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H. AYUNTAMIENTO DE ALTAR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION MUNICIPAL 2012-2015 ALTAR, SONORA.
H. AYUNTAMIENTO DE ALTAR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION MUNICIPAL
2012-2015
ALTAR , SONORA.
PRESENTACION
El H. Ayuntamiento de Altar, Sonora emite el presente Manual de
Procedimientos, como una iniciativa que se contempla en nuestro marco jurídico
de actuación como servidores públicos, previsto en la Ley de Gobierno y
Administración Municipal, el Reglamento Interior de Ayuntamiento y demás
disposiciones legales en esta materia.
La implementación de este instrumento conlleva al cumplimiento de unos de
los propósitos establecidos en nuestro Plan Municipal de Desarrollo Municipal: La
modernización de la Administración Pública Municipal, mediante la
reestructuración de su estructura orgánica, a efecto de brindar con eficiencia la
eficacia los servidores que demanda la comunidad.
En este sentido el Manual de Procedimientos define específicamente la
misión del Ayuntamiento y cada una de las diversas áreas que conforman su
estructura administrativa. Precisa y describe como y quien realiza las diferentes
acciones que se requieren para el cumplimiento de las demandas y servicios son
responsabilidad del Ayuntamiento.
Cabe mencionar que el presente Manual de Procedimientos esta sujeto a
cambios en su contenido, como consecuencia de las modificaciones en la
estructura orgánica o reasignación de funciones al interior de las áreas de la
administración municipal.
En este marco, me es grato poner a disposición de los servidores públicos
del Ayuntamiento de Altar y de la comunidad en su conjunto, el presente Manual
de Procedimientos con la firme convicción de que habrá de contribuir al eficiente
desempeño de la gestión pública, en beneficio de nuestra comunidad.
SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCION
El Presidente Municipal
____________________________________
C. MARTHA ELSA VIDRIO FEDERICO
PROCESOS
1.- Sesiones del Ayuntamiento
2.- Informes de Gobierno Municipal
3.- Plan Municipal de Desarrollo
4.- Ingresos Municipales
5.- Ejercicio del Gasto Público Municipal
6.- Servicios de Gobierno
7.- Servicios Públicos Municipales
8.- Seguridad Pública Municipal
9.- Desarrollo Social y Obras Públicas Municipales
10.- Órgano de Control y Evaluación Gubernamental
11.- Asistencia Social
12.- Eventos Cívicos y Culturales
PROCESO 1: SESIONES DE AYUNTAMIENTO
EL procedimiento se sustenta en el acuerdo previo que los integrantes del
Ayuntamiento toman, generalmente en las primeras sesiones al inicio de su
periodo de gestión, a través del cual se establece el día, hora, lugar y fecha en
que habrán de celebrarse las sesiones de Ayuntamiento de carácter ordinario, que
por obligación establece la Ley de Gobierno y Administración Municipal.
De igual manera para las sesiones de carácter extraordinario y solemne que
deban de establecerse para desahogar los asuntos que así lo requieran.
Para tal efecto, deberá observarse el siguiente procedimiento:
1.- El Secretario del Ayuntamiento enviara por escrito a todos y cada uno de los
integrantes del Ayuntamiento la invitación para la celebración de la reunión.
Deberá anexar a dicha invitación la propuesta de agenda de la reunión, así como
la información disponible relacionada con los asuntos mas relevantes a desahogar
en dicha sesión.
2.- Los integrantes del Ayuntamiento y el Secretario del mismo acuden
puntualmente al lugar establecido por la celebración de la sesión.
3.- Para iniciar la reunión, el Presidente Municipal solicita al Secretario del
Ayuntamiento verifique la existencia de quórum legal.
4.- Una vez verificada la existencia de quórum legal, el Presidente Municipal
declara instalada la sesión; y somete a consideración de los presentes la
propuesta de orden del día, para su análisis y aprobación en su caso.
5.- Una vez aprobado el orden del día, se procede a desahogar cada uno de los
puntos, bajo la conducción del Presidente Municipal.
6.- El Secretario del Ayuntamiento toma nota de los aspectos relevantes en cada
uno de los asuntos que se tocan, para su registro en el acta correspondiente.
7.- Una vez desahogados los puntos de la agenda de la reunión, el Presidente
Municipal declara clausurada la asamblea.
8.- Por su parte el Secretario del Ayuntamiento redacta el acta correspondiente,
misma que habrá de someter a la revisión y autorización de los integrantes del
Ayuntamiento en la próxima sesión, De igual manera, procede al seguimiento de
cada uno de los acuerdos, para su evaluación correspondiente.
