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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DA
SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO – SEAD / PAGOVERNADOR
GOVERNO DO ESTADO DO PARÁ
SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO
SECRETARIA ADJUNTA DE GESTÃO DE PESSOAS
SECRETARIA ADJUNTA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DA
SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO – SEAD / PA
Belém
2018
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GOVERNO DO ESTADO DO PARÁ
Simão Robson de Oliveira Jatene
SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO
Alice Viana Soares Monteiro
SECRETARIA ADJUNTA DE GESTÃO DE PESSOAS
Ruth de Fátima Ambrósio Pina
SECRETARIA ADJUNTA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA
Maria Edilena de Souza Rocha
Elaboração
Salomão dos Santos Melo
Colaboradores
Natany Soares Leite
Paula Frassinetti Gonçalves Campello
Milton Modesto Figueiredo Júnior
Lázaro Martins Barbosa
Raimundo Sérgio Gomes Alvarez
Eldenor Gomes de Melo
SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO
Fone: (091) 3194-1415
Travessa do Chaco, 2350 – Marco
CEP 66-093-542 – Belém – Pará
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Pará. Secretaria de Estado de Administração. Manual de Gestão Documental da Secretaria de Estado de Administração – SEAD / PA. – Belém. 2018.
66 p. Inclui Referências e anexos
1. Arquivos - Administração. 2. Arquivos – Manual I. Título
CDD: 027.006 CDU: 005.92(035)
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S U M Á R I O
1 APRESENTAÇÃO ........................................................................................ 4
2 OBJETIVO .................................................................................................... 5
3 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL ........................................................................ 5
4 RESPONSABILIDADES ............................................................................... 6
5 GESTÃO DE DOCUMENTOS ...................................................................... 8
6 SEAD ............................................................................................................ 9
6.1 ARQUIVO DA SEAD .................................................................................. 9
6.2 O CENÁRIO ATUAL DA DOCUMENTAÇÃO DA SEAD: ........................... 9
6.3 SÃO CONDIÇÕES ESSENCIAIS PARA A GESTÃO DE
DOCUMENTOS NO ÂMBITO DA SEAD/PA: ............................................. 10
7 INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS .................................. 10
7.1 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO .................................................................... 11
7.2 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL ......................................................................12
7.3 TABELA DE TEMPORALIDADE ................................................................ 12
7.3.1 Como utilizar a tabela de temporalidade ............................................. 13
8 DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS - CADSEAD/PA..................................14
9 ELIMINAÇÃO ................................................................................................ 15
10 REGRAS DE ARQUIVAMENTO ................................................................. 17
11 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ........................................................ 18
11.1 VANTAGENS DO ARMAZENAMENTO EM MEIO ELETRÔNICO ........... 19
12 CONSIDERAÇÕES FINAIS ........................................................................ 20
REFERÊNCIAS ........................................................................................... 22
ANEXOS ..................................................................................................... 24
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1 APRESENTAÇÃO
O presente Manual de Gestão Documental, elaborado pela Comissão de
Avaliação de Documentos da SEAD, visa orientar os servidores da Secretaria sobre
o que fazer e como fazer em relação aos documentos de arquivo produzidos, criados
ou recebidos.
Constam, neste documento, conceitos e termos relacionados aos arquivos,
orientações sobre procedimentos de produção, classificação, transferência,
recolhimento, avaliação documental, destinação e eliminação, bem como anexos
com modelos de documentos mencionados no texto e que devem ser empregados
nos diversos procedimentos da gestão documental e em todas as unidades
administrativos desta Secretaria, regulamenta ainda, o processo de descarte
gerenciado pela Comissão de Avaliação de Documentos – CADSEAD/PARÁ, da
Secretara de Estado de Administração.
A modernização da informação tem feito com que vários acervos de
documentos gerados nas esferas dos Governos Federal, Estadual e Municipal
adotem medidas que otimizem seus espaços físicos, facilitem o armazenamento,
tornem mais célere e eficiente a organização e a gestão de documentos, garantindo
o controle desde sua produção até sua destinação final: eliminação ou guarda
permanente.
De acordo com a Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre
a política nacional de arquivos, determina, em seu art. 1º, que é “dever do Poder
Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e informação”.
Sendo assim surge a necessidade da elaboração do Manual de Gestão
Documental da Secretaria de Estado de Administração - SEAD, que faz parte do
conjunto de esforços previstos em seu Planejamento Estratégico, que também
considera, de forma destacável, a necessidade de tal prática administrativa na
Gestão Institucional. Em termos gerais, sua finalidade constitui-se em promover
ações padronizadas de gerenciamento dos arquivos produzidos e acumulados em
decorrência das funções administrativas.
Nesse sentido, a efetiva implementação da Política de Gestão Documental,
além de atender às normas jurídicas e administrativas, significa um avanço positivo
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para a Instituição na medida em que possibilita mais organização, transparência,
agilidade no acesso a informações, economia, dentre outros benefícios.
2 OBJETIVO
Como parte integrante da Política de Gestão Documental da Secretaria de
Estado de Administração, este Manual constitui-se em instrumento de apoio às
atividades de administração dos arquivos institucionais, juntamente com o Plano de
Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação Documental, que possibilita
a aplicação dos procedimentos ora apresentados através dos objetivos:
a) organizar a geração, o trâmite, a guarda, a conservação e a eliminação
dos documentos institucionais, assim como o acesso às informações neles contidas;
b) estabelecer instrumentos de classificação, temporalidade e destinação
final para o acervo documental arquivístico visando a preservação dos documentos
indispensáveis à administração institucional, à memória da SEAD e à garantia dos
direitos individuais e coletivos;
c) racionalizar o fluxo documental e o uso do espaço físico e lógico de guarda
de documentos e informações;
d) selecionar a documentação acumulada, eliminando os documentos que
não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico, garantindo a
preservação e o acesso aos arquivos de caráter permanente;
e) orientar os agentes produtores e acumuladores de documentos sobre os
procedimentos de gestão arquivística constantes da política institucional.
3 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
Como base legal no que tange a competência à Administração Pública
relacionadas a gestão de documentos e arquivos, as legislações que irão dar suporte
ao Manual de Gestão de Documentos da Secretaria de Estado de Administração que
serão utilizadas como referências a seguir:
Artigo 216, § 2°da Constituição Federal e nos termos da Lei Federal N°
8.159/1991, a gestão da documentação oficial e a adoção de medidas destinadas a
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franquear consultas, incumbindo-lhe recolher e conservar os documentos recebidos
e produzidos no exercício de suas funções;
Lei ordinária nº 8.543, de 29 de setembro de 2017, que dispõe sobre a
temporalidade de documentos públicos do Estado do Pará e dá outras providências;
Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos;
Decreto Federal Nº 4.073/2002, regulamentou a Lei nº 8.159/91;
Lei Federal Nº 12.527/2011, conhecida como a Lei de Acesso a
Informação;
Decreto Estadual Nº 1.359/2015 que regula o acesso a informações
previsto nos incisos X e XXXIII do artigo 5º e no inciso II 3º do artigo 37da
Constituição Federal; no inciso II do artigo 29 e no § 5º do artigo 286 da Constituição
do Estado do Pará e na Lei Federal Nº 12.527/2011;
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, que aprovou a
versão revista e ampliada do Código de Classificação de Documentos de Arquivo
para a Administração Pública: Atividades Meio, como um modelo a ser adotado nos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
Instrução Normativa da Auditoria-Geral do Estado Nº 001/2015 dispõe
sobre a definição de procedimentos a serem observados para designação de
autoridade de gerenciamento de informações no âmbito dos órgãos e entidades
integrantes do Poder Executivo Estadual;
4 RESPONSABILIDADES
Atribui-se aos agentes públicos a gestão da documentação produzida ou
recebida pela instituição, sendo que o descumprimento da legislação aplicável gera
responsabilização. A seguir, apresentam-se em destaque os dispositivos legais
vigentes e as sanções e penalidades previstas:
a) Lei Federal nº 8.159/1991 –Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade
penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar
ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
público e social;
b) Lei n. 9.605/1998 –Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial;
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II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou
similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Pena - reclusão, de
um a três anos, e multa.
Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano
de detenção, sem prejuízo da multa;
c) Código Penal –Art. 153 - Divulgar alguém, sem justa causa, conteúdo de
documento particular ou de correspondência confidencial, de que é destinatário ou
detentor, e cuja divulgação possa produzir dano a outrem: Pena - detenção, de um
a seis meses, ou multa.
d) Decreto Estadual Nº 1.359/2015: Art. 59: A pessoa natural ou Entidade
Privada que detiver informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com
o Poder Executivo Estadual e deixar de observar o disposto neste Decreto estará
sujeita às seguintes sanções:
I - advertência;
II - multa;
III - rescisão do vínculo;
IV - suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de
contratar com o Executivo Estadual por prazo não superior a 2 (dois) anos;
V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com o Executivo
Estadual, até que seja promovida a reabilitação perante a própria Autoridade que
aplicou a penalidade
e) Decreto Estadual Nº 1.359/2015: Art. 60: Os Órgãos e Entidades
públicas respondem diretamente pelos danos causados em decorrência da
divulgação não autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou
informações pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade funcional nos
casos de dolo ou culpa, assegurado o respectivo direito de regresso.
Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa natural ou
entidade privada que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com Órgãos ou
Entidades do Poder Executivo Estadual, tenha acesso à informação sigilosa ou
pessoal e a submeta a tratamento indevido.
