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PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO ASMN02

MANUALMANUAL DE OPERACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL

DE SALUD

VERSIÓN 1

MANUAL DE OPERACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

BOGOTÁ D.C.2014

ELABORÓ:Profesional Oficina Asesora

de Planeación

REVISÓ:Jefe Oficina Asesora de

Planeación

APROBÓ:Superintendente Nacional de

Salud

FECHA:20/12/2014

FECHA:20/12/2014

FECHA:20/12/2014

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VERSIÓN 1

1. Objetivo

Establecer los lineamientos generales de consulta de la operación de la entidad a través de los

lineamientos generales establecidos en el MECI:2014 y en la NTCGP 1000:2009

2. Alcance

Inicia con la identificación de los elementos y productos mínimos establecidos en el MECI:2014,

continua con la relación de la evidencia objetiva de los mismos, y finaliza con los lineamientos

generales para al estructuración del manual de calidad.

3. Ámbito de aplicación

La presente manual, aplica a la operación de la entidad, reflejado en los procesos y

procedimientos.

4. Ámbito de aplicación

Está manual da cumplimiento a los lineamientos establecidos en el MECI:2014 y en la Norma

Técnica de la Calidad para la Gestión Pública -NTCGP 1000:2009-, en especial los numerales 4

Sistema de Gestión de la Calidad, 4.1 Requisitos Generales 4.2.2 Manual de la calidad.

5. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

5.1 Componente de Talento Humano

5.1.1 Elemento Acuerdos, compromisos y protocolos éticos

En desarrollo de este elemento la Superintendencia Nacional de Salud, ha venido realizando las

siguientes actividades asociadas a los productos mínimos:

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Producto Mínimo 1 - Documento con los principios y valores de la entidad

Mediante Resolución 1048 del 1 de agosto del 2008, la entidad estructuro el código de ética,

para lo cual se tomó como referente conceptual el Modelo de Gestión ética para entidades del

Estado, este código fue construido con la participación de los funcionarios de la entidad a través

de talleres de sensibilización y construcción colectiva de los postulados de conducta.

De acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual Técnico del MECI:2014, en el

Elemento Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos, en donde se plante una revisión periódica

de la pertinencia de los valores previamente establecidos que permita la actualización o

modificación de los mismos.

De acuerdo con lo anterior, y en el entendido que la entidad a partir del Decreto 2462 y 2463 del

2013 presenta una nueva realidad institucional reflejada en funciones adicionales y la ampliación

de la planta de personal, fue necesario ajustar el código de ética, este documento se denomina

CARTA DE PRINCIPIOS Y VALORES DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD, la

cual presenta la siguiente estructura:

Los servidores públicos y contratistas de la SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

reconocemos y nos comprometemos con los siguientes principios, como reglas universales e

inmutables de comportamiento ante la sociedad, la entidad y con nosotros mismos:

Los bienes públicos son sagrados

Primero la vida y la salud

Gestión institucional por resultados

Sostenibilidad del medio ambiente

El talento humano es el capital más valioso de la entidad

Con el fin de hacer de los principios enunciados, el verdadero motor de la gestión institucional,

nos comprometemos a cumplir los siguientes valores:

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Compromiso: Cumplir con las obligaciones institucionales, demostrando una capacidad

de apropiación de la misión y los objetivos de la Entidad.

Eficacia: Capacidad de los servidores y colaboradores de la Supersalud de lograr los

resultados y efectos esperados conforme a las actividades planificadas dando cumplimiento a los

objetivos institucionales

Eficiencia: Utilizar, optimizar, racionalizar y moderar los recursos administrativos,

técnicos, tecnológicos y financieros de la Entidad, con el fin de alcanzar los objetivos

institucionales

Equidad: Dar a cada uno lo que le corresponde de manera justa, según sus necesidades,

méritos, capacidades y derechos, sin distinción de edad, raza, género, religión o clase social.

Lealtad: Asumir con sentido de pertenencia y devoción los compromisos que se derivan

de las funciones y los propósitos constitucionales asignados a la Entidad

Legalidad: Cumplir y hacer cumplir la ley de manera transparente, atendiendo los

requerimientos de los usuarios y de la operación interna de la Entidad.

Mejoramiento Continuo: Aplicar los procedimientos establecidos y los instrumentos

gerenciales disponibles, para plantear y ejecutar las estrategias que permitan responder

oportunamente a los cambios del entorno, con el fin de cumplir con los más altos estándares de

calidad, basados en excelentes resultados de gestión.

Oportunidad: Desarrollar en forma temporánea e idónea, es decir, bajo los más altos

estándares de calidad, las funciones necesarias para que la Entidad suministre sus bienes y

servicios, de acuerdo con los tiempos establecidos por los procesos y procedimientos, las

normas y los requisitos de los distintos grupos de interés.

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Pertinencia: Tomar la decisión y alternativa que más contribuya en la solución de los

problemas y atender los requerimientos de los distintos grupos de interés tomando como

referencia las disposiciones legales y todas las herramientas operativas establecidas por la

Entidad para el desarrollo de su trabajo.

