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MANUAL DE

PAGOS Y COBROS

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SISTEMAS BTB – SQL-BTB 4.40 / WIN-BTB 7.70 PAGOS Y COBROS

INDICE

1. INFORMACION GENERAL 3

2. PAGOS Y COBROS 4

2.1. Tabla de Comprobantes 4

2.2. Ordenes de Pago y Recibos 6

2.3. Imputación de Comprobantes a Pagar 10

2.4. Descuentos y Recargos 13

2.5. Forma de Pago 14

2.6. Datos Adicionales 15

2.7. Configuración 16

3. LISTADOS 17

3.1. Comprobantes 17

3.2. Comisiones de Cobranza 18

3.3. Diferencias de Cambio 18

3.4. Conversión a .DBF 19

4. MOVIMIENTOS DE FONDOS 20

4.1. Información General 20

4.2. Datos Generales 21

4.3. Conceptos Pagados o Cobrados 22

4.4. Forma de Pago 23

5. COBRANZAS 25

5.1. Información General 25

5.2. Configuración de Entidades 25

5.3. Cobranza de Tarjetas 26

5.4. Bancos 27

6. PAGO FACIL 29

6.1. Configuración 29

6.2. Importación 29

6.3. Consultas 31

6.4. Cobranzas Manuales 32

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7. ARCHIVO RG 1547 34

8. CERTIFICADOS DE RETENCION 35

9. IMPRESION DE CHEQUES 36

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11.. IINNFFOORRMMAACCIIOONN GGEENNEERRAALL

Este módulo maneja todas las operaciones de pagos y cobros que no se instrumentan durante la carga de facturas de compras y ventas.

Existen tres opciones básicas:

ORDENES DE PAGO: Pagos en Cuenta Corriente (de clientes y proveedores);

RECIBOS: Cobros en Cuenta Corriente (de clientes y proveedores);

OTRAS OPERACIONES: Pagos y Cobros no referidos a Cuentas Corrientes, transferencias (como depósitos de cheques en un Banco), etc.

En líneas generales, todos estos procedimientos contienen una pantalla donde aparecen dos importes:

- El origen de la operación;

- La forma en que se cancela la operación.

Una operación solamente puede cerrarse cuando esos dos importes son iguales.

El 'ORIGEN DE LA OPERACION' en el caso de Recibos y Ordenes de Pago, se maneja con una pantalla que muestra los movimientos preexistentes en la cuenta corriente de un cliente o proveedor, que pueden imputarse en esta operación. En Otros Pagos y Cobros, depende de la operación de que se trate (por ej. en Depósitos Bancarios son depósitos en un Banco, en Otros Pagos cualquier cuenta, etc.).

La 'FORMA EN QUE SE CANCELA LA OPERACION' conduce a una pantalla donde se detallan los Medios de Pago utilizados en ese caso (Caja, Banco, Valores, Ctas. Corrientes, etc.).

Este capítulo del Manual incluye además otras formas de cobranza, como los Cobros a través de terceros (débito en la tarjeta de crédito o cuenta bancaria del cliente), cobranza por Pago Fácil, etc. así como temas vinculados, como la impresión de cheques bancarios, información a la AFIP vinculada con cobranzas, etc.

IMPORTANTE

Las pantallas de este módulo manejan procedimientos muy diversos. Para comprender los signos (positivo/negativo) de los importes que aparecen en pantalla o en los listados, recuerde las normas del sistema acerca de ese tema (ver Manual de Cuentas).

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22.. PPAAGGOOSS YY CCOOBBRROOSS

22..11.. TTaabbllaa ddee CCoommpprroobbaanntteess

Antes de comenzar a trabajar en un Recibo, Orden de Pago o cualquiera de las operaciones disponibles desde 'Otras Operaciones' se debe declarar el mes y el año en el que se va a operar y el Punto de Venta (para controlar la numeración correlativa de los comprobantes que se pueden imprimir) y presionar el botón {Mostrar} o la tecla [ENTER] antes de ingresar algún movimiento.

Si hay movimientos cargados, aparecerán los correspondientes al mes y punto de venta elegidos, indicando fecha, número de comprobante, nombre del cliente o proveedor, importe y tipo de comprobante. Ver Manual de Información General - Puntos de Venta

Cada tipo de Operación invoca a una pantalla propia similar a la que aparece en el ejemplo. En el tab {Todos}, pueden verse todos los movimientos de igual signo, esto es, todas las Entradas de Fondos (EF) o Salidas de Fondos (SF), que correspondan al mismo período y punto de venta más allá de la pantalla específica (Ordenes de Pago u Otras Salidas de Fondos, Recibos u Otras Entradas de Fondos) desde la que se lo haya ingresado.

El botón {Cambiar Fecha} al pie de la pantalla (o la tecla [F8]) permite modificar la fecha de cualquier comprobante, en tanto la nueva fecha no sea anterior a la del inicio de ejercicio. El cambio de fecha modifica la fecha de origen de todos los movimientos vinculados con el comprobante (por ej. movimientos de cuentas corrientes, valores, etc.) (Ver Manual de Información General – Cambio de Fecha de Comprobante).

Otros límites a las fechas (bloqueos hacia atrás o hacia delante), pueden encontrarse en los Manuales de Información General - Configuraciones Varias y de Contabilidad - Configuraciones - Bloqueo de Movimientos

Todos los comprobantes pueden ser borrados o Anulados.