5 GESTÃO DE DOCUMENTOS
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A Gestão de Documentos é definida no artigo 3º da Lei nº 8.159, de 08 de
janeiro de 1981, como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Gestão de documentos é a forma de racionalizar a produção documental e
facilitar o seu acesso, levando em consideração que os documentos produzidos
pelas Instituições públicas registram suas políticas, funções, procedimentos e
decisões. Portanto são documentos arquivísticos, e servem como fonte de prova e
de informação tanto para a administração prestar contas de suas atividades, como
para o cidadão exercer seus direitos. Além disso, os documentos produzidos nas
Organizações possuem um ciclo vital, representados por fases determinadas de
acordo com sua procedência e espécie.
Os documentos de arquivos, são classificados como:
Documentos correntes: são aqueles que estão em curso, isto é,
tramitando, ou que foram arquivados, mas são objetos de consultas frequentes; eles
podem ser conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade
órgão produtor;
Documentos intermediários: são aqueles que não são mais de uso
corrente, mas que por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação
ou recolhimento à instituição arquivística. Esses documentos devem ser recolhidos
a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade conjunta dos funcionários do
órgão produtor e da instituição arquivística.
Documentos permanentes: são aqueles de valor histórico, probatório
e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles não são mais
necessários ao cumprimento das atividades da administração. Devem ser
conservados nas instituições arquivísticas, sob a responsabilidade dos profissionais
de arquivo.
6 SEAD
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A Secretaria de Estado de Administração – SEAD foi criada pela Lei nº 4.582,
de 24 de setembro de 1975, como órgão da administração direta do Estado,
subordinada diretamente ao Governador do Estado do Pará, tem por finalidade
institucional formular, normatizar, executar e avaliar as políticas públicas nas áreas
de gestão de pessoas, gestão da cadeia logística, gestão de patrimônio, gestão do
desenvolvimento organizacional e governança pública, gestão da prestação de
serviços públicos à população e gestão da saúde ocupacional, visando à integração
e ao alinhamento das políticas públicas e dos sistemas de gestão no âmbito do Poder
Executivo Estadual.
A SEAD – Secretaria de Estado de Administração possui uma extensa
documentação, para que essa massa documental seja armazenada e tenha a
recuperação das informações da forma mais célere, deve ser indispensável uma
excelente gestão de documentos que possibilite agilizar o acesso aos arquivos e às
informações, promovendo a transparência das ações administrativas e garantindo
economia, eficiência e eficácia na administração pública, processo esse que irá
trazer celeridade as decisões com relação aos despachos e controlar o fluxo de
documentos e a organização de seu arquivo de forma a racionalizar a produção dos
documentos.
6.1 ARQUIVO DA SEAD
De acordo com o Decreto nº 2.716, de 28 de dezembro de 2006, que aprovou
o Regimento Interno da Secretaria Estado de Administração – SEAD, inciso VIII e
IX, Art.47 o arquivo da SEAD tem como competência arquivar, preservar ou eliminar
documentos e processos nos prazos determinados pela legislação vigente; e
promover a segurança dos documentos e processos arquivados.
O acervo arquivístico da SEAD no decorrer de seus 42 anos de suas
atividades é estimado em aproximadamente 2.300.000 (DOIS MILHÕES E
TREZENTOS MIL) unidades, sendo que nem todo acervo tem sua origem na SEAD,
também são produzidos por outros órgãos, massa documental que justificou a
criação do Manual de Gestão de Documentos.
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6.2 O CENÁRIO ATUAL DA DOCUMENTAÇÃO DA SEAD:
Acumulação diária de um grande volume documental;
Necessidade de manter a documentação por questões legais, fiscais e
técnicas;
Pouca disponibilidade de espaço físico e mobiliário para guarda dos
documentos nos setores de trabalho já que uma grande quantidade da massa
documental faz parte do acervo de outros órgãos;
Armazenamento inadequado de documentos;
Falta de orientação para a gestão dos documentos;
Métodos ineficientes e improvisados para a organização e acesso aos
documentos.
6.3 SÃO CONDIÇÕES ESSENCIAIS PARA A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO
ÂMBITO DA SEAD/PA:
Padronização das espécies documentais;
Utilização do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade;
Racionalização na produção de documentos, eliminando juntadas
desnecessárias e arquivamentos em duplicidade;
Eficácia e eficiência ao fluxo de documentos; e
Realização de Treinamento sobre Gestão da Documentação Arquivística
7 INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Recomendados pela legislação brasileira em vigor, a exemplo das
Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, a seguir oportunamente
citadas, são de fundamental importância para a efetiva execução da gestão de
documentos no âmbito institucional. Assim, são instrumentos institucionais que
sustentam a implantação de um programa de gestão de documentos: o Plano de
Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação Documental e este Manual
de Gestão Documental.
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7.1 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Em conformidade com a Resolução CONARQ nº 01/95, que dispõe sobre a
necessidade da adoção de planos ou códigos de classificação de documentos na
organização dos arquivos, é o instrumento que objetiva classificar e facilitar o
arquivamento correto dos documentos arquivísticos de acordo com as funções e
atividades dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivo.
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de
trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido
por um órgão, no exercício de suas funções e atividades e deverá apresentar os
códigos de classificação das séries documentais com a indicação dos órgãos
produtores, funções, subfunções e atividades responsáveis por sua produção ou
acumulação.
O código de classificação da série documental é a referência numérica do
documento produzido, contendo informação do órgão produtor, função, subfunção,
atividade e serie documental.
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo da SEAD tem como
referência o Plano e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo da área
meio, elaborados pelo Conselho Nacional de Arquivos e aprovadas pela Resolução
nº 14/2001 do CONARQ.
Constitui-se basicamente de duas colunas, denominadas CÓDIGO, na qual
está apresentada a codificação e ASSUNTO/DOCUMENTO, nas quais estão
apresentadas as funções, atividades, espécies e tipos documentais.
7.2 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
Avaliação documental é o processo de análise que identifica os valores dos
documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
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Consiste em atribuir valores aos documentos (primário e secundário) e
analisar seu ciclo de vida, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos
documentos e sua destinação fina: eliminação ou guarda permanente.
Considera-se na avaliação os valores primário e secundário dos documentos.
Valor primário: refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo
qual foi produzido, sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal. Os
documentos apenas com valor primário podem ser eliminados após o cumprimento
do prazo de arquivamento estabelecido na Tabela de Temporalidade.
Valor secundário: refere-se ao valor do documento para atender outros fins
que não são, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com
valor secundário apresentam interesse cultural ou histórico. Devem ser preservados
em caráter permanente, mesmo já tendo cumprido suas finalidades primárias.
7.3 TABELA DE TEMPORALIDADE
É o instrumento que objetiva estabelecer os prazos de guarda dos
documentos arquivísticos na Instituição, de acordo com o ciclo de vida e vigência
dos arquivos. Além disso, define a destinação final dos documentos após decorridos
tais prazos, determinando quais serão descartados e quais serão preservados para
a consulta e pesquisa em determinado período ou permanentemente, como
exemplos aqueles que farão parte da memória institucional do órgão (Tabela de
Temporalidade da SEAD em anexo).
A Tabela de Temporalidade resulta do processo de avaliação documental,
que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos.
Constitui-se essencialmente de quatro colunas:
Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos documentais
produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e
atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do
conteúdo da informação, utilizou-se funções, atividades, espécies e tipos
documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código
de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos
documentos.
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AC (Arquivo Corrente): estabelece o prazo de arquivamento no órgão ou
setor produtor do documento;
AI (Arquivo Intermediário): estabelece o prazo de arquivamento no setor
de arquivo de caráter central ou geral de uma unidade administrativa, aguardando
destinação final;
Destinação: após os prazos de guarda indica se o documento poderá ser
eliminado ou se deverá ser permanentemente arquivado no âmbito da SEAD;
Observação: apresenta, caso necessário, algum procedimento ou
informações necessárias ou complementares.
Quanto aos documentos relacionados às funções e atividades da
Administração da SEAD, foram observadas as disposições da Resolução CONARQ
nº 14/2011, que dispõe sobre a temporalidade e destinação de documentos de
arquivo relativos às atividades meio da Administração Pública. Os prazos de guarda
da tabela começam a ser contados após o arquivamento definitivo do documento,
que ocorre, por exemplo, após o período de vigência ou ainda depois do trânsito em
julgado, da aprovação de contas, entre outras situações explicitadas na Tabela de
Temporalidade e Destinação Documental. Portanto, enquanto o documento, na sua
fase corrente, estiver sujeito a alguma condição, o prazo de guarda não deve
começar a ser contado.
7.3.1 Como utilizar a tabela de temporalidade
Este instrumento deve ser utilizado no momento da classificação e avaliação
da documentação. Procede-se da seguinte forma:
Verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos
do Código de Classificação de Documentos;
Documentos referentes a dois ou mais assuntos, deverão ser classificados
e agrupados ao conjunto documental (processo ou pasta) que possui maior prazo de
arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda permanente;
O prazo de arquivamento deve se contar a partir do primeiro dia útil do
exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam
despesas, cujo prazo de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas
pelo Tribunal de Contas;
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Eliminar as cópias e vias quando o documento original estiver no conjunto
documental (processo ou pasta);
Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o
Arquivo Geral, localizado junto ao setor da DAF – Diretoria de Administração e
Finanças, no prédio da SEAD.
OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem
ser suspensos até a conclusão do mesmo.
8 DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS - CADSEAD/PA
A destinação final indica o que será feito com o documento depois de
cumpridos os prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuições
de arquivo. Se ao documento tiver sido atribuído valor secundário, ele deverá ser
destinado à guarda permanente, caso contrário, poderá ser eliminado.
O último passo da avaliação é definir, em razão de seus valores, se a
DESTINAÇÃO de cada um das séries documentais é a guarda permanente ou a
eliminação.
GUARDA PERMANENTE: Os documentos destinados à guarda permanente
são aqueles cujas informações são consideradas imprescindíveis ao órgão produtor
e para a comunidade. Esses documentos, além dos valores administrativo, legal e
fiscal, agregam também os valores histórico, probatório e informativo que lhes são
atribuídos, portanto, devem ser definitivamente preservados a fim de comprovar
direitos e servir como fonte de pesquisa.
ELIMINAÇÃO: Os documentos destinados à eliminação são aqueles que já
cumpriram seus prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com
atribuições de arquivo e não apresentam valor secundário que justifique a sua
guarda.
Instituída pela Portaria nº 457/2018- GS/SEAD de 29 de junho de 2018 a
Secretária de Estado de Administração constituiu a Comissão de Avaliação de
Documentos da SEAD – CADSEAD/PA, que tem a função de promover e
acompanhar o processo de avaliação, eliminação ou transferência de documentos.
Os documentos permanecerão nos arquivos setoriais e em conformidade com a
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tabela de temporalidade serão encaminhados ao arquivo geral, aguardando o prazo
para eliminação ou para guarda permanente.
9 ELIMINAÇÃO
Eliminação é o descarte de documentos considerados sem valor permanente,
mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental. Deverá
ser precedida da Listagem de Eliminação de Documentos, da autorização prévia do
arquivo público do Estado (Resolução Nº 40, de 09 de dezembro de 2014 do Conarq,
art. 2º, parágrafo único), e da publicação de Edital de Ciência de Eliminação de
Documentos. Será lavrado o Termo de Eliminação de Documentos.
As condições para permanência dos processos e documentos nas fases
corrente, intermediária e permanente, assim como sua eliminação, são
estabelecidas nas Tabelas de Temporalidade. Para classificar os documentos em
cada fase é necessário consultá-las.
A partir da aplicação das Tabelas de Temporalidade (áreas meio e fim) os
setores poderão indicar os documentos à Comissão de Avaliação de Documentos
da SEAD – CADSEAD/PA aptos a descarte, obedecidas as formalidades legais. Com
isso, o que se pretende alcançar é uma gestão compartilhada da informação, uma
vez que os setores que produzem e recebem documentos também serão
responsáveis pela aplicação dos instrumentos de gestão, zelando pela tramitação
dos documentos entre os arquivos corrente, intermediário e permanente.
A eliminação de documentos será realizada com base nos prazos
determinados nas Tabelas de Temporalidade.
A CADSEAD/PA e a unidade arquivística devem analisar os processos que já
cumpriram os prazos da Tabela de Temporalidade, observando a existência de
pendências de quaisquer espécies. Após a triagem, deverá relacioná-los em
listagem própria e notificar a unidade geradora para que se pronuncie acerca da
referida eliminação.
Os processos que, ao final da fase intermediária, estiverem aptos à eliminação
e não receberem ressalvas das unidades geradoras devem ser encaminhados pelas
unidades de arquivamento à Comissão de Avaliação de Documentos da Secretaria
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de Estado de Administração – CADSEAD/PA, acompanhados da respectiva
Listagem de Eliminação de Documentos.
A Comissão de Avaliação de Documentos da Secretaria de Estado de
Administração – CADSEAD/PA poderá solicitará ao titular das unidades
administrativas a indicação de um servidor para realizar a digitalização dos
processos com a finalidade de criar um banco de dados que sirva de consulta e
pesquisa dos documentos corroborando com a Tabela de Temporalidade de
Documentos.
A Comissão de Avaliação de Documentos da Secretaria de Estado de
Administração – CADSEAD/PA será a responsável por acionar a empresa que
realizará a coleta dos documentos a serem descartados.
Deve-se observar ainda a Resolução Federal nº 7, de 20/05/1997, definida
pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, o registro dos documentos, que
são de guarda permanente, deverão ser efetuado por meio dos seguintes
instrumentos:
Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar
informações pertinentes aos documentos a serem eliminados. (Modelo anexo a este
manual).
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos tem por objetivo tornar
público, em periódicos oficiais, o ato de eliminação dos acervos arquivísticos. O
modelo do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos baseia-se na Resolução
Federal nº 5, de 30/09/1996, definida pelo CONARQ, que dispõe sobre o assunto e
dá outras providências. (Modelo anexo a este manual).
Os documentos do arquivo corrente ou setorial que serão transferidos para
o arquivo geral da SEAD deverão obedecer aos critérios descritos na Tabela de
Temporalidade de Documentos, bem como elaborar a Relação de Transferência ou
Recolhimento instrumento inicial para pesquisa e recuperação da informação,
observando as devidas tramitações nos Sistemas de Protocolo.
10 REGRAS DO ARQUIVAMENTO
Os documentos de arquivo são identificados como:
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Arquivo corrente são aqueles constituídos de documentos em curso ou
que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas freqüentes. Na
SEAD, o arquivo corrente é representado pelo conjunto de processos ativos e
arquivado provisoriamente.
Arquivo intermediário: aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente. Fazem parte do arquivo intermediário os
processos encaminhados para arquivamento definitivo na forma legal.
Arquivo permanente é o conjunto de documentos de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. São os que
servem como meio de prova, garantia de direitos, fonte de pesquisa e preservação
da memória institucional.
Ao encaminhar documentos ao Arquivo Permanente deverão ser
observadas as seguintes orientações:
- Os lotes de processos deverão ser guardados em caixas arquivo de
plástico;
- Não poderão seguir separados os volumes de um mesmo processo, só se
a quantidade de volumes for muito grande, sendo que devidamente identificado
como continuação de determinado processo;
- É vedado o envio de documentos ao arquivo definitivo com capa plástica,
bem como o grampeamento ou a manutenção de folhas, bilhetes e outros materiais
na capa e contracapa dos processos;
- No interior do processo é vedada a utilização de grampos, clipes ou
colchetes de metal, devendo-se substituir tais materiais por colchetes de plástico e
cola;
- Os processos indicados à preservação permanente deverão receber nas
capas de todos os volumes, a seguinte identificação: INTERESSE EM
PRESERVAÇÃO PERMANENTE.
São considerados documentos administrativos de valor histórico, de validade
permanente, os relacionados a seguir:
- Atos de instituição da SEAD, bem como dos seus setores e seções;
- Atos de nomeação e posse;
-Resoluções, Ordens de Serviço e documentos afins que tratem da
organização e funcionamento da SEAD, bem como suas eventuais alterações;
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- Atas de sessões dos Conselhos;
- Relatórios anuais de atividades;
- Relatórios de tomadas de contas de exercício financeiro;
- Atas de correições ordinárias e extraordinárias realizadas pela
Corregedoria;
- Outros documentos assim classificados por seu valor histórico.
11 DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
A digitalização dos processos da SEAD/PA obedecerá às recomendações
contidas na Resolução do Conarq Nº 31/2010, que auxilia as instituições detentoras
de acervos e execução de projetos e programas de digitalização.
Essa resolução trata dos seguintes assuntos:
Captura digital em imagem de documentos planos e encadernados:
impressos, manuscritos, mapas, plantas, desenhos, gravuras, cartazes,
microformas, diapositivos, negativos, cópias e ampliações fotográficas;
Padrões e boas práticas mínimas para a captura digital de imagens;
produção de matrizes e derivadas, identificação do representante digital e controle
de qualidade;
Formatos digitais para representantes digitais matrizes e derivados;
Metadados técnicos;
Boas práticas gerais para armazenamento, segurança e preservação
dos representantes digitais;
Utilização de serviços terceirizados para a captura digital,
armazenamento e acesso aos representantes digitais.
A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos
físicos em formato eletrônico. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso
e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a
visualização instantânea das imagens de documentos.
Este processo consiste em quatro passos fundamentais:
Preparação: Os documentos inscritos precisam estar aptos ao processo
de digitalização, será necessária a retirada de clipes, grampos, para que nada
prejudique a scanneação do documento.
19
Digitalização: Gerar a imagem digital, disponibilizando-a para uma
posterior pesquisa no computador de forma rápida.
Indexação: Nomeação do documento, designação, dar nome ao
documento, para que o mesmo seja posteriormente localizado rapidamente.
Controle de qualidade: Todas as imagens geradas serão revisadas, para
verificar se as mesmas estão de acordo com as especificações do SEAD. Todo o
trabalho realizado é gravado ficando disponível para consulta e impressão (se
necessário).