Probidad: Ser transparentes, auténticos y actuar de buena fe con sigo mismo y los

demás, a través de la honestidad, la veracidad y la franqueza.

Respeto: Mantener una actitud de comprensión, consideración, reconocimiento y

tolerancia sobre el sentir, pensar y actuar de los demás, reconociendo sus derechos.

Responsabilidad: Hacerse cargo de las consecuencias de las palabras, decisiones y

compromisos, y, en general, de los actos libres y voluntarios cuando sus resultados son buenos y

gratificantes o cuando son adversos e indeseables.

Solidaridad: Tener una interacción basada en actitudes de colaboración, apoyo mutuo,

búsqueda de la satisfacción de los objetivos personales y el logro de las metas institucionales.

Trabajo en Equipo: Coordinar e integrar esfuerzos entre varias personas y dependencias

que se necesitan entre sí para lograr un resultado en una empresa o causa.

Vocación de Servicio: Ayudar o resolver con agrado y disposición el cumplimiento de un

proceso, una necesidad, demanda, solicitud o la satisfacción de una expectativa.

Universalidad: Contribuir democrática y participativamente a garantizar el derecho

fundamental a la igualdad y la protección de los usuarios y de la comunidad en general.

Producto Mínimo 2 – Acto Administrativo que adopta el documento con los principios y valores

de la entidad

La carta de principios y valores fue adoptada mediante Resolución.

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Producto Mínimo 3 – Estrategias de socialización permanente de los principios y valores de la

entidad

Para la construcción y socialización de la carta de principios y valores se realizaron las

actividades relacionadas en el documento denominado “EVIDENCIA DE ESTRATEGIAS DE

CONSTRUCCIONES Y SOCIALIZACIÓN DE LA CARTA DE PRINCIPIOS Y VALORES DE LA

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD” , de otra parte se relaciona la evidencia de

cada una de las actividades para la socialización de este Acuerdo.

5.1.2 Elemento Desarrollo del Talento Humano



Producto Mínimo 1 – Manual de Funciones y Competencias Laborales.

La entidad cuenta con el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales para los

empleos de planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud, el cual fue adoptado

Mediante Resolución 115 del 2014.

Producto Mínimo 2 – Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual)

Mediante resolución 0165 del 17 de enero del 2014, fue adoptado el plan institucional de

capacitación para la vigencia 2014.

Producto Mínimo 3 – Programa de inducción y reinducción

La inducción y reinducción se contempla dentro del plan institucional de capacitación

institucional, adoptado mediante resolución 0165 del 17 de enero del 2014.

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Producto Mínimo 4 - Programa de Bienestar (Anual)

Mediante resolución No. 181 del 17 de enero del 2014 se adoptó el plan de bienestar, estímulos

e incentivos de la Superintendencia Nacional de Salud. .

Producto Mínimo 5 – Plan de Incentivos (Anual)

Mediante resolución No. 181 del 17 de enero del 2014 se adoptó el plan de bienestar, estímulos

e incentivos de la Superintendencia Nacional de Salud.

Producto Mínimo 6 – Sistema de Evaluación del Desempeño

Mediante la Resolución 278 del 2011 se adoptó el sistema de evaluación de desempeño laboral

de los servidores públicos de carrera administrativa y los nombrados en periodo de prueba, de

otra parte mediante Resolución 1413 del 2014 se adoptó el proceso de evaluación del

desempeño.

Producto Mínimo 7 – Proceso meritocráticos de cargos directivos

La entidad ha dado cumplimiento a los artículos del 1 al 3, del Decreto 4567 del 2011, la

Superintendencia Nacional de Salud.

5.2 Componente de Direccionamiento Estratégico

5.2.1 Elemento Planes, Programas y Proyectos



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Producto Mínimo 1 – Planeación

Mediante Resolución No. 2526 del 12 de diciembre del 2014, ha sido adoptado el plan anual de

gestión 2015, este producto se evidencia mediante la Resolución mencionada, el PAG y el Acta

014 del 12 de diciembre, Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, de otra parte la

entidad ha realizado un ejercicio denominado “COHERENCIA INSTITUCIONAL DE LOS

ELEMENTOS ESTRATÉGICOS DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD”

identificado con el código ASDS02, documento en el cual se efectúa una relación de coherencia

entre los diferentes elementos estratégicos establecidos en la entidad

Producto Mínimo 2 – Misión y Visión Institucionales adoptados y divulgados

La entidad soporta su plataforma estratégica en la Ley 1122 del 2007 “por la cual se hacen

algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud”, y la Ley 1438

del 2011 “por medio de la cual se reforma el sistema general de seguridad social en salud y se

dictan otras disposiciones” y el Decreto 2462 del 2013 que modifico la estructura de la

Superintendencia Nacional de Salud.

El ajuste a la estructura orgánica, se da previa aprobación del “Estudio técnico de modernización

institucional y propuesta de modificación de planta” aprobado por el Departamento

Administrativo de la Función Pública, allí se relaciona la misión y la visión de la entidad.

