Manual de de Windows Basico y Office 2007

MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BÁSICO

Introducción

En este manual se podrán encontrar las herramientas

necesarias para optimizar el trabajar diario en sus funciones con un computador, Se dará inicio con algunas definiciones de términos que normalmente se escuchan, pero en la práctica no sabemos explicar.

También se podrá encontrar términos más específicos de manera tal que facilite la comprensión e introducirlos en el mundo de la computación.

HARDWARE Y SOFTWARE

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Hardware son todos los componentes y dispositivos físicos y tangibles que forman una computadora como la CPU o la placa base, mientras que el Software es el equipamiento lógico e intangible como los programas y datos que almacena la computadora.

Partes de la computadoraCuando empezamos a utilizar un equipo de computo es normal que nos preguntemos de que partes se compone este mismo aun siendo novato o no. Las partes fisicas de una computadora le llamamos hardware y tenemos dos tipos de hardware o dispositivos ; de Entrada y Salida respectivamente. Como no vamos a entrar mucho en detalles con estas variaciones , entonces aprendamos de que se conforma nuestro equipo.

Gabinete o Torre.

Erróneamente le llamamos CPU , en realidad el gabinete es el cajon donde tenemos los diferentes componentes de una computadora , como por ejemplo la tarjeta madre , unidades de cd/dvd , tarjetas de video , audio , red etc. Podemos encontrar diferentes tipos de gabinetes , comúnmente están conformados de plástico o acero y en diferentes formas y gustos.

CPU (Unidad central de proceso)

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Es uno de los componentes principales de una computadora , el cpu es un microprocesador fabricado en un chip y este contiene millones de componentes logicos. es un conjunto de circuitos electrónicos digitales encargados de recibir la información de los dispositivos de entrada/salida, procesarla y enviarla de nuevo a los dispositivos de entrada/salida, constituyéndose en la parte más importante del computador.

Memoria RAM

La memoria RAM es un dispositivo donde se almacenan temporalmente tanto los datos como los programas que la CPU está procesando o va a procesar en un determinado momento. Por su función, es una amiga inseparable del microprocesador, con el cual se comunica a través de los buses de datos. Cuando tenemos un programa abierto en windows este esta almacenado temporalmente en la memoria ram por asi decirlo , como no es una memoria donde se guardan datos permanentemente , al apagar el computador se borra la informacion almacenada en ella , es por eso que cuando estas usando tu pc y se apaga sin razon aparente , al volverla a prender ya no aparecen los programas que tenias abiertos porque estaban cargados en la memoria ram.

Disco Duro

Es un dispositivo de almacenamiento no volatil , es decir , la informacion guardada en el no se borra , queda de forma permanente. En el disco duro tenemos guardados nuestros documentos , musica , peliculas , sistema operativo , software entre otros. Tal y como sale de fábrica, el disco duro no puede ser utilizado por un sistema operativo. Antes tenemos que definir en él un formato de bajo nivel, una o más particiones y luego hemos de darles un formato que pueda ser entendido por nuestro sistema. Cada disco duro tiene diferente capacidad como lo pueden ser de 40 , 80 , 120 , 160 Gb respectivamente , hasta otros de mayor capacidad como 800 GB por ejemplo.

Unidad de CD/DVD

Es la unidad encargada de leer un disco óptico, es decir de lectura mediante un rayo láser, no recargable utilizado para el almacenamiento de información ensistemas informáticos. Dependiendo del tipo de lector , este puede

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soportar no solo la lectura de Cd`s si no tambien en formato DVD con lo cual ya tendriamos la opcion de ver peliculas por ejemplo.

Quemador CD/DVDUn quemador de CD o DVD nos permite la lectura de discos opticos , pero a su vez tambien nos permite grabar informacion en ellos siempre y cuando el disco sea virgen o re-grabable , utilizando un programa para grabacion de discos o el mismo asistente del sistema operativo.

Monitor

Es un periférico de salida y en su superficie luminiscente es en la que se reproducen las imágenes. El monitor es el que mantiene informado al usuario de lo que está haciendo el computador en cada momento. Las características de un monitordependen de la calidad de la imagen y esta del número de píxeles que dispone y del número de colores que pueda mostrar. Un monitor VGA muestra apenas 16 colores y una resolución de 640 x 480 (baja resolución). Un monitor SVGA llega hasta 16 millones de colores con resolución de 1280 x 1024 (altísima resolución).

Mouse o Ratón

El ratón o Mouse es un dispositivo que controla el movimiento del cursor o indicador en la pantalla de visualización. Un ratón es un objeto pequeño que puedes mover a lo largo de una superficie dura, plana. Su nombre viene de su forma, que recuerda a un ratón, el cable que conecta con el ordenador sería la cola del ratón. Cuando mueves el ratón, el indicador en la pantalla de visualización se mueve en la misma dirección. Los ratones tienen por lo menos un botón y normalmente tres, que tienen diversas funciones dependiendo del programa que esté en funcionamiento en el ordenador (y por tanto, en la pantalla). Algunos ratones más nuevos también incluyen

una rueda para subir y bajar a través de documentos largos.Teclado

Un teclado es un periférico que consiste en un sistema de teclas, como las de una máquina de escribir, que permite introducir datos a un ordenador o dispositivo digital. Cuando se presiona un caracter, envía una entrada cifrada al ordenador, que entonces muestra el caracter en la pantalla. El término teclado numérico se refiere al conjunto de teclas con números que hay en el lado derecho de algunos teclados (no a los números en la fila superior, sobre las letras). Los

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teclados numéricos también se refieren a los números (y a las letras correspondientes) en los teléfonos móviles.

Tarjeta Madre

Es la tarjeta de circuitos impresos de una computadora que sirve como medio de conexión entre el microprocesador, los circuitos electrónicos de soporte, las ranuras para conectar parte o toda la RAM del sistema, la ROM y las ranuras especiales (slots) que permiten la conexión de tarjetas adaptadoras adicionales. Estas tarjetas de expansión suelen realizar funciones de control de periféricos tales como monitores, impresoras, unidades de disco, etc.

Fuente de Alimentación

La fuente de alimentación (Power supply en ingés) es como su nombre indica, la encargada de suministrar energía eléctrica a los distintos elementos que componen nuestro sistema informático.La electricidad que llega hasta nuestros hogares u oficinas es del tipo conocido como “corriente alterna” y nos es suministrada habitualmente con una tensión (o voltaje) que suele ser de alrededor de 115 o 230 voltios. Este tipo de corriente no es en absoluto adecuada para alimentar equipos electrónicos, y más concretamente dispositivos informáticos, en dónde es necesario trabajar con “corriente continua” y voltajes mucho más bajos…Aun contamos con algunos componentes mas que

nuestra computadora puede tener , un ejemplo son las tarjetas graficas , de sonido , de red etc. Las cuales nos permiten escuchar musica , ver videos , jugar , conectarse a una red entre otras cosas. Para ello hacemos uso de drivers del mismo hardware , estos drivers o controladores son aplicaciones que nos permiten instalar este tipo de dispositivos y hacer uso de ellos.

Periféricos de Entrada y Salida

Los periféricos de E/S (Entrada y Salida) sirven básicamente para la comunicación de la computadora con el medio externo. Proveen el modo por el cual la información es transferida de afuera hacia adentro, y viceversa, además de compatibilizar esta transferencia a través del equilibrio de velocidad entre los diferentes medios. Entre estos componentes podemos mencionar el teclado, el monitor y la impresora.

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Teclado (Periférico de Entrada): Es el más importante medio de entrada de datos, el cual establece una relación directa entre el usuario y el equipo.

Lecto/grabadora de CD/DVD (Periférico de Entrada y Salida): Tiene como función hacer girar el disco a una velocidad constante y transferir programas o datos desde el disco a la computadora o viceversa. Esa operación es realizada a través de un cabezal de lectura y grabación que se mueve hacia atrás y adelante sobre la superficie del disco. Los datos grabados en el disco pueden ser leídos y utilizados como fuente de consulta en una operación futura.

Disco Duro, Disco Rígido o HD (Periférico de Entrada y Salida): Son unidades de almacenamiento que se caracterizan por la mayor capacidad de almacenamiento y la mayor velocidad de operación.

Está compuesto por una serie de discos de material rígido, agrupados en un único eje, teniendo cada disco un cabezal. Los cabezales flotan sobre la superficie del disco apoyados en un colchón de aire, eso significa que deben ser conservados en cajas herméticamente cerradas para evitar problemas causados por el polvo y otros elementos extraños.

Monitor (Periférico de Salida): Utilizado para la salida de información,el monitor es el canal por donde la computadora muestra la información al usuario. Está conectado a la placa de video de la computadora.

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Mouse (Periférico de Entrada): El mouse se coloca sobre cualquier superficie plana y, cuando se mueve, mueve también el cursor en la pantalla con extrema agilidad. Así, una persona puede moverse a cualquier parte de la pantalla, presionar el botón y activar la operación deseada.

Joystick (Periférico de Entrada): Generalmente es utilizado para juegos. La nave espacial, o cualquiera otro objeto controlado en la pantalla por el joystick, se mueve en la misma dirección que él. Cuando el joystick es movido para adelante, la nave espacial avanza en la pantalla.

Impresoras (Periférico de Salida): Son utilizados para la impresión de datos sobre papel.

Existen tres tipos principales de impresoras: Matricial (o de Matriz de Puntos), chorro a Tinta y Láser.

Módem (Periférico de Entrada y Salida): El módem es un dispositivo de conversión de señales, que transmite datos a través de líneas telefónicas. La palabra MÓDEM es derivada de las palabras modulación y des modulación. Utilizados para la conexión a internet.

Escáner - Digitalizador de imagen - (Periférico de Entrada): Un digitalizador de imágenes es un dispositivo de entrada de datos, que permite la digitalización de imágenes a partir de material impreso (revistas, periódicos, carteles).

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Las imágenes escaneadas pueden ser modificadas y reproducidas nuevamente por equipos adecuados de impresión. De esta forma podemos confeccionar carteles o cualquier otro tipo de trabajo utilizando fotografías.

IMÁGENES Y GRAFICA DE WINDOWS CONCEPTOS BÁSICOS DEL ENTORNO

Cuando arrancamos por primera vez Windows XP puede que nos encontremos un poco desorientados por no saber que hacer, ni como utilizar el sistema operativo. Bien, los primero es asimilar un concepto sencillo.

Toda la gran área que ocupa la pantalla, y en donde aparecen una serie de iconos, se le denomina escritorio. En la parte inferior de la pantalla tenemos una barra de color azul que se denomina barra de herramientas.

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En el extremo izquierdo de esta barra de herramientas tenemos un botón nombrado como Inicio. Se llama así por que nos da acceso a una serie de funciones con las que podemos iniciar nuestra actividad con el ordenador.

Figura 2. El escritorio ocupa casi toda la pantalla, en la parte inferior tenemos la barra de herramientas.Si pulsas el botón inicio te aparecerá un menú con numerosas opciones a modo de menú; y es que esta es la filosofía al trabajar con Windows XP: el manejar menús para acceder a las distintas aplicaciones del sistema operativo. Estas aplicaciones se nos mostrarán en un panel rectangular llamado ventana.

Figura 3. El menú inicio que aparece al pulsar el botón inicio

Puedes pulsar en el botón inicio si todavía no lo has hecho. Este menú está dividido en varias secciones separadas por una línea horizontal. Si pasas por encima el puntero del ratón se marcará el elemento seleccionado mediante un fondo azul.Bueno, ya tenemos algunos conceptos: una pantalla principal que consta de un escritorio donde se ubican una serie de iconos, y una barra de herramientas en donde tenemos el botón inicio para acceder a un menú que nos da acceso a algunas aplicaciones del sistema operativo de Windows. Centrémonos otra vez en el escritorio. Los iconos que aparecen en el

escritorio también nos permiten acceder a aplicaciones.

Si pulsas dos veces rápidamente con el puntero del ratón sobre un icono se abrirá la ventana de la aplicación correspondiente. Veamos algo práctico: pulsa dos veces rápidamente sobre el icono papelera de reciclaje. Se te abrirá una ventana en la que hay varias áreas (no te preocupes ahora por conocer todos los botones y gráficos que ves). Aquí es donde se almacenarán los archivos que vallas eliminando.

LISTA DE COMANDOS BASICOS PARA WINDOWS

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ALT + F4 Cierra la ventana activa.Fl Abre una ventana con la Ayuda (nos dará una mano más de una vez)Ctrl + C Copia al portapapeles el elemento seleccionado.Ctrl + X Corta el elemento seleccionado.Ctrl + V Pega, en donde esté ubicado el cursor, lo que esté en el portapapeles.Ctrl + G Es lo mismo que Archivo - Guardar.Ctrl + A Es lo mismo que Archivo - Abrir.Ctrl + P Ingresa al menú de impresión.Ctrl + N Sin haber seleccionado nada, comienza un nuevo trabajo.Ctrl + Z Deshacer.F5 Actualiza el contenido de una unidad en la ventana de

Abrir o Guardar. Sirve, por ejemplo, si cambias un disquete y lo que estás viendo en pantalla son los archivos del disquete anterior.

Ctrl + E Selecciona todos los elementos que haya en la pantalla.F10 Va al modo de menúMAYÚS+F10 Menú contextual del elemento seleccionadoCTRL+ESC Presenta el menú InicioMAYÚS+F10 Menú contextualALT+TAB Cambia al programa en ejecuciónMAYÚS mientras Omite la ejecución automática inserta el CDAlt+M al estar Minimiza todas las ventanas centrado en la barra

de tareas

CREAR UNA CARPETA

Nos colocamos en el punto de nuestro ordenador donde deseemos crear la nueva carpeta. Picamos a Archivo Nuevo Carpeta O con el botón de la derecha también nos saldrá la opción de Nuevo Carpeta Nos aparecerá la nueva carpeta y le pondremos el nombre que nos interese.

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CAMBIAR DE NOMBRE UNA CARPETA

Hay dos métodos:Nos colocaremos encima de la carpeta en cuestión(que se encuentre marcada en azul) y desde ahí presionaremos una vez el botón de la derecha para que nos salga el menú contextual y escogeremos Cambiar nombre A partir de ahí el antiguo nombre quedará marcado en azul a la espera del cambio y al final daremos a la tecla Entrar (Intro, enter) para confirmar.Desde el menú Archivo Cambiar nombre (el resto sería igual)

ELIMINAR CARPETAS Y ARCHIVOS

Una vez colocados en la carpeta (que se encuentre marcada en azul) que deseamos eliminar lo podemos hacer tres formas:

Damos a la tecla Supr (suprimir). Nos saldrá una nueva ventana preguntando la confirmación de su eliminación. Lógicamente, si queremos eliminarla diremos, sí y será enviada a la Papelera de reciclaje de donde se podrá recuperar mientras no sea vaciada.

Dando una vez al botón de la derecha, estando situados sobre la carpeta en cuestión, nos saldrá el menú contextual (figura anterior) y, esta vez, elegiremos Eliminar. Al igual que antes nos aparecerá una ventana preguntando la confirmación de su eliminación.

En el menú Archivo elegimos la opción Eliminar. El resto, todo igual.

COPIAR y PEGAR ARCHIVOS Y CARPETAS

Copiar, en informática, se trata de que el ordenador memorice aquello que le ordenamos copiar.Una vez colocados en la carpeta (que se encuentre marcada en azul) que deseamos copiar lo podemos hacer tres formas:

Vamos al menú Edición y elegimos Copiar

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Le damos al botón de la derecha y del menú contextual escogemos copiar

En el teclado ctrl. + C

Una vez ya copiada nos iremos a la carpeta destinataria de dichos archivos/s o carpeta/s y elegiremos Pegar, estaremos realizando tantos duplicados del origen como veces demos a pegar en capetas distintas.

Para ello también lo podremos realizar de tres forma:1. Vamos al menú Edición y elegimos Pegar2. Le damos al botón de la derecha y del menú contextual escogemos pegar3. En el teclado ctrl. + v

Cortar , en informática, se trata de que el ordenador mueva aquello que le ordenamos cortar. Cuando cortamos lo que hace es llevárselo a la memoria pero desaparece de su origen.

Para ello también lo podremos realizar de tres formas:

1. Vamos al menú Edición y elegimos Cortar. 2. Le damos al botón de la derecha y del menú contextual escogemos cortar 3. En el teclado ctrl. + x.

Una vez ya cortada nos iremos a la carpeta destinataria de dichos archivos/s o carpeta/s y elegiremos Pegar, repitiendo la operación del mismo modo que hemos hecho en el apartado anterior.

Para ello también lo podremos realizar de tres formas:1. Vamos al menú Edición y elegimos Pegar2. Le damos al botón de la derecha y del menú contextual escogemos pegar3. En el teclado ctrl. + v

ARRASTRAR CARPETAS

Si nos colocamos sobre el icono del archivo o carpeta que queremos desplazar o mover y apretamos el botón izquierdo del ratón, sin dejar, hasta llegar a la carpeta de destino (que se ponga azul). Realizaremos la misma acción que:

1. Cortar y pegar una vez, si se trata del mismo disco duro o unidad de almacenamiento.

2. Copiar y pegar, si estamos cambiando de unidad de almacenamiento, pero de una manera más rápida y sencilla.

RECUPERAR ARCHIVOS DESDE LA PAPELERA DE RECICLAJE

Los archivos son movidos a la Papelera de reciclaje de distintas maneras:

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Al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo, y luego, en el menú, seleccionar la opción "Eliminar".

Seleccionando el archivo y luego presionando el botón Supr (Suprimir).Seleccionando la opción Eliminar este archivo en el menú "Tareas de archivo y carpeta" en cualquier ventana del Explorador de Windows en Windows XP.Seleccionando el archivo y eligiendo la opción Borrar archivo en el menú Archivo del Explorador de Windows.

Desde algún menú contextual de otra aplicación.Arrastrando y luego soltando el archivo en el icono de la Papelera de reciclaje.Para borrar un archivo definitivamente sin que este pase antes por la Papelera de reciclaje, se debe presionar la tecla Mayús mientras se está borrando el archivo (por cualquiera de los métodos antes mencionados).

Para restaurar Archivos o carpetas a su lugar de origen. Para restaurar todos los elementos de la papelera pinchar en la flecha verde

de la parte izquierda que dice Restaurar todos los elementos. Si sólo queremos restaurar algunos elementos: Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son

elementos alternativos utiliza la tecla Control para seleccionarlos o la tecla May si son consecutivos.