DIAGRAMA DE FLUJO
InicioInvitación
a lareunión
Celebración de
la sesión
Verificación de Quórum
Legal
Instalaciónde
sesión
Análisis y/oaprobación
de acuerdos
Toma notasaspectos
relevantes
Clausurade sesión
Redaccióndel acta
correspondiente Término
* Manual de Procedimiento.
PROCESO 2: INFORMES DE GOBIERNO MUNICIPAL
El procedimiento se sustenta en el precepto que señala la Ley de Gobierno
y Administración Municipal, en el cual se establece la obligación del Presidente
Municipal de rendir a la población un informe anual de actividades.
Para ello, se deberá observar el siguiente procedimiento:
1.- Los integrantes del Ayuntamiento acuerdan la fecha, lugar y hora para la
ceremonia de lectura del Informe de la Administración Municipal.
En caso de que el lugar en que se decida celebrar dicha ceremonia no
corresponda al palacio municipal, deberán acordar el sitio de referencia y
declararse como recinto oficial para este evento.
2.- El Secretario del Ayuntamiento procede a coordinar todas las actividades
relacionadas con este evento: elaboración del documento, estrategias para su
difusión, invitación y todos los aspectos relacionados con la logística del evento.
3.- El Secretario del Ayuntamiento acuerda con cada uno de los titulares de las
dependencias del Ayuntamiento los requerimientos de información necesarios
para la elaboración del informe; estableciendo plazos y compromisos.
4.- El Secretario del Ayuntamiento procede a la redacción del Informe de
Gobierno.
5.- El documento se somete a consideración de los integrantes del Ayuntamiento
para su análisis, discusión y aprobación en su caso.
6.- El Presidente Municipal procede a la lectura del Informe, en el marco del
evento correspondiente.
7.- El Secretario del Ayuntamiento envía copia del documento al H. Congreso del
Estado, e integra un tanto del mismo al Archivo Municipal.
De igual manera, remite este documento a las personas y/o dependencias, de
conformidad con las instrucciones del Presidente Municipal.
DIAGRAMA DE FLUJO
+Manual de Procedimientos.
Inicio
Acuerdo a
ceremonia
del evento
Organización
del evento
Reunir
información de
las
dependencias
Elaboración
del Informe
Autorización
del documento
por el
Ayuntamiento
Lectura
del
Informe
El documento
se archiva y se
remite copia al
H. Congreso del
Estado
Término
PROCESO 3: PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO
El procedimiento se sustenta en el precepto que señala la Ley de Gobierno
y Administración Municipal, en el cual se establece la obligación del Ayuntamiento
de elaborar, aprobar y publicar el Plan Municipal de Desarrollo, el cual será la
herramienta para su administración.
Por lo anterior, se deberá observar el siguiente procedimiento:
1.- Se toma una comisión presidida por el Presidente Municipal para elaborar un
diagnostico de la situación vigente del Municipio.
2.- Dicha comisión recopila la demandas de los diversos grupos sociales, con el
propósito de que la población exprese sus opiniones sobre de los diferentes temas
de su interés.
3.- El comité analiza dichas demandas con el fin de elaborar un instrumento que
servirá de base para conformar el documento.
4.- El comité fija objetivos y metas con la perspectiva de los tres años del
Ayuntamiento.
5.- Una vez recabada la información necesaria, esta se turna al Secretario del
Ayuntamiento para elaborar dicho documento.
6.- El Secretario del Ayuntamiento presenta a los integrantes del Ayuntamiento el
documento para su revisión, análisis y/o en su caso su aprobación.
7.- Los integrantes del Ayuntamiento en sesión, aprueban el Plan Municipal de
Desarrollo.
8.- Una vez aprobado se envía dicho Plan al Boletín Oficial del Gobierno del
Estado para su publicación.
9.- Se deja a disposición de la ciudadanía una copia del documento completo para
su consulta.
DIAGRAMA DE FLUJO
Manual del Procedimiento.
Inicio Diagnostico
del
Municipio
Recopilación de
las demandas
de los diversos
Grupos Sociales
Análisis de las
demandas
Se fijan
objetivos y
metas
Elaboración
del
documento
Análisis del
documento
Aprobación
del
documento
Publicación en el
Boletín Oficial del
Gobierno del
Estado de Sonora
Archivar y
dejar a
disposición
una copia
Termino
PROCESO 4: INGRESOS MUNCIPALES .
