Manual de Liderança D1960

REPRESENTADORIA ROTARACT DISTRITO 1960 – ROTARY INTERNACIONAL

PORTUGAL

MANUAL DE LIDERANÇA

DO ROTARACT E INTERACT

REPRESENTADORIA ROTARACT | DISTRITO 1960 – PORTUGAL MANUAL DE LIDERANÇA DO ROTARACT E INTERACT

ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.2

O QUE É ROTARY INTERNATIONAL

Rotary International é uma organização de líderes empresariais e profissionais, unidos no

mundo inteiro, que servem o próximo e promovem a paz. Mais de 1,2 milhões de rotários em

mais de 34.000 Rotary Clubs distribuídos em 204 países e regiões geográficas prestam

serviços voluntários em comunidades locais e internacionais, actuando sobre o lema Dar de Si

Antes de Pensar em Si.

O QUE É O ROTARACT

O Rotaract é um programa de Rotary que consiste em clubes de prestação de serviços

humanitários formados por jovens dos 18 aos 30 anos de idade que servem comunidades

locais e internacionais. Existem hoje mais de 184.000 rotaractistas em cerca de 8.000 clubes a

nível mundial que servem sobre o lema Serviço Através do Companheirismo. Os Rotaract

Clubs são auto-administrados e financeiramente independentes, podendo ser sediados na

comunidade ou em universidades. Rotary Clubs patrocinam Rotaract Clubs, oferecendo

orientação e suporte para que eles se tornem verdadeiros parceiros no servir e integrantes

valiosos da família rotária. O nome Rotaract surge da ligação das palavras Rotary + Action

(Rotary + Acção).

O QUE É O INTERACT

O Interact, à semelhança do Rotaract, é também um grupo de jovens (apoiado pelo Rotary

Club local) cujos membros têm entre 12 e 18 anos. Os Interactistas destacam-se pelo seu

trabalho a favor da comunidade local, pela vontade de criar por mais e melhores amizades

(quer no próprio club, quer na comunidade) e pelo foco que têm em desenvolverem as suas

competências enquanto líderes.

Existem mais de 10.700 Clubs, espalhados por 109 países, num total de 300.000 jovens

ligados ao Interact, tendo este movimento sido criado há 50 anos atrás, nos EUA. Surgiu da

vontade que Rotary Internacional teve promover as boas obras junto das comunidades e no

mundo com a Juventude, daí Interact derivar da junção das palavras “International + Action”.

É de salientar a sinergia que clubs Interact e Rotaract partilham, devido ao laço jovem e

enérgico que os une.



MANUAL DE LIDERANÇA

Este manual fornece informações que visam ajudar rotaractistas e interactistas a:

• Formar um novo clube de Rotaract e/ou Interact;

• Identificar as funções e metas dos vários elementos do Conselho Director;

• Identificar as funções e metas dos Directores das Avenidas de Serviço;

• Promover uma comunicação Distrital coerente e eficaz;

• Divulgar os sucessos do clube e atrair potenciais sócios;

As informações contidas na edição de 2013 do Manual de Liderança baseiam-se no Manual

Internacional de Rotaract, respeitando assim o Código Normativo de Rotary e os Estatutos e

Regimento Interno Prescritos para o Rotaract Club. A sua consulta não substitui a leitura

recomendada dos documentos previamente mencionados.

Envia perguntas e comentários para:

Representadoria do Distrito 1960 | 2013 – 14

Representante Distrital

Ricardo Madeira

E-mail: [email protected]

Secretaria Distrital

Joana Sousa


Tesoureiro Distrital

João Halm


Protocolo Distrital

Marta Manita


Conselheiro Distrital

Alexandre Santos


Delegado Interact

Ruben Freitas


Avenida dos Serviços à Comunidade

Cátia Mestre Tomé


Avenida dos Serviços Profissionais

André Quaresma


Avenida dos Serviços Internacionais

Joana Pires


Avenida dos Serviços Internos

Marta Manita


Comissão de Comunicação

Ana Antunes

Susana Silva


mailto:[email protected]













ÍNDICE

I. OBJECTIVOS DO ROTARACT E DO INTERACT …………………….…………………...… 5

II. ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE …………………………………………….………………..... 6

CONSELHO DIRECTOR

PRESIDENTE …...…………………………………………………………....……………… 7

VICE – PRESIDENTE …………...………………………………………………..……..…. 12

SECRETÁRIO ………………………...………………………………………….............…. 13

PROTOCOLO …………………...……………………………………………….............…. 18

TESOUREIRO ……………………………......…………………………….………..…...… 24

III. AVENIDAS DE SERVIÇO ..……………..…………………………………….…………......... 26

AVENIDA DOS SERVIÇOS INTERNOS ………………………………….…………….... 27

AVENIDA DOS SERVIÇOS PROFISSIONAIS …........………………….…………….…. 30

AVENIDA DOS SERVIÇOS À COMUNIDADE ……………………………………….…. 33

AVENIDA DOS SERVIÇOS INTERNACIONAIS …………………………………........... 35

IV. IMAGEM E COMUNICAÇÃO ……………………………………………………...……..….. 39

COMUNICAÇÃO EXTERNA ……….……………………….……………….………….... 40

IMAGEM E O SEU USO

V. COMUNICAÇÃO EFICIENTE ………….…………………………………….…………......... 41

VI. COMUNICAÇÃO INTERNA ………………………………………………………………...... 45

VII. QUADRO SOCIAL …………………………………………………………………………...... 46

ORGANIZAR UM NOVO CLUBE EM TRÊS PASSOS

VIII. RETENÇÃO E EXPANSÃO ………………………………………………………………….. 48

IX. NOTÍCIAS EM ROTARY …………………………………………………………………….. 50

X. ANEXO 1 - DISPOSIÇÃO E ORIENTAÇÃO DAS BANDEIRAS ………………………….. 51

XI. ANEXO 2 - FORMAÇÃO DA MESA DE HONRA E NORMAS DE PRECEDÊNCIA ……. 52

XII. ANEXO 3 - MODELO DE APRESENTAÇÃO DE NOTÍCIA NEWSLETTER DISTRITAL . 54



1. OBJECTIVOS DO ROTARACT

O objectivo do Rotaract é prover oportunidades para que os rotaractistas possam desenvolver

as suas competências e habilidades profissionais bem como os conhecimentos necessários ao

seu desenvolvimento pessoal. Objectiva ainda contribuir para a criação de respostas para as

necessidades sociais das comunidades locais e promover a interacção entre os povos através

da amizade e da prestação de serviços humanitários.

O Rotaract tem como principais metas:

1. Desenvolver nos seus sócios aptidões profissionais e de liderança.

2. Difundir o respeito pelos direitos do próximo, promover elevados padrões

éticos e o mérito de toda ocupação útil.

3. Promover oportunidades para que os jovens possam dar atenção a

necessidades e questões de interesse comunitário e mundial.

4. Criar oportunidades para colaboração com os Rotary Clubs patrocinadores.

5. Motivar os jovens para se associarem a um Rotary Club no futuro.

Mais informações podem ser consultadas nos Estatutos Prescritos para Rotaract Club,

presentes no Manual Internacional de Rotaract.

http://www.rotary.org/ridocuments/pt_pdf/562pt.pdf

2. OBJECTIVOS DO INTERACT

Os objectivos do Interact, são:

1. Criação e desenvolvimento de amizades entre todos os interactistas, com os colegas

Rotaractistas e com Rotários, através da ajuda ao próximo e de actividades de

companheirismo;

2. Estimular a destreza organizacional, motivar para a liderança e relações interpessoais;

3. Auxiliar as comunidades locais na medida das suas necessidades;

4. Criar oportunidades de partilhar experiências com interactistas do resto do país, ou de

outros países;

5. Formar cidadãos responsáveis, com espírito crítico que serão os homens e mulheres de

amanhã.

Mais informações podem ser consultadas nos Estatutos Prescritos para Interact Club,

presentes no Manual Internacional de Interact.

http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/654pt.pdf

http://www.rotary.org/ridocuments/pt_pdf/562pt.pdf

http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/654pt.pdf



3. ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE

Os líderes dos clubes Jovens (Rotaract e Interact) devem ajudar os seus clubes a encontrar e

reter sócios, angariar fundos e realizar projectos de acção social a nível local e internacional.

Para isso o Conselho Director do clube deve conhecer os documentos estatutários do Rotaract

e Interact. Além disso, os dirigentes entrantes de Rotaract e Interact Club devem participar em

eventos de capacitação oferecidos pelo Distrito, nomeadamente a Assembleia de Preparação

de Líderes.

3.1 CONSELHO DIRECTOR

O Conselho Director de um clube é formado pelo Presidente, Past-Presidente, Vice-

Presidente, Secretário, Tesoureiro e Protocolo. Este é o órgão administrativo do clube e

deve reunir-se pelo menos uma vez por mês. As decisões tomadas por este órgão devem ser

comunicadas aos restantes sócios na reunião seguinte do clube. Rotários do clube

patrocinador e, em especial, o respectivo Director da Avenida da Juventude devem assistir

regularmente às reuniões do Conselho Director para garantir a sua orientação. Além disso, os

sócios do clube também podem estar presentes nestas reuniões como observadores.

Durante as suas reuniões, o Conselho Director analisa e aprova planos para projectos

humanitários, assegura a boa situação financeira do clube e delega responsabilidades. No final

do ano rotário, o mesmo prepara e apresenta um relatório final descrevendo as principais

acções realizadas nos últimos 12 meses e envia uma cópia ao Rotary Club patrocinador. Este

relatório deve relatar, entre outros assuntos, a evolução financeira do clube durante o ano.

ACTUALIZA AS INFORMAÇÕES DO TEU CLUBE

A cada seis meses, o presidente do Rotaract club deve actualizar as

informações do clube e os dados do quadro social através do Portal do

Associado, em www.rotary.org/pt/memberaccess

Este processo on-line indica ao RI que o teu clube está activo,

confirma que os dados de contacto que constam no Worldwide

Rotaract Directory estão correctos e assegura que o teu clube recebe

informações actualizadas e recursos.

Os clubes que não actualizarem as suas informações por mais de dois

anos serão desactivados.

http://www.rotary.org/pt/memberaccess



3.1.1 PRESIDENTE

O Presidente, eleito pelo seu clube para o liderar durante um ano rotário (de 01 de Julho a 30

de Junho do ano civil seguinte) tem um papel fundamental no planeamento, orçamentação e

execução de todo o programa do clube. Para o efeito, e antes do início do seu mandato o

Presidente escolhe a equipa com quem deseja trabalhar entre os membros do seu clube, tanto

para o Conselho Director como para as Avenidas de Serviço.

O Presidente deve estar presente na Assembleia de Preparação de Líderes e motivar a sua

equipa para que o acompanhe iniciando neste momento a fase de planeamento do seu ano.

Durante o ano rotário em que este preside a acção do clube, ele é responsável por assegurar

que as actividades de desenvolvimento profissional, capacitação do clube e serviço

humanitário sejam bem-sucedidas e que a sua acção beneficia a comunidade, sempre de

acordo com a Prova Quadrupla.

O Presidente é ainda responsável pela criação/manutenção de boas relações com o seu Rotary

Club patrocinador e comunicação rápida e eficaz com a Representadoria do seu Distrito.

Responsabilidades do Presidente:

Conhecer e respeitar o Manual Internacional de Rotaract/Interact;

Conhecer e respeitar o Regimento Interno do Distrito 1960;

Participar nos Eventos Distritais motivando os sócios do seu clube a que o

acompanhem.

Participar nos Conselhos Distritais convocados pela Representadoria ou garantir a

representação do clube através de outro sócio mandatado para o efeito. Propor

alterações ao Regimento Interno do Distrito 1960, em Conselho Distrital, sempre que

o seu clube assim o deseje, respeitando os prazos e procedimentos descritos no

Regimento Interno do Distrito 1960.