Una vez seleccionados aparecerá en la flecha verde de la parte izquierda un rótulo que dice Restaurar este elemento o Restaurar los elementos seleccionados

Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados.

Si no tienes visible la parte derecha de la papelera también puedes restaurar desde el menú Archivo seleccionando la opción Restaurar.

Si no sabes dónde estaban anteriormente los elementos a restaurar fíjate antes de restaurarlo en la ruta que aparece en la columna Ubicación original ya que es ahí donde lo guardará.

Restaurar Archivos o carpetas en un lugar distinto del que se eliminó. Selecciona los Elementos a restaurar. Pulsa sobre la selección con el botón derecho y se desplegará un menú

contextual, selecciona la opción Cortar.

Vas al explorador de Windows y sitúate en la carpeta donde quieres restaurar los archivos, después pulsa Pegar o (control+V).

Cómo buscar un archivo o una carpeta

Para buscar un archivo o una carpeta1. Haga clic en Inicio y, después, haga clic en Buscar.2. En el cuadro de diálogo Asistente para búsqueda, haga clic en Todos los

archivos y carpetas .

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3. Escriba parte o la totalidad del nombre del archivo o carpeta, o escriba una palabra o frase que esté en el archivo.

4. En el cuadro Buscar en , haga clic en la unidad o unidades, carpeta o ubicación de red que desee buscar.

Elija una de las opciones siguientes:a) Haga clic en ¿Cuándo fue modificado? para buscar archivos creados o

modificados en la fecha o el período de fechas especificado.b) Haga clic en ¿Qué tamaño tiene? para buscar archivos de un tamaño

específico.c) Haga clic en Más opciones avanzadas para especificar criterios de búsqueda

adicionales.

Lecciones básicas de Windows XP

1. Inicio de sesión 2. Personalizando el escritorio 3. Manejar ventanas y carpetas 4. Acceso a unidades de disco extraíbles 5. Abrir y cerrar programas y archivos 6. El paquete Office 7. Utilidades de Windows 8. Borrando archivos 9. Buscando errores de disco 10.Desfragmentando el Disco Rígido 11.Realizando un BackUp de nuestros datos

Estas lecciones son para las personas que recién ingresan al mundo de la computación, y que desean aprender a manejar la computadora.En estas páginas se explicará paso a paso, la forma de operar correctamente la computadora, para obtener el máximo provecho de ella.No entraremos en la instalación de Windows XP, pero si analizaremos a fondo todas las operaciones básicas para utilizar este sistema operativo, y para mantener nuestra computadora en buenas condiciones.Lo primero que haremos es llamar a un técnico para que nos instale la computadora en casa, instale Windows XP, programas utilitarios, y configure los dispositivos.No olvidar de pedirle al técnico que cree las cuentas de usuario, para lo cual nos pedirá un nombre y una contraseña. Anotar la contraseña y guardarla en un lugar seguro para no perderlas.

Capitulo 1: Arrancando por primera vez.1.1 Inicio de sesión

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Encendemos la computadora, la impresora, el monitor, y todo está funcionando.Cuando termine la carga del sistema operativo, nos aparecerá una pantalla donde nos pedirá que seleccionemos un usuario y escribamos nuestra contraseña.Las cuentas de usuario deben ser previamente definidas por el técnico que instaló la PC.Para ello, hacemos un clic con el botón izquierdo del mouse sobre el ícono de nuestra cuenta, y luego escribimos la contraseña, y finalizamos apretando la tecla Enter.

Si la contraseña es correcta, podremos ingresar a nuestra sesión.En caso de ser incorrecta, solicitará nuevamente que la ingresemos.Una vez que ingresamos, aparecerá el Escritorio de Windows, con una configuración mas o menos así:

Para acceder a los programas instalados en la computadora, debemos hacer clic en el menú Inicio, ubicado en la barra de tareas, ir al submenú Todos los programas, y elegir el programa deseado, haciendo un clic sobre el.Una vez hecho esto, podremos ejecutar el programa que necesitemos, y comenzar a trabajar con el.También tenemos otros submenús, como ser Accesorios, Inicio, etc.Mas adelante entraremos en el submenú Accesorios para aprender a mantener ordenada y en forma a nuestra computadora.

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Para finalizar la sesión y apagar el sistema, hacemos clic en el menú Inicio, y elegimos el submenú Apagar. En esta instancia se nos presentan varias opciones, cada una con una utilidad distinta. Conviene conocerlas para evitar confusiones y perder accidentalmente los trabajos que estuviésemos realizando en ese momento.Las opciones que nos aparecen son las siguientes:

Apagar: cierra la sesión y apaga la computadora. Si no guardó sus trabajos los perderá.Reiniciar: lo mismo que Apagar, pero en vez de apagar totalmente el equipo, lo apaga y vuelve a encenderlo. Se utiliza en caso de configuraciones especificas o de inestabilidades en el sistema.Suspender: suspende la computadora. Es un modo para ahorrar energía, ya que se apaga el monitor y se suspenden todos los procesos, hasta que se presiona una tecla, y la computadora vuelve a arrancar.La computadora no se apaga, sino que queda “dormida”, pero esperando un evento para volver a trabajar.Otra opción es el submenú Cerrar sesión, el cual realiza las siguientes opciones:

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Cerrar sesión: cierra nuestra sesión de usuario, pero no apaga la computadora, sino que deja abierta la ventana para que otro usuario pueda ingresar.Cambiar de usuario: esta opción no cierra la sesión actual, sino que la suspende y permite a otro usuario utilizar la computadora. Al finalizar su sesión, el usuario anterior puede seguir trabajando.Con estas opciones ya sabemos como iniciar sesión y apagar correctamente la computadora.Es importante recordar que es fundamental apagar correctamente la computadora, ya que en caso contrario pueden producirse errores en el sistema operativo.1.2 Personalizando el escritorioLa imagen de fondo predeterminada de Windows puede cambiarse por cualquier otra.Solo debemos buscar una imagen que nos guste, hacer clic con el botón derecho del mouse, y elegir la opción Establecer como fondo de escritorio.

Otra forma es haciendo clic derecho sobre el escritorio, y elegir la opción Propiedades. En el cuadro de dialogo que se despliega podemos elegir el fondo de escritorio, el protector de pantalla y varias configuraciones.

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Dependiendo del tamaño de la imagen, podemos elegir en el cuadro Posición tres opciones, Expandida (estira la imagen para adaptarla al escritorio), Centrada (centra la imagen) o Mosaico (Llena el escritorio con la imagen repetida varias veces).El protector de pantalla es un sistema que a los X minutos que no se use la computadora, coloca una imagen en movimiento en la pantalla. Esto es para proteger al monitor de un desgaste prematuro, ya que las imágenes fijas son perjudiciales.

1.3 Manejar ventanas y carpetasWindows en inglés significa Ventanas, y como su nombre lo indica, el entorno gráfico simula ventanas.Cada ventana tiene tres botones en la barra de título, en la esquina superior derecha, los cuales son, de izquierda a derecha:

Minimizar: oculta la ventana en la barra de tareas. Para restaurarla, hacemos clic en la etiqueta correspondiente en la barra de tareas.

Maximizar: Permite cambiar entre el modo de pantalla completa o permitir modificar su tamaño a gusto.Cerrar: Cierra la ventana.Para acceder a distintas carpetas, solo basta con primero acceder a Mi PC, luego a la unidad de disco deseada, y comenzar a abrir carpetas, hasta encontrar lo que buscamos.

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Si deseamos volver a la carpeta anterior, disponemos de unas flechas de navegación. Nos permiten volver a la carpeta anterior.

También disponemos de accesos directos en el escritorio, como Mis Documentos, el cual nos lleva directamente a dicha carpeta.

1.4 Acceder a unidades de disco extraíblesPara acceder a una unidad de CD o de disquete, basta con introducir el disco, y hacer doble clic sobre el icono correspondiente. Este icono se encuentra dentro de Mi PC. Hacemos doble clic sobre Mi PC y se despliega una pantalla como esta

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Haciendo doble clic en Disco de 3 ½(A:) o en la unidad de CD, abriremos otra ventana donde veremos el contenido del disco.Haciendo un clic derecho sobre el disco en cuestión, seleccionamos la opción propiedades, y podremos ver información detallada del disco seleccionado. Nos muestra datos como el tamaño, el espacio utilizado, espacio libre, etc.Si intentamos abrir el dispositivo sin insertar ningún disco, nos avisará que no se ha insertado ningún disco.

Capítulo 2: Comenzando a utilizar programas.2.1 Abrir y cerrar programas y archivosUna vez aprendida la forma de manejar ventanas y acceder a unidades de disco y carpetas, estamos en condiciones de comenzar a utilizar los programas instalados en la computadora.Para abrir los programas, debemos buscarlos en el menú inicio, o si tiene, el acceso directo correspondiente en el escritorio. Al hacer clic sobre el programa, este se abrirá en una ventana. En el caso de los accesos directos se necesita hacer un doble clic.

Podemos alternar entre una ventana y otra, mediante la barra de tareas, haciendo clic en la etiqueta correspondiente.Una vez que terminemos de trabajar con el, lo cerramos haciendo clic sobre la X en la barra de título de la ventana.

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Para abrir archivos, el proceso es el mismo. La diferencia es que Windows abrirá el programa adecuado para leer el archivo. Por ejemplo, un documento de texto lo abrirá con el Word, o una imagen con el Visor de Imágenes.

2.2 El paquete OfficeEl paquete Office, es un grupo de aplicaciones de Microsoft que nos permiten trabajar con la computadora.Entre los más importantes están el procesador de textos Word, y la planilla de cálculo Excel.Si no nos animamos a realizar este trabajo por nuestra cuenta, debemos pedir al técnico que nos instale este paquete en nuestra computadora para poder utilizarlo.Una vez instalado todo, podremos utilizarlo. Voy a explicarles básicamente para que sirve cada aplicación.Word: Es un procesador de textos. Se utiliza para redactar textos y darles varios formatos. Con formato me refiero al tipo de letra, el color, el tamaño, las sangrías, bordes de página, etc.

Aparte de todo esto, trae incorporadas plantillas de documentos. Son asistentes que nos ayudan a crear tipos específicos de documentos, como ser un currículo, una carta, etc.

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Posee incorporadas funciones de corrección ortográfica, diccionario, correcciones automáticas, y muchas otras funciones más.Excel: Una potente planilla de cálculo. Nos permite realizar documentos contables, presupuestos, informes de gastos, etc.

Se utiliza principalmente en contabilidad, ya que posee muchas funciones financieras y matemáticas.Con esta aplicación podemos, por ejemplo, crear una lista de precios de determinados productos, y automáticamente cambiar el resultado de la suma total al modificar alguno de los precios. Todo se realiza por medio de funciones.Access: Gestor de bases de datos. Permite crear de forma rápida bases de datos. Una base de datos es un conjunto de datos organizados siguiendo determinado criterio.

Las bases de datos se componen de tablas, las cuales pueden o no estar relacionadas unas con otras.Un uso muy frecuente de Access es para crear un registro de personas, en la cual se guardan todos sus datos, y pueden buscarse por determinados criterios de búsqueda, como ser por edad, por apellido, etc.Power Point: Editor de presentaciones. Es una aplicación para crear presentaciones gráficas dinámicas.

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Mediante la combinación de imagen, sonido y texto podemos crear presentaciones de pase de diapositivas para eventos, reuniones empresariales, presentación de un producto, etc.Front Page: Es un editor HTML. Se usa para crear páginas web de manera rápida y sencilla.

Evita tener que escribir el código html, ya que en un area de trabajo diseñamos la página, y en otra se va generando automáticamente el código.Se dictan cursos de capacitación para aprender a manejar el Office. Es de mucha utilidad aprender a manejar estas aplicaciones, para sacar el máximo provecho de ellas.

2.3 Utilidades de WindowsWindows XP nos ofrece varias utilidades que ya están integradas en el. Vamos a centrarnos en las más importantes.Calculadora: Nos da la posibilidad de realizar cálculos sin tener que ir a buscar la calculadora a donde se encuentre.Para abrir esta utilidad, debemos hacer clic en el menú Inicio, Programas, Accesorios, Calculadora.

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Una vez ejecutado, podemos realizar las operaciones necesarias.

Bloc de notas: Es un editor de texto muy básico, pero que puede utilizarse para generar archivos de texto livianos (es decir, que ocupen poco espacio), sencillos y que se pueden leer en cualquier computadora.Para abrir esta utilidad, debemos hacer clic en el menú Inicio, Programas, Accesorios, Bloc de notas.

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Reproductor Windows Media: Es un reproductor multimedia. Reproduce CDs de audio, MP3,VCD, películas, etc.Con esta aplicación podemos ver películas, reproducir CDs de audio, escuchar música en MP3, y también copiar y grabar CDs de música.Incluye muchas herramientas, como ser el ecualizador gráfico, grabar CD de música en el disco duro, organizar nuestra música en bibliotecas, etc.Para acceder a el, hacemos clic en menú Inicio, Programas, Reproductor de Windows Media.

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Para poder ver cierto tipo de películas, es necesario tener instalados los codecs apropiados. Los codecs son archivos que permiten decodificar el formato en el cual se grabó la película, la musica, etc.Paint: Diseñador gráfico elemental. Con el podemos crear dibujos e imágenes, editar fotos, y guardarlas en diversos formatos.Por defecto el archivo se guarda como BMP (Bit Mapping Image-Imagen de Mapa de Bits), pero se pueden optar por otros, como el JPEG y el GIF.Accedemos a el haciendo clic en menú Inicio, Programas, Accesorios, Paint.

Juegos: Windows XP incorpora varios juegos para nuestros ratos de ocio.Se encuentran en el menú Inicio, Programas, Juegos

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Entre ellos encontramos el más conocido, el Solitario

2.4 Borrando archivosCuando no necesitamos más un archivo, podemos aprovechar ese espacio que ocupa y eliminarlo, de esta forma estamos liberando al disco rigido de datos innecesarios.Para eliminar un archivo, simplemente hacemos clic con el botón derecho del mouse sobre el archivo en cuestión, y elegimos la opción eliminar. Cuando nos pregunte si deseamos eliminar el archivo, contestamos que si.

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El archivo en realidad es movido a la papelera de reciclaje, mediante la cual podemos, en caso de ser necesario, restaurar el archivo borrado. Para ello, hacemos doble clic sobre el ícono de la papelera de reciclaje, en el escritorio.Se abrirá una ventana donde podemos ver los archivos eliminados. Para restaurarlos, debemos hacer clic derecho sobre el archivo y elegir la opción Restaurar.

En caso de querer vaciar la papelera de reciclaje, hacemos clic derecho sobre el ícono de la misma, y elegimos la opción Vaciar Papelera. Cuando nos pregunte si deseamos vaciarla, contestamos que si.

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Capítulo 3: Manteniendo la PC en forma.3.1 Buscando errores en el discoCon el tiempo de uso, se van produciendo errores en el disco de una computadora.Debemos cada tanto, realizar una verificación para que el propio Windows los repare.Para ello, utilizaremos una herramienta llama ScanDisk. Para iniciarla, entramos en MiPC, hacemos clic derecho sobre la unidad de disco, y elegimos la opción propiedades. Nos aparecerá este menú.

Seleccionamos la solapa Herramientas, y dentro del marco Comprobación de errores, hacemos clic sobre el botón Comprobar ahora

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En la siguiente ventana, hacemos clic en iniciar, y el sistema hará la verificación y corrección automática de errores.

3.2 Desfragmentando el disco rígidoA medida que se instalan y desinstalan programas, se crean y se borran archivos, el disco va quedando fragmentado.Esto quiere decir que los datos no están repartidos de manera uniforme, sino que están esparcidos aleatoriamente por la superficie del disco.Esto genera que al abrir un archivo se tarde mucho tiempo en buscar cada parte para cargarlo en memoria.Esto se soluciona con el Defrag, utilidad de Windows que reordena los archivos dentro del disco duro.Accedemos de la misma forma que para el ScanDisk, pero en el marco Desfragmentación, haciendo clic en Desfragmentar ahora

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En el programa, hacemos clic sobre el botón Desfragmentar, y comenzará el proceso.Antes de esto debemos desactivar el protector de pantalla, y no realizar ningún trabajo durante el proceso, ya que interferiremos, y se reiniciará el trabajo, lo que nos llevará más tiempo para terminarlo.

No se impaciente si tarda mucho, es normal. Cuando termine el trabajo el programa le avisará.

3.3 Realizando un BackUp de nuestros datosNadie nos garantiza que algun dia tengamos que reinstalar el sistema operativo, o que el disco rígido se dañe irreparablemente.El disco en un elemento con partes mecánicas, las cuales inevitablemente se desgastan con el tiempo y el uso.Para evitar la pérdidad de todos nuestros trabajos, conviene, al menos una vez a la semana, realizar un BackUp de nuestros datos.Disponer de una grabadora de CD es muy accesible, por lo que directamente podemos grabar todo lo que necesitemos resguardar en un CD.Este CD se guardará en un sitio seguro.

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Actualmente disponemos de CD-RW, un disco regrabable, que puede ser reescrito cientos de veces. Este tipo de disco es ideal para copias de seguridad.Windows trae una utilidad para hacer este trabajo, llamada Copia de seguridad.Accedemos a ella de la misma forma que para el Desfragmentador, en el marco Copia de seguridad.

Iniciaremos en Asistente para copia de seguridad, ya que nos guiará durante el proceso de respaldo de archivos.Esta aplicación generará un archivo BackUp, que podrá ser luego llevado a un CD.

Haciendo doble clic sobre este archivo se abrirá la utilidad de Copia de seguridad, donde seleccionaremos Asistente para restaurar, el cual nos guiará durante el proceso de restauración de datos.

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Microsoft Word 2007

1. Introducción 2. Formato de caracteres 3. Formato de párrafo 4. Aplicando estilos 5. Diseño de página 6. Tablas 7. Imágenes y gráficos

Introducción

Iniciar Word 2007Para trabajar con Word 2007es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prácticas.

Desde el menú Inicio Se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegará una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador.Busca el elemento Microsoft Office Word 2007 y haz clic sobre él para que se arranque.