El procedimiento se sustenta en lo establecido en el artículo 90 de la Ley de
Gobierno y Administración Municipal como una de las obligaciones del Tesorero
Municipal, de elaborar la Ley y el Presupuesto de Ingresos Municipal.
Por lo anterior se elabora el siguiente procedimiento:
1.- El Tesorero Municipal, elabora la Ley y el Presupuesto de Ingresos, en base a
lo pronosticado recaudar en impuestos, derechos, productos, aprovechamientos y
contribuciones especiales.
2.- Una vez elaborado, el Presidente Municipal, lo presenta ante los integrantes
del Ayuntamiento en sesión, para su análisis y aprobación.
3.- Una vez aprobado por los integrantes del Ayuntamiento, el Tesorero Municipal,
envía el documento al H. Congreso del Estado para si análisis y aprobación.
4.- El H. Congreso del Estado aprueba la Ley y el Presupuesto de Ingresos para el
ejercicio fiscal vigente.
5.- Una vez aprobado por el H. Congreso del Estado, se manda publicar en el
Boletín Oficial del Gobierno del Estado.
6.- El Tesorero Municipal, comienza con la recaudación de los impuestos en base
al Presupuesto de Ingresos aprobado.
DIAGRAMA DE FLUJO
Manual de Procedimientos.
Inicio
Elaboración de
la Ley y
Presupuesto
de Ingreso
Análisis por los
integrantes del
Ayuntamiento
Aprobación
Se envía al H.
Congreso del
Estado para su
análisis
Se publica el
presupuesto
en el Boletín
Oficial
Se comienza
con la
Recaudación
de impuestos
Termino
PROCESO 5: EJERCICIO DEL GASTO PÚBLICO MUNICIPAL
El procedimiento se sustenta en lo establecido en el artículo 90 de la Ley de
Gobierno y Administración Municipal como una de las obligaciones del Tesorero
Municipal, de elaborar el Presupuesto de Egresos Municipal.
Para tal efecto, se establece el siguiente procedimiento:
1.- El Tesorero Municipal, elabora el Presupuesto de Egresos en base al
Presupuesto de Ingresos aprobado.
2.- Una vez aprobado el Presupuesto de Egresos, el Presidente Municipal lo
presenta ante los integrantes el Ayuntamiento, para su análisis y aprobación.
3.- Cuando el Presupuesto de Egresos es aprobado por los integrantes del
Ayuntamiento, el Tesorero Municipal, envía copia al H. Congreso del Estado.
4.- El Tesorero Municipal, envía el documento para su publicación en el Boletín
Oficial del Gobierno del Estado.
5.- El Tesorero Municipal comienza a ejercer el gasto.
DIAGRAMA DE FLUJO
Manual de Procedimientos.
Inicio
Elaboración del
Presupuesto de
Egresos
Lo analizan los
integrantes del
Ayuntamiento
Aprobación
Se envía al
Presupuesto para
su publicación en el
Boletín Oficial
Se ejerce el
gasto
Término
PROCESO 6: SERVICIOS DE GOBIERNO .
El procedimiento se sustenta en la Ley de Gobierno y Administración
Municipal el cual establece como obligación prestar los diversos servicios de
gobierno a la comunidad con el fin de mejorar los funciones de los servidores
públicos.
Para tal efecto, deberá observarse el siguiente procedimiento:
1.- Llega la persona interesada a la recepción de la Secretarïa del Ayuntamiento.
2.- La persona interesada le expone al Secretario del Ayuntamiento el servicio o
trámite que requiere.
3.- El Secretario del Ayuntamiento elabora el documento o da respuesta a lo
solicitado.
4.- Si es un documento, una vez elaborado, el Secretario del Ayuntamiento lo
turna al Presidente Municipal para que lo firme.
5.- El Secretario del Ayuntamiento entrega el documento a la persona interesada.
6.- Si es un documento se guarda copia en el archivo.
DIAGRAMA DE FLUJO
Manual de Procedimientos.
Inicio
Llega persona a la
recepción
Exposición del
trámite solicitado Documento
solicitado
Firmas Entrega del
documento Se guarda copia
en el archivo
Término
Se da respuesta a
lo solicitado Término
PROCESO 7: SERVICIOS PUBLICOS MUNICIPALES
El procedimiento se sustenta en lo estipulado en la Ley de Gobierno y
Administración Municipal, en su capitulo quinto referente a la prestación de
servicios públicos.