Desenhar o plano e os objectivos anuais, em coordenação com o Plano Anual da

Representadoria.

Participar activamente na manutenção do Portal Rotaract (www.rotaract1960.org). O

seu sucesso depende da participação de cada clube.

Desempenhar o papel de Anfitrião nas reuniões/actividades organizadas pelo clube.

Garantir uma Comunicação interna e externa eficazes.

Realizar reuniões eficientes e dinâmicas com agenda detalhada que inclua tempo

suficiente para apresentação de relatórios de dirigentes e membros das Avenidas de

Serviço;

Presidir as reuniões do Conselho Director;

Indicar todas as comissões permanentes e especiais, com aprovação do Conselho

Director, e servir como membro ex-officio em todas elas;

http://www.rotaract1960.org/



Indicar os presidentes das comissões com base em experiências individuais, e pedir

sugestões para membros das respectivas comissões;

Delegar responsabilidades para ajudar os seus companheiros a desenvolverem as suas

habilidades de liderança e assumirem futuras posições no clube;

Incentivar sócios do clube a envolverem-se em projectos relacionados com as suas

habilidades e interesses;

Assegurar que as actividades e projectos do clube sejam promovidos a nível Distrital e

externamente (se tal se justificar) e executados com sucesso;

Monitorizar o quadro social de forma a garantir que existe diversidade de idade e sexo;

Comunicar e colaborar com o Director da Avenida dos Serviços à Juventude do

Rotary Club patrocinador e Representadoria distrital de Rotaract, sendo que no caso

dos clubes sediados em universidade, o presidente deste deve comunicar ainda com o

orientador da área educacional;

Actualizar as informações do clube e dados do quadro social semestralmente através

do Portal do Associado;

Fazer momentos de formação rotária no seio do seu clube, actualizando os seus

companheiros sobre as noticias do Distrito, de Rotary Internacional e toda e qualquer

novidade que identifique como fundamental ao crescimento do clube e dos seus

sócios.

Qualidades relevantes para uma Presidência de sucesso:

Saber ouvir e observar.

Ser calmo e respeitador.

Ter uma boa capacidade para evitar/gerir conflitos.

Ser responsável não só pelos seus actos mas pelo clube no seu todo.

Ser organizado e facilitar a organização dos seus companheiros.

Dar-se a conhecer.

Comunicar de forma clara e concisa.

Reconhecer que é tão importante ter momentos de diversão e lazer no clube, como de

trabalho e serviço.

Pensar antes de Agir!

Reconhecer a importância dos consensos dentro do clube.

Saber motivar a sua equipa de forma a manter o clube unido, motivado e focado nos

seus objectivos.



O Presidente deve liderar em vez de “mandar”:

É importante experimentar e correr riscos ainda que se possa falhar. Em vez de desistir

quando algo não corre como desejávamos, devemos perguntar “O que podemos aprender com

esta experiência?”. Procurar sempre formas de melhorar e de inovar as rotinas do Clube.

O Presidente deve reconhecer a importância da sua equipa e o valor do seu trabalho. Ao líder

cabe guiar a sua equipa ao sucesso, sem com isso lhes retirar o protagonismo das grandes

vitórias que se pretendem alcançar. O líder deve ter a sensibilidade para permitir o bom

desempenho dos outros.

A liderança está directamente relacionada com a capacitação dos membros da equipa para

agir. Para isso deve-se envolver toda a equipa no planeamento das actividades que lhes dizem

respeito e dar-lhes autonomia para tomarem as suas próprias decisões. Não se pode esperar de

ninguém um compromisso sério para com objectivos que impomos unilateralmente. Assim é

essencial que todos tenham no clube uma voz activa e que o grupo tenha por cultura a pro-

actividade.

CONFIANÇA – O ELEMENTO CHAVE

Cabe ao Presidente aumentar os níveis de confiança dentro do clube:

Confiança no valor dos vários cargos

Através da contextualização dos cargos do Conselho Director e Avenidas de

Serviço, os companheiros terão mais facilidade em definir metas e comprometerem-se

com objectivos concretos e viáveis. É essencial clarificar as metas e medir a performance,

dando feedback ao longo do ano de forma a aumentar a confiança nas funções a

desempenhar.

Confiança no valor das pessoas

O Presidente deve explicar porque escolheu um companheiro para determinada

função. Explicando as metas do clube para um cargo específico bem como as

características do companheiro escolhido para as desempenhar, o Presidente aumentará a

identificação do sócio para com o seu trabalho de serviço.

Confiança no valor do clube

Ajudar o clube a sentir, pensar e agir, verdadeiramente como uma equipa. Os

objectivos devem ser partilhados com todos e qualquer informação importante deverá ser

dada a todos em simultâneo.



Um líder dá o exemplo, a liderança não se faz com ordens. É importante ser coerente,

praticando aquilo que de diz. É essencial saber motivar os companheiros a estarem activos no

clube, garantindo que todos têm um papel importante e se identificam com ele.

O Presidente deve mostrar ao Clube, as vantagens da partilha de uma visão comum, sempre

através de uma perspectiva positiva e útil. Elogiar as pessoas por uma tarefa bem realizada e

celebrar em equipa quando se alcançam objectivos importantes para o Clube é também uma

importante forma de motivar a equipa. Em Rotary não se agradece, reconhece-se!

Só é possível liderar um grupo de pessoas que compreende o caminho que o líder quer seguir.

Por este motivo é essencial planear o ano, calendarizar as actividades, distribuir as tarefas

pelos sócios e estabelecer prazos para o processo. Só com informação clara e partilhada entre

todos as actividades do clube poderão ocorrer com o envolvimento de todos. Presidentes que

não conseguem planear e comunicar com eficiência os seus planos tendem a ser obrigados a

substituir os seus companheiros na concretização dos projectos, acabando por ver as datas

programadas adiadas consecutivamente e tendo grandes dificuldades na sua concretização.

Reuniões de Ordinárias do Clube:

As Reuniões ordinárias são o momento mais importante na rotina de um clube. É durante as

reuniões que o Presidente consegue motivar os sócios, partilhar as suas ideias, discutir as suas

metas e organizar a vida do clube, tendo em conta as acções previstas de serviço. É assim da

maior importância garantir que as reuniões são momentos úteis em que todos os membros

estão verdadeiramente envolvidos, que são divertidas e dinâmicas ao mesmo tempo que

informativas e eficientes. A comparência dos sócios às reuniões é um sinal de saúde do clube

e é responsabilidade do Presidente garantir que nenhum sócio considera as reuniões do clube

como uma perda do seu tempo. Para o efeito o Presidente deve:

- Preparar com alguma antecedência a reunião definindo o tempo previsto para cada ponto

da ordem de trabalhos. Exemplo:

- Abertura (2-3min);

- Comentários do Presidente (boas vindas, apresentação dos convidados,… - 3 min);

- Momento da Secretaria (Leitura da Acta/Resumo da reunião anterior,

correspondência recebida e enviada -5 min);

- Momento da Tesouraria (2-3min);

- Momento de Comunicações (troca de ideias, relatórios das actividades, planeamento

dos projectos - 30 min);

- Momento do Presidente (resumo da reunião, próximos eventos e menção à

reunião/actividade seguinte - 5 min);



- Fazer reuniões dinâmicas. Evitar reuniões enfadonhas ou demoradas.

- Não esquecer os convidados. Apresentar os convidados, agradecer a sua presença, e

permitir a sua participação na reunião. Sempre que esteja algum convidado que não

conheça o movimento devemos explicar sucintamente o que é o Rotaract e os seus

objectivos, para que ele fique enquadrado e entenda os temas discutidos na reunião.

- Gerir os tempos mortos e os conflitos de uma forma leve mas incisiva.

- Permitir alguns momentos de descontracção para de seguida captar a atenção para

assuntos relevantes.

- Evitar a constante mudança de datas ou detalhes dos projectos, de forma a não

desmotivar os companheiros.

- Garantir que os assuntos em “discussão” são do conhecimento de todos. Não deixar

ninguém de fora.

- Divulgar/Actualizar o Programa Mensal fazendo a avaliação dos eventos passados e

motivando para a participação nos eventos futuros.

- No final da reunião, resumir os aspectos importantes e fazer a “ponte” para a

reunião/actividade seguinte.

- Nunca permitir a ausência dos companheiros nas reuniões/actividades por falta de

informação. Os programas mensais devem ser eficazmente divulgados!

- Solicitar a um membro ou mesmo um convidado da reunião que faça uma apreciação da

mesma. A pessoa escolhida vai dizer o que gostou mais da reunião e o que porventura não

gostou e pode neste espaço dar sugestões.

A assiduidade dos sócios nas reuniões ordinárias é um sinal de saúde do clube e também uma

ferramenta para o Presidente medir a sua própria eficácia ao longo do ano. Quando os sócios

reduzem a sua assiduidade, pode ser um sinal de que as reuniões não estão a ser interessantes

ou que os projectos em curso não são adequados às ambições dos sócios. Nestes casos, é

importante averiguar e compreender a razão da falta sistemática de certos companheiros nas

reuniões e/ou actividades (razões pessoais, razões profissionais, desinteresse,

reuniões/actividades desinteressantes...)

É também importante fazer a interligação entre os sócios antigos e os recentes, distribuir

tarefas de forma justa, sem sobrecarregar os elementos mais participativos e dando um voto

de confiança aos “menos-participativos”.



De forma a garantir que todos os sócios de um clube estão correctamente informados o

Presidente, directamente ou através do seu secretário, deverá garantir que todos os

companheiros (mesmo aqueles que faltam a reuniões) tem sempre informação sobre, pelo

menos:

- Mapa de Assiduidades;

- Programa anual e mensal;

- Órgãos do Clube;

- Fotos das Actividades.

Uma forma de quebrar a monotonia pode ser planear reuniões de companheirismo (café ou

mesmo em casa de alguns companheiros) ao longo do ano, ou mesmo sessões temáticas como

sessões de cinema, saídas nocturnas, jogos de tabuleiro,…

3.1.2 VICE - PRESIDENTE

O principal papel do vice-presidente é apoiar o presidente do clube. Alguns clubes pedem

para o Past-Presidente assumir estas funções uma vez que é a pessoa no clube com maior

conhecimento sobre a situação actual do clube e sobre os seus projectos.

Responsabilidades do Vice-Presidente:

Presidir reuniões quando o Presidente estiver ausente;

Integrar o Conselho Director e servir como membro ex-officio em todas as comissões;

Desempenhar funções especiais designadas pelo Presidente;

Estar ciente das metas e actividades do clube;

Assumir a presidência do clube caso o cargo fique vago.

O Vice-Presidente deve estar preparado para cumprir com todos os aspectos referidos no

ponto 3.1.1 deste Manual, caso seja necessário.



3.1.3 SECRETÁRIO

A secretaria de um clube é, antes de mais, parte integrante do Conselho Director, o que

significa que tem responsabilidade acrescida perante o clube no que diz respeito à tomada de

decisão.

O cargo de secretário exige uma estreita relação com o Presidente bem como uma

participação activa na vida do clube e do Distrito.

As diversas funções delegadas ao secretário exigem alguém organizado, atento a detalhes e

bom comunicador, uma vez que será responsável pela promoção do clube junto dos

patrocinadores, possíveis novos sócios, Rotary International e outros Rotaract / Interact /

Rotary Clubs.

É imperativo que a secretaria do clube tenha um amplo conhecimento do Regimento Interno

do Distrito bem como do Manual do Rotaract de Rotary Internacional.

Responsabilidades do Secretário:

Momento da Secretaria

É um momento presente em todas as reuniões para o Secretário expor assuntos

diversos, tais como:

- Notícias do Rotary Club Patrocinador;

- Correspondência recebida pelo Clube;

- Dar conhecimento da Carta Mensal da Representadoria D.1960;

- Resumir a agenda do clube face aos eventos de outros clubes;

- Agenda do clube nas próximas semanas;

- Convite de outros clubes para eventos / reuniões conjuntas;

- Outros assuntos de relevância.