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Si presiona el botón {Minuta} (o la tecla [F5]), puede imprimir un listado que contiene todos los movimientos contables y el detalle de cuentas corrientes, cheques, centros de costos, etc. que intervienen en la operación (Ver Manual de Cuentas - Minuta )

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22..22.. OOrrddeenneess ddee PPaaggoo yy RReecciibbooss

Estos comprobantes se completan en una pantalla múltiple, cuyas partes son las siguientes:

Datos Generales

Comprobantes a Pagar

Forma de Pago

Descuentos y Recargos

Datos Adicionales

La pantalla con la que se inicia una operación solicita los siguientes datos:

Fecha

Comprobante: En el caso de Ordenes de Pago el sistema lo describe como 'PA' y en Recibos como 'RE'. Como Nº de Comprobante el sistema asume el que indique el Maestro de Puntos de Venta (ver Manual de Información General - Puntos de Venta) pero es modificable.

La forma en que se presenta este campo depende de las instrucciones dadas para la numeración de Recibos, Ordenes de Pago y formularios similares. Ver Manual de Información General - Diseño de Comprobantes - Numeración de Comprobantes. El sistema no admite repeticiones de tipo y número de comprobante (por ej. que haya dos RE 0001-00000342)

Descripción: Esta información - si existe- se incorpora al texto de los movimientos contables y de cuenta corriente.

Proveedor/Cliente: si no se indica lo contrario, el sistema elige 'Proveedor' en el caso de Ordenes de Pago y 'Cliente' en Recibos.

Nº de Legajo: dato obligatorio; no es posible emitir una Orden de Pago o un Recibo para un proveedor o cliente que no tenga cuenta corriente, o sea un legajo activo. Una vez ingresado el número de legajo, no se lo puede modificar.

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Si en la Configuración de Recibos y Ordenes de Pago se habilita el check de Carga Rápida y se declara un Legajo válido, el sistema pasa directamente a la solapa de Imputación de Comprobantes.

Nombre del Legajo: este dato es referencial.

Vendedor: dato necesario si se liquidan comisiones sobre cobranza (solamente está activo en una operación de Recibo). Ver también Puntos de Venta

Cuenta Corriente: es la cuenta contable que controla las subcuentas de Proveedores (o de Clientes en su caso). Este sistema tiene la posibilidad de que estén activas varias de esas cuentas (por ej. Cuentas Corrientes, Deudores Morosos, Créditos Especiales, etc.). Si el Legajo del Cliente o Proveedor no indica lo contrario (ver Manual de Cuentas Corrientes - Legajos), aparecerá la cuenta que Ud. haya seleccionado por omisión (ver Manual de Cuentas - Cuentas por Omisión).

Una vez ingresada la cuenta, no se la puede modificar.

Si la cuenta corriente es en Moneda Extranjera, aparece el nombre de la moneda y la cotización del día (ver Manual de Contabilidad - Moneda Extranjera). La cotización puede ser modificada solamente para su uso en el comprobante, sin modificar la tabla de Cotizaciones, y afecta también a las Formas de Pago en moneda extranjera que se utilicen.

Bajo estas condiciones, todos los importes (incluso los Importes sin Imputación y los correspondientes a Descuentos y Recargos) aparecen expresados en la moneda extranjera y, en un campo paralelo, en pesos de acuerdo a la cotización mencionada en la cabecera.

Los Totales de la Forma de Pago siempre se expresan en pesos. Si la Cuenta es en Moneda Extranjera, aparecen el importe de la misma y el de la cuenta Complementaria, de manera que el balance del comprobante se muestra en pesos.

Cuando se imprime el comprobante, los importes de los comprobantes imputados se muestran en la moneda extranjera, y se agregan renglones adicionales que indican la Moneda y el tipo de cambio utilizados y la diferencia de cambio a pesos, para mantener el balance con la Forma de Pago.

Importe Aplicado en Cuenta Corriente: este campo no se puede completar en Datos Generales sino que, desde el tab Comprobantes a Pagar, se debe abrir la pantalla de Cuenta Corriente, donde están los movimientos pendientes e imputarlos a esta operación.

Al regresar de esa pantalla, el importe total imputado se muestra en este campo.

Importe Sin Imputación: permite agregar un importe que no puede ser imputado directamente a operaciones anteriores (por ej. un anticipo a proveedores). En las pantallas de Cuentas Corrientes, este importe aparece sumado al total del Recibo o de la Orden de Pago y también en el columna 'Pendiente de Imputación'.

Por lo tanto, este rubro tiene el MISMO SIGNO que el comprobante principal.

Cuando se imprime el Comprobante, este importe aparece en un renglón especial, en el sector donde se detallan los Comprobantes Imputados y sus importes.

Descuentos y Recargos: Estos campos no pueden ser completados manualmente. A través del tab Descuentos/Recargos, puede abrir una pantalla que permite ingresar descuentos y/o recargos que se generan durante la confección del recibo u orden de pago (intereses por mora, descuentos por pronto pago, gastos administrativos, etc.). Ver Descuentos y Recargos más abajo en este Manual.

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Pagos: Este campo no puede ser completado manualmente. A través del tab Forma de Pago, puede abrir la pantalla de Medios de Pago, donde solamente pueden invocarse cuentas que se han definido como Medios de Pago (por ej. Caja, Banco, etc.). Ver Pagos y Cobros y en el Manual de Cuentas - Carga General de Importes.

Al regresar de esa pantalla, el importe total generado aparece en el campo 'Pagos'.

Si los importes del Comprobante (Importe Aplicado en Cuenta Corriente más Importe Sin Imputación más Recargos menos Descuentos) y de Pagos son iguales, puede cerrar la operación con el botón {Aceptar}.

Tenga en cuenta que en estas pantallas NO está trabajando con los archivos permanentes del sistema, sino con archivos temporarios. Si Ud. NO CONFIRMA la operación con {Aceptar}, o con las teclas [F2] o [F12], todo dato que Ud. haya agregado o modificado SE CANCELA.