Por lo anterior, se observa el siguiente procedimiento:
1.- Iniciando la administración, el Presidente Municipal, nombra a las personas
encargadas de servicios públicos.
2.- Una vez nombrado. Se distribuyen en los diversos servicios públicos que
brinda el Ayuntamiento, tales como panteón, recolección de basura, limpieza de
parques y jardines, entre otros.
3.- El Presidente Municipal en conjunto con los integrantes del Ayuntamiento,
establece los días en que se prestarán los servicios como son la recolección de
basura.
4.- Si existe alguna queja verbal, el jefe de servicios públicos municipal, le da
seguimiento para solucionar el problema en el menor tiempo posible.
DIAGRAMA DE FLUJO
Manual de Procedimientos.
Inicio
Nombramientos
de los Servidores
Públicos
Distribución en
los diversos
servicios
Establecer días
de la prestación
de los servicios
Comienzo de las
actividades
Seguimiento a
queja verbal o
sugerencia
Respuesta
Término
PROCESO 8: SEGURIDAD PÚBLICA MUNICIPAL
El procedimiento se sustenta en el precepto de lo estipulado en la Ley de
Gobierno y Administración Municipal, en los Reglamentos y el Bando de Policía y
Gobierno para el Municipio de Altar.
Para tal efecto, se realiza el siguiente procedimiento:
1.- Llega la persona a la recepción de la Comandancia.
2.- El comandante la recibe
3.- El Comandante le toma el testimonio a la persona ofendida.
4.- De ser necesario el Comandante da órdenes de que se acudan al lugar de los
hechos.
5.- El Comandante cita a los testigos.
6.- El Comandante carea a los testigos con el inculpado.
7.- El Comandante levanta el acta correspondiente.
8.- El Comandante da lectura al acta.
9.- Una vez leída se asientan las firmas correspondientes y se sella el acta.
DIAGRAMA DE FLUJO
Manual de Procedimientos.
Inicio
Llega la persona a
la recepción de la
comandancia
Comandante la
recibe
Toma de
testimonio
Acuden al lugar
De los hechos
Citan a los testigos Se
levanta
el acta
Careo
Lectura
del
acta
Se asientas firmas y
se sella el acta
Termino
PROCESO 9: DIRECCION DE DESARROLLO SOCIAL
El procedimiento se sustenta básicamente en el Plan Municipal de
Desarrollo elaborado por la Administración Municipal, el cual especifica a tres años
las obras a realizar en diversos sectores.
Por lo anterior, se realiza el siguiente procedimiento:
1.- En base al Plan Municipal de Desarrollo, el COPLAM analiza la obra a
realizarse.
2.- Una vez que analiza el COPLAM la obra a realizar, el Presidente Municipal, lo
somete a consideración de cabildo para su aprobación.
3.- Una vez aprobada la obra, se integra el Comité de Participación Social
Municipal, que será el encargado de vigilar que la obra vaya ejecutándose en los
tiempos establecidos.
4.- El encargado del CMCOP elabora el expediente técnico de la obra.
5.- Una vez elaborado el expediente técnico, el encargado del CMCOP lo turna a
la Tesorería Municipal para realizarse.
6.- Una vez analizado el expediente, se envía al área técnica para si aprobación.
7.- El Gobierno del Estado, por medio del CECOP libera los recursos destinados
para dicha obra.
8.- Se ejecuta la obra.
9.- El encargado de CMCOP del Municipio envía cada 15 días los avances físicos
y financieros de la obra al CECOP.
10.- Una vez concluida la obra, el encargado del CMCOP elabora un oficio
donde se informa la terminación total de la obra.
11.- Finalmente se elabora un acta de entrega-recepción de la obra donde firman
los representantes del Comité de Participación Social Municipal, el Presidente
Municipal y representante de la Contraloría General del Estado.
DIAGRAMA DE FLUJO
Manual de Procedimientos.
Inicio
Se analiza la
obra a realizar
Aprobación de
cabildo
Integración del Comité de
Participación Social
Municipal
Expediente
técnico
Análisis del
documento
Aprobación
Liberación
de
recursos
Ejecución de la
Obra
Avances físicos
y financieros
Oficio
término de la
obra
Acta entrega
recepción de
la obra
Archivar copia
del acta
Término
PROCESO 10: ÓRGANO DE CONTROL Y EVALUACIÓN GUBERNAM ENTAL
El procedimiento se sustenta en el precepto de lo estipulado en la Ley de
Gobierno y Administración Municipal.
Para tal efecto, se realiza el siguiente procedimiento:
1.- Llega la persona a la recepción de la Contraloría Municipal.