De otra parte en las actividades de inducción y reinducción realizadas, una de las temáticas

tratadas es la socialización de la plataforma estratégica a través de la misión, visión y objetivos

estratégicos

En la página web de la Superintendencia Nacional de Salud en la opción: INGRESE AL PORTAL

/ CONÓZCANOS / PLATAFORMA ESTRATÉGICA, se encuentra divulgadas la misión, visión y

objetivos estratégicos, en la intranet en la opción QUIENES SOMOS también podrá ser

consultada esta información

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Producto Mínimo 3 – Objetivos Institucionales

En la de inducción y reinducción realizadas, una de las temáticas realizadas es la socialización

de la plataforma estratégica a través de la misión, visión y objetivos estratégicos

En la página web de la Superintendencia Nacional de Salud en la opción: INGRESE AL PORTAL

/ CONÓZCANOS / PLATAFORMA ESTRATÉGICA, se encuentra divulgadas la misión, visión y

objetivos estratégicos, en la intranet en la opción QUIENES SOMOS también podrá ser

consultada esta información.

Los objetivos son adoptados mediante el PAG, el cual para el año 2015 fue adoptado mediante

resolución No. 2526 del 12 de diciembre del 2014

Producto Mínimo 4 - Planes Programas y Proyectos

La entidad mediante el Plan Anual de Gestión –PAG- establece los planes, programas y

proyectos para el año 2015, fue adoptado mediante resolución No. 2526 del 12 de diciembre del

2014.

5.2.2 Elemento Modelo de Operación por procesos



Producto Mínimo 1 – Mapa de Procesos

La entidad adopto mediante Resolución No.4086 del 19 de diciembre del 2014 El mapa de

procesos y el manual de procesos y procedimientos

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Producto Mínimo 2 – Divulgación de los Procedimientos

Los procesos y procedimientos han sido socializados por parte de la Oficina Asesora de

Planeación a todas las dependencias de la entidad, esta actividad fue realizada entre el 11 de

septiembre y el 10 de noviembre del 2014, se encuentra como evidencia, las listas de asistencia,

de otra parte en desarrollo del Premio Institucional a la Gestión 2014, se adelantó la evaluación

virtual, para lo cual se cuenta con las respectivas listas de asistencia, el concurso de mejores de

resultados evidenciado a través de memoria fotográfica

Producto Mínimo 3 – Proceso de Seguimiento y Evaluación que incluya la evaluación de la

satisfacción del cliente y partes interesadas.

Entre el 20 y 24 de noviembre la Oficina de Control Interno, llevó a cabo una auditoria al Sistema

de Gestión de la Calidad, en donde fueron auditados los siguientes procesos:

Diseño e implementación de metodologías e instrumentos para la inspección

Evaluación de riesgos de la operación de los sujetos vigilados

Gestión de atención al usuario del sistema general de seguridad social en salud

Es importante destacar que esta auditoría solo se llevó a cabo a estos procesos, en el entendido

que la adopción de los demás corresponde a una fecha reciente, lo que implica aún un bajo nivel

de apropiación e implementación.

Evidencia de esta actividad se encuentra en el memorando identificado con el NURC: 3-2014-

020643, y el respectivo informe de auditoría

5.2.3. Elemento Estructura Organizacional



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Producto Mínimo 1 – Estructura Organizacional de la entidad que facilite la Gestión por

Procesos

La entidad mediante Decreto 2462 del 2013 modifico la estructura de la Superintendencia

Nacional de Salud, la cual se consolido previa aprobación del estudio técnico de estructura.

Producto Mínimo 2 – Manual de Funciones y Competencias Laborales

La entidad cuenta con el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales para los

empleos de planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud, el cual fue adoptado

Mediante Resolución 115 del 2014.

5.2.4 Elemento Indicadores de Gestión



Producto Mínimo 1 – Definición de Indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir y

evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos.

Le entidad ha definido indicadores de proceso, los cuales se constituyen en parte integral de los

mismos, en este sentido mediante Resolución No.4086 del 19 de diciembre del 2014, se adoptó

el cual el mapa de procesos y el manual de procesos, con sus correspondientes documentos

soporte, entre los cuales se encuentran los indicadores de proceso identificados cada uno

mediante el formato Hoja de Vida del Indicador código ASGT02, estos pueden ser consultados

en la intranet en la opción Sistema Integrado de Gestión, así mismo mediante resolución No.

2526 del 12 de diciembre del 2014, ha sido adoptado el plan anual de gestión 2015, en este

documento se relacionan los indicadores asociados al plan de acción de la entidad.

Producto Mínimo 2 – Seguimiento de los Indicadores

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A través de la Política de autoevaluación identificado mediante el código PMPO01y adoptada

mediante Resolución, se establecen las directrices hacer seguimiento a los lineamientos

establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno MECI:2014, y como insumo para el

mejoramiento institucional entre ellos los indicadores de gestión, adicional se cuenta con la GUÍA

METODOLÓGICA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN, identificado

con el código ASGU01, la cual hace parte del procedimiento Medición de la Gestión Institucional

identificado con el código ASPD02 (este procedimiento puede ser consultado en intranet a través

de la siguiente ruta: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG) / SUBSISTEMA DE GESTION

DE LA CALIDAD / MAPA DE PROCESOS / PROCESO ADMINISTRACION SISTEMA

INTEGRADO DE GESTION / PROCEDIMIENTO MEDICION DE LA GESTION

INSTITUCIONAL), en la guía mencionada, se plantea como realizar y analizar los resultados de

los indicadores de gestión, de otra parte el seguimiento a los resultados de los mismos,

dependerá de la periodicidad de la medición establecido en la hoja de vida de cada indicador.