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Desde el icono de WordPuedes acceder al icono de Word que suele estar situado en el escritorio o en la barra de tareas, y es de la forma:

Primer textoAl arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como ésta:

En la parte superior esta, en color celeste, la barra del título, en la que aparece el nombre del documento sobre el que se esta trabajando.Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1 . Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Para escribir tu primer documento harás uso de tu teclado:

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Al escribir un texto, haces uso de tu teclado, digitando según el texto que desees obtener en tu documento. Debes teclearlo sin pulsar la tecla INTRO o ENTER (en el teclado de la imagen se llama "ent"); cuando llegues al final de la línea, observarás cómo salta automáticamente de línea.

Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón que

tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los menús. También puedes ver una raya horizontal como ésta que indica dónde acaba el documento.Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda).Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar la tecla con la flecha pequeña hacia la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error.Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el error, mueve el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón; verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar Retroceso. La tecla suprimir (DEL o SUPR) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción. Entorno de TrabajoAl arrancar Word aparece una pantalla como esta:

La Banda de OpcionesDesde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando; es decir se adaptan al uso de cada usuario. Inicialmente, cuando abrimos Word2007 aparece un menú de pestañas. Al seleccionar cada pestaña, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos más utilizados.

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INICIOLa pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

En Word2007 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes al PortapapelesFuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.)Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.)Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.),Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido a la tarea que se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas.

INSERTARLo que antes solía llamarse el menú Insertar, ahora es una pestaña que contiene grupos de herramientas de acceso rápido.

Para la pestaña Insertar, ubicamos los grupos de herramientas correspondientes a:PáginasTablaIlustracionesVínculosEncabezado y pie de páginaTextoSímbolosLas diferentes pestañas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando Alt y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando.

DISEÑO DE PÁGINATambién se puede acceder a sus opciones presionando Alt + (letra o conjunto de letras). En la siguiente ventana se muestran las letras que se acompañan para cada opción.

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Para la pestaña Diseño de página, ubicamos las herramientas correspondientes a:Temas

Configurar páginaFondo de páginaPárrafoOrganizar

REFERENCIAS CORRESPONDENCIA

REVISAR VISTA

Esta pestaña nos da las opciones para elegir cómo queremos ver el área de trabajo. Ya que Word permite guardar el documento como página Web, una de las vistas permite apreciar cómo quedaría como tal, también permite ver las estructuras de un documento cuando los títulos y subtítulos son indicados.

La Barra de Herramientas de Acceso RápidoContiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como: Guardar, Deshacer, Ortografía y Gramática.

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office (el primero a la izquierda), lo que antes era el menú Archivo. GUARDAREsta opción permite al usuario guardar en la memoria del ordenador el archivo que hemos trabajado. En la barra de acceso rápido ubica el icono o también puedes utilizar los

comandos: Guardar y Guardar como... del Botón Office Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que

te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.

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Guardar no se abrirá ningún cuadro de diálogo, simplemente se guardarán en su actual ubicación los cambios que hayas efectuado en el documento.Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como

DESHACER ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso, el Español.

En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V. En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla. Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos

Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento.

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Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continúa revisando el documento.

Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada. Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre "SISE".

Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.

Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.

Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorrección. Más adelante se explica en qué consiste la autocorrección.

En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botón del triángulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma. Debe asegurarse de que el diccionario elegido esté disponible en nuestro ordenador. Si queremos que también realice la revisión gramatical junto con la revisión ortográfica, marcar la casilla Revisar gramática.Revisar mientras se escribe.Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión debemos ir al

Botón Office , hacer clic en el botón Opciones de Word y allí seleccionar Revisión. En la ventana que se abre, marcar la casilla Revisar ortografía mientras escribe y pulsar Aceptar.A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existan en el texto y los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto. Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error no mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que subrayará la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, de esta forma:

Ejemplo: “Necesitamos estavlecer las condiciones del juego”Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada (estavlecer) y pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana, como la que vemos en la imagen:

Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen la sugerencia es: establecer.Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada.

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Omitir, si consideramos que la palabra subrayada no es un error esta opción la dejara pasar por alto. Si es así no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimirá en ningún caso.Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.Autocorrección. Si hacemos clic aquí, se abrirá la lista con las sugerencias para que elijamos cual de ellas añadimos a la lista de autocorrección. Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. Ortografía Si hacemos clic aquí aparecerá la misma ventana para corregir los errores que hemos visto en el apartado Revisar al finalizar.

Si utilizamos este método de revisar la ortografía mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo dependerá de la longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador. Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opción, antes de abrirlo. Si estamos creando un nuevo documento, no notaremos ningún retraso por tener activada esta opción.

La Barra de TítuloContiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.En la parte derecha también puede tener la barra del Office, que contiene los iconos para arrancar programas de Office como Excel, Access, etc.

La Barra de EstadoNos muestra la página en que nos encontramos. También el idioma y los botones de visualización del documento, de igual forma una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la página, para verla más cerca o lejos.

La Barra de DesplazamientoPermiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Formato de caracteres

Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto.Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, la forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word2007. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto. Para aplicar formatos a los textos, es necesario tener previamente seleccionado el texto al que vas a aplicar los cambios. A continuación se presentan las diferentes formas de dar formato a un documento. Word muestra par defecto la Cinta de opciones de la ficha Inicio en la parte superior

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del programa, desde la cual puedes acceder a todas las opciones que la aplicación te proporciona para adecuar el formato de tu texto.

Dentro del grupo Fuente encontramos los siguientes menús y botones: Fuente: Desplegando el menú, indica a Word qué tipografía debe usar de las instaladas en

el Panel de control del sistema operativo.

Tamaño de fuente: es la medida de la fuente introducida.

Aumentar tamaño de fuente: este novedoso comando aumenta de punto en punto el tamaño de la fuente del texto seleccionado.

Reducir tamaño de fuente: Se halla a la derecha del comanda anterior y al contrario que éste, reduce un punto el tamaño de la letra del texto seleccionado al pulsarlo.

Borrar formato: Borra todo el formato de la selección y deja el texto sin formato. Es decir, vuelve al formato predeterminado de Word 2007 (Calibri, 11).

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Estilos: en el submenú de estilos, Microsoft Word muestra los tres estilos más comunes: Negrita, cursiva y subrayado. Observa la flecha que aparece en el icono de Subrayado,

que descubre un menú desplegable en el que podrás seleccionar el tipo y grosor de subrayado.

Tachar: este comando traza una línea en medio del texto seleccionado.

Subíndice: Crea letras minúsculas debajo de la línea de base del texto..

Superíndice: Crea letras minúsculas encima de la línea de texto.

Cambiar mayúsculas y minúsculas: Cambia todo el texto seleccionado a mayúsculas, minúsculas u otras mayúsculas adicionales.

Este comando es muy útil y se usa frecuentemente, en versiones anteriores de Word había que realizar varios pasos hasta llegar a él. Aquí lo tienes a un solo clic y siempre visible.

Resaltar: Actúo de lo mismo manera que si usaros un rotulador fluorescente, destocando porciones de tu texto. Con esto opción pinturas el fondo del texto que hoyos seleccionado.Observa la flecha que aparece en este icono, que descubre un menú desplegable en el que podrás seleccionar el color del fondo de tu texto.

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Formatos avanzados de caracteresWord dispone de formatos avanzados que nos permiten personalizar el texto hasta darle un aspecto profesional. Podrás mejorar el aspecto de tu texto aplicándole un formato avanzado. Si pulsamos en el Iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente se abrirá el cuadro de diálogo Fuente.Desde ahí podrás cambiar los mismos opciones de formato que desde lo borro de menús. Además, podrás añadir efectos o lo tipografía y definir algunas opciones más.

Color de fuente: Es el color de lo tipografía del texto seleccionado. De lo mismo formo que en lo opción anterior, este botón albergo un menú desplegable paro que indiques o Word el color que deseos, pero esto vez el menú es más completo, yo que te permite lo introducción del color en volares exactos.

Por ejemplo, si deseos cambiar el espacio entre los caracteres de uno palabra, debes seleccionar lo palabra y, o continuación, pulsar en lo pestaña Espacio entre caracteres dentro del cuadro de diálogo Fuentes. Podrás observar que Word te ofrece más posibilidades de formato. Además de cambiar el espacio que existe entre los caracteres del texto, puedes introducir el volar del espacio en puntos, así como el valor de lo posición del texto.

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Desde lo pestaña Fuente puedes agregar algunos efectos de texto que no aparecían en el grupo Fuente, toles como Sombra, Contorno, Relieve, Grabado, etcétera. Además dispone de uno visto para pre visualizar cómo actúo el efecto escogido sobre lo selección.

Formato de párrafo

Para aplicar formato a un párrafo, no es necesario tener resaltado todo el párrafo. Seleccionando una parte o con el puntero activo sobre él, es suficiente para que recoja todas las acciones que le apliquemos, lo cual agiliza enormemente tu trabajo.Dentro del grupo Párrafo encontrarás al alcance de tu mano los menús y botones para darle formato.

Si deseas darle algún formato de Párrafo avanzado, sólo tienes que pulsar el icono del Iniciador de cuadro de diálogo Párrafo.

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Dentro del cuadro de diálogo Párrafo podrás cambiar la sangría y el espaciado del párrafo y configurar las líneas y saltos de página. Además, dispone de una vista previa para visualizar cómo actúan los cambios en el párrafo antes de aplicarlos de forma definitiva.

A continuación veremos el efecto de algunas de las opciones de formato más frecuentemente utilizadas.Comenzaremos par las alineaciones de texto. Mediante las alineaciones, configurarás cómo deseas ordenar el texto de un párrafo respecto al margen izquierda y el margen derecho del documento.

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Alineación izquierda: Microsoft Word asume por defecto esta alineación. En este caso, todas las líneas de un párrafo se ajustan al margen izquierdo de la página, pudiendo llegar o no al margen derecho.

Alineación centrada: Microsoft Word 2007 configura una línea imaginaria equidistante del margen izquierdo y el derecho. El texto de cada una de las líneas del párrafo se reparte uniformemente a la izquierda y derecha de esta línea imaginaria.

Alineación justificada: este tipo de alineación introduce los espacios necesarios para que todas las líneas del párrafo se ajusten perfectamente al margen izquierdo y derecho del documento, Excepto la última línea del párrafo, que realiza una alineación izquierda.

Otra opción importante en la barra de tareas es el interlineado.El interlineado es la distancia que existe entre las líneas de un párrafo. El valor que Microsoft Word toma como predeterminado es un punto, y según vaya subiendo el interlineado, el espacio entre los renglones de su texto irá aumentando.

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Mediante numeraciones y viñetas, podrás estructurar tu texto, así como destacar las opciones que consideres importantes.La diferencia entre estas dos opciones es que la numeración crea una lista ordenada colocando números antes de los términos, mientras que la opción viñetas crea una lista desordenada, colocando simplemente símbolos delante de éstos.Menú desplegable Interlineado Mediante numeraciones y viñetas, podrás estructurar tu texto, así como destacar las opciones que consideres importantes. Más adelante estudiaremos en profundidad estas dos opciones.Otra forma muy útil de organizar tu texto es mediante las sangrías.Las sangrías son espacios adicionales que se añadirán tras el margen izquierdo y donde comenzarás a insertar el texto. Esta te ayudará también a la hora de hacer más clara o perceptible la lectura de tu documento.En la barra de herramientas hay dos botones que te permiten aumentar y reducir las sangrías del texto.Mediante numeraciones y viñetas, podrás estructurar tu texto, así como destacar las opciones que consideres importantes.Por el contrario, el botón Aumentar sangría introduce espacio adicional a tu sangría.

Otra opción muy útil para resaltar una porción de tu texto es la introducción de bordes. Se trata de un marco de color negro que envuelve el texto seleccionado, la Opción Borde.Por el contrario, el botón Aumentar sangría introduce espacio adicional a tu sangría. Presionando con el puntero sobre esta opción, desplegarás un menú can las distintas opciones de marco que Microsoft Word te brinda.

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Dentro del grupo Párrafo hay un comando para ordenar un texto ya sea alfabéticamente, por numeración o fecha, de manera ascendente o descendente. Al pulsar en el botón Ordenar se abre un cuadro de diálogo donde puedes elegir las opciones de ordenación

Tabulaciones: La tabulación permite introducir datas de forma estructurada. Para ello dispones de la tecla Tab (tabulador)' que está situada entre la tecla Esc (escape) y la tecla de Bloqueos mayúsculas. Cada vez que pulses la tecla tabulador, Word llevará el punto de inserción hacia delante, una distancia establecida de caracteres.

Por ejemplo, introduce en tu documento un listado telefónico. Para ello teclea el primer nombrey pulsa dos veces la tecla tabulador. Observa que Microsoft Word añade espaciosen blanco hasta la siguiente tabulación establecida. Introduce el número de teléfono y vuelve aPulsar dos veces la tecla tabulador, a continuación introduce la edad.

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Si cambias de línea y vuelves a introducir otro elemento en tu lista de la misma forma, puedes apreciar cómo Word vuelve a dejar el espacio definido en los tabuladores, y que además coincide con la misma distancia que en la fila superior.Por lo tanto, utilizando los tabuladores, el texto queda estructurado. Para cambiar el comportamiento de los tabuladores, puedes hacerlo pulsando en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo, y seleccionando la opción Tabuladores. De esta manera, abrirás el cuadro de diálogo de Tabulaciones. Por defecto, los tabuladores estarán a una distancia de 1,25 cm y tendrán una alineación izquierda, aunque puedes configurarlos a medida desde el cuadro de diálogo Tabulaciones.

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Aplicando estilos

Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias características de formato a la vez. Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y párrafo alineado a la izquierda. Pero, además, se pueden crear estilos personales, con las características de formato que deseemos. Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseño propio y nos permite trabajar más eficientemente. Panel Estilos En la parte superior tenemos un elemento que permite Borrar todo. Debajo se encuentra la lista de estilos disponible.

Debajo verás 3 botones que corresponden a: Nuevo Estilo , Inspector de Estilos , Administrar

Estilos .Estos botones permiten crear nuevos estilos a gusto del usuario o que se puedan ver los estilos utilizados en el documento con el Inspector de Estilos.Con este panel se pueden hacer muchas cosas, como veremos en el tema 9 al hablar de estilos, ahora vamos a hablar de una forma sencilla, pero potente, de utilizar este panel.

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Aplicar formatos

Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel únicamente hay que seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y hacer clic en la línea del panel que contenga el formato que queremos aplicar. Si desea borrar el formato, hacer clic en el botón superior que dice Borrar todo.

Crear formatosPara crear un formato haz clic en el botón Nuevo estilo y rellena los campos que se te mostrarán en el siguiente cuadro de diálogo.

Inspector de estilosEn esta zona podemos ver las características del texto que tenemos seleccionado (si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el punto de inserción).Su funcionamiento es muy sencillo, en la parte superior Formato de párrafo se nos muestra el nombre y el ejemplo del estilo aplicado sobre el párrafo completo.Más abajo encontrarás un área llamada Formato de nivel de texto, aquí se mostrará el nombre del estilo y su ejemplo aplicado sobre el texto seleccionado o en su defecto el del punto de inserción.La explicación para la diferencia de esta clasificación es sencilla. Un estilo se aplica sobre un párrafo completo, aunque siempre es posible aplicar un segundo estilo sobre una parte de ese párrafo. De este modo, el Inspector de estilo nos informa del estilo del párrafo y del texto seleccionado dentro de ese párrafo.

Haciendo clic en el botón Mostrar formato vemos el siguiente panel.

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Panel Mostrar FormatoEste panel muestra el detalle del formato del texto. En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel de formato párrafo e incluso a nivel de sección.Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto Se puede insertar un... y que tiene un formato fuente Cuerpo de 11 puntos; también vemos que tiene un formato párrafo con alineación izquierda, con sangría a la izquierda. Como puedes comprobar el texto seleccionado tiene aplicado su propio formato.Vamos a ver las dos formas básicas de utilizar este panel. Ver el formato.

En este caso sólo podemos ver el formato de la parte del documento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior podíamos ver los distintos formatos que contenía el documento. Sin embargo en este panel el formato está descrito de una forma mucho más amplia.

Modificar el formato.Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en Fuente se abrirá el cuadro de diálogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abriría si hiciésemos clic en la pestaña Inicio, Fuente.De esta manera tenemos un acceso más directo a los diferentes cuadros de diálogo del menú Formato. Es decir, podemos modificar todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja.

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Introducir ecuaciones y fórmulasWord dispone de un editor de ecuaciones el cual nos ayuda a introducir ecuaciones y fórmulas matemáticas. Para utilizar el editor de ecuaciones debemos acceder a la pestaña Insertar, dentro del grupo de herramientas Símbolos se encuentra la herramienta Ecuación y la herramienta Símbolo.

Al hacer clic en la herramienta Ecuación, se abren las herramientas de Diseño de ecuaciones. Dichas herramientas se agrupan en Herramientas, Símbolos y Estructuras.

También se observa en la hoja un lugar específico donde podemos insertar la ecuación/formula que deseemos.

Un ejemplo de cómo quedaría una ecuación hecha con el editor de ecuaciones sería como el siguiente.Esta es la ecuación vista en el cuadro editor de ecuaciones.

Y esta es la misma ecuación vista desde fuera del editor, desde el documento de Word que estábamos desarrollando.

Diseño de página

1. Configurar página Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el

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documento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.

También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.

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Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del documento.

Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página.

Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del documento.

Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento.

Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro.

Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernación.

Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada).

Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en que consisten.

En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.

Si pulsamos el botón Predeterminar, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.2. Encabezados y Pies de Página Los encabezados y pies de página son un texto, generalmente de una o dos líneas, que se repite en todas las páginas, donde se suele indicar cosas como el título del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página deberemos ir a la pestaña Diseño y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los campos correspondientes: Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado. Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página. Una vez fijados todos los parámetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseño de impresión.Esta imagen es un ejemplo de vista Diseño de impresión de una página con encabezado y pie de página.Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona más oscura que indica el tamaño de los márgenes. También se puede ver como la línea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la línea del pie de página queda dentro del margen inferior.Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición del margen.Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona.

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Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página.Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar. Se mostrará una nueva pestaña:

Observa como ha aparecido una línea punteada con el rótulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y pie de página, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles

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Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la ventana.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Veamos más botones de esta barra.Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rápidos y luego en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre él. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor, la página y la fecha.