Acta da Reunião

É aconselhado que seja realizada uma acta descritiva de todas as reuniões ordinárias

do Clube. Esta acta é uma forma de garantir um registo interno de actividade do clube

e é também uma forma dos sócios que não estiveram presentes na reunião poderem

acompanhar o trabalho do clube nessa semana.

- Melhora a eficiência interna do clube;

- Deve ser clara, resumida e conter todas as informações importantes e decisões

relevantes tomadas durante a reunião;

- Da acta devem constar: identificação do clube, data, local da reunião,

presenças dos sócios, registo dos assuntos, assinatura do secretário e

presidente.



Comunicar com a Representadoria

- Responder às solicitações de informação da Representadoria D.1960;

- Colaborar com o agendamento da Visita Oficial do Representante;

- Dar entrada/baixa de sócios do clube – O envio desta informação é

obrigatório.

Comunicar com o Distrito

- Divulgar eventos atempadamente;

- Divulgar os resultados dos eventos;

- Enviar, mensalmente, as noticias mais relevantes do Club para constar na

Carta Mensal do Distrito (sejam elas, resultados de eventos ou eventos a

realizar) através do e-mail comunicaçã[email protected]

- Comunicar com os rotários do Distrito através do e-mail

[email protected];

- Garantir linhas de comunicação para com o Rotary Club Patrocinador;

- Facilitar o agendamento de visitas a outros clubes e/ou reuniões conjuntas;

Relatórios de Planeamento de Actividade / Resumo de Actividade

- São importantes registos para futura referência do clube;

- Apresentam-se como métodos de reflexão sobre a actividade do clube;

- Da elaboração destes documentos resulta um registo que permite a melhoria

da eficiência do clube na organização das suas actividades bem como a

eliminação de erros de organização / execução dos projectos;

- Estes documentos poderão ser trocados pelos clubes mediante solicitação dos

mesmos de forma a transmitir um importante know-how que permitirá a outros

clubes fazer novos projectos ou melhorar projectos que já têm, mediante

solicitação dos mesmos ou da Representadoria.

Facilitar comunicação entre os sócios

- Usando as novas tecnologias a favor da eficiência do clube, cabe à secretaria

garantir métodos adequados para que os sócios do clube possam comunicar.

Arquivo do Clube

Muitos clubes mantêm um arquivo interno com registo dos seus sócios e actividades,

correspondência e divulgações. Este tipo de arquivo serve de histórico, bem como, de

registo do clube, sendo ainda uma interessante forma de escrever, registar e relembrar

a sua história.

Disponibilizar documentação vária

- É da responsabilidade da secretaria entregar aos novos sócios toda a

documentação necessária para que estes possam conhecer o movimento e

compreender as suas regras;

- A secretaria é também a fonte de documentação do clube. Através desta, o

clube e o seu Presidente poderão solicitar documentação vária que seja útil.

mailto:comunicaçã[email protected]




Ponte com a Comunicação Social

Sempre que se justifique, cabe ao secretário do clube fazer a ponte com a comunicação

social (local ou nacional) através da divulgação do movimento e dos projectos do

clube. Para tal deve recorrer a comunicados de imprensa e/ou ao contacto directo com

jornalistas. A Comissão de Comunicação da Representadoria poderá dar apoio neste

sentido, facilitando modelos da documentação a utilizar ou dando dicas sobre a melhor

abordagem a ter em conta.

Recursos da Representadoria ao dispor do secretário

Agenda Distrital – contém todas as datas relevantes para o Distrito, sendo por isso uma

importante ferramenta para a calendarização do ano rotário e da vida do clube. Esta agenda

pode ser encontrada em Issuu.com(*)

.

Outros documentos – Igualmente, em Issuu.com(*)

, podem ser encontrados outros documentos

importantes para a secretaria do clube. No caso do clube querer acrescentar algum documento

seu de relevância para o distrito ao arquivo do Issuu.com, deverá enviar o mesmo para a

Secretaria Distrital.

Esclarecimento de Dúvidas – caso os secretários tenham dúvidas no preenchimento de algum

dos documentos referidos ou tenham dificuldade em encontrar algum documento, deverão

entrar em contacto com a Secretaria Distrital.

(*)

Para aceder aos documentos disponibilizados pela Secretaria Distrital, basta aceder a

www.issuu.com/rep1960

Outras Notas IMPORTANTES:

Desde 2011 que é obrigatório (por Rotary Internacional) fazer um mínimo de uma visita por

semestre ao “Acesso ao Portal” (Member Access) do clube do site www.rotary.org Clubes

que não façam este login serão automaticamente desactivados por RI sendo necessário o

pagamento de 50USD para a sua reactivação.

http://www.issuu.com/rep1960

http://www.rotary.org/



Instruções:

- Consultar o site: http://www.rotary.org;

Se for necessário, escolher a língua “Português”, no final da página;




Clicar em “Acesso ao Portal” no canto superior direito. Para finalizar o processo, basta fazer o

login, digitando o E-mail e a Senha.



3.1.4 PROTOCOLO

O Director de Protocolo exerce uma função importante no Clube, o seu desempenho pode

determinar o sucesso e a eficiência de cada reunião. Posto isto, o Director de Protocolo deve

ser o coordenador de todo e qualquer evento Rotaractista e/ou Interactista, sempre e

indispensavelmente em colaboração com o Presidente do Clube.

A missão do Protocolo tem início na preparação da reunião, que deverá ser planeada

juntamente com o Presidente do Clube. Por exemplo, o Protocolo deverá assegurar a boa

prossecução de todos os momentos do evento, desde a recepção de convidados à verificação

de materiais necessários para a sessão. Para que a sua tarefa seja facilitada o Protocolo deverá

ser o primeiro a chegar e o último a sair.

O cargo de Director de protocolo é um dos cargos que gera mais crítica e polémica, tanto pelas

características intrínsecas como pelas diversas interpretações pessoais do cargo.

Responsabilidades do Protocolo:

Cabe ao Protocolo garantir que a reunião do clube decorre pela ordem de trabalhos definida.

O Director de Protocolo deverá ter em conta vários aspectos, não só durante o evento rotário,

como também na sua preparação. Um dos mais importantes é a elaboração do guião do evento

a realizar, que o suportará durante toda a sua intervenção, conforme demonstrado nas tabelas

seguintes:

“A forma configura a essência. Por mais puro e forte que seja um ideal, ele

não sobreviverá sem um ritual que o torne marcante. Se é verdade que o

primado é o do conteúdo ideológico, a verdade é que, sem um ritual

marcante o ideal perde força e definha.”

(In, Normas Protocolares e de Reuniões, Rotary D.1960, Governadoria 05/06 –PGD José Manuel Pereira)



Antes da Reunião

Acções a fazer Observações

Certificar-se que o local

escolhido para a reunião

reúne as condições

necessárias

Cabe ao Protocolo zelar para que o mobiliário e a decoração do local

da reunião estejam de acordo com o esperado, assim como assegurar

o conforto e a segurança dos convidados e companheiros.

Deverá assim promover o que for necessário, tal como:

O número de cadeiras necessárias;

A disposição das mesas;

A limpeza e arrumação do espaço;

A climatização;

A ementa;

O serviço de mesa;

A organização dos espaços de recepção e insonorização do local.

Preparar a reunião com

antecedência, confirmando

a presença de convidados

O Protocolo deverá estar a par de cada item do programa a ser

desenvolvido na reunião, de modo a encontrar-se informado para

intervir com total à vontade e no momento certo ou para prestar

imediata e eficiente colaboração ao Presidente ou a qualquer pessoa

que eventualmente participe na reunião. Recomenda-se a utilização

de uma “agenda da reunião”.

Orientar a disposição das

bandeiras e garantir a

existência do sino rotário,

martelo e flâmula do lema

do ano.

Certificar-se com o Presidente do clube da existência do Sino Rotário.

Disposição e Orientação das Bandeiras - (Anexo I)

Fazer a formação da mesa

de honra, com observância

das normas de precedência.

Ter em conta as entidades presentes.

(Anexo II)

Providenciar

antecipadamente os

materiais e equipamentos

para o orador (projector,

microfone, flipchart, …)

No caso do Som, o Protocolo deverá certificar-se que o material de

som está devidamente instalado e que o microfone funciona

perfeitamente, para que todos o ouçam claramente.



Durante a Reunião


Providenciar a recepção aos

convidados, especialmente

aos que se destinam à mesa

de honra.

O Protocolo deve informar o/a(s) convidado/a(s), o/a(s)

companheiro/a(s) ou o representante da entidade oficial, com segura

antecipação, que a sua presença será crucial na mesa da Presidência.

Assim também evitará possíveis faltas de última hora sem

confirmação prévia.

Boas vindas e abertura da

reunião

A abertura da reunião é feita pelo Presidente (toque no sino), assim

como as boas vindas a todos os presentes, passando a posteriori a

palavra ao Protocolo.

O Protocolo deverá saudar todos os presentes e passar ao momento

seguinte da reunião.

Anunciar Saudação às

Bandeiras

A escolha sobre quem deve saudar as bandeiras deve ser feita entre o

Protocolo e o Presidente do clube anfitrião.

Neste momento, o Protocolo deve informar todos os presentes de

que passará a chamar as pessoas para saudarem a respectiva

bandeira. Cada pessoa deve segurar com a mão direita no canto

superior livre da bandeira e dirigir a mão para o peito (zona do

coração).

Anunciar e apresentar a

constituição da mesa.

O Protocolo deve começar por apresentar quem preside a reunião e

se encontra ao centro (p.e. “Ao centro temos o Companheiro

Presidente Manuel Dias”), seguindo a apresentação por todos os que

estão à sua direita, terminando com todos os que estão à sua

esquerda, nunca se esquecendo de referir o que representam (p.e. “À

sua direita temos o Companheiro Joaquim Afonso, Representante

Eleito RTC e ITC do Distrito 1960 para o ano 2025/2026; à sua

esquerda, a Companheira Maria Marta em representação da

Fundação Rotária Portuguesa).

Apresentação Rotária

A Apresentação Rotária deve ser feita individualmente sendo que por

vezes e devido ao elevado número de pessoas presentes, se faz

apenas a enunciação dos clubes presentes. Por exemplo, em reuniões

com cerca de 30 pessoas poderá ser feita a apresentação rotária

individual, começando esta pelo companheiro imediatamente à

esquerda do Presidente, terminando neste. Em reuniões com mais de

30 pessoas a apresentação rotária poderá ser substituída pela

enumeração dos clubes presentes, chamando-os por ordem alfabética

e deixando para último o clube anfitrião.



Nota 1: No caso da apresentação rotária individual o Protocolo não

deve esquecer de se apresentar.

Nota 2: No caso de ser feita a enumeração dos clubes, o Protocolo

deve pedir a todos os presentes que aplaudam apenas no fim.

Momento de Secretaria

O Protocolo deverá passar a palavra ao secretário do Clube que irá

realizar o respectivo momento (principais noticias rotárias, bem como

aniversariantes do clube).

Nota: Por vezes, se a reunião decorrer com algum atraso, este

momento poderá ocorrer durante o compasso de espera entre os

pratos da refeição.

Início da Refeição O Protocolo poderá ler a ementa e desejar a todos os presentes, em

nome da mesa, uma boa refeição.

Coordenar as relações com

a imprensa e tomar essa

responsabilidade

O Protocolo deve, antecipadamente, facultar ao representante da

imprensa um programa da reunião, para que este possa organizar da

melhor forma o seu trabalho.