11.1 VANTAGENS DO ARMAZENAMENTO EM MEIO ELETRÔNICO
A eliminação física do papel implica na eliminação de toda uma cadeia de
custos operacionais, levando uma instituição a obter redução nos custos com cópias,
utilização de impressoras, copiadoras, suprimentos, pessoal técnico, manutenção,
armazenagem (gestão física, acesso), envio de documentos por correio ou por
motoboy. Entre outras vantagens temos:
• Redução de áreas de arquivamento
• Redução no tempo de recuperação da informação
• Rapidez para atualização dos dados
• Possibilidade de acesso por mais de um usuário
• Possibilidade de manter cópias de segurança
Os documentos digitalizados devem fazer parte do acervo do banco de dados
para busca, recuperação e pesquisa dos documentos pelos usuários e futura
auditoria. O banco de dados da SEAD deve ser desenvolvido em conjunto com a
Diretoria de Tecnologia de Informação e armazenado dentro do disco rígido que fica
no servidor da SEAD.
12 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A gestão de documentos é o procedimento inicial de organização de um
arquivo para que ele cumpra com a sua finalidade: oferecer acesso aos documentos
e/ou informação. Compreender a produção, uso, tramitação e destinação dos
20
documentos é essencial para contribuir com que o arquivo da SEAD promova e
desempenhe melhor as suas atividades.
Observando este contexto, a gestão documental é um instrumento
fundamental de gerenciamento dentro dos arquivos, sendo um importante veículo
para as tomadas de decisões. Previne principalmente que a massa documental não
se perca no decorrer da pesquisa, proporcionando uma organização de modo
eficiente a assegurar a recuperação e disseminação da informação.
Fica claro que a gestão de documentos arquivísticos ganha importância maior
com o aparecimento dos documentos produzidos em meio eletrônico. Com a
utilização da digitalização dos documentos arquivísticos a SEAD deverá ter o
cuidado para que nas fases de produção, utilização e destinação as características
documentais arquivísticos sejam mantidos. A fase inicial passa ser crucial para a
racionalização da produção de documentos, cuidando para que sejam padronizados
modelos de documentos e o uso correto de reprodução dos mesmos, para que não
sejam produzidos de forma negligente documentos sem utilidade e nem que sejam
eliminados documentos arquivísticos importantes, para que isso aconteça será
necessário que a instituição tenha como mediador das informações inseridas
profissionais qualificados que tenham profundo conhecimento da missão do órgão,
de indexação de assuntos e dos usuários que irão utilizar.
Como consequência, existe a necessidade do gerenciamento eficiente das
informações contidas nestes documentos. Desse modo, a adoção de uma adequada
gestão documental onde se tenha garantia da segurança de suporte da informação
e, sobretudo agilidade na sua recuperação e disseminação é extremamente
necessária.
21
REFERÊNCIAS
BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil.
Brasília: Senado, 1988.
BRASIL. Decreto Nº 4.073/2002, de 13 de janeiro de 2002. Diário Oficial [da]
República Federativa do Brasil, Brasília. 04 de janeiro de 2002. Disponível em:
<www.planalto.gov.br>. Acesso em: 11 de ago. 2018.
BRASIL. Lei Federal N° 8.159/1991, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 9 de janeiro de 1991.
Disponível em: <www.planalto.gov.br>. Acesso em: <15 de jul. de 2018>.
BRASIL. Lei Federal N° Lei nº 12.527/2011, de 18 de novembro de 2011. Regula o
acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o
do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei n. 8.112, de
11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e
dispositivos da Lei no8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília. Disponível em:
<www.planalto.gov.br>. Acesso em: 10 de jul. de 2018.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivo. Resolução Nº 5/1996, de 30 de setembro
de 1996 dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos
nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios. Diário
Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília. Disponível em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 13 de jul. de 2018.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivo. Resolução Nº 37, de 19 de dezembro de
2012 aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos
Arquivísticos Digitais. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília.
Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 13 de jul.
de 2018.
22
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivo. Resolução Nº 38, de 09 de julho de 2013
dispõe sobre a adoção das “Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a
Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos” e “Diretrizes do
Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes
para Organizações”. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília.
Disponível em: <http://www.conarq. arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 13 de jul.
de 2018.
PARÁ. Decreto Estadual N°1.359/2015, de 31 de agosto de 2015. Diário Oficial do
Estado do Pará em 01 de setembro de 2015. Disponível em: <www.ioe.pa.gov.br.>
Acesso em: 13 de jul. de 2018.
PARÁ. Lei Ordinária N° 8.543, de 29 de setembro de 2017. Dispõe sobre a
temporalidade de documentos públicos do estado e dá outras providências.
Diário Oficial do Estado em 29 de setembro de 2017. Disponível em:
<www.ioe.pa.gov.br.> Acesso em: 13 de jul. de 2018.
PARÁ. Procuradoria-Geral do Estado do Pará. Portaria N° 777/2017 - PGE de 01
de dezembro de 2017. Disponível em: <www.ioe.pa.gov.br.> Acesso em: 13 de jul.
de 2018.
PARÁ. Secretaria de Estado de Administração. Portaria N° 457/2018 – GS / SEAD
de 29 de junho de 2018. Disponível em: <www.ioe.pa.gov.br.> Acesso em: 13 de
jul. de 2018.
23
ANEXOS
24
ANEXO A - Tabela de Temporalidade
Atividades-Meio da Secretaria de Estado de Administração – SEAD
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
000 - Administração Geral
001 - Modernização e Reforma Administrativa
Projetos, Estudos E Normas Enquanto vigora 5 anos
Guarda permanente
002 - Planos. Programas e Projetos de Trabalho 5 anos 9 anos Guarda
permanente
003 - Relatórios de Atividades 5 anos 9 anos Guarda
permanente São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros.
004 - Acordos. Ajustes. Contratos. Convênios Enquanto vigora 10 anos Guarda
permanente
010 - Organização e Funcionamento
Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões De Caráter Geral
Enquanto vigora 5 anos Guarda
permanente
010.1 - Registro nos Órgãos Competentes Enquanto vigora Eliminação
010.2 – Regimentos. Regulamentos. Estatutos. Organogramas. Estruturas
Enquanto vigora 5 anos Guarda
permanente
Os originais dos atos publicados integrarão os arquivos dos gabinetes do presidente da República, governadores e prefeitos, cuja temporalidade será definida quando da elaboração de tabela específica para suas atividades-fim.
010.3 - Audiências. Despachos. Reuniões 2 anos Eliminação
011 - Comissões. Conselhos. Grupos de Trabalho. Juntas. Comitês
4 anos 5 anos Eliminação
Atos de Criação, Atas, Relatórios 4 anos 5 anos Guarda
permanente
012 - Comunicação Social
012.1 - Relações Com a Imprensa 1 ano Eliminação
012.11 - Credenciamento de Jornalistas Enquanto vigora Eliminação
012.12 - Entrevistas. Noticiários. Reportagens. Editoriais
2 anos Eliminação Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente.
25
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
012.2 - Divulgação Interna 2 anos Eliminação
012.3 - Campanhas Institucionais. Publicidade 4 anos 10 anos Guarda
permanente
019 - Outros Assuntos Referentes à Organização e Funcionamento
Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.
019.01 - Informações Sobre o Órgão 2 anos Eliminação
020 - Pessoal
020.1 - Legislação
Normas, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Regulamentos, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral
Enquanto vigora 5 anos Guarda
permanente
É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta.
Boletins Administrativos, de Pessoal e de Serviço
10 anos 10 anos Guarda
permanente
020.2 - Identificação Funcional (Inclusive Carteira, Cartão, Crachá, Credencial e Passaporte Diplomático)
Enquanto o servidor
permanecer Eliminação
020.3 - Obrigações Trabalhistas E Estatutárias. Relações Com Órgãos Normatizadores da Administração Pública. Lei Dos 2/3. Rais
5 anos 5 anos Eliminação
020.31 - Relações com os Conselhos Profissionais 2 anos Eliminação
Os documentos cujas informações possam originar contenciosos administrativos ou judiciais serão classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.
020.4 - Sindicatos. Acordos. Dissídios 5 anos 5 anos Guarda
permanente
020.5 - Assentamentos Individuais. Cadastro Enquanto o
servidor permanecer
Eliminação O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos, independente do suporte. Serão transferidos ao arquivo intermediário após a saída do servidor do órgão.
021 - Recrutamento e Seleção
021.1 - Candidatos a Cargo e Emprego
Públicos: Inscrição e Curriculum Vitae 2 anos Eliminação
26
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
021.2 - Exames de Seleção (Concursos Públicos)
Provas e Títulos, Testes Psicotécnicos e Exames Médicos
6 anos
Eliminação
Constituição de Bancas Examinadoras, Editais, Exemplares Únicos de Provas, Gabaritos, Resultados e Recursos
6 anos 5 anos Guarda permanente
É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação.
022 - Aperfeiçoamento e Treinamento
022.1 - Cursos (Inclusive Bolsas de Estudo)
022.11 - Promovidos pela Instituição 5 anos Eliminação
Propostas, Estudos, Editais, Programas, Relatórios Finais, Exemplares Únicos de Exercícios, Relação de Participantes, Avaliação e Controle de Expedição de Certificados
5 anos
5 anos
Guarda permanente
022.12 - Promovidos por Outras Instituições Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais 020.5.
022.121 - No Brasil 5 anos Eliminação
022.122 - No Exterior 5 anos Eliminação
022.2 - Estágios (Inclusive Bolsas de Estágio)
022.21 - Promovidos Pela Instituição 5 anos Eliminação
Estudos, Propostas, Programas, Relatórios Finais, Relação de Participantes, Avaliação e Declaração de Comprovação de Estágio
5 anos 5 anos Guarda
permanente
022.22- Promovidos por outras Instituições Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais 020.5.