Nota:

El botón {Anular Comprobante} elimina todos los componentes de la operación (contables, cuentas corrientes, valores, etc) como si no se hubieran ingresado, excepto el registro de cabecera del Comprobante, que contiene el número del mismo y la leyenda ´Comprobante Anulado´. La finalidad de este procedimiento es mantener en forma visible la correlatividad de los comprobantes utilizados, lo que no sería posible si se borra directamente el comprobante.

El botón {Imprimir} imprime un comprobante (Recibo si es un cobro, Orden de Pago si es un pago) con la información que incluye esta pantalla. Para el diseño del mismo, ver Manual de Información General - Diseño de Comprobantes.

Cuando en el comprobante (recibo, orden de pago, etc.) no se imprimió el detalle completo de los comprobantes imputados (facturas, cheques, etc.) por falta de espacio, aparece en el mismo la leyenda 'Detalle Parcial por Exceso de Renglones'. En estos casos, se recomienda dividir el comprobante en dos.

Ahora bien, para resolver el caso de pagos o cobros que incluyen decenas de cheques, el detalle de los valores también puede hacerse en un listado independiente presionando el botón {Anexo Valores} o la tecla [F3] (ver Manual de Información General - Diseño de Comprobantes - Numeración de Comprobantes).

Tenga en cuenta que este procedimiento produce previamente la aceptación del comprobante principal, lo que solamente es posible si el mismo ha sido completamente integrado. El listado resultante (similar al que se puede obtener en la carga de IVA o de Facturación) es el siguiente:

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Este anexo también incluye los CUIT de los firmantes en concordancia con los requerimientos de la RG 1547.

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22..33.. IImmppuuttaacciióónn ddee CCoommpprroobbaanntteess aa PPaaggaarr

Este tipo de pantalla está disponible en operaciones de Recibos y Ordenes de Pago.

Recuerde que el signo de los importes en este tipo de pantalla NO es el signo contable. Tanto en cuentas de clientes como de proveedores, los renglones de deuda tienen signo positivo y los pagos tienen signo negativo (aparecen entre paréntesis y con otro color).

Nota:

Como el signo depende de si se trata de un cliente o de un proveedor, se produce un efecto visual curioso cuando se trata de una Orden de Pago a un cliente o de un Recibo a un Proveedor, ya que el signo aparece a la inversa de lo que se espera normalmente en el comprobante (Orden de Pago a un Proveedor y Recibo a un Cliente). Sin embargo, el efecto es solamente visual, el sistema no permite una operación imposible (como cobrar lo que le debemos a un proveedor) y el resultado contable y de control se ajusta automáticamente en forma correcta.

La pantalla muestra todos los movimientos de la cuenta corriente que aún no se conciliaron entre sí y que componen el total de la deuda en ese momento, que aparece al pie.

La única área a la cual hay acceso es la columna 'PAGA'. En cada renglón puede colocar un importe IGUAL o MENOR y CON EL MISMO SIGNO que el que aparece en la columna 'DEBE'.

Si se ubica sobre uno de los renglones y presiona el botón {Pagar} o la tecla [ENTER] el sistema aplicará el TOTAL de ese renglón. Ese importe puede ser modificado por Ud. EN MENOS y conservando el signo.

El importe colocado en un renglón de importe positivo (Deuda) indica la cifra que se desea pagar; colocado en un renglón de importe negativo (Pago a Cuenta), indica qué parte de ese importe desea aplicar como pago a ciertas deudas.

El botón {Imputar Todo [F5]} permite ejecutar la opción de ´Pagar´ (o bien revertirla) para todos los renglones existentes en la pantalla.

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Al pie de la pantalla aparece un resumen de la situación en que se encuentra el comprobante en ese momento: Comprobantes Imputados (en esta pantalla), Importe sin Imputación (del total del comprobante), Descuentos/Recargos e Importe Pagado (de Forma de Pago).

Si bien esta pantalla permite manejar una combinación flexible de pagos y compensaciones, en realidad forma parte de una operación compleja, que requiere un importe real a pagar. Por eso, el total 'Neto' DEBE SER MAYOR QUE CERO.

Botón {Calcular Recargos}:

En el caso de Recibos (no en Ordenes de Pago) y si está activa la opción en la Configuración de Recibos, en esta misma pantalla está disponible el botón {Calcular Recargos [F9]} .

Si ejecuta esta opción con registros marcados como ´Pago´ (o sea cuando aparece un importe positivo en ´Importe Pagado´ al pie de la pantalla), el sistema aplicará a esos registros la tasa indicada en la Configuración, en función de los días transcurridos desde su vencimiento hasta la fecha del Recibo.

El importe resultante se registrará en la pantalla de ´Descuentos / Recargos´ como un renglón imputado a la cuenta contable que indique la Configuración.

Botón {Cierre Automático}:

En el caso de Recibos y de Ordenes de Pago y si está activa la opción en la Configuración de Recibos, en esta misma pantalla está disponible el botón {Cierre Automático [F7]} .

Si ejecuta esta opción con registros marcados como ´Pago´ (o sea cuando aparece un importe positivo en ´Importe Pagado´ al pie de la pantalla), el sistema cerrará la operación contra la Cuenta declarada en la misma Configuración (usualmente Caja).

Botón {Recargo por Vencimiento}:

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Unicamente en el sistema de Consorcios, existe una tecla de Recargo por 1º ó 2º Vencimiento. Esta opción ofrece una solución práctica para el caso de que en el Recibo aparezca una fecha de Vencimiento adicional, acompañada por un importe que incluye la deuda del recibo más un recargo.

Para evitar cálculos manuales, el sistema permite registrar en una pantalla auxiliar el importe que efectivamente se cobra, que se compara con las deudas imputadas y se identifica como ´RECARGO´ la diferencia.