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Insertar una imagen guardada en el disco (foto).

Insertar imágenes prediseñadas.

Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione. En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la primera página es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el número de la página. Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha.

3. Número de Página Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.

Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que elijamos el que más nos guste.También podemos insertar el número de página editando el encabezado o pie (según dónde queremos colocar el número de página) y seleccionar la opción Número de página de la pestaña Diseño:

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Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicación y formato del número de página.Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos.En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones.En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo con

cinta: .En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les aplica

algún tipo de formato .En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra Página o Pag,

por ejemplo .En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de páginas del documento, por

ejemplo .Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicación pueden variar de una ubicación a otra, la ubicación Final de página dispone de más formatos. Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseño de Impresión donde se ven en un tono más claro que el texto normal. Una vez insertado el número de página podemos variar su formato con la opción Formato del número de página.Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuación.

Al hacer clic sobre el triángulo del campo Formato de número se despliega una lista con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que más nos guste.

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Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la numeración de las páginas: 1.- Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la primera sección).2.- Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo junto con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un formato.

Tablas

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet.Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos. Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.Creación de tablas

Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando números para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres.

Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres opciones.

1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.

3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el Mouse.

Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con un sólo clic para ello deberás seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaña Diseño, allí podrás seleccionar uno entre un amplio listado en la sección Estilos de tabla.

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Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla.

El programa también te permite dibujar, y por lo tanto añadir, nuevos bordes a la tabla.De esta forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos en mente.

Para ello hacer un clic en la pestaña Diseño selecciona el icono del lápiz que está a la izquierda, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz.Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablasUna vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.

Desplazarse.Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.

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Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila. Seleccionar.

Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso). Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso.Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Borrar.Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. También se pueden realizar todas estas funciones desde el menú Tabla.

Aquí tienes un ejemplo de una tabla, a ver si lo diseñas:

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Imágenes y gráficos

Hoy en día un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, gráficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet.Un excelente procesador de textos como es Word2007 no podía dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez está más integrada con el texto. Cada nueva versión del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo.En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificar los elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos:

1. Imágenes o Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las

librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imágenes como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas de Word para dibujar también son imágenes vectoriales.

o Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales.

2. Gráficos o Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.o WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con

diversas opciones.o SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas. o Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.

Hay algunos objetos más que podrían ampliar esta relación, como el sonido y los vídeos digitales, aunque esto lo trataremos en la próxima ampliación de este curso.

Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una componente gráfica atractiva.

Tipos de archivos gráficosExisten multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg. Imágenes no vectoriales o de mapa de bits.

o JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.

o GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados.

o BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.

o PNG. Moderno formato que permite compresión.

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3. Imágenes vectoriales o prediseñadas o WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word.

Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vídeo digital. WAV y MP3 para los de sonido.4. Insertar imágenes

Al hacer clic en la pestaña Insertar aparecerá una sección con estas opciones.Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y desde archivo, en los puntos siguientes veremos el resto de las opciones.

4.1Imágenes prediseñadas Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral de Imágenes prediseñadas, que puedes ver en esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles.

Por ejemplo al escribir "casa" aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de más a la derecha.Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella

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También tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizará la búsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web.

En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o sonidos; también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos más concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografías de tipo JPG. Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que insertes el disco de Word2007 para copiar la imagen a tu disco duro.Puedes ver cómo insertar imágenes prediseñadas con más detalle en este tema básico. También se pueden traer imágenes desde Internet con la opción Imágenes prediseñadas de Office Online4.2Desde archivo. Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

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Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento. 4.3Insertar imagen vinculada .

Si hacemos clic en el triángulo que hay al lado del botón Insertar, aparecerá la opción Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, éstos se verán reflejados en el documento

Word. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde está la imagen, si borramos la imagen también desaparecerá del documento Word.

4.4Manipular imágenes Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedará enmarcada por unos pequeños círculos.Una vez seleccionada podremos manipularla seleccionando la pestaña Formato:

Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones disponibles en la sección Tamaño de esta pestaña:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, se activará el modo de recorte.Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrástralo hasta la posición que deseas enmarcar. Verás que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen.Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta RecortarMediante esta pestaña podrás acceder a otras muchas opciones, veámoslas:

o Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen.o Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.o Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este

desplegable también encontrarás la opción Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imágenes con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG).

o Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes del archivo completo (o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.

o Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botón.

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o Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.

o Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de esta ventana.

o Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel.

o Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel.

o Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja.o Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno

solo.o Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la

imagen.Desde estas opciones podrás aplicar diversos estilos a tu imagen, además de poder añadirle un contorno o enmarcarla en determinada forma. 5. Insertar Formas y dibujar Dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las Formas dispondrás de multitud de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos.Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginación se ponga a trabajar.

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Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa. Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de cálculo y establecer el tamaño que tendrá la forma. Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.

6. Añadir texto a los gráficos

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto.Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.

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También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D, estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaña Formato. Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y de forma.

7. Insertar Word Art Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt. Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.Para iniciar Word Art hacemos clic en el botón Word Art de la pestaña Insertar.

Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.

A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado.

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Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las pestañas Inicio y Formato.

IMPRESIÓN

Se puede imprimir de dos formas: Desde la opción de menú Impresión rápida que se encuentra dentro del menú Imprimir del Botón Office.

Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna característica de impresión. Desde la opción de menú Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botón Office.Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo alguna página del documento, etc. Desde la opción de menú Impresión rápida

Se pincha en el Botón Office , se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se selecciona la opción Impresión rápida.Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento.

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Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir.Desde el comando Imprimir

Desde el Botón Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P), aparecerá el cuadro de diálogo que ves a continuación.Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botón Aceptar.Haciendo clic en el botón Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imágenes de fondo muy útil cuando queremos que los temas que vienen acompañados de soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de diálogo: Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos

que salga la impresión. Se utiliza cuando tenemos más de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botón Propiedades podemos cambiar algunos parámetros como el tipo de papel, la orientación del papel, si queremos impresión en color o blanco/negro, etc.

Intervalo de páginas. En este recuadro indicamos las páginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opción deseada:

o Todo. Imprime todo el documento. o Página actual. Imprime la página en la que se encuentra situado el punto de

inserción en ese momento.o Selección. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar

en esta opción para que nos imprima únicamente el texto seleccionado.o Páginas. Permite indicar qué páginas queremos que nos imprima. Si queremos

páginas salteadas, poner los números de página separados por coma, por ejemplo: 2, 8, 10 imprimiría las páginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la página inicial y la página final separadas por un guión, por ejemplo: 4-7 imprimiría las páginas 4, 5, 6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin página inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimiría las paginas 1,2 y 3 (hasta la página 3); o bien sin página final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimiría las páginas desde la página 12 hasta la última ambas inclusive. También podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2, 3, 10- imprimiría las páginas 2, 3, 10, 11...hasta la última.

Copias. En el recuadro Copias se indica el número de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de páginas, tantas veces como indicamos en Número de copias.

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Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones. Páginas por hoja. Permite elegir cuántas páginas por hoja deseamos, por ejemplo 4

imprimiría 4 páginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos.

Escalar al tamaño del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo carta o A4.

Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Páginas por hoja, en Escalar al tamaño del papel el menú despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y también el valor Sin escala. Este último valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamaño del papel que estemos usando, usualmente carta.

Manual Básico de Excel

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Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel (I).

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel 2007

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

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Desde el icono de Excel del escritorio. Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamosPara cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel (II). Las Barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los

botones para minimizar , restaurar y cerrar . La barra de acceso rápido

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La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar

, Deshacer o Rehacer .Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic

en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma

aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

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Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar

menos espacio.De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en

cualquier pestaña.

Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel (III).

El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.A este menú también puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:

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Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La Ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el

interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (I).

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

Conceptos de Excel

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En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,...

Movimiento rápido en la Hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

.

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (II).

Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

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Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te

explicamos a continuación: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser

la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda

activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el

botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

Modificar datos

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Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma,

ahora es cuando podemos modificar la información. Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón

Aceptar.Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (III).

Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.

Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras

celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la

esquina superior izquierda tal como esto: .

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Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo

en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

Unidad 3. Operaciones con archivos (I).

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos. Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un

nombre:Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como...Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.

Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por último haz clic sobre el botón Guardar. Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes

de la modificación. Para ello: Selecciona la opción Guardar del Botón Office.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Unidad 3. Operaciones con archivos (II).

Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el Botón OfficeSelecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar.

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En caso de detectar un archivo al cual se le ha

realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:

Haz clic sobre el botón: Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la

última vez que guardamos. Sí para almacenar el documento antes de salir de él. En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de

diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de la barra de título que cerraría el programa Excel.

Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo.

O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U. En el cuadro que aparecerá deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

.

Unidad 3. Operaciones con archivos(III).

Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del Botón Office.

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Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta. En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro

inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir. Nota: En el entorno de Windows Vista, este díalogo no es igual, aunque las opciones son

prácticamente las mismas.

Unidad 3. Operaciones con archivos (IV).

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente.

Selecciona el menú Botón Office. A la derecha de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los últimos documentos

abiertos.

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Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el último que se abrió. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz

clic sobre el icono que se encuentra a su derecha que lo fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

Unidad 4. Fórmulas y Funciones (I)

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes

espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El

operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas

dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

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Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación

hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

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Unidad 4. Fórmulas y Funciones (II)

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será

una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel

expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser

Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:A1 vale 1

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A2 vale 5A3 vale 2A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Unidad 4. Fórmulas y Funciones (III)

Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es

un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Función Descripción

AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual

AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año

DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Calcula el número de días entre las dos fechas

DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7

FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha

FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha

HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23

HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número

HOY() Devuelve la fecha actual

MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes

en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)

MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y

segundos dados como números

SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el

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rango de 0 a 59

Unidad 4. Fórmulas y Funciones (IV)

Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.


CARACTER(número) Devuelve el carácter específicado por el número

CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer caracter del texto

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión

DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares) Redondea un número pasado como parámetro

DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Devuelve la posición inicial del texto buscado

ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios

EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de una cadena

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Encuentra una cadena dentro de un texto

IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados

LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto

LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimibles

MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas

MINUSC(texto) Convierte a minúsculas

MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda

NOMPROPIO(texto) Convierte a mayúscula la primera letra del texto

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo) Reemplaza parte de una cadena de texto por otra

REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia) Reemplaza el texto con texto nuevo

T(valor) Comprueba que el valor es texto

TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto

TEXTOBAHT(número) Convierte un número a texto tailandés (Baht)

VALOR(texto) Convierte un texto a número

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Unidad 4. Fórmulas y Funciones (V)

Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:


AREAS(ref) Devuelve el número de rangos de celdas contiguas

BUSCAR(...) Busca valores de un rango de una columna o una fila

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Busca un valor en la primera columna de la izquierda

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)

Devuelve la posición relativa de un elemento

COLUMNA(ref) Devuelve el número de columna de una referencia

COLUMNAS(matriz) Devuelve el número de columnas que componen la matriz

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia de celda en forma de texto

ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una accion de una lista de valores

FILA(ref) Devuelve el número de fila

FILAS(matriz) Devuelve el número de filas

HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo) Crea un acceso directo a un documento

IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...)

Extrae datos almacenados en una tabla dinámica

INDICE(matriz;num_fila;num_columna) Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna

INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia especificada

TRANSPONER(matriz) Intercambia las filas por las columnas en una matriz

Unidad 4. Fórmulas y Funciones (VI)Funciones financieras.

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Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

Función Descripción y Ejemplo

DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, método de depreciación de saldo fijo

DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo

DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin_cambios)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, incluyendo periodos parciales

INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión

NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve el número de pagos de una inversión

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)Devuelve el pago de un préstamo basado en pagos y tasas de interés constantes

PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)Devuelve el interés pagado por una inversión durante periodo determinado

PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada

SLN(costo;valor_residual;vida)Devuelve la depreciación por método directo de un bien durante un período dado

SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período específico

TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una inversión

TIR(valores;estimar)Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo

TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversión) Devuelve la tasa interna de retorno modificada

VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor actual de una inversión

VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)

Devuelve el valor futuro de una inversión basada en pagos periódicos y constantes más una tasa de interés constante

VNA(tasa;valor1;valor2;...)

Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros

Unidad 4. Fórmulas y Funciones (VII)

Otras funciones.

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Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.

En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.


Funciones matemáticas y trigonométricas

ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número

ALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1

COMBINAT(número;tamaño) Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos

COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo

ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo

EXP(número) Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado

FACT(número) Devuelve el factorial de un número

NUMERO.ROMANO(número,forma) Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano

PI() Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA(número;potencia) Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada

PRODUCTO(número1;número2;...)Devuelve el resultado de realizar el

producto de todos los números pasados como argumentos

RAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada del número indicado

RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la división

Funciones estadísticas

MEDIA.ARMO(número1;número2;...) Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos

MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores

MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista de valores

MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores

MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores

PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la lista de valores

VAR(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos

K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos

Funciones lógicas

FALSO() Devuelve el valor lógico Falso

VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición

NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado

Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos

O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO

Funciones de información

ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía

ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error

ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico

ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto

ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto

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ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numérico

TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor

Unidad 5. Manipulando celdas (I)

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.

Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón

para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca,

tal como: . Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

Selección de un rango de celdasPara seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón

izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Selección de una columnaPara seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior

de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

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Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

Unidad 5. Manipulando celdas (II).

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos: En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar. Seleccionar la pestaña Inicio. Hacer clic en el botón Copiar. O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C. Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas

copiadas indicándote la información situada en el portapapeles. En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras. Seleccionar la pestaña Inicio. Haz clic en el botón Pegar.O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V. Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se

borrará el contenido de éstas últimas. En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya

que si se selecciona una única celda, Excel 2007 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias.

Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.

Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se

pueden pegar.

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Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.

Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón .Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar del

panel. Podemos también elegir si queremos que

aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón .Seleccionar la opción Mostrar

automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.

Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del portapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del

portapapeles .Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará

en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de elementos

copiados .

Unidad 5. Manipulando celdas (III).

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratón se transforma en .Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo

hasta donde se quiere copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de

soltar el botón del ratón. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. Soltar la tecla CTRL.

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Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro,

es el controlador de relleno. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz

negra. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres

copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas

copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.

Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el básico correspondiente del Tema 4.

Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de números, Excel 2007 rellenará las nuevas celdas continuando la serie.

Unidad 5. Manipulando celdas (IV).

Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

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Para utilizar esta posibilidad: Seleccionar las celdas a copiar.

Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio. O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas. Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la

pestaña Inicio y selecciona Pegado especial.

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna. Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los

opciones de formato de números de las celdas seleccionadas. Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones

de formato de números de las celdas seleccionadas. Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botón

aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opción Pegado especial, aparecen las opciones más importantes de las vistas anteriormente.

Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.

Unidad 5. Manipulando celdas (V).

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

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Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X. Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas

cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles. A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no

hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar. O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.

Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a la celda que movemos.

Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la selección. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una

cruz de 4 puntas, tal como esto: . Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el

rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de

soltar el botón del ratón. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas. Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes

pasos:Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la selección. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una

cruz de 4 puntas, tal como esto: . Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del

ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

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Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Unidad 5. Manipulando celdas (VI)

Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato (todo lo referente al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineación del texto, etc) o el contenido de éstas y utilizar el menú para realizar el borrado deseado.

Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla.

Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...Ir a la pestaña Inicio.

Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre: Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas

seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato.

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios.

Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.

Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir 23.000 €.

Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda a borrar. Pulsar la tecla SUPR Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

Unidad 6. Formato de celdas (I)

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y

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así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando los cuadros de diálogo:En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al

pie de la sección Fuente.

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente

determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el

identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.

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En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Unidad 6. Formato de celdas (II)

Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Aparecerá la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones

deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas

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seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas. DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la

derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.

LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc...

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En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.

Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.

Unidad 6. Formato de celdas (III)

Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes,

seguir los siguientes pasos:Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaña Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará

nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos:Se elegirá una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas

seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas

excepto alrededor de la selección. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones

preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo:Se elegirá de la lista un estilo de línea. Color:Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la

flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes. En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes

de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.

Rellenos

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

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Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaña Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. Hacer clic sobre la pestaña Relleno. Aparecerá la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará

nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.

Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.

En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Unidad 6. Formato de celdas (IV)

Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

Seleccionar la pestaña Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo

la sección Número.

Hacer clic sobre la pestaña Número. Aparecerá la ficha de la derecha: Elegir la opción deseada del recuadro

Categoría:Hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el

recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

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Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción. Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el

número de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se

encuentre algún número en la celda.Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el

número de teléfono, etc. Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato. En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos

permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).

Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Unidad 7. Cambios de estrutura (I)

Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel 2007 para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable.

Alto de fila

Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

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Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio. Elegir la opción Alto de fila... Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila de la derecha en el

que tendrás que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",".

Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello: Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees

modificar, en la cabecera de la fila.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme

movemos el ratón, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botón del ratón.

Autoajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello: Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña

Inicio. Elige la opción Autoajustar alto de fila.

Este segundo método es mucho más rápido:Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas

modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el

puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

Unidad 7. Cambios de estructura (II)

Ancho de columna

En Excel 2007 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.

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Elegir la opción Ancho de columna... Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Escribir la anchura deseada. Hacer clic sobre el botón Aceptar. El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello: Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del

nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: . Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando. Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

Autoajustar a la selección

Podemos modificar la anchura de una columna

para acomodarla al dato de entrada más ancho, utilizando dos métodos distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú. Eligir la opción Autoajustar ancho de columna. El segundo método es mucho más rápido. Situarse sobre la línea divisoria a la derecha de la

columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna.

Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto que hayas introducido en la columna.

Ancho estándar de columna

Excel 2007 nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú. Elegir la opción Ancho predeterminado... Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Escribir la anchura estándar deseada. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Todas las columnas pasan a tener la anchura estándar, excepto aquellas que tuvieran asignada una anchura particular.

Unidad 7. Cambios de estructura (III)

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Cambiar el nombre de la hoja.

Como ya sabes, en Excel 2007 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ...

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero, ...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo

nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como: . Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO. El segundo método es mucho más directo y rápido:

Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta . Escribir el nuevo nombre de la hoja. Pulsar INTRO.

Ocultar hojas.

Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de trabajo. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú. Seleccionar la opción Ocultar hoja.

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Mostrar hojas ocultas.

Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú. Elegir la opción Mostrar hoja... Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas. Seleccionar la hoja a mostrar. Hacer clic en Aceptar.