Estar atento às necessidades

do Presidente, ao longo das

reuniões

O Protocolo não deve ficar na Mesa da Presidência, no entanto deve

ficar numa mesa perto da mesma, para que possa perceber qualquer

alerta do Presidente do clube, bem como socorrê-lo face a alguma

inquietação.

Alertar o palestrante sobre

o tempo destinado à sua

intervenção, bem como

avisá-lo de forma discreta

que o tempo terminou.

O Protocolo deve, antes do palestrante iniciar a sua palestra, avisá-lo

do tempo que tem destinado para a sua apresentação. No entanto é

normal que, por vezes, os palestrantes se distraiam e se prolonguem

na sua apresentação. Nesta situação cabe ao Protocolo, subtil e

discretamente avisá-lo que lhe restam apenas 2 minutos ou que o seu

tempo acabou.

Recolher e levar ao

conhecimento do

Presidente pedidos de

companheiros para o uso da

palavra.

Durante a reunião, o Protocolo deve percorrer todas as mesas

solicitando e anotando o nome dos companheiros que queiram fazer

uso da palavra, para que seja calculado o tempo disponível para cada

uma das comunicações. A lista deverá ser apresentada ao Presidente.

Agradecimentos e Fecho da

Reunião

O Protocolo deverá passar a palavra ao Presidente, para que este

possa fazer os agradecimentos finais e fechar a reunião (toque no

sino).



Depois da Reunião


Certificar-se que o local foi

devidamente utilizado e que

todos os presentes se

sentiram bem

O Protocolo, por fim, deverá certificar-se que o espaço foi

devidamente utilizado, bem como, se nenhum dos convidados

presentes não se esqueceu de alguma coisa.

(ex: casaco, bolsa, carteira, telemóvel, …)

O Protocolo deverá pré avisar o serviço de catering que poderá haver pessoas que necessitem

de outra ementa (por exemplo se a sobremesa foi um doce deverá também haver fruta da

época, bem como se o prato principal for de carne deverá haver um prato vegetariano

disponível ainda que em menor quantidade).

O Protocolo nunca deve deixar que a improvisação seja a solução para dirigir uma reunião.

O Protocolo deve conduzir-se com descrição, nos seus modos e palavras, evitando gracejos e

piadas. Não cabe ao Director de Protocolo fazer discursos ou alongar-se nas suas

intervenções, mas antes ser discreto e eficaz. Quando o protocolo é correctamente executado,

costuma-se dizer que “nem se dá por ele”.

O Protocolo deve esforçar-se ao máximo para pronunciar correctamente o nome dos

convidados, visitantes ou companheiros.

O Protocolo não tem obrigação de ser um orador nato, mas deve exprimir-se em linguagem

correcta e clara.

Reuniões Ordinárias do Clube:

Todos os aspectos abordados até aqui são de extrema importância para qualquer reunião

Rotária. No caso das reuniões semanais/quinzenais do clube, o protocolo deve certificar-se

que a reunião decorre no tempo esperado e que o local/sede se encontra preparado para o

efeito. Fica à consideração do Presidente do clube realizar-se a saudação às bandeiras, bem

como a apresentação rotária. O Protocolo, em concordância com o Presidente, poderá

estipular o tempo necessário para se abordar determinado assunto, conduzindo a reunião de

acordo com uma ordem de trabalhos previamente estabelecida, não esquecendo o momento da

secretaria.



Outras sugestões:

- Sugere-se a todos os Clubes que durante as reuniões ordinárias do clube (ou pelo

menos em algumas) façam Saudação às Bandeiras, sendo que poderão saudar apenas a

Bandeira Nacional. É uma forma de treinarem o protocolo, garantindo que estão

preparados para o fazer correctamente quando assim for exigido pelas circunstâncias.

- Se estiverem novos potenciais sócios presentes, ou sócios em formação, é também

aconselhável que façam apresentação rotária, explicando para que é que esta serve e de

que forma deverá ser feita.

“Percebido o erro, corrija-o, com naturalidade.

O Rotary é, sobretudo, uma grande casa de

grandes amigos.

E quem poderia “atirar a primeira pedra ?”



3.1.5 TESOUREIRO

A Tesouraria é o órgão responsável pela gestão do dinheiro e contabilidade do clube. Como

tal tem a responsabilidade de controlar as entradas e saídas de dinheiro da conta do clube,

autorizar despesas e de guardar o dinheiro do clube.

Cabe ao Tesoureiro garantir que o clube tem verbas suficientes a qualquer momento para

cumprir com as suas obrigações, bem como analisar a viabilidade de novos projectos sobre o

ponto de vista orçamental.

O tesoureiro deve ter sentido de responsabilidade, organização e comportamento rigoroso.

Responsabilidades do Tesoureiro:

- Realização do orçamento anual do clube para o ano entrante, prevendo as entradas e

saídas de verbas de acordo com a programação prévia efectuada pelo Presidente do clube

em conjunto com o seu Conselho Director.

- Registo das despesas e receitas do clube a todos os momentos, de forma a garantir

informação actualizada ao Presidente sobre a situação financeira e cumprimento de

obrigações do clube.

- Deve ser o tesoureiro a gerir pagamentos em ocasiões festivas, controlando as entradas e

fazendo a recepção do valor de inscrição (caso exista).

- O tesoureiro deve registar o pagamento de quotas pelos membros do clube e transferir o

montante para a Representadoria nos prazos indicados pelo Regimento Interno do Distrito

1960.

- Fazer o reembolso de despesas do clube ou dos seus sócios, sempre que assim seja

decidido pelo Conselho Director.

- Definição de um critério para a assinatura de cheques do clube (segundo o Regimento

Interno do clube) – sugere-se 2 assinaturas obrigatórias em 3 possíveis (presidente,

tesoureiro e secretário).

- Criação de um fundo de maneio para organização de eventos do clube.

- Ao deixar o cargo no final do ano rotário, o tesoureiro deve fornecer aos sócios do clube

e ao tesoureiro entrante um relatório final, o qual deve fazer parte dos arquivos

permanentes do clube.



Pagamento de quotas:

- O pagamento de quotas à Representadoria no ano 2013-14 e de acordo com o Regimento

Interno do Distrito 1960 equivale a 1,85€ por membro do clube por mês para os clubes

Rotaract. Os clubes Interact estão dispensados do pagamento de quota por decisão do

Distrito em Conselho Distrital no decorrer do ano rotário 2012-13.

- As quotas respeitantes ao 1º Semestre devem ser pagas até dia 30 de Setembro de 2013 e

as quotas relativas ao 2º Semestre devem ser pagas até dia 31 de Janeiro de 2014 (por

questão de simplificação, as quotas anuais podem ser pagas na totalidade no 1º Semestre).

- As quotas não pagas até as datas limite terão uma multa de 50% sobre o valor em divida.

- Os clubes são autónomos na definição do valor do per capita a pagar pelos seus sócios,

devendo esse valor ser no mínimo igual ao valor da quota a pagar à Representadoria.

Recomenda-se que os clubes definam um valor acima de forma a gerar um excedente que

acumulará ao fundo de maneio do clube todos os meses.

- Após a realização de toda e qualquer actividade que envolva angariação de fundos ou

despesas, o Tesoureiro deve proceder ao balanço dessa mesma actividade e informar o

clube no momento da Tesouraria.

Fundo de Maneio – uma ferramenta essencial:

“O Fundo Maneio é uma margem de segurança para evitar rupturas de tesouraria. Não é mais do que

a parte dos activos fáceis de liquidar que cobre os passivos que exigem liquidação a curto prazo.

A finalidade da margem de segurança é, portanto, a garantia do equilíbrio financeiro.”

- Sustentabilidade é, talvez, a palavra-chave para percebermos a importância da existência

do fundo de maneio do clube. Para que os clubes sejam verdadeiramente autónomos,

administrativa e financeiramente, os mesmos deverão possuir mecanismos que garantam

sustentabilidade à sua actividade e aos seus projectos.

- A existência de um fundo de maneio permite ao clube fazer face a despesas

administrativas correntes, tais como pagamento de cópias ou impressões, envio de

correspondência, aquisição de consumíveis (p.e. pilhas, tinteiros, papel), entre outros, vitais

para a continuidade das acções e projectos da organização.

Outra das vertentes do fundo de maneio poderá ser a sua utilização para o investimento em

merchandising e/ou em artigos cuja venda poderá incrementar significativamente os fundos

do clube, e até em caso de necessidade de pagamento adiantado de despesas de um projecto,

criando-se assim um ciclo de liquidez que permite à Tesouraria uma gestão mais eficiente e,

possivelmente, mais rentável dos fundos do clube.



3.2 AVENIDAS DE SERVIÇO

As Avenidas de Serviço funcionam como comissões de trabalho e ajudam o clube a realizar

actividades e projectos, identificar necessidades, resolver problemas e aconselhar o

Presidente. Com a aprovação do Conselho Director e de acordo com os Estatutos Prescritos

para o Rotaract Club, o presidente do Rotaract Club indica as seguintes comissões

permanentes:

Serviços Internos

Serviços à Comunidade

Serviços Internacionais

Serviços Profissionais

Em Rotary existe ainda a 5ª Avenida de Serviços. Aprovada em Janeiro de 2010 a Avenida

dos Serviços às Novas Gerações atende às necessidades dos mais jovens, quer seja através do

apoio ao programas do Rotaract e Interact ou através de projectos como o RYLA (Rotary

Youth Leadership Awards), Intercâmbios ou outros. Esta Avenida viu o seu nome ser alterado

no último Conselho de Legislação a Maio de 2013 a passando a chamar-se Avenida dos

Serviços à Juventude. O Director desta Avenida no Rotary Club patrocinador de um clube

Rotaract ou Interact é por norma o companheiro que faz a ponte directa com o Presidente

desse clube, promovendo as boas relações entre Rotary e os seus patrocinados e apoiando no

que for necessário as Juventude. Esta Avenida, de acordo com os Estatutos Prescritos para o

Rotaract não é ainda obrigatória nos clubes jovens.

Além das Avenidas de Serviço, outras comissões podem ser formadas, se o Presidente e o seu

Conselho Director assim o decidirem. Exemplos de comissões populares no Distrito 1960 são

a Comissão de Comunicação, Comissão de Expansão do Quadro Social, Comissão de

Planeamento Estratégico, entre outras.

As avenidas de serviço e comissões devem-se reunir com frequência para discutir planos e

actividades, os quais devem ser compartilhados com o Presidente do clube. Uma comissão

pode se dividir em subcomissões para realizar as tarefas. Todas as actividades e despesas das

comissões estão sujeitas à aprovação do Conselho Director do clube.



“O ser, o ter e o fazer

são como os vértices

de um triângulo, no

qual cada lado serve

de apoio para os

demais. Não há

conflito entre eles. .”

Shakti Gawain

3.2.1 AVENIDA DOS SERVIÇOS INTERNOS

A Avenida dos Serviços Internos é extremamente importante na programação da acção

Rotária. Cabe a esta Avenida a responsabilidade pela organização interna do Clube, vigiando,

garantindo e zelando pelo seu bom funcionamento.

Um Clube internamente bem organizado terá melhores condições para projectar e executar a

sua acção, beneficiando a sua comunidade. Desta forma, a inteligência emocional, o bem-

estar e a gestão de conflitos do Clube compete aos Serviços Internos.

Um dos pontos fulcrais desta Avenida de Serviço é o Quadro Social, bem como tudo o que

esteja inerente a este ponto, nomeadamente o crescimento, retenção e sustentabilidade.

É importante que o Clube cresça com qualidade e para isso o Director da Avenida dos

Serviços Internos deve incentivar a qualidade da formação de novos sócios, bem como o nível

de motivação de todos os elementos do Clube.

As relações externas do Clube, quer sejam com outros Clubes Rotaractistas/Interactistas ou

com o próprio Clube patrocinador, são muito importantes para a sustentabilidade do Clube e

por isso devem ser constantemente fortalecidas.

