MANUAL PROJECT PROFESSIONAL 2007

ITALO MANRIQUEZVersin 1.0Santiago, 30 de Abril de 2010

Tabla de contenidos1. Prefacio...................................................................................................................................... 3 2. Las leyes bsicas de Project....................................................................................................... 3 2.1. Ley N1: Crear calendario del proyecto ............................................................................. 3 2.2. Ley N2: Establecer opciones de vista y programacin ...................................................... 5 2.3. Ley N3: Se compone de 3 pasos: ....................................................................................... 8 Tipos de Dependencias entre tareas ....................................................................................... 10 Ley N4: Asignacin de recursos ............................................................................................. 12 Personalizar Project Professional ............................................................................................ 13

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1. PrefacioTodo lo que se programe se hace y todo lo que se reprograme se hace, pero desde ese momento en adelante. Nota: Se debe instalar service pack 2, ya que Project Professional 2007 viene con algunos bugs.

2. Las leyes bsicas de Project2.1. Ley N1: Crear calendario del proyectoDefinir calendario1. Tools. 2. Change working time. 3. Create new calendar->OK.

4. Tab Work weeks->Details. 5. Seleccionar das de la semana y definir horario laboral.

Nota: Al llegar a la ltima fila del horario, se debe asegurar de avanzar a la siguiente fila (en blanco), ya que de lo contrario, este no queda definido correctamente. 6. Presionar OK. 7. Tab Work weeks->Exceptions. 8. Definir das festivos y feriados, no laborables. 3

9. Tab Work weeks->Options. (Se debe definir el calendario igual a calendario base del proyecto, ya que esto es importante para calcular el valor mes).

Nota: Los minutos se deben representar como porcentaje, o sea, 8,15 igual a 8,25, 8,30 es igual a 8,50 y 8,45 es igual a 8,75.

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Cambiar el nombre al calendario1. 2. 3. 4. Tools. Organizer. Tab calendar. Seleccionar nombre en lista del lado derecho.

5. Escribir nuevo nombre del calendario. 6. Presionar OK.

2.2. Ley N2: Establecer opciones de vista y programacinEstablecer opciones de vista1. Tools->Options->View. 2. Seleccionar el formato de fecha (Date format) ms largo (fecha + hora), definir moneda UF con posicin de moneda UF 1 y 2 decimales. 3. Marcar Check Mostrar tarea de resumen de proyecto, para que agregue automticamente la fila resumen del proyecto. (Show Project summary task).

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ProgramacinTipo Duracin Trabajo Descripcin Calculo interno Tiempo que transcurre entre el comienzo y fin. (Definir Trabajo/Unidades en das). Tiempo requerido por los recursos para completar una Duracin/Trabajo tarea. (Definir en horas).

1. 2. 3. 4.

Tab Schedule. Duration is entered in->Seleccionar Days. Work is entered in->Seleccionar Hours. Default task type (tipo de tarea predeterminado) ->Seleccionar Fixed Work.

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Ej: Duracin fija condicionada por el esfuerzo (New tasks are effort driven). Juan 8

8

8

8

Juan Francisco 4 4 4 4

4 4

4 4

Ej: Trabajo fijo (por defecto es condicionado por el esfuerzo) Juan 100% 8 8

8

8

Juan 100% Francisco 100% 16 16

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2.3. Ley N3: Se compone de 3 pasos:Establecer fecha y hora de comienzo del proyecto (Start date) y establecer el calendario del proyecto (Calendar).1. 2. 3. 4. Project->Project information. Establecer fecha y hora de comienzo del proyecto (Start date). Establecer el calendario del proyecto (Calendar). Presionar OK.

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Establecer el calendario de diagramacin o de la escala temporal.1. Doble Click en barra de encabezado de diagrama gantt. 2. Seleccionar Tab Non-working time. 3. Establecer el calendario del proyecto (Calendar).

Ejercicio 1:

Comienza Fecha: 99-99-9999 08:15 a 13:00 hrs. 14:00 a 17:00 hrs. $ sin decimales. Duracin fija, condicionada por el esfuerzo. 2 feriados.

Agregar nmero de correlativo Estos nmeros son utilizados durante la generacin de la carta Gantt, para no confundir el orden de los resmenes y tareas. 1. Tools->Options->View. 2. Marcar Check Show outline number (Mostrar numero de esquemas).