022.221 - No Brasil 5 anos Eliminação
022.222 - No Exterior 5 anos Eliminação
27
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
022.9 - Outros Assuntos referentes a Aperfeiçoamento e Treinamento
Este subgrupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.
023 - Quadros, Tabelas e Política de Pessoal
023.01 - Estudos e Previsão de Pessoal 5 anos 5 anos Guarda
permanente
023.02 - Criação, Classificação, Transformação, Transposição E Remuneração de Cargos e Funções
5 anos 5 anos Guarda
permanente
023.03 - Reestruturações e Alterações Salariais. Ascensão e Progressão Funcional. Avaliação de Desempenho. Enquadramento. Equiparação, Reajuste e Reposição Salarial. Promoções
5 anos 47 anos Eliminação
023.1 - Movimentação de Pessoal
023.11 - Admissão. Aproveitamento. Contratação. Nomeação. Readmissão. Readaptação. Recondução. Reintegração. Reversão
5 anos 47 anos Eliminação
023.12 - Demissão. Dispensa. Exoneração. Rescisão Contratual. Falecimento
5 anos 47 anos Eliminação
023.13 - Lotação. Remoção. Transferência. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação
023.14 - Designação. Disponibilidade. Redistribuição. Substituição
5 anos 47 anos Eliminação
023.15 - Requisição. Cessão 5 anos 47 anos Eliminação
024 - Direitos, Obrigações E Vantagens
024.1 - Folhas de Pagamento. Fichas Financeiras 5 anos 95 anos Eliminação
024.11 - Salários, Vencimentos, Proventos e Remunerações
7 anos Eliminação
024.111 - Salário-Família 5 anos 19 anos Eliminação
Para os casos especiais previstos no Regime Jurídico Único, o prazo total de guarda para os documentos referentes à concessão de salário família será de 100 anos.
024.112 - Abono Ou Provento Provisório 7 anos Eliminação
28
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
Abono de Permanência em Serviço Até a homolo-
gação da aposentadoria
Eliminação
024.119 - Outros Salários, Vencimentos, Proventos e Remunerações
7 anos Eliminação
024.12 - Gratificações (Inclusive Incorporações)
024.121 - De Função 5 anos 47 anos Eliminação
024.122 - Jetons 7 anos Eliminação
024.123 - Cargos em Comissão 5 anos 47 anos Eliminação
024.124 - Natalinas (Décimo Terceiro Salário) 7 anos Eliminação
024.129 - Outras Gratificações 5 anos 47 anos Eliminação
024.13 - Adicionais
024.131 - Tempo de Serviço (Anuênios, Biênios e Qüinqüênios)
5 anos 47 anos Eliminação
024.132 - Noturno 5 anos 47 anos Eliminação
024.133 - Periculosidade 5 anos 47 anos Eliminação
024.134 - Insalubridade 5 anos 47 anos Eliminação
024.135 - Atividades Penosas 5 anos 47 anos Eliminação
024.136 - Serviços Extraordinários (Horas Extras) 5 anos 47 anos Eliminação
024.137 - Férias: Adicional de 1/3 e Abono Pecuniário 7 anos Eliminação
024.139 - Outros Adicionais 5 anos 47 anos Eliminação
024.14 - Descontos
024.141 - Contribuição Sindical o Servidor 7 anos Eliminação
024.142 - Contribuição para o Plano de Seguridade Social
5 anos 47 anos Eliminação
024.143 - Imposto de Renda retido na Fonte 7 anos Eliminação
024.144 - Pensões Alimentícias 5 anos 95 anos Eliminação
024.145 - Consignações 7 anos Eliminação
024.149 - Outros Descontos 7 anos Eliminação
29
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
024.15- Encargos Patronais. Recolhimentos
024.151 - Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep). Programa de Integração Social (Pis)
5 anos 5 anos Eliminação
024.152 - Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
5 anos 47 anos Eliminação
024.153 - Contribuição Sindical do Empregador 7 anos Eliminação
024.154 - Contribuição para o Plano de Seguridade Social (Inclusive Contribuições Anteriores)
5 anos 95 anos Eliminação
024.155 - Salário Maternidade 7 anos Eliminação
024.156 - Imposto de Renda 7 anos Eliminação
024.2 - Férias 7 anos Eliminação
024.3 - Licenças
Acidente em Serviço
Adotante
Afastamento do Cônjuge/Companheiro
Atividade Política
Capacitação Profissional
Desempenho de Mandato Classista
Doença em Pessoa da Família
Gestante
Paternidade
Prêmio por Assiduidade
Serviço Militar
Tratamento de Interesses Particulares
Tratamento de Saúde (Inclusive Perícia Médica)
5 anos 47 anos Eliminação
30
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
024.4 Afastamentos
Para depor
Para exercer Mandato Eletivo
Para Servir ao Tribunal Regional Eleitoral Para Servir como Jurado
Suspensão de Contrato de Trabalho
5 anos 47 anos Eliminação
024.5 - Reembolso de Despesas
024.51 - Mudança de Domicílio de Servidores Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
024.52 - Locomoção Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
024.9 - Outros Direitos, Obrigações e Vantagens
024.91 - Concessões
Alistamento Eleitoral
Casamento (Gala)
Doação de Sangue
Falecimento de Familiares (Nojo)
Horário Especial para Servidor Estudante Horário Especial para Servidor Portador de Deficiência
5 anos 47 anos Eliminação
31
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
024.92 - Auxílios
Alimentação/Refeição
Assistência Pré-Escolar/Creche
Fardamento/Uniforme
Moradia
Vale-Transporte
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
025 - Apuração de Responsabilidade e Ação Disciplinar
025.1 - Denúncias. Sindicâncias. Inquéritos
025.11 - Processos Disciplinares 5 anos 95 anos Guarda
permanente
025.12 - Penalidades Disciplinares 5 anos 95 anos Guarda
permanente
026 - Previdência, Assistência e Seguridade Social
026.01 - Previdência Privada 5 anos 47 anos Eliminação
026.1 - Benefícios
026.11 - Seguros Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
026.12 - Auxílios
Acidente
Doença
Funeral
Natalidade
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
Reclusão 5 anos 47 anos Eliminação
026.13 - Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação
026.131 - Contagem e Averbação de Tempo de Serviço
Até a homologação
da aposentadoria
Eliminação
32
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
026.132 – Pensões: Provisória e Temporária Enquanto vigora 5 anos Eliminação
Pensão Vitalícia 5 anos 95 anos Eliminação
026.19 - Outros Benefícios
026.191 - Adiantamentos e Empréstimos a Servidores Até quitação da
dívida 5 anos Eliminação
026.192 - Assistência à Saúde (Inclusive Planos de Saúde)
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
Prontuário Médico do Servidor 5 anos 95 anos Eliminação
026.193 - Aquisição de Imóveis Até quitação da
dívida 5 anos Eliminação
026.194 - Ocupação de Próprios da União
Enquanto permanece a
ocupação 5 anos Eliminação
026.195 - Transportes para Servidores 2 anos Eliminação
026.2 - Higiene e Segurança do Trabalho 2 anos Eliminação
026.21 - Prevenção de Acidentes de Trabalho 5 anos 47 anos Eliminação
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)
2 anos Eliminação
Criação, Designação, Propostas, Relatórios e Atas
3 anos 5 anos Guarda
permanente
026.22 - Refeitórios, Cantinas e Copas (Fornecimento de Refeições)
2 anos Eliminação
026.23 - Inspeções Periódicas de Saúde 5 anos Eliminação
029 - Outros Assuntos referentes a Pessoal
029.1 - Horário de Expediente (Inclusive Escala de Plantão)
2 anos Eliminação
33
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
029.11 - Controle de Freqüência
Livros, Cartões, Folhas de Ponto, Abono de Faltas, Cumprimento de Horas Extras
5 anos 47 anos Eliminação
029.2 - Missões Fora da Sede. Viagens a Serviço
029.21 - No País
Ajudas de Custo
Diárias
Passagens (Inclusive Devolução)
Prestações de Contas
Relatórios de Viagem
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.
029.22 - No Exterior (Afastamento do País)
029.221 - Sem Ônus Para a Instituição 7 anos Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.
029.222 - Com Ônus Para a Instituição
Autorização de Afastamento Diárias (Inclusive Compra de Moeda Estrangeira)
Lista de Participantes (No Caso de Comitivas e Delegações)
Passagens
Passaportes
Prestações de Contas
Relatórios de Viagem
Reservas de Hotel
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.
029.3 - Incentivos Funcionais
029.31 - Prêmios
Concessão de Medalhas, Diplomas de Honra ao Mérito e Elogios
5 anos 5 anos Guarda
permanente
34
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
029.4 - Delegações de Competência.
Procuração Enquanto vigora 5 anos Eliminação
Quanto aos documentos referentes aos ordenadores de despesas, utilizar o prazo dos documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).
029.5 - Serviços Profissionais Transitórios:
Autônomos e Colaboradores (Inclusive Licitações)
Enquanto vigora a prestação do
serviço
Eliminação O prazo total de guarda dos documentos é de 52 anos.