O Director desta Avenida deverá estar em comunicação com a Avenida dos Serviços Internos

da Representadoria, não só respondendo aos seus apelos, como também actualizando os dados

relativos ao Quadro Social do seu Clube perante a mesma.

Responsabilidades do Director da Avenida dos Serviços Internos:

- Estar pormenorizadamente a par do crescimento do clube, bem como atento à

renovação do seu Quadro Social e à formação constante dos seus sócios e dos novos

sócios.

- Promover encontros de companheirismo, para além das reuniões de trabalho

periódicas já previamente agendadas. Os encontros de companheirismo deverão ser

diferentes, aliciantes e interessantes para os

actuais e para os potenciais sócios, motivando os

membros do clube, recrutando novos elementos e

promovendo um ambiente saudável, repleto de

companheirismo e dinâmica no seio do Clube. É

importante salientar que os encontros de

companheirismo não substituem as reuniões de

trabalho. Por outro lado, os mesmos poderão

ajudar a motivar os membros do Clube para a

reunião de trabalho ou até mesmo, através do seu

ambiente descontraído, facilitar a aparição de

novas ideias para o Clube.

“As ideias dos outros são tão necessárias para o bem-estar mental de um homem, quanto

o alimento é necessário para o seu bem-estar físico”.

Paul Harris

http://frases.netsaber.com.br/busca_up.php?l=&buscapor=Shakti%20Gawain



- Lembrar e relembrar ao clube quão importante é que os seus membros tenham

experiências educacionais e profissionais diferentes, bem como situações sociais

diversificadas, que contribuem para a potenciação de sinergias dentro do Quadro

Social baseadas na heterogenia do grupo.

“De todas as mil e uma maneiras que o homem pode escolher para ser útil à sociedade,

sem dúvida as mais viáveis e na maioria dos casos as mais eficientes serão aquelas

dentro do âmbito de suas próprias ocupações”.

Paul Harris

- Incentivar, supervisionar e auxiliar na integração e processo de formação de novos

sócios bem como prezar pelo bom relacionamento entre todos os sócios.

“Os Rotários devem crescer em número, em amizade, no espirito de ajuda mútua e de

ajuda à comunidade”.

Paul Harris

Propostas de actividades a serem realizadas:

Planear reuniões de (in) formação.

Nestas reuniões poderão ser convidados sócios do Clube / Companheiros

rotários / Companheiros de outros Clubes Rotaract e Interact a falarem de

assuntos relevantes à formação e actualização de conhecimentos do Clube (ex.:

Protocolo, Tesouraria, Rotary Internacional, Plano Visão do Futuro, programas

da Rotary Foundation tais como o Polio Plus entre outros,…).

Planear reuniões conjuntas com outros Clubes.

Esta é uma boa forma de conhecermos mais companheiros, de vivenciarmos e

partilharmos mais projectos de Serviço e estreitarmos relações quer no nosso

Distrito quer com outros Distritos. Potenciar-se-á desta forma a realização de

projectos conjuntos, proporcionando aos sócios bons momentos de

Companheirismo, descontracção, amizade e lazer, contribuindo para a saúde e

coesão do Quadro Social do Clube.



Divulgação da acção do Clube.

A Divulgação deverá ser feita através dos meios de comunicação Distritais, de

forma a proporcionar a partilha de experiências com outros clubes, promover a

eficácia da comunicação interna e externa e proporcionar a troca de experiências e

a participação de outros clubes nas reuniões/actividades do Clube.

Todos os companheiros deverão ser constantemente lembrados que a divulgação

das actividades bem-sucedidas dos Serviços à Comunidade é uma das melhores

formas de cativar novos elementos. A motivação concretiza-se muito mais pelo

conhecimento de bons exemplos do que pelas explanações teóricas sobre o

movimento Rotaractista.

Os Serviços Internos devem programar encontros pós reuniões.

Depois de a reunião acabar e com o objectivo de que todos possam conviver de

uma forma mais descontraída, todos os membros do clube podem combinar jantar,

beber café ou simplesmente passear para estreitar as relações de amizade.

Criar uma lista de potenciais sócios.

Os Serviços Internos devem incentivar todos os sócios do Clube a identificar pelo

menos um potencial sócio e manter estes informados sobre o programa do Clube,

potenciando o seu interesse e motivação.

Divulgar as actividades e projectos do clube nas universidades, escolas secundárias, rádio

local e num jornal local.

Contactar jovens que participaram em campos de férias de RI, no RYLA, IGEs e

bolseiros da Fundação Rotária e convidá-los a participarem nas actividades e reuniões do

Clube.

O bom funcionamento da Avenida de Serviços Internos é determinante para o bom

funcionamento de um Clube. Toda a sua dinâmica de funcionamento e capacidade de

motivação no Clube originará um clube sustentável, mais forte, activo, motivado e integrado

no Movimento Interact/Rotaract.

“Sê a Mudança que Queres Ver no Mundo”

Mohandas Gandhi



3.2.2 AVENIDA DOS SERVIÇOS PROFISSIONAIS

Esta Avenida é a Avenida de Serviços que melhor representa aquele que é o objectivo

primordial do programa das Novas Gerações de Rotary Internacional.

O conceito de Serviços Profissionais expressa-se pelo reconhecimento do mérito de todas as

ocupações úteis e da difusão das normas de ética, que incentivam a estimular e fomentar:

- O desenvolvimento de capacidades de liderança profissional em todas as áreas;

- A promoção de altos padrões de ética nos negócios e profissões;

- O reconhecimento do valor de todas as ocupações úteis;

- A promoção do ideal de servir em todas as actividades profissionais.

O reconhecimento da verticalidade ética em profissionais de destaque da comunidade é um

dos vários meios ao dispor desta Avenida para mostrar que a ética pode e deve coexistir com

o sucesso profissional. A ampla diversidade profissional que Rotary, Rotaract e Interact

congregam deve ser explorada para promover a partilha de conhecimentos e enriquecimento

do Quadro Social, bem como a partilha de valores e conhecimentos da comunidade e para

com esta.

Responsabilidades do Director da Avenida dos Serviços Profissionais:

Aos Serviços Profissionais compete o incentivo da aquisição de competências

profissionais do Quadro Social e integração do mesmo no mercado de trabalho

enquanto reforça o sentido ético pelo qual se rege o movimento rotário através do

exemplo.

Nesta Avenida poder-se-ão realizar palestras entre companheiros, ou com convidados

externos ao movimento, sobre as suas áreas profissionais. O intuito destas tertúlias

será dar a conhecer aos companheiros a sua profissão (o que faz, de que forma e qual a

sua finalidade). Assim, promove-se a partilha de conhecimentos sobre as várias

especialidades, bem como, o alargamento do conhecimento dos companheiros sobre a

várias ocupações profissionais, proporcionando por vezes, um esclarecimento sobre

uma área que alguém possa desconhecer.

O Director da Avenida dos Serviços Profissionais está atento a oportunidades de

capacitação do quadro social do seu clube, convidando profissionais de destaque para

partilharem os seus conhecimentos no seio do clube ou incentivando os sócios a

marcar presença em evento distritais e/ou eventos rotários os quais foquem a aquisição

de novas competências.



Em todos os clubes e em todos os projectos por eles realizados existem diversas

oportunidades de praticar e exercer liderança. Cabe a esta Avenida identificar essas

oportunidades e incentivar os sócios do clube a acreditarem em si mesmo e

perseguirem essas oportunidades activamente. Nem só o Presidente é líder, tal como

nem sempre o “chefe” lidera a equipa; em todos os cargos rotários ou profissionais

podemos liderar, sendo o melhor de nós próprios e encerrando em nós o exemplo que

motiva outros a quererem também eles ultrapassar as suas barreiras e brilharem na sua

acção ou serviço.

Recomendações para esta Avenida de Serviço:

Um dos eventos de maior relevo desta Avenida é a Homenagem ao Jovem Profissional do

Ano, que é mais frequente acontecer em Rotary, no mês de Outubro, mês dos serviços

profissionais. Trata-se de uma cerimónia em que se reconhece alguém profissionalmente que

tem provas de sucesso aliadas a comportamentos éticos de referência.

Os clubes tendem a escolher jovens profissionais de destaque ligados a um serviço/instituição

que proporcione benefícios à comunidade, bem como, uma profissão bem-sucedida e de

reconhecimento público. Caso os clubes tenham um profissional que tenha trabalhado em

parceria com o clube, será de valorizar o trabalho do mesmo, fazendo um reconhecimento

público na cerimónia que será feita para a Homenagem à personalidade escolhida como

Jovem Profissional.

No início do ano deve ser efectuada uma pesquisa relacionada com os interesses dos sócios e

sobre a experiência profissional dos Rotários do clube patrocinador para que as palestras e

visitas “educacionais” sejam de interesse para todos e formuladas em conjunto.

Todos os projectos executados pelos clubes devem ser divulgados para podermos aprender

uns com os outros e ganhar melhor capacidade organizacional. Assim, torna-se imprescindível

que todos os clubes enviem as “reportagens” ou resumos das actividades para o Portal RTC

(www.rotaract1960.org) ou para a Comissão de Comunicação da Representadoria

(comunicaçã[email protected]) para que a divulgação seja mais eficaz e global.

Promover jornadas profissionais é outra forma de incitar os clubes a ajudarem as suas

comunidades a beneficiarem profissionalmente do conhecimento da rede rotária. Através de

palestras na comunidade pode-se fazer chegar a nossa imagem e valores dentro das escolas,

sobretudo no ensino secundário. Facultar material específico do Rotaract para as sessões, com

o conteúdo organizado e intuitivo, complementa estas sessões de esclarecimento apoiando a

Avenida dos Serviços Internos na expansão do Quadro Social.





Ainda que por vezes a Avenida dos

Serviços Profissionais seja

negligenciada pelos clubes das

Novas Gerações, esta é a Avenida

de Serviço que mais próxima está

na sua acção do objectivo

primordial do Rotaract. É por isso

uma das mais relevantes dentro de

um clube.

Encaminhar informação do(s) RYLA ao clube e ao Rotary Club patrocinador bem como

apoiar/incentivar jovens da comunidade a participarem é também uma poderosa ferramenta da

Avenida dos Serviços Profissionais para desenvolver competências de liderança e outras soft

skills nos jovens da comunidade.

Prémio de melhor profissional jovem (p.e. melhor cozinheiro, melhor gestor, melhor

bombeiro) em parceria com outros clubes do nosso ou de outro Distrito rotário é uma sugestão

que permite ao clube dar visibilidade a áreas profissionais específicas ajudando jovens a

destacarem-se na sua área de estudo ou profissional. Em função da adesão e sucesso das

iniciativas locais poderá ser ponderada uma final distrital ou mesmo nacional.



3.2.3 AVENIDA DOS SERVIÇOS À COMUNIDADE

O desenvolvimento de projectos de prestação de serviços à comunidade é essencial no

movimento rotário. Clubes Rotaract e Interact eficazes oferecem aos seus membros a

oportunidade de servir as suas comunidades.

A Comissão de Serviços à Comunidade tem como principais objectivos identificar os

problemas, as necessidades e as oportunidades de servir na comunidade; bem como assumir a

liderança na organização e implementação de projectos de prestação de serviços.

Há várias oportunidades de serviço, dependendo das circunstâncias sociais, demográficas e do

quadro social, a escolha sobre o enfoque da acção do clube. Muitos projectos podem ser

implementados em áreas tais como: Assistência aos Idosos, SIDA, Prevenção do Uso de

Drogas e Álcool, Família, Combate à Fome, Alfabetização, Preservação do Planeta, Paz

Urbana (terrorismo, violência, discriminação racial e religiosa...).

O Presidente do Club deve nomear o Director da Avenida de Serviços à Comunidade, que

pode, por sua vez, convidar outros membros do clube para constituir a sua equipa.