Nota: Una tarea de ruta crtica, es toda aquella tarea que si vara su fecha de trmino, se ve afectada la fecha de trmino del proyecto. Entregables (Solo en Project Server) En Project Server, para manejar los entregables, se debe acceder a Collaborate->Manage dependencies on deliverables.

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Tipos de Dependencias entre tareasSe utilizan para generar las dependencias entre las tareas. Ej: FS= Finish to Start (5FS-1 da) CC= Start to Start (5SS+50%) FF= Finish to Finish SF= Start to Finish

DelimitacinSe utilizan para delimitar el inicio y fin de las tareas. 1. Doble Click sobre la fila.->Advanced-> Constraint type (Tipo delimitacin). 2. Seleccionar tipo y definir fecha de delimitacin (constraint date).

Fecha limiteEs un semforo (alarma) que se activa cundo la fecha de fin de la tarea sobrepasa la fecha lmite. (Rombo rojo en columna indicadores). 1. Doble click sobre la fila.->Advanced->Deadline (Fecha lmite). 2. Definir Deadline (Fecha lmite).

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Fases de la planificacin1. Plan del proyecto. 2. Los recursos HH. 3. Los costos.

Ley N4: Asignacin de recursos1. 2. 3. 4. Se crea el recurso en la hoja de recurso. Se verifica su calendario. Se va al diagrama de gantt y se selecciona la tarea a la cual le asignaremos recursos. Dividimos pantalla, y en el formulario inferior, asignamos los recursos por unidades o por trabajo total. Se presiona el botn aceptar.

Ver detalle de horas por recursos1. Hoja de recursos. 2. Botn derecho sobre primera celda de la tabla->seleccionar trabajo. Nota: El detalle aparece en el formulario inferior.

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Personalizar Project ProfessionalCreando una tabla personalizada1. 2. 3. 4. View ->Table->More Tables->Presionar New Definir nombre vista o tabla. Marcar visible en men (Show in menu). Definir campos: a. b. c. d. e. f. g. h. Id Indicadores Nombre Rol Trabajo Costo Tipo Etiqueta de material

5. Presionar botn OK->presionar botn Organizer->Tab Tables.

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6. Seleccionar tabla recin creada desde lista del costado derecho.

7. Botn derecho sobre primera celda del ttulo y seleccionar tabla recin creada, para visualizarla.

Creando una vista personalizada1. View->More Views->Presionar New 2. Nueva. 3. Seleccionar vista nica (Single View)->Presionar OK.

4. Definir vista. 5. Marcar Check Vista en menu (Show in menu). 6. Presionar OK.

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Agregar tarea repetitiva.Pararse en primera fila->presionar insertar->tarea repetitiva.

Manejo de Costos

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Existen 2 grupos de costos en Project: 1) Costos fijos de las tareas: Se asignan en la tabla costo del diagrama de Gantt. 2) Costo de los recursos: a. Tasa estndar (costo principal): que es el costo por unidad de tiempo de los recursos de trabajo. b. Costo unitario en el caso de los recursos materiales. c. Tasa de hora extra. d. Costo por uso: Es un tipo de costo fijo de los recursos. e. Recurso de tipo costo: Es un costo fijo con distinto valor por tarea. El valor de este costo se asigna en el formulario inferior de la tarea, en su versin de costos. Ejemplos: Costos de los Recursos 1) 2) 3) 4) Acceder a Hoja de recursos. Definir costo (mensual, semanal, etc.). Agregar recurso Pago Semanal a Daniel; Tipo material; Etiqueta=Pago. Agregar tarea repetitiva para controlar el pago.

Recurso de Costo 1) Agregar un recurso tipo Costo. 2) Agregar el recurso a la tarea donde ser imputada.

Campos Personalizados 1. Agregar columna costo1 2. Botn derecho->personalizar->Cambiar nombre a IVA 3. Presionar botn formula: Digitar: [Costo] *0,19 Semforos 1. Agregar columna costo2 2. Botn derecho->personalizar->Cambiar nombre a Indicador 3. Presionar botn indicadores grficos. 4. Definir formula.

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NOTA: Para permitir colapsar los grupos, se debe seleccionar nivel de esquema 1 en la opcin mostrar de la barra de herramientas.

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Filtros avanzados.AutofiltroFiltros personalizados 1. Presionar botn autofiltro en barra de herramienta. 2. Presionar la flecha de filtro de la columna que se desea filtrar, y seleccionar.

Filtros personalizados 1. Proyecto->Filtros->Mas filtros. 2. Presionar botn nuevo en ventana ms filtros.

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Ejercicio 1: Generar un flujo de caja semanal, con costos de las tareas que comienzan en las semanas del 3 de mayo. Ejercicio 2: Generar un flujo de caja mensual de costos acumulados, para las tareas cuyo costo total este entre un rango variable.

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Vista con campos personalizadosLa idea es generar nuevas vistas con campos personalizados. Ej: Manejo de flujo de proyecto. 1. Insertar columna costoX. 2. Personalizar campos->Cambiar nombre a Pago. 3. Calculo de filas de resumen->Resumen y suma 4. 5. 6. 7. Insertar columna costoX. Personalizar campos->Cambiar nombre a Resultado. Calculo de filas de resumen->Resumen y suma Definir formula:

1. Calculo de filas de resumen->Resumen y suma ???

Seguimiento de ProyectosSe utiliza para realizar el seguimiento del cumplimiento de las tareas. Tareas crticas Es la secuencia de tareas crticas dependientes o vinculadas. Hay 3 tipos de tareas crticas para Project: 1. Movimiento de fecha de fin afecta a la fecha de trmino del proyecto. 2. Toda tarea que tenga una delimitacin fuerte del tipo debe y toda tarea que ha alcanzado. 3. Toda tarea que Sobrepasado su fecha lmite.

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Pasos para hacer seguimiento: 1. Guardar la lnea base (Herramientas->Seguimiento->Establecer lnea base->Aceptar). Obs: la lnea base: Replica de la barra de Gantt que guarda los valores originales de lo proyectado.

Obs: % trabajo completado = ((trabajo - trabajo restante)/trabajo)*100 % completado Duracin = (duracin real/duracin)*100 % trabajo completado trabajo = (trabajo real/trabajo *100) % fsico completado es la tarea a realizar. Ej: Llenar 100 cajones de tomates. Duracin Trabajo Fsico ==== 8 8 : 4 das. : 24 horas. : 100 cajones.

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50% -> % completado 66,6% -> % trabajo completado 40% -> % fsico completado (se lleva solo 40 cajas llenas) El avance real del proyecto es una interpretacin de los 3 % anteriormente descritos. Inicio del proceso de seguimiento Vista seguimiento->tabla seguimiento. Personalizar diagrama de seguimiento. 1. 2. 3. 4. 5. Visualizar lneas de fecha en diagrama de seguimiento. Botn derecho sobre diagrama->Cuadricula Seleccionar fecha de estado Tipo de lnea contina. Asignar color.

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Actualizar fecha de estado de proyecto La fecha de estado es una especie de foto de lo que ha pasado durante la semana y se recomienda actualizar una vez por semana. Herramienta->Seguimiento->Actualizar proyecto.

Cambiar costo a recurso desde cierta fecha en adelante 1. Hoja de recurso->tabla entrada 2. Doble Click sobre el recurso. 3. Indicar en la segunda fila a partir de qu fecha y nuevo costo (se puede digitar +10%).

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Valor GanadoCorresponde a la diferencia entre el costo estimado-costo real. (Ver anexo: Valor Ganado Trminos Espaol - Ingls). 2. Sobre diagrama Gantt. 3. Ir a tabla valor acumulado Indicadores de costo del valor acumulado Indicadores de programacin del valor acumulado (Botn derecho sobre primera celda->mas tablas->valor acumulado). Vista anlisis valor acumulado

Ver detalle de valores

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Trabajar con proyectos consolidados y fondos de recursosPara trabajar con proyectos consolidados y fondos de recursos, se debe tener el mismo calendario base y tener la misma unidad de moneda. Crear Gantt fondo de recursos. Crear en hoja de recursos cada uno de los recursos involucrados. Crear proyectos Para cada proyecto involucrado: 1. Mantener abierta la Gantt de fondo de proyecto. 2. Herramientas->Compartir recursos->Compartir recursos. 3. Seleccionar utilizar recursos->fondo de recursos.

Crear Gantt proyecto consolidado. 1. Crear nueva Gantt 2. Insertar->proyecto->buscar proyecto->aceptar Ley 5: Guardar lnea base en proyectos consolidados Se debe guardar lnea de base, tanto en los proyectos individuales como en los proyectos consolidados.

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