debe reconocer organismos de control y vigilancia.que el no cumplimiento, por parte de la entidad, Perspectiva del Sector Público. Muchoscon las leyes y reglamentos, puede afectar en trabajos de auditoría para el sector público in-forma importante los estados financieros. Sin cluyen responsabilidades de auditoría adiciona-embargo, no puede esperarse que una auditoría les con respecto a leyes y reglamentos. Aúndetecte el incumplimiento con todas las leyes y cuando las responsabilidades del auditor no vanreglamentos. El descubrimiento de incumpli- más allá de aquellas que tiene el auditor en elmientos, independientemente de su materiali- sector privado, la responsabilidad por informardad, requiere considerar las implicaciones para puede ser diferente, debido a que el auditor della integridad de los administradores y emplea- sector público puede estar obligado a informardos y el posible efecto en otros aspectos de la los casos de incumplimiento a las autoridadesauditoría. gubernamentales o a informarlos en su dictamen

de auditoría. (En relación con entidades delLa Norma también define la responsabilidad de sector público, el Comité para el Sector Públicola administración para garantizar que las opera- de IFAC intenta complementar las guías inclui-ciones de la entidad se llevan a cabo de acuerdo das en esta NIA con un Estudio especial).con las leyes y reglamentos. La responsabilidad

iii

i

ii

ANEXO XVI NORMAS DE AUDITORíA DE LA INTOSAI 135

ANEXO XVI: NORMAS DE AUDITORÍA DE LA ORGANIZACIÓNINTERNACIONAL DE INSTITUCIONES SUPERIORES DE AUDITORÍA

(INTOSAI)

Las normas de auditoría de la INTOSAI se di- normas apropiadas para tal tipo de activi-viden en cuatro partes: dad, para garantizar de manera permanente

un alto nivel de calidad.(a) Postulados básicos

2. Las ISAs deben aplicar su propio criterio a(b) Normas generales las diversas situaciones que surjan en el cur-

(c) Normas de procedimiento (o de trabajo de so de la auditoría gubernamental.campo)

3. La respondabilidad, por parte de las perso-(d) Normas para la elaboración de los informnes nas o entidades que manejan recurso públi-

cos, es cada vez más evidente en la con-La INTOSAI ha elaborado las normas con obje- ciencia del público, por lo tanto hay unato de ofrecer un marco de referencia para el es- mayor necesidad de que dicha respondabili-tablecimiento de procedimientos y prácticas a dad se cumpla y opere en forma eficaz.seguir en la realización de las auditorías. Estasnormas deben considerarse a la luz de las pecu- 4. La implantación, en el gobierno, de sistemasliaridades constitucionales, legales o de cual- adecuados de información, de control, dequier otro tipo de las Instituciones Superiores evaluación y de presentación de informesde Auditoría (ISAs) facilitará el proceso de respondabilidad. La

administración es responsable por la co-Postulados básicos. rrección e integridad de la forma y conteni-

do de los informes financieros.Los postulados básicos de auditoría son hipóte-sis básicas, premisas coherentes, principios lógi- 5. Las autoridades correspondientes deben ga-cos y requisitos que contribuyen al desarrollo de rantizar la promulgación de normas de con-las normas de auditoria y sirven a los auditores tabilidad aceptables para la preparación depara formar sus opiniones y elaborar sus infor- los informes financieros y las revelacionesmes, especialmente en casos en que no existan importantes adecuadas a las necesidades delnormas específicas aplicables. Estos postulados gobierno; y las entidades de auditoría debenestipulan que: fijarse objetivos específicos y mensurables y

los niveles de desempefño que desean alcan-1. Las Instituciones Superiores de Auditoría zar.

deben atender al cumplimiento de las nor-mas de INTOSAI en todos los aspectos que 6. La aplicación coherente de normas de con-se consideren como esenciales. Puede que tabilidad aceptables debe resultar en unaciertas normas no sean aplicables a algunos presentación correcta de la situación finan-de los trabajos que realizan las ISAs, espe- ciera y de los resultados de las operaciones.cialmente en aquellas organizadas en formade Tribunal (o Corte) de Cuentas, ni a las 7. La existencia de un sistema de control inter-actividades ajenas a la auditoría realizadas no apropiado, reduce al mínimo el riesgo depor las ISAs. Las ISAs deben determinar las errores e irregularidades.

136 ANEXO XVI NORMAS DE AUDITOR;A DE LA INTOSA1

8. La cooperación de las entidades sujetas a 2. Las ISAs deben establecer políticas y pro-auditoría, en lo que se refiere a mantener y cedimientos para el entrenamiento y desa-permitir el acceso a todos los datos necesa- rrollo de su personal para que puedan reali-rios para una adecuada evaluación de sus zar sus tareas eficientemente.actividades, se vería facilitada por la inclu-sión de tal obligación en los preceptos lega- 3. Las ISAs deben establecer políticas y pro-les. cedimientos para elaborar manuales y ofre-

cer guías escritas e instrucciones referentes9. Todas las actividades de auditoría de las a la realización de las auditorías.

ISAs deben estar dentro de sus competen-cias legales. 4. Las ISAs deben adoptar políticas y proce-

dimientos para aprovechar las habilidades y10. Las ISAs deben contribuir al perfecciona- experiencia disponibles dentro de l, ISA y

miento de las técnicas que se aplican para para identificar aquellas habilidad de las quecontrolar la validez de las medidas utilizadas se carece.para la valoración del desempefío.

5. Las ISAs deben adoptar políticas y proce-11. Las ISAs deben evitar los conflictos de inte- dimientos para revisar la eficiencia y la efi-

reses entre el auditor y el ente auditado. cacia de sus normas y procedimientos inter-nos.

Normas Generales.Normas de procedimiento.

Constituyen una guía para el auditor, y deben decumplirse independientemente del tipo de audi- Estas normas constituyen el marco general paratoría que se ejecute. Estas normas incluyen al- dirigir y llevar a cabo una auditoría. Su propósi-gunas aplicables tanto a los auditores como a to es establecer los criterios generales que ellas ISAs, y otras aplicables únicamente a las auditor debe seguir para lograr que sus actua-ISAs. ciones sean objetivas, sistemáticas y equilibra-

das.Las normas aplicables al auditor y a las ISAsson: Las normnas de procedimiento aplicables a todo

tipo de auditorias son:1. Los auditores y las ISAs deben ser inde-

pendientes. 1. El auditor debe planificar el trabajo de ma-nera tal que se asegure la realización de una

2. Los auditores y las ISAs deben poseer la auditoría de alta calidad y que ésta sea lle-competencia profesional exigida. vada a cabo con economía, eficiencia y en

forma oportuna.3. Los auditores y las ISAs deben emplear la

debida diligencia e interés en el cumplimien- 2. El trabajo realizado por el personal de audi-to de las normas de auditoria de INTOSAI. toría en cada nivel, y en cada fase, debe ser

Las normas aplicables a las ISAs son: adecuadamente supervisado durante la audi-toria, y la documentación que soporta el

1. Las ISAs deben adoptar políticas y proce- trabajo debe ser revisada por un miembrodinientos para contratar personal con la experimentado del personal de auditoria.preparación adecuada.