Responsabilidades do Director da Avenida dos Serviços à Comunidade:

A Avenida dos Serviços à Comunidade tem como responsabilidade planear e implementar

projectos de prestação de serviços à comunidade, devendo para isso reunir regularmente para

discutir e organizar os planos das actividades.

Deve ser preocupação desta Avenida:

1. Estabelecer as metas de prestação de serviços do clube para o ano rotário;

2. Identificar as necessidades da comunidade;

3. Escolher os projectos com base nas necessidades relevantes da comunidade, nos

recursos disponíveis e interesses de prestação de serviços do clube;

4. Planear os projectos, antecipando os potenciais problemas e avaliando o seu

desenvolvimento;

5. Trabalhar em parceria com outros grupos ou organizações, utilizando os

recursos existentes na comunidade permite aumentar o número de participantes da

comunidade, aumentando consequentemente a probabilidade de se fazer uma

mudança real e significativa;

6. Organizar e executar um plano de captação de recursos (internos e externos)

necessários para a viabilidade e eficácia do projecto;

7. Implementar e gerir o projecto recorrendo às melhores práticas: convidar

voluntários a participar, manter uma comunicação contínua entre os intervenientes

e promover a imagem pública do clube recorrendo aos símbolos rotários.

8. Avaliar os resultados, enquanto ferramenta importante para aprender e crescer

com as experiências atuais. É necessário identificar o que correu bem e o que

correu mal, bem como determinar se o projecto alcançou seu objectivo e

compartilhar a história do seu projecto em Rotary.



Recursos

Grandes ideias e entusiasmo são recursos maravilhosos, mas um projecto só será

verdadeiramente eficaz se, mais do que simplesmente “remediar” necessidades:

• Abordar uma questão ou necessidade real;

• Melhorar a vida de moradores da comunidade;

• Incorporar as habilidades dos beneficiários;

• Reconhecer as contribuições dos participantes como sendo importantes e

necessárias;

• Fundamentar-se em levantamento realista dos recursos disponíveis;

• Possuir metas e objectivos, com resultados mensuráveis;

• Formar redes activas de contactos;

• Dar maior independência às pessoas e comunidades;

• Cumprir os requisitos da Prova Quadrupla.

Os conhecimentos que possuímos sobre como fortalecer a prestação de serviços à comunidade

constituem recursos inestimáveis para os clubes. Também a nossa rede de contactos no

distrito, assim como em todo o mundo, pode contribuir para a consolidação dos projectos dos

clubes através da troca de informações valiosas, promovendo melhores relações entre os

povos de todo o mundo através da amizade e da prestação de serviços.

A realização de projectos eficazes de prestação de serviços comunitários é fundamental ao

sucesso de um Rotaract e Interact Club, pois permite:

• Motivar os sócios a servir.

• Atrair potenciais sócios interessados em prestação de serviços.

• Aumentar o interesse dos sócios nas actividades do clube.

• Promover a imagem pública do Interact/Rotaract/Rotary.



3.2.4 AVENIDA DOS SERVIÇOS INTERNACIONAIS

A Avenida dos Serviços Internacionais é a comissão de elementos do clube que estuda

sugestões e fórmula planos para os projectos de prestação de serviços internacionais,

assumindo a liderança na sua organização e implementação. Além disso, realiza outras

actividades de promoção da compreensão internacional junto dos sócios e da comunidade.

Através da Rotary Foundation é possível receber assistência financeira a projectos de

prestação de Serviços Internacionais que visem a promoção da paz e compreensão mundial

Estes projectos devem envolver no mínimo dois países.

Vale a pena relembrar que os campos de férias, proporcionados por RI são oportunidades

únicas para desfrutar de experiências culturais e para fazer amigos em todas as partes do

mundo. Todos os anos são enviados para os clubes informações sobre os Campos de Férias

para que todos tenham a oportunidade de se candidatarem e participar.

Desenvolver um projecto de Serviços à Comunidade de âmbito Internacional é uma grande

responsabilidade mas também muito compensador, por isso levem para os vossos clubes essa

ideia!

Os projectos internacionais podem ainda focar-se no intercâmbio cultural (mesmo sem ser

necessário haver transito de pessoas). Rotary tem como objectivo primordial atingir a Paz

Mundial e um dos caminhos mais eficazes para perseguir esse objectivo é o da compreensão

das diferenças entres povos e culturas. Quando conhecemos as diferenças entre nós, tornamo-

nos mais tolerantes perante as mesmas, ainda que possamos discordar, por esse motivo é mais

difícil discutir com um amigo do que com um estranho – o mesmo se aplica entre povos.

Responsabilidades do Director da Avenida dos Serviços à Comunidade:

Estar atento a oportunidades de serviço internacionais;

Informar o clube sobre campos de férias, trips, intercâmbios, projectos internacionais de

voluntariado,…

Ser imaginativo e proactivo na elaboração de projectos internacionais;

Assinar as newsletters de Rotary Internacional (no site www.rotary.org) relativas às Novas

Gerações e oportunidades internacionais e levar essas informações ao clube;

Procurar novidades sobre o movimento a nível internacional (tais como novidades do

Conselho de Legislação sobre a Juventude; noticias relevantes do portal de Rotary

International; novidades do ERIC (European Rotaract Information Center), e outras fontes

de informação internacional relevantes).

Procurar responder a apelos de companheiros internacionais que visitem a zona geográfica

do seu clube e planear a recepção dos mesmos condignamente e tendo em atenção a

adaptação linguística necessária do clube.




Sugestões para esta Avenida de Serviço:

Gerir iniciativas Rotaract NET: receber informação da mailing list internacional e

publicar na secção Internacional do site, os eventos de interesse para participação no

estrangeiro

Promoção EUCO/REM: Enviar aos clubes convite para participação no EUCO e na

REM através dos meios de comunicação existentes no Distrito.

Informação Youth Exchange: Partilhar informação de Campos de Férias no Estrangeiro,

em tempo útil e incentivar companheiros a disfrutar desta experiência única.

Jantares temáticos: incentivar e coordenar o planeamento de jantares temáticos sobre

países pelos clubes, dando ênfase ao convite de potenciais membros, não esquecendo o

compromisso do custo / adesão. Estes jantares poderão também servir para angariação de

fundos para a Rotary Foundation (por exemplo, para a campanha “End Polio Now”)

Coordenar a Rotaract Portugal Trip: evento de intercâmbio com cerca de 15

participantes estrangeiros, recebidos por vários clubes, mostrando as várias

potencialidades turísticas de Portugal, não esquecendo o companheirismo e aprendizagem

cultural.

Participar em projectos internacionais: o Distrito 1960 recebe frequentemente pedidos

para participar em projectos internacionais liderados por outros clubes. O Director da

Avenida dos Serviços Internacionais deverá estar atento a estas oportunidades e ser

proactivo na resposta a estas solicitações.

Liderar projectos de intercâmbio culturais: com imaginação e criatividade podem-se

fazer projectos de cariz internacional sem custos financeiros para clube com um impacto

relevante a nível mundial. Exemplos disso acontecem quando:

- Dois clubes elaboram um vídeo sobre o seu quadro social, os seus projectos, a

sua cidade e a sua cultura e depois trocam entre si estes vídeos. Assim

estreitam as suas relações enquanto promovendo a cultura internacional do

movimento rotário dentro do seio do seu clube.

- Um clube envia um urso de peluche de clube em clube, pedindo aos clubes

que o recebem que enviem fotos do urso nas suas actividades e publicando as

mesmas no facebook antes de o enviarem para próximo clube

(https://www.facebook.com/boris.beefeater).

https://www.facebook.com/boris.beefeater



Oportunidades na Avenida dos Serviços Internacionais

Contactar outros Clubes

Os clubes das Novas Gerações devem consultar o Worldwide Rotaract Directory para

estabelecer uma comunicação regular com outros clubes e aprender sobre suas

actividades, projectos e tradições culturais através de e-mails, cartas e redes sociais.

A geminação de clubes pode acontecer com um Rotaract Club de outro país. Clubes

geminados comunicam-se regularmente, organizam visitas ou intercâmbios, trocam ideias

e cooperam em projectos humanitários, comunitários ou internacionais.

Como rotaractistas viajam em trabalho, estudo ou lazer, a possibilidade de ser acolhido

por rotaractistas locais é uma excelente maneira de construir amizades e promover uma

melhor compreensão de outras culturas.

Grupos de Companheirismo de Rotary

São grupos autónomos e internacionais formados por rotários, os seus cônjuges,

rotaractistas e interactistas que compartilham interesses recreativos em comum, seja um

hobby, desporto ou profissão.

Grupos de Acção Rotária

São grupos autónomos e internacionais formados por rotários, os seus cônjuges,

rotaractistas e interactistas com conhecimento e interesse por uma determinada actividade

ou área específica de serviço, como recursos hídricos, saneamento ou sida.

Para mais informações sobre a Rede Global de Grupos de Companheirismo e de Acção

Rotária, aceda a www.rotary.org/pt/fellowships e www.rotary.org/pt/actiongroups.

Prémios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA)

O RYLA é um programa patrocinado por Rotary Clubs e distritos que dá aos jovens a

oportunidade de participarem em workshops de treino com enfoque em liderança,

capacitação profissional e crescimento pessoal. Entrando em contacto com o Rotary Club

patrocinador ou enviando e-mail para [email protected] podem-se encontrar responsáveis

de região pelo programa.

Intercâmbios de Novas Gerações

O Intercâmbio de Novas Gerações (parte do programa Intercâmbio de Jovens) é aberto a

estudantes e jovens profissionais de 18 a 25 anos de idade e duram em geral entre algumas

semanas ao máximo de três meses sendo, portanto, ideal para estudantes do ensino

secundário, recém-formados, jovens profissionais e rotaractistas. Entrando em contacto

com o Rotary Club patrocinador ou enviando e-mail a [email protected] é

possível encontrar o responsável pelo programa da região.

http://www.rotary.org/pt/fellowships

http://www.rotary.org/pt/actiongroups





Fundação Rotária (Rotary Foundation)

A Fundação Rotária oferece a estudantes universitários e jovens profissionais a

oportunidade de promover paz e compreensão através de subsídios financiados que

permitem que estes jovens obtenham mestrado ou certificado profissional em paz e

resolução de conflitos. A Fundação também financia subsídios para projectos

humanitários, bolsas de estudos e outras actividades relacionadas às seis áreas de enfoque

de Rotary. Para saber mais, aceder a www.rotary.org/pt/foundation.

Links úteis:

Rotaract Europe: http://rotaracteurope.org/

Rotaract Trips: http://www.rotaract-trip.com/

Intercâmbios de Jovens do Rotary:

http://www.rotary.org/pt/studentsandyouth/youthprograms/

rotaryyouthexchange/pages/ridefault.aspx

http://www.rotary.org/pt/foundation

http://rotaracteurope.org/

http://www.rotaract-trip.com/

http://www.rotary.org/pt/studentsandyouth/youthprograms/%0brotaryyouthexchange/pages/ridefault.aspx

http://www.rotary.org/pt/studentsandyouth/youthprograms/%0brotaryyouthexchange/pages/ridefault.aspx



“A boa comunicação é tão

estimulante quanto o café puro,

e tira o sono da mesma forma.”

Anne Morrow Lindbergh

4. IMAGEM E COMUNICAÇÃO

Comunicar. O que é?

Comunicar nem sempre é fácil, por vezes é uma constante de becos sem saída, outras vezes é

tão emocionante que nos deixamos levar pela nossa criatividade e corremos o risco de

ultrapassar barreiras.

Estas breves notas de comunicação têm como objecto orientar os clubes no sentido de

melhorarem a sua comunicar, unindo as vozes do Distrito em volta de uma mensagem

comum.