Con el fin de establecer el cumplimiento del Plan Anual de Gestión –PAG- adoptado para el 2015

mediante Resolución No. 2526 del 12 de diciembre del 2014, se establece la periodicidad de

seguimiento de las metas establecidas a través de los indicadores correspondientes.

Producto Mínimo 3 - Revisión de la Pertinencia y utilidad de los indicadores.

Los indicadores de gestión han sido construidos con la participación de los servidores de las

dependencias de la entidad, evidencia de esto son las listas de asistencia a las reuniones

efectuadas para la construcción de indicadores, actividad que se desprendió del diseño y

estandarización de procesos y procedimientos, adicional en la GUÍA METODOLÓGICA PARA

LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN, identificado con el código ASGU01, la

cual hace parte del procedimiento Medición de la Gestión Institucional identificado con el código

ASPD02, se plantean los lineamientos generales para la revisión de la pertinencia y utilidad de

los indicadores de gestión.

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5.2.5 Elemento Políticas de Operación



Producto Mínimo 1 – Establecimiento y Divulgación de las Políticas de Operación –

Las políticas de operación, han sido definidas en los procedimientos, de acuerdo con los

lineamientos establecidos en el procedimiento Elaboración y Control de Documentos y Registros,

adoptado mediante código ASPD01, la divulgación de las políticas de operación se efectuó a

través de las jornadas de socialización de los respectivos procesos y procedimientos, los cuales

se evidencian en el modelo de presentación de la respectiva socialización y en las listas de

asistencia de las mismas.

Producto Mínimo 2 – Manual de Operaciones

La entidad ha establecido un Manual de Operaciones, el cual ha sido adoptado mediante

Resolución 4087 del 19 de diciembre del 2014, el lugar de consulta del mismo será en la intranet

en la siguiente ruta el Subsistema de Control Interno

5.3 Componente Administración del Riesgo

5.3.1 Elemento Política de Administración de Riesgos



Producto Mínimo 1 – Definición por parte de la Alta Dirección de políticas para el manejo de los

riesgos.

La entidad mediante Resolución, ha establecido la política de Administración del Riesgo.

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Producto Mínimo 2 – Divulgación del Mapa de Riesgos Institucional y sus políticas

La entidad ha establecido la “Matriz Mapa de Riesgos”, el cual se encuentra identificado con el

código ASFT12, adicional en la intranet se encuentra en la siguiente ruta SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIÓN (SIG) / SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO.

5.3.2 Elemento Identificación de Riesgos



Producto Mínimo 1 – Identificación de los factores internos y externos de riesgo

Para estructurar EL Componente de Administración del Riesgo, fue estructurada la GUÍA

PRÁCTICA PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL COMPONENTE DE AMINISTRACIÓN DEL

RIESGO, identificada con el código ASGU03, en ella se plantea el formato ASFT08 denominado

Contexto Estratégico, el cual fue diligenciado para la totalidad de los procesos, en su

construcción participaron funcionarios de cada una de las dependencias evidencia de esto son

las listas de asistencias

Producto Mínimo 2 – Riesgos Identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de

objetivos de la entidad.

Para estructurar EL Componente de Administración del Riesgo, fue estructurada la GUÍA

PRÁCTICA PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL COMPONENTE DE AMINISTRACIÓN DEL

RIESGO, identificada con el código ASGU03, en ella se plantea el formato ASFT09

Identificación de Riesgos, el cual fue diligenciado para la totalidad de los procesos, en su

construcción participaron funcionarios de cada una de las dependencias evidencia de esto son

las listas de asistencias

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VERSIÓN 1

5.3.3 Elemento Análisis y Valoración del Riesgo



Producto Mínimo 1– Análisis del riesgo

La entidad cuenta con la Matriz Mapa de Riesgos”, el cual se encuentra identificado con el

código ASFT12.

Producto Mínimo 2 – Evaluación de controles existentes


código ASFT12.

Producto Mínimo 3 – Valoración del Riesgo


código ASFT12.

Producto Mínimo 4 - Controles


código ASFT12.

Producto Mínimo 5 – Mapa de Riegos de Proceso


código ASFT12.

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VERSIÓN 1

Producto Mínimo 6 - Mapa de Riesgos Institucional


código ASFT12.

6. MÓDULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

6.1 Componente Autoevaluación Institucional

6.1.1 Elemento Autoevaluación Integral



Producto Mínimo 1– Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la

autoevaluación

Con el fin de socializar una cultura de mejoramiento fue estructurado el Premio Institucional a la

Gestión 2015.