ANEXO XVI NORMAS DE AUDITOR(A DE LA INTOSAI 137

3. El auditor, con el fin de determinar la ex- sometidas a la auditoría, se debe obtener

tensión y el alcance de la auditoría, debe evidencia relevante, razonable y competen-

examinar y comprobar el grado de fiabilidad tes.del control interno.

6. En la auditoría financiera, y en cualquier

4. En la ejecución de auditorías financieras (o otra clase de auditoría cuando proceda, los

de regularidad) se debe comprobar el cum- auditores deben examinar los estados finan-

plimiento con las leyes y reglamentos apli- cieros para establecer si se han cumplido las

cables. El auditor debe diseñar pasos y pro- normas de contabilidad generalmente acep-

cedimientos que le ofrezcan una garantía ra- tadas para la presentación de los informes

zonable de que se detectan los errores, las financieros-.La revisión de los estados fi-

irregularidades y los actos ilícitos que pudie- nancieros debe hacerse en la extensión nece-

ran repercutir directa y substancialmente so- saria que permita obtener una base razona-

bre los valores que figuran en los estados fi- ble para expresar una opinión sobre los

nancieros o sobre los resultados de la audi- mismos.toría. En la ejecución de auditorías operati-vas o de gestión también se debe evaluar el Normas del dictamen o informe.

cumplimiento con las leyes y reglamentosaplicables, pues es necesario para cumplir Debido a que no resulta práctico formular una

con los objetivos de la auditoria. Asimismo, regla general que sirva para la elaboración de

el auditor debe prestar especial atención a informes en cada caso especial, estas normas

las situaciones o transacciones susceptibles son exclusivamente una guía para ayudar, y no

de entrañar actos ilícitos que pudieran afec- reemplazar, el prudente criterio del auditor en la

tar indirectamente los resultados de la audi- elaboración de su informe.toría. La auditoría financiera constituye unaspecto esencial del control gubernamental. La norma relativa a la elaboración de los infor-

Uno de los objetivos más importantes que mes establece:este tipo de auditoria asigna a las ISAs es elde velar, por todos los medios disponibles, a) Al final de cada auditoría, el auditor debe

que los presupuestos y la contabilidad del preparar una opinión o informe escrito, se-

Estado sean completos y válidos. Esto pro- gún sea apropiado, poniendo de manifiesto,

porciona al Parlamento y a otros usuarios de en forma adecuada, los hechos descubiertos.

los informes financieros seguridad sobre la El informe debe ser independiente, objetivo

magnitud y la evolución de las obligaciones imparcial y constructivo. Su contenido debe

financieras del Estado Para alcanzar este ser fácil de entender, estar exento de vague-

objetivo, la ISA examinará las cuentas y los dades o ambigüedades, e incluir sólo aquella

estados financieros de la Administración, información que está respaldada por evi-

con el propósito de asegurar que todas las dencia relevante y competente.

operaciones han sido debidamente contraí-das, ordenadas, liquidadas y registradas. Si b) Corresponde a la ISA decidir, en última

no se detecta ninguna irregularidad, la audi- instancia, sobre las acciones que deben to-

toría concluye ordinariamente con una marse en relación con las prácticas fraudu-

"aprobación". lentas o con las irregularidades gravesconstatadas por los auditores. En relación

5. Para fundamentar las opiniones y las con- con la auditoria financiera o de regularidad,

clusiones del auditor, relativas a la organi- el auditor debe preparar un informe escrito

zación, programas, actividades y funciones de las pruebas sobre cumplimiento con las

138 ANEXO XVI NORMAS DE AUDITORíA DE LA I N%TOSAI

leyes y reglamentos aplicables. Este informe la s partidas no comprobadas. En los casospuede formar parte del informe sobre los de auditoría de desempeño, el informe debeestados financieros o puede presentarse por incluir todos los casos relevantes de in-separado, y debe contener una declaración cumplimiento que sean pertinentes para losde confirmación positiva de las partidas objetivos de la auditoría.comprobadas y una afirmación negativa de

ANEXO XVII: REVISION DE LAS FIRMAS DE AUDrIORIAS 139

ANEXO XVII: REVISIÓN DE LAS FIRMAS DE AUDITORIA - CUESTIONARIOPRELIMINAR (principalmente para Auditores Privados'

Información Básica

Nombre legal del auditor o la firma auditora:

Numero de Registro o Perniso para Ejercer la Profesión:

Fecha de iniciación de la practica profesional:

Dirección Oficina:

Dirección Postal:

Teléfono (con código de área)

Numero de fax o telex:

Dirección y teléfono de agencias y sucursales (si hay):

Nombre/dirección de afiliadas internacionales (si hay):

PERFIL DE LA FIRMA AUDITORA

1. Indique la naturaleza legal de la Firna Auditora (propietario individual, sociedad, etc.)

2. Indique el numero total de auditores (excluyendo personal de apoyo) que son socios o empleados de lafinna. Indique cuántos de ellos son auditores autorizados.

3. Indique cuales de los siguientes servicios son provistos por la firma, y muestre la contribución aproximadade cada servicio a los ingresos totales por honorarios de la firma.

'La aceptabilidad de los auditores gubemamentales será normalmente revisada en una base general por país, y este anexosólo aplica para aspectos limitados.

140 ANEXO XVIL REVISION DE LAS FIPMA DE AUDrrORIA

% del Total deIngresos porHonorarios

AuditoriaContabilidadOtros serviciosTotal 1000/a

Por cada auditor autorizado que es un duefío/empleado, proporcione un curriculum vitae con sus nombres ys resumen de sus credenciales y experiencia, incluyendo* credenciales académicas y profesionales* membresía en asociaciones profesionales de auditores o contadores* detalles de experiencia profesional en auditoria y contaduría, incluyendo cualquier experiencia de trabajo

fuera del país* fluidez oral y escrita en ingles u otros idiomas

5. Tiene la firma alguna asociación o afliación con otras firmas profesionales de auditores, contadores,consultores o abogados, ya sea en el país o fuera de él? De ser así, favor proporcionar detalles.

INDEPENDENCIA

6. Está alguna de las personas arriba listadas (o sus cónyuges o parientes cercanos) empleados porcualquier nivel del Gobierno, Poder Legislativo o Institución Pública? De ser así, favor proporcionar detalles.

7. Si un cliente potencial -la entidad ejecutora de un proyecto financiado por el Banco Mundial -propusiera a su firma para ser considerada para auditar el proyecto, estarían ustedes preparados paraproporcionar una confirmación escrita (en forma oportuna) de que la firma no tiene conflicto de intereses ytiene la independencia necesaria para aceptar el nombramiento como auditor.

SUNo

8. Confirme que si su firma fuera nombrada como el auditor de un proyecto financiado por el BancoMundial, ustedes permitirían al personal del Banco ejecutar revisiones de control de calidad de los papeles detrabajo que respaldan cualquier informe de auditoría emitido.

Sí/No

PRACTICA DE AUDITORIA

9. Adjunte (por separado) una lista de los clientes principales de la firma, actuales y anteriores,(particularmente las instituciones internacionales o empresas conjuntas) especificando el tipo de servicio(auditoría, consltoría o contabilidad) proporcionado a cada cliente.