Existe uma tendência natural para, por vezes, termos alguns problemas de coerência na forma

como divulgamos quem somos e o que fazemos. Essa falha é proveniente essencialmente do

facto de pertencermos a uma grande “marca”, com uma imagem e princípios e objectivos

próprios, mas onde cada clube é livre de ter a sua própria identidade, pelo que se verifica uma

grande diversidade na forma de estar e nas principais áreas de foco de cada clube.

Neste manual deixamos algumas dicas de como podemos melhorar a forma como

comunicamos internamente e também para uma audiência externa.

Ferramentas de Comunicação do Distrito

Externa Interna

Página de facebook

www.facebook.com/RotaractRepresentadoriaD1960

Carta Mensal do distrito

http://issuu.com/rep1960

Website

www.rotaract1960.org

Correio Electrónico

[email protected]

Modelos de panfletos de divulgação

Issuu.com/rep1960

Grupo fechado no Facebook

https://www.facebook.com/groups/117471895005644

Modelo de informação para novos sócios

Issuu.com/rep1960

Documentos e Formulários


http://www.facebook.com/RotaractRepresentadoriaD1960




https://www.facebook.com/groups/117471895005644




A utilização destas ferramentas é fortemente encorajada, como forma de obter um maior

impacto nas comunidades e perante o público em geral, capacitando os clubes para fornecer

informações corretas, essenciais e coerentes sobre o Rotary e os seus programas para jovens.

A utilização dos meios de comunicação (carta mensal, facebook e correio electrónico) deve

ser feita de forma normalizada, utilizando-se a carta mensal para a divulgação de eventos

realizados e a realizar e o correio electrónico para contacto do clube com os seus membros e

com a Representadoria, bem como com outros parceiros de projecto (outros clubes ou

instituições).

4.1 COMUNICAÇÃO EXTERNA

4.1.1 IMAGEM E O SEU USO

Os emblemas de Rotaract e Interact são marcas registadas da propriedade de Rotary

International. Os clubes e os distritos podem utilizar os emblemas e os logos dentro das

normas aprovadas.

Todos os logos e emblemas estão disponíveis para download em www.rotary.org/graphics. Os

emblemas oficiais de Rotaract e Interact são os seguintes:

Os emblemas não devem ser alterados, modificados ou utilizados como elementos de outras

imagens. O emblema deve ser visível na sua totalidade, não devendo ser utilizado sobre texto

ou imagens. Porém, não há qualquer problema em acrescentar algo do próprio clube aos

símbolos.

Maus exemplos:

http://www.rotary.org/graphics



Bons exemplos:

A compra de merchandising (pins, bandeiras, galhardetes, roupas, etc.) deve ser realizada

junto de vendedores autorizados por Rotary International. A lista de vendedores autorizados

pode ser consultada em:

http://www.rotary.org/en/members/generalinformation/licensedsuppliers/pages/ridefault.aspx

Utilização dos nomes Rotaract e Interact

A designação dos programas Rotaract e Interact não devem sofrer alterações e não deve ser

utilizada de forma abreviada ou como prefixo ou sufixo de outras palavras.

4.1.2 COMUNICAÇÃO EFICIENTE

Apesar de pertencermos à maior organização não-governamental do mundo, não nos podemos

esquecer que o público em geral desconhece a nossa missão e os nossos valores.

O objectivo de uma boa comunicação é simples: informar, criar notoriedade e visibilidade à

nossa organização e trazer simpatia e reconhecimento à nossa causa. Aconselhamos que cada

clube faça um exercício de planeamento da mensagem que quer transmitir ao público que tem

ao seu alcance. Para isso, tenham em conta os seguintes aspectos:

1. Mensagem Chave: um breve sumário do que é importante passar;

2. Quem é o público?

3. Qual o nosso objectivo? (ter mais sócios, estabelecer parcerias...)

4. Qual o benefício e os custos para o nosso público?

5. Que canais vamos usar? (jornais, panfletos, media, member get member...)

6. E, mais importante, como queremos que o nosso público se sinta com a história que

vamos contar.

http://www.rotary.org/en/members/generalinformation/licensedsuppliers/pages/ridefault.aspx



Mais uma vez sabemos que devemos ser coerentes com a imagem internacional de Rotary e

do próprio Distrito, mas cada clube tem a liberdade de usar o método e a mensagem que

melhor se adapta aos seus objectivos (sem ir contra princípios fundamentais da organização e

do Distrito).

Alguns cuidados a ter:

A linguagem utilizada deve ser apropriada ao público, usar expressões como RTC, ITC, PDG,

Comp., Distrito, D1960, Past-Presidente … quando se está a comunicar com um público não

rotário tornam o texto incompreensível e maçador.

É normal e positivo usar imagens para ilustrar as comunicações do clube. Estas imagens

devem ser coerentes com a imagem do Rotaract e Interact, ou seja, jovens, dinâmicas e com

acção. Usar única e repetitivamente imagens de jantares e saudações a bandeiras transparece

uma imagem do movimento negativa e descontextualizada da realidade.

O uso excessivo de logotipos nas publicações pode também gerar ruido visual desnecessário.

O uso do logo de Rotary, Rotary Foundation, Fundação Rotária Portuguesa, Rotaract, Interact,

lema do ano rotário e outros misturados na mesma publicação confundirá o público e

diminuirá o impacto que desejamos ter nos nossos logos. O mesmo se aplica a cores, o uso

excessivo de cores, graduações e texturas gera ruido e retira valor à mensagem.

O excesso de comunicação não significa comunicação de qualidade. Devemos ser concisos e

directos tanto oralmente como por escrito. Devemos definir em antecedência qual a

mensagem que queremos passar e tentar não dispersar. Muitas vezes, as comunicações longas

tornam-se desinteressantes e o receptor da mensagem acaba por desistir de compreender qual

a mensagem.

O bom senso é uma poderosa forma de comunicação!

A importância das redes sociais

Nos dias de hoje, a mais eficiente forma de comunicação reside numa aproximação digital e

as redes sociais tem sido eleitas como o meio por excelência.

“Um adulto passa em média 15 horas por semana na internet.”



Como tirar proveito das redes sociais?

1. Facebook

Todos os clubes do nosso distrito têm uma presença nesta rede social. Dados de Março de

2013, mostravam que todos juntos, os nossos clubes tinham como seguidores quase 9.200

pessoas. Esta é uma ferramenta muito importante para a nossa divulgação à comunidade, e

apesar de todo o bom trabalho dos clubes, existem algumas arestas que podemos limar:

Páginas duplicadas Os clubes devem evitar ter páginas duplicadas. Para tal, a pessoa

responsável pela gestão das redes sociais deve partilhar os dados de acesso ao novo

responsável e ao Presidente eleito, no final de cada ano rotário, para que estes não

sejam obrigados a criar uma nova página.

Informação desactualizada Uma média de 2 posts por mês é aconselhável desde que

o conteúdo seja de valor para quem segue a página.

Poucos seguidores Propomos que todos os clubes tenham como objectivo chegar aos

3 dígitos em seguidores.

Um perfil em vez de um página De todos este é provavelmente o ponto mais

importante e o mais fácil de ser mudado. Aconselhamos todos os clubes a ter uma

página oficial no facebook em vez de um perfil individual. Isto porque:

- Uma entidade colectiva ter um perfil é ilegal! E a qualquer altura o facebook

pode perceber isso e eliminar esse perfil.

- Maior facilidade de gestão e rapidez a dar feedback (através dos papéis de

administrador e do painel de notificações).

- Possibilidade de aceder a insights de performance sobre a vossa página

(evolução do número de fãs, perceber quem são estas pessoas que nos seguem,

saber a quem chegou/viu um post...)

Dimensões Mostrar profissionalismo na nossa forma de comunicar para uma

audiência externa é algo muito importante e eleva a credibilidade dos Rotaractistas e

da organização.



Na imagem seguinte apresenta-se as dimensões que devem ter as publicações que fazem na

vossa página, para que a qualidade do conteúdo seja o melhor:



4.2 COMUNICAÇÃO INTERNA

Carta mensal do distrito

Até ao dia 8 de cada mês, os clubes receberão a Carta Mensal do Distrito 1960, com todos os

conteúdos relevantes para o Distrito. Informações sobre a acção dos clubes, da

Representadoria, dos clubes rotários e de Rotary International serão compilados de forma a

apresentar aos clubes uma ferramenta de consulta fácil e prática.

Os clubes devem ter este meio de comunicação como a principal forma de divulgar projectos

que se irão realizar no mês a que respeita a carta, bem como para partilha de experiências e

resultados dos projectos.

Até ao dia 30 de cada mês, os clubes deverão enviar à Comissão de Comunicação as notícias

sobre actividades realizadas nesse mês, nos termos do modelo constante do anexo III, bem

como informação sobre as actividades que irão decorrer a partir do dia 8 do mês seguinte.

Para tal, deverão utilizar o email comunicaçã[email protected].

Outras newsletters poderão ser subscritas em www.rotaract.org.

Grupo no Facebook

Este é o grupo onde se podem partilhar acontecimentos internos, falar uns com os outros e

onde podes contar o que te vai na alma sobre o que é fazer parte do Rotaract e Interact.

Issuu

Através desta ferramenta, poderás consultar todos os documentos oficiais do Distrito com

facilidade. Basta aceder a http://issuu.com/rep1960 e escolheres o ficheiro que queres

consultar.

Mailling List

A mailing list do distrito continua a ser uma importante ferramenta de divulgação e

comunicação interna do Distrito. Este é um meio privilegiado para comunicar com todos os

clubes e companheiros mas é importante não exagerar nos e-mails enviados ou na quantidade

de anexos, de forma a não desvalorizar esta ferramenta. Os e-mails deverão ser curtos, fáceis

de ler e visualmente apelativos.


http://www.rotaract.org/




5. QUADRO SOCIAL

5.1 ORGANIZAR UM NOVO CLUBE EM TRÊS PASSOS

Antes de pensar na organização do clube, é evidentemente necessário reunir um grupo de

jovens para o efeito. Esses jovens devem ter idades compreendidas entre os 12 e os 18 anos

para a formação de um clube Interact e os 18 e os 30 para a formação de um Rotaract.

Para reunir este grupo inicial, pode-se recorrer a uma escola/universidade, falar com jovens

familiares de rotários, participantes nos programas RYLA ou intercâmbios de Rotary entre

outras possibilidades.

Depois desta fase inicial de formação do grupo, os novos rotaractistas ou interactistas em

formação têm que completar a restante fase do processo, seguindo as três etapas:

Etapa 1: realização de reuniões organizacionais

Para manter o entusiasmo da fundação do novo clube, devem ser marcadas reuniões

com intervalos de no máximo duas semanas. Providenciando uma folha de presença à

entrada da reunião e pedindo para todos anotarem nome, telefone e e-mail poder-se-á

garantir que todos se conhecem e tem os respectivos contactos. As redes sociais são

uma importante ferramenta para informar e motivar estes novos membros em formação

bem como para recrutar mais sócios e incentivar todos a convidar amigos e colegas para

as próximas reuniões.

Antes de pedir ao Rotary International o certificado de fundação, o clube deve:

• Realizar eleições para Presidente, e nomear os restantes membros do

Conselho Director;

• Convidar a Equipa da Representadoria em funções para visitar o clube e

fazer uma sessão informal de formação, trocando impressões sobre o

movimento, as experiencias e as linhas gerais de organização e acção.

• Desenvolver um plano para o quadro social de forma a assegurar que o

clube tenha sócios de diferentes idades e de ambos os sexos;

• Estabelecer as quotas mensais per capita, tendo em conta o valor

mínimo de contribuição à Representadoria;

• Determinar local e horário das reuniões. Os clubes devem reunir-se pelo

menos duas vezes por mês, tendo liberdade para considerar uma

variedade de opções, incluindo reuniões presenciais, on-line ou uma

combinação de ambas. Os horários seleccionados devem ser

convenientes aos sócios do clube;

• A maioria dos sócios em formação deverá estar presente em pelo menos

um evento Distrital durante o seu período de formação.