Producto Mínimo 2 – Herramientas de Autoevaluación

La entidad ha estructurado la Política de Autoevaluación identificada con el código PMPO01

6.2 Componente de Auditoría Interna

6.2.1 Elemento Auditoría Interna



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VERSIÓN 1

Producto Mínimo 1– Procedimiento de Auditoría Interna

La entidad ha establecido el procedimiento a Auditorías Integrales de Gestión identificado con el

código IGCR01 y adoptado mediante Resolución No.4086 del 19 de diciembre del 2014, este

podrá ser consultado en la intranet a través de la siguiente ruta: SISTEMA INTEGRADO DE

GESITÓN (SIG) / SUBSISTEMA DE GESITÓN DE LA CALIDAD / MAPA DE PROCESOS /

SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN / AUDITORIAS INTEGRALES

DE GESTIÓN

Producto Mínimo 2 – Programa de Auditorías – Plan de Auditoría

El programa de auditoría para el 2015, se encuentra relacionado en el Plan Anual de Gestión

2015, el cual fue aprobado mediante Resolución No. 2526 del 12 de diciembre del 2014

Producto Mínimo 3 – Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

La Oficina de Control Interno durante el 2014, realizó los siguientes informes:

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ACTIVIDADES P.A.G. AGOSTO DE 2014. CUMPLIMIENTO

1- Informe de Auditoria Procesos Misionales y de Apoyo Oficina Tecnología de la Información 3-2014-014760 29 de Agosto de 2014

2- Realizar acompañamiento a Visitas de Seguimiento efecuadas por la Superintendencia Delegada para Medidas Especiales a los Agentes Interventores, Liquidadores y Contralores ó Verificación a Prejornadas ó Jornadas de Conciliación ó Consultas Ciudadanas.

3-2014-014657 28 de Agosto de 2014

3- Informe Ejecutivo de Evaluación al Sistema de Control Interno Contable (Contabilidad y Presupuesto) para el Despacho de la Superintendencia Nacional de Salud

3-2014-014428 26 de Agosto de 2014

4- Informe de Seguimiento a la Austeridad del Gasto del mes inmediatamente anterior presentado al Despacho del Superintendente Nacional de Salud y al Secretario General

3-2014-014336 25 de Agosto de 2014

5- Informe Evaluación Cumplimiento Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud - Primer Semestre vigencia 2014

3-2014-014759 29 de Agosto de 2014

6- Matriz de Seguimiento y Consolidación de los Compromisos Adquiridos en el Marco para los Acuerdos Para la Prosperidad (APP)

Correo enviado a Presidencia de la República Despacho SNS 29 de Agosto de 2014

7- Informe de Auditoría a los Gastos de Funcionamiento de la Superintendencia Nacional de Salud

3-2014-014466 26 de Agosto de 2014

8- Procesos y Procedimientos 3-2014-012894 5 de Agosto de 2014

9- Seguimiento SIGEP 3-2014-014648 28 de Agosto de 2014

10-Informe Seguimiento y Evaluación Posterior Rendición de Cuentas 2013 y Parte 2014

3-2014-014007 21 de Agosto de 2014

11- Seguimiento a ejecución del Contrato Nº 574 de 2013 suscrito entre la S.N.S. y la firma Abits Colombia S.A.S.

3-2014-014754 29 de Agosto de 2014

6.3 Componente Planes de Mejoramiento

6.3.1 Elemento Plan de Mejoramiento



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VERSIÓN 1

Producto Mínimo 1– Herramientas de Evaluación definidas para la elaboración de planes de

mejoramiento

La entidad ha establecido el proceso de Planes de Mejoramiento identificado con el código

PMPR01, así como los procedimientos Tratamiento del Cien o Servicio No conforme y el

procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, los cuales han sido adoptados

mediante Resolución No.4086 del 19 de diciembre del 2014.

Producto Mínimo 2 – Seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en el plan de

mejoramiento

La Oficina de Control Interno, hace seguimiento a los planes de mejoramiento, evidencia de esto

son los informes de seguimiento a los avances de los planes de mejoramiento presentado a la

contraloría en los meses de marzo y junio del 2014

7. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

7.1 Elemento Información y Comunicación Interna y Externa



Producto Mínimo 1– Identificación de las fuentes de información externa

La Superintendencia Nacional de Salud tiene establecido como medios y canales de

comunicación para promover la participación ciudadana como se describen a continuación:

Medios de Comunicación:

- Buzón de sugerencias

- PQRS: Peticiones y Reclamos sobre el Sistema General de Seguridad Social en Salud

Lugar de consulta: http://www.supersalud.gov.co/Supersalud/Default.aspx?tabid=286

- Foro: Participación para usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud

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VERSIÓN 1

Lugar de consulta: http://www.supersalud.gov.co/Supersalud/Default.aspx?tabid=107

- Superchat : Servicio de asesoría y orientación por Internet abierto a toda la comunidad,

de manera gratuita.

Lugar de consulta:: http://190.131.200.235:8083/chatsupersalud/

- Twiter: https://twitter.com/supersalud

- Facebook: https://www.facebook.com/supersalud

- Youtube: https://www.youtube.com/user/supersaludcomunica

- Instagram: http://instagram.com/supersalud

- Urna de Cristal

Lugar de consulta:: http://www.urnadecristal.gov.co/index.php

Producto Mínimo 2 – Fuentes internas de información (Manuales, informes, actas, actos

administrativos) sistematizada y de fácil acceso

La Superintendencia Nacional de Salud tiene establecido medios internos de información

sistematizados y de fácil acceso como son:

Intranet: En ella los usuarios encuentran los documentos que facilitan su gestión como lo

son:

- Normatividad legal

- Manuales – Políticas – Objetivos

- Procesos – Procedimientos – Guías – Instructivos – Caracterizaciones – Planes.