029.6 - Ações Trabalhistas. Reclamações Trabalhistas
Até o trânsito em julgado
5 anos Guarda
permanente
029.7 - Movimentos Reivindicatórios:
Greves e Paralisações 5 anos 5 anos
Guarda permanente
030 - Material
Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral
Enquanto vigora 5 anos Guarda
permanente
030.1 - Cadastro de Fornecedores 5 anos Eliminação
031 - Especificação. Padronização. Codificação. Previsão. Catálogo. Identificação. Classificação (Inclusive Amostras)
2 anos Eliminação
032 - Requisição e Controle de Serviços Reprográficos (Inclusive Assinaturas Autorizadas e Reproduções de Formulários)
1 ano Eliminação
033 - Aquisição (Inclusive Licitações)
033.1 - Material Permanente Os documentos referentes ao material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano.
033.11 - Compra (Inclusive Compra por Importação) Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
033.12 - Aluguel. Comodato. Leasing Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
35
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
033.13 - Empréstimo. Cessão Enquanto vigora 5 anos Eliminação
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).
Doação. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das conta e eliminação).
033.2 - Material de Consumo Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano.
033.21 - Compra Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
033.22 - Cessão. Doação. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação
033.23 - Confecção de Impressos Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
034 - Movimentação de Material (Permanente e de Consumo)
Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.
034.01 - Termos de Responsabilidade Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
034.1 - Controle De Estoque (Inclusive Requisição, Distribuição)
2 anos Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.
034.2 - Extravio. Roubo. Desaparecimento Até a conclusão
do caso 5 anos Eliminação
Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.
36
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
034.3 - Transporte de Material 2 anos Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.
034.4 - Autorização de Saída de Material 1 ano Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.
034.5 - Recolhimento de Material ao Depósito 2 anos Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.
035- Alienação. Baixa (Material Permanente e de Consumo)
035.1 - Venda (Inclusive Leilão) Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
035.2 - Cessão. Doação. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).
036 - Instalação e Manutenção
036.1 - Requisição e Contratação de Serviços (Inclusive Licitações)
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
036.2 - Serviços Executados em Oficinas do Órgão 1 ano Eliminação
037 - Inventário
037.1 - Material Permanente Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
037.2 - Material de Consumo Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
37
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
039 - Outros Assuntos referentes a Material Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.
040 - Patrimônio
Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral
Enquanto vigora 5 anos Guarda
permanente
041 - Bens Imóveis
Projetos, Plantas e Escrituras 3 anos 5 anos
Guarda permanente
É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta.
041.01 - Fornecimento e Manutenção de Serviços Básicos
Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.
041.011 - Água e Esgoto Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
041.012 - Gás Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
041.013 - Luz e Força Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
041.02 - Comissão Interna de Conservação
de Energia (CICE) 2 anos Eliminação
Criação, Designação, Propostas de Redução de Gastos com Energia, Relatórios e Atas
3 anos 5 anos Guarda
permanente
041.03 - Condomínio Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
041.1 - Aquisição
38
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
041.11 - Compra Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
041.12 - Cessão 4 anos 5 anos Guarda
permanente
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data da aprovação das contas e guarda permanente).
041.13 - Doação 4 anos 5 anos Guarda
permanente
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente).
041.14 - Permuta 4 anos 5 anos Guarda
permanente
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente).
041.15 - Locação. Arrendamento. Comodato Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
041.2 - Alienação
041.21 - Venda Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
041.22 - Cessão 4 anos 5 anos Guarda
permanente
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente).
39
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
041.23 - Doação 4 anos 5 anos Guarda
permanente
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente).
041.24 - Permuta 4 anos 5 anos Guarda
permanente
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente).
041.3 - Desapropriação. Reintegração de Posse. Reivindicação de Domínio. Tombamento
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
041.4 - Obras
041.41 - Reforma. Recuperação. Restauração Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
041.42 - Construção Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
041.5 - Serviços de Manutenção (Inclusive Licitações) Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.
041.51 - Manutenção de Elevadores Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
041.52 - Manutenção de Ar -Condicionado Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
40
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
041.53 - Manutenção de Subestações e Geradores Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
041.54 - Limpeza. Imunização. Desinfestação (Inclusive para Jardins)
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
041.59 - Outros Serviços de Manutenção Este subgrupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.
042 - Veículos
042.1 - Aquisição (Inclusive Licitações) Para veículos não adquiridos eliminar após 1 ano.
042.11 - Compra (Inclusive Compra por Importação) Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
042.12 - Aluguel Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
042.13 - Cessão. Doação. Permuta. Transferência 4 anos 5 anos Eliminação
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).
042.2 - Cadastro. Licenciamento. Emplacamento. Tombamento
Até a alienação 5 anos Eliminação
042.3 - Alienação (Inclusive Licitações)
042.31 - Venda (Inclusive Leilão) Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
41
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
042.32 - Cessão. Doação. Permuta. Transferência 4 anos 5 anos Eliminação
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).
042.4 - Abastecimento. Limpeza. Manutenção. Reparo
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
042.5 - Acidentes. Infrações. Multas Até aprovação
das contas
5 anos a conta da data de
aprovação das contas
Eliminação
Para acidentes com vítimas, o prazo total de guarda é de 20 anos.
042.9 - Outros Assuntos referentes a Veículos
042.91 - Controle de Uso de Veículos 2 anos Eliminação
042.911 - Requisição 2 anos Eliminação
042.912 - Autorização para Uso Fora do Horário de Expediente
2 anos Eliminação
042.913 - Estacionamento. Garagem 2 anos Eliminação
043 - Bens Semoventes A temporalidade e destinação serão estabelecidas pelo órgão de acordo com a necessidade.
044 - Inventário Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
049 - Outros Assuntos referentes a Patrimônio
049.1 - Guarda e Segurança 2 anos Eliminação
049.11 - Serviços de Vigilância Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.
42
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
049.12 - Seguros (Inclusive de Veículos) Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.
049.13 - Prevenção de Incêndio
Treinamento de Pessoal, Instalação e Manutenção de Extintores, Inspeções Periódicas
2 anos Eliminação
Constituição de Brigadas de Incêndio, Planos, Projetos e Relatórios
4 anos 5 anos Guarda
permanente
049.14 - Sinistro Até a conclusão
do caso 5 anos Eliminação
049.15 - Controle De Portaria 2 anos Eliminação
Registro De Ocorrências 5 anos 5 anos Eliminação
049.2 - Mudanças
049.21 - Para Outros Imóveis Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
049.22 - Dentro do mesmo Imóvel Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.
049.3 - Uso de Dependências 2 anos Eliminação
050 Orçamento e Finanças
Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral
Enquanto vigora 5 anos Guarda
permanente
050.1 - Auditoria Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
051 - Orçamento
43
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
051.1 - Programação Orçamentária
051.11 - Previsão Orçamentária 2 anos Eliminação
051.12 - Proposta Orçamentária 5 anos 5 anos Guarda
permanente
051.13 - Quadro de Detalhamento de Despesa (QDD) 2 anos Eliminação
051.14 - Créditos Adicionais Crédito Suplementar. Crédito Especial. Crédito Extraordinário
5 anos 5 anos Guarda
permanente
051.2 Execução Orçamentária
051.21 - Descentralização de Recursos
(Distribuição Orçamentária)
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
051.22 - Acompanhamento De Despesa Mensal (Pessoal/Dívida)
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
051.23 - Plano Operativo. Cronograma de Desembolso
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
052 - Finanças
052.1 - Programação Financeira de Desembolso Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
052.2 - Execução Financeira
052.21 - Receita Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
44
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
052.22 - Despesa Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
053 - Fundos Especiais Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
054 - Estímulos Financeiros e Creditícios Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
055 - Operações Bancárias
055.01 - Pagamentos em Moeda Estrangeira Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
055.1 - Conta Única (Inclusive Assinaturas Autorizadas e Extratos de Contas)
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
055.2 - Outras Contas: Tipo B, C E D (Inclusive assinaturas Autorizadas e Extratos de Contas)
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
056 - Balanços. Balancetes Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
057 – Tomada de Contas. Prestação de Contas (Inclusive Parecer de Aprovação das Contas)
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
059 - Outros Assuntos referentes a Orçamento e Finanças
45
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
059.1 - Tributos (Impostos e Taxas) Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
060 - Documentação e Informação
060.1 - Publicação de Matérias no Diário Oficial Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
060.2 - Publicação de Matérias nos Boletins Administrativos, de Pessoal e de Serviço
1 ano Eliminação
060.3 - Publicação de Matérias em outros Periódicos Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
061 - Produção Editorial (Inclusive Edição ou Coedição de Publicações em Geral produzidas pelo Órgão em Qualquer Suporte)
061.1 - Editoração. Programação Visual Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente.
061.2 - Distribuição. Promoção. Divulgação Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente.
062 - Documentação Bibliográfica (Livros, Periódicos, Folhetos e Audiovisuais)
062.01 - Normas e Manuais Enquanto vigora 5 anos Guarda
permanente
062.1 - Aquisição (No Brasil e no Exterior) Os documentos referentes ao material bibliográfico não adquirido serão eliminados após 1 ano.
46
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
062.11 - Compra (Inclusive Assinaturas de Periódicos)
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
062.12 - Doação 4 anos 5 anos Eliminação
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).
062.13 - Permuta 4 anos 5 anos Eliminação
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).