El importe resultante se registrará en la pantalla de ´Descuentos / Recargos´ como un renglón imputado a la cuenta contable que indique la Configuración (en este caso la cuenta Punitorios)

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22..44.. DDeessccuueennttooss yy RReeccaarrggooss

Estas pantallas permiten ingresar los descuentos y/o recargos que se realizan durante la confección del recibo u orden de pago (intereses por mora, descuentos por pronto pago, gastos administrativos, etc.). Estos importes, aunque se pagan o cobran en la misma operación, aparecerán en la Cuenta Corriente.

Los conceptos utilizables son cuentas contables de Pérdidas o Ganancias. Si desconoce el código, puede llamar a una Tabla con el Plan de Cuentas Reducido.

El campo 'Operación' (Descuento o Recargo) define el signo del movimiento.

Cada uno de estos movimientos origina un renglón independiente en el Asiento contable.

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22..55.. FFoorrmmaa ddee PPaaggoo

Estas pantallas sirven para indicar las 'Formas de Pago' con las que se cancelan las deudas o créditos que originan el comprobante.

Si Ud. tiene activos los Módulos que permiten cuentas con subcuentas de Proveedores o Clientes, de Valores y de Bancos, y las utiliza como Medios de Pago, la pantalla de alta se modificará automáticamente, para permitir la carga del detalle de los movimientos. En esos casos, el Importe no se puede cargar directamente.

Si el Medio de Pago utilizado es en Moneda Extranjera, los importes (desde el punto de vista de este capítulo del Manual) se tratan exactamente como si fueran pesos. La diferencia es que, al generar el renglón en esta pantalla, se agrega otro renglón complementario con la diferencia de cambio en pesos necesaria para expresar el asiento contable en moneda nacional (ver Manuales de Cuentas - Plan de Cuentas y Moneda Extranjera y de Contabilidad - Moneda Extranjera).

Si el Medio de Pago es una cuenta contable definida como de ´Retención´, al aceptar el registro, el sistema desplegará automáticamente una pantalla auxiliar para ingresar la información que se desea exportar oportunamente al SIAP u otros sistemas. Esa pantalla es similar a la que se usa en los procesos de captura de información en el módulo de IVA. Su posterior procesamiento puede ser consultado en el Manual de IVA - Retenciones SIAP y Otros.

Nota Importante:

En el caso de Recibos, la pantalla auxiliar que menciona el párrafo anterior solamente aparece si la cuenta contable de ´Retención´ es del ACTIVO y en el caso de Ordenes de Pago solamente si la cuenta contable de ´Retención´ es del PASIVO.

Para más detalles sobre estas pantallas auxiliares, ver Manual de Cuentas - Carga General de Importes

Si ejecuta el botón {Imputar Saldo} (tecla [F7]) que está disponible en las Altas, 'cerrará' la operación de una sola vez: el sistema aplica como Importe el saldo que falta para completar el total de la Orden de Pago (o del Recibo) concluye la operación imprimiendo o no el

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comprobante, según se haya definido en la pantalla de Configuración Local y en el Punto de Venta respectivo.

22..66.. DDaattooss AAddiicciioonnaalleess

Esta pantalla permite agregar Observaciones y/o modificar datos del legajo del cliente o proveedor que pudieran ser necesarios para la impresión del comprobante por disposiciones internas o de la AFIP.

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22..77.. CCoonnffiigguurraacciióónn

Esta pantalla auxiliar habilita el cálculo de recargos (intereses punitorios) sobre importes cobrados con atraso en Recibos.

Se especifica la cuenta contable a la que se imputa el recargo total. Esta cuenta debe pertenecer al grupo de Ganancias.

Se indica también el porcentaje de recargo diario. El 0.01 diario que aparece en el ejemplo equivale a un 0,3% mensual (en 30 días).

Estas opciones permiten procedimientos más ágiles en procesos de cobranza con muchas operaciones:

habilitan un botón en las pantallas de Recibos y Ordenes de Pago que cierra el saldo del comprobante (originado en los comprobantes imputados y/o pago sin imputación) contra una cuenta definida en la misma Configuración. Esa cuenta (usualmente Caja) debe ser un Medio de Pago que no contiene subcuentas (cuentas corrientes, etc)

hacen que luego de ingresar el legajo del cliente o proveedor, y si la cuenta de cuentas corrientes es correcta, el sistema se posiciona directamente en la solapa de Comprobantes a Imputar.

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33.. LLIISSTTAADDOOSS

33..11.. CCoommpprroobbaanntteess

Estos listados de control se emiten por separado para los comprobantes de Entradas de Fondos (Recibos, Otros Ingresos, etc.) y para los de Salidas de Fondos (Ordenes de Pago, Otros Pagos, Depósitos Bancarios, etc.). En cada caso, se pueden incluir todos los comprobantes de Entradas o Salidas o solamente los de un tipo especial (por ej. Recibos).

Contienen información básica por cada comprobante de ingreso o egreso de fondos:

Importe Imputado en la cuenta corriente

Importe Sin Imputar (como pagos a cuenta)

Total de Descuentos

Total de Recargos

Total pagado o cobrado

Días Deuda: es la cantidad promedio de días de atraso en el pago de los importes imputados (numerales). Se compara la fecha de vencimiento de cada obligación con la del Recibo.

Días Cheques: es la cantidad promedio de días de espera para el vencimiento de los valores recibidos (numerales). Se compara la fecha de vencimiento de cada valor con la del Recibo (si es efectivo o valores a la vista, la espera es 0 días).

La suma algebraica de los dos datos indica el retraso total promedio hasta el cobro efectivo de esas obligaciones.

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33..22.. CCoommiissiioonneess ddee CCoobbrraannzzaa

Este listado muestra la liquidación de comisiones de cobranzas por un período determinado, para uno o más Vendedores y una o más Zonas en las que los mismos operan.

A ese efecto, se aplica el porcentaje de comisión de cobranza que aparece en el legajo del Vendedor sobre los Recibos que tengan indicado el código de ese Vendedor. La comisión se aplica sobre el importe realmente percibido (neto de descuentos incluidos en el recibo).