- Formatos – Registros – Documentos soporte

Lugar de consulta: http://sns-rw/intranet/

Sistemas de información: La Superintendencia Nacional de Salud cuenta con sistemas

de información para brindar trámites y servicios de manera eficiente. A continuación se

relacionan los sistemas de información utilizados en la entidad:

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DE SALUD

VERSIÓN 1

ID NOMBRE APLICACIÓN DESCRIPCIÓN TIPO INFORMACIÓN

LENGUAJE DE PROGRAMACIÓ

N / PLATAFORMA

DE DESARROLLO

1

Circular -RVCC-Recepción,

Validación y cargue de Circular

-RVCC

Sistema de Recepción, validación y

Cargue de la Circular RVCC que permite

a las áreas misionales consultar la

oportunidad de envió de la información

Controla el Ingreso de la entidad vigilada

a través del portal web para la validación

y cargue de los archivos planos, Word,

Excel y pdf, solicitados en la Circular

Única.

Información financiera,

calidad, red e

prestadores de los

sujetos vigilados de la

entidad.

.Net

3 Sistema gerencial BI

Este sistema realiza procesos de

extracción, transformación y cargue de

datos desde la base de datos

transaccional y dispone la información en

informes multidimensionales y tableros

de control gerenciales.

Cubos de información

extractada de las

Bases de Datos de

Circular Única

.Net,

Microstrategy

4

Investigaciones administrativas

–SuperSiad

Sistema que maneja el registro y

actuaciones que se le realiza a un

proceso administrativo de un vigilado

dentro de la Entidad.

Apoya los procesos de registro, consulta

y análisis de los datos que se manejan

en los procesos de investigaciones

administrativas (prevención,

investigación y sanción de actos de

corrupción y la efectividad del control de

la gestión pública) que la

Superintendencia maneja ante sus

vigilados.

Información

correspondiente a los

diferentes procesos de

investigación

administrativa que

adelanta la entidad a

los vigilados.

.NET

5

Sistema Integrado de Gestión y

Planeación BSC, tablero de

control-, Planes, programas,

MECI, Sistema de Gestión de

Calidad, Contratación

Sistema Integrado de Gestión y

Planeación BSC-, Planes, programas,

MECI, Sistema de Gestión de Calidad,

Contratación

Información sobre la

planeación y gestión de

la entidad.

Php

6 Página Web Institucional Sistema de información a través del cual

se administra y gestiona toda la imagen

Información .Net

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DE SALUD

VERSIÓN 1



N / PLATAFORMA

DE DESARROLLO

institucional a través de Internet

conforme lo dicta el Manual de Gobierno

en Línea versión 3.

institucional

7

Software de auditoría

Enterprise RisK Asesor ERA

Software Auditor)

Sistema de información a través del cual

se registran las actuaciones y gestión de

las auditorias misionales que adelanta la

entidad a sus vigilados

Permite registrar los datos de la visita a

una entidad vigilada de acuerdo con la

ficha de monitoreo establecida para tal

fin

Información sobre las

auditorias adelantadas

a los vigilados.

Java

9

Utilitario Certificado tiempo de

servicios

Información de funcionarios en lo

concerniente a fechas de ingreso, cargos

ocupados, fecha de permanencia o

retiro.

Información de

funcionarios en lo

concerniente a fechas

de ingreso, cargos

ocupados, fecha de

permanencia o retiro

.NET

10

Sistema de Información

aplicado de Recursos

Humanos SINTYA

Sistema de administración del control

biométrico de entrada y salida de los

funcionarios de la entidad.

Información de fecha,

hora de entrada y

salida de los

funcionarios.

11



Humanos(nómina)-Humana

Sistema de Nómina, Registro de

parámetros y datos de identificación de

los funcionarios de la Superintendencia

para la liquidación de la nómina mensual

Información atinente a

todo lo de nómina y

pagos de salarios y

prestaciones laborales

.Net, Java

12



Humanos(nómina)-AURORA

Sistema de Nómina, Registro de

parámetros y datos de identificación de

los funcionarios de la Superintendencia

para la liquidación de la nómina mensual

Información atinente a

todo lo de nómina y

pagos de salarios y

prestaciones laborales

Cobol

13Sistema de Gestión de pagos

de la tasa contributiva-SIGTA

Sistema Integrado de Gestión de Tasas,

a través del cual se registra la liquidación

de Tasa para las diferentes vigencias y

periodos correspondientes que deben

cancelar los vigilados a los que aplica

Información

correspondiente a la

contribución que por

concepto de la Tasa

deben pagar los

.Net

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DE SALUD

VERSIÓN 1



N / PLATAFORMA

DE DESARROLLO

legalmente esta contribución.