2.- La Secretaria la recibe
3.- El Contralor le toma el testimonio a la persona ofendida.
4.- De ser necesario se da ordenes de que se acudan al lugar de los hechos.
5.- El Contralor busca o cita y toma nota de los testigos.
6.- El Contralor se entrevista con la parte a quien se le levanta la queja.
7.- El Contralor levanta el acta correspondiente.
8.- El Contralor da lectura al acta.
9.- Una vez leída se asientan las firmas correspondientes y se sella el acta.
DIAGRAMA DE FLUJO
Manual de Procedimientos.
Inicio
Llega la persona
a la recepción de
Contraloría
Secretaria la
recibe
Toma de
testimonio
Acuden a l lugar
de los hechos
Citan a los
testigos
Careo
Se levanta
el acta
Lectura
del acta
Se asientan
firmas y se sella
el acta
Término
PROCESO 11: ASISTENCIA SOCIAL
El presente procedimiento se sustenta en los apoyos que se otorgan por
medio de las dependencias dedicadas a la asistencia social, con el fin de buscar
una mejor calidad de vida para las personas del municipio, Los diversos
programas de beneficencia que se realizan están a cargo del DIF MUNICIPAL.
Para ello se realiza el siguiente procedimiento:
1.- La Presidenta y Directora del DIF MUNICIPAL acuden a reuniones en el DIF
ESTATAL para asesorarse sobre los trámites que se requieren para ejecutar cada
programa.
2.- Una vez que se les brinda asesoría, tanto la Presidenta como la Directora de
DIF Municipal elaboran un listado de las personas que serán beneficiarias con
dicho programa.
3.- La Directora del DIF Municipal convoca a las personas interesadas para darles
la información básica sobre el programa a ejecutar.
4.- Seguido se comienza a elaborar las solicitudes de las personas que serán
beneficiadas con el programa a realizar.
5.- La Directora del DIF Municipal, envía las solicitudes al DIF Estatal para su
validación.
6.- El DIF Estatal envía a la Presidenta y Directora del DIF Municipal la
información necesaria para que comience a realizarse el programa.
7.- La Presidenta y Directora del DIF Municipal reúnen a las personas inscritas en
el programa para informarles el período que abarca el programa y datos generales
acerca del mismo.
8.- Inicio del programa por el período que comprende.
DIAGRAMA DE FLUJO
Manual de Procedimientos.
Inicio
Asesorías para la
Presidenta y
Directora del DIF
Municipal
Elaboración del listado
de personas
beneficiadas
Reuniones con las
personas para
proporcionar
información
Elaboración de
Solicitudes
Envío de solicitudes
con información
necesaria
Realizarse programa
Reúnen a las
personas inscritas
para informarles el
periodo que abarca y
datos generales
Inicio del
programa
Término
PROCESO 12: EVENTOS CIVICOS Y CULTURALES
El siguiente procedimiento se basa principalmente en las fechas
trascendentales que marca la Historia nuestro País, para lo cual se realizan
eventos cívicos y culturales los cuales son realizados y organizados por cada
órgano de Gobierno.
Para tal efecto, se realiza el siguiente procedimiento:
1.- El Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento elabora, previo al
evento, las invitaciones para las personas e instituciones que participarán.
2.- Se convoca a la población y se les invita por medio de invitación escrita o
verbal.
3.- Una vez acordado el lugar para realizar el evento, el Director de Acción Cívica
y Cultural del Ayuntamiento, asigna comisiones para las diversas actividades a
realizar.
4.- Seguido el Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento organiza el
lugar que ocuparán los principales funcionarios.
5.- El maestro de ceremonia en conjunto con el Director de Acción Cívica y
Cultural del Ayuntamiento, organizan a las diferentes instituciones participantes.
6.- El Presidente Municipal inaugura el evento.
7.- Una vez inaugurado el evento, el maestro de ceremonia dirige el programa en
el orden antes previsto.
8.- Cuando se termina dicho programa, el Presidente Municipal, clausura el
evento.
DIAGRAMA DE FLUJO
Manual de Procedimientos.
Inicio
Elaboración de
invitaciones para
personas e
instituciones
Entrega de
invitación escrita o
verbal
Se asignan
comisiones para
diversas actividades
Dir. Acción Cívica
organiza el lugar que
ocuparan los
principales
funcionarios
Inauguración del
evento
Maestro de
ceremonia dirige
programa en el
orden previsto
Clausura del evento
Término
