Manual de Procedimentos do Tratamento Documental da BMAV

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Manual de Procedimentos do Tratamento Documental da Biblioteca Municipal de Albergaria-a-Velha

Autora: Elsa Susana Ferreira da Silva Pinho

Albergaria-a-Velha, 2011 (última atualização 13 de março de 2012)

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Ficha técnica Autor: Elsa Susana Ferreira da Silva Pinho Título: Manual de Procedimentos do Tratamento Documental da Biblioteca Municipal de Albergaria-a-Velha Copyrights 2011 Albergaria-a-Velha, 2011 PINHO, Elsa Susana Ferreira da Silva Manual de procedimentos do tratamento documental da Biblioteca Municipal de Albergaria-a-Velha / Elsa Susana Ferreira da Silva Pinho. – [S.l.: s.n.], cop. 2011. – 70 p. ; 23 cm Documento escrito, no âmbito da avaliação de desempenho - SIDAP, da Câmara Municipal de Albergaria-a-Velha I – Tít. CDU 025.3 Biblioteca - - Tratamento documental

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Sumário 3 Introdução 5 Abreviaturas 6 Circuito Documental 7 Parte I - Chegada do Recurso 7 Parte II - Tratamento Preliminar 8

- Registo 8 - Carimbagem 10 - Documentos impressos: Monografias/ Obras de referência - Documentos não livro: CD Audio; DVD; CD-ROM; URL; Jogos - Fundo Local; - Secção Infantil. Parte III- Catalogação (Descrição Bibliográfica) 13 - Estrutura de uma ficha de catalogação 14 - Descrição das zonas/áreas (ISBD/RC) 17

- Monografias - Recursos contínuos - Analíticos

- Documentos não livro: CD Audio; DVD; CD-ROM; URL; Jogos Parte IV – Encabeçamento e Controlo de Autoridade 31 - Cabeçalhos - Entradas Parte V – Indexação / Classificação / Cotação 36 - Indexação - Classificação - Cotação Parte VI – Catalogação em Bibliobase (UNIMARC) 51

- Passos recomendados para iniciar a catalogação 51 - Importação de registos de outras bases de dados 52 - Metodologia a adoptar para a importação 52 - Campos e subcampos a preencher 54 - Cópia de segurança 65 Parte VII – Etiquetagem 66 Parte VIII – Monitorização 67 Parte IX – Arrumação 67 Parte X – Difusão da Informação 68 Conclusão 68 Anexos 69

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"Política de Catalogação é um conjunto sintético, formalizado e tornado explícito, de orientações e princípios genéricos, que estabelecendo directrizes e limites para as acções dos indivíduos intervenientes no processo catalográfico, os auxilia a tomarem as decisões que este processamento requer. (...) Deverão ser complementadas por Manuais de Procedimentos, dos quais constem as orientações mais específicas. Estes manuais assistem os técnicos na aplicação das políticas."

(SILVA, Armando Jorge, 2009)

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Introdução

A Biblioteca Municipal de Albergaria-a-Velha tem funções de grande relevo no seio

da comunidade leitora. Ela é um centro de recursos impulsionador da dinamização

de actividades; é o local a partir do qual se realizam múltiplas aprendizagens, se

incentiva a aquisição de competências em literacia da informação, se formam

leitores, enfim, se divulga a cultura. Mas, para que a Biblioteca Municipal de

Albergaria-a-Velha possa desempenhar o seu papel, é necessário que a mesma

esteja organizada de modo a tornar fácil e célere o acesso à informação, no

respeito por critérios técnicos de biblioteconomia e das suas políticas específicas,

traçadas na convicção da necessidade de conceber uma organização que esteja

sempre ao serviço do utilizador.

É a organização da Biblioteca Municipal que permite conhecer os recursos

informativos que nela existem, para que se possa decidir sobre as aquisições

susceptíveis de responder aos interesses e necessidades dos seus utilizadores, de

acordo com a Política de Desenvolvimento da Colecção definida para a mesma.

Assim, desde o momento de detecção da necessidade de adquirir um documento

até ao momento em que o mesmo fica acessível ao utilizador, há uma série de

etapas de tratamento documental que devem ser percorridas de acordo com

padrões profissionais e no respeito pelas regras definidas em cada biblioteca.

Neste sentido, este manual regista uma série de procedimentos a adoptar na

Biblioteca Municipal de Albergaria-a-Velha e está organizado de acordo com as

diversas etapas do circuito do documento: a entrada; o registo; a carimbagem; a

catalogação; a indexação; a classificação; a cotação e a arrumação na estante.

Referiremos ainda as formas de difusão da informação.

O Manual de Procedimentos do Tratamento Documental da Biblioteca Municipal de

Albergaria-a-Velha visa fixar e uniformizar os procedimentos relativos ao

tratamento técnico documental na Biblioteca Municipal. É um documento aberto,

em constante evolução, pelo que deve ser actualizado sempre que se manifeste

necessário, com sucessivas adendas, até à data da sua actualização anual.

Este documento não substitui, de forma alguma, a necessidade de aprofundamento

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de conhecimentos por parte dos intervenientes (Técnicos da BMAV).

Abreviaturas Todas as abreviaturas ou siglas que irão ser utilizadas ao longo do manual. CDU – Classificação Decimal Universal

BMAV – Biblioteca Municipal de Albergaria-a-Velha

FRBR – Requisitos Funcionais para Registos Bibliográficos

IFLA – International Federation of Librarian and Archivistics

ISBD – International Standard Bibliographic Description Consolidated

ISBN – International Standard Book Number

ISSN – International Standard Serial Number

ISO – International Standard Organization

MARC – Machine Readable Cataloging

PDC – Política de Desenvolvimento da Colecção

RC – Regras de Catalogação

UNIMARC – Universal Machine Readable Catalogue

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Circuito Documental

Objectivos:

· Identificar as diferentes actividades relativas ao expediente da Biblioteca.

· Dominar a terminologia usada em ciências documentais.

· Conhecer e aplicar os vários passos para o tratamento técnico dos documentos.

Parte I - Chegada do Recurso

Qualquer documento que dê entrada na BMAV deve ser submetido a uma

verificação do seu estado físico, após a confirmação da factura, no caso de

aquisição; e da lista, no caso de ofertas ou permutas. Assim, nos documentos

livro analisar-se-á se os mesmos não apresentam falhas de impressão (páginas em

branco, imagens), páginas rasgadas, lombadas ou encadernação danificada…,

enquanto nos documentos não livro será testado o funcionamento do documento

para verificar se o mesmo não apresenta erros de leitura.

Se forem detectadas irregularidades, os documentos devem ser devolvidos para

troca ao fornecedor, para que sejam substituídos (aquisições), ou entregues ao

responsável da biblioteca para que este providencie a sua reparação, quando se

trate de ofertas consideradas significativas (cf. critérios a aplicar referidos no PDC).

Quando devolvidos ao fornecedor, só se procederá ao pagamento após a sua

substituição.

Em biblioteconomia fala-se de documentos qualquer que seja a sua natureza ou

suporte. Assim sendo podemos encontrar diversos tipos de documentos:

· Monografias - obras com uma unidade de conteúdo, com texto, por vezes com

ilustrações. Podem ser constituídas por um ou mais volumes publicados numa

mesma data ou em momentos diferentes, segundo um plano preestabelecido. São

o caso dos livros, actas, relatórios, etc.

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· Obras de Referência - obras que permitem ao utilizador uma primeira

abordagem sobre qualquer assunto remetendo-o para outras leituras. São obras de

referência: as listagens bibliográficas, as enciclopédias, os dicionários, os atlas, os

directórios, etc.

· Publicações em série – um recurso contínuo publicado numa sucessão de

distintas de partes, que usualmente contêm uma numeração e que não têm uma

conclusão pré determinada ou com fim à vista. Exemplos de colecções de

monografias.

· Publicações Periódicas - documentos impressos, publicados em partes

sucessivas, com designação numérica e cuja publicação pressupõe uma

continuidade, com periodicidade variada. É o caso de: jornais, revistas, boletins

bibliográficos, boletins informativos, etc...

· Material Não Livro - A definição está implícita. É todo o documento que não se

inclui nos tipos anteriores e que serve de material de apoio pedagógico e de

informação. É grande a variedade deste tipo de documentos: mapas, cartazes,

transparências, fotografias, slides, objectos didácticos, jogos, CD Audio, CD-ROM,

DVD, URL, e de todos os formatos que forem sucessivamente aparecendo.

Parte II - Tratamento Preliminar Registo

Objectivos:

· Dominar as regras do tratamento técnico dos diversos tipos de documentos.

· Operacionalizar a inventariação dos vários tipos de documento.

O registo é uma operação administrativa que tem como objectivo a inventariação

patrimonial dos documentos que constituem o Fundo Documental ou a Colecção.

O registo patrimonial deve ser feito manualmente, no Livro de Registo,

disponibilizado para o efeito, em que na primeira página, em branco, deverá

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constar um termo de abertura com a finalidade a que se destina o livro, datado e

assinado pelo Senhor Presidente da Câmara Municipal de Albergaria-a-Velha.

Todas as folhas do livro, subsequentes à do termo de abertura, devem ser

numeradas e rubricadas no canto superior direito para que o controlo das obras

registadas seja eficaz.

Do registo deverão constar, sempre que possível, os seguintes elementos: Número

de registo; Data de entrada (ano, mês e dia em que a obra é registada); Autor(es);

Título; Publicação (Editora, Local e Data) nº Vol.; Aquisição; CDU; Observações.

Nota: Para o título deve ser apenas usada a primeira linha.

Exemplo:

Número

de

registo

Data de

entrada

Autores Título Publicação Nº

Vol.

Aquisição CDU Observações

Editora Local Data

06/08/2012

Todos os documentos, impressos e não impressos, pertencentes à Colecção da

BMAV, independentemente do seu suporte, deverão ser registados sequencialmente

no Livro de Registo. A numeração é sempre sequencial, independentemente do

ano, ou seja, se o último registo de 1999 for o nº 705, o primeiro número de 2000

será o 706.

Cada unidade física, mesmo que constituindo parte de um documento, deverá ter

um número de registo autónomo (exemplos: numa obra em vários volumes, cada

um deles tem um número diferenciado); vários exemplares da mesma obra, têm

números de registo diferentes; o material acompanhante no mesmo formato ou

diferente (livro; CD-ROM; CD Audio; DVD) constitui-se como um registo autónomo.

Nas publicações periódicas, devido à sua estrutura e efemeridade, o registo será

simplificado em folhas Excel adaptadas para o efeito. Não haverá um número de

registo, apenas se indicará o número/data da publicação.

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Carimbagem

Objectivos:

· Identificar a pertença dos recursos da Colecção da BMAV;

· Assegurar a atribuição de um número de registo patrimonial, por ordem

sequencial de entrada, a todos os tipos de materiais e a sua carimbagem.

O carimbo é a marca de posse e deve identificar o Município ao qual pertence a

Biblioteca.

Deverão existir dois tipos de carimbos, de tamanhos diferentes, para utilização específica:

Carimbo de posse (chancela da CMAV) - Um carimbo mais pequeno, apenas

com a sigla da instituição, para ser usado na página de rosto, em local bem visível,

e numa ou mais páginas convencionais, por exemplo, nas páginas 11, 13 ou 15.

Sempre que a página seja ilustrada, ou tenha uma grande mancha de texto, o

carimbo deverá ser colocado na página imediatamente anterior ou seguinte,

evitando a carimbagem sobre ilustrações ou texto.

Exemplo:

(Sugestão da Equipa de Comunicação)

Carimbo de registo - Um carimbo grande que deve conter a sigla da instituição,

um espaço para o número de registo, data de entrada do documento e um espaço

para a cota (termo a ser explicado mais adiante). Este carimbo deverá ser colocado

na página de rosto do livro, no canto inferior direito. Sempre que a página seja

ilustrada, o carimbo deverá ser colocado na página imediatamente anterior ou

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seguinte, evitando a carimbagem sobre ilustrações.

Exemplo:

(Sugestão da Equipa de Comunicação)

Documentos impressos: Monografias/Actas/Obras de referência

Todas as obras são carimbadas com o carimbo de posse.

A carimbagem é realizada na página de rosto e numa das páginas 11, 13, ou 15 do

documento, com o carimbo pequeno.

O carimbo grande coloca-se, preferencialmente, na página de rosto no canto

inferior direito. No seu interior colocam-se o número de registo e a data (a caneta)

e a cota (a lápis). O canto inferior direito da página de rosto do livro é a mais

apropriada para indicar o número de registo e a cota, uma vez que, tecnicamente

em termos biblioteconómicos assim está convencionado.1

Nas obras com folhas plastificadas ou com material em que a tinta não adere, a

carimbagem deverá ser efectuada numa etiqueta branca, a ser colocada no local

pré-estabelecido para carimbar.

No caso de obras profusamente ilustradas, a carimbagem restringir-se-á ao

carimbo de registo.

1 Todos os livros catalogados depois da Ação de Formação devem conter a sigla BT, na parte final do

carimbo.

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Documentos impressos: Publicações periódicas

São carimbadas, com o carimbo de posse, apenas junto ao título (jornais) e junto

ao sumário (revistas). Este mesmo procedimento aplica-se a outros documentos

efémeros: brochuras, desdobráveis, folhetos.

Documentos não livro (CD Audio, DVD, CD-ROM, Jogos)

O registo aplica-se no próprio documento, grafando manualmente, com caneta de

acetato, o número de registo e a cota.

Na caixa será também usado o carimbo, colocado numa etiqueta branca, com o

número de registo e a data de entrada (a caneta) e a cota (a lápis).

Fundo Local

Os documentos pertencentes ao Fundo Local deverão ser carimbados à semelhança

dos Documentos impressos: Monografias/Actas/Obras de referência/Publicações em

série, acrescentando o carimbo onde se menciona a referência Fundo Local.

Exemplo:

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Parte III - Catalogação (Descrição Bibliográfica)

Objectivos:

· Estabelecer os princípios e critérios para a descrição dos dados bibliográficos

associados a um documento com a finalidade de uma mais fácil identificação e

recuperação.

Define-se a catalogação como a operação que consiste na descrição dos dados

bibliográficos contidos num documento, num suporte variável - ficha

catalográfica- com a finalidade de o identificar para posterior recuperação. A

metodologia a seguir, com base nas Regras de Catalogação2 e ISBD3, pressupõe o

seguimento rigoroso dos princípios e critérios por estas estabelecidos e o

conhecimento das Fontes de informação donde se retiram os elementos de

descrição bibliográfica.

A catalogação compreende três partes: a descrição bibliográfica, a criação de

pontos de acesso e a atribuição de elementos de localização. Tem como função

descrever os documentos, individualizando-os, para que não sejam confundidos

entre si, reunindo-os pelas suas semelhanças, estabelecendo relações entre si e

permitindo a localização de um documento específico numa determinada colecção.

A catalogação de um documento é feita uma única vez, dando origem à chamada

ficha de base ou matriz.

2 SOTOMAIOR, José Carlos - Regras de catalogação: descrição e acesso de recursos bibliográficos nas bibliotecas de língua portuguesa. Lisboa: BAD - Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, 2008, ISBN: 978-972-9067-38-9. 3 IFLA International Standard Bibliographic Description (ISBD): Consolidated Edition [Em linha]. [Consult. 15 Junho 2011]. Disponível em www:<URL:http://www.ifla.org/files/cataloguing/isbd/isbd_wwr_20100510_clean.pdf >.

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Estrutura de uma ficha bibliográfica

O suporte para a inscrição de todos estes elementos são as antigas fichas

bibliográficas de cartolina branca, em formato normalizado com as dimensões de 75

mm x 125 mm e perfuradas no centro da margem inferior. Actualmente, esta fichas

são em formato electrónico, embora mantenham, no essencial a informação a

reter.

Distribuição dos elementos pela ficha

Se os elementos excederem a área limitada, deverá continuar-se o registo numa

outra ficha, respeitando a respectiva área, que será agrafada à primeira.

Os elementos da descrição bibliográfica são retirados da própria monografia,

prioritária e principalmente da Página de rosto, e só quando forem insuficientes é

que devem ser retirados de outra fonte de informação auxiliar (ex. internet). Da

análise do documento, os elementos são enquadrados numa sequência lógica que

se divide em duas partes:

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- O Cabeçalho = nome, palavra ou expressão que introduz uma entrada

bibliográfica para arrumação no catálogo

- O Corpo da Ficha ou Entrada = conjunto de elementos descritivos e

informativos da obra, distribuídos por zonas.

Cada zona, onde se vão inscrever os elementos da descrição, tem uma fonte

determinada - fonte principal de informação. Qualquer elemento retirado de

outra fonte, que não a principal, deve ser referenciado entre parênteses rectos [ ] ,

ou dado como nota.

O Corpo da Entrada é constituído por sete zonas que se inscrevem numa área

demarcada da ficha:

0. Zona da forma de conteúdo e do tipo de media

Área da forma de conteúdo e do tipo de media indica, no início do registo, tanto a forma ou formas fundamentais em que se expressa o conteúdo de um recurso e o tipo ou tipos de suportes utilizados para transmitir esse conteúdo, com o fim de auxiliar os usuários de catálogo na identificação e selecção de recursos adequados às suas necessidades. A Área da forma de conteúdo e o tipo de media compõe-se por três elementos, cada um extraído de listas fechadas: (1) a forma de conteúdo, um ou mais termos que reflectem as formas fundamentais em que se expressa o conteúdo de um recurso, (2) a qualificação de conteúdo, que especifica o tipo, a natureza sensorial, dimensão e / ou a presença ou ausência de movimento no recurso que se descreve, e (3) o tipo de media, que indica o tipo ou tipos de suporte utilizados para transmitir o conteúdo do recurso.

1. Zona do Título e Menção de Responsabilidade

"O título principal de um recurso, isto é, o título de um recurso na forma como figura na fonte de informação prescrita para a zona do título e da menção de responsabilidade.” (Regras de Catalogação, p. 975).

2. Zona da Edição Indicação da edição da obra e respectiva menção de responsabilidade.

3. Zona específica para Recursos Contínuos (Numeração)

4.Zona da publicação, distribuição, etc… Lugar da edição, nome do editor ou distribuidor e data da edição ou distribuição.

5. Zona da descrição física Número de páginas ou volumes, se é ilustrado, formato (em cm), menção de material acompanhante.

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6. Zona da Colecção Título da colecção, série, número dentro da colecção.

7. Zona de Notas Todos os dados que não têm cabimento nas outras zonas da descrição.

8. Zona do número normalizado (ou alternativo) e modalidade de aquisição International Standard Book Number - Número internacional normalizado dos livros que identifica a edição de uma obra publicada por um editor

Fontes Principais de Informação para cada Zona

Zona Fonte Principal de Informação

0 - Forma de conteúdo e do tipo de media

Próprio recurso a ser descrito

1 - Título e Menção de Responsabilidade Página de rosto ou um seu substituto

2 - Edição Página de rosto, outras preliminares, capa, colofão, resto da publicação

3 - Zona específica para Recursos Contínuos (Numeração)

Primeiro e/ou último número ou parte publicados para cada sistema ou sequência

4 – Publicação, distribuição, etc… (Pé de Imprensa)

Página de rosto, outras preliminares, capa, colofão, resto da publicação

5 – Descrição física Toda a publicação

6 – Coleção Página de rosto da colecção, da monografia, outras preliminares, capa, colofão, resto da publicação

7 - Notas Qualquer fonte

8 – Número normalizado (ou alternativo) e modalidades de aquisição

Qualquer fonte

Outros elementos do Corpo da Entrada

Para além dos elementos das sete zonas do corpo da entrada, em termos de

catalogação manual, existem outros que se inscrevem fora da área demarcada:

- As Pistas: referenciam as entradas secundárias dum mesmo documento

- A Cota: Indicação para localização do documento na estante

- A Classificação: classificação do assunto de que trata o documento de acordo com um sistema predefinido. (Ex. C.D.U.)

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- O Número de Registo: de entrada da obra no Livro de Registo.

- A Sigla: da Instituição

MACCARTHY, Cormac, 1933- Texto Este país não é para velhos / Cormac McCarthy ; tradução de Paulo Faria. - 2a ed.. - Lisboa : Relógio d' Água, 2008. - 226, [11] p. ; 24 cm. - (Ficções) Tít. orig.: No country for old men

ISBN 978-972-708-979-6

CDU

COTA

Nº de registo

PONTO DE ACESSO AUTORIZADO Forma do conteúdo e do tipo de media Título / menção de responsabilidade. – Edição. - Publicação, distribuição, etc.. – Descrição física. – (Colecção) Notas Número normalizado e modalidades de aquisição (ISBN) CDU COTA Nº de registo

Descrição das Zonas do Corpo da Entrada (ISBD/RC)

Catalogação de Monografias

Os elementos do Corpo da Entrada são separados por uma pontuação própria.

As diferentes zonas, à excepção da primeira, são separadas entre si por: ponto,

espaço, traço, espaço (. _ ).

1. Zona do Título e da Menção de Responsabilidade

O Título próprio da obra é o primeiro elemento desta zona.

O complemento de título ou subtítulo é o título adicional ao título próprio. Este, separa-se do título próprio, e entre si, por: espaço, dois pontos, espaço ( : ).

Existem também Titulo Paralelo e Informação de Outro Título.

Título Paralelo - equivalente do título próprio (ou do título de uma obra específica

que faça parte de uma publicação sem título colectivo) noutra língua e/ou escrita e

que se apresente como um equivalente do título próprio. Os títulos paralelos podem

também existir relativamente às menções de colecção e de sub-colecção.

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Informação de outro título - palavra, expressão ou grupo de letras, ligado e

subordinado ao título próprio de uma publicação. A informação de outro título pode

também estar ligada e subordinada a outros títulos (por exemplo: títulos paralelos,

títulos de obras específicas contidas na publicação, títulos na menção de colecção e

sub-colecção). A informação de outro título precisa, explica ou completa o título ao

qual se aplica ou indica o carácter, o conteúdo, etc., da publicação ou das obras

que contém; pode indicar, também, o motivo, a oportunidade da produção da

publicação. O termo inclui subtítulos e antetítulos, mas não incluí variantes do título

(por exemplo título da lombada) que estão na publicação, mas não na página de

rosto nem na página de rosto substituta.

A Menção de Responsabilidade de uma publicação é o autor ou autores, mas

também o tradutor, o ilustrado, o revisor, o editor literário, o compilador, o

coordenador, etc., sendo que destes a menção de responsabilidade é secundária.

Se a obra é de um, dois ou três autores (co-autor), todos os seus nomes são

referenciados no corpo da entrada, separados por vírgula (, ).

Se a obra é da autoria de mais de três autores, referencia-se o nome do autor que

aparece em 1º lugar, seguido de reticências ( ... ) e da expressão " et al. " dentro

de parênteses rectos [ et al.]

A menção de responsabilidade secundária é separada da menção de

responsabilidade principal por ponto e vírgula ( ; ).

A Menção de Responsabilidade é separada do título por: espaço, barra oblíqua,

espaço ( / )

Esquema 1 :

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra menção de responsabilidade; menção de responsabilidade secundária

Exemplo:

O malmequer das cem folhas : as aventuras de um pássaro / Lília da Fonseca ; il. Manuela Raimundo

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Esquema de pontuação

A. Cada título paralelo é precedido de um espaço, sinal de igual, espaço ( = ).

B. Cada informação de outro título é precedido de um espaço, dois pontos, espaço (

: ), a não ser que haja na publicação uma palavra ou expressão que ligue uma

segunda ou subsequente informação de título a outra que a precede.

Exemplos

Título próprio = Título paralelo / menção de responsabilidade

Título próprio : informação de outro título / menção de responsabilidade

Título próprio : informação de outro título = Título / menção de responsabilidade

2. Zona da Edição e da Menção de Responsabilidade relativa à edição

Esta zona é precedida de ponto, espaço, traço, espaço (. _ ).

O número da edição é indicado em algarismos árabes e seguido de " ed.".

A Menção de Responsabilidade relativa à edição é seguida de espaço, barra oblíqua,

espaço ( / ). Só se menciona quando se refere a pessoas que tenham contribuído

para o prestígio da obra.

Esquema 2:

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra menção de responsabilidade; menção de responsabilidade secundária. - ed. / responsável pela edição

Exemplo:

O malmequer das cem folhas : as aventuras de um pássaro / Lília da Fonseca ; il. Manuela Raimundo. - 3ª ed.. -

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3. Zona específica para Recursos contínuos (Numeração)

A Zona 3, tal como o nome indica, é uma zona específica para os Recursos

Contínuos. É a zona de numeração, pois nela devem consistir a data do primeiro

fascículo e, se possível a data do último fascículo. Esta numeração é colocada entre

parêntesis rectos [].

No caso de não existir a fonte de informação do primeiro fascículo ou para o último,

esta informação pode ser dada na zona 7 (Zona de notas), bom como outras

informação relativas à numeração de qualquer outro fascículo que não seja o

primeiro e/ou último.

4. Zona de Publicação, distribuição, etc… (Pé de Imprensa)

Esta zona é precedida de ponto, espaço, traço, espaço (. _ ).

Local da edição e/ou da distribuição é o nome da localidade onde a obra foi editada

e/ou distribuída.

Se não vier expresso na fonte principal da recolha de informação para esta zona,

coloca-se entre parênteses rectos [ ].

Se o local oferece dúvidas regista-se com um ? dentro dos parênteses [Lisboa?]

Se não se souber o local regista-se entre parênteses rectos a abreviatura de " sine

loco" [S.l.]

Nome do Editor e/ou Distribuidor, precedido de dois pontos ( : ). Vulgarmente é o

nome da editora.

Ex.: Caminho (e não Editorial Caminho)

ASA (e não ASA Editora)

Escolar (e não Escolar Editora)

Nota : Uma das raras excepções é, por exemplo, obras editadas pelas Edições 70,

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que se referenciam exactamente desta forma para evitar enganos.

Se não figurar o nome do editor e/ou dos distribuidor, regista-se entre parênteses

rectos a abreviatura de "sine nomine" [s.n.]4

Data da Publicação precedida de vírgula (, )

Se não houver data da publicação, esta pode ser substituída pela :

- do copyright - da impressão - do prefácio - do depósito legal

Caso não exista qualquer data, regista-se entre parênteses rectos a abreviatura

"sine data" [s.d.]

Esquema 4:

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra menção de responsabilidade; menção de responsabilidade secundária. - 2ª ed. / responsável pela edição. - Local da edição : Nome do Editor e/ou distribuidor, data da edição

Exemplo:

O malmequer das cem folhas : as aventuras de um pássaro / Lília da Fonseca ; il. Manuela Raimundo. - 3ª ed. - Lisboa : Horizonte, 1984

5. Zona da Descrição Física

Esta zona é precedida de ponto, espaço, traço, espaço (. _ )

Paginação e/ou número de volumes:

A contagem de páginas inicia-se sempre a partir da 1ª página do lado direito.

4 Nas edições de autor, se não estiver referido o seu nome na folha de rosto ou na sua substituta, deve-se

colocar da seguinte forma [editado por].

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Obras num só volume

- Se a numeração é contínua por ambas as faces da folha referencia-se o número

impresso da última página - Ex.: . - 101 p.

- Se a numeração abrange as duas faces, regista-se por folhas - Ex.: . - 52 f.

- Se as primeiras páginas são numeradas em algarismos romanos seguidas de

numeração árabe (I a XII seguidas de 13 a 50), referencia-se o total de páginas

Ex.: . - 50 p.

- Se as primeiras páginas são numeras em romano e continua com numeração

árabe independentemente da primeira numeração (I a XII e 1 a 50), referenciam-

se as duas numerações separadas por vírgula - Ex.: . - XII, 50 p.

- Se existirem páginas, e estas não estiverem numeradas, no início ou final da

obra, registam-se entre parênteses rectos [ ]. Ex.: 50, [15] p.

- Se a obra não for paginada, contam-se o número de páginas ou folhas e

registam-se entre parênteses rectos. Ex.: [120] p.

Obras em mais de um volume

Se a obra tem várias unidades físicas regista-se o número de unidades seguidas de

v.

Isto só é válido se a obra estiver completa, caso contrário pode fazer-se a

catalogação volume a volume.

No primeiro caso regista-se - Vol. I ( nº de páginas)

No segundo caso, na zona da descrição física regista-se apenas a abreviatura "v"

ou "vols" e na zona de notas, a descrevem-se os volumes e respectivo número de

páginas de cada um.

A Menção de Ilustração é precedida de dois pontos ( : ) e designada pela

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abreviatura da palavra ilustração, "il." É um elemento que nem sempre é registável

pois a obra pode não ser ilustrada. Também podemos colocar: fot., mapas, planos,

fac-símiles, músicas…

O Formato corresponde à altura da capa medida pela lombada. É precedido de

ponto e vírgula ( ; ) e registado em centímetros. Só se utiliza se a publicação tiver

um formato invulgar, e menciona-se altura x largura.

Material acompanhante é aquele que vem em separado da obra, mas faz parte

integrante dela. É precedido do sinal mais (+) e deve ser indicada a sua natureza.

Ex. : + 1 cassete audio.

Esquema 5:

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra menção de responsabilidade; menção de responsabilidade secundária. - 2ª ed. / responsável pela edição. - Local da edição : Nome do Editor e/ou distribuidor , data da edição. - Número de_ páginas : ilustração ; formato + material acompanhante

Exemplo :

O malmequer das cem folhas : as aventuras de um pássaro / Lília da Fonseca ; il. Manuela Raimundo. - 3ª ed. - Lisboa : Horizonte, 1984. - 63 p. : il ; 19 cm + CD-ROM

6. Zona da Colecção

Esta zona é precedida de ponto, espaço, traço, espaço (. - )

Regista-se entre parênteses ( ) :

- O título completo da colecção

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- O número de ordem dentro da colecção precedido de ponto e vírgula ( ; )

Esquema 6:

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra menção de responsabilidade; menção de responsabilidade secundária. - 2ª ed. / responsável pela edição. - Local da edição : Nome do Editor e/ou distribuidor , data da edição. _ Número de_ páginas : ilustração ; formato + material acompanhante. - (Título da colecção ; número dentro da colecção)

Exemplo :

O malmequer das cem folhas : as aventuras de um pássaro / Lília da Fonseca ; il. Manuela Raimundo. - 3ª ed. - Lisboa : Horizonte, 1984. - 63 p. : il ; 19 cm + CD-ROM. - (Horizonte juvenil ; 7)

7. Zona de Notas

Esta zona é precedida de parágrafo. Cada nota é separada entre si por ponto,

espaço, traço, espaço (. _ )

Nesta zona inscrevem-se os dados que pareçam relevantes e não tenham

cabimento em qualquer das outras zonas. A redacção das notas fica ao critério de

quem está a catalogar. O registo de notas é facultativo.

No caso de recursos que façam parte de alguma itenerância, deve-se colocar

sempre uma Nota ao Exemplar (Campo 966/$n) com o seguinte texto:

• No caso dos livros da Sacola/Baú/Cesto colocar "Livro a circular pelos

Jardins de Infância do concelho através do Projeto Leituras em Vai e Vem/ O

Livro Mágico" (no caso do Baú ou Cesto deve-se colocar o mesmo

25

texto mas com o nome de Projeto em causa);

• No caso do matarial acompanhante (CD/DVD) colocar "A circular pelos

Jardins de Infância do concelho através do Projeto Leituras em Vai e Vem/O

Livro Mágico".

No caso de recursos com material acompanhante (CD/DVD) que façam

parte de alguma itenerância, também devemos colocar uma Nota ao Exemplar

com o seguinte texto:

• No caso do livro devemos colocar a seguinte nota entre parenteses

curvos: (Inclui 1 CD-audio com o número de registo xxxxxx), a seguir ao

texto "Livro a circular pelos Jardins de Infância do concelho através do

Projeto Leituras em Vai e Vem/ O Livro Mágico";

• No caso do material acompanhante deve-se colocar a seguinte nota,

também entre parenteses curvos: (Pertence ao livro com o número de

registo xxxxxx), a seguir ao texto "A circular pelos Jadins de Infância do

concelho através do Projeto Leituras em Vai e Vem/ O Livro Mágico".

Esquema 7:

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra menção de responsabilidade; menção de responsabilidade secundária. - 2ª ed. / responsável pela edição. - Local da edição : Nome do Editor e/ou distribuidor , data da edição. _ Número de_ páginas : ilustração ; formato + material acompanhante. - (Título da colecção ; número dentro da colecção) Nota . - Nota . – Nota

Exemplo:

O malmequer das cem folhas : as aventuras de um pássaro / Lília da Fonseca ; il. Manuela Raimundo. - 3ª ed. - Lisboa : Horizonte, 1984. - 63 p. : il ; 19 cm. - (Horizonte juvenil ; 7 ) *

* Neste caso não há notas a registar

26

8. Zona do ISBN (número internacional normalizado dos livros)

Esta zona é precedida de parágrafo. Nem sempre é conhecido o ISBN, mas quando

registado na obra deve ser sempre mencionado.

O número do ISBN regista-se precedido da sigla e exactamente como está inscrito

na obra.

A Modalidade de aquisição é precedida de dois pontos ( : )

Esquema 8:

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra menção de responsabilidade; menção de responsabilidade secundária. - 2ª ed. / responsável pela edição. - Local da edição : Nome do Editor e/ou distribuidor , data da edição. _ Número de_ páginas : ilustração ; formato + material acompanhante. - (Título da colecção ; número dentro da colecção) Nota . - Nota . – Nota ISBN : compra ou oferta ou permuta

Exemplo :

O malmequer das cem folhas : as aventuras de um pássaro / Lília da Fonseca ; il. Manuela Raimundo. - 3ª ed. - Lisboa : Horizonte, 1984. - 63 p. : il ; 19 cm. - (Horizonte juvenil ; 7) *Compra

•••• Esta obra não tem ISBN, por isso inicia-se a zona com o modo de aquisição sem os dois pontos ( : )

Outros elementos do Corpo da Entrada

As Pistas - É nesta zona que se registam os cabeçalhos das fichas secundárias que

vão alimentar os vários catálogos definidos pelo catalogador, com a finalidade de

uma mais fácil recuperação da informação.

27

Indica-se:

- Com algarismos romanos os co-autores e outros responsáveis (tradutores,

ilustradores, etc.) e os títulos.

I. Tit.

II. Autor…

III. Trad.

- Com algarismos árabes o assunto ou assuntos de que trata a obra.

1. Literatura -- Conto

A Cota - É o código que permite a localização de uma espécie no meio das outras.

A sua construção será explicada na Parte V (pág. 48). Pode ser colocada no canto

direito inferior da ficha.

A Classificação - explicação dada na Parte V (pág. 43). Deve ser inscrita logo a

seguir às pistas.

O Número de Registo - É o número de entrada do livro de registo. Deve ser

colocado no canto superior direito da ficha.

A Sigla - da Instituição a que pertence a obra deve ser colocada no canto inferior

esquerdo da ficha.

Esquema 9: Este é o Corpo da Entrada de uma ficha bibliográfica.

Pontos de acesso

Nº registo

Título : complemento de título / Menção de Responsabilidade, outra menção de responsabilidade; menção de responsabilidade secundária. – 2ª ed. / responsável pela edição. - Local da edição : Nome do Editor e/ou distribuidor , data da edição. _ Número de_ páginas : ilustração ; formato + material acompanhante. - (Título da colecção ; número dentro da colecção) Nota . - Nota . – Nota ISBN número : modo de aquisição Pistas Sigla Cota

28

Catalogação de Recursos Contínuos

Exemplo:

REVISTA PORTUGUESA DE PEDAGOGIA. Coimbra,

1960

Revista portuguesa de pedagogia / Universidade de Coimbra, Faculdade de Psicologia das Ciências da Educação. - [Ano 1, No 1 (1960)] -. - Coimbra : Universidade de Coimbra, [1960] -. - 25 cm. - Anual. - Descrição baseada em: Ano 28, No 1 (1994)

ISSN Educação--Periódicos CDU 37(05)

PP-R

Catalogação de Analíticos

Exemplo :

2- Número de registo da publicação periódica onde se insere o artigo 3- Ano de Vida do Periódico - Ex.: Ano II 4- Número correspondente ao volume ou tomo 5- Ano em que o número em questão é publicado - Ex.: 1998

29

Catalogação de Documentos Não-Livro

A variedade de Material Não-Livro é muito grande e cada uma das espécies

acarreta problemas especiais que poderão ser resolvidos com eficiência através da

definição prévia dos elementos de informação essenciais a recolher.

Assim apresenta-se um quadro de apoio à catalogação do Material Não-Livro que

nos parece ser o mais usual em bibliotecas – CD-ROM; CD Audio; DVD; URL; Jogos.

A pontuação usada é semelhante à da catalogação de monografias.

Fontes de Informação dos elementos

Zona Fontes

Imagens Fixas Imagens

Animadas Som Multimédia

Título, autor, Produtor

Etiqueta/Embalagem. Texto que acompanha a imagem.

Etiqueta/ Embalagem Genérico Catálogo

Etiqueta/ Embalagem Genérico/Som

À escolha segundo os elementos

Endereço Etiqueta/Nota/Ficha ou Catálogo

Genérico Nota/Catálogo/ Ficha

Embalagem/ Etiqueta/ Catálogo

Descrição física

Embalagem/Etiqueta Documento físico Catálogo/Nota/Ficha

Embalagem/ Etiqueta Documento físico Catálogo/Nota/ Ficha

Embalagem/ Etiqueta Documento físico Catálogo/Nota/ Ficha

Colecção Série

Catálogo/Ficha/Nota Documento acompanhante

Catálogo/Ficha/ Nota Documento acompanhante

Catálogo/Ficha/ Nota Documento acompanhante

Notas Preço

O próprio documento Catálogo Outras fontes




30

Catalogação de um registo de áudio (CD Audio)

Exemplo:

BEETHOVEN, Ludwig van, 1770-1827 Ludwig van Beethoven. - [S.l.] : Media Sat Group, cop.1996. - (Enciclopédia Interactiva DN de Música Clássica ; 13). - CD audio.

Beethoven, Ludwig van, 1770-1827 -- Música Clássica --[CD Audio] 300 BEET

Catalogação de um registo de Vídeo (DVD)

Exemplo:

[41229] 791.43 ILH 21835 UMA ILHA NO TECTO DO MUNDO Uma ilha no tecto do mundo / realiz. Robert Stevenson ; argumento John Whedon. - Lisboa : Lusomundo, cop. 1999. - 1 DVD (ca 90 min.) : color., son. ; 20x12x3 cm. - (Disney Cinema Familiar). - Tít. orig.: The Island at the top of the world. - DVD de ficção. - Elenco: David Hartman, Donald Sinden, Jacques Marin, Mako, David Gwillim, Agneta Eckemyr. - Maiores de 6 anos Cinema de ficção--[DVD] CDU 791.43-252(086.8) Cota: 791.43 STEV

31

Catalogação de um registo multimédia (CD-ROM)

Exemplo:

DINOSSAUROS Dinossauros. - Porto : Porto Editora Multimédia,, cop. 1998. - 1 CD-ROM : col., son. 12 cm. - Requisitos do sistema : compatível IBM-PC, processador Pentium a 100 MHz, Windows 95, 8 MB de memória RAM, 30 MB de espaço em disco rígido, CD-ROM de quadrúpula velocidade, placa de som(16 bit), placa de video SVGA. Jogos de Computador- - Dinossauros - -[Publicação Infantil] - -[CD-ROM] CDU 598

Cota: 598 PORT

Catalogação de um Recurso electrónico (URL)

Exemplo:

ACADEMIC INFO Academic Info : educational subject directory, online degree programs, test preparation resources. - Phoenix : University of Phoenix,, cop.1998-2005. - http://www.academicinfo.net. - diretório especializado Educação [URL]

Catalogação de um Artefacto/3D (Jogo)

Exemplo:

DAMAS Damas. - Porto : Majora, [s.d.]. - 1 Tabuleiro de jogo + 24 peças. - Para 2 jogadores. - Maiores de 8 anos. Jogos de estratégia / [infantil] CDU 794.2 794.2 DAMA

32

Parte IV – Encabeçamento e Controlo de Autoridade

Os Cabeçalhos

Objectivos:

· Criar de pontos de acesso, para assegurar que um recurso seja sempre

recuperado aquando da realização de uma pesquisa;

· Determinar a forma do encabeçamento e estabelecer a forma autorizada dos

pontos de acesso seguindo as convenções e recomendações internacionais.

Depois de preenchido o Corpo da Entrada, teremos de atribuir o Cabeçalho da

Entrada Principal, assim como das entradas secundárias e remissivas.

A escolha do Cabeçalho não é arbitrária, existindo regras precisas que estabelecem

o Autor.

A autoria da obra pode ser Autor - pessoa física, Colectividade – Autor ou

Título.

Autor - Pessoa física

A regra básica para a constituição do cabeçalho é a inversão do último apelido e

do(s) nome(s) próprio(s), ou seja, o último APELIDO (em maiúsculas) seguido de

vírgula, espaço e o(s) nome(s) próprios. À palavra que sobressai em maiúsculas

chamamos "Palavra de ordem".

Ex.: Resposta a Matilde, de Fernando Namora

Corpo da entrada: Resposta a Matilde / Fernando Namora

Cabeçalho: NAMORA, Fernando

Sem ter a pretensão de abranger todas as possibilidades de constituição dos

cabeçalhos determinados pelas Regras de Catalogação, referenciamos algumas das

principais excepções:

33

1. Na língua portuguesa não existe a ligação de nomes através de hífen, daí que se

segue a regra geral da constituição do cabeçalho, com a excepção de autores

muito conhecidos pelo apelido composto.

Ex.: David Mourão-Ferreira

FERREIRA, David Mourão

Nota: Nos apelidos estrangeiros respeita-se o hífen

2. Na língua portuguesa quando o apelido é formado por um segundo elemento que

indica relação familiar com esse apelido (Júnior, Neto, Filho, Sobrinho...), este

segundo elemento faz parte do apelido, ou seja, da palavra de ordem.

Ex.: Artur Portela Filho

PORTELA FILHO, Artur

3. Quando o nome do autor é um nome de Santo, a palavra de ordem é o nome

próprio.

Ex. : São João de Brito

JOÃO DE BRITO, Santo

4. Autores espanhóis invertem-se os dois últimos apelidos.

Ex.: Gabriel García Marquez

GARCÍA MARQUEZ, Gabriel

5. Autores chineses não se inverte o nome

Ex.: Yung Shong

YUNG SHONG

6. Autores japoneses entram à europeia

7. Autores franceses, a palavra de ordem é o último apelido, mas constituem

também parte dela os seguintes artigos ligados a esse apelido: Du, De, Le, La, L',

Les.

34

Ex.: Charles de Gaulle DE GAULLE, Charles

8. Autores germânicos, a palavra de ordem é o último apelido, mas constituem

parte dela os seguintes artigos quando ligadas ao apelido: Van, Vom, Zur.

Ex.: Ludvig van Leer

VAN LEER, Ludvig

No entanto não se considera a preposição von

Ex.: BEETHOVEN, Ludvig von

9. Autores italianos, a palavra de ordem é o último apelido, mas constituem parte

dela os seguintes artigos: De, Da, Di, D', Del, Della

Ex.: D'ANNUNZI

10. Quando a obra é de mais do que um autor, a palavra de ordem do cabeçalho é

o autor referenciado em primeiro lugar na obra.

Ex.: Uma aventura no Porto, de Ana Maria Magalhães e Isabel Alçada

Corpo da entrada: Uma aventura no Porto / Ana Maria Magalhães,

Isabel Alçada

Cabeçalho: MAGALHÃES, Ana Maria,

11. Quando a obra é de mais do que três autores, é considerada anónima e a

palavra de ordem do cabeçalho é o título.

Autor Colectividade

As obras produzidas ou editadas por uma entidade ou pessoa-colectiva têm como

cabeçalho a colectividade responsável por essa obra.

1. Quando o autor é um organismo oficial, a palavra de ordem do cabeçalho é

constituída pela hierarquia de dependência do referido organismo.

Se o organismo for hierarquicamente superior, a palavra de ordem será o país de

origem.

Ex.: Uma obra da responsabilidade de autoria do Ministério da Educação.

PORTUGAL. Ministério da Educação.

35

Uma obra da autoria do Departamento de Educação Básica

PORTUGAL. Ministério da Educação. Departamento de Educação Básica

2. Quando a obra é da autoria de um organismo oficial com autonomia, como

seja o caso das Universidades, Institutos e organismos afins, a palavra de

ordem é a do referido organismo.

Ex.: Uma obra editada pela Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa

UNIVERSIDADE DE LISBOA. Faculdade de Letras

3. No caso das obras da responsabilidade de Congressos, Conferências, Encontros.

Ex.: X Congresso dos Professores de Matemática, 10-12 de Maio de 1998, Lisboa

CONGRESSO DOS PROFESSORES DE MATEMÁTICA. 10. Lisboa. 10-12 Maio

1998.

Outras situações

- No caso das obras onde a ilustração assume uma importância superior ao texto, o

encabeçamento deve ser o ilustrador;

- No caso da música clássica, o encabeçamento é sempre o autor do trecho/obra;

- No caso de outros géneros musicais, o encabeçamento deve ser o intérprete;

- No caso do vídeo, o encabeçamento deve ser o realizador;

- No caso dos documentos multimédia, o encabeçamento deverá ser o produtor;

- No caso dos recursos electrónicos, o encabeçamento deverá ser o autor da

informação se tal se encontrar explícito.

As Entradas

Entrada é a ordem lógica usada no registo dos elementos que identificam e

descrevem o documento.

Podem existir vários tipos de Entradas:

- Entrada Principal

36

- Entradas Secundárias

- Entradas Remissivas

- Entradas Remissivas Explicativas

Entrada Principal

1. Pelo nome do autor - descrição feita no ponto anterior

2. Pelo nome da colectividade - descrição feita no ponto anterior

3. Pelo Título - Quando a obra não tem indicação de autor principal e tem mais de

três autores, a Entrada Principal faz-se pelo título, pois a obra é considerada

anónima, mas alimenta o catálogo de autores.

São feitas entradas principais pelo título, de:

- Obras anónimas

- Obras de autoria não determinada

- Obras da responsabilidade de um compilador, coordenador ou editor/director

literário.

Entradas Secundárias

1. Pelo nome do(s) autor(es) - Se a obra é de dois ou três autores, a entrada

principal é feita pelo nome do primeiro autor citado e fazem-se entradas

secundárias para o/os co-autores.

Entradas Remissivas (ver)

A remissão ver orienta o utilizador de uma forma de cabeçalho para outra com a

finalidade de um melhor esclarecimento de situações menos conhecidas.

Ex.: ROCHA, Adolfo Correia

ver (v)

TORGA, Miguel

[Nome real e pseudónimo]

37

Entradas Remissivas Explicativas (ver também)

Quando é necessário dar ao utilizador certos princípios de orientação catalográfica

ou pormenores explicativos em relação a qualquer cabeçalho.

Ex.: SINDBAD O MARINHEIRO

ver também (v.t.)

MIL E UMA NOITES

Parte V - Indexação / Classificação / Cotação

Indexação, classificação e cotação são três vertentes especificas da análise

documental, isto é, actividades indispensáveis numa biblioteca organizada segundo

padrões normalizados e universais, que possibilitem uma recuperação rápida e

eficaz da informação.

Desde que o documento5 dá entrada na biblioteca, até ser disponibilizado, tem

necessariamente que passar por uma série de operações denominadas "cadeia

documental", a qual consiste num conjunto de técnicas definidas previamente e

realizadas preferencialmente por profissionais habilitados.

Indexação

Objectivos:

· Assegurar a recuperação de qualquer documento ou informação no momento em

que o utilizador procura um assunto num catálogo bibliográfico.

· Fazer a abordagem do documento, determinar o seu assunto principal, reconhecer

os elementos essenciais que devem ser realçados e descritos, extrair os conceitos,

estabelecer a sua correspondência em linguagem documental e verificar a

pertinência dessa representação, são as etapas sucessivas para transmitir, de

forma inequívoca, o conteúdo do documento com o objectivo final da difusão

correcta da informação.

5 “Documento” é nesta fase considerado exclusivamente em suporte de papel (monografias, recursos contínuos e analíticos). O tratamento documental de material não livro: CD Audio, DVD, CD-ROM, URL, jogos e outros será referido ulteriormente. Podemos desde já adiantar que as diferenças se situam mais a nível da forma que do conteúdo.

38

De acordo com a NP 3715 (1989) “Indexação é a acção que consiste em descrever

ou caracterizar um documento relativamente ao seu conteúdo, representando esse

conteúdo numa linguagem documental.”

Operação que visa representar, graças aos elementos de uma linguagem

documental previamente definida, os resultados conceptuais obtidos através da

análise de um documento, ou de parte deste, tendo em vista facilitar a posterior

pesquisa e recuperação do documento em questão.

A transcrição em linguagem documental faz-se graças às ferramentas da indexação

das quais se destaca o thesaurus. Este utensílio é constituído por descritores que

representam conceitos, que no seu conjunto constituem uma linguagem

documental controlada, baseada nas estruturas hierárquicas de uma ou mais áreas

do conhecimento, sendo as relações entre si representadas por sinais

convencionais. Tratando-se de um thesaurus especializado, isto é, circunscrito a um

domínio específico do conhecimento, os termos utilizados serão também mais

específicos e complexos, enquanto que um thesaurus mais abrangente –

“macrothesaurus” – se limita, através de conceitos abrangentes, a abarcar as

noções essenciais das áreas que cobre.

Assim, deverão seleccionar-se os conceitos a reter e escolher-se os descritores6

(palavras-chave) considerados apropriados para a recuperação de informação. Os

descritores ou palavras-chave são obtidos através de um Thesaurus.

Na BMAV o Thesaurus está a ser construído gradualmente e automaticamente, a

quando do preenchimento do Campo 600 do UNIMARC, no Programa Bibliobase.

Assim, os técnicos socorrem-se da Lista de Cabeçalhos de Assuntos para

Bibliotecas7 e do SIPORBASE: Sistema de indexação em português8

A indexação de um documento é a operação que complementa a classificação.

Graças à indexação é elaborado o levantamento da maior parte, ou mesmo de

todos os assuntos, dependendo do grau de exaustividade pretendido. Neste

levantamento há que considerar os assuntos susceptíveis de interessar o utilizador,

6 Descritores - é um termo que se utiliza em indexação para representar um determinado conceito, por vezes, também considerado termo preferencial, conforme consta da NP 4036 (1993). 7 BLAC-MONTAMYEUR, Martine; DANSET, Françoise – Lista de cabeçalhos de assuntos para bibliotecas. Lisboa: Caminho, 1999. 8 PORTUGAL, Biblioteca Nacional – SIPORBASE: sistema de indexação em português. 3ª edição revista e aumentada. Lisboa: BN, 1998.

39

o que obriga a ter em conta o seu "perfil", nomeadamente no caso das bibliotecas

hiper-especializadas. Será a partir desses assuntos que o utilizador estruturará a

sua pesquisa documental. Não se trata, pois, de elaborar um simples índex, mas

sim de transpor para uma linguagem documental o conteúdo de uma obra através

de uma série de operações mentais. A indexação não é uma tarefa fácil, visto que

demorada - estima-se entre l5 minutos e uma hora o tempo necessário para

indexar correcta, exaustiva e profundamente uma obra, o que torna esta faceta

biblioteconómica demorada e dispendiosa.

O exercício da indexação faz-se progressiva e ordenadamente, analisando as partes

que constituem um documento: partes internas e externas do documento,

introdução e conclusão, ficha técnica, resumo incluso, índice, colecção de que faz

parte...

Todos estes elementos podem fornecer pistas para uma visão abrangente que

permita retirar os mais relevantes conceitos que caracterizam a obra. Esses

conceitos serão transpostos para "palavras-chave", ou seja, os descritores contidos

no thesaurus utilizado.

Contexto documental da indexação

Um mesmo documento pode ser objecto de vários tipos de análise de conteúdo,

visando fins diferentes. O resumo que aparece na contracapa de um livro, escrito

ou não pelo próprio autor, é de um outro tipo que aquele que o indexador levará a

cabo tendo em vista a futura pesquisa do utilizador da biblioteca. Para poder

distinguir os diferentes níveis de análise de conteúdo tem-se em conta os seguintes

factores:

1. número de termos utilizados.

2. precisão e especificidade dos termos escolhidos.

3. organização estabelecida entre esses termos.

A análise dos diferentes documentos e a determinação do seu conteúdo e escolha

dos termos pertinentes para a indexação deverá ser feita de acordo com a NP3715,

equivalente portuguesa da norma ISSO 5963, adiante transcritas.

40

Fazer uma análise temática, independentemente do fim visado, consiste em

descobrir “núcleos de sentido” que compõem a comunicação e cuja presença ou

frequência significarão algo no contexto em questão.

No entanto, e apesar das semelhanças de certos procedimentos, existem diferenças

essenciais, consoante os objectivos.

- A documentação trabalha com documentos; a análise de conteúdo com

mensagens.

- A análise documental faz-se principalmente aplicando as técnicas de classificação

e indexação; a análise categorial temática é, entre outras, uma das técnicas de

análise de conteúdo.

- O objectivo da análise documental é a representação condensada da informação,

para consulta e armazenagem; o da análise de conteúdo é o “manuseamento” de

mensagens (conteúdo e expressão desse conteúdo), com o objectivo evidenciar os

indicadores que permitam inferir sobre uma outra realidade que não a da

mensagem.

Quanto mais elevados e precisos forem os valores acima referidos maior será o

grau de complexidade e exaustividade a que se terá chegado, excepto se a escolha

não tiver sido pertinente. Etapas na análise do documento, tendo em vista a

indexação:

1. Através de uma leitura de conjunto rápida e "em diagonal" - sem esquecer as

ilustrações - identificar o assunto principal. Para este primeiro nível de análise

existem zonas do documento que de imediato fornecem pistas, tais como a capa,

onde o título poderá ser mais ou menos equívoco, e a contracapa e badanas, onde

se poderá encontrar o resumo da obra ou excertos de comentários críticos, a

página de rosto e o índice.

2. Numa segunda leitura mais detalhada relevar as noções mais especificas e

determinar a pertença do documento a uma área bem especifica do saber.

41

Segue-se nessa perspectiva de aprofundamento a procura de elementos na

introdução e na conclusão assim como nos subtítulos dos capítulos, e a análise

detalhada de algumas das páginas.

Critérios de qualidade do resultado da análise tendo em vista a indexação

O resultado final deverá apresentar as seguintes características para poder ser

considerado de qualidade:

1. Pertinência - A descrição deve representar o documento e tão completamente

quanto possível

2. Precisão - A descrição deve ser tão precisa quanto possível, evitando

ambiguidades (só assim será possível respeitar a regra da pertinência)

3. Coerência - A descrição deve procurar manter homogeneidade e estabilidade,

apesar da variedade de textos, autores, utilizadores e... indexadores!

4. Ausência de Julgamento - A descrição deve ser objectiva e neutra e nunca

exprimir julgamentos nem valores pessoais

5. Concisão e Clareza - A descrição tendo como objectivo final a recuperação do

documento deve ser o mais breve e explícita.

Etapas do processo de indexação

O processo de indexação passa por cinco etapas distintas, embora na prática

possam parecer quase simultâneas ou indistintas:

1. Análise de conteúdo do documento a tratar.

2. Selecção dos conceitos mais pertinentes.

3. Passagem desses conceitos para a linguagem documental, isto é, escolha dos

descritores mais pertinentes constantes do thesaurus utilizado.

4. Ponderação dessa escolha.

42

5. Validação a posteriori dessa escolha no acto da indexação concluído.

Consoante o tipo de documento, assim varia o grau de exaustividade exigido.

Assim, os manuais escolares e as obras de referência são indexados só ao nível do

assunto principal. Quanto às obras musicais nunca são indexadas enquanto

abordando um determinado assunto, mas sim exclusivamente do ponto de vista

formal.

Método a utilizar (Responder às seguintes perguntas):

a) O documento trata de um assunto especifico, de um acontecimento, de um

fenómeno? Se sim, qual?

b) O documento aborda uma noção activa (uma acção, uma operação, um

processo)? Se sim, qual?

c) O assunto é tratado de um ponto de vista muito particular, normalmente a ele

não associado? Se sim, qual?

d) No documento existem variáveis dependentes ou independentes identificáveis?

Se sim, qual ou quais?

É no entanto necessário ter sempre presente que nem todos os assuntos abordados

num documento serão retidos pelo indexadores, os assuntos secundários podendo

ou não ser retidos e mencionados tão só em termos gerais

Os termos retidos podem, em função da sua importância, ser considerados como:

Essenciais

Importantes

Acessórios

A ponderação da sua importância ajudará a uma selecção mais pertinente e a um

menor ”ruído“ aquando da pesquisa. Em qualquer situação todos os conceitos serão

expressos em termos da linguagem documental escolhida previamente. A fim de

uniformizar ao máximo a indexação é conveniente comparar descritores já

anteriormente usados em documentos similares.

43

Regras de Indexação na BMAV:

a) Número de palavras por descritor

Os descritores podem ser formados por uma ou mais palavras, sendo importante

que expressem adequadamente o conceito.

Entretanto, recomenda-se que esse número de palavras seja o menor possível.

b) Uso de singular e do plural

Os termos do vocabulário controlado devem ser usados no singular, mas o plural é

admitido em determinadas circunstâncias.

A norma NP 4036 determina:

- Quando os termos são enumeráveis (quantos) aplica-se o plural.

- Quando os termos não são enumeráveis (quanto) aplica-se o singular

c) Sinónimos

Quando um conceito pode ser expresso por dois ou mais termos diferentes,

escolhe-se um deles como descritor, fazendo-se remissiva dos demais. O descritor

mais conhecido pelo utilizador deve ser escolhido como termo indexador.

Ex.: arte sacra

e não

arte religiosa

d) Descritores compostos

Nos descritores compostos as palavras são apresentadas na sua ordem natural.

Ex.: ensino em grupo

e não

grupo, ensino em

e) Termos homógrafos ou inconsistentes

Os termos homógrafos ou inconsistentes podem ser definidos pelo acréscimo de

palavras elucidativas. Esse acréscimo pode ser feito colocando-se palavras

elucidativas após o termo principal, que identifica o assunto de um documento

separando os descritores por dois pontos ( : )

Ex.: surrealismo -- arte

surrealismo -- literatura

44

f) Identificadores geográficos

Os descritores geográficos associados a um outro assunto devem ser representados

em ordem indirecta, excepto no caso de estarem relacionados com a literatura.

Ex.: filosofia - - ocidente

filosofia ocidental

pintura renascentista - - Itália

ou pintura renascentista italiana

ou pintura renascentista - -Itália

G) Outras Situações de forma geral

Literatura Adulta9

Ex.: Literatura Portuguesa -- Romance

Literatura Estrangeira -- Policial

Animais -- Enciclopédias

DVD

Ex.: Filmes -- [DVD]

Filmes – Comédia – [DVD]

CD-ROM

Ex.: Animais -- mamíferos -- [CD-ROM]

Literatura infantil10

Ex.: Literatura -- Conto -- [Publicações infantis]

Animais -- [Enciclopédia infantil]

DVD

Ex.: Filme -- [DVD Infantil]

9 Apoiamo-nos em: BLAC-MONTAMYEUR, Martine; DANSET, Françoise – Lista de cabeçalhos de assuntos para bibliotecas. Lisboa: Caminho, 1999. 10 Apoiamo-nos em: PORTUGAL, Biblioteca Nacional – SIPORBASE: sistema de indexação em português.

3ª edição revista e aumentada. Lisboa: BN, 1998.

45

CD-ROM

Ex.: Animais -- mamíferos -- [CD-ROM infantil]

Biografias

Balsac, Honoré de, 1799-1850 - - [Biografias]

Dionísio, Mário, 1916- --[Autobiografia]

Fundo Local

História local – Avanca -- 1910-1974 -- [Actas]

Classificação

Objectivos:

· Relacionar recursos através de estruturação de conceitos.

Estruturação de conceitos em classes e subdivisões de forma a exprimir as relações

semânticas existentes entre si, sendo as classes representadas através de uma

notação numérica. Elabora-se através da atribuição dos índices de um sistema de

classificação a dados ou documentos, visando a sua ordenação, recorrendo a uma

linguagem documental fundada na representação estruturada de um ou mais

domínios do conhecimento em classes, segundo um esquema predefinido como é o

caso da Classificação Decimal Universal (CDU).

Classificação Decimal Universal - Classificação bibliográfica em que os assuntos

se encontram divididos em dez11 grandes classes, cada uma dessas classes

subdividida em dez divisões, cada divisão por sua vez dividida em dez secções,

cada secção em dez subsecções e assim repetidamente, tantas vezes quanto a

11 O facto de o dígito 4 não se encontrar atribuído reduz na prática para 9 as

divisões da CDU.

46

análise do assunto o exigir, o que permite classificar cada tema de uma forma

muito específica e individualizada. As grandes classes do saber apresentam-se

distribuídas da seguinte forma:

0- Generalidades (Dicionários, Enciclopédias, Atlas)

1- Filosofia

2- Religião. Teologia

3- Ciências Sociais. Sociologia

4- Não atribuída actualmente

5- Ciências Exactas. Matemática. Ciências Naturais

6- Ciências Aplicadas. Tecnologia

7- Belas Artes. Divertimento e Lazer. Desportos

8- Linguística. Filologia. Literatura

9- Arqueologia. Geografia. Biografia. História

A CDU enquanto sistema rege-se por três princípios:

1. É uma classificação no sentido mais restrito.

2. É universal — inclui o conjunto de todos os saberes, não como simples

justaposição de elementos isolados, mas sim enquanto interligados.

3. É decimal — a notação que utiliza reflecte o princípio da sequência do geral para

o particular, graças à repartição dos saberes em dez grandes classes, cada uma

delas susceptível de ser subdividida decimalmente até ao grau de especificidade

julgado necessário.

Graficamente apresenta-se dividida em duas partes: na fila da esquerda os dígitos

escolhidos para representar cada saber, e à sua direita o saber em questão.

A aplicação da CDU pressupõe que se comece por analisar o documento, por

classificar e que se determine quais os seus assuntos mais relevantes, seguido da

procura das notações numéricas que os caracterizam.

A classificação pode ser completada através de notações gráficas de modo a

47

exprimir o tipo de obra, o tempo a que a obra se refere e as relações dos diferentes

conteúdos que encerra. Estas notações estão sempre associadas, nunca se

encontrando isoladas.

Alguns casos:

• Sinal de adição: +

Utiliza-se para ligar duas ou mais notações consecutivas, de modo a representar

um assunto composto e para o qual não existe uma notação específica.

Exemplo:

51+53 Matemática e Física

• Sinal de extensão /

Utiliza-se para ligar notações consecutivas, de forma a poder caracterizar um

assunto vasto ou uma série de conceitos.

Exemplo:

(52/59) Ciências da Natureza, abrangendo: 52 Astronomia, 53 Física e Mecânica 54 Química e Mineralogia 55 Geologia 56 Paleontologia e Fósseis 57 Biologia 58 Botânica 59 Zoologia

• Sinal de relação:

Utiliza-se para evidenciar uma relação lógica entre dois assuntos.

Exemplo:

794:371.3 Jogos para crianças

48

• Auxiliares comuns de forma (0x)

Encontram-se entre parêntesis sendo que o primeiro algarismo é sempre o número

0

Exemplos:

(038) Dicionários (07) Manuais escolares (082) Antologias (09) Estudos históricos e biográficos

• Auxiliares comuns de lugar

São também referenciadas entre parêntesis mas começam por outro algarismo que

não o 0.

Exemplos dos principais:

(4) Europa (5) Ásia (6) África (7) América do Norte (8) América Central e do Sul (9) Oceânia e regiões polares. Cada continente pode ser subdividido em países, regiões, etc.

Exemplo:

(4) Europa

(469) Portugal

(469.111) Lisboa

(469.9) Açores

• Auxiliares comum de tempo

49

“xy”

2 dígitos entre as aspas significam o século a que se refere o assunto principal da

obra. São anotados entre aspas e constituídos pelos primeiros dois algarismos do

século em questão. Aplicam-se unicamente à literatura.

Exemplo:

"17" para o século XVIII (1700-1799).

"19" para o século XX (1900-1999).

xxxx/xxxx

4 dígitos separados por uma oblíqua significa o período de tempo em que decorre o

assunto principal.

Exemplo: "1910/1980" significa o período de tempo compreendido entre 1910 e 1980.

• Auxiliares comuns de pessoa.

-05. . . (crescendo decimalmente)

Indica aspectos relativos a pessoas, tais como idade, graus de parentesco,

profissão, grau académico e estatuto social.

Exemplo:

-051 Pessoas enquanto sujeitos com deveres e direitos -053.9 Idosos -055.2 Mães -55.62 Filhos -057.16 Empregados em geral -057.85 Universitários -058.13 Classe média

Estes exemplos deixam claro que a estrutura da CDU é hierárquica, apoiando-se no

princípio de gradação de conceitos. Partindo do conceito considerado o mais geral,

50

considera que lhe estão subordinados outros conceitos mais restritivos e

específicos. O conceito mais geral determina a classe principal à qual pertence o

documento, podendo-se acrescentar tantas subclasses quantas o documento assim

o permitir e o perfil do utilizador assim o determinar. Para além de relação

hierárquica, a utilização dos sinais acima mencionados permite uma flexibilidade

classificativa e simultaneamente um crescente aprofundamento na apresentação

dos assuntos tratados na obra.

Nos documentos recursos Video sugere-se a utilização da Tabela de Classificação

proposta pela Federação Internacional dos Arquivos de Filmes - FIAF, para proceder

à Classificação dos mesmos.12

Cotação

Objectivos:

· Atribuir cotas alfanuméricas, com o recurso à Classificação Decimal Universal,

bem como à Tabela de Classificação proposta pela Federação Internacional dos

Arquivos de Filmes - FIAF.

A cota é o código que facilita a localização dum documento para além de

estabelecer uma ligação entre os dados relativos ao documento (descritos na ficha

bibliográfica) e o documento arrumado na estante.

É uma operação que consiste na atribuição de uma cota, constituída por um

conjunto de símbolos (letras, números e sinais) cuja função consiste em permitir

localizar qualquer documento, sobretudo numa biblioteca de livre acesso. Exprime a

hierarquização dos conceitos mais pertinentes, elaborada aquando da classificação,

visto exprimir aquele que foi considerado mais significativo.

Essa escolha exprime-se através dos dígitos da CDU ou da Tabela de Classificação

proposta pela Federação Internacional dos Arquivos de Filmes - FIAF, dígitos esses

desenvolvidos segundo a especificidade desejada, seguidos pelas quatro primeiras

letras do apelido do autor principal, e determinará posteriormente a arrumação do

documento na sala de leitura.

12 Usa-se a seguinte sequência: Lugar, tempo, forma e língua.

51

Este sistema permite que obras tratando de assuntos semelhantes se encontrem

perto umas das outras, enriquecendo e facilitando a escolha do utilizador quando

livremente circula entre as estantes. Evidentemente também na pesquisa em

catálogo manual ou informatizado a cota aparecerá sempre como um elemento

servindo à recuperação da informação.

É através da cota alfanumérica, a qual foi escolhida em função do assunto

considerado mais relevante e das quatro primeiras letras do apelido do autor, que

se procede à arrumação dos fundos nas estantes. É aposta na lombada do

documento através de uma etiqueta e determina o lugar que o documento irá

ocupar na sala de leitura. A classificação utilizada continua a ser a CDU, tentando

evitar-se a utilização de notações extensas e interligadas por sinais, apesar de

previstas teoricamente na CDU. Revelam-se, na prática, pouco adequadas.

Raramente um livro aborda um único assunto, pelo que essa cota atribuída

enquanto resultado final da classificação é quase sempre redutora de sentido.

Deve, pois, ter-se bem presente que uma cota é sobretudo um indicador lógico de

arrumação, que deixa por explorar a polissemia conceptual do documento.

Competirá à indexação fornecer os restantes dados, explicitando os conceitos

inclusos.

Sugestões de Cotação

Enciclopédias – 031 ENCI

Enciclopédia de geografia – 91(031) ENCI

Dicionário de Língua Portuguesa – 811.134.3(038) DICI

Literatura Adulta

Romance de José Saramago: 821.134.3-31 SARA

Teatro de Shakespeare: 82-2 SHAK

Literatura Infantil e Juvenil13

Uma Aventura…: 821.134.3-93 MAGA

Conto de Luísa Ducla Soares: 821.134.3-34 SOAR

Poesia de José Jorge Letria: 821.134.3-1 LETR

13 Aqui não ficam visíveis as idades, porque já estão definidas na indexação, a qual fica visível ao leitor.

52

Banda desenhada: 82-BD

Mais uma ovelha?, de Mij Kelly: 82-1 KELL

Monografias

Ex.: Lugares do tempo (monografia de Viseu): 908(469.312)

DVD ficção (uso da Tabela de Classificação proposta pela Federação Internacional

dos Arquivos de Filmes - FIAF)14, mais as 4 primeiras letras do apelido do autor, em

letra maiúscula.15

DVD não ficção (767:CDU)

Ex.: Descobrimentos Portugueses: 767:94(469)

Corpo Humano: 767:611

CD-ROM (uso da CDU)

CD Audio (uso da Tabela de Classificação proposta pela Federação Internacional dos

Arquivos de Filmes - FIAF), mais as 4 primeiras letras do apelido do autor, em letra

maiúscula

Fundo Local

Ribeira de Fráguas – A sua história: 908 (469.33) OLIV (FL)

14 Esta tabela encontra-se nos documentos da BMAV.

15 No caso de Instituições como autor ou responsável, devem ser usadas as iniciais, por exemplo: UC –

Universidade de Coimbra; APEE – Associação de Pais e Encarregados de educação.

53

Parte VI – Catalogação em Bibliobase (UNIMARC) Passos recomendados para iniciar a catalogação

1. Clicar 2 vezes no ícone BIBLIObase[ ] para aceder ao Módulo de

Catalogação. Surge a seguinte janela:

2. Surge a janela do “Login”:

Nome: _______________

Senha: ____________

Preencha os campos do login e clique em “Enter”.

3. Seleccione a base “Base Nova” (ou outra,

tendo em conta o nome que atribuíram à

base de dados da Biblioteca…) na caixa que

aparece e clique no botão “Seleccionar”.

4. Para criar um novo registo, seleccione,

na caixa que aparece, “Monografias –

Texto Impresso (MTI)” e clique no botão

“Seleccionar”.

5. Na janela seguinte, clique em novo registo.

6. Preencher os campos para a descrição bibliográfica do documento de acordo com as

indicações da tabela;

7. Gravar o registo.

54

Importação de registos de outras Bases de Dados

Para tornar o processo mais rápido de informatização do catálogo, procede-

se à importação de registos de outras bases. Na importação de registos de

monografias dar-se-á preferência às seguintes bases de dados:

Biblioteca Nacional – http://catalogo.bnportugal.pt/#focus Plano Nacional de Leitura

http://www.catalogopnl.planonacionaldeleitura.gov.pt/pnl/bin/wxis.exe/pnl/?IsisScript=pnl/bin/bibliopac.xic&db=PNL

Biblioteca Municipal de Santa Maria da Feira http://www.biblioteca.cm-feira.pt:8080/ Biblioteca Municipal Lúcio Craveiro da Silva http://www.blcs.pt/portal/pesquisa.aspx?q=&motor=opac Rede de Bibliotecas de Lisboa – http://catalogolx.cm-lisboa.pt/#focus Biblioteca Municipal de Oeiras http://catalogo.cm-oeiras.pt/screens/mainmenu_por.htm Biblioteca Municipal de Aveiro

http://catalogo.cmaveiro.pt/ipac20/ipac.jsp?session=I3RR150569366.390808&profile=bma&menu=search&ts=1313150569382#focus

Biblioteca Municipal de Sobral Monte Agraço http://www.bibliotecasobral.com.pt/bibliopac/bin/wxis.exe/bibliopac/?IsisScript=bibliopac/bin/bibliopac.xic&db=BIBLIO&lang=P&start=

Metodologia a adoptar para a importação:

Por exemplo:

1. no interface com a descrição abreviada, acedemos ao menu “Favoritos” e

escolhemos “Biblioteca Nacional”.

2. na caixa de diálogo que se abre, faz-se a pesquisa do documento

aconselhando-se que a mesma seja feita em primeiro lugar pelo ISBN e em

segundo pelo título;

3. na lista que aparecer como resultado da pesquisa efectuada, seleccionar o

registo que corresponde à edição do nosso documento;

55

4. seleccionar no quadro UNIMAR OU VER DETALHE BIBLIOGRÁFICO os

campos a importar seleccionando do campo 100 ao 800;

5. escolher a opção “ copiar”, usando o botão do lado direito do rato;

6. reabrir o Bibliobase, entretanto minimizando, e no menu “Editar”

seleccionar a opção” Colar registo especial formato “MARC”;

7. gravar os registo importados clicando no símbolo da disquete (canto

superior esquerdo);

8. seleccionar o registo importado, o qual aparece agora no fim da lista da

descrição abreviada dos registos, ir ao menu “Registos” e seleccionar “Alterar

Tipo de Documento”, seleccionando a opção adequada da lista que se abre;

9. editar o registo abrindo todos os campos de forma a verificar se os

mesmos estão preenchidos de acordo com os padrões definidos na biblioteca.

No caso de obras do catálogo do Plano Nacional de Leitura mantemos os

procedimentos referidos anteriormente, acedendo ao sítio referido anteriormente.

Campos e subcampos a preencher

56

Formato UNIMARC – Monografias / Registos Contínuos / Analíticos CAMPO Subcampo DESCRIÇÃO NOTAS/EXEMPLOS 931 Data de entrada no ficheiro 933 Ano da Publicação 1 Data em que o livro foi registado

no livro de registo manual = 100â

010 â Número Internacional Normalizado dos Livros

O

021 â Nº Depósito Legal O ^b Código do país F

100

â

Dados gerais do Processamento

O Livros adultos – código de audiência K (adulto sério)

101 â Língua da publicação O Português ^c Língua do documento original O No caso das traduções

102 â País da publicação F Portugal, por exemplo 105 â Dados codificados dos livros O 106 â Atributos físicos O 200 â Título próprio O

^d Título paralelo F Escrito em outra língua ê Informação de outro título O ^f Primeira menção de responsabilidade O Até 3 autores, entram os 3

separados por vírgula; mais de 3 autores, coloca-se só o primeiro em ^f seguido de … [et al.]

^g Outras menções de responsabilidade F Ex. tradutor, ilustrador… 205 â Menção de edição O

^f Menção de responsabilidade relativa à edição

O

210 â Publicação, distribuição, etc. - Lugar da edição, distribuição

O

^c Publicação, distribuição, etc - Nome do editor, distribuidor

O Omite-se a palavra “editora/editorial” sempre que ela surja em 1º lugar. Ex. VERBO

^d Publicação, distribuição, etc – Data da publicação, distribuição

O Ano de edição, impressão, copyrith, depósito legal…

^f Menção de responsabilidade relativa à publicação

F

215 â Descrição física – Descrição Física O Sempre que as páginas não forem numeradas, coloca-se o número entre parêntesis recto [ ]

^c Descrição física - Outras indicações físicas

O Por ex. uma obra ilustrada ( il.)

^d Descrição física - Dimensões F Arredondado ao cm ê Descrição física - Material

acompanhante O Ex. 1 CD

225 â Colecção - Título próprio da colecção O ^v Colecção - Indicação do volume O

300 â Notas gerais – texto da nota F Ex. Recomendado por Ler+Plano Nacional de Leitura Livro em Viagem pelos JI do Concelho

304 â Notas relativas a títulos originais O Tít. Orig. “…” 307 â Descrição física F 327 â Nota de conteúdo para obras em

volumes O

330 â Sumário ou resumo F 600 â Palavra de ordem O último nome do BIOGRAFADO

^b Outra parte do nome O 1º nome do BIOGRAFADO ^c Elemento de identificação ou

distinção O Ex. Rei de Portugal

^f Dados relativos a datas F 601 â Palavra de Ordem O Colectividade

57

F = Facultativo, O = Obrigatório

^b Outra parte do nome O Sigla – se tiver ^c Elementos de identificação O

606 â Nome comum usado como assunto O Tecla F2: base de autoridades/cabeçalhos

^j Subdivisão de forma O Ex:[DVD]; [CD-ROM] ^x Subdivisão de assuntos O ^y Subdivisão geográfica O

^2 Código do subsistema O Siporbase; CA 675 â CDU - Notação O Lit. Port. – (821.134.3-34)

Lit. estr. – (82-34) CDU ou FIAF

^v Edição CDU O BN ou FIAF ^z Língua da edição O Português

700 â Palavra de ordem O Apelido ^b Outra parte do nome O Outros nomes ^c Elementos de Identificação O ^f Datas F (nascimento e morte)

701 â Co-responsabilidade principal – Palavra de ordem

O Ex.: no caso das antologias pode ser repetido várias vezes

^b Co-responsabilidade principal – Outra parte do nome

O

^f Datas ^4 Código da função O

702 â Co-responsabilidade Secundária – Palavra de Ordem

O apelido

^b Co-responsabilidade Secundária – Outra parte do nome

O Nome próprio

^f Dados relativos a datas F ^4 Código da função O

710 â Colectividade (Responsabilidade Principal) – Palavra de Ordem

O Quando é uma editora

^f Dados relativos a datas F No caso de um seminário ou congresso, coloca-se a data de realização

^4 Código da função O ê Local do Grupo eventual F

712 â Colectividade (Responsabilidade Secundária) – Palavra de Ordem

O

^f Dados relativos a datas F No caso de um seminário ou congresso, coloca-se a data de realização

^4 Código da função O ê Local do Grupo eventual F

801 â Fonte de Origem - País da agência O Portugal ^b Agência O Sigla da entidade catalogadora:

BM, BE…. ^g Regras de Catalogação O RPC

856 û Localização e acesso electrónico – URL

O Procedimento a definir de acordo com a implementação do Portal da RBAAV 859 û Imagem da capa - URL O

^z Nota para a informação ao público Usar K 966 â Cota - Nº de Registo O

^c Nº de exemplares O ^l Sigla da Instituição O ^s Cota O CDU com as 4 letras do apelido

Ex: 038 DICI ^x Modalidade de aquisição O ^6 Empréstimo Domiciliário O ^7 Leitura de Presença O ^8 Tempo máximo de empréstimo O ^9 Disponível para empréstimo O

58

Formato UNIMARC – Recurso Audio (CD Audio)

CAMPO Subcampo DESCRIÇÃO NOTAS/EXEMPLOS 931 Data de entrada no ficheiro 933 Ano da Publicação 1 013 â Número Internacional Normalizado

da Música O

021 â Nº Depósito Legal O ^b Código do país F

071 â Nº de Editor F ^b Fonte F 100

â


O

101 â Língua da publicação O Português ^c Língua do documento original O

102 â País da publicação F Portugal, por exemplo 126 â Dados codificados do registo sonoro

(geral) F

^b Dados codificados do registo sonoro (pormenor)

F

127 â Duração Registo Sonoro O 128 â Forma da Composição F

^b Instrumentos ou vozes para agrupamento

F

^c Instrumentos ou vozes para solistas F 200 â Título próprio O

ê Informação de outro título O ^f Primeira menção de responsabilidade O Até 3 autores, entram os 3


^g Outras menções de responsabilidade F 205 â Menção de edição O


O


O






F

215 â Descrição física – Descrição Física F ^c Descrição física - Outras indicações

físicas F

^d Descrição física – Duração F ê Descrição física - Material

acompanhante O


300 â Notas gerais – texto da nota F 600 â Palavra de ordem O

^b Outra parte do nome O ^c Elemento de identificação ou

distinção O




^j Subdivisão de forma O Ex:[CD Audio] ^x Subdivisão de assuntos O ^y Subdivisão geográfica O

675 â CDU - Notação O Tabela FIAF ^v Edição CDU O BN ou FIAF ^z Língua da edição O Português

59




O


O

~f Datas ^4 Código da função O


O apelido


O Nome próprio





O Procedimento a definir de acordo com a implementação do Portal da RBAAV 859 û Imagem da capa – URL O



xxx DICI xxx ENCI

^x Modalidade de aquisição O ^6 Empréstimo Domiciliário O ^7 Leitura de Presença O ^8 Tempo máximo de empréstimo O ^9 Disponível para empréstimo O

60

Formato UNIMARC – Recurso Video (DVD)

CAMPO Subcampo DESCRIÇÃO NOTAS/EXEMPLOS 931 Data de entrada no ficheiro 933 Ano da Publicação 1 021 â Nº Depósito Legal O

^b Código do país F 071 â Nº de Editor F ^b Fonte F 100

â


O


102 â País da publicação F Portugal, por exemplo 115 â Dados codificados do registo video

(geral) F

^b Dados codificados do registo video (pormenor)

O

200 â Título próprio O ê Informação de outro título O ^f Primeira menção de responsabilidade O Até 3 autores, entram os 3




O


O






F


físicas F Cor

^d Descrição física – Duração F ê Descrição física - Material

acompanhante O




distinção O




^j Subdivisão de forma O Ex:[DVD] ^x Subdivisão de assuntos O ^y Subdivisão geográfica O




O

^b Co-responsabilidade principal – Outra O

61


parte do nome ~f Datas ^4 Código da função O


O Apelido


O Nome próprio








do produtor Ex: Manhã submersa, de Vergílio Ferreira 821.134.3-34 OLIV (Manuel de Oliveira)

^x Modalidade de aquisição O ^6 Empréstimo Domiciliário O ^7 Leitura de Presença O ^8 Tempo máximo de empréstimo O ^9 Disponível para empréstimo O

62

Formato UNIMARC – Recurso Multimédia (CD-ROM)

CAMPO Subcampo DESCRIÇÃO NOTAS/EXEMPLOS 931 Data de entrada no ficheiro 933 Ano da Publicação 1 021 â Nº Depósito Legal O

^b Código do país F 071 â Nº de Editor F ^b Fonte F 100

â


O


102 â País da publicação F Portugal, por exemplo 115 â Dados codificados do registo

multimédia (geral) F

^b Dados codificados do registo multimédia (pormenor)

O





O


O






F


físicas F cor

^d Descrição física F ê Descrição física - Material

acompanhante O




distinção O




^j Subdivisão de forma O Ex:[CD-ROM] ^x Subdivisão de assuntos O ^y Subdivisão geográfica O




O

^b Co-responsabilidade principal – Outra O

63


parte do nome ~f Datas ^4 Código da função O


O Apelido


O Nome próprio




856

â Localização de documentos remotos - Host

F

^b Localização de documentos remotos – Número de acesso

F

^d Localização de documentos remotos - Endereço

F

^f Localização de documentos remotos – caminho electrónico

F

^g Localização de documentos remotos – nome uniforme do recurso

F

û Localização de documentos remotos - URL

F

966 â Cota - Nº de Registo O ^c Nº de exemplares O ^l Sigla da Instituição O ^s Cota ^x Modalidade de aquisição O ^6 Empréstimo Domiciliário O ^7 Leitura de Presença O ^8 Tempo máximo de empréstimo O ^9 Disponível para empréstimo O

64

Formato UNIMARC – Recurso Electrónico (URL)

CAMPO Subcampo DESCRIÇÃO NOTAS/EXEMPLOS 931 Data de entrada no ficheiro 933 Ano da Publicação 1 021 ^b Código do país F 071 ^b Fonte F 100

â


O


102 â País da publicação F Portugal, por exemplo 135 â Dados codificados do registo

electrónico (geral) F

^b Dados codificados do registo electrónico (pormenor)

O





O


O






F


físicas F cor


acompanhante O



distinção O








O


O

~f Datas ^4 Código da função O

702 â Co-responsabilidade Secundária – O Apelido

65


Palavra de Ordem ^b Co-responsabilidade Secundária –

Outra parte do nome O Nome próprio







^c Nº de exemplares O ^l Sigla da Instituição O ^s Cota O CDU com as 4 letras do apelido ^x Modalidade de aquisição O ^6 Empréstimo Domiciliário O ^7 Leitura de Presença O ^8 Tempo máximo de empréstimo O ^9 Disponível para empréstimo O

66

Formato UNIMARC – Recurso 3 dimensões, artefacto ou realia (Jogos)

CAMPO Subcampo DESCRIÇÃO NOTAS/EXEMPLOS 931 Data de entrada no ficheiro 933 Ano da Publicação 1 021 ^b Código do país F 071 â Nº de Editor F ^b Fonte F 100

â


O


102 â País da publicação F Portugal, por exemplo 115 â Dados codificados do registo 3 D

(geral) F

^b Dados codificados do registo 3D (pormenor)

O





O


O






F


físicas F cor


acompanhante O




distinção O








966 â Cota - Nº de Registo O ^s Cota O ^c Nº de exemplares O ^l Sigla da Instituição O

67


Cópia de Segurança

A segurança da base é um procedimento de extrema importância para a BMAV,

motivo pelo qual dela serão feitas sempre duas cópias. Esta será feita sempre que

se introduzam novos dados, em memória externa.

Assim, procede-se à gravação de Disco Externo com backup da Bibliobase e dos

ficheiros da Biblioteca e Espaço Internet.

Na parte de trás do disco externo, que está em cima da mesa de atendimento,

encontra-se o botão de ligar (acende uma luz azul na parte da frente do aparelho).

Acede-se à barra transparente, na parte superior do computador do Espaço

Internet e selecciona-se o seguinte símbolo (GFI Backup):

- Seleccionar No na abertura do programa

- Seleccionar My Tasks

- Clicar 2 vezes na Biblioteca_BackUP

- Seleccionar o separador Destination

- Mudar a drive H:\ para a actual

- Guardar no SAVE

No final, quando o backup estiver a 100% completo fecha-se a aplicação e desliga-

se o disco externo.

^s Cota O CDU + nome do jogo ^x Modalidade de aquisição O ^6 Empréstimo Domiciliário O ^7 Leitura de Presença O ^8 Tempo máximo de empréstimo O ^9 Disponível para empréstimo O

68

Parte VII– Etiquetagem

Tal como o nome indica, é a aposição, no fundo da lombada do documento, de uma

etiqueta que tem de conter a cota respectiva para arrumação do documento e sua

posterior recuperação nas estantes da sala de leitura.

Recursos infantis

Divisão dos títulos/livros por duas faixas etárias, ou seja 0-5 anos e 6-10 anos,

assinalada com a colocação de uma fita cor verde na lombada (além da etiqueta de

registo), como no exemplo abaixo.

Fita verde (6-10 anos)

Etiqueta com nº de registo Etiqueta com nº de registo

Fita verde (0-5 anos)

Fita verde (Juvenil)

Etiqueta com nº de registo

A etiqueta com o número de registo passará a ser colocada na parte inferior da

contra-capa. As Cotas passarão a ser colocadas na parte inferior da lombada.

69

Parte VIII – Monitorização

A monitorização está a cargo das Técnicas Superiores, as quais disponibilizarão 14

horas mensais do seu tempo de serviço para o efeito.

A monitorização contará com as tabelas disponíveis no Anexo do documento

Proposta de Metodologia de Planeamento do Tratamento documental / Catalogação.

Parte IX – Arrumação

Depois de todo o tratamento do documento este deverá ser arrumado em local

próprio, consoante o seu tipo, seguindo um critério temático de acordo com a

indexação e com a organização do espaço físico da Biblioteca.

Para o documento ser arrumado deve ter tido o tratamento técnico acima descrito:

carimbagem, registo, catalogação, classificação, indexação e cotação.

Como a atribuição da cota se baseou na notação C.D.U. (Classificação Universal

Décimal), os documentos irão ser arrumados por assuntos.

A arrumação dos documentos deve também respeitar critérios pré-definidos

generalizados:

• No caso dos livros começa-se a arrumação no sentido de cima para baixo e

da esquerda para a direita nas estantes, as quais não devem ultrapassar

determinadas dimensões, quer em comprimento, altura ou largura.

• Na abertura de um assunto, iniciamos sempre com Enciclopédias, depois

Dicionários, seguem-se as Coleções e, finalmente, colocamos os recursos de

A a Z.

• Se se tratar de material não livro, e sendo cada vez maior a disponibilidade

do mercado de mobiliário específico para bibliotecas, tiveram os fabricantes

dessas linhas, o cuidado de criar soluções, para a arrumação de fácil acesso,

dos diferentes suportes: recursos contínuos, CD Audio, DVD, CD-ROM, e

outros.

70

A facilidade de acesso aos documentos numa biblioteca é assim facilitada quer pela

correcta opção do mobiliário escolhido, quer pela correcta aplicação das normas

biblioteconómicas.

Parte X – Difusão da Informação

Todos os documentos que entram na biblioteca, depois de passado o circuito de

tratamento documental, tornam-se sugestões de leitura através do Portal da Rede

de Bibliotecas de Albergaria-a-Velha, bem como na Agenda Cultural e no Facebook.

Sugere-se:

• Criação de um Blogue da BMAV;

• Expositor de novidades no interior da BMAV;

• Boletim de novidades a enviar para a maillinglist, como forma de

comunicação interna e externa.

Conclusão Este manual de procedimentos foi criado por mim, Elsa Pinho, como Técnica

Superior, a exercer funções na Biblioteca Municipal de Albergaria-a-Velha, desde

Abril de 2007.

O objectivo primordial deste manual é o registo dos procedimentos do Tratamento

Documental da Biblioteca Municipal de Albergaria-a-Velha.

O manual reflecte sobretudo sobre as monografias, analíticos, recursos contínuos e

algum material não livro, nomeadamente os recursos audio (CD), os recursos

vídeos (DVD), recursos multimédia (CD-ROM) e os recursos electrónicos (URL).

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Anexos

72

Albergaria-a-Velha, 13 de Março de 2012

A Técnica Superior,

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Manual de Procedimentos do Tratamento Documental da BMAV

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