Permite a las entidades vigiladas

consultar e imprimir los recibos de pago

de la tasa contributiva y los pagos en

línea a través del sistema PSE.

vigilados a la SNS e

intereses moratorios.

Información Financiera

sobre los pagos que

hacen los diferentes

usuarios de la entidad.

14Sistema de Gestión

Documental- - Supercor

Sistema de Gestión documental

manejado por todas las áreas de la

Entidad

Registro, actualización y trazabilidad de

los documentos de entrada, salida e

internos de la Entidad.

Información sobre

correos electrónicos y

oficios que entran,

oficios que salen de la

entidad, así como los

documentos

(memorandos) que se

gestionan internamente

en la SNS,PQR

Lotus Domino

15Consulta Información base de

vigilados

Permite realizar el mantenimiento

(registro, consulta, modificación y

borrado) a las tablas que contienen el

directorio de vigilados: Administradoras

(EPS, ARS, SAP, EAS, etc.), Entidades

Territoriales, Prestadoras (IPS, ESEs),

Loterías, Concesionarios de Apuestas

Permanentes (chance), licoreras, etc.

NA .Net

16SUPQR

Sistema a través del cual se registran,

administran, gestionan todas las PQR

que se presentan sobre los vigilados.

Información sobre las

Peticiones, Quejas y

Reclamos que se

hacen sobre los

vigilados

ASP,

javascript,C++

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DE SALUD

VERSIÓN 1



N / PLATAFORMA

DE DESARROLLO

17Sistema Control Disciplinario-

SCODI

Sistema a través del cual se registran las

actuaciones de los procesos

disciplinarios de la entidad.

Información de las

actuaciones de los

procesos disciplinarios.

.Net

18Inscripción de agentes

interventores(RAYCO)

Realiza procesos de registro y

actualización para la inscripción de

agentes interventores, para la Delegada

de Medidas Especiales

Interventores,

liquidadores,

contralores

.Net

10

Software misional certificación

de existencia y representación

legal de cooperativas

Deshabilitada NA NA

Boletín interno: Son publicaciones distribuidas de forma regular, generalmente centradas

en un tema principal que es de interés de todos los colaboradores.

Comunicados internos: es una comunicación escrita dirigida a los colaboradores de la

entidad con el propósito de anunciar decisiones de la Alta Dirección o temas de relevancia

que competen a la administración actual.

Correo electrónico institucional: Servicio de información institucional que permite el

intercambio de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos.

Papel tapiz: Es la imagen de fondo del escritorio en la mayoría de los sistemas operativos

para pc y sirve para plasmar imágenes ilustrativas frente a los mensajes

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DE SALUD

VERSIÓN 1

Producto Mínimo 3 – Rendición Anual de Cuentas con la intervención de los distintos grupos de

interés, veedurías y ciudadanía

La Superintendencia dispuso de un espacio exclusivo para el cargue de toda la información

correspondiente a la Rendición de Cuentas 2013 en su sitio web, donde podía encontrarse

información como: el informe de Gestión, ABC de la Rendición de Cuentas, los canales para

presentar las preguntas, la información presentada el día de la Audiencia Pública. Este sitio se

destaca en el home del portal. Adicionalmente se socializó el evento antes, durante y después a

través de las redes sociales de la Entidad:@supersalud en Twitter, Facebook/Supersalud y

Youtube/Supersaludcomunica.

Adicional se ha establecido la política de rendición de cuentas identificado con el código CIPO01

Producto Mínimo 4 – Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la

normatividad.

En la actualidad la entidad se encuentra en la actualización de las tablas de retención

documental, esto como resultado de la adopción del mapa de procesos y el manual de procesos

y procedimientos, adoptados mediante Resolución No.4086 del 19 de diciembre del 2014.

Con el fin de soportar la consolidación de las Tablas de Retención Documental de la entidad, se

ha estructurado la política del Subsistema de Gestión Documental, identificado con el código

ASPO06 y cuenta con el procedimiento

Producto Mínimo 5 - Política de Comunicaciones

La entidad ha establecido la política de Comunicaciones identificada con el Código COPO01

7.2 Elemento Sistemas de Información y ComunicaciónEn desarrollo de este elemento la Superintendencia Nacional de Salud, ha venido realizando las


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DE SALUD

VERSIÓN 1

Producto Mínimo 1 - Manejo Organizado o sistematizado de la correspondencia

Para la radicación de correspondencia se realiza a través del SUPERCOR, para facilitar su

utilización se cuenta con el manual de usuario publicado en la intranet con la siguiente ruta de

acceso: UTILIDADES / MANUALES / SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Producto Mínimo 2 – Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos,

financieros y tecnológicos

Sistemas de información para recursos humanos: Aplicativo automatizado para

nómina do denominado HUMANO (Incluye manejo de planta de personal y novedades de

personal y certificaciones laborales), a través de un aplicativo externo denominado SIGEP se

administra las hojas de vida de los servidores públicos, así como el certificado de bienes y

rentas, así como le estructura orgánica de la entidad, la ruta acceso del mismo es la siguiente

http://www.sigep.gov.co, para el proceso de Seguridad y Salud en el trabajo, se cuenta con un

sistema de información aportado por de la ARL positiva

Sistemas de Información para recursos financieros: se cuenta con el sistema

integrado de información financiera –SIIF- suministrado por el Ministerio de Hacienda, se cuenta

con el SGT (Sistema de gestión de tasa) el cual se encuentra en ajuste, así mismo e igualmente

para el tema de tasa, se cuenta con el SIGTA.