062.2 - Registro 2 anos Eliminação
062.3 - Catalogação. Classificação. Indexação
2 anos Eliminação
062.4 - Referência e Circulação 2 anos Eliminação
062.5 - Inventário Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Guarda permanente
063 - Documentação Arquivística: Gestão de Documentos e Sistema de Arquivos
063.01 - Normas e Manuais Enquanto vigora 7 anos Guarda
permanente
063.1 - Produção de Documentos. Levantamento. Fluxo
4 anos Eliminação
Diagnóstico 5 anos 5 anos Guarda
permanente
063.2 - Protocolo: Recepção, Tramitação e
Expedição de Documentos 2 anos Eliminação
063.3 - Assistência Técnica 5 anos Eliminação
063.4 - Classificação e Arquivamento 2 anos Eliminação
47
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
Código de Classificação de Documentos Enquanto vigora Eliminação
O prazo total de guarda do documento é de 100 anos, devendo o órgão permanecer com um exemplar por igual período. Um outro exemplar deverá compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo.
063.5 - Política de Acesso aos Documentos 5 anos 5 anos Guarda
permanente
063.51 - Consultas. Empréstimos 1 ano após a
devolução Eliminação
063.6 - Destinação de Documentos
063.61 - Análise. Avaliação. Seleção 5 anos 5 anos Guarda
permanente
Tabela de Temporalidade Enquanto vigora Eliminação
O prazo total de guarda do documento é de 100 anos, devendo o órgão permanecer com um exemplar por igual período. Um outro exemplar deverá compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo.
063.62 - Eliminação
Termos, Listagens e Editais de Ciência de Eliminação
5 anos Guarda
permanente
063.63 - Transferência. Recolhimento
Guias e Termos de Transferência,
Guias, Relações e Termos de Recolhimento, Listagens Descritivas do Acervo
5 anos Guarda
permanente
064 - Documentação Museológica A temporalidade e destinação serão estabelecidas de acordo com as necessidades do órgão.
065 - Reprodução de Documentos: Estudos, Projetos e Normas
Enquanto vigora 5 anos Guarda
permanente
066 - Conservação de Documentos
48
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
066.1 - Desinfestação. Higienização Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação Para documentos que não envolvam pagamentos, eliminar após 2 anos.
066.2 - Armazenamento. Depósitos 2 anos Eliminação
066.3 - Restauração de Documentos (Inclusive encadernação)
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação Para documentos que não envolvam pagamentos, eliminar após 2 anos.
067 - Informática
067.1 - Planos e Projetos Enquanto vigora 5 anos Guarda
permanente
067.2 - Programas. Sistemas. Redes (Inclusive licença e Registro de uso e compra)
Enquanto vigora 5 anos Guarda
permanente
067.21 - Manuais Técnicos
(exemplares únicos) Enquanto vigora 5 anos
Guarda permanente
067.22 - Manuais do Usuário
(exemplares únicos) Enquanto vigora 5 anos
Guarda permanente
067.3 - Assistência Técnica Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação Para documentos que não envolvam pagamentos, eliminar após 2 anos.
069 - Outros Assuntos referentes à Documentação e Informação
Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.
070 Comunicações
Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral
Enquanto vigora 5 anos Guarda
permanente
071 - Serviço Postal
071.1 - Serviços de Entrega Expressa
49
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
071.11 - Nacional Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
071.12 - Internacional Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
071.2 - Serviços de Coleta, Transporte e Entrega de Correspondência Agrupada – Malote
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
071.3 - Mala Oficial Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
071.9 - Outros Serviços Postais Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
072 Serviço De Rádio Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
072.1 - Instalação. Manutenção. Reparo Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
073 - Serviço De Telex Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
073.1 - Instalação. Manutenção. Reparo Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
50
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES
074 - Serviço Telefônico (Inclusive Autorização para Ligações Interurbanas). Fac-Símile (Fax)
2 anos Eliminação
074.1 - Instalação. Transferência. Manutenção. Reparo
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
074.2 - Listas Telefônicas Internas Enquanto
Vigora Eliminação
074.3 - Contas Telefônicas Até aprovação
das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
075 - Serviços de Transmissão de Dados, Voz e Imagem
Até aprovação das contas
5 anos a contar da data de
aprovação das contas
Eliminação
079 - Outros Assuntos Referentes a Comunicações Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.
Tabela de Temporalidade das Atividades-Fim da Secretaria de Estado de Administração – SEAD
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
100 - Planejamento, Gestão e Defesa Judicial
110 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda
Permanente
120 – contratos, Convênios, Projetos , Programas, Acordos Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
51
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
130 - Relações Institucionais Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
131 - Poder Legislativo Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
132- Órgãos governamentais Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
133 - Órgãos não governamentais Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
134 - Instituições estrangeiras Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
135 - Instituições privadas Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
136 - Instituições acadêmicas Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
137 - Instituições do Setor Elétrico Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
138 - Descentralização 2 anos 10 anos Guarda
Permanente
139 – Gestão de Relacionamento 2 anos 10 anos Guarda
Permanente
140 - Planejamento da Gestão
141 - Planejamento estratégico 2 anos 10 anos Guarda
Permanente
142 - Planejamento orçamentário 2 anos 10 anos Guarda
Permanente
143 - Avaliação da gestão 2 anos 10 anos Guarda
Permanente
150 – Auditoria Interna
151 – Plano anual de Atividades da Auditoria Interna 2 anos 3 anos Eliminação
152 – Projetos de Auditoria Interna 2 anos 3 anos Eliminação
153 -Sindicância 2 anos 1 ano Guarda
Permanente
52
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
154 - Controle Interno da Administração Pública (SFC) 2 anos 3 anos Eliminação
155 - Controle Externo da Administração Pública (TCU) 2 anos 3 anos Eliminação
156 - Outros Controles (TCE`s, INSS, RECEITA FEDERAL) 2 anos 3 anos Eliminação
160 - Defesa Judicial
161 – Contencioso Até o
julgamento 5 anos
Guarda
Permanente
162 – Consultivo
200 - Regulação Econômica do Mercado Estímulo à
Competição
210 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda
Permanente
220 - Contratos, convênios, projetos, programas, acordos Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente*
230 - Consolidação de dados e mercado Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente*
*São passiveis de eliminação os relatórios cujas
informações encontram-se recapituladas em
outros
240 - Metodologia de cálculo Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente*
*São passiveis de eliminação os relatórios cujas
informações encontram-se recapituladas em
outros
241 - Energia não suprida Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
242 - Custo de interrupção Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
250 - Gestão de atos e condutas dos agentes de mercado Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente*
*São passiveis de eliminação os relatórios cujas
informações encontram-se recapituladas em
outros
260 - Análise e reformulação das normas da ANEEL Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
261 - Aspectos concorrenciais Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
53
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
270 - Administração tarifária Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente*
*São passiveis de eliminação os relatórios cujas
informações encontram-se recapituladas em
outros
271 - Estudos econômicos e tarifários Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
272 - Estrutura tarifária Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
273 – Atualização das Tarifas de Energia Elétrica Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
273.1 – Reajuste Tarifário Anual Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
273.2 – Revisão Tarifária Periódica Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
273.3 – Revisão Tarifária Extraordinária Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
275 - Orçamento do Operador Nacional do Sistema Elétrico -
ONS e do Mercado Atacadista de Energia - MAE ( análise e
aprovação)
Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
276 - Receita permitida de transmissão Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
277 - Definição do Uso de Bem Público (UBP) Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
278 - Modalidades tarifárias Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
279 - Atendimento à consultas externas Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
280 - Gestão dos Encargos Setoriais Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
281 - Taxa de Fiscalização Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
282 - Cota de Consumo de Combustível (CCC) Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
54
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
283 - Compensação financeira Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
284 - Cálculo de Royalties Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
290 - Acompanhamento de Mercado Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
291 - Acompanhamento macroeconômico Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
292 - Homologação de contratos Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
293 - Registro de compra e venda de energia elétrica Enquanto
vigora 5 anos
Guarda
Permanente
300 - Relações com o Mercado e Ouvidoria
310 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda
Permanente
320 - Contratos, convênios, projetos, programas, acordos Enquanto
vigoram 5 anos Permanente
330 - Gestão de ouvidoria Enquanto
vigoram 5 anos Permanente
331- Atendimento Enquanto
vigoram 5 anos Permanente
332 - Audiência pública Enquanto
vigoram 5 anos Permanente
333 - Consulta pública Enquanto
vigoram 5 anos Permanente
340 - Gestão de conflitos Enquanto
vigoram 5 anos Permanente
341 – Mediação Enquanto
vigoram 5 anos Permanente
350 - Prevenção de conflitos Enquanto
vigoram 5 anos Permanente
55
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
351 - Conselho de Consumidores Enquanto
vigoram 5 anos Permanente
352 - Avaliação do atendimento de reclamações feitas às
Concessionárias
Enquanto
vigoram 5 anos Permanente
400 - Gestão dos Potenciais Hidráulicos
410 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda
Permanente
420 - Contratos, Convênios, Projetos, Programas, Acordos Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
430 - Estudos de inventário Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
431 – Registro Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
432 - Análise Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
433 - Aprovação/divulgação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
440 - Estudos de viabilidade Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
441 – Registro Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
442 - Análise Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
443 - Aprovação/divulgação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
450 - Projeto básico Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
451 – Registro Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
452 – Análise Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
56
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
453 - Aprovação/divulgação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
460 - Gestão de dados hidrológicos Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente*
*São passiveis de eliminação os relatórios cujas
informações encontram-se recapituladas em
outros
461 - Operação da rede hidrometeorológica Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
462 - Consolidação de dados Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
463 - Regionalização de vazões Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
464 - Estudos hidrográficos Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
465 - Impacto ambiental Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
466 - Energia alternativa Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
470 - Acompanhamento de projetos Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
500 - Outorga de Concessões e Autorizações
510 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda
Permanente
520 - Contratos, convênios, projetos, programas, acordos Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
530 – Concessão Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