Unidad 7. Cambios de estrutura (IV)

Cambiar el color a las etiquetas de hoja

Excel 2007 también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de cálculo. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio. Elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú. Seleccionar el color deseado.Aqui te mostramos como quedarían si colorearamos las etiquetas de las hojas.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado.

Seleccionar el menú Formato, elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú. Seleccionar la opción Sin color.

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Unidad 8. Insertar y eliminar elementos (I)

Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.

Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que

las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la

fila donde está situado el cursor como fila seleccionada. Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas

como filas a añadir. Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán

habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el

botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y

aparecerá el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

Insertar columnas en una hoja

Excel 2007 también nos permite añadir columnas, al igual que filas. Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra,

ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Insertar columnas de hoja. Todas las columnas por la derecha de la nueva se

incrementarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel

2007 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el

primer paso, como columnas a añadir. Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe,

seguirán habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas

110


como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos

aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y

apareceré el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

Unidad 8. Insertar y eliminar elementos (II)

Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas. Seleccionar el menú Insertar.

Hacer clic sobre el la flecha para ampliar el menú. Elegir la opción Insertar celdas... Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas. Aparece el cuadro de diálogo de la derecha. Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se

desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección. Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras. Hacer clic sobre Aceptar. Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se

eliminan las del final de la hoja. Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que

para las filas y columnas, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecerá el cuadro visto anteriormente para la inserción de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma que para columnas o filas.

Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.

Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:

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Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar.

Eligir la opción Insertar hoja.

Una vez insertada la hoja se

puede cambiar su posición

También las hojas se pueden copiar

Unidad 8. Insertar y eliminar elementos (III)

Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Eligir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja. Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o

columnas, seguirá habiendo 1048576 filas y 16384 columnas, lo que pasa es que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.

Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:Seleccionar las celdas a eliminar. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Eligir la opción Eliminar celdas.... Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Elegir la opción deseada dependiendo de cómo queremos que

se realice la eliminación de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha.

Observa como desde aquí también te permite eliminar filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

Eliminar hojas de un libro de trabajo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a eliminar. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Eligir la opción Eliminar hoja.

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Unidad 9. Corrección ortográfica (I)

Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Excel para que el programa nos corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores lo que las hace más presentables.

Configurar la Autocorrección

Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic en el Botón Office .Hacer clic en el botón Opciones de Excel. En el cuadro de diálogo que se abrirá seleciona la categoría Revisión. Aquí tienes muchas de las opciones que conciernen a la corrección de textos en Excel.

Veamos las más importantes.Haz clic en el botón de Opciones de Autocorrección...

Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección como el que te mostramos más abajo.

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Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté activada.

Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula, en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté activada.

Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada.

Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa que esté activada.

La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.

Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón Agregar.

Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botón Eliminar.

A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Unidad 9. Corrección ortográfica (II)

Verificación de la ortografía

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Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar errores ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible palabra errónea.

Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y está como las dos palabras están en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectará el error en el segundo esta.

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.Seleccionar la pestaña Revisar y eligir la opción Ortografía. En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo

Ortografía.

Observa como en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para corregir la ortografía, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario:

En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea.

En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra corrección.

Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones: OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra. OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de

cálculo. AGREGAR AL DICCIONARIO para añadir la palabra al diccionario que

aparece en el recuadro Idioma del diccionario: Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias:

la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribiremos directamente en el recuadro No está en el diccionario:, y a continuación utilizaremos cualquiera de los siguientes botones:

CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito.CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea

por la que hemos escrito.AUTOCORRECCIÓN para que además de realizar la corrección en la hoja, la

sustitución se añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.

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Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final, si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje.

Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisará, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Unidad 10. Impresión (I).

Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos.

Vista preliminar

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla.

Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseño de página para poder ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.

Para visualizar la Vista de Diseño de página, seguir los siguientes pasos: Selecciona la pestaña Vista. Elige la opción Vista de Diseño de página.

En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1).

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora, la única diferencia es que sabremos cómo quedará en la hoja al imprimirla.

Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una página utiliza la opción

Vista preliminar que encontrarás en el Botón Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.

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La página se mostrará de este modo:

En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones:

para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado.

para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del teclado.

Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una

lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la

página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.

Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón. Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón,

para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión explicado más adelante. Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón, para

que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página explicado más adelante.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la Vista preliminar.

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Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel 2007 los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.

Unidad 10. Impresión (II)

Configurar página

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, ...

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos hacer clci en el botón Configurar página...

Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación. Dicho cuadro

consta de 4 fichas.La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la

orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).

En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).

Observa como en la parte derecha disponemos de un botón para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

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En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir.

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de página.

En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.

En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar.

Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado... En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso no

hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar.Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página...

Unidad 10. Impresión (III)

Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

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En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir. En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca

como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.

Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores. Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

Imprimir

Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre la opción Imprimir del Botón Office. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podremos cambiar alguna opción de

impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas.

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En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora.

En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.

Con el botón Priopiedades podremos cambiar algunas características de la impresora. En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas

las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y hastaEn el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo las Hojas

activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las quieres Intercala.

Puedes imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de diálogo haciendo clic en la opción Impresión Rápida que se encuentra en eldesplegable Imprimir del Botón Office.

Unidad 11. Gráficos (I)

Introducción

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como

cualquier otro objeto.

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- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear de un gráfico.

Crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás seguir leyendo los siguientes apartados.

Unidad 11. Gráficos (II)

Añadir una serie de datos

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Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico.

Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pestañas para mostrarnos nuevas opciones.

Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Observa detenidamente el contenido de esta ventana.Como ya hemos dicho es la más importante porque se encargará de generar el gráfico.Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde podremos

seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenían los valores 445, 453, 545, 453 y 345.

Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el campo de texto con el rango correcto.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal

(categorías) y otros al eje vertical (series).Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por

ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

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Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del gráfico.

Del mismo modo también podrás modificar el rango de celdas que se incluirán tanto en las series como enlas categorías.

Haciendo clic en el botón Cambiar

fila/columna podremos permutar los datos de las series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas (pestaña Diseño).

Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.

Unidad 11. Gráficos (III)

Modificar las características del gráfico

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.

Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección Ejes:

Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.

Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico. Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el

modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.

La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).

Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles:

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Excel 2007 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así que después de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.

Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho que puedes sacarle a estas características.

Unidad 11. Gráficos (IV)

Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para enriquecer la visualización de los objetos que insertemos).

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes

(áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se ajuste a lo que buscas.Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma,

Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo del gráfico.

Modificar el tamaño de un gráfico

También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que

explicaremos a continuación:Los controles cuadrados establecen el ancho y

largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus dimensiones.

Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrás modificar su tamaño mantiendo el alto y

ancho que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño.

Coloca el cursor sobre cualquier objeto

seleccionado, cuando tome esta forma podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.

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Unidad 11. Gráficos (V)

Modificar la posición de un gráfico

Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento.Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo también podrás

establecer su ubicación.Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la pestaña Diseño

.Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos númericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar.

Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar. Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya

existente.Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la

posición y con el tamaño que tú eligas.

Unidad 12. Imágenes (I)Introducción

Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo elementos gráficos, podemos añadir títulos WordArt, imágenes, fotografías, autoformas, etc...

Los distintos elementos gráficos (imágenes o dibujos) que se pueden insertar en Excel son:

Imágenes desde archivo,Imágenes prediseñadas, pertenecientes a una galería que tiene Excel,

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Autoformas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc, para diseñar nuestros propios dibujos,

SmartArt, varias plantillas para crear organigramas,WordArt, rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con

diversas opciones.Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover,

copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo, fundamentalmente las pestañas de Diseño y Formato que vimos para los gráficos.

Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo con una componente gráfica atractiva.

Insertar imágenes prediseñadas

Para insertar una imagen prediseñada del catálogo de Office o de nuestra propia colección debemos seguir los siguientes pasos:

- Hacer clic sobre el botón Imágenes prediseñadas de la pestaña Insertar.

Nos aparece el panel Imágenes prediseñadas a la derecha de la pantalla.

- En Buscar en: podemos seleccionar donde deseamos que se realice la búsqueda (Mis colecciones, Colecciones de Office, etc).

- En Los resultados deben ser: podemos especificar qué tipo de archivos multimedia estamos buscando (imágenes, fotografías, sonido, etc )

- En el recuadro Buscar: podemos especificar algunas palabras claves para acotar más la búsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre todos los archivos disponibles.

Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de la derecha.

- Cuando ya tengamos todos los parámetros de la búsqueda definidos pulsamos sobre el botón Buscar y nos aparecerá una lista con una vista previa con los archivos localizados.

- Si hemos localizado la imagen que buscabamos simplemente debemos seleccionarla de la lista y automáticamente se insertará en la hoja de cálculo.

Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema

solicite que insertes el CD-ROM de Office2007 para copiar la imagen a tu disco duro.

Unidad 12. Imágenes (II)

Insertar imágenes desde archivo

También podemos insertar imágenes no clasificadas como prediseñadas, como pueden ser imágenes fotográficas creadas por nosotros o descargadas desde internet.

Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botón Imagen.Nos aparece un cuadro de diálogo para escoger la imagen desde el disco duro, Insertar

imagen.

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En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestra hoja de cálculo.

Manipular imágenes

De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...) insertado en nuestra hoja de cálculo, deberemos seguir los mismos pasos:

Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre él, una vez seleccionado aparecerá enmarcado en unos puntos, los controladores de tamaño. Si posicionamos el puntero del ratón sobre el objeto, cambiará de aspecto a una flecha parecida

esta , sólo tienes que arrastrar la imagen sin soltar el botón del ratón hasta llegar a la posición deseada.

Para modificar su tamaño, situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas para ese objeto y que iremos viendo a lo largo del tema.

Para manipular una imagen podemos utilizar la pestaña Formato.

Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y modificaciones sobre la imagen:

Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco.

Control del contraste de la imagen.

Control del brillo de la imagen.

Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que le hubiesemos aplicado ningún cambio.

Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opción es posible que no puedas volver al estado original. Además la imagen puede perder resolución.

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Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente selecciona el área (rectángular) de la imagen que quieras mantener, el resto de deshechará.

Rotar. Te permite girar la imagen o voltearla horizontal o verticalemente.

Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.

Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rápido a la imagen para hacerla más atractiva.

Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu imagen utilizando este menú de configuración.

Unidad 12. Imágenes (III) Insertar Autoformas y dibujos Excel 2007 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las Formas dispondrás de multitud de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos.

Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginación se ponga a trabajar.

Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa.

Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de calculo y establecer el tamaño que tendrá la forma.

Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.

Modificar dibujos

Modificaciones. Los gráficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor.

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Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.

Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco más grande que la original. Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del

gráfico. En este caso un triangulo isósceles se ha convertido en escaleno. Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte

superior central de la imágen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratón.

También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaña Formato.

Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y de forma.

En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.

Añadir texto a un dibujo.

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón

Cuadro de texto de la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto.

Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.

Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

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Unidad 12. Imágenes (IV) Insertar WordArt

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.

Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.

Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.

Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que

vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.

A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya

escrito.También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las pestañas Inicio

y Formato.

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MANUAL BASICO DE POWERPOINT

Crear presentaciones

1. Agregar texto a una diapositiva 2. Diseños 3. Plantillas de diseño 4. Combinaciones de colores 5. Patrón de diapositivas 6. Pares de patrones de diapositivas-títulos 7. Tablas 8. Música y sonidos 9. Películas y archivos GIF animados 10. Vistas de PowerPoint 11. Animar texto y objetos 12. Presentaciones personalizadas 13. Documentos 14. Álbumes de fotografías

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15. Distribuir presentaciones 16. Tipos de archivo de gráficos y filtros 17. WordPerfect Graphics (.wpg) 18. Alinear y organizar objetos 19. Trabajar en un gráfico 20. Servicios de fax 21. Complementos 22. Controles ActiveX

El proceso de creación de una presentación en Microsoft PowerPoint incluye lo siguiente: empezar con un diseño básico; agregar el contenido y las diapositivas nuevas; elegir los diseños (diseño: organización de elementos, como texto de título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, autoformas y películas, en un gráfico.); modificar el diseño de las diapositivas, si así se precisa, cambiando la combinación de colores (combinación de animación: conjunto de ocho colores que puede aplicar a diapositivas, páginas de notas o documentos de la audiencia. Una combinación de colores consta de un color de fondo, un color para las líneas y el texto, y otros seis colores seleccionados para generar diapositivas fácilmente legibles.) o aplicando distintas plantillas de diseño (plantilla de diseño: archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional.); y crear efectos como transiciones de diapositivas animadas. La siguiente información se centra en las opciones disponibles al iniciar este proceso.El panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Nueva presentación de PowerPoint permite iniciar la creación de una presentación de varias formas. Entre éstas se incluyen:Presentación en blanco Empiece con diapositivas a las que no se ha aplicado color y que tienen un diseño mínimo.Presentación existente Base la nueva presentación en otra existente que ya está escrita y diseñada. Este comando crea una copia de una presentación existente en la que puede cambiar el contenido y el diseño para crear una nueva presentación.Plantilla de diseño Base la presentación en una plantilla de PowerPoint que ya contiene un concepto de diseño, fuentes y combinación de colores. Además de las plantillas incluidas con PowerPoint, puede utilizar sus propias plantillas.Plantillas con sugerencias de contenido Utilice el Asistente para autocontenido y aplique una plantilla de diseño que incluya sugerencias de texto para las diapositivas. A continuación, puede escribir el texto que desee.Una plantilla en un sitio Web Cree una presentacion utilizando una plantilla ubicada en un sitio Web.Plantillas de Microsoft.com Elija entre las plantillas adicionales de PowerPoint en Microsoft Office Template Gallery. Las plantillas están organizadas en función del tipo de presentación.Contenido insertado de otras fuentes

También puede insertar diapositivas de otras presentaciones o texto de otras aplicaciones como Microsoft Word.

Agregar texto a una diapositivaPuede agregar cuatro tipos de texto distintos a una diapositiva: texto de un marcador de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) , texto de una autoforma (Autoformas: grupo de formas ya elaboradas que incluye formas básicas, como rectángulos y círculos, más una gran variedad de líneas y conectores, flechas de bloque, símbolos de diagrama de flujo, cintas y estrellas, y llamadas.), texto de un cuadro de texto (cuadro de texto: contenedor móvil de tamaño variable para texto o gráficos. Utilice los cuadros de texto para colocar varios bloques de texto en una página o para dar a un texto una orientación distinta de otro texto en el documento.) y texto de WordArt (WordArt: objetos de texto que crea con efectos ya confeccionados en los que puede aplicar opciones de formato adicionales.) .

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1. Texto en marcadores de posición2. Cuadro de texto utilizado como título3. Texto de WordArt4. Texto de una autoforma de flecha

El texto que escribe en los marcadores de posición, como títulos y listas con viñetas, se puede modificar en la diapositiva o en la ficha Esquema y exportarlo desde esta ficha a Microsoft Word. El texto de un objeto (objeto: tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información. Los objetos creados en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en otra aplicación son objetos OLE.), como un cuadro de texto o autoforma, y el texto de WordArt no aparece en la ficha Esquema y debe modificarse en la diapositiva.Marcadores de posiciónLos diseños de diapositivas contienen marcadores de posición de objetos y texto en variedad de combinaciones. En los marcadores de posición de texto, escriba los títulos, los subtítulos y el texto principal de las diapositivas. Puede cambiar el tamaño y mover los marcadores de posición, así como darles formato con bordes (borde: línea visible alrededor del borde de un objeto. Por ejemplo, las cuatro líneas de un rectángulo forman su borde.) y colores.Autoajuste del textoDe forma predeterminada, Microsoft PowerPoint cambia el tamaño del texto mientras escribe para ajustarlo a un marcador de posición. Por ejemplo, si escribe una lista con viñetas y coloca más texto del que cabe en el marcador de posición, PowerPoint reduce el tamaño de la fuente y el interlineado hasta ajustar todo el texto (8 puntos es el tamaño mínimo de fuente). En el texto de títulos, si algunas palabras pasan a la segunda línea, el texto se reduce en un tamaño de fuente para que se ajuste a una sola línea.El Autoajuste del texto también reduce el texto para ajustarlo dentro de un marcador de posición que se ha hecho más pequeño y expande el texto de nuevo si el marcador de posición se hace más grande.La opción de Autoajuste de texto se puede activar o desactivar. Cuando está activada, puede ajustar su funcionamiento en un determinado marcador de posición con el botón Opciones de autoajuste , que aparece junto al texto la primera vez que se cambia el tamaño. Tras hacer clic en este botón, aparece un menú con las opciones para controlar el texto sobrante. Puede detener el cambio de tamaño del texto del marcador de posición actual, siempre que la configuración global de Autoajuste esté activada. También puede abrir el cuadro de diálogo Autocorrección y desactivar la configuración de Autoajuste, de forma que el tamaño del texto no cambie automáticamente. En el diseño de diapositivas en una sola columna, si el texto se sale del marcador de posición dispone, además, de las siguientes opciones: dividir el texto entre dos diapositivas, para crear una nueva diapositiva en blanco con el mismo título; o crear un diseño de la diapositiva original en dos columnas. Estas opciones están disponibles independientemente de que Autoajuste esté activado o desactivado.La configuración de Autoajuste del texto principal se aplica también en las notas escritas en el panel de notas (panel de notas: panel en la vista normal en el que escribe las notas que desea que acompañen a una diapositiva. Imprima estas notas como páginas de notas o muéstrelas cuando guarde una presentación como una página Web.).AutoformasLas autoformas, como llamadas y flechas de bloque, contienen mensajes de texto. Cuando se escribe texto en una autoforma, el texto se adjunta a la forma y se mueve y gira con la forma.Cuadros de textoUtilice los cuadros de texto para colocar texto en cualquier parte de una diapositiva, como fuera de un marcador de posición de texto. Por ejemplo, puede agregar un título a una imagen (imagen: archivo (como un metarchivo) que puede desagrupar y manipular como dos o más objetos o un archivo que permanece como un solo objeto (como mapas de bits).) creando un cuadro de texto y situándolo cerca de la imagen. Además, un cuadro de

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texto es muy útil para agregar texto a una autoforma, cuando no se desea adjuntarlo a la forma. Un cuadro de texto puede tener bordes, relleno o un efecto de sombra o efecto tridimensional (3D), así como cambiar de forma.WordArtUtilice WordArt para conseguir elaborados efectos de texto. WordArt puede estirar o torcer el texto, curvarlo, girarlo o hacerlo tridimensional o vertical.