33..33.. DDiiffeerreenncciiaass ddee CCaammbbiioo

Este listado detalla las diferencias de cambio producidas, al confeccionar recibos u órdenes de pago en cuentas corrientes identificadas como de Moneda Extranjera.

Esto se debe a que las deudas o créditos expresados en moneda extranjera pueden tener tipos distintos de cambio en la fecha en que se originaron y en la fecha en que se pagaron o cobraron.

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Las diferencias producidas, se muestran para los comprobantes confeccionados en un período, con detalle movimiento por movimiento de cuenta corriente y con totales por legajo.

Este tipo de información puede tener significación fiscal, si las normas vigentes entienden que las diferencias producidas originan deuda o crédito fiscal en materia de IVA.

33..44.. CCoonnvveerrssiióónn aa ..DDBBFF

Las Cabeceras de los Recibos y de las Ordenes de Pago pueden ser convertidos en archivos de formato .DBF, lo que los vuelve legibles y procesables en hojas de cálculo de uso corriente (ver Manual de Información General - Otros Procedimientos - Conversión de archivos)

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44.. MMOOVVIIMMIIEENNTTOOSS DDEE FFOONNDDOOSS

44..11.. IInnffoorrmmaacciióónn GGeenneerraall

Estos procedimientos permiten registrar operaciones de pagos o cobros que -por su naturaleza- no se imputan en los módulos de Facturación, IVA o Contabilidad. Las opciones disponibles son:

Salidas de Fondos

Entradas de Fondos

Depósitos en Bancos

Cada una de las opciones se refiere a un tipo habitual de operación, a la que se trata de dar un encuadre intuitivo, en base a dos criterios:

La pantalla que aparece en cada caso tiene títulos y descripciones adecuadas a ese tipo de operación en particular.

En 'Depósitos en Bancos' las cuentas utilizables para el Origen de la Operación se limitan a las que contienen Bancos.

En el caso de Entradas y Salidas de Fondos (que cubren la gama de operaciones no previstas en los otros botones), no hay restricciones al uso de cuentas y Ud. tiene a disposición el Plan de Cuentas Reducido de la Empresa.

En TODOS los casos, para la cancelación de la Operación se utilizan las cuentas definidas como 'Medios de Pago', sin limitación alguna.

LOS PROCEDIMIENTOS SON SIMILARES A LOS QUE SE MENCIONAN MAS ARRIBA PARA RECIBOS Y ORDENES DE PAGO. SE RECOMIENDA LA LECTURA DE ESOS TEXTOS Y AQUI SOLO SE HARA REFERENCIA A LAS PRINCIPALES DIFERENCIAS.

Al iniciar uno de estos procesos, debe declarar el mes y el año en el que se va a trabajar y el Punto de Venta (éste último para controlar la numeración correlativa de los comprobantes que se pueden imprimir) y presionar el botón {Mostrar} aunque todavía no haya ingresado ningún movimiento. Ver más arriba Tabla de Comprobantes.

La pantalla que aparece para agregar, borrar o modificar una operación es la siguiente (con variaciones en los textos de acuerdo al tipo de operación):

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Esta pantalla múltiple tiene las siguientes partes:

Datos Generales

Conceptos Cobrados

Forma de Pago

.

44..22.. DDaattooss GGeenneerraalleess

Fecha

Comprobante: El sistema describe los comprobantes de acuerdo a su origen: Entradas de Fondos (EF) o Salidas de Fondos (SF) y Depósitos Bancarios (DB).

Como Nº de Comprobante el sistema asume el que indique el Maestro de Puntos de Venta, pero es modificable. Ese Nº puede coincidir o no con el utilizado en Ordenes de Pago (para los SF) o con Recibos (para los EF). Ver Manual de Información General - Puntos de Venta y Diseño de Comprobantes - Numeración de Comprobantes.

El sistema no admite repeticiones de tipo y número de comprobante (por ej. que haya dos EF 0001-00000342)

Descripción: es la que aparece (por omisión) en todos los registros vinculados con la operación en curso

Datos del Cliente/Proveedor y Otros: Esta información es optativa y se utiliza para imprimir la cabecera de los recibos u órdenes de pago.

Se puede utilizar el código de Otros Legajos para identificar el origen y/o destino de los valores procesados en el comprobante, cuando no son ni clientes ni proveedores (por ejemplo pago de IVA a la AFIP, descuento de cheques en un Banco, etc). El Legajo puede estar vinculado con una cuenta contable (que puede operar con Subcuentas), que el sistema sugerirá imputar por omisión como Concepto Cobrado o Pagado.

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Observaciones: Esta información es optativa y se utiliza para imprimir en los recibos u órdenes de pago.

Los importes del comprobante se cargan en las pantallas de los tabs Conceptos Cobrados y Forma de Cobro (o leyendas equivalentes en otros tipos de operaciones). Al regresar de esas pantallas, si los importes de Total Comprobante y de Total Pagos son iguales, puede cerrar la operación con el botón {Aceptar}.

Es posible imprimir un comprobante vinculado con la operación, idéntico a un recibo u orden de pago, según se trate de una operación de Movimiento de Fondos asimilable a uno u otro caso. Si así fue definido en Otros - Diseño de Comprobantes,

La impresión se inicia al presionar el botón {Imprimir}. Con respecto al uso de esta opción, al control de la numeración, al diseño de estos comprobantes y a su eventual unificación con el diseño de recibos y órdenes de pago, ver Manual de Información General - Diseño de Comprobantes y Puntos de Venta.

44..33.. CCoonncceeppttooss PPaaggaaddooss oo CCoobbrraaddooss

El tab Conceptos Cobrados (u otra denominación adecuada al origen de la operación que se está registrando) conduce a una pantalla que permite ingresar importes en las cuentas que originan la operación.