ANEXO XVII: REVISION DE LAS FIRMAS DE AUDITORIAS 141

10. Ha ejecutado alguna auditoría conjuntamente con alguna firma intemacional de contadores? De ser así,

favor proporcionar detalles.

11. Está dispuesto a ejecutar auditorías conjuntas, bajo la dirección general de una firma intemacional de

auditores y contadores?Sí/No

12. Indique brevemente su base para determinar los honorarios cobrados a los clientes por los servicios

profesionales que su firma proporciona.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

13. Indique si su firma conoce las normas intemacionales de contabilidad y auditoría, y las reglas locales de

contabilidad.Sí/No

14. Cómo aseguran los procedimientos y métodos de auditoria de la firma que se cumple con dichas

nomias de contabilidad y auditoria? Describa brevemente.

15. Están los procedimientos y métodos de auditoría de la firma establecidos en un manual o documento

sinilar?SUINo

Si la respuesta es no, cómo capacita a su personal en conceptos de contabilidad y auditoría? Además,

cómo se les proporciona orientación diaria en técnicas de auditoría?

16. Indique brevemente la forma en que se supervisa el trabajo de los empleados.

17. Indique brevemente los procedimientos intemos utilizados por la firma para asegurar intemrnamente la

calidad del trabajo y los servicios, tal como una segunda revisión (para control de calidad) dentro de la firma,

consulta con expertos, o revisión del trabajo por personas o entes externos a la firma.

18. Si el Banco Mundial deseara considerar su firma para seleccionarla como auditores de proyectos

financiados por el Banco, permitiría que representantes del Banco revisaran los procedimientos y métodos de

auditoría de la firma?SUINo

GENERALIDADES

19. Adjunte copias de cualesquiera referencias de clientes, folletos u otro material publicitario describiendo

su finna.

Liste abajo los títulos y numero de paginas de cualesquier documento que esté adjuntando a este

cuestionario.

i

1

i

1

ANEXO XVIII: TERMINOS DE REFERENCIA Y CARTA DE COMPROMISO 143

ANEXO XVIII: GUÍA PARA LOS AUDITORES

TÉRMINOS DE REFERENCIA Y CARTA DE COMPROMISO

1. Normalmente, el Banco aprueba los términos de referencia (TOR) del auditor a ser contratadopor un prestatario o entidad de proyecto. Preferiblemente, los funcionarios del Banco no deben involu-crarse en la preparación de los TOR, pero no hay ninguna objeción para que aconsejen al prestatariobasados en estas guías.

2. Las guías no deben ser vistas como que son universalmente aplicables a las auditorías de losproyectos del Banco o las entidades de proyectos. Los funcionarios deben seleccionar aquellos compo-nentes que consideren apropiados para una auditoría en especial y agregar asuntos importantes que noestén en las guías. Éstas son aplicables solamente a la selección de auditores para realizar auditorías delos estados financieros del organismo, los estados financieros del proyecto, operaciones de ajuste, esta-dos de gastos (SOEs), y cuentas especiales (SAs). No están orientadas a revisiones especiales, de inves-tigación, o trabajo de consultoría.

3. Términos de referencia para un Auditor

La forma y contenido de los TOR puede variar para cada proyecto, y algunos aspectos puedenser incluidos en la carta de compromiso. En general, deben incluir los puntos delineados abajo.

4. Resumen del contenido de los TOR/Carta de Compromiso

a) Descripción de la autoridad ó entidad empleadora,

b) Entrega del informe de auditoría,

c) Descripción y oportunidad de los estados financieros y otro material a ser suministrado porla gerencia a los auditores,

d) el hecho que la auditoría debe realizarse de acuerdo con las normas internacionales de audi-toría,

e) "carta de gerencia",

f) confirmación de acceso a los registros y personal disponible para el auditor,

g) presentación de la propuesta y el plan de trabajo del auditor.

5. Contenidos Detallados a ser Incluidos en los TOR/Carta de Compromiso

a) Los TOR deben describir la institución que contrata al auditor, y si está actuando en repre-sentación de, o es una parte constituyente de, otra más grande, determinando su indepen-dencia y el ámbito del trabajo.

144 ANEXO XVIII: TERMINOS DE REFERENCIA Y CARTA DE COMPROMISO

b) Una descripción tanto legal como general de la entidad debe ser suministrada en suficientedetalle que posibilite al auditor comprender totalmente la naturaleza y objetivo de la entidad.La siguiente información sería de ayuda:

(i) organigramas;(ii) nombres de los gerentes superiores;

(iii) nombre y credenciales de la(s) persona(s) responsable por la administración financiera,la contabilidad y la auditoría interna;

(iv) nombre y dirección del auditor externo actual;

(v) instalaciones de procesamiento de datos utilizadas; y

(vi) una copia de los últimos estados financieros (cuando estén disponibles).

c) El auditor debe ser invitado a:

(i) enviar una propuesta para la auditoria de los estados financieros (p.e., estados financie-ros de la entidad ejecutora, operaciones de ajuste, estados financieros del proyecto,SOEs, SAs, o una combinación de los anteriores);

(ii) emitir una opinión basada en el alcance y detalle de la auditoría de tales estados; y

(iii) proporcionar una "carta de gerencia" describiendo las mejoras necesarias, si las hay, enlos sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad y el uso adecuado de losrecursos.

Los TOR/Carta de Compromiso deben especificar si el compromiso es para varios años fiscales(o para otro período específico).

d) Aún cuando el auditor es responsable de formarse y emitir opiniones sobre los estados fi-nancieros, la responsabilidad para la preparación de éstos está en la administración de la en-tidad. Por lo tanto, la forma de los estados financieros anuales y la documentación de apoyoque será dada al auditor deben ser especificados. Se debe dar el tiempo estimado para el en-vio de estos documentos al auditor (p.e., dos meses después del cierre del año fiscal).

e) El alcance y detalle de la auditoría deben ser claramente explicados para que el auditor pue-da determinar si hay requisitos fuera de los de una auditoría de rutina. Abajo hay ejemplos delos requisitos típicos:

(i) La auditoria debe ser realizada de acuerdo con las normas internacionales de auditoria.El auditor debe indicar la extensión (si hay) en que el examen no estaría en conformidadcon dichas normas.

(ii) El auditor debe comentar y confirmar con respecto a la extensión con que los principiosde contabilidad generalmente aceptados fueron y son consistentemente aplicados. Elauditor debe indicar cualquier diferencia material con las normas internacionales decontabilidad, cuando sea relevante, y su efecto en los estados financieros anuales.

ANEXO XVIII: TERMINOS DE REFERENCIA Y CARTA DE COMPROMISO 145

(iii)Estados de Gastos (SOEs)

Se debe requerir al auditor que verifique los SOEs contra los registros de contabilidad,la documentación de apoyo, y la inspección fisica del trabajo realizado, o bienes y ser-vicios adquiridos. El/ella también debe establecer (con referencia a la carta de desem-bolso) que los gastos declarados para reembolso sean elegibles para financiamiento bajoel Convenio de Préstamo.

(iv) Cuenta Especial (SA)

Se debe requerir al auditor que verifique la corrección de las transacciones financierasde la SA, incluyendo la reconciliación de recibos con los pagos hechos por el Banco, elsaldo de los fondos, y la operación y uso de las SAs de acuerdo con el Convenio dePréstamo.

Carta de Gerencia

La carta de gerencia debe incluir comentarios y recomendaciones para mejorar los sistemas y controlesfinanciero y administrativo del prestatario, así como los comentarios sobre otros asuntos sobre los cua-les la atención de la gerencia deba ser dirigida. Para complementar la carta de gerencia, se le puede pe-dir al auditor que efectúe una revisión especial de uno ó más de los siguientes2:

A. economia, eficiencia, y eficacia en el uso de los recursos;

B. realización de los resultados planeados del proyecto;

C. obligaciones y compromisos legales/financieros de la entidad y extensión del cumplimiento oincumplimiento;

D. sistemas específicos (p.e., mejoras en la contabilidad y las operaciones de procesamiento dedatos que pueden estar siendo desarrolladas) donde los comentarios del auditor son necesa-rios para asegurar la exactitud, eficiencia, y controles adecuados; y

E. cualesquiera otra actividad sobre la cual un auditor pueda reportar.3

6. Otros Aspectos Relacionados con el Compromiso de Auditoría

a) Al auditor seleccionado se le debe pedir que prepare una carta de compromiso (ver AnexoXX>. En los paises donde las obligaciones del auditor son estipuladas por ley, este paso pue-de no ser necesario; pero tal carta seria informativa para el prestatario. Para ayudar a evitarmalentendidos, es de interés tanto del auditor y como del prestatario que el auditor envíe lacarta de compromiso antes que empiece la auditoria. La forma y el contenido de la carta decompromiso de auditoria puede variar para cada cliente, pero por lo general debe incluirasuntos cubiertos en este anexo. Además, debe:

2 Si estos asuntos están dentro del ámbito de la competencia profesional del auditor.3 La lista precedente no es exhaustiva, ni tampoco deben ser cubiertos todos los asuntos en cada proyecto. El alcance y

detalle de una auditoria son susceptibles de ser únicos para cada proyecto o entidad de proyecto.

146 ANEXO XVIII: TERMINOS DE REFERENCIA Y CARTA DE COMPROMISO

(i) Indicar la responsabilidad gerencial para especificar la oportunidad y la naturaleza de losestados financieros, y revelar los requisitos u otra inforrnación que se espera sea propor-cionada bajo los acuerdos de auditoría.

(ii) Establecer un período para proporcionar la opinión de auditoría y los informes.(iii)Estimar las horas hombre y los honorarios de auditoría como un indicativo de la intensi-

dad del esfuerzo de la auditoría y el nivel de personal comprometido en la tarea.

(b) En auditorías recurrentes, no se le debe pedir al auditor que emita una carta de compromisocada afío. Sin embargo, los siguientes factores pueden exigir una nueva carta:

(i) cualquier indicación que el cliente interpreta mal el objetivo y eltalcance de la auditoría,

(ii) revisiones o términos especiales del acuerdo,

(iii)un cambio reciente en la administración,(iv)un cambio importante en la naturaleza ó tamaño del negocio del cliente, y(v) requisitos legales.

7. El paquete de informes a ser suministrado por el auditor normalmente debe comprender:

(a) el estado financiero anual de la organización ejecutora (cuando se requiera), y del proyecto,incluyendo SOEs y la SA,

(b) una opinión por un auditor aceptable al Banco sobre (i) los estados financieros requeridos,(ii) una referencia separada en la opinión precedente con respecto a la auditoria de la cuentaespecial de acuerdo con las estipulaciones de los documentos legales, y (iii) una referenciaseparada en la opinión precedente sobre los retiros de la cuenta del préstamo, basada en losSOEs de acuerdo con las Cláusulas Legales;

(c) una carta de gerencia; y

(d) cuando sea requerido por los TOR, el estado de cumplimiento con las cláusulas legales

ANEXO XIX: MODEL DE TORs PARA AUDITORIAS 147

ANEXO XIX: MODELO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA PARALA AUDITORÍA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE PROYECTOS

(y los SOE y SA Adjuntos Cuando Sea Necesario)

Objefivo

El objetivo de la auditoría del Estado Financiero del Proyecto (EFP) es el de perrnitir al auditor

emitir una opinión profesional sobre el estado financiero del proyecto al final

de cada año fiscal y sobre los fondos recibidos y los gastos para el período contable terminado en

mes/día/alio, según lo informado por el EFP, [así como una opinión sobre el Estado de Gastos].

Las cuentas de proyecto (libros de cuentas) proporcionan la base para la preparación del EFP y

están establecidas para mostrar las transacciones financieras con respecto al proyecto, como son man-

tenidas por la agencia de ejecución del proyecto,

Alcance

La auditorna se hará de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría, e incluirá las prue-

bas y controles que el auditor considere necesario bajo las circunstancias. Al conducir la auditoría, se

debe dar atención especial a lo siguiente:

(a) Todos los fondos externos fueron utilizados de acuerdo con las condiciones de los acuerdos

financieros pertinentes, con especial atención a la economía y eficiencia, y sólo los propósi-

tos para los cuales fue proporcionado el financiamiento. Los acuerdos financieros relevantes

son ( nombre del convenio de préstamo);

(b) Los fondos de contrapartida fueron proporcionados y utilizados de acuerdo con los acuerdos

financieros relevantes, con la debida atención para la economía y eficiencia, y solamente para

los propósitos para los cuales fueron proporcionados;

(c) Los bienes y servicios financiados fueron comprados de acuerdo con el acuerdo financiero

pertinente;

(d) Se mantuvieron todos los documentos de respaldo, registros, y cuentas respecto a todas las

operaciones del proyecto (incluyendo gastos informados vía los SOEs y las SAs). Deben

existir vínculos claros entre los libros de cuentas y los informes presentados al Banco.

(e) Cuando fueron utilizadas las Cuentas Especiales, éstas fueron mantenidas de acuerdo con las

provisiones del acuerdo financiero pertinente.

(f) Las cuentas del proyecto fueron preparadas de acuerdo con las Normas Internacionales de

Contabilidad consistentemente aplicadas, y dan una visión verdadera y justa de la situación

financiera del proyecto al [día/mes/alio] y de los recursos y gastos del alio terminado en esa

fecha.

Estados Financieros de Proyecto

Los Estados Financieros de Proyecto deben incluir:

148 ANEXO XIX MODEL DE TORa PARA AUDrrORIAS

(a) un Resumen de los Fondos recibidos, mostrando separadamente los fondos del Banco Mun-dial, los fondos proporcionados por otros donantes, y lo fondos de contrapartida.

(b) un Resumen de Gastos mostrando las áreas principales del proyecto y las categorías princi-pales de gastos, tanto para el año fiscal actual como lo acumulado a la fecha; y

(c) una Hoja de Saldo mostrando los Fondos Acumulados del Proyecto, saldos bancarios, otrosactivos del proyecto, y los pasivos existentes.

Como un anexo a los Estados Financieros del Proyecto, el auditor debe preparar una reconcilia-ción entre los montos mostrados como 'fecibidos del Banco Mundial por el proyecto" y los mostradoscomo desembolsados por el Banco. Como parte de la reconciliación, el auditor debe indicar el meca-nismo para el desembolso, p.e. Cuentas Especiales, Estados de Gastos, ó reembolso directo.

Estados de Gastos

Además de la auditoría del EFP, se requiere que el auditor examine todos los SOEs usados co-mo base para la presentación de las solicitudes de retiro. El auditor debe aplicar las pruebas y controlesque considere necesario bajo las circunstancias. Para deterninar la elegibilidad de los gastos del proyec-to, dichos gastos deben ser cuidadosamente comparados con los acuerdos financieros pertinentes. Losauditores deben utilizar el SAR como guía cuando lo consideren necesario. Cuando se identifiquengastos inelegibles que han sido incluidos en las solicitudes de retiro y/o reembolsados, éstos deben sercuestionados por el auditor. Adjunto a los Estados Financieros del Proyecto debe haber una cédula lis-tando las solicitudes individuales de retiro de SOE por número de referencia específico y monto. El to-tal de retiros bajo el procedimiento de SOE debe ser parte de la reconciliación general de los desembol-sos del Banco descrita anteriormente.

Cuentas Especiales

En conjunto con la auditoría de los Estados Financieros de Proyecto, el auditor debe efectuar laauditoría de las actividades de las Cuentas Especiales asociadas con el Proyecto. Las Cuentas Especia-les normalmente comprenden:

(a) depósitos y reposiciones recibidos del Banco;

(b) pagos justificados por solicitudes de retiro;

(c) intereses que pueden haber sido pércibidos por los saldos, y que pertenecen al prestatario; y

(d) los saldos remanentes al final de cada año fiscal

El auditor debe formarse una opinión con respecto al grado de cumplimento con las normas delBanco y el saldo de la Cuenta Especial al final del año. La auditoría debe examinar la elegibilidad yexactitud de lastransacciones financieras durante el período bajo revisión y los saldos de fondo al finalde tal período, la operación y el uso de la SA de acuerdo con el convenio de financiamiento, y lo ade-cuado de los controles internos para este tipo de mecanismo de desembolso.

ANEXO XIX: MODEL DE TOR" PARA AUDITORIAS 149

Para este proyecto, las Cuentas Especiales son mencionadas en [citar referencias] los acuerdosfinancieros pertinentes. Los estados de Cuentas Especiales y el informe del auditor deben ser presenta-dos con los Estados Financieros de Proyecto.

Opinión de Auditoría

Aparte de una opinión principal sobre los Estados Financieros del Proyecto, el informe anual deauditoría de las Cuentas del Proyecto debe incluir un párrafo separado comentando sobre la exactitud ycorrección de los gastos retirados bajo procedimientos de SOE y al grado en que el Banco puede con-fiar en los SOEs como base para el desembolso del préstamo. Los estados financieros, incluyendo elinforme de auditoría, deben ser recibidos por el Banco a más tardar [tres a seis] .meses después del findel período contable al cual se refiere la auditoría. El auditor debe enviar el informe al agente designadopor el prestatario en lugar de enviárselo a cualquier funcionario de la entidad del proyecto. El agentedebe enviar prontamente dos copias de las cuentas auditadas y del inforne al Banco.

Carta de Gerencia

Además de los informes de auditoría, el auditor preparará una 'tarta de gerencia', en la cual elauditor:

(a) hará comentarios y observaciones sobre los registros contables, sistemas, y controles quefueron examinados durante el curso de la auditoría;

(b) identificará deficiencias específicas y áreas débiles en los sistemas y controles y hará reco-mendaciones para su mejoría;

(c) informará sobre el grado de cumplimiento con cada cláusula financiera del convenio de fi-nanciamiento, y hará comentarios, si hubiere, sobre asuntos internos y externos que afectendicho cumplimiento; .

(d) comunicará los asuntos que llegaron a su atención durante la auditoría y que pueden tener unimpacto significativo en la ejecución del proyecto; y

(e) llamará la atención del prestatario sobre cualesquiera asuntos que los auditores juzguen per-tinente.

General

Al auditor se le debe dar libre acceso a todos los documentos legales, correspondencia, y cual-quier otra información asociada con el proyecto y juzgada necesaria por el auditor. También debe obte-ner la confirmación de los montos desembolsados y pendientes en el Banco [y los montos desembolsa-dos bajo [especificar otro donante, préstamo ó donación, si la hay]]. Los Gerentes de Proyecto delBanco pueden ayudar a obtener esas confirmaciones.

Es altamente deseable que el auditor se familiarice con las Normas de Informes Financieros yAuditorias en Proyectos Financiados por el Banco Mundial, que resume los requisitos de informes fi-nancieros y de auditoría del Banco. El auditor debe familiarizarse tamnbién con el Manual de Desembol-sos del Banco. Ambos documentos pueden ser suministrados por el Gerente de Proyecto.

11

1

iiij

i11

ANEXO XX EJEMPLO DE CARTA DE COMPROMISO DE AUDrrORIA 151

ANEXO XX: EJEMPLO DE UNA CARTA DECOMPROMISO DE AUDITORÍA

(normalmente preparada por el auditor)

Al Consejo Directivo ó el representante apropiado de la gerencia

Usted ha solicitado que efectuemos una auditoría de (insertar los nombres de los estados finan-cieros) al y por el año terminando a esa fecha. Nos place confirmar nuestra aceptación ynuestro entendimiento en este compromiso por medio de esta carta. Nuestra auditoría será efectuada deacuerdo con las declaraciones autoritativas aplicables de [nombre del país] con el objetivo de expresarnuestra opinión sobre los estados financieros.

Al formar nuestra opinión sobre los estados financieros, realizaremos suficientes pruebas paraobtener una seguridad razonable con respecto a si la información contenida en los registros contables yotro tipo de información son confiables y suficientes como la base para la preparación de los estadosfinancieros. También decidiremos si la información está adecuadamente comunicada en los estados fi-nancieros.

Debido a la naturaleza de las pruebas y otras limitaciones inherentes de la auditoría, juntamentecon las limitaciones inherentes de cualquier sistema de control interno, hay un riesgo inevitable de quealguna distorsión o discrepancia significativa permanezca sin ser descubierta.

Además de nuestro informe sobre los estados financieros, esperamos enviarles una carta por se-parado pertinente a cualquier debilidad material de control interno que descubramos.

Les recordamos que la responsabilidad por la preparación de los estados financieros, incluyendola revelación adecuada es de la gerencia. Esto incluye el mantenimiento de registros contables y con-troles internos adecuados, la selección y aplicación de políticas de contabilidad y la protección de losactivos. Como parte de nuestro proceso de auditoria, solicitaremos de la gerencia una confirmación porescrito referente a las representaciones hechas a nosotros en relación con la auditoría.

Esperamos la cooperación total de su personal y confiamos que ellos pondrán a nuestra disposi-ción cualesquiera registros, documentación y otra información que solicitemos referente a nuestro exa-men.

Nuestros honorarios, que serán presentados a medida que progrese la auditoría, están basadosen el tiempo necesario para los individuos asignados al compromiso más los gastos directos en que incu-rramos. Las tarifas individuales por hora varían de acuerdo al grado de responsabilidad involucrada y laexperiencia y habilidad requerida.

152 ANEXO XX: EJEMPLO DE CARTA DE COMPROMISO DE AUDrIORIA

Esta carta será efectiva para años futuros, a menos que sea cancelada, corregida o substituida.

Favor firmar y devolver la copia adjunta de esta carta indicando que está de acuerdo con sucomprensión del compromiso para nuestra auditoria de los estados financieros.

XYZ y Cía.

Nota: Rubros adicionales pueden ser incluidos de acuerdo con las Guías para TOR y Cartas de Com-promiso, Anexo XVM.

ANEXO XXI: MODELOS DE INFORMES DE AUDITORIA 153

ANEXO XXI: MODELOS DE INFORMES DE AUDITORÍA

EJEMPLO DE OPINIÓN SIN SALVEDADES(PARA UNA ORGANIZACIÓN)

[Nombre y dirección de la Entidad a quien se dirige]'

Párrafo Introductorio

Hemos examinado [indicar nombre de cada estado financiero] adjuntos, de la Compañía XYZ al 31 Di-

ciembre de 19XX [indicar otra fecha o años si es necesario] para el (los) año(s) terminado(s) en esa fe-

cha. La presentación de estos estados financieros es responsabilidad de [identificar al Prestatario].

Nuestras responsabilidad es expresar una opinión sobre dichos estados financieros basados en nuestra

auditoria.

Párrafo del Alcance

Nuestro examen fue realizado de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría promulga-

das por la Federación Intemacional de Contadores (IFAC). Estas normas requieren que planeemos y

ejecutemos la auditoría para obtener certeza razonable de si los estados financieros examinados estánlibres de errores de carácter significativo. Una auditoría incluye el examen, a base de pruebas, de la evi-

dencia de las cifras y revelaciones presentadas en dichos estados. Incluye también la evaluación de losprincipios de contabilidad utilizados y de las estimaciones relevantes hechas por la administración, así

como la evaluación de la presentación general de los estados financieros en conjunto. Consideramos que

nuestro examen proporciona una base razonable para expresar nuestra opinión.

Párrafo de la Opinión

En nuestra opinión, los estados financieros que se mencionan en el primer párrafo presentan razonable-mente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Compafíía XYZ al 31 de Di-

ciembre de 19XX, y los resultados de sus operaciones y sus flujos de caja para el afño terminado en esa

fecha, de conformidad con [indicar las normas de contabilidad aplicadas, p.e. las Normas Internacio-

nales de Contabilidad emitidas por el Comité Internacional de Normas de Contabilidad, o normas lo-

cales compatibles con las de IFACl.

[Nombre y Dirección de la Firma Auditora][Fecha - fecha de completación del trabajo de campo]

o El informe del auditor debe ser adecuadamente dirigido como lo requieran las circunstancias del contrato de auditoria ylas regulaiones locales.

154 ANEXO XXI: MODE1OS DE INFORMES DE AUDITORIA.

MODELO DE INFORME DE AUDITORÍA

EJEMPLO DE OPINIÓN SIN SALVEDADES(PARA EL ESTADO FINANCIERO

DEL PROYECTO INCLUYENDO SOE)

[Nombre y dirección de la Entidad a quien se dirige]"

Párrafo IntroductorioHemos examinado los estados financieros adjuntos, del Proyecto [financiado bajo elpréstamo del Banco MundialIDA No. j al 31 Diciembre de 19XX [indicar-otra fecha o años si esnecesario] para el (los) afño(s) terminado(s) en esa fecha. Nuestras responsabilidad es expresar una opi-nión sobre dichos estados financieros basados en nuestra auditoría.


Nuestro examen fue realizado de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría o normas oprácticas nacionales aplicables, y/o guías del Banco Mundial]. Estas normas y/o guías del Banco Mun-dial requieren que planeemos y ejecutemos la auditoría para obtener certeza razonable de si los estadosfinancieros examinados están libres de errores de carácter significativo. Una auditoría incluye el exa-men, a base de pruebas, de la evidencia de las cifras y revelaciones presentadas en dichos estados. In-cluye también la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y de las estimaciones relevanteshechas por la administración, así como la evaluación de la presentación general de los estados financie-ros en conjunto. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para expresarnuestra opinión.


En nuestra opinión, los estados financieros presentan razonablemente, en todos sus aspectos significati-vos el Origen y Aplicación de Fondosl2 del Proyecto de para el año termina-do el 31 de Diciembre de 19XX, de conformidad con [indicar las Normas Internacionales de Contabili-dad o normas locales relevantes. Agregar "posición financiera" al 31 de Diciembre de 19XX cuando serequiera un Balance General.]

Además, (a) con respecto a los SOEs, documentación de respaldo adecuada ha sido mantenida pararespaldar las solicitudes al Banco Mundial para el reembolso de gastos incurridos; y (b) dichos gastosson elegibles para financiamiento bajo el Convenio de Préstamo/Crédito [Número].


El infonne del auditor debe ser adecuadamente dirigido como lo requieran las circunstancias del contrato de auditoria ylas regulaciones locales.

12 Un "Estado de Origen y Aplicación de Fondos' es siempre requerido para cada proyecto. Un Balance General es reque-rido cuando el proyecto tiene activos y pasivos.


MODELO DE INFORME DE AUDITORÍA

EJEMPLO DE OPINIÓN SIN SALVEDADES(PARA LA CUENTA ESPECIAL (SA)

[Nombre y dirección de la Entidad a quien se dirige]13

Párrafo Introductorio

Hemos examinado el estado adjunto de [Origen y Aplicación de Fondos] de 1a "`Cuenta Especial" delProyecto [financiado bajo el préstamo del Banco Mundial/IDA No. 1 para elafío terminado al 31 Diciembre de 19XX. Nuestras responsabilidad es expresar una opinión sobre dichosestados financieros basados en nuestra auditoria.


Nuestro examen fue realizado de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría o normas oprácticas nacionales aplicables, y/o guías del Banco Mundial para las Cuentas Especiales]. Estas normasy/o guías del Banco Mundial requieren que planeemos y ejecutemos la auditoria para obtener certezarazonable de si el estado financiero de la Cuenta Especial está libre de errores de carácter significativo.Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para expresar nuestra opinión.


En nuestra opinión, los estados financieros de la Cuenta Especial presentan razonablemente la situaciónfinanciera de la Cuenta Especial del Proyecto de para el año terminado el 31de Diciembre de 19XX, de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad [o normas lo-cales relevantes y/o guías del Banco Mundial], y de los Orígenes y Aplicación de Fondos.


13 El informe del auditor debe ser adecuadamente dirigido como lo requieran las circunstncias del contrato de auditoría ylas regulacones locales.

156 ANEO XXI: MODEILOS DE IFIORMES DE AUDITORIA.

EJEMPLOS DE INFORMES DE AUDITORíA

OPINIONES ADEMÁS DE SIN SALVEDADES 1'4

Dictamen Con Restricción

Con Salvedad: (Párrafo separado requerido después del párrafo del Alcance)

La compañía está demandada en un proceso legal en el -quease alega que la compafñíaha infringido derechos de patente por un monto de $30 millones. Los directores y laasesoría legal creen qué la compañía saldrá airosa, pero el resultado final del procesono puede ser determinado a la fecha, y en los estados financieros no se han hechoprovisiones para cualquier obligación que pudiera resultar.

(Párrafo de Opinión, modificado)

En nuestra opinión, sujeto a cualquier efecto sobre los estados financieros que pudie-ra resultar del asunto discutido en el párrafo anterior, los estados financieros...

Adversa: (Párrafo separado requerido después del párrafo del Alcance)

La Nota X a los estados financieros de la compañía indica que el valor de las accio-nes en la Compañía ZZZ, una subsidiaria de la Compañía XYZ, es por un costo de $2 millones. Las cuentas de la compañía al 31 de Diciembre de 19XX muestran pérdi-das importantes en las operaciones para el período terminado en esa fecha.

El valor de las inversiones registradas en la Compañía ZZZ exceden el valor de mer-cado en $ 1.5 millones. En nuestra opinión, la inversión debería haberse ajustado re-duciéndola en $ 1.5 millones y un cargo de $ 1.5 millones debió haberse hecho alEstado de Resultados. Tal cargo resultaría en que los ingresos netos de la compañíase reducirían de $ 2.3 millones a $ 0.8 millones.


En nuestra opinión, sujeto al asunto discutido en el párrafo anterior, los estados fi-nancieros no presentan razonablemente...

14 Un auditor podría no poder expresar una opinión sin salvedades cuando hay limitaciones al alcance de su trabajo, o hayun desacuerdo con la administración con respecto a la aceptabilidad de las políticas contables sdecconadas, los mé-todos de su aplicación o lo adecuado de las revelaciones en los estados financieros.


Abstención: (Párrafo Introductorio, modificado)

Fuimos contratados para examninar ....para los años terminados en esa fecha. Dichos

estados son responsabilidad de [prestatario]. (Omitir la oración que indica la respon-

sabilidad del auditor.)

(El Párrafo del Alcance será omitido o modificado de acuerdo con las circunstan-cias.)

(Párrafo separado requerido después del párrafo del Alcance, si hay alguno)

En el valor del inventario a fin de año, como se muestra en el Balance General, se ha

incluido un valor de $ 50 millones como margen estimado sobre ventas. La Compa-ñía XYZ no ha efectuado una verificación fisica de sus inventarios desde el cierre delperíodo contable anterior. Los registros de la compañía no permiten la aplicación deprocedimientos de auditoria alternos para determninar la existencia de dichos inventa-rios.


Debido a la importancia de los asuntos discutidos en el párrafo anterior, no expresa-mos una opinión con respecto a los estados financieros.

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i

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ANEXO XXII: BOSQOUEJO DE UNA CARTA DE GERENCIA 159

ANEXO XXII: BOSQUEJO DE UNA CARTA DE GERENCIA

Estimado:

Hemos auditado los estados financieros de (nombre de la compañía) para el año terminado enmes/año y hemos emitido nuestro informe en fecha día/mes/año. Al planear y ejecutar nuestra auditoriade (nombre de la compañía), consideramos su estructura de control interno para determinar nuestrosprocedimientos de auditoria y no para proveer seguridad sobre la estructura de control interno. No ob-servamos aspectos involucrando la estructura de control interno y su operación que, de acuerdo con lasnormas arriba indicadas, consideremos como debilidades materiales.

Este informe esta compuesto de tres secciones. La sección I contiene recomendaciones relacio-nadas con ciertas mejoras a los sistemas y procedimientos existentes observadas en el presente año. Lasección II contiene las recomendaciones de años anteriores que todavía no han sido totalmente implan-tadas. La sección m contiene las recomendaciones de años anteriores que han sido completamente re-sueltas (los comentarios de la administración están incluidos después de cada recomendación).

Este informe es únicamente para la información y uso de la administración y de otros dentro de la orga-nización, y no deberá ser utilizado para otros propósitos.

Durante la auditoria de este año observamos que (nombre de la compañía) ha tomado acción sobre lamayoría de las recomendaciones hechas en nuestro informe del año anterior. Con respecto a las reco-mendaciones actuales y las todavía no implantadas, sugerimos que se continúe preparando un programade ejecución para su aprobación por los niveles gerenciales correspondientes.

Atentamente,

11iii

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ANEXO XXIII: TORa PARA REVISION DE PROVIDENCIAS PARA CONWABILIDA Y AUDITORIA 161

ANEXO XXIII: TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA REVISIÓN DE LASPROVIDENCIAS DEL GOBIERNO PARA CONTABILIDAD Y AUDITORIA

(Parte de la Evaluación del País)

(Estos Términos de Referencia (TORs) no cubren aspectos relacionados con leyes, regulaciones, per-sonal o capacitación relativas a la administración del Sector Público)

1. El objetivo de esta actividad es evaluar la condición de la contabilidad, información financiera yauditoria de las entidades financiadas con fondos del Gobierno de . (Aproximadamente dostercios del tiempo asignado a esta actividad será dedicado a aspectos contables y de información finan-ciera, y un tercio a las providencias o arreglos de auditoría.)

2. Antecedentes de la Responsabilidad -- la administración de programas públicos descansa enuna elaborada estructura de relaciones entre todos los niveles del gobierno. Los oficiales y empleadosque administran dichos programas necesitan rendir cuentas de sus actividades al público. Aunque nosiempre es especificado por ley, este concepto de respondabilidad es inherente al proceso de gobiernode la mayoría de los países. Aún cuando su revisión es para determinar hechos, el consultor del Bancoinevitablemente observará situaciones en las que las organizaciones, programas y servicios no estánsiendo operados económica y eficientemente; debe tomar nota de dichos casos.

3. Contabilidad e Información Financiera.

3.1 El sistema contable de un gobierno debe ser capaz de (1) presentar razonable y completamentela situación financiera y los resultados de las operaciones financieras de los fondos o grupos de cuenta(o unidades de gasto) de las entidades gubernamentales, de conformidad con principios de contabilidadgeneralmente aceptados, y (2) determinar y demostrar el cumplimiento con las provisiones financieraslegales y contractuales aplicables. Con esto presente, el consultor deberá efectuar una evaluación de:

(a) los sistemas financieros, manuales gubernamentales de procedimientos y regulaciones utilizadospor las entidades de gastos (o centros de costos).(b) las normas de contabilidad (Normas de Contabilidad Gubernamental Generalmente Aceptadas)que el gobierno exige sean utilizadas por las entidades de gastos, y el grado en que dichas normas seasemejan a las normas de contabilidad del sector privado, a las normas internacionales de contabilidaddel IASC, o las recomendaciones del comité del sector publico de la Federación Intemacional de Con-tadores, y

(c) preparar una evaluación de lo adecuado de los sistemas, procedimientos, regulaciones y normas,y hasta donde reflejan las practicas modernas.

3.2 Revisar con cada unidad de gastos (o Ministerio, Departamento o Agencia cuando hay más deuna unidad de gastos) el estado de su contabilidad e información financiera, determinando:

* el tipo de información financiera requerida* el ultimo periodo para el que hay informes disponibles* normas de contabilidad aplicables

162 ANEXO XXIII: TOR* PARA REVISION DE PROVIDENCIAS PARA CONTABILIDA Y AUDITORIA

• métodos contables (efectivo, efectivo modificado, acumulación modificada o acumulación total)* ultimo periodo auditado* fecha del informe de auditoria* opinión del auditor (limpia, calificada, adversa, o abstención)* nombre del auditor (gubernamental/privado)

4. Providencias de Auditoria

4.1 La auditoria de los estados financieros anuales de las entidades gubernamentales generalmenteserá efectuada por el Auditor General. Sin embargo, en ciertas circunstancias, especialmente para lasempresas generadoras de ingresos o de orientación comercial, la auditoria puede ser efectuada por unafirrna independiente proveniente del sector privado. El Consultor debe evaluar la capacidad profesionalde tales firmas auditoras para efectuar dichas auditorías, y dar a conocer los casos cuando la imparciali-dad parezca cuestionable (por ejemplo, cuando más de un 30% de los ingresos por honorarios de unafirma provengan de un solo cliente). También debe observarse el cumplimiento con las Normas Interna-cionales de Auditoría de la IFAC o las normas nacionales de auditoria.

4.2 Cuando las auditorias son efectuadas pro el Auditor General, hay una obligación general paraque él/ella se asegure que:

a) la auditoria sea efectuada por personal que colectivamente posee la habilidad necesaria;b) el Auditor General es independientec) se siguen normas aplicables (IFACtIAPC, INTOSAI, las normas propias del Gobierno, etc.) al pla-

near y conducir las auditorias y reportar los resúltados;d) el Auditor General ha implantado y tiene en operación un adecuado sistema interno de control de

calidade) la Oficina del Auditor General periódicamente se sujeta a una revisión externa de control de calidad.

Estos asuntos deben ser discutidos con el Auditor General para determinar su grado de cumplimientocon las obligaciones antes listadas.

4.3 Similarmente, los tipos de auditorias efectuadas deben ser revisadas para determinar que en elcaso de auditorias financieras (incluyendo auditorías de estados financieros)-

(a) proporcionan una seguridad razonable de que los estados financieros de la entidad auditada presen-tan adecuadamente la posición financiera, el resultado de las operaciones, y los flujos de caja deconformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados,

(b) determinan si (1) la información financiera es presentada de acuerdo con criterios establecidos. (2)las unidades de gastos se adhieren a requisitos de cumplimniento financiero específicos, o (3) la es-tructura de control interno de la unidad de gastos sobre la información financiera o la seguridad delos activos está adecuadamente diseñada e implantada para alcanzar los objetivos de control.

(c) Pueden también incluir auditorias de:• solicitudes de presupuesto y variaciones entre el desempeño financiero real y el estimado* controles internos sobre el cumplimiento con leyes y regulaciones, tales como las que rigen

la licitación, contabilización y generac-6n de informes sobre donaciones y contratos

ANEXO XXIII: TORs PARA REVISION DE PROVIDENCIAS PARA CONTABILIDA Y AUDITORIA 163

(incluyendo las propuestas, cantidades facturadas, cantidades adeudadas por reclamos decierre, y así por el estilo)

* controles internos sobre la información financiera y la salvaguarda de activos, incluyendo loscontroles al usar sistemas basados en computador

* cumplimiento con leyes y regulaciones, y alegatos de fraude

El Consultor debe comentar en el alcance general de las auditorias financieras

4.4 El consultor también deberá comentar sobre la amplitud con que se han efectuado auditoriasoperativas o de desempeño ya sea por auditores privados o del sector publico. Una auditoria operativaes un examen sistemático y objetivo de la evidencia con el propósito de proporcionar una evaluaciónindependiente del desempefío de una organización, programa actividad o función gubernamental, paraproporcionar información que mejore la respondabilidad pública y facilite la toma de decisiones porparte de aquellos responsables de supervisar o tomar medidas correctivas. Las auditorías operativas in-cluyen auditorías de economía y eficiencia, y las de programas.

(a) Las auditorias de economía y eficiencia incluyen la determinación de (1) si la entidad esta adquirien-do, protegiendo y utilizando sus recursos (tales como personal, bienes materiales, y espacio) eco-nómica y eficientemente, (2) causas de ineficiencia y prácticas no económicas, y (3) si la entidad hacumplido con las leyes y regulaciones en asuntos de economía y eficiencia. Las preguntas y aspectosa observar por el consultor en esta área deben incluir la amplitud con que la unidad de gastos está:

* siguiendo buenas prácticas de compras;* adquiriendo recursos en el tipo, calidad y cantidad adecuadas, y a un costo apropiado;* protegiendo y conservando adecuadamente sus recursos;* evitando la duplicación de esfuerzos del personal y el trabajo que tiene poco o ningún pro-

pósito;* evitando los tiempos muertos y el exceso de personal;* utilizando procedimientos operativos eficientes;* utilizando la cantidad optima de recursos (personal, equipo e instalaciones) al producir o en-

tregando la cantidad y calidad adecuada de bienes y servicios de manera oportuna;* cumpliendo con las leyes y regulaciones que pueden afectar de manera importante la adqui-

sicion, protección y uso de los recursos de la unidad de gastos;

El consultor también debe averiguar si la unidad de gastos:

* tiene un adecuado sistema de control gerencial para medir, reportar, y supervisar la econo-mía y eficiencia de un programa; y

* ha reportado medidas de economía y eficiencia que son válidas y confiables.

(b) Las auditorias de programas incluyen la determinación de (1) la amplitud con que los resultados obeneficios establecidos por la legislatura o algún otro cuerpo autorizante están siendo alcanzados,(2) la efectividad de las organizaciones, programas, actividades o funciones, y (3) si la entidad hacumplido con las leyes y regulaciones importantes aplicables al programa. El consultor debe poderdeterminar, de una muestra de las auditorías de programas, si los siguientes aspectos han sido toma-dos en cuenta para dar credibilidad a tales informes en cuanto a su alcance y profundidad:

164 ANEXO XXIII: TORP PARA REVISION DE PROVIDENCIAS PARA C(i rABILIDA Y AUDITORIA

* evaluar si los objetivos de un programa nuevo o actualmente en ejecución son apropiados,adecuados, o relevantes;

* determinar hasta donde un programa alcanza un nivel deseado de resultados;* evaluar la efectividad del programa y/o los componentes individuales del mismo;* identificar los factores que inhiben el desempefío satisfactorio;* determinar si la administración ha considerado alternativas de ejecución del programa que

puedan rendir los resultados deseados más efectivamente o a un costo menor;* determinar si el programa complementa, duplica, traslapa o entra en conflicto con otros pro-

granas relacionados;* identificar formas de hacer que los programas funcionen mejor;* evaluar el cumplimiento con leyes y regulaciones aplicables al programa;* evaluar lo adecuado del sistema de control gerencial para medir, reportar y supervisar la

efectividad del programa; y* determinar si la administración ha reportado medidas de la efectividad de programas que se-

an válidas y confiables.

El consultor debe informar de sus hallazgos, por escrito, dentro de las cuatro semanas siguientes a lacompletación de su visita de campo. Tal informe debe incluir un plan de acciones sugeridas para indicarlas mejoras que se pueden efectuar en las providencias de contabilidad e información financiera y paralos informes de auditoria anuales o periódicos.

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