DiseñosEl "diseño" hace referencia a la forma en que se organizan los elementos de una diapositiva. Un diseño contiene los marcadores de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) y estos a su vez el texto, como títulos y listas con viñetas, y el contenido de la diapositiva, como tablas, gráficos, imágenes, formas e imágenes prediseñadas (imagen prediseñada: imagen ya elaborada que suele aparecer como un mapa de bits o una combinación de formas dibujadas.).

1. Diseño básico con los marcadores de posición para un título y una lista con viñetas.2. Diseño con tres marcadores de posición: para un título, una lista con viñetas y un contenido como una

tabla, un diagrama, un gráfico o una imagen prediseñada.

Cada vez que agrega una nueva diapositiva, puede elegir un diseño en el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Diseño de la diapositiva. Los diseños se proporcionan en una amplia gama de configuraciones; también puede elegir un diseño en blanco.Uso de la opción AutodiseñoMicrosoft PowerPoint ajusta automáticamente el diseño, cuando inserta elementos que no se ajustan al diseño original. Por ejemplo, si utiliza un diseño con un solo marcador de posición para un contenido como una tabla e inserta una imagen después de insertar la tabla, el diseño se ajusta agregando un marcador de posición a la imagen. Si este diseño no es de su agrado, puede deshacerlo con el botón Opciones de diseño automático , que aparece en la parte inferior derecha de la diapositiva.Reorganizar un diseñoPuede mover los marcadores de posición de un diseño específico a otras posiciones, así como cambiar su tamaño y aplicar formatos con colores de relleno y bordes. Esto se aplica a las diapositivas y a las páginas de notas (páginas de notas: páginas impresas que muestran las notas del autor debajo de la diapositiva que acompaña las notas.); en los documentos (documento: versión impresa de una presentación que puede incluir varias diapositivas por página y espacio para las notas de la audiencia.), sólo es posible cambiar los marcadores de posición de encabezados y pies de página. Además, estos cambios se pueden aplicar a diapositivas o páginas de notas individuales o al patrón de diapositivas (patrón de diapositivas: diapositiva que almacena información acerca de la plantilla de diseño aplicada, incluidos los estilos de fuentes, posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores.), patrón (patrón: vista de diapositiva o página en la que define el formato de todas las diapositivas o páginas de la presentación. Cada presentación tiene un patrón por cada componente clave: diapositivas, diapositivas de título, notas del orador y documentos de la audiencia.) de notas o patrón de documentos. Para conseguir un diseño uniforme en toda la presentación, conviene aplicar los cambios al patrón.Si ajusta los marcadores de posición en una página de notas o en una diapositiva y, posteriormente, decide volver a utilizar el diseño original, puede volver a aplicarlo. Si elimina los marcadores de posición en el patrón, puede restaurar los marcadores de posición originales utilizando el comando Diseño del patrón del menú Formato.

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Plantillas de diseñoMicrosoft PowerPoint proporciona plantillas de diseño (plantilla de diseño: archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional.) que puede aplicar a las presentaciones para que tengan un aspecto y un diseño totalmente profesionales.

Plantillas de diseño de PowerPointUtilice el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Diseño de diapositivas, para obtener una vista previa y aplicar una plantilla de diseño a la presentación. La plantilla se puede aplicar a todas las diapositivas o a las diapositivas seleccionadas, también se pueden aplicar varios tipos de plantillas de diseño a una sola presentación.Cada vez que aplica una plantilla de diseño, se agrega un patrón de diapositivas (patrón de diapositivas: diapositiva que almacena información acerca de la plantilla de diseño aplicada, incluidos los estilos de fuentes, posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores.) a la presentación. Si aplica una plantilla diferente a todas las diapositivas, el patrón de diapositivas de la plantilla antigua se reemplaza por el patrón de la nueva.Puede guardar la presentación creada como una nueva plantilla de diseño y de esta forma estará disponible en el panel de tareas Diseño de diapositivas.

Otros tipos de plantillasPlantillas de contenido Una plantilla de contenido (plantilla de contenido: plantilla de diseño que también contiene sugerencias de texto de cada diapositiva. Reemplace las sugerencias con el texto que desee. Una plantilla de contenido tiene un patrón de diapositivas y un patrón de títulos opcional.) incluye todos los elementos de una plantilla de diseño más un esquema sugerido para la presentación. Puede aplicar una plantilla de contenido al crear una presentación por primera vez mediante el Asistente para autocontenido.

Diapositiva número uno de una plantilla de contenido con sugerencias para viñetasPuede crear sus propias plantillas de contenido y agregarlas al Asistente para autocontenido.Plantillas de sitios Web Su equipo puede utilizar siempre una plantilla almacenada en un sitio Web. Puede obtener acceso a estos archivos desde PowerPoint.Plantillas en Microsoft.com Elija entre las plantillas adicionales de PowerPoint disponibles en Microsoft Office Online, en el área Microsoft Office Template Gallery. Las plantillas están organizadas por tipo de presentación.

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Combinaciones de coloresLas combinaciones de colores están formadas por los ocho colores utilizados en el diseño de la diapositiva, colores para el fondo, texto y líneas, sombras, texto de título, rellenos, énfasis e hipervínculos. La plantilla de diseño (plantilla de diseño: archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional.) aplicada determina la combinación de colores de una presentación.

1. Colores utilizados en el texto de título y en el texto principal2. Colores utilizados en el fondo, rellenos y sombras3. Colores utilizados en hipervínculos, rellenos y énfasis como viñetas

Para ver la combinación de colores de una diapositiva, seleccione la diapositiva y, a continuación, abra el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Diseño de diapositivas - Combinaciones de colores. La combinación de colores de la diapositiva aparece seleccionada en el panel de tareas.La plantilla de diseño incluye una combinación de colores predeterminada y las combinaciones adicionales entre las que puede elegir, todas las combinaciones han sido diseñadas para esa plantilla. La presentación predeterminada o "en blanco" de Microsoft PowerPoint también contiene combinaciones de colores.Puede aplicar una combinación de colores a una diapositiva, a las diapositivas seleccionadas, así como a notas (páginas de notas: páginas impresas que muestran las notas del autor debajo de la diapositiva que acompaña las notas.) y documentos (documento: versión impresa de una presentación que puede incluir varias diapositivas por página y espacio para las notas de la audiencia.).Modificación de las combinaciones de coloresLas combinaciones de colores se pueden modificar. Supongamos, por ejemplo, que utiliza a menudo la misma plantilla de diseño por lo que desea que tenga un aspecto un poco distinto así que decide cambiar el color de énfasis o el color del fondo. O bien, decide cambiar los colores de la presentación para que coincidan con los colores de los temas de un evento, como una feria.

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Puede cambiar el color de uno o de todos los elementos de la diapositiva.Al modificar una combinación de colores, el resultado es una combinación nueva, que se incluye en el archivo de la presentación de forma que se pueda volver a aplicar fácilmente.Al cambiar un color, puede elegir entre la gama completa de opciones de color.Utilizar colores que no estén incluidos en una combinaciónSi introduce colores nuevos que no forman parte de una combinación, por ejemplo, si en una presentación cambia el color de una fuente en un lugar o agrega un color especial a un objeto, los nuevos colores se agregan a todos los menús de color y aparecen debajo de los ocho colores de la combinación. La vista de todos los colores utilizados ayuda a mantener la uniformidad en cuanto al color en toda la presentación.

1. Colores de la combinación de colores2. Nuevos colores agregados a la presentación

Puede agregar y mostrar hasta ocho nuevos colores. Los colores que agregue y que no estén incluidos en la combinación, ni cambian ni se actualizan en el caso de que vuelva a aplicar la combinación o cambie la plantilla de diseño.

Patrón de diapositivasEl patrón de diapositivas es un elemento de la plantilla de diseño (plantilla de diseño: archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional.) que almacena información sobre la plantilla, incluidos los estilos de fuente, la ubicación y el tamaño de los marcadores de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.), el diseño del fondo y las combinaciones de colores (combinación de animación: conjunto de ocho colores que puede aplicar a diapositivas, páginas de notas o documentos de la audiencia. Una combinación de colores consta de un color de fondo, un color para las líneas y el texto, y otros seis colores seleccionados para generar diapositivas fácilmente legibles.).

1. Estilos de fuente para texto principal, texto de título y texto de pie de página2. Ubicación de los marcadores de posición para texto y objetos3. Estilos de viñetas4. Combinación de colores y diseño del fondo

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La finalidad del patrón de diapositivas es permitir los cambios globales y que los cambios se reflejen en todas las diapositivas de la presentación, como reemplazar el estilo de fuente.Generalmente, el patrón de diapositivas se utiliza para las siguientes tareas:Cambiar la fuente o las viñetas

Insertar arte, como un logotipo, para que aparezca en varias diapositivas Cambiar la ubicación, el tamaño y el formato de los marcadores de posición Para ver el patrón de diapositivas, abra la vista Patrón. El patrón de diapositivas se cambia de la misma manera que las diapositivas, pero recuerde que el texto del patrón es únicamente para diseño. El texto de la diapositiva real, como títulos y listas, deberá escribirlo en la diapositiva, en la vista Normal; y el texto de encabezados y pies de página en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página.Aunque cambie el patrón de diapositivas, los cambios realizados en diapositivas individuales se conservan.Al aplicar una plantilla de diseño a la presentación se agrega un patrón de diapositivas. Normalmente, la plantilla también contiene un patrón de títulos, en la que puede hacer los cambios que se aplican a las diapositivas con el diseño (diseño: organización de elementos, como texto de título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, autoformas y películas, en un gráfico.) Diapositiva de título.

Pares de patrones de diapositivas-títulosLa combinación del patrón de diapositivas y el patrón de títulos de una plantilla de diseño se denomina par de patrones de diapositivas-títulos (pareja de patrón de títulos y diapositivas: el patrón de diapositivas y el patrón de títulos de una plantilla de diseño determinada que ha aplicado a una presentación.). Estos patrones aparecen juntos en la vista Patrón. Seleccione una de las miniaturas de los patrones para hacer cambios.

1. Par de patrones de diapositivas-títulos, con el patrón de títulos seleccionado2. Puede cambiar los estilos de fuente del texto de títulos, subtítulos y pies de página3. Puede cambiar las propiedades de los marcadores de posición de títulos, subtítulos y pies de página

Cambiar varios patrones de diapositivasSi aplica varias plantillas de diseño a la presentación, tendrá varios patrones de diapositivas: uno por cada plantilla de diseño aplicada. Por tanto, si desea hacer un cambio en toda la presentación, necesitará cambiar cada patrón de diapositivas o par de patrones (si también utiliza el patrón de títulos).

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Primer par de patrones de diapositivas-títulos, con arte aplicado al patrón de títulos. Para agregar este arte a todas las diapositivas de la presentación, deberá agregarlo al patrón de diapositivas de éste par de patrones, así como al del segundo.

Segundo par de patrones de diapositivas-títulosPara facilitar el trabajo con patrones múltiples, Microsoft PowerPoint incluye comandos para insertar, eliminar, cambiar el nombre, duplicar y conservar patrones. Al conservar un patrón, impide que PowerPoint lo elimine automáticamente en determinados casos.

TablasLas tablas que se utilizan en una presentación de Microsoft PowerPoint, se pueden crear de varias formas. Puede crear las tablas en PowerPoint o también agregar una tabla desde otro programa como un objeto vinculado (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen) o un objeto incrustado (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.). Si utiliza PowerPoint, puede crear tablas sencillas con poco formato o tablas más complejas. En los bordes y rellenos puede utilizar los colores de la combinación de colores de la presentación.Si desea una tabla más grande o con opciones de formato más complejas que las que proporciona PowerPoint, puede crear una tabla de Microsoft Word incrustada. Por ejemplo, Word proporciona más opciones de formato para listas, tabulaciones y sangrías y celdas individuales. También puede también una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) de Microsoft Excel o una tabla de Microsoft Access.Cuando trabaja en una tabla incrustada, aparecen los menús y botones del programa de origen (programa de origen: programa utilizado para crear un objeto vinculado o un objeto incrustado. Para modificar el objeto, debe tener instalado el programa de origen en su equipo.), integrados con los menús de PowerPoint. La información sobre cómo modificar tablas está disponible en el menú de ayuda del programa de origen, en la barra de menús.El texto de la tabla no aparece en la ficha Esquema.

Crear tablasSeleccione la diapositiva en la que desea insertar la tabla Siga uno de estos procedimientos: Insertar una tabla básicaEn la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Estándar, haga clic en Insertar tabla. Elija el número de filas y columnas que desee selccionar, a continuación haga clic. Dibujar una tabla más complejaSi no se muestra la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú

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Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Tablas y bordes, haga clic en Tablas y bordes en la barra de herramientas Estándar.Haga clic en Dibujar tabla.El puntero se transforma en un lápiz.Para definir los límites exteriores de la tabla, arrastre diagonalmente hasta conseguir el tamaño deseado. A continuación, arrastre para crear los límites de fila y columna.

Para borrar una línea, haga clic en Borrador y haga clic en la línea.

SugerenciaMicrosoft PowerPoint contiene diseños de diapositivas que incluyen marcadores de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) para tablas. Para crear una nueva diapositiva utilizando uno de estos diseños, haga clic en Nueva diapositiva del menú Insertar y seleccione uno de los diseños que contenga un marcador de posición de tabla.

Música y sonidosPuede agregar música y sonido desde archivos en el equipo, en la red, en Internet o en la Galería multimedia de Microsoft. También puede grabar sus propios sonidos y agregarlos a la presentación, así como utilizar un CD de música.Al insertar música o sonidos en una diapositiva, aparece un icono de sonido que representa el archivo de sonido. Para reproducir música y sonidos, puede establecer el inicio automático de la música al mostrar la diapositiva; al hacer clic con el mouse (ratón); una vez transcurrido un intervalo de tiempo; o reproducir música o sonidos como parte de una secuencia de animación. Si no desea que el icono esté visible, puede arrastrarlo fuera de la diapositiva y configurar la reproducción automática del sonido.Si Microsoft PowerPoint no es compatible con una función o un tipo de medio específico y no puede reproducir un archivo de sonido, pruebe con el Reproductor multimedia, que forma parte de Microsoft Windows y que reproduce archivos multimedia en PowerPoint si el sonido se inserta como un objeto.Para reproducir música y sonido en su equipo, necesitará altavoces y una tarjeta de sonido. Para saber qué tiene instalado y qué configuración utilizar, compruebe la configuración Multimedia y Sonidos en el Panel de control de Windows.De forma predeterminada, si el tamaño de los sonidos es superior a 100 KB, se vinculan (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen) automáticamente al archivo, en vez de incrustarse (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.) .

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Puede cambiar este valor predeterminado para que sea más o menos 100 KB. Si una presentación tiene archivos vinculados e imparte la presentación en otro equipo, deberá copiar la presentación y los archivos vinculados.

Películas y archivos GIF animadosLas "películas" son archivos de vídeo de sobremesa con formatos AVI, QuickTime y MPEG y extensiones de archivo .avi, .mov, .qt, .mpg y .mpeg. Lo habitual es que una película contenga un orador, por ejemplo un ejecutivo, que no puede asistir a la presentación real. Las películas también se utilizan para mostrar ciertos tipos de formación.Un archivo GIF (GIF: formato de archivo de gráficos (extensión .gif en Windows) utilizado para mostrar gráficos con colores indizados en el World Wide Web. Admite hasta 256 colores y utiliza compresión sin pérdida, es decir, no se pierde ningún dato de la imagen cuando se comprime el archivo.) animado contiene movimiento y tiene una extensión de archivo .gif. Aunque, desde el punto de vista técnico no son realmente películas, los archivos GIF animados contienen muchas imágenes que forman secuencias para crear un efecto de animación y con frecuencia se utilizan para destacar un diseño o un sitio Web.Se pueden agregar a las diapositivas películas y archivos GIF animados almacenados en su equipo, la Galería multimedia de Microsoft, una red, una intranet o Internet. Para agregar una película o archivo GIF animado, insértelo en la diapositiva elegida mediante los comandos del menú Insertar. La reproducción se puede iniciar de varias formas: automáticamente al mostrar la diapositiva, al hacer clic con el mouse (ratón) o mediante la creación de un intervalo de modo que se reproduzca después de un retardo específico. También puede formar parte de una secuencia de animación.Aunque el acceso se realiza mediante el menú Insertar, los archivos de películas están automáticamente vinculados (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen) a la presentación, en lugar de incrustados (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.) dentro de la misma, como las imágenes o dibujos. Si una presentación tiene archivos vinculados y necesita impartirla en otro equipo, deberá copiar la presentación y los archivos vinculados.