Sistemas de Información par recursos Tecnológicos: se cuenta con el sistema de

información de mesa de ayuda denominado C.A (incluye catálogo de servicios) la cual presenta

la siguiente ruta de acceso: ORGANIZACIONAL/OFICINA DE TECNOLOGIA DE LA

INFORMACION, MERAKI CISCO Sistema de información para la verificación de redes

Sistema de Información para la gestión documental: El programa para administración

y gestión de los documentos y la información electrónica se realiza a través del SUPERCOR,

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DE SALUD

VERSIÓN 1

para facilitar su utilización se cuenta con el manual de usuario publicado en la intranet con la

siguiente ruta de acceso: UTILIDADES / MANUALES / SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Producto Mínimo 3 – Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener

información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio.

La entidad ha identificado los usuarios y grupos de interés a quienes van dirigidos nuestros

productos o servicios mediante un estudio de identificación de usuarios con la Firma Yanhaaz,

los cuales son:

Caracterización Usuarios Persona Jurídica.

Caracterización Usuarios Persona Natural.

Caracterización Vigilados

Lugar de consulta: Delegada de Protección al Usuario y Participación Ciudadana

Producto Mínimo 4 - Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad

La Entidad brinda a sus usuarios mecanismos de consultas impulsando la participación

ciudadana a través de las iniciativas y estrategias corporativas y de los medios electrónicos:

Medios de comunicación masivos (por demanda en caso de requerir una publicación)

- Cartelera Rotativa – Lugar de consulta: http://www.supersalud.gov.co/supersalud/

- Noticias: – Lugar de consulta:: http://www.supersalud.gov.co/supersalud/

- Programas de televisión

Lugar de consulta: http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default.aspx?tabid=927

- Denuncie Entidades del Sector

- Correo: [email protected]

- Denuncie Funcionarios de Supersalud


- Revista Especializada

- Monitor estratégico

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DE SALUD

VERSIÓN 1

- Lugar de consulta: http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default.aspx?tabid=782

- Boletín tu salud: boletín para los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en

Salud


- Audios: entrevistas a la gestión, Audios explicativos de diferentes temas que trabaja y

maneja la Superintendencia Nacional de Salud.


Proporciona eventos como jornadas de capacitación o participación social

Seminarios a través de la Página Web.

Canal dialoguemos con la Super: Espacios que se le dan a los usuarios en la

Instalaciones de la Superintendencia Nacional de Salud, las evidencias son encontradas en la

Delegada de Protección al Usuario y Participación Ciudadana – Dirección de Participación

Ciudadana.

Prejornadas de Conciliación: estas se encuentran evidenciadas paso a paso en las

carpetas llamadas Pre jornada de conciliación según la ciudad donde se realizaron.

Puede consultar para conocer los diferentes servicios y tramites que ofrece la

Superintendencia Nacional de Salud, a través de la Pagina Web. lugar de consulta:

http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default.aspx?tabid=364

Producto Mínimo 5 – Matriz de Responsabilidades

La entidad ha consolidado la matriz de Roles y Responsabilidades, identificado con el código

ASFT14

8. MANUAL DE CALIDAD

En desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad en especial el numeral 4.2.2 Manual de

calidad, ha establecido las siguientes orientaciones:

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http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default.aspx?tabid=364



DE SALUD

VERSIÓN 1

Alcance del Subsistema de Gestión de la Calidad:

Aplica a todos los procesos de la Supersalud que generan los servicios y trámites que

cubren: “Inspección, Vigilancia y Control al financiamiento, aseguramiento y calidad en la

prestación de servicios de salud, así como las medidas especiales, y las función

jurisdiccional y de conciliación del sector salud en el territorio colombiano”.

Exclusiones del Subsistema de Gestión de la Calidad:

No han sido identificados exclusiones aplicables al Subsistema de Gestión de la Calidad,

en consecuencia aplica la totalidad de los requisitos establecidos en la Norma Técnica

de la Calidad para la Gestión Pública –NTCGP 1000:2009-.

Procesos y procedimientos documentados:

La Supersalud ha establecido tanto los procesos y procedimientos establecidos en la

Norma Técnica de la Calidad para la Gestión Pública –NTCGP 1000:2009-, así como los

requeridos para el cumplimiento del alcance del Subsistema de Gestión de la Calidad,

estos han sido adoptados mediante Resolución No.4086 del 19 de diciembre del 2014, y se

encuentra para consulta en la intranet en la sección: SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN (SIG) / SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD / MAPA DE PROCESOS y

en la web de la entidad en CONÓZCANOS / SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Secuencia e Interacción de procesos

En la caracterización de los procesos se ha establecido las entradas y salidas de cada

uno, esta información ha sido consolidada en la matriz de secuencia e interacción de los

procesos de la Supersalud

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DE SALUD

VERSIÓN 1

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