• Começar a planear actividades de serviço humanitário, eventos de

angariação de fundos e finalmente a cerimónia de entrega da Carta

Constitucional ao clube;

• Ajudar os sócios a entender os documentos estatutários: Manual do

Rotaract; Manual de Liderança do Distrito e Regimento Interno do

Distrito.



Etapa 2: preencha os documentos referentes à organização do clube

Agora que o novo Rotaract ou Interact club tem uma boa base para o quadro social, o seu

Rotary Club patrocinador deverá solicitar a Carta Constitucional a Rotary International

através do Governador do Distrito.

• Preencher a Lista de Organização de Rotaract Club (ver Capítulo 8 do Manual

do Rotaract);

• Pedir ao presidente do Rotaract/Interact Club, presidente do Rotary Club

patrocinador e Governador do Distrito que assinem a lista de organização;

• Pagar a taxa de US$50 (geralmente paga pelo Rotary Club patrocinador);

• Enviar a lista de organização para a Sede Mundial de Rotary International ou

ao respectivo escritório internacional.

O processo de certificação do Rotaract/Interact Club leva aproximadamente quatro semanas,

após as quais o Rotary Club patrocinador receberá de RI a Carta Constitucional do clube.

Etapa 3: planeie a Cerimónia de Entrega da Carta Constitucional

A fundação de um Rotaract ou Interact Club é um evento significativo e emocionante. Este

evento deve ser planeado conjuntamente pelo clube em formação e o(s) seu(s) Rotary Club

patrocinador(es), convidando para o evento líderes distritais como o Governador,

Representante e Presidente da Avenida de Serviços à Juventude do Distrito. Convide a

comunicação social local para este evento de forma a promover o novo clube na comunidade.

As cerimónias de entrega da Carta Constitucional são eventos com muita tradição rotária. É

importante interligar as tradições do Rotary Club patrocinador com a energia do novo clube

das Novas Gerações, garantindo que a identidade de ambos está presente no evento.

Considere também:

• Dar aos novos rotaractistas/interactistas as boas-vindas à família rotária;

• Explicar rapidamente o que o Rotary é e qual sua Missão;

• Contar a história do Rotaract e como o novo clube foi formado;

• Emblemar os novos sócios individualmente pelos seus padrinhos em Rotary e

ainda anunciar os membros do Conselho Director e os dirigentes do clube;

• Tirar fotografias para comemorar o evento;

• Imprimir o programa da cerimónia com os nomes dos membros do novo clube.

Agora resta começar a planear o primeiro ano do clube, não esquecendo acompanhar e

aconselhar o novo clube sempre que necessário, respeitando no entanto o seu espaço.

A chave para o sucesso de um clube é um quadro social activo. Assim, o Rotaract/Interact

Club deve fornecer oportunidades para networking, serviços comunitários e internacionais,

desenvolvimento profissional e interacção social.



5.2 RETENÇÃO E EXPANSÃO

A capacidade de atrair novo sócios e manter os actuais é essencial ao sucesso do clube,

portanto, é da máxima importância estabelecer metas para o quadro social do clube. Seguem

algumas dicas para manter o clube forte, activo e atractivo:

1. Envolver os novos sócios

É importante descobrir o que motivou o novo sócio ou sócio em formação a entrar

para o clube. Poderá querer fazer do mundo um lugar melhor, desenvolver as suas

competências de liderança ou expandir o seu círculo de amizades. É aconselhável

envolver de imediato o novo sócio em actividades do clube que sejam directamente

ligadas aos seus interesses e promover a sua ligação para com os restantes sócios do

clube. Ao ajudar o novo sócio a alcançar as suas metas pessoais, estamos ao mesmo

tempo e fortalecer o clube.

• Organizar uma reunião ou evento especial de boas-vindas aos novos

sócios ajuda a promover a sua integração.

• Promover o encontro com rotaractistas ou interactistas mais experientes

e solicitar ou sugerir que estes sejam mentores ajudará a aumentar a sua

identificação com o movimento rotário.

• Telefonar aos novos sócios que faltarem a uma reunião de forma a fazer

o acompanhamento e compreender se o motivo se prende com algum

grau de insatisfação.

2. Manter os actuais sócios motivados

Manter os actuais rotaractistas e interactistas no clube é tão importante quanto recrutar

novos sócios. Com um grande número de sócios entusiasmados e dedicados, o clube

pode implementar projectos com sucesso e atrair novos sócios.

• Indicar sócios veteranos para integrar Avenidas de Serviço e comissões,

reconhecendo a sua importância para o clube e lançando-lhes novos

desafios.

• Reconhecer sócios que dedicam tempo extra a projectos do clube.

• Mantes o quadro social diversificado em termos de idade e sexo.

Diferentes pontos de vista tornam as reuniões mais interessantes, asseguram a

continuidade do clube e enriquecem a experiência de todos os sócios.

• Perguntar aos sócios que tipo de reuniões, actividades e projectos

preferem e planear com base nas respostas.

• Organizar eventos sociais ou momentos informais de descontracção.



• Monitorizar a assiduidade dos sócios, assegurando que todos

comparecem a pelo menos 60% das reuniões do clube. Rotaractistas e

Interactistas com altos índices de assiduidade têm maior probabilidade

de continuar envolvidos no clube.

• Manter os sócios informados através de boletins do clube, blogs ou

redes sociais;

• Promover a união entre os clubes Rotaract e Interact, através de

projectos e/ou reuniões conjuntas. Intercâmbio de Jovens ou RYLA, e

outras oportunidades internacionais são também uma mais-valia para os

membros das Novas Gerações.

3. Atrair novos sócios

O primeiro passo para atrair novos sócios é promover o clube e divulgar os seus

projectos.

• Organizar um evento especial em que possa:

– Explicar o propósito do Rotaract/Interact e mostrar fotografias

ou vídeos das actividades do clube;

– Distribuir panfletos de divulgação do movimento e os

contactos do clube;

– Enfatizar como os potenciais sócios podem alcançar as suas

metas através de Rotary. Seja servir a comunidade, fazer novas

amizades, desenvolver habilidades de liderança ou envolver-se

numa organização internacional, o Rotaract e Interact tem algo a

oferecer a todos.

• Divulgar as actividades do clube no jornal da universidade ou na

comunicação social local;

• Convidar potenciais sócios para participar de um projecto ou

comparecer a reuniões do clube;

• Desenvolver um website, blog ou página do Facebook do clube com

informações sobre projectos e sobre como potenciais sócios se podem

envolver.

• Usar o Twitter, Facebook ou outras redes sociais para divulgar reuniões,

eventos e projectos do clube;

• Deixar materiais com informações sobre o Rotaract e Interact em

bibliotecas, cafés, centros comunitários e outros locais frequentados

pelos jovens. Incluir os pósteres e folhetos com dados de contacto do

clube e código de QR que levem os interessados directamente ao

website do clube;

• Incentivar os sócios a usarem os seus pins e outros itens com logotipo

do Rotaract e Interact em reuniões e eventos na comunidade.



“O Rotary Club patrocinador sabe

como é importante ter um quadro

social forte. Pedir ajuda, conselhos

e recursos para recrutamento e

retenção de sócios é sempre uma

boa ideia. “

6. NOTÍCIAS EM ROTARY

The Rotarian

Esta é a Revista oficial de Rotary International, publicada mensalmente em inglês. Todos

rotários devem assinar a revista The Rotarian ou uma das 30 revistas regionais publicadas em

25 idiomas. Rotaractistas e conselheiros de clube podem assinar a revista pelo e-mail

[email protected]. A versão digital da revista pode ser encontrada em www.rotary.org/rotarian.

Rotary Leader

Publicação multimédia bimestral com informações práticas para líderes rotários, tais como

dirigentes atuais e entrantes de clube, distritos e comissões. Rotaractistas podem fazer a sua

assinatura em www.rotary.org/rotaryleader.

Portugal Rotário

Esta é a revista regional portuguesa que pode ser assinada através do Rotary Club

patrocinador. Esta publicação tem notícias dos D.1960, D.1970 e Rotary International em

português.

Carta Mensal das Novas Gerações

Publicação mensal da Representadoria Rotaract e Interact do Distrito 1960. Será enviada no

início de cada mês através da mailing list das Novas Gerações do Distrito 1960 e Facebook da

Representadoria. Pode ainda ser consultada online a qualquer momento no Issuu.

Newsletters

Rotary International oferece ainda uma série de newsletters focadas em temas específicos e

com periocidades diferentes. Cobrindo assuntos como a Polio, as Novas Gerações, as notícias

de Rotary International, assuntos ligados a liderança ou outros, basta assinar apenas aquelas

cujo tema é de maior interesse e receber todas as edições por email.

Este documento foi redigido segundo a antiga ortografia.


http://www.rotary.org/rotarian

http://www.rotary.org/rotaryleader



ANEXO 1

Disposição e Orientação das Bandeiras

Orientar a disposição das bandeiras e garantir a existência do sino rotário e martelo.

4 2 1 3 5

Bandeira do Interact Bandeira do

Rotary Club

Bandeira

Portuguesa

Bandeira do

Rotaract

Bandeira da Fundação

Rotária Portuguesa

O número de bandeiras dispostas na Panóplia deverá ser sempre em número ÍMPAR;

A Bandeira Nacional ocupa obrigatoriamente a posição central;

As restantes bandeiras deverão ser colocadas da direita para a esquerda, considerando-se

direito o lado da pessoa que se coloca junto às bandeiras, de costas para elas e de frente

para a plateia. Posto isto, a segunda bandeira mais importante, no caso do exemplo em

cima, a bandeira do Rotary Club é colocada à direita da bandeira Nacional e a terceira

bandeira mais importante, a do Rotaract, à esquerda da bandeira Nacional, obedecendo a

uma estrutura hierárquica.

Outros aspectos a ter em conta

As bandeiras não podem ficar tapadas pelas pessoas ou por outros elementos decorativos

do local do evento;

Os mastros devem ser iguais e as bandeiras devem ter o mesmo tamanho;

Nenhuma bandeira poderá ser maior que a bandeira Portuguesa;

Todas as bandeiras devem estar actualizadas, exibindo símbolos em vigor;

Não exibir bandeiras amarrotadas, manchadas, rasgadas ou descoradas;

Não deixar que as bandeiras rocem no chão;

Nunca exibir duas bandeiras iguais, se necessário, duas pessoas saúdam a mesma

bandeira.



ANEXO 2

Formação da mesa de honra e normas de precedência

Exemplo de reunião organizada pelo clube Rotaract, com Palestrante,

Representante do Distrito e Representante do Município

Presidente do

Clube Padrinho

4

Palestrante

Convidado

2

Representante de RTC / ITC do Distrito

3

Representante

Município

5

Presidente

do

Clube

RTC / ITC

1



Exemplo de reunião organizada pelo Clube Rotaract, com a presença do

Clube Interact, do Clube Rotário, de um Palestrante e do seu acompanhante

Presidente do

Clube Padrinho

4 Palestrante

Convidado

2

Acompanhante do Palestrante

Convidado

3

Presidente

do Clube

ITC

5 Presidente

do

Clube

RTC / ITC

1



ANEXO 3

Modelo de apresentação de notícia para a Newsletter Distrital

Dados sobre a notícia:

Quando aconteceu?

Onde aconteceu?

Em que consistiu a actividade?

Como organizaram a actividade?

Por que motivo decidiram realizar essa actividade?

Quais os resultados alcançados?

Que conselhos deixam a quem decidir fazer uma actividade dessa natureza?

Enviar até ao dia 30 do mês a que respeita, acompanhada de um número máximo de

2 fotografias por notícia;

Não ultrapassar o número máximo de 15 linhas por notícia.

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Manual de Liderança D1960

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