Utilizar el Reproductor de Windows Media de Microsoft para las películasSi Microsoft PowerPoint no puede reproducir el archivo de película que desea insertar, utilice el Reproductor de Windows Media para reproducir la película. En primer lugar, compruebe la película fuera de PowerPoint, abra el Reproductor de Windows Media y abra el archivo desde el menú Archivo. Si la película no se puede reproducir, el Reproductor de Windows Media le mostrará mensajes de error detallados y un vínculo con la Ayuda para ayudarle a solucionar el problema.Si la película se puede reproducir en el Reproductor de Windows Media, podrá insertarla en PowerPoint si selecciona Objeto en el menú Insertar y la inserta como Clip multimedia.Las películas que utilizan el Reproductor de Windows Media para su reproducción en PowerPoint no pueden tener configuración de animación ni intervalos especiales asignados. En su lugar, la reproducción tiene lugar al hacer clic en los botones correspondientes del Reproductor de Windows Media.Grabar una narración sonora para una presentación

Puede agregar una narración a su presentación en los siguientes casos:para una presentación para Web para archivar una reunión, de manera que los moderadores puedan revisarla más tarde y hacer comentarios durante la presentación. para presentaciones con diapositivas automáticas Para grabar y escuchar la narración, deberá disponer de un equipo con tarjeta de sonido, micrófono y altavoces. Puede grabar la narración antes de proyectar la presentación o durante su proyección e incluir los comentarios de la audiencia en la grabación.Si no desea incluir una narración en toda la presentación, puede grabar comentarios en las diapositivas seleccionadas. Al finalizar la grabación de una narración, aparece un icono de sonido en cada diapositiva en la que haya grabado. Puede hacer clic en el icono para reproducir el sonido, o configurarlo para su reproducción automática.Como la narración de voz tiene preferencia sobre otros sonidos, si ha insertado un sonido para que se reproduzca automáticamente en la presentación, la narración sustituirá al sonido.Intervalos de diapositivas automáticos

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Mientras graba, Microsoft PowerPoint registra el tiempo que tarda en cada diapositiva. Puede elegir guardar estos intervalos de diapositiva con la narración o puede establecer los intervalos por separado. Los intervalos de diapositivas son de gran utilidad especialmente cuando se desea ejecutar la presentación automáticamente. Puede desactivar los intervalos si no desea utilizarlos en la presentación.Incrustar o vincular la narraciónPuede elegir entre vincular o incrustar la narración.Si incrusta la narración, el archivo de sonido forma parte de la presentación y deberá acompañarla siempre. No obstante, si incrusta la narración el tamaño del archivo será mayor. Para que el tamaño del archivo sea más pequeño, puede vincular la narración. El archivo se almacena entonces en la ubicación del disco duro especificada y se reproduce con la presentación. Si proyecta la presentación en un equipo diferente, deberá instalar el archivo vinculado en ese equipo. Además, un archivo vinculado se reproduce más rápidamente. Adjuntar notas a la narraciónComo las necesidades de la audiencia y del equipo varían, puede acompañar la narración con notas. Esto beneficia a las personas con problemas de audición, así como a las personas que no disponen de equipos con tarjeta de sonido. Si guarda la presentación como una página Web (archivo .htm), las notas aparecerán debajo de cada diapositiva. Si guarda las notas como un archivo (.ppt) de presentación, puede imprimir las notas y repartirlas entre la audiencia.

Vistas de PowerPointMicrosoft PowerPoint tiene tres vistas principales: vista Normal, vista Clasificador de diapositivas y vista Presentación con diapositivas. Puede seleccionar una de estas vistas principales como vista predeterminada en PowerPoint.

Vista Normal La vista Normal es la vista de edición principal que se utiliza para escribir y diseñar la presentación. La vista tiene tres áreas de trabajo: a la izquierda, fichas para cambiar entre un esquema del texto de la diapositiva (ficha Esquema) y las diapositivas mostradas como miniaturas (ficha Diapositivas). A la derecha, el panel de diapositivas, que muestra una vista mayor de la diapositiva actual. Y, en la parte inferior, el panel de notas (panel de notas: panel en la vista normal en el que escribe las notas que desea que acompañen a una diapositiva. Imprima estas notas como páginas de notas o muéstrelas cuando guarde una presentación como una página Web.).

1. Ficha EsquemaMuestra el texto de la diapositiva como un esquema, lo que resulta útil para comenzar a escribir el contenido: recopilar ideas, planear cómo desea presentarlas y cambiar el texto y las diapositivas de lugar.

2. Ficha DiapositivasCambie a esta ficha para ver las diapositivas de la presentación como imágenes en miniatura durante la edición. Las miniaturas permiten desplazarse fácilmente por la presentación y ver el efecto de los cambios de diseño. También se puede reorganizar, agregar o eliminar diapositivas.

3. Panel DiapositivasEsta vista más grande muestra la diapositiva actual a la que puede agregar texto, insertar imágenes (imagen: archivo (como un metarchivo) que puede desagrupar y manipular como dos o más objetos o un archivo que permanece como un solo objeto (como mapas de bits).), tablas, gráficos, objetos de dibujo, cuadros de texto, películas, sonidos, hipervínculos y animaciones.

4. Panel de notasAgregue notas relacionadas con el contenido de cada diapositiva e imprímalas para usarlas como referencia mientras realiza la presentación, o cree notas para que la audiencia las vea impresas o en una página Web.

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Las fichas Esquema y Diapositivas muestran un icono cuando el panel se estrecha y si desea ver sólo la diapositiva actual en la ventana durante la edición, puede cerrarlas con el cuadro Cerrar situado en la esquina derecha.

Arrastre la barra divisora para estrechar el panel; los nombres de las fichas se convierten en iconos.Para ajustar el tamaño de los diferentes paneles en la vista Normal, arrastre los bordes del panel.

Vista Clasificador de diapositivasLa vista Clasificador de diapositivas es una vista exclusiva de las diapositivas en forma de miniaturas.

Cuando se termine de crear y modificar la presentación, el Clasificador de diapositivas ofrece una visión general de la misma y permite reordenar, agregar o eliminar fácilmente las diapositivas y mostrar una vista previa de los efectos de transición y animación.Vista Presentación con diapositivasLa vista Presentación con diapositivas ocupa toda la pantalla, como una presentación con diapositivas real. En esta vista a pantalla completa, verá la presentación de la misma manera en que la verá la audiencia. Puede ver el aspecto real de los gráficos, intervalos, películas, elementos animados (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las viñetas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) y efectos de transición.

Animar texto y objetosPuede animar (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las viñetas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) texto, gráficos, diagramas y otros objetos en las diapositivas para centrar la atención sobre puntos importantes, controlar el flujo de información y dar mayor interés a su presentación.

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Para simplificar el diseño con animaciones, aplique una combinación de animaciones (combinación de animación: agrega efectos visuales preestablecidos al texto en las diapositivas. En el intervalo de sutil a excitante, cada esquema normalmente incluye un efecto para el título de la diapositiva y un efecto que se aplica a las viñetas o párrafos de una diapositiva.) preestablecida a los elementos de todas las diapositivas, a determinadas diapositivas o a alguno de los elementos del patrón de diapositivas (patrón de diapositivas: diapositiva que almacena información acerca de la plantilla de diseño aplicada, incluidos los estilos de fuentes, posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores.). O bien, utilice el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Personalizar animación, para controlar cómo y cuándo desea que aparezca un elemento en una diapositiva durante la presentación, por ejemplo, que entre volando desde la izquierda al hacer clic con el mouse (ratón).Puede aplicar animaciones personalizadas a los elementos de una diapositiva, en un marcador de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) o en un párrafo (una viñeta o elementos de lista). Por ejemplo, puede aplicar una animación que haga que todos los elementos de una diapositiva entren volando o puede aplicar la animación a un solo párrafo de una lista con viñetas. Utilice las opciones de entrada, énfasis y salida además de las trayectorias de movimiento (trayectoria del movimiento: trayectoria que seguirá un objeto o texto especificado como parte de una secuencia de animación en una diapositiva.) personalizadas o preestablecidas. También puede aplicar varias animaciones a un elemento; es decir, puede hacer que el elemento de una viñeta entre y salga volando.La mayoría de las opciones de animación incluyen efectos asociados entre los que puede elegir. Estos efectos pueden incluir opciones de reproducción de un sonido con la animación y animaciones de texto que, generalmente, permiten aplicar el efecto por letra, palabra o párrafo (como en un título en el que entre volando una palabra cada vez, en lugar de todo el título).Puede obtener una vista previa de la animación del texto y objetos de una diapositiva o de toda la presentación.

Intervalos de animacionesAl agregar animaciones (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las viñetas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) a las diapositivas, dispone de diversas opciones de intervalos que garantizan la reproducción de cada elemento con un aspecto muy profesional y sin problemas. Configure sus propias animaciones personalizadas o ajuste las combinaciones de animaciones (combinación de animación: agrega efectos visuales preestablecidos al texto en las diapositivas. En el intervalo de sutil a excitante, cada esquema normalmente incluye un efecto para el título de la diapositiva y un efecto que se aplica a las viñetas o párrafos de una diapositiva.) preestablecidas que haya aplicado con opciones para el comienzo (retardos incluidos), desencadenadores (desencadenador de animación: opción de animación que es posible establecer para que se reproduzca animación cuando se hace clic en un elemento especificado.), velocidad o duración, repeticiones y rebobinado automático.

1. Título de un elemento animado, basado en el texto utilizado en la diapositiva.

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2. Bloques de tiempo y escala de tiempo de movimientos; visibles sólo cuando se obtiene una vista previa

de las animaciones. 3. Indica los segundos e incluye las opciones de zoom y una barra de desplazamiento, que sólo se ve

cuando aparece la escala de tiempo avanzada.

Para cambiar el orden de una animación o de grupos de secuencias de animación seleccione el elemento en la lista Personalizar animación (lista de animación personalizada: lista de secuencias de animación de una diapositiva. Los elementos se enumeran en el orden en el que se agregan e incluyen iconos que indican el intervalo con respecto a otros eventos de animación.) y arrástrelo a una nueva ubicación en la lista. Las flechas para contraer o expandir permiten ver las secuencias de cada elemento y moverlas dentro o fuera del elemento. La flecha de un elemento de lista seleccionado muestra un menú con opciones como Intervalos y Efectos. Al obtener una vista previa de las animaciones en la diapositiva, aparece una pequeña escala de tiempo en la parte inferior del panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Personalizar animación, que ilustra la duración de cada animación en segundos.La escala de tiempo avanzada tiene un aspecto muy parecido a la escala de tiempo que se ve al obtener una vista previa de las animaciones. Esta escala permite modificar los intervalos relativos de las animaciones seleccionando el elemento en la lista Personalizar animación y, a continuación, arrastrando el marcador de la escala de tiempo.

1. Marcador de la escala de tiempo, que sólo aparece con la escala de tiempo avanzada.

Presentaciones personalizadasPuede crear presentaciones personalizadas a partir de una única presentación para adaptarla a distintas audiencias. Las presentaciones personalizadas son grupos de diapositivas que se pueden presentar independientemente de toda la presentación; o grupos de diapositivas con un hipervínculo (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una

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página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.).

Presentación personalizada básicaPor ejemplo, en el caso de que dé una presentación a dos grupos de la organización, que trabajan en dos departamentos distintos, y la presentación incluya cinco diapositivas. Puede crear una presentación personalizada denominada "Dpto 1" para el primer grupo que incluya sólo las diapositivas 1, 3 y 5 y crear otra denominada "Dpto 2" para el segundo grupo que incluya las diapositivas 1, 2, 4 y 5. Aunque siempre puede ejecutar la presentación con diapositivas en el orden de la secuencia original.

2. Diapositivas para el departamento 13. Diapositivas para el departamento 2

Presentaciones personalizadas vinculadas

Utilice las presentaciones personalizadas vinculadas como una forma de organizar el contenido de una presentación. Por ejemplo, puede crear una presentación personalizada principal sobre la nueva organización general de la compañía. A continuación, puede crear presentaciones personalizadas que representen a cada departamento (por ejemplo, los departamentos A y B)

Diapositiva con hipervínculos

1. Presentación personalizada para el departamento A2. Presentación personalizada para el departamento B

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Puede utilizar hipervínculos en las presentaciones personalizadas para crear una diapositiva tabla de contenido que sirva para desplazarse por las secciones de la presentación con diapositivas. De esta forma, puede elegir en todo momento las secciones que desea mostrar a una audiencia determinada.

DocumentosPuede imprimir las presentaciones como documentos, con una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas en cada página, para que la audiencia los utilice como referencia futura.

1. El documento de tres diapositivas por página incluye espacio para que la audiencia pueda tomar notas.

Seleccione el diseño de los documentos en Vista preliminar (vista preliminar: vista que muestra el aspecto que tendrá el documento al imprimirlo.) o en el cuadro de diálogo Imprimir.

Vista previa del documentoLa Vista preliminar permite seleccionar el tipo de diseño para un documento y ver el aspecto exacto de la versión impresa. También puede aplicar, obtener una vista previa y modificar encabezados y pies de página, como los números de página. En las opciones de diseño se incluyen la orientación horizontal y vertical. En el diseño de una diapositiva por página, puede aplicar encabezados y pies de página sólo en el documento, si no desea que el texto del encabezado, pies de página, fecha y números de diapositivas aparezcan en las diapositivas.Patrón de documentosPara cambiar el aspecto, la posición y el tamaño del texto de encabezados y pies de página, la fecha o el número de página de los documentos, haga los cambios en el patrón (patrón: vista de diapositiva o página en la que define el formato de todas las diapositivas o páginas de la presentación. Cada presentación tiene un patrón por cada componente clave: diapositivas, diapositivas de título, notas del orador y documentos de la audiencia.) de documentos. Para incluir el nombre o el logotipo que debe aparecer en cada página del documento, agréguelo al patrón de documentos. Los cambios realizados en el patrón de documentos aparecen también al imprimir un esquema.Opciones adicionales de diseñoSi envía la presentación de Microsoft PowerPoint a Microsoft Word, tendrá acceso a opciones adicionales de diseño de documentos.

Álbumes de fotografíasPuede utilizarse Microsoft PowerPoint para crear fácilmente una presentación en forma de álbum de fotografías si únicamente desea agregar un gran número de sus fotografías favoritas a la presentación sin la necesidad de tener que personalizar cada foto. Con PowerPoint podrá agregar al álbum de fotografías numerosas fotografías desde el disco duro, escáner, cámara digital o cámara web.Dispone de las siguientes opciones de personalización para la creación, modificación o actualización de su álbum de fotografías:Selección de varios diseños y marcos Posibilidad de agregar títulos Aplicación de plantillas de diseño Posibilidad de agregar cuadros de texto combinados con diseños para crear diseños personalizados Visualización de imágenes en blanco y negro

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1. Diapositiva de título con plantilla de diseño2. Imagen3. Cuadro de texto vacío para espaciado4. Forma de marco5. Título

Para modificar o actualizar un álbum de fotografías ya creado, utilice el cuadro de diálogo Formato de álbum de fotografías.Una vez creado, puede enviar el álbum de fotografías como dato adjunto en un mensaje de correo electrónico, publicarlo en el Web o imprimirlo para compartirlo con otras personas.

Distribuir presentacionesMicrosoft PowerPoint le proporciona muchas formas de impartir la presentación, incluidas las presentaciones en pantalla, en línea, transparencias para retroproyectores, copias impresas en papel y diapositivas de 35 mm.Presentaciones en pantallaPuede utilizar todas las funciones y efectos especiales de PowerPoint para hacer que una presentación en pantalla (electrónica) resulte interesante y completa. Por ejemplo, puede utilizar transiciones de diapositivas, intervalos, películas, sonidos, animación, hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.) y etiquetas inteligentes. Una vez que decide utilizar un equipo para dar la presentación, puede impartirla de muchas maneras .Presentación con un orador en directo La presentación en una sala amplia y con un monitor o proyector es una de las formas más habituales de impartir una presentación. El orador controla por completo la presentación y puede ejecutarla automática o manualmente e incluso grabar la narración a medida que se desarrolla la presentación.Presentación autoejecutable Por ejemplo, puede configurar una presentación para que se ejecute sin supervisión en una cabina o en una exposición de una feria o convención. Además, para que los usuarios no puedan cambiar la presentación, puede hacer que la mayoría de los controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.) no estén disponibles. La presentación automática se puede reiniciar una vez terminada y también después de estar parada en una diapositiva de avance manual durante más de 5 minutos.Presentaciones en líneaReuniones de colaboración La utilización del programa Microsoft NetMeeting con PowerPoint permite compartir una presentación e intercambiar información con varias personas en lugares diferentes y en tiempo real (tiempo real: tiempo real en el que tienen lugar eventos. Cuando se comparten documentos en tiempo real, cualquier cambio que se haga en ellos se muestra instantáneamente a todos los que comparten el documento.), como si estuvieran en la misma sala.En una conferencia NetMeeting, puede compartir programas y documentos, enviar mensajes de texto de una conversación (charla: característica de Microsoft NetMeeting que abre una ventana separada en la que los participantes de reuniones en línea pueden escribir y enviar mensajes de texto a otros.), transferir archivos y trabajar en la Pizarra (Pizarra: función de Microsoft NetMeeting que abre una ventana separada en la que los

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participantes de la reunión en línea pueden escribir texto, dibujar formas, copiar, pegar y eliminar objetos, así como resaltar o seleccionar texto y gráficos.). Al colaborar, los participantes pueden tomar el control de la presentación para revisar y modificar su contenido. Durante la reunión, sólo una persona puede controlar la presentación, pero si la colaboración está activada, varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en la pizarra y conversar entre ellos.Difusión de presentaciones Puede difundir las presentaciones en el Web, incluidos vídeo y audio. La difusión se puede utilizar para una reunión de la organización, para presentarse a grupos remotos o para mantener una reunión de equipo cuyos participantes se encuentran en distintos lugares. Utilizando Microsoft Outlook o cualquier otro programa de correo electrónico, puede programar la difusión tal como lo haría con cualquier otra reunión. La presentación se guarda en formato de lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.), de modo que todo lo que necesita la audiencia para ver la presentación es Microsoft Internet Explorer 5,0 o posterior. La difusión se puede grabar y guardar en un servidor Web para que su reproducción sea posible en cualquier momento.Presentaciones en el Web o en la intranet Puede diseñar la presentación específicamente para la World Wide Web o la intranet publicándola como una página Web. Publicar una presentación significa colocar una copia de la presentación en formato HTML en el Web. Puede publicar copias de la misma presentación en diferentes ubicaciones. Puede publicar una presentación completa, una presentación personalizada (presentación personalizada: presentación dentro de una presentación, en la cual agrupa diapositivas de una presentación existente para que pueda mostrar esa sección de la presentación a una audiencia determinada.), una diapositiva o un conjunto de diapositivas. Dado que la exploración es un elemento muy importante en una presentación, dispone de una barra de vínculos en las presentaciones de PowerPoint en formato HTML, que puede utilizar para desplazarse por las diapositivas utilizando el panel de esquema. En una presentación publicada en el Web, la audiencia puede ver las notas del orador, así que puede utilizar esta función como un título.Transparencias para proyectorPowerPoint permite crear presentaciones que utilicen transparencias para proyector imprimiendo las diapositivas como transparencias en color o en blanco y negro. Estas diapositivas pueden diseñarse en orientación horizontal o vertical.Copias impresas en papelPuede diseñar la presentación para que tenga un aspecto óptimo tanto en pantalla al proyectar las diapositivas en color, como al imprimirla con una impresora láser en escala de grises o en blanco y negro puros.Diapositivas de 35 mmUna oficina de servicios puede convertir las diapositivas electrónicas en diapositivas de 35 mm. Póngase en contacto con la oficina de servicios local para obtener más instrucciones.Notas, documentos y esquemas

Como complemento a la presentación, puede repartir documentos entre la audiencia, copias reducidas de las diapositivas impresas en diversos diseños. También puede imprimir las notas del orador para los asistentes. A medida que crea la presentación, puede imprimir el esquema, incluidos los títulos y los temas principales de las diapositivas.

