Manual de Premium Soft Ver. 2 2009

Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. 1 | P á g i n a

GNU Free Documentation License F r a n c i s c o H e r n á n d e z .

Version 1.3, 3 November 2008 G & F D a t a T e c h , C . A .

MANUAL DEL USUARIO.

Elaborado Por: S.M. Francisco Hernández.

G&F DataTech, C.A. www.gfdatatech.com [email protected]

0414-8251263

Ver. Feb.2009-v2.

http://www.gfdatatech.com/

mailto:[email protected]




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Prólogo El sistema Administrativo Premium-Soft Extended 7.x, es una poderosa herramienta para las empresas modernas. Está diseñado para ser estable, seguro, y funciona igual de bien en servidores como estaciones de trabajo. Este manual es producto de las experiencias de numerosos cursos y charlas impartidos a todos los clientes por su autor Francisco Hernández, presidente de G&F DataTech, C.A. El único fin de este es de poder llegar a ser una fuente de información para aquellos usuarios que comienzan a dar sus primeros pasos en los sistemas Premium-Soft, aunque obviamente le puede llegar a ser de utilidad a un usuario avanzado, dándole así a conocer detalles de los diferentes aspectos que componen al Sistema Administrativo Premium-Soft Extended 7.x. Para aquellos usuarios más avanzados, espero puedan encontrar este manual como una guía de referencia básica, y que puedan pasársela a sus clientes y personal técnicos, cuando te pregunten ¿Cómo puedo iniciarme en el Sistema Administrativo Premium-Soft Extended 7.x? o cuando digan: ¿Dónde puedo encontrar información en español sobre el Sistema Administrativo Premium-Soft Extended 7.x.? Lo único que les pediré, será que si llegaran a encontrar algún problema en este manual o tuviesen alguna sugerencia, o si encuentran que alguna sección no está bien explicada, por favor házmelo saber, ya que solo así podré seguir actualizando este humilde manual que espero les sirva a muchos. Para lo anterior les pido me envíen un e -mail a [email protected] / [email protected] , desde ya muchas gracias y espero disfruten el contenido de este manual.






TABLA DE CONTENIDO

1.- Nota de CopyLeft. Pág. 2. 2.- Prólogo. Pág. 3. 3.- ¿Qué es Premium-Soft Administrativo?, Características mas Resaltantes. Págs. 5-8. 4.- ¿A qué Empresa está orientado? Pág. 9. 5.- ¿Qué es Premium-Soft Administrativo Extended 7.X? Págs. 10-11. 6.- Estructuración del Premium-Soft Administrativo Extended 7.x. Pág. 12. 7.- Modulo Administración. Págs. 13-37.

7.1.- Archivos. Págs. 13-28. 7.2.- Procesos. Págs. 29-36. 7.3.- Informes. Pág. 36. 7.4.- Misceláneos. Pág. 37.

8.- Modulo Facturación y Ventas. Págs. 38-61.


9.- Modulo de Compras y Gastos. Págs. 62-76. 9.1.- Archivos. Págs. 62-63. 9.2.- Procesos. Págs. 63-75. 9.3.- Informes. Pág. 76. 9.4.- Misceláneos. Pág. 76.

10.- Modulo Bancos. Págs. 77-82.





¿QUÉ ES PREMIUM SOFT ADMINISTRATIVO?

Es un programa que permite llevar la administración de una empresa determinada. Usamos el termino administración y no contabilidad, ya que esto pertenece a otra solución Premium, al igual que el Sistema de Nomina.

Es una aplicación que ha recibido la certificación de Microsoft la cual garantiza la total compatibilidad con sus sistemas operativos Windows y cumplimiento de las normas de las normativas del año 2000 (Y2K). Además está desarrollada en herramientas de base de datos.

CARACTERÍSTICAS MÁS RESALTANTES

Novedosa interfaz que facilita la operación de todas las opciones, estilo EXPLORADOR DE WINDOWS (TreeView).

Configuración de niveles de acceso y seguridad por usuarios.

Capacidad de controlar Múltiples empresas (en su versión Multi Empresas).

Capacidad de controlar hasta 999 agencias o sucursales por cada empresa creada.

Consecutivos de documentos independiente por cada sucursal.

Hasta seis series de facturas por cada sucursal.

Manejo de siete (7) precios por cada artículo.

Multi Moneda en las operaciones de Venta, Cobros, Compras, pagos y Bancos.

Integración total entre sus módulos.

Amplio y seguro control del inventario, respaldado con auditoria de operaciones realizada por cada usuario.

Manejo de Códigos alternativos en inventario lo que posibilita el ubicar un artículo por varios códigos.




Control de Seriales por existencia.

Inventarios Consolidados o segmentados por empresas y/o sucursales.

Manejo de Artículos equivalentes o similares.

Definición de topes mínimo de utilidad y máximos de descuentos.

Precios y costos en Múltiples monedas.

Facilidad de Controlar Clientes y Sub clientes o compradores, involucrando fotos, carnetización, etc.

Convenios con clientes, definiendo límites de crédito, días de créditos y otras políticas de Negocio por cada caso.

Procesos de Facturación en Lotes.

Control de Múltiples depósitos o almacenes.

Generación automática o selectiva de intereses de mora.

Control de Caja Chica.

Gran cantidad de reportes de inventario, reposición, valoración, estadísticas.

Facturación de artículos nacionales o importados, pudiendo utilizar productos INTEGRADOS y AGRUPADOS.

Devoluciones en Compra y ventas, posibilidad de Anular documentos o reversar de manera total o parcial.

Control de Vendedores y comisiones por distintos métodos o condiciones de aplicación de criterios para el cálculo de las mismas.

Emisión de Requisiciones y pedidos.

Control de Ventas con BackOrder.

Manejo de operaciones en espera u operaciones en tránsito.




Generación de Avisos de Cobros simples o en lote.

Manejo de Notas de Entrega y despachos de mercancía, con la posibilidad importar luego los documentos a facturas.

Control de Presupuestos o cotizaciones a clientes con actualización de precios automática según el cambio del Dólar.

Impresión de Etiquetas de Inventario o códigos de Barra.

Control de Contribuyentes especiales, aplicando las retenciones respectivas y afectando los libros de venta y compras

Libros de Venta y Compras Actualizados a las normativas fiscales vigentes.

Control de Bancos, emisión de cheques, control de chequeras, débito bancario y conciliaciones, estadísticas y reportes.

Punto de venta orientado a diversos tipos de mercados, extremadamente rápido y confiable, con la gran ventaja que NO TIENE que cancelar cada licencia de uso de éste módulo (punto de venta) por separado, es decir una misma licencia puede instalarla en todos los puntos de venta de su negocio sin límite de instalaciones.

Punto de venta para restaurantes y barras, con una interfaz amigable incorporando fotografías de cada plato o producto.

Cortes de Caja Auditados, cobros, notas de crédito, pagos adelantados, sistema de apartado, abonos parciales, etc.

Más de 200 reportes distintos entre ventas, compras, auditorias y transacciones en general

Manejo de tutores tipo Microsoft Office, que pueden ayudarle mientras opera el producto, pudiendo inclusive Hablar a voz propia sobre cada tópico.

Posibilidad de Operar Vía Internet con Ancho de Banda Directamente sobre los datos remotos (depende de la velocidad de conexión).




Proceso opcional de Historización de archivos que le permite optimizar sus datos llevando la información a un directorio histórico y liberando espacio en disco, así como menores transacciones en el área funcional.

Todos los formatos de reportes y formatos de impresión son modificables por el usuario, pudiendo adicional su logotipo, imágenes, etc.

Impresión de todos los documentos vía: Impresora, Pantalla, Email, HTML, WORD, TXT, Modem Fax (Requiere Microsoft Word).

Único sistema con posibilidad de Impresión FTP es decir usted podrá generar un reporte como página WEB y "Subirlo a su página web" para hacerlo público, por ejemplo, lista de precios, promociones, clientes, existencias, etc.

Posibilidad de Enviar información a la web y revisarlo desde su celular vía WAP © o BIN (BellSouth Iteractive Móvil ©)

Posibilidad de Inter Conectar periféricos como: Gavetas de Dinero, Lectores de códigos de Barra, Impresoras de Ticket, Impresoras de Cheques, entre otros.

Manejo de Impuestos de Ley, así como sus respectivos desgloses a nivel de ventas, compras y los libros declarativos respectivos.

Más de 300 opciones orientadas a la operatividad de una empresa y la toma de decisiones Generales.

El sistema de información gerencial más completo de Latino América.




A QUE EMPRESA ESTA ORIENTADO

El software Administrativo es perfectamente adaptable a casi cualquier tipo de empresa, como por ejemplo:

Mercados Recomendados:

Auto mercados y Supermercados. Mayoristas de víveres y productos en general. Empresas de venta Masiva. Empresas de Telefonía celular. Empresas de Informática. Empresas de Producción. Tiendas de Mercadeo En general. Hoteles y Posadas. Tiendas de Artículos deportivos. Talleres y ventas de Repuestos. Estaciones de Servicio y Tiendas de Conveniencia. Ventas de Productos Agro Industriales. Restaurant y Barras. Agencias de Viajes. Boutiques y bisutería. Línea blanca y artículos para el hogar, sonido, video, etc. Farmacias y venta de Fármacos. Perfumerías y cosmetología. Joyerías y relojerías. Ferias de Comida y/o Comida Rápida. Fábricas y empresas de Producción. Panaderías y pastelerías. Charcuterías y Carnicerías. Tiendas por Departamento. Empresas del Ramo de la construcción. Importadores en General. Kioscos y revistas. Papelerías y librerías. Zapaterías y tiendas de ropa. Empresas de Servicio en General. Empresas de facturación de bienes muebles e inmuebles. Agencias Aduaneras. Empresas de Seguridad y vigilancia. Talleres de Refrigeración y reparación de electro domésticos. Empresas de Consultoría y asesores comerciales profesionales. Clubes, Gimnasios y empresas de afiliación. Empresas en general.




¿QUÉ ES PREMIUM SOFT ADMINISTRATIVO EXTENDED 7.X?

Es el programa donde, puede llevar el control del Inventario, Emisión de Facturas, Control de Cuentas por Pagar y Cobrar, Compra de mercancía y Bancos. Se puede llevar control de inventario clasificado por grupos, con 7 tipos de precios así como sus impuestos. Podemos trabajar con artículos nacionales o importados y mantener el inventario en Dólares ($) o en Bolívares (Bs.). Los artículos pueden ser integrados, es decir, un artículo es formado por otros artículos existentes en el inventario, ideal para combos o cestas promocionales; o pueden ser agrupados (Ejemplo: Se crea un artículo ACEITE que tiene un costo y un precio por unidad. Se agrupa en CAJA de 30 unidades, el sistema calcula el costo y el precio de las Unidades, y cuando se venden las Unidades se descuenta del inventario de 30 unidades de ACEITE). Podemos trabajar con artículos que manejen seriales (Electrodomésticos), o que no manejen existencia (Servicio). También se pueden definir artículos de uso interno, que aparecen en el inventario pero no para la venta, solo para consumir dentro de la empresa, ejemplo papelería.

Se pueden ajustar los precios de todos los artículos, por aumentos o por variación de tasa cambiaria del dólar. Si la empresa lo requiere, se podrán llevar controles de seriales de artículos vendidos, controlando garantías.

Se pueden clasificar clientes, definir el tipo de precio y que descuento se le otorgan al mismo, así como los días de crédito y el límite del mismo.

Para las empresas consultoras o aquellas que presten servicios, existe la modalidad de Avisos de Cobro, que permite que la empresa que tenga contrato fijo a varios clientes, emita un lote de avisos para su cobranza y a medida que los clientes pagan, convertirlos en facturas.

Se puede facturar a contado o a crédito, existe la modalidad de transacciones en espera, ideal para restaurantes y hoteles a baja escala.

Los formatos de Facturas, Notas de Entrega, Recibos, Cheques, etc., son todos configurables. Además, cuenta con herramientas que le permitirá agregar nuevos reportes según las necesidades del cliente.

Se maneja en forma intuitiva.

Es posible emitir órdenes de compra, solicitudes de precios.




En el modulo de banco se lleva el control de todas las operaciones bancarias (Depósitos, Retiros, Emisión de Cheques, Notas de Crédito y Debito, Impuesto al Dedito Bancario, etc.) manteniendo registros de la disponibilidad según libros. También permite la conciliación bancaria.




ESTRUCTURACION DEL PREMIUM SOFT ADMINISTRATIVO EXTENDED 7.X

El Sistema Administrativo está estructurado por los siguientes módulos:

Administración.

Facturación y ventas.

Compras y gastos.

Bancos.




MODULO ADMINISTRACION

En este modulo se clasifica y configura la información de la empresa y los usuarios, según los parámetros establecidos en esta etapa se determinara el funcionamiento del sistema. Igualmente se clasifican los Almacenes, Departamentos, Grupos, Artículos de Inventario, Clientes y Proveedores, entre otros datos.

El menú principal permite manipular las siguientes opciones:

Archivos.

Procesos.

Informes.

Misceláneos.

ARCHIVOS

En esta opción del Menú se crean:

Empresas y Sucursales (Agencias).

Definir Monedas.




Definir Caja Chica.

Conceptos de Caja Chica.

Depósitos / Almacenes.

Listas de Tallas.

Lista de Colores.

Grupos de Inventario.

Artículos de Inventario.

Tipo de Cargo y Descargo.

Zonas / Sectores.

Tipos de Proveedor.

Proveedores.

Vendedores.

Tipos de Clientes.

Tipo de Compradores / Autorizados.

Definición de Convenios.

Definición de Clientes.

Consulta de Clientes y Autorizados.

Entidades Bancarias.

Tarjetas de debito.

Tarjetas de crédito.

Tipo de operaciones.

Tabla de Retenciones.




Empresas Sucursales: Se Clasifican y codifican las empresas y/o sucursales; indicando un Código, Nombre, Persona Contacto, Dirección, Teléfonos, RIF, NIT, Web Site, Email.

Definición De Monedas: Se hace la definición de las monedas que vamos a usar para nuestras operaciones.




Definición De Caja Chica: Esta opción permite crear una (1) o varias (n) cajas chicas, para identificarlas se les asigna un código, nombre, responsable y se indica el tipo de moneda con la que se va a trabajar la caja chica.

Conceptos De Caja Chica: Permite crear los conceptos que se van a manejar en la caja chica, aquí se debe indicar el tipo de operación que se realice.




Depósitos (Almacenes): Se Clasifican y codifican los diferentes Depósitos de la empresa de acuerdo a su organización; indicando un Código, Nombre, Ubicación, Responsable, y si están Activos o inactivos. Los depósitos activos es donde se colocara la mercancía disponible para la venta. En los depósitos inactivos se colocara la mercancía del inventario que no está disponible para venta pero que es parte del inventario pudiéndose marcar como RMA (Return Material Autorization).

Lista De Tallas: Esta Opción se debe activar en la configuración inicial de la Empresa y en ella se clasifican las Tallas.




Lista De Colores: Esta Opción se debe activar en la configuración inicial de la Empresa y en ella se clasifican los colores.

Grupos De Inventario: Es muy importante clasificar su inventario por grupos de artículos, para obtener así un mejor control e información de los inventarios. Se introduce el Código y el Nombre del Grupo. Los porcentajes de Utilidad y Descuentos se utilizan si desea que por defecto todos los artículos de ese grupo tengan los mismo porcentajes bien sean de Utilidad o Descuento.




Artículos De Inventario: Aquí se define el Código y Nombre del artículo, la Descripción, Marca, si es importado o nacional, si tiene impuestos o no, si posee equivalentes, si es un artículo agrupado (ejemplo: Caja y sus unidades), o un artículo Integrado o Compuesto (formado por dos o más artículos previamente creados), si usa existencia o no (servicios varios), si es de uso interno (que me aparezca en el inventario pero no para la venta Ej. Papelería), si el articulo usa seriales, si es artículo por lotes y fecha de vencimiento. La forma en que desea manejar los precios o el porcentaje de Utilidad, al momento de un cambio en el factor cambiario o en el costo del artículo, se puede incluir la imagen o foto del artículo. También se define, los diferentes precios hasta siete, porcentajes de utilidad, el porcentaje de comisión que se la va a pagar al vendedor.

La Opción de Inventario permite la inclusión y definición de todos los articulos de inventario y/o servicios que la empresa facture, los campos solicitados son:

CODIGO para identificar el código del Artículo.




DEPARTAMENTO para poder agrupar u ordenar el inventario en grupos según caracteristicas similares o a jucio del usuario se crean códigos de Departamento que se aplican a los Artículos de Inventario a fín de permitir dicha clasificación.

NOMBRE: Está referido a la descripción del articulo, recuerde que puede utilizar el Boton denominado DETALLES para especificar una descripción bastante amplia del artículo.

EL SUBCODIGO o Referencia se utiliza a fin de proporcionar un código alternativo sobre el cual pueda efectuar busquedas dinámicas es útil por ejemplo cuando en su empresa se maneje una codificación interna pero se requiere almacenar en alguna parte el código del fabricante o proveedor del articulo mercadeao.

UNIDAD es la forma en la que está representado el artículo por ejemplo: Mts, Litros. Centimetros, Kilos, gr, etc.

DIAS DE GARANTIA: Son la cantidad de dias que usted como vendedor ofrece a los clientes que compraran este artículo.

MARCA: Se refiere a la denominación comercial de quien produce o fabrica el artículo a mercadear

FOTO DEL ARTICULO: Si pulsa CLICK del mouse sobre este cuadro el software le permitira selecciona una fotografia del artículo que esta incluyendo , por supuesto usted deberá proporcionar dichas imagenes y tenerlas almacenados en el equipo servidor de datos.

IMPUESTOS: En esta opción usted puede seleccionar SI o NO el artículo utiliza impuestos, en caso de utilizarlos e indicar que Sí el sistema desplegará una ventana para indicar el procentaje de impuesto para cada uno de los Seis impuestos que el sistema ofrece.

ORIGEN: Permite indicar si el artículo es Nacional o Importado en cada caso el sistema desplegará una ventana para que el usuario especifique el costo en la Moneda respectiva (en caso de ser importado solicitará el factor de cambio entre la moneda extranjera y la nacional), asi tambien solicitará los margenes de Utilidad para configurar los precios finales de venta y los porcentajes de comisión para vendedores en cada tipo de precio.




PARECIDOS: Este Boton le permite indicar una lista de artículos que poseean caracteristicas similares al artículo en cuestión a fin de recomendar al cliente alternativas de inventario en caso de no tener existencias de los artículos.

ES INTEGRADO? esta opción le permite especificar que el artículo en cuestión es un repositorio que contiene en sí otros artículos simultaneamente, es últil definir un articulo como integrado pues cuando se facture cada unidad de él descargará en línea la cantidad especificada de sus componentes.

ES AGRUPADO? un artículo agrupado se utiliza cuando el mismo se puede vender en dos unidades distintas por ejemplo Metros o Centimetros o Botellas y cajas de Botellas, el sistema al indicar que Sí es agrupado despliega una ventana que indica la estructura de la agrupación e inclusive los precios y los margenes de utilidad cuando el artículo se vende agrupado, es importante adelantarle que cuando se factura un artículo agrupado el sistema presenta una ventana de selección a fín de permitirle especificar como venderá el mismo si en unidades simples o agrupadas en el caso de agrupadas descargará la cantidad vendida multiplicada por la cantidad que compone la agrupación de ventas, por ejemplo: Si tenemos un artículo que se vende en Botellas y el grupo se especifica que son 6 Botellas por Grupo si usted factura 10 grupos el software descargará 60 Botellas, pero si seleccionó facturar por Botellas descargará 10 Botellas.

USA EXISTENCIA? Es uno de los campos mas importantes pues dependiendo de la respuesta indicada el sistema descagará o no existencias al momento de facturas o "mover" inventario, en caso de indicar SI el sistema desplegará una ventana donde usted podrá especificar los topes mínimos y máximos de existencias para el artículo en cuestión los cuales serán utilizado para monitorear los puntos de reorden.

SERIALES: Le permite indicar si el articulo usa o no Seriales estos será preguntados en las facturas, notas de entrega, etc. según lo haya especificado en el configurador del Software.




Tipo de Cargo y Descargo: Nos permite definir los codigos y nombres para definir los Cargos y Descargos a realizar en el sistema.

Zonas: Son Zonas o sectores que va a permitir organizar a los clientes, proveedores, vendedores y cobradores. Se pide el Código y Nombre de la Zona.

Tipo de Proveedor: Es la clasificación que tiene la empresa de sus proveedores. Se introduce el Código y Nombre de la clasificación.




Proveedores: Permite incluir los datos de los proveedores de la empresa, tales como Código, Nombre, Rif, Nit, Dirección entre otros. De igual forma se clasifica por el Tipo y Zona que le corresponde y si es un proveedor en Dólares o Bolívares. También se pueden incluir las estimaciones de compra y posteriormente comparar lo estimado con lo realizado.




Vendedores: Permite crear los datos de los Vendedores, tales como Código, Nombre, teléfono, dirección, Zona a la que está asignado. Si es un vendedor que cobra por artículo o por volúmenes de venta, o en su defecto un vendedor que cobra un porcentaje por la cobranza, se deben incluir los rangos y porcentajes de comisiones. También se pueden incluir las estimaciones de ventas y posteriormente comparar lo estimado con lo realizado, graficarlo e imprimirlo.

Tipo de Clientes: Es la clasificación que tiene la empresa de sus clientes. Se introduce el Código y Nombre de la clasificación.




Tipo de compradores/autorizados: Se clasifican los compradores autorizados, se les asigna un código y el nombre para describir el tipo.

Clientes: Permite incluir los datos de los Clientes de la empresa, tales como Código, Nombre, Rif, Nit, Dirección entre otros. De igual forma se clasifica por el Tipo y Zona que le corresponde. Si es contribuyente o no, su límite de crédito, el tipo de precio a asignar. También se pueden incluir las estimaciones de venta y posteriormente comparar lo estimado con lo realizado. En la pestañas AUTORIZADOS de la ficha de cliente se solicita información de las personas que están autorizadas por el cliente para realizar compras a su nombre. Se codifica la Cédula y el nombre del personal autorizado. Así mismo se puede incluir la foto para un mayor control.




Consulta De Clientes Autorizados: Es donde se consultan los compradores autorizados por cada cliente.

Entidades Bancarias: Se refiere a la lista de Bancos de donde se van a aceptar los cheques a la hora de una venta.




Tarjetas De Debito: En este opción se codifican las diferentes Tarjetas de Debito de los clientes que se van a aceptar.

Tarjetas De Crédito: Se refiere a la lista de Tarjetas de Crédito de los diferentes Bancos de donde se van a aceptar las tarjetas a la hora de una venta o cobranza.




Tipos De Operaciones: Esta opción le permite clasificar sus operaciones administrativas relacionadas tanto con los clientes como con los proveedores, las cuales se utilizan para filtrar la información en los reportes transaccionales. Como por ejemplo Notas, ajustes, retenciones, etc.

Tabla De Retenciones: Permite crear la tabla de retenciones de impuesto sobre la renta, según normas y datos del SENIAT. Se codifica el tipo de servicio con su debida base imponible, el sustraendo, el porcentaje de retención y el tipo de beneficiario, si es una persona natural o jurídica.




PROCESOS

En esta opción del Menú se crean:

Cuentas por Cobrar (VER. Modulo de Facturación).

Planificación de Cobranza. Cuentas por Pagar (VER. Modulo de Compras y Gastos).

Entrada y Salida de Inventario.

Caja Chica (Operaciones).

Ajuste de Inventario.

Comisiones.

Cierre Mensual De Comisiones.

Tasa de Cambio.

Cambio de Impuesto.

Repreciar Artículo.

Configurar Ofertas.

Consulta Para Gerentes.




Planificación De Cobranza: A través de este modulo se pueden planificar las cobranzas de la empresa. Se indica el cobrador y la zona. Después de indicar el Vendedor. se debe pulsar calcular y se visualizaran todos los documentos pendientes por cobrar, al posicionarse sobre un documento y pulsar doble clip este es seleccionado. Por último procesar la información para que salga el reporte. Si se selecciona filtrar solo saldrá los documentos asignados a este representante.

Entrada Y Salida De Inventario: Esta opción permite cargar o descargar existencias de artículos de inventario separando los mismos por depósito.




La información solicitada es la siguiente: RESPONSABLE, se trata de la persona que autoriza la operación, la fecha y el concepto de la transacción.

Como segundo paso se introducirán los códigos de los artículos a registrar. Al indicar un código, automáticamente se muestra el nombre, se solicita el depósito al cual se va a afectar, y la cantidad de artículos, inmediatamente después se solicita que se defina el tipo del proceso si es un Cargo o Descargo. Se debe presionar Procesar para incluir próximo artículo. En la parte inferior se mostrara el listado de artículos a procesar y su tipo de proceso. Con el Botón de Revisar se podrá como la palabra lo dice revisar y modificar el listado de artículos. Para modificar el artículo primero se debe seleccionar y posteriormente modificarlo en la parte superior. Para finalizar se debe Totalizar, al realizar este proceso se afectará la existencia del artículo.

A través del botón de Imprimir se puede reimprimir algún movimiento de Entrada y Salida de inventario anterior.

Caja Chica (Operaciones): Acá se realizan las operaciones de caja chica, operaciones tanto de entrada como de salida de dinero.




Ajuste de Inventario: Permite efectuar ajustes de inventario para cuadrar de los depósitos, por ejemplo, cuando se daña una mercancía, permitiendo llevar un control de las perdidas por ajuste.

Esta opción permitirá registrar la existencia de un lote o grupo de artículos ya clasificados por un depósito determinado, previamente se debió efectuar un conteo físico de los artículos para luego vaciar al computador.

La información solicitada es la siguiente: RESPONSABLE, se trata de la persona que autoriza la operación, la fecha y el concepto de la transacción. Como segundo paso se introducirá el código del depósito a ajustar, automáticamente se muestra el nombre. En la parte inferior se mostrará el listado de artículos del depósito a ajustar, con su código, nombre, existencia teórica, que es la que tiene registrado el sistema, la existencia física o real, que es la que usted contó, y por último la diferencia resultante de la existencia teórica menos la existencia real. Se pude buscar un artículo específico para ajustar su existencia de una forma más rápida. Para modificar el artículo primero se debe seleccionar y posteriormente modificar su existencia en la columna de existencia física. Para finalizar se debe Totalizar, al realizar este proceso se afectará la existencia del artículo.

A través del botón de Imprimir se puede reimprimir algún ajuste de Entrada y Salida de inventario anterior.




Comisiones por vendedor: Este proceso permite cancelar las comisiones a los vendedores y cobradores. Se solicita el código y el status según el cliente, es decir, si las facturas deben estar totalmente cancelas por el cliente o todas las comisiones pendientes de la empresa para el vendedor.

En la parte inferior se mostrarán las comisiones pendientes. Se pueden seleccionar relación por relación o todos los documentos con el Botón Marcar Todos, así mismo, se pueden desmarcar con el Botón Desmarcar. También se pueden realizar ajuste en la relación el cual nos permite acreditar o debitar montos a la misma. En la parte inferior se muestra el Monto Facturado, Total de las Comisiones, el Total Abonado y el Saldo de las Comisiones por pagar. Con el Botón Anular se puede anular una relación de pago de comisiones previamente elaborada. Para finalizar se debe totalizar el documento, en este momento solicita la fecha, el concepto y los montos de retención.

Cierre Mensual de Comisiones: Este proceso se encargará de evaluar las facturas canceladas por los clientes durante dicho mes, sin importar si las mismas fueron o no emitidas para el mes en cuestión, luego el programa crea un registro único en el archivo de comisiones el cual podrá ser accedido desde la opción correspondiente, queda claro que el usuario puede reprocesar el mes, en cuyo caso el sistema verificará que no se hayan efectuado abonos parciales o totales sobre el registro de comisión generado, de no haber pagos borrará el anterior y almacenará el resultado del nuevo recálculo, luego de indicar el mes pulse el botón de PROCESAR para comenzar a calcular o SALIR para abandonar esta ventana.




Factor Cambiario: Permite modificar el valor actual del Dólar, permitiendo ajustar los precios de venta o utilidad de todos los artículos según las variaciones del mismo.

Cambio De Impuesto: Esta opción le permitirá efectuar cambios masivos de una tasa de impuestos a otra, el proceso consiste en indicar la tasa de impuesto anterior y al lado la tasa hacia la cual se pretende cambiar, esta operación puede ser aplicada tanto a los impuestos por venta como a los de compra.




Repreciar Artículos: Esta opción permite aumentar o disminuir los precios o porcentajes de utilidad de los artículos. Es importante señalar que esta repreciación la realiza sobre todos los artículos en general, por un grupo en específico o por origen del artículo. Se debe marcar las opciones deseadas, y posteriormente indicar los porcentajes de repreciación por el tipo de precio. Para realizar el proceso se debe pulsar Procesar.

Configurar Ofertas: Esta opción permite configurar una oferta ya se por artículos o por grupos y/o subgrupos, la oferta se configura de acuerdo a un rango de fecha, y en ese mismo rango de fecha se puede activar que días de la semana esa oferta esta activa; de la misma forma se puede asignar un mínimo y un máximo de artículos a ofertar por compra, y se puede realizar descuento por unidad simple o por artículos agrupados.




Consultas Para Gerentes: Esta opción permite supervisar de una forma rápida y sencilla lo que está ocurriendo en la compañía. Este modulo es de altísima utilidad para los Gerentes de Empresas, a través de éste se puede consultar:

Consulta de Saldos: se pueden visualizar los Montos Facturados, Descuentos Otorgados, Devoluciones en Ventas y los Montos Cobrados.

Disponibilidad Bancaria.

Utilidad en facturas: muestra la utilidad aproximada de cada factura.

Utilidad en presupuestos: muestra la utilidad aproximada de cada presupuesto.

Cuadro De Rentabilidad.

Auditoria de Usuarios.

Flujo de Caja / Resumen Gerencial.

Auditoria De Clientes: consulta tolo lo referente a las ventas, cobros y artículos referente a cada cliente.

Auditoria De Proveedores: consulta todo lo referente a las compras, pagos, devoluciones y artículos referente a cada proveedor.

Pareto de Artículos, Cliente, Vendedores y Proveedores. INFORMES

En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el modulo Administración.

Estos son:

Ventas: Máster de Ventas, Transacciones, Vencimientos, Resumen de Ventas, Cortes de Caja, Saldos de Clientes y Notas de Entrega.

Vendedores: Lista de Vendedores, Presupuestos emitidos, Comisiones, Efectividad y Saldo de vendedores.

Clientes: Listas de Clientes, Días en la Calle, Saldo de Clientes.

Gastos: Máster de Gastos, Saldos, Vencimientos y Transacciones.

Reimpresiones: Esta opción permite reimprimir, recibos de caja, notas de crédito, notas de debito, avisos de cobro, factura, nota de entrega, presupuesto, operación en tránsito, devolución, pedidos en venta, retenciones.

Informe de impuestos: Libro de Ventas y Libro de Compras.

Informes Adicionales: Informes adicionales creados por el usuario.

Procesos Adicionales: Procesos adicionales creados por el usuario.




MISCELANEOS

Configurar: Esta opción permite configurar el sistema, desde los datos de las empresas hasta la configuración de los nombres de diferentes entidades (Clientes, Proveedores, Impuestos, etc.), se inicializan los consecutivos de los códigos a usar para Depósitos, Grupos, Artículos, Clientes entre otros y se configura el sistema de a cuerdo a las necesidades de la empresa.

Integración Contable: Esta opción permite configurar la integración con el sistema de Contabilidad de Premium-Soft.

Configurar Servidores FTP: Esta opción permite configurar los servidores FTP.

Definición De Usuarios: Esta opción permite crear usuarios, y dar accesos y restricciones para uso del sistema a los usuarios.

Cambiar Clave de Usuarios: Esta opción permite realizar el cambio de claves a los usuarios del sistema.

Calculadora: Calculadora de ayuda.

Agenda: Agenda personal.

Conversión / Actualización: Permite trasladar los datos de una versión DBF a MySQL.

Editor de Funciones: Permite hacer edición de funciones.

Editor de Formatos: Permite realizar cambios a los formatos preestablecidos de Premium-Soft.

Definir Informes Adicionales: El Usuario define sus propios formatos.

Definir Procesos Adicionales: El Usuario define sus propios procesos.

Actualizar la estructura de datos: Proceso que se realiza una vez que se hace una actualización del sistema de una revisión a otra.

Visor de Sucesos: Permite consultar los informes de las averías ocurridas en el sistema.

Consola Fiscal: Cuando se activa el uso de Equipos Fiscales, a través de esta consola se realizan las reimpresiones de las facturas y los reportes X y Z. (Se explica en Ventas con Punto de Venta, en el Modulo de Facturación y Ventas).

Información Del Sistema: Permite ver la ruta de datos del sistema, y la capacidad del computador.

Activar Barra de Tareas: Activa la barra de tareas.

Consola de Punto de Venta (PINPAND). .




MODULO FACTURACION Y VENTA

El menú principal permite manipular las siguientes opciones:

Archivos.

Procesos.

Informes.

Misceláneos.

ARCHIVOS

En esta parte se crean: Se explicaron en el modulo de Administración.

Tipos de Clientes.

Clientes.

Lista de Bancos.

Tarjetas de debito.

Tarjetas de crédito.

Tipo de operaciones.

Consulta de precios: Esta opción le permite consultar las existencias físicas de los inventarios, al introducir un código el sistema muestra toda la información acerca del artículo, como el nombre, marca, modelo, etc. Al




marcar las diferentes etiquetas se puede mostrar información adicional sobre los depósitos, artículo equivalente, precios, estadísticas, costos, entre otros.

PROCESOS

En esta parte se crean:

Emisión de Facturas.

Pedidos en Ventas.

Operaciones en Transito.

Notas de Entrega.

Presupuestos (Cotizaciones).

Avisos de Cobro.

Generador de Documentos en Lote.

Convertir Documentos de Lote.

Intereses de Mora.

Cuentas por Cobrar.

Anulaciones. (VER COSIDERACION PARA IMPRESORA FISCAL).

Borrar Presupuesto.




Devoluciones. (En Impresora Fiscal, ver Anulaciones).

Consulta de Facturas.

Consulta por Campos Adicionales.

Modificar Documentos.

Emisión De Facturas: Esta opción le permite generar facturas al Contado o Crédito, la misma está orientada al registro de las operaciones de venta de artículos y servicios que preste su empresa, lo primero a indicar es el código del cliente, recuerde que dispone del botón de BUSCAR para consultar la lista de clientes y seleccionarlo, luego muestra con posibilidad de modificar para este documento los siguientes datos: Nombre del cliente, RIF, NIT y el nombre de un representante de la empresa cliente, en forma automática el sistema muestra el código del vendedor asignado a este cliente, si desea seleccionar otro solo deberá borrar este código usando la tecla de DELETE y pulsando ENTER cuando el campo código este en blanco, será mostrada la ventana de selección de vendedores.

También le permite incluir la fecha de emisión de la factura o documento de venta, el número de orden de compra, el código del depósito de donde serán tomadas las existencias de los artículos a facturar, recuerde que usted dispone de siete precios por cada producto, al momento de la definición del cliente en el módulo administrativo usted debió indicar el tipo precio que se considerará para el cliente,




ese tipo de precio es mostrado en el proceso de facturación por defecto, sin embargo usted podrá cambiarlo si posee los privilegios de usuario necesarios.

NOTA: Aplica para todo el Sistema, cuando se desee Quitar, Remover o Suprimir una linea en cualquier tipo de documento en el sistema se debe utilizar la tecla SUPRIMIR de su teclado.

Esta ventana posee una serie de botones que son explicados a continuación:

ADICIONAR: Permite "cargar" artículos al documento de venta, para ello al pulsar este botón se desplegará una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la posibilidad de indicar el código del artículo a facturar, nombre, precio, descuento, recargos y el impuesto. Con los Botones IMPORTAR o "CARGAR" permite traer artículos provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusión del artículo se habilita un botón denominado PROCESAR el cual da entrada definitiva al artículo a la factura.




UTILIDAD: El cual muestra una ventana con el detalle de la cantidad y tipos de artículos facturados, en esta ventana se consideran los costos de compra de los artículos y las comisiones o incentivos asignados al vendedor (es) involucrados en la factura pudiendo establecer los márgenes de utilidad aproximados (pues no están incluidos los costos financieros ni operativos) a nivel de monto y porcentual de la transacción.

Puede invocar la calculadora y la presente ayuda con los botones identificados para ello, el botón de REVISAR permite dirigir la atención operativa del programa hacia el cuerpo de la factura una vez allí usted podrá desplazarse con las flechas entre cada columna, pulsar ENTER y modificar o DEL para borrar una línea.

TOTALIZAR: Permite dar por terminada la factura, pudiendo otorgar dos descuentos adicionales los cuales no afectan las comisiones y un monto por recargo a la transacción, este último no afecta el monto del impuesto, al finalizar puede indicar el monto a cancelar, usted podrá hacer abonos parciales y generar saldo deudor al cliente, solo si al mismo le está permitido el otorgamiento de crédito o si es aprobado por medio del ingreso de una clave de un supervisor del sistema.

En caso de indicar un monto a cancelar, el sistema luego de pulsar el Botón de PROCESAR mostrará una ventana para el registro de la cancelación o abono parcial a la factura, usted podrá cancelar la misma recibiendo el pago en Efectivo, Cheque, tarjeta de crédito, tarjeta de débito o combinación de todos los tipos antes mencionados, deberá indicar un concepto del recibo y pulsar el botón de PROCESAR, seguidamente el sistema generará un recibo y mostrará la ventana




de impresión del mismo, luego será desplegada la ventana de selección de la salida para la impresión de la factura, recuerde que usted puede seleccionar en una lista en la ventana de totalización el formato de impresión a utilizar, este documento puede ser reimpreso en el módulo de facturación y administrativo desde el menú de reporte con la opción reimpresiones.




Ventas por el Punto de Venta: Se debe activar la opción para el usuario que le permita usar la opción de punto de venta, esta se realiza desde el Modulo Administración - Misceláneos - Definición de Usuarios, en la Pestaña Ventas Globales, se escoge que tipo de punto va a manejar (Normal, Toch Screen para restaurant o ambas) y se indican los parámetros y botones que se van a permitir para el usuario.

La opción de Facturar a través del Punto de Venta, permite: De manera más rápida cargar al CLIENTE, introducir el CODIGO del articulo a ingresar en la factura, así como su precio unitario y la cantidad del mismo; Indicar el VENDEDOR, para luego PROCESAR (F11) este articulo a la línea de Facturación y por ultimo TOTALIZAR (F12) la factura. En esta modalidad de Venta se observan varios botones que permite ejecutar la función que indica su nombre.

Destacamos los Botones F6 Reportes y F9 Cliente:




Botón F6 Reportes: Este botón nos permite Reimprimir una Factura, Consulta de Saldos, Imprimir corte de caja, Lista de artículos vendidos, Consola Fiscal, Devolución en ventas, Reportes Adicionales y Procesos Adicionales.

Buscamos el Documento a Reimprimir, Importante destacar que esta opción nos permite Reimprimir Factura como documento NO FISCAL al igual que Reimprimir Factura como documento FISCAL con la siguiente observación:




En esta ventana: Revisamos el status del printer fiscal con el sistema Premium-Soft, imprimimos una Prueba NO Fiscal, le damos la orden al Impresor Fiscal para que Imprima tanto el Corte X (No Fiscal) como el Corte Z (Fiscal).

Botón F9 Cliente:




En esta ventana encontramos los botones para Buscar los clientes que ya estén ingresados en el sistema, así como los Botones F3 y F4 para crear NUEVOS Clientes, este ultimo de forma más simplificada permitiendo su creación rápida. Una vez seleccionado o creado el cliente se le da al botón Procesar.

Pedidos en Venta: Esta opción permite generar pedidos de clientes. El modulo es muy similar al de Factura, solo que este no solicita información del pago pues es sólo un pedido.

Los pedidos en venta NO COMPROMENTEN EL INVENTARIO.

Se registra el Pedido.

Desde una factura o nota de entrega se importa el pedido.

Si por ejemplo algo que pidio el cliente en 10 unidades al momento de la factura o despacho solo hay 8 puedes modificar la linea (desde premium.exe) y el programa al procesar guardara que faltan 2 por despachar, eso se llama BACKORDER y existe en el modulo de Facturación y Ventas, Sub Modulo de informes, informes de Lista de backorder que sirve para planificar las compras en funcion de lo que "falta por despachar".




Operaciones en Transito: Permite efectuar una factura y mantener en espera la misma, agregando artículos a medida que se vaya necesitando. Ideal para Restaurantes, Pizzerías, etc. También se puede aplicar a Hoteles, Moteles. Con las etiquetas de Guardar y Cargar se pueden tener varias transacciones abiertas al mismo tiempo. Con la etiqueta de ….. Ubicada en la esquina superior derecha de esta ventana, se puede buscar una transacción en espera específica. El proceso de introducción de datos y artículos es similar a la Factura.

Nota de Entrega: Una Nota de entrega es un documento que permite el despacho de uno o varios artículos a un cliente sin generar un saldo deudor del cliente para con su empresa, es usual el "hacer entregas" parciales de mercancía a los clientes durante un período y al final emitir una factura que contenga los artículos despachados anteriormente, esto permite el controlar los egresos de inventario y proporcionar un soporte físico por escrito y controla dichas "salidas de inventario". El proceso de introducción de datos y artículos es similar a la Factura.

Usted puede importar a una factura varias notas de entrega si lo desea , así como también puede a una nota de entrega importar otros documentos, las notas de entrega no generan comisiones ni permiten pagos o abonos por parte del cliente, pero sobre una nota de entrega si puede efectuar procesos de devoluciones parciales o totales, así como también asociar seriales a artículos contenidos en las mismas, usted podrá reimprimirlas desde la opción de "Reimpresiones" en el menú Reporte de los módulos administrativo y facturación.




Presupuestos: Los presupuestos o cotizaciones son documentos donde se ofertan una serie de artículos para someterlos a consideración de uno o varios clientes, su comportamiento desde el punto de vista operativo para el usuario es idéntico al de la factura.

Un Presupuesto no tiene validez fiscal ni a nivel de cobranza, solo es una propuesta de precios para esperar, de ser posible la aprobación de los mismos por parte del cliente, usted podrá convertir un presupuesto en factura si desde la emisión de la factura "importa" el presupuesto, cabe destacar que puede importar varios presupuesto a una factura sin que necesariamente pertenezcan al mismo cliente a quien le es emitida la factura.




Avisos de Cobro: Los avisos de cobro son una nueva modalidad que ofrece exclusivamente nuestro sistema, su comportamiento desde el punto de vista operativo para el usuario es idéntico al de la factura.

Un aviso de cobro es un documento que permite relacionar artículos o servicios que luego serán "cobrados" a un cliente, permitiendo el descargo de inventario, pero evitando la generación de la factura hasta la recepción del primer pago total o parcial del cliente en cuyo momento deberá ser convertido por medio del proceso de importación en una factura definitiva, en ese momento, se generarán los procesos administrativos que normalmente se ejecutan en la emisión de la factura, como lo son por ejemplo: la generación de comisiones, la relación al libro de ventas, la notificación a cuentas por cobrar, el sistema implementa un consecutivo para cada aviso de cobro y permite la impresión del mismo en un formato parecido al de una nota de entrega o presupuesto, es de mucha utilidad para formalizar de alguna manera un compromiso de compra verbal entre un cliente y su empresa mientras se espera la cancelación o aprobación del mismo.




Generación De Documentos En Lotes: Esta opción permite generar documentos en lotes como son, aviso de cobro, factura, presupuesto y nota de entrega.




Convertir Documentos en Lotes: Permite convertir avisos de cobro en factura.

Intereses De Mora: Esta opción permite calcular y procesar los intereses de mora de uno o varios clientes.




Cuentas por Cobrar: Esta opción permite el registro de algunas operaciones de índole administrativo sobre los clientes así como consultas de saldos, reimpresiones, anulaciones y aplicación de documentos de saldo deudor a saldo acreedor del cliente.

En esta ventana encontramos:

Pagos o Abonos.

Notas de Crédito.

Notas de Debito.

Facturas.

Anulaciones.

Estados de Cuenta.

Reimpresión.

Financiamiento.

Retenciones.

Pagos o Abonos: Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o se pulsa ENTER para cancelarlo. Se indica el Concepto de la transacción y la forma de pago, bien sea en efectivo, cheque o tarjetas. También se puede Distribuir el monto entre varias facturas. Se selecciona DISTRIBUIR UN MONTO y se especifica el monto a distribuir. Al introducir un monto en cada factura se indicara el saldo.

Al procesar la transacción, saldrá la pantalla de comisiones por cobrar, en la misma se debe indicar el código del Cobrador y el porcentaje o monto de la comisión, si se pulsa salir sin especificar cobrador, no asigna comisión.




Notas de Crédito: Seleccionar el tipo de transacción si es N/Crédito, Pago por Adelantado o Pronto Pago. Posteriormente se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto, concepto, monto, y tipo de operación. Es de hacer notar que a pesar de que el sistema indica efectivo, no se toma este monto para la caja. Posteriormente se debe entrar al modulo de Pagos y Abonos e indicar el documento al cual se le aplicara la Nota de Crédito para que esta tenga efecto.

En el caso de las Notas de Debito la información solicitada es similar a las Notas de Crédito; concepto, monto, se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto, tipo de operación y la fecha de vencimiento. Al procesar la información automáticamente se le debita el cliente.

Facturas: Esta opción permite introducir facturas al sistema que no afecten el inventario, por ejemplo facturas de servicio; o bien sea facturas viejas para actualizar la data del sistema. Se introduce concepto, fecha de emisión, días de crédito, monto, impuesto, vendedor y el tipo de operación. Se debe pulsar Procesar para grabar la información.

Anulaciones: Permite anular documentos como.

Recibos de Caja.

Nota de Debito.

Nota de Crédito.

Aviso de Cobro.

Factura.

Nota de Entrega.

Retenciones.

Pedidos.

En forma operativa esta opción permite seleccionar el tipo de documento a Anular, al buscar el cliente y el documento, son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos, se debe indicar el motivo de la anulación. Al procesar, inmediatamente el sistema genera la impresión del comprobante para permitir por medios físicos externos la validación (sello de Anulado). Es de hacer notar que si el documento esta cancelado, no permitirá anular los mismos. Estado de Cuenta: Esta opción permite visualizar e imprimir el estado de cuenta del cliente. Al seleccionar esta opción se pueden ver solo los documentos pendientes (Factura) o todos sus movimientos (Estado de Cuenta).

Reimpresión: A través de este modulo se pueden reimprimir cualquier tipo de documento tales como: Recibos de Caja, Nota de Debito y Crédito, Factura, etc.,




al seleccionar el tipo se debe indicar el código del cliente y el número de documento, inmediatamente son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos.

Financiamiento: Esta opción permite convertir la deuda del cliente en giros, cambiar el cobrador de los giros, consultar la tenencia de giros, y ver la efectividad en la cobranza de los giros. Se introduce el Código del cliente, el número del documento, así como algunos datos adicionales del fiador. Para hacer los giros hay que indicar el número de giros, los días del intervalo, intereses, entre otros. Al pulsar Generar los giros se procesa la información y visualiza los giros. Con los botones de Imprimir y Giros se puede visualizar los giros existentes e imprimirlos.

Retenciones: El sistema permite realizar retenciones de impuesto sobre cualquier documento. Al indicar el Documento Base, el sistema muestra el cliente, fecha y montos del Documento. Se debe introducir el concepto, la retención a aplicar y el tipo de operación.

Anulaciones: Por medio de esta opción usted podrá anular (dejar sin efecto) los siguientes tipos de transacción:

Recibo caja.

Nota de débito.

Nota de crédito.




Avisos de cobro.

Facturas.

Notas de entrega.

Retenciones.

Pedidos. En forma operativa esta opción le permite seleccionar un cliente y el documento a anular previa selección del tipo de documento, a fin de permitir la verificación son mostrados los saldos involucrados en el documento, usted podrá indicar el motivo detallado de la anulación, sin embargo el sistema escribe un concepto predeterminado o sugerido el cual puede utilizar en forma opcional, posteriormente pulse el botón de "PROCESAR" para ejecutar la anulación.

El sistema genera la impresión del comprobante para permitir por medios físicos externos la invalidación (Sello de anulado).

Las Anulaciones y devoluciones fiscales: Se generan por 2 vías en Premium-soft, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

Que el computador donde se registra la anulación o devolución debe estar conectado a un impresor fiscal (al mismo en el cual se hizo la factura) y configurado para ser operado desde Premium-soft.

Que al hacer una anulación de una Factura o devolución, el programa activa una casilla cerca del total de la anulación o devolución que dice "Generar DEVOLUCION en impresor fiscal?".

Las Devoluciones y las anulaciones de facturas son los únicos procesos que generan una nota de crédito (que es como se llama) en las impresoras fiscales.







Borrar Presupuestos: Por medio de esta acción usted podrá borrar del sistema uno o varios presupuestos, para ello dispone de 3 modalidades descritas a continuación:

UN PRESUPUESTO: Usted debe indicar el número de presupuesto a borrar, recuerde que dispone del botón de "BUSCAR" para consultar la lista de presupuestos emitidos, luego deberá pulsar el botón de "PROCESAR" para eliminar el presupuesto

VARIOS: Permite especificar un rango desde hasta para los números de presupuesto, los que estén comprendidos en dicho rango serán eliminados al pulsar el botón de "PROCESAR"

POR VENCIMIENTO: Esta opción le permite especificar la cantidad de días de vencido que debe tener un presupuesto para poder ser eliminado, al pulsar el botón de "PROCESAR" el sistema evaluará todos los presupuestos emitidos y aquellos que cumplan con la condición de vencimiento serán borrados.




Devoluciones: La opción de devolución permite registrar el reingreso de artículos a un almacén o depósito que fueron entregados a clientes usando documentos tipo factura o notas de entrega. (En Impresora Fiscal, ver Anulaciones).

Lo primero que debe indicar es el código del cliente al cual se le emitió el documento, luego indicará el depósito donde será almacenada la existencia de artículos que serán devueltos, usted puede indicar si el sistema generará una nota de crédito por la devolución, esto último depende si el documento afectado es una factura y si existen pagos previamente registrados sobre la misma, también puede indicar si las comisiones de los vendedores involucrados serán afectadas por la devolución en cuyo caso serán generadas en negativo.

Luego indique el número de documento a afectar, usted decide si la devolución será total o parcial, en caso de indicar que será total el sistema afecta todo el documento, usted podrá notar los artículos que se afectan pues en el display son cambiados los fondos de blanco a celeste, cuando la devolución es parcial deberá pulsar ENTER sobre la cada línea de artículo a afectar, el sistema mostrará una ventana con suficiente información del mismo, así como el máximo de artículos que usted podrá devolver, esto se indica pensando en devoluciones anteriores de un mismo artículo en un mismo documento afectado, para finalizar indique el concepto de la devolución y pulse el botón de "PROCESAR" el programa dará la




posibilidad de imprimir un comprobante de la devolución y una nota de crédito dependiendo de las opciones respectivas antes explicadas.

Consulta de Facturas: Permite auditar las facturas emitidas bajo los siguientes aspectos: Consulta básica: Muestra factura por factura y el detalle de la misma; o Consulta por status del Despacho: permite ver las facturas de las cuales está pendiente por entregar la mercancía, para modificar el status de la factura se debe posicionar sobre la factura a cambiar, posicionarse en la columna mercancía y pulsar la barra espaciadora.

Consulta por campos Adicionales: A través de esta opción se pueden consultar los documentos que tengan campos adicionales. Recordemos que estos campos se abren en la configuración de la empresa y se solicitan al momento de realizar una operación por ejemplo: Factura, Notas de Entrega, etc.




Modificar Documento: Esta opción permite realizar modificaciones a documentos tanto de ventas, cobro y compras.

INFORMES

En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el modulo de Facturación y Ventas. Estos son:

Máster de Ventas.

Reimpresión de documentos: Facturas, Notas de Crédito y Debito, Recibos de caja, Devoluciones, etc.

Transacciones de Caja.

Lista de BackOrder.

Reportes Adicionales.

Procesos Adicionales.

MISCELANEOS

Calculadora.

Agenda.




MODULO COMPRAS Y GASTOS

En este modulo se maneja toda la información de la empresa referente a las compras y gastos de la misma. El menú principal permite manipular las siguientes opciones:

Archivos.

Procesos.

Informes.

Misceláneos.

ARCHIVOS


Grupos y SubGrupos: Se explicaron en el modulo de Administración.

Artículos De inventario: Se explicaron en el modulo de Administración.

Depósitos o Almacenes: Se explicaron en el modulo de Administración.

Proveedores: Se explicaron en el modulo de Administración.

Consulta de Inventarios: Se explico en el modulo de Facturación.




Asociar Proveedores a Artículos: Esta opción permite asignarle a cada artículo su proveedor.

PROCESOS

En esta modulo se realizan todas las operaciones referentes a la Compra y Gastos de la empresa:

Cuentas por Pagar.

Planificación de Pagos.

Facturas por Compra.

Devoluciones en Compra.

Consultar Compra.

Requisiciones.

Consulta de seriales.

Hoja Anexa de seriales. Entrada y salida de Inv: Se explico en el modulo de Administración.

Traslados de Inv.

Producción Básica. Ajustes de Inventario: Se explico en el modulo de Administración.

Recalculo de existencia. Repreciar Inventario: Se explico en el modulo de Administración.

Importar Costos en DBF.




Cuentas por Pagar: Esta opción permite el registro de algunas operaciones de índole administrativo sobre los proveedores así como consultas de saldos, reimpresiones, anulaciones y aplicación de documentos de saldo deudor a saldo acreedor del cliente.




Entre las operaciones que se pueden realizar están:

Pagos o Abonos.

Notas de Crédito.

Notas de Debito.

Gastos.

Anulaciones.

Estados de Cuenta.

Reimpresión.

Retenciones.

Pagos o Abonos: Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o se pulsa ENTER para cancelarlo. Se indica el Concepto de la transacción y la forma de pago, bien sea en efectivo o cheque. El código del banco y el tipo de Operación.

Si se trabaja con proveedores con moneda extranjera se debe seleccionar Dólares para mostrar las facturas pendientes en esa moneda e indicar el factor cambiario a utilizar. Si se cancela con cheques debe existir una cuenta bancaria en dólares.

Notas de Crédito: Indicar el Numero de Nota de Crédito del Proveedor, concepto, monto, y tipo de operación; se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto.

Notas de Debito: La información solicitada es similar a las Notas de Crédito; concepto, monto, se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto, tipo de operación y la fecha de emisión.

Gastos: Esta opción permite introducir facturas al sistema que no afecten el inventario, por ejemplo empresas de servicio; o bien sea facturas viejas para actualizar la data del sistema. Se introduce el número de Factura, concepto, fecha de emisión, días de vencimiento, monto, impuesto, y el tipo de operación. Se debe especificar si es un gasto o no.

Anulaciones: Permite anular documentos como:

Comprobante.

Nota de Debito.

Nota de Crédito.

Factura.

Orden de Compra.

Retenciones.




En forma operativa esta opción permite seleccionar el tipo de documento a Anular, al seleccionar el numero, son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos, se debe indicar el motivo de la anulación. Al procesar, inmediatamente el sistema genera la impresión del comprobante para permitir por medios físicos externos la validación (sello de Anulado). Es de hacer notar que si el documento esta cancelado, no permitirá anular los mismos.

Estado de Cuenta: Esta opción permite visualizar e imprimir el estado de cuenta del proveedor. Al seleccionar esta opción se pueden ver solo los documentos pendientes (Factura) o todos sus movimientos (Estado de Cuenta).

Reimpresión: A través de este modulo se pueden reimprimir cualquier tipo de documento tales como: Comprobantes, Nota de Debito y Crédito, Ordenes de Compra, Gastos, etc., al seleccionar el tipo, indicar el código del proveedor y el número de documento, inmediatamente son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos. Si se pulsa el botón consultar muestra el detalle de la transacción.

Retenciones: El sistema permite realizar retenciones de impuesto sobre facturas y notas de debito. Al indicar el Documento Base, el sistema muestra el proveedor, fecha y montos del Documento. Se debe introducir el concepto, la retención a aplicar y el tipo de operación.

Planificación de Pagos: Esta opción permite planificar el pago por proveedor de acuerdo a la fecha del documento o los días de vencimiento, e imprimir un reporte que se pasaría a Administración para Procesar el pago.




Factura por Compra: Esta opción permite el registro de facturas de proveedores que afectan el inventario.

Esta opción está orientada al registro de las operaciones de compra de artículos, lo primero a indicar es el código del proveedor. Seguidamente podrá incluir la fecha de emisión de la factura, el número de orden de compra, el código del depósito a donde serán introducidas las existencias de los artículos a comprar Con el botón ADICIONAR: Permite "Adicionar" artículos al documento de compra, para ello al pulsar este botón se desplegará una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la posibilidad de indicar el código del artículo a compra, nombre, costo, descuento, recargos y una opción para IMPORTAR o "CARGAR" artículos provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusión del artículo se habilita un botón denominado PROCESAR el cual da entrada definitiva al artículo a la factura de compra. Para finalizar pulsar al botón de Totalizar.




Devoluciones En Compra: La opción de devolución permite registrar el retiro de artículos a un almacén o depósito que fueron comprados al proveedor a través de un documento tipo factura o nota de entrega.

Lo primero que debe indicar es el código del proveedor al cual emitió el documento. Usted decide si la devolución será total o parcial, en caso de indicar que será total el sistema afecta todo el documento. Usted podrá notar los artículos que se afectan pues en el display son cambiados los fondos de blanco a celeste, cuando la devolución es parcial deberá pulsar ENTER sobre cada línea de artículo a afectar, pulse el botón de "PROCESAR" el programa dará la posibilidad de imprimir un comprobante de la devolución y una nota de crédito dependiendo de las opciones respectivas antes explicadas.

Usted puede indicar si el sistema genera una nota de crédito por la devolución.




Consultar Compras: La opción permite visualizar una compra específica. Primero se debe selecciona el Proveedor a consultar, posteriormente se selecciona el documento o factura a consulta. Con el botón de Visualizar se podrá ver la factura detallada a consultar.




Órdenes de Compra: Esta opción está orientada al registro de las órdenes de compra de artículos, lo primero a indicar es el código del proveedor. Seguidamente podrá incluir la fecha de emisión de la orden, el número de orden de compra se genera automáticamente, el número de la cotización, entre otros.

Con el botón ADICIONAR: Permite "cargar" artículos al documento de compra, para ello al pulsar este botón se desplegará una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la posibilidad de indicar el código del artículo a comprar, nombre, costo, descuento y una opción para IMPORTAR o "CARGAR" artículos provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusión del artículo se habilita un botón denominado PROCESAR el cual da entrada definitiva al artículo a la Orden de compra. Para finalizar pulsar el botón de Totalizar.




Requisiciones: Esta opción está orientada al registro de la solicitud de cotizaciones por parte de los proveedores. Al indicar el proveedor, se debe llenar la solicitud a través del botón Adicionar. Este permite introducir artículo por artículo o importar los artículos de la factura, orden de compra o requisición previa. Para finalizar se debe totalizar el documento.




Consulta de seriales: Este proceso es muy útil para las empresas que manejan seriales y necesitan llevar un control de los mismos. Al buscar un serial el sistema muestra los movimientos del serial mostrando si es una compra o venta, el número del documento, el titular y la fecha de la operación.




Hoja Anexa de seriales: Este proceso permite imprimir una hoja anexa con los artículos. Se debe seleccionar el número del documento del cual se quiere imprimir este reporte, esta información puede filtrarse seleccionando solo los artículos que usan seriales o todos los artículos.

Entrada y salida de Inventario: Se explico en el modulo de Administración.

Traslado de Inventario: Carga o descarga inventarios en los diferentes depósitos. Esta opción permite trasladar de un deposito a otro, según el criterio del usuario, la información solicitada es la siguiente; Responsable: se trata de la persona que autoriza la operación de manejo de existencia, Concepto: es un campo que le permitirá indicar el motivo o justificación del movimiento que está registrando, para ubicar el artículo puede utilizar el boto de BUSCAR. Posteriormente se le debe especificar al sistema el numero del almacén del que saldrá el artículo y el numero del almacén a dónde va el mismo, por último se debe especificar la cantidad de artículos a trasladar. Pulsar el botón procesar para proceder a incluir un nuevo artículo. Para finalizar se debe pulsar el botón de Totalizar.




Producción Básica: Esta opción permite generar la solicitud de producción básica de un artículo integrado. Deben existir los códigos de los artículos integrados para que esta opción funcione. Selecciona el código del artículo que se va a producir, luego indique los depósitos que va afectar.




Ajustes de Inventario: Se explico en el modulo de Administración.

Recalculo de Existencias: Esta opción permite recalcular la existencia de los productos. Para ejecutar este proceso no debe haber ninguna estación trabajando en el sistema. El procesará artículo por artículo, pasando por los diferentes procesos que involucran los movimientos de los artículos.

Repreciar Inventario: Se explico en el modulo de Administración.

Importar Costos en DBF: Esta opción permite importar la lista de precios desde un archivo en DBF.




INFORMES

En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el Modulo de Compras y Gastos. Estos son:

Listas de Proveedores.

Máster de Gastos.

Vencimientos por Pagar.

Transacciones de pagos.

Saldos por Pagar.

Informes de Inventario: o Listas de precios. o Listas de Grupos y Subgrupos. o Existencias agrupadas. o Inventario Físico. o Grupos por tallas y colores. o Kardex de un Artículo. o Lista de reposición. o Reposición de Stock calculado. o Ventas de un Artículo. o Ventas por Grupo. o Análisis de ventas por grupo. o Artículos no Vendidos. o Compras por Grupo. o Compras de un Artículo. o Artículos Presupuestados. o Artículos devueltos en ventas. o Artículos devueltos en compras. o Movimiento de existencia. o Análisis de existencia (turn ver). o Análisis de disparidad. o Valorización de inventario. o Precios por grupo, sub grupo y color. o Vencimiento por fecha y lote.

Reimpresión de documentos de compra: De un documento por Compra o por Orden de Compra.

Reimpresiones Varias: Gastos, Notas de Crédito y Debito, Retenciones, Devoluciones, etc.

Códigos de Barra.



MISCELANEOS

Calculadora.

Agenda.




MODULO BANCOS El menú principal permite manipular las siguientes opciones:

Archivos.

Procesos.

Informes.

Misceláneos.




ARCHIVOS


Cuentas de Clasificación.

Cuentas Bancarias. Beneficiarios/Proveedores: Se explico en el modulo de Administración.

Clasificación de Cuentas: Es la clasificación que tiene la empresa de sus transacciones bancarias. Se introduce un código, y la descripción de la cuenta. Se debe especificar si el tipo es un Ingreso o Egreso.




Cuentas Bancarias: La opción de cuentas bancarias le permite incluir todas las entidades bancarias donde su empresa o usted posea algún tipo de cuenta, permitiendo especificar información como la siguiente:

Datos del Banco: Código, Nombre del Banco, Nombre del titular de la cuenta es decir a nombre de quien está registrada la cuenta bancaria, Dirección del banco, persona contacto: se refiere al nombre de alguna persona conocida por usted en el banco, Teléfonos, Website y e-mail.

Datos de la Cuenta: Numero de cuenta bancaria, fecha de apertura de la cuenta, tipo de cuenta, Correlativos y Diferimientos, la moneda en la cual esta expresada la cuenta si es nacional o extranjera, y un campo denominado Impuesto que permite especificar un porcentaje que se aplique como impuesto al débito bancario, en caso de no requerirlo o aplicarlo solo debe colocarlo en 0 (cero). A través del moviendo entre las etiquetas se puede codificar toda la información necesaria para la cuenta Bancaria.

Beneficiarios/Proveedores: Se explico en el modulo de Administración.




PROCESOS

En esta modulo se realizan todas las operaciones referentes a los Bancos de la Empresa:

Operaciones Bancarias.

Conciliaciones.

Consulta de Conciliaciones.

Pago a Proveedores: Se explico en el modulo de Administración.

Pago de Comisiones: Se explico en el modulo de Administración. Operaciones Bancarias: Por medio de esta opción usted realizará las distintas operaciones bancarias sobre cada cuenta, tales como Cheques, depósitos, retiros, Notas de crédito y Notas de débito así como la modificación y ajustes sobre los movimientos antes planteados, para tal fin usted deberá indicar el código del banco con el cual va a trabajar así como el mes en cuestión , luego seleccione la operación a efectuar según lo indica cada botón, dispone también del botones de recalcular este permite actualizar los ingresos como los egresos.

Conciliación: Este proceso permite realizar la conciliación de las diferentes entidades bancarias con que trabaja la empresa, esta conciliación se realizar por banco y por mes. Primero debe seleccionar el banco al que va a realizar la conciliación, posteriormente el mes y por ultimo indicar monto indicado el estado de cuenta bancario. Para visualizar las transacciones del banco pulsar el Botón de Procesar y el traerá toda la información.

A través de los botones de Marcar o Desmarcar, usted podrá seleccionar todas las transacciones o desmarcarlas todas. Se tendrán que ir seleccionando las transacciones que están en el estado de cuenta. El botón de Guardar se utiliza cuando el proceso debe ser suspendido temporalmente, permitiendo entrar




posteriormente sin perder el trabajo antes realizado. Al botón de Ajuste es para realizar ajustes al momento de realizar la conciliación que no se hayan realizado en el poseso de transacciones bancaria.

Al finalizar la conciliación se debe pulsar el botón de procesar, la que permite visualizar una nueva pantalla donde se ve el resultado de la conciliación. Si esta conforme se debe pulsar procesar, si no lo está pulsar salir lo que permite volver a la página anterior y seguir con la conciliación.

Consulta de Conciliación: Permite consultar las conciliaciones anteriores, al seleccionar la indicada esta se puede imprimir. Con los botones de Flechas se puede ir visualizando todas las conciliaciones. Con el botón X, se puede eliminar una conciliación realizada con anterioridad, posteriormente debe volver a realizarla.




Pago A Proveedores: Se explico en el modulo de Administración.

Pago De Comisiones: Se explico en el modulo de Administración.

INFORMES

En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el Modulo de Bancos. Estos son:

Movimiento Bancario.

Movimiento por Cta. Clasificadora.

Impresión de Cheques.

Saldos Resumidos.

Análisis de Disponibilidad.



MISCELANEOS

Calculadora

Agenda.

G&F DataTech, C.A. www.gfdatatech.com

http://www.gfdatatech.com/

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