Las cuentas mencionadas pueden estar limitadas por el tipo de operación (Bancos si son Depósitos Bancarios), o predeterminadas en el legajo (caso de Otros) pero para Pagos Varios y Cobros Varios está disponible el Plan de Cuentas Reducido.

Si estos importes (que obligatoriamente se cargan en pesos), corresponden a cuentas de Gastos o Ingresos que operan con Centros de Costos cuyos valores se desea ver en Moneda Extranjera (ver Manual de Centros de Costos) y se desea conservar el tipo de cambio al que se realizó la operación, puede presionar la tecla [F6] y completar el tipo de moneda y la cotización.

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Al volver de esta pantalla, el importe total generado aparece en el campo 'Total Comprobante' (u otro nombre alusivo al tipo de operación) de la pantalla Datos Generales.

44..44.. FFoorrmmaa ddee PPaaggoo

El tab Forma de Cobro (u otra denominación adecuada al tipo de operación que se está registrando) conduce a una pantalla que sirve para indicar la forma (Medios de Pago) con los que se cancelan los gastos, ingresos, transferencias u otras operaciones iniciadas en las pantallas previas.

En esta pantalla solamente pueden invocarse cuentas que se han definido como medios de pago (por ej. Caja, Banco, Cuentas Corrientes, Retenciones, etc.). Si Ud. tiene activo los Módulos que permiten cuentas con subcuentas de Proveedores o Clientes, de Valores y de Bancos, y las utiliza como Medios de Pago, la pantalla de alta se modificará automáticamente, para permitir la carga del detalle de los movimientos (valores, movimientos de cuenta corriente, etc.). En esos casos, el Importe no se puede cargar directamente.

Un caso especial es cuando se trata de una Retención que debe ser ingresada al Libro de IVA. Ver Manual de IVA

Para más detalles sobre esas pantallas auxiliares, ver Manual de Cuentas - Carga General de Importes.

Durante el Alta de un comprobante (no en las modificaciones), si ejecuta el botón {Imputar Saldo} o la tecla [F7], 'cerrará' la operación de una sola vez: el sistema aplica como Importe el saldo que falta para completar el TOTAL DE LA ORDEN DE PAGO (o del RECIBO) y concluye la operación. Este procedimiento puede implicar la impresión automática del comprobante si así lo define en el registro del Punto de Venta activo en esa operación.

Si el Medio de Pago utilizado es en Moneda Extranjera, los importes (desde el punto de vista de este capítulo del Manual) se tratan exactamente como si fueran pesos. La diferencia es que, al generar el renglón en esta pantalla, se agrega otro renglón complementario con la

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diferencia de cambio en pesos necesaria para expresar el asiento contable en moneda nacional (ver Manuales de Cuentas - Plan de Cuentas y de Contabilidad - Moneda Extranjera).

Al regresar de esa pantalla, el importe total generado aparece en el campo 'Total Cobros (o 'Total Pagos') de la pantalla Datos Generales.

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55.. CCOOBBRRAANNZZAASS

55..11.. IInnffoorrmmaacciióónn GGeenneerraall

Los procedimientos siguientes permiten debitar deudas de los clientes en sus respectivas tarjetas de crédito y/o informar a Bancos para que debiten las deudas en las cuentas corrientes de los clientes.

Estas acciones solamente son posibles para los clientes en cuyos legajos se menciona la autorización respectiva.Como cada Tarjeta o Banco utiliza codificaciones y procedimientos distintos, solamente son utilizables aquéllos que ya fueron configurados por BTB Soft y que aparecen en el Menú de Pagos y Cobros – Cobranzas. Otras entidades pueden ser incorporadas a las existentes a pedido de los usuarios y abonando el costo respectivo.

Esta opción se activa únicamente si hay por lo menos una Entidad habilitada entre las que admite el sistema (ver punto siguiente).

El sistema ofrece un Listado de los Clientes que operan con Cobranzas, clasificados por Entidad con la que operan.

55..22.. CCoonnffiigguurraacciióónn ddee EEnnttiiddaaddeess

Para cada Tarjeta o Banco se debe activar esta pantalla, cuyos datos son los siguientes:

Nro de Establecimiento: código asignado por la Entidad.

Día de Presentación: ante la Entidad del archivo con los débitos solicitados a los clientes.

Día de Corte: última fecha que puede tener la deuda de un cliente para que pueda ser incluída en una presentación.

Cuenta Contable: donde se registrará la deuda de la Entidad. Debe ser una cuenta que no contiene subcuentas (cuentas corrientes, bancos, etc).

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55..33.. CCoobbrraannzzaa ddee TTaarrjjeettaass

El contenido de la pantalla es el siguiente:

Período: para el cual se genera la información.

Fechas de Inicio y Cierre: Fechas entre las cuales debe estar el vencimiento de las deudas de los clientes cuya cobranza se desea efectuar.

Fecha del asiento contable: el sistema sugiere la fecha del día en que se confecciona la presentación.

Cuenta contable: Es la que contiene las cuentas corrientes de los clientes a los que se acreditan los importes ´cobrados´.

Esta pantalla genera un archivo de texto con las deudas a debitar a los clientes, de acuerdo a las especificaciones de cada Tarjeta.

En el archivo para la Tarjeta, se genera un registro por cada importe adeudado por cada cliente con vencimiento en el período indicado. No se totalizan movimientos.

Esta pantalla genera un archivo de texto con las deudas a debitar a los clientes, de acuerdo a las especificaciones de cada Tarjeta.

Al mismo tiempo, el sistema emite un asiento contable acreditando a los clientes los importes respectivos, y debitando a la cuenta contable de la Tarjeta. El detalle de los créditos efectuados a los clientes puede obtenerse imprimiendo una Minuta del asiento.

Esto implica suponer que la cobranza se va a concretar efectivamente y que solamente se debe generar un contraasiento por los movimientos que por excepción rechace la Tarjeta. Por ese mismo motivo, la pantalla avisa que si la operación se hace dos veces, el sistema genera dos asientos y el inicial debe ser borrado.

Posteriormente, cuando la Tarjeta acredita el importe en el banco, se debe hacer un asiento que cancela la deuda de la misma contra el depósito efectuado y los débitos por comisiones, retenciones, etc.

En cuanto a los clientes, la imputación de las deudas con el crédito originado por este procedimiento se puede hacer utilizando la Conciliación Automática.

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55..44.. BBaannccooss

El procedimiento de Cobranzas a través de Bancos tiene importantes diferencias con las Tarjetas.

El envío del archivo de texto para que el Banco debite las cuentas de los clientes, no implica la cobranza automática, como en el caso de las Tarjetas, sino que depende de la confirmación del Banco acerca de que ese débito se concretó efectivamente.

Por lo tanto, el envío del archivo de texto no origina un asiento contable.

Como parte del proceso de generación del archivo de texto, se puede emitir un listado con el detalle de clientes, documento, CBU e importe a debitar por el Banco.

Cuando el Banco envía a su vez un archivo de texto, con la confirmación de los débitos efectivamente realizados en las cuentas bancarias de los clientes, la información del mismo puede ser tomada por el sistema, utilizando la pantalla que aparece más arriba.

Ese proceso acredita la cuenta corriente de cada cliente por el importe que corresponda, como parte de un asiento contable automático que mueve la cuenta contable de Cuentas Corrientes que menciona la pantalla, contra una cuenta de activo que representa la deuda del Banco.

Debido a que el asiento es automático, la pantalla avisa que si la operación de captura de información se hace dos veces, el sistema genera dos asientos y el inicial debe ser borrado.

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Posteriormente, la cuenta de activo que representa la deuda del Banco por este tipo de cobranzas, debe cancelarse con un asiento contable que distribuye el importe entre la cuenta contable del Banco, retenciones de impuestos, comisiones, etc.

En cuanto a los clientes, la imputación de las deudas con el crédito originado por este procedimiento se puede hacer utilizando la Conciliación Automática.

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66.. PPAAGGOO FFAACCIILL

66..11.. CCoonnffiigguurraacciióónn

Los datos que se registran en esta pantalla son

Códigos (de Empresa, Administrador y Consorcio) que conviene Pago Fácil con el Administrador para que formen parte del código de barras que contiene cada recibo, de manera que se pueda identificar el origen de la cobranza.

Cuenta contable que se utiliza como contrapartida del crédito en la cuenta Unidades Funcionales (que contiene las cuentas corrientes de los copropietarios), en el asiento que el sistema genera automáticamente cuando recibe la cobranza.

Fuente de Código de Barras que se utiliza para la impresión de barras en el recibo. Esto se debe a que las distintas fuentes requieren eventualmente que el sistema les provea códigos distintos para imprimir la misma barra.

La fuente por omisión es provista por BTB. Las restantes opciones (actualmente Elfring Fonts, ID Automation y Bars to Font) deben ser instaladas previamente en Windows por el usuario.

66..22.. IImmppoorrttaacciióónn

Pago Fácil registra los pagos informados por sus cajas y los reúne en un archivo diario, que se envía por mail al Administrador de los consorcios. El archivo contiene, sin un orden específico, toda la recaudación del día que debe rendirse a ese Administrador, identificando cada cobro con los tres códigos mencionados en el punto anterior y con el código de Unidad Funcional que aparecen en el código de barras.

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El archivo de Pago Fácil debe ser guardado en una carpeta específica (WIN-BTB\Importar). La captura de esa información debe hacerse desde la aplicación Unificar (ícono ´U´) – Cobranza por Lotes – Pago Fácil – Importación, eligiendo el archivo mencionado.

El sistema lee el archivo enviado por Pago Fácil y captura la información del conjunto de los consorcios, aplicando a cada uno de ellos los recibos recaudados. El procedimiento tiene los efectos siguientes:

Se aplica el importe de cada pago en la cuenta corriente de la Unidad Funcional dentro del Consorcio respectivo.

Se genera un asiento contable en cada Consorcio, por el total de cobranzas recibidas, que contiene por un lado la cuenta de Unidades Funcionales (donde se registran los créditos) y por el otro la cuenta contable definida para Pago Fácil, donde se registra la deuda global de Pago Fácil.

El archivo original de Pago Fácil es movido a la carpeta WIN-BTB\Importar\Viejos.

El sistema avisa si hay registros que no se pueden importar (por ejemplo porque no se ubica la carpeta del consorcio o la unidad funcional) y permite imprimir un listado con el detalle de los errores encontrados.

Si se desea anular una importación, debe borrar el asiento contable generado por la misma en cada uno de los Consorcios.

Luego, en forma manual, deben realizarse los pasos siguientes en cada Consorcio:

Hacer un asiento contable donde se cancela la cuenta de Pago Fácil contra el Banco (o Caja según corresponda), deduciendo las comisiones, etc.

Ingresar al sistema los recargos (punitorios) cobrados por Pago Fácil si el copropietario pagó en un 2º o 3er vencimiento. Este es un movimiento contable, donde el recargo se debita en las cuentas corrientes respectivas (con el código de Débito de Punitorios) contra la cuenta contable de Punitorios.

Efectuar una Conciliación Automática de las cuentas de Unidades Funcionales, ya que el crédito recibido no se imputa automáticamente a la deuda de cada Unidad. La omisión de este paso puede producir errores en la imputación de los Punitorios en la siguiente Liquidación de Expensas.

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66..33.. CCoonnssuullttaass

En archivos auxiliares generados por el sistema, se puede consultar un resumen del archivo de Pago Fácil y el detalle de los registros que contiene. Los registros leídos que no pudieron ser ingresados a un Consorcio, tienen una marca especial y aparecen como ´No Transferidos´

.

Este listado muestra el Código de cada Consorcio, el total de Unidades (recibos) importados, el importe total y la fecha y nombre del archivo de Pago Fácil que originó el movimiento. Esto permite, por ejemplo, verificar si el total importado en el conjunto de los consorcios coincide con el total informado del archivo de Pago Fácil.

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También se informa el total Procesado, el total Transferido y la diferencia si la hubiera.

66..44.. CCoobbrraannzzaass MMaannuuaalleess

El sistema permite la carga de cobranzas de todos los consorcios, centralizada en la oficina de la Administración, utilizando como base la lectura de un código de barras que respete los criterios de PagoFácil.

Esto implica que el Consorcio debe completar la Configuración respectiva, aunque los códigos no sean los que valida Pago Fácil, y que los recibos deben imprimirse con el código de barras respectivo.

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Bajo esas condiciones, los recibos pueden ser leídos por una lectora adecuada, que cargará en un registro los datos de edificio, unidad, fechas de vencimiento, importe, etc. El único dato modificable por el operador es el importe.

Durante los procesos de lectura, solamente se controla que el código de Edificio exista. Los restantes controles (por ejemplo la existencia de la Unidad Funcional) se verifican durante la Importación.

Los registros se acumulan en un lote diario, que puede ser importado posteriormente a los Consorcios. El ingreso de los importes a las cuentas corrientes de las Unidades Funcionales y a la Contabilidad de cada Consorcio se produce como consecuencia de la importación.

Los procedimientos de Importación son similares a los que se explican para PagoFácil, lo mismo que los de Consulta y control de errores.

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77.. AARRCCHHIIVVOO RRGG 11554477

Este procedimiento captura todos los pagos realizados con valores en un mes y año determinados durante la carga de facturas (IVA o Facturación) y de órdenes de pago, sean o no en cuenta corriente (Pagos y Cobros).

El archivo correspondiente queda grabado, con la forma que requiere la RG 1547 de la AFIP, en el directorio WIN-BTB\DATOS\NOMBRE DE LA EMPRESA\SALIDAS bajo el nombre 'RG1547.AMM' donde la extensión AMM se compone del último dígito del año y el número del mes (ver Manuales de Información General , Cuentas, Valores y Pagos y Cobros).

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88.. CCEERRTTIIFFIICCAADDOOSS DDEE RREETTEENNCCIIOONN

Las opciones de este Menú solamente están disponibles si se encuentran activos los módulos de IVA o de Facturación.

Estas opciones permiten confeccionar e imprimir certificados de retención de Impuestos Nacionales (principalmente IVA y Ganancias) sobre pagos efectuados a proveedores de la Empresa. Como parte de este proceso, puede calcularse la retención que corresponde aplicar a un pago determinado, utilizando información contable y de cuentas corrientes que se fue acumulando en operaciones anteriores.

Los certificados emitidos se pueden reunir en un archivo que se puede ingresar automáticamente al sistema SIAP-SICORE de la AFIP.

Además, el sistema está preparado para generar certificados de Otras Retenciones (impuestos provinciales o retenciones de otros entes, como Cajas de Previsión profesionales). En este caso, como las normativas suelen ser muy diferentes, se pone especial énfasis en los textos que se imprimen en los certificados (que son definidos por el usuario) y en la generación del soporte magnético que, si fuera necesario, se agrega a pedido del usuario (por ejemplo, está disponible para Ingresos Brutos de la Provincia de Buenos Aires y de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires).

Este proceso no tiene efectos contables por sí mismo.

La confección de certificados de retenciones está tratada en detalle en el Manual de Cuentas Corrientes.

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99.. IIMMPPRREESSIIOONN DDEE CCHHEEQQUUEESS

El sistema permite imprimir cheques en papel preimpreso provisto por distintos Bancos. El proceso se realiza con impresoras de matriz de puntos o láser y permite múltiples diseños de cheques y múltiples cuentas corrientes bancarias.

Este procedimiento no es compatible con el Control de Chequeras.

Los cheques se imprimen con su fecha de Origen (fecha de la operación de pago) y con su fecha de Vencimiento (si son cheques diferidos).

En el sistema, el cheque de un Banco sólo se puede registrar dentro de un movimiento contable, donde se imputa una cuenta contable que identifica, a su vez, a la cuenta corriente de la empresa en ese Banco en particular.

La impresión de los cheques se hace con el diseño establecido para esa cuenta y ese Banco.

La pantalla siguiente muestra los cheques ingresados bajo esa cuenta contable desde cualquier módulo del sistema (Ordenes de Pago, Facturas de Compras, etc) cuyas Fechas de Origen se encuentran en el rango indicado.

Se marcan los cheques que se desea imprimir.

El sistema incluye los cheques que tienen ya declarado un Nº de Cheque (la columna 'Impreso' muestra si se imprimieron con este procedimiento) y permite imprimirlos, pero envía un aviso.

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También es posible cambiar la fecha de vencimiento de un cheque (no su fecha de origen) y esto modifica también el registro del cheque en el comprobante de origen (p.ej. la Orden de Pago)

La orden de imprimir presenta una pantalla, donde aparece el número de cheque que se imprimiría en primer lugar (o sea el último número de cheque impreso bajo la cuenta contable del Banco más 1). Ese dato es modificable.

Para cada cheque que se imprime, el sistema agrega el número de cheque completo en el registro originario del mismo.

Durante el proceso de impresión, se verifica si la fecha de origen coincide con la de vencimiento y - en ese caso - se agrega un día a esta última. El vencimiento original que aparece en el registro del cheque no se modifica.