Tipos de archivo de gráficos y filtrosPuede insertar numerosos formatos de archivo de gráficos conocidos en una presentación, ya sea directamente o con el uso de filtros de gráficos. No necesita ningún filtro para insertar los siguientes formatos:Metarchivo mejorado (.emf) Formato de intercambio de gráficos (.gif) Archivos JPEG (.jpg) Gráficos de red portátiles (.png) Mapa de bits de Microsoft Windows (.bmp, .rle, .dib) La siguiente es información acerca de tipos de archivo y filtros comunes.Formato CGM (Computer Graphics Metafile) (.cgm)El filtro de gráficos Computer Graphics Metafile (Cgmimp32.flt) es compatible con la versión 1 de CGM 1992. El filtro utiliza las tres codificaciones, interpreta y admite todos los elementos, y procesa correctamente todos los archivos de gráficos .cgm válidos.

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Los principales perfiles industriales de ATA (Air Transport Association) y CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support) son totalmente compatibles con el filtro Computer Graphics Metafile. El filtro está certificado como compatible con ATA y con CALS con pruebas administradas por National Institute of Standards and Technology (NIST).Si instala el filtro durante la instalación del programa, se instalan los archivos siguientes: Cgmimp32.flt, Cgmimp32.fnt, Cgmimp32.cfg y Cgmimp32.hlp.Este filtro tiene la siguiente limitación: no es compatible con las versiones 2, 3 y 4 de CGM 1992.CorelDRAW (.cdr)El filtro de gráficos CorelDRAW (Cdrimp32.flt) admite archivos .cdr, .cdt, .cmx y .pat de CorelDRAW 3.0 a 9.0.Este filtro tiene las siguientes limitaciones:Los rellenos de textura de objeto y PostScript se han reemplazado con rellenos grises sólidos. Los rellenos degradados se dividen en franjas monocromas. No es compatible con: Preferencias de CorelDRAW, como tamaño y orientación de página, unidades, cuadrícula y guías. Lentes y powerclips. Páginas, capas y grupos. Objetos OLE. Mapas de bits girados. Rellenos vectoriales. Texto de párrafos multitarea. Hanako (.jsh, jah y .jbh)El filtro de gráficos Hanako se utiliza para la versión en japonés de Microsoft Office 2000.El filtro de gráficos Hanako (Jshimp.flt, Jahimp.flt y Jbhimp.flt) admite y convierte archivos .jsh, .jah y .jbh de Hanako 2.0 y 3.0 al formato de metarchivo de Microsoft Windows.

El filtro tiene las siguientes limitaciones:Los datos de imagen se eliminan cuando se abren los archivos. Los archivos con grandes cantidades de datos pueden tardar algún tiempo en convertirse o, incluso, no convertirse. Si esto ocurre, elimine los datos u objetos innecesarios, o guarde de nuevo el archivo como varios archivos y vuelva a abrir los archivos. El formato de texto complejo o las propiedades de imagen que no se pueden expresar con formato de metarchivo de Windows se eliminan o simplifican cuando se abre el archivo. Esto puede afectar a la alineación de texto o imágenes. PICT de Macintosh (.pct)El filtro de gráficos PICT de Macintosh (Pictim32.flt) se utiliza para importar gráficos PICT de Macintosh. Cambie el nombre de los archivos PICT de Macintosh poniéndoles la extensión .pct cuando los copie en un equipo que utilice Microsoft Windows, para que Microsoft Office para Windows pueda reconocer los archivos como gráficos PICT. Por ejemplo, si tiene un archivo de gráficos con el nombre Elefante en un equipo Macintosh, debe cambiarle el nombre a Elefante.pct antes de insertarlo en un archivo para Windows.

WordPerfect Graphics (.wpg)El filtro de importación para WordPerfect Graphics (Wpgimp32.flt) admite WordPerfect Graphics 1.0, 1.0e y 2.0, que corresponden a WordPerfect 6.x y anterior. Para imágenes .wpg creadas con DrawPerfect, el tamaño del marco de la imagen es el tamaño de la pantalla.Este filtro tiene las siguientes limitaciones:La información de PostScript se pierde en imágenes con Postscript encapsulado incrustadas en archivos de WordPerfect Graphics. Los archivos de WordPerfect Graphics con mapas de bits incrustados de gran tamaño pueden no verse correctamente en equipos que utilicen los controladores de vídeo de la serie Mach de ATI. Si cree que tiene este problema, ejecute el programa de instalación de Microsoft Windows y cambie el controlador de vídeo a los controladores 8514/a que se proporcionan con Windows.

Alinear y organizar objetos

En Microsoft PowerPoint puede alinear objetos de varias formas:Con relación a otros objetos, como por ejemplo cuando se alinean los lados, los centros o los bordes superiores o inferiores de los objetos

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Con relación a toda la diapositiva, por ejemplo, al borde superior o inferior de la diapositiva.

Utilizar guías para alinear los objetos visualmente.

Utilizar la cuadrícula para alinear los objetos con relación a una esquina de la cuadrícula mientras dibuja o mueve los objetos.

Distribuir los objetos con iguales distancias entre ellos, vertical u horizontalmente, o con relación a toda la diapositiva.

Trabajar en un gráficoEn Microsoft PowerPoint, puede crear un gráfico desde cero o importar una hoja de cálculo o gráfico de Microsoft Excel. El programa de gráficos predeterminado en PowerPoint es Microsoft Graph, que se instala automáticamente con PowerPoint.Una vez creado un gráfico en PowerPoint, se abre Microsoft Graph y muestra un gráfico con los datos asociados en una tabla denominada hoja de datos (hoja de datos: tabla incluida con un gráfico que proporciona información de ejemplo que muestra dónde escribir sus propias etiquetas de fila y columna y sus datos.). En esta hoja puede introducir sus propios datos, importarlos de un archivo de texto o de un archivo de Lotus 1-2-3, importar o insertar una hoja de cálculo de Microsoft Excel o pegar los datos de otro programa.

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1. Ventana de Microsoft PowerPoint2. Ventana de Microsoft Graph con una hoja de datos3. Ventana de un gráfico de Microsoft Graph

Cuando trabaja en un gráfico, aparece el programa Microsoft Graph con sus menús y botones para que pueda modificar el gráfico; o si inserta un gráfico de Excel, aparecen los menús y los botones de Excel integrados con los menús de PowerPoint. Por ejemplo, puede transformar un gráfico circular en otro de barras, o aumentar el tamaño del texto o agregar nuevos colores. La información sobre cómo modificar gráficos está disponible en el menú de ayuda de la barra de menús, mientras trabaje en el gráfico.Publicar una presentación en el WebPara permitir el acceso a la presentación a otras personas puede publicar (publicar: guardar una copia de un archivo en un formato HTML (Lenguaje de marcas de hipertexto) en un servidor Web.) la presentación en un servidor Web (servidor Web: equipo que alberga páginas Web y responde a las solicitudes de exploradores. También se le conoce como servidor HTTP, un servidor Web que almacena archivos cuyas direcciones URL comienzan con http://.) o puede utilizar un equipo al que tengan acceso las personas a las que desea mostrar la presentación con un explorador (explorador: software que interpreta archivos HTML, les da formato de de páginas Web y los muestra. Un explorador de Web, como Microsoft Internet Explorer, puede seguir hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que estén incrustados en páginas Web.) Web. Al publicar una presentación, se crea una copia de la presentación en la ubicación de archivos seleccionada. Puede publicar una presentación en formato .ppt o guardada como página Web (página Web: presentación guardada en formato HTML. Los archivos de compatibilidad de gráficos y otros archivos relacionados se almacenan en una carpeta asociada cuando se guarda una presentación como una página Web.) o página Web de archivo único (Página Web de un solo archivo (MHTML): documento HTML guardado en formato MHTML que integra gráficos en línea, subprogramas, documentos vinculados y otros elementos de apoyo a los que se hace referencia en el documento.).

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Al publicar una presentación en el Web o guardarla como página Web, la presentación incluye automáticamente lo siguiente:

1. Un marco de exploración, que es el esquema de la presentación2. Un marco de diapositiva.3. Un control para mostrar u ocultar el esquema de la presentación.4. Un control para mostrar u ocultar el panel de notas.5. Una opción de presentación en pantalla completa, que oculta los controles del explorador y que es

similar a la vista (vista: forma de mostrar el contenido de una presentación y proporcionar al usuario la posibilidad de interactuar con él.) Presentación con diapositivas de Microsoft PowerPoint. Si incluye presentaciones personalizadas (presentación personalizada: presentación dentro de una presentación, en la cual agrupa diapositivas de una presentación existente para que pueda mostrar esa sección de la presentación a una audiencia determinada.), sólo se pueden ver en modo de pantalla completa.

Publique una presentación cuando desee hacer lo siguiente:Mostrar en el Web una copia de la presentación que puede modificar y actualizar (puede conservar la presentación original en formato [.ppt] de PowerPoint). Publicar copias de la presentación en distintas ubicaciones del Web. Mostrar una parte de la presentación (por ejemplo, una presentación personalizada, una o varias diapositivas). Personalizar la presentación para verla en un explorador o versión de explorador específicos, como Microsoft Internet Explorer 5.01 o posterior, o Netscape Navigator 3.0. Seleccionar los elementos, como notas del orador (panel de notas: panel en la vista normal en el que escribe las notas que desea que acompañen a una diapositiva. Imprima estas notas como páginas de notas o muéstrelas cuando guarde una presentación como una página Web.), animaciones (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las viñetas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) y botones de exploración, que aparecerán en la versión Web de la presentación.

Servicios de faxCon Microsoft Office 2003, enviar faxes es tan sencillo como enviar mensajes de correo electrónico. Puede conectar directamente desde un programa de Office con un proveedor de servicio de fax que le enviará el fax. Puede utilizar los servicios de fax con Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Outlook 2003 y Microsoft Office Document Imaging Program (MODI). Debe tener instalados Outlook y Word en su equipo para poder utilizar los servicios de fax.Cómo funcionan los servicios de fax

Si elige enviar un fax desde un programa de Office, Outlook y Word le proporcionan la interfaz para enviar el fax. El documento que desea enviar por fax se convierte automáticamente en un archivo de imagen TIFF y se adjunta a un mensaje de correo electrónico. El cuerpo del mensaje de correo electrónico es el área proporcionada para la hoja de portada, y los campos requeridos son los de nombre de los destinatarios, número

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de fax y asunto. Puede escribir información en estos campos o seleccionar un contacto de la libreta de direcciones. Los códigos de país de la libreta de direcciones deben empezar con un signo más (+); por ejemplo, +61/555-1212. Se recomienda utilizar una portada y rellenar los campos Para y Asunto a fin de garantizar que el fax llega al destinatario correcto.Antes de enviar el fax, puede ver una vista previa mediante MODI. Se admite cualquier tipo de archivo que se pueda imprimir en Microsoft Office Document Image Writer. Tras enviar el fax, recibirá por correo electrónico una confirmación de su proveedor de fax que le indicará que el fax se entregó correctamente. Notas

No se admiten encabezados ni pies de página en páginas de portada en blanco. Por ejemplo, si la página de portada contiene texto o logotipos en un encabezado o un pie de página, pero el cuerpo del documento está en blanco, el texto o los logotipos no aparecerán en el mensaje de correo electrónico o el fax.Si elige no utilizar los servicios de fax, puede enviar un fax mediante un fax módem.

Ventajas de utilizar los servicios de faxEl envío de faxes a través de un servicio de fax ofrece ventajas que permiten ahorrar tiempo. Las siguientes funciones se ofrecen para proporcionarle una mejor experiencia con el servicio de fax:Destinatario combinado Puede enviar un fax a una dirección de correo electrónico o a un equipo de fax estándar, a todos los destinatarios que desee. Múltiples documentos Puede adjuntar varios documentos de muchas páginas y enviar el fax como un solo paquete.Faxes electrónicos Algunos proveedores de fax le ofrecen un número de teléfono de fax que puede utilizar, lo que permite la entrega del fax a su Bandeja de entrada como un archivo adjunto con formato TIFF. Al recibir un fax, puede verlo, imprimirlo o agregarle comentarios. El programa MODI abre el fax en línea y proporciona las funciones de edición. También puede enviar el fax a otra persona o a la persona que lo envió. Escenario sin conexión Puede redactar un fax y enviarlo sin conexión. De la misma manera que un mensaje de correo electrónico, el fax se almacenará en la Bandeja de salida y se enviará cuando se conecte a la red.Archivos de almacenamiento Los faxes enviados se almacenan en la carpeta Elementos enviados de Outlook o en otro lugar especificado por las reglas de Outlook.

Suscripción a un servicio de faxAl suscribirse a un servicio de fax, puede especificar un proveedor para los faxes salientes y varios proveedores para los faxes entrantes. Los distintos proveedores de servicio de fax le ofrecen paquetes diferentes para sus necesidades de envío de faxes. Si desea utilizar un servicio de fax en varios equipos, es posible que tenga que activar su cuenta de fax en cada equipo, descargando un paquete de registro desde el sitio Web del proveedor. La información de administración de cuentas también se almacena allí.

ComplementosLos complementos son programas adicionales que amplían las funciones de Microsoft PowerPoint agregando comandos personalizados y funciones especiales. Puede obtener complementos en el sitio Web de Microsoft Office, a través de otros proveedores o bien escribir sus propios complementos personalizados con Visual Basic para Aplicaciones (VBA: versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.). Los complementos de PowerPoint tienen la extensión .ppa.Para ahorrar memoria y aumentar la velocidad de PowerPoint, se recomienda descargar los complementos que no se utilicen con frecuencia. Al descargar un complemento, se quitan sus funciones y comandos de PowerPoint, pero el archivo de complemento continúa almacenado en el equipo y puede cargarse de nuevo fácilmente.Los programadores pueden utilizar complementos COM (Modelo de objetos componentes) (complemento COM: programa suplementario que amplía la funcionalidad de un programa de Microsoft Office agregando comandos personalizados y funciones especializadas. Los complementos COM se pueden ejecutar en uno o más programas de Office. Los complementos COM utilizan la extensión de archivo .DLL o .exe.), que aportan más funciones en una variedad de lenguajes de programación como Visual Basic (Visual Basic: versión visual del lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.), Visual C++ y Visual J++. Los programadores encontrarán información sobre cómo diseñar complementos COM en la Ayuda de Microsoft Visual Basic. Pueden cargar y descargar los complementos COM en PowerPoint durante la fase de desarrollo y realización de pruebas, antes de que el programa de instalación definitivo esté disponible.

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Controles ActiveXLos controles ActiveX (control ActiveX: control, como una casilla de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o secuencias de comandos que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o secuencias de comandos en el Editor de secuencias de comandos de Microsoft.) son similares a los de los lenguajes de programación como Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.). Estos controles pueden ser barras de desplazamiento, botones de comando, botones de opción, botones de alternar u otros controles, y se utilizan para crear programas, cuadros de diálogo o formularios personalizados.Los controles ActiveX de Microsoft Office PowerPoint 2003 se almacenan en el Cuadro de controles (menú Ver, submenú Barras de herramientas). Cuando agrega un control ActiveX a una presentación, puede "activarlo" escribiendo macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.) en el Editor de Microsoft Visual Basic (Editor de Microsoft Visual Basic: entorno en que pueden modificarse las macros que se hayan grabado y escribirse nuevas macros y programas de Visual Basic para aplicaciones.) que personalicen el comportamiento del control. Por ejemplo, puede utilizar los controles ActiveX para crear una encuesta en línea en la presentación, en la que los usuarios que la respondan puedan escribir texto en los cuadros de texto o activar o desactivar casillas de verificación.

Utilizar controles ActiveX en páginas WebSi piensa publicar (publicar: guardar una copia de un archivo en un formato HTML (Lenguaje de marcas de hipertexto) en un servidor Web.) una presentación como página Web, puede utilizar los controles ActiveX para que los usuarios puedan aportar datos. Si utiliza controles ActiveX en una presentación para Web, debe escribir secuencias de comandos (secuencia de comandos: tipo de código de equipo que se utiliza para realizar tareas en páginas Web tales como incrementar el contador de "número de visitantes" cada vez que hay un nuevo visitante. Es posible escribir las secuencias de comandos Web en varios lenguajes de secuencias de comandos. No es necesario compilar las secuencias de comandos para ejecutarlas.) Web en vez de códigos de macros para ejecutar los controles. Puede escribir las secuencias de comandos en Microsoft Visual Basic Scripting Edition (Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript): subconjunto del sistema de programación de Microsoft Visual Basic. Microsoft Internet Explorer 3.0 o posterior, junto con el resto de exploradores Web, puede leer programas VBScript que se incrusten en páginas HTML.) o en JavaScript (JavaScript: lenguaje de secuencias de comandos que se puede utilizar para agregar funciones a una página o sitio Web, o para mejorar el aspecto de del mismo. las secuencias de comandos JavaScript se pueden ejecutar en cualquier tipo de equipo cliente o servidor.).Asegúrese de configurar la seguridad de su sitio Web de forma adecuada y de proporcionar acceso únicamente a usuarios de confianza.Otros controles

Cada conjunto de nuevos controles ActiveX incluye un programa de instalación que instala y registra automáticamente cada control, de forma que los controles puedan utilizarse desde Microsoft PowerPoint.Además de los controles disponibles en el Cuadro de controles, algunos controles personalizados los instalan otros programas. Por ejemplo, el control ActiveX que muestra películas ActiveX lo instala Microsoft Internet Explorer.Si copió un control ActiveX (un archivo con una extensión .ocx o .dll) desde un disco de instalación o desde una red sin utilizar el programa de instalación, es probable que el control no se registre o que no aparezca en la lista Más controles. Debe registrar el control para poder utilizarlo.Seguridad Se aconseja precaución a la hora de agregar controles ActiveX a su página Web, pues podrían estar diseñados de tal forma que su uso constituyera un riesgo para la seguridad. Recomendamos utilizar únicamente controles procedentes de fuentes de confianza.Para obtener más información acerca de los controles de ActiveX, consulte la Ayuda del Editor de Visual Basic.

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Manual de de Windows Basico y Office 2007

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