531 - Licitação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
532 – Contratação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
533 - Outorga Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
57
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
534 - Reagrupamento (somente para Distribuição) Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
535 - Renovação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
536 - Prorrogação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
540 - Privatização Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
541 - Geração Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
542 – Transmissão Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
543 – Distribuição Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
544 – Anuência Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
550 - Declaração de utilidade pública Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
551 - Desapropriação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
552 - Servidão administrativa Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
560 - Autorizações Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
561 - Geração Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
562 - Transmissão Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
563 - Distribuição Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
564 - Uso privativo de instalação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
58
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
565 - Subestação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
566 - Comercialização Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
567 - Importação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
568 - Exportação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
570 - Permissão Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
571 - Outorga Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
572 - Contratação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
580 - Registro Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
581 – Geração Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
582 - Transmissão Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
583 - Distribuição Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
590 - Homologação Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
591 - Contratos de compartilhamento de infra-estrutura Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
600 - Fiscalização da Geração, Serviços de Eletricidade e Econômico-
Financeira
610 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda
Permanente
620 - Contratos, convênios, projetos, programas, acordos Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
59
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
630 - Cadastro
631 - Centrais geradoras Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
632 - Concessionárias, Permissionárias e autorizadas Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
640- Monitoramento econômico-financeiro
641 - Acompanhamento através de publicações Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente*
*São passiveis de eliminação os relatórios cujas
informações encontram-se recapituladas em
outros
642 - Sistemas informatizados/banco de dados Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente*
*São passiveis de eliminação os relatórios cujas
informações encontram-se recapituladas em
outros
643 - Balancete Mensal Padronizado (BMP) Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente*
*São passiveis de eliminação os relatórios cujas
informações encontram-se recapituladas em
outros
644 - Relatório de Informações Trimestrais (RIT) Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente*
*São passiveis de eliminação os relatórios cujas
informações encontram-se recapituladas em
outros
645 - Prestação Anual de Contas (PAC) Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
650 - Fiscalização
651 - Planejamento Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
652 - Comunicação da fiscalização Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
653 - Visitas de Inspeção Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
654 - Resultado da fiscalização Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
655 - Manifestação da empresa e resposta da ANEEL Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
60
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
656 - Processo punitivo Até o
julgamento 5 anos
Guarda
Permanente
657 - Documentos complementares Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
658 - Interrupção de energia Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
660 - Regulação Contábil e Financeira
661 - Plano de contas do serviço público de energia elétrica Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
662 - Elaboração de manuais e ofícios para divulgação entre
agentes
Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
663 - Atendimento às demandas dos Agentes Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
700 - Regulação Técnica e Padrões de Serviço
710 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda
Permanente
720 - Contratos, convênios, projetos, programas, acordos Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
730 - Regulação dos serviços de geração Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
731 - Energia assegurada Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
732 - Análise das condições de atendimento ao mercado Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
733 - Comercialização
740 - Regulação dos serviços de transmissão
741 - Padronização dos serviços de transmissão Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
742 - Garantia do atendimento
743 - Regulação do livre acesso Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
61
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
744 - Reconhecimento de receita Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
745 - Regulação e Gestão da qualidade Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
746 - Tarifas de uso da transmissão Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
747 - Novo modelo do Setor Elétrico Brasileiro Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
748 - Serviços ancilares Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
750- Regulação dos serviços de distribuição
751 - Regulação e gestão da qualidade Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
752 - Programa Anual de Pesquisa e Desenvolvimento Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
753 - Cooperativas Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
754 - Tarifa de uso de distribuição Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
755 - Relacionamento com Agências Estaduais Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
756 - Procedimentos de distribuição Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
757 - Sistema de distribuição Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
758 - Compartilhamento de infra-estrutura Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
760 - Regulação dos serviços de comercialização
761 - Condições gerais de fornecimento Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
762 - Qualidade do atendimento ao consumidor Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
62
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
763 - Participação financeira Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
764 - Eficiência energética Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
765 - Consumidor livre Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
766 - Plano de ação das agencias estaduais Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
767 – Racionamento Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
768 – Índice de qualidade de atendimento ao consumidor Enquanto
vigoram 5 anos
Guarda
Permanente
900 - Assuntos diversos
910 – Solenidades. Comemorações. Homenagens 1 ano Eliminação
Planejamento, Programação, Discursos, Palestras, e Trabalhos
apresentados por técnicos do Órgão 5 anos 5 anos
Guarda
Permanente
920 – Congressos. Conferências. Seminários. Simpósios.
Encontros. Convenções. Ciclos de Palestras. Mesas Redondas. 1 ano Eliminação
Planejamento, Programação, Discursos, Palestras e Trabalhos
apresentados por técnicos do Órgão 5 anos 5 anos
Guarda
Permanente
930 – Feiras. Salões. Exposições. Mostras. Festas. 1 ano Eliminação
Planejamento, Programação, Discursos, Palestras e Trabalhos
apresentados por técnicos do Órgão 5 anos 5 anos
Guarda
Permanente
Concursos 1 ano Eliminação
Planejamento, Normas, Editais, Habilitação dos candidatos,
Julgamento da banca, Trabalhos concorrentes, Premiação e
Recursos
5 anos 5 anos Guarda
Permanente
As normas deverão permanecer em fase corrente
enquanto vigoram.
940 - Visitas e visitantes 1 ano Eliminação
990 - Assuntos transitórios
991 - Cartas de apresentação e recomendação 1 ano Eliminação
992 - Comunicados e informes 1 ano Eliminação
993 – Agradecimentos. Convites. Felicitações. Pêsames. 1 ano Eliminação
63
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO
DESTINAÇÃO
FINAL
994 - Protestos. Reivindicações. Sugestões 1 ano Eliminação
995 – Pedidos. Oferecimentos. e Informações Diversas 1 ano Eliminação*
996 - Associações: culturais, de amigos e de servidores 1 ano Eliminação
64
ANEXO B – Lista de Eliminação de Documentos
O quadro abaixo somente deverá ser preenchido quando for necessário, isto é, quando os documento a serem eliminados necessitarem de aprovação das contas pelo TCE.
Conta (s) do (s) Exercício (s) de: Conta (s) Aprovada (s) pelo
TCE em: Publicação no Diário Oficial (data,
seção, página)
Local/Data: ______/_____/_______
_____________________ Responsável pela Seleção
Local/Data: ______/_____/_______
_____________________ Presidente da Comissão de
Documentos
Local/Data: ______/_____/_______ _____________________________
_ Autoridade do Órgão
Local/Data: ______/_____/_______
____________________________________________________________ Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD)
Local/Data: ______/_____/_______
____________________________________________________________ _______ Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos (CPAD)
Local/Data: ______/_____/_______ Autorizo:
____________________________________ _______________________ Diretor-Geral do Arquivo Nacional
Lista de Eliminação de Documentos
Orgão/Entidade: (Indicar o nome do Órgão/Entidade, acompanhado das siglas respectivas.)
Órgão/Setor: (Siglas) Listagem nº: (nº/ano) Folha N°: (nº/nºtotal) Unidade/Setor: (Indicar o nome da Unidade/setor que eliminará os
documentos, acompanhado das siglas respectivas.) No caso de eliminação de documentos de Órgãos/Entidades extintos, indicar o nome do produtor (a)/acumulador (a) dos documentos
Código Referente à Classificação
Descritor do Código
Data Limite
Unidade de Arquivamento Observações/ Justificativas
Quantidade Especificação
MENSURAÇÃO TOTAL: (Indicar, em metros lineares, o total de documentos que serão eliminados)
DATAS LIMITES GERAIS: (Indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)
65
ANEXO C – Edital de Eliminação de Documentos
(Nome do Órgão ou Entidade)
Edital de Eliminação de Documentos
N° _______/_______ (Indicar o Nº / ano do Edital)
O Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos, designado pela PORTARIA Nº _____, de ___/___/___, publicada
no Diário Oficial do Estado, de ___/___/___, de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos nº____, autorizada
pelo titular do (indicar o nome da Instituição Arquívista Pública), faz saber, a quem possa interessar que, transcorridos 30
(trinta) dias da publicação deste Edital no Diário Oficial do Estado, e se não houver oposição, serão eliminados os
documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos Nº ______/_____ (anexa), do período de
____/____/______ a ____/____/_____.
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas e mediante petição dirigida a Comissão de
Avaliação de Documentos do (a) (indicar o Órgão/Entidade), a retirada de ou cópias de documentos, avulsos ou processos,
bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.
Local, data
___________________________________
Nome
Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos
(Nome do Órgão ou Entidade)
Edital de Eliminação de Documentos
N° _______/_______ (Indicar o Nº / ano do Edital)
os ____ dias do mês de ________ do ano de ______, o (a) (indicar o nome do Órgão /Entidade responsável
pela eliminação), de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos n° (nº/ano), aprovada pelo (a)
titular do (a) (Instituição Arquísta), por intermédio do (documento que autorizou a eliminação) e respectivo edital de ciência
de Eliminação de Documentos nº (n°/ano), publicado no DOE _______ de ___/___/_____, procedeu a eliminação de
(mensuração total) dos documentos relativos a (referencias gerais dos descritos dos códigos de classificação dos
documentos a serem eliminados), no período de (datas-limites gerais), do (a) (Órgão/Entidade).
Local, data ___________________________________
Nome/Cargo Responsável para supervisionar e acompanhar a eliminação
___________________________________ Nome
Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos