Manual de procedimientos SECONRED - CONRED - GUATEMALA · 2017-07-31 · x Constitución Política...

Procedimiento para la Clasificación de la Información

Codificación: CONRED-DRE-MPTCI-01

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I. PRESENTACION La Dirección de Respuesta de la Secretaría de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SECONRED-, ha establecido como parte importante y prioritaria en Situaciones de Riesgo, Emergencia o Desastre (RED) contar con personal calificado para la revisión, clasificación, análisis e ingreso, de la información. Utilizando para la recepción de la misma los formatos oficiales. (EDAN, Informes de Situación y Cuadros de Situación). En el presente Manual de Procedimientos se detallarán los pasos que los Técnicos en Clasificación de Información –TCI- deberán seguir para el manejo adecuado de la información que se genere dentro de la Base de datos de INCIDENTES y EVENTOS las cuales son parte de la plataforma del Sistema de Manejo de Información en Caso de Emergencia o Desastres –SISMICEDE.



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II. OBJETIVOS DEL MANUAL

2.1. OBJETIVO GENERAL

Plantear los procedimientos de los Técnicos en Clasificación de Información los cuales consisten en la recepción, revisión, análisis e ingreso de la información de situaciones RED para que se almacene en la Base de Datos INCIDENTES y EVENTOS, utilizando los formatos oficiales para la recepción de la misma.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Ingresar clasificada, revisada y verificada la información de situaciones RED en la

base de datos INCIDENTES.

Ingresar clasificada, revisada y verificada la información de situaciones RED en la base de datos EVENTOS.



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III. MANEJO DE INFORMACION PARA BASE DE DATOS INCIDENTES

5. MANEJO DE INFORMACIÓN PARA BASE DE DATOS INCIDENTES

PROCESO SUSTANTIVO

P R O C E D I M I E N T O S

Acciones de respuesta de los Delegados Departamentales y enlaces del Sistema

CONRED recibidas a través de reportes en la base de datos Bitácora, EDAN, Informes de Situación y Cuadros de Situación.

PROCESOS ADJETIVOS

RADIO OPERADORES Y OFICIAL DE SERVICIO

DELEGADOS Y ENLACES SISTEMA CONRED

CLASIFICACION DE LA INFORMACION

ANALISIS DE LA INFORMACION

INGRESO DE LA INFORMACION

VERIFICACION DE LA INFORMACION

RADIO OPERADORES Y OFICIAL DE SERVICIO

Manual de Procedimientos de Técnicos en Clasificación

de Información –TCI-

Codificación: CONRED- DRE-MPTCI-01

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Proceso Procedimientos Codificación

MANEJO DE INFORMACIÓN PARA LA BASE DE DATOS INCIDENTES

Clasificación de la Información PMI- TCI - 01

Análisis de la Información PMI- TCI - 02

Verificación de la Información PMI- TCI - 03

Ingreso de la Información PMI- TCI - 04


Codificación: CONRED-DRE-PMI-TCI-01

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1. Procedimiento para la Clasificación de la Información

1.1. Tiempo de ejecución: El tiempo para la ejecución del procedimiento es de quince a veinte minutos, dependiendo del contenido del documento.

1.2. Objetivo: Clasificar y ordenar la Información que se recibe en los diferentes formatos para documentar un Incidente en la base de datos INCIDENTES de la plataforma del Sistema de Manejo de Información en Caso de Emergencia o Desastre –SISMICEDE-.

1.3. Alcance Aplica a los Técnicos en Clasificación de Información –TCI-, Oficiales de Servicio, Jefe del Centro de Operaciones de Emergencia, Delegados de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED- y enlaces del sistema CONRED.

1.4. Referencias Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo

Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993. Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de

Origen Natural o Provocado, según decreto legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y acuerdo gubernativo número 49-2012 “Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”

Plan nacional de respuesta -PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Junio 2002 y actualizado en Abril 2010.

Plan Institucional de Respuesta –PIR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Febrero 2011 y actualizado en Febrero 2011.

1.5. Responsabilidades El Centro de Transmisiones de Emergencia es la Unidad responsable de recibir y verificar que la información sea veraz para luego ser ingresada en la base de datos bitácora y posteriormente Clasificada por los TCI.




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1.6. Definiciones BITACORA: Es la Base de Datos que maneja la primera información recibida por los Radio Operadores vía telefónica, radial, fax, internet, de situaciones RED. INCIDENTES: Base de datos donde se almacena toda la información de incidentes que requieren alguna acción por parte del sistema de la CONRED SCI: Sistema de Comando de Incidentes.

1.7. Interacción con otros Procedimientos Análisis de la Información

Verificación de la Información

Ingreso de la Información

1.8. Políticas El personal de Centro de Transmisiones de Emergencia cuando recibe

información de un incidente deberá recabar el nombre del lugar, la fecha en que ocurrió, que fue lo que sucedió y quienes intervienen como primera respuesta de lo contrario se solicitará por medio del Oficial de Servicio a petición de los TCI la información antes descrita.

Cuando el Delegado Departamental envía el EDAN se clasifica la información y se actualiza nuevamente en el incidente los datos generales basándonos en éste documento.

Revisión de bitácora para datos generales de Incidente (datos generales, SCI, estadísticas, infraestructura, líneas vitales y seguimiento).

Clasificación de datos y seguimiento a las emergencias generales, cuando se requiera en coordinación con el Oficial de Servicio

1.9. Formatos requeridos Base de datos Bitácora Base de Datos Incidentes EDAN Informes de Situación Cuadros de Situación



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Descripción del Procedimiento

No. UNIDAD

ADMINISTRATIVA/ PUESTO

ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE

Persona a cargo del manejo de toda la información del COE Permanente en situaciones RED y de la Unidad del COE en la Activación del PIR. Funciones

Presentar planificación anual sobre acciones a desarrollar en las Delegaciones Regionales y departamentales, para aprobación de la Dirección de Respuesta.

Coordinar las acciones de respuesta en el COE Nacional cuando éste se active, a través de las funciones según el Plan Nacional de Emergencia

Responsable de la coordinación interinstitucional de toma de decisiones en el COE Nacional, en respuesta a la ocurrencia del evento

Responsable del análisis de información disponible sobre los eventos, para establecer el nivel de alerta que corresponda

Responsable de las declaratorias de alertas institucionales Coordinar la disponibilidad de recursos a nivel nacional, para

atender las necesidades en las áreas damnificadas, a través de la Dirección Administrativa y de Logística

Autorizar en coordinación conjunta el envío de Ayuda Humanitaria a las personas damnificadas en las áreas afectadas por la emergencia o desastres

Dirigir y supervisar los procedimientos para la evaluación de daños, y el establecimiento de necesidades inmediatas

Supervisar que la información sobre la emergencia o desastres es disponible oportunamente para agilizar la toma de decisiones efectivas

Asesorar a las demás Direcciones y Unidades de CONRED, en la temática que le corresponda, cuando así lo requieran

Asesorar a las instituciones externas que conforman el COE Nacional, en situación de emergencia y/o desastre, en la temática que le corresponda

Otras que le asigne su Jefe Inmediato Superior, de acuerdo a su competencia

Realizar cualquier otra actividad o atribución que le corresponda de conformidad con la Ley o reglamento respectivo o que le asigne el Secretario Ejecutivo de la SE-CONRED.

2 Jefatura de Servicio Garantiza, coordina y administra el buen manejo e ingreso de la Información en la Base de Datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS.




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Funciones Presentar programación mensual sobre las acciones específicas del

Oficial de Servicio para autorización del jefe inmediato superior. Verificar el funcionamiento del equipo de transmisión instalado en el

pabellón y jefatura de información. Verificar el buen funcionamiento del equipo de cómputo para el

procesamiento diario de información, debiendo de reportar de inmediato cualquier funcionamiento.

Control y registro de salidas de comisiones al interior, por nombramiento de las autoridades CONRED.

Control y registro de salidas de comisión de los vehículos y pilotos, por nombramientos de jefes inmediatos superiores.

Coordinar apoyo y movilización en atención a emergencia, de vehículos con sus respectivos conductores.

Registro y control de personal que ingresa a laborar en horarios no hábiles, previa notificación de Recursos Humanos.

Supervisar el funcionamiento eléctrico de las instalaciones de las SE-CONRED en horarios no hábiles.

Supervisión de las puertas de acceso a las instalaciones del COE Nacional, para garantizar las normas de seguridad.

Control y administración de llaves de emergencia, de oficinas administrativas y bodega número 3.

Responsable del monitoreo de eventos en las sedes regionales y departamentales, para traslado de información a las unidades involucradas.

Mantener informado íntegramente al grupo de toma de decisiones, sobre el desarrollo de eventos a nivel nacional.

Coordinar y supervisar la verificación de la información generada por un evento, a través del personal que conforma la unidad territorial y sectorial.

Monitorear la evolución e impacto de un evento a través de las fuentes oficiales, generadoras de información definidas.

Las atribuciones que establezcan el Plan Nacional de Emergencia, de acuerdo a la alerta declarada.

Apoyar a las demás direcciones y unidades CONRED, en la temática que le corresponda.

Otras que de acuerdo a su competencia le asigne el Jefe Inmediato Superior.

Realizar cualquier otra actividad o atribución que le corresponda de conformidad con la ley o reglamento respectivo o que le asigne el Secretario Ejecutivo de la SE-CONRED.

Monitoreos constantes dependiendo de la alerta establecida y respectiva activación del Plan Institucional de Respuesta (PIR) de la situación general del país en materia de GRD a través del personal de




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SECONRED en campo. Realizar las acciones de primera respuesta ante una situación de Riesgo,

Emergencia o Desastre, informando constantemente al Director de Respuesta, Director del Sistema de Comando de Incidentes y al Subdirector de respuesta en su orden, estas acciones de primera respuesta pueden ser discrecionales como condicionadas por instrucciones emanadas de los superiores antes descritos.

Realizar las coordinaciones pertinentes con personal de la dirección de Logística para el suministro de recursos en primera respuesta a las emergencias.

Realizar las coordinaciones necesarias con personal de la dirección Administrativa Financiera para mantener un respaldo económico necesario para primeras coordinaciones o acciones de respuesta ante una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre.

Supervisar el ingreso y manejo de información preliminar en el CTE. Apertura de incidentes y solicitud de información para el ingreso y

distribución de la misma en la base de datos Incidentes en conjunto con los Técnicos Clasificadores de Información.

Realizar chequeos al equipo instalado en la Jefatura de Servicio, Pabellón de Oficiales, COEP y COE Nacional

3 Técnicos Clasificadores de Información

Son las personas encargadas de Revisar, Clasificar, Analizar e Ingresar la Información de los Incidentes en la Base de Datos INCIDENTES y EVENTOS. Funciones

Ingreso de información a la base de datos incidentes, derivada del monitoreo de eventos descritos en la base de datos bitácora, informes escritos, información verbal de Instituciones miembros del sistema y miembros de la SECONRED a nivel nacional.

Identificar los campos adecuados en la base de datos para el ingreso de la información derivada de la emergencia y/o desastre a nivel nacional.

Monitoreo constante a nivel nacional de eventos o hechos relevantes de emergencias, según base de datos Bitácora e Incidentes.


Fundamentación teórica para que el Departamento del SIG, elabore mapas de situación en cualquiera de las emergencias suscitadas.

Estar en constante coordinación con el Oficial de Servicio para el mejor manejo de procedimientos y clasificación de la información

Rendir informe de las diferentes acciones y actividades ejecutadas en cada mes servido en la fecha que le sea requerido

Rendir informe final de las diferentes acciones y actividades ejecutadas así como logros alcanzados durante el período de




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contratación en la fecha que le sea requerido Realizar cualquier otra actividad o atribución que le corresponda

de conformidad con la Ley, reglamento respectivo o que le asigne el Secretario Ejecutivo de la SECONRED.

4 Radio Operadores

Son las personas encargadas de recibir la información por cualquier vía Funciones:

Atención de la planta telefónica (PBX 23240800 y 1566); incluye realizar enlaces telefónicos.

Recepción de la información preliminar relacionada con el evento, vía radio, teléfono, correo electrónico y medios de comunicación

Clasificación de información preliminar e ingreso de dicha información a la base de datos BITACORA.

Iniciar el proceso de indagación e investigación, con Delegados Departamentales o alguna institución del sistema.

Mantener el flujo de información hacia el COE. Dar seguimiento inicial al evento. Uso y aprovechamiento máximo de los recursos técnicos y

electrónicos, de oficina y materiales, puestos a su disposición en el C.T.E.

Dar cumplimiento a todo nivel de las normas y/o disposiciones operativas emanadas de la Jefatura del Departamento o de la Dirección de Respuesta.

Velar por las responsabilidades del uso correcto, aplicación y manejo de todos los equipos instalados en el C.T.E.

Mantener en óptimas condiciones los recursos, equipos de comunicaciones y enseres de oficina a su cargo informando al inmediato superior.

Actualizar constantemente la información y bases de datos (BITACORA y otros) del sistema de comunicaciones del SE- CONRED.

Conformar los grupos de servicio durante las alertas o emergencias.

Actuar y participar de acuerdo a los diferentes niveles de alerta, y sus fases establecidas en el PIR o Plan Nacional de Respuesta.

Realizar las primeras coordinaciones desde el CTE en casos de emergencias o desastres.

Rendir informe mensual de sus actividades. Realizar las primeras coordinaciones desde el CTE en casos de

emergencias o desastres. Realizar cualquier otra actividad o atribución que le corresponda

de conformidad con la Ley o reglamento respectivo o que le asigne el Secretario Ejecutivo de la SE-CONRED.



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RADIO OPERADORES OFICIAL DE SERVICIO TCI

PROCEDIMIENTO: CLASIFICACION DE INFORMACION

INICIO

Coordina y administra el buen manejo de la Información en la Base de Datos INCIDENTES

FIN

Clasifica y ordena la Información que se recibe en los diferentes formatos para documentar un Incidente en la base de datos INCIDENTES

Recepción de Información preliminar

Ingreso de la Información en la base de datos de bitácora

Seguimiento de la información para actualización y posterior verificación de la bitácora.

Procedimiento para la Análisis de la Información


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2. Procedimiento para el Análisis de la Información


2.2. Objetivo: Analizar y separar la información que se clasifica de los diferentes formatos para documentar un Incidente en la base de datos INCIDENTES de la plataforma del Sistema de Manejo de Información en caso de Emergencia o Desastre –SISMICEDE

2.3. Alcance Aplica a los Técnicos en Clasificación de Información –TCI-, Oficiales de Servicio, Jefe del Centro de Operaciones de Emergencia, Delegados de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED- y enlaces del sistema CONRED.






2.5. Responsabilidades El Centro de Transmisiones de Emergencia es la Unidad responsable de recibir y verificar que la información sea veraz para luego ser ingresada en la base de datos bitácora y posteriormente Clasificada por los TCI



Codificación: CONRED-DRE-PMETCI-01

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2.6. Definiciones BITACORA: Es la Base de Datos que maneja la primera información recibida por los Radio Operadores vía telefónica, radial, fax, internet, de situaciones RED. INCIDENTES: Base de datos donde se almacena toda la información de incidentes que en alguna acción por parte del sistema de la CONRED SCI: Sistema de Comando de Incidentes

2.7. Interacción con otros Procedimientos Clasificación de la Información



2.8. Políticas l personal de Centro de Transmisiones de Emergencia cuando recibe información de

un incidente deberá verificar que los datos sean verídicos. Cuando se analizan los formatos con la información recibida se deben dar a conocer

los errores encontrados al oficial de servicio de turno para que los mismos sean corregidos por el responsable que elaboró el documento.

La información de detallada en los formatos que se analizan deberán contener una secuencia lógica de acuerdo a la guía de cada uno de lo contrario será necesaria la corrección.

2.9. Formatos requeridos Base de datos Bitácora Base de datos Incidentes EDAN Informes de Situación Cuadros de Situación




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No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE



















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4 Radio Operadores


















Procedimiento para la Análisis de la Información


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PROCEDIMIENTO: PARA EL ANALISIS DE LA INFROMACION

INICIO

Coordina y administra el buen manejo de la clasificación de la Información en la Base de Datos INCIDENTES

FIN

Distingue y separa la información que se recibe en los diferentes formatos para documentar un Incidente en la base de datos INCIDENTES

Verificación de la Información preliminar para el seguimiento de la misma.

Comunicación constante con los responsables de la información para complementar la bitácora

Detalle de fecha y hora de las actualizaciones de seguimiento que se realizan de un Incidente

i

Analiza la congruencia de la información de acuerdo a los procedimientos que tienen los formatos donde se maneja la información de un incidente

Procedimiento para la Verificación de la Información


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3. Procedimiento para la Verificación de la Información


3.2. Objetivo: Verificar y comprobar la Información que se recibe en los diferentes formatos para documentar un Incidente en la base de datos INCIDENTES de la plataforma del Sistema de Manejo de Información en caso de Emergencia o Desastre –SISMICEDE

3.3. Alcance Aplica a los Técnicos en Clasificación de Información –TCI-, Oficiales de Servicio, Radio Operadores, Jefe del Centro de Operaciones de Emergencia, Delegados de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED- y enlaces del sistema CONRED.










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3.6. Definiciones BITACORA: Es la Base de Datos que maneja la primera información recibida por los Radio Operadores vía telefónica, radial, fax, internet, de situaciones RED. INCIDENTES: Base de datos donde se almacena toda la información de incidentes que en alguna acción por parte del sistema de la CONRED SCI: Sistema de Comando de Incidentes.

3.7. Interacción con otros Procedimientos Clasificacion de la Información

Análisis de la Información


3.8. Políticas El personal de Centro de Transmisiones de Emergencia cuando recibe información de un incidente deberá recabar el nombre del lugar, la fecha en que ocurrió, que fue lo que sucedió y quienes intervienen como primera respuesta de lo contrario se solicitará por medio del Oficial de Servicio a petición de los TCI la información antes descrita. Cuando el Delegado Departamental envía el EDAN se clasifica la información y se actualiza nuevamente en el incidente los datos generales basándonos en éste documento. Revisión de bitácora para datos generales de Incidente (datos generales, SCI, estadísticas, infraestructura, líneas vitales y seguimiento)

3.9. Formatos requeridos Base de datos Bitácora EDAN Informes de Situación Cuadros de Situación



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No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE



















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4 Radio Operadores




















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INICIO

Administración del buen manejo de la Verificación de la Información en la Base de Datos INCIDENTES

FIN

Verifica y confirma la Información que se recibe en los diferentes formatos para documentar un Incidente en la base de datos INCIDENTES

Confirmación de la Información con las personas responsables que realizan las evaluaciones para posterior verificarla en la base de datos Bitácora. .

Procedimiento para el Ingreso de la Información


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4. Procedimiento para el Ingreso de la Información


4.2. Objetivo: Ingresar la informacion clasificada, verificada y analizada que se recibe en los diferentes formatos para documentar un Incidente en la base de datos INCIDENTES de la plataforma del Sistema de Manejo de Información en caso de Emergencia o Desastre –SISMICEDE

4.3. Alcance Aplica a los Técnicos en Clasificación de Información –TCI-, Oficiales de Servicio, Jefe del Centro de Operaciones de Emergencia, Sub Director de Respuesta y Director de Respuesta.










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4.6. Definiciones BITACORA: Es la Base de Datos que maneja la primera información recibida por los Radio Operadores vía telefónica, radial, fax, internet, de situaciones RED. INCIDENTES: Base de datos donde se almacena toda la información de incidentes que en alguna acción por parte del sistema de la CONRED SCI: Sistema de Comando de Incidentes.

4.7. Interacción con otros Procedimientos Clasificacion de la Información


Análisis de la Información

4.8. Políticas

El personal de Centro de Transmisiones de Emergencia cuando recibe información de un incidente deberá recabar el nombre del lugar, la fecha en que ocurrió, que fue lo que sucedió y quienes intervienen como primera respuesta de lo contrario se solicitará por medio del Oficial de Servicio a petición de los TCI la información antes descrita.

Cuando el Delegado Departamental envía el EDAN se clasifica la información y se actualiza nuevamente en el incidente los datos generales basándonos en éste documento.

Revisión de bitácora para datos generales de Incidente (datos generales, SCI, estadísticas, infraestructura, líneas vitales y seguimiento).


4.9. Formatos requeridos Base de datos Bitácora Base de datos Incidentes EDAN Informes de Situación Cuadros de Situación




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No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE



















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4 Radio Operadores




















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INICIO

Coordina y administra el buen manejo de la clasificación de la Información en la Base de Datos INCIDENTES

FIN

Clasifica y ordena la Información que se recibe en los diferentes formatos para documentar un Incidente en la base de datos

Seguimiento de los reportes, que complementan la informacion verificada hasta el cierre de los incidentes

Seguimiento de la información para actualización y posterior verificación de la

Manual de Procedimientos de los Técnicos en

Clasificación de Información –TCI-


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IV. MANEJO DE INFORMACION PARA BASE DE DATOS EVENTOS

MANEJO DE INFORMACIÓN PARA BASE DE DATOS EVENTOS

PROCESO SUSTANTIVO


Coordinaciones y acciones administrativas de los Delegados Departamentales y enlaces del Sistema CONRED recibidas a través de actas, informes de Situación,

Publicaciones en el diario de Centroamérica y boletines del INSIVUMEH..

PROCESOS ADJETIVOS

DELEGADOS SECONRED

ANALISIS Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACION

INGRESO DE LA INFORMACION

OFICIAL DE SERVICIO

Manual de Procedimientos de los Técnicos en

Clasificación de Información –TCI-


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MANEJO DE INFORMACIÓN PARA LA BASE DE DATOS EVENTOS

Análisis y Verificación de la Información MP- PME - 01

Ingreso de la Información MP- PME - 02

Procedimiento Analisis y Verificación de la Información


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5. Procedimiento Análisis y Verificación de la Informacion

5.1. Tiempo de ejecución: La Duración de este procedimiento es de quince a veinte minutos dependiendo del contenido del documento.

5.2. Objetivo: Analizar y verificar la Información que se recibe en los diferentes formatos o documentos oficiales, para respaldar la creación de alertas, COE´s y Estados en la base de datos EVENTOS de la plataforma del Sistema de Manejo de Información en caso de Emergencia o Desastre –SISMICEDE

5.3. Alcance Aplica a los Técnicos en Clasificación de Información –TCI-, Oficiales de Servicio, Radio Operadores, Jefe del Centro de Operaciones de Emergencia, Delegados de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED- Sub Director de Respuesta y Director de Respuesta.






Declaratoria de Estados, por algún evento en específico.

5.5. Responsabilidades El Centro de Transmisiones de Emergencia es la Unidad responsable de analizar y verificar que la información y documentación recibida sea veraz para luego ser ingresada en la base de datos EVENTOS.



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5.6. Definiciones

ALERTA: Estado declarado con el fin de tomar acciones específicas debido a la presencia o inminente impacto de un evento adverso. BITACORA: Es la Base de datos que maneja la primera información recibida por los Radio Operadores vía telefónica, radial, fax, internet, de situaciones RED. COE: Centro de Operaciones de Emergencia. EVENTO: Alteraciones intensas en las personas, los bienes, los servicios y el medio ambiente, causadas por un seceso natural o generado por la actividad humana

5.7. Interacción con otros Procedimientos Ingreso de la Información

5.8. Políticas Para la creación de las alertas se deberán establecer 4 colores: verde, amarilla, anaranjada y roja, las cuales pueden ser determinadas a nivel Nacional, departamental o municipal. Estas serán definidas por la magnitud y grado de afectación que causen un evento y determinarán los niveles de respuesta y disponibilidad de cada una de las instituciones.

Los encargados de las declaratorias de alerta, serán las autoridades máximas de cada lugar. Para el efecto se deberá crear un documento (acta) donde se describe y especifica quienes declararon la alerta o activaron un COE, y los motivos por los cuales se tomó dicha decisión, dependiendo el nivel. Las Coordinadoras regionales y departamentales deberán comunicar a la SECONRED la recepción de la declaratoria de alerta y las acciones tomadas al momento. Los Decretos serán tomados en cuenta, si éstos son publicados únicamente en el Diario de Centroamérica.

El personal de Centro de Transmisiones de Emergencia cuando recibe un documento o información de un evento, deberá verificar la fecha del mismo, que fue lo que sucedió y quienes intervinieron, y que dicha información sea congruente, de lo




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contrario se solicitará por medio del Oficial de Servicio a petición de los TCI la información antes descrita.

Revisión de bitácora para datos generales del EVENTO, (datos generales, actas, Informes de Situación, Boletines y Decretos).

Para la creación de un evento, se tomará como base, la emisión de boletines por parte del ente científico rector INSIVUMEH.

5.9. Formatos requeridos Base de datos Bitácora Base de datos Eventos Boletines de INSIVUMEH Actas Informes de Situación Decretos Gubernamentales Estados



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No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE















2 Jefatura de Servicio Garantiza, coordina y administra el buen manejo e ingreso de la Información en




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la Base de Datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS. Funciones

Presentar programación mensual sobre las acciones específicas del Oficial de Servicio para autorización del jefe inmediato superior.

Verificar el funcionamiento del equipo de transmisión instalado en el pabellón y jefatura de información.

Verificar el buen funcionamiento del equipo de cómputo para el procesamiento diario de información, debiendo de reportar de inmediato cualquier funcionamiento.
















Monitoreos constantes dependiendo de la alerta establecida y




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respectiva activación del Plan Institucional de Respuesta (PIR) de la situación general del país en materia de GRD a través del personal de SECONRED en campo.

Realizar las acciones de primera respuesta ante una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre, informando constantemente al Director de Respuesta, Director del Sistema de Comando de Incidentes y al Subdirector de respuesta en su orden, estas acciones de primera respuesta pueden ser discrecionales como condicionadas por instrucciones emanadas de los superiores antes descritos.














Rendir informe de las diferentes acciones y actividades




Versión: 01


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ejecutadas en cada mes servido en la fecha que le sea requerido Rendir informe final de las diferentes acciones y actividades

ejecutadas así como logros alcanzados durante el período de contratación en la fecha que le sea requerido

Realizar cualquier otra actividad o atribución que le corresponda de conformidad con la Ley, reglamento respectivo o que le asigne el Secretario Ejecutivo de la SECONRED.

4 Radio Operadores





















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PROCEDIMIENTO: ANALISIS Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

INICIO

Solicita y confirma que la información sea verídica, para el posterior ingreso en la base de datos EVENTOS.

FIN

Analiza y verifica la información que se encuentra en la base de datos BITÁCORA y en los informes de situación.

Recepción de Información preliminar por parte de los responsables de cada localidad.

Verificación de la

información

Creación de

Bitácora.

Analiza y Verifica los Boletines del INSIVUMEH.

Monitoreo de correos electrónicos, para verificar la recepción de información y/o documentación en tiempo real.


Codificación: CONRED-DRE-PCI-02-002

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6. Procedimiento para el Ingreso de Informacion


6.2. Objetivo: Ingresar la Información que se recibe en los diferentes formatos o documentos oficiales, para respaldar la creación de alertas, COE´s y Estados en la base de datos EVENTOS de la plataforma del Sistema de Manejo de Información en caso de Emergencia o Desastre –SISMICEDE

6.3. Alcance Aplica a los Técnicos en Clasificación de Información –TCI-, Oficiales de Servicio y Jefe del Centro de Operaciones de Emergencia, de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED- que tengan a su cargo la creación o actualización de los incidentes en la base de datos BITACORA e INCIDENTES







6.5. Responsabilidades El Centro de Transmisiones de Emergencia es la Unidad responsable de analizar y verificar que la información y documentación recibida sea veraz para luego ser ingresada en la base de datos EVENTOS.



Versión: 01


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6.6. Definiciones ALERTA: Estado declarado con el fin de tomar precauciones o acciones específicas debido a la presencia o inminente impacto de un evento adverso COE: Centro de Operaciones de Emergencia. ESTADO: Es la Base de Datos que maneja la primera información recibida por los Radio Operadores vía telefónica, radial, fax, internet, de situaciones RED. EVENTO: Alteraciones intensas en las personas, los bienes, los servicios y el medio ambiente, causadas por un seceso natural o generado por la actividad humana

6.7. Interacción con otros Procedimientos Análisis y Verificación de Información

6.8. Políticas Para la creación de las alertas se deberán establecer 4 colores: verde, amarilla, anaranjada y roja, las cuales pueden ser determinadas a nivel Nacional, departamental o municipal. Estas serán definidas por la magnitud y grado de afectación que causen un evento y determinarán los niveles de respuesta y disponibilidad de cada una de las instituciones.

Los encargados de las declaratorias de alerta, serán las autoridades máximas de cada lugar. Para el efecto se deberá crear un documento (acta) donde se describe y especifica quienes declararon la alerta o activaron un COE, y los motivos por los cuales se tomó dicha decisión, dependiendo el nivel.

Las Coordinadoras regionales y departamentales deberán comunicar a la SECONRED la recepción de la declaratoria de alerta y las acciones tomadas al momento.

Los Decretos serán tomados en cuenta, si éstos son publicados únicamente en el Diario de Centroamérica.

El personal de Centro de Transmisiones de Emergencia cuando recibe un documento o información de un evento, deberá verificar la fecha del mismo, que fue lo que sucedió y quienes intervinieron, y que dicha información sea congruente, de lo contrario se solicitará por medio del Oficial de Servicio a petición de los TCI la información antes descrita.




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Revisión de bitácora para datos generales del EVENTO, (datos generales, actas, Informes de Situación, Boletines y Decretos).

Para la creación de un evento, se tomará como base, la emisión de boletines por parte del ente científico rector INSIVUMEH.

6.9. Formatos requeridos Base de datos Bitácora Base de datos Eventos Boletines de INSIVUMEH Actas Informes de Situación Decretos Gubernamentales Estados



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No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE



















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4 Radio Operadores





















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RADIO OPERADORES TCI OFICIAL DE SERVICIO

PROCEDIMIENTO: INGRESO DE INFORMACIÓN

INICIO

Creación de alertas y COE´s en base a reportes en base de datos BITÁCORA, actas e informes de situación.

FIN

Seguimiento y modificación de la base de datos EVENTOS

Verificación de la Información por parte de los responsables de cada localidad y seguimiento de BITACORA.

Ingreso de los documentos requeridos en la BITACORA para respaldo de la información anteriormente descrita en la misma.

Confirma que la información ingresada en la base de datos EVENTOS sea verídica, según los formatos requeridos. Creación de

Estados en base a Decretos Gubernamentales publicados en el Diario de Centro América

Ingreso de boletines del INSIVUMEH, para respaldo de los eventos creados en la base de datos EVENTOS.

Seguimiento y modificación de la base de datos EVENTOS

e



Versión: 01


40

7. ANEXOS

Formato Informe de Situación



Versión: 01


41




Versión: 01


42

Formato EDAN



Versión: 01


43

Guía del EDAN




Versión: 01


44

Formato Cuadro de Situación



Versión: 01


45

Guía del Cuadro de Situación




Versión: 01


46

Campos de Bitácora



Versión: 01


47

Boletin de INSIVUMEH



Versión: 01


48




Versión: 01


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Manual de Procedimientos de la Jefatura del Centro de

Operaciones de Emergencia Permanente

Codificación: CONRED-DRE-MPJC-01

Versión: 01

Vigencia: Página: 1 de

11

MMMMMMMMMMMMaaaaaannnnnuuuuaaaaallllll dddddddddeee PPPrrooocccceeeeeddddddiiimmmmmmmmmiiiiiiieeeeeeeeeeennnnnnnnnnnttttttttttttttoooooooooooooosssssss dddddddddeeeeeeeeeee lllllllaaaaa JJJJJJJeeeeefffffffaaaaaattttttttttuuuuuuuurrrrrrraaaaaa ddddeeeeelllll CCCCCeeeennnnntttttrrrrrrooooo dddeeeeee OOOOOOOOOOOppppppppppppeeeeeeerrrrraaaaaaacccccciiiiiooonnnneeesss ddddeeeeee EEEEEmmmmeeeerrrgggggeeennncciiiaaa PPPeermmmmannnneennttteee

CoCoCoCoCoCCoCoCCooodidididididddd fififififiifficaccacacaacaaacicicicciciiciónóónóónónónónónónónónó ::::::: COCOCCCOCOCOCOCOCOCONRNRNRNRNRRNRRRRRRRRREDEDEDEDDEDDEDEDEDEDE -DRDRDRDRDRDDDRRDREEEEEE-MMPMPMPMPM JCJCJC-01010101

VeVeVeersrsrsióióiónn: 01101011

Viggenccia:: Págiina: 1 de

Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED- Secretaría Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

JEFATURA DEL CENTRO DE OPERACIONES

DE EMERGENCIA PERMANENTE

Junio 2014




Versión: 01


9

Aprobación del Documento

Nombre y Puesto Firma

Elaboró: Lic. José Luis Román Godínez

Jefe del COE Permanente

Revisó: Lic. Hieldrich Javier Maza Polo Sub Director de Respuesta

Visto Bueno: Lic. Paúl Ugarte

Autorizó: Ing. Alejandro Maldonado Secretario Ejecutivo CONRED

Control de Revisiones

No. de Revisión Fecha Revisión Consideración del cambio en el documento

00 Junio 2014




Versión: 01


9

1. Portada Principal 2. Formato de Hoja 3. Aprobación del Documento y Control de Revisiones 4. Índice 5. Presentación 6. Objetivo General 7. Identificación e Interacción de los procesos 8. Descripción de los procedimientos

A. Carátula B. Objetivo C. Alcance D. Referencia E. Responsabilidades F. Definiciones G. Interacción con otros procedimientos H. Políticas I. Formatos requeridos J. Descripción del Procedimiento K. Diagrama de Flujo




Versión: 01


9

5. Presentación

La Dirección de Respuesta de la SE-CONRED, asigna a una persona que sea la responsable o encargada para la administración del personal que maneja la información en situaciones RED (Riesgo, Emergencia o Desastres), dicha persona debe velar por que la información sea pronta, verídica y clasificada para ser ingresada en las bases de datos BITACORA, INCIDENTES, y EVENTOS, asegurar que el personal a su cargo este apto para los distintos puestos asignados para el manejo de la información y utilización de las bases de datos.

6. Objetivo General

Coordinar las primeras acciones de respuesta manejando la información de situaciones de riesgo emergencia o desastre –RED- y que sea ingresada en la base de datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS, dicha información puede ser preliminar o complementaria, la cual se deberá de ser clasificada, analizada y verificada dandole el seguimiento necesario para la toma decisiones y una pronta atención. Objetivos Específicos

1. Garantiza el ingreso de información en las Bases de Datos del SISMICEDE para la administración de una situación de riesgo emergencia o desastre –RED-.

2. Supervisar la verificación de información con los delegados departamentales y regionales de la SECONRED.

3. Supervisar la verificación de información con los enlaces del sistema CONRED. 4. Garantizar que la información llegue en tiempo a los altos mandos de la SECONRED 5. Asegurar que la información es analizada y clasificada de forma correcta para la

atención a los distintos incidentes. 6. Chequear el adecuado funcionamiento de la Sala de Operaciones y del Centro de

Transmisiones de Emergencia 7. Garantizar que sea de conocimiento de todo el personal de la SECONRED el Nivel de

Alerta en el que se establece la Alerta Institucional. 8. Coordinar en conjunto con el oficial de Servicio las primeras acciones de respuesta

estratégicas antes de una activación del COE Nacional.




Versión: 01


9

7. Identificación e Interacción de los Procesos

PROCESO

El proceso en el cual debemos de enfocarnos es en el manejo de información en todo nivel, para garantizar que esta llegue de forma pronta, eficiente y eficaz en el nivel nacional para poder tener una buena toma de decisiones.

Clasificación e Ingreso Análisis Información

Información Verificada Garantizar las Verificación Garantizar el Ingreso de información Preliminar

Bases de Datos Actualizada




Versión: 01


9

PROCESO DE MANEJO DE INFORMACION

GARANTIZAR EL MANEJO DE INFORMACION

PROCESO SUSTANTIVO


ASIGNACION SEGUIMIENTO A LA INFORMACIÓN CON EL APOYO DE LOS OFICIALES

DE SERVICIO, RADIO OPERADORES Y TECNICOS EN CLASIFICACION DE INFORMACION

PROCESOS ADJETIVOS

REPORTES EXTERNOS

REPORTE DE DELEGADOS

Garantiza el Reporte a Altas Autoridades

Asegura el Análisis y la clasificación de Información

Supervisión Verificación de la Información




Versión: 01


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Garantizar el Manejo de Información

Garantiza el Reporte a Altas Autoridades

MP- JC01 - 01

Asegura el Análisis y la Clasificación de la Información

MP- JC01 - 02

Supervisa la Verificación de la Información

MP- JC01 - 03




Versión: 01


16

1 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

1.1 Reporte a Altas Autoridades

1.1.1 Tiempo de ejecución: Para el reporte de autoridades se le llama al Director de Respuesta, Director de Sistema de Comando de Incidentes, Sub- Director de Respuesta y Sub-Director de Territorio, en ese orden el tiempo de informar a las cuatro autoridades es de 10 minutos por reporte de cada situación.

1.1.2 Objetivo: Mantener informados a niveles superiores de la dirección de Respuesta y SCI para que a su vez se mantenga informado al Secretario Ejecutivo y se pueda tener una correcta y puntual toma de decisión.

1.1.3 Alcance Dentro de la Secretaría Ejecutiva el procedimiento se da específicamente entre Oficial de Servicio con Director de Respuesta, Director SCI, Sub Director de Respuesta, Sub Director de Territorial.

1.1.4 Referencias Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo





Declaratoria de Estados, por algún evento en específico..

1.1.5 Responsabilidades En la responsabilidad el jefe del coe permanente garantiza que el oficial de Servicio




Versión: 01


17

informe a los mandos altos teniendo que dar el reporte de la información inmediatamente a niveles superiores sin perjuicio de la veracidad de la información dado que se entiende que tiene la calidad de preliminar.

1.1.6 Definiciones Mandos Altos: Personal de Toma de Decisiones de la SECONRE en situaciones RED como el Director de Respuesta y SCI, Sub-Director de Respuesta y Territorial- SCI: Sistema de Comando de Incidentes. Toma de Decisión: La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos.

1.1.7 Interacción con otros Procedimientos Verificación, Análisis y Clasificación de la información.

1.1.8 Políticas Reporte de Información en forma puntual a niveles superiores para una correcta y eficaz toma de decisión.

El reporte será por la vía telefónica en su orden Director de Respuesta, Director SCI, Sub Director de Respuesta y Sub Director de Territorial.

1.1.9 Formatos requeridos No existe un formato establecido para este procedimiento únicamente los teléfonos institucionales para llamar a las autoridades.




Versión: 01


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1.1.10 Descripción del Procedimiento

No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE




Responsable de la coordinación interinstitucional de toma de decisiones en el COE Nacional, en respuesta a la ocurrencia del evento Responsable del análisis de información disponible sobre los eventos, para establecer el nivel de alerta que corresponda

Responsable de las declaratorias de alertas institucionales Coordinar la disponibilidad de recursos a nivel nacional, para atender

las necesidades en las áreas damnificadas, a través de la Dirección Administrativa y de Logística








2 Jefatura de Servicio

Garantiza, coordina y administra el buen manejo e ingreso de la Información en la Base de Datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS. Funciones





Versión: 01


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Monitoreos constantes dependiendo de la alerta establecida y respectiva activación del Plan Institucional de Respuesta (PIR) de la situación general del país en materia de GRD a través del personal de SECONRED en campo.

Realizar las acciones de primera respuesta ante una situación de Riesgo,




Versión: 01


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Rendir informe final de las diferentes acciones y actividades ejecutadas así como logros alcanzados durante el período de contratación en la fecha que le sea requerido





Versión: 01


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4 Radio Operadores






Mantener el flujo de información hacia el COE. Dar seguimiento inicial al evento. Uso y aprovechamiento máximo de los recursos técnicos y electrónicos,

de oficina y materiales, puestos a su disposición en el C.T.E. Dar cumplimiento a todo nivel de las normas y/o disposiciones

operativas emanadas de la Jefatura del Departamento o de la Dirección de Respuesta.




Conformar los grupos de servicio durante las alertas o emergencias. Actuar y participar de acuerdo a los diferentes niveles de alerta, y sus

fases establecidas en el PIR o Plan Nacional de Respuesta. Realizar las primeras coordinaciones desde el CTE en casos de

emergencias o desastres. Rendir informe mensual de sus actividades. Realizar las primeras coordinaciones desde el CTE en casos de

emergencias o desastres. Realizar cualquier otra actividad o atribución que le corresponda de

conformidad con la Ley o reglamento respectivo o que le asigne el Secretario Ejecutivo de la SE-CONRED.




Versión: 01


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1.1.11 Diagrama de Flujo

NO

SI

Ingreso de Información Preliminar

Se informa de lo acontecido

Fin del Procedimiento

Llamada a Altas Autoridades

Contesta la llamada la Autoridad




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1.2 ANALISIS Y CLASIFICACION DE LA INFORMACION

1.2.1 Tiempo de ejecución: El tiempo para la ejecución del procedimiento es de quince a veinte minutos, dependiendo del contenido del documento.

1.2.2 Objetivo: Analizar, clasificar y ordenar la Información que se recibe en los diferentes formatos para documentar un Incidente en la base de datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS de la plataforma del Sistema de Manejo de Información en Caso de Emergencia o Desastre –SISMICEDE-.

1.2.3 Alcance Aplica a los Radio Operadores, Técnicos en Clasificación de Información –TCI-, Oficiales de Servicio, Jefe del Centro de Operaciones de Emergencia, Delegados de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED- y enlaces del sistema CONRED.







1.2.5 Responsabilidades El Centro de Transmisiones de Emergencia es la Unidad responsable de recibir y verificar que la información sea veraz para luego ser ingresada en la base de datos bitácora y posteriormente Analizada y Clasificada por los TCI, el Oficial de Servicio es el




Versión: 01


22

responsable de darle seguimiento al personal para que ejecute estas acciones y el Jefe del COE Permanente garantiza que todo el proceso sea de forma rápida y organizada.

1.2.6 Definiciones BITACORA: Es la Base de Datos que maneja la primera información recibida por los Radio Operadores vía telefónica, radial, fax, internet, de situaciones RED. INCIDENTES: Base de datos donde se almacena toda la información de incidentes que requieren alguna acción por parte del sistema de la CONRED SCI: Sistema de Comando de Incidentes.

1.2.7 Interacción con otros Procedimientos Verificación de Información

1.2.8 Políticas El personal de Centro de Transmisiones de Emergencia cuando recibe información de un incidente deberá recabar el nombre del lugar, la fecha en que ocurrió, que fue lo que sucedió y quienes intervienen como primera respuesta de lo contrario se solicitará por medio del Oficial de Servicio a petición de los TCI la información antes descrita. Cuando el Delegado Departamental envía el EDAN se clasifica la información y se actualiza nuevamente en el incidente los datos generales basándonos en éste documento. Revisión de bitácora para datos generales de Incidente (datos generales, SCI, estadísticas, infraestructura, líneas vitales y seguimiento). Clasificación de datos y seguimiento a las emergencias generales, cuando se requiera en coordinación con el Oficial de Servicio

1.2.9 Formatos Requeridos 1. Formulario EDAN: Evaluación de Daños y Necesidades

Formulario Preliminar Urbano Formulario Preliminar Rural Formulario Preliminar de Asentamientos Precarios




Versión: 01


22

Formulario Complementario Urbano Formulario Complementario Rural Formulario Complementario de Asentamientos Precarios.

2. Evaluación preliminar de riesgo

3. Informe de Situación

Informe Requiere Acción Informe Bajo Control Informe Resuelto

4. Cuadro de Situación




Versión: 01


22

1.2.10 Descripción del procedimiento

No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE
















Presentar programación mensual sobre las acciones específicas del




Versión: 01


22























Versión: 01


22

















Realizar cualquier otra actividad o atribución que le corresponda de conformidad con la Ley, reglamento respectivo o que le asigne el




Versión: 01


22

Secretario Ejecutivo de la SECONRED.

4 Radio Operadores







de oficina y materiales, puestos a su disposición en el C.T.E. Dar cumplimiento a todo nivel de las normas y/o disposiciones operativas emanadas de la Jefatura del Departamento o de la Dirección de Respuesta.












Versión: 01


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1.2.11 Diagrama de flujo


PROCEDIMIENTO: ANALISIS Y CLASIFICACION DE INFORMACION

INICIO

Coordina y administra el buen manejo de la Información en la Base de Datos INCIDENTES

FIN

Clasifica y ordena la Información que se recibe en los diferentes formatos para documentar un Incidente en la base de datos INCIDENTES

Recepción de Información preliminar

Ingreso de la Información en la base de datos de bitácora

Seguimiento de la información para actualización y posterior verificación de la bitácora.




Versión: 01


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1.3 Verificación de la Información

1.3.1 Tiempo de ejecución: Tener la información verificada es un proceso en el cual se involucra a los delegados regionales y departamentales de la SECONRED y las instituciones que pertenecen al Sistema de CONRED, para evitar la duplicidad de esfuerzos en el manejo de información durante situaciones RED, el tiempo dependerá de la distancia donde se genera el incidente, para este proceso el tiempo es de 8 a 24 horas.

1.3.2 Objetivo: Mantener una comunicación constante con las personas del nivel táctico del la seconred como de los enlaces institucionales, para que nos garanticen la veracidad de la información para poder tener informados a niveles superiores de la dirección de Respuesta y SCI que a su vez se mantenga informado al Secretario Ejecutivo y se pueda tener una correcta y puntual toma de decisión.

1.3.3 Alcance Para este procedimiento se tiene como apoyo de la jefatura de servicio, a la Sub-Dirección de Territorial para el apoyo con los delegados regionales y departamentales de la SECONRED y la dirección de Coordinación a través del sistema de enlaces de la CONRED, donde se involucran a todas aquellas instituciones que participan en dicho sistema y según su función dentro del Plan Nacional de Respuesta, ya que a través de ellas se realizan las coordinaciones pertinentes durante una emergencia ó incidentes en donde la información se maneja en ambas vías para que la misma sea veraz y funcional para brindar la respuesta y aprovechar los recursos que se tienen disponibles, ya verificada la información se procede a la apertura de incidentes en la base de datos INCIDENTES.




Versión: 01


13







1.3.5 Responsabilidades El Jefe del COE Permanente supervisa la verificación de la información pero el Oficial de Servicio es el responsable de dar seguimiento al proceso de verificación con el apoyo de la Sub Dirección de Territorial y Sub Dirección de Coordinación.

1.3.6 Definiciones COE: Centro de Operaciones de Emergencia. Enlace: Persona que representa a su institución (gobierno Iniciativa Privada, ONG´s) ante CONRED. PIR: Plan Institucional de Respuesta. PNR: Plan Nacional de Respuesta. Toma de Decisión: La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos. Verificación: En el sentido más general, la verificación es la comprobación de algo.

1.3.7 Interacción con otros Procedimientos Reporte a altas autoridades. Análisis y Clasificación de Información.




Versión: 01


13

1.3.8 Políticas Los delegados departamentales y regionales deben de informar al COE Permanente de los avances o verificación de la información de un incidente, llamando al Centro de Transmisiones de Emergencias –CTE-, o por correo electrónico a [email protected] y [email protected] . La Sub Dirección de Coordinación debe de informar al CTE de la verificación de los enlaces o bien enviarla por correo electrónico a [email protected] y [email protected].

1.3.9 Formatos requeridos La instituciones del Sistema CONRED poseen sus propios formatos para el traslado de información estos dependiendo de la función a la cual pertenezcan según el PNR es el formato que ellos elaboran y trasladan a través de la Sub-Dirección de Coordinación.

Los delegados Departamentales y Regionales deben de utilizar los documentos siguientes:

1) Formulario EDAN: Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades



2) Evaluación preliminar de riesgo

3) Informe de Situación


4) Cuadro de Situación




Versión: 01


13


No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE



















Versión: 01


13























Versión: 01


13





















Versión: 01


13


4 Radio Operadores




















Versión: 01


13


Ingreso de Información

Particular Delegado o Enlace

Información Verificada

Información NO Verificada

FIN




Versión: 01


13

PROCESO SUSTANTIVO


GARANTIZAR LA ACTUALIZACIÓN BASES DE DATOS

Y EL FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO

VERIFICACION, ANALISIS Y ACTUALZIACIÓN DE LA INFORMACION

PROCESOS ADJETIVOS

INFORMACIÓN VERIFICADA

PERSONAL TECNICO

Ingreso de Información en Bases de Datos

Funcionamiento del Equipo del COE Nacional




Versión: 01


13



Garantiza la Actualización de

Bases de Datos y el Funcionamiento del

Equipo

Ingreso de Información en Bases de Datos

MP- JC02 - 01

Funcionamiento del Equipo del COE Nacional

MP- JC02 - 02




Versión: 01


16

2 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

2.1 Ingreso de Información en Bases de Datos

2.1.1 Tiempo de ejecución: El ingreso de la información depende de que información ingresa si se utilizan las Bases BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS el tiempo desde que ingresa a bitácora hasta que se termina de actualizar incidentes y eventos es de una hora.

2.1.2 Objetivo: Ingresar la información clasificada, verificada y analizada que se recibe en los diferentes formatos para documentar un Incidente en las bases de datos BIATCORA, INCIDENTES y EVENTOS de la plataforma del Sistema de Manejo de Información en caso de Emergencia o Desastre –SISMICEDE-.

2.1.3 Alcance Aplica a los Radio Operadores, Técnicos en Clasificación de Información –TCI-, Oficiales de Servicio, Jefe del Centro de Operaciones de Emergencia, Sub Director de Respuesta y Director de Respuesta.






Declaratoria de Estados, por algún evento en específico..

2.1.5 Responsabilidades En la responsabilidad el Jefe del COE Permanente garantiza que toda información que




Versión: 01


17

ingresa por cualquier vía sea incluida en la base de datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS, mismas que son ingresadas por el Oficial de Servicio como responsable, Técnicos en Clasificación de Información en incidentes y eventos y los Radio Operadores en bitácora.

2.1.6 Definiciones Mandos Altos: Personal de Toma de Decisiones de la SECONRE en situaciones RED como el Director de Respuesta y SCI, Sub-Director de Respuesta y Territorial- SCI: Sistema de Comando de Incidentes. Toma de Decisión: La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos.

2.1.7 Interacción con otros Procedimientos Verificación, Análisis y Clasificación de la información.

2.1.8 Políticas Para el ingreso de información debe de estar homogenizado (mayúsculas, minúsculas, puntuaciones, tipo de letra o fuente, etc.) la creación de las BITACORAS, INCIDENTES y EVENTOS.

Ingresar la información en el campo que corresponda o que se establezca en reunión. Utilizar con todos los archivos adjuntos la nomenclatura institucional establecida. Ingresar la información en los tiempos estipulados. De tener una declaratoria de alerta institucional o pública se debe de informar con previa autorización del director de respuesta a todo el personal por la plataforma de mensajes y por correo electrónico.

2.1.9 Formatos requeridos La instituciones del Sistema CONRED poseen sus propios formatos para el traslado de información estos dependiendo de la función a la cual pertenezcan según el PNR es el formato que ellos elaboran y trasladan a través de la Sub-Dirección de Coordinación.




Versión: 01


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Los delegados Departamentales y Regionales deben de utilizar los documentos siguientes:

5) Formulario EDAN: Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades



6) Evaluación preliminar de riesgo

7) Informe de Situación


8) Cuadro de Situación




Versión: 01


17


No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE




















Versión: 01


17























Versión: 01


17





















Versión: 01


17

4 Radio Operadores




















Versión: 01


18




INICIO

FIN

Recepción de Información

Ingreso de la Información en la base de datos de

bitácora

Solicita Información verificada o Pendiente



Coordina y administra el buen manejo de la

Información en la Base de Datos INCIDENTES

Clasifica y ordena la Información que se

recibe en los diferentes formatos para

documentar un Incidente en la base de datos

INCIDENTES

Seguimiento de la información para actualización y

posterior verificación de la

bitácora.




Versión: 01


18

2.2 FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO DEL CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA NACIONAL

2.2.1 Tiempo de ejecución: El tiempo para la ejecución del procedimiento es de una hora en la sala de operaciones y en el centro de transmisiones de emergencias, realizando tres chequeos a la semana.

2.2.2 Objetivo: Mantener el equipo en óptimas condiciones para que el ingreso de información sea eficiente y eficaz en las bases de datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS de la plataforma del Sistema de Manejo de Información en Caso de Emergencia o Desastre –SISMICEDE-.

2.2.3 Alcance Aplica a los Radio Operadores, Técnicos en Clasificación de Información –TCI-, Oficiales de Servicio, Jefe del Centro de Operaciones de Emergencia, Dirección de Logística, Dirección Administrativa y Dirección Financiera.







2.2.5 Responsabilidades El Jefe del COE Permanente supervisa el trabajo de chequeo de la sala de operaciones y del centro de transmisiones de emergencias, la responsabilidad directa que el equipo este




Versión: 01


1

funcionando perfectamente es de el Oficial de Servicio y el chequeo del mismo es de los Técnicos de Clasificación de Información y Radio Operadores, para la sala de prensa la responsabilidad es de la Dirección de Comunicación Social y del salón de toma de decisiones y sesiones es de la Dirección de Logística; de darse algún desperfecto en el equipo la Dirección de Logística es la responsable de repararlo y si este no tiene compostura o implica cambio o gasto por reparación es la Dirección Administrativa y Financiera la responsable de que se repare o remplace el equipo.

2.2.6 Definiciones CTE: Centro de Transmisiones de Emergencias. BITACORA: Es la Base de Datos que maneja la primera información recibida por los Radio Operadores vía telefónica, radial, fax, internet, de situaciones RED. INCIDENTES: Base de datos donde se almacena toda la información de incidentes que requieren alguna acción por parte del sistema de la CONRED Sala de Operaciones: Espacio físico donde convergen las distintas instituciones del sistema CONRED para la atención a las emergencias. SCI: Sistema de Comando de Incidentes.

2.2.7 Interacción con otros Procedimientos Manejo de Información e Ingreso de Información.

2.2.8 Políticas Chequeo de la Sala de Operaciones tres veces por semana. Chequeo del Centro de Transmisiones de emergencia tres veces por semana. Actualización todos los días a las 8:00 horas de los Video Wall. Actualización de los canales del circuito interno a las 8:00 horas.

2.2.9 Formatos Requeridos Formato de Chequeo de la sala de operaciones Formato de Chequeo del CTE




Versión: 01


2

Descripción del procedimiento

No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE





















Versión: 01


3























Versión: 01


4





















Versión: 01


5

4 Radio Operadores

















Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED- Secretaría Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

CENTRO DE TRANSMISIONES DE

EMERGENCIA

Guatemala, 18 de junio de 2014



EMERGENCIA

Codificación: CONRED-DRE-

MPCTE-01 Versión: 01 Vigencia:

1



Elaboró: Radio Operadores

Revisó: Jefe del COE

Visto Bueno: Sub-Director de Respuesta

Autorizó: Director de Respuesta

Control de Revisiones




EMERGENCIA



2

1 INDICE

2 . INDICE ............................................................................................................................... 2 PRESENTACIÓN ............................................................................................................... 5 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................ 6

OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................................... 6 IDENTIFICACION DE PROCESOS ................................................................................... 7 RECEPCION DE LLAMADAS Y REPORTES, CLASIFICACION Y RECEPCION DE INFORMACION .................................................................................................................. 0 INGRESO DE LLAMADAS Y REPORTES VÍA RADIO E INTERNET.............................. 10

I. OBJETO ................................................................................................................. 10 II. ALCANCE ............................................................................................................... 10 III. REFERENCIAS ................................................................................................... 10 IV. RESPONSABILIDADES ...................................................................................... 10 V. DEFINICIONES ................................................................................................... 11 VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS ........................................... 11 VII. POLÍTICAS .......................................................................................................... 11 VIII. FORMATOS REQUERIDOS ............................................................................... 12 IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ............................................................ 12 X. DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................................... 20

CLASIFICACIÓN DE REPORTES Y LLAMADAS; FALSO Y VERDADERO ................... 24 I. OBJETO ................................................................................................................. 24 II. ALCANCE ............................................................................................................... 24 III. REFERENCIAS ................................................................................................... 24 IV. RESPONSABILIDADES ...................................................................................... 24 V. DEFINICIONES ................................................................................................... 25 VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS ........................................... 25 VII. POLÍTICAS .......................................................................................................... 25 VIII. FORMATOS REQUERIDOS ............................................................................... 25 IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ............................................................ 26 X. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................... 6

RECEPCION DE INFORMACION ...................................................................................... 8 I. OBJETO ................................................................................................................... 8



EMERGENCIA



3

II. ALCANCE ................................................................................................................. 8 III. REFERENCIAS ..................................................................................................... 8 IV. RESPONSABILIDADES ........................................................................................ 9 V. DEFINICIONES ..................................................................................................... 9 VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS ............................................. 9 VII. POLÍTICAS .......................................................................................................... 10 VIII. FORMATOS REQUERIDOS ............................................................................... 10 IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ............................................................ 10 X. DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................................... 17

INFORMACION PRELIMINAR, SEGUIMIENTOY VERIFICACION DE INFORMACION ... 0 DETERMINACIÓN DE INFORMACIÓN PRELIMINAR .................................................... 20

I. OBJETO ................................................................................................................. 20 II. ALCANCE ............................................................................................................... 20 III. REFERENCIAS ................................................................................................... 20 IV. RESPONSABILIDADES ...................................................................................... 21 V. DEFINICIONES ................................................................................................... 21 VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS ........................................... 21 VII. POLÍTICAS .......................................................................................................... 22 VIII. FORMATOS REQUERIDOS ............................................................................... 22 IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ............................................................ 22 X. DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................................... 30

SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE EVENTOS ....................................................... 31 I. OBJETO ................................................................................................................. 31 II. ALCANCE ............................................................................................................... 31 III. REFERENCIAS ................................................................................................... 31 IV. RESPONSABILIDADES ...................................................................................... 32 V. DEFINICIONES ................................................................................................... 32 VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS ........................................... 32 VII. POLÍTICAS .......................................................................................................... 33 VIII. FORMATOS REQUERIDOS ............................................................................... 33 IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ............................................................ 33 X. DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................................... 40

INFORMACION A ALTAS AUTORIDADES ..................................................................... 41 I. OBJETO ................................................................................................................. 41 II. ALCANCE ............................................................................................................... 41 III. REFERENCIAS ................................................................................................... 41 IV. RESPONSABILIDADES ...................................................................................... 42



EMERGENCIA



4

V. DEFINICIONES ................................................................................................... 42 VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS ........................................... 42 VII. POLÍTICAS .......................................................................................................... 42 VIII. FORMATOS REQUERIDOS ............................................................................... 43 IX. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ............................................................ 43 X. DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................................... 49

VERIFICACION DE INFORMACION ................................................................................ 50 XI. OBJETO .............................................................................................................. 50 XII. ALCANCE ........................................................................................................... 50 XIII. REFERENCIAS ................................................................................................... 50 XIV. RESPONSABILIDADES .................................................................................. 50 XV. DEFINICIONES ................................................................................................... 51 XVI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS ........................................ 51 XVII. POLÍTICAS ...................................................................................................... 51 XVIII. FORMATOS REQUERIDOS............................................................................ 51 XIX. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ......................................................... 52 XX. DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................................... 58

ANEXOS .......................................................................................................................... 59 EDANES PRELIMINARES ............................................................................................... 61

ASENTAMIENTOS PRECARIOS ................................................................................. 61 AREA RURAL ............................................................................................................... 62 AREA URBANA ............................................................................................................ 63

EDANES COMPLEMENTARIOS ..................................................................................... 64 ASENTAMIENTOS PRECARIOS ................................................................................. 64 AREA RURAL ............................................................................................................... 65 AREA URBANA ............................................................................................................ 66



EMERGENCIA



5

3 PRESENTACIÓN La SE-CONRED, ha establecido un Centro de Transmisiones de Emergencia con la finalidad de darle respuesta a todas solicitudes que ingresan a través de las diferentes vías de comunicación, Radio, Teléfono, Fax, Internet. La primera etapa es identificar qué tipo de llamada se está recibiendo para luego transmitir dicha información a la Base de Datos o solamente transferir la llamada hacia donde corresponde siempre y cuando sea información emergente, el menor tiempo posible.



EMERGENCIA



6

4 OBJETIVO GENERAL Brindar la pronta atención de la información que ingresa a través del PBX, Consolas de Radio y por medios escritos como Fax y reportes realizados en internet, que ingresan a las oficinas de la SE-CONRED, durante una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre (situación RED) o solicitudes varias (siempre y cuando sean emergentes), en un tiempo prudencial, que permita minimizar la pérdida de vidas humanas y daños a bienes e infraestructura.

4.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Que el personal del Centro de Transmisiones de Emergencia tenga el

conocimiento para utilizar de forma correcta los instrumentos de comunicación 2. Lograr que los procedimientos para la atención de la llamada sea pronta y eficaz. 3. Que llegue la información al destinatario correcto en los tiempos estipulados.



EMERGENCIA



7

5 IDENTIFICACION DE PROCESOS PROCESO 1

PROCESO 2



EMERGENCIA



8

6 RECEPCION DE LLAMADAS Y REPORTES, CLASIFICACION Y RECEPCION DE INFORMACION

RECEPCION DE LLAMADAS,

CLASIFICACION Y RECEPCION DE INFORMACION

PROCESO SUSTANTIVO


RADIO OPERADORES

PROCESOS ADJETIVOS

REPORTES EXTERNOS COLABORADOR

SECONRED

Ingreso de llamadas y reportes vía radio e internet

Clasificación de reportes y llamadas; falso y verdadero

Recepción de información



EMERGENCIA



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PROCESO PROCEDIMIENTOS CODIFICACION

Recepción de llamadas y reportes,

clasificación y recepción de

información realizada por radio operadores

Ingreso de llamadas y reportes vía radio e internet CONRED-DRE- MPCTE-01-01

Clasificación de reportes y llamadas; falso y verdadero CONRED-DRE- MPCTE-01-02

Recepción de información CONRED-DRE- MPCTE-01-03



EMERGENCIA



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7 INGRESO DE LLAMADAS Y REPORTES VÍA RADIO E INTERNET

I. OBJETO Recopilar a través de los medios telefónicos y radiales disponibles, la información de situaciones de Riesgo, Emergencia o Desastres (RED).

II. ALCANCE Todas las direcciones y unidades existentes en la estructura organizacional de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), que cuenta con acceso a telefonía y sistema de comunicación radial.

III. REFERENCIAS

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993.

Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según decreto legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y acuerdo gubernativo número 49-2012 “Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”



IV. RESPONSABILIDADES El Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE) es la unidad de asegurar la recepción de información preliminar, la clasificación de la recepción de llamadas y reportes vía radio para su correcta administración. Esta unidad es la responsable de la captura de información relacionada con los incidentes, procedente de las sedes regionales, de las coordinadoras locales, municipales, departamentales y regionales, de las bases de radio



EMERGENCIA



11

Y de la población en general. Así mismo se encarga de la verificación inicial, clasificación e ingresó a la base de datos.

V. DEFINICIONES

AVISO: Información clara y concisa que se le brinda a la población sobre un evento ocurrido o por ocurrir.

CENTRO DE TRANSMISIONES DE EMERGENCIA (CTE): Lugar donde se reciben los reportes y se consolida la información al momento de registrarse alguna emergencia.

CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (COE): Lugar previamente establecido en donde se reúnen las autoridades (municipales, departamentales y/o nacionales) para la dirección y coordinación de todas las actividades durante la respuesta a una emergencia y/o desastre y que cuenta con el conjunto de recursos administrativos adecuados.

EVALUACION DE DAÑOS: Identificación y registro cualitativo y cuantitativo, de la extensión, gravedad y localización de los efectos de un evento adverso.

INCIDENTE: Suceso de causa natural o por actividad humana que requiere acciones para proteger vidas, bienes y ambiente. Todo suceso que afecta a los medios físicos con que cuenta una comunidad y que signifique el aumento del nivel de vulnerabilidad frente a un riesgo.

RESPUESTA: Etapa de la atención que corresponde a la ejecución de las acciones previstas en la etapa de preparación. Corresponde a la reacción inmediata para la atención oportuna hacia la población.

VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Proceso inicial de transferencia informativa a las distintas unidades, módulos y direcciones de la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (SECONRED), para la conexión telefónica o radial según sea necesario.

VII. POLÍTICAS

Aportar la asesoría e información sobre cómo actuar antes, durante y después de cada una de las amenazas existentes para nuestro país, según sea el requerimiento por parte de la población civil o particular solicitante.



EMERGENCIA



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Proporcionar el apoyo tecnológico a la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (SECONRED), para garantizar el flujo de información.

Dar la debida atención bajo las normas morales, éticas y profesionales para la atención de llamadas.

VIII. FORMATOS REQUERIDOS Se utiliza una base de datos llamada BITACORA, la cual pertenece al conjunto de bases del SISMICEDE, en donde se almacena todo el seguimiento de situaciones RED.

IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. LLAMADAS

Dichas llamadas estarán a cargo de los Radio Operadores los cuales trabaja en turnos de 24 horas laborales por 48 horas de descanso y están divididos por 3 turnos de 2 y 3 radio operadores por turno.

o LLAMADAS DE TELÉFONO VÍA PBX Estas llamadas se reciben de los números de teléfono 2324-0800 y demás que están ligados al mismo. En dichos números se reciben cuatro tipos de llamadas:

PERSONALES: Los cuales solicitan que se les transfiera la llamada hacia una extensión según lo solicitado o hacia algún número de celular.

INFORMATIVAS: Proceso informativo que el personal del Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE) realiza a la población en general, solicitud realizada a través de las líneas telefónicas existentes.

EMERGENCIA: Reporte de emergencias que están ocurriendo en cualquier punto de la República de Guatemala, información proporcionada por alguna personal que pertenece a alguna institución del sistema CONRED.

FALSAS: Cuando personas particulares nos dan información y cuando se verifica resulta no ser como lo indicaban y la información no es cierta.

o LLAMADAS DE TELÉFONO A TRAVÉS DE LA LINEA DE EMERGENCIA Estas llamadas se reciben a través del número de emergencia 1566 y 119 se pueden generar varios tipos de llamadas:



EMERGENCIA



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INFORMATIVAS: Proceso informativo que el personal del Centro de

Transmisiones de Emergencia (CTE) realiza a la población en general, solicitud realizada a través de las líneas telefónicas existentes.



o LLAMADAS INTERNAS DEL PERSONAL DE LA SECONRED Estas llamadas se reciben a través del PBX, 1566, 119 o alguna extensión interna, se pueden generar varios tipos de llamadas:

PERSONALES: Los cuales solicitan que se les transfiera la llamada hacia una extensión según lo solicitado o hacia algún número de celular (estas llamadas de 07:00 a 19:00 Horas. se transfieren a recepción y ellos son los responsables de darle seguimiento al proceso).




o LLAMADAS AL FAX DE EMERGENCIAS DE LA SECONRED Estas llamadas se reciben a través del número telefónico 2385-4162, se pueden generar varios tipos de llamadas:

Informativas: Se les indica que no es la vía por la que tienen que comunicarse y se les indican los números a los que se pueden comunicar (1566, 119 y PBX)



EMERGENCIA



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Recepción de Documento: Se escanea y se adjunta a la base de datos BITACORA y se le da seguimiento a donde corresponde el documento.

2. RADIO Es el método utilizado por la SECONRED para recibir reportes o información, la cual se recibe por las vías siguientes:

RECEPCION DE REPORTES A. Personal de la SECONRED con radios portátiles o bases B. Bases de radio instaladas por parte de SECONRED en las comunidades C. Radio Aficionados con frecuencia de SECONRED D. Se mantiene comunicación y monitoreo con los cuerpos de Bomberos

(Municipales y Voluntarios) E. Colaboradores

Toda la información que entra directo por esta vía al Centro de Transmisiones de Emergencias (CTE), se procede a la apertura una nueva bitácora e ingresar la información proporcionada, e indagar con el apoyo de la base de datos toda la información necesaria.

3. CORRESPONDENCIA INTERNA E INTERNET Al momento del ingreso de información o documentos para la SECONRED directo al Centro de Transmisiones de Emergencias, se procede a la apertura una Nueva Bitácora e ingresar la información proporcionada, se escanea el documento y se ingresa a la misma, y se informa a donde corresponde. Procedimiento:

No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE



Coordinar las acciones de respuesta en el COE Nacional cuando



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15

éste se active, a través de las funciones según el Plan Nacional de Emergencia


















Control y registro de salidas de comisión de los vehículos y



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pilotos, por nombramientos de jefes inmediatos superiores. Coordinar apoyo y movilización en atención a emergencia, de

vehículos con sus respectivos conductores. Registro y control de personal que ingresa a laborar en horarios

no hábiles, previa notificación de Recursos Humanos. Supervisar el funcionamiento eléctrico de las instalaciones de las

SE-CONRED en horarios no hábiles. Supervisión de las puertas de acceso a las instalaciones del COE

Nacional, para garantizar las normas de seguridad. Control y administración de llaves de emergencia, de oficinas

administrativas y bodega número 3. Responsable del monitoreo de eventos en las sedes regionales y

departamentales, para traslado de información a las unidades involucradas.













EMERGENCIA



17


Supervisar el ingreso y manejo de información preliminar en el CTE.

Apertura de incidentes y solicitud de información para el ingreso y distribución de la misma en la base de datos Incidentes en conjunto con los Técnicos Clasificadores de Información.


3 Técnicos

Clasificadores de Información











4 Radio Operadores Son las personas encargadas de recibir la información por cualquier vía



EMERGENCIA



18

Funciones:



















EMERGENCIA



19

Procedimiento:

PROCEDIMIENTO: JEFATURA DEL COE JEFATURA DE SERVICIO RADIO OPERADORES

INICIO

Genera instrucción destinada al CTE

Recibe orden por parte de la Jefatura del COE

Recibe instrucción y/o solicitud por parte de la

Jefatura de Servicio.

Cumple con la solicitud realizada por la Jefatura

de Servicio.

Recibe y revisa información generada por

el Centro de Transmisiones de

Envía información emitida por el Centro de

Transmisiones de Emergencia.

Recibe información bajo el proceso solicitado.

FINAL



EMERGENCIA



20

X. DIAGRAMA DE FLUJO LLAMADAS DE TELÉFONO

LLAMADA

Ingreso a la Bitácora

Verificación ¿Confirma?

Solicitud de Información en formatos oficiales por

cualquier medio

¿Evento Concluido?

Informan al Oficial de Servicio y al

Grupo de mandos medios

NO

SI

SI

NO

FIN



EMERGENCIA



21

LLAMADAS DE TELÉFONO VÍA FAX

FAX

Ingreso a la Bitácora y Escaneo

¿Evento Concluid

Envío e Información a las

personas involucradas

SI

NO

FIN



EMERGENCIA



22

REPORTES VIA RADIO

Comunicación vía


Verificación ¿Confirma?

Solicitud de Información en

formatos oficiales

¿Evento Concluid

Informan al Oficial de

Servicio y al

NO

SI

SI

NO

FIN



EMERGENCIA



23

Documento

Ingreso a la Bitácora y Escaneo

¿Evento Concluid

Envío e Información a las

personas involucradas

SI

NO

FIN

ATENCION INTERNET O DOCUMENTOS



EMERGENCIA



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8 CLASIFICACIÓN DE REPORTES Y LLAMADAS; FALSO Y VERDADERO

I. OBJETO Determinar la importancia que tiene la información constituye una importancia para el proceso de atención a la población por las distintitas situaciones o emergencias que atiente la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED). Este está basado el principio de la veracidad de cada reporte y llamada recibida.

II. ALCANCE El alcance de este procedimiento está destinado de tal forma que integra de modo general y amplio, el ámbito de clasificación de cada uno de los reportes y llamadas recibidas para iniciar el proceso de verificación.

III. REFERENCIAS





IV. RESPONSABILIDADES El Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE) es la unidad de asegurar la recepción de información preliminar, la clasificación de la recepción de llamadas y reportes vía radio



EMERGENCIA



25

para su correcta administración. Realiza el proceso correspondiente para una correcta atención a la población y las gestiones para la verificación de información.

V. DEFINICIONES

CLASIFICACION: Es la acción de ordenar o disponer por clases una determinada condición o grupo de objetos específicos.

INTERACCION: Es una acción recíproca entre dos o más objetos, sustancias, personas o agentes.

TRANSFERENCIA LLAMADAS: La transferencia de llamadas es utilizada por para que transfieran sus llamadas a su asistente o determinadas ubicaciones para no saturar los puntos telefónicos existentes.

VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Proceso secundario la cual consiste en el análisis y clasificación de la información y se conecta con el procedimiento de la transferencia informativa a las distintas unidades, módulos y direcciones de la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (SECONRED), para la conexión telefónica o radial según sea necesario.

VII. POLÍTICAS

Realizar una correcta clasificación de las llamadas y reportes recibidos para optimizar el tiempo de atención y los resultados de los protocolos existentes.

Determinar el origen de la información, si es una fuente primaria o secundaria; basándose en la información preliminar que se ha recibido.

Determinar según los requerimientos para obtener información puntual sobre un evento específico, para acortar tiempo de atención y optimizar posible respuesta.

VIII. FORMATOS REQUERIDOS De igual forma que el procedimiento anterior el formato es electrónico, se utiliza una base de datos llamada BITACORA, la cual pertenece al conjunto de bases del SISMICEDE, en donde se almacena todo el seguimiento de situaciones RED.



EMERGENCIA



26

IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. CLASIFICACION

La clasificación de llamadas es la fase fundamental que afronta en Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE) como principal función para la correcta atención de los medios telefónicos y radiofónicos disponibles, siendo la primera herramienta de recepción de información de carácter preliminar

o CLASIFICACION DE LLAMADAS Estas llamadas se reciben de los números de teléfono 2324-0800 y demás que están ligados al mismo. En dichos números se reciben cuatro tipos de llamadas:

PERSONALES: Los cuales solicitan que se les transfiera la llamada hacia una extensión según lo solicitado o hacia algún número de celular.




2. RADIO Es el método utilizado por la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (SECONRED) para recibir reportes o información, la cual se recibe por los nueve canales de radio y sus respectivos puntos de repetición a nivel nacional. La información que se recopila es clasificada de acuerdo a las características del mensaje trasladado. Estos pueden clasificarse de la siguiente manera: o CLASIFICACION

Accidente aéreo Accidente vial Actividad volcánica Boletín Clima Comisión

Daños o Actividad volcánica o Caída de árboles o Colapso estructural o Derrumbe o Deslizamiento



EMERGENCIA



1

o Fuertes vientos o Incendio estructural o Incendio forestal o Inundación o Materiales peligrosos o Otro o Sismo o Tormenta

En frecuencia Incendio Inundación Reporte Riesgo

o Actividad volcánica o Caída de árboles

o Colapso estructural o Derrumbe o Deslizamiento o Fuertes vientos o Incendio estructural o Incendio forestal o Inundación o Materiales peligrosos o Otro o Sismo o Tormenta

Sismo Socio-organizativo Solicitud

La clasificación es una estructura prediseñada por el Sistema de Manejo de Información en Caso de Emergencia o Desastre (SISMICEDE) base de datos utilizada por la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (SECONRED) para la óptima documentación de los incidentes atendidos en el territorio correspondiente a la República de Guatemala. Procedimiento:

No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE




Responsable de la coordinación interinstitucional de toma de decisiones en el COE Nacional, en respuesta a la ocurrencia del



EMERGENCIA



1

evento Responsable del análisis de información disponible sobre los

eventos, para establecer el nivel de alerta que corresponda Responsable de las declaratorias de alertas institucionales Coordinar la disponibilidad de recursos a nivel nacional, para

















Registro y control de personal que ingresa a laborar en horarios



EMERGENCIA



2
















Realizar las coordinaciones necesarias con personal de la dirección Administrativa Financiera para mantener un respaldo económico necesario para primeras coordinaciones o acciones de respuesta ante una situación de Riesgo, Emergencia o



EMERGENCIA



3

Desastre. Supervisar el ingreso y manejo de información preliminar en el

CTE. Apertura de incidentes y solicitud de información para el ingreso y



3 Técnicos












4 Radio Operadores





EMERGENCIA



4


















EMERGENCIA



5

Procedimiento:


INICIO






de Servicio.






FINAL



EMERGENCIA



6

X. DIAGRAMA DE FLUJO LLAMADAS

LLAMADA

Clasificación llamada: Personales,

Informativas, Emergencia o falsas

¿Confirma?

NO

SI

Solicitud de Información en formatos oficiales por cualquier medio

NO

¿Evento Concluido?

SI

FIN



EMERGENCIA



7

REPORTES DE RADIO

REPORTE


¿Evento Concluido?

Determinación de situación de Riesgo,

Emergencia o Desastre.

SI

NO

FIN



EMERGENCIA



8

9 RECEPCION DE INFORMACION

I. OBJETO Recopilación de la información a través de los procesos de recepción establecidos por las herramientas existentes, tales como son las líneas telefónicas y los medios radiales. Esta información es el inicio de un proceso interactivo de validación de datos, donde convergen y se ven involucradas todas las direcciones e instancias de la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (SECONRED), y todas las instituciones que conforman el Sistema CONRED.

II. ALCANCE El alcance no tiene una delimitación marcada, ya que está destinada a toda la población de modo general, proceso a través del cual se han determinado los mecanismos de coordinación que incluye su estructura orgánica, así como las disposiciones necesarias para el eficaz cumplimiento de las funciones y atribuciones para una correcta atención a la población.

III. REFERENCIAS







EMERGENCIA



9

IV. RESPONSABILIDADES El Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE) es la unidad de asegurar la recepción de información preliminar, la clasificación de la recepción de llamadas y reportes vía radio para su correcta administración. Es la responsable de realizar el proceso progresivo y paulatino de un proceso de verificación de reportes y datos de tal modo que estos puedan darse concretamente según las necesidades que requieran las personas o las comunidades afectadas o damnificadas.

V. DEFINICIONES

AMENAZA: Peligro latente que representa la probable manifestación de un fenómeno físico de origen natural, socio-natural o antropogénico, que puede producir efectos riesgo físico externo a un elemento o grupo de elementos sociales expuestos, que se expresa como la probabilidad de que un fenómeno se presente con una cierta intensidad, en un sitio específico y dentro de un período de tiempo definido.


DAMNIFICADO: Dícese de la persona directamente afectada por un fenómeno o circunstancia, cuyos efectos producen daño.

EDAN: Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades, es la herramienta institucional determinada para registrar cuantitativamente los daños que existen en determinadas condiciones físicas y sociales.

PDF (sigla del inglés portable documento formato, formato de documento portátil) es un formato de almacenamiento de documentos digitales independiente de plataformas de software o hardware. Este formato es de tipo compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto).

VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS El ingreso de la información tiene una interacción marcada y especifica con las unidades y personas específicas, según sea el requerimiento que se está realizando; estos vínculos se están destinados al proceso de verificación el cual se involucran procesos del Centro de Operaciones de Emergencia (COE), Delegaciones Departamentales de CONRED e instituciones que conforman el sistema CONRED a nivel nacional, bajo un proceso estándar que es integrado a la medida de las necesidades informativas.



EMERGENCIA



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VII. POLÍTICAS

El ingreso de la información tienen parámetros específicos, como la fuente a utilizar, el tamaño de letra y los patrones determinados por el Lotus Notes.

Todo documento o fotografía debe ser almacenado en formato PDF. La información debe ser ingresada en tiempo real, y no debe tener algún

inconveniente durante el proceso de almacenaje. El proceso de recopilación de información debe ser concreto y amplio,

extrayendo la mayor cantidad de detalles proporcionada por el reportante, ya sea mediante una llamada telefónica o una comunicación vía radio.

VIII. FORMATOS REQUERIDOS

INFORMACION PRELIMINARASENTAMIENTOS PRECARIOS Formato DRE 1 2014

INFORMACION PRELIMINAR AREA RURAL Formato DRE 2 2014

INFORMACION PRELIMINAR AREA URBANA Formato DRE 3 2014

IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. RECEPCION DE INFORMACION

El proceso de recepción de información es íntegramente abierto a toda las fuentes existentes, donde se identifican las situaciones contractuales a nivel nacional, determinando los datos generales de las amenazas, riesgos y situaciones de emergencia. Al reportante se le proporciona la ayuda específica sobre los inconvenientes que presenta o afectan a determinada comunidad o agrupación de personas. La clasificación y estandarización de procesos para recopilación de información son claras y precisas, según los procedimientos establecidos por la Jefatura del Centro de Operaciones de Emergencia y la Jefatura de Servicio, logrando una atención precisa que busca una característica óptima para beneficio de la sociedad civil.



EMERGENCIA



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o CLASIFICACION DE INFORMACION Durante el proceso de análisis y recopilación de la primera información de las distintas fuentes, se realiza un análisis específico para lograr establecer según los campos existentes en la base de datos (Lotus Notes) la forma de cómo reflejar esta información en la misma, los rubros existentes se han detallado de la siguiente manera:

Accidente aéreo Accidente vial Actividad volcánica Boletín Clima Comisión Daños En frecuencia Incendio Inundación Reporte Riesgo Sismo Socio-organizativo Solicitud

Cada uno de estos parámetros la clasificación de eventos provee las herramientas necesarias para lograr un manejo correcto de la información, de tal manera que esta pueda ser actualizada periódicamente, según las características y condiciones que estos eventos presentan.

Procedimiento:

No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE Persona a cargo del manejo de toda la información del COE Permanente en situaciones RED y de la Unidad del COE en la Activación del PIR. Funciones



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12


















Verificar el buen funcionamiento del equipo de cómputo para el procesamiento diario de información, debiendo de reportar de



EMERGENCIA



13

inmediato cualquier funcionamiento. Control y registro de salidas de comisiones al interior, por

nombramiento de las autoridades CONRED. Control y registro de salidas de comisión de los vehículos y

pilotos, por nombramientos de jefes inmediatos superiores. Coordinar apoyo y movilización en atención a emergencia, de

vehículos con sus respectivos conductores. Registro y control de personal que ingresa a laborar en horarios














Realizar las acciones de primera respuesta ante una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre, informando constantemente al Director de Respuesta, Director del Sistema de Comando de Incidentes y al Subdirector de respuesta en su orden, estas acciones de primera respuesta pueden ser discrecionales como condicionadas por instrucciones emanadas de los superiores



EMERGENCIA



14

antes descritos. Realizar las coordinaciones pertinentes con personal de la

dirección de Logística para el suministro de recursos en primera respuesta a las emergencias.





3 Técnicos













EMERGENCIA



15


4 Radio Operadores




















EMERGENCIA



16

Procedimiento:


INICIO






de Servicio.






FINAL



EMERGENCIA



17

X. DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCION DE INFORMACION

SI

RECEPCION INFORMACION

Clasificación

Consideraciones viables para el correcto manejo de la información.

¿Seguimiento?

Coordinación con personal de SECONRED y/o instituciones del Sistema.

¿Evento Concluido?

Determinación de parámetros y detalles de la

información para ingreso a Bitácora

NO

SI

NO

FIN



EMERGENCIA



18

10 INFORMACION PRELIMINAR, SEGUIMIENTOY VERIFICACION DE INFORMACION

INFORMACION PRELIMINAR, SEGUIMIENTO

Y VERIFICACION DE INFORMACION

PROCESO SUSTANTIVO


RADIO OPERADORES

PROCESOS ADJETIVOS

PROCESO RECEPCION DE LLAMADAS Y REPORTES

INFORMACION EMITIDA POR EL SISTEMA CONRED

DETERMINACION DE INFORMACION PRELIMINAR

SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DE EVENTOS

VERIFICACION DE LA INFORMACION

INFORMACION A MANDOS MEDIOS



EMERGENCIA



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PROCESO PROCEDIMIENTOS CODIFICACION

Información preliminar,

seguimiento y verificación de

información

Determinación de información preliminar

CONRED-DRE- MPCTE-02-01

Seguimiento y actualización de eventos

CONRED-DRE- MPCTE-02-02

Información a mandos medios CONRED-DRE- MPCTE-02-03

Verificación de información CONRED-DRE- MPCTE-02-04



EMERGENCIA



20

11 DETERMINACIÓN DE INFORMACIÓN PRELIMINAR

I. OBJETO Iniciar un proceso de manejo y seguimiento de la información preliminar recibida y recopilada en el proceso de recepción de llamadas y reportes, clasificación y recepción de información; el cual tiene el objetivo de separar la información de carácter informativa y la que se incluye en situaciones de Riesgo, Emergencia y/o Desastres (RED).

II. ALCANCE Este aspecto está considerado que sea progresivo según requiera la vinculación del personal, instituciones y sociedad civil si fuese necesario, para lograr alcanzar los objetivos para la atención de una situación determinada, estas condiciones varían según el tipo de evento que se esté atendiendo.

III. REFERENCIAS



Plan Nacional de Respuesta -PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED),, creado en Junio 2002 y actualizado en Abril 2010.


Manual de Procedimientos del Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE), Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Julio 2011.



EMERGENCIA



21

IV. RESPONSABILIDADES El Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE) es la unidad destinada a realizar el análisis de la información recabada, siendo el primer filtro del proceso de verificación de información, este a su vez desencadena una seria de actividades las cuales coadyuvar a alcanzar el objetivo de este procedimiento el cual se determina como la correcta atención de un evento, incluyéndose los parámetros que se realizan desde el surgimiento de la información.

V. DEFINICIONES



CTE: Centro de Transmisiones de Emergencia DAMNIFICADO: Dícese de la persona directamente afectada por un fenómeno

o circunstancia, cuyos efectos producen daño. EDAN: Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades, es la herramienta

institucional determinada para registrar cuantitativamente los daños que existen en determinadas condiciones físicas y sociales.


PLANES DE RESPUESTA: Componente del Plan de Emergencia que contiene los procedimientos para la pronta respuesta en caso de riesgo, emergencia y desastre.

VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS El manejo de la información preliminar integra la vinculación de procesos de verificación en los cuales se vinculan directamente las sedes departamentales, regionales, instituciones, sociedad civil y sistema CONRED para integrarse en las acciones



EMERGENCIA



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necesarias para la atención de una situación de Riesgo, Emergencia y/o Desastres (RED). Integra así mismo, un manejo estructurado de informes e información certificada, la cual es procesada por los Técnicos Clasificadores de Información (TCI) y la Jefatura de Servicio (JS).

VII. POLÍTICAS


Todo documento o fotografía debe ser almacenado en formato PDF. El proceso de confirmación de información debe enmarcarse en los formatos

requeridos por la Dirección de Respuesta. El proceso de recopilación de información debe ser concreto y amplio,



INFORMACION PRELIMINAR ASENTAMIENTOS PRECARIOS Formato DRE 1 2014



IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. INFORMACION PRELIMINAR



EMERGENCIA



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El proceso de recepción de información es íntegramente establecida a toda las fuentes existentes y actualizadas por las unidades correspondientes, estableciendo un proceso de alimentación informativa, donde se identifican las situaciones contractuales a nivel nacional, determinando los datos generales de las amenazas, riesgos y situaciones de emergencia. Al reportante se le proporciona la ayuda específica sobre los inconvenientes que presenta o afectan a determinada comunidad o agrupación de personas. La clasificación y estandarización de procesos para recopilación de información son claras y precisas, según los procedimientos establecidos por la Jefatura del Centro de Operaciones de Emergencia y la Jefatura de Servicio, logrando una atención precisa que busca una característica óptima para beneficio de la sociedad civil.

o CLASIFICACION DE INFORMACION Durante el proceso de análisis y recopilación de la primera información de las distintas fuentes, se realiza un análisis específico para lograr establecer según los campos existentes en la base de datos (Lotus Notes) la forma de cómo reflejar esta información en la misma, los rubros para los eventos de daños y situaciones de riesgo existentes se han detallado de la siguiente manera:

o Actividad volcánica o caída de árboles o Colapso estructural o Derrumbe o Deslizamiento o Fuertes vientos o Incendio estructural o Incendio forestal o Inundación o Materiales peligrosos o Otro o Sismo o Tormenta

Procedimiento:

No. UNIDAD ACTIVIDAD



EMERGENCIA



24


1 Jefatura del COE

















Presentar programación mensual sobre las acciones específicas



EMERGENCIA



25

del Oficial de Servicio para autorización del jefe inmediato superior.





















EMERGENCIA



26







3 Técnicos








Estar en constante coordinación con el Oficial de Servicio para el



EMERGENCIA



27

mejor manejo de procedimientos y clasificación de la información Rendir informe de las diferentes acciones y actividades

ejecutadas en cada mes servido en la fecha que le sea requerido Rendir informe final de las diferentes acciones y actividades

ejecutadas así como logros alcanzados durante el período de contratación en la fecha que le sea requerido


4 Radio Operadores


















EMERGENCIA



28





EMERGENCIA



29

Procedimiento:


INICIO






de Servicio.






FINAL



EMERGENCIA



30

X. DIAGRAMA DE FLUJO 1. INFORMACION PRELIMINAR

Recepción Informació

n

Clasificación

Análisis situaciones Riesgo, Emergencia o Desastre.

Daños O Riesgo

Seguimiento correspondiente y actualización de evento.

Información preliminar e ingreso a bitácora.

NO

SI

FIN

¿Evento Concluido

SI

NO



EMERGENCIA



31

12 SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE EVENTOS

I. OBJETO Continuar el proceso de verificación de información de situaciones de Riesgo, Emergencia o Desastres (RED) para garantizar el flujo informativo del Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE) hacia el Centro de Operaciones Permanente (COE Permanente) que integran en sus funciones la Jefatura de Servicio (JS) y los Técnicos Clasificadores de Información (TCI).

II. ALCANCE Destinado y desarrollado con el primer ámbito de trabajo documental y de campo, referido a las acciones realizadas por las distintas delegaciones departamentales y regionales para la atención del distinto evento que amenazan sus respectivas ubicaciones.

III. REFERENCIAS








EMERGENCIA



32

IV. RESPONSABILIDADES El Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE) es la unidad que debe garantizar con el desarrollo de su trabajo efectivo, un proceso sencillo de verificación y seguimiento de información a todo nivel, determinando que esta unidad será la encargada del flujo correcto de información recabada.

V. DEFINICIONES



COE PERMANENTE: Centro de Operaciones Permanente CTE: Centro de Transmisiones de Emergencia DAMNIFICADO: Dícese de la persona directamente afectada por un fenómeno

o circunstancia, cuyos efectos producen daño. EDAN: Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades, es la herramienta

institucional determinada para registrar cuantitativamente los daños que existen en determinadas condiciones físicas y sociales.


PLANES DE RESPUESTA: Componente del Plan de Emergencia que contiene los procedimientos para la pronta respuesta en caso de riesgo, emergencia y desastre.

VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS El manejo de la información preliminar integra la vinculación de procesos de verificación en los cuales se vinculan directamente las sedes departamentales, regionales, instituciones, sociedad civil y sistema CONRED para integrarse en las acciones necesarias para la atención de una situación de Riesgo, Emergencia y/o Desastres



EMERGENCIA



33

(RED). Integra así mismo, un manejo estructurado de informes e información certificada, la cual es procesada por los Técnicos Clasificadores de Información (TCI) y la Jefatura de Servicio (JS).

VII. POLÍTICAS


Todo documento o fotografía debe ser almacenado en formato PDF. El proceso de confirmación de información debe enmarcarse en los formatos

requeridos por la Dirección de Respuesta. El proceso de recopilación de información debe ser concreto y amplio,



INFORMACION PRELIMINAR ASENTAMIENTOS PRECARIOS Formato DRE 1 2014



IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DE EVENTOS



EMERGENCIA



34

El proceso de actualización de información está establecido bajo las consideraciones y procedimientos realizados previa autorización por la dirección de respuesta, mismos que tratan de obtener un desarrollo metodológico para el óptimo manejo de la información su respectiva actualización en la base de datos.

o SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION Durante el proceso de seguimiento y actualización encontramos las consideraciones necesarias para lograr esta actividad, misma que se realiza según las condiciones que existen y la gravedad del incidente que se esté atendiendo.

o Actividad volcánica o caída de árboles o Colapso estructural o Derrumbe o Deslizamiento o Fuertes vientos o Incendio estructural o Incendio forestal o Inundación o Materiales peligrosos o Otro o Sismo o Tormenta

Procedimiento:

No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE





EMERGENCIA



35





















EMERGENCIA



36

















Realizar las coordinaciones pertinentes con personal de la dirección de Logística para el suministro de recursos en primera



EMERGENCIA



37

respuesta a las emergencias. Realizar las coordinaciones necesarias con personal de la

dirección Administrativa Financiera para mantener un respaldo económico necesario para primeras coordinaciones o acciones de respuesta ante una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre.




3 Técnicos














EMERGENCIA



38

4 Radio Operadores




















EMERGENCIA



39

Procedimiento:


INICIO






de Servicio.






FINAL



EMERGENCIA



40

X. DIAGRAMA DE FLUJO 1. INFORMACION PRELIMINAR

SI SI

NO


Clasificación

Análisis situaciones Riesgo, Emergencia o Desastre.

DAÑOS O RIESGO

Seguimiento correspondiente y actualización de evento.

¿Evento Concluido?

Información preliminar e

ingreso a bitácora. NO FIN



EMERGENCIA



41

13 INFORMACION A MANDOS MEDIOS

I. OBJETO Realizar la socialización de la información recibida y procesada hasta obtener una confirmación de una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre para indicar a los jefes inmediatos superiores cuales son las condiciones segunde terminado evento y estos puedan realizar la toma de decisiones correspondiente para la posterior respuesta.

II. ALCANCE Delimitado a los niveles superiores (Grado uno) de la estructura organizacional de la unidad del Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE), en función a su desempeño e importancia en la toma de decisiones.

III. REFERENCIAS








EMERGENCIA



42

IV. RESPONSABILIDADES El Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE) es la unidad que debe garantizar el flujo constante y efectivo de la información hacia los niveles superiores para su aplicación y seguimiento pertinente y progresivo.

V. DEFINICIONES


COE PERMANENTE: Centro de Operaciones de Emergencia Permanente. CTE: Centro de Transmisiones de Emergencia INCIDENTE: Suceso de causa natural o por actividad humana que requiere

acciones para proteger vidas, bienes y ambiente. Todo suceso que afecta a los medios físicos con que cuenta una comunidad y que signifique el aumento del nivel de vulnerabilidad frente a un riesgo.

MANDOS MEDIOS: Jefe COE Permanente, Oficial de Servicio, Jefe de Respuesta y Oficial de Monitoreo

VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Esta interacción está destinada a la Jefatura de Servicio (JS) personal que se encuentra a cargo del desempeño y supervisión del cumplimiento de funciones para el personal de Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE), al Jefe del Centro de Operaciones de Emergencia Permanente (COE Permanente), Oficial de Monitoreo y al Jefe de la Unidad de Respuesta, con el fin de mantener un proceso de comunicación confiable y seguro totalmente.

VII. POLÍTICAS

Mensajes claros y concisos de la información a trasladar. Realizar los reportes en tiempos y formas estipuladas por los procedimientos

indicados. Utilizar los medios disponibles para realizar el reporte de incidentes o nuevo

eventos atendidos.



EMERGENCIA



43


IX. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 1. REPOTE A SUPERIORES

Este procedimiento se completa luego de la recepción de información, con un proceso de indagación y procesamiento de información para determinar si aún es necesario coordinar alguna situación adicional para la atención de las personas, comunidades, localidades, municipios o el lugar afectado. Procedimiento:

No.UNIDAD

ADMINISTRATIVA/PUESTO

ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE











EMERGENCIA



44






















EMERGENCIA



45















3 Técnicos Clasificadores de

Son las personas encargadas de Revisar, Clasificar, Analizar e Ingresar la Información de los Incidentes en la Base de Datos INCIDENTES y



EMERGENCIA



46

Información EVENTOS. Funciones










4 Radio Operadores







electrónicos, de oficina y materiales, puestos a su disposición en



EMERGENCIA



47

el C.T.E. Dar cumplimiento a todo nivel de las normas y/o disposiciones













EMERGENCIA



48

Procedimiento:


INICIO






de Servicio.






FINAL



EMERGENCIA



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X. DIAGRAMA DE FLUJO REPORTE INCIDENTES

INCIDENTE


¿Reporte?

Informe a superiores y autoridades

SI

NO

FIN



EMERGENCIA



50

14 VERIFICACION DE INFORMACION

XI. OBJETO Alcanzar un proceso exitoso de verificación de información, para lograr asistir correctamente a las personas y/o comunidades afectadas, minimizando las consecuencias generadas por una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre.

XII. ALCANCE Delimitado a todos los niveles de la estructura organizacional de la unidad del Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE), en función a su desempeño e importancia en la toma de decisiones.

XIII. REFERENCIAS






XIV. RESPONSABILIDADES El Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE) es la unidad que debe garantizar el flujo constante y efectivo de la información hacia los niveles superiores para su aplicación



EMERGENCIA



51

y seguimiento pertinente y progresivo. Así como el proceso de verificación concreta para lograr establecer un concreto proceso de verificación de datos.

XV. DEFINICIONES


COE PERMANENTE: Centro de Operaciones de Emergencias Permanente CTE: Centro de Transmisiones de Emergencia. ENLACE DEL SISTEMA CONRED: Persona representante de alguna

institución que forme parte del sistema CONRED según Decreto Ley 109-96. INCIDENTE: Suceso de causa natural o por actividad humana que requiere

acciones para proteger vidas, bienes y ambiente. Todo suceso que afecta a los medios físicos con que cuenta una comunidad y que signifique el aumento del nivel de vulnerabilidad frente a un riesgo.

XVI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Esta interacción está destinada a la Jefatura de Servicio (JS) personal que se encuentra a cargo del desempeño y supervisión del cumplimiento de funciones para el personal de Centro de Transmisiones de Emergencia (CTE), al Jefe del Centro de Operaciones de Emergencia Nacional (COE Nacional) y al Jefe de la Unidad de Respuesta, con el fin de mantener un proceso de comunicación confiable y seguro totalmente.

XVII. POLÍTICAS

Verificación constante y seguimiento paulatino hasta determinar las condiciones prevalecientes.

Realizar los reportes en tiempos y formas estipuladas por los procedimientos indicados.

Utilizar los medios disponibles para realizar el reporte de incidentes o nuevo eventos atendidos.

Detallar según formatos especificados las actualizaciones correspondientes.

XVIII. FORMATOS REQUERIDOS Se utiliza una base de datos llamada BITACORA, la cual pertenece al conjunto de bases del SISMICEDE, en donde se almacena todo el seguimiento de situaciones RED.



EMERGENCIA



52

INFORMACION COMPLEMENTARIAASENTAMIENTOS PRECARIOS Formato DRE 1 2014

INFORMACION COMPLEMENTARIA AREA RURAL

Formato DRE 2 2014

INFORMACION COMPLEMENTARIAAREA URBANA Formato DRE 3 2014

XIX. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 1. VERIFICACION INFORMACION

Este procedimiento se completa luego de la recepción de información y el seguimiento realizado con las delegaciones departamentales de la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED) o bien con algún enlace del Sistema CONRED. Procedimiento:

No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE




Responsable de la coordinación interinstitucional de toma de decisiones en el COE Nacional, en respuesta a la ocurrencia del



EMERGENCIA



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evento Responsable del análisis de información disponible sobre los

eventos, para establecer el nivel de alerta que corresponda Responsable de las declaratorias de alertas institucionales Coordinar la disponibilidad de recursos a nivel nacional, para










Garantiza, coordina y administra el buen manejo e ingreso de la Información en la Base de Datos BIATACORA, INCIDENTES y EVENTOS. Funciones









EMERGENCIA



54
















Realizar las coordinaciones necesarias con personal de la dirección Administrativa Financiera para mantener un respaldo económico necesario para primeras coordinaciones o acciones



EMERGENCIA



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de respuesta ante una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre.




3 Técnicos












4 Radio Operadores Son las personas encargadas de recibir la información por cualquier vía Funciones:

Atención de la planta telefónica (PBX 23240800 y 1566); incluye



EMERGENCIA



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realizar enlaces telefónicos. Recepción de la información preliminar relacionada con el evento,

vía radio, teléfono, correo electrónico y medios de comunicación Clasificación de información preliminar e ingreso de dicha

información a la base de datos BITACORA. Iniciar el proceso de indagación e investigación, con Delegados

Departamentales o alguna institución del sistema. Mantener el flujo de información hacia el COE. Dar seguimiento inicial al evento. Uso y aprovechamiento máximo de los recursos técnicos y














EMERGENCIA



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Procedimiento:


INICIO






de Servicio.






FINAL



EMERGENCIA



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XX. DIAGRAMA DE FLUJO VERIFICACION INFORMACION

SI


Clasificación

Consideraciones viables para el correcto manejo de la información.

¿Seguimiento?

VERIFICACION

¿Evento Concluido?

Determinación de parámetros y detalles de la

información para ingreso a Bitácora

NO

SI

NO

FIN



EMERGENCIA



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15 ANEXOS



EMERGENCIA



60



EMERGENCIA



61

16 EDANES PRELIMINARES

16.1 ASENTAMIENTOS PRECARIOS



EMERGENCIA



62

16.2 AREA RURAL



EMERGENCIA



63

16.3 AREA URBANA



EMERGENCIA



64

17 EDANES COMPLEMENTARIOS

17.1 ASENTAMIENTOS PRECARIOS



EMERGENCIA



65

17.2 AREA RURAL



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66

17.3 AREA URBANA

www.conred.gob.gt

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DELA DIRECCIÓN DE

SISTEMA DE COMANDO DE INCIDENTES

–DSCI-

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE SISTEMA DE COMANDO DE INCIDENTES DSCI

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE SISTEMA DE COMANDO DE INCIDENTES

DSCI

CODIFICACIÓN: CONRED-DSCI-01 Versión: 01 Vigencia: 2014 Página 1 de 78

1



Lic. Hugo Leonel Rodríguez Trujillo

Elaboró: Subdirector de Sistema de Comando de Incidentes(Apoyo de todo el personal de la DSCI)

Lic. Sergio Roberto García Cabañas Revisó:

Director de Sistema de Comando de Incidentes

Ing. Carlos Alejandro José Maldonado LutomirskyVisto Bueno:

Secretario Ejecutivo CONRED

Autorizó: Consejo Nacional para la Reducción de Desastres

Control de revisiones


01 Julio 2014 Documento de nueva creación:Versión realizada por la Dirección de Sistema de Comando de Incidentes y dictaminada por la Secretaría Ejecutiva de CONRED



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2

ÍNDICEPresentación 5Objetivos del Manual de Procedimientos 6 Objetivo General 6Objetivos Específicos 6Alcance 6Referencias 7Responsabilidades 7Definiciones 8Interacción con otros Procedimientos 14 Políticas 14Formatos Requeridos 15Descripción de los Procedimientos 16 Capacitación del personal de la Dirección SCI 16 Diagrama de Flujo 18Diseños de Cursos 19Diagrama de Flujo 21Planificación de Cursos 22Diagrama de Flujo 23Preparación de Cursos 24Diagrama de Flujo 26Manejo de Inventarios 27Diagrama de Flujo 28Administración de Bases de Datos 29 Diagrama de Flujo 30Solicitud de insumos para oficina 31 Diagrama de Flujo 32Fortalecimiento de las capacidades técnicas de los integrantes del Equipo de Respuesta Inmediata 33

Diagrama de Flujo 35Mantenimiento de Herramientas, Equipos y Accesorios (HEA´s) del Cuarto de Reacción Inmediata (CRI) del Equipo de Respuesta Inmediata ERI 36



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3

Diagrama de Flujo 38Mantenimiento preventivo de las Unidades de Mando Avanzado UMA´s asignadas a la Sección Equipo de Respuesta Inmediata 39

Diagrama de Flujo 41Administración de la base de datos del personal de la Sección Equipo de Respuesta Inmediata ERI 42

Diagrama de Flujo 43Solicitud de Insumos, Raciones Frías, Agua Pura, Kit de Higiene, Kit de Limpieza y Útiles de Oficina 44

Diagrama de Flujo 45Liquidaciones de Cupones canjeables por combustible, asignado al Equipo de Respuesta Inmediata 46

Diagrama de Flujo 47Activación del personal del Equipo de Respuesta Inmediata (cadena de mando, sistema de comunicación, procedimiento de ingreso, uso de uniforme) 48

Diagrama de Flujo 50Movilización del Equipo de Respuesta Inmediata al Área de Impacto (Terrestre, Aérea) 51 Diagrama de Flujo 52Operaciones en Campo del Equipo de Respuesta Inmediata 53 Diagrama de Flujo 56Desactivación del Equipo de Respuesta Inmediata 57 Diagrama de Flujo 58Desmovilización del Equipo de Respuesta Inmediata 59 Diagrama de Flujo 61Reunión Posterior al Incidente del Equipo de Respuesta Inmediata 62 Diagrama de Flujo 63Fase de Preparación del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA 64 Diagrama de Flujo 66Fase de Activación del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA 67 Diagrama de Flujo 68Fase de Movilización del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA 69 Diagrama de Flujo 70



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4

Fase de Operaciones del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA 71 Diagrama de Flujo 72Fase de Desactivación del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA 73 Diagrama de Flujo 74Fase de Desmovilización del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA 75 Diagrama de Flujo 76Reunión Posterior al Incidente del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA 77

Diagrama de Flujo 78



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5

PRESENTACIÓN

Considerando que de acuerdo a la ley de CONRED; la Secretaría Ejecutiva es un órgano de ejecución de las decisiones del Consejo Nacional y de la Junta Ejecutiva; y que además tiene a su cargo la dirección y administración general de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, sin perjuicio de las competencias y atribuciones que corresponden al Consejo Nacional y a su Coordinador.

Es importante mencionar que dicha secretaría, debe contar con personal profesional, técnico, administrativo, operativo y de servicio que sea necesario para el desarrollo de todas las finalidades y funciones que conforme a la ley y su reglamento le corresponden a CONRED; de tal manera que el tema de la organización del personal, no deja de ser un factor muy importe para el cumplimiento eficiente de dichas atribuciones institucionales; es por ello que de acuerdo a la organización institucional, se debe mantener un proceso estricto del cumplimiento de actividades por unidad o aéreas de trabajo; con el único propósito de evaluar el avance y hacer las modificaciones correspondientes en cada proceso.

En el caso puntual de la Dirección de Sistema de Comando de Incidentes SCI; siendo esta una dirección encargada de institucionalizar protocolos operativos en campo entre las instituciones de primera respuesta ante incidentes, emergencias o desastres; y de fortalecer las capacidades técnicas del personal de campo; es vital mantener una línea de organización e implementación de procesos de mediano y largo plazo, que tengan el propósito de fortalecer dichas capacidades interinstitucionales; bajo este marco de acción, cobra vital importancia la estructuración de procedimiento específicos.

Es importante destacar que el presente manual contiene la descripción de varios procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo; elaborados por el personal técnico.



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OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

GENERALDescribe una serie de procedimientos administrativos y operativos; que servirán para el cumplimiento de atribuciones o actividades de la Dirección de Sistema de Comando de Incidentes SCI; dichos procedimientos facilitan la labor de los servidores públicos y colaboradores que prestan sus servicios en la dirección.

ESPECIFICOS

1. Definir los procedimientos administrativos y operativos; para el funcionamiento óptimo de los servidores públicos y colaboradores, que integran el Equipo de Respuesta Inmediata de la Secretaría Ejecutiva de CONRED.

2. Determinar los procedimientos administrativos y operativos; de actividades de planificación, ejecución y evaluación de procesos de capacitación.

3. Establecer procedimientos para la realización de actividades de respuesta a eventos naturales o generados por el ser humano, en el ámbito nacional e internacional; de acuerdo a la preparación de cada servidor público o colaborador que integra la dirección y que es parte del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano USAR-GUA.

ALCANCEEste documento aplica para todo el personal que integra la Dirección de Sistema de Comando; de acuerdo a las actividades asignadas para cada servidor público o colaborador.



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REFERENCIA

Ley y Reglamento de CONRED Manual de Sistema de Comando de Incidentes Manual de Activación y Desactivación del Equipo de Respuesta Inmediata Manual de Protocolos del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano

RESPONSABILIDADES

Dirección de Sistema de Comando de Incidentes En términos generales, la dirección vela por el control, administración y organización, planteamientos, seguimiento y evaluación de todos los procesos y procedimientos establecidos en la planificación, ejecución y evaluación de atribuciones y actividades de la dirección.

Sub-Dirección Sistema de Comando de IncidentesEstablece los lineamientos específicos de asignación, monitoreo, seguimiento y evaluación de procesos y procedimientos establecidos en la planificación y ejecución de atribuciones y actividades de la dirección; las cuales tienen el enfoque general de fortalecimiento de capacidades técnicas y la respuesta en campo.

Sección de Equipos de Respuesta Inmediata Se encarga del control estadístico de avance de procesos de fortalecimiento de capacidades técnicas de los integrantes del equipo de respuesta inmediata; además de la coordinación de cantidad y tipo de equipos, herramientas, accesorios y materiales a utilizar en cada proceso.



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Dirección de LogísticaInterviene en el procedimientos preventivos y correctivo de las unidades de mando avanzado, asignados al equipo de respuesta inmediata como parte del recurso utilizado para la atención de emergencias o desastres en el territorio nacional y a nivel internacional; además de abastecernos de insumos como raciones, agua para consumo humano, kit de higiene, kit de higiene personal, entre otros; y del control de los equipos, herramientas y accesorios asignados para la atención de emergencias o desastres en el territorio nacional e internacional.

Unidad de Activos Fijos Interviene en el procedimiento de actualización de inventario de activos fijos y bienes fungibles asignados al personal que integra la dirección de SCI; además con los encargados de la actualización de tarjetas de responsabilidad en formatos autorizados por Contraloría General de Cuentas, de las cuales deben de proporcionar copia física y en digital a cada integrante de la dirección.

DEFINICIONES

Activos Fijos: Es aquel activo que no está destinado para ser comercializado, sino para ser utilizado por la institución. Un bien que la institución ha construido o adquirido con el objetivo de conservarlo para utilizarlo, explotarlo, para ponerlo al servicio de la los servidores públicos o colaboradores, se considera fijo. Por lo general, el activo fijo es aquel que hace parte de la propiedad, planta y equipo, como son los automóviles, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, etc.

Ayudas visuales: Son todas aquellas diapositivas, presentaciones, videos o imágenes que se presentan durante un curso a los participantes para lograr una mayor comprensión del tema tratado.



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Base de datos de cursos: Archivo virtual, donde se registran los participantes, junto a sus notas y curso respectivo, la cual se mantiene activo y actualizado.

Certificar: Hacer constar por escrito una realidad de hecho por quien tenga fe pública o atribución para ello.

Consolidado de liquidación de cupones canjeables por combustible: Registro en hoja de cálculo de los cupones canjeables por combustible ordenados por numeración, indicando monto del cupón, a quien se le asignaron y placa del vehículo institucional que se utilizo.

Cooperación: Consiste en el trabajo en común llevado a cabo por parte de un grupo de personas o entidades mayores hacia un objetivo compartido. No compite sino que suma esfuerzos hacia el objetivo.

Cooperante: Persona que, en virtud de acuerdos internacionales, es enviada a un país en el que sea necesaria su ayuda profesional.

Cotización: Formulario enviado por los proveedores en donde se indica el valor de los bienes o servicios a comprar, repuestos, combustibles, lubricantes utilizados y mano de obra. La cotización debe consignarse en hoja con membrete de la empresa, debe detallar NIT, teléfono, dirección, describir el periodo de validez de la cotización, debe estar firmada en original y de preferencia con sello de la empresa.

CRI: Cuarto de Reacción Inmediata.

Cupones: Documento con valor en quetzales para la compra de combustibles en cualquier estación de servicios de la empresa contratada. Desmovilización: acción contraria a la movilización, o acción de retornar recursos, equipamiento y/o personal a su respectivo lugar de salida.



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Comprobación de la falla: Revisión, pruebas y verificación de las fallas indicadas por el usuario, para determinar si la información es verídica. Análisis de la Inspección: Reporte de fallas localizadas por medio de revisión, pruebas y verificación del vehículo para determinar o validar la objetividad de la información más a fondo y más exacto lo que está fallando o lo que produjo esa falla.

Diagnostico de vehículos: El proceso de diagnostico se lleva a cabo a través de los siguientes pasos: Datos preliminares de fallas: Detalle del usuario del vehículo, por medio del que indica claramente cuáles son las fallas que cree que tiene su vehículo, que ruidos presenta o que considera que esa funcionando incorrectamente.

Diseño de curso: Realizar un curso, partiendo de la necesidad de capacitación, elaborando todos los materiales y guías necesarias para su desarrollo.

Disponibilidad: Situación de la persona o cosa que está preparada para un fin.

Documentación Inicial: Es el material que se les proporciona a los participantes previo al curso para que tengan nociones básicas sobre el curso que recibirá.

DSCI: Dirección o Director de SCI.

EPP: Equipo de Protección Personal.

ERI: Equipo de Respuesta Inmediata.

Expeditas: Vías, rutas y carreteras que carecen de obstáculos, estorbos o inconvenientes

Financiamiento: es el acto de dotar de dinero y de crédito a una empresa, organización o individuo, es decir, conseguir recursos y medios de pago para destinarlos a la adquisición de bienes y servicios.



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Formulario de control de recorrido del vehículo: Documento que hace constar el consumo de los cupones canjeables por combustible y el recorrido que se realizó. Por ejemplo si se asistió a una reunión en Esquipulas, Chiquimula, se llena el formato con los datos necesarios y debe constar la firma y sello del personal de Gobernación Departamental, Policía Nacional Civil o alguna autoridad del lugar visitado.

GPS: (global positioning system) Sistema americano de navegación y localización mediante satélites.

HEA: Herramienta, Equipo y Accesorio

Informe de curso: Documento virtual que realiza el coordinador del curso desarrollado y es revisado por el coordinador de la escuela nacional de SCI, quién lo distribuye con las partes involucradas.

Institución cooperante: toda aquella institución que colabora con el desarrollo de cursos o ejercicios, en materia de insumos, instalaciones u otros aspectos logísticos.

Mantenimiento: Son todas aquellas acciones tomadas de manera sistemática, para que el equipo cumpla con todas sus funciones requeridas en el mayor tiempo posible y así preservar la vida útil.

Mantenimiento Correctivo: Es aquel en el que se reparan las diferentes partes del vehículo en el momento en que dejan de funcionar o empiezan a fallar. Se utiliza como la acción que emana de los programas de mantenimiento preventivo.

Mantenimiento Preventivo: Permite detectar fallos repetitivos, aumentar la vida útil de los vehículos, disminuir costos de reparaciones, detectar puntos débiles en la instalación entre una larga lista de ventajas. Las tareas de manteamiento preventivo incluyen acciones como cambio de piezas desgastadas, cambio de aceites y lubricantes, etc. Debe evitar los fallos en el vehículo antes de que estos ocurran.



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Manual del instructor: Manual diseñado para que el instructor pueda dirigir las lecciones y ejercicios de un curso.

Manual del participante: Manual diseñado para que los participantes puedan desarrollar la lección de un curso, guiándose en los puntos que el instructor les indique.

Material de distribución: Hojas sueltas que se darán durante el desarrollo del curso para apoyar una lección o ejercicio.

Material de Referencia: Materiales que se entregan previo a un curso para que el participante tenga conocimiento del tema.

Material Didáctico: también denominados auxiliares didácticos o medios didácticos, pueden ser cualquier tipo de dispositivo diseñado y elaborado con la intención de facilitar un proceso de enseñanza.

Notas de justificación: Documento que se solicita si existe la necesidad de aclarar alguna situación, por ejemplo datos de facturación, fecha de pago, entre otros. Oficio de solicitud de cupones canjeables por combustible a la Dirección Administrativa: Documento por medio del cual se solicita al Director Administrativo el reintegro de cupones canjeables por combustible, monto que corresponde al expediente de liquidación presentado. Se debe indicar la asignación total del fondo, el monto consumido, el monto disponible y nombrar a la persona responsable de la recepción de cupones.

Participante: Toda aquella persona que participa en un curso.

Patrocinadoras: Se aplica a la persona o entidad que paga los gastos de una actividad determinada.



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Pensum: Plan de estudios, referente a los cursos, lecciones y prácticas desarrolladas por la dirección de SCI.

Punto de contacto: Persona perteneciente a una institución, que representa el enlace entre esta y la Dirección SCI, para tratar temas de coordinación y preparación de cursos.

RED: Riesgo, Emergencia o Desastre.

RPI: Reunión Posterior Al Incidente.

SCI: Sistema de Comando de Incidentes.

SDSCI: Sub Dirección o Sub Director de SCI.

Simuladores: Los simuladores reproducen sensaciones y experiencias que en la realidad pueden llegar a suceder.

Tarjeta de responsabilidad actualizada: Documento elaborado en hoja movible autorizada por Contraloría General de Cuentas, por la unidad de de activos fijos de la SE-CONRED, por medio del cual se describen los activos fijos que tiene cargados un servidor público o colaborador de la SE-CONRED, firmada en original.

Trabajo previo: Trabajo a realizar por un participante antes del curso, que deberá presentar el primer día de clases. El trabajo previo es anexado al material de referencia.

UMA´s: Unidades de Mando Avanzado, vehículos designados a la dirección de Sistema de comando de Incidentes, adaptados y preparados para establecer un SCI en el campo.



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INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Programación de mantenimiento preventivo y/o correctivo de vehículos asignados a la flotilla general de la Secretaría Ejecutiva de CONRED.

Actualización de tarjetas de responsabilidad impresas en hojas autorizadas por Contraloría General de Cuentas, sistematizadas por personal de Activos Fijos de la Dirección Administrativa.

Proyectos desarrollados en combinación con la Dirección de Recursos Humanos de la Secretaría Ejecutiva de CONRED.

Control de recursos existentes en las bodegas principales de la Secretaría Ejecutiva de CONRED.

Manejo de cupones canjeables por combustible en la Dirección Administrativa.

POLITICAS

El Manual de Procedimientos de la Dirección de Sistema de Comando de Incidentes, será divulgado con el personal que integra dicha dirección, a través de reuniones internas de acuerdo a la programación propia de la dirección; esto con el propósito de considerar las modificaciones respectivas de cada procedimiento.

Al momento de definir modificaciones a los procedimientos, el Director de SCI debe autorizar dicha modificación; siendo el Sub-Director de SCI, el responsable de coordinar la metodología adecuada para cumplir con dichas modificaciones.



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FORMATOS REQUERIDOS



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DESCRIPCIÒN DE LOS PROCEDIMIENTOS:

Capacitación del personal de la Dirección SCI

No. Unidad Administrativa /Puesto Actividad

1 Director Propone los cursos y talleres a realizar por la DirecciónSCI, en calendarización anual y recibe las convocatoriaspor parte de la Dirección de Recursos Humanos, paracursos coordinados por dicha Dirección.

2 Director o Sub Director

En relación a los cursos coordinados por la Dirección deRecursos humanos: Transmite las convocatorias hacia supersonal, avala y conduce las propuestas del personalbajo su mando hacia la Dirección de Recursos Humanos,quienes continuarán el proceso, según el procedimientodescriptivo de capacitación, del Departamento deDesarrollo de Personal, de la Dirección de RecursosHumanos.

3 Director o Sub Director Da permiso y apoyo a su personal para participar en loscursos a los que fueran convocados o seleccionados.

4 Director o Sub Director Solicita informe de actividades realizadas durante elcurso a su personal.

5 Director

En relación a los cursos y talleres coordinados por laDirección de Sistema de Comando de Incidentes:Coordina con las instituciones cooperantes, actuantes enel tema de respuesta a emergencias y sistema decomando de incidentes para la ejecución de diversoscursos competentes a esta Dirección.

6 Director o Sub Director Traslada los puntos de contacto al Coordinador de laEscuela Nacional de Sistema de Comando de Incidentes,para su coordinación, planificación, preparación yejecución de los cursos programados.



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7 Coordinador Coordina con las instituciones cooperantes lospreparativos, pensum, materiales, fechas y personalasistente a los cursos.

8 Coordinador Supervisa el cumplimiento de los recursos e insumosnecesarios para la realización de los cursos, así como delos instructores que desarrollarán las lecciones.

9 Coordinador Supervisa y coordina los cursos durante su desarrollo. 10 Instructor Desarrolla las lecciones y ejercicios de los cursos.

11 Coordinador Realiza un informe por curso desarrollado y lo entrega alsub Director y Director de la Dirección de Sistema deComando de Incidentes.

12 Instructor Adjunta la información de participantes y sus notas a labase de datos de personal capacitado.




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DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio

1. Propone cursos y talleres a realizar y recibe las

i

2. Transmite las convocatorias.

5. Coordina con las institucionescooperantes.

4. Solicita informe de actividades realizadas.

3. Da permiso y apoyo a su personal para

6. Traslada los puntos de contacto al Coordinador.

7. Coordina los preparativos de los cursos.

9. Supervisa y coordina los cursos.

8. Supervisa el cumplimiento de los recursos necesarios.

10. Desarrolla los cursos.

11. Realiza un informe y lo entrega al Director o Sub Director

Fin

Gestióndel curso SCI

RRHHConvocatoria a cursos

Procedimiento Capacitaciónde personal RRHH

12. Adjunta la informacióna la base de datos.

Fin

Informede curso.



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Diseño de Cursos No. Unidad Administrativa

/Puesto Actividad

1 Director Propone cursos a realizar, diseñar y desarrollar.

2 Director o Sub Director Coordina con las instituciones donantes y colaboradorassobre la realización de cursos que involucran a todas lasentidades de respuesta.

3 Director o Sub Director Transmite al coordinador los cursos requeridos para sudebido diseño y elaboración.

4 Coordinador Divide el diseño del curso en el grupo de trabajo a cargo.Aprovechando al máximo los conocimientos, habilidades ymaterial disponible.

5 Instructor Diseña y estructura los materiales de referencia ytrabajos previos de los cursos, a fin que quedenentendibles y aptos para ser utilizados.

6 Instructor Diseña y estructura los manuales del participante ymanuales del instructor, de los cursos, en acorde con losmateriales de referencia.

7 Instructor Diseña y estructura las ayudas visuales, ejercicios,material de distribución y evaluaciones, de acuerdo a lospuntos mencionados en los manuales del instructor ymanuales del participante.

8 Instructor Traslado del material estructurado y diseñado alcoordinador para su revisión.

9 Coordinador Revisa los materiales; si es necesario una corrección losreenvía a los instructores junto a las anotacionesnecesarias, de lo contrario los envía al Director o SubDirector para su validación.

10 Instructor Realiza las correcciones anotadas por el coordinador en



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20

los materiales realizados y los traslada ya corregidos alcoordinador para su revisión.

11 Director o Sub Director Valida y comenta los materiales de los cursos diseñados. 12 Director o Sub Director. Autoriza la realización de los cursos diseñados.




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DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio

1.Propone cursos a diseñar y realizar.

2.Coordina con las institucionescolaboradoras.

3.Transmite al coordinador los cursos requeridos.

4.Divide el diseño del curso en su grupo de trabajo.

5.Diseña y estructura los Materiales previos del curso.

Materiales de referencia y trabajos previos

6.Diseña y estructura los Manuales del curso.

Manuales del instructor y manuales del participante.

7.Diseña y estructura los Materiales de apoyo del curso.

Materiales de distribución, ejercicios y ayudas visuales.

8.Traslado del material diseñado al Coordinador.

9.Revisa los materialesdiseñados.

¿Requiere corrección?

10.Realiza las correcciones pertinentes.

11.Valida los materiales del curso diseñado.

12.Autoriza la realización del curso.

Fin

Si

No



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Planificación de Cursos


1 Director Propone los cursos y talleres a realizar por la Dirección deSistema de Comando de Incidentes, en calendarizaciónanual. Según revisión del reglamento y pensum de cursosde la Escuela SCI.

2 CoordinadorElabora el calendario de cursos a realizar durante el año,en consenso con el Sub Director y Director, programa loscursos y les asigna fechas.

3 Director Gestiona el apoyo de instituciones cooperantes para eldesarrollo de los cursos ya programados.

4 Director o Sub Director Propone cambios, adhesiones o implementaciones alcalendario de cursos.

5 Coordinador Supervisa el cumplimiento de los cursos en fechaspropuestas, realiza movimientos de fecha para los cursosprevia autorización del Director o Sub Director.

6 Coordinador Mantiene un informe periódico sobre el avance de loscursos pendientes de realizar.

7 Director o Sub Director Requiere al Coordinador un informe anual sobre los cursosdesarrollados por esta dirección.

8 Coordinador Realiza un informe anual sobre los cursos realizados.Envía copia del informe a las instituciones cooperantes.




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DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio1.Propone los cursos y talleres

Reglamento y pensum de cursos de la Escuela SCI

2.Elabora el calendario de

Calendario de cursos

3. Gestiona el apoyo de las instituciones.

4. Propone cambios, adhesiones o

5. Supervisa el cumplimiento de los cursos y

6. Mantiene un informe periódico del avance.

7. Requiere un informe anual de los cursos

8. Realiza un informe anual de los cursos

Fin

Informe de avance de cursospendientes

Informeanual sobre cursosrealizados



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Preparación de Cursos


1 Director SCI Con 90 días de anticipación, establecer la fechatentativa, lugar del curso e instituciones participantes,patrocinadoras y organizadoras.

2 Coordinador del Curso Hacer las invitaciones a los candidatos a participantespara iniciar el proceso de selección.

3 Instructor SecciónLogística

Realizar un inventario y revisión de la disponibilidad delos equipos, herramientas y material del curso, con el finde ver con que se cuenta y que hay que comprar.

4 Coordinador del Curso Si se va a trabajar con simuladores o campos de prácticaes aquí donde se comienza a construir de la misma formala adecuación de facilidades e instalaciones.

5Director SCI / SubDirector SCI /Coordinador del Curso

Con 60 días de anticipación, los organizadores como losentes encargados de certificar el curso compruebanvisualmente que se dispone de todas las herramientas asícomo materiales. Se comprueba la disponibilidad defacilidades.

6 Coordinador del Curso Con 45 días de anticipación, contactar a los instructores,asistentes, secretaria y personal de apoyo para asignaciónde responsabilidades.

7 Coordinador del Curso Completar la lista de los participantes si es que no se hallenado el cupo del curso.

8 Instructor secciónLogística

Completar las herramientas y materiales para eldesarrollo completo del curso.

9Coordinador del Curso /Instructores / Instructorsección Logística

Tener listo el presupuesto de gastos en caso de que elfinanciamiento parcial sea suministrado por variasinstituciones.

10 Coordinador del Curso Reproducir todo el material escrito del curso



DSCI


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11Director SCI / SubDirector SCI /Coordinador del Curso

Con 30 días de anticipación, los organizadores realizan susegunda visita de comprobación de instalaciones,facilidades y materiales necesarios para dar la aprobaciónfinal del curso.

12 Coordinador del Curso /Instructores

Se tiene que enviar la Documentación Inicial a los futurosparticipantes.

13 Coordinador del Curso Enviar invitaciones a las autoridades para los actos deapertura y clausura del curso

14 Coordinador del Curso Efectuar segunda reunión de asignaciones deresponsabilidades con instructores, asistentes, secretariay personal de apoyo




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26

DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio

1. Con 90 días de anticipación, establecer la fecha tentativa

Invitación a participantes.

3. Realizar un inventario y revisión de la disponibilidadde los equipos,

2. Hacer las invitaciones a los candidatos a participantes

4. Revisión desimuladores

si

Evaluar el estado de los simuladores

no

Construir simuladores

5. Con 60 los encargados de certificar el curso comprueban visualmente que se dispone de todas las herramientas

6. Con 45 contactar a los instructores, asistentes, secretaria y personal de apoyo 7. Completar

la lista de los participantes

8. Completar lasherramientas y materiales

9. Tener listo el presupuesto de gastos

10. Reproducir todo el material .

11. Con 30 días de anticipación, los organizadores realizan su segunda visita de comprobación de instalaciones

13. Enviar invitaciones a las autoridades

14. Efectuar segunda reunión de asignaciones de responsabilidades con instructores, asistentes, secretaría y personal de apoyo

Fin

12. enviar la Documentación inicial.



DSCI


27

Manejo de Inventario


1 Instructor sección Logística Lleva un registro actualizado de todos los materiales de

la Escuela de Sistema de Comando de Incidentes

2 Instructor sección Logística

Al momento de que se agoten los materiales, realiza uninforme al Director de SCI, en el cual detalla losmateriales que hacen falta, solicita permiso para realizarlos trámites de adquisición de los materiales

3 Director SCI Realiza el visto bueno, del informe que se le entrega yautoriza que se realicen los procedimientos deadquisición de los materiales


Realiza los procedimientos establecidos (Bodega 1) paraadquirir los materiales

5 Encargado Bodega 1 Proporciona de los materiales solicitados


Recibe e instala en sus respectivos lugares de inmediatotodos los materiales solicitados


Informa al Director SCI, sobre el pedido recibido, con locual el inventario se encuentra completo y al día


Llevar un registro de salidas de los materiales, quienes losolicitan y el motivo por el cual van a utilizar losmateriales solicitados.

9 Director SCI Solicita informes del estado del inventario de losmateriales




DSCI


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DIAGRAMA DE FLUJO:

Actualiza datos

Inicio

1. Lleva un registro actualizadode todos losmateriales

Si

No

Realizauninventario de lo disponible

2. Al momento de que se agoten los materiales, realiza un informe al Director de SCI

3. Realiza el visto bueno, del informe que se le entrega

4. Realiza los procedimientos establecidos(Bodega 1)

5. Proporciona de los materiales solicitados

6. Recibe e instala en sus respectivos lugares de inmediato

7. Informa al Director SCI, sobre el pedido recibido

8. Llevar un registro de salidas de los materiales

Si

No

Actualizadatos

Realizaunformato de control

9. Solicita informes del estado delinventario de los materiales

Fin



DSCI


29

Administración de la base de datos


1INSTRUCTOR SECCIONES TÉCNICA E INFORMÁTICA DE LA ESCUELA

NACIONAL DE SISTEMA DE COMANDO DE INCIDENTES

Recepción informe final curso terminado(se recibe el archivode forma electrónica)



Ubicación del archivo por año (Se abre la base de datos y seubica en la carpeta del año)



Ubicación del archivo por mes (se abre la carpeta del mes enel que se dicto el taller/curso)



Ubicación del archivo por curso/taller( se ubica el archivo enel correlativo correspondiente)



Actualización Listado Participantes (del archivo del informe decurso se toma el nombre de los participantes que aprobaron elTaller/curso y se incluye el nuevo listado para que quedeactualizado a la fecha)



Actualización Listado Instructores (el archivo del informe decurso se toma el nombre de los Instructores y se actualiza pormes y esto valida como recertificación)




DSCI


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DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio

1.-Recepción del archivo vía electrónica

2.- Se abre la Base de datos y se captura en la carpeta de año que corresponda

3.- Se abre la carpeta en el mes que se impartió el curso/taller.

6.- El archivo del informe de curso se toma el nombre de los Instructores y se actualiza por mes y esto valida como recertificación)

5.- Del archivo del informe de curso se toma el nombre de los participantes que aprobaron el Taller/curso y se incluye el nuevo listado para que quede actualizado a la fecha)

4.- Se le asigna el correlativo correspondiente y se graba en esa carpeta el archivo

Fin



DSCI


31

Solicitud de insumos para oficina


1 Asistente DSCI Recepción solicitud insumo(Se recibe la solicitud, porescrito o vía correo electrónico)

2 Asistente DSCI Llenado de Documento de solicitud (se procede el llenadodel formulario de requisición de insumos de Bodega)

3 Director SCI Vo. Bo. Solicitud (Se transfiere al director del SCI para suaprobación y firma)

4 Asistente DSCI Solicitar a Bodega(Se entrega en Bodega la solicitud) 5 Asistente DSCI Recepción de Bodega (Se recibe de bodega lo solicitado)

6 Asistente DSCI Entrega de insumos a personal solicitado (Se entregan losinsumos al solicitante inicial)

7 Solicitante de la DSCI Recepción del insumo (Se recibe el insumo solicitado)




DSCI


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DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio

1.- Se recibe la solicitud, por escrito o vía correo electrónico

3.- Se transfiere al Director del SCI para su aprobación y firma

6.- Se entregan los insumos al solicitante inicial

5.- Se recibe de bodega lo solicitado

4.- Se entrega en Bodega la solicitud

Fin

2.-se procede el llenado del formulario de requisición de insumos de Bodega



DSCI


33

Fortalecimiento de las capacidades técnicas de los integrantes del Equipo de Respuesta Inmediata.


1 Encargado de la sección ERI

Mantiene una base de datos de los cursos que cada uno de losintegrantes del Equipo de Respuesta Inmediata (ERI) haganado, con la finalidad de tener un registro y poder obtenerun reporte rápido del perfil de cada integrante.

2 Director SCI Recibe una invitación a un curso.

3 Sub-Director SCI Tomando en cuenta el perfil de cada integrante ERI, asigna laspersonas que llenen los requisitos solicitados por elCooperante, para poder optar al curso ofrecido.

4 Director SCI

Aprueba según la cantidad de plazas ofrecidas por elcooperante, igual número de integrantes ERI, para que optenpor las plazas ofrecidas, tomando en cuenta la capacidad yfortaleza física, la experiencia en campo, grado académico ycumplimiento de obligaciones a lo interno de la Sección ERI.


Da seguimiento al proceso de participación del personalasignado de acuerdo a los requerimientos del cooperante

6 Integrante ERI postulante al Curso

Realiza los procedimientos administrativos y conforma losexpedientes necesarios, según los requerimientos delCooperante y de la Dirección de Recursos Humanos, a manerade optar a una plaza en el curso ofrecido.

7 Integrante ERI Postulante al Curso

Recibe la notificación por parte del Cooperante, que fueaceptado a participar en el curso, realiza las actividadeslogísticas previo a su participación en dicho curso

8 Integrante ERI participante en el Curso

Participa activamente en el desarrollo del curso, siguiendo lasnormas y reglamentos establecidos por la coordinación delcurso



DSCI


34


Elabora en un periodo no mayor a 5 días hábiles luego de suregreso a las labores diarias, un informe de sobre lo aprendidoen el curso y presenta una planificación para la réplica dedicho curso

10 Subdirector SCI Recibe la planificación, le da el visto bueno y se incorpora encronograma de actividades de la dirección


Ejecuta la réplica del curso, según la planificación presentaday autorizada, utilizando la metodología adecuada




DSCI


35

DIAGRAMA DE FLUJO:

Base de Datos de Cursos

Invitación a participar en un curso

1 Mantenimiento de la Base de Datos de Cursos Aprobados por el personal ERI

2 Recepción de Invitación a aplicar en curso

3 Subdirector propone personal adoc, según capacidades individuales 4 Director

aprueba

FIN

5 Encargado Sección ERI, da seguimiento al proceso de participación, según normas de cooperante

6 Postulante, cumple los requerimientos necesarios del Cooperante y de RRHH

Invitación Oficial al Curso

7 Postulante recibe notificación oficial de su participación en el curso

8 Postulante, participa activamente en el desarrollo del curso

9 Postulante presenta un informe del curso y una planificación para su replica

Informe y Planificación de Replica

10 Sub Director recibe el informe y da el visto bueno y lo incluye en el cronograma de la DSCI

Cronograma de la Dirección SCI

11 Participante del Curso, ejecuta la réplica, según lo planificado

FIN

Inicio

No

Si



DSCI


36

Mantenimiento de Herramientas Equipos y Accesorios (HEA´s) del Cuarto de Reacción Inmediata (CRI) del

Equipo de Respuesta Inmediata ERI


1 Encargado del Cuarto de Reacción Inmediata CRI

Elabora y actualiza un inventario de las Herramientas,Equipos y Accesorios HEA´s asignados a la Sección delEquipo de Respuesta Inmediata ERI


Lleva una hoja de vida de cada uno de las HEA´sasignadas a la Sección ERI, según el formato autorizadopor la Dirección SCI


Planifica de manera mensual un cronograma demantenimiento preventivo para las HEA´s asignadas a laSección ERI

4 Subdirector SCI Autoriza el cronograma de mantenimiento de las HEA´s ylo incluye dentro del cronograma de actividades de laDirección del Sistema de Comando de Incidentes DSCI


Ejecuta el mantenimiento preventivo de las HEA´s segúnel calendario autorizado y con el apoyo del personal de laSección ERI.

6 Encargado del Cuarto de Reacción Inmediata CRI Elabora un reporte del estado de las HEA´s

7 Subdirector SCI

Recibe el reporte del estado de las HEA´s si por algúnmotivo dentro de las HEA´s hay alguna que necesite unareparación mayor o cambio, Ordena que se proceda a sureemplazo

8 Director SCI Ejecuta la coordinación con la dirección que corresponda,



DSCI


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para el respectivo cambio o reparación del equipo condesperfectos.


Ejecuta el procedimiento que para el efecto la DirecciónAdministrativa tenga oficializado a manera de reparar ocambiar el equipo dañado


Realiza la actualización cuando el equipo dañado ya estereparado, en el inventario de HEA´s




DSCI


38

DIAGRAMA DE FLUJO:

7Necesidad deReparación

Inventario de HEA´s

Hojas de Vida, actualizadas

1 Encargado del CRI, elabora y actualiza inventario de las HEA´s asignado a la Sección ERI

2 Encargado del CRI, lleva una hoja de vida de cada Equipo y Herramienta, según formato autorizado

3 Encargado del CRI planifica un cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo de las HEA´s

4Subdirector aprueba

4 Subdirector ERI aprueba cronograma e incluye dentro del cronograma de la Dirección SCI.

5 Encargado CRI, ejecuta cronograma de mantenimiento con apoyo del personal de la Sección ERI

Informe del estado de las HEA´s

6 Encargado CRI realiza informe del estado de las HEA´s asignadas al CRI

7 Subdirector SCI recibe el reporte del estado de las HEA´s

8 Director SCI coordina con la dirección que corresponde, el cambio o reparación de la HEA en mal estado

Informe y Planificación de Replica

Inicio

No

Si

Cronograma demantenimiento

Cronograma DSCI unificado

Si

No FIN

9 Encargado CRI, ejecuta el procedimiento que la DAF tenga oficializado a manera de reparar o cambiar el equipo dañado

10 Encargado CRI actualiza el Inventario de HEA´s cuando el equipo dañado este funcionando correctamente.

Inventario de HEA´s Actualizado

FIN



DSCI


39

Mantenimiento preventivo de las Unidades de Mando Avanzado UMA´s asignadas a la Sección Equipo de Respuesta Inmediata



Elabora y actualiza listas de Chequeo (Inventario) de lasHerramientas Equipos y Accesorios HEA´s que seencuentran asignadas a cada una de las UMA´s


Realiza cada viernes una revisión rápida de cada una delas UMA´s asignadas, evaluando su funcionamiento y quetodo el equipo se encuentre en su lugar y funcionandocorrectamente.


Realiza un reporte del estado de las UMA´s al SubdirectorSCI

4 Subdirector SCI Informa del estado de las UMA´s al Director SCI


Realiza un cronograma de revisión mensual para cada unade las UMA´s tomando en cuenta los siguiente Abastecimiento de combustible Nivel de Fluidos (Aceite de Motor, Liquido de Frenos,Liquido Hidráulico, Agua de Radiador) Revisa el funcionamiento de los frenos Calidad en el arranque (carga de la Batería) Presión de llantas Revisión del funcionamiento del Generador Eléctrico y suabastecimiento de Aceite y Combustible Funcionamiento del Sistema de Internet, equipoinformático y de oficina Abastecimiento de Agua y raciones frías Estado de las Herramientas y accesorios



DSCI


40

Limpieza general de toda la UMA

6 Subdirector SCI Autorizar el cronograma de revisión de las UMA´s eincluirlo en el cronograma de actividades de la DirecciónSCI


Ejecutar el cronograma propuesto y aprobado por laSubdirección SCI, con apoyo del personal de la DSCI,tomado en cuenta los puntos de revisión, propuestos endicho cronograma.


Realizar un informe del Estado de las UMA´s incluyendolas HEAS que funcionan correctamente y las que nofuncionan, preferiblemente describiendo el porque delmal funcionamiento.

9 Director o Subdirector SCI

Autorizar el cambio o reparación de las HEA´s que fueronreportadas en mal estado


Realizar el procedimiento adecuado ya sea con elDepartamento de Transporte o la dirección Administrativasegún aplique, para el cambio o reparación de las HEA´sreportadas en mal estado


Realizar el informe respectivo cuando las HEA´s esténfuncionando en óptimas condiciones, a subdirector oDirector SCI.




DSCI


41

DIAGRAMA DE FLUJO:

5 Encargado Sección ERI, realiza un cronograma de revisión mensual Si

Lista de Chequeopor UMA

Reporte del Estado de las UMA´s

1 Elabora y actualiza una lista de chequeo de las HEA´s asignadas a cada UMA

2 Encargado Sección ERI, realiza una revisión rápida, cada viernes, de las UMA´s asignadas a la sección ERI

3 Encargado Sección ERI, realiza un reporte del estado de cada una de las UMA´s

7 Encargado ERI Ejecuta cronograma de revisión con apoyo del personal DSCI

8 Encargado ERI realiza un reporte del estado de las UMA´s

Reporte del Estado de las UMA´s

10 Encargado ERI, realiza el procedimiento que corresponda para reparar o cambia la HEA en mal estado

Informe de Funcionamiento optimo

11 Encargado ERI, realiza informe cuando la UMA esta funcionando correctamente

FIN

Inicio

6Subdirector aprueba cronograma

Cronograma de Revisión mensual de UMA´s

No

Si

9 Director aprueba cambio o reparación de HEA´s

No FIN

4 Subdirector SCI, informa al Director SCI del resultado de la revisión semanal



DSCI


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Administración de la base de datos del personal de la Sección Equipo de Respuesta Inmediata –ERI-


1 Encargado Sección ERI

Mantiene una base de datos sobre los datos personales decada uno de los integrantes del Equipo de RespuestaInmediata ERI, así como una tabla comparativa de loscursos aprobados por cada uno.

2 Personal ERI

Al haber aprobado un nuevo curso, cada integrante ERIestá en la obligación de enviar vía Lotus notes, lainformación sobre el curso que ha recibido, Nombre delCurso, Carga horaria, Quien certifica.


Actualizar la base de datos, con la información que cadaintegrante ERI envíe, con el fin de mantener actualizadala base de datos, el perfil de cada uno de los integrantesy poder analizar las necesidades de ciertos cursos o poderaplicar a cursos de seguimiento ofrecidos por diferentessocios o cooperantes.


Enviar al Director y Subdirector SCI cuando así losoliciten, para la toma de decisiones respecto a lapostulación de un integrante ERI a un curso o evaluar lanecesidad de desarrollar “X” curso para nivelación deconocimientos entre todo el personal ERI.




DSCI


43

DIAGRAMA DE FLUJO:

Base de Datos de Cursos

Informe deAprobación de Curso

1 Mantenimiento de la Base de Datos de Cursos Aprobados por el personal ERI

2 Al aprobar un nuevo curso, cada integrante ERI, lo reporta por escrito al Encargado de la sección.

3 Encargado ERI, actualiza la base de datos de Cursos aprobados

4 Director evalúa Necesidad de Cursos

FIN

4 Encargado Sección ERI, envía cuadro actualizado para la toma decisión de aplicar a un curso o de nivelar conocimientos

FIN

Inicio

No Si

Base de DatosActualizada



DSCI


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Solicitud de Insumos (Raciones Frías, Agua Pura, Kit de Higiene, Kit de Limpieza y Útiles de oficina).


1 Encargado de CRI / Asistente

Lleva registro y control de insumos (raciones frías, agua pura, kit de higiene personal, kit de limpieza y útiles de oficina) dentro del Cuarto de Reacción Inmediata de los

Equipos de Respuesta Inmediata.


Informa mensualmente del movimiento de insumos, uso fechas de expiración, etc. etc. (raciones frías, agua pura,

kit de higiene personal, kit de limpieza y útiles de oficina) del CRI.

3 Director o Subdirector

Solicita abastecimiento o reabastecimiento de insumos (raciones frías, agua pura, kit de higiene personal, kit de limpieza y útiles de oficina), especificando cantidades

por cada ítem solicitado.


Se ejecuta el procedimiento establecido por la Dirección de Logística en la Sección de Bodega vigente, para obtener los insumos solicitados por el Director o

Subdirector


Se registran los insumos (raciones frías, agua pura, kit de higiene personal, kit de limpieza y útiles de oficina)

dentro del Cuarto de Reacción Inmediata con el debido control manejado por el Encargado del CRI, Asistente o

persona responsable del mismo


Envío del inventario actualizado al momento de dar ingresado y registro de los insumos por el Encargado del

CRI, Asistente o persona responsable. Fin del Procedimiento



DSCI


45

DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio1.Control y Registro

2.

Informemensual de insumos

3.

Director o Subdirector solicita los insumos

4.

Se ejecuta procedimiento de Dirección de Logística, Sección de Bodega

5.

Registro de insumos dentro del CRI por el Encargado, Asistente o Responsable designado

Inventario de insumos CRI

6.

Se envía la informaciónactualizada del registro de insumos

FIN



DSCI


46

LIQUIDACION DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE ASIGNADOS AL EQUIPO DE RESPUESTA INMEDIATA


1 Director de Sistema de Comando de Incidentes

Oficio de solicitud de cupones canjeables por combustible ala Dirección Administrativa, debe detallar la siguienteinformación: Ser dirigida al Director(a) Administrativo Monto en quetzales solicitado de reintegro que corresponde. Persona nombrada como responsable de la custodia de loscupones canjeables por combustible. La firma del solicitante (Sub Director de SCI / Director deSCI)

2 Sub-Director de Sistema de Comando de Incidentes

Recibe, revisa y consolida la liquidación de cuponescanjeables por combustible de las unidades vehicularesasignadas a los Equipos de Respuesta Inmediata ERI


Lleva el control de recorrido de las unidades vehicularesasignadas a los Equipos de Respuesta Inmediata; y coordinael abastecimiento de combustible por medio de cuponescanjeables por combustible.


Ejecuta la liquidación de cupones canjeables porcombustible; llevando el control de ingreso y egreso pormedio de kárdex


Mantiene actualizadas las hojas movibles autorizadas porContraloría General de Cuentas, utilizadas como libro paracontrol de cupones canjeables por combustible asignadas ala Dirección de Sistema de Comando de Incidentes

Fin del procedimiento



DSCI


47

DIAGRAMA DE FLUJO:

1

Solicitud de cupones a través de oficio Inicio

2

Verificación de cupones

3Actualización del control de cupones y vehículos

4

Liquidación de cupones de combustible

5

Actualizaciónde control de cupones de combustible

Fin

Oficio de solicitud

ControlActualizado

Control de cupones

Control de cupones y vehículos

Informe de liquidación de cupones de combustible



DSCI


48

Activación del personal del Equipo de Respuesta Inmediata (cadena de mando, sistema de comunicación, procedimiento de

ingreso, uso de uniforme)


1 Director

El Director del Sistema de Comando de Incidentes, será elencargado de activar el ERI conforme al rol o según ladisponibilidad, enviando una notificación de activaciónpor el medio que él considere (Radio, Teléfono u otromedio) o que debido a una situación RED sea el único omejor en funcionamiento.

2 Director Llama el Director al Subdirector para dar indicaciones dela activación de el, o los Equipos de Respuesta Inmediatay se activa al personal.

3 Subdirector Llama al líder Charly o líder Delta para indicar que elequipo en turno esta activado por una situación RED.

4 Líder ERI Charly / Líder ERI Delta

Llama y activa al equipo de turno El equipo ERI se deberápresentar al momento de ser activado en el transcursode 30 a 45 minutos.


Integrantes de equipo activado deben registrarse almomento de ingresar con el líder y con firma y hora dellegada en el listado permanente ubicado a un costado dela puerta interna, con el equipo establecido en la listade chequeo y los vehículos asignados para los Equipos deRespuesta Inmediata, deberán seguir los pasos que lametodología SCI dicta


Utilización del uniforme es obligatorio, según loestablecido para el efecto, de trabajo en campo que seesté desempeñando en el ese momento para lo cual se



DSCI


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indica, pantalón abarajando, chaqueta anaranjada conlogotipos oficiales, botas negras con puntera de acero,Camel back color anaranjada, playera oficial ERI azul,gorra, casco anaranjado (linterna frontal, protectoresauditivos, gogles y silbato), guantes de trabajo yrodilleras.

7 Subdirector Se realiza un briefing con el personal, para indicar la actividad que está sucediendo y se dan por menores de la misma.


Distribuye el personal en los vehículos asignados a la dirección.




DSCI


50

DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio 1. Evento 2. Director llamado al Subdirector

3. Subdirector llama al Líder ERI Charly / Delta.

4. Líder ERI Charly / Delta llama al personal.

5. Arribo y registro del personal ERI

Formato de llegada del personal 1

6. Utilización adecuado del uniforme oficial así como el EPP.

7. Ejecución de briefing informativo para el equipo Activado Charly / Delta

8. Distribución del personal en los vehículos asignados

Fin (ir a protocolo de Movilización



DSCI


51

Movilización del Equipo de Respuesta Inmediata al Área de Impacto (terrestre, aérea)


1 Director SCI Movilización terrestre o movilización aérea, esdeterminado a los recursos disponibles, el lugar, el tipode incidente, y decidido por el Director del Sistema deComando de Incidentes.

2 Líder Charly / LíderDelta

Indica hora de salida para el o los equipos activados deser el caso.


El líder contacta o asigna a una persona verificar lasposibles rutas expeditas hacia el lugar, o condiciones delclima para el vuelo y lugar de descenso o aterrizaje de laaeronave.

4 Personal ERI Reporte de cada uno vehículo con su personal designado,lugar de trabajo designado, o si es vía aérea se indica quepersonal estará tomando el trasporte aérea con punto deGPS de llegada así como el lugar de salida (aeropuerto).


Reporte en ruta por líder o personal designado que estáintegrado dentro de los ERI.


Reporta hora de llegada al lugar de trabajo a control,situación actual, punto de GPS y cualquier otra condiciónpara la posible llegada de más personal de la mismainstitución u otras.




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DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio 2.Horario de salida

1.Toma de decisión de trasporte

5.Reporte de personal en ruta

4.Reporte de salida a control por el o los vehículos designados

3.Verificación de rutas, terrestre o aérea

Fin6.Reporte de llegada al lugar, vía terrestre o aérea



DSCI


53

Operaciones en campo del Equipo de Respuesta Inmediata


1 Oficial de Servicio

Informa al Director del SCI de la ocurrencia de un eventoel cual sobre pasa la capacidad de respuesta de unacoordinadora departamental para la reducción dedesastres

2 DSCIToma la decisión en coordinación con el SecretarioEjecutivo, de activar al Equipo de Respuesta InmediataERI, según el rol de servicio establecido para el efecto

3 Encargado ERI Activa al personal ERI, según el rol de turno, ya seaCharly o Delta

4 Personal ERI Se reúnen en el Cuarto de Reacción Inmediata y preparansu equipo para el traslado, según el medio de transporte,hacia el área de impacto

5 Subdirector SCI

Realiza un informe rápido de la situación, en base a lainformación que hasta el momento se tiene, asignandotareas especificas y con instrucciones para lamovilización hacia el área de impacto

6 Director SCI o Encargadode la Operación

Distribuye las acciones a realizar al personal ERI,tomando en cuenta la metodología del SCI

7Director SCI o Encargado de la Operación

Informar a su base de su arribo a la escena, comunique elnombre con el que se identifica el incidente.

8 Director SCI o Encargado Asumir y Establecer el Puesto de Comando –PC-,



DSCI


54

de la Operación identificación Radial del comando indicado quien asume yel lugar de ubicación del PC


Evalúa la situación, hay que considerar lo siguiente:Naturaleza del incidente. Que sucedió. Que amenazasestán Presentes. Como podría aislar el área.


Establecer un Perímetro de seguridad, considere: Tipo deIncidente, Tamaño del área afectada, Topografía.


Establecer sus objetivos, los objetivos deben serespecíficos, observables, alcanzables y evaluables


Determinar Estrategias, son el medio a través del cual selogran alcanzar los objetivos establecidos.

13 Director SCI o Encargado de la Operación

Determinar la necesidad Recursos y posibles Instalaciones


Preparar Información para transferir el mando


Se evalúa la situación, si no esta bajo control, se evalúala el relevo del personal en campo

16 Encargado Sección ERI Si es necesario el relevo, se activa el equipo ERI alterno yejecutan los pasos de activación y movilización


Al llegar al lugar se hace el traspaso de mando, tomandoen cuenta los pasos que dicta el SCI para el efecto

Estado del Incidente Situación Actual de seguridad Objetivos y Estrategias Organización actual Asignación de recursos Recursos Solicitados y en camino Instalaciones establecidas



DSCI


55

Plan de comunicaciones Probable evolución Informar a su base y a todo el personal quien es el nuevo comandante


Nuevamente se realizan los pasos 9, 10, 11, 12, 13, y 14,hasta que el incidente este bajo control


Cuando el incidente se encuentre bajo control, seejecuta el procedimiento de Desactivación.




DSCI


56

DIAGRAMA DE FLUJO:

8 Asumir el PC

9 Evalúan la

ó

10Establecen

unperímetro

deSeguridad

11Establecen Objetivos

12Establecen Estrategias

13Determinan Necesidad

de Recursos

14Situación

Bajo Control Preparar Información para

transferir

1EVENTO

2

Activación de los ERI

3 ERI Delta

3 ERI Charly

5 Movilización ERI

4 SDSCIPreparación

Equipos en el CRI

6 Acciones Operativas en el campo

19 Desactivación de los ERI

16 Activación ymovilización ERI alterno

15 Relevo ERI

17Transferencia

de mando

SI

NO

FIN

7 Arribo a la Escena e Informe a control



DSCI


57

Desactivación del Equipo de Respuesta Inmediata


1 Coordinador / Líder ERICharly / Delta Situación bajo control.

2 Coordinador / Líder ERICharly / Delta

Reunión de resumen de acciones con autoridades localespara verificar el estatus del incidente, se entrega ladocumentación final a la autoridad local competente porparte de: el Coordinador / Líder ERI Charly / Delta.


Se indica al personal ERI que en un tiempo prudente seprocede a la desmovilización y que están desactivadosdel evento.


Indica a control que el o los equipo(s) ERI estándesactivados y que retornaran según el Plan deDesmovilización




DSCI


58

DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio

1Situación Bajo Control

2Reunión con autoridades locales

Documentación:Informe final de situación, fotografías

3Se informa al personal de la situación actual y el tiempopara la desmovilización

4Se indica a Control de la desactivacióndel o los ERI Fin



DSCI


59

Desmovilización del Equipo de Respuesta Inmediata


1Director SCI,

Subdirector SCI o Líder Charly / Líder Delta

Una vez terminado todas las acciones de respuesta, yentregado informes a donde corresponde, se procederá auna reunión rápida en donde se dictaran las instruccionespara la desmovilización incluyendo tipo de transporte, encaso no sea el mismo que en la movilización, horario,orden de partida

2Director SCI,

Subdirector SCI o Líder Charly / Líder Delta

Se designa a una persona para que realice el plan dedesmovilización

3 Líder de la Unidad de Desmovilización

Elaborar el Plan de Desmovilización en el cual debe detomar en cuenta los siguientes aspectos:

Procedimiento para la Desmovilización , especificar las responsabilidades de ejecución y actividades de las personas involucradasPrioridades de Salida: de a cuerdo a cada integrante, así como la clase y tipo de cada uno de los recursos Procedimientos de Salida: Pasos detallados y procesos que se deban seguir, instrucciones especiales, obtención del estado de las rutas, clima, condiciones de seguridad Documentos de Apoyo: Directorios Mapas, rutas en GPS y otros datos necesarios, restricciones etc. Aprobación del plan por parte del comandante del incidente Distribuir el plan: Asegurándose que cada persona entienda sus responsabilidades

4 Líder de la Unidad de Desmovilización

Se ejecuta el Plan de Desmovilización según loestablecido en el documento

5 Líder de la Unidad de Verifica que todo el personal que esta siendo



DSCI


60

Desmovilización desmovilizado este completo

6 Personal Desmovilizado Reporta el estatus del viaje, según los parámetrosestablecidos en el Plan de desmovilización

7 Personal Desmovilizado Reporta la hora de llegada al la sede central o a sudestino, según lo establecido en el plan, asegurándoseque las UMA´s y HEA´s queden en condicionesoperativas, para una nueva activación




DSCI


61

DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio 2.Se designa a un responsable

1.Toma de decisión de Desmovilización

5.Verificación que el Plan se ejecute según lo establecido

4.Ejecución del Plan de Desmovilización

3.Elaboración del Plan de Desmovilización

Fin6.Reporte del estatus de la desmovilización

7.Reporte de la llegada al destino final



DSCI


62

Reunión Posterior al Incidente del Equipo de Respuesta Inmediata No. Unidad Administrativa

/Puesto Actividad


Al finalizar el incidente se realiza una reunión posterior,en incidentes cortos de no más de un periodo operacionalla duración es de 1 hora y en periodos de mediana y largaduración dentro de los 7 días después de haber finalizadoel evento. Si participaron mas instituciones debe derealizar una RPI individual y una interinstitucional.


Elabora un documento cubriendo los siguiente punto:

• Preparar carta de invitación a las instituciones que asistieron al incidente, evento u operativo. • El propósito de una evaluación posterior al incidente es entender lo ¿Qué paso?, ¿Qué salió bien? ¿Dónde debemos mejorar? • Presentar un resumen del incidente ayudará a elaborar el informe final. • Cada institución hará un resumen de las acciones realizadas y costos incurridos para presentar en la reunión.Consejos al manejar la reunión • Evite utilizar el concepto de crítica. • Recuerde que las evaluaciones son oportunidades de aprendizaje,• Concéntrese en lo que salió bien. • Identifique las áreas por mejorar. • Prepare planes que ayuden a mejorar las fallas. • Haga la evaluación sin amenazas. • Evalúe todos los incidentes, incluso aquellos en quetodo salió bien.




DSCI


63

DIAGRAMA DE FLUJO:

1

Reunión Posterior Al incidente

Inicio

2Elaboración de informe de RPI con los diferentes puntos

Fin



DSCI


64

Fase de preparación del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA


1 Punto Focal Político Debe mantener vigentes los cargos de los puntos focalespolítico y operativo, para agilizar los procedimientos yacciones en otro país, en el momento de darse unllamamiento de un país afectado por un evento adverso

2 Punto Focal Operativo Mantener y promover las líneas de mando, de maneraclara, entre los líderes institucionales que integran elGrupo USAR-GUA

3 Líder de la Fuerza deTarea (FT1 – FT2)

Mantener una base de datos actualizada, para facilitar losprocedimientos en áreas fronterizas, aspectos de seguros,y para la selección de personal activado

4 Jefe de Logística Mantener un inventario de los recursos asignados a lasfuerzas de tarea; para facilitar la selección de equipo amovilizar hacia el país afectada, de acuerdo al tipo deevento suscitado

5 Jefe de Logística Recibe instrucciones del Líder de la fuerza de tarea, paraefectos de elaborar un plan logístico que garantice laautonomía del Grupo USAR-GUA durante su activación

6 Coordinador médico Debe implementar un plan médico para velar por laasistencia médica y provisión de medicamentos a losintegrantes del Grupo USAR-GUA y a las víctimas delincidente atendido

7 Jefe de Operaciones Debe coordinar actividades de preparación física de todoslos integrantes del Grupo USAR-USAR; para garantizar unrendimiento optimo del personal, durante toda laoperación



DSCI


65

8 Coordinador deComunicaciones

Debe implementar un plan de comunicaciones durante lafase de movilización, operaciones y desmovilización; conel propósito de mantener informado a todo el personal delas acciones del Grupo USAR-GUA

9 Líder de la Fuerza deTarea

Elabora un plan de funcionamiento de un Centro deCoordinación de Operaciones en Campo, si se diera elcaso de ser el Grupo USAR que le corresponda activarlo

10 Punto Focal Operativo Deben mantener un procedimiento de apresto, de todoslos integrantes de las fuerzas de tarea, para ser activadosen cualquier momento.




DSCI


66

Inicio Punto Focal Político mantiene vigentes los cargos de los puntos focales político y operativo, para agilizar los procedimientos y acciones en otro país

Final

Punto Focal Operativopromueve las líneas de mando, de manera clara, entre los líderes institucionales que integran USAR-GUA

Recibe instrucciones del Líder de la fuerza de tarea, para efectos de elaborar un plan logístico que garantice la autonomía del Grupo USAR-GUA durante su activación

Jefe de Logística Mantiene inventario de HEA´s para facilitar la selección de equipo a movilizar (referirse protocolo ERI)

Líder de la Fuerza de Tarea (FT1 – FT2) Mantiene base de datos actualizada del personal USAR GUA (referirse protocolos ERI)

Coordinador Medico Recibe instrucciones del Líder de la fuerza de tarea, para efectos de elaborar un plan medico y necesidad de medicamentos

Jefe de Operaciones coordinar actividades de preparación física de todos los integrantes del Grupo USAR-USAR; para garantizar un rendimiento optimo

Coordinador de comunicaciones implementar un plan de comunicaciones durante la fase de movilización,operaciones ydesmovilización; con el propósito de mantener informado a todo el personal

Elabora un plan de funcionamiento de un Centro de Coordinación de Operaciones enCampo, si se diera el caso de ser el Grupo USAR que le correspondaactivarlo

DIAGRAMA DE FLUJO:



DSCI


67

Fase de activación del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA


1 Punto Focal Operativo Al momento de contar con el documento oficial en dondese expone la necesidad de recibir el apoyo de asistenciatécnica especializada en búsqueda y rescate enestructura colapsadas; procede a la activación depersonal integrante de la fuerza de tarea respectiva

2 Punto Focal Operativo

Verifica los procedimientos con la embajadacorrespondiente, y debe realizar contactos con elMinisterio de Relaciones Exteriores para garantizar laefectiva movilización de la fuerza de tarea activada

3 Punto Focal Operativo Coordina con el Centro de Coordinación de Asistencia yAyuda Humanitaria CCAH, para verificar aspectosadministrativos y logísticos de movilización de la fuerzade tarea


Se encarga de la recepción y organización del personal, elequipo, unidades vehiculares, y todos los recursos engeneral que se llevaran como parte del Grupo USAR-GUA


Planifica y ejecuta un briefing sobre la situación actualdel incidente a cubrir en el país afectado


Informa al punto focal operativo sobre todos losprocedimientos ejecutados antes de iniciar lamovilización al lugar afectado




DSCI


68

DIAGRAMA DE FLUJO:

4Organiza al personal USAR y las HEA´s que se utilizarán en la activación

2 Verifica procedimientos con la embajada y el MRE

1Activación del personal de la FT en turno

Inicio

Fin

Solicitud Del País afectado

Realiza contactos con el MRE

Aspectos Logísticos con el CCAH

3Coordina con el CCAH los aspectos logísticos de la movilización

Listas de Chequeo, Manifiestos etc.

5Organiza planifica y ejecuta un briefing sobre la situación actual del incidente

6Informa al punto focal Operativo de INSARAG sobre los procedimientosejecutados antes de iniciar la movilización



DSCI


69

Fase de Movilización del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA


1 Punto Focal Operativo Da las últimas instrucciones generales y autoriza lamovilización del Grupo USAR-GUA, hacia el país afectado

2 Líder Fuerza de Tarea

Ejecuta las coordinaciones respectivas con el Centro deCoordinación de Operaciones en el Sitio OSOCC o con elCentro de Recepción y Partida RDC, para el ingreso alpaís afectado o para el arribo al área del incidente

3 Líder Fuerza de Tarea Verifica y autoriza el plan de movilización y decomunicaciones, para poder iniciar el recorrido hacia elpaís afectado


Consolida toda la información en físico y digital, paraproveer una copia en lugares estratégicos, comofronteras, Centro de Coordinación de Operaciones enSitio, Centro de Recepción y Partida, Centro deOperaciones de Emergencia, Puesto de Comando, entreotros.

5 Líder Fuerza de Tarea Coordina los procedimientos en zona de frontera y con lasrespectivas autoridades del país afectado, para serasignado a un área de trabajo específica.




DSCI


70

DIAGRAMA DE FLUJO:

1

InstruccionesGenerales del suceso.

Inicio

2

Coordinación con el país solicitante.

3

Se verifica la autorización.

Solicitud de apoyo o Llamamiento internacional.

4

Consolidacióndeinformación.

Informaciónescrita o de apoyo para USAR-GUA

5

Paso de fronteras.

Manifiesto,Información del personal y vehículos

Fin



DSCI


71

Fase de Operaciones del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA


1 Líder Fuerza de Tarea Recibe información de las autoridades correspondientesrelacionada al área asignada para la ejecución deacciones del Grupo USAR-GUA


Coordina y organiza al Grupo USAR-GUA, para laejecución de acciones operativas; a través del Jefe deOperaciones, implementando el Sistema de Comando deIncidentes para un mejor control de la operación

3 Jefes de Sección Planifican y ejecutan acciones de acuerdo a su funciónespecífica y reportan al Líder del Grupo USAR-GUA, quienevalúa el avance de la operación

4 Líder Fuerza de Tarea Debe enviar información sobre las acciones del GrupoUSAR-GUA, a Guatemala y a la estructura operativa quecorresponda en el lugar del incidente

5 Jefes de Sección Planifican y ejecutan reuniones cada determinado tiempocon su personal, para evaluar avance y modificaciones asu respectivo plan de trabajo

6 Jefes de Sección Deben hacer un monitoreo constante de avance de supersonal e informar al Líder de la Fuerza de Tarea demanera escrita sobre las acciones ejecutadas y el plan detrabajo para las actividades pendientes de ejecutar

7 Líder Fuerza de Tarea Recibe informes de sus jefes de sección, y evalúa avancey plantea acciones a seguir, hasta finalizar la operación




DSCI


72

DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio

1.Recibe información para la asignación del USAR-GUA

2.Coordina al grupo USAR-GUA para la ejecución de operaciones

3.Planifica y ejecuta las acciones operativas

4.Envía la información referente al trabajo del equipo USAR-GUA

5.Planifica y ejecuta reuniones con el personal

6.Realiza monitoreo constante y avisa al líder de la FT.

7.Recibe informes, evalúa y plantea acciones a seguir.

Fin

Implementa el SCI.

Informes de situación Fotografías. Otro requerido

Briefingoperacional

Supervisióndel trabajo



DSCI


73

Fase de Desactivación del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala, USAR-GUA


1 Líder Fuerza de Tarea Completadas las operaciones asignadas por lasautoridades locales del país afectado, el Líder USAR-GUA;inicia el proceso de elaboración de informe de cierre delevento


Implementa una metodología especifica, para consolidartoda la información de acciones ejecutadas por el GrupoUSAR-GUA; y coordina la elaboración del informe decierre del evento


Hace entrega física y digital, del informe final de cierrede evento, a las autoridades locales del país afectado,para hacer de su conocimiento de todas las accionesrealizadas por el Grupo USAR-GUA; además envía dichoinforme a las autoridades de Guatemala para surespectivo conocimiento




DSCI


74

DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio

1. Completadas las operaciones elLíder USAR-GUA; inicia el proceso de elaboración de informe de cierre del evento

2. Implementa una metodología específica, para consolidar toda la información

Coordina la elaboración del informe de cierre del evento

3. Hace entrega física y digital, del informe final de cierre de evento

Entrega de informe a país afectado

Entrega de informeautoridades de Guatemala

Fin



DSCI


75

Fase de Desmovilización del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano USAR-GUA


1 Líder Fuerza de Tarea Posteriormente al cierre formal con las autoridadeslocales, solicita al Jefe de la sección de planificación, unplan de desmovilización

2 Jefe de Sección dePlanificación

Elabora un plan de desmovilización el cual debe serautorizado por el Líder de la Fuerza de Tarea


Garantiza que el plan de desmovilización contente fechay hora de partida, aduana a utilizar, mapa de recorrido,aspectos logísticos para el paso de unidades vehiculares,paso del equipo y garantizar que su personal se encuentrecompleto al momento de iniciar el recorrido de retorno aGuatemala

4 Jefe de Sección dePlanificación

Planifica y desarrolla un briefing con todo el personal queintegra el Grupo USAR-GUA, y da a conocer el plan dedesmovilización y el plan de comunicaciones durante eltrayecto del país afectado hacia Guatemala




DSCI


76

DIAGRAMA DE FLUJO:

4Se da a conocer el plan y se ejecuta conforme al mismo

1Cierre formal y entrega de documentaciónfinal a autoridades locales

3Se dan a conocer por menores del plan al personal

2Elaboración de Plan de Desmovilización Inicio

Fin

Informe Final, documentaciónvaria

Plan de Desmovilización



DSCI


77

Reunión Posterior al Incidente del Grupo de Búsqueda y Rescate Urbano de Guatemala USAR-GUA


1 Líder Fuerza de Tarea Al momento de arribar a Guatemala (instalaciones de laSecretaría Ejecutiva de CONRED); el Líder USAR-GUA,realiza un briefing con todo el personal que participo enla activación


Coordina con el Jefe de la Sección de Logística, laubicación de vehículos, equipos, herramientas yaccesorios, en sus respectivos lugares, para dejarlosnuevamente operativos

3 Jefe de la Sección deLogística

Genera un informe especifico, sobre la condición actualde todos los equipos utilizados durante la operación, paracoordinar en un futuro la compra o reposición de loutilizado en la operación


Informa a todo el personal integrante del Grupo USAR-GUA que participo en la operación, sobre la fecha y hora,para realizar la respectiva reunión posterior al incidenteRPI; para tocar los aspectos positivos y por mejorar detodos los procedimientos de cada fase




DSCI


78

DIAGRAMA DE FLUJO:

Inicio 1.Realiza un Briefing Con el personal.

2.Coordina con el jefe de la sección de logística.

Informe, hoja de control y registro.

3.Genera informe sobre la Condición de equipos Utilizados.

Briefing

4.Informa al personal sobre La RPI.

Invitación para la RPI

Fin.



DSCI


79

www.conred.gob.gt

CAPITULO 2

ORGANOS ADMINISTRATIVOS

8

PROCESO PARA COORDINACIONES CON EL SISTEMA DE ENLACES INTERINSTITUCIONALES

Dirección de Coordinación Subdirección de Enlaces

Guatemala, Enero de 2016

PROCESO PARA COORDINACIONES CON EL SISTEMA DE ENLACES INTERINSTITUCIONALES

CODIFICACIÓN: CONRED-DCO-SE-MP Versión: 1ª. Vigencia: A partir del 23 de septiembre de 2014

INDICE 1. PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE INFORMACIÓN DE ENLACES 1-5

2. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD A ENLACES 6-11

3. PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIAS A ENLACES 12-17

4. PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EN EMERGENCIA A ENLACES 18-24

5. PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE RECURSOS NACIONALES 25-30

6. PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIAS A EQUIPO HUMANITARIO DE PAIS 31-36

7. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS Y CARTAS O MEMORANDOS DE ENTENDIMIENTO CON ENTIDADES, INSTITUCIONES U ORGANISMOS NACIONALES E INTERNACIONALES

37-48

8. PROCEDIMIENTO PARA CERTIFICACION DE CAUSA Y DAÑO 49-53

PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE INFORMACIÓN DE ENLACES

CODIFICACIÓN: CONRED-DCO-SE-MP-01 Versión: 1ª.

Vigencia: A partir del 23 de septiembre de

2014 Página 1 de 50

1

Aprobación documento:


Elaboró: Licda. Kelly Argueta Subdirección de Enlaces

Revisó: Licda. Tatiana Acuña Directora de Coordinación, SE-CONRED

Visto Bueno: Ing. Alejandro Maldonado Secretario Ejecutivo, CONRED

Autorizó: Consejo Nacional para la Reducción del Riesgo de Desastres





2

Objetivo: Todas las instituciones públicas y privadas que forman parte del Sistema CONRED, estén informadas sobre las acciones y seguimiento de las actividades que se realizan en materia de gestión de reducción de riesgo a desastres, así como preparadas e involucradas en los planes institucionales. Alcance Este procedimiento abarcará prioritariamente a las instituciones que forman parte del Sistema CONRED (Instituciones públicas y privadas). Referencia Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículos 46 inciso c, d, h, 73, 74, 75, 98, 99, Artículo 60 y Artículo 79 inciso g) Responsabilidades Subdirectora: Traslado de información a funcionarios enlaces, Instituciones públicas y privadas que se genere de CONRED y viceversa. Definiciones1 Enlace: Persona nombrada para servir de intermediario y de representante de su institución ante el Sistema CONRED, con el objeto de lograr una comunicación y coordinación efectiva durante las acciones de gestión para la reducción de riesgos a desastres impulsadas por el Sistema. Sistema de Enlace Institucional: Sistema técnico de operaciones de emergencia, coordinado por el Secretario Ejecutivo de CONRED, cuya función principal se desarrolla dentro del Centro de Operaciones de Emergencia –COE-. Se integra por las personas nombradas como Enlaces del Sistema CONRED.

1 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.





3

Emergencia: Alteración intensa en las personas, los bienes, los servicios, y el ambiente, causados por un suceso natural o provocado por la actividad humana, que la comunidad afectada puede resolver con los medios que ha previsto para tal fin. Centro de Operaciones de Emergencia –COE- Lugar previamente establecido en donde se reúnen las autoridades (municipales, departamentales y/o nacionales) para la dirección y coordinación de todas las actividades durante la respuesta a una emergencia y/o desastre y que cuenta con el conjunto de recursos administrativos adecuados. Insivumeh: Es una institución técnica-científica altamente calificada que contribuye a la optimización de actividades del sector productivo de la República de Guatemala, asociadas a las ciencias atmosféricas, geofísicas e hidrológicas, coordinando servicios con el sector privado y actuando como asesor técnico del gobierno en caso de desastres naturales. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de Envío de Información de Enlaces

Procedimientos Codificación Manual del COE Pendiente Plan Nacional de Respuesta Pendiente Plan Institucional de Respuesta Pendiente Manual del Sistema de Enlaces Interinstitucionales

Por definir

Políticas

La información que se proporcione a los enlaces surgirá de manera oficial de las diferentes direcciones de la Secretaría Ejecutiva, así como boletines emitidos por el INSIVUMEH.

La información que proporcionen los enlaces será trasladada al COE Permanente para su verificación.

Formatos requeridos

Ficha de Enlaces Descripción del procedimiento envío de información de enlaces

No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad

1 Subdirección de Enlaces

Enviar información oficial generada por las diferentes direcciones de CONRED, a través de diferentes medios, como teléfono móvil, teléfono institucional (directo o extensión), correo electrónico institucional, correo personal, fax, documentos por mensajería institucional.





4

2 Enlace Interinstitucional Enviar información de interés a CONRED, la cual es trasladada al COE permanente para su verificación.

3 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE INFORMACION ENLACES




5

Diagrama de flujo: Procedimiento de envío de información enlaces

PROCEDIMIENTO: Envío de información DIRECCIÓN/UNIDAD

SOLICITANTE O INTERESADA

SUBDIRECCION DE ENLACES ENLACE INSTITUCIONAL

INICIO

La información oficial la cual es generada a través de las direcciones es trasladada a la Subdirección de Enlaces

Fin del proceso

La encargada de enlaces traslada información a los miembros del Sistema a través de correo electrónico

Los enlaces proporcionan información sobre acciones de Gestión de Riesgo a la Encargada de Enlaces

La encargada de enlaces traslada información al COE PERMANENTE para su verificación

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD A ENLACES


Vigencia: A partir de 23 de septiembre de


6











7

Objetivo: Realizar coordinaciones con el Sistema de Enlaces para brindar atención oportuna a la población afectada por un desastre. Alcance Este procedimiento abarcará a las instituciones que forman parte del Sistema CONRED (Instituciones públicas y privadas), como todos los programas que conforman la SE-CONRED Referencia Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículos 46 inciso c, d, h, 73, 74, 75, 98, 99, Artículo 60, Artículo 79 inciso g) Responsabilidades Sub director: Darle seguimiento a las solicitudes que se generen de las diferentes direcciones de CONRED hacia los enlaces y viceversa. Encargado de Enlaces: Enviar la solicitud para darle seguimiento a los requerimientos Asistente Técnico: Redacción y envío de lo solicitado por mensajería. Definiciones2 Enlace: Persona nombrada para servir de intermediario y de representante de su institución ante el Sistema CONRED, con el objeto de lograr una comunicación y coordinación efectiva durante las acciones de gestión para la reducción de riesgos a desastres impulsadas por el Sistema. Sistema de Enlace Institucional: Sistema técnico de operaciones de emergencia, coordinado por el Secretario Ejecutivo de CONRED, cuya función principal se desarrolla dentro del Centro de Operaciones de Emergencia –COE-. Se integra por las personas nombradas como Enlaces del Sistema CONRED.






8

Emergencia: Alteración intensa en las personas, los bienes, los servicios, y el ambiente, causados por un suceso natural o provocado por la actividad humana, que la comunidad afectada puede resolver con los medios que ha previsto para tal fin. Centro de Operaciones de Emergencia –COE- Lugar previamente establecido en donde se reúnen las autoridades (municipales, departamentales y/o nacionales) para la dirección y coordinación de todas las actividades durante la respuesta a una emergencia y/o desastre y que cuenta con el conjunto de recursos administrativos adecuados. Respuesta: etapa de la atención que corresponde a la ejecución de las acciones previstas en la etapa de preparación. Corresponde a la reacción inmediata para la atención oportuna hacia la población. Solicitud: Documento formal en el que se pide una cosa.

Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de Envío de Información de Enlaces


Por definir

Políticas

Toda solicitud, convocatoria o comunicación con un enlace interinstitucional tendrá que

realizarse a través de la Subdirección de Enlaces para brindar el apoyo respectivo y seguir el canal correspondiente.

Formatos requeridos

Ficha de Enlaces Descripción del procedimiento para solicitud con enlaces


1 Dirección solicitante Realizar las coordinaciones con los diferentes enlaces a través de correos electrónicos, oficios, vía telefónica, mensajería institucional de acuerdo al requerimiento de las direcciones





9

2 Enlace Interinstitucional Gestionar con las direcciones de Conred para dar respuesta al apoyo solicitado a través de correos, notas, etc., en base al requerimiento del enlace






10

Diagrama de flujo: Procedimiento de solicitud a enlaces

PROCEDIMIENTO: Solicitud a enlaces DIRECCIÓN/UNIDAD



INICIO

La dirección interesada solicita ante la Encargada de Enlaces la necesidad que desea sea cubierta por un enlace.

Se envía oficio o correo electrónico al enlace solicitando el apoyo para dar respuesta a la solicitud

La encargada de enlaces identifica los enlaces que podrían colaborar para dar respuesta a la

Se envía oficio o correo electrónico a la subdirección de enlaces dando respuesta a la solicitud

Se informa a la dirección que solicitó el apoyo sobre la respuesta que brindó el enlace.






11

PROCEDIMIENTO: Solicitud de Enlaces hacia CONRED DIRECCIÓN/UNIDAD


SUBDIRECCION DE ENLACES

INICIO

El funcionario enlace realiza a través de correo electrónico o vía telefónica a la subdirección de enlaces el requerimiento de información o alguna otra solicitud.

La encargada de enlaces coordina con la dirección correspondiente de SE-CONRED a través de correo electrónico y telefónico para dar seguimiento a lo requerido.

Se informa a la dirección que solicitó el apoyo sobre la respuesta que brindó el enlace a través de correo electrónico o vía telefónica.

Se archiva el documento que respalda el envío de la información.

Fin del proceso

PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIAS A ENLACES




12



Elaboró: Licda. Kelly Argueta








13

Objetivo: Fortalecer el Sistema de Enlaces con capacitaciones, talleres, reuniones sobre gestión de reducción de riesgo a desastres para brindar atención oportuna a la población afectada por un desastre, así como mejorar la coordinación a nivel interinstitucional antes, durante y después de una emergencia. Alcance Este procedimiento abarcará a las instituciones que forman parte del Sistema CONRED (Instituciones públicas y privadas), como todos los programas que conforman la SE-CONRED Referencia Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículos 46 inciso c, d, h , Artículo 73, 74, 75, 96, 97, Artículo 60, Artículo 79 inciso g) Responsabilidades Sub director: Darle seguimiento a las solicitudes que se generen de las diferentes direcciones de CONRED hacia los enlaces y viceversa. Encargado de Enlaces: Enviar la solicitud para darle seguimiento a los requerimientos Asistente Técnico: Redacción y envío de lo solicitado por mensajería. Definiciones3 Enlace: Persona nombrada para servir de intermediario y de representante de su institución ante el Sistema CONRED, con el objeto de lograr una comunicación y coordinación efectiva durante las acciones de gestión para la reducción de riesgos a desastres impulsadas por el Sistema. Sistema de Enlace Institucional: Sistema técnico de operaciones de emergencia, coordinado por el Secretario Ejecutivo de CONRED, cuya función principal se desarrolla dentro del Centro de






14

Operaciones de Emergencia –COE-. Se integra por las personas nombradas como Enlaces del Sistema CONRED. Emergencia: Alteración intensa en las personas, los bienes, los servicios, y el ambiente, causados por un suceso natural o provocado por la actividad humana, que la comunidad afectada puede resolver con los medios que ha previsto para tal fin. Centro de Operaciones de Emergencia –COE- Lugar previamente establecido en donde se reúnen las autoridades (municipales, departamentales y/o nacionales) para la dirección y coordinación de todas las actividades durante la respuesta a una emergencia y/o desastre y que cuenta con el conjunto de recursos administrativos adecuados. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de Envío de Información de Enlaces


Por definir

Políticas



Formatos requeridos

Ficha de Enlaces Descripción del procedimiento para solicitudes con enlaces


1 Dirección solicitante

Convocar a algún enlace para que participen en reunión, capacitación, taller de acuerdo a la solicitud que el Colaborador de SE-CONRED, solicite vía telefónica o a través de un correo electrónico a la Subdirección de Enlaces.

2 Subdirección de Enlaces Trasladar vía digital y física la invitación a los funcionarios enlaces.





15

3 Dirección de Comunicación Solicitar al área de protocolo los recursos que se utilizarán para la reunión, asimismo se encarga de reproducir la información que se distribuirá si en caso es solicitado.

4 Dirección solicitante Solicitar a la persona que solicitó la convocatoria que proporcione información o presentación que se dará en la reunión

5 Subdirección de Enlaces Confirmar vía telefónica la participación de los enlaces invitados a la reunión

6 Subdirección de Enlaces Recibir a los funcionarios enlaces y anotar en una lista de asistencia, se toma nota de los acuerdos generados en la reunión

7 Subdirección de Enlaces Trasladar información de la reunión o capacitación a los asistentes vía electrónica.

8 Enlace Interinstitucional Dar seguimiento a lo acordado a través de notas o correos electrónicos


PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA A ENLACES

CODIFICACIÓN: CONRED-DCO-MP-03 Versión: 1ª.



16

Diagrama de flujo: Procedimiento de convocatoria a enlaces

PROCEDIMIENTO: Convocatoria a enlaces DIRECCIÓN/UNIDAD



INICIO

La dirección interesada solicita ante la Encargada de Enlaces convocar a enlaces para que participe en reunión, capacitación o taller, vía telefónica, o a través de correo electrónico

La encargada de enlaces traslada vía digital y física la invitación a los funcionarios enlaces

Solicitar vía correo electrónico a la persona que requirió la convocatoria que proporcione información o presentación que se dará en la reunión.

Se solicita vía correo electrónica al área de protocolo los recursos que se utilizarán para la reunión, asimismo se encarga de reproducir la información que se distribuirá

Confirmar vía telefónica la participación de los enlaces a la reunión

PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA A ENLACES

CODIFICACIÓN: CONRED-DCO-MP-03 Versión: 1ª.



17

PROCEDIMIENTO: Convocatoria a Enlaces DIRECCIÓN/UNIDAD



La encargada de enlaces recibe a los funcionarios enlaces y anota en una lista de asistencia, se toma nota de los acuerdos generados en la reunión.

Se traslada información de la reunión o capacitación a los asistentes vía electrónica

Se da seguimiento a lo acordado a través de notas o correos electrónicos


PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EN EMERGENCIA A ENLACES

CODIFICACIÓN: CONRED-DCO-MP-04

Versión: 1ª. Vigencia: A partir del 23 de septiembre de


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19

Objetivo: Coordinar de manera eficiente a las instituciones que conforman el Sistema CONRED para responder eficazmente ante una emergencia. Alcance Este procedimiento abarcará a las instituciones que forman parte del Sistema CONRED (Instituciones públicas, privadas, ONG’S), como todos los programas que conforman la SE-CONRED Referencia Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículos 46 inciso c, Artículos 73, 74, 75, 96, 97, 98, 99, 100,101 Artículo 42 inciso e, Artículo 60, Artículo 79 inciso g) Responsabilidades Sub director: Darle seguimiento a las solicitudes que se generen de las diferentes direcciones de CONRED hacia los enlaces y viceversa. Encargado de Enlaces: Enviar la solicitud para darle seguimiento a los requerimientos Asistente Técnico: Apoyo para seguimiento a solicitudes durante la emergencia y realización de informe de coordinaciones realizadas. Definiciones4 Enlace: Persona nombrada para servir de intermediario y de representante de su institución ante el Sistema CONRED, con el objeto de lograr una comunicación y coordinación efectiva durante las acciones de gestión para la reducción de riesgos a desastres impulsadas por el Sistema. Sistema de Enlace Institucional: Sistema técnico de operaciones de emergencia, coordinado por el Secretario Ejecutivo de CONRED, cuya función principal se desarrolla dentro del Centro de






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Operaciones de Emergencia –COE-. Se integra por las personas nombradas como Enlaces del Sistema CONRED. Emergencia: Alteración intensa en las personas, los bienes, los servicios, y el ambiente, causados por un suceso natural o provocado por la actividad humana, que la comunidad afectada puede resolver con los medios que ha previsto para tal fin. Centro de Operaciones de Emergencia –COE- Lugar previamente establecido en donde se reúnen las autoridades (municipales, departamentales y/o nacionales) para la dirección y coordinación de todas las actividades durante la respuesta a una emergencia y/o desastre y que cuenta con el conjunto de recursos administrativos adecuados. Respuesta: etapa de la atención que corresponde a la ejecución de las acciones previstas en la etapa de preparación. Corresponde a la reacción inmediata para la atención oportuna hacia la población. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de Envío de Información de Enlaces


Por definir

Políticas



En caso de impacto súbito o de un evento monitoreable que sea generador de desastres y que interrumpa las comunicaciones, todos los funcionarios enlace deben trasladarse a la Sede de la CONRED y ponerse a disposición del encargado de Enlaces el cual trasladará la información sobre las funciones activas y los funcionarios que deben ingresar al COE

Formatos requeridos

SISMICEDE Descripción del procedimiento para solicitudes con enlaces






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1 Dirección de Respuesta Se eleva el nivel de alerta a rojo, y el Jefe de Operaciones Estratégicas indica cuales son las funciones que se deben activar de acuerdo a las necesidades

2 Dirección de Coordinación

Convocar para coordinar la respuesta a los requerimientos por emergencia a través de llamados telefónicos, correos electrónicos y mensajes


Asignar un gafete al enlace que fue convocado, el cual identificará si es institución rectora, de apoyo o soporte, la función, el sector, asimismo se le asigna una estación de trabajo de acuerdo a su función, se anota en listado de asistencia, y posteriormente se le acompaña hasta su estación de trabajo.

4 Dirección de Coordinación Ingresar a la base de datos de SIMICEDE la hora y lugar de trabajo asignado dentro del COE.


Elaborar un listado de enlaces convocados que están presentes, generando copia para el Coordinador del COE, Oficial de Servicio, garita de entrada y responsable de sector.

6 Dirección de Coordinación Solicitar al enlace cuando se retira por cambio de turno, un informe con las actividades que realizó durante su estadía en las instalaciones

7 Dirección de Respuesta Informar a través del jefe de operaciones estratégicas a los enlaces del COE presentes sobre la evolución del evento así como la revocación de la convocatoria.

8 Dirección de Coordinación Verificar el egreso de los funcionarios , ingresando la información de salida a la base de datos de SISMICEDE.

9 Enlace Interinstitucional

Revisar que antes de que el enlace se retire de las instalaciones entregue: informe consolidado de las actividades realizadas durante toda la emergencia, entrega su gafete y estación de trabajo.

10 Dirección de Coordinación Realizar un informe de las coordinaciones realizadas durante la emergencia con los enlaces.






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Diagrama de flujo: Procedimiento de convocatoria en emergencia a enlaces

PROCEDIMIENTO: Convocatoria en emergencia a enlaces DIRECCIÓN/UNIDAD



INICIO

La dirección encargada eleva el nivel de alerta a rojo

El jefe de operaciones estratégicas indica cuales son las funciones del COE que se deben activar de acuerdo a las necesidades

Se convoca a los enlaces solicitados para dar respuesta a los requerimientos por emergencia a través de llamados telefónicos, correos electrónicos y

Se le asigna un gafete al enlace, una estación de trabajo al enlace que fue convocado, se anota en listado de asistencia y se le acompaña a la estación de trabajo del COE

Se ingresa a la base de datos de SISMICEDE, la hora y lugar trabajo asignado dentro del COE

El enlace coordina con sus autoridades el apoyo solicitado por CONRED, así como información del evento para ingresarla a la base de datos de SISMICEDE





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PROCEDIMIENTO: Convocatoria en emergencia a enlaces DIRECCIÓN/UNIDAD


SUBDIRECCION DE ENLACES Enlace

Se elabora un listado de enlaces convocados que están presentes, generando copia para el coordinador del COE, Oficial de servicio, garita de entrada y responsable de sector

Solicitar al enlace cuando se retira por cambio de turno un informe con las actividades que realizó durante su estadía en las instalaciones

Informar a través del jefe de operaciones estratégicas a los enlaces del COE sobre la evolución del evento así como la revocación de la convocatoria

Verificar el egreso de los funcionarios, ingresando la información de salida a la base de datos de SISMICEDE.





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Realizar un informe de las coordinaciones realizadas durante la emergencia con los enlaces


El enlace entrega gafete, firma hora de salida y entrega informe

Revisar que antes que el enlace se retire de las instalaciones entregue: informe consolidado de las actividades realizadas durante toda la

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE RECURSOS NACIONALES




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Objetivo: Contar con una base de datos de recursos de las diferentes instituciones que conforman el sistema CONRED para orientar los recursos de manera adecuada para atender a la población de manera efectiva y evitar duplicidad de esfuerzos. Alcance Este procedimiento abarcará a las instituciones que forman parte del Sistema CONRED. Referencia Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículos 46 inciso k, 73, 74, 75, 97, 98, 100, y Artículo 60 Responsabilidades Sub director: Verificar que se elabore la base de datos de recursos nacionales. Encargado de Enlaces: Enviar las solicitudes correspondientes a las instituciones para la elaboración del inventario de recursos nacionales. Definiciones5 Enlace: Persona nombrada para servir de intermediario y de representante de su institución ante el Sistema CONRED, con el objeto de lograr una comunicación y coordinación efectiva durante las acciones de gestión para la reducción de riesgos a desastres impulsadas por el Sistema. Sistema de Enlace Institucional: Sistema técnico de operaciones de emergencia, coordinado por el Secretario Ejecutivo de CONRED, cuya función principal se desarrolla dentro del Centro de Operaciones de Emergencia –COE-. Se integra por las personas nombradas como Enlaces del Sistema CONRED. Emergencia: Alteración intensa en las personas, los bienes, los servicios, y el ambiente,






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causados por un suceso natural o provocado por la actividad humana, que la comunidad afectada puede resolver con los medios que ha previsto para tal fin. Centro de Operaciones de Emergencia –COE- Lugar previamente establecido en donde se reúnen las autoridades (municipales, departamentales y/o nacionales) para la dirección y coordinación de todas las actividades durante la respuesta a una emergencia y/o desastre y que cuenta con el conjunto de recursos administrativos adecuados. Respuesta: etapa de la atención que corresponde a la ejecución de las acciones previstas en la etapa de preparación. Corresponde a la reacción inmediata para la atención oportuna hacia la población. Inventario: Se define como el registro documental con orden y precisión de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad. En una entidad o empresa es la relación ordenada de bienes y existencias, a una fecha determinada. Recursos: Es una fuente o suministro del cual se produce un beneficio. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de Envío de Información de Enlaces

Procedimientos Codificación Manual del COE Pendiente Plan Nacional de Respuesta Pendiente Plan Institucional de Respuesta Pendiente

Políticas

Toda solicitud de recurso de un enlace interinstitucional tendrá que realizarse a través de la

Subdirección de Enlaces para solicitar el apoyo respectivo y seguir el canal correspondiente. Formatos requeridos

Base de datos de inventario de recursos Descripción del procedimiento de inventario de recursos nacionales



Elaborar y enviar notas a las autoridades miembros del sistema CONRED, solicitando los recursos disponibles dentro de sus instituciones para poder apoyar durante una emergencia

2 Enlace institucional Trasladar vía digital y física los recursos de la institución que representa.





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3 Subdirección de Enlaces Actualizar la base de datos de inventario de recursos nacionales cada seis meses a través de notas y correos electrónicos.






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Diagrama de flujo: Inventario de Recursos Nacionales

PROCEDIMIENTO: Inventario de Recursos Nacionales DIRECCIÓN/UNIDAD



INICIO

La encargada de enlaces elabora y envía notas a las autoridades miembros del Sistema CONRED, solicitando los recursos disponibles dentro de sus instituciones para poder apoyar durante una emergencia

Traslada vía digital y nota física de los recursos que tiene disponible la institución que representa

Se recibe nota y se ingresan los datos a la base de datos de inventario de recursos nacionales

Cuando sea solicitado algún recurso por alguna dirección se verifica el inventario y se coordina


PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIAS A EQUIPO HUMANITARIO DE PAIS




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Elaboró: Licda. Kelly Argueta








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Objetivo: Establecer de forma conjunta con sociedad civil, organismos no gubernamentales, movimiento de la Cruz Roja y las agencias del Sistema de Naciones Unidas un espacio de coordinación para trabajar en el ámbito nacional la fase de preparativos y respuesta a emergencias. Alcance Este procedimiento abarca organismos o gubernamentales, sociedad civil, agencias de Naciones Unidas, Cruz Roja, y los programas que conforman la SE-CONRED Referencia Carta de Entendimiento del Equipo Humanitario de País, Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículos 46 inciso b,c,d,h, Artículo 73, 74, 75, y Artículo 60) Responsabilidades Sub director: Darle seguimiento a las solicitudes que se generen dentro del Equipo Humanitario de País Asistente Técnico: Asistencia y seguimiento de las acciones que se lleven a cabo dentro del Equipo Humanitario de País. Definiciones6 Equipo Humanitario de País: Es un espacio de coordinación de actores humanitarios presentes en Guatemala, que respeta el mandato, autonomía, interdependencia, liderazgo y protagonismo institucional de cada una de las organizaciones y agencias que la integran, en la cual de forma conjunta, la CONRED, Sociedad Civil, Organizaciones No Gubernamentales, Movimiento de la Cruz Roja y las agencias del Sistema de Naciones Unidas trabajan en el ámbito nacional la fase de preparativos y respuesta a emergencias. Organizaciones No Gubernamentales: Se refiere a organizaciones que no son ni forman parte






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del gobierno ni de alguna empresa con fines de lucro. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de Envío de Información de Enlaces

Procedimientos Codificación Plan Nacional de Respuesta Pendiente Plan Institucional de Respuesta Pendiente Carta de Conformación del Equipo Humanitario de País

Por definir

Políticas

La información que se genere del Equipo Humanitario de País, será distribuida dentro de los puntos focales nombrados con anterioridad por los directores de los programas de CONRED.

Formatos requeridos Base de datos Equipo Humanitario de País Descripción del procedimiento de convocatorias a Equipo Humanitario de País



Convocar vía digital para reuniones con el Grupo Ejecutivo de Trabajo –GET- del Equipo Humanitario de País, para presentar, analizar, discutir y acordar las diferentes acciones que se estén realizando, implementando y/o dando seguimiento.


Participar en dos reuniones anuales con el pleno del EHP para trasladar a conocimiento y aprobación, según corresponda las acciones que dentro del GET se realizan y de esta forma mantener una constante y actualizada comunicación entre todos sus miembros

3 Subdirección de Enlaces Actualizar la base de datos de los miembros del EHP, así como de los socios que figuran dentro del Equipo como invitados especiales, para lograr de esta forma tener una comunicación eficaz al momento de una emergencia.

4 Subdirección de Enlaces Revisar y actualizar los protocolos y formularios de trabajo del EHP, así como una adecuada socialización con todos los miembros

5 Subdirección de Enlaces Realizar programas de capacitación para los miembros del





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EHP 6 Subdirección de Enlaces Participar en los diferentes cluster y/o grupos de trabajo

de las mesas conformadas 7 Subdirección de Enlaces Participar de manera directa o indirecta según sea el

caso, en las actividades que se realicen en conmemoración de las fechas humanitarias importantes

8 Subdirección de Enlaces Conformar una relación activa, directa y eficaz con los miembros del EHP, siendo el canal oficial para el cruce de información emitida por el Estado con los miembros del EHP, SNU y las ONG’S al momento de una emergencia.

9 Subdirección de Enlaces Trasladar la información que se genere del EHP al COE permanente para su análisis, así como los boletines emitidos a los diferentes puntos focales


PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA A EQUIPO HUMANITARIO DE PAIS




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Diagrama de flujo: Procedimiento de Convocatoria a Equipo Humanitario de País

PROCEDIMIENTO: Convocatoria a Equipo Humanitario de País DIRECCIÓN/UNIDAD


SUBDIRECCION DE ENLACES Miembros EHP/GET

INICIO

Convoca vía digital para reuniones con el Grupo Ejecutivo de Trabajo del EHP, para presentar, analizar, discutir y acordar las diferentes acciones que se estén realizando, implementando y/o dando seguimiento

Por medio de correo electrónico los miembros del Grupo Ejecutivo de Trabajo acuerdan hora y día para llevar a cabo la reunión

Actualizar la base de datos de los miembros del EHP, así como de los socios que figuran dentro del equipo como invitados especiales, para lograr una comunicación eficaz al momento de una emergencia

Revisar y actualizar los protocolos y formularios de trabajo del EHP, así como su socialización dentro de los miembros

PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA A EQUIPO HUMANITARIO DE PAIS




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Trasladar la información que se genere del EHP vía correo electrónico al COE permanente para su análisis, así como los boletines emitidos a los diferentes puntos focales


Intercambio de información a través de correo electrónico, por medio de la conformación una relación activa, directa y eficaz con los miembros del EHP, siendo el canal oficial para el cruce de información emitida por el Estado con los miembros del EHP, SNU, y las ONG’S al momento de una emergencia.

Se participar en los diferentes cluster y/o grupos de trabajo de las mesas conformadas, aspi como en diferentes actividades del EHP

Se coordina a través de correo electrónico la programación de capacitación para los miembros del EHP

PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y SUSCRIPCION DE CONVENIOS Y CARTAS O MEMORANDOS DE

ENTENDIMIENTO CON INSTITUCIONES, ENTIDADES U ORGANISMOS NACIONALES E INTERNACIONALES


Vigencia: A partir de l 19 de diciembre de


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Elaboró:

Licda. Kelly Argueta Subdirectora de Enlaces Dirección de Coordinación Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados

Revisó:

Licda. Tatiana Acuña Directora de Coordinación Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados

Visto Bueno:

Ing. Carlos Alejandro José Maldonado Lutomirsky Secretario Ejecutivo Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados

Autorizó: Consejo Nacional para la Reducción de Desastres






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Objetivo Establecer lineamientos dentro de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados, en adelante CONRED, para la adecuada elaboración y suscripción de Convenios y Cartas o Memorandos de Entendimiento, a través de la exposición de pasos claros y detallados que permitirá que la Dirección de Coordinación así como demás Direcciones de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres realicen sus respectivas atribuciones de forma más eficiente, eficaz y oportuna. Alcance Este procedimiento será de observancia obligatoria dentro de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres (Direcciones y Unidades) de la CONRED en los casos en que exista interés o exista la necesidad de generar o formalizar una relación de cooperación o acuerdos con entidades, instituciones u organismos nacionales e internacionales. Referencia Constitución Política de la República de Guatemala Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado,

Decreto número109-96 del Congreso de la República de Guatemala Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen

Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo 49-2012 (Artículo 46 inciso a, b, e, g, h,i) Responsabilidades Dirección de Coordinación: A través de la Subdirección de Enlaces, darle seguimiento al presente

procedimiento y cumplir con las atribuciones establecidas en el mismo, así como mantener actualizada la base de datos de convenios de cooperación y cartas o memorandos de entendimiento.

Consejo Nacional para la Reducción de Desastres, Despacho Superior y Signatario autorizado: Cumplir la función establecida en el presente procedimiento.

Direcciones de la Secretaria Ejecutiva para la Reducción de Desastres de la CONRED: intervenir de acuerdo a su competencia en las fases del procedimiento en que sean requeridas.

Definiciones7

7 Recopiladas de diferentes fuentes






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Adenda: apéndice o serie de anotaciones que se agregarán en un documento una vez terminado y que tendrá la misión de realizar aclaraciones, completarla, o en su defecto rectificar o modificar alguna cuestión que en la misma se exponga.

Carta o Memorando de Entendimiento: Es un acuerdo dos o más personas individuales o colectivas en el cual de buena fe se comprometen a realizar y a promover la coordinación de funciones para garantizar el cumplimiento de objetivos y compromisos. Convenio: Acuerdo de voluntades entre dos o más personas individuales o colectivas a través del cual se establece un vínculo de colaboración para llevar a cabo acciones concretas en respuesta a objetivos compartidos.

Documentación de soporte: documentación que ampara la constitución o creación de la institución, entidad u organismo, su registro (cuando proceda), así como la identidad y representación legal del signatario.

Minuta: Borrador o extracto de un documento que se hace anotando las cláusulas o datos principales para darle la redacción requerida para su plena validez y total claridad.

Punto focal o enlace: Persona que establece o mantiene relación de comunicación con otras, especialmente dentro de alguna organización, entidad o institución.

Interacción con otros procedimientos Proceso para la gestión de cooperación o donación, ejecución o acompañamiento técnico y monitoreo y evaluación de programas y proyectos institucionales de la Dirección de Coordinación Políticas Las negociaciones realizadas entre las partes involucradas en un Convenio de cooperación,

carta o memorando de entendimiento se materializan en tantas minutas sean necesarias para generar una versión final consensuada y que será firmada por los respectivos representantes legales.

El Consejo Nacional para la Reducción de Desastres como máxima autoridad será quien resolverá sobre la aprobación de suscripción, prórroga, terminación, ampliación o modificación de un convenio de cooperación, carta o memorando de entendimiento.

Para el seguimiento de cada convenio de cooperación o carta o memorando de entendimiento suscrito por la CONRED, deberá existir uno o varios puntos focales, según sea el caso, los cuales pertenecerán a la Dirección o Direcciones vinculadas con los compromisos contenidos en el documento, así como de la otra parte, pudiendo ser reemplazados a través del envío de una nota oficial a la otra parte. En ese sentido, se consignará dentro del propio documento únicamente el cargo de la(s) persona(s) designada(s). Los puntos focales de las Direcciones involucradas tendrán a su cargo informar, de forma mensual y cuando les sea requerido, a la Dirección de Coordinación, sobre los avances, gestiones o resultados alcanzados.

Las Direcciones involucradas en el procedimiento deberán cumplir con las responsabilidades en los plazos establecidos en este procedimiento, de lo contrario, se hará del conocimiento del Secretario Ejecutivo y el Consejo Nacional para la Reducción de Desastres, para los






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efectos correspondientes. La firma del Convenio de Cooperación, Carta o Memorando de Entendimiento, de ser

necesario, podrá realizarse a través de acto protocolario, lo cual estará a cargo de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva para la Reducción de Desastres de la CONRED.

La Dirección de Coordinación para un control adecuado contará con una base de datos de Convenios de Cooperación, Cartas o Memorandos de Entendimiento.

El presente procedimiento será de observancia obligatoria dentro de la Secretaría Ejecutiva para le Reducción de Desastres y surtirá efectos a partir de la aprobación del mismo por parte del Consejo Nacional para la Reducción de Desastres, quedando, desde ese momento, sin efecto el procedimiento anterior.

En caso de que exista interés de que la CONRED realice gastos o contraiga alguna obligación financiera dentro de los compromisos de un Convenio de Cooperación, Carta o Memorando de Entendimiento, se hará del conocimiento de la Dirección Financiera y de la Dirección Administrativa para su respectivo aval previo a su suscripción.

En los casos en que deba ser aplicada la Ley Orgánica del Presupuesto, las gestiones ante otras instituciones las tendrá a su cargo la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y la Dirección Financiera de acuerdo a las competencias de cada una de ellas.

El presente procedimiento es a su vez aplicable en los casos de existir necesidad o interés de suscribir convenios de cooperación, cartas o memorandos de entendimiento para formalizar el uso de un inmueble otorgado a favor de la CONRED, así como la respectiva habilitación de instalaciones de la CONRED en el territorio nacional y para formalizar relaciones con entidades y organizaciones cooperantes. En tales casos, los pasos del 2 al 10 y del 24 al 28 que corresponden a la Dirección de Coordinación los llevará a cabo la Dirección de Respuesta a través de las personas que designe para el efecto, quienes serán necesariamente puntos focales en los documentos que se suscriban; lo anterior bajo la salvedad que en todos los casos el ejemplar firmado que corresponde a la CONRED quedará bajo el resguardo de la Dirección de Coordinación, por lo que el mismo deberá ser entregado a la brevedad posible.

Formatos requeridos Formato de Convenio de Cooperación Formato de Carta o Memorando de Entendimiento Formatos de Prórroga por cruce de notas Formato de Adenda

Descripción del procedimiento No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1

Dirección de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres o entidad, institución u organismo interesado

Manifiesta ofrecimiento, necesidad o requerimiento de relación de cooperación

2 Dirección de la Secretaría Plantea a la Dirección de Coordinación una solicitud de inicio






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Ejecutiva para la Reducción de Desastres o entidad, institución u organismo interesado

del procedimiento en la que se indique el objeto, acuerdos y compromisos a establecerse en el convenio o carta o memorando de entendimiento que se pretende suscribir.

3 Dirección de Coordinación Recibe la solicitud e informa al Despecho Superior de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres sobre la misma.

4 Despacho Superior Acusa de recibo la información enviada por la Dirección de Coordinación

5 Dirección de Coordinación Comunica a la Dirección de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres interesada que ya se informó al Despacho Superior

6 Dirección de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres interesada (actuación separada de la entidad, institución u organismo interesada)*

Recibe información y convoca a una primera reunión con la entidad, institución u organismo interesado, remitiendo copia de convocatoria a la Dirección de Coordinación para su conocimiento y efectos correspondientes

7 Dirección de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres interesada (actuación separada de la entidad, institución u organismo interesada)

Realiza la reunión en la que se acuerda el objeto y compromisos a establecerse en convenio de cooperación, carta o memorando de entendimiento.

8 Dirección de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres interesada (actuación separada de la entidad, institución u organismo interesada)

Elabora una minuta de Convenio de cooperación, Carta o Memorando de Entendimiento, según sea el caso, con los compromisos que la CONRED puede asumir de conformidad con las normativas que la rigen y los acuerdos establecidos en la reunión que se realizó, y la remite a la Dirección de Coordinación.

9 Dirección de Coordinación Recibe, revisa y envía la minuta a la entidad, institución u organismo interesado para su consideración.

10 Entidad, institución u organismo interesado (actuación separada de Dirección de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres)*

Recibe, revisa la minuta e incorpora los compromisos que asumirá, y envía a la Dirección de Coordinación una segunda versión de la minuta para consideración de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres.

11 Dirección de Coordinación Recibe, revisa y socializa con las Direcciones de la Secretaria Ejecutiva para la Reducción de Desastres la segunda versión de la minuta para que realicen las observaciones que consideren convenientes, de acuerdo a su competencia, o manifiesten su conformidad, dentro del plazo perentorio de tres días hábiles. De no enviarla en el plazo señalado, se entenderá que existe conformidad con el contenido de la misma.

12 Direcciones de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres

Reciben y revisan la segunda versión de la minuta y la envían de vuelta a la Dirección de Coordinación con sus observaciones o bien, expresando su conformidad, dentro del plazo señalado.

13 Dirección de Coordinación Recibe observaciones de todas las Direcciones de la Secretaría






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Ejecutiva para la Reducción de Desastres y realiza los cambios necesarios generando una tercera versión de la minuta, y la envía a la Entidad, institución u organismo interesado para su consideración. Si existe conformidad de parte de las referidas Direcciones sobre la segunda versión, lo hará del conocimiento de la entidad, institución u organismo interesado.

14 Entidad, institución u organismo interesado (actuación separada de Dirección de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres)

Recibe y revisa la tercera versión de la minuta; y envía su conformidad, o bien sus observaciones a la Dirección de Coordinación.

15 Dirección de Coordinación Recibe observaciones y realiza cambios generando una cuarta versión de la minuta y si se considera necesario el envío de ésta a las Direcciones, se realizan nuevamente los pasos del 11 al 14 tantas veces sea necesarias hasta conseguir una minuta consensuada. De no considerarse necesario o de existir conformidad de la entidad, institución u organismo interesado, se continúa con el paso 16.

16 Dirección de Coordinación Envía la minuta consensuada por las Partes a la Dirección de Asesoría Jurídica junto con la documentación de soporte para que realice las observaciones que considere necesarios en el plazo de dos días hábiles.

17 Dirección de Asesoría Jurídica Recibe la minuta, revisa y realiza las observaciones legales que estime convenientes y devuelve la minuta a la Dirección de Coordinación.

18 Dirección de Coordinación Recibe la minuta, realiza los cambios solicitados informando a la Dirección de Asesoría Jurídica, generando una versión final de la minuta a la cual le asigna un correlativo interno, y la envía a la entidad, institución u organismo interesado para su conocimiento.

19 Dirección de Asesoría Jurídica Acusa de recibo la información o minuta enviada por la Dirección de Coordinación

20 Entidad, institución u organismo interesado (actuación separada de Dirección de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres)

Acusa de recibo la información o minuta enviada por la Dirección de Coordinación

21 Dirección de Coordinación Imprime tantos ejemplares como partes del Convenio o Carta o Memorando de Entendimiento y los envía a la Dirección de Asesoría Jurídica para rúbrica de parte de la Directora.

22 Dirección de Asesoría Jurídica Recibe y la Directora rubrica los ejemplares del Convenio o Carta o Memorando de Entendimiento y los envía de vuelta a la Dirección de Coordinación

23 Dirección de Coordinación Recibe los ejemplares y envía una copia al Consejo Nacional para la Reducción Desastres para su aprobación o modificación o ampliación, según lo considere, así como autorice para la firma.






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24 Consejo Nacional para la Reducción de Desastres

Recibe, analiza, resuelve, e informa a la Dirección de Coordinación al respecto.

25 Dirección de Coordinación Recibe resolución y de no existir aprobación, finaliza el procedimiento e informa a la entidad, institución u organismo interesado. De existir modificación o ampliación al documento, se realizan los cambios generando una nueva versión y se envía a la entidad, institución u organismo interesado para que se pronuncie al respecto, y se realizan nuevamente los pasos del 15 al 20. De existir aprobación de parte del Consejo Nacional para la Reducción de Desastres, se envía por la vía oficial a la entidad, institución u organismo interesado los ejemplares rubricados para la firma y sello de su representante legal.

26 Entidad, institución u organismo

interesado (actuación separada de Dirección de la Secretaría Ejecutiva para la Reducción de Desastres)

Recibe información y se da por enterada de la finalización del procedimiento.

27 Entidad, institución u organismo interesado

De existir aprobación del Consejo Nacional para la Reducción de Desastres, recibe, firma y sella ejemplares y los envía de vuelta a la Dirección de Coordinación para la firma del signatario legalmente autorizado en representación de la CONRED.

28 Dirección de Coordinación Recibe los ejemplares firmados y sellados, y los envía al signatario legalmente autorizado para la firma y sello de los mismos

29 Signatario legalmente autorizado Recibe los ejemplares firmados, los firma, sella y los devuelve a la Dirección de Coordinación.

30 Dirección de Coordinación Recibe los ejemplares firmados y sellados, conserva bajo su resguardo el ejemplar correspondiente a la CONRED y envía a la entidad, institución u organismo interesado por la vía oficial el ejemplar que le corresponde.

31 Entidad, institución u organismo interesado

Recibe su ejemplar sellado y firmado.

32 Dirección de Coordinación Actualiza la base de datos de Convenios de cooperación, Cartas o Memorandos de Entendimiento para su control interno.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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PROCEDIMIENTO PARA CERTIFICACION DE CAUSA Y DAÑO




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Objetivo: Poner en práctica el protocolo de causa y daño, con el fin de ingresar el expediente que presente cualquier institución de gobierno o privada, solicitando una certificación de causa y daño por alguna emergencia que se presente y darle seguimiento al mismo en las dirección internas involucradas en el proceso las cuales deben revisar y aprobar la certificación de causa y daño. Alcance Este procedimiento abarcará a las instituciones gubernamentales y no gubernamentales. Referencia En base a resolución emitida por el Consejo Nacional de Reducción de Desastres y en lo que se dictamine en los diferentes Estados de Calamidad a través de los Decretos que se emiten. Responsabilidades Sub director: Darle seguimiento al expediente que ingrese. Asistente Técnico: Redacción, envío e ingreso del expediente al sistema LOTUS de CONRED, y traslado a la dirección correspondiente para su seguimiento, cuando haya finalizado el proceso se encarga de entregar la Certificación emitida por la Dirección de Mitigación. Definiciones8 Enlace: Persona nombrada para servir de intermediario y de representante de su institución ante el Sistema CONRED, con el objeto de lograr una comunicación y coordinación efectiva durante las acciones de gestión para la reducción de riesgos a desastres impulsadas por el Sistema. Sistema de Enlace Institucional: Sistema técnico de operaciones de emergencia, coordinado por el Secretario Ejecutivo de CONRED, cuya función principal se desarrolla dentro del Centro de Operaciones de Emergencia –COE-. Se integra por las personas nombradas como Enlaces del Sistema CONRED.






51

Emergencia: Alteración intensa en las personas, los bienes, los servicios, y el ambiente, causados por un suceso natural o provocado por la actividad humana, que la comunidad afectada puede resolver con los medios que ha previsto para tal fin. Causa: Lo que se considera como fundamento u origen de algo. Daño: Es el detrimento, perjuicio o menoscabo causado por culpa de otro en el patrimonio o a la persona. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de Envío de Información de Enlaces

Procedimientos Codificación Procedimiento Certificación Causa y daño Dirección de Logística

Pendiente

Procedimiento Certificación Causa y daño Dirección de Reconstrucción

Pendiente

Procedimiento Certificación Causa y daño Dirección de Mitigación

Pendiente

Protocolo de Causa y daño Pendiente Políticas Todo expediente ingresará por la dirección de coordinación, el cual contará con la documentación de respaldo solicitada para poder seguir con el procedimiento establecido, de no contar con los sellos y firmas no se dará ingreso al expediente. Formatos requeridos

Nota de solicitud de emisión de causa y daño Expediente completo (daño, causa, coordenadas geográficas, fotografías, sellos del

gobernador y delegado de CONRED) Descripción del procedimiento para certificación de causa y daño


1 Entidad solicitante

Elaborar expediente conteniendo: daño, causa, coordenadas geográficas y fotografías, posteriormente lo traslada a la Unidad técnica departamental, el Gobernador revisa que el expediente cumpla con: daño causado por evento específico, prioridad para el municipio, establecer si hay duplicidad con otra propuesta, autoriza o no el expediente, devuelve a la





52

entidad solicitante.

2 Dirección de Respuesta Avalar a través del delegado departamental de CONRED resolución del Gobernador si a su juicio cumple con lo establecido.

3 Entidad solicitante Trasladar el expediente a la SE-CONRED para ingresar el documento

Dirección de Coordinación Ingresar el expediente, y asignar número y registro


Enviar a la dirección de logística el expediente, si está completo, para que sea trasladado al Departamento del SIG, si le faltara algún requisito al expediente no se le da ingreso y se devuelve a la entidad interesada

6 Dirección de Logística

Verificar a través del SIG en la base de datos de SISMICEDE si el incidente está registrado y ubica geográficamente sobre mapa incidentes e imprime resultante, traslada el expediente y el mapa a la Dirección de Rehabilitación y Reconstrucción.

7 Dirección de Rehabilitación y Reconstrucción

Revisar el expediente, y emitir nota de verificación, efectuar verificación aleatoria, trasladar expediente y nota de verificación a la Dirección de Mitigación

8 Dirección de Mitigación Revisar el expediente, si cumple con todos los requisitos emitir Certificación de Causa y Daño, y trasladar el expediente a la Dirección de Coordinación

9 Dirección de Coordinación Entregar original de Certificación de Causa y Daño a entidad solicitante, quedando copia firmada de recibido, se archiva el expediente original.






53

Diagrama de flujo: Procedimiento de Certificación de causa y daño DIRECCIÓN/UNIDAD



Dirección de Logística

Dirección de Recuperación

Dirección de M

El enlace coordina con sus autoridades el apoyo solicitado por CONRED, así como información del evento para ingresarla a la base de datos

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La unidad solicitante recopila información en campo: daño,

Se traslada expediente con nota a la dirección de logística para que el SIG realice su georeferenci

La unidad solicitante pide visto bueno del

Se traslada expediente con nota a

Si cumple con los requisitos se emite nota de verificación y se envía a la dirección de mitigación,

Si cumlos rese emde evaluase expedla dde

Con el visto bueno del gobernados, se envía vía física el expediente a la Dirección de

Dirección de Coordinación recibe expediente y asigna No. De

Se traslada certificación emitida a la unidad solicitante

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PROCEDIMIENTOS DE COOPERACION NACIONAL E INTERNACIONAL

Dirección de Coordinación

Guatemala, Septiembre del 2014

ÍNDICE PROCEDIMIENTOS DE DONACIONES NACIONALES EN TIEMPO ORDINARIO .............................. 46

PROCEDIMIENTOS DE DONACIONES NACIONALES DURANTE EMERGENCIA .............................. 56

PROCEDIMIENTOS DE DONACIONES INTERNACIONALES EN TIEMPO ORDINARIO ....................... 67

PROCEDIMIENTO DE DONACIONES INTERNACIONALES EN TIEMPO DE EMERGENCIA ................... 77

PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE DONACIONES INTERNACIONALES EN TIEMPO DE EMERGENCIA ...... 87

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE VEHICULOS PARA LA SECONRED ................................... 96

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL AUXILIAR DE INVENTARIOS DE DONACIONES ...................... 103

PROCEDIMIENTOS DE DONACIONES NACIONALES EN TIEMPO ORDINARIO

CODIFICACIÓN: CONRED- DCO-SC-MP-09 Versión:1.0

Vigencia A partir de su aprobación por el Consejo Nacional

46




Elaboró:

Arq. Erick Uribio Subdirector de Cooperación SE-CORNED Licda. Barbara Phefunchal Encargada de Cooperación Nacional Dirección de Coordinación, SE-CONRED





No. de revisión

Fecha de revisión Consideración del cambio en el documento




47

Objetivo: Establecer los pasos a seguir por las Direcciones, Unidades y personal de SE-CONRED para la recepción o envío de donaciones nacionales o internacionales, en especie o financieras, en período ordinario o de emergencia. Alcance

Los procedimientos planteados en este documento son de observancia general y deben ser respetados e implementados por todo el personal de la SE-CONRED y que estén involucrados en la solicitud, recepción y envío de donaciones en función de las necesidades de la institución.

Referencia

Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 46, incisos a, b, d,f, h, cumpliendo lo establecido en el Artículo 8, incisos e, i, j, así como el artículo 29 inciso l. Responsabilidades

Basados en el Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012) cada una de las Direcciones, Unidades y personal de SE-CONRED deberá apoyar y dar cumplimiento a los procedimientos indicados en este documento según el ámbito de competencia de su área de trabajo.

Definiciones

POR SU ORIGEN: Donaciones Nacionales: Cooperación, recursos o ayuda humanitaria recibida de cooperantes nacionales, agencias, organismos u otros establecidos en Guatemala, a la disposición de la SE-CONRED con el propósito de prevenir, mitigar o atender uno o varios eventos o circunstancias que a criterio de las autoridades competentes deba ser contemplado. Donaciones Internacionales: Cooperación, recursos o ayuda humanitaria recibida de cooperantes internacionales, países amigos, agencias, organismos u otros, para ser puesto a la disposición del Gobierno de Guatemala recibida a través de la SE-CONRED para los propósitos de prevenir, mitigar o atender uno o varios eventos o circunstancias que a criterio de las autoridades competentes deba ser contemplado.




48

Donaciones En Especie: Independientemente de la fuente de origen de la cooperación, es toda aquella cooperación o ayuda humanitaria que es proporcionada a la SE-CONRED para atender uno o varios eventos específicos y que su naturaleza sea auxilio o soporte primario, consumible, incluso que por su naturaleza o fuente de clasificación pudiera ser catalogada por la autoridad superior como parte del activo fijo de la institución o que pueda incrementar el patrimonio institucional (si aplica). Donaciones Financieras: Independientemente de la fuente de origen de la cooperación, deberá ser considerada como financiera, toda aquella que sea en efectivo o equivalente de efectivo que requiera espacio presupuestario o aprobación para su ejecución y que sea otorgada a la SE-CONRED para beneficio de la población guatemalteca afectada o damnificada por algún evento natural o antropogénico especifico. POR ACTIVIDAD EFECTUADA: Donaciones Ordinarias: Independientemente de su naturaleza y fuente de origen es toda aquella donación gestionada u ofrecida en períodos en que no existe ningún estado de calamidad declarada o bien algún tipo de emergencia declarada, para ejecución de proyectos, asignación de recursos, desarrollo de actividades de CONRED y/o fortalecimiento técnico o institucional. Donaciones por Emergencias: Independientemente de su naturaleza u origen es toda aquella cooperación o donación gestionada u ofrecida derivada de la declaratoria de un estado de calamidad o emergencia declarada. Ayuda Humanitaria: Para los propósitos de la presente herramienta la descripción del término ayuda humanitaria, abarca y no limita los conceptos de donación, cooperación, apoyo, aportación, por lo que es importante tomar en consideración que los recursos (en especie) recibidos en calidad de ayuda humanitaria se refieren a donaciones de cooperantes nacionales e internacionales con la finalidad de apoyar a la población afectada por un desastre o programas específicos.




49

Interacción con otros procedimientos PROCESO PROCEDIMIENTOS CODIFICACION

PROCEDIMIENTOS DE COOPERACION

NACIONAL E INTERNACIONAL

Procedimiento de donaciones internacionales en tiempo ordinario

Políticas Para la solicitud de recursos, cooperación, ayuda humanitaria provenientes de cooperantes nacionales e internacionales todas las Unidades, Direcciones y personal de CONRED sin excepción deberá remitirse a la Dirección de Coordinación.

Descripción del Procedimiento Donaciones Nacionales en Tiempo Ordinario:

Número Actividad Unidad Responsable

1

Si es un requerimiento de alguna instancia de la Secretaria Ejecutiva de CONRED, se requiere una comunicación escrita con el Visto Bueno del Secretario Ejecutivo dirigida a la Dirección de Coordinación con el detalle de los recursos a solicitar.

Instancia solicitante

2

Si es un ofrecimiento de cualquier persona individual o jurídica, se requiere una comunicación escrita dirigida al Secretario Ejecutivo con el detalle de los recursos ofrecidos.

Cooperante

3

Si los recursos son derivados por la ejecución directa de la SE-CONRED de un proyecto, se requiere el documento de formulación del proyecto donde se indiquen las líneas de cooperación pactadas y poder cumplir con los requisitos que establecen las instancias correspondientes.

Dirección de Planificación

4 En relación al paso 1, se procede a la identificación de las posibles fuentes de cooperación.





50

5

En relación al paso 2, se realizan las consultas a las instancias internas correspondientes. Adicionalmente se solicita la aprobación de la recepción de la donación en artículos que formen parte del Grupo 3, al Ministerio de Finanzas Publicas. Deberá gestionarse la disponibilidad presupuestaria para los registros correspondientes o erogaciones respectivas, de ser necesario.


Dirección Administrativa

Dirección Financiera

6

Una vez aprobada la recepción de donación por el Secretario Ejecutivo de la CONRED o el Consejo Nacional ya sea por requerimiento u ofrecimiento, se procede a conformar el expediente de recepción que incluye: *Solicitud de requerimiento u ofrecimiento *Listado detallado de recursos *Copia de facturas o detalle del costo de los recursos


7

Se procede a la coordinación de recepción de los recursos, que consiste en: *Fecha de recepción *Coordinación de transporte y recurso humano, en caso los recursos deban ser trasladados a la Secretaría Ejecutiva de CONRED

Direcciones de Logística y

Coordinación

8

Se realiza la recepción de los recursos en presencia de un representante de Bodega, Coordinación y si procede, un representante de la instancia de la Secretaria Ejecutiva que esté involucrada. Así mismo, un representante del cooperante.

Direcciones de Logística, Coordinación

u otro.

9 A solicitud del cooperante se realizarán Dirección de




51

las gestiones necesarias para coordinar acto protocolario para la recepción de la donación.

Coordinación, Comunicación Social y Cooperante

10

Se procede a la realización del Acta de Recepción en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas para la Dirección de Coordinación, gestionando las firmas de los representantes de las direcciones de Logística y Coordinación. Una vez emitida el acta, se entrega fotocopia simple a las direcciones de Logística, Auditoría Interna, Administrativo, Financiero y copia certificada al cooperante.


11

Si la entrega de donación se realiza de forma parcial, el Acta de Recepción de Donación se elaborará al estar completos los recursos.

Direcciones de

Logística y Coordinación

12

Los recursos se registran en el Control de Inventarios de Bodega, así como en el registro auxiliar de la Dirección de Coordinación.

Direcciones de


13

La Dirección de Coordinación informará a la Unidad de Activos Fijos sobre los recursos de donación para que realicen las gestiones correspondientes de registro.

Dirección de

Coordinación y Unidad de Activos Fijos

14

La Dirección de Coordinación solicitará a la Dirección de Logística el informe de salida de los recursos ingresados por donación.


15 Fin del procedimiento

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PROCEDIMIENTOS DE DONACIONES NACIONALES DURANTE EMERGENCIA


Vigencia: A partir de su aprobación por el Consejo Nacional

56

PROCEDIMIENTOS DE DONACIONES NACIONALES DURANTE EMERGENCIA Aprobación documento:


Elaboró:

Arq. Erick Uribio Subdirector de Cooperación SE-CORNED Licda. Barbara Phefunchal Encargada de Cooperación Nacional Dirección de Coordinación, SE-CONRED





No. de revisión





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Referencia



Definiciones

POR SU ORIGEN: Donaciones Nacionales: Cooperación, recursos o ayuda humanitaria recibida de cooperantes nacionales, agencias, organismos u otros establecidos en Guatemala, a la disposición de la SE-CONRED con el propósito de prevenir, mitigar o atender uno o varios eventos o circunstancias que a criterio de las autoridades competentes deba ser contemplado. Donaciones Internacionales: Cooperación, recursos o ayuda humanitaria recibida de cooperantes internacionales, países




58

amigos, agencias, organismos u otros, para ser puesto a la disposición del Gobierno de Guatemala recibida a través de la SE-CONRED para los propósitos de prevenir, mitigar o atender uno o varios eventos o circunstancias que a criterio de las autoridades competentes deba ser contemplado. Donaciones En Especie: Independientemente de la fuente de origen de la cooperación, es toda aquella cooperación o ayuda humanitaria que es proporcionada a la SE-CONRED para atender uno o varios eventos específicos y que su naturaleza sea auxilio o soporte primario, consumible, incluso que por su naturaleza o fuente de clasificación pudiera ser catalogada por la autoridad superior como parte del activo fijo de la institución o que pueda incrementar el patrimonio institucional (si aplica). Donaciones Financieras: Independientemente de la fuente de origen de la cooperación, deberá ser considerada como financiera, toda aquella que sea en efectivo o equivalente de efectivo que requiera espacio presupuestario o aprobación para su ejecución y que sea otorgada a la SE-CONRED para beneficio de la población guatemalteca afectada o damnificada por algún evento natural o antropogénico especifico. POR ACTIVIDAD EFECTUADA: Donaciones Ordinarias: Independientemente de su naturaleza y fuente de origen es toda aquella donación gestionada u ofrecida en períodos en que no existe ningún estado de calamidad declarada o bien algún tipo de emergencia declarada, para ejecución de proyectos, asignación de recursos, desarrollo de actividades de CONRED y/o fortalecimiento técnico o institucional. Donaciones por Emergencias: Independientemente de su naturaleza u origen es toda aquella cooperación o donación gestionada u ofrecida derivada de la declaratoria de un estado de calamidad o emergencia declarada. Ayuda Humanitaria:




59

Para los propósitos de la presente herramienta la descripción del término ayuda humanitaria, abarca y no limita los conceptos de donación, cooperación, apoyo, aportación, por lo que es importante tomar en consideración que los recursos (en especie) recibidos en calidad de ayuda humanitaria se refieren a donaciones de cooperantes nacionales e internacionales con la finalidad de apoyar a la población afectada por un desastre o programas específicos. Interacción con otros procedimientos

PROCESO PROCEDIMIENTOS CODIFICACION PROCEDIMIENTOS DE COOPERACION


Procedimiento de donaciones internacionales durante emergencia

Políticas

Para la solicitud de recursos, cooperación, ayuda humanitaria provenientes de cooperantes nacionales e internacionales todas las Unidades, Direcciones y personal de CONRED sin excepción deberá remitirse a la Dirección de Coordinación.

Descripción Procedimiento Donaciones Nacionales por Emergencias:

Número Descripción Responsable

1

El Centro de Operaciones de Emergencias –COE- solicita a la Dirección de Coordinación los recursos necesarios para la atención de la emergencia.

COE

2

Si es un ofrecimiento de cualquier persona individual o jurídica, se requiere una comunicación escrita dirigida al Secretario Ejecutivo con el detalle de los recursos ofrecidos. Como parte del proceso interno la

Cooperante




60

Dirección de Coordinación notificara a las direcciones correspondientes con el propósito de agilizar y contemplar los procesos internos en el ámbito de competencia da cada dirección.

3

En relación al paso 1, se procede a la identificación de las posibles fuentes de cooperación.


4

En relación al paso 2, se realizan las consultas a las instancias internas correspondientes. Adicionalmente se informa al Ministerio de Finanzas Publicas sobre la recepción de la donación posteriormente.


Dirección Administrativa


5

Una vez aprobada la recepción de donación por el Secretario Ejecutivo de CONRED ya sea por requerimiento u ofrecimiento, se procede a conformar el expediente de recepción que incluye: *Solicitud de requerimiento u ofrecimiento *Listado detallado de recursos *Copia de facturas o detalle del costo de los recursos


6

Se procede a la coordinación de recepción de los recursos, que consiste en: *Fecha de recepción *Coordinación de transporte y recurso humano, en caso los recursos deban ser trasladados a la Secretaría Ejecutiva de CONRED


Coordinación

7 Se realiza la recepción de los recursos en presencia de un representante de




61

Bodega y Coordinación y de ser necesario algún representante de alguna otra Dirección de SE-CONRED Así mismo, un representante del cooperante.


u otro.

8

A solicitud del cooperante se realizarán las gestiones necesarias para coordinar acto protocolario para la recepción de la donación.

Dirección de Coordinación,

Comunicación Social y Cooperante

9

Se procede a la realización del Acta de Recepción en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas para la Dirección de Coordinación, gestionando las firmas de los representantes de las direcciones de Logística y Coordinación. Una vez emitida el acta, se entrega fotocopia simple a las direcciones de Logística, Auditoría Interna, Administrativa, Financiero y copia certificada al cooperante.


9

Si la entrega de donación se realiza de forma parcial, el Acta de Recepción de Donación se elaborará al estar completos los recursos si es posible o parcialmente si fuera necesario enviarlos a las areas afectadas.

Direcciones de


10



Coordinación

11

La Dirección de Coordinación informará a la Unidad de Activos Fijos sobre los recursos de donación que deban registrarse para que realice las gestiones correspondientes.

Dirección de


12 La Dirección de Coordinación solicitará




62

a la Dirección de Logística el informe de salida de los recursos ingresados por donación.


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66

FIN

PROCEDIMIENTOS DE DONACIONES INTERNACIONALES EN TIEMPO ORDINARIO



67

PROCEDIMIENTOS DE DONACIONES INTERNACIONALES EN TIEMPO ORDINARIO Aprobación documento:


Elaboró:

Arq. Erick Uribio Subdirector de Cooperación SE-CORNED Mayra Vásquez López Encargada de Cooperación Internacional Dirección de Coordinación, SE-CONRED





No. de revisión





68



Referencia



Definiciones





69





70




Procedimiento de donaciones nacionales en tiempo ordinario

POLITICAS Para la solicitud de recursos, cooperación, ayuda humanitaria provenientes de cooperantes nacionales e internacionales todas las Unidades, Direcciones y personal de CONRED sin excepción deberá remitirse a la Dirección de Coordinación.

Descripción procedimiento Donaciones Internacionales en Tiempo Ordinario:


1

Si es un ofrecimiento internacional, se requiere una comunicación escrita dirigida al Secretario Ejecutivo con el detalle de los recursos ofrecidos.

Cooperante o Ministerio de

Relaciones Exteriores

2

Se realizan las consultas a las instancias internas correspondientes. Adicionalmente deberá de involucrarse en el proceso a la unidad especializada de la secretaria de planificación de la presidencia para poder contar con la asignación del numero de SNIP y al la unidad especializada del MFP para dar cumplimiento a lo establecido en el art 54 de la Ley orgánica del presupuesto


3

Una vez aprobada la recepción de donación, por el Secretario Ejecutivo de CONRED se procede a conformar el expediente de recepción que incluye: *Carta de donación *Lista de empaque *Factura comercial *Certificado de Origen y Calidad *Carta de porte, guía de embarque o guía aérea





71

4 Realizar gestiones con el ente competente para el ingreso de donaciones.1


5

Se procede a la coordinación de recepción de los recursos, que consiste en: *Lugar y fecha de recepción *Coordinaciones logísticas con las instituciones rectoras de aduanas, aeronáutica civil, alimentos, medicinas y migración (dependiendo de los recursos donados). *Coordinación de transporte y recurso humano si fuera necesario.


6

Se realiza la recepción de los recursos en CONRED con la presencia de un representante de Bodega y Coordinación. Así mismo, un representante del cooperante si así lo requiere.

Direcciones de

Logística, Coordinación u otro.

7



Comunicación Social y el Cooperante.

8

Se procede a la realización del Acta de Recepción en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas para la Dirección de Coordinación, gestionando las firmas de los representantes de las direcciones de Logística y Coordinación. Una vez emitida el acta, se entrega fotocopia simple a las direcciones de


1 Esta opción es viable si se cuenta con alguna institución u organismo que pueda apoyar a CONRED con una

franquicia exenta de impuestos, o de lo contrario, el cooperante deberá asumir los costos de impuestos, almacenaje, desembarque, movilización de la carga y cualquier costo adicional que implique el ingreso de la ayuda humanitaria al país.




72

Logística, Auditoría Interna, Administrativa-Financiera2 y copia certificada al cooperante.

9


Direcciones de


10


Dirección de


11

La Dirección de Coordinación solicitará a la Dirección de Logística el informe de la salida de los recursos ingresados por donación.


2 Hacer referencia al nuevo reglamento.

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PROCEDIMIENTO DE DONACIONES INTERNACIONALES EN TIEMPO DE EMERGENCIA

CODIFICACIÓN: CONRED- DCO-MP-12 Versión:1.0


77

PROCEDIMIENTO DE DONACIONES INTERNACIONALES EN TIEMPO DE EMERGENCIA Aprobación documento:


Elaboró:






No. de revisión





78

Objetivo:

Establecer los pasos a seguir por las Direcciones, Unidades y personal de SE-CONRED para la recepción o envío de donaciones nacionales o internacionales, en especie o financieras, en período ordinario o de emergencia. Alcance


Referencia



Definiciones





79





80




Procedimiento de donaciones nacionales durante emergencia

Políticas

Para la solicitud de recursos, cooperación, ayuda humanitaria provenientes de cooperantes nacionales e internacionales todas las Unidades, Direcciones y personal de CONRED sin excepción deberá remitirse a la Dirección de Coordinación.

Donaciones Internacionales en Tiempo de Emergencia:


1

Declaratoria de Estado de Calamidad Pública

Organismo Ejecutivo asesorado por el

Consejo Nacional para la Reducción de

Desastres

2

Después de la Declaratoria de Estado de Calamidad Pública, se realizan los procedimientos según lo establecido en el Manual del Centro de Coordinación de Ayuda y Asistencia Humanitaria –CCAH-, convocando a los enlaces y realizando las acciones correspondientes


3 Después de la Declaratoria de Estado de Calamidad Pública y el Llamamiento Internacional3, se realizan los


3 Ver procedimientos establecidos en el Manual Centro de Coordinación de Ayuda y Asistencia Humanitaria –CCAH-

.




81

procedimientos según lo establecido en el Manual del Centro de Coordinación de Ayuda y Asistencia Humanitaria –CCAH-.

4

En referencia al paso 2, remitirse al procedimiento de donaciones internacionales en tiempo ordinario.


5

En referencia al paso 3, una vez aprobada la recepción de donación, por el Secretario Ejecutivo de CONRED se procede a conformar el expediente de recepción que incluye: *Carta de donación *Lista de empaque *Factura comercial *Certificado de Origen y Calidad *Carta de porte, guía de embarque o guía aérea. * Lo anterior según el Manual CCAH.


6

Realizar gestiones con las instituciones involucradas para el ingreso de las donaciones4.


7

Se procede a la coordinación de recepción de los recursos, que consiste en: *Lugar y fecha de recepción *Coordinaciones logísticas con las instituciones rectoras de aduanas, aeronáutica civil, alimentos, medicinas y migración (dependiendo de los recursos donados). *Coordinación de transporte y recurso humano si fuera necesario. * Lo anterior según el Manual del CCAH.


4 Esta opción es viable si se cuenta con alguna institución u organismo que pueda apoyar a CONRED con una

franquicia exenta de impuestos, o de lo contrario, el cooperante deberá asumir los costos de impuestos, almacenaje, desembarque, movilización de la carga y cualquier costo adicional que implique el ingreso de la ayuda humanitaria al país.




82

8

Se realiza la recepción de los recursos en CONRED con la presencia de un representante de Bodega y Coordinación. Así mismo, un representante del cooperante si así lo requiere.


u otro.

9



Comunicación Social y el Cooperante.

10

Se procede a la realización del Acta de Recepción en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas para la Dirección de Coordinación, gestionando las firmas de los representantes de las direcciones de Logística y Coordinación. Una vez emitida el acta, se entrega fotocopia simple a las direcciones de Logística, Auditoría Interna, Administrativa-Financiera5 y copia certificada al cooperante.


11


Direcciones de


12


Dirección de Coordinación y Unidad

de Activos Fijos

13

La Dirección de Coordinación solicitará a la Dirección de Logística el informe de la salida de los recursos ingresados por donación.


5 Hacer referencia al nuevo reglamento.

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PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE DONACIONES INTERNACIONALES EN TIEMPO DE EMERGENCIA



87

PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE DONACIONES INTERNACIONALES EN TIEMPO DE EMERGENCIA Aprobación documento:


Elaboró:






No. de revisión





88



Referencia



Definiciones





89





90





Procedimiento de donaciones internacionales durante emergencia

Políticas Para la solicitud de recursos, cooperación, ayuda humanitaria provenientes de cooperantes nacionales e internacionales todas las Unidades, Direcciones y personal de CONRED sin excepción deberá remitirse a la Dirección de Coordinación. Descripción procedimiento Envío Donaciones Internacionales:


1

Declaratoria de Estado de Calamidad Pública y llamamiento internacional en otro país, remitido al Secretario Ejecutivo por el Ministerio de Relaciones Exteriores (MINEX), incluyendo los requerimientos específicos del país afectado por desastres naturales.

Ministerio de Relaciones Exteriores

2

Al contar con la aprobación del Consejo Nacional o Secretario Ejecutivo (dependiendo el monto del apoyo), se realiza la consulta con la Dirección de Logística respecto a la disponibilidad de recursos en relación a la solicitud del país afectado y de la disponibilidad de contar con medios de transporte para el envío de la misma. Una vez los recursos no se encuentren inventariados como parte del activo del estado.


3

La Dirección de Logística informa a la Dirección de Coordinación si tiene los recursos y cantidad de conformidad a lo requerido. La Dirección Administrativa y Financiera informaran por escrito a la

Dirección de Logística Direccion de Coordinacion




91

Dirección de Coordinación, sobre la existencia de recurso financiero y presupuestario para sufragar los gastos de envio.

Direccion Administrativa y


4

En base a lo indicado por la Dirección de Logística, se remite un oficio al MINEX firmado por el Secretario Ejecutivo informando sobre la posibilidad de enviar o no recursos, de ser afirmativo, se indicará la cantidad de recursos disponibles


El país solicitante indica que está de acuerdo o no con la ayuda humanitaria ofrecida por un oficio remitido a la Secretaría Ejecutiva a través del MINEX

Ministerio de Relaciones Exteriores

5

Al recibir el oficio se procede a realizar las coordinaciones correspondientes con los contactos del país afectado y enviar la siguiente documentación desde Guatemala: *Carta de donación *Lista de empaque *Factura comercial *Certificado de Origen y Calidad *Carta de porte, guía de embarque o guía aérea. * Lo anterior según el Manual CCAH y CANCILLERIA (cuando aplique).

Dirección de Coordinación/ Ministerio de

Relaciones Exteriores

6 Realizar gestiones con los entes competentes para el envío de ayuda humanitaria (enlaces CCAH)


7

Se procede a la coordinación del envío de los recursos, que consiste en: *Lugar y fecha de envío *Coordinaciones logísticas con las instituciones rectoras de aduanas, aeronáutica civil, alimentos, medicinas y migración (dependiendo de los recursos donados). *Coordinación de transporte y recurso humano si fuera necesario.





92

* Lo anterior según el Manual del CCAH.

8

Se realiza la documentación de soporte indicando la salida de los recursos de las bodegas de CONRED, contando con la presencia de un representante de Bodega y Coordinación. Así mismo, un representante de la Embajada o Consulado que represente al país solicitante y MINEX si así lo requieren.

Direcciones de

Logística, Coordinación u otro.

9

Se procede a trasladar los recursos al puerto, aeropuerto, frontera o país donde serán recibidos los recursos por el funcionario o institución que requirió la asistencia.

Direcciones de

Logística

9

Se realiza un Acta de entrega de los recursos la cual deberá ser impresa en papelería de la Embajada o Consulado de Guatemala en el país afectado detallando los recursos, la misma es entregada y firmada por la comisión designada por Conred y la persona designada para recibir los recursos.

Dirección de Coordinación, entrega Dirección de Logística

10

Por tratarse de entrega de recursos en otro paìs, así también se deberá realizar un conocimiento a ser firmado por la persona designada de CONRED para entregarlos y la persona designada para recibir los recursos

Dirección de Coordinación /


11

Al retorno de la comisión designada por Conred que entregó los recursos deberá entregar el original de la documentación de respaldo firmada por todas las partes a la Dirección de Coordinación para completar el expediente, elaborando una acta detallando las gestiones y documentos generados en la entrega y anexándola a la respectiva acta.


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PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE VEHICULOS PARA LA SECONRED



96

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE VEHICULOS PARA LA SECONRED Aprobación documento:


Elaboró:

Arq. Erick Uribio Subdirector de Cooperación SE-CORNED Rogelio Flores Asesor de la Dirección Dirección de Coordinación, SE-CONRED





No. de revisión





97

Objetivo: El presente procedimiento tiene como objetivo establecer los lineamientos a cumplirse para la adecuada gestión, recepción, registro y resguardo de donaciones nacionales e internacionales de vehículos terrestres nuevos o usados, otorgados a la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED. Alcance Estos lineamientos son de observancia general para toda la Secretaría Ejecutiva de CONRED y con vigencia a partir de su suscripción y su objetivo primordial es dar cumplimiento a la materia regulada en la Ley de CONRED Decreto 109-96 y su reglamento el acuerdo gubernativo 49-2012. Referencia Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 46, incisos a, b, d,f, h, cumpliendo lo establecido en el Artículo 8, incisos e, i, j, así como el artículo 29 inciso l. Responsabilidades

Cada dirección interesada implicada es responsable de cumplir con las funciones en ella delegada así como sus registros y notificaciones correspondientes.

Cada dirección interesada es responsable de nombrar un punto focal para que se encargue de dar el seguimiento adecuado para la recepción de los bienes en referencia.





Procedimiento de donaciones internacionales en tiempo ordinario

Descripción del procedimiento para la recepción de donación de vehículos para SE-CONRED

Número

Descripción Responsable

1

Cualquiera que fuese el interesado en otorgar la donación de vehículo terrestre nuevo o usado a la Secretaria Ejecutiva de CONRED, deberá otorgar documento de ofrecimiento de la donación, dirigido a la Autoridad Superior de la SE-CONRED en el que se indique lo siguiente :

a.) Las características generales de

Cooperante-Dirección de Coordinación




98

vehículo a donar que se detallan en la tarjeta de circulación del mismo.

b.) Especificar el ESTADO y FUNCIONAMIENTO del vehículo.

c.) Proporcionar Copias de los documentos que le acrediten como propietario legitimo del vehículo.

d.) Proporcionar copia de documento que acredite que el vehículo no cuenta con multas pendientes de pago provenientes de sanciones impuestas por la Policía Municipal de Transito de la Ciudad de Guatemala , Mixco o cual quiera que fuese su ubicación física , así como con expedientes pendientes de resolver ante el departamento de transito de la Policía Nacional Civil.

e.) Presentar copia de la documentación que acredite el oportuno pago del impuesto de circulación del vehículo

f.) Ultima fecha del Servicio de Mantenimiento prestado.

2

El ofrecimiento de la donación será notificado a las Direcciones de Logística, y Financiera proporcionándoles copia de los documentos referidos en el numeral anterior

Coordinación – Logística-Financiera

3

En un plazo no mayor a los 5 días hábiles se realizara un peritaje de inspección al vehículo del cual se emitirá un dictamen sobre el funcionamiento y condiciones del mismo. Y posteriormente emitirá su opinión sobre la recepción del mismo

Logística




99

documentos oficiales que serán trasladados a la Dirección Financiera

4

Considerando los documentos de los numerales anteriores y en un plazo no mayor a los 2 días hábiles, se emitirá opinión sobre la recepción de la donación del vehículo basándose en la capacidad financiera del mantenimiento del mismo. De ser una opinión favorable, la misma realizara las consideraciones oportunas para contar con los recursos necesarios para el registro, legalización y uso del vehículo.

Financiera

5

Las opiniones de la Dirección Financiera y de la Dirección de logística serán trasladadas a la Dirección de Coordinación para ser consideradas. Si las mismas son favorables el expediente será elevado a conocimiento del Secretario Ejecutivo para que el mismo apruebe la recepción de la donación , de no ser aprobada o en caso las opiniones no fueran favorables , la Dirección de Coordinación emitirá documento que se le notificara al cooperante

Financiero –

Coordinación-Secretaria Ejecutiva

6

Con la aprobación expresa del secretario ejecutivo para la recepción de la donación del vehículo, la dirección de coordinación conformara un expediente con copia de los documentos considerados en los numerales previos y le será trasladado con conocimiento oficial al Departamento de Inventarios de la Dirección Administrativa para su conocimiento y efectos , la cual por la misma vía trasladara la solicitud a la dirección de coordinación los documentos originales que sean requeridos para realizar las gestiones

Coordinación – Administrativo




100

de registro ante las dependencias estatales correspondientes , y los mismos será solicitados por la vía oficial al cooperante por parte de la dirección de coordinación.

7

Después de acordar la fecha, lugar y hora de la entrega de la donación con el cooperante, será emitido In Situ el documento Acta de Recepción de Donación en los folios del libro de actas autorizados por la Contraloría General de Cuentas de la Nación para la Secretaria Ejecutiva de CONRED. Posteriormente a la emisión de dicha acta el vehículo quedara bajo la responsabilidad y resguardo de la dirección de Logística de la SE- CONRED

Coordinación-Cooperante-Logística

8

La dirección de Coordinación , trasladara a la dirección Administrativa copia del documento Acta de Recepción de Donación para que sea anexado al expediente

Coordinación-Administrativo-Logística

9

Realizará las gestiones correspondientes ante la Dirección de Bienes del Estado, SAT y las dependencias competentes para legalizar la donación, traspasar el título del vehículo, renovar la tarjeta de circulación entre otros y trasladara copia de los documentos resultantes de los mismos a la Dirección Financiera para realizar los registros que competan y a la Dirección de Coordinación para incorporar al expediente de la donación.

Administrativo

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PROCEDIMIENTO PARA CONTROL AUXILIAR DE INVENTARIOS DE DONACIONES

CODIFICACIÓN: CONRED-DCO-SC-MP-15 Versión:1.0


103

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL AUXILIAR DE INVENTARIOS DE DONACIONES Aprobación documento:


Elaboró:

Arq. Erick Uribio Subdirector de Cooperación SE-CORNED Rogelio Flores Asesor de la Dirección Dirección de Coordinación, SE-CONRED





No. de revisión





104

Objetivo: El presente procedimiento tiene como propósito dar cumplimiento a lo establecido en la legislación vigente relacionada con lo establecido en el decreto número 49-2012 específicamente en su artículo 46 literal J “Mantener los controles de los inventarios de materiales e insumos, bienes y otros activos y productos de ayuda humanitaria que hayan ingresado a la institución, en cooperación con la dirección de logística, con el fin de mantener actualizadas las entradas entregas y salidas respectivas, enviando copia a la dirección de planificación y desarrollo institucional” Alcance Estos lineamientos son de observancia general para toda la Secretaría Ejecutiva de CONRED y con vigencia a partir de su suscripción y su objetivo primordial es dar cumplimiento a la materia regulada en la Ley de CONRED Decreto 109-96 y su reglamento el acuerdo gubernativo 49-2012. Tomando en consideración lo establecido en el articulado referido y la necesidad de implementar registros auxiliares que permitan contar con información fiable y oportuna para la toma de decisiones, surge la elaboración del presente procedimiento el cual tendrá alcance únicamente en lo relacionado a la generación de controles internos de la secretaria ejecutiva para el resguardo de los registros de los ingresos y egresos de DONACIONES independientemente de cuál fuese su destino u origen. Referencia Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 46, incisos a, b, d,f, h, cumpliendo lo establecido en el Artículo 8, incisos e, i, j, así como el artículo 29 inciso l. Responsabilidades

Cada dirección interesada implicada es responsable de cumplir con las funciones en ella delegada así como sus registros y notificaciones correspondientes.

Cada dirección interesada es responsable de nombrar un punto focal para que se encargue de dar el seguimiento adecuado para la recepción de los bienes en referencia.






Procedimiento de donaciones




105

internacionales en tiempo ordinario Procedimiento de donaciones internacionales durante emergencia

Descripción del procedimiento para el control de inventarios por ingreso de donaciones o recepción de ayuda humanitaria:


1

Por medio de oficio el encargado de la cooperación recibida remitirá copia simple del acta de recepción de donación al encargado del control de inventarios.


2

Una vez se haya culminado el proceso de recepción física de la DONACION en las bodegas de CONRED. Por medio de oficio la jefatura de bodega deberá remitir copia del registro de la hoja cardex autorizado por Contraloría General de Cuentas. A la dirección de Coordinación, específicamente al encargado del control de inventarios

Logística

3

Si los recursos recibidos son activos fijos o bienes fungibles el encargado de inventarios solicitara a la DAF copia de los registros de las tarjetas de responsabilidad del personal al cual fueron cargados dichos activos

Dirección de

Coordinación -DAF

4

El encargado de Control de Inventarios de la dirección de coordinación. Basado en la información proporcionada, procederá a realizar los registros auxiliares correspondientes en hojas membretadas de la Dirección de Coordinación y foliadas correlativamente para su adecuado





106

resguardo y control.

5

Mensualmente el encargado de Control de Inventarios remitirá copia actualizada de sus registros a la Jefatura de Bodega de la Dirección de Logística para que los compare con su control principal y los traslade a la Jefatura de Contabilidad con el objetivo de realizar las conciliaciones correspondientes. De ser encontradas diferencias se deberán de realizar los ajustes procedentes previo a conciliación entre las partes involucradas


6

El encargado de Control de inventarios de la Dirección de Coordinación, semestralmente deberá remitir copia de los registros auxiliares conciliados en sus actividades a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional


7

El encargado de Control de inventarios deberá solicitar anualmente copia impresa del inventario físico que realice la jefatura de Bodega para corroborar la información recibida y de existir diferencias las notificará a la Dirección de Logística





107

Diagrama de flujo: Procedimiento para para el control de inventarios por ingreso de donaciones o recepción de ayuda humanitaria:.

Coordinación Logística Administrativo

El encargado de Cooperación envía acta de recepción a encargado de control de inventarios

Remite a coordinación copia del registro cardex de recepción de donación

Son Activos fijos bienes fungibles

Trasladar a coordinación copia de registro en inventarios- tarjetas de responsabilidad

Basado en la información recibida proceder a realizar los registros

si

no

INICIO




108

Mensualmente encargado de control de inventarios traslada información de su control auxiliar

Semestralmente se enviaran a planificación institucional copia de los registros auxiliares

El encargado de Control de inventarios deberá solicitar anualmente copia impresa del inventario físico que realice la jefatura de Bodega para corroborar la información recibida y de existir diferencias las notificará a la Dirección de Logísticadiferencias encontradas Fin

Realiza conciliación con la información que reciben del encargado de Control de I i




109

Descripción del procedimiento para el control de inventarios por egreso de donaciones o ayuda humanitaria:


1

Cualquiera que fuese la Dirección de la Secretaria Ejecutiva solicitante, deberá en todo momento observar los lineamientos y procedimientos establecidos por la dirección de logística para solicitar salida de recursos .

Dirección Solicitante

2

La jefatura de Bodega, deberá remitir la solicitud al encargado de control de inventarios de la dirección de coordinación.

Logística

3

Si existieran dentro de los recursos a ser sustraídos de las bodegas activos , el encargado de control de inventarios, notificara al encargado de Activos Fijos, para la actualización y cargo de de los recursos


4

Una vez finalizado el proceso de egreso físico de los recursos y validado por la dirección de logística, esta remite a la dirección de coordinación copia de la tarjeta cardex autorizada por la contraloría general de cuentas sobre el egreso de los recursos


5

Basándose en la información recibida , el encargado de control de inventarios realizara los registros auxiliares correspondientes para actualizar los saldos en sus existencias





110

6

El encargado de Control de inventarios de la dirección de coordinación, semestralmente deberá remitir copia de los registros auxiliares conciliados en sus actividades a la dirección de planificación y desarrollo institucional


7

Mensualmente el encargado de Control de Inventarios remitirá copia actualizada de sus registros a la Jefatura de Bodega de la Dirección de Logística a la Jefatura de Contabilidad para que se procedan a realizar las conciliaciones correspondientes. De ser encontradas diferencias se deberán de realizar los ajustes procedentes previo a conciliación entre las partes involucradas





111

Diagrama de flujo: Procedimiento para el control de inventarios por egreso de donaciones o ayuda humanitaria:

Dirección Solicitante Logística Coordinación

Observar los lineamientos para solicitar recursos

Trasladar a coordinación copia de solicitud de

Evaluar el requerimiento y notificar en caso corresponda

Concluido el egreso trasladar a coordinación cardex de salida Realizar los

registros correspondientes y procedimientos mensuales y semestrales establecidos

fin

PROCESO PARA LA GESTIÓN DE COOPERACIÓN O DONACIÓN, EJECUCIÓN O ACOMPAÑAMIENTO

TÉCNICO Y MONITOREO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES

Dirección de Coordinación Subdirección de Cooperación

Guatemala, septiembre del 2014

PROCESO PARA LA GESTIÓN DE COOPERACIÓN O

DONACIÓN, EJECUCIÓN O ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO, MONITOREO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS

Y PROYECTOS INSTITUCIONALES

CODIFICACIÓN: CONRED-SC-DCO Versión: 01 Vigencia: A partir de la fecha de su

autorización

DPDI-DCO_20140731_MP_PROG-PROY



Elaboró: Licda. Cindy López S. Monitoreo y Evaluación de Proyectos Dirección de Coordinación, SE-CONRED

Revisó:

Arq. Erick Uribio Subdirector de Cooperación Dirección de Coordinación, SE-CONRED Licda. Tatiana Acuña Directora de Coordinación, SE-CONRED




No. de revisión


PROCESO PARA LA GESTIÓN DE COOPERACIÓN O




autorización

DPDI-DCO_20140731_MP_PROG-PROY

ÍNDICE Nota aclaratoria: ...................................................................................... 112 Procedimiento para la gestión de cooperación o donación para programas y proyectos ... 113 Procedimiento para el acompañamiento técnico o ejecución de programas y proyectos institucionales ......................................................................................... 120 Procedimiento para el monitoreo y evaluación de programas y proyectos institucionales . 126

PROCESO PARA LA GESTIÓN DE COOPERACIÓN, O




autorización

112 DCO_20140731_PA_PROG-PROY

Nota aclaratoria: Los procedimientos que se describen a continuación están relacionados directamente con otros procedimientos a cargo de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y forman parte de todo un conjunto de procesos y procedimientos compartidos entre la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y de la Dirección de Coordinación, los cuales se interrelacionan para alcanzar un mismo objetivo. En este sentido, y con el fin de brindar una ilustración general de todo este proceso, a continuación se presenta la estructura completa de procedimientos que deben cumplirse para la formulación, aprobación, gestión de cooperación o donación, ejecución o acompañamiento técnico, monitoreo y evaluación de programas o proyectos.

Proceso Procedimientos

Proceso para para la formulación, aprobación, gestión, ejecución o acompañamiento técnico, monitoreo y evaluación de programas o proyectos

1. Procedimiento de formulación de programas y proyectos institucionales

2. Procedimiento obtención del visto bueno del Secretario Ejecutivo para programas y proyectos institucionales previo a su aprobación por el Consejo Nacional de la CONRED

3. Procedimiento para la gestión de cooperación o donación para programas y proyectos institucionales

4. Procedimiento para la aprobación de programas y proyectos institucionales por el Consejo Nacional de CONRED

5. Procedimiento para el acompañamiento técnico o ejecución de programas y proyectos institucionales

6. Procedimiento para el monitoreo y evaluación de programas y proyectos institucionales

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COOPERACIÓN O DONACIÓN PARA PROGRAMAS Y PROYECTOS

INSTITUCIONALES

CODIFICACIÓN: CONRED- SC-DCO-MP-16 Versión: 01 Vigencia: A partir de la fecha de su

autorización


Procedimiento para la gestión de cooperación o donación para programas y proyectos Objetivo Establecer los lineamientos y pasos necesarios para la adecuada gestión de cooperación/donación para programas y proyectos encaminados a dar atención a las necesidades priorizadas de la SE-CONRED en el marco de sus funciones. Alcance Este procedimiento aplica a la Dirección de Coordinación (DCO) de la SE-CONRED, que de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de la CONRED, tiene a su cargo las acciones necesarias para la gestión de cooperación nacional o internacional para el desarrollo de los diferentes programas y proyectos. Referencia Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 46, incisos: a), b) y

h)). Responsabilidades Previo al inicio de las negociaciones la Dirección de Planificación y Desarrollo

Institucional debe informar de forma oficial a la Dirección de Coordinación sobre la obtención del visto bueno del Secretario Ejecutivo y hacer entrega del documento del programa o perfil de proyecto que incluya la constancia de visto Bueno del Secretario Ejecutivo.

La Dirección de Coordinación, con la participación de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, será la encargada de realizar las negociaciones con los posibles cooperantes/donantes nacionales e internacionales. Cuando se considere necesario se requerirá de la participación de la Dirección o Unidad interesada, así como de la Dirección Financiera (DF).

La Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, en coordinación con la Dirección o Unidad interesada, será la responsable de completar los requerimientos hechos por el cooperante/donante.

La Dirección de Coordinación deberá hacer las gestiones necesarias ante las entidades correspondientes, con el fin de obtener las aprobaciones y/o autorizaciones establecidas en la legislación nacional respectiva vigente, para la recepción de cooperaciones o donaciones, previo a la aprobación del programa o perfil del proyecto por parte del Consejo Nacional. Cuando se considere necesario se requerirá de la participación de: la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, la Dirección o Unidad interesada y la Dirección Financiera.

Al concluir el proceso la Dirección de Coordinación debe informar y enviar oficialmente


INSTITUCIONALES


autorización


copia de los documentos de constancia a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para continuar con el proceso.

Definiciones1 Programa:

Concreta los objetivos y lineamientos estratégicos institucionales, teniendo como marco un período determinado a mediano plazo. Ordena los recursos disponibles en torno a las acciones y objetivos que mejor contribuyan a la consecución de las estrategias marcadas. Señala prioridades de intervención en ese momento. Sería el nivel táctico, situado entre el plan estratégico y el proyecto, para que de esta forma las ideas generales del Plan se lleven a una situación concreta.

Proyecto: Es el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada.

Perfil de Proyecto: Un perfil de proyecto es una descripción simplificada del mismo en el cual se define el propósito y la pertenencia del proyecto, se presenta un primer estimado de las actividades requeridas y de la inversión total que se necesitará, así como de los costos operativos anuales.

Documento detallado de proyecto:

El documento detallado de proyecto, adicional a la información presentada en el perfil de forma general, refleja el análisis y evaluaciones que se lleven a cabo en la etapa de diseño del mismo. Este documento deberá contener de forma más detallada, toda aquella información que permita la ejecución, seguimiento y evaluación del mismo. Deberá realizarse en coordinación con la fuente cooperante.

Visto Bueno:

Firma o rúbrica que se coloca al pie de algunos documentos para indicar que se encuentran autorizados.

Encargado(a) de Proyecto:

Persona que brinda apoyo, asesoría y seguimiento por parte de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional en el proceso de formulación y aprobación de



INSTITUCIONALES


autorización


programas y/o proyectos.

Gestión: Llevar a cabo diligencias y acciones que hagan posible la realización de una actividad, programa o proyecto.

Cooperante o Donante:

Institución nacional o internacional que aporta recursos económicos o técnicos para llevar a cabo un programa o proyecto.

Convenio o Acuerdo: Documento de carácter legal que manifiesta el compromiso entre dos o más partes, creando y regulando las responsabilidades de cada una de ellas en un tema determinado.

Carta de Entendimiento: Es un acuerdo de voluntades suscrito entre dos o más partes, para formalizar y ejecutar programas, proyectos y/o actividades, dentro del marco de un convenio de cooperación previamente formalizado2.

Identificación e interacción con otros procedimientos

Procedimiento para la gestión de cooperación o donación para programas y proyectos

PROCEDIMIENTOS CODIFICACIÓN Procedimiento de formulación de programas y proyectos.

CONRED-DPDI-PA-PP-01

Procedimiento obtención del visto bueno del Secretario Ejecutivo para programas y proyectos previo a su aprobación por el Consejo Nacional de la CONRED.


Procedimiento para la aprobación de programas y proyectos institucionales por el Consejo Nacional de CONRED.


Procedimiento de elaboración y suscripción de convenios con organizaciones no gubernamentales, nacionales y otras instituciones nacionales.

CONRED-DCO-SE-MP-07

2 Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN–. (2013). “Glosario de términos de Cooperación Internacional”. 2ª. Edición. Guatemala: SEGEPLAN.


INSTITUCIONALES


autorización


Políticas El proceso para la gestión de cooperación o donación para programas o proyectos

únicamente podrá llevarse a cabo si el programa o proyecto cuenta con el visto bueno del Secretario Ejecutivo.

Al finalizar este procedimiento se debe contar con una carta del cooperante o donante, por medio de la cual manifieste la aceptación o intención de brindar la cooperación o donación para el programa o proyecto.

Al finalizar este procedimiento, de acuerdo al tipo de programa o proyecto, se debe contar con las constancias de aprobación necesarias por parte de las instituciones correspondientes, según lo establecido en la legislación nacional respectiva vigente para la aceptación y aprobación de donaciones nacionales o internacionales.

Formatos requeridos Programa o Perfil de proyecto. Oficio de visto bueno del Secretario Ejecutivo.

Descripción del procedimiento de para la gestión de cooperación o donación para programas o proyectos institucionales:


1 DCO/Subdirección de Cooperación

Identifica posibles donantes o cooperantes que puedan aportar los recursos financieros o técnicos para el desarrollo del programa o proyecto.

2 DCO/Subdirección de Cooperación DPDI/Encargado(a) de Proyectos DUI/Punto focal del Proyecto

Presentan el programa o proyecto ante el o los posibles cooperantes o donantes identificados.

3 Cooperante o Donante Realiza observaciones, modificaciones o requerimientos al programa o proyecto.

4 DCO/Subdirección de Cooperación DPDI/Encargado(a) de Proyectos DUI/Punto focal del proyecto DF/Punto focal del proyecto

Cumplen con los requerimientos o modificaciones solicitadas por el donante/cooperante que manifieste interés de apoyar el programa o proyecto. Si el programa o proyecto contempla el ingreso de recursos financieros a la SE-CONRED o egreso de recursos financieros por parte de la SE-CONRED adicionales a los establecidos en el presupuesto y/o Plan Operativo Anual, las modificaciones solicitadas por el cooperante o donante se realizan en coordinación con la DF.


INSTITUCIONALES


autorización


5 DCO/Subdirección de Cooperación DPDI/Encargado(a) de Proyectos DUI/Punto focal del proyecto

Presentan ante el cooperante o donante el programa o perfil del proyecto con los requerimientos y modificaciones realizadas para su aceptación.

6 Cooperante o Donante Manifiesta de forma oficial su interés de apoyar el programa o proyecto.


Gestiona las constancias de aprobación/autorización necesarias por parte de las instituciones correspondientes de acuerdo a la legislación nacional respectiva vigente.

8 DCO/Subdirección de Enlaces Elabora el borrador del convenio o carta de entendimiento para el programa o proyecto de acuerdo al Procedimiento de convenios para programas o proyectos, en coordinación con el Punto focal del proyecto designado por la DUI.

14 DCO/Director(a) Traslada el programa o perfil del proyecto y el borrador del convenio, acuerdo o carta de entendimiento a la DPDI.


PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COOPERACIÓN O DONACIÓN PARA PROGRAMAS Y

PROYECTOS INSTITUCIONALES

CODIFICACIÓN: CONRED-DCO-MP-16 Versión: 01 Vigencia: A partir de la fecha de su

autorización


Diagrama de flujo: PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COOPERACIÓN O DONACIÓN PARA PROGRAMAS Y PROYECTOS

DCO DCO – DPDI - DUI Cooperante o Donante

DCO–DPDI–DUI-DF

Identifica posibles donantes o cooperantes que puedan aportar los recursos financieros o técnicos para el desarrollo del programa o proyecto.

INICIO

Presentan el programa o proyecto ante el o los posibles cooperantes o donantes identificados.

Hace observaciones, modificaciones o requerimientos al programa o proyecto.

Cumplen con los requerimientos o modificaciones solicitadas por el donante/cooperante que manifieste interés de apoyar el programa o proyecto.

Se contempla el ingreso o egreso de recursos financieros de la SE-CONRED las modificaciones solicitadas por el cooperante o donante se realizan en coordinación con la DF.

Si

No

Presentan ante el cooperante o donante el programa o perfil del proyecto con los requerimientos y modificaciones realizadas para su aceptación.

Manifiesta de forma oficial su interés de apoyar el programa o proyecto.

Gestiona las constancias de aprobación/autorización necesarias por parte de las instituciones correspondientes de acuerdo a la legislación nacional respectiva vigente.

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COOPERACIÓN O DONACIÓN PARA PROGRAMAS Y



autorización


DCO DCO – DPDI - DUI COOPERANTE O DONANTE DCO–DPDI–DUI-DF

Elabora el borrador del convenio o carta de entendimiento para el programa o proyecto de acuerdo al Procedimiento de convenios para programas o proyectos, en coordinación con el Punto focal del proyecto designado por la DUI.

Traslada el programa o perfil del proyecto y el borrador del convenio, acuerdo o carta de entendimiento a la DPDI.

FIN

PROCEDIMIENTO PARA EL ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO O EJECUCIÓN DE PROGRAMAS Y



autorización


Procedimiento para el acompañamiento técnico o ejecución de programas y proyectos institucionales Objetivo Establecer los pasos y lineamientos necesarios para brindar el acompañamiento técnico o realizar la ejecución de los programas y proyectos de forma eficiente y eficaz. En caso que el programa o proyecto sea desarrollado través de una cooperación técnica no reembolsable o una cooperación financiera no reembolsable, el mismo se apegará a la normativa establecida por SEGEPLAN, Ministerio de Finanzas Públicas y el cooperante o donante. Alcance Este proceso es de utilidad para todas aquellas Direcciones o Unidades que se encuentran involucradas en el acompañamiento técnico o ejecución de los programas y proyectos, así como de las Direcciones o Unidades responsables del monitoreo y evaluación de las acciones de los programas y proyectos, y la presentación de informes de avances de las acciones de los mismos. Referencia Reglamento de La CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012). Guía para el monitoreo y evaluación de proyectos.

Responsabilidades La (las) Dirección(es) responsable del acompañamiento técnico o ejecución del

programa o proyecto debe dar seguimiento a la realización de las acciones contenidas dentro del plan operativo del programa o proyecto en el tiempo estipulado.

La (las) Dirección(es) responsable del acompañamiento técnico o ejecución del programa o proyecto designará un punto focal para todos los temas relacionados al mismo.

La Dirección de Coordinación se encargará de designar a un punto focal para cada programa y proyecto, quien en conjunto con el punto focal de la (las) Dirección(es) responsable del acompañamiento técnico o de la ejecución, apoyará las gestiones de coordinación y mediación entre las diferentes Direcciones o Unidades involucradas en el programa o proyecto y los cooperantes o donantes.

En caso que el programa o proyecto sea desarrollado través de una cooperación técnica no reembolsable o una cooperación financiera no reembolsable, y la misma implique el ingreso o egreso de fondos de las cuentas de CONRED, la Dirección Financiera será la responsable de la ejecución financiera, incluyendo los aspectos relativos a la contrapartida técnica. Por su parte la Dirección Administrativa será la responsable de la ejecución administrativa.

En los casos en que la ejecución técnica, financiera y administrativa esté a cargo de un




autorización


tercero, se estudiará cada caso de forma individual. Y la CONRED únicamente brindará acompañamiento técnico.

La Dirección o Unidad responsable del acompañamiento técnico o de la ejecución deberá elaborar informes ejecutivos sobre los avances técnicos del proyecto y remitirlo a la Dirección de Coordinación y a la Dirección de Planificación. En los casos en que el programa o proyecto sea desarrollado través de una cooperación técnica no reembolsable o una cooperación financiera no reembolsable, y la misma implique el ingreso o egreso de fondos de las cuentas de CONRED, los informes de avance deberán remitirse también a la Dirección Financiera.

Definiciones3 Programa:




Documento detallado de proyecto: El documento detallado de proyecto, adicional a la información presentada en el perfil de forma general, refleja el análisis y evaluaciones que se lleven a cabo en la etapa de diseño del mismo. Este documento deberá contener de forma más detallada, toda aquella información que permita la ejecución, seguimiento y evaluación del mismo. Deberá realizarse en coordinación con la fuente cooperante.





autorización


Visto Bueno: Firma o rúbrica que se coloca al pie de algunos documentos para indicar que se encuentran autorizados.

Encargado(a) de Proyecto: Persona que brinda apoyo, asesoría y seguimiento por parte de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional en el proceso de formulación y aprobación de programas y/o proyectos.


Cooperante o Donante: Institución nacional o internacional que aporta recursos económicos o técnicos para llevar a cabo un programa o proyecto.



Aprobación: Permite dar cuenta del consentimiento, conformidad o asentimiento que se da o sostiene sobre determinada situación o cuestión. El concepto de aprobación suele aplicarse a instancias del consentimiento o asentimiento respecto de una idea, una propuesta o una opinión.

4 Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN–. (2013). “Glosario de términos de Cooperación Internacional”. 2ª. Edición. Guatemala: SEGEPLAN.




autorización



Procedimiento para el acompañamiento técnico o ejecución de programas y proyectos institucionales

PROCEDIMIENTOS CODIFICACIÓN Procedimiento de Formulación de programas y proyectos institucionales.


Procedimiento Obtención del visto bueno del Secretario Ejecutivo para programas y proyectos institucionales previo a su aprobación por el Consejo Nacional de la CONRED.


Procedimiento para la Gestión de Cooperación o Donación para programas y proyectos institucionales.


Procedimiento de elaboración y suscripción de convenios con organizaciones no gubernamentales, nacionales y otras instituciones nacionales.

CONRED-DCO-SE-MP-07

Procedimiento de monitoreo y evaluación de programas y proyectos institucionales.

CONRED-DCO-MP-03

Políticas El acompañamiento técnico o ejecución debe hacerse con apego a la planificación

operativa presentada en el programa o perfil de proyecto, cualquier modificación debe ser notificada y autorizada por las instancias correspondientes previo a ser implementada.

En el acompañamiento técnico o ejecución del programa o proyecto se debe planificar la presentación de informes periódicos sobre el avance físico y financiero de los mismos. Información que es de vital importancia para el proceso de monitoreo y evaluación final.

Formatos requeridos Convenio o acuerdo debidamente firmado; Programa o Perfil de proyecto aprobado; Plan Operativo Anual o Cronograma del proyecto. Guía para el monitoreo y evaluación de proyectos

Descripción del procedimiento de ejecución de proyectos No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1 Dirección o Unidad responsable

del acompañamiento técnico o de la ejecución

Lleva a cabo el acompañamiento técnico o la ejecución de las actividades del programa o proyecto de acuerdo al plan operativo y según lo establecido en el convenio, acuerdo o carta de entendimiento




autorización


2 DCO Apoya las gestiones de coordinación y mediación entre las diferentes Direcciones o Unidades involucradas en el programa o proyecto y los cooperantes o donantes

3 Dirección o Unidad responsable del acompañamiento técnico o de la ejecución

Elabora y presenta informes periódicos sobre el avance físico y financiero del programa o proyecto. Informa a la DPDI y a la DCO sobre la finalización del programa o proyecto.





autorización


Diagrama de flujo: PROCEDIMIENTO PARA EL ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO O EJECUCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES

DIRECCIÓN O UNIDAD RESPONSABLE DEL ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO O DE LA EJECUCIÓN DCO

Lleva a cabo el acompañamiento técnico o la ejecución de las actividades del programa o proyecto de acuerdo al plan operativo y según lo establecido en el convenio, acuerdo o carta de entendimiento

INICIO

Apoya las gestiones de coordinación y mediación entre las diferentes Direcciones o Unidades involucradas en el programa o proyecto y los cooperantes o donantes

FIN

Elabora y presenta informes periódicos sobre el avance físico y financiero del programa o proyecto. Informa a la DPDI y a la DCO sobre la finalización del programa o proyecto.

PROCEDIMIENTO PARA EL MONITOREO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

INSTITUCIONALES

CODIFICACIÓN: CONRED-DCO-MP-18 Versión: 01 Vigencia: A partir de la fecha de

su autorización


Procedimiento para el monitoreo y evaluación de programas y proyectos institucionales Objetivo Establecer los pasos y lineamientos para realizar adecuadamente el monitoreo y evaluación final de los programas y proyectos institucionales. Alcance Este procedimiento será de utilidad para la Dirección de Coordinación (DCO), como la encargada del seguimiento y evaluación en forma periódica de los programas y proyectos institucionales. Asimismo para la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional (DPDI) como parte del seguimiento a la consecución de los resultados y evaluación permanente de los programas y proyectos institucionales. Referencia Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 46 inciso e); Articulo

53, inciso l)). Responsabilidades La Dirección responsable del acompañamiento técnico del proyecto deberá

proporcionar a la Dirección de Coordinación toda la información y documentación necesaria (física y financiera) para el monitoreo y la evaluación final del proyecto.

Los programas o proyectos en los que la ejecución financiera esté a cargo de un tercero se deberá acordar cómo proceder en cada caso de forma individual, para obtener la información financiera y administrativa para el monitoreo y evaluación final de los mismos.

La Dirección de Coordinación durante el acompañamiento técnico de los programas y proyectos es la responsable de presentar a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional informes periódicos de monitoreo de los mismos, en base a la información proporcionada por la Dirección responsable del acompañamiento técnico y/o por la institución encargada de la ejecución técnica, financiera y administrativa.

La Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional es responsable de tomar acciones mediáticas o correctivas necesarias en la ejecución de los proyectos a partir de la información generada en el monitoreo de los Proyectos.

La Dirección de Coordinación es la responsable de realizar la evaluación final de los proyectos en base a la información proporcionada por la Dirección responsable de la ejecución del proyecto, e informar a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONALES


su autorización


Definiciones Programa:




Documento detallado de proyecto: El documento detallado de proyecto, adicional a la información presentada en el perfil de forma general, refleja el análisis y evaluaciones que se lleven a cabo en la etapa de diseño del mismo. Este documento deberá contener de forma más detallada, toda aquella información que permita la ejecución, seguimiento y evaluación del mismo. Deberá realizarse en coordinación con la fuente cooperante.

Visto Bueno: Firma o rúbrica que se coloca al pie de algunos documentos para indicar que se encuentran autorizados.

Encargado(a) de Proyecto: Persona que brinda apoyo, asesoría y seguimiento por parte de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional en el proceso de formulación y aprobación de programas y/o proyectos.



INSTITUCIONALES


su autorización


Cooperante o Donante: Institución nacional o internacional que aporta recursos económicos o técnicos para llevar a cabo un programa o proyecto.



Aprobación: Permite dar cuenta del consentimiento, conformidad o asentimiento que se da o sostiene sobre determinada situación o cuestión. El concepto de aprobación suele aplicarse a instancias del consentimiento o asentimiento respecto de una idea, una propuesta o una opinión.

Monitoreo:

El proceso de monitoreo se refiere al seguimiento constante que se realiza del desarrollo de las actividades de un proyecto de acuerdo a la programación establecida, con el objeto identificar y corregir las debilidades que pueden afectar negativamente la ejecución de acuerdo a lo programado.

Evaluación: La evaluación forma parte del ciclo de un proyecto y puede definirse como: “Una actividad programada de reflexión sobre la acción, cuya realización puede proponerse para antes, durante o después de la implementación de una política, programa o proyecto. La evaluación se lleva a cabo mediante procedimientos sistemáticos de recolección, análisis e interpretación de información y a través de comparaciones respecto de parámetros definidos. Su finalidad es emitir juicios valorativos fun-damentados y comunicables, sobre las actividades y los resultados (…) de las intervenciones sociales y formular recomendaciones que permitan decisiones orientadas a ajustar la acción”.6

5 Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN–. (2013). “Glosario de términos de Cooperación Internacional”. 2ª. Edición. Guatemala: SEGEPLAN. 6 Di Virgilio, María Mercedes y Solano, Romina. (2012). “Monitoreo y evaluación de políticas, programas y proyectos sociales”. Primera edición. Buenos Aires: Fundación CIPPEC.


INSTITUCIONALES


su autorización



Procedimiento para el monitoreo y evaluación de programas y proyectos institucionales

PROCEDIMIENTOS CODIFICACIÓN Procedimiento de Formulación de programas y proyectos institucionales;


Procedimiento para el acompañamiento técnico o ejecución de programas y proyectos institucionales.

CONRED-DCO-MP-02

Políticas El monitoreo y evaluación a cargo de la Dirección de Coordinación se realizará en base a

la información proporcionada por la Dirección responsable del acompañamiento técnico o ejecución del programa o proyecto.

En el caso de proyectos ejecutados, financiados y administrados por un tercero la información financiera proporcionada por la institución administradora, servirá de base para el informe de avance financiero.

La Dirección responsable del acompañamiento técnico o de la ejecución deberá presentar los informes de avance de acuerdo a la programación establecida en el programa o proyecto y a lo indicado en el convenio, acuerdo o carta de entendimiento.

Formatos requeridos Convenio, acuerdo o carta de entendimiento debidamente firmado. Programa o Perfil de proyecto aprobado. Plan Operativo o Cronograma del programa o proyecto. Informes de avance del programa o proyecto. Informe final del programa o proyecto. Guía para monitoreo y evaluación de proyectos.

Descripción del procedimiento para evaluación de proyectos



Envía copia del informe periódico de avance físico y financiero del proyecto a la DCO


En base a la información recibida de la Dirección o Unidad responsable del acompañamiento técnico o de la ejecución del programa o proyecto realiza las gestiones necesarios para el monitoreo de las actividades del proyecto


INSTITUCIONALES


su autorización



Entrega el informe periódico de monitoreo del programa o proyecto a la DPDI

4 DPDI/Director(a) En base al informe de monitoreo toma medidas mediáticas o correctivas en el acompañamiento técnico o la ejecución del programa o proyecto


Informa a la Dirección de Coordinación sobre la finalización del proyecto y entrega el informe final del proyecto.


En base a la información recibida realiza la evaluación final del proyecto y entrega el informe de evaluación final a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional



INSTITUCIONALES


su autorización


Diagrama de flujo: PROCEDIMIENTO PARA EL MONITOREO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES

DIRECCIÓN O UNIDAD RESPONSABLE DEL ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO O

DE LA EJECUCIÓN

DCO/SUBDIRECCIÓN DE COOPERACIÓN DPDI/DIRECTOR(A)

INICIO

En base a la información recibida de la Dirección o Unidad responsable del acompañamiento técnico o de la ejecución del programa o proyecto realiza las gestiones necesarios para el monitoreo de las actividades del proyecto

FIN

Envía copia del informe periódico de avance físico y financiero del proyecto a la DCO

Entrega el informe periódico de monitoreo del programa o proyecto a la DPDI

En base al informe de monitoreo toma medidas mediáticas o correctivas en el acompañamiento técnico o la ejecución del programa o proyecto

Informa a la Dirección de Coordinación sobre la finalización del proyecto y entrega el informe final del proyecto.

En base a la información recibida realiza la evaluación final del proyecto y entrega el informe de evaluación final a la DPDI

Manual Procedimientos 001-2014.doc 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL


Aprobación del documento


Elaboró:

Lisdy Lémus, Encargada de Protocolo DCS

Revisó:

Nivea Solares, Sub-Directora de Comunicación Social

Visto Bueno:

Elizabeth Sagastume, Directora de Comunicación Social

Autorizó:

Elizabeth Sagastume, Directora de Comunicación Social



01


DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Codificación: CONRED-DCS- MP-01

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 1


INDICE

Contenido Página

1. Presentación ……………………………………………………………………………………….…………… 4

2. Estructura de la Dirección de Comunicación Social ………………………………………… 5

3. Objetivo del Manual ……………………………………………………………………….……………… 6

4. Identificación e Interacción de Procesos………………………………………………………… 7

5. Información y Prensa ………………………………………………………………………………………. 85

6. Producción …………………………………………………………………………………………………….. 252




Versión: 02


Página: 1 de 2


I. PRESENTACION

La Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres ha elaborado el presente manual de procedimientos en donde se agrupan de forma descriptiva los procedimientos que ejecutan los diferentes departamentos que conforman la DCS, derivados de las atribuciones y funciones que tiene encomendadas.

Edificar una cultura de prevención requiere una actitud colectiva multidisciplinaria que sólo puede construirse mediante un proceso de largo plazo. Dentro de este proceso, la socialización y democratización de la información es un factor clave. La comunicación para la prevención es un conjunto de acciones muy complejo que requiere de la actividad conjunta de profesionales de diversas disciplinas, y en el cual, el profesional en comunicación es un eje del conjunto para facilitar el acceso de la población a la información básica. No solo sobre medidas inmediatas posteriores a los eventos, sino desde antes, para consolidar los sititos inestables y persuadir a la población de reducir los niveles de riesgo.

Este impulso comunicacional, sobre todo, socializador, debe estar en el dentro de las actuaciones de los organismos responsables de orientar la prevención a riesgos de desastres. En el caso de Guatemala, la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED- desempeña un papel fundamental en este propósito a través de la Dirección de Comunicación Social.

La Dirección de Comunicación Social, DCS; está integrada por tres áreas o departamentos distribuidos de la siguiente manera:




Versión: 02


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Versión: 02


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Director (a) de Comunicación Social

Sub Director (a) de Comunicación Social

Asesor Proyectos Comunicacionales Asistente DCS

Jefe de Información y Prensa Jefe de Producción

Diseñador Gráfico

Web-Master

Editor

Encargado de Centro de Impresión

Camarógrafo

Asesor Encargada de Centro de Fotocopiado y Documentación

Encargada de Protocolo

Encargado de Monitoreo de Medios

Comunicadora Unidad de Audiovisuales CONRED TV

Encargada CONRED Radio

Encargada de Redes Sociales

Encargado de Imagen Corporativa

Asistente de Producción

Locutor Institucional

Fotógrafo


II. OBJETIVO DEL MANUAL Con la elaboración del presente manual, se pretende dar a conocer en su secuencia lógica las distintas actividades que desempeña la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED de acuerdo a las atribuciones que tiene encomendadas.




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III. IDENTIFICACION E INTERACCION DE PROCESOS



Codificación: CONRED-DCS-PA-01

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Proceso Procedimiento Codificación

Dirección Asignación de productos comunicacionales CONRED-DCS-PA-D-01 Aprobación de proyectos comunicacionales CONRED-DCS-PA-D-02 Aprobación final de productos comunicacionales CONRED-DCS-PA-D-03

Subdirección Supervisión y aprobación de productos comunicacionales CONRED-DCS- PA-SD-01 Acompañamiento de proyectos comunicacionales CONRED-DCS- PA-SD-02

Asistencia

Administración de agenda de la Dirección CONRED-DCS-PA-A-01

Recepción y archivo de documentos CONRED-DCS-PA-A-02

Emisión y archivo de documentos CONRED-DCS-PA-A-03

Gestión pedido de materiales CONRED-DCS-PA-A-04

Gestión para solicitud de vehículos fuera de la ciudad CONRED-DCS-PA-A-05

Gestión para solicitud de vehículos dentro de la ciudad CONRED-DCS-PA-A-06

Proyectos Comunicacionales Proyectos comunicacionales CONRED-DCS-PO-PC-01

Impresiones

Documentos escaneados CONRED-DCS-PO-I-01 Fotocopias CONRED-DCS-PO-I-02 Fotocopias mayores a 100 CONRED-DCS-PO-I-03 Impresiones CONRED-DCS-PO-I-04





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Información y Prensa

Apoyo en declaraciones a medios de comunicación CONRED-DCS-PO-IP-01 Apoyo en entrevistas específicas CONRED-DCS-PO-IP-02 Gestión de apoyo en entrevistas con expertos de otras Direcciones o Unidades de la SE-CONRED

CONRED-DCS-PO-IP-03

Redacción y envío de Boletines institucionales CONRED-DCS-PO-IP-04 Redacción comunicado de prensa CONRED-DCS-PO-IP-05 Redacción y envío de documentos institucionales CONRED-DCS-PO-IP-06 Edición de textos para productos comunicacionales CONRED-DCS-PO-IP-07 Redacción y envío de notas de prensa CONRED-DCS-PO-IP-08 Elaboración de presentación de situación en Alerta Anaranjada o Alerta Roja

CONRED-DCS-PO-IP-09

Atención e información a medios de comunicación CONRED-DCS-PO-IP-10 Redacción y envío de convocatoria a medios de comunicación

CONRED-DCS-PO-IP-11

Solicitud de espacios en medios de comunicación CONRED-DCS-PO-IP-12 Recopilación de información en base de datos CONRED-DCS-PO-IP-13 Manejo de red social Facebook CONRED-DCS-PO-IP-14 Manejo de red social Twitter CONRED-DCS-PO-IP-15 Manejo de red social Youtube CONRED-DCS-PO-IP-16 Manejo de red social Flickr CONRED-DCS-PO-IP-17 Monitoreo de medios escritos CONRED-DCS-PO-IP-18 Monitoreo de medios radiales CONRED-DCS-PO-IP-19 Monitoreo de medios televisivos CONRED-DCS-PO-IP-20 Análisis de medios CONRED-DCS-PO-IP-21 Envío de enlaces de contenido audiovisual publicado en youtube

CONRED-DCS-PO-IP-22

Manejo y conducción de CONRED Radio CONRED-DCS-PO-IP-23 Producción de campanas por temporada CONRED-DCS-PO-IP-24 Producción de spots radiofónicos CONRED-DCS-PO-IP-25 Locución de voz en off para CONRED TV CONRED-DCS-PO-IP-26 Cobertura de actividades capsula informativa CONRED-DCS-PO-IP-27 Edición capsula informativa CONRED-DCS-PO-IP-28 Producción de información de la capsula informativa CONRED-DCS-PO-IP-29





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Información y Prensa

Publicación de la capsula informativa CONRED-DCS-PO-IP-30 Actos protocolarios CONRED-DCS-PO-IP-31 Conferencias de prensa CONRED-DCS-PO-IP-32 Reuniones Consejo Nacional CONRED-DCS-PO-IP-33 Visitas guiadas CONRED-DCS-PO-IP-34 Agenda institucional semanal CONRED-DCS-PO-IP-35 Agenda institucional diaria CONRED-DCS-PO-IP-36

PRODUCCION

Revisión de material audiovisual CONRED-DCS-PO-P-01 Supervisión diseño de página web CONRED-DCS-PO-P-02 Producción de campañas institucionales CONRED-DCS-PO-P-03 Cápsula informativa CONRED-DCS-PO-P-04 Producción CONRED TV CONRED-DCS-PO-P-05 Infografías animadas CONRED-DCS-PO-P-06 Spots campañas CONRED-DCS-PO-P-07 Documentación de video CONRED-DCS-PO-P-08 Documentación fotográfica CONRED-DCS-PO-P-09 Instalación de equipo CONRED-DCS-PO-P-10 Diseño de campaña institucional CONRED-DCS-PO-P-11 Diseño y diagramación de materiales institucionales CONRED-DCS-PO-P-12 Diseño de materiales gráficos para redes sociales institucionales CONRED-DCS-PO-P-13Diseño de documentos institucionales CONRED-DCS-PO-P-14 Diseño para materiales institucionales CONRED-DCS-PO-P-15 Diseño para infografías CONRED-DCS-PO-P-16 Diseño para web y redes sociales CONRED-DCS-PO-P-17 Diseño para presentaciones interactivas CONRED-DCS-PO-P-18 Actualización de vínculos , documentos y carga de archivos CONRED-DCS-PO-P-19 Desarrollo de mini sitios CONRED-DCS-PO-P-20 Publicación de notas de prensa y boletines informativos en el sitio electrónico

CONRED-DCS-PO-P-21

Publicación de información generada por la SE-CONRED, como parte del SISMICEDE

CONRED-DCS-PO-P-22

Asesoría técnica para la cobertura fotográfica CONRED-DCS-PO-P-23 Agenda de documentación y reuniones de la Unidad de Producción

CONRED-DCS-PO-P-24

Archivo en digital CONRED-DCS-PO-P-25 Control de préstamo en equipo CONRED-DCS-PO-P-26 Encuadernación institucional CONRED-DCS-PO-P-27 Impresión institucional CONRED-DCS-PO-P-28 Rotulación institucional CONRED-DCS-PO-P-29 Serigrafía institucional CONRED-DCS-PO-P-30


I. Objetivo: Organizar la asignación de las solicitudes recibidas de las diferentes Direcciones de la SE-CONRED para la elaboración de productos comunicacionales a las Unidades de la Dirección de Comunicación Social. II. Alcance: Aplica al personal de la Dirección de Comunicación Social y sus Unidades, siendo estas la Unidad de Información y Prensa, Unidad de Producción, Unidad de Proyectos Comunicacionales, la Unidad Administrativa y la Sub-Dirección. III. Referencia:

Ley Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres según Acuerdo Gubernativo Numero 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Artículo 47. Dirección de Comunicación Social incisos a, b,c,d,e,f y g.

Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de origen natural o

provocado, Capitulo 1 Objetivos y fines Artículo 3. inciso b.

Estrategia de Comunicación para la construcción de una cultura de reducción de desastres en Guatemala, elaborada por la Dirección de Comunicación Social.

Plan Nacional de Respuesta.

PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR LA ELABORACIÓN DE

PRODUCTOS COMUNICACIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PA-D-01

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IV. Responsabilidades: La Dirección de Comunicación Social coordina y supervisa la elaboración y el diseño de los principales productos comunicacionales que incluye publicaciones educativas e informativas impresos y audiovisuales de la SE CONRED.

El Director de Comunicación Social deberá planificar, coordinar, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y evaluar las atribuciones generales y específicas en el ámbito de su competencia. El Director de Comunicación Social asesora a las demás direcciones en temas que le competen con la finalidad de unificar criterios de comunicación interna o externa. V. Definiciones: Productos comunicacionales: Todo material escrito y/o audiovisual que bajo parámetros de comunicación específicos, den a conocer a la población mensajes concretos en el antes, durante y después de una emergencia. Unidad de Información y Prensa: Registra, procesa, analiza y socializa la información generada y oficializada por la SE-CONRED en todo momento (tiempo normal y emergencias) en las diferentes áreas geográficas del país. Al mismo tiempo recaba diariamente información generada por los medios de comunicación como parte del análisis de la percepción de los públicos externos a la institución, promoviendo una cultura de prevención contemplando dentro de este proceso y la socialización de la información a través de los medios masivos e institucionales (CONRED TV, CONRED Radio, Página Web, Redes Sociales como You Tube, Twitter, Facebook, Flickr, principalmente). Coordina la relación institucional con los medios de comunicación, facilitando acciones de prevención y de reducción de riesgo a desastres.




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Unidad de Producción: Responsable de la elaboración de productos audiovisuales, gráficos e institucionales para difundir mensajes de acuerdo a los lineamientos institucionales de la SE-CONRED y a los formatos de los medios elegidos para su divulgación. Además conceptualiza y produce las piezas gráficas para las campañas de divulgación específicas por temas o temporadas y documenta de manera fotográfica y audiovisual los eventos que se llevan a cabo por las diferentes Direcciones de la SE-CONRED en todo momento (Tiempo normal y emergencias).

Unidad de Proyectos Comunicacionales: Su propósito es fortalecer mediante proyectos que contribuyan a alcanzar los objetivos de informar, educar y comunicar a la población en la temática de gestión integral del riesgo, manteniendo una línea intersectorial de comunicación, y cooperación entre las distintas instancias que conforman el Sistema CONRED y la Secretaría Ejecutiva de CONRED, logrando gestionar apoyo dirigido a mantener informada y vinculada a la población e incidir en la opinión pública en el ejercicio de la gestión integral del riesgo que se realiza en Guatemala.

VI. Interacción con otros procedimientos

Revisión y aprobación final de productos comunicacionales elaborados por las distintas Unidades de la DCS.

VII. Políticas

1. Todas las solicitudes de elaboración de productos comunicacionales por parte de las otras Direcciones de la SE-CONRED deberán ser dirigidas por medio de un oficio u vía correo electrónico de Lotus directamente al Director con copia al Sub-Director y a la Asistente Administrativa de la DCS.

2. Todas las solicitudes recibidas deberán ser designadas a los distintos Jefes de Unidades

por el Director y/o Sub-Director para programación, priorización y calendarización respectiva. Los tiempos de entrega de productos oscilan de 3 a 6 semanas.




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3. Todos los productos comunicacionales elaborados por las distintas Unidades de la DCS deberán tener el visto bueno del Sud-Director de la DCS para ser aprobados por el Director.

4. Todos los productos comunicacionales deben seguir y mantener los lineamientos

establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de la República.

5. Todos los productos comunicacionales deben cumplir con las finalidades establecidas en el Capítulo 1 - Objetivos y Fines Artículo 3. inciso b, de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de origen natural o provocado, para establecer una cultura en reducción de desastres.

VIII. Formatos requeridos

1. Correo Electrónicos de Lotus Notes.

2. Formatos oficiales propios de cada Dirección de la SE-CONRED.




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IX. Descripción del procedimiento para asignar la elaboración de productos comunicacionales: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Dirección de la SE-CONRED solicitante

Elabora un correo electrónico y/o un Oficio de solicitud para la elaboración de productos comunicacionales.

2 Director de la DCS Recibe correo electrónico y/o un Oficio de solicitud y programa la revisión de dicha solicitud.

3 Director de la DCS Revisa solicitudes con el Sub-Director para programación, priorización y calendarización.

4 Director de la DCS Envía un correo electrónico y/o un Oficio de aprobación con observaciones si fueran necesarias.

5 Director de la DCS Se asigna a la Unidad de la DCS pertinente la elaboración del producto comunicacional solicitado.

6 Director de la DCS Se solicita una reunión con la Dirección solicitante y la Unidad pertinente de la DCS si fuera necesario para definir detalles relacionados a la solicitud.

7 Unidad de la DCS Elabora los productos comunicacionales solicitados

8 Unidad de la DCS Completa el proceso de aprobación de los mismos.

9 Director DCS Envía a la Dirección solicitante los productos comunicacionales finales.

10 Director de la DCS Monitoreo y evaluación del uso del producto comunicacional.





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X. Diagrama de flujo del procedimiento para asignar la elaboración de productos comunicacionales:

Dirección SE-CONRED solicitante Director DCS Unidad de la DCS




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INICIO

Elabora correo y/o un oficio de solicitud

de productos

Recibe correo electrónico y/o un Oficio de solicitud y programa la revisión de

dicha solicitud.

Revisa solicitudes con el Sub-Director para

programación, priorización y

calendarización.

Redacta un correo electrónico y/o un Oficio

de aprobación con observaciones si fueran

necesarias.

Envía un correo electrónico y/o un Oficio

de aprobación con observaciones si fueran

necesarias.

Se asigna a la Unidad de la DCS pertinente la elaboración del producto comunicacional solicitado.

Se solicita una reunión con la Dirección

solicitante y la Unidad pertinente de la DCS

Elabora los productos comunicacionales

solicitados

FIN

Completa el proceso de aprobación de los mismos.

Se solicita una reunión con la Dirección

solicitante y la Unidad pertinente de la DCS


I. Objetivo: Garantizar el cumplimiento las diferentes estrategias de información y comunicación en apoyo a las diferentes áreas y prioridades de la SE-CONRED, mediante la elaboración de proyectos comunicacionales.

II. Alcance: Aplica al personal de la Dirección de Comunicación Social y sus Unidades, siendo estas la Unidad de Información y Prensa, Unidad de Producción, Unidad de Proyectos Comunicacionales, la Unidad Administrativa y la Sub-Dirección. III. Referencia:







PROCEDIMIENTOS PARA APROBACIÓN FINAL

DE PROYECTOS COMUNICACIONALES


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IV. Responsabilidades: La Dirección de Comunicación Social es la encargada de establecer y mantener contacto con los coordinadores de comunicación de las instituciones gubernamentales, no gubernamentales e internacionales, propiciando la colaboración en la promoción y fortalecimiento del Sistema de Reducción de Riesgo a Desastres. El Director de Comunicación Social deberá planificar, coordinar, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y evaluar las atribuciones generales y específicas en el ámbito de su competencia. El Director de Comunicación Social asesora a las demás Direcciones en temas que le competen con la finalidad de unificar criterios de comunicación interna o externa. V. Definiciones: Proyectos comunicacionales: Toda campaña y/o acciones que de manera escrita y/o audiovisual promuevan una cultura de reducción de riesgo a los desastres en el país. Estrategia de Comunicación: Habilidad técnica y espíritu creativo en el planteamiento y desarrollo de una acción de comunicación, de acuerdo a los medios a utilizar. Productos comunicacionales: Todo material escrito y/o audiovisual que bajo parámetros de comunicación específicos, den a conocer a la población mensajes concretos en el antes, durante y después de una emergencia. Unidad de Proyectos Comunicacionales: Su propósito es fortalecer mediante proyectos que contribuyan a alcanzar los objetivos de informar, educar y comunicar a la población en la temática de gestión integral del riesgo, manteniendo una línea intersectorial de comunicación, y cooperación entre las distintas instancias que conforman el Sistema CONRED y la Secretaría Ejecutiva de CONRED, logrando gestionar apoyo dirigido a mantener informada y vinculada a la población e incidir en la opinión pública en el ejercicio de la gestión integral del riesgo que se realiza en Guatemala.




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Acompañamiento de Proyectos Comunicacionales de la Sub-Dirección de la DCS. Elaboración de Proyectos Comunicacionales de la Unidad de Proyectos

Comunicacionales. VII. Políticas

1. Autorizar los perfiles de proyectos comunicacionales que cumplan con los objetivos establecidos en la Estrategia de Comunicación para la Construcción de una cultura de Reducción de Desastres en Guatemala de la SE CONRED.

2. Autorizar los productos comunicacionales incluidos en los perfiles de los proyectos comunicacionales.

3. Todos los proyectos comunicacionales deben cumplir con los finalidades establecidas en

el Capitulo 1 - Objetivos y Fines, Articulo 3, inciso b, de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de origen natural o provocado, para establecer una cultura en reducción de desastres.

4. Monitoreo y evaluación del uso del producto comunicacional. VIII. Formatos requeridos

1. Perfil de Proyectos

2. Correos electrónicos de Lotus.




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IX. Descripción del procedimiento para aprobación final de proyectos comunicacionales: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Sub-Director de la DCS Elabora un correo electrónico de solicitud para la autorización de los perfiles de proyectos comunicacionales, adjuntos en archivos digitales o copias impresas.

2 Director de la DCS Recibe correo electrónico con la solicitud y programa para la revisión respectiva

3 Director de la DCS Revisa los perfiles de los proyectos comunicacionales con el Sub-Director para programación, priorización y calendarización.

4 Director de la DCS Envía un correo electrónico de aprobación con observaciones y/o cambios si fueran necesarios.

5 Director de la DCS Solicita una reunión con la Unidad de Proyectos Comunicacionales y cualquier otra Unidad pertinente de la DCS si fuera necesario para definir detalles relacionados al perfil de proyecto.

6 Sub-Director de la DCS Da seguimiento a la ejecución del proyecto con la Unidad de Proyectos Comunicacionales y cualquier otra Unidad pertinente de la DCS si fuera necesario.

7 Monitoreo y evaluación de la ejecución del proyecto comunicacional





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X. Diagrama de flujo del procedimiento para aprobación final de proyectos comunicacionales:

Sub-Dirección de Comunicación Social Director Comunicación Social




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INICIO

Elabora un correo electrónico de solicitud para la autorización de

los perfiles de proyectos

comunicacionales

Recibe correo electrónico con la

solicitud y programa

Revisa los perfiles de los proyectos

comunicacionales con el Sub-Director

Envía un correo electrónico de aprobación con

observaciones y/o cambios si fueran necesarios

Solicita una reunión con la Unidad de Proyectos

Comunicacionales

Da seguimiento a la ejecución del proyecto

con la Unidad de Proyectos

Comunicacionales

Monitoreo y evaluación de la ejecución del

proyecto comunicacional

FIN


I. Objetivo: Garantizar el cumplimiento las diferentes estrategias de información y comunicación en apoyo a las diferentes áreas y prioridades de la SE-CONRED, mediante la elaboración de productos comunicacionales por las diferentes Unidades de la Dirección de Comunicación Social. II. Alcance: Aplica al personal de la Dirección de Comunicación Social y sus Unidades, siendo estas la Unidad de Información y Prensa, Unidad de Producción, Unidad de Proyectos Comunicacionales, la Unidad Administrativa y la Sub-Dirección. III. Referencia:








DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES


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IV. Responsabilidades: La Dirección de Comunicación Social es la encargada de difundir por los medios escritos, radiales y televisivos, la información sobre la ocurrencia de los desastres naturales y provocados, a la población en general. El Director de Comunicación Social deberá planificar, coordinar, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y evaluar las atribuciones generales y específicas en el ámbito de su competencia. V. Definiciones: Estrategia de Comunicación: Habilidad técnica y espíritu creativo en el planteamiento y desarrollo de una acción de comunicación, de acuerdo a los medos a utilizar. Productos comunicacionales: Todo material escrito y/o audiovisual que bajo parámetros de comunicación específicos, den a conocer a la población mensajes concretos en el antes, durante y después de una emergencia. Unidad de Información y Prensa: Registra, procesa, analiza y socializa la información generada y oficializada por la SE-CONRED en todo momento (tiempo normal y emergencias) en las diferentes áreas geográficas del país. Al mismo tiempo recaba diariamente información generada por los medios de comunicación como parte del análisis de la percepción de los públicos externos a la institución, promoviendo una cultura de prevención contemplando dentro de este proceso y la socialización de la información a través de los medios masivos e institucionales (CONRED TV, CONRED Radio, Página Web, Redes Sociales como You Tube, Twitter, Facebook, Flickr, principalmente). Coordina la relación institucional con los medios de comunicación, facilitando acciones de prevención y de reducción de riesgo a desastres.




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Unidad de Producción: Responsable de la elaboración de productos audiovisuales, gráficos e institucionales para difundir mensajes de acuerdo a los lineamientos institucionales de la SE-CONRED y a los formatos de los medios elegidos para su divulgación. Además conceptualiza y produce las piezas gráficas para las campañas de divulgación específicas por temas o temporadas y documenta de manera fotográfica y audiovisual los eventos que se llevan a cabo por las diferentes Direcciones de la SE-CONRED en todo momento (Tiempo normal y emergencias).

Unidad de Proyectos Comunicacionales: Su propósito es fortalecer mediante proyectos que contribuyan a alcanzar los objetivos de informar, educar y comunicar a la población en la temática de gestión integral del riesgo, manteniendo una línea intersectorial de comunicación, y cooperación entre las distintas instancias que conforman el Sistema CONRED y la Secretaría Ejecutiva de CONRED, logrando gestionar apoyo dirigido a mantener informada y vinculada a la población e incidir en la opinión pública en el ejercicio de la gestión integral del riesgo que se realiza en Guatemala.


Asignación para la elaboración de productos comunicacionales. Supervisión y aprobación de productos comunicacionales.

VII. Políticas

1. Todos los productos comunicacionales elaborados por las distintas Unidades de la DCS deberán ser aprobados por el Director con el visto bueno del Sud-Director de la DCS.

2. Todos los productos comunicacionales deben seguir y mantener los lineamientos

establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de la República.

3. Todos los productos comunicacionales deben cumplir con los finalidades establecidas en el Capitulo 1 - Objetivos y Fines, Articulo 3, inciso b, de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de origen natural o provocado, para establecer una cultura en reducción de desastres.




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4. Monitoreo y evaluación del uso del producto comunicacional. VIII. Formatos requeridos

1. Correo Electrónicos de Lotus Notes.

2. Impresiones gráficas de los productos comunicacionales.

3. Archivos digitales de los productos comunicacionales.




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IX. Descripción del procedimiento para aprobación final de productos comunicacionales: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Unidad de la DCS solicitante

Elabora un correo electrónico al Director de la DCS solicitando la aprobación de productos comunicacionales, adjunto en archivos digitales o impresiones gráficas.

2 Director de la DCS Recibe correo electrónico con la solicitud y programa la revisión respectiva.

3 Director de la DCS Revisa los productos comunicacionales elaborados por la Unidad solicitante.

4 Director de la DCS Autoriza y firma si los productos comunicacionales no necesitan modificaciones.

5 Director de la DCS No autoriza y solicita cambios a los productos mediante un correo electrónico a la Unidad solicitante.

6 Unidad solicitante Recibe correo con la solicitud de cambios en los productos comunicacionales.

7 Unidad solicitante Elabora los cambios solicitados

8 Unidad solicitante Elabora un correo electrónico al Director de la DCS solicitando la aprobación de productos comunicacionales con los cambios solicitados, adjunto en archivos digitales o impresiones gráficas.

9 Director de la DCS Recibe correo electrónico con la solicitud y programa la revisión respectiva.

10 Director de la DCS Revisa los productos comunicacionales con los cambios elaborados por la Unidad solicitante.

11 Director de la DCS Autoriza y firma si los productos comunicacionales no necesitan modificaciones adicionales

12 Director de la DCS Monitoreo y evaluación del uso del producto comunicacional.





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X. Diagrama de flujo del procedimiento para aprobación final de productos comunicacionales:

Unidad Solicitante Director DCS




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INICIO

APROBACION FINAL DE PRODUCTOS

COMUNICACIONALES

Elabora los cambios

solicitados

Elabora un correo electrónico al

Director de la DCS solicitando la aprobación de

productos comunicacionales

Envía a DCS Revisa Productos

Autoriza y firma productos

FIN

Envia correo con modificaciones

SI

NO


I. Objetivo: Implementar acciones y estrategias comunicacionales que permitan posicionar la temática de gestión integral del riesgo en la población guatemalteca, a través de la sistematización de procedimientos de las Unidades de Producción e Información y Prensa de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SECONRED-. II. Alcance: Aplica a las Unidades que conforman la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED, cumpliendo con sistematizar, revisar y avalar procedimientos administrativos y de producción que evidencien productos comunicacionales que promuevan una cultura de prevención en la población guatemalteca. III. Referencia:

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-

(Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 43, incisos a., b., c., d., e., f., g.)

IV. Responsabilidades: La Sub-Dirección de Comunicación Social es responsable de proponer, supervisar la ejecución de productos comunicacionales previas a su divulgación a través de herramientas de comunicación de la Secretaría Ejecutiva de CONRED y entidades que conforman el Sistema CONRED.

PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN Y APROBACIÓN DE


CONRED-DCS-PA-SD-01Codificación:

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La Sub-Dirección de Comunicación Social tiene como responsabilidad supervisar el funcionamiento y cumplimiento de objetivos de las Unidades que conforman la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED de acuerdo a las metas establecidas en el Plan Operativo Anual -POA-. La Sub-Dirección de Comunicación Social es responsable de apoyar en el proceso de posicionamiento de la SE-CONRED como una entidad legitima y legitimada para actuar como coordinador y apoyo de esfuerzos enfocados a prevenir, mitigar, atender y reconstruir los daños causados por emergencias que se registren en Guatemala. V. Definiciones Productos Comunicacionales: Considerados como todo material escrito y/o audiovisual que bajo parámetros de comunicación específicos, den a conocer a la población mensajes concretos en el antes, durante y después de una emergencia. VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento para supervisión y aprobación de productos de comunicacionales de la SE-CONRED-.

Procedimiento para acompañamiento de proyectos comunicacionales de la SE-CONRED.

VII. Políticas

1. Proponer y supervisar la ejecución de productos comunicacionales en la temática de gestión integral del riesgo a los desastres se realizará para alcanzar la finalidad institucional de establecer una cultura de reducción de desastres en Guatemala con acciones claras antes, durante y después de su ocurrencia, logrando informar, educar, divulgar y concientizar a la población vulnerable del país.



Codificación: CONRED-DCS-PA-SD-01

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2. Se debe trabajar bajo parámetros de imagen y acciones comunicacionales establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de Guatemala -SCSPR-, respetando los canales de comunicación establecidos a través del Plan Nacional de Respuesta -PNR- antes, durante y después de una emergencia.

3. Se trabaja bajo parámetros establecidos por el Director(a) de Comunicación Social, haciendo el requerimiento de solicitud de productos a través de un correo electrónico con un lapso mínimo de 3 a 6 semanas para proceder a través de las Unidades de la DCS.

4. Se revisará semestralmente la Estrategia de Comunicación para la Construcción de una

Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala e de la SE-CONRED, logrando el traslado de mensajes claves a la población en cada una de las campañas que se implementen a nivel nacional sobre el tema y en temporadas claves como incendios forestales, Semana Santa, época de lluvias, época de descenso de temperaturas, entre otros.


1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de 2. Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la

SE-CONRED.




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IX. Descripción del procedimiento para supervisión y aprobación de productos de comunicacionales: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Sub-Director (a) Comunicación Social

Informa a Jefes de Unidad, a través de un correo electrónico las instrucciones establecidas por el Director (a) de Comunicación Social sobre la creación de productos comunicacionales que se requieran en las distintas épocas del año para que sean incluidas dentro de la planificación de cada Unidad de la DCS.

2 Jefes de Unidades de Producción e Información y Prensa

Reciben correo electrónico y planifican las acciones y/o productos solicitados para entregar en un lapso no mayor a 6 semanas.


Determinan el personal de cada una de sus Unidades que procederá a ejecutar acciones en el marco del producto solicitado previa a su autorización.


Trasladan producto final al Sub-Director(a) de Comunicación Social para una autorización previa del producto.


Traslada producto para autorización del Director(a) de Comunicación Social.


Informa a Jefes de Unidad, a través de correo electrónico la autorización o cambios solicitados por el Director (a) de Comunicación Social.


Publicación de Productos comunicacionales a través de herramientas institucionales.


Evaluación de resultados y/o alcance del producto elaborado.





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X. Diagrama de flujo del procedimiento para supervisión y aprobación de productos comunicacionales:




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Sub-Director (a) Comunicación Social

Jefe Unidad de Producción

Jefe de Unidad de Proyectos

Comunicacionales

Jefe Unidad de Información y

Prensa

Director(a) Comunicación Social

INICIO

Solicitud deproductos

comunicacionales

Recibesolicitud y

asignatareas

Recibesolicitud y

asignatareas

Recibesolicitud y

asignatareas

Asigna personalpara elaborar

productos

Elabora perfil delproducto

Asigna personalpara elaborar

productos

Recibe productocomunicacional

Traslada productopara autorización

Autorizaproducuto

comunicacional

Recibe Vo.Bo. Delproducto

elaborado

Traslada Vo.Bo. Ocambios de

producto

Recibe yasignatereas



Publica productoscomunicacionales

Publica productoscomunicacionales

Evaluación deresultados yalcance del

producto

FIN


I. Objetivo: Brindar acompañamiento y supervisión a proyectos comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SECONRED- que permitan posicionar la temática de gestión integral del riesgo en la población guatemalteca, a través de la revisión de perfiles de proyectos así como monitoreo y evaluación de la ejecución en campo de los mismos. II. Alcance: Aplica a la Unidad de Proyectos Comunicacionales de la SE-CONRED, cumpliendo con, revisar, monitorear y evaluar proyectos comunicacionales que promuevan una cultura de prevención en la población guatemalteca. III. Referencia:


Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED- (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 43, incisos a., b., c., d., e., f., g.)

IV. Responsabilidades: La Sub-Dirección de Comunicación Social es responsable de proponer, supervisar la ejecución de proyectos comunicacionales previas a su divulgación a través de herramientas de comunicación de la Secretaría Ejecutiva de CONRED y entidades que conforman el Sistema CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA ACOMPAÑAMIENTO DE

PROYECTOS COMUNICACIONALES DE LA SE-CONRED


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La Sub-Dirección de Comunicación Social tiene como responsabilidad supervisar el funcionamiento y cumplimiento de objetivos de las Unidades que conforman la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED de acuerdo a las metas establecidas en el Plan Operativo Anual -POA-. La Sub-Dirección de Comunicación Social es responsable de apoyar en el proceso de posicionamiento de la SE-CONRED como una entidad legitima y legitimada para actuar como coordinador y apoyo de esfuerzos enfocados a prevenir, mitigar, atender y reconstruir los daños causados por emergencias que se registren en Guatemala. V. Definiciones Proyectos Comunicacionales: Considerados como toda campaña y/o acciones que de manera escrita y/o audiovisual promuevan una cultura de reducción de riesgo a los desastres en el país. VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento para supervisión y aprobación de productos de comunicacionales de la SE-CONRED-.

Procedimiento para acompañamiento de proyectos comunicacionales de la SE-CONRED. VII. Políticas

1. Proponer y supervisar la ejecución de proyectos comunicacionales que en la temática de gestión integral del riesgo a los desastres se realizan para alcanzar la finalidad institucional de establecer una cultura de reducción de desastres en Guatemala con acciones claras antes, durante y después de su ocurrencia, logrando informar, educar, divulgar y concientizar a la población vulnerable del país.




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2. Se trabaja bajo parámetros establecidos por el Director(a) de Comunicación Social, haciendo el requerimiento de solicitud de productos a través de un correo electrónico con un lapso mínimo de 3 a 6 semanas para proceder a través de las Unidades de la DCS.

3. Se debe trabajar bajo parámetros de imagen y acciones comunicacionales establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de Guatemala -SCSPR-, respetando los canales de comunicación establecidos a través del Plan Nacional de Respuesta -PNR- antes, durante y después de una emergencia.

4. Se revisará semestralmente la Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala e de la SE-CONRED, logrando el traslado de mensajes claves a la población en cada una de las campañas que se implementen a nivel nacional sobre el tema y en temporadas claves como incendios forestales, Semana Santa, época de lluvias, época de descenso de temperaturas, entre otros.


1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de 2. Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la

SE-CONRED.




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IX. Descripción del procedimiento para acompañamiento de proyectos comunicacionales: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad


Informa a Jefe de Unidad de Proyectos Comunicacionales, a través de un correo electrónico las instrucciones establecidas por el Director (a) de Comunicación Social sobre la necesidad de generar perfiles de proyectos comunicacionales que a través del apoyo de cooperantes nacionales e internacionales brinden la oportunidad de realizar acciones de comunicación en áreas urbanas y rurales del país..

2 Jefe de Unidad de Proyectos Comunicacionales

Recibe correo electrónico y elabora perfil del proyecto en base a la línea transversal IEC –informar, educar y comunicar- a la población en la temática.

3 Jefe de Unidad Proyectos Comunicacionales

Traslada el perfil del proyecto con cronograma de trabajo al Sub-Director (a) de Comunicación Social para su revisión y aprobación


Traslada perfil de proyecto al Director(a) de Comunicación Social para autorización.


Informa a Jefe de Unidad de Proyectos Comunicacionales, a través de correo electrónico la autorización o cambios solicitados por el Director (a) de Comunicación Social.

6 Jefe de Unidad Proyectos Comunicacionales

Informa a Jefes de Unidades de Producción e Información y Prensa sobre necesidades comunicacionales del proyecto con un tiempo mínimo de 3 a 6 semanas para ejecutar acciones necesarias.


Ejecutan productos requeridos por cada proyecto y trasladan para autorización de Director(a) de Comunicación.

8 Director(a) de Comunicación

Autoriza productos comunicacionales realizados




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… No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

8 Director(a) de Comunicación

Autoriza productos comunicacionales realizados

9 Jefe de Unidad de Proyectos Comunicacionales

Brinda seguimiento y monitoreo del proyecto.


Evaluación de resultados y/o alcance del proyecto ejecutado.





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X. Diagrama de flujo del procedimiento para acompañamiento de proyectos comunicacionales:




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Sub-Director (a) Comunicación Social

Jefe Unidad Proyectos Comunicacionales

Jefe de Unidad de Información y Prensa

Jefe Unidad de Producción

Director(a) Comunicación

Social

INICIO

Traslado solicitud de proyecto

comunicacional a realizar

Recibe solicitud de elaboración de

proyecto

Elabora perfil deproyecto

Recibe perfil deproyecto paraautorizacion

Traslada perfil a laDirección de

ComunicaciónSocial

Autoriza perfil delproyecto

Traslada perfil deproyecto

Recibe perfilautorizado

Recibe Vo.Bo. Delperfil

Recibe solicitudde productos

Recibe solicitudde productos

Trasladaproductos para

aprobación

Recibe productoselaborados


aprobacion


aprobacion

Recibe Vo.Bo deproductos

Trasladaproductos

autorizados

Recibe productosy da seguimiento

al proyecto

Evaluación deResultados y

alcance

FIN


I. Objetivo: Llevar el control de las actividades de la Dirección de Comunicación y mantener informada a la Directora de las actividades diarias, así evitar contratiempos y poder asistir a todas las actividades y reuniones programadas. II. Alcance: Dirección, Subdirección, Unidades de Producción e Información y Prensa, Protocolo. III. Referencia:

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos, Artículo 47, Dirección de Comunicación Social

IV. Responsabilidades: La Asistente de la Dirección de Comunicación Social tiene la responsabilidad de agendar todas las reuniones o actividades en las que tanto el Director (a) como el personal de la Dirección de Comunicación Social haya sido convocado. La Asistente de la Dirección de Comunicación Social tiene la responsabilidad de llevar el control de la agenda de la Dirección e informar de las actividades programadas diarias. La Asistente de la Dirección de Comunicación Social es responsable de trasladar a Protocolo la agenda de a las actividades de la Dirección para que las agregue a la agenda Institucional.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE AGENDA DE LA


Codificación: CONRED-DCS-PA-A-01

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V. Definiciones1 Agenda Institucional: Es la agenda que se lleva a nivel Institución en conjunto con otras dependencias del Estado. VI. Interacción con otros procedimientos

1. Procedimiento con la agenda de la Encargada de Protocolo.

VIII. Formatos requeridos 1. Formato estandarizado en el sistema para la agenda personal.





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IX. Descripción del procedimiento para Administración Agenda de Dirección: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Directora de la Dirección, Sub-directora, Jefe de Departamento, otras Direcciones Unidades o entidades externas

Solicitan por medio de correo electrónico a través del lotus, verbal o en invitación impresa la participación del personal o de la Directora de Comunicación Social a algún evento actividad o asignación.

2 Asistente de Dirección Recibe la instrucción y procede a agendar en el formato diseñado para eso en el sistema y adjunta a las personas involucradas para que tengan conocimiento del mismo.

3 Asistente de Dirección Teniendo todas las actividades de agenda se procede a incorporarlas al formato que envía la encargada de Protocolo para que lo agregue a la agenda Institucional.

4 Asistente de Dirección Tiene la revisión constante de dicha agenda





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X. Diagrama de flujo del procedimiento para Administración Agenda de Dirección: Directora de la Dirección, Sub-directora, Jefe de Departamento, otras Direcciones

Unidades o entidades externas Asistente de Dirección




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INICIO

Solicitan la participación del personal o de la

Directora de Comunicación Social a algún evento

actividad o asignación.

Recibe la instrucción y procede y adjunta a las

personas involucradas para que tengan conocimiento

del mismo.

FIN

Agenda Evento en el sistema

Teniendo todas las actividades de agenda se procede a incorporarlas al formato que envía la encargada de Protocolo para que lo agregue a la agenda Institucional.

Tiene la revisión constante de dicha agenda


I. Objetivo: Gestionar las actividades administrativas que conllevan el orden y control de correlativos según el tipo de documento o correspondencia a recibir para que sean evaluados por el Director o Sub-director de la Dirección para su respectiva autorización. II. Alcance: Dirección, Subdirección y Unidades de Producción e Información y Prensa. III. Referencia:

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos, Artículo 47, Dirección de Comunicación Social.

IV. Responsabilidades: La Asistente de la Dirección de Comunicación Social tiene la responsabilidad de la recepción de los oficios, conocimientos y correspondencia externa, sellando, firmando y colocando hora de ingreso del documento a la Dirección. La Asistente de la Dirección de Comunicación traslada el documento a la Dirección y espera instrucciones para proceder a archivar el documento. La Asistente de Comunicación Social tiene la responsabilidad de archivar todo documento oficio, conocimiento o memorando ingresado a la Dirección.

PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN Y ARCHIVO

DE DOCUMENTOS


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V. Definiciones2 Oficio: Documento utilizado para la correspondencia oficial.


1. Procedimiento con el archivo físico

VII. Descripción del procedimiento para recepción y archivo: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Asistente de Dirección Recibe oficios, conocimientos, memorando o correspondencia externa con sello, firma hora y día de recibido.

2 Asistente de Dirección Procede a trasladar el documento a la Directora o Sub-directora para su conocimiento y traslado de instrucciones respectivas.

3 Asistente de Dirección Archiva la correspondencia recibida en el archivo físico.

4 Fin del procedimiento. 2 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.


DE DOCUMENTOS


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VIII. Diagrama de flujo del procedimiento para Recepción y archivo de documentos:

Asistente de Dirección


DE DOCUMENTOS


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INICIO

Recibe oficios, conocimientos, memorando o correspondencia externa con sello, firma hora y día

de recibido

Procede a trasladar el documento a la Directora o Sub-directora para su

conocimiento

FIN

Archiva la correspondencia

recibida en el archivo físico.


I. Objetivo: Gestionar las actividades administrativas que conllevan el orden y control de correlativos según el tipo de documento o correspondencia a emitir para que sean evaluados por el Director o Sub-director de la Dirección para su respectiva autorización. II. Alcance: Dirección, Subdirección y Unidad de Producción e Información y Prensa. III. Referencia:


IV. Responsabilidades: Preparar los oficios y conocimientos salientes internos y externos de acuerdo a la solicitud de la Directora, Sub-directora y personal de la Dirección en el tiempo requerido. Verificar que la correspondencia contenga la información completa, así como correlativo correspondiente. Debe de contar con una copia del oficio, memorando y conocimiento del envió del documento entregado firmada y sellada de recibido para respaldo de la Dirección de Comunicación Social. Archivar todo documento oficio, conocimiento o memorando emitido por la Dirección.

PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN Y ARCHIVO

DE DOCUMENTOS


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V. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento archivo digital de documentos Procedimiento elaboración de correspondencia para envió interno y externo Procedimiento con el archivo físico

VI. Formatos requeridos

1. Formato de oficios, conocimientos y memorando debidamente membretados y oficializados por la Institución.

VII. Descripción del procedimiento para emisión y archivo documentos: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Directora de la Dirección, Sub-directora, Jefe de Departamento

Solicitan vía lottus o verbal la realización del oficio, conocimiento o memorando.

2 Asistente de Dirección Recibe la instrucción selecciona el formato especifico a la solicitud y elabora el oficio, conocimiento o memorando solicitado dejando archivado en digital.

3 Asistente de Dirección Solicita firma de la Directora o Sub-directora de la Dirección

4 Asistente de Dirección Procede a entregar el oficio a la Dirección dentro de la Institución o la dirige a mensajería para ser entregada a la Dependencia asignada cada documento con copia adjunta.

5 Asistente de Dirección Archiva la copia física según correlativo, e informa a sus superiores que ya ha sido entregada la correspondencia.



DE DOCUMENTOS


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VIII. Diagrama de flujo del procedimiento para emisión y archivo de documentos:

Directora de la Dirección, Sub-directora, Jefe de Departamento



DE DOCUMENTOS


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INICIO

Solicita firma de la Directora o Sub-

directora de la Dirección

Procede a entregar el oficio a la Dirección

dentro de la Institución

FIN

Archiva la copia física según correlativo

Solicitan vía lottus o verbal la realización del oficio, conocimiento o

memorando.

Recibe la instrucción selecciona el formato

especifico a la solicitud y elabora el oficio


I. Objetivo: Gestionar las actividades administrativas que conllevan a la solicitud de materiales e insumos para el buen funcionamiento de las operaciones o actividades de cada Unidad de la Dirección de Comunicación Social. II. Alcance: Dirección, Subdirección y Unidad de Producción e Información y Prensa, Dirección Administrativa, departamento de Compras y Dirección de Logística, área de bodega. III. Referencia:


IV. Responsabilidades:

Solicitar al departamento de Compras de la Dirección Administrativa el formulario para pedidos de materiales establecidos por la Institución. Elaboración del formulario y solicitar las firmas correspondientes a la Dirección de Comunicación Social y del encargado del área de bodega de la Dirección de Logística. Dar seguimiento a través del departamento de compras que todo lo solicitado ingrese a bodega para poder realizar la salida correspondiente y entregar los insumos o materiales al departamento de la Dirección Archivar la copia del pedido de materiales y de la salida de bodega en el archivo físico de la Dirección.

PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE

PEDIDOS DE MATERIALES


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V. Definiciones3 Oficio: Nombre que se le da a la correspondencia oficial externa e interna. Conocimiento: Nombre que se le da a los documentos donde se hace del conocimiento que se le entrega algún material o servicio. VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento con Departamento de Compras solicitud de pedidos de materiales asignación de presupuesto.

Procedimiento con el área de bodega de la Dirección de Logística ingreso de productos a bodega y la salida correspondiente.

Procedimiento con los Departamentos de la Dirección de Comunicación Social solicitud de materiales.

Procedimiento con el archivo físico

VII. Formatos requeridos

1. Formulario de Pedido de Materiales oficializados por la Institución. 2. Formato de Salida de Bodega oficializado por la Institución.





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VIII. Descripción del procedimiento para Gestión de Pedidos de Materiales: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Directora de la Dirección, Jefe de Departamento

Solicitan vía lottus o verbal la solicitud de pedido de materiales o insumos para las oficinas.

2 Asistente de Dirección Recibe la instrucción y solicita al departamento de Compras el formulario para solicitud de materiales.

3 Asistente de Dirección Llena el formulario de pedido de materiales con los requerimientos solicitados anteriormente.

4 Asistente de Dirección Procede a la solicitud de firmas de la Dirección o Sub-dirección de Comunicación Social y del encargado del Área de Bodega de la Dirección de Logística.

5 Asistente de Dirección Entrega el formulario lleno y firmado al departamento de Compras nuevamente para que hagan el trámite correspondiente, lo firman y sellan de recibido entregando una copia para archivo.

6 Asistente de Dirección Le da seguimiento al pedido y al momento de ingresar los materiales o insumos a la bodega el departamento de compras avisa vía telefónica del ingreso y se procede a darles la salida por medio del formato utilizado para el efecto, una salida de bodega.

7 Asistente de Dirección Procede a dar aviso a Dirección y entrega de los materiales a la unidad solicitante.

8 Asistente de Dirección Archiva la copia del formato de la salida de bodega y la copia del formulario del Pedido de Materiales.





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IX. Diagrama de flujo del procedimiento para Gestión de Pedidos de Materiales:

Directora de la Dirección, Sub-directora, Jefe de Departamento, otras Direcciones

Unidades o entidades externas Asistente de Dirección




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INICIO

Solicitan vía lottus o verbal la solicitud de

pedido de materiales o insumos para las

oficinas.

Recibe la instrucción y solicita al departamento

de Compras el formulario para solicitud

de materiales.

FIN

Llena el formulario de pedido de materiales

con los requerimientos solicitados

anteriormente

Procede a la solicitud de firmas de la Dirección o

Sub-dirección de Comunicación Social

Entrega el formulario lleno y firmado al departamento de

Compras Y da seguimiento


I. Objetivo: Gestionar las actividades administrativas que conllevan a la solicitud de vehículos para las actividades fuera de la Institución que tiene el personal de la Dirección de Comunicación Social y lograr así una mejor movilización del equipo tanto de la Unidad de Producción como de las demás unidades de la Dirección. II. Alcance: Dirección, Subdirección, Unidades de Producción e Información y Prensa, Dirección de Logística área de Transportes. III. Referencia:



Solicitar a la Dirección de Logística en el área de Transportes el o los vehículos necesarios para el traslado del personal de la Dirección hacia los distintos eventos o actividades que tengan que cubrir fuera de la Institución o fuera de la ciudad. Gestionar el combustible para dichas comisiones solicitando la autorización del Director de la Dirección de Logística. Trasladar ya los formatos llenos con las firmas de autorización y visto bueno del Director de Logística y la Directora de la Dirección de Comunicación Social al Jefe de Transportes para que realice las gestiones correspondientes.

PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE SOLICITUD DE

VEHÍCULOS PARA FUERA DE LA CIUDAD


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Procedimiento con el Director de la Dirección de Logística. Procedimiento con el Jefe de Transportes de la Dirección de Logística. Procedimiento con las Unidades de la Dirección de Comunicación Social solicitud de

vehículos. Procedimiento con el archivo físico


1. Formato de Solicitud de Combustible para Comisión fuera de la Ciudad oficial de la Institución.

2. Formato de Solicitud de Vehículo para Comisión fuera de la Ciudad oficial de la Institución.




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VII. Descripción del procedimiento para Gestión de solicitud de vehículo fuera de la ciudad: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad


Solicitan por medio de correo electrónico a través del lottus o verbal la solicitud de vehículo para el traslado de equipo y personal de la Dirección.

2 Asistente de Dirección Recibe la instrucción y procede a llenar el formato para la solicitud de vehículo.

3 Asistente de Dirección Al tener la confirmación del vehículo que se asignara a la comisión se procede a llenar el formulario de solicitud de combustible el cual se adjunta a la solicitud de vehículo.

4 Asistente de Dirección Al tener los formatos llenos he impresos procede a la solicitud de firmas de la Dirección de Comunicación Social, Jefe de Transportes y de la Dirección de Logística.

5 Asistente de Dirección Entrega ya los formatos llenos, impresos y firmados al Jefe de Transportes para que realice las gestiones correspondientes.

6 Asistente de Dirección Informa a la persona o unidad solicitante de la hora y vehículo que lo trasladará al destino solicitado.





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VIII. Diagrama de flujo del procedimiento para Gestión de solicitud de vehículo fuera de la ciudad:






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INICIO

Solicitan vehículo para el traslado de equipo y

personal de la Dirección.

Recibe la instrucción y procede a llenar el

formato para la solicitud de vehículo

FIN

Llena el formulario de Solicitud de vehiculo

Al tener los formatos llenos he impresos

procede a la solicitud de firmas

Al formulario de solicitud de

combustible se adjunta a la solicitud de

vehículo.

Entrega ya los formatos llenos

Informa a la persona o unidad solicitante de la hora y vehículo que lo

trasladará


I. Objetivo: Gestionar las actividades administrativas que conllevan a la solicitud de vehículos para las actividades fuera de la Institución que tiene el personal de la Dirección de Comunicación Social y lograr así una mejor movilización del equipo tanto del Departamento de Producción como de los demás departamentos de la Dirección. II. Alcance: Dirección, Subdirección, Departamentos de Producción e Información y Prensa, Dirección de Logística área de Transportes. III. Referencia:



Solicitar a la Dirección de Logística en el área de Transportes el o los vehículos necesarios para el traslado del personal de la Dirección hacia los distintos eventos o actividades que tengan que cubrir fuera de la Institución dentro de la ciudad. Informar a la persona o unidad la hora de salida y vehículo asignado para el traslado al destino solicitado.


VEHÍCULOS DENTRO DE LA CIUDAD


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Procedimiento con el Jefe de Transportes de la Dirección de Logística. Procedimiento con las Unidades de la Dirección de Comunicación Social solicitud de

vehículos. Procedimiento con el archivo físico


1. Formato de Solicitud de Vehículo para Comisión en la Ciudad oficial de la Institución VII. Descripción del procedimiento para Gestión de solicitud de vehículo: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad


Solicitan por medio de correo electrónico a través del lottus o verbal la solicitud de vehículo para el traslado de equipo y personal de la Dirección.

2 Asistente de Dirección Recibe la instrucción y procede a elaborar el formato para la solicitud de vehículo.

3 Asistente de Dirección Informa a la persona o unidad la hora de salida y vehículo asignado para el traslado al destino solicitado.





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VIII. Diagrama de flujo del procedimiento para Gestión de solicitud de vehículo dentro de la ciudad:






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INICIO

Solicitan vehículo para el traslado de equipo y

personal de la Dirección.

Recibe la instrucción y procede a llenar el

formato para la solicitud de vehículo

FIN

Llena el formulario de Solicitud de vehiculo

Informa a la persona o unidad solicitante de la hora y vehículo que lo

trasladará


I. Objetivo: Elaborar los perfiles que incluyen en el planteamiento, planeación, ejecución y control de proyectos comunicacionales.

II. Alcance: Director de Comunicación Social, Director de Coordinación, Director de Planificación, Director de Gestión de Riesgo, Director de Logística, Jefe de Información y Prensa, Jefe de Producción. III. Referencia:

Estrategia de comunicación nacional de sensibilización en GRRD, inciso 15, (En el marco de la Política Nacional para la Reducción de Riesgo a los Desastres en Guatemala; Ley 109-96 de la CONRED artículo 47; Estrategia de Comunicación Social de la CONRED.

IV. Responsabilidades: Generar alianzas para el desarrollo de proyectos e iniciativas que contribuyan a alcanzar los objetivos comunicacionales de informar, educar y comunicar a la población la temática de gestión integral de riesgo. Coordinar la Red de Comunicadores Gubernamentales y Ong’s de la CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA LA UNIDAD DE PROYECTOS

COMUNICACIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-PC-01

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V. Definiciones4 Proyecto: Planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas1.

Comunicacional: Perteneciente o relativo a la comunicación, acción y efecto de comunicar5. Alianza: Unión o pacto entre personas, grupos sociales o estados para un fin común6.

Red: El término genérico "red" hace referencia a un conjunto de entidades (objetos, personas, etc.) conectadas entre sí. Por lo tanto, una red permite que circulen elementos materiales o inmateriales entre estas entidades, según reglas bien definidas7.

Comunicadores: personas cuya profesión es el hacer eficiente la transmisión de un mensaje a un público objetivo a través de un medio de comunicación8.


Divulgación de acciones comunicacionales derivadas de las alianzas de proyectos comunicacionales así como de la Red de Comunicadores, mediante las herramientas de comunicación institucionales a cargo de la Unidad de Información y Prensa.

Elaboración de productos audiovisuales que visibilizan el trabajo en alianza y de las acciones enmarcadas dentro del proyecto a cargo de la Unidad de Producción.

1 http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto 5 http://palabrasyvidas.com/la-palabra-comunicacional-significa.html 6 http://es.thefreedictionary.com/alianza 7 http://es.kioskea.net/contents/252-el-concepto-de-red 8 http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicador


COMUNICACIONALES


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VII. Políticas

1. Enmarcar en acciones comunicacionales la gestión de nuevos proyectos.

2. Elaboración del Perfil del Proyecto

3. Validación del Perfil del Proyecto por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED y la Contraparte, con el acompañamiento de los puntos focales de la Dirección de Coordinación, Planificación y Gestión Integral de Riesgo.

4. Acompañamiento de las acciones enmarcadas en la calendarización.

5. Seguimiento a nuevas acciones comunicacionales derivadas de la alianza enmarcándolas en el cronograma previsto del Perfil.

6. Elaborar informes periódicos y finales sobre los avances alcanzados.


1. Perfil del Proyecto (Adjunto Anexo) IX. Descripción del procedimiento para la Unidad de Proyectos Comunicacionales No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad GESTIÓN DE PROYECTOS COMUNICACIONALES

1 Proyectos Comunicacionales

Gestiona alianzas con distintas instancias del Sistema y cooperantes enfocadas en acciones comunicacionales con el propósito de fortalecer la cultura de prevención.

2 Instituciones del Sistema y Cooperantes

Aceptan la alianza


Socializa con la Dirección de Comunicación Social la gestión y aceptación de alianza

4 Dirección de Comunicación Social

Avala la gestión


COMUNICACIONALES


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Recibe Aval de la Dirección de Comunicación Social para proceder con el Proyecto.

6 Proyectos comunicacionales

Convoca a reunión entre cooperante y SE-CONRED con acompañamiento de las Direcciones de Coordinación, Planificación, Gestión de Riesgo y Preparación.

7 Dirección de Coordinación, Planificación, Preparación y Gestión Integral de Riesgo

Dan acompañamiento a la propuesta del Proyecto


Elabora Borrador del Perfil de Proyecto


Valida Borrador del Perfil de Proyecto

10 Institución o Cooperante Revisa y Valida el Borrador del Perfil del Proyecto

11 Direcciones de Coordinación, Planificación y GIR

Reciben el borrador del perfil del proyecto y realizan sus sugerencias


Propone Gestión legal que da vida al Proyecto (Convenio, Cruce de cartas, etc.)


Integra sugerencias realizadas por el cooperante y las distintas direcciones involucradas.


Valida la integración de sugerencias en el Perfil del Proyecto


Envía a la institución o cooperante la nueva versión integrada del perfil del proyecto


COMUNICACIONALES


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16 Instancia o Cooperante Recibe y valida la nueva versión del Perfil del Proyecto.

17 Instancia o Cooperante Avala el Perfil del Proyecto


Recepción de documento avalado por el cooperante


Entrega a la Dirección de Comunicación Social para su aprobación de ejecución.


Aprueba el Proyecto a ejecutar


Socializa el proyecto con el equipo de Comunicación Social

22 Institución o cooperante Ejecuta las acciones previstas en el Perfil del Proyecto


Coordina y acompaña cada una de las acciones comunicacionales previstas en el Perfil del Proyecto.


Realiza informes a la Dirección de Comunicación Social de las acciones llevadas a cabo en el marco del proyecto.



COMUNICACIONALES


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X. Diagrama de flujo del procedimiento para la Unidad de Proyectos Comunicacionales:

Proyectos Comunicacionales Institución o Cooperante

DCS Direcciones: Planificación, Coordinación, Preparación y GIR


COMUNICACIONALES


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INICIO

Gestiona Alianzas Acepta Alianza

Borrado del perfidel proyecto

Socializa con laDCS

Avala la gestióndel proyectoSocialización

Recibe Aval de laDCS

Acompañamientoa la propuesta

Convoca areunión entrecooperantes

Valida el borradory traslada parasocializacion

Socializa elproyecto con el

cooperante

Recibe, revisa ysugiera cambios

Recibe, revisa ysugiera cambios

Integrasugerenciasrealizadas

Valida laintegración de las

sugerencias

Avala a proyectoscomunicacionales

Recibe el aval dela DCS

Recibe, avala yreenvía el perfil

Recibe eldocumento

avalado y trasladaal aDCS

Aprueba yautoriza ejecución

FIN

Socializa elproyecto


No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad COORDINACIÓN DE LA RED DE COMUNICADORES


Realiza planificación anual de reuniones de la Red de Comunicadores


Envía a la Dirección de Comunicación Social para revisión y aprobación de la planificación

3 Dirección de Comunicación social

Revisa y aprueba la planificación anual de la Red de comunicadores.


Recibe la planificación anual aprobada


Elabora y envía cartas oficiales a las distintas entidades del Sistema y Ong´s para nombramientos de representante titular y suplente de cada institución ante la Red.

6 Instancias del Sistema y Ong´s

Reciben cartas oficiales para nombramientos.

7 Instancias del Sistema y Ong´s

Envían nombramientos de comunicadores titulares y suplentes ante la red.


Recibe nombramientos y actualiza base de datos de los miembros


Gestiona alianzas con cooperantes para apoyo logístico de los talleres

11 Cooperantes Aceptan apoyar logísticamente los talleres con acuerdo conjunto con la DCS visibilizando información acerca de su entidad en un punto de agenda del taller.


Elabora agenda a desarrollar en cada taller y envía a la Dirección de comunicación para aprobación


Aprueba agenda de cada taller


COMUNICACIONALES


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No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad COORDINACIÓN DE LA RED DE COMUNICADORES


Envía convocatoria a los integrantes de la red para realizar la reunión

15 Miembros de la Red Confirman asistencia

16 Proyectos Comunicacionales y Cooperante

Desarrollan taller

17 Fin del procedimiento


COMUNICACIONALES


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X. Diagrama de flujo del procedimiento para Coordinación de la Red de Comunicadores Sociales

Proyectos Comunicacionales Institución o Cooperante

Dirección de Comunicación Social

Integrantes de la Red


COMUNICACIONALES


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INICIO

Planificación anual Aprueba laplanificacion

Elabora agendadel taller

Planificación anualaprobada

Recibe oficiosnombra

representantes

Recibe oficios yactualiza base de

datos

Aceptan apoyologístico

Gestiona alianzascon cooperantes

Envia paraaprobacion de la

DCS

Recibe y apruebaagenda

Realizaconvocatoria a

integrantes de laRed

Confirmanasistencia

Desarrollo deltaller

FIN

Elabora oficios ynombramientos

Generan oficios yenvian


I. Objetivo: Es el procedimiento a seguir para la gestión y realización del servicio de escaneo de documentos, desde el momento en que surja la necesidad, en alguna de las Direcciones o Unidades de la SE CONRED.

II. Alcance: Establecer el apoyo al proceso a seguir para la gestión y realización del servicio de documentos escaneados por parte de las diferentes Direcciones o Unidades de la SE CONRED. III. Referencia:

Reglamento de la Ley de Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado Acuerdo Gubernativo numero 49-2012 109-96 artículos 47 estrategia de DCS de la SE-CONRED.


Plan Nacional de Respuesta PNR.

IV. Responsabilidades: Escanear todo el material que se solicite de cualquiera de las direcciones y/o unidades de la SE CONRED. Es responsable de no escanear documentos mayores a 100 hojas, sin previa autorización de la Directora (a) de la Dirección de Comunicación Social.

PROCEDIMIENTO PARA ESCANEAR DOCUMENTOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-I-01

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Es responsable que todos los documentos se manejen con la debida discreción y sean devueltos al solicitante. Gestionar que el equipo se encuentre en las mejores condiciones a través del Departamento de Compras de La Dirección Administrativa. V. Definiciones

N/A VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento con el Departamento de Compras de La Dirección Administrativa para que las condiciones del equipo sean las más optimas.

VII. Políticas

1. Se escanearán únicamente materiales oficiales o para uso de la SE CONRED.


1. N/A



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IX. Descripción del procedimiento para escanear documentos: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Personal de la SE CONRED

Solicita el escaneo de documentos.

2 Encargado (a) Centro de Fotocopiado.

Recepción del documento y se verifica que sea documento de la SE CONRED.


Se programa el equipo, según la cantidad y la forma de trabajo requerido.


Ya escaneado el material se le entrega al solicitante el original y el escaneado se le envía vía Lotus.


Deberá llenar sus datos en el formato de control de establecido.




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X. Diagrama de flujo del procedimiento para escanear documentos:

Personal de la SE-CONRED Encargado Centro Fotocopiado



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iNICIO

Solicita el escaneo de

documentos.

Recepción del documento y se verifica que sea

documento de la SE CONRED.

Se programa el equipo, según la cantidad y la

forma de trabajo requerido.

Ya escaneado el material se le entrega al

solicitante el original y el escaneado se le envía vía

Lotus.

Deberá llenar sus datos en el formato de

control de establecido.

FIN


I. Objetivo: Es el procedimiento a seguir para la gestión y realización del servicio de fotocopias, desde el momento en que surja la necesidad, en alguna de las Direcciones o Unidades de la SE CONRED del servicio por parte del centro de fotocopiado.

II. Alcance: Establecer el apoyo al proceso a seguir para la gestión y realización del servicio de fotocopias por parte de las diferentes Direcciones o Unidades de la SE CONRED. III. Referencia:




IV. Responsabilidades: Fotocopiar y reproducir todo el material que se solicitan todas las direcciones y unidades de la SE CONRED. Es responsable de no fotocopiar documentos mayores a 100 hojas, sin previa autorización del Director (a) de la Dirección de Comunicación Social. Que todos los documentos se manejen con la debida discreción y sean devueltos al solicitante.

PROCEDIMIENTO PARA FOTOCOPIAS


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Gestionar que el equipo se encuentre en las mejores condiciones a través del Departamento de Compras de La Dirección Administrativa. V. Definiciones

N/A



VII. Políticas

1. Toda persona que solicite la reproducción de material deberá traer su propio papel. 2. Se reproducirán únicamente materiales oficiales o para uso de la SE CONRED.


1. N/A



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IX. Descripción del procedimiento para fotocopias: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad


Solicita reproducción de fotocopias.


Recepción del documento original y material para reproducir y verificación que sea documento de la SE CONRED.


Programa el equipo, según la cantidad y la forma de trabajo requerido.


Ya reproducido el material se le entrega al solicitante.


Deberá llenar sus datos en el formato de control de fotocopias establecido.




Versión: 02


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X. Diagrama de flujo del procedimiento para fotocopias:




Versión: 02


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iNICIO

Solicita impresiónde documentos.





Ya reproducido el material se le entrega al

solicitanteDeberá llenar sus datos

en el formato de control de establecido.

FIN


I. Objetivo: Es el procedimiento a seguir para la gestión y realización del servicio de fotocopias, desde el momento en que surja la necesidad, en alguna de las Direcciones o Unidades de la SE CONRED.

II. Alcance: Establecer el apoyo al proceso a seguir para la gestión y realización del servicio de fotocopias por parte de las diferentes Direcciones o Unidades de la SE CONRED III. Referencia:




IV. Responsabilidades: Fotocopiar y reproducir todo el material que se solicitan todas las direcciones y unidades de la SE CONRED. Es responsable de no fotocopiar documentos mayores a 100 hojas, sin previa autorización del Director (a) de la Dirección de Comunicación Social. Es responsable que todos los documentos se manejen con la debida discreción y sean devueltos al solicitante.


MAYORES A 100 HOJAS


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Gestionar que el equipo se encuentre en las mejores condiciones a través del Departamento de Compras de La Dirección Administrativa. V. Definiciones N/A VI. Interacción con otros procedimientos


VII. Políticas



N/A


MAYORES A 100 HOJAS


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IX. Descripción del procedimiento para fotocopias mayores a 100 hojas: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad


Solicita reproducción de fotocopias vía Lotus al Director (a) de la DCS.

2 Dirección de la DCS Envía Lotus de aprobación de la solicitud


Entrega de material al centro de Fotocopiado


Recepción del documento original y material para reproducir y verificación que sea documento de la SE CONRED.









MAYORES A 100 HOJAS


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X. Diagrama de flujo del procedimiento para fotocopias mayores de 100 hojas:



MAYORES A 100 HOJAS


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iNICIO









FIN


I. Objetivo: Es el procedimiento a seguir para la gestión y realización del servicio de impresiones, desde el momento en que surja la necesidad, en alguna de las Direcciones o Unidades de la SE CONRED.

II. Alcance: Establecer el apoyo al proceso a seguir para la gestión y realización del servicio de impresiones por parte de las diferentes Direcciones o Unidades de la SE CONRED. III. Referencia:




IV. Responsabilidades: Imprimir todo el material que se solicitan todas las direcciones y unidades de la SE CONRED. Es responsable de no imprimir documentos mayores a 100 hojas, sin previa autorización de la Directora de la Dirección de Comunicación Social. Es responsable que todos los documentos se manejen con la debida discreción y sean devueltos al solicitante.

PROCEDIMIENTO PARA IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS


Versión: 02


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Gestionar que el equipo se encuentre en las mejores condiciones a través del Departamento de Compras de La Dirección Administrativa. V. Definiciones

N/A



VII. Políticas


VIII. Formatos requeridos N/A



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IX. Descripción del procedimiento para impresión de documentos: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad


Solicita impresión de un documento vía Lotus o una memoria USB.


Recepción del documento y se verifica que sea documento de la SE CONRED.










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X. Diagrama de flujo del procedimiento para impresiones:




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iNICIO









FIN


I. Objetivo: Brindar el apoyo necesario a la o el Portavoz Institucional de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, en declaraciones a medios de comunicación al momento que no pueda brindar la atención debida a las o los periodistas.

II. Alcance: Aplica siempre y cuando la o el Portavoz Institucional no puede brindar la atención a los representantes de los medios de comunicación. También al momento de encontrarse en alguna comisión fuera de la institución y ser abordado por periodistas. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala. Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-96 del 17 de noviembre de 1993.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-.

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de

Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA APOYO EN DECLARACIONES

A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-01

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IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, por ello si la o el Portavoz Institucional no pueda brindar la atención a los periodistas, el Jefe de Información y Prensa podrá realizar dicha acción con la terminología de la gestión del riesgo a los desastres. V. Definiciones9 Apoyo: Persona o cosa que ayuda a alguien a conseguir algo o que favorece el desarrollo de algo. Declaraciones: Declaración o anuncio informando algo públicamente. Medio de comunicación: Instrumentos utilizados en la sociedad contemporánea para informar y comunicar mensajes en versión textual, sonora, visual o audiovisual. Algunas veces son utilizados para comunicar de forma masiva para millones de personas, como es el caso de la televisión o de los diarios impresos o digitales, y otras, para transmitir información a pequeños grupos sociales, como es el caso de los periódicos locales o institucionales. VI. Interacción con otros procedimientos

Atención e información a medios de comunicación. Recopilación de información en base de datos. Recepción de solicitud de información específica.





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VII. Políticas Generales

1. Cuando la persona encargada de brindar información a los medios de comunicación no pueda desarrollar tal acción, se podrá solicitar el apoyo al Jefe de Información y Prensa en la atención de los periodistas, tomando en cuenta que la Unidad de Información y Prensa se encarga del manejo de datos que requiere el medio de comunicación.

2. Deberá considerar el cuadro de incidentes que diariamente se elabora por la Unidad de

Información y Prensa para brindar datos oficiales de acciones en el país.

3. Estar siempre presentable para brindar información con el uso adecuado del uniforme que la Secretaría Ejecutiva de la CONRED estipuló para las y los colaboradores.


1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.




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IX. Descripción del procedimiento para apoyo en declaraciones a medios de comunicación.

No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1 Portavoz institucional Solicita el apoyo al Jefe de la Unidad de Información y Prensa en atención a medios de comunicación.

2 Jefe de Unidad Información y Prensa

Con el cuadro de incidentes diario procede a dar declaraciones a periodistas.


Finalizan las declaraciones y comparte el cuadro de incidentes con el periodista que realizó la entrevista.

4 Fin del procedimiento. X. Diagrama de flujo del procedimiento para apoyo en declaraciones a medios de comunicación.

Portavoz institucional Jefe de Unidad Información y Prensa




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INICIO

Solicita apoyo a launidad de

información yprensa

Da declaracionesen base al cuadro

de incidentesdiario

Comparte elcuadro de

incidentes con losmedios

FIN


I. Objetivo: Brindar el apoyo necesario a la o el Portavoz Institucional de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, en declaraciones a medios de comunicación al momento que se recibe una solicitud de información en específico a un tema determinado.

II. Alcance: Aplica al momento que el medio de comunicación hace una solicitud a la o el Portavoz Institucional de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED sobre un tema en específico que requiere de un apoyo por parte del Jefe de Información y Prensa. III. Referencia:






PROCEDIMIENTO PARA APOYO EN

ENTREVISTAS ESPECÍFICAS


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IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, por ello si el tema solicitado por el periodista es muy específico, la o el Portavoz Institucional podrá solicitar el apoyo al Jefe de Información y Prensa. V. Definiciones10 Específico: Algo que está destinado a un fin determinado. VI. Interacción con otros procedimientos



1. Cuando un medio de comunicación solicita información muy específica y que la o el Portavoz Institucional considere que no puede manejar el tema podrá apoyarse en el Jefe de Información y Prensa para desarrollar y brindar la información al periodista.

2. El Jefe de Información utilizará los recursos que por parte de otras Direcciones o Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED puedan facilitársele para cumplir con brindar la información al medio de comunicación.





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IX. Descripción del procedimiento para apoyo en entrevistas específicas. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Portavoz institucional Solicita el apoyo al Jefe de la Unidad de Información y Prensa debido a un tema específico que el periodista consulta.


Con los recursos disponibles de otras Direcciones o Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED brinda las declaraciones solicitadas.


Finalizan las declaraciones y comparte información adicional que pueda servirle al periodista.





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X. Diagrama de flujo del procedimiento para apoyo en entrevistas específicas.





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INICIO



Brindadeclaraciones a

los medos

Comparteinformación con

los medios

FIN


I. Objetivo: Gestionar con expertos de otras Direcciones o Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, brindar entrevistas a medios de comunicación al momento que se requiera conversar sobre un tema específico en gestión de riesgo a los desastres.

II. Alcance: En algunas ocasiones los periodistas consultan sobre temas en específico y solicitan hablar con expertos en los mismos, por ello el Jefe de Información y Prensa gestionará con las otras Direcciones o Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED el apoyo necesario para abordar el tema requerido. III. Referencia:






PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE APOYO

EN ENTREVISTAS CON EXPERTOS DE OTRAS DIRECCIONES O UNIDADES DE LA SE-CONRED


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IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, por ello se gestionará con expertos el poder brindar declaraciones al momento que un periodista requiera información específica o científica. V. Definiciones11 Información científica: Conjunto de datos científicos que caracterizan una situación o materia no conocidas por el sujeto, transmitidas a él por algún medio, que aumentan su conocimiento en algo y que pueden facilitar su actuación. VI. Interacción con otros procedimientos



1. Cuando un periodista realice una solicitud para abordar un tema en específico o científico, el Jefe de Información y Prensa deberá gestionar con las otras Direcciones o Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED el abordaje de la misma con un experto en la materia.

2. Como parte de la política de puertas abiertas, con el apoyo de un experto en el área

requerida de información se podrá abordar y procesarla para que la población pueda comprender lo que el experto indicará.





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IX. Descripción del procedimiento para la gestión de apoyo en entrevistas con expertos de otras Direcciones o Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Portavoz institucional Solicita el apoyo al Jefe de la Unidad de Información y Prensa el gestionar el apoyo con un experto de la institución para el abordaje de un tema específico o científico


Realiza las gestiones con las Direcciones o Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED para el nombramiento de un experto en el tema requerido.


Acompaña al experto durante el abordaje del tema requerido en específico por el medio de comunicación.


Brinda material que pueda facilitar el trato de la información y comprensión de la población.





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X. Diagrama de flujo del procedimiento para la gestión de apoyo en entrevistas con expertos de otras Direcciones o Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED.





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INICIO



Realiza gestionespara el

nombramiento deun experto

Acompaña alexperto durante elabordaje del tema

FIN

Acompaña alexperto durante elabordaje del tema

Brinda material alos medios


I. Objetivo: Divulgar las acciones que llevan a cabo las diferentes instancias que conforman el Sistema de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-, en el antes, durante y después de una emergencia. Los boletines informativos se distribuye a colaboradores de las Direcciones y Unidas de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED; instituciones de Gobierno; organizaciones nacionales, internacionales y no gubernamentales; cuerpo diplomático en el país; comunicadores sociales; iniciativa privada y representantes de medios de comunicación quienes conocerán, a través de esta herramientas de comunicación, tendrán acceso a la postura oficial en atención a emergencias.

II. Alcance: Aplica a todas y todos los colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED; instituciones de Gobierno; organizaciones nacionales, internacionales y no gubernamentales; cuerpo diplomático en el país; comunicadores sociales; iniciativa privada y representantes de medios de comunicación. III. Referencia:





Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de

Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO

DE BOLETINES INSTITUCIONALES


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IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, por ello se emiten boletines informativos para dar a conocer de primera mano, las acciones de prevención, mitigación, respuesta y recuperación ante un desastre. V. Definiciones12 Desastre: Situación, contexto o proceso social que se desencadena como resultado de la manifestación de un fenómeno peligroso de origen natural, socio-natural o antropogénica que, al encontrar condiciones propicias de vulnerabilidad en una población y en su estructura productiva e infraestructura, causa alteraciones intensas, graves y extendidas en las condiciones normales de funcionamiento del país, región, zona, o comunidad afectada, las cuales no pueden ser enfrentadas o resueltas de manera autónoma utilizando los recursos disponibles a la unidad social directamente. Fenómeno natural: Es toda manifestación de la naturaleza que puede ser percibido por los sentidos o por instrumentos científicos de detección. Se refiere a cualquier expresión que adopta la naturaleza como resultado de su funcionamiento interno. Vulnerabilidad: Factor de riesgo interno de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza. Corresponde a la predisposición o susceptibilidad física, económica, política o social que tiene una comunidad de ser afectada o de sufrir efectos adversos en caso de que se manifieste un fenómeno peligroso de origen natural, socio natural o antropogénico. Representa también las condiciones que imposibilitan o dificultan la recuperación autónoma posterior. 12 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.




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Alerta (temprana): Situación que se declara, a través de instituciones, organizaciones e individuos responsables y previamente identificados, que permite la provisión de información adecuada, precisa y efectiva previa a la manifestación de un fenómeno peligroso en un área y tiempo determinado, con el fin de que los organismos operativos de emergencia activen procedimientos de acción preestablecidos y la población tome precauciones específicas para evitar o reducir el riesgo al cual está sujeto. Prevención: El conjunto de medidas y acciones dispuestas con anticipación con el fin de evitar o impedir que se presente un fenómeno peligroso o para reducir sus efectos sobre la población, los bines y servicios y el ambiente. Mitigación: Planificación y ejecución de medidas de intervención dirigidas a reducir o disminuir el riesgo. La mitigación es el resultado de la aceptación de que no es posible controlar el riesgo totalmente; es decir en muchos casos, no es posible impedir o evitar los daños o sus consecuencias y solo es posible atenuarlas. Respuesta: Etapa de la atención que corresponde a la ejecución de las acciones previstas en la etapa de preparación y que, en algunos casos, ya han sido antecedidas por actividades de alistamiento y movilización, motivadas por la declaración de diferentes estados de alerta. Corresponde a la reacción inmediata para la atención oportuna de la población. Recuperación: Proceso de restablecimiento de condiciones aceptables y sostenibles de vida mediante la rehabilitación, reparación o reconstrucción de la infraestructura, bienes y servicios destruidos, interrumpidos o deteriorados en el área afectada, y la reactivación o impulso del desarrollo económico, social y cultural de la comunidad bajo condiciones de menor riesgo que lo que existía antes del desastre. Se debería lograr con base en la evaluación de los daños ocurridos en el análisis de prevención de riesgos y en los planes de desarrollo económico y social establecidos. VI. Interacción con otros procedimientos

Recopilación de información en base de datos. Redacción y envío de cuadro de incidentes. Documentación fotográfica




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1. La información que se publica en boletines informativos es en base a la base de datos que la Secretaría Ejecutiva de la CONRED maneja, dando a conocer el incidente con comunidad, municipio o departamento, número de personas afectadas, personas evacuadas, personas albergadas, daños en viviendas y daños en escuelas o carreteras del país.

2. La institución también emite boletines informativos en base a documentos que traslada

el Instituto Nacional de Sismología, Vulcanología, Meteorología e Hidrología –INSIVUMEH-, por monitoreos de fenómenos naturales.

3. Debe considerarse la información que otras instancias que conforman el Sistema CONRED traslade al Centro de Operaciones de Emergencia Nacional –COE- o a la Dirección de Coordinación, luego de analizar la información se procesa y emite el boletín informativo.

4. Como parte de la emisión del boletín informativo debe solicitarse a la Unidad de Producción fotografías de eventos adversos que se han presentado en el país, para fines ilustrativos. También la Unidad de Producción trabaja, en algún momento, infografías que se consideran necesarias.

5. Luego de emitido el boletín informativo en la base de Boletines, automáticamente el boletín se distribuye a todas y todos los colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED; instituciones de Gobierno; organizaciones nacionales, internacionales y no gubernamentales; cuerpo diplomático en el país; comunicadores sociales; iniciativa privada y representantes de medios de comunicación.

6. A través de la Unidad de Producción se procede a publicar el documento en la página web de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED.




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IX. Descripción del procedimiento para redacción y envío de documentos institucionales No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad


Recepción de información desde la base de datos que utiliza la Secretaría Ejecutiva de la CONRED sobre incidentes; recepción de boletines especiales del INSIVUMEH; recepción de información de la Dirección de Coordinación de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED.


Análisis y proceso de información, procede a redacción de boletín informativo en la base de Boletines Informativos que utiliza la Secretaría Ejecutiva de la CONRED.


Solicitud de fotografía o infografía a la Unidad de Producción en relación al boletín informativo que se emitirá.

4 Jefe de Unidad Producción

Traslada la fotografía o infografía solicitada por el Jefe de Información y Prensa


Agrega la fotografía o infografía al texto de boletín informativo.


Se agrega el cuadro de recomendaciones en la parte posterior de la base de datos.


Procede a publicar el boletín informativo que se distribuirá a los destinatarios.

8 Jefe de Unidad Producción

Informa a Web Master del boletín informativo emitido para la publicación en la página web.





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X. Diagrama de flujo del procedimiento para redacción y envío de boletines institucionales.

Jefe de Unidad Información y Prensa Jefe de Unidad Producción




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INICIO

Recepción deinformación en BD

Análisis y procesode información

Solicitud dematerial grafico

FIN

Informa a WebMaster

Agrega materialgrafico

Se agrega cuadrode

recomendaciones

Publica boletíninformativo

Traslada materialgrafico

Date post:	27-Sep-2018
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Manual de procedimientos SECONRED - CONRED - GUATEMALA · 2017-07-31 · x Constitución Política...

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